Word 2000 Core

SOMMARIO

Premessa.......................................................................................................................................... 4
Utilizzare il comando Annulla, Ripristina e Ripeti..................................................................... 5
Applicare formato carattere: grassetto, corsivo e sottolineato.................................................. 5
Utilizzare il controllo ortografico.................................................................................................. 6
Utilizzare la funzione Thesaurus .................................................................................................... 7
Utilizzare la correzione ortografica e grammaticale................................................................... 8
Inserire interruzioni di pagina......................................................................................................... 8
Evidenziare il testo in un documento ............................................................................................. 9
Inserimento e posizionamento del testo ........................................................................................ 9
Taglia, Copia, Incolla e Incolla Speciale con la barra Appunti di Office ............................... 10
Copiare formati con Copia formato ............................................................................................. 12
Selezionare e modificare il tipo di carattere e la sua dimensione ............................................ 12
Trovare e sostituire il testo............................................................................................................ 13
Applicare effetti di carattere: apice, pedice, barrato, maiuscoletto, in rilievo, incassato.... 14
Inserire data e ora ........................................................................................................................... 15
Inserire simboli ................................................................................................................................ 16
Creare e inserire un testo usato frequentemente con la Correzione Automatica ................... 17
Allineare il paragrafo: Centrato, a Sinistra, a destra e Giustificato....................................... 17
Aggiungere elenchi puntati e numerati......................................................................................... 18
Impostare il carattere, l’interlinea e il paragrafo....................................................................... 19
Applicare bordi e sfondi ai paragrafi ........................................................................................... 20
Utilizzare i rientri: Sinistra, Destra, Prima riga e Sporgente ................................................... 21
Utilizzare le tabulazioni: Centrato, Decimale, a sinistra e a destra....................................... 22
Creare uno Stile struttura di un elenco numerato ...................................................................... 22
Impostare le tabulazioni con il carattere di riempimento ........................................................ 23
Stampare un documento ................................................................................................................. 23
Utilizzare l’anteprima di stampa ................................................................................................. 24
Utilizzare l’anteprima della pagina Web .................................................................................... 24
Navigare in un documento ............................................................................................................. 24
Inserire i numeri di pagina ............................................................................................................. 25
Impostare l’orientamento della pagina ....................................................................................... 25
Impostare i margini ........................................................................................................................ 25
Utilizzare Vai a per trovare elementi specifici in un documento ............................................. 27
Creare e modificare i numeri di pagina ........................................................................................ 27
Creare e modificare intestazioni e piè di pagina ........................................................................ 28
Allineare il testo verticalmente..................................................................................................... 29
Creare e utilizzare le colonne......................................................................................................... 29
Rivedere la struttura delle colonne............................................................................................... 30
Preparare e stampare buste ed etichette....................................................................................... 31
Applicare stili .................................................................................................................................. 31
Creare sezioni con formattazione diversa dalle altre sezioni .................................................. 32
Utilizzare Doppio clic e modifica................................................................................................. 32
Salvare documenti........................................................................................................................... 33
Trovare e aprire un documento esistente ..................................................................................... 33
Utilizzare Salva con nome: nome, posizionamento o formato differente............................... 34
Creare una cartella .......................................................................................................................... 34
Creare un nuovo documento utilizzando una creazione guidata............................................. 35
Salvare come pagina Web .............................................................................................................. 36
Utilizzare i modelli per creare un nuovo documento ................................................................. 36
Creare collegamenti ipertestuali ................................................................................................... 37
Utilizzare l’Assistente di Office.................................................................................................... 38
Spedire un documento di Word via e-mail .................................................................................. 39
Creare e formattare le tabelle ........................................................................................................ 39
Aggiungere bordi e sfondi alle tabelle .......................................................................................... 40
Rivedere le tabelle: inserire e cancellare righe e colonne, cambiare formato celle................. 41
Modificare la struttura di una tabella: unire celle, cambiare altezza e larghezza ................ 41
Ruotare il testo in una tabella ...................................................................................................... 42
Utilizzare la barra del Disegno ..................................................................................................... 42
Inserire grafica in un documento: WordArt, ClipArt, immagini .............................................. 43
Premessa
WORD è un programma di elaborazione testi e come tale consente la creazione e modifica di
complessi documenti contenenti testo e grafica. Per svolgere le operazioni richieste durante l’uso
del programma ci sono diverse strade ugualmente percorribili; di seguito si indicherà almeno una
procedura atta a svolgere correttamente ciascuno dei compiti richiesti in sede di esame MOUS
(livello Core). Eventuali altre modalità operative non espressamente indicate devono ritenersi
altrettanto valide per il buon esito dell’esame. Ad esempio è possibile attivare alcune funzionalità
del programma cliccando sui pulsanti delle barre degli strumenti piuttosto che cercare le funzioni
nei vari menù presenti sulla barra dei menù: le due vie sono ugualmente percorribili.
Il testo di questa guida è articolato in sintetiche schede autonome, ciascuna dedicata
all’illustrazione di un compito, corrispondente a uno degli obiettivi MOUS, così come previsti dal
syllabus. Il titolo di ciascuna scheda corrisponde al titolo dell’obiettivo didattico, così come
indicato nel syllabus. Le schede esauriscono gli obiettivi previsti dal programma didattico e quindi
costituiscono un valido riferimento per il superamento dell’esame per il livello Core.
Utilizzare il comando
Annulla, Ripristina e Ripeti
Word tiene traccia dei cambiamenti apportati al documento a partire dal momento della sua
apertura. Questo permette di annullare facilmente un cambiamento e riportare il testo ad una
situazione precedente, ad esempio ripristinare un blocco di testo cancellato o una dimensione
carattere modificata.
Per effettuare questa operazione si può cliccare sul pulsante Annulla presente sulla barra degli
strumenti Standard (freccia blu ricurva verso sinistra). In alternativa si può selezionare la voce
Annulla… dal menù Modifica, voce che specifica già nel nome il tipo di azione da annullare.
Se si annulla per errore un’azione, è possibile ripristinarla cliccando sul pulsante Ripristina sulla
barra degli strumenti Standard (freccia blu ricurva verso destra). In alternativa si può selezionare
la voce Ripristina… dal menù Modifica, voce che specifica già nel nome il tipo di azione da
ripristinare.

Per annullare o ripristinare più azioni, si effettua un clic sulla freccia a destra dei pulsanti Annulla
o Ripristina sulla barra degli strumenti Standard. Verrà visualizzato l’intero elenco della azioni da
annullare o ripristinare. Selezionando un’azione dell’elenco verranno annullate o ripristinate anche
tutte le azioni che precedono in elenco. Non è possibile annullare un salvataggio o una stampa.
Per ripetere l’ultima azione si può cliccare su Ripeti dal menu Modifica.
Se non è possibile ripetere l'ultima azione, il comando Ripeti si trasforma in Impossibile ripetere.

Applicare formato carattere:

grassetto, corsivo e
sottolineato
L’aspetto del testo (attributi) è modificabile in vari modi. Per la maggior parte dei cambiamenti è
consigliabile far riferimento ai pulsanti contenuti nella barra di Formattazione. I diversi pulsanti e
le caselle di elenco consentono, nel modo più semplice e rapido, di modificare la maggior parte
degli attributi.
Per applicare l’attributo grassetto al testo, eseguire le azioni:

1) Selezionare il testo che si desidera modificare.

2) Scegliere Grassetto nella barra degli strumenti di Formattazione ed effettuare un clic.

Per applicare l’attributo corsivo al testo, eseguire le azioni:

1) Selezionare il testo che si desidera modificare.

2) Scegliere Corsivo nella barra degli strumenti Formattazione ed effettuare un clic

Per applicare l’attributo sottolineato al testo, eseguire le azioni:

1) Selezionare il testo che si desidera modificare.

2) Scegliere Sottolineato nella barra degli strumenti Formattazione ed effettuare un clic

Utilizzare il controllo
ortografico
Gli errori ortografici vengono contrassegnati da sottolineature ondulate, che appaiono appena si
termina di digitare la parola errata. E’ possibile quindi correggere immediatamente gli errori
individuati oppure aspettare ed effettuare un controllo dell’intero documento al termine della
creazione.
Sono tre i modi fondamentali per effettuare il controllo:
1) fare clic con il tasto destro sulla parola sottolineata in rosso e dal menu di scelta rapida
selezionare una delle parole suggerite.
2) Sulla barra degli strumenti standard effettuare un clic sul pulsante Controllo ortografia e
grammatica per controllare l’intero documento.
 Normalmente Word va alla ricerca contemporaneamente degli errori di ortografia e
grammatica. Se si disattiva la casella di Controllo grammaticale dalla finestra di dialogo
aperta dal pulsante Controllo ortografia e grammatica, Word cercherà solo gli errori di
ortografia.
3) Nel menu Strumenti effettuare un clic su Controllo ortografia e grammatica per
controllare l’intero documento. Nella corrispondente finestra di dialogo vengono suggeriti
eventuali correzioni per il termine errato, che si possono utilizzare cliccando sul pulsante
Cambia, dopo aver selezionato uno dei termini dal riquadro Suggerimenti. Se si ritiene
comunque esatto il termine evidenziato si può proseguire il controllo senza modifiche
cliccando sul pulsante Ignora oppure Ignora tutto (se si vuole mantenere il termine
segnalato in tutto il restante documento).

Utilizzare la funzione
Thesaurus
Il Thesaurus (dizionario dei sinonimi) aiuta a cercare alternative (sinonimi) per una data parola.
Per utilizzarlo selezionare con un doppio clic la parola che si vuol sostituire. Poi nel menu
Strumenti posizionare il puntatore del mouse sulla voce Lingua e poi effettuare un clic su
Thesaurus.
A seguito di questa azione verrà visualizzata la finestra di dialogo Thesaurus.
La finestra mostra i sinonimi della parola presente nella casella Termine ricercato; ulteriori
sinonimi possono essere cercati a partire dalla lista Significati. Selezionata la nuova parola
dell’elenco Significati si effettua un clic sul pulsante Cerca e comparirà un nuovo elenco di parole
nella casella Sostituisci con sinonimo. Una volta trovato il sinonimo gradito si può cliccare sul
pulsante Sostituisci per sostituire il sinonimo trovato al posto della parola originariamente
selezionata.
In alternativa al metodo sopra esposto è possibile utilizzare anche il menu di scelta rapida
Sinonimi (attivabile cliccando sulla parola con il tasto destro). In un menù a cascata verranno
elencate le parole con significati simili. La parola in testa all’elenco è quella che Word ritiene più
vicina per significato alla parola selezionata.
Utilizzare la correzione
ortografica e grammaticale
Terminata la scrittura del documento, è possibile attivare le funzioni di controllo grammaticale e
ortografico sull’intero documento.
Sulla barra degli strumenti standard effettuare un clic sul pulsante Controllo ortografia e
Grammatica. Per impostazione predefinita Word va alla ricerca contemporaneamente degli errori
di ortografia e grammatica. Se si disattiva la casella di Controllo grammaticale dalla finestra di
dialogo aperta dal pulsante Controllo ortografia e grammatica, Word cercherà solo gli errori di
ortografia.
La finestra di dialogo Ortografia e Grammatica propone suggerimenti per l’errore grammaticale
trovato. Se si vuole ignorare l’errore effettuare un clic sul pulsante Ignora. Si effettua un clic sul
pulsante Ignora tutto per ignorare quell’errore tutte le volte che si presenta oppure un clic su
Cambia per operare la sostituzione suggerita nella casella Suggerimenti. Se il pulsante Cambia
appare grigio, l’errore grammaticale non può essere corretto con una semplice sostituzione (ad
esempio una frase incompleta).

Inserire interruzioni di
pagina
Quando il testo raggiunge il margine inferiore della pagina (pagina completa), sullo schermo
appare una interruzione di pagina (linea tratteggiata) e il nuovo testo si dispone a partire dalla
pagina successiva (interruzione automatica o logica di pagina).
Una interruzione forzata di pagina permette di cominciare la scrittura del testo a partire dalla
nuova pagina successiva a quella corrente che resterà incompleta. Questa operazione è richiesta ad
esempio nei casi in cui si vuol far cominciare un nuovo argomento, magari con un nuovo titolo, a
partire da una nuova pagina, staccando anche fisicamente il precedente.
Per inserire un’interruzione di pagina forzata, posizionare il punto di inserimento dove si vuole
l’interruzione e premere in sequenza i tasti CTRL+Invio. In alternativa è possibile utilizzare,
posizionato il punto di inserimento, la voce di menù Inserisci>Interruzione. Nella finestra di
dialogo Interruzione verificare che sia selezionata l’opzione di pagina e quindi cliccare sul
pulsante OK. E’ possibile successivamente cancellare l’interruzione di pagina portando il punto di
inserimento sull’interruzione (con un clic in corrispondenza) e premendo il tasto Canc.
Evidenziare il testo in un
documento
Questa caratteristica riporta in Word la funzione degli evidenziatori che si usano su carta per
marcare una frase o una parola, al fine di richiamare l’attenzione del lettore. Per evidenziare il
testo si può seguire la seguente procedura.

1) Fare clic sulla freccia affianco al pulsante Evidenzia sulla barra degli strumenti di
Formattazione per selezionare un colore per l’evidenziatore.
2) Trascinare il mouse sul testo o sull'elemento grafico che si desidera evidenziare.
3) Selezionare il successivo elemento del documento che si desidera evidenziare.
4) Per disattivare la funzione di evidenziazione, fare nuovamente clic sul pulsante Evidenzia
oppure premere il tasto ESC.
Note: L'evidenziazione di parti del documento può essere utile agli utenti che ricevono i documenti da
revisionare in linea. Per evidenziare parti di un documento da stampare con una stampante monocromatica o
ad aghi, è consigliabile utilizzare un colore chiaro.
Per eliminare da un testo l’evidenziazione basta selezionare tra i colori dell’evidenziatore la casella
Non presente e quindi trascinare sull’evidenziazione da eliminare.

Inserimento e
posizionamento del testo
Word permette di inserire del nuovo testo tra due parole di una frase creando automaticamente lo
spazio, spostando verso destra le parole che seguono. Questo consente di modificare ed ampliare
un testo senza dover effettuare cancellazioni o riscritture con un buon guadagno di efficienza.
All’avvio il programma usa la modalità Inserisci. In questa modalità, la più usata quando si digita
il testo, se si inseriscono caratteri all’interno di un documento, il testo esistente si muove verso
destra.
In alternativa, la modalità Sovrascrivi fa in modo che il nuovo testo cancelli e sostituisca il vecchio.
Nella barra di stato è presente il pulsante commutatore SSC che, mediante doppio clic,
alternativamente attiva e disattiva l’opzione sovrascrivi.

Taglia, Copia, Incolla e

Incolla Speciale con la barra
Appunti di Office
Le azioni Taglia-Incolla e Copia-Incolla corrispondono rispettivamente allo spostamento (taglia)
o duplicazione (copia) del testo selezionato in altre posizioni all’interno del documento corrente o
di altri documenti aperti.
Dopo aver selezionato il testo da copiare o tagliare, si può fare un clic sul pulsante relativo (copia o
taglia) sulla barra degli strumenti standard; è necessario quindi spostare il punto di inserimento
nella posizione a partire dalla quale il testo copiato o tagliato dovrà essere incollato. A questo
punto si effettua un clic sul pulsante Incolla per terminare l’operazione.
Per agevolare l’individuazione del pulsante da utilizzare è bene ricordare che scorrendo i pulsanti con il
mouse su ciascuno di questi appare il relativo nome in una casella di aiuto (in gergo “Tip”). Inoltre alcuni
pulsanti potrebbero non essere visibili sulle barre; in questo caso vanno cercati cliccando sul pulsante Altri
pulsanti.
Le stesse azioni possono essere eseguite mediante l’uso dei comandi Taglia o Copia dal menù
Modifica seguiti sempre dal comando Incolla dello stesso menù.
Sempre nel menù Modifica, il comando Incolla speciale amplia le capacità del comando Incolla. Il
comando usa la tecnologia Microsoft di collegamento e incorporamento di oggetti (OLE, object
linking and embedding) per inserire nel documento i dati creati da altri programmi. E’ possibile ad
esempio incollare parte di un foglio di lavoro EXCEL oppure di incollare del testo senza
formattazione.
Il comando Incolla Speciale consente quindi di mantenere un legame tra il contenuto incollato
(foglio Excel) e l’applicazione originale (Microsoft Excel). In questo caso, l’oggetto incollato è anche
detto oggetto collegato. Effettuando un doppio clic su un oggetto collegato, Word lancia
l’applicazione originale (es. Microsoft Excel) attraverso la quale sarà possibile apportare le
modifiche all’oggetto stesso (es. il foglio elettronico). Quindi se si utilizza un oggetto collegato le
informazioni vengono aggiornate solo se utilizza il programma di origine. Al contrario, una volta
inserito un oggetto incorporato, questo diventa parte del file di destinazione e perde il
collegamento con l’applicazione di origine.
Nella finestra di dialogo Incolla speciale in alto, dopo la scritta “origine:” è specificato il nome
dell’applicazione di origine. Le opzioni alternative di scelta Incolla o Incolla collegamento
corrispondono alla proprietà incorporato o collegato per l’oggetto incollato. Nella casella di scelta
“Come:” potrà essere selezionato il formato dell’oggetto incollato. Se si sceglie l’opzione
Visualizza come icona, l’oggetto collegato apparirà come icona.
È possibile copiare più oggetti prima di incollarli nei diversi punti di uno o più documenti aperti.
A tale scopo la Barra degli Appunti contiene gli ultimi 12 oggetti copiati o tagliati utilizzando i
comandi relativi di Copia o Taglia.
La barra appare automaticamente copiando due oggetti consecutivamente. In alternativa può
essere attivata dal menù Visualizza.
Negli Appunti di Office possono essere contenuti fino a 12 elementi. Se si tenta di copiare un
tredicesimo elemento durante l'esecuzione di un programma di Microsoft Office, verrà chiesto se si
desidera eliminare il primo elemento degli Appunti di Office e aggiungere il nuovo elemento alla
fine degli Appunti. Se si sceglie OK, la volta successiva che si copia un elemento da qualsiasi
programma, verrà automaticamente eliminato il primo elemento dagli Appunti di Office e
aggiunto quello nuovo. Se si sceglie Annulla, tutti i nuovi elementi copiati non verranno aggiunti
agli Appunti di Office. Il messaggio non verrà più visualizzato finché gli Appunti di Office non
vengono cancellati e riempiti di nuovo.

Gli elementi raccolti rimangono negli Appunti di Office finché non si chiudono tutti i programmi
di Office in esecuzione sul computer. Per inserire oggetti contenuti negli Appunti basta
posizionare il punto di inserimento nella posizione desiderata e quindi cliccare sull’icona
corrispondente all’oggetto da incollare (scorrendo con il mouse la Barra degli appunti appaiono
caselle di aiuto).
È possibile che siano stati copiati elementi di grandi dimensioni. In questo caso gli Appunti di
Office possono memorizzare meno di 12 elementi. Per iniziare a copiare gli elementi di nuovo,
bisogna eliminarne alcuni dagli Appunti di Office, oppure fare clic sul pulsante Cancella Appunti
 sulla barra degli strumenti Appunti. Se si seleziona invece il pulsante Incolla tutto si
incollano tutti gli oggetti copiati in sequenza, secondo l’ordine di copia.

Copiare formati con Copia

formato
Il comando Copia formato permette di copiare velocemente gli attributi del testo già formattato e
applicarli ad un altro testo. Dopo aver selezionato del testo formattato effettuare un clic sul
pulsante Copia formato presente nella barra degli strumenti standard.
Pulsante Copia formato

Pulsante per la visualizzazione di altri pulsanti

Si trascina quindi sul nuovo testo da formattare. Copia formato “dipinge” (copia) la formattazione
selezionata.
Per copiare in diversi punti la formattazione selezionata, fare doppio clic sul pulsante Copia
formato e trascinare sulle diverse zone da formattare. Fare poi nuovamente clic sul pulsante al
termine dell'operazione o premere il tasto ESC.

Selezionare e modificare il
tipo di carattere e la sua
dimensione
L’aspetto del testo (attributi) è modificabile in vari modi. Per la maggior parte dei cambiamenti è
consigliabile far riferimento ai pulsanti contenuti nella Barra degli strumenti di Formattazione. I
diversi pulsanti e le caselle di elenco consentono, nel modo più semplice e rapido, di modificare la
maggior parte degli attributi.
Per modificare il Tipo e la Dimensione dei caratteri selezionare il testo e utilizzare quindi le
caselle elenco presenti nella barra.
Trovare e sostituire il testo
E’ utile, durante la modifica di documenti lunghi, il potersi spostare rapidamente a una particolare
posizione del testo. Se si conosce una parola contenuta in quella parte del testo o un’espressione
particolare ci si può spostare usando la finestra di dialogo Trova e Sostituisci. Per eseguire
l’azione si utilizza la voce Trova… dal menù Modifica.
La corrispondente finestra di dialogo Trova e sostituisci contiene tre schede: Trova, Sostituisci,
Vai a.
Nella scheda Trova è presente l’omonima casella in cui si può inserire la parola da cercare nel
documento. Un clic sul pulsante Trova successivo, attivabile dopo aver digitato il termine da
trovare, ci porterà nella parte di documento che contiene quella parola.

Effettuando un clic su Sostituisci verrà visualizzata la scheda Sostituisci.

In questo caso la casella “Sostituisci con” conterrà il testo da sostituire alla parola cercata. In caso
di sostituzioni multiple si può scegliere di sostituire una parola per volta mediante il pulsante
Sostituisci o tutte le parole con Sostituisci tutto o saltare la sostituzione cliccando su Trova
successivo. Ulteriori opzioni sono attivabili mediante il pulsante Altro. Queste opzioni consentono
tra l’altro di definire impostazioni con l’uso di caratteri Jolly o la funzione Parole simili. Usare il
carattere jolly asterisco per rappresentare una stringa qualsiasi di caratteri. Ad esempio se nella
casella Trova inseriamo la parola ce* il programma cercherà tutte le parole del tipo: cera, cerca,
cercare, cenere ecc. usare il carattere jolly ? per rappresentare un qualsiasi carattere in una stringa.
Ad esempio se nella casella Trova inseriamo la parola cert? Il programma cercherà parole del
tipo:certo, certa, certi, certe. Usare l’opzione Parole simili per trovare parole che assomigliano alla
parola cercata ma che potrebbero avere una diversa ortografia. Ad esempio se, con questa opzione,
nella casella Trova inseriamo la parola presenza, si trovano anche personalizza e presentazioni. Da
sottolineare anche la possibilità di selezionare l’opzione Solo parole intere, per evitare di sostituire
inavvertitamente parole che in realtà sono parti di altre parole (es. diamo e mandiamo).

Un clic su Vai a renderà visibile la corrispondente scheda.

Qui è possibile saltare ad un Numero pagina oppure a particolari oggetti contenuti nel testo ed
elencati nella lista Vai a:.

Applicare effetti di carattere:

apice, pedice, barrato,
maiuscoletto, in rilievo,
incassato.
Per applicare caratteristiche ed effetti che non sono contenuti nella barra degli strumenti è
necessario utilizzare la finestra di dialogo Carattere.
Dopo aver selezionato il testo da modificare cliccare sulla voce Carattere nel menù Formato.
Apparirà la corrispondente finestra di dialogo composta da tre schede.
La scheda Tipo consente di modificare tutte le caratteristiche del testo selezionato agendo sulle
caselle di scelta o di selezione. Alcune caselle consentono di apportare modifiche al tipo e alla
dimensione di carattere, analogamente a quanto possibile dalla Barra degli strumenti di
Formattazione.
Nel riquadro Effetti si possono poi selezionare con un clic nella casella corrispondente uno o più
effetti del tipo Barrato, Apice, Pedice, ecc. Gli effetti selezionati sono indicati da un segno di
spunta nella casella di selezione.
E’ possibile cambiare più caratteristiche per volta ed osservarne l’effetto finale nella casella
Anteprima.

Inserire data e ora

Dal menu Inserisci si sceglie la voce Data e ora.
Nella finestra di dialogo che appare, i vari formati di data sono elencati nella casella di scelta
Formati disponibili. La data che appare fa riferimento a quella impostata nell’orologio di sistema.
L’opzione Aggiorna automaticamente inserisce la data come campo. Questo consentirà di
aggiornare la data automaticamente ad ogni apertura, salvataggio o stampa del documento. In
caso contrario la data resterà fissata al momento dell’inserimento.

Inserire simboli
I Caratteri speciali sono simboli e segni di interpunzione spesso assenti sulla tastiera di lavoro
come ad esempio il simbolo  (copyright) o la parentesi { o i caratteri dell’alfabeto greco, ecc.
Per inserire uno di questi caratteri, dopo aver cliccato nel punto del documento in cui si vuole
l’inserimento, dal menu Inserisci scegliere la voce Simbolo e all’apertura della finestra di dialogo,
con la scheda Simboli in primo piano, scegliere il carattere all’interno della tabella ed effettuare
quindi un clic sul pulsante Inserisci.
Con un clic sulla scheda Caratteri speciali, la finestra mostrerà ulteriori caratteri non presenti in
tastiera, selezionabili allo stesso modo.
Creare e inserire un testo
usato frequentemente con la
Correzione Automatica
La funzione di Correzione automatica aiuta ad eliminare gli errori tipografici durante la scrittura,
per esempio eliminare maiuscole irregolari o parole che è facile sbagliare. Per esempio se si scrive é
(voce del verbo essere), Word correggerà automaticamente in è con l’accento giusto, mentre se si
scrive perchè il programma converte automaticamente in perché.
Eseguendo un clic su Correzione automatica nel menu Strumenti si aprirà la finestra di dialogo
Correzione automatica composta da quattro schede.
Nella scheda Correzione automatica è possibile scorrere l’elenco per vedere tutti i simboli e le
parole che sono sostituiti automaticamente. E’ possibile inoltre aggiungere ulteriori voci di
correzione inserendole rispettivamente (da correggere e corretta) nelle caselle Sostituisci e Con e
quindi fare un clic sul pulsante Aggiungi. Una correzione selezionata in elenco può essere
eliminata eseguendo un clic sul pulsante Elimina.

Allineare il paragrafo:
Centrato, a Sinistra, a destra
e Giustificato
Un paragrafo è una parte di testo separata da due invii ovvero due ritorni a capo.
Il testo digitato è disposto con Allineamento a sinistra per impostazione predefinita di Word.
Tuttavia è possibile modificare il paragrafo nelle caratteristiche di allineamento A destra, Centrato,
Giustificato. Il testo Centrato risulterà equidistante dai margini destro e sinistro, quello allineato
A destra è posizionato in corrispondenza del margine destro mentre quello Giustificato riempie
tutto lo spazio tra il margine destro e quello sinistro.
Per allineare un paragrafo è sufficiente fare un clic su un punto qualsiasi del paragrafo e poi su
uno dei pulsanti di allineamento presenti sulla barra degli strumenti di Formattazione.
L’allineamento è un attributo dell’intero paragrafo e non di singoli caratteri o singole frase ed è
applicato quindi all’intero paragrafo in cui è posizionato il punto di inserimento.
Aggiungere elenchi puntati e
numerati
Un elenco puntato è utile quando si vuole disporre una lista di argomenti, evidenziandoli
mediante un simbolo disposto all’inizio del testo.
Ad esempio:
• imparare i comandi
• eseguire esercizi
• verificare la preparazione
Per creare un elenco come quello in esempio si può procedere in questo modo:
• inserire un * e premere Tab o la Barra spaziatrice
• digitare l’elenco dei dati premendo Invio dopo ogni voce inserita
Un doppio Invio pone fine all’elenco.
In modo simile è possibile inserire elenchi numerati come nell’esempio seguente:
1) imparare i comandi
2) eseguire esercizi
3) verificare la preparazione
Per creare l’elenco si può procedere in questo modo:
1) inserire un numero seguito da un separatore come “)” ed uno spazio
2) digitare l’elenco dei dati premendo Invio dopo ogni voce inserita.
La numerazione si incrementerà automaticamente con buon risparmio di tempo.
Con un doppio Invio si porrà termine all’elenco.
È possibile anche utilizzare i pulsanti presenti sulla barra degli strumenti, cliccando sugli stessi
prima di iniziare a inserire l’elenco (puntato o numerato) oppure cliccando dopo aver selezionato
una parte del documento per trasformarlo in un elenco puntato o numerato.
Impostare il carattere,
l’interlinea e il paragrafo.
Word definisce Paragrafo qualsiasi blocco di testo preceduto e seguito da un ritorno a capo
manuale. Ogni volta che si preme un Invio durante la digitazione si pone termine ad un paragrafo,
mediante l’inserimento di un indicatore di paragrafo, ed eventualmente se ne comincia la scrittura
di un altro.
La formattazione di un paragrafo si applica all’intero paragrafo. Per cambiare le impostazioni di
un paragrafo si esegue un clic all’interno del paragrafo e si utilizza la voce di menù
Formato>Paragrafo.
Appare la finestra di dialogo Paragrafo.
Nella scheda Rientri e spaziatura è possibile impostare l’allineamento del testo (Centrato,
Giustificato, A destra, A sinistra). Il testo Centrato risulterà equidistante dai margini destro e
sinistro, quello allineato A destra è posizionato in corrispondenza del margine, A Sinistra è
posizionato in corrispondenza del margine sinistro mentre quello Giustificato riempie tutto lo
spazio tra il margine destro e quello sinistro.
I Rientri determinano in che misura il testo si deve scostare dal margine della pagina. E’ possibile
specificare nelle caselle un valore per rientri sinistro o destro oppure rientri speciali: sporgenti
(rientrando tutto tranne la prima riga del paragrafo) e rientro della prima riga (rientrando solo la
prima riga del paragrafo) mediante un clic sulla freccia della casella Speciale, e quindi
selezionando il rientro desiderato. Nella casella Anteprima si potrà verificare la modifica attuata.
Mediante la Spaziatura è possibile dare spazio prima e/o dopo il paragrafo impostandone il
valore numerico nelle relative caselle.
La casella Interlinea permette di impostare lo spazio tra le righe del paragrafo mediante misure
predefinite (singola, doppia, ecc.) o per valore numerico da impostare nella casella Valore.
La formattazione del carattere può essere invece fatta cliccando sulla voce Carattere del menù
Formato e utilizzando le caselle per scegliere dagli elenchi delle rispettive caselle (un clic sulla
freccia a destra della casella) il tipo e la dimensione del carattere, lo stile, il colore e applicare
inoltre mediante selezione (un clic nella casella) gli effetti quali Barrato, Apice, ecc.
Applicare bordi e sfondi ai
paragrafi
Word permette di creare un bordo attorno ad un’intera pagina o solo attorno a paragrafi
selezionati. Il testo risulta incorniciato in un rettangolo completo dei quattro lati o con alcuni lati
nascosti. Es.

Testo
Incorniciato
Con bordo completo

Testo
Incorniciato
Con bordo incompleto
Eseguito un clic all’interno di un paragrafo, si può utilizzare il pulsante presente nella barra degli
strumenti di Formattazione per scegliere il tipo di bordo da applicare. Un clic sulla freccia a destra
del pulsante consente di visualizzare tutti i tipi di bordi disponibili (specificati da un nome che
appare scorrendo ciascuna casella bordo con il mouse). Cliccando sul quadratino che visualizza il
bordo prescelto si effettua l’inserimento del bordo e si imposta il pulsante per il successivo
inserimento dello stesso tipo di bordi, possibile con un semplice clic sul pulsante. Per ulteriori
personalizzazioni si può utilizzare la voce Bordi e sfondo del menù Inserisci oppure i pulsanti
della Barra degli strumenti Tabelle e bordi. E’ possibile tra l’altro scegliere lo stile della linea, lo
spessore riga, il colore bordo e il colore di sfondo mediante le relative caselle e pulsanti.
Lo sfondo può essere inserito e personalizzato utilizzando la scheda Sfondo della finestra Bordi e
sfondo oppure il pulsante presente sulla Barra degli strumenti Tabelle e bordi. Per attirare
l’attenzione su un paragrafo è possibile cambiare il colore di sfondo. Scelto il paragrafo (un clic
all’interno) si esegue un clic sulla freccia della casella Colore di sfondo sulla barra degli strumenti
Tabelle e bordi. Si apre la tavolozza dei colori. A questo punto si seleziona il colore da applicare al

paragrafo.
Utilizzare i rientri: Sinistra,
Destra, Prima riga e
Sporgente
Il righello contiene gli indicatori utili per creare velocemente un rientro di una parte del testo,
evidenziati da caselle di aiuto visualizzabili mediante scorrimento del mouse.

Per rientrare i paragrafi è necessario selezionare il testo e trascinare gli indicatori appropriati nella
posizione desiderata sul righello.
Per rientrare a sinistra tutta una sezione trascinare l’indicatore rientro sinistro (quadratino). Tutti e
tre gli indicatori di formattazione di sinistra si muovono.
Per rientrare solo la prima riga trascinare solo l’indicatore rientro prima riga.
Per creare un rientro sporgente trascinare solo l’indicatore rientro sporgente.
Per modificare il rientro destro trascinare solo l’indicatore rientro destro.
Utilizzare le tabulazioni:
Centrato, Decimale, a sinistra
e a destra
Word allinea automaticamente a sinistra i punti di tabulazione e li distanzia di 1,25 cm uno
dall’altro. Ogni volta che si preme il pulsante Tab, il punto di inserimento si sposta al successivo
punto di tabulazione sulla stessa riga. Un punto di tabulazione sinistro allinea il testo a una
distanza specifica dal margine sinistro della pagina.
Allinea il primo
Allinea il secondo
Allinea il terzo
Allinea il quarto
I punti di tabulazione sono indicati mediante simboli specifici sul righello. E’ possibile cambiare
l’allineamento delle tabulazioni effettuando un clic sul pulsante Tab a sinistra del righello
orizzontale oppure selezionando Tabulazioni nel menù Formato ed eseguendo un clic
sull’opzione di allineamento desiderata nella finestra di dialogo.
E’ possibile inoltre cambiare la spaziatura tra i punti di tabulazione utilizzando o la finestra di
dialogo oppure trascinandoli sul righello (clic e trascina). La finestra di dialogo consente di inserire
con precisione la posizione di tabulazione nella casella Posizione tabulazioni (cliccare poi sul
pulsante Imposta).

Creare uno Stile struttura di

un elenco numerato
La formattazione automatica di word consente di creare un elenco numerato in Stile struttura (o
semplicemente una Struttura). La Struttura è utile per definire l’organizzazione e i contenuti dei
documenti e delle presentazioni, specialmente di documenti lunghi. Lo schema che segue è un
esempio di Struttura con l’utilizzo di cifre arabe e lettere che denotano il livello di un elemento
nell’elenco e la sequenza in relazione agli altri elenchi in Struttura.
I. Argomento 1
a. Sotto argomento1
 b. Sotto argomento 1/2

Dipende da Sotto argomento ½
II. Argomento 2
Per creare un elenco numerato del tipo mostrato digitare I., e premere Tab. Digitare l’argomento,
frase, o intestazione e premere Invio.Word riconosce che si sta creando una Struttura e inserisce II.
Se invece si vogliono aggiungere altri elementi dipendenti dall’intestazione I., si preme Tab dopo
l’invio. Word inserisce la lettera a. e si possono inserire i sottoparagrafi. Quando si preme Invio
word inserisce la lettera b. Quando si vuole iniziare un successivo argomento o Intestazione, si
preme Indietro (tasti Shift+Tab) per muovere il punto di inserimento indietro di uno spazio di
tabulazione, così che Word possa rinumerare automaticamente l’elenco, che è basato sulla
posizione del punto di inserimento.

Impostare le tabulazioni con

il carattere di riempimento
Un riempimento è una fila di puntini o trattini che va dal punto di inserimento fino al successivo
punto di tabulazione. Anche questi riempimenti possono essere allineati a sinistra, a destra,
centrati, o con allineamento decimale.
Es.
Cliente 1................................... € 180.00
Per impostare il carattere di riempimento è necessario nel menù Formato effettuare un clic sulla
voce Tabulazione. All’apertura della finestra di dialogo Tabulazioni, dopo aver inserito le
posizioni per i punti di tabulazione selezionare una delle caselle Carattere di riempimento.

Stampare un documento
Due sono i metodi per stampare i documenti in word.
Cliccando sul pulsante Stampa presente nella barra degli Strumenti standard si avvia la stampa
dell’intero documento corrente.
Il secondo si basa sull’uso del menù File scegliendo la voce Stampa
Si aprirà la finestra di dialogo Stampa. La casella Nome: nel riquadro Stampante consente di
selezionare la Stampante da utilizzare. L’insieme di opzioni Pagine da stampare permette, in
maniera alternativa, di stampare Tutte le pagine o la Pagina corrente oppure una Selezione o
Intervallo di pagine da specificare nella casella Pagine. Per stampare più pagine ma non tutto il
documento si digitano in questa casella il numero di pagine, inserendo una virgola tra l’una e
l’altra per pagine non consecutive, o un trattino per indicare un intervallo di pagine consecutive.
Nella casella Numero di copie si specifica il numero di copie da stampare per il documento.

Utilizzare l’anteprima di
stampa
L’anteprima di stampa permette di vedere esattamente a video come apparrà il documento da
stampare, mostra esattamente le righe e le interruzioni di pagina. In questo modo è possibile
apportare, prima di eseguire la stampa vera e propria, opportune modifiche.
L’anteprima di stampa è presente come pulsante sulla barra degli strumenti standard. Come
comando (Anteprima di stampa) è presente nel menù File.
In entrambi i casi si apre una schermata che mostra il documento da stampare.
Sulla barra degli strumenti Anteprima di stampa, si può effettuare un clic sul pulsante Pagine
multiple per vedere più pagine contemporaneamente. Per ripristinare la pagina singola si preme
sul pulsante Una pagina.
Se il righello non è visibile, premere il pulsante Mostra righello.

Utilizzare l’anteprima della

pagina Web
Per visualizzare un'anteprima di un documento o di una pagina Web nel browser predefinito (es.
Internet Explorer), scegliere Anteprima pagina Web dal menu File.

Navigare in un documento
Le modifiche ad un documento vanno effettuate dopo aver portato il punto di inserimento nella
posizione in cui si vuol fare il cambiamento. Per fare ciò si usano il puntatore del mouse, i tasti
freccia sulla tastiera (per spostare il punto di inserimento a sinistra, a destra, su di un rigo e giù di
un rigo), i tasti pag. su e pag. giù (per muoversi di una schermata verso su o verso giù), le barre di
scorrimento verticale e orizzontale.
Il puntatore del mouse assume sul documento l’aspetto di una I. Effettuare un clic lì dove si vuole
inserire i caratteri.
Nel caso di documenti complessi è possibile navigare nel documento mediante il comando Mappa
del documento del menù Visualizza. A sinistra del documento viene visualizzata la struttura, che
consente di muoversi nel documento cliccando sulle intestazioni delle varie sezioni.

Inserire i numeri di pagina

Per inserire una numerazione di pagina ad un documento si utilizza il comando Numeri di pagina
nel menu Inserisci.
Per impostazioni predefinite i numeri di pagina si dispongono nell’angolo in fondo a destra di
ogni pagina. E’ possibile modificare le impostazioni agendo sulla finestra di dialogo Numeri di
pagina.
Per cambiare la posizione del numero di pagina eseguire un clic sulla freccia della casella
Posizione e selezionare la posizione dall’elenco. In modo analogo è possibile modificare
l’allineamento agendo sulla casella Allineamento.
Se non si vuole il numero sulla prima pagina disattivare l’opzione Numero sulla prima pagina.
Per impostare uno stile di numerazione diverso da 1,2,3,… si preme il pulsante Formato…

Impostare l’orientamento
della pagina
Il testo può essere disposto in una pagina con orientamento verticale o orizzontale. In
orientamento verticale (impostazione predefinita di Word) la base della pagina corrisponde al lato
più corto del foglio.
E’ possibile modificare l’orientamento anche dopo aver cominciato a creare il documento. Per
modificarlo si ricorre al comando Imposta pagina nel menu File.
Appare la finestra di dialogo Imposta pagina.
Si esegue un clic sulla scheda Dimensioni e si sceglie l’opzione di orientamento voluta
osservando il risultato nella sezione Anteprima.

Impostare i margini
Dal menu File si sceglie la voce Imposta pagina.
Verrà aperta la finestra di dialogo Imposta Pagina. La scheda Margini permette l’impostazione dei
margini pagina.
Le caselle Superiore, Inferiore, Sinistro e Destro mostrano i valori numerici relativi alle
impostazioni attuali.
I singoli margini possono essere modificati agendo sulle frecce delle relative caselle o inserendo
direttamente il nuovo valore numerico. La casella Rilegatura indica uno spazio aggiuntivo da
aggiungere al margine sinistro in vista della rilegatura di documenti voluminosi. E’ possibile
inoltre indicare la distanza voluta delle scritte di intestazione e piè di pagina dai bordi
rispettivamente superiore e inferiore del foglio.
I margini possono essere modificati anche agendo sul righello Orizzontale ( per la variazioni dei
margini Sinistro e Destro) e Verticale (per le variazioni dei margini Superiore e Inferiore).
Per cambiare i margini è necessario selezionare prima la visualizzazione Layout di stampa dal
menù Visualizza.
Quando ci si posiziona sul margine di pagina del righello sia orizzontale che verticale, in
prossimità della zona grigia del righello, il puntatore assume l’aspetto di una doppia freccia
orizzontale. A questo punto è necessario effettuare l’operazione di clic e trascinamento del margine
agganciato.
E’ necessario non confondere il concetto di margine (si applica all’intero documento), con quello di
rientro (riguarda il paragrafo).
Utilizzare Vai a per trovare
elementi specifici in un
documento
Il comando Vai a è utile per spostare il punto di inserimento in una specifica parte del documento,
una particolare pagina, sezione o un certo titolo. Dal menù Modifica scegliere la voce Trova.
Si attiverà la finestra di dialogo Trova e sostituisci.
Cliccare sulla scheda Vai a
Nella casella elenco Vai a si sceglie l’opzione di ricerca. Ad esempio, se si sceglie Note a piè di
pagina si limita la ricerca alle note a piè di pagina. Nella casella a destra, inserendo un + o –
seguito da un numero, ci si sposterà in avanti ( + ) o indietro ( - ) di un numero di note pari alla
cifra che segue il segno. Lo stesso metodo vale per tutte le opzioni di ricerca dell’elenco Vai a
(pagina, sezione, riga ecc.). I pulsanti precedente e successivo consentono lo spostamento di una
posizione rispettivamente indietro e avanti rispetto all’opzione di ricerca.

Creare e modificare i numeri

di pagina
Per inserire una numerazione di pagina ad un documento si utilizza il comando Numeri di pagina
nel menu Inserisci.
Per impostazioni predefinite i numeri di pagina si dispongono nell’angolo in fondo a destra di
ogni pagina. E’ possibile modificare le impostazioni agendo sulla finestra di dialogo Numeri di
pagina.
Per cambiare la posizione del numero di pagina eseguire un clic sulla freccia della casella
Posizione e selezionare la posizione dall’elenco. In modo analogo è possibile modificare
l’allineamento agendo sulla casella Allineamento.
Se non si vuole il numero sulla prima pagina disattivare l’opzione Numero sulla prima pagina.
Per impostare uno stile di numerazione diverso da 1,2,3,… si preme il pulsante Formato… .
Creare e modificare
intestazioni e piè di pagina
Le Intestazioni e i Piè di pagina, in documenti organizzati in capitoli e paragrafi, possono essere
utilizzate ad es. per indicare il nome del capitolo o paragrafo che si sta consultando o per scrivere
documenti su fogli intestati. L’intestazione è un testo da inserire tra il bordo superiore del foglio e
il margine superiore del testo, mentre il piè di pagina è un testo da inserire tra il bordo inferiore
del foglio e il margine inferiore del testo.
Nel menù Visualizza effettuare un clic su Intestazione e Piè di pagina.
Appare la barra degli strumenti Intestazione e piè di pagina e gli spazi relativi in cima e in fondo
alla pagina, delimitati da cornici tratteggiate.

Le Intestazioni e Piè di pagina possono alternarsi anziché essere presenti su tutte e due le pagine.
Per alternarle eseguire un clic sul pulsante Imposta pagina e all’apertura della finestra di dialogo,
posizionata sulla scheda Layout, selezionare la casella Diversi per pari e dispari.
Nella stessa finestra di dialogo, selezionando la casella Diversi per la prima pagina, è possibile
impostare una Intestazione e/o Piè di pagina diversi solo sulla prima pagina.
La barra degli strumenti Intestazioni e Piè di pagina consente inoltre di aggiungere
all’intestazione il numero di pagina, il numero di pagine (numero totale) , la data, l’ora.
Al termine dell’inserimento bisogna cliccare sul pulsante Chiudi della barra degli strumenti
Intestazione e piè di pagina per tornare alla normale visualizzazione del documento.
Allineare il testo
verticalmente
Dal menù File scegliere il comando Imposta pagina per aprire la finestra di dialogo Imposta
pagina. Eseguire un clic sulla scheda Layout.
Nella casella Allineamento verticale eseguire clic sulla freccia giù e poi scegliere l’allineamento
desiderato tra Superiore, Centrato, Giustificato, o Inferiore. L’allineamento verticale predefinito è
quello superiore. Se si sceglie inferiore la prima riga inizia dal fondo e le nuove righe compaiono
sempre a fine pagina e spingono verso l’alto le precedenti. Se si sceglie centrato la prima riga è al
centro della pagina e le nuove righe si dispongono in modo da lasciare uno spazio uguale tra i
margini inferiore e superiore. Giustificato, invece, posiziona i paragrafi uniformemente tra i
margini inferiore e superiore. Per esempio, digitando il primo paragrafo, il testo appare all’inizio
della pagina, ma dopo un invio, quando si comincia un nuovo paragrafo, questo inizia in fondo
alla pagina.

Creare e utilizzare le colonne

Per suddividere la pagina rapidamente in colonne di uguale larghezza si preme il pulsante
Colonna nella barra degli strumenti Standard. Si presenta così un menù grafico a cascata nel quale
è possibile specificare il numero di colonne desiderato.

In alternativa, nel menù Formato si esegue un clic su Colonne per attivare la corrispondente
finestra di dialogo.
Definita la formattazione delle colonne, nel caso in cui non sia stato selezionato precedentemente
alcun testo, word fa scorrere tutto il documento nelle colonne utilizzando la formattazione
specificata. Se si vuole, invece, che solo certe sezioni del documento siano formattate in colonne è
necessario prima selezionare il testo. Word inserisce automaticamente delle interruzioni di sezioni
all’inizio e alla fine del testo selezionato e lo fa scorrere nelle colonne. Per creare colonne di
larghezza diversa, nella finestra di dialogo Colonne, si scrive il numero di colonne desiderato nella
casella Numero di colonne, si disattiva la casella di opzione Stessa larghezza per tutte le colonne
e quindi si inseriscono le misure desiderate nelle caselle Larghezza. È possibile anche
personalizzare la spaziatura tra le colonne. Per rendere effettive le modifiche è necessario chiudere
la finestra di dialogo cliccando sul pulsante OK.

Rivedere la struttura delle

colonne
Nel menù Formato si esegue un clic su Colonne per attivare la corrispondente finestra di dialogo.

Impostazioni predefinite assegnano una larghezza uguale per tutte le colonne. Per modificare il
numero e la larghezza delle colonne, nella finestra di dialogo Colonne, si scrive il numero di
colonne desiderato nella casella Numero di colonne, si disattiva la casella di opzione Stessa
larghezza per tutte le colonne e quindi si inseriscono le misure desiderate nella casella Larghezza
per ciascuna colonna. Nella casella Spaziatura si specifica lo spazio che intercorre tra le colonne. È
possibile inoltre selezionare la casella per l’inserimento di una linea spaziatrice tra le colonne.
L’applicazione del formato può essere rivolta all’intero documento, al testo selezionato o a una
specifica parte del documento (es. da questo punto in poi). Per confermare le modifiche è
necessario chiudere la finestra cliccando sul pulsante OK, altrimenti si può cliccare sul pulsante
Annulla per non apportare alcuna modifica.

Preparare e stampare buste

ed etichette
Per creare una busta scegliere nel menù Strumenti il comando Buste ed etichette. Si aprirà la
finestra di dialogo Buste ed etichette.
Nella scheda Buste della finestra di dialogo si inserisce l’indirizzo del destinatario sotto Mittente;
se si sta usando una lettera esistente questa informazione sarà presa dalla lettera. Quando
l’indirizzo del mittente non appare o lo si vuol modificare è possibile digitarlo. L’indirizzo del
mittente viene aggiunto in cima alla lettera. Se si attiva la casella Ometti, sopra la casella Mittente,
l’indirizzo del mittente non verrà stampato. Per inserire velocemente un indirizzo immesso di
recente si effettua un clic sulla freccia della casella Inserisci indirizzo e lo si sceglie dall’elenco.
Per selezionare altre opzioni, come dimensioni diverse della busta o il metodo usato per
l’inserimento della busta nella stampante si preme il pulsante Opzioni.
Se si vuol creare un foglio di etichette e modificarlo, salvarlo e stamparlo si crea un nuovo
documento effettuando un clic sul pulsante Nuovo documento vuoto dalla barra degli strumenti
Standard.
Nel nuovo documento, dal menù Strumenti, si effettua un clic su Buste ed etichette e
successivamente sulla scheda Etichette
Nella casella Indirizzo inserire il testo dell’etichetta. Premendo il pulsante Opzioni sarà possibile
modificare le caratteristiche dell’etichetta. Appare la finestra di dialogo Opzioni etichette
Nella casella Tipo si sceglie la tipologia di etichette e le sue misure. Per verificare il numero di
etichette per foglio relative alla tipologia scelta si preme il pulsante Dettagli. Per creare
un’etichetta personalizzata si esegue un clic sul pulsante Nuova etichetta nella casella Tipo. Se si
preme il pulsante Stampa l’etichetta verrà stampata.

Applicare stili
Gli stili permettono di formattare velocemente un documento e di mantenere la coerenza della
formattazione nello stesso documento o tra più documenti. Ogni volta che si apre un documento
nuovo, word applica automaticamente un modello di stile standard al documento. La casella Stile,
nella barra di formattazione, contiene l’elenco degli stili.
Selezionare il testo ed eseguire un clic sulla freccia della casella Stile per scegliere dall’elenco lo
stile da applicare. Se si vuol applicare lo stile all’intero paragrafo è sufficiente fare un clic in un
punto qualsiasi di quel paragrafo e poi scegliere lo stile nella casella Stile. Se si applica uno stile ad
una riga bianca, il testo da quel momento in poi sarà nello stile selezionato.

Creare sezioni con

formattazione diversa dalle
altre sezioni
Per modificare la formattazione ad una singola sezione differenziandola dalle altre è necessario
selezionare l’intera sezione ed effettuare le modifiche sul carattere (vedi Applicare gli effetti di
carattere ) o gli allineamenti (vedi Allineare il paragrafo ) o lo stile (vedi Applicazioni di stile al
testo). Questo consentirà di ottenere nello stesso documento sezioni con caratteristiche differenti.

Utilizzare Doppio clic e

modifica
Doppio clic e modifica è una funzione che consente di modificare rapidamente il punto di
inserimento in una area vuota del documento. Spostando il cursore del mouse in aree diverse della
pagina l’aspetto del puntatore indica se il testo sarà allineato a sinistra, centrato o allineato a
destra. E’ necessario semplicemente posizionar il puntatore dove si vuole cominciare a scrivere il
testo e Word sceglie gli attributi di formattazione e allineamento in base al punto in cui si è fatto
doppio clic. Il comando è disponibile soltanto in visualizzazione Layout di stampa e Layout web,
selezionabili dal menù Visualizza.

Salvare documenti
Per salvare un documento si può eseguire un clic sul pulsante Salva degli strumenti Standard o
selezionare il comando Salva dal menù File.
La prima volta che si salva un documento appare la finestra di dialogo Salva con nome in cui si
specifica il nome del documento e la cartella di destinazione (utilizzando la casella Salva in e il
riquadro sottostante).
Il nome può contenere fino a 255 caratteri; sono esclusi i caratteri riservati, cioè caratteri usati dal
programma e di cui ne è impedito l’uso. Ogni salvataggio successivo memorizzerà la versione più
recente del documento ma la finestra di dialogo Salva con nome non apparirà più.

Trovare e aprire un
documento esistente
Per aprire un documento salvato effettuare un clic sul pulsante Apri della barra degli strumenti
Standard o selezionare il comando Apri dal menù File.
Si apre la finestra di dialogo Apri.
Effettuando un clic sulla freccia a destra della casella Cerca in si aprirà l’elenco delle risorse
presenti nel computer in uso. Scelta la risorsa (es. disco fisso, floppy, desktop), i documenti
presenti in essa sono elencati nel riquadro in basso. Si naviga all’interno delle cartelle visualizzate
facendo doppio clic in corrispondenza. Quindi si seleziona il documento individuato e si clicca sul
pulsante Apri per aprirlo.
Il menù File contiene in basso il nome degli ultimi 4 documenti aperti. Basta cliccare in
corrispondenza di uno di questi per aprirlo senza passare dalla finestra di dialogo Apri.
Utilizzare Salva con nome:
nome, posizionamento o
formato differente
Quando si crea un nuovo documento o si modifica uno esistente è necessario salvare per
mantenere le informazioni anche dopo la chiusura del programma. Se si salva un file per la prima
volta è indifferente usare la funzione Salva o Salva con nome: entrambe comportano l’attivazione
della stessa finestra di dialogo. Quando invece si vuole creare un duplicato di un file esistente
senza modificare il file stesso è necessario utilizzare la funzione Salva con nome dal menù File,
che garantisce il salvataggio del file originario e lascia aperto il nuovo file con il nome specificato
dall’utente (può essere lo stesso nome, purché il file sia memorizzato in una cartella differente).
Quando si salva con altro nome un file esistente è possibile scegliere la posizione di
memorizzazione, utilizzando il menù a tendina attivabile dalla casella Salva in (cliccando sulla
freccia a destra della casella) e quindi selezionando la specifica cartella nel riquadro sottostante (un
doppio clic consente di aprire una specifica cartella dell’elenco); è anche possibile creare una nuova
cartella in una data posizione della memoria cliccando sull’apposito pulsante presente nella
finestra di dialogo (ricordate di scorrere i pulsanti con il mouse per visualizzare la casella che ne
indica il nome).
Il nome del file deve essere poi specificato nella casella Nome file e deve rispettare la lunghezza
massima di 255 caratteri e l’esclusione di alcuni caratteri riservati (nel caso in cui si dovessero
usare tali caratteri riservati apparirebbe comunque un messaggio di errore). Nella casella
sottostante è infine possibile specificare il Tipo file, ovvero se si vuole salvare il file in un formato
diverso da quello predefinito (es. solo testo), funzione che può essere utile per esempio per creare
un documento compatibile con altri programmi o versioni precedenti dello stesso programma
Word. L’operazione di salvataggio si conclude cliccando sul pulsante Salva in basso a destra.

Creare una cartella

Nel menù File si sceglie la voce Salva con nome. Appare la finestra di dialogo Salva con nome che
mostra il contenuto della cartella corrente. Se si vuol salvare in una nuova cartella si preme il
pulsante Crea nuova cartella presente nella finestra di dialogo.
Appare la finestra di dialogo Nuova cartella
Nella casella Nome si digita il nome della nuova cartella e si preme il pulsante OK. La finestra di
dialogo si chiude cliccando sul pulsante OK e la finestra Salva con nome mostra il nome della
cartella creata nella casella Salva in. La cartella viene creata all’interno della cartella visualizzata al
momento dell’attivazione del pulsante Nuova cartella. A questo punto è possibile precedere con le
operazioni di salvataggio.

Creare un nuovo documento

utilizzando una creazione
guidata
E’ possibile usare creazioni guidate per creare documenti particolari come promemoria, lettere fax
ecc. a partire da modelli predefiniti. La creazione guidata guida l’utente durante tutte le fasi di
completamento e inserimento del testo nelle varie parti del documento.
Per attivare la creazione guidata selezionare il comando Nuovo nel menù File.
Appare la finestra di dialogo Nuovo contenente varie schede corrispondenti alle vari tipologie di
documento. Nella casella di selezione in basso a destra (Crea nuovo) occorre verificare che sia
selezionata l’opzione Documento e non Modello. Ad esempio per creare un documento da inviare
via fax si può cliccare sulla scheda Lettere e fax e poi cliccare sull’icona Fax professionale (viene
visualizzata l’anteprima nel riquadro di destra).
Cliccando sul pulsante OK si avvia la procedura guidata.
E’ possibile quindi seguire le indicazioni per il completamento del documento.

Salvare come pagina Web

Un file HTML può essere memorizzato in un server web della rete Internet. Prima di salvare un
documento in questo formato è necessario salvarlo come file di Word.
Nota: e’ possibile che Word non sia in grado di convertire alcune particolari formattazioni del testo così che
il documento HTML può non avere lo stesso aspetto del documento Word originale.
Nel menù File si sceglie il comando Salva come pagina Web.
Si apre la finestra di dialogo Salva con nome in cui la casella Tipo file contiene il tipo Pagina Web.
Si scrive il nome del file nella casella Nome file e si sceglie la cartella di destinazione nella casella
elenco Salva in. Per salvare cliccare su Salva. È possibile anche cliccare sul pulsante Cambia Titolo
per specificare un titolo da attribuire alla pagina.

Utilizzare i modelli per

creare un nuovo documento
Un modello definisce le caratteristiche di formattazione del documento come margini e layout, le
caratteristiche di testo come il carattere, la dimensione e lo stile. Word applica ad ogni nuovo
documento, creato mediante il pulsante Nuovo documento della barra degli strumenti Standard, il
modello Normal. Per scegliere uno dei molti modelli pronti ed applicarlo ad un nuovo documento,
nel menù File si esegue un clic sul comando Nuovo. Appare la finestra di dialogo Nuovo con un
insieme di schede che raggruppano le varie tipologie di modelli (lettere e fax, pubblicazioni,
relazioni etc.)
Scelto il modello nella lista si procede alla scrittura del documento utilizzando la formattazione
preimpostata per quel modello.

Creare collegamenti
ipertestuali
Per creare un collegamento ipertestuale verso una risorsa Web o un indirizzo di posta elettronica,
si scrive semplicemente l’indirizzo nel documento preceduto da www. o http:// oppure l’indirizzo
di posta elettronica contenente il carattere @. Il testo viene automaticamente sottolineato, colorato
in blu e trasformato in un collegamento. Scorrendo il testo digitato con il mouse, appare un
puntatore a forma di mano per evidenziare la presenza di un collegamento attivo.
Per trasformare in un collegamento ipertestuale una o più parole selezionate si effettua un clic
sulla voce Collegamento ipertestuale del menù Inserisci.
Appare la finestra di dialogo Inserisci collegamenti ipertestuali.
Nella casella di scelta Collega a è possibile selezionare il tipo di oggetto da collegare. Se si sceglie
File esistente o Pagina Web, si scrive il nome del file nella casella Digitare il nome dl file o della
pagina web o lo si seleziona dall’elenco in basso tra i file recenti, le pagine visualizzate o i
collegamenti inseriti. E’ possibile collegare il testo selezionato ad una qualsiasi tipologia di file
(testo, immagine, filmato etc.). Se si vuol collegare il testo selezionato ad un’altra posizione nello
stesso documento si sceglie nella casella Collega a l’opzione Inserisci nel documento. Si seleziona
la posizione a cui saltare all’interno della casella elenco Selezionare una posizione all’interno del
documento.
Nella casella Collega a si sceglie Crea nuovo documento per effettuare un collegamento ad un
documento non ancora creato di cui si specifica il nome nella casella Nome del nuovo documento.
Utilizzare l’Assistente di
Office
L’Assistente di Office è una funzione che aiuta fornendo risposte e soluzioni alle domande
relative all’uso di Word. Se l’Assistente è già presente compare un’icona raffigurante una
lampadina a segnalare che l’assistente ha un suggerimento da dare. Se l’Assistente non appare si
sceglie la voce Mostra l’Assistente di Office nel menù ? (Aiuto)
Il personaggio dell’Assistente di Office è una graffetta animata, ma può avere anche altre forme
come un cane o un gatto. Se si effettua un clic sull’Assistente appare una finestra di dialogo in cui
si può digitare la domanda da porre. Premendo il pulsante Cerca l’Assistente mostra una lista di
argomenti di aiuto che sono in relazione con la domanda
Spedire un documento di
Word via e-mail
Per inviare un documento come allegato ad un messaggio di posta elettronica, nel menù File si
sceglie il comando Invia a e si effettua un clic sul Destinatario di posta (come allegato) nel menù a
cascata che appare.

Si aprirà automaticamente il programma di gestione della posta elettronica (es. Outlook Express)
per mezzo del quale specificare l’indirizzo del destinatario, scrivere il messaggio ed inoltrarlo
cliccando sull’apposito pulsante.
Il documento Word può essere inviato anche come contenuto di un messaggio di posta anziché
come allegato. La procedura è analoga al caso precedente. Occorre però in questo caso selezionare
la voce Destinatario posta nel menù a cascata attivato dal comando Invia a del menù File.

Creare e formattare le tabelle

Una tabella è una struttura formata da riquadri rettangolari chiamati celle ottenuti dall’incrocio di
righe e colonne. In una cella è possibile memorizzare testo, valori numerici o elementi grafici. Vi
sono vari modi per creare una tabella.
Si può disegnare la tabella utilizzando il pulsante Disegna tabella (una matita) presente nella Barra
degli strumenti Tabelle e bordi (visualizzabile mediante il menù a cascata Barre degli strumenti
nel menù Visualizza).
In alternativa si può cliccare sul comando Tabella del menù a cascata attivato tenendo il mouse
sulla voce Inserisci nel menù Tabella.

Appare quindi la finestra di dialogo Inserisci tabella in cui è necessario specificare il numero di
righe, di colonne ed eventualmente selezionare le ulteriori Opzioni di adattamento automatico.
E’ possibile infine convertire del testo in tabella (una volta selezionato) mediante il comando
Converti il testo in tabella del menù Tabella.

Aggiungere bordi e sfondi

alle tabelle
Si può modificare il bordo intorno alla intera tabella oppure intorno a particolari celle selezionate.
Selezionare Tabelle e bordi nel menù a cascata Barre degli strumenti dal menù Visualizza, per
visualizzare la corrispondente barra degli strumenti.
Nella barra degli strumenti Tabelle e bordi eseguire un clic sulla freccia della casella Stile linea
per scegliere dall’elenco uno stile linea per il bordo.
Sempre nella barra degli strumenti Tabelle e bordi, premendo il pulsante Colore bordo, compare
la tavolozza di colori da applicare al bordo.
Per modificare il colore di sfondo effettuare un clic sulla freccia della casella Colore sfondo e
selezionare dalla tavolozza il colore desiderato.
È bene ricordare che scorrendo con il mouse i pulsanti appare la casella di aiuto con il nome del
pulsante.

Rivedere le tabelle: inserire e

cancellare righe e colonne,
cambiare formato celle
Per inserire una nuova riga o una nuova colonna all’interno di una tabella, a partire dalla
posizione di cella in cui è presente il punto di inserimento, dal menù Tabella scegliere la voce
Inserisci e quindi una delle voci del successivo menù a cascata: Righe,Colonne, Celle specificando
la posizione desiderata (sopra o sotto per le righe, a destra o a sinistra per le colonne) rispetto alla
posizione corrente del punto di inserimento.
In modo analogo, per eliminare righe o colonne, dal menù Tabella scegliere la voce Elimina e in
seguito specificare se Colonne, Righe, Celle.
Per formattare il testo contenuto nelle celle selezionate è sufficiente utilizzare i comandi presenti
nella barra di formattazione, dopo aver selezionato le celle su cui agire.
Per modificare invece il contenuto di una cella basta selezionare il testo esistente e digitare il
nuovo.

Modificare la struttura di
una tabella: unire celle,
cambiare altezza e larghezza
Per unire celle adiacenti (su di una stessa riga o colonna) si utilizza il comando Unisci celle del
menù Tabella, dopo aver selezionato le celle (per selezionare le celle basta trascinare il puntatore
del mouse sulle celle da selezionare).
In modo analogo è possibile dividere una cella selezionata mediante il comando Dividi celle del
menù Tabella.
Per ridimensionare una colonna o una riga si porta il puntatore su di un bordo orizzontale o
verticale aspettando che compaia il puntatore di ridimensionamento (una doppia linea con due
frecce opposte). Si trascina, quindi, il bordo nella direzione desiderata per ridimensionare la
colonna o la riga.
Si può anche cliccare sulla voce Proprietà Tabella del menù Tabella per apportare tutte le
modifiche alla tabella (es. specificare la larghezza di una colonna in cm); il comando è attivo se ci si
posiziona, con un clic del mouse in una cella, all’interno della tabella.

Ruotare il testo in una

tabella
Per cambiare l’orientamento del testo in una tabella si esegue un clic nella cella che
contiene il testo che si vuol ruotare. Nella barra degli strumenti Tabella e bordi premere
quindi il pulsante Modifica orientamento testo per ottenere l’orientamento voluto.

Utilizzare la barra del

Disegno
Dal menù Visualizza scegliere la voce Barre degli strumenti e poi Disegno per visualizzare la
Barra degli strumenti Disegno. La barra contiene un insieme di strumenti per tracciare linee,
figure geometriche, inserire casella di testo, modificare lo stile linea, il colore linea e di
riempimento.

Selezionato lo strumento da usare con un clic sul corrispondente pulsante, si può trascinare sul
documento per definire la posizione e la dimensione dell’oggetto disegnato. Successivamente è
possibile selezionare gli oggetti inseriti nel documento mediante un clic e quindi ridimensionarli
(trascinando i quadratini disposti lungo il riquadro che definisce l’oggetto), spostarli (trascinando
il mouse nel punto desiderato) o eliminarli (premendo il tasto Canc una volta selezionato
l’oggetto). È possibile sovrapporre diversi oggetti e modificare l’ordine di visualizzazione
cliccando sull’oggetto con il tasto destro e quindi scegliendo una delle voci del comando Ordine.
Si può anche aggiungere del testo a una forma cliccando con il tasto destro e scegliendo il comando
Aggiungi testo.
È bene ricordare che i colori hanno un nome (indicato mediante caselle visualizzate allo
scorrimento del mouse) che deve essere tenuto in conto per rispondere correttamente alle
domande del test di esame.

Inserire grafica in un
documento: WordArt,
ClipArt, immagini
WordArt è una collezione di stili decorativi predefiniti. Per creare delle scritte WordArt è
necessario cliccare sul pulsante Inserisci WordArt della barra degli strumenti Disegno. Nella
finestra di dialogo Raccolta WordArt si deve selezionare con un clic uno stile tra quelli visualizzati
e quindi cliccare sul pulsante OK per passare alla finestra in cui si può digitare il testo che si vuole
far apparire con quello stile ed eventualmente apportare modifiche al carattere (tipo, dimensione,
stile).

Per modificare l’aspetto di un oggetto WordArt è necessario visualizzare la barra degli strumenti
WordArt mediante la sequenza di menù Visualizza, Barre degli strumenti, WordArt.
Microsoft Office mette inoltre a disposizione centinaia di immagini nella Raccolta ClipArt. Nel
menù Inserisci, portare il mouse sulla voce Immagine e quindi cliccare su ClipArt, per aprire la
finestra di dialogo Inserisci ClipArt.
Le ClipArt appaiono in varie categorie definite da icone. Si effettua, quindi, un clic sulla categoria
desiderata e poi sulla ClipArt scelta. Appare un menù grafico con 4 pulsanti.

Si preme il pulsante Inserisci oggetto ClipArt e poi si chiude la finestra di dialogo Inserisci
ClipArt. La figura verrà inserita nel documento.
Per cercare rapidamente una specifica immagine si può inserire il suo nome (visualizzabile
peraltro nel riquadro mediante scorrimento del mouse) nell’apposita casella Cerca oggetti ClipArt.
La freccia rivolta a sinistra posta tra gli strumenti in alto consente di tornare alla visualizzazione di
immagini precedente.
Per inserire un’immagine creata da un altro programma, catturata da uno scanner o una macchina
fotografica digitale etc. si esegue la sequenza di comandi da menù: Inserisci, Immagine, Da file.
Apparirà la finestra di dialogo Inserisci immagine.
E’ possibile a questo punto specificare la posizione delle immagini all’interno delle cartelle ed
inserirle quindi nel documento corrente.

Credits
Redazione:
Massimo Curci, Fabrizio Recchia

ARTEMIS Comunicazioni Multimediali S.r.l.

080 4971475 – www.artemislab.it

Impaginazione:
Elisa Donzella

TESI Automazione S.r.l.

MOUS Master Distributor e International Reseller
095 746.24.18 - www.tesiautomazione.it

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a errori, omissioni o altre imprecisioni riguardanti l’informazione contenuta nel cd-rom e nella presente guida in
particolare; né potranno essere ritenuti responsabili per eventuali danni, diretti, indiretti, particolari o incidentali o
consequenziali dovuti all’uso della stessa informazione e del cd-rom in generale.

Copyright © 2002
All rights reserved
Manuale

di

Excel
 CAPITOLO PRIMO

INTRODUZIONE

INTRODUZIONE: FOGLIO
ELETTRONICO
Si può paragonare un foglio elettronico ad una grande tabella disegnata su un foglio di carta. La
tabella è suddivisa in righe e colonne, l’incrocio tra una riga e una colonna forma una cella (una
casella della tabella). Nelle celle si possono inserire varie informazioni: numeri, testo, date,
percentuali, ecc.
Un foglio di calcolo è un programma che permette di creare le tabelle in modo automatico e
semplice: non si deve disegnare la tabella, ma è già pronta sullo schermo. Quello che si deve fare è
semplicemente inserire i dati all’interno della tabella.
Un foglio di calcolo non si limita solo a questo, altrimenti sarebbe sufficiente utilizzare un
programma per la videoscrittura, per esempio Microsoft Winword. I dati numerici possono essere
elaborati utilizzando diverse operazioni (somma, differenza, ecc.) e funzioni (media, massimo, ecc.)
al fine di ottenere dei risultati, sempre numerici. Questa è la caratteristica per cui si utilizza un
foglio di calcolo anziché un programma per videoscrittura, cioè fare operazioni e ottenere dei
risultati.
Queste operazioni sono tali che, una volta create, possono essere utilizzate con dati diversi.
ESEMPIO. Creare una tabella per calcolare il totale di una spesa.
Una volta creata la tabella con “l’operazione” per fare il totale, si possono cambiare e aggiornare i
valori e automaticamente si ottiene il nuovo risultato.

CARNE €. 15
PESCE €. 20
DETERSIVI €. 7
TOTALE = CARNE + PESCE + DETERSIVI €. 42

Alla prossima spesa, non si deve creare tutto nuovo, ma semplicemente aggiornare gli importi.
Automaticamente si otterrà il nuovo totale.
 CARNE €. 20
PESCE €. 40
DETERSIVI €. 5
TOTALE = CARNE + PESCE + DETERSIVI €. 65

Microsoft Excel è un programma che permette di lavorare con i fogli di calcolo, che sono anche
chiamati fogli di lavoro o anche di fogli elettronici.

APRIRE EXCEL 2000

Come prima operazione si deve imparare ad aprire Microsoft Excel.
Fare clic sul pulsante START, portare il puntatore del mouse sopra PROGRAMMI. Si apre una
seconda lista di comandi, spostare il puntatore su questa nuova lista e fare clic sopra Microsoft
Excel, come indicato sulla figura 1.01.

FIG. 1.01

Dopo pochi secondi si aprirà la finestra di Microsoft Excel 2000.

Nelle figure seguenti sono riportati gli elementi essenziali della finestra.

1. BARRA DEL TITOLO: dove si possono leggere il nome del programma aperto (Microsoft
Excel) e il nome del file aperto (Cartel 1).

FIG. 1.02

2. BARRA DEI MENU (File, Modifica, ecc.).

FIG. 1.03

Ogni menu contiene una lista di comandi. Per aprire un qualsiasi menu si deve fare un clic
sul nome, per esempio VISUALIZZA, e subito si apre una “tendina” con una lista di
comandi che ha l’aspetto seguente:

FIG. 1.04

La lista dei comandi non è completa: sono visibili solo quelli principali e quelli utilizzati più
spesso. Per questo motivo, ogni volta che si cerca un comando, si deve fare un clic alla fine
della lista, sulle doppie frecce (evidenziate dal rettangolo rosso nella figura 1.04), in questo
modo la lista diventa completa.

FIG. 1.05
Per chiudere il menu si deve cliccare nuovamente sul rispettivo nome.

3. BARRA DEGLI STRUMENTI.

 FIG. 1.06

Questa barra è formata da una serie di pulsanti che rappresentano un modo più veloce,
rispetto ai menu, di applicare i comandi. Ogni pulsante rappresenta un’operazione, per
sapere quale è sufficiente fermare il puntatore del mouse sopra un pulsante e aspettare (senza
fare clic). Dopo pochi secondi appare il nome, come sulla figura 1.07.

FIG. 1.07

4. BARRA DELLA FORMULA. A differenza delle altre, questa è caratteristica di Excel, non
si trova sugli altri programmi.

FIG. 1.08

5. BARRA DI STATO. Indica l’operazione che si sta compiendo, cioè lo stato in cui ci si trova
il programma in un determinato momento. Si trova in basso, alla fine della finestra di Excel,
sopra il pulsante START.

FIG. 1.09

6. La parte rimanente della finestra è il foglio di lavoro.

CHIUDERE EXCEL 2000

Per chiudere il programma si utilizza il pulsante chiudi, rappresentato da una X. Si trava in alto a
destra sulla finestra di Excel. È visualizzato nella figura seguente.
FIG. 1.10
 CAPITOLO SECONDO

VISUALIZZAZIONE

PERSONALIZZARE LA
FINESTRA DI EXCEL 2000
Nel primo capitolo sono state analizzate le diverse componenti della finestra di Excel: barra del
titolo, barra dei menu, barra della formula, barra degli strumenti, foglio di lavoro e barra di stato.
Nella versione di Excel 2000 le barre degli strumenti non si trovano subito a posto, infatti, la prima
volta che si apre il programma ci sono due barre degli strumenti attaccate, che sembrano una unica,
è necessario imparare a sistemarle. Nella figura 2.01 sono mostrate le barre degli strumenti, come
appaiono prima di sistemarle.

FIG. 2.01

Chi non è esperto può pensare che questa figura rappresenti un’unica barra, in realtà sono due. La
prima inizia dove c’è il foglio bianco (il primo pulsante), la seconda inizia dove c’è la scritta
“arial”. Disposte in questo modo non sono efficienti, in quanto non visualizzano tutti i pulsanti. Per
lavorare meglio occorre dividerle disporle una sotto l’altra.
Ogni barra degli strumenti inizia con una linea grigia verticale, come evidenziato nella figura 2.02.

FIG. 2.02
I rettangoli rossi mostrano qual è la parte iniziale. Ogni barra può essere spostata in qualsiasi
posizione dello schermo, prendendola sulla linea verticale. Si deve andare con il puntatore del
mouse sopra la linea, il puntatore assume l’aspetto di una quadrupla freccia nera, mostrata nella
figura 2.03.

FIG. 2.03

Se il puntatore del mouse non assume questo aspetto, si deve continuare a muoverlo sullo schermo,
vicino alla linea grigia. finché non si trova la posizione giusta. Solo quando sono visualizzate le
quattro frecce si deve cliccare e tenere premuto il tasto sinistro del mouse. Tenendo premuto il tasto
sinistro portare la barra degli strumenti in mezzo allo schermo.
ESEMPIO. Portare il puntatore del mouse sopra la linea verticale che c’è prima della scritta “arial”.
Muovere il puntatore del mouse finché non diventa una quadrupla freccia.

FIG. 2.04

Premere e tenere premuto il tasto sinistro del mouse. Portare il puntatore del mouse al centro dello
schermo.
Questo metodo si chiama trascinamento. Notare che insieme al puntatore del mouse si sta
prendendo l’intera barra, con tutti i pulsanti. A questo punto si può rilasciare il tasto sinistro del
mouse.

FIG. 2.05

La barra degli strumenti portata al centro dello schermo ha cambiato aspetto. La linea grigia
verticale è sostituita dalla barra blu che indica il nome degli strumenti (nell’esempio formattazione).
Per spostare la barra “Formattazione” si deve prenderla sulla barra blu (esattamente come per tutte
le finestre di Windows).
ESEMPIO. Mettere il puntatore del mouse sopra la barra blu. Il puntatore assume la forma di una
freccia bianca. Premere e tenere premuto il tasto sinistro del mouse e spostare la barra in qualsiasi
posizione dello schermo.
Provare a spostare la barra sopra i bordi della finestra di Excel. Quando la barra arriva esattamente
nel bordo della finestra assume la forma che aveva all’inizio, cioè con la linea grigia verticale.

Riassumendo:
1. Le barre degli strumenti possono avere forme diverse, a seconda della posizione nello
schermo. Se una barra si trova sui bordi della finestra di Excel, la sua forma è “schiacciata”
e la barra inizia con una linea grigia verticale.
Se la barra si trova in mezzo alla finestra, la linea grigia viene sostituita dalla barra blu che
indica il nome.
2. Per spostare una barra degli strumenti, la si deve prendere sulla linea grigia oppure sul titolo.
3. È possibile mettere nella posizione più comoda tutte le barre degli strumenti.

La barra, quando si trova al centro della finestra, ha un pulsante che raffigura una X, a destra del
titolo, che serve per chiudere la barra stessa.

ESEMPIO. Provare a fare un clic sulla X: sparisce la barra dallo schermo, è stata chiusa.

Le barre visibili quando si apre Excel non sono tutte quelle disponibili, esistono molte barre degli
strumenti ognuna con una sua specifica funzione. Normalmente sono visualizzate solo nel caso in
cui si sta compiendo un’azione particolare, praticamente appaiono solo quando serve. Il motivo per
cui non sono tutte disponibili subito è perché, se così fosse, occuperebbero troppo spazio. Quindi la
maggior parte sono nascoste finché non diventano necessarie.
È possibile visualizzare o nascondere una qualsiasi barra degli strumenti in ogni momento. Si deve
cliccare sul menu VISUALIZZA e fermare il puntatore del mouse in corrispondenza del comando
“Barre degli strumenti” (senza fare clic). Appare una lista, come mostrato nella figura 2.06.

FIG. 2.06

La barra che corrisponde al nome Standard ha una V in fianco, questo significa che è attiva, cioè
che è visualizzata. Per visualizzare o nascondere una qualsiasi barra si deve fare un clic sul nome.
ESEMPIO. Aprire il menu VISUALIZZA, spostare il puntatore del mouse sul comando “Barre
degli strumenti”, aspettare che si apra la lista e fare clic sul comando “Immagine”.
 FIG. 2.07

È stata attivata, cioè visualizzata la barra degli strumenti immagine. Per nasconderla si devono
ripetere le stesse operazioni appena fatte: aprire il menu VISUALIZZA, spostare il puntatore del
mouse sul comando “Barre degli strumenti”, aspettare che si apra la lista. Notare che questa volta il
comando “Immagine” ha una V in fianco, infatti la barra è visualizzata. Fare clic sul comando
“Immagine” e la barra scompare.
Le due barre degli strumenti che di solito sono sempre attive sono le prime: Standard e
Formattazione. Controllare che sul vostro computer queste due barre abbiano la V, nel menu
VISUALIZZA – BARRE DEGLI STRUMENTI. Se non è così, visualizzarle entrambe,
nascondendo tutte le altre.
Prendere con il mouse la barra Formattazione sul titolo e portarla sotto quella Standard (quella con
il pulsante del foglio bianco). Si deve prestare attenzione, perché muovendo anche di pochissimo il
mouse, la barra cambia forma. È importante non mollare il tasto sinistro del mouse, finché è
premuto si può continuare a spostare la barra. Le due figure seguenti indicano la posizione sbagliata
(2.08) e quella corretta (2.09).

FIG. 2.08

FIG. 2.09

Questa operazione per sistemare le barre degli strumenti non si deve fare sempre. Infatti, quando si
nascondono o si visualizzano le barre degli strumenti, Excel registra le modifiche per le successive
sessioni di lavoro. Detto in altre parole, ogni volta che si apre Excel si trovano le barre degli
strumenti esattamente come erano state lasciate la volta precedente.
USARE LO ZOOM
La dimensione delle celle che si vede sul monitor dipende dalle impostazioni di Windows. Su
computer diversi e su schermi diversi si possono vedere le stesse celle con dimensioni differenti. La
dimensione sullo schermo non ha grande importanza: stampando le stesse celle da tutti i computer
le dimensioni di stampa sono uguali. Le dimensioni sullo schermo ci aiutano però a vedere meglio il
contenuto di una cella (ingrandendo) o a vedere una parte più ampia del foglio di lavoro
(rimpicciolendo).
Per ingrandire e rimpicciolire le celle sullo schermo (non sulla stampa) si usa il comando ZOOM
che si trova nella barra degli strumenti. La figura 2.10 visualizza il comando ZOOM.

FIG. 2.10
[Se nel vostro computer non è visualizzato questo pulsante, leggete la parte precedente di questo capitolo e sistemate le
barre degli strumenti]

Per cambiare percentuale di Zoom fare un clic sopra la scritta 100%. La scritta diventa blu. Scrivere
il numero corrispondente alla percentuale che si intende utilizzare e premere INVIO. Non si deve
digitare il simbolo “%”, ma solo il numero. Per esempio per ottenere il 75%, si deve digitare 75 e
poi INVIO.
Si possono inserire numeri tra il 10 e il 400.
BARRE DI SCORRIMENTO
Nello schermo del computer non si riesce a visualizzare contemporaneamente l’intero foglio di
lavoro, cioè tutte le righe e tutte le colonne. Sono visualizzate solo quelle più in alto a sinistra. Per
vedere e lavorare con le altre si utilizzano le barre di scorrimento, evidenziate nella figura 2.13 da
un rettangolo rosso.

FIG. 2.11

Per muoversi all’interno del foglio di lavoro si deve portare il puntatore del mouse sopra la freccia
che indica la direzione nella quale ci si vuole spostare. Si deve cliccare e tenere premuto il pulsante
del mouse finché non si raggiunge la posizione desiderata.
Quando si utilizzano le barre di scorrimento, il rettangolo grigio tra le due frecce direzione indica la
posizione all’interno del foglio di lavoro.
Per esempio la figura 2.11 visualizza l’inizio del foglio di lavoro, cioè in alto a sinistra.
Un modo più veloce di utilizzare le barre di scorrimento è di portare il puntatore del mouse sopra il
rettangolo grigio tra le frecce, cliccare e tenere premuto il tasto sinistro del mouse, quindi muovere
il mouse nella direzione in cui si vuole andare. Il rettangolo è evidenziato nella figura 2.12.

FIG. 2.12
 CAPITOLO TERZO

CELLE

CELLE
Ogni foglio di Excel è diviso in RIGHE e COLONNE (esattamente 256 righe e 65536 colonne).
Le righe hanno un nome, che corrisponde al numero della riga sul foglio. Le colonne hanno il nome
di una lettera dell’alfabeto (quando sono finite le lettere, si usano due caratteri invece di uno, per
esempio BX). I nomi delle righe (1, 2, 3, …) e delle colonne (A, B, C, …) sono dette
INTESTAZIONI di riga o di colonna.
L’intersezione tra una riga e una colonna forma una CELLA, che prende il nome della colonna e
della riga che la formano, per esempio B23, C12, A2. Ogni cella del foglio, in questo modo, ha un
nome univoco: non esistono due celle sul foglio con lo stesso nome.
La cella è l’elemento più importante, perché è il posto in cui si inseriscono i dati. Ogni cella può
contenere dei dati, oppure essere vuota.
Si può scrivere in ogni cella del foglio, senza necessariamente partire dalla prima, vale a dire quella
in alto a sinistra: A1.
Per scrivere all’interno di una cella si deve prima renderla attiva. La CELLA ATTIVA è quella
nella quale decidiamo di lavorare ed è evidenziata rispetto tutte le altre da un bordo più marcato. Per
esempio nella figura 3.01 la cella attiva è la B2.

FIG. 3.01

Si può conoscere il nome di una cella in due modi. Per prima cosa si deve rendere attiva la cella, per
esempio la B2.
1. Guardare le INTESTAZIONI delle righe e delle colonne. Si vede, anche nella figura
precedente, che i nomi, cioè le intestazioni, della colonna e della riga che formano la cella
sono in grassetto, cioè evidenziati rispetto a tutti gli altri nomi.
2. Guardare la CASELLA DEL NOME: la casella bianca sopra le intestazioni di colonna,
sulla quale c’è proprio scritto il nome della cella, nel nostro caso B2.
Appena si apre Excel, la cella attiva è la prima, cioè la cella A1. Per rendere attiva una qualsiasi
delle altre celle basta semplicemente spostare il puntatore del mouse sopra la cella desiderata e fare
clic. Esiste una sola cella attiva, quindi quando si fa un clic su una cella automaticamente si
“disattiva” la precedente.
Dopo aver scelto la cella attiva, per inserire informazioni è sufficiente digitare tali informazioni
utilizzando la tastiera.
ESEMPIO. Provare a digitare “ciao” sulla cella B2. Mentre si digitano i dati, questi sono
visualizzati sia dentro la cella che sulla barra della formula (come mostrato dalle frecce rosse nella
figura 3.02).

FIG. 3.02

Nella cella si vede la scritta “ciao”, seguita da una I che lampeggia: il cursore. Nella barra della
formula si legge ciao, con a sinistra due pulsanti: una X rossa e una V verde.
La X rossa serve per annullare quello che era stato digitato all’interno della cella. Provare a fare un
clic sopra la X e tutto quello che era stato inserito sparisce. Si deve quindi digitare di nuovo la
parola “ciao”. Questo comando si chiama ANNULLA. Si può utilizzare lo stesso comando, in modo
più veloce, premendo il tasto ESC direttamente sulla tastiera (ESC si trova in alto a sinistra).
Dopo aver provato questo comando, sempre sulla cella B2 riscrivere la parola “ciao”.
Il pulsante con la V verde serve per confermare quello che è stato scritto all’interno della cella, cioè
per memorizzare nella cella i dati inseriti. Provare a fare un clic sulla V. Sparisce il cursore (la I che
lampeggia) e la cella B2 diventa di nuovo attiva: il bordo è più grosso. Questo comando è
importantissimo, bisogna ricordarsi sempre di confermare. Lo stesso comando si può fare, in modo
più veloce, direttamente con la tastiera premendo il tasto INVIO.
L’unica differenza tra la V e INVIO è che utilizzando la prima la cella attiva è ancora quella in cui
si è scritto, mentre utilizzando INVIO la cella attiva diventa quella sottostante.
ESEMPIO. Fare un clic sulla cella C3 e scrivere prova1, poi fare un clic sulla V nella barra della
formula. Il risultato è quello della figura 3.03. Notare che la cella attiva è ancora la C3.

FIG. 3.03

Fare clic sulla cella E3, scrivere prova2 e premere INVIO. Il risultato è quello visualizzato nella
figura 3.04. La differenza è che adesso la cella attiva è diventata la cella E4.
 FIG. 3.04

La cosa importante è che bisogna sempre confermare quello che è stato digitato, altrimenti si
possono commettere degli errori, anche gravi.

CANCELLARE IL
CONTENUTO DI UNA
CELLA
Per cancellare quello che è stato inserito all’interno di una cella, si deve semplicemente rendere
attiva la cella (cioè farci un clic sopra) e premere il tasto CANC nella tastiera (si trova vicino al
tasto INVIO). Quello che c’era dentro la cella sparisce e la cella selezionata rimane la cella attiva.
ESEMPIO. Portare il puntatore del mouse sopra la cella B2, fare un clic, quindi premere CANC
nella tastiera. Sparisce la scritta “ciao” e la cella B2 è ancora la cella attiva, come si vede nella
figura 3.05.

FIG. 3.05

Se si deve cambiare il contenuto di una cella, cioè scrivere una nuova informazione al posto di
quella digitata in precedenza, non è necessario usare il tasto CANC, basta semplicemente fare clic
sulla cella (renderla attiva) e digitare il nuovo testo. Quello che c’era prima sulla cella viene perduto
e sostituito dalla nuova digitazione, alla fine bisogna ricordare di premere INVIO.
ESEMPIO. Rendere attiva la cella C3 (un clic sopra) e scrivere la parola “sostituire”, subito dopo
premere INVIO. Il risultato è che il contenuto precedente, cioè la scritta prova1, viene sostituito,
come si vede nella figura 3.06.

FIG. 3.06

MODIFICARE IL
CONTENUTO DI UNA
CELLA
Modificare il contenuto di una cella significa correggere il testo scritto, senza cancellare tutto e
rifare, come nel comando precedente. Quello che si vuole fare in questo caso è di correggere non
l’intera cella, ma solo alcuni caratteri.
Per fare questa operazione si deve imparare a utilizzare il cursore, cioè la I lampeggiante. Il
CURSORE serve per indicare al computer dove si vuole scrivere, in quale punto del testo. Senza il
cursore non si può scrivere, infatti, quando si digita qualcosa all’interno della cella attiva, il cursore
appare automaticamente.
Per imparare questa operazione facciamo un esempio. Si vuole scrivere “esatto”. Digitare invece,
nella cella A2, la parola “eserto” (che chiaramente è sbagliata) e premere INVIO. Il risultato è
quello della figura 3.07.

FIG. 3.07

Ora si vogliono correggere i caratteri sbagliati: “er” e sostituirli con quelli giusti “at”, senza
cancellare tutto e riscrivere. Il motivo per cui non vogliamo cancellare tutto è che una cella
contenere un testo lungo, che potrebbe essere una formula matematica lunga e difficile da riscrivere.
Non è il nostro caso, ma per imparare cominciamo con un esempio semplice.
Rendere attiva la cella A2 (un clic sopra). Il testo “eserto” viene visualizzato sia all’interno della
cella, sia sulla barra della formula. Portare il puntatore del mouse sulla barra della formula, alla fine
del testo visualizzato, come mostrato nella figura 3.08. Quando il puntatore si trova dentro la barra
della formula, diventa una I.

FIG. 3.08

Fare un clic. Nella barra della formula appare il cursore che lampeggia alla fine del testo. Da qui in
poi il mouse non serve più, quindi portare il puntatore del mouse distante dalla barra della formula e
mettere entrambe le mani sulla tastiera.
Il cursore si trova sulla posizione sbagliata, infatti si trova dopo la o, mentre si vuole correggere er.
Per cambiare la posizione del cursore si utilizzano le frecce direzionali sulla tastiera: i quattro tasti
con disegnate delle frecce all’interno. La freccia verso sinistra porta il cursore a sinistra di un
carattere, la freccia verso destra porta il cursore a destra di un carattere. Utilizzando queste frecce
mettere il cursore tra la “e” e la “r”, come mostrato nella figura 3.09.

FIG. 3.09
Sono disponibili due comandi per correggere: il tasto CANC e il tasto BACK SPACE, entrambi
sulla tastiera.
Il tasto CANC cancella un carattere alla volta a destra del cursore. Nel nostro esempio, premendo
una volta il tasto CANC si cancellerebbe la r, premendolo una seconda volta si cancellerebbe la t.
CANC si trova a destra rispetto all’INVIO.
Il tasto BACK SPACE cancella un carattere alla volta a sinistra del cursore. Nel nostro esempio,
premendolo una volta toglierebbe la lettera e, premendolo una seconda volta verrebbe tolta la lettera
s. BACK SPACE si trova sopra l’INVIO, spesso non c’è la scritta back space, ma è rappresentato
da una freccia verso sinistra.
È possibile scegliere uno qualsiasi di questi tasti per cancellare, portando però il cursore (la I che
lampeggia) nella posizione corrispondente all’operazione (cancellare a destra o cancellare a
sinistra).
Dopo aver provato a cancellare, sia con CANC sia con BACK SPACE, per aggiungere testo è
sufficiente digitarlo. Tutto ciò che si digita viene inserito automaticamente all’interno del testo
precedente, in corrispondenza della posizione del cursore.
Provare a correggere la scritta eserto in esatto, utilizzando quanto appena spiegato.
È molto importante ricordare, ancora una volta, che bisogna assolutamente, alla fine del lavoro,
confermare l’operazione premendo INVIO.
Il risultato si vede nella figura 3.10.
 FIG. 3.10

ESEMPIO. Fare clic sulla cella B1 e scrivere “erreire” (così come è scritto), poi premere INVIO.

FIG. 3.11

Si voleva scrivere errore. Provare a correggere utilizzando il tasto CANC.

Per prima cosa rendere attiva la cella B1 (un clic sopra), quindi portare il puntatore del mouse sulla
barra della formula, alla fine della scritta e fare un clic.
Appare il cursore (la I che lampeggia). Con le frecce direzionali della tastiera portare il cursore
subito dopo err, come mostrato nella figura 3.12.

FIG. 3.12

Premere il tasto CANC due volte. La prima volta si cancella la lettera “e”, la seconda la lettera “i”.
Quindi si vede la scritta errre, con il cursore dopo err. Per terminare, inserire la lettera “o”. Il
cursore è già nella posizione corretta, quindi basta digitare nella tastiera la “o”. In fine si deve
premere INVIO. Il risultato si vede nella figura 3.13.

FIG. 3.13
Provare lo stesso esempio, utilizzando però il tasto BACK SPACE, in modo da vedere la differenza
con CANC.
Fare clic sulla cella B4 e scrivere erreire (così come è scritto), poi premere INVIO.

FIG. 3.14

Si intendeva scrivere errore.

Rendere attiva la cella B4 (un clic sopra), poi portare il puntatore del mouse sulla barra della
formula, alla fine della scritta e fare un clic. Appare il cursore (la I che lampeggia). Con le frecce
direzionali della tastiera portare il cursore subito dopo errei, come mostrato nella figura 3.15.

FIG. 3.15

Premere il tasto BACK SPACE due volte. La prima volta si cancella la lettera “i”, la seconda la
lettera “e”. Quindi si vede la scritta errre, con il cursore dopo err. Per terminare, inserire la lettera
“o”. In fine premere INVIO.

In pratica è indifferente utilizzare uno o l’altro di questi due sistemi: si ottengono gli stessi risultati.
Si deve prestare attenzione solamente alla posizione del cursore.

La barra della formula può servire anche per aggiungere qualcosa al testo, senza necessariamente
dover cancellare o correggere.

ESEMPIO. Fare clic sulla cella C1 e scrivere “egregio Rossi”, poi premere INVIO.

FIG. 3.16
Si vuole aggiungere “signor“, in modo da ottenere “egregio signor Rossi”. Rendere attiva la cella
C1 (un clic sopra). Mettere il cursore sulla barra della formula (clic nella barra della formula dopo il
testo). Portare il cursore dopo la scritta “egregio “, utilizzando le frecce direzione sulla tastiera,
come visualizzato nella figura 3.17.

FIG. 3.17

Ora si deve semplicemente digitare il testo da inserire: “ signor” (compreso uno spazio prima di
signor) e premere INVIO.

FIG. 3.18
 CAPITOLO QUARTO

INSERIRE DATI

CAMBIARE CELLA
Nel terzo capitolo si è visto che per inserire dati in una cella si deve renderla attiva, cioè farci un
clic sopra, scrivere e confermare premendo INVIO. Per rendere attiva una cella ci sono altri sistemi,
che possono essere convenienti rispetto al puntatore del mouse in alcune situazioni.
Il tasto TABULAZIONE sposta la cella attiva sulla cella a destra di quella corrente. Per esempio se
la cella attiva è la A1 e si preme il tasto TABULAZIONE, la nuova cella attiva sarà la cella B1.
TAB si trova a sinistra sulla tastiera ed è rappresentato da due frecce in direzione opposta, vicino
alla lettera “Q”.
Il tasto INVIO sposta la cella attiva su quella subito sotto. Per esempio se la cella attiva è A1,
premendo INVIO si passa alla A2. A differenza di tutti gli altri metodi però, è il più importante, in
quanto oltre a cambiare la cella conferma l’inserimento. Tutti gli altri, invece, cambiano
semplicemente la cella.
I tasti FRECCE DIREZIONE sulla tastiera spostano la cella attiva a seconda della direzione della
freccia (quindi in su, giù, destra o sinistra).

Normalmente si deve utilizzare solo INVIO per confermare l’inserimento. Solo in un caso questi
sistemi sono equivalenti: quando si inserisce nelle celle semplice testo (non operazioni matematiche
o formule). Se, invece, si vogliono inserire delle formule, bisogna necessariamente terminare
l’inserimento con INVIO.
CONTENUTO DI UNA
CELLA
Ogni cella può contenere diversi tipi di informazioni. Al massimo si possono inserire 255 caratteri,
compresi spazi, simboli di punteggiatura, operatori matematici e ogni altro simbolo.
Excel cerca di interpretare quello che si scrive, riconoscendo se si tratta di testo, numeri, date,
percentuali o altro. In particolare la distinzione più importante, per Excel, è tra testo e numeri.
ESEMPIO. Nella cella A1 scrivere “ciao” e premere INVIO. Nella cella A2 scrivere 45 e premere
INVIO. Nella cella A3 scrivere 22/10/2110 e premere INVIO. Osservare il contenuto del foglio di
lavoro, rappresentato nella figura 4.01.

FIG. 4.01

La parola “ciao” è a sinistra (all’interno della cella A1), mentre le altre sono a destra. Excel ha
riconosciuto un testo e lo ha allineato a sinistra. Ha poi riconosciuto un numero e una data e li ha
allineati a destra.
Provare a scrivere “a45” sulla cella A4. Ecco il risultato.

FIG. 4.02

“a45” è stato riconosciuto come testo, infatti è allineato a sinistra.

Ogni volta che si inseriscono dei dati si deve controllare se Excel li ha riconosciuti come noi li
volevamo, cioè se li ha riconosciuti come testo o come numeri.
A seconda del “tipo di dati”, Excel ci permette di fare comandi diversi (per esempio non si possono
sommare due testi). Se scrivendo un numero o una data questo risulta allineato a sinistra, significa
che Excel lo ha riconosciuto come testo e che probabilmente si è commesso un errore di
digitazione.

DIMENSIONI DELLE
CELLE
Quello che scriviamo all’interno di una cella è contenuto in quell’unica cella.

Questa frase si deve interpretare come una definizione, un “piccolo teorema”. Cerchiamo di
spiegare il significato con un esempio. Aprire un nuovo file (utilizzando il pulsante NUOVO: quello
con disegnato un foglio bianco, in alto a sinistra; oppure utilizzando il menu FILE – NUOVO).
Nella cella A1 scrivere la seguente frase: “contenuto della cella A1”, quindi premere INVIO. Il
risultato è visualizzato nella figura 4.03.

FIG. 4.03

Il testo digitato risulta scritto su 3 celle: A1, B1 e C1.

In realtà è solo la cella A1 che contiene il testo, cioè la cella in cui è stato inserito. Per verificare
quanto detto, fare un clic sulla cella A1, per renderla attiva.

FIG. 4.04

“contenuto della cella A1” si legge sia all’interno della cella, sia nella barra della formula. Tutto
quello che è visualizzato nella barra della formula è il contenuto nella cella.
Provare ora a rendere attiva la cella B1, facendoci un clic sopra.
 FIG. 4.05

La barra della formula è vuota. Questo significa che la cella non ha contenuto, quindi è vuota.
Provare a fare un clic sulla cella C1, si ottiene lo stesso risultato.
L’unica cella che contiene la frase è la cella A1, anche se il testo è visualizzato sopra più celle.
Non ci si deve mai fidare di quello che si vede sul foglio di lavoro. Ogni volta che si desidera
conoscere qual è il contenuto di una cella, si deve renderla attiva e guardare la barra della formula:
quello che si legge sulla barra della formula è il contenuto della cella.
Posizionarsi sulla cella B1 e scrivere “cella B1”, infine premere INVIO.

FIG. 4.06

Il testo della cella A1 è stato tagliato per fare posto al testo della cella B1.
In generale, quando si inserisce un testo che supera la dimensione della cella, succede quanto segue:
• Se le celle seguenti sono vuote, la frase è visualizzata anche sulle celle seguenti;
• Se le celle seguenti non sono vuote, la frase è tagliata.
La parte tagliata del testo rimane comunque memorizzata all’interno della cella. Per verificarlo si
deve rendere attiva la cella e controllare la barra della formula. Provare a cliccare sulla cella A1.

FIG. 4.07
All’interno della cella A1 si legge solamente “contenuto”, mentre nella barra della formula si legge
“contenuto della cella A1”. Excel memorizza il contenuto della barra della formula.
Per vedere anche nel foglio di lavoro, cioè all’interno delle celle, tutto quello che è stato scritto, si
devono cambiare le dimensioni delle celle, quindi ingrandire le celle.

Per rendere le celle più grandi o più piccole si può utilizzare il puntatore del mouse. Si deve portare
il puntatore del mouse a metà tra due intestazioni di riga o di colonna (per esempio tra la riga 1 e la
riga2, oppure tra la colonna B e la colonna C). Le intestazioni sono i nomi delle righe e delle
colonne, visualizzate con la forma di celle di colore grigio sopra il foglio di lavoro (colonne) o a
sinistra (righe). Quando il puntatore del mouse si trova in mezzo a due intestazioni cambia forma:
diventa una doppia freccia nera, come mostrato nella figura 4.08.
 FIG. 4.08

Quando il puntatore assume questa forma, si deve cliccare e tenere premuto il pulsante sinistro del
mouse, quindi muovere la mano a destra (per allargare) o a sinistra (per stringere). Una volta trovata
la dimensione corretta, si deve rilasciare il pulsante sinistro del mouse.

FIG. 4.09

Ora si riesce a vedere l’intero contenuto della cella A1.

Si nota che non è stata ingrandita solo la cella A1, ma l’intera colonna A. Infatti è possibile
allargare o stringere sempre e solo intere colonne o intere righe.
Quanto detto per le colonne vale anche per le righe. Quindi per modificare la dimensione di una riga
si deve portare il puntatore del mouse nelle intestazioni di riga, fino a quando assume la forma di
una doppia freccia. Si deve cliccare sul pulsante sinistro, muovere la mano verso l’alto o verso il
basso e rilasciare il pulsante del mouse.
Un altro modo per modificare le dimensioni delle colonne è utilizzare il menu FORMATO –
COLONNA – LARGHEZZA

FIG. 4.10

Si apre una finestra nella quale si deve digitare la dimensione della colonna in punti. Questa unità di
misura è specifica per le colonne di Excel, quindi non si può fare riferimento con i punti dei
caratteri o con altre unità di misura: non esiste una corrispondenza in cm. Si devono provare varie
dimensioni, finché non si trova quella adatta. La misura normale, predefinita, delle celle è 8,43
punti.
Per le righe il comando è FORMATO – RIGA – ALTEZZA e si deve digitare la misura. Anche per
le righe l’unità non ha corrispondenze con altre misure. Non si possono nemmeno paragonare le
misure delle righe e delle colonne tra di loro, perché sono diverse. Per esempio provare a mettere lo
stesso numero come dimensione di una riga e di una colonna. La larghezza della colonna risulta
diversa dall’altezza della riga.

Un comando molto comodo permette di dare la dimensione giusta, delle colonne o delle righe,
senza scrivere il numero e senza provare ad allargare manualmente (quindi non per tentativi). Excel
controlla il contenuto dell’intera colonna (o riga) e allarga la colonna in modo che sia visibile il
testo più lungo di tutte le celle della colonna.
Si deve portare il puntatore del mouse sulle intestazioni di colonna (o riga), aspettare che assuma la
forma di una doppia freccia nera. Quindi, invece di fare clic e trascinare, si deve fare un doppio clic.
Automaticamente Excel cambia la dimensione della colonna (o riga) a seconda del contenuto della
colonna stessa. Questo comando si chiama ADATTA.
ESEMPIO. Scrivere nella colonna C, a partire dalla cella C1, i seguenti nominativi, uno per cella
(per il momento senza preoccuparci della dimensione delle celle).
1. Alessandro Manzoni
2. Ettore Fieramosca
3. Pier Ferdinando Lante Della Rovere
4. Uto Ughi
Premere INVIO dopo ogni nome. Il risultato si vede nella figura 4.11.

FIG. 4.11

Portare il puntatore del mouse tra le intestazioni della colonna C e D, aspettare che assuma la forma
di una doppia freccia nera e fare doppio clic. Il risultato è quello della figura 4.12.

FIG. 4.12

N. B. Può succedere che non si riesca a modificare le dimensioni delle colonne o delle righe. Questo
di solito accade quando non si è ancora confermato l’inserimento di una cella, quando cioè non è
stato premuto INVIO. Se questi comandi non riescono, controllate la cella attiva: c’è il cursore che
lampeggia. Premere INVIO.
 CAPITOLO QUINTO

SELEZIONARE

SELEZIONARE CON LA
TASTIERA
Selezionare significa dire al computer con quali celle si intende lavorare. Quando si seleziona una
parte del foglio, si lavora solo con quella: tutti i comandi volgono solo per le celle selezionate, non
per tutte le altre.
Un caso particolare di selezione è la cella attiva. La cella attiva è quella in cui scriviamo e
lavoriamo. Prima di inserire i dati, si deve sempre scegliere la cella attiva, cioè farci un clic sopra,
in altra parole selezionare la cella di lavoro.
In generale si utilizza la selezione per utilizzare gli stessi comandi su un gruppo di celle, per
esempio colorare i bordi di una tabella. Senza la selezione, si dovrebbero prendere, una ad una, tutte
le celle della tabella (potrebbero essere poche decine, centinaia o più ancora) e, dopo aver attivato
ogni singola cella colorarne il bordo. Questo significherebbe ripetere la stessa operazione (colore
del bordo) per tutte le celle, cioè decine, centinaia di volte. Utilizzando la selezione, invece, il
comando (colorare il bordo) è unico.
Si può dire, in modo informale, che selezionare è come rendere attive tante celle
contemporaneamente.
Quando si selezionano le celle, queste cambiano colore: di solito diventano nere. Ciò serve per
indicare quali sono le celle selezionate e quali quelle escluse.

Per selezionare con la tastiera si utilizzano le frecce direzione (le stesse che servono per cambiare
cella) insieme al tasto SHIFT, quello delle maiuscole, chiamato anche MAIUSC e che viene
rappresentato nella tastiera con una freccia verso l’alto. Ci sono 2 tasti SHIFT nella tastiera, uno alla
sinistra dei caratteri e uno alla destra, sotto l’INVIO.
Il tasto SHIFT da solo non ha valore, non fa niente, quindi provando a premerlo e rilasciarlo sulla
tastiera, non succede nulla. Ha validità solo se premuto contemporaneamente ad altri tasti, per
esempio insieme alle frecce direzione.
Per selezionare si deve:
1. premere e tenere premuto il tasto SHIFT;
2. tenendo premuto il tasto SHIFT, premere e mollare le frecce direzione (a seconda di cosa si
vuole selezionare);
3. mollare il tasto SHIFT.
Le celle selezionate vengono visualizzate come nella figura 5.01.

FIG. 5.01

Le celle selezionate sono quelle comprese tra la B2 e la C4. Sono tutte evidenziate, tranne la cella
B2, quella di partenza, che è bianca, comunque con il contorno marcato.
Per togliere la selezione è sufficiente rendere attiva una cella, per esempio facendo un clic su una
qualsiasi.

SELEZIONARE CON IL
MOUSE
A seconda delle operazioni che si intendono fare, può essere più comodo utilizzare il mouse per
selezionare. Cambia il modo in cui si “evidenziano” le celle, ma non il risultato. Quindi selezionare
con la tastiera o con il mouse è equivalente.
Il modo più semplice di selezionare con il mouse è:

1. portare il puntatore del mouse sopra una cella;

2. premere e tenere premuto il tasto sinistro del mouse;
3. spostare il puntatore del mouse, tenendo premuto il tasto sinistro;
4. alla fine rilasciare il puntatore del mouse.

Tutte le celle su cui si passa vengono selezionate.

Per togliere la selezione è sufficiente fare un clic su una cella qualsiasi.
Questo metodo è quello più utilizzato, ma non sarebbe conveniente.
Per esempio si vogliono selezionare le celle comprese tra la B2 e la R50. Si provi con il metodo
precedente. Si fa difficoltà a fermarsi sulla riga e sulla colonna esatta.
Quando si vuole selezionare una tabella che è più larga della schermata (celle visibili sul monitor), è
molto utile il metodo seguente, che sfrutta una semplice proprietà della geometria: per rappresentare
un rettangolo (la nostra selezione) si possono usare due vertici opposti (due celle agli angoli opposti
della tabella).
ESEMPIO. Si vogliono selezionare le celle comprese tra la B2 e la R50. Si procede in questo modo:

1. Fare un clic sulla prima cella della tabella, quella più in alto e più a sinistra, la cella B2.
Questa diventa la cella attiva.
2. Ora si deve cercare l’ultima cella, quella più in basso e più a destra, la cella R50, senza
cambiare cella attiva. Utilizzare le barre di scorrimento (capitolo 2) fino a visualizzare
l’ultima cella. In questo modo, la cella attiva è ancora la B2.
3. Premere e tenere premuto, il tasto SHIFT sulla tastiera.
4. Fare un clic con il tasto sinistro del mouse, sempre tenendo premuto SHIFT, sulla cella R50.
5. Mollare il tasto SHIFT.

Risultano selezionate tutte le celle tra la prima e l’ultima.

SELEZIONARE COLONNE
E RIGHE
Per selezionare un’intera colonna o un’intera riga si deve fare un clic sull’intestazione di colonna o
di riga corrispondente: sui nomi delle colonne o delle righe intorno al foglio, rappresentati da celle
grigie. In questo modo si seleziona l’intera colonna (riga) dalla prima all’ultima cella. Per esempio
selezionare la colonna B significa selezionare tutte le celle comprese tra la B1 e la B65.535.
Per selezionare più righe o più colonne si deve selezionare la prima, tenere premuto il pulsante
sinistro del mouse e muoversi sulle intestazioni fino all’ultima che si intende includere.
ESEMPIO. Selezionare le colonne dalla B alla F.
Portare il puntatore del mouse sopra l’intestazione della colonna B. Fare clic con il pulsante sinistro
del mouse e tenerlo premuto, come mostrato nella figura 5.02.

FIG. 5.02

Sempre tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse, spostarsi verso destra, fino ad arrivare sopra
F. Mollare il pulsante del mouse.

Per selezionare l’intero foglio di lavoro, si deve portare il puntatore del mouse nella casella grigia in
alto a sinistra, tra le intestazioni di riga e di colonna e si deve fare un clic. La zona è mostrata nella
figura 5.03 dal rettangolo rosso.
 FIG. 5.03

CAMBIARE LA
LARGHEZZA A PIÙ
COLONNE
Vediamo un esempio di come possono essere utilizzate le selezioni. Nel capitolo 4 è spiegato come
cambiare la larghezza di una colonna. Vediamo come cambiare la larghezza di tante colonne,
contemporaneamente. L’unica differenza rispetto al capitolo 4 è che, prima di fare il comando, si
devono selezionare le colonne da modificare.
ESEMPIO. Si vuole che le colonne B, C e D abbiano la dimensione 5.
Selezionare le colonne B, C e D. Fare il comando FORMATO – COLONNA – LARGHEZZA.
Digitare il valore 5 e fare clic sul pulsante OK. Contemporaneamente tutte e tre le colonne
prendono la stessa dimensione.

INSERIRE RIGHE E
COLONNE
Succede spesso di scrivere un’intera tabella e alla fine accorgersi di aver dimenticato una riga o una
colonna. Invece di rifare tutto daccapo, si possono inserire solo le righe o le colone mancanti.
Per aggiungere una colonna si deve selezionare una cella, aprire il menu INSERISCI, nella lista di
comandi e fare un clic sopra COLONNE. La colonna viene inserita a sinistra della cella selezionata.
Per aggiungere una riga si deve selezionare una cella, aprire il menu INSERISCI e fare un clic sopra
RIGHE. La riga viene inserita sopra la cella selezionata.
ESEMPIO. Digitare la seguente tabella, sulle stesse celle.
 FIG. 5.04

Selezionare la cella C3 e dare il comando INSERISCI – COLONNE. Il risultato si vede sulla figura
5.05.

FIG. 5.05

Selezionare la cella E5 e dare il comando INSERISCI – RIGHE. Il risultato si vede nella figura
5.06.

FIG. 5.06

Per inserire più colonne o più righe si procede in questo modo: selezionare lo stesso numero di
colonne (o righe) che si vogliono aggiungere, poi il comando INSERISCI – COLONNE (o
RIGHE). La differenza rispetto a prima è che, invece di cliccare su una cella, si selezionano più
righe o più colonne.
ESEMPIO. Cancellare la tabella dell’esempio precedente: selezionare tutta la tabella e premere il
tasto CANC. Digitare nella cella B2 la parola “prima”, poi nella cella B3 la parola “seconda”.
Selezionare 3 righe, dalla 3 alla 5, come mostrato nella figura 5.07.
 FIG. 5.07

Lanciare il comando INSERISCI – RIGHE.

FIG. 5.08

ELIMINARE RIGHE E
COLONNE
Per eliminare una o più righe (o colonne) si procede come segue:

1. Selezionare la riga o le righe (o colonne) da eliminare;

2. Utilizzare il comando MODIFICA – ELIMINA.

Eliminare una riga significa toglierla completamente dal foglio di lavoro, comprese tutte le celle e
tutte le informazioni delle celle.
È diverso eliminare una riga da premere il tasto CANC. Vediamo la differenza con un esempio.
ESEMPIO. Prendere un nuovo file, con il pulsante NUOVO, (quello con l’icona del foglio bianco,
in alto a sinistra).
Scrivere quanto segue, come mostrato nella figura 5.09:
nella cella B2 PRIMA
nella cella B3 SECONDA
nella cella B4 TERZA
 FIG. 5.09

Selezionare la riga 3, facendo un clic sull’intestazione di riga 3 (sulla cella grigia) e premere il tasto
CANC. In questo modo è stato eliminato il contenuto della riga 3, cioè tutto quello che contenevano
le celle, non la riga 3. Come mostrato nella figura 5.10.

FIG. 5.10

Ripetere l’esercizio dall’inizio. Quando è stata selezionata la riga 3, invece di premere CANC,
utilizzare il comando MODIFICA – ELIMINA. È stata effettivamente eliminata la riga: la riga è
sparita dal foglio, come mostrato nella figura 5.11.

FIG. 5.11

Si vede infatti che le parole PRIMA e TERZA sono su righe adiacenti, nella figura 5.10 si
trovavano ad una riga di distanza.
 CAPITOLO SESTO

ORGANIZZARE CARTELLE

CARTELLE DI LAVORO E
FOGLI
Le prime versioni di Excel mettevano a disposizione un unico foglio di lavoro per ogni file. Nelle
ultime versioni, invece, il programma mette a disposizione più fogli di lavoro per un singolo file,
che viene chiamato cartella di lavoro. Se non si sceglie un nome per il file, Excel utilizza
CARTEL1.
Ogni cartella di lavoro comprende 3 fogli di lavoro, ai quali ne possono essere aggiunti altri, fino ad
un massimo di 256 (complessivi). Ogni foglio di calcolo ha un nome. All’inizio i nomi sono:
Foglio1, Foglio2, Foglio3. I nomi e l’ordine possono essere modificati.
Quando si apre un nuovo file di Excel, si inizia a lavorare sul Foglio1. Per cambiare foglio di lavoro
si deve fare un clic sul nome del foglio nel quale si vuole lavorare, nella barra di scorrimento dei
fogli rappresentata sulla figura 6.01.

FIG. 6.01

La barra si trova in basso, alla fine della finestra di Excel.

Ogni volta che si fa un clic sul nome di un foglio si passa a lavorare con quel foglio. La barra
mostra qual è il foglio attivo (cioè quello in cui si sta lavorando). Nella figura 6.01 è il Foglio1.
AGGIUNGERE FOGLI DI
LAVORO
Per inserire un foglio di lavoro si utilizza il comando INSERISCI – FOGLIO DI LAVORO. Il
nuovo foglio viene aggiunto davanti al precedente.
ESEMPIO. Fare un clic sul Foglio2. Richiamare il comando INSERISCI - FOGLIO DI LAVORO.
Il risultato si vede sulla figura 6.02.

FIG. 6.02

Come si nota, è stato aggiunto alla cartella di lavoro il Foglio4, che si è posizionato davanti al
Foglio2.
Per Excel non è importante l’ordine dei fogli, lo è invece per le persone. È semplicissimo cambiare
l’ordine dei fogli: si deve fare un clic con il pulsante sinistro del mouse sopra il nome del foglio da
spostare, tenere premuto il tasto sinistro e muovere il foglio all’interno della barra dei fogli. Quando
si trova la posizione che interessa, si lascia il pulsante del mouse.
ESEMPIO. Sistemare il Foglio4, mettendolo dopo il Foglio3.
Portare il puntatore del mouse sopra Foglio4, nella barra dei fogli. Cliccare e tenere premuto il
pulsante sinistro del mouse.

FIG. 6.03

Sempre tenendo premuto il pulsante del mouse, muovere il puntatore, seguendo la barra, fino ad
arrivare subito dopo il Foglio3. La freccia rossa sulla figura 6.03 indica il segnale che utilizza Excel
per mostrare dove viene messo il foglio, mollando il pulsante del mouse. Quel segnale deve essere
visualizzato dopo il Foglio3. Rilasciare il tasto sinistro del mouse.

FIG. 6.04
ESEMPIO. Aggiungere fogli di lavoro, fino ad arrivare al Foglio12.
Selezionare il Foglio4, con un clic. Utilizzare il comando INSERISCI – FOGLIO DI LAVORO più
volte, finché non si arriva al Foglio12.

FIG. 6.05

Come si vede nella figura 6.05, la barra dei fogli non riesce a visualizzare tutti i nomi
contemporaneamente. Per vedere i nomi mancanti si utilizzano i pulsanti con le frecce, a sinistra
nella barra. Le frecce singole mandano avanti o indietro di un foglio, mentre le frecce con il trattino,
mandano al primo o all’ultimo. È importante capire che i pulsanti con le frecce non cambiano il
foglio attivo, ma solo i nomi visualizzati sulla barra. Quindi, se il foglio attivo è il Foglio12, come
nella figura 6.05, e si utilizzano le frecce per vedere il nome del Foglio6, si continua a lavorare con
il Foglio12.
ESEMPIO. Fare clic su Foglio12, nella barra dei fogli. Il risultato è quello della figura 6.05. Portare
il puntatore del mouse sopra la freccia verso destra, quella senza trattino. Fare più clic, fino a
visualizzare il nome Foglio6. Ecco il risultato.

FIG. 6.06

Osservate bene la figura 6.06, il foglio attivo è ancora il Foglio12.

Se avessimo voluto lavorare con il Foglio6, dopo aver fatto le operazioni precedenti, avremmo
dovuto anche fare un clic sopra Foglio6.

ELIMINARE FOGLI DI
LAVORO
Per eliminare un foglio di lavoro si devono fare le operazioni seguenti.

1. Rendere attivo il foglio da eliminare, facendo un clic sul nome del foglio;
2. Utilizzare il comando MODIFICA – ELIMINA FOGLIO

N.B. Non si trova il comando ELIMINA FOGLIO all’interno del menu MODIFICA. Come
spiegato nel primo capitolo, in questa versione di Excel, quando si apre un menu la lista dei
comandi non è completa. Per rendere completa la lista si deve fare un clic alla fine della lista stessa,
dove c’è una doppia freccia nera. Dopo aver fatto questa operazione è visualizzato il comando
ELIMINA FOGLIO. Se non è ancora chiaro, tornare al primo capitolo.
CAMBIARE NOME AI
FOGLI DI LAVORO
Per cambiare nome ad un foglio di lavoro si deve fare un clic con il tasto destro sopra il nome del
foglio, nella barra dei fogli. Appare la seguente lista dei comandi.

FIG. 6.07

Portare il puntatore del mouse sopra il comando RINOMINA e fare un clic, con il tasto sinistro.
Digitare il nome che si vuole attribuire al foglio (senza fare ulteriori clic). Per confermare premere
INVIO sulla tastiera.
 CAPITOLO SETTIMO

FILE

FILE NUOVO
Prendere un nuovo file significa incominciare un nuovo lavoro. In qualsiasi momento è possibile
terminare un lavoro e cominciarne un altro, facendo un clic sul pulsante NUOVO, evidenziato da un
rettangolo rosso nella figura 7.01. Il pulsante si trova in alto a sinistra, nella barra degli strumenti,
corrisponde al comando NUOVO, che si trova aprendo il menu FILE.

FIG. 7.01

Con questa operazione Excel apre un nuovo file, che prende il nome di CARTEL2 (il numero
aumenta ogni volta). Nella barra delle applicazioni, quella dove si trova START, sono visualizzati
due pulsanti che rappresentano i due file di Excel aperti (aprendo più file si trova un pulsante per
ogni file aperto).

FIG. 7.02

Nella figura 7.02 si nota che ci sono due file aperti: Cartel1 e Cartel2. Il file che si vede nella
finestra di Excel è Cartel2: quello che ha il pulsante premuto. Per tornare a lavorare con il file
Cartel1 si deve premere il rispettivo pulsante. In generale, quando ci sono più file aperti, ad ogni file
corrisponde un pulsante sulla barra delle applicazioni. Il file che si utilizza è quello con il pulsante
premuto, per passare ad un altro file si deve fare un clic sul pulsante con il nome del file.
Il numero massimo di file nuovi che si possono creare dipende dalla quantità di memoria del
computer.
Un altro modo di vedere quali sono i file aperti è quello di utilizzare il menu FINESTRA: aprendo il
menu finestra, alla fine dei comandi, si trova la lista dei file aperti. In questa lista un solo nome di
file ha una V di fianco, quello è il file attivo. Per passare da un file all’altro si deve aprire il menu
FINESTRA e fare un clic sul nome del file.
La figura 7.03 mostra il menu FINESTRA con i file CARTEL1 e CARTEL2. CARTEL1 è il file
attivo.
 FIG. 7.03

FILE SALVA CON NOME

Fare un clic sul pulsante del file CARTEL2. Scrivere quanto segue, a partire dalla cella B2, una riga
in una cella.

B2: File Cartel2

B3: Prova di memorizzazione
B4: Prima volta

Come mostrato nella figura 7.04.

FIG. 7.04
Il nome del file, Cartel2, è visualizzato, oltre che nel pulsante sulla barra delle applicazioni, anche
sulla barra del titolo (quella blu in alto). Il lavoro che stiamo facendo, come qualsiasi altro lavoro
con il computer, è temporaneamente memorizzato sulla memoria RAM. La memoria RAM è una
memoria volatile, cioè perde tutto il suo contenuto quando viene tolta la corrente, quando cioè si
spegne il computer. Questo significa che, se non si dice niente, ogni volta che viene spento il
computer e poi riacceso, si deve ricominciare il lavoro dall’inizio. Di solito, invece, si vogliono
memorizzare i lavori in modo da poterli successivamente riprendere per modificarli o ampliarli.
Per memorizzare un file e riprenderlo in seguito si utilizza un’altra memoria: la memoria su dischi
(di solito HARD DISK o FLOPPY DISK). La memoria RAM è utilizzata come memoria di lavoro
(temporanea) dal computer, in quanto è veloce. I dischi sono utilizzati come memoria permanente:
quando si registra un file sull’hard disk, questo rimane “per sempre”. Permanente significa che il
file memorizzato rimane finché non si decide di cancellarlo. Non viene utilizzato l’hard disk
direttamente come memoria di lavoro perché è molto più lento della RAM.
Ogni volta che siamo interessati a mantenere un file dobbiamo memorizzarlo, cioè dire
esplicitamente a Excel di registrare il file sull’hard disk.
Questa operazione viene fatta con il comando SALVA CON NOME. Questo comando si trova
nella barra degli strumenti, vicino al pulsante NUOVO, oppure all’interno del menu FILE. La figura
7.05 mostra il pulsante, contornato da un rettangolo rosso.

FIG. 7.05

Quando si fa un clic su questo pulsante, appare la finestra SALVA CON NOME, visualizzata nella
figura 7.06.

FIG. 7.06
In questa finestra si devono indicare due cose:
1. La directory in cui memorizzare il file nella tendina in alto evidenziata dal rettangolo rosso
che si chiama SALVA IN. Se non si specifica una directory, Excel utilizza la cartella
DOCUMENTI.
2. Il nome del file, sulla casella in basso evidenziata dal rettangolo rosso. Si deve fare un clic
dentro la casella bianca, cancellare il nome predefinito e scrivere il nuovo nome. Se non si
digita niente Excel utilizza Cartel1, Cartel2, ecc., come si vede nella figura 7.06. Provare a
scrivere magico.
3. Fare un clic sul pulsante SALVA.
La finestra SALVA CON NOME sparisce e sembra che non sia successo niente. Osservando più
attentamente si notano due cose:
1. è cambiato il nome del file sulla barra del titolo in alto;
2. è cambiato il nome del file sul pulsante nella barra delle applicazioni in basso.
Come si vede nella figura 7.07.

FIG. 7.07 barra del titolo

 FIG. 7.07 barra delle applicazioni

Questo indica che il file è stato registrato nell’hard disk.

Chiudere Excel, utilizzando il comando FILE – ESCI. Quando si esegue questo comando, il
computer, prima di chiudere il programma Excel, chiude tutti i file aperti dentro Excel. Per i file che
sono stati registrati sull’hard disk non ci sono problemi. Se però sono stati creati nuovi file e non
sono stati salvati con nome, Excel chiede se veramente si vogliono chiudere. Abbiamo aperto due
file: Cartel1 e Cartel2. All’inizio si trovavano entrambi sulla memoria RAM. Poi abbiamo registrato
Cartel2 sull’hard disk e gli abbiamo dato il nome “magico”. Quando abbiamo utilizzato il comando
FILE – ESCI, Excel ha chiuso senza problemi il file magico, per il file Cartel1 invece ci avverte
che:
1. Cartel1 si trova sulla memoria RAM;
2. Se lo chiudiamo viene perso per sempre.
Excel chiede quindi se si intende memorizzarlo nell’hard disk. Purtroppo tutto ciò è fatto con la
seguente finestra:

FIG. 7.08

Ci sono tre possibilità:

1. Il pulsante SÌ manda alla finestra SALVA CON NOME, vista prima e che serve per
memorizzare il file sull’hard disk.
2. Il pulsante NO chiude il file, senza memorizzarlo.
3. Il pulsante ANNULLA fa tornare a Excel, praticamente annulla il comando dato prima:
FILE – ESCI.

FILE APRI
Riaprire Excel. Ogni volta si trova un nuovo file Cartel1, sul quale lavorare. Spesso si vuole, invece
di cominciare un nuovo lavoro, riprendere un file già iniziato. Questo significa dire al computer di
andare a prendere il file nell’hard disk, leggerlo e memorizzarlo sulla memoria di lavoro: la RAM.
Questa operazione in termini informatici è chiamata aprire il file.
Per aprire un file si utilizza il comando APRI, che si trova nella barra degli strumenti, vicini al
pulsante NUOVO o nel menu FILE. Il pulsante apri è evidenziato, nella figura 7.09, con un
rettangolo rosso.
 FIG. 7.09

Dopo aver fatto un clic sul pulsante APRI, appare la finestra 7.10, molto simile alla finestra
SALVA CON NOME.

FIG. 7.10

Si devono indicare due cose:

1. La directory in cui si trova il file, utilizzando la tendina CERCA IN, evidenziata dal
rettangolo rosso in alto;
2. Il nome del file. Una volta scelta la directory, nella parte centrale della finestra appare la
lista di tutti i file contenuti nella cartella stessa. Si deve fare un doppio clic sul nome del file
che serve, nel nostro caso magico.
Fatte queste operazioni si apre il file scelto e si può riprendere il lavoro da dove era stato lasciato. Il
risultato finale è lo stesso che si otterrebbe facendo il lavoro tutto di seguito.
Scrivere, nella cella B5, “seconda volta”. Il risultato dovrebbe essere il seguente.

FIG. 7.11
FILE SALVA
Le nuove modifiche sono memorizzate nella memoria RAM. Questo significa che, se vogliamo
tenere tutte le modifiche, dobbiamo registrare sull’hard disk. Non è più necessario ripetere tutte le
fasi precedenti, in quanto Excel conosce già la directory in cui si intende memorizzare il file, e
conosce anche il nome del file. Quindi per memorizzare le modifiche si utilizza il comando
SALVA, anziché SALVA CON NOME. Il comando SALVA si trova nella barra degli strumenti,
come mostrato nella figura 7.12, o all’interno del menu FILE.

7.12

Il pulsante è lo stesso di prima. In effetti, i comandi SALVA e SALVA CON NOME sono la stessa
cosa. La differenza è che il primo si utilizza quando il file è già stato registrato in precedenza, il
secondo si utilizza la prima volta che si salva il file.
 CAPITOLO OTTAVO

OPERAZIONI

FORMULE
Uno degli obiettivi dei fogli di calcolo è di fornire il risultato di operazioni matematiche.
Scrivere l’operazione 5 + 6 nella cella B2 e premere INVIO, come mostrato nella figura 8.01.

FIG.8.01

Si nota che Excel, invece di calcolare il risultato, riporta esattamente quanto scritto. Il problema è
che il programma non può conoscere le nostre intenzioni. Per Excel è stato scritto un testo, che è
stato riportato esattamente.
Si deve, pertanto, specificare ad Excel che si vuole scrivere un’operazione e che interessa il risultato
di questa operazione. Per fare ciò, si deve digitare il simbolo di uguale, “=”, davanti all’operazione.
Il simbolo = indica ad Excel di fare i calcoli e riportare il risultato.
In Excel le operazioni sono chiamate FORMULE.
ESEMPIO. Calcolaare l’operazione precedente.
Si deve rendere attiva la cella B3 e scrivere: =5+6 (senza spazi).
Alla fine premere INVIO. Il risultato si vede sulla figura 8.02.

FIG.8.02
Nella cella B3 è visualizzato il risultato: 11.
Fare un clic sulla cella B3.

FIG.8.03

All’interno della cella è visualizzato il risultato, ma nella barra della formula c’è esattamente quello
che è stato digitato: vale a dire la formula stessa.
Excel memorizza la formula, non il risultato. Ogni volta che si apre un file, sono ricalcolati tutti i
risultati e, se i dati delle operazioni sono cambiati, si otterranno i nuovi risultati.
È importante ricordare che, per sapere cosa c’è all’interno di una cella, si deve fare clic sulla
cella e guardare la barra della formula. Non ci si deve fidare di quello che si vede sulla cella.

Le operazioni di base che Excel ci permette di fare sono le seguenti:

OPERAZIONE SIMBOLO POSIZIONE DEL SIMBOLO

Addizione + tastierino numerico a destra della tastiera
Sottrazione - tastierino numerico a destra della tastiera
Moltiplicazione * tastierino numerico a destra della tastiera
Divisione / tastierino numerico a destra della tastiera
Elevamento a potenza ^ sopra la ì accentata, con il tasto SHIFT
ESEMPIO. Provare le varie operazioni, una per cella, con i numeri 5 e 6:
Nella cella C2 scrivere =6+5
Nella cella C3 scrivere =6-5
Nella cella C4 scrivere =6*5
Nella cella C5 scrivere =6/5
Nella cella C6 scrivere =6^5 (questo significa 65)
I risultati sono visualizzati nella figura 8.04.

FIG.8.04

Normalmente si necessita di scrivere formule più complesse. Per farlo si devono conoscere alcune
regole matematiche. Per esempio, il risultato di 2*3+4 è 10 oppure 14? E il risultato di 2*2^3 è 16 o
64?
Per determinare il risultato si deve ricordare l’ordine di precedenza degli operatori matematici:

1. Prima sono calcolati gli elevamenti a potenza ^

2. Poi sono calcolate le moltiplicazioni e divisioni *e/
3. Alla fine sono calcolate le addizioni e sottrazioni +e–

I risultati delle formule precedenti sono, rispettivamente, 10 e 16.

Quando non si è sicuri e quando si vuole impartire un ordine diverso alle operazioni, si devono
utilizzare le parentesi ( ).
La prima operazione può essere scritta come (2*3)+4, in questo caso il risultato è sicuramente 10.
Le parentesi non sono necessarie, ma aiutano a capire l’operazione.
Volendo ottenere 14, si dovrebbe scrivere 2*(3+4). In questo caso le parentesi sarebbero
obbligatorie.
La seconda formula può essere scritta come 2*(2^3), perciò risulta 16. Le parentesi in questo caso
non sono obbligatorie. Se si volesse ottenere 64 si dovrebbe scrivere (2*2)^3.
Per provare gli esempi precedenti si deve ricordare che in Excel è obbligatorio mettere il simbolo
“=” davanti ad ogni formula.

ESEMPIO. Fare un clic su Foglio2 nella barra dei fogli. Nella cella B2 scrivere la seguente formula:
=2+4*6-16/4
Il risultato è 22, infatti, Excel calcola prima 4*6=24 e 16/4=4, poi calcola 2+24-4=22.
Provare a scrivere sulla cella B3 la formula:
=2+(4*6)-(16/4)
Il risultato è lo stesso.
Scrivere nella cella B4 la formula:
=(2+4)*(6-16)/4
Il risultato è –15. Excel calcola prima 2+4=6 e 6-16= -10. Poi calcola 6 * (-10) /4 = -15.

ESEMPIO. Qual è il risultato di 2*3-4+8/2*6-32/4+10*2/4?

Il risultato è 23. Scrivere la formula su una cella.
Provare a mettere le parentesi: (2*3)-4+(8/2*6)-(32/4)+((10*2)/4). Pur essendo la stessa operazione
della domanda, è più facile da capire.

Quanto visto finora è esattamente quello che succede dovendo scrivere le stesse operazioni su una
calcolatrice, Excel si comporta allo stesso modo.
Fino a questo punto sono stati utilizzati solo numeri. Excel è in grado di utilizzare anche celle per
fare formule. Si possono inserire operazioni con le celle, per esempio sommare la cella A1 con la
cella A2. Cosa significa sommare due celle, o in generale fare operazioni con le celle?

ESEMPIO. Copiare la seguente tabella di numeri, a partire dalla cella B2, nel Foglio3.

FIG.8.05

Nella cella D2 digitare la seguente formula, poi premere INVIO.

=B2+C2
Nella cella D2 è visualizzato il risultato, 13.
 FIG.8.06

Ogni cella del foglio di lavoro ha un nome, composto dal nome della colonna e dal nome della riga.
Non esistono due celle, sullo stesso foglio, con lo stesso nome. Scrivendo la formula =B2+C2,
Excel sostituisce B2 con il contenuto della cella, cioè con 10. Fa lo stesso con la cella C2, quindi
calcola 10 + 3. Come si vede nella figura 8.06, nella barra della formula è memorizzata la formula,
non il risultato. Perché Excel non memorizza il risultato?
Per rispondere facciamo una prova: nella cella C2 scrivere 15 al posto di 3. Premendo INVIO viene
automaticamente aggiornato il risultato, come si vede nella figura 8.07.

FIG.8.07

Si possono cambiare i dati delle celle quante volte si desidera, Excel ogni volta calcola e visualizza
il nuovo risultato. Questo è uno dei motivi per cui sono utilizzati i fogli di calcolo: si prepara una
tabella con tutte le formule necessarie, poi, ogni volta che serve un nuovo risultato la tabella è già
pronta, è sufficiente sostituire i dati.
Provare le altre operazioni:
Nella cella D3 scrivere = B3-C3.
Nella cella D4 scrivere B4*C4.
Nella cella D5 scrivere =B5/C5.
Nella cella D6 scrivere B6^C6.
 FIG.8.08

È possibile anche creare formule sia con celle sia con numeri.

ESEMPIO. Scrivere nella cella E1 la formula =B2*2. Il risultato è ovviamente 20.

È possibile creare formule utilizzando celle che a loro volta hanno una formula. Excel per trovare il
risultato utilizza quello della cella richiamata.
ESEMPIO. Nella cella E2 scrivere la seguente formula:
=4+D2-B2
Il risultato è 19. Excel sostituisce D2 con il risultato della formula scritta in D2, quindi 25. Quindi
l’operazione diventa 4+25-10.

ERRORI
Le formule devono essere scritte esattamente, senza errori di digitazione. Excel deve interpretare la
formula, perché se incontra errori di digitazione, sbaglia anche il programma. Scrivendo B al posto
di B2, Excel non può capire di cosa si tratta. Quando il programma non è in grado di capire la
formula, è segnalato un errore.
Sono considerati di seguito gli errori più frequenti.
Aprire un nuovo file (con il comando NUOVO).

1. Excel non distingue tra maiuscole o minuscole, quindi è indifferente scrivere una formula in
uno dei due modi.
ESEMPIO. Scrivere 10 nella cella A1 e 20 nella cella B1. Scrivere le formule seguenti:
nella cella C1: =A1+B1
nella cella C2: =a1+b1
nella cella C3: =A1+b1
nella cella C4: =a1+B1
Il risultato è sempre lo stesso. Excel, comunque, trasforma in maiuscolo la formula.

2. Gli errori più frequenti sono quelli di digitazione.

ESEMPIO. Scrivere nella cella D1 la formula: =a1+b
Come si vede nella figura 8.09, Excel segnala un errore: #NOME?
Questo significa che l’applicazione, arrivata a “b”, non è in grado di capire.
 FIG.8.09

ESEMPIO. Scrivere nella cella D2 la formula: =a1b1

È stato dimenticato il simbolo di addizione. L’errore, per Excel, è equivalente al precedente.

FIG.8.10

In generale, qualsiasi errore di digitazione, dopo il simbolo “=”, è segnalato con #NOME?

3. Un altro errore frequente è scrivere la formula senza il simbolo “=” davanti. In questo caso
Excel non segnala errori, perché interpreta la formula come un semplice testo.
ESEMPIO. Scrivere nella cella E1 la formula: a1+b1.
Il programma lo interpreta come testo, quindi non calcola il risultato, lo riporta esattamente
come è stato digitato.

4. Se le formule richiedono parentesi, si deve ricordare di chiudere tutte le parentesi aperte,

altrimenti Excel segnala l’errore.
ESEMPIO. Provare a scrivere nella cella E2 la formula: =(a1+b1
Excel si accorge della parentesi mancante e avverte, come si vede nella figura 8.11.

FIG.8.11

In questi casi il programma tenta di correggere la formula. Nella figura 8.12 si vede la
correzione suggerita. Se è quella giusta, si deve fare un clic sul pulsante SÌ, altrimenti sul
pulsante NO e passare a fare la correzione a mano. Nel primo caso la formula viene corretta
automaticamente e tutto finisce. Nel secondo caso Excel indica l’errore, come mostrato nella
figura 8.12.
 FIG. 8.12

Si deve per forza fare un clic sul pulsante OK e correggere la formula. Finché non si elimina
l’errore, si ritorna alla finestra 8.12. Se non si riesce a trovare l’errore, conviene cancellare
l’intera formula e ripartire da zero.

5. RIFERIMENTO CIRCOLARE. Questo errore è il più difficile da capire.

Le formule sono scritte in una cella del foglio di lavoro e calcolano un risultato utilizzando
altre celle. Non si deve creare una formula che utilizza la stessa cella in cui si sta scrivendo.
ESEMPIO. Scrivere nella cella F1 la seguente formula: =a1+f1

FIG.8.13

Excel cerca di interpretare la formula per calcolare il risultato, come seue:

• la cella A1 contiene il valore 10
• sostituisce al nome A1, il valore 10
• la cella f1 contiene una formula
• legge la formula =a1+f1
• comincia da capo la valutazione, senza mai terminare
Excel avverte che la formula non termina mai: riferimento circolare.
Per creare una formula che effettui un calcolo sulla cella F1, si può scrivere la formula in
tutte le celle del foglio, tranne la cella F1 stessa. Questo errore non può essere corretto, si
deve per forza cambiare la cella che contiene la formula.
 CAPITOLO NONO

SOMMA

SOMMA
ESEMPIO. Copiare la tabella della figura seguente, partendo dalla cella A1.

FIG. 9.01

Nella cella B6 si vuole calcolare il totale delle vendite di tutti i dipendenti nel settore NORD. La
formula è la seguente:
=B2+B3+B4+B5
Si ottiene 75.000, come si vede nella figura 9.02.

FIG. 9.02
Con lo stesso sistema calcolare il totale delle regioni CENTRO e SUD, come mostrato nella figura
9.03.

FIG. 9.03

Per calcolare i totali delle vendite del dipendente ROSSI, scrivere nella cella E2 la formula
seguente:
=B2+C2+D2
Si ottiene 60.000, come si vede nella figura 9.04.

FIG. 9.04

Con lo stesso sistema calcolare il totale degli altri dipendenti, come mostrato nella figura 9.05.

FIG. 9.05
Il totale generale si può calcolare sia utilizzando l’ultima riga, sia utilizzando l’ultima colonna, vale
a dire con una delle due formule seguenti:
=B6+C6+D6
oppure con
=E2+E3+E4+E5
Si ottiene, ovviamente, lo stesso risultato, visualizzato nella figura 9.06.

FIG. 9.06

Questo procedimento è semplice, ma è molto lungo: si perde troppo tempo per digitare le
operazioni. Pensate ad una tabella molto più grande, per esempio con 100 righe e 100 colonne, nella
quale calcolare i totali.

SOMMA AUTOMATICA
Al posto di quanto fatto sopra, si può utilizzare la SOMMA AUTOMATICA: una formula
predefinita di Excel, che calcola il totale di un intervallo di celle.
Un intervallo di celle è un insieme di celle, definito dal nome della prima cella e dal nome
dell’ultima cella. Tra i due nomi devono essere inseriti i due punti “:”, come separatori. Per esempio
l’intervallo A1:A7 indica tutte le celle comprese tra la A1 e la A7 (cioè A1, A2, A3, A4, A5, A6,
A7). L’intervallo A1:E1 indica tutte le celle comprese tra la A1 e la E1 (cioè A1, B1, C1, D1, E1).
L’intervallo A1:C3 indica tutte le celle comprese tra la A1 e la C3 (cioè A1, A2, A3, B1, B2, B3,
C1, C2, C3).
La somma automatica corrisponde al pulsante sulla barra degli strumenti rappresentato dalla figura
9.07.

FIG. 9.07
Questo strumento non calcola risultati più complessi di quelli dell’esempio precedente, ma permette
di ottenere gli stessi risultati in modo più veloce.

ESEMPIO. Rifare tutti i totali dell’esempio precedente utilizzando la somma automatica.

Cancellare dalla tabella tutti i totali (selezionando le celle contenenti le formule e premendo il tasto
CANC).
Per il totale del NORD, rendere attiva la cella B6 e premere il pulsante della SOMMA
AUTOMATICA. Il risultato è quello che si vede nella figura 9.08.

FIG. 9.08

Si deve premere il tasto INVIO per confermare. In questo caso è fondamentale premere INVIO
(capitolo 3).
Excel scrive all’interno della cella “=SOMMA(B2:B5)”. Questo significa che deve sommare il
contenuto delle celle comprese tra la B2 e la B5.
Come fa Excel a sapere cosa deve sommare? Il programma compie le seguenti operazioni:

1. Guarda il contenuto delle celle sopra quella della formula. Tutte le celle consecutive che
contengono dei numeri sono incluse nell’operazione. Excel generalmente lavora per
colonna, quindi questa è la scelta predefinita. Celle consecutive significa che non ci devono
essere celle vuote nell’intervallo da sommare, altrimenti l’applicazione si ferma alla prima
cella vuota.
2. Se non c’è almeno una cella contenente un numero, sopra quella della formula, Excel guarda
le celle a sinistra. Tutte le celle consecutive che contengono dei numeri vengono incluse
nell’operazione.
3. Se non ci sono celle contenenti numeri né sopra, né a sinistra, Excel aspetta che si definisca
l’intervallo a mano.

Calcolare i totali di CENTRO e di SUD, come fatto per il NORD. Il risultato è riportato nella figura
9.09.
 FIG. 9.09

Per calcolare le vendite di ROSSI rendere attiva la cella E2 e premere il pulsante SOMMA
AUTOMATICA. Excel non trova celle con numeri, sopra la cella E2, quindi guarda a sinistra e
considera le celle B2:D2, come si vede nella figura 9.10.

FIG. 9.10

Premere INVIO.
Per calcolare il totale delle vendite di VERDI rendere attiva la cella E3. Premere il pulsante della
SOMMA AUTOMATICA. Excel guarda sopra, trova una sola cella che contiene numeri. La
somma di una sola cella è banale, quindi guarda a sinistra e considera le celle B3:D3, come si vede
nella figura 9.11.

FIG. 9.11

Premere INVIO.
Rendere attiva la cella E4, per calcolare le vendite totali di BIANCHI. Premere il pulsante della
SOMMA AUTOMATICA, Excel guarda sopra, trova due celle contenenti numeri (E2:E3) e
considera quelle due celle per fare la somma, come si vede nella figura 9.12.
 FIG. 9.12

È necessario correggere, cioè calcolare il risultato sulle celle B4:D4. Si deve fare questa operazione
prima di premere il tasto INVIO.
Con il mouse selezionare le celle B4, C4 e D4. Il programma sostituisce, all’interno delle parentesi
della formula che stava scrivendo, il nome delle celle E2:E3 con B4:D4. Come si vede nella figura
9.13.

FIG. 9.13

A questo punto premere INVIO.

In questa situazione si vede l’importanza del tasto INVIO: infatti se non si preme INVIO, non si
chiude la formula. Continuando a fare clic nelle celle del foglio di lavoro, anziché cambiare la cella
attiva, si continua a scrivere sempre la stessa formula, finché non si dice a Excel che è finita.
Rendere attiva la cella E5 e premere il pulsante SOMMA AUTOMATICA. Excel guarda sopra,
trova tre celle contenenti numeri (E2:E4) e considera quelle tre celle per fare la somma, come si
vede nella figura 9.14.

FIG. 9.14
Si deve correggere, cioè calcolare il risultato sulle celle B5:D5. Come prima, con il mouse
selezionare le celle B5, C5 e D5. Excel sostituisce, all’interno delle parentesi della formula E2:E4
con B5:D5, come si vede nella figura 9.15.

FIG. 9.15

premere il tasto INVIO, per chiudere la formula.

Manca solo il totale generale: rendere attiva la cella E6 e premere il pulsante della SOMMA
AUTOMATICA, Excel guarda sopra e considera le celle E2:E5, quindi premere INVIO.

Il comando SOMMA AUTOMATICA rende molto più veloce il calcolo dei totali, rispetto al
metodo iniziale (scrivere tutte le operazioni manualmente).
In alcuni casi è possibile anche rendere più veloce la SOMMA AUTOMATICA, con alcune
“scorciatoie”.

ESEMPIO. Si vogliono calcolare, contemporaneamente, i totali delle colonne, cioè di NORD,

CENTRO e SUD.
Cancellare tutti i totali. Selezionare le celle che dovranno contenere le somme, cioè B6, C6 e D6,
come si vede nella figura 9.16.

FIG. 9.16

Premere il pulsante SOMMA AUTOMATICA, Excel calcola automaticamente tutti i totali, come
mostrato nella figura 9.17.
 FIG. 9.17

Per calcolare i totali sulle righe, selezionare le celle E2:E5, come mostrato nella figura 9.18.

FIG. 9.18

Premere il pulsante SOMMA AUTOMATICA. Excel calcola automaticamente tutti i totali.

Cancellare nuovamente tutti i totali. Selezionare l’intera tabella, più una riga vuota sotto la tabella,
più una colonna vuota a destra della tabella. La riga e la colonna vuota servono per memorizzare i
risultati. L’area da selezionare è visualizzata nella figura 9.19.

FIG. 9.19

Per concludere si deve semplicemente fare un clic sul pulsante SOMMA AUTOMATICA, Excel fa
tutto il resto.

È anche possibile scrivere a mano la formula della SOMMA AUTOMATICA. La sintassi è:

=SOMMA(intervallo)
Non si devono commettere errori, né inserire spazi. L’intervallo all’interno delle parentesi deve
essere scritto come “nome di cella : nome di cella” (per esempio A1:C4).

ESEMPIO. Rifare tutti i totali della tabella precedente, scrivendo a mano la formula.
Per prima cosa cancellare le somme create in precedenza. Rendere attiva la cella B6 e scrivere la
formula per il totale del NORD, in pratica:

=SOMMA(B2:B5)

Provare a scrivere anche tutte le altre formule.

Questo sistema è sicuramente più lento e più difficile di quelli visti prima, ma in alcuni casi può
diventare molto utile.
 CAPITOLO DECIMO

FUNZIONI

INTRODUZIONE
Excel prevede formule predefinite per fare operazioni meno comuni, o comunque più complesse, di
quelle viste nei capitoli precedenti. Queste operazioni predefinite sono chiamate FUNZIONI. Una
funzione è, quindi, una formula predefinita da Excel, che in genere compie operazioni complesse.
Esempi di funzioni sono ARROTONDA ( ), MEDIA ( ), SEN ( ), COS ( ). La maggior parte di
queste riguarda funzioni matematiche, ciò significa che per utilizzare una funzione si dovrebbe
conoscere la base matematica di quella funzione. Per esempio COS ( ) è la funzione di Excel per
calcolare il coseno, il programma trova il risultato, dice che COS serve per calcolare il coseno, ma
non spiega cos’è il coseno. In Excel, nella guida in linea, in un qualunque manuale di Excel non si
trova la spiegazione matematica di una funzione, per questo si deve acquistare un testo di
matematica.
In questo manuale saranno trattate solo funzioni che non prevedono conoscenze in materia, per tutte
le altre, data per scontata la parte matematica, si procede nello steso modo. La difficoltà maggiore
per l’uso di molte funzioni non sta in Excel, ma nella definizione matematica delle funzioni.
Dovrebbe essere ragionevole che se una persona non conosce la varianza (statistica), non cerca di
utilizzare la funzione VARIANZA ( ) di Excel.

Nel capitolo 9 è stata utilizzata la SOMMA ( ). La somma è un esempio di funzione che si utilizza
spesso. Si è visto che c’è un pulsante per utilizzare la somma automatica e che si può scrivere a
mano la funzione, con la sintassi:

= SOMMA (intervallo di celle)

Ogni funzione in Excel ha una sintassi simile, che in generale diventa:

= FUNZIONE (arg1; arg2; arg3; … ; argn)

Ogni funzione ha un nome (scritto in maiuscolo) e all’interno delle parentesi si devono inserire gli
argomenti. Gli argomenti possono essere uno solo, come nel caso della somma (un intervallo di
celle) oppure più di uno. Il numero degli argomenti dipende dal calcolo che compie la funzione,
cioè dalla sua definizione matematica.
Ogni funzione può essere scritta a mano, come si è visto per la somma, oppure esiste un pulsante
per cercare e inserire le funzioni.

FUNZIONE
Il metodo più semplice per creare una formula con una funzione è utilizzare il pulsante INCOLLA
FUNZIONE rappresentato nella figura 10.01.

FIG. 10.01

Questo pulsante corrisponde al comando INSERISCI – FUNZIONE.

Il simbolo del pulsante, fx, non ha nulla a che vedere con funzione di x, è solo un simbolo. In Excel
non si possono definire funzioni del tipo y = X2 + 2x +1.

ESEMPIO. Costruire la tabella rappresentata nella figura 10.02, iniziano ad inserire i valori dalla
cella A1.

FIG. 10.02

Rendere attiva la cella F1 e fare un clic sul pulsante INCOLLA FUNZIONE, appare la finestra
visualizzata nella figura 10.03.
 FIG. 10.03

La finestra di dialogo è divisa in due parti: Categoria e Nome funzione. Nella prima sezione si deve
scegliere (un clic sul nome) la categoria di cui fa parte la funzione che si intende utilizzare. Se non
si conosce la categoria si utilizza Tutte. Scelta la categoria, si passa nella sezione di destra dove
sono elencate tutte le funzioni della categoria scelta, in ordine alfabetico. Se la lista è lunga è
visualizzata la barra di scorrimento.
Ci sono centinaia di funzioni diverse alcune semplici, altre più complesse. Facendo clic sul nome di
una funzione, Excel visualizza, sotto le due sezioni, una breve spiegazione della funzione. Nella
figura 10.03 si può leggere la spiegazione della funzione somma. Questa spiegazione però non è
quella matematica.
Selezionare la categoria Matematiche e Trig. e la funzione COS, figura 10.04.

FIG. 10.04
La spiegazione è: restituisce il coseno di un numero. Per sapere cos’è il coseno di un numero si
deve consultare un testo di trigonometria. Questo è quanto spiegato in precedenza: per utilizzare le
funzioni di Excel, si devono avere le basi matematiche per le funzioni stesse.
Selezionare la categoria Statistiche. Cercare (utilizzando la barra di scorrimento) la funzione MIN, e
selezionarla (un clic sopra).
 FIG. 10.05

Questa funzione controlla un intervallo di celle e fornisce come risultato il valore più piccolo di
tutte le celle.
Fare un clic sul pulsante OK.

FIG. 10.06

In questa seconda finestra di dialogo devono essere inseriti gli argomenti della funzione, chiamati
anche parametri. Gli argomenti sono indicati dalle caselle Num. Nella figura sono indicati due
parametri: num1 e num2, il numero dipende dalla funzione scelta.
Gli argomenti possono essere obbligatori, si devono inserire, oppure facoltativi. Quelli obbligatori
sono indicati in grassetto, come num1; quelli facoltativi sono indicati con testo normale, come
num2.
Nella parte inferiore della finestra di dialogo c’è la spiegazione degli argomenti e, subito sotto, si
trova il risultato.
Excel cerca da solo i parametri della funzione, infatti in num1 si trova scritto A1:E1. Non sempre
però il programma trova quelli giusti, come in questo esempio, quindi è necessario correggere.
Gli argomenti possono essere digitati all’interno della casella corrispondente, ma esiste anche un
metodo più semplice: selezionare i parametri nel foglio di lavoro. Verrà utilizzato questo metodo
per completare l’esempio.
Fare un clic sul pulsante che si trova vicino alla casella dell’argomento. Il pulsante è mostrato con
un rettangolo rosso nella figura 10.06.
La finestra di dialogo è momentaneamente nascosta, per permettere la selezione dei parametri,
figura 10.07.

FIG. 10.07

Selezionare le celle relative all’argomento da inserire: A1:D5, figura 10.08.

FIG. 10.08

Si deve visualizzare di nuovo la finestra di dialogo per inserire gli altri argomenti, se ci sono. Fare
un clic sullo stesso pulsante utilizzato prima per nascondere la finestra di dialogo, segnalato con un
rettangolo rosso nella figura 10.08.

FIG. 10.09

Sono stati scritti gli argomenti corretti nella casella di testo Num1. Nel caso ci fossero altri
argomenti si dovrebbero ripetere le stesse operazioni, per ogni argomento.
Fare un clic sul pulsante OK.
 FIG. 10.10

Nella cella F1 è visualizzato il risultato. Nella barra della formula si trova:

= MIN (A1:D5)

ESEMPIO. Provare a ripetere le operazioni precedenti per calcolare, nella cella F2, il valore
massimo della tabella (MAX) e, nella cella F3, la media (MEDIA). I risultati sono mostrati nella
figura 10.11.

FIG. 10.11
ESEMPIO. Calcolare la radice quadrata della tabella.
Rendere attiva la cella F5. Premere il pulsante INCOLLA FUNZIONE. Cercare nella categoria
matematiche e trig. la funzione RADQ.

FIG. 10.12

Fare un clic sul pulsante OK e selezionare gli argomenti della funzione (tutta la tabella), facendo un
clic sul pulsante utilizzato in precedenza per nascondere la finestra di dialogo.

FIG. 10.13

Fare un clic sul pulsante per visualizzare la finestra di dialogo e un clic sul pulsante OK.
Excel segnale un errore.

FIG. 10.14

L’errore consiste nell’avere inserito come parametro della funzione una tabella, mentre RADQ
calcola la radice quadrata di un solo numero.
Il motivo di questo errore risale non ad un uso sbagliato dei comandi del programma, ma ad una
errata conoscenza della matematica. Questo è quanto si voleva affermare nell’introduzione del
capitolo: per utilizzare le funzioni di Excel si dovrebbe conoscere le funzioni stesse in matematica,
altrimenti, pur procedendo in modo corretto, si possono commettere degli errori che, come in questo
caso, non dipendono dal programma.
Cancellare la formula, con il tasto CANC. Ripartire dal pulsante INCOLLA FUNZIONE, sempre
nella cella F5. Arrivati all’inserimento dei parametri, scegliere come unico argomento la cella B4.

FIG. 10.15

Visualizzare la finestra di dialogo e fare un clic su OK.

FIG. 10.16

SCRIVERE A MANO UNA

FUNZIONE
Come visto per la somma, nel capitolo 9, è possibile scrivere a mano qualsiasi funzione. Occorre
ricordare il nome esatto e gli argomenti della funzione.
Con la pratica, è più veloce la digitazione della funzione rispetto al pulsante incolla funzione, tranne
per la somma.
ESEMPIO. Selezionare la cella A7 e digitare la seguente formula:
= MIN (A1:A5)
Il risultato, mostrato in figura 10.18, è il valore minimo della prima colonna della tabella.

FIG. 10.17

Conoscendo una qualsiasi funzione, la difficoltà di digitarla a mano è la stessa di questo esempio.
Provare a scrivere, nelle celle A8 e A9, le formule per calcolare il valore massimo e la media.

Gli errori più frequenti sono:

1. scrivere il nome della funzione in modo errato, errore di digitazione;
2. inserire un numero di argomenti sbagliato;
3. dimenticare il simbolo “=” all’inizio della formula;
4. dimenticare di chiudere la parentesi alla fine.

FUNZIONI ANNIDATE
Quando i risultati da ottenere richiedono formule complesse, si rende necessario utilizzare le
funzioni annidate, cioè una funzione dentro l’altra. Per utilizzare le funzioni annidate conviene
scrivere le formule a mano, quindi si deve conoscere la sintassi di tutte le funzioni coinvolte.
Ogni funzione è nella forma:

= NOME (ARG.)

Se l’argomento che la funzione richiede è un numero, si può inserire come parametro un numero,
una cella che contiene un numero o anche una funzione che restituisce un numero.

= NOME1 ( NOME2 (ARG.FUNZ.2))

La funzione nome1 è quella esterna. La funzione nome2 è quella annidata ed è l’argomento della
funzione nome1. Tutta la parte scritta in blu rappresenta l’argomento della funzione nome1. Excel
calcola prima la funzione nome2 e con il risultato calcola la nome1.
Il risultato della nome2 deve essere adeguato come argomento della nome1. Per esempio, se la
nome1 calcola la radice quadrata su un numero e la nome due fornisce come risultato un intervallo
di celle, verrà segnalato un errore.
Si possono annidare al massimo 7 funzioni.
ESEMPIO. Si vuole calcolare la radice quadrata del valore massimo della tabella.
Per calcolare il valore massimo si usa:

= MAX (A1:D5)

Per ottenere la radice quadrata si utilizza:

= RADQ (NUM)

NUM dovrà essere sostituito dal valore massimo, componendo le due funzioni.
Selezionare la cella B7 e digitare la seguente formula (senza spazi):

= RADQ ( MAX (A1:D5) )

Il risultato è visualizzato nella figura 10.18.

FIG. 10.18

Il programma calcola prima il valore della funzione annidata, poi con il risultato calcola il valore
della funzione più esterna. Il massimo della tabella è 100. 100 è passato come argomento alla
funzione RADQ. La radice quadrata di 100 è 10.

Provare a calcolare la radice quadrata del minimo e della media.

 CAPITOLO UNDICESIMO

COPIARE E SPOSTARE

TRASCINAMENTO
Il trascinamento è il metodo per copiare o spostare celle più semplice da apprendere e più veloce. È
adatto quando si lavora all’interno di un’area completamente visibile sullo schermo.
Per spostare le celle si procede come segue:

1. selezionare le celle da spostare;

2. portare il puntatore del mouse sul bordo delle celle selezionate, il puntatore assume la forma
di una freccia bianca;
3. premere e tenere premuto il tasto sinistro del mouse;
4. sempre tenendo premuto il tasto sinistro del mouse, muovere la mano in direzione delle
posizione in cui si intende portare le celle;
5. trovata la posizione corretta, rilasciare il pulsante sinistro del mouse.

Le celle vengono rimosse da dove si trovavano all’inizio e vengono spostate nella nuova posizione.

ESEMPIO. Creare la tabella visualizzata nella figura 11.01, partendo dalla cella A1.

FIG. 11.01

Selezionare la tabella. Quando la tabella è selezionata portare il puntatore del mouse sul bordo della
selezione e aspettare che assuma la forma di una freccia.

FIG. 11.02
Premere e tenere premuto il tasto sinistro del mouse. Tenendo premuto il tasto sinistro del mouse
spostare la mano, con lo spostamento è visualizzato un rettangolo che indica la posizione in cui
saranno spostate le celle. Trovare la posizione che parte dalla cella E2, come mostrato nella figura
11.03.
 FIG. 11.03

Rilasciare il tasto sinistro del mouse: la tabella è stata cancellata dalla posizione originale e spostata
nella nuova posizione, a partire dalla cella E2.

FIG. 11.04

Per copiare le celle si procede come segue:

1. selezionare le celle da spostare;

2. portare il puntatore del mouse sul bordo delle celle selezionate, il puntatore assume la forma
di una freccia bianca;
3. premere e tenere premuto il tasto sinistro del mouse;
4. premere e tenere premuto nella tastiera CTRL;
5. sempre tenendo premuto il tasto sinistro del mouse e il tasto CTRL sulla tastiera, muovere la
mano in direzione delle posizione in cui si intende portare le celle;
6. trovata la posizione corretta, rilasciare il pulsante sinistro del mouse, per ultimo rilasciare il
tasto CTRL sulla tastiera..

Le celle vengono lasciate dove si trovavano all’inizio e vengono copiate anche nella nuova
posizione: si ottengono due tabelle identiche.

ESEMPIO. Creare la tabella visualizzata nella figura 11.01, partendo dalla cella A1, nello stesso
foglio di lavoro dell’esempio precedente.

FIG. 11.05

Selezionare la tabella. Quando la tabella è selezionata portare il puntatore del mouse sul bordo della
selezione e aspettare che assuma la forma di una freccia.
 FIG. 11.06

Premere e tenere premuto il tasto sinistro del mouse. Premere e tenere premuto il tasto CTRL della
tastiera. Tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse e il tasto CTRL, spostare la mano: con lo
spostamento è visualizzato un rettangolo che indica la posizione in cui saranno copiate le celle.
Trovare la posizione che parte dalla cella D6, come mostrato nella figura 11.07.

FIG. 11.07

Rilasciare il tasto sinistro del mouse e, dopo, rilasciare il tasto CTRL. La tabella è rimasta nella
posizione originale e una copia è stata inserita nella nuova posizione, a partire dalla cella D6.

FIG. 11.08

TAGLIA, COPIA, INCOLLA

Il metodo del trascinamento, pur essendo semplice e veloce, non è sempre conveniente. Per esempio
se si deve copiare una tabella in un altro foglio di lavoro o in un altro file, con il trascinamento
risulta difficile.
Il metodo TAGLIA, COPIA, INCOLLA risulta meno facile all’inizio, ma più comodo una volta
appreso. È adatto per copiare o spostare tabelle in posizioni distanti, per esempio fogli diversi o file
diversi.
In generale si devono fare le seguenti operazioni:

1. selezionare;
2. TAGLIA per spostare, oppure COPIA per copiare. Uno solo dei due, non prima uno e poi
l’altro;
3. destinazione;
4. INCOLLA.

Queste quattro operazioni valgono nel caso generale: qualsiasi programma di Windows, qualsiasi
cosa si voglia copiare o spostare. Una volta imparate, possono essere usate in ogni altra
applicazione nello stesso modo.
La prima operazione è esattamente quella vista nel precedente paragrafo: serve per dire al
programma quali celle si intende spostare o copiare.
La seconda operazione serve per dire a Excel che si ha l’intenzione di copiare o spostare le celle
selezionate. Il programma a questo punto sa che si intende fare l’operazione, ma non sa ancora
quando. Se ci si ferma all’operazione 2, è come non fare niente.
La terza fase serve per indicare quale sarà la nuova posizione delle celle selezionate. Si deve fare un
solo clic sulla cella in cui si intende far cominciare la tabella, cioè su quella in alto a sinistra rispetto
alla nuova posizione. Non conviene selezionare le celle delle nuova posizione.
La quarta fase indica a Excel che si vuole compiere l’operazione, cioè spostare o copiare le celle.
Solo a questo punto Excel compie la copia o lo spostamento.
L’errore più frequente è fermarsi alla seconda operazione.

I comandi TAGLIA, COPIA e INCOLLA si trovano all’interno del menu MODIFICA o nella barra
degli strumenti rappresentati nella figura 11.09. Le forbici rappresentano TAGLIA, il doppio foglio
COPIA e la cartellina con il foglio INCOLLA.

FIG. 11.09

ESEMPIO. Spostare una tabella.

Selezionare il Foglio2 e creare la tabella della figura 11.09, a partire dalla cella A1.

FIG. 11.10

Selezionare le celle (operazione 1) e fare un clic sul pulsante TAGLIA nella barra degli strumenti
(operazione 2). Il bordo delle celle selezionate inizia a girare intorno alla selezione.

FIG. 11.11

Rendere attiva la cella D2 (operazione3) e fare un clic sul pulsante INCOLLA (operazione 4).

FIG. 11.12
ESEMPIO. Copiare una tabella.
Selezionare il Foglio3 e creare la tabella della figura 11.13, a partire dalla cella A1.

FIG. 11.13

Selezionare le celle (operazione 1) e fare un clic sul pulsante COPIA nella barra degli strumenti
(operazione 2). Il bordo delle celle selezionate inizia a girare intorno alla selezione.

FIG. 11.14

Rendere attiva la cella D2 (operazione3) e fare un clic sul pulsante INCOLLA (operazione 4).

FIG. 11.15

Nel caso di copia non è finita, infatti il bordo delle celle selezionate continua a girare: si può
utilizzare il comando incolla più volte.
Rendere attiva la cella A5 e fare un clic sul pulsante INCOLLA.

FIG. 11.16

Per concludere l’operazione si deve incollare utilizzando il tasto INVIO.

Selezionare la cella E5 e premere INVIO.
 FIG. 11.17

Con il tasto INVIO l’operazione è terminata: il bordo delle celle selezionate all’inizio ha smesso di
girare.
Se si deve fare la copia una sola volta, utilizzare subito il tasto INVIO al posto del comando
INCOLLA.

RIEMPIMENTO
AUTOMATICO
Esiste un metodo per copiare più volte le stesse celle, senza ripetere più volte COPIA – INCOLLA.

ESEMPIO.
Creare un nuovo foglio di lavoro, con il comando INSERISCI – FOGLIO DI LAVORO. Scrivere
“riempi” nella cella A1, premere INVIO e rendere attiva la cella A1. Nell’angolo in basso a destra
della cella attiva c’è un piccolo quadrato nero, evidenziato in rosso nella figura 11.18.

FIG. 11.18

Portare il puntatore del mouse sopra il quadrato, il puntatore assume la forma di una croce nera,
come si vede nella figura 11.19.

FIG. 11.19
Quando il puntatore assume la forma della croce, tenere premuto il tasto sinistro del mouse e
trascinare verso il basso (fino alla cella A10). Arrivati alla cella A10 rilasciare il tasto sinistro del
mouse.
Il risultato è quello che si otterrebbe utilizzando i comandi COPIA – INCOLLA molte volte.

FIG. 11.20

In alcuni casi, predefiniti, il riempimento automatico compie azioni particolari.

ESEMPIO. Scrivere “gennaio” nella cella B1, “gen” nella cella C1, “lunedì” nella cella D1, “lun”
nella cella E1, “25/5/2010” nella cella F1.

FIG. 11.21

Provare il riempimento automatico su ognuna delle celle utilizzate.

 FIG. 11.22

Il risultato è che excel continua la lista dei mesi e dei giorni in ordine, per le date il programma
aggiunge un giorno alla volta. È possibile partire da uno qualsiasi dei mesi o da uno qualsiasi dei
giorni della settimana.
Il riempimento automatico può essere utilizzato anche per creare serie di numeri.

ESEMPIO.
Inserire un nuovo foglio di lavoro e copiare la tabella della figura 11.23, a partire dalla cella A1.

FIG. 11.23

Selezionare insieme le celle A1 e A2. Portare il puntatore del mouse sul quadrato del riempimento
automatico, evidenziato in rosso nella figura 11.24.

FIG. 11.24

Premere e tenere premuto il pulsante sinistro del mouse e trascinare verso il basso. Al numero 10
rilasciare il tasto sinistro del mouse.

FIG. 11.25

Excel calcola la differenza tra le due celle: 2 – 1 = 1. Successivamente aggiunge il risultato per
costruire le celle successive:
• Per la cella A3 calcola: A2 + 1 = 3
• Per la cella A4 calcola: A3 + 1 = 4
e così per tutte le altre. Nello stesso modo vengono costruite le celle per le colonne B e C. Provare a
fare l’operazione precedente a partire dalle celle B1:B2 e C1:C2.
 FIG. 11.26

È importante ricordare che per creare una serie si devono selezionare due celle, non una sola.
Selezionando una sola cella Excel copia il valore, come visto in precedenza.
Provare l’operazione precedente partendo dalle celle D1:D3 (3 celle insieme).

FIG. 11.27

Con più di due celle il programma crea una serie molto più complessa, che richiede una
preparazione matematica avanzata.

Un altro utilizzo del riempimento automatico è copiare più volte una lista di nomi, nell’ordine in cui
sono scritti.

ESEMPIO. Riempimento automatico con il testo.

Inserire un nuovo foglio di lavoro e copiare la tabella della figura 11.28.

fig. 11.28

Selezionare tutte le celle insieme (A1:A4). Portare il puntatore del mouse sopra il quadrato del
riempimento automatico e trascinare.
 FIG. 11.29

Excel crea una serie copiando, nell’ordine in cui sono stati inseriti, i nomi delle nazioni.
COMPLETAMENTO
AUTOMATICO
Il completamento automatico è una funzione che aiuta a digitare il testo, quando ci sono parole o
frasi che si ripetono spesso. Ogni volta che si inizia a digitare un testo in una cella, il programma
cerca sulle celle in alto, della stessa colonna, se esiste già un testo con le stesse iniziali. Se non
esiste non succede nulla. Se esiste un’altra parola o frase con le stesse iniziali, Excel propone quella
parola o frase, senza doverla riscrivere completamente: per accettare si deve semplicemente
premere INVIO, mentre per scrivere un testo diverso si deve semplicemente continuare a digitarlo.

Esempio. Inserire un nuovo foglio di lavoro e copiare la seguente tabella, a partire dalla cella A1.

FIG. 11.30

Nella cella A5 si vuole scrivere nuovamente Alberto. Digitare la A.

FIG. 11.31

Come si vede nella figura 11.31, Excel completa la parola. Per inserire Alberto, dopo aver digitato
la A iniziale, è sufficiente premere INVIO. Il programma ha trovato una sola parola che inizia per
A, sulla colonna sopra la cella attiva.
Nella cella A6 si vuole scrivere Antonio. Succede esattamente quanto visto per la cella A5. Per
inserire Antonio e non Alberto, si deve continuare la digitazione fino a terminare la parola e alla
fine premere INVIO.
Il completamento automatico è solo un suggerimento che si può accettare o rifiutare.
Provare a inserire sulle celle A7 e A8 Mario e Giuseppe.
Nella cella A9 si vuole inserire nuovamente Alberto. Digitare la A.
 FIG. 11.32

Excel controlla sopra e trova 2 parole che iniziano con la lettera A, quindi non sa quale suggerire.
Per poter suggerire un testo, il programma non deve trovare ambiguità, cioè frasi o parole che
iniziano esattamente con le stesse lettere, Finché non si toglie l’ambiguità Excel non suggerisce.
Nell’esempio è sufficiente digitare la L, il programma controlla sopra, c’è un unico nome che inizia
con Al, quindi lo suggerisce.

FIG. 11.33

Provare a inserire Marco nella cella A10 e Mario nella cella A11. Si vedrà che per togliere
l’ambiguità si dovrà arrivare a Mari.
 CAPITOLO DODICESIMO

RIFERIMENTI ASSOLUTI E RELATIVI

COPIARE LE FORMULE
I riferimenti relativi e assoluti sono il mattone fondamentale per la creazione delle formule in Excel.
Nel capitolo 11 è spiegato come copiare o spostare le celle, ma possono essere copiate anche le
celle contenenti formule. In questo capitolo si vedrà cosa succede quando si copia una cella
contenente una formula.
ESEMPIO. Copiare la tabella della figura 12.01, a partire dalla cella A1.

FIG. 12.01

Nella cella C1 inserire la seguente formula:

= A1 + B1

e premere INVIO. Il risultato è ovviamente 3.000.

FIG. 12.02
Si vuole fare la stessa operazione per tutte le righe successive, cioè sommare le celle della stessa
riga. La formula è molto simile alla precedente, cambiano solo i numeri delle righe. Invece di
riscrivere la formula per tutte le righe, è possibile copiarla.
Selezionare la cella C1 (quella che contiene la formula), fare un clic sul pulsante COPIA nella barra
degli strumenti. Selezionare la cella C2 e premere INVIO (corrisponde al pulsante INCOLLA).
 FIG. 12.03

Excel ha copiato la formula, sostituendo i nomi delle celle che si riferivano alla riga 1 con i nomi
delle stesse celle, riferite però alla riga 2. Praticamente il programma ha copiato la formula
adattandola alla nuova posizione.
Capita spesso di dover scrivere la stessa operazione per molte righe, o colonne, questo sistema
permette di risparmiare tempo: si scrive una sola volta la formula (che potrebbe essere complessa) e
poi la si copia in tutte le altre posizioni in cui serve.
Provare a copiare la formula sulle celle C3:C5.

FIG. 12.04

Dovendo scrivere la formula in 100 righe, però si deve fare COPIA – INCOLLA 100 volte. È
possibile rendere più veloce il procedimento utilizzando il RIEMPIMENTO AUTOMATICO. Nel
capitolo 11 è spiegato che il riempimento automatico è un modo veloce per fare COPIA –
INCOLLA.

ESEMPIO.
Cancellare il contenuto delle celle C2:C5. Selezionare la cella C1 e, utilizzando il riempimento
automatico, copiare la formula sulle celle C2:C5.
Questo sistema è equivalente al precedente, ma molto più veloce: si compie un’unica operazione.
RIFERIMENTI RELATIVI
Come fa Excel a sapere qual è il nome giusto da utilizzare nelle formule? Come fa a capire di
cambiare il numero della riga o il nome della colonna?
Per rispondere alle domande precedenti è necessario capire come il programma memorizza le
formule.
ESEMPIO. Selezionare il Foglio2 e digitare la tabella seguente, a partire dalla cella A1.

FIG. 12.05

Nella cella D3 scrivere la formula:

= A1 + B1
e premere INVIO.

FIG. 12.06

Excel traduce la formula scritta nel modo seguente:

• La cella attiva è la cella D3.

• A1: contenuto della cella A1. Il programma non memorizza il nome A1, ma la distanza dalla
cella attiva. A1 si trova 3 celle a sinistra e 2 in alto rispetto alla cella D3. A1 diventa quindi:
contenuto della cella che si trova 3 celle a sinistra e 2 in alto, rispetto alla cella attiva.
• B1: contenuto della cella B1. Il programma non memorizza il nome B1, ma la distanza dalla
cella attiva. B1 si trova 2 celle a sinistra e 2 in alto rispetto alla cella D3. B1 diventa quindi:
contenuto della cella che si trova 2 celle a sinistra e 2 in alto, rispetto alla cella attiva.

Il programma memorizza quindi non il nome della cella, ma la distanza dalla cella della formula.
Copiare la formula nella cella D4, il risultato è visibile nella figura 12.07.
 FIG. 12.07

La formula è diventata:
= A2 + B2
Excel ha tradotto la formula nel modo seguente:
• La cella attiva è la cella D4.
• Contenuto della cella che si trova 3 celle a sinistra e 2 in alto, rispetto alla cella attiva: A2.
• Contenuto della cella che si trova 2 celle a sinistra e 2 in alto, rispetto alla cella attiva: B2.

Ogni volta che si copia la formula il programma traduce la formula, calcolando la distanza dalla
cella attiva.
Questo spiega il motivo per cui, quando si copia la formula, l’applicazione riscrive la formula in
modo corretto. In realtà Excel non compie un’operazione intelligente, non conosce cioè le nostre
intenzioni.
Copiare la formula nella cella F7.

FIG. 12.08

La formula è diventata:

= C5 + D5
Excel ha tradotto la formula nel modo seguente:
• La cella attiva è la cella F7.
• Contenuto della cella che si trova 3 celle a sinistra e 2 in alto, rispetto alla cella attiva: C5.
• Contenuto della cella che si trova 2 celle a sinistra e 2 in alto, rispetto alla cella attiva: D5.
Il risultato è 0 in quanto le celle C5 e D5 sono vuote.

Questo dimostra che Excel non è intelligente, ma ripete sempre la stessa operazione.
Nelle celle D3, D4 e F7 il programma memorizza esattamente la stessa formula, cioè:

= (3 celle a sinistra e 2 in alto) + (2 celle a sinistra e 2 in alto)

I nomi delle celle utilizzati fino ad ora all’interno delle formule sono chiamati RIFERIMENTI
RELATIVI. Riferimenti perché si riferiscono al contenuto delle celle, relativi perché non indicano
una cella precisa del foglio, ma la distanza dalla cella in cui si trova la formula. Cambiando la cella
della formula cambia il nome del riferimento relativo, ma non la distanza.
I riferimenti relativi sono quelli utilizzati più spesso in quanto permettono di digitare una sola volta
la formula e copiarla, senza dover cambiare i nomi delle celle, cioè i riferimenti.
Si deve fare attenzione a dove si copia la formula, perché si potrebbe incorrere in errori.

ESEMPIO.
Copiare la formula precedente nella cella C1.

FIG. 12.09

Il programma segnala un errore: = #RIF! + #RIF!

Cosa significa?
Excel ha tradotto la formula nel modo seguente:
• La cella attiva è la cella C1.
• Contenuto della cella che si trova 3 celle a sinistra e 2 in alto, rispetto alla cella attiva: non
esiste, è fuori dal foglio, quindi #RIF!.
• Contenuto della cella che si trova 2 celle a sinistra e 2 in alto, rispetto alla cella attiva: non
esiste, è fuori dal foglio, quindi #RIF!.
RIFERIMENTI ASSOLUTI
I riferimenti relativi sono quelli più utilizzati nelle formule, perché permettono di copiare le formule
in molte righe.
In alcune operazioni è necessario che, quando si copia la formula, non venga cambiato il
riferimento alla cella, per esempio per il calcolo dell’IVA. Il valore dell’IVA è sempre lo stesso in
tutte le operazioni.
ESEMPIO. Calcolo dell’IVA.
Aprire un nuovo file e copiare la tabella seguente, a partire dalla cella A1.

FIG. 12.10

Una prima soluzione è calcolare l’IVA utilizzando un numero. Scrivere nella cella C2 la seguente
formula:
= B2 * 0,20
La formula corrisponde a prezzo * 20 / 100, 20 / 100 = 0,20, quindi prezzo * 0,20.

FIG. 12.11

Copiare la formula utilizzando il riempimento automatico, nelle celle sottostanti.

FIG. 12.12
Il risultato è corretto, ma ci potrebbe essere un problema: qualora l’aliquota IVA venisse
modificata, si dovrebbero riscrivere tutte le formule che hanno a che fare con l’IVA. Nell’esempio
sono poche, ma potrebbero esserci molte più formule, anche in altri fogli di lavoro.
Sarebbe opportuno inserire il valore dell’aliquota IVA in una cella e creare le formule in modo che
utilizzino quella cella. Il problema in questo caso è che non si potrebbe più copiare la formula, per
quanto detto prima sui riferimenti relativi.
Serve un modo per indicare al programma che la cella che contiene il valore dell’IVA non deve
essere modificata quando si copia la formula. Questo significa utilizzare i RIFERIMENTI
ASSOLUTI. A differenza dei relativi, utilizzando i riferimenti assoluti nelle formule, si indica ad
Excel di memorizzare proprio il nome della cella, non la distanza.

La differenza tra i due tipi di riferimenti è la seguente:

• I RIFERIMENTI RELATIVI memorizzano la distanza dalla cella della formula, il nome

della cella cambia a seconda di dove si copia la formula, sono cioè relativi alla posizione.
• I RIFERIMENTI ASSOLUTI memorizzano il nome della cella e restano sempre uguali, non
cambiano quando si copia la formula in una nuova posizione.

Per scrivere un riferimento assoluto si deve digitare il simbolo “$” (sopra il 4 nella tastiera) davanti
al nome della colonna e anche davanti al nome della riga, per esempio: $A$4, $C$34, $Q$1, $X$2,
$A$10, $B$15 sono tutti riferimenti assoluti.
ESEMPIO. Rifare l’esempio precedente utilizzando i riferimenti assoluti.
Cancellare le formule nelle celle C2:C5. Nella cella E1 scrivere IVA (affinché chiunque veda il
foglio di lavoro sappia che 0,20 è il valore dell’aliquota), nella cella E2 scrivere 0,20, come
illustrato nella figura 12.13.

FIG. 12.13

Nella cella C2 scrivere la seguente formula:

= B2 * $E$2
Utilizzando il riempimento automatico copiare la formula nelle celle C3:C5. La formula viene
trasformata rispettivamente in:
= B3 * $E$2
= B4 * $E$2
= B5 * $E$2
Il risultato è riportato nella figura 12.14.

FIG. 12.14
Nel momento in cui venisse cambiata l’aliquota, sarebbe sufficiente modificare solo il contenuto
della cella E2, le formule invece rimarrebbero uguali.
Cambiare il valore della cella E2 in 0,21.

FIG. 12.15

RIFERIMENTI MISTI
È possibile rendere assoluto solo il riferimento della colonna o solo il riferimento della riga. Questo
serve per rendere fisso il nome della colonna e far variare il nome della riga o viceversa. Per
indicare un riferimento misto si deve digitare il simbolo “$” solo davanti all’intestazione della
colonna o solo davanti al nome dell’intestazione della riga.
Per esempio:
$A1 significa che la colonna A è fissa, mentre la riga può cambiare;
A&1 significa che la riga 1 è fissa, mentre la colonna può cambiare;
$C8 significa che la colonna C è fissa, mentre la riga può cambiare;
C&8 significa che la riga 8 è fissa, mentre la colonna può cambiare.
 CAPITOLO TREDICESIMO

COLLEGAMENTI

COLLEGAMENTI TRA
FOGLI
Nelle formule è possibile fare riferimento alle celle di altri fogli di lavoro, con la sintassi seguente:
= NOMEFOGLIO ! NOMECELLA
Possono essere utilizzati sia riferimenti assoluti che relativi. Per esempio Foglio1!A1,
Foglio1!$A$1, Foglio23!C12, Foglio23!$C$12.

ESEMPIO.
Rendere attivo il Foglio1, scrivere nella cella A1 BIANCHI e nella cella B1 10.000.000, come
mostrato nella figura 13.01.

fig. 13.01

Rendere attivo il Foglio2, scrivere nella cella A1 ROSSI e nella cella B1 13.000.000. Rendere attivo
il Foglio3, scrivere nella cella A1 TOTALE DIPENDENTI. Nella cella B1 si vuole calcolare il
totale dei dipendenti, la formula è la seguente:
= FOGLIO1!B1 + FOGLIO2!B1
Il risultato è riportato sulla figura 13.02.

FIG. 13.02
COLLEGAMENTI TRA FILE
Quando c’è bisogno di riferirsi a celle che si trovano in altri file, la sintassi è molto più complessa di
quella vista per i collegamenti tra fogli. Si devono indicare le seguenti informazioni:
• Nome del file di origine;
• Percorso completo del file: nome della directory in cui si trova il file, per esempio
C:\DOCUMENTI;
• Nome del foglio di lavoro;
• Riferimento alle celle.
La sintassi è la seguente:

='PERCORSO\DIRECTORY\[FILE.xls]FOGLIO'!RIFERIMENTOCELLE

Per esempio: ='C:\Documenti\[Cartel1.xls]Foglio3'!$B$1

Dovendo scrivere le formule con questa sintassi, diverrebbero più lunghe e più complesse, si
preferisce, quindi, non scrivere a mano tali formule, ma fare quanto segue:

1. Creare il collegamento con le celle del file origine, nelle celle del foglio che dovrà contenere
la formula;
2. Scrivere la formula utilizzando i nomi delle celle che contengono i collegamenti.

Con questo sistema le formule sono scritte come tutte le altre.

I collegamenti servono per “copiare” i valori contenuti nelle celle di altri file, nel foglio di lavoro
corrente.
Per capire quanto detto conviene provare i collegamenti con un esempio.

ESEMPIO.
Aprire un nuovo file. Nel Foglio1 copiare la tabella visualizzata nella figura 13.03. Nella cella B10
si deve calcolare il totale utilizzando la SOMMA AUTOMATICA.

FIG. 13.03

Salvare il file nella cartella DOCUMENTI con il nome ACQUISTI (capitolo 7).
Aprire un nuovo file, nel Foglio1 copiare la tabella visualizzata nella figura 13.04. Nella cella B7 si
deve calcolare il totale utilizzando la SOMMA AUTOMATICA.
 FIG. 13.04

Salvare il file nella cartella DOCUMENTI con il nome VENDITE.

Aprire un nuovo file. Si vuole calcolare l’utile o la perdita dell’anno 2010.
Scrivere “TOTALE VENDITE” nella cella A1 e “TOTALE ACQUISTI” nella cella A2. Scrivere
“UTILE” nella cella A3, come mostrato nella figura 13.05.

FIG. 13.05

Salvare il file nella cartella DOCUMENTI con il nome UTILE.

C’è bisogno del totale delle vendite e del totale degli acquisti. Nella barra delle applicazioni, in
basso vicino al pulsante START, fare un clic sul pulsante con il nome VENDITE. Rendere attiva la
cella B7, che contiene il totale e fare un clic sul pulsante COPIA, nella barra degli strumenti.
Fare un clic nel pulsante UTILE nella barra delle applicazioni, selezionare la cella B1, aprire il
menu MODIFICA e fare un clic sul comando INCOLLA SPECIALE. Si apre la finestra
visualizzata nella figura 13.06.

fig. 13.06
Fare un clic sul pulsante INCOLLA COLLEGAMENTO, evidenziato con un rettangolo rosso. Il
risultato che si ottiene è visualizzato nella figura 13.07.

FIG. 13.07

Nella barra della formula, della cella B1, si legge:

=[vendite.xls]Foglio1!$B$7
Questo è il collegamento che si sarebbe dovuto scrivere a mano, se non fossero stati utilizzati
INCOLLA SPECIALE – INCOLLA COLLEGAMENTO.
Nella barra delle applicazioni fare un clic sul pulsante con il nome ACQUISTI, rendere attiva la
cella B10, che contiene il totale e fare un clic sul pulsante COPIA, nella barra degli strumenti. Fare
un clic nel pulsante UTILE nella barra delle applicazioni, selezionare la cella B2, aprire il menu
MODIFICA e fare un clic sul comando INCOLLA SPECIALE. Fare un clic sul pulsante INCOLLA
COLLEGAMENTO. il risultato è mostrato nella figura 13.08.

FIG. 13.08
Nella cella B3 scrivere la seguente formula:
= B1 - B2
Si ottiene l’utile, come mostrato nella figura 13.09.

FIG. 13.09

Per utilizzare i collegamenti si deve considerare quanto segue:

1. I file di origine, cioè quelli che contengono i valori che interessano, devono essere salvati su
disco, altrimenti Excel non può creare i collegamenti;
2. Il file di destinazione non deve necessariamente essere salvato su disco;
3. È meglio aprire tutti i file coinvolti prima di iniziare i collegamenti.

Perché si utilizza il comando INCOLLA COLLEGAMENTO e non semplicemente il comando

INCOLLA?
Il comando INCOLLA copia il valore contenuto in una cella. Quando la cella di origine è
modificata, la cella di destinazione rimane con il valore vecchio, quello che era stato copiato.
Il comando INCOLLA COLLEGAMENTO non copia il valore contenuto in una cella, ma fa un
collegamento con la cella di origine. Quando è modificata la cella di origine, automaticamente
anche nella cella destinazione sono riportati i nuovi valori.

ESEMPIO.
Fare un clic sul pulsante VENDITE nella barra delle applicazioni. Modificare i valori delle vendite
come mostrato nella figura 13.10.

FIG. 13.10

Fare clic sul pulsante UTILE nella barra delle applicazioni, automaticamente è stato modificato il
valore contenuto nella cella B1 e, in conseguenza a ciò, anche l’utile.
Quando si modificano i file di origine, automaticamente il programma riporta i valori aggiornati
anche nel file destinazione, questo è lo scopo dei collegamenti.

Selezionare la cella B2. Nella barra della formula si legge la formula per il collegamento:
= [ACQUISTI.xls] Foglio1!$B$10
Manca il percorso del file, cioè il nome della directory che contiene il file. Questo succede perché
tutti i file coinvolti sono aperti, appena saranno chiusi i file di origine, la sintassi apparirà completa.

ESEMPIO.
Fare un clic sul pulsante ACQUISTI nella barra delle applicazioni. Eseguire il comando CHIUDI
all’interno del menu FILE, se Excel chiede di salvare le modifiche rispondere con SI.
Fare un clic sul pulsante VENDITE nella barra delle applicazioni. Eseguire il comando CHIUDI
all’interno del menu FILE, se Excel chiede di salvare le modifiche rispondere con SI.
Fare un clic sul pulsante UTILE nella barra delle applicazioni. Rendere attiva la cella B2. Nella
barra della formula si legge la formula per il collegamento:
= 'C:\Documenti\[ACQUISTI.xls]Foglio1'!$B$10
Questa è la formula completa da scrivere manualmente, se non si desidera utilizzare il comando
INCOLLA SPECIALE.

Utilizzando il comando INCOLLA al posto di INCOLLA COLLEGAMENTO, i valori non

vengono mai aggiornati. Provare per esercizio a ripetere l’esempio precedente, dall’inizio,
sostituendo il comando INCOLLA COLLEGAMENTO con il comando INCOLLA.
 CAPITOLO QUATTORDICESIMO

NOMI

NOMI A CELLE E
INTERVALLI
I riferimenti relativi e assoluti sono la base per le formule di Excel, ma risulta spesso difficile
leggere una formula e capire subito a cosa serve.
ESEMPIO. Cosa calcola la formula seguente?
= A1 * B1 / 2
Tra le varie interpretazioni, le più valide sembrano essere: il semiprodotto o l’area di un triangolo.
Per capire la formula si deve analizzare non solo la cella della formula, ma anche tutte le celle
utilizzate per il calcolo e spesso anche le celle vicine. Questa formula è molto semplice, ma quando
si ha a che fare con formule complesse, serve molto tempo per capirle. Può succedere per esempio
che si prepari un foglio di lavoro e dopo un anno lo si debba modificare. Anche l’autore stesso delle
formule avrà difficoltà a ricordare le scelte fatte un anno prima. Può anche succedere che l’autore
del foglio cambi lavoro e un’altra persona debba correggere o modificare il file.
Utilizzando i nomi, il risultato è lo stesso, ma la formula risulta più semplice e chiara da leggere e
capire. Per esempio, se la formula precedente fosse stata scritta come:
= (BASE * ALTEZZA) / 2
chiunque subito avrebbe capito che si voleva calcolare l’area di un triangolo.
I nomi, in generale, servono per scrivere le formule in modo chiaro e leggibile.
È possibile assegnare un nome ad una sola cella o ad un intervallo di celle. Per assegnare un nome
si procede come segue:

1. Selezionare la cella o l’intervallo di celle da nominare;

2. Fare un clic sulla casella del nome (a sinistra nella barra della formula);
3. Digitare il nome;
4. Premere INVIO per confermare.

Il nome viene assegnato alle celle e può essere utilizzato ogni qual volta si debba riferirsi a quelle
celle.
Un nome vale per un intero file, cioè per tutta la cartella di lavoro. Non si può assegnare lo stesso
nome a due intervalli, nemmeno in fogli diversi dello stesso file.
I nomi sostituiscono, generalmente, i riferimenti assoluti. Assegnare il nome PROVA alla cella A1
del foglio 1 significa che il programma sostituirà PROVA con Foglio1!$A$1.
I nomi valgono più ancora dei riferimenti assoluti, in quanto il nome può essere utilizzato in tutti i
fogli di lavoro.

ESEMPIO. Assegnare il nome PROVA alla cella A1.

Digitare 10 nella cella A1 e premere INVIO, rendere attiva la cella A1 e fare un clic nella casella
del nome, evidenziata con un rettangolo rosso nella figura 14.01. Il contenuto della casella del nome
risulta selezionato.

FIG. 14.01

Digitare “PROVA” e premere INVIO.

FIG. 14.02

Nella casella del nome rimane la scritta PROVA: il nome è stato assegnato.
Normalmente la casella del nome visualizza il nome della cella attiva, per esempio A1, se la cella
ha un nome, è visualizzato il nome assegnato.
PROVA può essere utilizzato in qualsiasi formula al posto di $A$1.

ESEMPIO. Rendere attiva la cella C1 e digitare la seguente formula:

= PROVA * 2
Premere invio, il risultato è visualizzato nelle figura 14.03.

FIG. 14.03
Il nome PROVA può essere utilizzato anche in tutti gli altri fogli di lavoro.
ESEMPIO. Fare un clic su Foglio3 e rendere attiva la cella B2. Scrivere la seguente formula:
= PROVA * 2
Premere INVIO, nella figura 14.04 si vede il risultato.

FIG. 14.04

Non è possibile assegnare ad un’altra cella il nome PROVA.

ESEMPIO. Assegnare il nome PROVA alla cella B1 del Foglio2.

Passare al Foglio2 e rendere attiva la cella B1. Fare un clic sulla casella del nome e scrivere
PROVA, quindi premere INVIO. Invece di rimanere sul Foglio2 e assegnare il nome, Excel compie
le seguenti operazioni:
1. Controlla PROVA, scopre che è già esistente;
2. Traduce PROVA in Foglio1!$A$1;
3. Passa al Foglio1 e rende attiva la cella A1.

FIG. 14.05

Digitare un nome già esistente nella casella del nome significa selezionare le celle a cui è stato
assegnato quel nome.

ESEMPIO. Assegnare un nome ad un intervallo di celle.

Inserire un nuovo foglio di lavoro e copiare la seguente tabella, a partire dalla cella A1.

FIG. 14.06
Selezionare tutte le celle della tabella, A1:B5, fare un clic sulla casella del nome, digitare
TABELLA e premere INVIO.
 FIG. 14.07

Il nome TABELLA è assegnato alle celle A1:B5 del Foglio4, a tutte insieme. Le singole celle, per
esempio A1, B3, non hanno nome, hanno un nome solo tutte insieme.
Rendere attiva la cella A1 del Foglio4.

FIG. 14.08

Come si legge nella casella del nome, nella figura 14.08, la cella A1 del Foglio4 non ha nome, lo
stesso vale per tutte le altre celle della tabella.
Anche il nome TABELLA può essere utilizzato nelle formule, al posto di un intervallo di celle.
ESEMPIO. Sommare tutte le celle della tabella.
Nella cella C1 scrivere la seguente formula:
= SOMMA (A1:B5)
Il risultato è 30, come si vede nella figura 14.09.

FIG. 14.09
Rendere attiva la cella D1 e scrivere la seguente formula:
= SOMMA (TABELLA)
Il risultato è lo stesso, come si vede nella figura 14.10.
 FIG. 14.10

Per sapere quali sono i nomi assegnati in una cartella di lavoro è sufficiente fare un clic sulla
tendina (freccia nera) vicino alla casella del nome, da qualsiasi posizione. Si apre la lista dei nomi
assegnati. Facendo un clic su un nome, si selezionano le celle corrispondenti. La figura 14.11
mostra la lista dei nomi.

FIG. 14.11

CANCELLARE I NOMI
Per cancellare un nome assegnato si utilizza il comando INSERICI – NOME – DEFINISCI.

FIG. 14.12
Si apre la finestra di dialogo visualizzata nella figura 14.13.
 FIG. 14.13

Nella finestra si trova la lista dei nomi assegnati, selezionando un nome si vede a quali celle è
riferito, nel riquadro “riferito a” in basso.
Per eliminare un nome si deve:
1. selezionare il nome;
2. fare un clic sul pulsante ELIMINA.
Nella stessa finestra è possibile definire nuovi nomi o modificare quelli esistenti, ma in modo più
difficile di quanto visto in questo capitolo.

ESEMPIO. Provare a cancellare il nome PROVA.

Aprire il menu INSERISCI, portare il puntatore del mouse sopra NOME e fare un clic sul comando
DEFINISCI. Selezionare il nome PROVA (un clic sopra) e fare un clic sul pulsante ELIMINA, il
nome PROVA sparisce.

FIG. 14.14

FORMULE CON NOMI

Assegnando i nomi in modo opportuno è possibile definire la stessa formula per più righe o per più
colonne.

ESEMPIO. Calcolare l’area di più triangoli.

Aprire un nuovo file e copiare la tabella seguente, nelle stesse celle.
 FIG. 14.15

Selezionare le celle B2:B11, fare un clic sulla casella del nome, digitare BASE e premere INVIO.

FIG. 14.16

Selezionare le celle C2:C11, fare un clic sulla casella del nome, digitare ALTEZZA e premere
INVIO.

FIG. 14.17

Selezionare la cella D2 e digitare la formula seguente:

 = (BASE * ALTEZZA) / 2
Premere INVIO.

FIG. 14.18

Utilizzando il riempimento automatico, copiare la formula sulle celle D3:D11. La formula rimane
sempre la stessa, in ogni cella e il risultato è l’area del triangolo della riga in cui si trova la formula.

FIG. 14.19
 CAPITOLO QUINDICESIMO

FORMATTAZIONE

INTRODUZIONE
La formattazione riguarda caratteristiche del tipo colore dei bordi e colore di sfondo delle celle, tipo
di carattere, dimensione del carattere, ecc. In generale per formattazione si intende un insieme di
comandi per stabilire come visualizzare e come stampare i dati contenuti nel foglio di lavoro.
Il sistema più veloce per applicare la formattazione ad un intervallo di celle è utilizzare la
FORMATTAZIONE AUTOMATICA. Questo comando corrisponde a più comandi separati, con
un’unica operazione. Generalmente si preferisce fare a mano tutti i comandi, quindi useremo la
formattazione automatica solo per fare un esempio.
ESEMPIO. Formattazione automatica.
Creare la tabella visualizzata nella figura 15.01, a partire dalla cella A1.

FIG. 15.01

Selezionare la tabella, aprire il menu FORMATO e fare un clic sul comando FORMATTAZIONE
AUTOMATICA. Si apre la finestra illustrata nella figura 15.02.

FIG. 15.02

Nella finestra di dialogo sono rappresentati alcuni esempi di tabelle con formattazione, utilizzando
la barra di scorrimento cercare lo stile che si desidera applicare e fare un clic sopra. Premere il
pulsante OK. Nella figura 15.03 è visualizzato il risultato applicando lo stile “Classico2”. La tabella
è la stessa digitata in precedenza, ma è cambiata la formattazione.
Provare ad applicare uno alla volta tutti gli altri stili.

fig. 15.03

Si deve notare che la formattazione è stata applicata solo alle celle selezionate, tutte le altre sono
state escluse dal comando FORMATTAZIONE AUTOMATICA.
Prima di utilizzare un qualsiasi comando di formattazione, si devono selezionare le celle
interessate.

COPIA FORMATO
Il comando COPIA – INCOLLA (capitolo 11) copia un intervallo di celle, cioè il contenuto delle
celle. Ogni cella contiene: il testo digitato e anche la formattazione. La formattazione memorizzata
in ogni cella può essere copiata, separatamente dal testo.
Utilizzando il comando COPIA – INCOLLA sono copiati sia il testo scritto sulla cella, sia la sua
formattazione.

ESEMPIO.
Selezionare la tabella precedente e fare un clic sul pulsante COPIA. Rendere attiva la cella A6 e
premere INVIO. Il risultato è mostrato nella figura 15.04. È stato copiato il testo della tabella e
anche la formattazione della tabella.

FIG. 15.04
La formattazione di una cella comprende molti comandi insieme, quando si vogliono avere più celle
con la stessa formattazione si devono ripetere esattamente gli stessi comandi.
Il comando COPIA FORMATO, rappresentato nella figura 15.05, serve per copiare da un intervallo
di celle solo la formattazione, non il testo scritto. Questo evita di ricordare e ripetere tutte le
operazioni fatte e permette di risparmiare tempo.

FIG. 15.05

Per copiare la formattazione in un unico intervallo di celle si devono fare le operazioni seguenti:

1. Selezionare la tabella con la formattazione che si intende copiare;

2. Fare un clic sul pulsante COPIA FORMATO;
3. Selezionare l’intervallo di celle da formattare.

ESEMPIO.
Fare un clic su Foglio2 e creare le tabelle visualizzate nella figura 15.06.

FIG. 15.06

Selezionare le celle A1:B3, aprire il menu FORMATO e fare un clic su FORMATTAZIONE

AUTOMATICA. Con la barra di scorrimento cercare “a colori 2” e fare un clic sul pulsante OK. Il
risultato si vede nella figura 15.07.

FIG. 15.07

Selezionare le celle A1:B3 e fare un clic sul pulsante COPIA FORMATO. Il puntatore del mouse
assume la forma di un pennello (come l’icona del comando). Selezionare le celle A5:B7. Il risultato
è riportato nella figura 15.08.
 FIG. 15.08

Per copiare la formattazione in più intervalli di celle si devono fare le operazioni seguenti:

1. Selezionare la tabella con la formattazione che si intende copiare;

2. Fare doppio clic sul pulsante COPIA FORMATO;
3. Il pulsante COPIA FORMATO risulta premuto;
4. Selezionare, uno alla volta, tutti gli intervalli di celle che devono essere formattati;
5. Fare un clic sul pulsante COPIA FORMATO per chiudere l’operazione.

ESEMPIO.
Fare un clic su Foglio3 e creare le tabelle visualizzate nella figura 15.09.

FIG. 15.09

Selezionare la tabella uno, aprire il menu FORMATO, fare un clic su FORMATTAZIONE

AUTOMATICA, scegliere “Elenco 2” e fare un clic su OK. Il risultato è illustrato sulla figura
15.10.

FIG. 15.10

Selezionare la tabella uno e fare doppio clic sul pulsante COPIA FORMATO. Il pulsante risulta
premuto, come si vede nella figura 15.11.

FIG. 15.11
Selezionare, una alla volta, le altre tabelle. Ad ogni selezione, le celle evidenziate assumono lo
stesso formato della tabella uno. Alla fine fare un clic sul pulsante COPIA FORMATO, per da
chiudere l’operazione. Il risultato è mostrato nella figura 15.12.

FIG. 15.12

CANCELLA FORMATO
Ogni cella contiene il testo scritto e la formattazione. Il tasto CANC della tastiera elimina quello
che è stato scritto all’interno di una cella, non il contenuto della cella, infatti rimane la
formattazione.

ESEMPIO. Eliminare con CANC.

Selezionare la tabella uno dell’esempio precedente e premere il tasto CANC, spariscono i dati della
tabella, ma rimangono i colori, cioè la formattazione.

FIG. 15.13

È possibile cancellare solo il testo scritto nella celle, solo il formato o entrambi, utilizzando il
comando CANCELLA all’interno del menu MODIFICA, visualizzato nella figura 15.14.
 FIG. 15.14

Si trovano quattro voci.

• Tutto: serve per eliminare l’intero contenuto della cella, cioè il testo scritto, il formato e i
commenti (spiegati nel prossimo paragrafo);
• Formati: serve per cancellare solo la formattazione;
• Sommario: serve per cancellare il testo scritto e corrisponde al tasto CANC;
• Commenti: serve per eliminare i commenti.
ESEMPIO. Eliminare la formattazione.
Selezionare la tabella due degli esempi precedenti, aprire il menu MODIFICA e fare un clic sul
comando CANCELLA – FORMATI. Il risultato è illustrato nella figura 15.15.

FIG. 15.15

COMMENTI
È possibile aggiungere un commento in ogni cella, per spiegare le scelte fatte o per dare un
avvertimento agli utilizzatori del file. Il commento è memorizzato sulla cella, quindi ogni cella può
contenere un commento diverso.
Per scrivere un commento si deve rendere attiva la cella che lo conterrà, aprire il menu INSERISCI,
allargare la lista di comandi (capitolo uno) e fare un clic su COMMENTO. Si apre una casella di
testo nella quale è possibile scrivere.
ESEMPIO. Aggiungere un commento ad una cella.
Selezionare la cella D5, aprire il menu INSERISCI e fare un clic sul comando COMMENTI. Si apre
una casella di testo, visualizzata nella figura 15.16.

FIG. 15.16

Digitare “questo è il commento della cella D5”. Per terminare non si deve premere INVIO, perché
manda a capo, ma semplicemente selezionare un’altra cella.
Le celle che contengono un commento sono riconoscibili tramite un triangolino rosso all’interno
della cella stessa, come si vede nella figura 15.17.

FIG. 15.17
 CAPITOLO SEDICESIMO

BARRA DI FORMATTAZIONE

PULSANTI DI
FORMATTAZIONE
La barra di formattazione, visualizzata nella figura 16.01, contiene i comandi utilizzati più spesso.
In questo capitolo verranno presi in considerazione uno per uno.

FIG. 16.01

CARATTERE
Il primo comando, quello con la scritta “Arial” nella figura 16.01, serve per scegliere il tipo di
carattere. Il tipo di carattere è il modo in cui si scrive, cioè il tipo di scrittura. Si può pensare ai
diversi caratteri come alla calligrafia delle persone: ogni persona scrive la stessa parola in modo
differente.
Per utilizzare questo comando si deve fare un clic sulla freccia nera, vicino al nome “Arial”. Si apre
una lista di caratteri, figura 16.02, in ordine alfabetico. Con la barra di scorrimento si cerca il
carattere da utilizzare e si fa un clic sopra il nome del carattere. Il tipo di carattere scelto sarà
applicato alle celle selezionate.
Prima di utilizzare un qualsiasi comando di formattazione si devono selezionare le celle a cui
applicare il comando stesso.

FIG. 16.02
 DIMENSIONE CARATTERE
Il secondo comando, mostrato nella figura 16.03, serve per scegliere la dimensione del carattere,
cioè quanto grande deve essere il testo scritto.

FIG. 16.03

Per modificare la dimensione del carattere fare un clic sulla freccia nera, si apre una lista di numeri,
fare un clic sulla dimensione scelta. Nelle celle selezionate il carattere assumerà la dimensione
applicata.
Per scegliere un numero diverso da quelli della lista si deve fare un clic dentro la casella bianca che
contiene la dimensione, digitare il nuovo numero e premere INVIO.

ESEMPIO. Tipo di carattere e dimensione.

Creare la tabella visualizzata nella figura 16.04 in un nuovo foglio di lavoro.

FIG. 16.04

Selezionare la tabella e applicare il carattere “Comic Sans MS” e la dimensione 14. Il risultato si
vede nella figura 16.05.

FIG. 16.05

Si nota che le righe si sono allargate per contenere il testo, mentre le dimensioni delle colonne sono
rimaste le stesse.
In generale, quando si applica una nuova formattazione alle celle, si deve adeguare la dimensione
delle colonne (capitolo 4).
 GRASSETTO, CORSIVO E
SOTTOLINEATO
Grassetto significa scrivere in modo più marcato, più grosso; corsivo significa scrivere in modo
simile al corsivo, in pratica il testo risulta inclinato (nelle vecchie versioni questo stile si chiamava
italico); sottolineato si spiega da solo. Questi comandi corrispondono, rispettivamente, ai pulsanti
illustrati nella figura 16.06.

FIG. 16.06

Per applicare questi comandi si devono selezionare le celle e fare un clic sull’icona dell’effetto
desiderato, il pulsante che è stato applicato rimane premuto.
Per togliere l’effetto si deve fare un clic sullo stesso pulsante, che è premuto, dopo aver selezionato
le celle corrispondenti.

ESEMPIO. Grassetto, corsivo e sottolineato.

Creare la tabella visualizzata nella figura 16.07 in un nuovo foglio di lavoro.

FIG. 16.07

Applicare, in ogni cella, gli effetti descritti nelle celle stesse. Per esempio selezionare la cella B3,
fare un clic sul pulsante GRASSETTO e uno sul pulsante SOTTOLINEATO. Il risultato è riportato
nella finestra 16.08.

FIG. 16.08
 ALLINEAMENTO
Per definizione le celle di Excel hanno un allineamento chiamato STANDARD, che porta il testo a
sinistra, i numeri e le date a destra. I pulsanti mostrati nella figura 16.09, rispettivamente
allineamento a sinistra, al centro e a destra, servono per cambiare l’allineamento predefinito
all’interno delle celle.

FIG. 16.09

Si deve selezionare un intervallo di celle e fare clic sul pulsante con l’allineamento desiderato.
Quando si sceglie uno dei pulsanti, quello scelto risulta premuto e gli altri automaticamente
vengono esclusi. Non è possibile scegliere contemporaneamente due allineamenti, sulla stessa cella.

ESEMPIO. Allineamenti.
In un nuovo foglio di lavoro scrivere “prova allineamenti” nella cella A1 e dare la dimensione 30
alla colonna A (capitolo 4). Rendere attiva la cella A1 e provare a premere uno alla volta i pulsanti
di allineamento. Nella figura 16.10 è visualizzato l’allineamento al centro.

FIG. 16.10

UNISCI E CENTRA
Il pulsante visualizzato nella figura 16.11 unisce più celle e ne crea una unica, in più applica
l’allineamento al centro. Dopo l’utilizzo di questo comando, le celle selezionate non esistono più,
esiste un’unica cella che ha le dimensioni di tutte le precedenti. Questa cella prende il nome di
quella più in alto a sinistra.

FIG. 16.11

Per utilizzare UNISCI E CENTRA le celle da unire devono essere vuote, altrimenti Excel potrebbe
segnalare degli errori.
Il comando funziona, ovviamente, solo se sono selezionate più celle.

ESEMPIO. Unisci più celle in una unica.

Aprire un nuovo file, selezionare le celle B2:C4 e fare un clic sul pulsante UNISCI E CENTRA. Il
risultato è mostrato nella figura 16.12.
 FIG. 16.12

VALUTA, EURO, STILE

SEPARATORE
I pulsanti visualizzati nella figura 16.13 possono essere utilizzati solo con celle contenenti numeri,
altrimenti non hanno significato.
VALUTA mette il simbolo di valuta davanti al numero, L. per l’Italia. EURO pone il simbolo
dell’euro davanti al numero; STILE SEPARATORE visualizza il punto separatore delle migliaia.
Se nel vostro computer non è visualizzato il pulsante dell’euro, leggere l’ultimo paragrafo del
capitolo.

FIG. 16.13

Per applicare questi formati è sufficiente selezionare un intervallo di celle contenente numeri e fare
un clic sul pulsante. Un comando esclude gli altri, per esempio non è possibile applicare insieme
VALUTA e EURO.

ESEMPIO. Valuta, euro e stile separatore.

Rendere attivo un nuovo foglio e copiare la tabella visualizzata nella figura 16.14.

FIG. 16.14

Selezionare la cella A2 e fare un clic sul pulsante VALUTA, selezionare la cella B2 e fare un clic
sul pulsante EURO, selezionare la cella C2 e fare un clic sul pulsante STILE SEPARATORE. Il
risultato si vede nella figura 16.15.

FIG. 16.15
 PERCENTUALE
Questo comando serve per mettere il simbolo % vicino al numero, quindi per indicare le
percentuali. Sembrerebbe semplice, invece sono necessarie alcune considerazioni.
Scrivere 5% significa scrivere 5 / 100, cioè 0,05; 23% corrisponde a 23 / 100, cioè 0,23. Per
utilizzare il simbolo % si devono scrivere i numeri divisi per 100, perché Excel automaticamente,
quando si applica il comando, moltiplica per 100.
La figura 16.16 illustra il pulsante.

FIG. 16.16

ESEMPIO.
Creare la tabella della figura 16.17 in un nuovo foglio di lavoro.

FIG. 16.17

Selezionare le celle A1:B5 e fare un clic sul pulsante PERCENTUALE. Il risultato si vede nella
figura 16.18.

FIG. 16.18
 AUMENTA E DIMINUISCI
DECIMALI
Quando il risultato di una formula è un numero non intero, Excel lo arrotonda e visualizza solo un
certo numero di posizioni decimali, di solito 7. È possibile stabilire esattamente quanti decimali
visualizzare: il programma visualizzerà i decimali anche se non ci sono, aggiungendo zeri dopo la
virgola e troncando i numeri più lunghi.
Per aumentare il numero di decimali si devono selezionare le celle e fare clic sul pulsante
AUMENTA DECIMALI, il primo nella figura 16.19. Per diminuire si deve fare clic sul pulsante
DIMINUISCI DECIMALI, il secondo nella figura 16.19. Non è sufficiente un solo clic, ma serve
un clic per ogni posizione da aggiungere o togliere. Per esempio, per portare a 3 il numero di
decimali, si devono fare 3 clic sul pulsante che AUMENTA DECIMALI.

FIG. 16.19

ESEMPIO. Tre posizioni decimali.

Creare la tabella della figura 16.20 in un nuovo foglio di lavoro.

FIG. 16.20

Selezionare le celle A1:A7 e fare tre clic sul pulsante AUMENTA DECIMALI. Il risultato è
mostrato nella figura 16.21.

FIG. 16.21
 BORDI
I contorni delle celle che si vedono sul foglio di lavoro sono chiamati griglia. La griglia non è
stampata, quindi, se non si dice niente, Excel stampa le tabelle senza bordi, come se si fosse fatto
tutto il lavoro su un foglio completamente bianco.
Per stampare i bordi si utilizza il pulsante visualizzato nella figura 16.22.

FIG. 16.22

Per modificare i bordi si deve selezionare un intervallo di celle e fare un clic sulla freccia nera
vicina al pulsante. Si apre la lista visualizzata nella figura 16.23 che indica in quali posizioni
saranno applicati i bordi e gli stili possibili.

FIG. 16.23

Il primo pulsante, quello con la griglia tutta grigia, serve per togliere tutti i bordi, il secondo per
mettere il bordo sotto le celle, il terzo a sinistra, …
I bordi applicati si vedono sia sul foglio di lavoro, sia sul foglio stampato. Per stampare una tabella,
in genere, si deve ricordare di applicare i bordi.

ESEMPIO. Applicare i bordi.

In un nuovo foglio di lavoro copiare la tabella visualizzata nella figura 16.24.

FIG. 16.24

Selezionare l’intera tabella, fare un clic sulla freccia nera del pulsante BORDI e un clic sul pulsante
con tutta la griglia (il secondo nella terza riga, nella figura 16.23). In questo modo è stato applicato
il bordo intorno a tutte le celle.
Selezionare l’intera tabella, fare un clic sulla freccia nera del pulsante BORDI e un clic sul pulsante
con la griglia esterna in grassetto e quella interna vuota (l’ultimo nella terza riga, nella figura
16.23). In questo modo è stato applicato un bordo più marcato al perimetro della tabella. Il risultato
si vede nella figura 16.25.

FIG. 16.25

COLORE RIEMPIMENTO,
COLORE CARATTERE
Il pulsante con il secchiello, nella figura 16.26, rappresenta il colore di riempimento di una cella,
cioè il colore dello sfondo. Il pulsante con la A sottolineata in rosso rappresenta il colore del
carattere della cella.

FIG. 16.26

Per utilizzare questi comandi si deve selezionare un intervallo di celle, fare clic sulla freccia nera
vicina al pulsante e fare un clic sul colore scelto. In genere il colore dello sfondo deve essere molto
tenue, rispetto al colore del carattere, altrimenti la stampa non riesce bene.

ESEMPIO. Sfondo giallo e carattere blu.

In un nuovo foglio di lavoro creare la tabella mostrata nella figura 16.27.

FIG. 16.27

Selezionare la tabella, fare un clic sulla freccia nera del pulsante COLORE RIEMPIMENTO e un
clic sul colore giallo. Fare un clic sulla freccia nera del pulsante COLORE CARATTERE e un clic
sul colore blu. Il risultato si può vedere nella figura 16.28.
 FIG. 16.28

EURO
Il pulsante dell’euro è disponibile solo nella versione 2000, non nelle precedenti.
È possibile che nella versione 2000 non si trovi sulla barra degli strumenti, in questo caso si deve
fare quanto segue:

1. Aprire il menu STRUMENTI e allargare la lista di comandi;

2. Fare un clic su COMPONENTI AGGIUNTIVI;
3. Si apre una finestra di dialogo con una lista di componenti. Utilizzando la barra di
scorrimento, fare un clic sull’ultimo: “strumenti di conversione euro”;
4. Vicino a questo componente appare un segno di spunta;
5. Fare clic su OK.

In questo modo è disponibile il pulsante per mettere la valuta euro.

È importante chiarire che questo comando non calcola la conversione tra due monete, ma
semplicemente pone il simbolo € vicino al numero scritto nella cella, il numero resta identico.
 CAPITOLO DICIASSETTESIMO

FORMATO CELLE

INTRODUZIONE

Nel capitolo precedente sono spiegati i pulsanti della barra degli strumenti per la formattazione
delle celle. In generale, la barra di formattazione è più comoda quando si intende applicare un
formato ad un intervallo di celle, ma non contiene tutti i comandi. Nella barra si trovano i comandi
utilizzati più spesso, per trovare tutti gli altri si deve aprire il menu FORMATO e scegliere il
comando CELLE, dopo aver selezionato l’intervallo da modificare. Si apre una finestra di dialogo,
divisa in più schede, i cui nomi si possono leggere nella figura 17.01. Ogni scheda include una serie
di comandi.
Nei paragrafi seguenti saranno prese in considerazione, una alla volta, tutte le schede del comando
FORMATO – CELLE, tranne la scheda protezione, inclusa nel capitolo 18.

FIG. 17.01

Per passare da una scheda all’altra si deve fare un clic sul nome.
Può succedere che sia visualizzata solo la scheda Carattere, questo accade se non è stato confermato
l’inserimento del testo all’interno della cella con il pulsante INVIO.
NUMERO

La prima scheda, illustrata nella figura 17.02, è utilizzata per indicare al programma cosa deve
contenere una cella e il formato del contenuto.

FIG. 17.02

Si deve scegliere, all’interno della casella “Categoria”, il modo di scrivere il contenuto della cella.
Per Excel “Valuta”, “Contabilità”, “Data”, “Ora”, “Percentuale”, “Frazione”, Scientifico” e
“Numero” sono tutti considerati come numeri, scritti con un linguaggio diverso. Considerare tutte
queste categorie come numeri serve per poter fare operazioni con ognuna di queste categorie, per
esempio con le date.
La scelta di una categoria impone che il contenuto della cella venga scritto nel linguaggio della
categoria, per esempio si può scrivere un numero in una cella e successivamente scegliere la
categoria “Data”, Excel trasforma il numero in una data.
ESEMPIO.
Scrivere 10.000 nelle celle A1:A8. Rendere attiva una cella alla volta, partendo dalla cella A1 e
scegliere le seguenti categorie, una per cella: “Numero”, “Valuta”, “Contabilità”, “Data”, “Ora”,
“Percentuale”, “Frazione” e “Scientifico”. Excel trasforma, o meglio riscrive, il numero di partenza
nel formato scelto. Il risultato è riportato nella figura 17.03.

FIG. 17.03

All’interno di ogni categoria ci sono, nella parte destra della finestra di dialogo, alcune
sottocategorie e opzioni, per esempio per i numeri si può scegliere di rappresentare quelli negativi
in rosso.

Le date per Excel sono numeri, cioè ogni data corrisponde ad un numero e viceversa. Nell’esempio
precedente il numero 10.000 è stato trasformato nella data 18/05/1927: il programma ha contato
10.000 giorni dalla data iniziale di Excel.

ESEMPIO. Data iniziale di Excel.

In un nuovo foglio di lavoro scrive zero nella cella A1. Rendere attiva la cella, eseguire il comando
FORMATO – CELLE, nella scheda Numero scegliere la categoria “Data” e fare un clic su OK. La
data di partenza è 00/01/1900, come si vede nella figura 17.04.

FIG. 17.04

La data iniziale è inesistente, perché il giorno zero non esiste. Il giorno 1 corrisponde alla data
01/01/1900, il giorno due a 02/01/1900. In questo modo Excel fa corrispondere una data ad un
numero e viceversa.
Questo meccanismo permette di fare operazioni con e sulle date.
ESEMPIO. Giorni di vita.
Si vuole calcolare quanti giorni di vita ha una persona nata il 15/02/1980, in data 01/01/2010. Su un
nuovo foglio di lavoro scrivere la data 01/01/2010 nella cella A1 e la data di nascita nella cella A2.
Rendere attiva la cella A3 e scrivere la formula:
= A1 - A2
Excel calcola la differenza, ma mostra il risultato come una data, figura 17.05.

FIG. 17.05

Per conoscere il numero di giorni si deve selezionare la cella A3, eseguire il comando FORMATO
– CELLE e scegliere la categoria numero. Il programma converte la data in numero, come si vede
nella figura 17.06.

FIG. 17.06

ESEMPIO. Scadenza fattura.

In data 30/11/2010 è stata emessa una fattura con scadenza a 90 giorni, si vuole calcolare la data di
scadenza. In un nuovo foglio di lavoro scrivere la data nella cella A1, poi scrivere 90 nella cella A2
e la formula:
= A1 + A2
nella cella A3. Excel trasforma la prima data in numero (40512), aggiunge 90 (40602) e trasforma il
risultato in data (28/02/2011), come si vede nella figura 17.07.

FIG. 17.07
ALLINEAMENTO
La scheda allineamento, visualizzata nella figura 17.08, è divisa in tre sezioni: Allineamento testo,
Controllo testo e Orientamento.

FIG. 17.08

La sezione ALLINEMENTO TESTO serve per decidere come allineare il testo all’interno delle
celle. L’allineamento predefinito è quello standard: testo a sinistra e numeri a destra. Si deve aprire
la tendina, freccia nera vicina al comando e fare un clic sul tipo di allineamento che si intende
utilizzare.
Per l’allineamento orizzontale si può scegliere tra i comandi visualizzati nella figura 17.09.

FIG. 17.09

La maggior parte di questi si spiegano da soli, per cui si terrà conto solo di quelli inusuali.
RIEMPI ripete il testo scritto nella cella fino a completare la dimensione della cella.
ESEMPIO. In un nuovo foglio di lavoro scrivere “riempi” nella cella A1. Modificare la dimensione
della colonna A in 15 punti (capitolo 4). Selezionare la cella A1 e utilizzare l’allineamento
orizzontale riempi. Il risultato è mostrato nella figura 17.10.

FIG. 17.10

CENTRA NELLE COLONNE è utile quando si deve scrivere un titolo sopra una tabella, allineato
al centro rispetto alla tabella.
ESEMPIO. Creare la tabella della figura 17.11, partendo dalla cella A2, in nuovo foglio di lavoro.

FIG. 17.11

Nella cella A1 scrivere il titolo della tabella: VENDITE PRODOTTI. Selezionare le celle A1: D1 e
applicare l’allineamento orizzontale CENTRA NELLE COLONNE. Il risultato si può vedere nella
figura 17.12.

FIG. 17.12

RIENTRO serve per allontanare il testo dal bordo sinistro delle celle, è utilizzato poco.
ORIENTAMENTO serve per ruotare il testo all’interno delle celle. Si deve cliccare e tenere
premuto il tasto sinistro del mouse all’interno della sezione e muovere il puntatore nella direzione in
cui si intende orientare il testo.
L’allineamento VERTICALE è utile quando la dimensione della riga è molto più grande del testo
contenuto nelle celle. In questa situazione il testo è scritto in fondo alla cella, cioè appena sopra il
bordo inferiore, lasciando un ampio spazio vuoto in alto.
ESEMPIO. In un nuovo foglio di lavoro scrivere “prova” nella cella A1 e allargare la riga (capitolo
4), come si vede nella figura 17.13.
 FIG. 17.13

Rendere attiva la cella A1 e applicare l’allineamento verticale “al centro”, fig. 17.14.

FIG. 17.14

Il comando “testo a capo” nella sezione “controllo testo” è utile quando si ha una scritta più lunga
della larghezza della colonna. Si è visto, nei primi capitoli, che in questa situazione, il testo risulta
scritto in più celle, se le successive sono libere, oppure risulta tagliato. Testo a capo allarga la
dimensione della riga e, lasciando intatta la larghezza della colonna, riempie la cella con il testo,
andando a capo dove necessario.

ESEMPIO. In un nuovo foglio di lavoro scrivere nella cella A1 “foglio uno, cella A1, prova di testo
a capo”. Selezionare la cella e applicare il comando testo a capo. Il risultato è illustrato nella figura
17.15.

FIG. 17.15

Il comando “riduci e adatta” rimpicciolisce il testo della cella, in modo da farlo stare esattamente
dentro la cella. La dimensione della cella rimane fissa, è il testo che diventa più piccolo, se
necessario. È poco utilizzato.

UNIONE CELLE serve per unire due o più celle in una unica, come il pulsante UNISCI E
CENTRA della barra di formattazione, (capitolo 16). La differenza è che il pulsante applica anche
l’allineamento “centrato orizzontalmente”, mentre questo comando unisce solamente le celle. Se più
celle sono unite c’è il segno di spunta vicino al comando “unione celle”. Per separare le celle si
deve togliere il segno di spunta, con un clic. Con il pulsante non è possibile separare le celle una
volta che sono state unite, si deve ricorre a questo comando.

CARATTERE
Nella scheda carattere si trovano i comandi per la formattazione del carattere, gli stessi dei pulsanti
visti nel capitolo precedente. L’unico caso particolare è il comando “carattere standard” che serve
per annullare tutte le scelte fatte in questa scheda e riportare al carattere di partenza: arial 10.
La figura 17.16 mostra la scheda carattere.

FIG. 17.16
BORDO

In questa scheda si trovano i comandi per specificare il bordo delle celle. I pulsanti nella finestra
servono per aggiungere o togliere un bordo.
Rispetto al pulsante della barra di formattazione, in questa scheda si possono scegliere due cose in
più: il colore dei bordi e lo stile del bordo (linea continua, tratteggiato, ecc.).
È necessario prima scegliere il colore e lo stile e poi cliccare sui pulsanti per aggiungere o togliere i
bordi. Questo è utile se si vogliono mettere bordi di diverso colore, nello steso intervallo di celle.
Per avere la finestra completa devono essere state selezionate più celle, altrimenti la scheda risulta
incompleta, cioè con alcuni comandi disattivati.

FIG. 17.17
MOTIVO
Il motivo è il colore di sfondo delle celle.

FIG. 17.18

ESEMPIO. Bordi e motivo.

In un nuovo foglio di lavoro creare la seguente tabella, partendo dalla cella B2.

FIG. 17.19

Utilizzando le schede BORDO e MOTIVO, impostare i bordi esterni in blu scuro, quelli interni in
rosso e lo sfondo in giallo. Ricordare che prima si sceglie il colore del bordo, poi lo si applica con i
pulsanti. La figura 17.20 rappresenta il risultato.

FIG. 17.20
 CAPITOLO DICIOTTESIMO

PROTEZIONE

PROTEZIONE FOGLIO
Ogni cella del foglio di lavoro ha due caratteristiche: BLOCCATA e NASCOSTA, la prima è
attiva, la seconda è inattiva. Queste due caratteristiche sono ignorate da Excel, finché non si procede
alla protezione del foglio di lavoro.
Per vedere queste due opzioni si deve utilizzare il comando FORMATO – CELLE e selezionare la
scheda PROTEZIONE, rappresentata nella figura 118.01.

FIG. 18.01

Come si vede, vicino alla caratteristica BLOCCATA, c’è un segno di spunta che significa attiva.
Tutte le celle del foglio di lavoro si trovano in questa situazione, a meno che non sia modificata a
mano.
BLOCCATA significa che non è possibile modificare il contenuto della cella.
NASCOSTA significa che non si vede il contenuto della barra della formula, ma si vede il
contenuto all’interno del foglio di lavoro. Quindi si vedono i risultati delle formule, ma non le
formule.
Per rendere effettive, efficaci, le caratteristiche si deve proteggere il foglio di lavoro, utilizzando il
comando PROTEGGIO FOGLIO, all’interno del menu STRUMENTI, visualizzato nella figura
18.02.
 FIG. 18.02

Questo comando apre la finestra di dialogo rappresentata nella figura 18.03.

FIG. 18.03

CONTENUTO impedisce di modificare le celle del foglio di lavoro corrente.

OGGETTI impedisce la modifica, lo spostamento, il ridimensionamento di un oggetto, cioè di
immagini e disegni.
SCENARI impedisce le modifiche alle definizioni degli scenari.
La PASSWORD è facoltativa e serve per impedire che un utente “liberi” il foglio di lavoro, cioè
che tolga la protezione. Se non si digita una password ogni utente che si trovi il foglio bloccato lo
potrà liberare con il comando STRUMENTI – PROTEZIONE – RIMUOVI PROTEZIONE
FOGLIO. Se invece è stata digitata una password, il comando per liberare il foglio è lo stesso, ma è
richiesta la parola d’ordine. Solo chi conosce la password potrà togliere la protezione del foglio.
Una volta protetto il foglio di lavoro, non si possono modificare tutte le celle che hanno la
caratteristica BLOCCATA attiva.

Esempio. Bloccare il foglio di lavoro.

Aprire un nuovo file e lanciare il comando STRUMENTI – PROTEZIONE – PROTEGGI
FOGLIO, inserendo la password “ciao”. Dopo tale comando, provare a scrivere all’interno di una
qualsiasi cella del foglio, Excel non permette di scrivere e segnala un avvertimento, visualizzato
nella figura 18.04.
 FIG. 18.04

Per poter modificare le celle si deve liberare il foglio di lavoro, utilizzando il comando
STRUMENTI – PROTEZIONE – RIMUOVI PROTEZIONE FOGLIO. Excel richiede la password
digitata in precedenza.

La protezione vale solo per il foglio attivo, tutti gli altri sono liberi. Per proteggere l’intera cartella
di lavoro si deve eseguire il comando in ogni foglio.
Di solito non si vuole bloccare l’intero foglio di lavoro, ma solo una parte, per esempio si crea un
file con uno schema per le fatture, questo file potrà essere utilizzato da più persone, delle quali solo
una parte conosce Excel. Potrebbe succedere che chi non conosce il programma per errore selezioni
celle contenenti le formule per il calcolo del totale della fatture e le modifichi o le cancelli. Tutti gli
altri non potranno più creare le fatture finché non verrà sistemato il file. Per evitare questo problema
si può bloccare il foglio di lavoro, lasciando libere, cioè modificabili, solo le celle nelle quali si
devono inserire i dati della fattura, per esempio la data, la descrizione, la quantità e il prezzo. In
questo modo chiunque potrà creare la fattura, stamparla, ma non potrà rovinare lo schema della
fattura.
Per liberare una parte delle celle del foglio di lavoro si deve selezionarle, utilizzare il comando
FORMATO – CELLE, selezionare la scheda PROTEZIONE, fare un clic sulla caratteristica
BLOCCATA e un clic su OK. In questo modo si rimuove il segno di spunta su bloccata e si
liberano le celle modificate. Quando si protegge il foglio di lavoro, solo le celle libere possono
essere modificate.

ESEMPIO.
In un nuovo foglio di lavoro scrivere 10 nella cella A1, 20 nella cella A2 e la formula =A1 + A2
nella cella A3. Si vuole bloccare l’intero foglio di lavoro, tranne le celle A1 e A2, in modo che
chiunque possa modificarne i valori e trovare nuovi risultati.
Selezionare le cella A1 e A2 insieme e lanciare il comando FORMATO – CELLE. Selezionare la
scheda PROTEZIONE, fare un clic su BLOCCATA in modo da far sparire il segno di spunta e
premere OK.
Provare a scrivere in una qualsiasi cella del foglio, tranne A1 e A2, sono tutte bloccate. Provare a
modificare i valori delle celle A1 e A2, questo è possibile e automaticamente cambia il risultato
della formula in A3.

PROTEZIONE CARTELLA
Nella figura 18.05 è rappresentata la finestra di dialogo del comando STRUMENTI –
PROTEZIONE – PROTEGGI CARTELLA DI LAVORO.
 FIG. 18.05

STRUTTURA significa che, se è attiva, non è possibile spostare, cancellare, nascondere, scoprire,
rinominare e inserire fogli di lavoro.
FINESTRE per utilizzare finestre della stessa dimensione e posizione ogni volta che viene aperta la
cartella di lavoro, poco utilizzato.
PASSWORD è richiesta a chi tenta di rimuovere la protezione cartella.
Proteggi foglio vale per un unico foglio di lavoro, mentre proteggi cartella vale per l’intero file.

PROTEZIONE FILE
Questo comando non fa parte di quelli precedenti, ma riguarda comunque la protezione. I comandi
visti nei paragrafi precedenti consentono di proteggere le informazioni, una volta che è stata aperta
la cartella di lavoro. I comandi di protezione del file iniziano il controllo prima di aprire la cartella
di lavoro.
Sono possibili tre livelli di protezione:

1. PASSWORD DI LETTURA: per aprire il file si deve conoscere la password di lettura, chi
non conosce la parola chiave non può aprire il file. Le persone che aprono il file con la
password di lettura non possono modificare il file, o, meglio, non possono salvare le
modifiche effettuate. Serve per impedire le modifiche al file e fare in modo che solo alcune
persone possano leggerne il contenuto.
2. PASSWORD DI SCRITTURA: chi conosce questa password può aprire il file e
modificarlo. Di solito solo l’autore conosce la password di scrittura, mentre la password di
lettura è conosciuta da tutte le persone che dovranno leggere il file. Serve all’autore del file
per poterlo modificare.
3. CONSIGLIATA SOLO LETTURA è un avviso che Excel segnala a chi cerca di aprire il
file. Praticamente significa che la cartella di lavoro è importante e si consiglia di non
modificarla. Se non sono attive le password di lettura e scrittura, questo è solo un
suggerimento che può essere ignorato.

Le password si trovano all’interno della finestra di dialogo del comando SALVA CON NOME, nel
menu FILE. Si deve lanciare tale comando e fare un clic sopra STRUMENTI – OPZIONI
GENERALI, come mostrato nella figura 18.06.
 FIG. 18.06

Con un clic sul comando OPZIONI GENERALI si apre la finestra di dialogo visualizzata nella
figura 18.07, nella quale è possibile digitare le password.

FIG. 18.07
 CAPITOLO DICIANNOVESIMO

STAMPA

AREA DI STAMPA
Quando si esegue il comando FILE – STAMPA, Excel manda alla stampante tutte le celle del foglio
di lavoro corrente che hanno un contenuto. Il numero di pagine che saranno stampate dipende dalla
quantità di celle coinvolte. Lo scopo principale del programma non è stampare tabelle, ma fornire
risultati numerici, per cui non c’è una corrispondenza tra il foglio di lavoro e i fogli di carta: nel
momento in cui si decide di stampare si possono scegliere anche le dimensioni della stampa
Prima di lanciare la stampa è quindi necessario utilizzare alcuni comandi che servono per decidere
cosa stampare, la dimensione e altre caratteristiche.

L’AREA DI STAMPA è la parte del foglio di lavoro che si intende stampare. Quando non si indica
l’area di stampa, il programma stampa tutte le celle utilizzate nel foglio di lavoro. Definire l’area di
stampa significa dire all’applicazione quali celle deve stampare.
Per definire l’area di stampa si devono selezionare tutte le celle da riprodurre su carta e si deve
eseguire il comando FILE – AREA DI STAMPA – IMPOSTA AREA DI STAMPA, visualizzato
nella figura 19.01.

FIG. 19.01
Dopo questo comando non succede nulla, ma l’applicazione tiene in memoria le celle da stampare.
In ogni foglio di lavoro si deve scegliere l’area di stampa, che può essere diversa.

In qualsiasi momento è possibile cambiare o modificare l’area di stampa, ripetendo gli stessi
comandi: quando si definisce una seconda area di stampa, Excel annulla la prima e tiene in memoria
solo l’ultima.
IMPOSTA PAGINA
Dopo aver scelto l’area di stampa si deve indicare al programma come stampare, attraverso il
comando FILE – IMPOSTA PAGINA. Si apre la finestra di dialogo visualizzata nella figura 19.02.

FIG. 19.02

La finestra è divisa in più schede (Pagina, Margini, Intestazioni e Foglio), ognuna delle quali
contiene più comandi.
La stessa finestra di dialogo si ottiene utilizzando l’ANTEPRIMA, per cui la maggior parte dei
comandi saranno spiegati nel paragrafo dedicato all’anteprima. In questo paragrafo si vedrà
solamente la scheda Foglio, in quanto alcune opzioni di questa scheda sono bloccate nell’anteprima.
In generale, per utilizzare i comandi della scheda foglio si deve utilizzare il comando FILE –
IMPOSTA PAGINA, per tutti gli altri conviene utilizzare il sistema del paragrafo seguente.
La scheda foglio è visualizzata nella figura 19.03.
 FIG. 19.03

AREA DI STAMPA è un ulteriore metodo per definire l’area di stampa. Se è stato utilizzato il
comando FILE – AREA DI STAMPA – IMPOSTA AREA DI STAMPA, in questa casella di testo
sono scritti gli intervalli di celle da stampare.
STAMPA TITOLI serve per le tabelle molto grandi, che occupano più di un foglio di carta. In
genere nella prima riga e/o nella prima colonna delle tabelle sono scritti i titoli delle righe e/o
colonne. Quando la stampa è più lunga di un foglio di carta, si vorrebbe che anche in tutti i fogli
successivi al primo fossero riportati i titoli. Questa sezione serve proprio per riportare i titoli della
tabella in tutti i fogli stampati. Si deve utilizzare il pulsante vicino alla caselle di testo RIGHE DA
RIPETERE IN ALTO e COLONNE DA RIPETERE A SINISTRA e selezionare le righe o colonne
contenenti i titoli. Questo pulsante si utilizza come visto per gli argomenti delle funzioni, nel
capitolo 10.
GRIGLIA: stampa in grigio chiaro la griglia del foglio di lavoro, cioè i bordi predefiniti. Per
stampare i bordi di una tabella non si deve utilizzare questo comando, ma si deve procedere come
visto nei capitoli 16 e 17.
INTESTAZIONI DI RIGA E DI COLONNA serve per stampare i nomi delle righe e delle colonne,
cioè A, B, C, … e 1, 2, 3, …
BIANCO E NERO: non stampa a colori.
QUALITÀ BOZZA è utile per stampe di prova, significa stampare in bassa qualità.
ORDINE DI PAGINA è importante solo per lavori lunghi, che richiedono molti fogli di carta: si
deve scegliere se stampare prima le righe o le colonne, come mostrano le figure.

ANTEPRIMA DI STAMPA
Prima di utilizzare la stampante conviene controllare come saranno stampate le celle, utilizzando
l’ANTEPRIMA DI STAMPA, che corrisponde al pulsante visualizzato nella figura 19.04, oppure
utilizzando il comando FILE – ANTEPRIMA DI STAMPA.

FIG. 19.04

Dopo aver premuto il pulsante la finestra del programma cambia completamente: spariscono il
foglio di lavoro e tutti gli strumenti di Excel. Possiamo dividere la finestra ANTEPRIMA in tre
aree:

1. In alto si trova la barra degli strumenti dell’anteprima, visualizzata nella figura 19.05.

FIG. 19.05

Succ. e Prec. Servono per passare da una pagina (foglio di carta) all’altra, nel caso siano
necessari più fogli per la stampa.
Zoom serve per ingrandire o rimpicciolire il foglio dell’anteprima.

2. In mezzo alla finestra si trova una pagina che rappresenta il foglio di carta che verrà
stampato: l’anteprima di stampa. La grafica dell’anteprima non è ottimale, quindi è possibile
che non si vedano bene i bordi delle celle o altre caratteristiche. In questa sezione si deve
controllare come saranno stampate le informazioni, per esempio nella figura 19.06 si nota
che la tabella verrebbe stampata tutta in alto a sinistra del foglio, lasciando vuota la parte
rimanente.

FIG. 19.06
 3. L’ultima area si trova in basso, sopra il pulsante START: la barra di stato, visualizzata nella
figura 19.07.

FIG. 19.07

In questa sezione si legge il numero di pagine che verrà stampato. È importante, prima di
stampare, controllare cosa c’è scritto in questa barra, in quanto l’anteprima spesso inganna:
sembra una pagina invece sono due o più di due.

Con un clic sul pulsante IMPOSTA, nella prima area, si apre la finestra di dialogo IMPOSTA
PAGINA. Il vantaggio di utilizzare IMPOSTA PAGINA nell’anteprima è che, una volta scelte le
opzioni, quando si chiude la finestra IMPOSTA PAGINA si torna all’anteprima e si vede subito il
risultato. Mentre, aprendo la finestra da FILE – IMPOSTA PAGINA, per vedere le modifiche si
deve passare all’ANTEPRIMA.
Nel paragrafo precedente è spiegata la scheda foglio, in quanto nell’anteprima risultano bloccati
alcuni comandi, di seguito sono analizzate le altre schede.

La SCHEDA PAGINA, visualizzata nella figura 19.08, è divisa in tre sezioni.

Nella sezione ORIENTAMENTO si sceglie se stampare in orizzontale o in verticale.
Nella sezione DIMENSIONI si devono scegliere le dimensioni del foglio di carta su cui stampare.
Aprendo la tendina sono mostrati tutti i tipi di foglio supportati dalla stampante installata nel
computer.
La sezione PROPORZIONI serve per ingrandire o rimpicciolire tutte le celle da stampare. Se la
tabella è piccola si può ingrandire per riempire il foglio, se la tabella è grande si può rimpicciolire
per stare in una pagina.
Ci sono due modi per scegliere le dimensioni della stampa: “imposta al” e “adatta a”. Utilizzando
IMPOSTA AL si sceglie di ingrandire o rimpicciolire in percentuale, rispetto alla dimensione
normale (100%). Utilizzando ADATTA A si sceglie esattamente quante pagine stampare. Per
esempio, una pagina di larghezza e una pagina di altezza significa stampare un unico foglio di carta.
Se la tabella è molto grande, viene ridotta per farla stare nella pagina.
 FIG. 19.08

Nella SCHEDA MARGINI, visualizzata nella figura 19.09, si scelgono i margini e la distanza dal
bordo per le intestazioni e i piè di pagina.

FIG. 19.09
In basso si trova un comando molto utile, per stampare la tabella al centro del foglio, anziché in alto
a sinistra: CENTRA NELLA PAGINA. Controllate la figura 19.06, si vede che la tabella si trova in
alto nel foglio. Utilizzando CENTRA NELLA PAGINA, sia verticalmente che orizzontalmente, il
risultato è quello della figura 19.10.

FIG. 19.10

La SCHEDA INTESTAZIONI / PIÈ DI PAGINA, visualizzata nella figura 19.11, è divisa in due
sezioni:intestazioni e piè di pagina.
 FIG. 19.11

Per scrivere si deve utilizzare uno dei due pulsanti PERSONALIZZA e si passa in una nuova
finestra di dialogo, visualizzata nella figura 19.12. La finestra è praticamente identica per le
intestazioni e i piè di pagina.

FIG. 19.12

È possibile digitare il testo, facendo un clic in una delle caselle di testo: “A sinistra”, “Al centro” o
“A destra”. Il testo scritto sarà stampato esattamente nella posizione indicata nella casella, cioè a
sinistra, al centro o a destra.
La differenza tra le intestazioni e i piè di pagina è che le prime sono stampate in alto, sopra il
margine superiore, mentre i secondi sono stampati in basso, sotto il margine inferiore.
I pulsanti all’interno della finestra sono spiegati di seguito, da sinistra verso destra:

1. Tipo di carattere, per scegliere il carattere, la dimensione e altre caratteristiche.

2. Numero progressivo di pagina: nella prima stampa 1, nella seconda 2, ecc.
3. Numero totale di pagine, per esempio se ci sono 10 pagine, stampa 10 in ogni pagina.
4. Data di stampa.
5. Ora di stampa.
6. Nome del file.
7. Nome del foglio.
INTERRUZIONI MANUALI
Nel caso di tabelle molto grandi, che non stanno in una pagina, è possibile stabilire dove dividere la
tabella utilizzando le INTERRUZIONI DI PAGINA MANUALI. Quando si effettua una stampa,
Excel inserisce le INTERRUZIONI DI PAGINA AUTOMATICHE nel foglio di lavoro,
visualizzate con linee tratteggiate. Le interruzioni manuali sostituiscono quelle predefinite.
Ogni interruzione divide il foglio di lavoro in quattro parti, infatti vengono inserite due linee
tratteggiate, una orizzontale e una verticale.
Si deve rendere attiva la cella sopra la quale si vogliono inserire le interruzioni manuali e utilizzare
il comando INSERISCI – INTERRUZIONE DI PAGINA, visualizzato nella figura 19.13.

FIG. 19.13

Il programma inserisce un’interruzione orizzontale nella riga sopra la cella selezionata e

un’interruzione verticale nella colonna prima della cella selezionata.

ESEMPIO. Inserire un’interruzione di pagina.

Aprire un nuovo file, digitare “prova interruzioni” nella cella C3 e premere INVIO. Rendere attiva
la cella C3 e utilizzare il comando INSERISCI – INTERRUZIONE DI PAGINA. Il risultato si vede
nella figura 19.14.

FIG. 19.14

Le linee delle interruzioni non sono stampate.

Per eliminare le interruzioni manuali si deve rendere attiva la stessa cella utilizzata per inserire le
linee tratteggiate (C3 nell’esempio) e lanciare il comando INSERISCI – RIMUOVI
INTERRUZIONE DI PAGINA. Per eliminare contemporaneamente tutte le interruzioni del foglio
di lavoro si deve selezionare il foglio (capitolo 5) e lanciare il comando INSERISCI –
REIMPOSTA TUTTE LE INTERRUZIONI DI PAGINA.

STAMPA
Per stampare, dopo aver scelto tutte le opzioni precedenti, si utilizza il comando FILE – STAMPA:
si apre la finestra di dialogo visualizzata nella figura 19.15.

FIG. 19.15

Anche questa finestra di dialogo è suddivisa in più sezioni:

1. STAMPANTE: nome della stampante da utilizzare, nel caso siano disponibili più macchine.
Il pulsante PROPRIETÀ serve per gestire la stampante, per esempio stampa a colori o
bianco e nero, ma i comandi dipendono dalla stampante utilizzata.

2. INTERVALLO: quali pagine stampare, nel caso ce ne siano più di una.

3. STAMPA: in genere è stampata l’area di stampa del foglio di lavoro attivo, ma si può anche
stampare tutto il file o solo le celle selezionate.
4. COPIE: numero di copie, per ogni pagina, da stampare. Fascicola serve nel caso siano scelte
più copie, per ottenere direttamente i fogli in ordine.
 CAPITOLO VENTESIMO

GRAFICI

INTRODUZIONE
I grafici sono immagini che rappresentano le tabelle, o meglio che rappresentano i dati delle tabelle.
In generale, risulta molto più semplice e immediato consultare un grafico che una tabella. A
conferma di ciò, nelle riviste in edicola si trovano spesso articoli che presentano dei dati (statistiche,
inchieste, bilanci, ecc.) attraverso dei grafici, non attraverso le tabelle. In genere i grafici più
utilizzati sono quelli a torta o gli istogrammi, perché sono i più semplici da capire anche senza
conoscenze matematiche.
Un grafico è un sistema per rappresentare una tabella in modo semplice e immediato. Purtroppo
questo non vale per tutti i tipi di grafici; esistono infatti molte varietà di grafici, alcuni semplici altri
più complessi. Valgono qui le stesse considerazioni fatte per le funzioni: per utilizzare un tipo
particolare si dovrebbero conoscere le basi matematiche dell’oggetto scelto. Né il programma, né i
manuali, né le guide di Excel spiegano il significato matematico dei grafici, proprio come per le
funzioni.
Per quanto riguarda l’utente medio, non sono richieste particolari conoscenze, si devono solo
richiamare alla memoria dei semplici concetti. I grafici sono rappresentati sul PIANO
CARTESIANO, diviso in quattro quadranti da due rette chiamate rispettivamente ASCISSE e
ORDINATE, chiamate anche asse delle X e asse delle Y. Se si utilizzano grafici a 3 dimensioni
entra in gioco anche l’asse delle Z. Sulle rette sono stabilite le unità di misura (che possono anche
essere diverse per le due rette) e il tipo di dati da rappresentare.
 FIG. 20.01

In Excel si usa quasi sempre il primo quadrante, meno spesso il quarto, raramente gli altri due.
Non è Excel che costruisce e gestisce il grafico, ma è un programma che si chiama MICROSOFT
GRAPH, incluso nel pacchetto Office. Questo programma lavora non solo per Excel, ma anche per
tutte le altre applicazioni dell’Office: Winword, Access, Power Point, ecc.
Per creare un grafico, Microsoft Graph ha bisogno di leggere dei dati numerici in una tabella,
altrimenti crea un’immagine predefinita basata su una tabella anch’essa predefinita. Quindi per
creare un grafico si deve prima digitare una tabella contenente dei dati numerici, non si può partire
da una tabella di testo, devono esserci per forza più celle che contengono numeri.
Se non si stabilisce diversamente, Graph sistema nell’asse delle X i valori del lato più lungo della
tabella (di solito le tabelle hanno forma rettangolare, i valori che si trovano sul lato più lungo sono
quelli dell’asse X).

ESEMPIO. Tabella per il grafico.

Digitare la tabella rappresentata nella figura 20.02, partendo dalla cella b2.

FIG. 20.02

Un modo velocissimo per creare un semplice grafico è: selezionare la tabella e premere il tasto F11,
appare il grafico rappresentato nella figura 20.03.
 FIG. 20.03

I valori dell’asse X sono quelli relativi alle nazioni, il lato più lungo della tabella; i valori dell’asse
Y sono quelli relativi alla frutta, il lato più corto della tabella.

È necessario introdurre gli ultimi due termini, prima di cominciare a lavorare seriamente con i
grafici: area del grafico e serie di dati.
L’AREA DEL GRAFICO è la tabella o parte di tabella in base alla quale si intende creare il
grafico. Comprende tutte le celle che servono a Graph per costruire il grafico, quelle che si devono
selezionare prima di cominciare.
Una SERIE DI DATI è un insieme di valori che rappresentano lo stesso oggetto (elemento) della
tabella.

ESEMPIO. Area del grafico e serie di dati.

Considerando la tabella nella figura 20.02, l’area del grafico sono tutte le celle della tabella, cioè
l’intervallo B2:F5.
Le celle C3:F3, che contengono i valori 1.000, 250, 800 e 100 rappresentano la serie di dati
LIMONI. Le celle C4:F4, che contengono i valori 500, 600, 300 e 800 rappresentano la serie di dati
PERE. Le celle C3:C5, che contengono i valori 1.000, 500 e 550 rappresentano la serie di dati
ITALIA. Con lo stesso sistema si riconoscono le serie di dati MELE, FRANCIA, SPAGNA e
BELGIO.
AUTOCOMPOSIZIONE

Per creare i grafici si utilizza il comando GRAFICO, nel menu INSERICI (ricordare di allargare
tutta la lista dei comandi, capitolo 1), dopo aver selezionato la tabella contenente i valori. Questo
comando manda in esecuzione una procedura guidata che si chiama AUTOCOMPOSIZIONE
GRAFICO. Le autocomposizoni sono, generalmente, finestre di dialogo nelle quali si scelgono
alcune opzioni; per passare alla finestra successiva si utilizza il pulsante AVANTI, mentre per
tornare indietro si utilizza il pulsante INDIETRO. Arrivati all’ultima finestra di dialogo si termina
utilizzando il pulsante FINE.
Per spiegare i vari passaggi si utilizzerà la tabella della figura 20.02, nell’esempio seguente.

ESEMPIO. Creare un grafico.

Selezionare la tabella creata in precedenza ed eseguire il comando INSERISCI – GRAFICO.
Appare la finestra di dialogo rappresentata nella figura 20.04.

FIG. 20.04
Questa finestra è il primo passaggio di quattro, come si legge nella barra del titolo.
Nella sezione “Tipo di grafico” sono a disposizione le possibili rappresentazioni, alcune semplici
come Istogramma o Torta, altre più complesse come Radar o Azionario. A seconda del tipo di
grafico scelto, nella sezione “Scelte disponibili”, un po’ più a destra, sono rappresentati i possibili
sottotipi. Sotto questa sezione si trova una casella di testo che spiega, non in modo dettagliato o
matematico, il tipo di grafico scelto.
Facendo clic e tenendo premuto il tasto sinistro del mouse sopra il pulsante “Tenere premuto per
visualizzare l’esempio” appare un’anteprima dell’immagine finale, con i dati della tabella
selezionata.
Si deve tenere presente che non tutti i grafici sono uguali: alcuni tipi richiedono più dati, altri ne
richiedono meno. Per esempio il grafico a Torta prevede una sola serie di dati, se si vogliono
rappresentare Italia, Spagna, Belgio e Francia si devono costruire 4 grafici, uno per ogni serie.
Per portare avanti l’esempio scegliere l’istogramma semplice, cioè il primo tipo e il primo sottotipo
e fare un clic sul pulsante AVANTI. Appare la seconda finestra di dialogo, visualizzata nella figura
20.05.

FIG. 20.05

Nella finestra si vede, innanzi tutto, l’anteprima di come risulterà il grafico.

È possibile modificare l’area del grafico, utilizzando la casella “Intervallo dati”, ma in genere
questa operazione è inutile, perché si seleziona la tabella prima di iniziare.
Graph mette nell’asse X i valori del lato più lungo della tabella, nell’esempio le nazioni, ma è
possibile modificare e invertire questa impostazione utilizzando l’opzione “Serie in”, scegliendo
Righe o Colonne.
Provare a vedere cosa succede facendo clic su Colonne (nell’anteprima), rimettere Righe e fare un
clic su AVANTI. Appare la terza finestra di dialogo, figura 20.06.
 FIG. 20.06

In questa fase ci sono varie categorie di opzioni da scegliere, la maggior parte molto semplici e che
si spiegano da sole. Purtroppo queste opzioni dipendono dal tipo e sottotipo di grafico scelto,
nonché dai dati della tabella. Conoscendo il tipo di grafico, anche tutte le opzioni possibili
dovrebbero essere note. Se non si conosce uno dei comandi, si prova ad utilizzarlo, si attende per
circa 5 secondi e si controlla sull’anteprima per vedere cosa è successo.
Provare a digitare FRUTTA come titolo del grafico, attendere 5 secondi e la scritta apparirà
nell’anteprima, proprio come titolo del grafico. Cancellare FRUTTA e fare un clic su AVANTI.
Appare l’ultima finestra di dialogo, figura 20.07.

FIG. 20.07
Il grafico può essere costruito in due modi diversi, come si vede nella figura.

1. “Crea nuovo foglio” significa che verrà aggiunto un nuovo foglio di lavoro interamente
dedicato al grafico. Il vantaggio di questa scelta è che sarà utilizzato tutto lo spazio
disponibile sullo schermo per il grafico, lo svantaggio è che si trova in un foglio diverso da
quello della tabella. La scritta “Grafico 1” è il nome del foglio che conterrà il grafico, per
cambiarlo è sufficiente digitare un altro nome.

2. “Come oggetto in” Significa che il grafico verrà creato nello stesso foglio di lavoro della
tabella (in genere) e verrà gestito come un oggetto, cioè come un’immagine. Un oggetto è
ciò che non è contenuto in una cella, praticamente si trova sopra il foglio di lavoro.

Per l’esempio lasciare “Come oggetto in” e fare un clic sul pulsante FINE. Vicino alla tabella
apparirà il grafico costruito con l’autocomposizione, visualizzato nella figura 20.08.

FIG. 20.08
FORMATO
Il grafico si trova sopra il foglio e può essere spostato in qualsiasi punto del foglio di lavoro. Per
spostare il grafico si deve portare il puntatore del mouse all’interno del grafico, il puntatore assume
la forma di una freccia bianca, e trascinare l’immagine.
È anche possibile ingrandire o ridurre l’oggetto utilizzando le maniglie, i quadratini neri intorno al
grafico. Si deve portare il puntatore del mouse sopra una delle maniglie, il puntatore del mouse
assume la forma di una doppia freccia nera, e trascinare verso l’esterno per ingrandire, verso
l’interno per ridurre le dimensioni.
Facendo clic su una cella del foglio, si rende attiva quella cella e si deseleziona il grafico:
nell’oggetto mancano le maniglie.. Un oggetto è selezionato quando ha le maniglie. Per poter
modificare un grafico è necessario che sia selezionato. Per rendere attivo un oggetto è sufficiente
farci un clic sopra: il grafico diventa attivo, la cella diventa inattiva
Selezionare il grafico e osservare le barre degli strumenti: i menu e i comandi non sono gli stessi di
sempre e molti comandi non sono attivi. Quando un grafico è selezionato si passa automaticamente
da Excel a Graph, quindi tutti i comandi che si vedono sono quelli del programma per i grafici. Non
esiste un manuale di Graph, ma la maggior parte delle funzioni sono molto semplici. Quelle più
utilizzate sono le prime quattro voci del menu GRAFICO (completo), visualizzate nella figura
20.09: rappresentano le 4 finestre della creazione guidata. Quindi per modificare le scelte fatte
durante l’autocomposizione, si utilizza il menu grafico e si ritorna alla creazione guidata.

FIG. 20.09

Inoltre è a disposizione una barra degli strumenti, visualizzata nella figura 20.10.

FIG. 20.10

Nella barra ci sono 9 comandi, due dei quali sono inattivi.

Gli ultimi due pulsanti servono per ruotare il testo sotto il grafico, ma si possono utilizzare solo in
particolari situazioni, di solito sono in grigio, cioè non possono essere utilizzati.
Il sesto e il settimo pulsante servono per scegliere quali valori rappresentare nell’asse X e quali
nell’asse Y, corrispondono alla scelta della seconda finestra di dialogo dell’autocomposizione.
Il quinto comando serve per visualizzare la tabella contenente i dati sotto il grafico, è utile solo nel
caso in cui il grafico sia stato creato in un foglio, non come oggetto.
Il quarto pulsante serve per mostrare o nascondere la legenda del grafico, cioè il piccolo elenco che
spiega a cosa corrispondono i colori.
Utilizzando la tendina (freccetta nera) del terzo pulsante è possibile passare da un tipo di grafico ad
un altro, per i tipi più utilizzati. Si deve ricordare che non sempre è “indolore” la trasformazione da
un tipo ad un altro in quanto ogni grafico richiede dati diversi. Per esempio l’istogramma prevede
più serie di dati mentre la torta ne accetta una sola.
La prima casella di testo serve per selezionare i vari “pezzi” del grafico, ogni grafico è infatti
composto da varie componenti, che dipendono dal tipo. Tutti gli elementi del grafico sono visibili
utilizzando la tendina del primo pulsante.
Il secondo pulsante serve per modificare le impostazioni dell’elemento del grafico selezionato (con
il comando precedente), in genere è utilizzato per i colori.
Selezionare l’area del grafico, utilizzando il primo comando e fare un clic sul secondo pulsante
della barra, si apre la finestra di dialogo FORMATO, figura 20.11.

FIG. 20.11

Nella finestra si possono scegliere i colori dei bordi e dello sfondo, nonché lo stile, per formattare
l’elemento selezionato. Facendo clic sul pulsante RIEMPIMENTO si apre un’ulteriore finestra di
dialogo dove è possibile scegliere non solo un colore, ma sfumature tra due colori diversi e
immagini da utilizzare come riempimento dell’elemento.
Nella figura 20.12 si vede un esempio del grafico creato in precedenza, colorato utilizzando questi
comandi. Il risultato non è certo presentabile, ma serve per far capire le potenzialità di questi
comandi.
Per completare l’esercizio provare a formattare il grafico con gli stessi colori della figura.
 FIG. 20.12

Per stampare un grafico è sufficiente includerlo nell’area di stampa (capitolo19).

Per cancellare un grafico si deve selezionare l’area del grafico e premere il tasto CANC sulla
tastiera. ATTENZIONE: se si seleziona, al posto dell’area di stampa, una altro elemento del grafico
e si preme il tasto CANC, si elimina solo l’elemento selezionato e non il grafico intero.
ESEMPIO. Eliminare la serie MELE.
Selezionare la serie MELE, utilizzando il primo comando della barra GRAFICO. Premere CANC
sulla tastiera. Si nota che il grafico non è scomparso, ma manca solamente la serie MELE.

Modificando i dati della tabella, automaticamente si modifica anche il grafico.

ESEMPIO.
Nella cella C3 digitare il valore 15.000 e premere INVIO. Si nota subito che anche il grafico è
cambiato, rispettando i nuovi valori della tabella.
 CAPITOLO VENTUNESIMO

ELENCHI O DATABASE

INTRODUZIONE
Il termine DATABASE è molto utilizzato, ma spesso in modo inappropriato; generalmente gli
utenti hanno un’idea di base di dati sbagliata: un database è una tabella nella quale sono inseriti dei
dati in modo organizzato. Questa definizione non è corretta e riduce il concetto di archivio. In
questa introduzione si intende chiarire il concetto di database in generale, per poi passare al
concetto di elenco in Excel.
Una definizione formale è la seguente: una base di dati è una raccolta di dati permanenti, gestiti da
un elaboratore elettronico. Comprende inoltre, una raccolta di definizioni che descrivono la struttura
dei dati, le restrizioni sui valori ammissibili dei dati (VINCOLI D’INTEGRITA’), le relazioni
esistenti fra gli insiemi e alcune operazioni eseguibili sui dati.
In parole più semplici un database è composto da molti insiemi di oggetti, generalmente chiamati
tabelle (non un’unica tabella, ma molte tabelle). Ogni tabella è suddivisa in CAMPI e RECORD,
cioè colonne e righe. Le tabelle non sono separate, ma si dice che sono in relazione tra loro.

ESEMPIO. Clienti.
Un piccolo database, non completo, per tenere conto dei clienti e degli ordini da questi effettuati è
costituito da due tabelle (due oggetti distinti): la tabella dei clienti e la tabella degli ordini. Nella
tabella dei clienti sono inseriti tutti i dati riguardanti ogni cliente, per esempio ragione sociale,
partita IVA, indirizzo, telefono, ecc. Nella tabella degli ordini si tiene conto di tutti gli ordini
effettuati, da ogni cliente, contiene per esempio la data dell’ordine, il numero della fattura, le merci
ordinate, ecc. Le due tabelle non sono completamente separate, infatti la sola tabella dei clienti non
servirebbe come database, ma solamente come elenco, lista, degli indirizzi. Si dice che le due
tabelle hanno una relazione: un cliente può effettuare molti ordini, un ordine è effettuato da un solo
cliente: relazione uno a molti. Mettendo in relazione le tabelle è possibile rispondere alle QUERY,
cioè interrogazioni sui dati, per esempio è possibile sapere quali e quanti sono gli ordini effettuati
dal cliente Rossi, oppure il conto di Bianchi, o anche quale cliente ha effettuato più ordini, ecc.

Le relazioni tra le tabelle servono quindi per poter fare “domande” al database e ottenere “risposte”,
senza le relazioni non sarebbe possibile.
In Excel non è possibile mettere in relazione le tabelle, perché Excel non è un database e non è
nemmeno un programma per costruire e gestire basi di dati.
I database prevedono, oltre alle tabelle e relazioni, un insieme di strumenti per inserire, modificare,
cancellare e cercare, stampare, analizzare i dati, visualizzare i dati su schermo e qualsiasi altra
operazione sia necessaria durante la vita dell’archivio. Il tutto deve essere costruito attraverso un
programma per costruire e gestire un database, che permette cioè di creare le tabelle, definire le
relazioni, costruire tutti gli strumenti per inserire, cercare, analizzare, modificare ed eliminare i dati:
questi programmi si chiamano gestori di basi di dati o, utilizzando un termine più tecnico, DBMS
(Data Base Management System). Un DBMS è un sistema centralizzato o distribuito che consente
a) di definire tabelle e relazioni,
b) di scegliere le strutture dati per la memorizzazione e l’accesso ai dati,
c) di memorizzare, recuperare e modificare i dati, interattivamente o da programmi, da utenti
autorizzati e rispettando i vincoli definiti nelle tabelle.
Access è un DBMS, cioè permette di costruire e utilizzare database, mentre Excel è un “foglio
elettronico”, quindi non è un programma per costruire o gestire basi di dati. In Excel manca la
possibilità di mettere in relazione le tabelle, quindi non è possibile effettuare QUERY,
interrogazioni, sui dati. Anche creando le due tabelle dei clienti e degli ordini, in Excel queste
rimarrebbero due oggetti separati, non si avrebbe la possibilità di sapere quanti ordini ha fatto un
cliente.
ELENCHI DI EXCEL
I database di Excel sono chiamati elenchi, in realtà non si tratta di vere e proprie basi di dati, ma si
deve ridurre il concetto. Un ELENCO è una tabella che rappresenta un oggetto, divisa in righe e
colonne. Nella prima riga sono scritti i titoli delle colonne, di solito in grassetto: i CAMPI. Ogni
riga contiene un elemento dell’elenco, per esempio una persona, un libro, un CD, ecc. (in realtà
contiene i dati dell’elemento): RECORD.

ESEMPIO. Elenco indirizzi.

È più semplice capire campi e record con un esempio. Si vuole creare un elenco per gli indirizzi dei
soci di un club, visualizzato nella figura 21.01.

FIG. 21.01

I campi sono Tessera, Cognome, Nome, Indirizzo, Città e Telefono. Indicano cosa sarà scritto nelle
colonne: sotto il campo Cognome (nella stessa colonna) saranno scritti solo i cognomi delle
persone, qualsiasi termine trovato nella colonna sarà interpretato come cognome.
I record sono tutti i dati di una riga, che riguardano una persona. Per esempio il primo record della
figura è composto da 123, Rossi, Mario, via Motta, Bari, 132221: rappresentano il socio Rossi
Mario. Per sapere qual è il cognome, quale il nome, ecc., si deve guardare nella prima riga il titolo
delle colonne: i campi. In questo caso è banale distinguere i dati, ma pensate per esempio di trovare
il socio Marco Antonio, come si fa a sapere qual è il cognome? L’unico modo è quello di riferirsi al
titolo della colonna.

Il termine database in Excel è inappropriato, in quanto quello che in realtà si può creare con il
programma è un elenco, molto più semplice. Nell’ambito di Excel i due termini sono utilizzati come
sinonimi, quindi anche in questo manuale saranno utilizzati elenco o database indicando la stessa
cosa: elenco. L’importante è aver capito che in excel non si può creare un archivio vero e proprio.
Questo non significa che non si deve utilizzare Excel per i database, ma che si deve fare una scelta
che comporta vantaggi e svantaggi, discussi qui di seguito.
Si deve innanzitutto individuare cosa si vuole rappresentare, cioè qual è l’archivio che si intende
realizzare. In genere, se si tratta di un progetto di grandi dimensioni si può scartare subito Excel e
passare ad un DBMS. Si lavora con Excel quando si può ridurre il database ad una sola tabella,
oppure quando si necessita di più tabelle senza relazioni tra loro, per esempio una tabella libri e una
tabella CD musicali.
Creare un database con un DBMS non è un’operazione semplice e richiede molto tempo: si devono
seguire più fasi, chiamate analisi dei requisiti, progettazione e realizzazione. Inoltre i programmi per
creare archivi sono molto più complessi di Excel. In genere conviene far creare la base di dati ad
una ditta specializzata (software house), cioè a programmatori esperti.
La creazione di un elenco in Excel è semplicissima e immediata: è sufficiente digitare la tabella sul
foglio di lavoro, come si fa normalmente; si arrangia il programma ad analizzare la tabella e capire
se si tratta di un elenco. Quindi per creare un database in Excel non sono richieste conoscenze
avanzate di informatica.
Per creare un database con un DBMS si impiega un tempo che può variare da alcune settimane a
diversi mesi, solo dopo la creazione si possono inserire i dati. Per creare un elenco in Excel si
impiega il tempo di digitare i dati, da poche ore ad alcuni giorni.
Lo svantaggio di Excel è che non si crea un vero e proprio database, ma si è limitati ad un elenco:
cioè un’unica tabella, senza relazioni con altre tabelle e senza la possibilità di effettuare QUERY.
CREARE UN ELENCO
Per creare un elenco in Excel è sufficiente digitarlo nel foglio di lavoro, come una tabella qualsiasi.
In genere si utilizza il grassetto per la prima riga, quella dei campi, per evidenziare i titoli delle
colonne, ma non è indispensabile.

ESEMPIO. Creare un elenco.

Provare a creare l’elenco della figura 21.01.

Il più piccolo esempio di database è composto da almeno due righe: quella dei campi e un primo
record. Con una sola riga (anche se si tratta dei titoli delle colonne), il programma non è in grado di
capire che si tratta di un elenco.
In genere i dati dell’elenco sono inseriti riga per riga, cioè record per record, per esempio persona
per persona, libro per libro, ecc. La tabella del database è il risultato dell’inserimento. Nella
maggior parte dei casi non è infatti possibile inserire i dati in modo diverso.

ESEMPIO. Elenco CD musicali.

Provare a creare un piccolo elenco di CD (almeno 5), con i campi Titolo, Autore, Casa editrice,
Prezzo. Per inserire i dati è necessario trovarli nella copertina del CD, un CD alla volta, cioè si
dovrà inserire una riga alla volta. Per inserire prima tutti i titoli, cioè lavorare in colonna anziché in
riga, si deve avere una tabella già pronta con i titoli, cioè deve essere già pronto l’elenco: quello che
si vuole costruire.

Nell’inserimento dei dati conviene utilizzare il tasto TAB (tabulazione) per passare da una cella alla
successiva (da un campo ad un altro) e il tasto INVIO per inserire un nuovo record. Utilizzando
TAB e INVIO sono semplificate alcune operazioni, per esempio le formule è sufficiente scriverle
sul primo record, nei successivi si arrangia l’applicazione.
 CAPITOLO VENTIDUESIMO

MODULI

MODULO
Si è visto nel capitolo precedente che per creare un elenco in Excel è sufficiente digitarlo nel foglio
di lavoro. Esiste anche uno strumento che aiuta ad inserire i dati nell’elenco agli utenti meno
esperti: il modulo. Un MODULO è una finestra di dialogo che permette di inserire i dati non nel
foglio di lavoro, ma appunto in un modulo, come si fa per i database veri e propri. Per poter
utilizzare il modulo si deve partire con un elenco: cioè almeno con le prime due righe, quella dei
campi e un primo record. A questo punto Excel riconosce che la tabella è un elenco e mette a
disposizione il modulo (insieme ad altri strumenti per gli elenchi).
Per inserire i dati nel modulo si deve rendere attiva una cella dell’elenco (qualsiasi) e utilizzare il
comando MODULO, all’interno del menu DATI (ricordarsi di allargare tutta la lista del menu, cap.
1). Appare una finestra di dialogo con più caselle di testo, una per ogni campo, ognuna delle quali
ha il nome della colonna relativa.

ESEMPIO. Elenco libri.

Copiare in un nuovo foglio di lavoro il database della figura 22.01, mettendo in grassetto la prima
riga.

FIG. 22.01

Rendere attiva una cella del database e lanciare il comando DATI – MODULO (se non è attiva una
cella dell’elenco, il comando non funziona), si apre la finestra di dialogo visualizzata nella figura
22.02.
 FIG. 22.02

Il modulo si riferisce alla tabella, quindi riporta esattamente i dati della tabella. In alto si nota la
scritta “1 di 1” che sta ad indicare il primo record di 1 totali, cioè che il modulo sta visualizzando i
dati della prima riga della tabella, esclusi i titoli. Vicino ad ogni casella dei dati si nota il nome del
campo corrispondente. Nel caso la lista dei campi fosse troppo lunga, si può utilizzare la barra di
scorrimento.
Sulla destra ci sono una serie di pulsanti che indicano le operazioni possibili, per esempio
ELIMINA serve per cancellare il record, cioè la riga corrispondente nella tabella, TROVA PREC. e
TROVA SUCC. servono per passare al record precedente o al record successivo (nell’esempio non
ce ne sono).
Il comando più importante è NUOVO, che serve per aggiungere un nuovo record all’elenco. Se non
si utilizza questo comando e si digitano direttamente i dati si cancella il record visualizzato
(corrisponde a scrivere i dati nella stessa riga di un altro record nella tabella).
Per aggiungere un nuovo elemento si deve quindi fare un clic sul pulsante NUOVO e digitare i
valori nelle corrispondenti caselle di testo. Per passare da una casella all’altra, cioè da un campo
all’altro, si utilizza il tasto TAB (proprio come nel foglio di lavoro). Dopo aver inserito i dati nelle
caselle si utilizza ancora il pulsante NUOVO, finché non sono stati inseriti tutti i record.
Si consiglia di provare ad inserire nuovi valori (inventandoli) in questo esempio, provando a
lavorare un po’ nel modulo e un po’ nel foglio di lavoro, cercando di capire quali sono i vantaggi e
gli svantaggi.
PRO E CONTRO
Non è possibile rispondere alla domanda: è meglio utilizzare il modulo o inserire i valori
direttamente nel foglio di lavoro? La risposta è soggettiva, dipende dalla persona che risponde. Di
seguito saranno indicati dei criteri generali, basati su alcune statistiche effettuate per valutare la
convenienza o meno del modulo.
In generale, per chi sa utilizzare bene Excel è conveniente inserire i valori direttamente all’interno
del foglio di lavoro, mentre per i meno esperti conviene utilizzare il modulo.
Il foglio di lavoro è più veloce per l’inserimento dei dati (almeno per gli esperti), ma è più facile
commettere errori, per esempio sbagliare cella o riga. Il modulo è leggermente più lento, ma si è più
sicuri di non sbagliare riga o cella.
Utilizzando il modulo non si devono copiare le formule e la formattazione della tabella è riportata
su tutti i nuovi record, automaticamente. Digitando i valori direttamente nel foglio di lavoro si
devono copiare a mano le formule (in genere) e riapplicare la formattazione a tutti i nuovi record.
Il modulo è il sistema per l’inserimento dei dati utilizzato normalmente per tutte le operazioni e
nella maggioranza dei database (inteso come DBMS). Anche nei fogli di carta si è abituati ad
utilizzare dei moduli, per esempio contratti, iscrizione a corsi, ecc. È possibile fare inserire i dati in
un modulo anche ad una persona che non conosce Excel, ma che ha una conoscenza minima
dell’uso di Windows, con pochissime spiegazioni. Sarebbe molto più complesso insegnare allo
stesso soggetto come inserire i dati nel foglio di lavoro.
 CAPITOLO VENTITREESIMO

ORDINARE I DATI

DATI ORDINA
Allegato a questo capitolo trovate un file di Excel contenente un elenco già inserito, elenco.xls, che
sarà utilizzato nel seguito del capitolo. Se non siete in grado di aprire il file, ritornate ai primi
capitoli del manuale.
I dati dell’elenco all’inizio non sono ordinati, infatti sono inseriti man mano che arrivano. Per
esempio se l’elenco corrisponde ai soci di un club, è molto improbabile che i soci si iscrivano
esattamente in ordine alfabetico. Anche se questo raro evento accadesse, si deve tener conto che
nella vita del database si potranno aggiungere nuovi soci o togliere di vecchi. Non è affatto
conveniente cercare di inserire i valori già in ordine, perché Excel è in grado di ordinare anche gli
elenchi più lunghi in pochi secondi.
Per ordinare i dati si deve scegliere la colonna in base alla quale ordinare, cioè il campo. Quando il
programma ordina i dati sposta le righe interamente, cioè ordina i record, non le singole celle. Se
non fosse così si avrebbe che ordinando la colonna degli indirizzi, restando fermi nome e cognome,
le persone non avrebbero più vicino l’indirizzo corretto.
Per ordinare i dati si deve rendere attiva una qualsiasi cella dell’elenco e lanciare il comando DATI
– ORDINA, si apre una finestra di dialogo spiegata nell’esempio seguente. ATTENZIONE: non si
deve assolutamente selezionare la tabella o una parte della tabella, altrimenti l’ordinamento avviene
per cella e non per record (cioè saranno mischiati tutti i dati).
ESEMPIO. Ordinare i dati.
Aprire il file elenco.xls allegato al capitolo, fig. 23.01.

FIG. 23.01

Rendere attiva la cella B3 e lanciare il comando DATI – ORIDNA, si apre la finestra di dialogo
visualizzata nella figura 23.02.

FIG. 23.02
Aprire la tendina “Ordina per”, facendo un clic sulla freccetta nera, figura 23.03.

FIG. 23.03

La lista che appare comprende il nome dei campi dell’elenco, si deve scegliere in base a quale
campo ordinare i dati. Scegliere titolo, facendoci un clic sopra. Un po’ più a destra si può scegliere
se fare l’ordine in modo crescente (predefinito) o decrescente.
Un’altra caratteristica importante si trova in fondo alla finestra: “Elenco”. Si può scegliere tra “Con
riga di intestazione” (predefinito) o “Senza riga di intestazione”. Il primo significa che non verrà
ordinata la prima riga della tabella, che contiene i titoli delle colonne, ed è la scelta che si utilizza di
solito.
Fare clic su OK, la tabella è stata ordinata: controllate la colonna titoli. Inoltre i dati sono rimasti
corretti, infatti non sono state spostate solo le celle contenenti il titolo, ma anche tutte le celle di
ogni riga. Ogni titolo ha lo stesso autore , stessa categoria, ecc., che aveva prima di fare
l’ordinamento (era ciò che si voleva ottenere).

FIG. 23.04

È possibile ordinare i dati utilizzando più di un criterio, per esempio categoria, casa editrice e
autore. Quando si utilizzano più criteri si deve stabilire qual è l’ordine di importanza.

ESEMPIO. Tre criteri di ordinamento.

Si intende ordinare la tabella per categoria, casa editrice e autore. Categoria è il criterio più
importante, questo significa che controllando la tabella si noterà subito che la colonna categoria sarà
in ordine. Il secondo in importanza è casa editrice, cioè i libri saranno ordinati per casa editrice, ma
solo all’interno della stessa categoria. Controllando la colonna casa editrice, non si vedrà tale
colonna in ordine. Il terzo è autore, cioè gli autori sono ordinati sui libri della stessa categoria e
stessa casa editrice.
Rendere attiva una qualsiasi cella della tabella (una sola) e lanciare il comando DATI – ORDINA.
Sulla finestra di dialogo (figura 23.03) scegliere categoria nella prima casella di testo, casa editrice
sulla seconda casella di testo (“quindi per”) e autore nella terza casella di testo. Fare un clic sul
pulsante OK e controllare la tabella, figura 23.05.
 FIG. 23.05

Excel considera una riga alla volta e confronta il valore del campo con maggiore importanza,
categoria. Se le due righe hanno valori diversi, per esempio narrativa e informatica, ordina le righe.
Se invece hanno due valori uguali, considera il secondo campo, casa editrice. Anche in questo caso,
se ci sono due valori differenti, per esempio Jackson e Mondadori, ordina le righe, altrimenti
considera il terzo criterio, autore.
PULSANTI
La finestra di dialogo precedente ha il difetto di poter fare l’ordinamento solo su tre criteri (campi).
Esiste un sistema alternativo e più veloce per ordinare i dati, utilizzando i pulsanti visualizzati nella
figura 23.06.

FIG. 23.06

Il primo ordina in modo crescente, il secondo in ordine decrescente.

Per utilizzare questi comandi si deve rendere attiva una cella dell’elenco, della stessa colonna in
base alla quale si intende ordinare i dati.

ESEMPIO. Ordinare in base al titolo.

Utilizzando il file elenco.xls, rendere attiva una cella qualsiasi della colonna titolo (non di altre
colonne) e fare un clic sul pulsante AZ. I titoli del database risulteranno ordinati.

Questo sistema è molto più veloce del precedente.

Per ordinare utilizzando più criteri si deve semplicemente eseguire il comando più volte, una per
ogni criterio. Si deve stabilire l’ordine di importanza dei criteri ed eseguire i comandi partendo da
quello meno importante.

ESEMPIO. Ordinare in base a categoria, casa editrice e autore.

Per fare lo stesso ordine dell’esempio del paragrafo precedente, si devono eseguire i comandi in
ordine inverso. Il criterio più importante è categoria, poi viene casa editrice e infine autore. Si deve
partire da quello meno importante: autore.
Fare un clic su una qualsiasi cella della colonna autore e un clic sul pulsante AZ. Poi fare un clic su
una qualsiasi cella della colonna casa editrice e uno sul pulsante AZ. Infine fare un clic su una
qualsiasi cella della colonna categoria e uno sul pulsante AZ.
Controllare la tabella, si è ottenuto lo stesso risultato della figura 23.05.

L’esempio precedente insegna come simulare la finestra di dialogo DATI – ORDINA utilizzando i
pulsanti AZ e ZA. Ma questi comandi possono fare anche di più, infatti se ci sono più di tre criteri,
è sufficiente ordinare una colonna alla volta, partendo da quella meno importante.
 CAPITOLO VENTIQUATTRESIMO

FILTRI

INTRODUZIONE
I filtri sono uno strumento per cercare e selezionare una parte dei dati di un elenco. Si devono
stabilire dei criteri di ricerca, per esempi la città deve essere Torino. Il programma confronta ogni
riga della tabella con il criterio, se il criterio è verificato la riga sarà visualizzata, altrimenti la riga
verrà nascosta. Il risultato che si ottiene alla fine è che rimangono visibili solo i record con la città
uguale a Torino.
I filtri servono per analizzare o cercare i dati, riducendo il lavoro solo su alcune righe dell’elenco,
cioè solo sulle righe che interessano.
FILTRO AUTOMATICO
Il sistema più semplice per filtrare un elenco di Excel è quello di rendere attiva una cella del
database e lanciare il comando DATI – FILTRO – FILTRO AUTOMATICO. Dopo aver eseguito il
comando saranno aggiunte delle tendine su ogni campo. Per spiegare meglio cosa succede conviene
utilizzare un esempio.

ESEMPIO. Filtro automatico.

Allegato a questo capitolo trovate un file di Excel contenente un elenco già inserito: elenco.xls, che
sarà utilizzato nel seguito del capitolo. Se non siete in grado di aprire il file, ritornate ai primi
capitoli del manuale.
Rendere attiva una qualsiasi cella della tabella e lanciare il comando DATI – FILTRO – FILTRO
AUTOMATICO. Il risultato è visibile nella figura 24.01.

FIG. 24.01

Nella prima riga della tabella, quella dei titoli, si nota vicino ad ogni nome una freccetta nera, che
rappresenta una tendina, questa serve per filtrare i dati.
Si vogliono trovare tutti i libri della casa editrice Newton. Fare un clic sulla tendina del campo Casa
Editrice, si apre una lista, figura 24.02.

FIG. 24.02

Nella lista, tra i vari nomi, ci sono tutti i valori contenuti nella colonna. Fare un clic sopra Newton,
il risultato è visibile nella figura 24.03.
 FIG. 24.03

Sono rimasti visibili solo 7 record, quelli con la casa editrice uguale a Newton, tutti gli altri sono
nascosti. Quando i record sono filtrati si vede che le intestazioni delle righe sono blu e anche la
tendina del campo (o dei campi) sul quale è stato eseguito il filtro è blu.
Si vogliono riavere tutti i record. Aprire la tendina del campo Casa Editrice, lo stesso su cui è stato
fatto il filtro, e fare un clic sul primo nome della lista : “tutti”. È nuovamente visibile tutta la tabella,
le intestazioni delle righe e la tendina sono tornate ad essere di colore nero.

Aprendo la tendina, oltre alla lista dei valori contenuti nel campo, ci sono due comandi:
Personalizza e Primi 10. Personalizza verrà analizzato in seguito.
Primi 10 serve per trovare i primi o gli ultimi X valori (di solito 10, ma è possibile scegliere quanti)
della colonna, per esempio le 10 persone con il reddito più alto. In genere questo comando deve
essere utilizzato in una colonna contenente valori numerici.

ESEMPIO.
Dopo aver rimosso tutti i filtri, aprire la tendina del campo Prezzo e fare un clic su Primi 10, si apre
la finestra di dialogo della figura 24.04.

FIG. 24.04

Nella prima casella si può scegliere tra “Superiore” e “Inferiore”, cioè tra maggiore o minore. Nella
seconda si sceglie quali sono gli elementi da visualizzare. Nella terza si sceglie se calcolare il filtro
utilizzando i valori o utilizzando la percentuale sul totale (usato pochissimo).
Fare clic su OK, il risultato si può vedere nella figura 24.05.
 FIG. 24.05

Sono visibili esattamente 10 record, quelli con il prezzo più alto.

È possibile fare filtri con più criteri, uno su ogni colonna. Excel visualizza i record che
corrispondono ad ognuno dei criteri inseriti.

ESEMPIO. Categoria narrativa e Casa Editrice Mondatori.

Visualizzare tutti i record. Aprire la tendina del campo Categoria e fare clic su narrativa, aprire la
tendina del campo Casa Editrice e fare clic su Mondatori. Il risultato è riportato sulla figura 24.06.

FIG. 24.06

Sono presenti solo i libri di narrativa della Mondatori.

PERSONALIZZA
Il comando personalizza serve per fare un filtro con più criteri, tutti sullo stesso campo. È
necessario introdurre due operatori logici, chiamati And e Or. Questi operatori hanno la seguente
sintassi:
condizione 1 operatore condizione 2
Ognuna delle due condizioni può essere sia vera che falsa, il risultato dell’espressione è dato
dall’operatore. Nella figura 24.07 sono riportate le tabelle di verità dei due operatori (indicano il
risultato dell’espressione, combinando i possibili valori di condizione 1 e 2).

FIG. 24.07

Usando l’operatore And il risultato è vero solo se entrambe le condizioni sono vere, negli altri casi è
falso. Con l’operatore Or, invece, il risultato è falso solo quando entrambe le condizioni sono false,
altrimenti è vero.
In termini più semplici il programma valuta separatamente le due condizioni, poi compone il
risultato utilizzando le tabelle di verità degli operatori.

ESEMPIO. And e Or.

FIG. 24.08

Si vogliono trovare tutti i soci di Milano e Roma. Le due condizioni sono città uguale a Milano e
città uguale a Roma, il problema è se si deve utilizzare Or o And. Nella figura 24.09 si vedono i
risultati componendo i comandi.
 FIG. 24.09

L’operatore da utilizzare è Or, che si può “tradurre” come oppure, cioè come città uguale a Milano
oppure uguale a Roma.
And si può tradurre in questo modo: città uguale a Milano e “contemporaneamente” città uguale a
Roma. È evidente che non esiste nessuna persona che abbia la residenza in due città diverse,
contemporaneamente.

La difficoltà maggiore con l’uso di questi operatori è che non segnalano errori. Provando l’esempio
precedente con Excel, infatti, utilizzando Or saranno visualizzati i soci giusti, utilizzando And non
sarà visualizzato nessun socio, ma non verrà segnalato un errore. Questo comporta che si deve
sempre controllare di aver scelto le condizioni e l’operatore corretto. Infatti il risultato di un filtro
può essere vuoto per due motivi: non esiste nessun record che corrisponde ai criteri oppure perché
sono stati utilizzati i criteri sbagliati, come nel caso di And nell’esempio precedente. Sempre
considerando l’esempio precedente, un filtro vuoto potrebbe risultare mettendo come criterio città
uguale a Napoli.
Quando si esegue il comando personalizza, si apre una finestra di dialogo, rappresentata nella figura
24.10.

FIG. 24.10

Utilizzando le caselle di testo si possono inserire due criteri. Si deve aprire la tendina più a sinistra e
scegliere tra i possibili comandi, visualizzati nella figura 24.11.

FIG. 24.11

Nelle caselle più a destra si deve digitare il valore.

Infine si deve fare un clic su And o su Or per stabilire l’operatore.
ESEMPIO. Personalizza 1.
Aprire il file elenco.xls e lanciare il comando DATI – FILTRO – FILTRO AUTOMATICO. Aprire
la tendina del campo Casa Editrice e fare un clic su personalizza. Impostare i criteri come sulla
figura 24.12.

FIG. 24.12

Fare un clic su OK, si ottengono tutti i libri della Mondatori e tutti i libri della Feltrinelli.
Provare a mettere And al posto di Or e vedere il risultato (nessuno).

ESEMPIO. Personalizza 2.
Visualizzare nuovamente tutti i record. Aprire la tendina del campo Prezzo e fare clic su
Personalizza. Impostare la finestra di dialogo come nella figura 24.13.

FIG. 24.13

Fare un clic su OK. Come risultato si ottengono tutti i libri che hanno il prezzo compreso tra i 5 e i
20 euro.
Provare a ripetere l’esempio mettendo Or al posto di And.

RIMUOVERE IL FILTRO
Per rimuovere il filtro automatico si deve lanciare il comando DATI – FILTRO – FILTRO
AUTOMATICO, lo stesso utilizzato per crearlo. Dopo l’esecuzione del comando spariscono tutte le
tendine nei campi.
 CAPITOLO VENTICINQUESIMO

SUBTOTALI

SUBTOTALI
I subtotali sono uno strumento veloce per analizzare un elenco, permettono di fare i totali degli
elementi di un campo della tabella. Prima di eseguire il comando per i subtotali si deve ordinare la
tabella in base allo stesso campo. Il comando da lanciare è DATI – SUBTOTALI e si apre una
finestra di dialogo, figura 25.01.

FIG. 25.01

Nella casella “Ad ogni cambiamento in” si deve indicare il nome del campo in base al quale
calcolare i subtotali.
Nella casella “Usa la funzione” si deve indicare la funzione di analisi della tabella, di solito
SOMMA.
Nella casella “Aggiungi subtotali a” si deve fare un clic, mettere il segno di spunta, su ogni campo
sul quale si vogliono avere i subtotali (devono essere campi numerici).

ESEMPIO. Subtotali Casa Editrice.

Allegato a questo capitolo trovate un file di Excel contenente un elenco già inserito; elenco.xls, che
sarà utilizzato nel seguito del capitolo. Se non siete in grado di aprire il file, ritornate ai primi
capitoli del manuale.
Rendere attiva una qualsiasi cella della colonna Casa Editrice e fare un clic sul pulsante AZ, per
ordinare i dati. Rendere attiva una cella qualsiasi dell’elenco e lanciare il comando DATI –
SUBTOTALI. Impostare la finestra di dialogo come in figura 25.02.

FIG. 25.02

Fare un clic sul pulsante OK, il risultato si può vedere nella figura 25.03.

FIG. 25.03

È fondamentale ordinare i dati prima di creare i subtotali, altrimenti il risultato è un caos totale.
ESEMPIO.
Fare i subtotali del campo categoria, senza ordinare il campo.

Per rimuovere i subtotali si utilizza il comando RIMUOVI TUTTI nella finestra di dialogo DATI –
SUBTOTALI.
 CAPITOLO VENTISEIESIMO

TABELLE PIVOT

INTRODUZIONE
Le tabelle pivot sono strumenti analitici e di reporting per creare tabelle riassuntive, riorganizzare
dati tramite trascinamento, filtrare e raggruppare i dati, rappresentare meglio i dati graficamente.
Una tabella pivot è uno strumento di organizzazione dei dati, la cui struttura viene determinata
dall’utente con la scelta dei campi e degli elementi che devono apparire nella tabella.
Gli impieghi principali sono due: raccogliere dati in gruppi e visualizzare tali gruppi e le loro
relazioni reciproche. Sono utili quando si vogliono esaminare diverse categorie di dati in
configurazioni diverse.
In parole più semplici, le tabelle pivot sono molto utili per analizzare tabelle di grandi dimensioni.
Praticamente sono un “riassunto” di una grande tabella che viene trasformata in una tabella più
piccola, nella quale i dati sono raggruppati e sono più facilmente leggibili.
Nelle tabelle pivot non è possibile immettere e modificare i dati, perché sono basate sui valori della
tabella iniziale.
Quando si modificano i valori nella tabella iniziale, la tabella pivot non cambia, perché
generalmente, le tabelle pivot rappresentano la situazione di un certo istante di tempo (per esempio
il bilancio al 31/12, le spese mensili).

AUTOCOMPOSIZIONE
Le tabelle pivot sono un “riassunto” di una tabella esistente, quindi prima si deve creare la tabella
iniziale, in seguito si crea il “riassunto”. Per creare una tabella pivot si deve selezionare la tabella di
partenza e lanciare il comando RAPPORTO TABELLA PIVOT nel menu DATI, inizia una
creazione guidata divisa in più finestre di dialogo, che verranno analizzate nell’esempio seguente.
ESEMPIO. Autocomposizione.
Allegato a questo capitolo trovate un file di Excel contenente una tabella di 125 righe, pivot.xls, che
sarà utilizzato nel seguito del capitolo. Se non siete in grado di aprire il file, ritornate ai primi
capitoli del manuale.
Aprire il file pivot.xls e analizzare la tabella. La tabella è troppo lunga per poter stabilire qual è il
prodotto più venduto, quale la categoria migliore o per fare qualsiasi altro tipo di analisi. Lo scopo
delle tabelle pivot è proprio quello di fare analisi in tabelle di grandi dimensioni.
Selezionare l’intera tabella; per comodità è stato dato un nome alla tabella, cosicché è possibile
selezionarla attraverso la casella del nome: pivot, figura 26.01.

FIG. 26.01

Dopo aver selezionato la tabella, lanciare il comando DATI – RAPPORTO TABELLA PIVOT, si
apre la finestra di dialogo visualizzata nella figura 26.02.
 FIG. 26.02

Nella parte superiore si deve indicare dove si trova la tabella di partenza, di solito “Elenco o
database Microsoft Excel”, valore di default. Nella parte inferiore si deve indicare se si intende
creare una tabella riassuntiva, “Tabella pivot” valore predefinito, o un grafico riassuntivo.
Lasciare impostati i valori di default e fare un clic sul pulsante AVANTI, si apre la seconda finestra
della creazione guidata, figura 26.03.

FIG. 26.03

In questo passaggio si devono indicare le celle della tabella di partenza, che nel nostro caso sono
state selezionate all’inizio, quindi è sufficiente fare un clic sul pulsante AVANTI, si apre la terza
finestra dell’autocomposizione, figura 26.04.

FIG. 26.04
In questa fase si deve scegliere se creare la tabella pivot in un nuovo foglio di lavoro o nel foglio
corrente. Di solito si preferisce un nuovo foglio di lavoro.
Fare un clic sul pulsante FINE, viene creato un nuovo foglio di lavoro, diverso dagli altri, figura
26.05.

FIG. 26.05

Questo foglio di lavoro non è la tabella pivot, ma è lo schema che serve per crearla. Si devono
trascinare i nomi dei campi (capitolo 21) negli appositi spazi.
Portare il puntatore del mouse sopra la barra degli strumenti “Tabella pivot”, in corrispondenza del
nome LINEA. Premere e tenere premuto il pulsante sinistro del mouse e trascinare LINEA
all’interno dell’area “Rilasciare qui i campi riga”. Mollare il pulsante sinistro del mouse, si vedrà il
nome LINEA scritto all’interno dell’area utilizzata.
Con lo stesso sistema, trascinare il campo PRODOTTO dalla barra degli strumenti nell’area
denominata “Rilasciare qui i campi colonna”.
Trascinare il campo VENDITE all’interno dell’area “Rilasciare qui dati”.
Il risultato è visibile nella figura 26.06.

FIG. 26.06

Quello che si è ottenuto è il riassunto della tabella iniziale. Nella tabella pivot è molto più semplice
analizzare i dati.
È possibile trascinare più campi in ogni area del foglio, con una sola limitazione: nell’area
“Rilasciare qui i dati” si devono trascinare solo campi che contengono valori numerici.
Provare a mettere sulle righe i campi LINEA e REGIONE, sulle colonne i campi PRODOTTO e
DATA e nell’area dati i campi VENDITE e UNITÀ. Il risultato che si ottiene è una tabella pivot di
grandi dimensioni e di difficile lettura.
Le tabelle pivot sono “riassunti”, quindi se si utilizzano troppi dati sulle tabelle pivot, non si riesce
ad ottenere lo scopo per cui sono state create.

È possibile aggiungere e togliere i campi dalla tabella pivot semplicemente trascinando i nomi dei
campi nelle varie aree, per aggiungerli, o fuori dalla tabella, per toglierli.
È possibile spostare un campo dalle righe nelle colonne, o viceversa, semplicemente trascinando il
nome del campo.
Provare ad aggiungere, togliere o spostare i campi nella tabella pivot.

ESEMPIO. Pagina.
Rendere attivo il foglio 1, sul quale si trova la tabella di partenza. Selezionare la tabella e lanciare il
comando DATI – RAPPORTO TABELLA PIVOT, si apre la prima finestra della creazione
guidata, figura 26.02. Fare un clic sul pulsante AVANTI, si apre la seconda finestra di dialogo,
figura 26.03. Fare un clic sul pulsante AVANTI, viene visualizzato il messaggio della figura 26.07.

FIG. 26.07

In termini più semplici questo messaggio dice che è possibile creare la nuova tabella pivot
basandosi su quella vecchia, anziché sulla tabella iniziale. Con questo sistema si risparmia memoria.
Il motivo per cui si può volere creare una tabella pivot su una precedente è che anche la tabella
pivot, se contiene molti dati, è troppo grande. Praticamente è come fare il riassunto del riassunto.
Per l’esempio si intende creare una tabella pivot completamente nuova, quindi fare un clic sul
pulsante NO, si apre la finestra di dialogo del passaggio 3, figura 26.04.
In questo esempio si vedrà un modo alternativo per creare le tabelle pivot, che corrisponde a quello
delle precedenti versioni di Excel (versione 1997) e che secondo me è più semplice. Fare un clic sul
pulsante LAYOUT, si apre la finestra di dialogo visualizzata nella figura 26.08.
 FIG. 26.08

In alto ci sono le spiegazioni (“come sempre molto chiare”) del programma.

Nella parte inferiore c’è la stessa struttura del foglio tabella pivot, visto prima. In questa finestra
dovrebbe essere più semplice trascinare i campi, utilizzando i pulsanti sulla destra, nelle aree
corrispondenti. Sistemare PRODOTTO su RIGA, LINEA su COLONNA, VENDITE su DATI e
REGIONE su PAGINA. L’area pagina serve per creare quelle che vengono chiamate tabelle
tridimensionali, ma sarebbe meglio dire più tabelle una sopra l’altra.
Fare un clic sul pulsante OK, si ritorna all’ultimo passaggio della creazione guidata e un clic sul
pulsante FINE. Verrà creato un nuovo foglio di lavoro con la tabella pivot già costruita, figura
26.09.

FIG. 26.09

Vicino al campo REGIONE c’è la scritta “(Tutto)” con una tendina, aprire la tendina e nella lista si
trovano i nomi delle regioni da visualizzare (i nomi sono presi dai valori del campo REGIONE nella
tabella iniziale), figura 26.10.
 FIG. 26.10

Facendo un clic su ogni nome, verrà visualizzata la stessa tabella pivot che riassume i dati solo di
quella regione. È come se ci fossero più fogli con le varie tabelle già preparate e, uno alla volta, li si
portasse in primo piano.

Come si è detto all’inizio del capitolo, modificando i valori della tabella iniziale non si cambiano
anche i valori della tabella pivot. Le tabelle pivot sono una “fotografia” di una situazione in una
certa data. Quindi, per aggiornare i dati della tabella pivot si deve utilizzare il pulsante della barra
degli strumenti PIVOT che è rappresentato da un punto esclamativo rosso, si chiama AGGIORNA.
 Manuale

di

Power Point
 Power Point 2000
Core

SOMMARIO

Premessa ................................................................................................................................................... 242

Cancella diapositive................................................................................................................................ 242
 Creazione di un ben determinato tipo di diapositiva ........................................................................ 243
Creazione di una presentazione da un modello................................................................................... 243
Navigare tra differenti visualizzazioni (normale, sequenza diapositive, schema, pagina note). 244
Creazione nuova diapositiva da una esistente ................................................................................... 245
Copia una slide da una presentazione in un’altra .............................................................................. 245
Inserire intestazione e piè di pagina ..................................................................................................... 246
Creare una presentazione bianca........................................................................................................... 247
Creare una presentazione utilizzando l’autocomposizione .............................................................. 247
Inviare una presentazione via e-mail ................................................................................................... 248
Cambia l’ordine delle diapositive usando sequenza diapositive ..................................................... 249
Trova e sostituisci testo ......................................................................................................................... 249
Cambia il layout per una o più diapositive......................................................................................... 250
Modificare lo schema presentazione..................................................................................................... 250
Modificare la sequenza delle diapositive............................................................................................. 253
Applicare un design modello .................................................................................................................. 254
Controllo ortografico .............................................................................................................................. 255
Modifica e ripristino del tipo di carattere (una diapositiva e tutta la presentazione)................. 256
Inserire testo............................................................................................................................................. 256
Importare testo da Word ........................................................................................................................ 257
Cambiare l’allineamento del testo ........................................................................................................ 257
Creare una casella di testo per inserire testo....................................................................................... 258
Allinea testo in formato casella di testo.............................................................................................. 259
Barra degli appunti ................................................................................................................................. 259
Copia formato .......................................................................................................................................... 260
Promuovere e retrocedere testo in una diapositiva ............................................................................ 261
Aggiunta di immagini dalla raccolta ClipArt ..................................................................................... 261
Aggiunta e raggruppamento di forme con WordArt o la barra Disegno.......................................... 262
Applicazione formati .............................................................................................................................. 264
Aggiunta testo a oggetti grafici utilizzando una casella di testo .................................................... 265
Posiziona e dimensiona oggetti grafici ................................................................................................ 265
Creare tabelle con Power Point ............................................................................................................. 266
Ruotare e riempire un oggetto................................................................................................................ 266
Elenco puntato e numerato..................................................................................................................... 267
Aggiunta note ........................................................................................................................................... 268
Elenchi puntati con effetti grafici.......................................................................................................... 268
Transizione diapositiva.......................................................................................................................... 268
Animazione testo e oggetti..................................................................................................................... 269
Anteprima presentazione in bianco e nero........................................................................................... 270
Stampa diapositive in vari formati ...................................................................................................... 270
Produci stampati ..................................................................................................................................... 271
Stampa delle note in un formato specifico........................................................................................... 272
Show di ogni singola diapositiva ......................................................................................................... 272
Strumenti di navigazione sullo schermo .............................................................................................. 272
Stampa di una diapositiva come lucido............................................................................................... 273
Utilizzo della penna durante una presentazione ................................................................................ 273
Salva presentazione ................................................................................................................................ 274
Salva come nuova presentazione .......................................................................................................... 275
Pubblica una presentazione sul web..................................................................................................... 275
L’assistente di Office............................................................................................................................... 275
Inserimento collegamento ipertestuale ................................................................................................ 276
Credits ....................................................................................................................................................... 278
Premessa
POWER POINT è un programma di creazione di presentazioni multimediali, costituite da
una serie di diapositive che possono contenere testo, immagini, suoni e filmati. La
creazione di nuove diapositive può essere agevolmente condotta a partire dai modelli
(layout) di diapositiva preimpostati (diapositiva Titolo, diapositiva Elenco puntato,
diapositiva Organigramma, ecc.) che richiedono, in maniera guidata, il completamento di
parti della diapositiva stessa per ottenere l’aspetto finale desiderato.
Per svolgere le operazioni richieste durante l’uso del programma ci sono diverse strade
ugualmente percorribili; di seguito si indicherà almeno una procedura atta a svolgere
correttamente ciascuno dei compiti richiesti in sede di esame MOUS (livello Core).
Eventuali altre modalità operative non espressamente indicate devono ritenersi altrettanto
valide per il buon esito dell’esame. Ad esempio è possibile attivare alcune funzionalità del
programma cliccando sui pulsanti delle barre degli strumenti piuttosto che cercare le
funzioni nei vari menù presenti sulla barra dei menù: le due vie sono ugualmente
percorribili.
Il testo di questa guida è articolato in sintetiche schede autonome, ciascuna dedicata
all’illustrazione di un compito, corrispondente a uno degli obiettivi MOUS, così come
previsti dal syllabus.
Il titolo di ciascuna scheda corrisponde al titolo dell’obiettivo didattico, così come indicato
nel syllabus. Le schede esauriscono gli obiettivi previsti dal programma didattico e quindi
costituiscono un valido riferimento per il superamento dell’esame per il livello Core.

Cancella diapositive
In visualizzazione Normale nel riquadro di sinistra sono elencate le diapositive costituenti
la presentazione attualmente in uso. Le diapositive sono rappresentate mediante un’icona
e affianco una riproduzione del contenuto testuale (titolo, sottotitoli, elenchi) di ciascuna
diapositiva.
Per cancellare una diapositiva dalla presentazione si può selezionare la stessa mediante un
clic sull’icona diapositiva e quindi premere il tasto Canc sulla tastiera. Appare un
messaggio di conferma dell’eliminazione (della diapositiva e di tutto il suo contenuto
testuale e grafico); cliccando sul pulsante OK si rende definitiva la cancellazione.
Se invece si vuole sospendere la procedura si può cliccare sul pulsante Annulla.
L’eliminazione può comunque essere annullata subito dopo aver cliccato su OK,
selezionando la voce Annulla Cancella dal menù Modifica.
Creazione di un ben
determinato tipo di
diapositiva
Quando si inizia la creazione di una presentazione o si vuole inserire una nuova
diapositiva in una presentazione esistente, ci si trova davanti al problema della scelta del
layout (ovvero della struttura grafica) della diapositiva.
Per agevolare il compito degli utenti vengono proposti 24 layout preimpostati che sono
diapositive vuote dotate di caselle segnaposto per l’inserimento dei vari contenuti (titoli,
testi descrittivi, elenchi, grafici, immagini, ecc.); i contenuti quindi vanno visti come
oggetti disposti sullo sfondo della diapositiva.
Le diapositive possono comunque essere successivamente personalizzate con l’aggiunta o
l’eliminazione di oggetti.
Per inserire una nuova diapositiva in una presentazione in uso si può cliccare sulla voce
Nuova diapositiva del menù Inserisci. Si apre la finestra di dialogo Nuova diapositiva
che consente di selezionare il layout desiderato mediante un clic sul riquadro
corrispondente. Il nome del layout selezionato appare nella casella in basso a destra,
mentre il riquadro appare bordato. Cliccando sul pulsante OK si conferma l’inserimento
di una nuova diapositiva come successiva della diapositiva selezionata al momento di
avviare la procedura.
Per inserire poi i contenuti della diapositiva basta seguire i suggerimenti contenuti in
ciascuna casella segnaposto.
Se si vogliono inserire diverse diapositive con lo stesso layout si può premere sulla tastiera
più volte il tasto Invio, subito dopo aver completato la procedura di inserimento della
prima nuova diapositiva.
A ogni pressione del tasto si genera una nuova diapositiva mantenendo lo stesso layout
scelto per la prima.

Creazione di una
presentazione da un modello
Esistono diversi modelli struttura che consentono di creare in maniera semplice le diverse
diapositive di una presentazione, in modo da mantenere un aspetto grafico e
un’organizzazione dei contenuti armonizzati e orientati alla massima efficacia
comunicativa.
Per creare una presentazione a partire da un modello struttura, nel caso in cui il
programma Power Point sia già in uso, si può cliccare sulla voce Nuovo del menù File.
Nella finestra di dialogo a schede che appare selezionare la scheda Modelli struttura e
quindi selezionare con un clic uno dei modelli elencati; nel riquadro Anteprima appare
un’immagine indicativa dell’aspetto grafico del modello selezionato. Dopo aver cliccato
sul pulsante OK per confermare la scelta si apre la finestra di dialogo Nuova diapositiva
che consente di scegliere il layout della prima diapositiva. Tutte le diapositive che si
andranno a costruire, indipendentemente dal layout scelto, avranno la stessa impostazione
grafica.

Navigare tra differenti

visualizzazioni (normale,
sequenza diapositive, schema,
pagina note)
Power Point dispone di diverse modalità di visualizzazione che consentono di ottimizzare
la creazione e modifica dei diversi elementi di una presentazione.
È possibile scegliere il tipo di visualizzazione cliccando sulla voce corrispondente nel
menù Visualizza.
In particolare la Visualizzazione Normale divide lo schermo in due parti: nel riquadro di
sinistra sono elencate le diapositive costituenti la presentazione attualmente in uso; le
diapositive sono rappresentate mediante un’icona con affianco una riproduzione del
contenuto testuale (titolo, sottotitoli, elenchi) di ciascuna diapositiva. Nel riquadro di
destra viene visualizzata la diapositiva attualmente selezionata, sulla quale si può agire
per effettuare modifiche e integrazioni.
Le dimensioni dei due riquadri possono essere variate trascinando con il mouse la linea
verticale di demarcazione.
La barra di scorrimento verticale (alla destra dello schermo) e i pulsanti Diapositiva
precedente e Diapositiva successiva possono agevolare lo scorrimento delle diapositive
della presentazione in questa modalità di visualizzazione.
Se si sceglie Sequenza diapositive dal menù Visualizza, si ottiene una rappresentazione
sintetica dell’intera presentazione, con tutte le diapositive visualizzate in miniatura.
Se si porta il mouse sulla voce Schema del menù Visualizza, si apre un menù a cascata in
cui è possibile selezionare il tipo di schema da visualizzare (Diapositiva, Titolo, Schema
stampati, Note). Queste modalità di visualizzazione sono utili a modificare aspetti grafici
o di formattazione comuni all’intera presentazione.
Ad esempio se si seleziona la visualizzazione Schema Diapositiva, si può formattare il
testo dei titoli di tutte le diapositive (già inserite o da inserire), oppure specificare la
disposizione e l’aspetto degli elenchi puntati, o ancora definire la posizione di elementi a
piè di pagina quali la data o il numero di diapositiva, ecc. Tutti gli oggetti in questa
diapositiva sono rappresentati da aree segnaposto, che possono essere spostate,
ridimensionate, formattate a piacimento.
Se si clicca infine sulla voce Pagina note del menù Visualizza si vede la diapositiva
corrente rimpicciolita e disposta al di sopra di un’area vuota, delimitata da un bordo
tratteggiato, destinata a contenere le note del relatore; queste possono essere brevi frasi o
anche elementi grafici.
Per scrivere nel riquadro note basta cliccare all’interno e digitare il testo.

Creazione nuova diapositiva

da una esistente
È possibile utilizzare una serie di diapositive appartenenti a una presentazione esistente
per crearne una nuova.
Per fare ciò si può cliccare sul comando Salva con nome del menù File e specificare la
posizione di memorizzazione e il nome della nuova presentazione; quindi cliccare sul
pulsante Salva.
Dopo di che si possono eliminare alcune diapositive dalla presentazione appena salvata
e/o se ne possono aggiungere di nuove.

Copia una slide da una

presentazione in un’altra
Per agevolare la creazione di una presentazione può essere utile inserire diapositive già
create in altre presentazioni.
Cliccando sulla voce Diapositiva da file del menù Inserisci si apre la finestra di dialogo
Ricerca diapositive.
Nella casella File (con la scheda Trova presentazione in primo piano) bisogna specificare
l’indirizzo completo del file di presentazione che si intende utilizzare. L’indirizzo può
essere digitato o inserito cliccando sul pulsante Sfoglia, che apre la finestra di dialogo
tipica dell’apertura di un nuovo file, finestra che consente quindi di selezionare l’unità di
memoria (floppy, disco rigido, ecc.), la cartella e infine il file da utilizzare.
Dopo aver selezionato il file nel riquadro sottostante appare la miniatura delle diapositive
disponibili. Si possono selezionare con un clic le diapositive da inserire (per deselezionare
ripetere il clic sulla diapositiva) e poi cliccare sul pulsante Inserisci.
In alternativa si può evitare la selezione delle singole diapositive e cliccare sul pulsante
Inserisci tutte se si vuole inserire per intero la presentazione precedentemente selezionata.

Inserire intestazione e piè di

pagina
Facendo clic sulla voce Intestazione e piè di pagina del menù Visualizza si accede
all’omonima finestra di dialogo che consente di personalizzare l’aspetto di intestazione e
piè di pagina non solo per le diapositive, ma anche per pagine note e stampati.
In particolare, sulla base delle opzioni disponibili, è possibile inserire nelle diapositive
mediante un clic nelle corrispondenti caselle di selezione: data e ora (in formato fisso
scritto nell’apposita casella o aggiornato automaticamente, con possibilità di scelta del
formato); il numero di diapositiva; un piè di pagina personalizzato (con testo digitato
nella casella). Si può selezionare l’opzione che nasconde sulla prima diapositiva gli
elementi attivati e quindi applicare le impostazioni alla singola diapositiva corrente o a
tutte le diapositive della presentazione cliccando rispettivamente sul pulsante Applica o
Applica a tutte.
Man mano che si selezionano le diverse opzioni si può vedere l’effetto delle modifiche nel
riquadro di Anteprima.
Tutte le su indicate opzioni possono essere selezionate sia nella scheda Diapositiva sia
nella scheda Note e stampati della stessa finestra di dialogo. In quest’ultimo caso le
modifiche saranno applicate alle pagine note e alle raccolte di diapositive (stampati) e sarà
possibile utilizzare anche una casella di testo per l’intestazione.
Creare una presentazione
bianca
Per la creazione di una presentazione si può procedere senza utilizzare alcun modello di
struttura, impostando eventualmente dopo tutti gli attributi grafici.
Se si sta aprendo il programma Power Point, si può selezionare l’opzione Presentazione
vuota nella finestra che appare, cliccare su OK e successivamente scegliere il layout per la
prima diapositiva dalla finestra Nuova diapositiva che appare.
Se invece di selezionare un layout si clicca sul pulsante Annulla, la presentazione rimane
vuota, in attesa di inserimento della prima diapositiva, possibile mediante un clic
all’interno dello spazio diapositiva (visualizzata come un riquadro grigio).
Quando il programma Power Point è già in esecuzione, per avviare la creazione di una
nuova presentazione vuota si deve cliccare sulla voce Nuovo del menù File e nella finestra
di dialogo che appare selezionare la voce Presentazione vuota nella scheda Generale; al
termine cliccare sul pulsante OK.

Creare una presentazione

utilizzando
l’autocomposizione
Power Point mette a disposizione degli utenti una serie di modelli di presentazione, che
possono essere utilizzati come base per la creazione di nuove presentazioni personalizzate.
Queste possono essere prodotte in maniera estremamente semplice seguendo le
indicazioni della procedura guidata, che prevede l’inserimento di alcune informazioni
necessarie a trasformare una presentazione modello in una presentazione personalizzata.
All’apertura del programma si può selezionare l’opzione Creazione guidata contenuto
per avviare la procedura di composizione.
Nel caso invece di programma già in uso si può cliccare sulla voce Nuovo del menù File.
Nella finestra di dialogo che appare selezionare la scheda Generale e quindi fare un
doppio clic sulla voce Creazione guidata contenuto. Appare quindi la finestra di dialogo
che guida l’utente nella procedura di creazione della presentazione, attraverso diversi
passaggi.
Per procedere da un passaggio al successivo si clicca sul pulsante Avanti. Primo passo da
compiere è quello di selezionare il tipo di presentazione (es. Proporre una strategia) tra
quelle disponibili, raggruppate per categorie ed elencate nel riquadro di destra.
Secondo passo è quello di scegliere la destinazione (output) della presentazione mediante
un clic in una delle caselle di selezione (ad es. Presentazione su schermo).
Al terzo passaggio si può specificare il titolo della presentazione, una scritta da inserire
come piè di pagina e selezionare con un clic nelle rispettive caselle le opzioni data
dell’ultimo aggiornamento e numero di diapositiva. A questo punto si giunge al termine
della procedura e si può cliccare sul pulsante Fine.
Apparirà una presentazione dotata di diverse diapositive armonizzate nella grafica e già
parzialmente completate di contenuti. Questi ultimi possono essere modificati e integrati
agendo sui singoli oggetti (testo e grafica) presenti su ciascuna diapositiva.
In particolare le caselle di testo contengono indicazioni sul tipo di contenuti da inserire per
mantenere lo stile e l’efficacia comunicativa della presentazione.

Inviare una presentazione

via e-mail
Si può inviare una presentazione come allegato di un messaggio di posta elettronica
oppure una singola diapositiva come corpo del messaggio, in formato HTML (formato
standard delle pagine web).
Per inviare la diapositiva corrente come corpo di un messaggio di posta elettronica si può
selezionare il comando Invia a dal menù File; nel menù a cascata che appare cliccare su
Destinatario posta.
Se appare l’assistente di Office bisogna confermare la scelta cliccando sul tipo di
spedizione che si vuole utilizzare (la presentazione come allegato o la diapositiva come
corpo del messaggio).
Altrimenti apparirà direttamente la finestra di composizione del messaggio (del
programma Outlook o Outlook Express); bisogna quindi procedere inserendo l’indirizzo
del destinatario (eventualmente più destinatari se necessario) e l’oggetto del messaggio
(quest’ultimo non è indispensabile).
Al termine bisogna cliccare sul pulsante Invia diapositiva per trasferire il messaggio alla
cartella Posta in uscita ovvero per inviare materialmente in rete la diapositiva.
Come già detto si può scegliere in alternativa di inviare l’intera presentazione come
allegato di un messaggio di posta elettronica.
A tale scopo si può cliccare sulla voce Destinatario posta elettronica (come allegato) nel
menù a cascata attivato dal comando Invia a del menù File. Si apre la finestra di
composizione di un nuovo messaggio del programma di gestione della posta elettronica,
con le caselle Oggetto e Allega riportanti automaticamente il nome del file della
presentazione in uso.
Per procedere materialmente alla spedizione bisogna cliccare sul pulsante Invia.

Cambia l’ordine delle

diapositive usando sequenza
diapositive
È possibile modificare l’ordine delle diapositive di una presentazione dopo il loro
inserimento.
Per fare ciò conviene utilizzare la modalità di visualizzazione sequenza diapositive,
attivabile cliccando sulla voce Sequenza diapositive del menù Visualizza. Appaiono così
le miniature di tutte le diapositive e vicino ad esse i numeri che ne specificano l’ordine
nella presentazione.
Per modificare la posizione sequenziale di una diapositiva bisogna trascinarla (cliccare e
spostare il mouse mantenendo il tasto sinistro premuto) nella posizione desiderata, cioè a
sinistra della diapositiva che dovrà seguire.
Nel punto di inserimento appare una barra che indica la posizione in cui si andrà a
collocare la diapositiva trascinata. Rilasciando il mouse apparirà la miniatura della
diapositiva secondo la nuova disposizione sequenziale.

Trova e sostituisci testo

I comandi Trova e Sostituisci, entrambi disponibili nel menù Modifica, servono
rispettivamente a cercare tutte le occorrenze di una determinata stringa (sequenza di
caratteri) nella presentazione e a sostituire (in parte, cioè solo per alcune occorrenze o del
tutto, cioè ogni volta che appare nella presentazione) una determinata stringa con un’altra.
Nella finestra di dialogo Trova bisogna specificare nella casella di testo la stringa da
cercare e poi cliccare sul pulsante Trova successivo per saltare nei diversi punti della
presentazione in cui è utilizzata la sequenza di caratteri specificata.
Il pulsante Sostituisci presente nella finestra di dialogo Trova rappresenta una via
alternativa per utilizzare il comando di sostituzione testo. Cliccando su questo pulsante
appare quindi la finestra di dialogo Sostituisci, che presenta una seconda casella di testo
in cui bisogna specificare la stringa da utilizzare al posto di quella inserita nella casella
Trova.
A seconda che si vogliano effettuare in parte o del tutto le sostituzioni di testo si
utilizzeranno rispettivamente i pulsanti Sostituisci o Sostituisci tutto.
Sia nella finestra Trova sia in quella Sostituisci sono inoltre disponibili due importanti
opzioni selezionabili con un clic nella corrispondente casella di selezione.
L’opzione Maiuscole/minuscole serve a distinguere i caratteri maiuscoli e minuscoli e
quindi a cercare la stringa così come specificata, rispettando eventuali lettere maiuscole.
L’opzione Solo parole intere serve a cercare la stringa di caratteri indicata nella casella
solo quando costituisce una parola intera e non quando rappresenta una parte di una
parola.

Cambia il layout per una o

più diapositive
Quando si vuole modificare il layout di una diapositiva esistente, per ripristinare il
formato originale e annullare eventuali modifiche oppure per applicare un diverso tipo di
layout, si può utilizzare la voce Layout diapositiva dal menù Formato.
Per ripristinare il layout standard e annullare eventuali modifiche (es. spostamento di una
casella titolo, rimozione di una casella grafico, ecc.) si può cliccare sul pulsante Riapplica.
Si riporterà la diapositiva corrente alla situazione standard prevista per il layout scelto al
momento del suo inserimento nella presentazione.
Per cambiare invece il tipo di layout applicato alla diapositiva corrente, sempre nella
finestra di dialogo Layout diapositiva, sono elencati tutti i layout predefiniti che possono
essere selezionati con un clic e applicati mediante il pulsante Applica.
Per applicare un diverso layout o ripristinare il layout standard a diverse diapositive è
necessario prima selezionarle.
Per fare ciò in modalità di visualizzazione Normale si può fare clic sulle diverse icone (nel
riquadro di sinistra) tenendo premuto il tasto Shift; in modalità di visualizzazione
Sequenza diapositive si può procedere in maniera analoga, utilizzando il tasto Ctrl per
selezionare diapositive non adiacenti e il tasto Shift (per il secondo clic direttamente
sull’ultima della serie) per selezionare una serie di diapositive adiacenti.

Modificare lo schema
presentazione
Esistono particolari modalità di visualizzazione, come fossero diapositive speciali, che
servono a modificare le diverse impostazioni di una presentazione (sfondo, formattazione
testi, punti elenco, ecc.) in modo che siano riportate automaticamente su tutte le
diapositive di una presentazione.
Tali modalità di visualizzazione sono disponibili nel menù a cascata attivabile dalla voce
Schema del menù Visualizza.
In particolare se si seleziona il comando Visualizza>Schema>Diapositiva, si vede una
diapositiva con i diversi segnaposto (titolo, elenchi, ecc.) specificati da riquadri
tratteggiati.
Questi possono essere modificati, rimossi, formattati, seguendo le indicazioni operative
che appaiono all’interno delle stesse aree segnaposto. Ad esempio per avere titoli con un
certo carattere (es. Arial, dimensione 40, Grassetto, colore rosso) bisogna applicare tutti gli
attributi, dopo aver selezionato il testo contenuto nell’area segnaposto del titolo.
È bene ricordare che le modifiche ai colori delle caselle possono essere fatte utilizzando i
pulsanti della barra degli strumenti Disegno, utilizzando le caselle di aiuto (tip) che
appaiono scorrendo qualunque pulsante con il puntatore del mouse (ad es. per indicazioni
sul nome dei colori).
Per modificare la posizione di un segnaposto bisogna fare clic all’interno dell’area
corrispondente e trascinare con il mouse uno dei bordi; sia il puntatore del mouse (diventa
una croce) sia i bordi (diventano più spessi) cambiano aspetto durante queste operazioni.
Per deselezionare un oggetto segnaposto basta cliccare in un’area vuota dello schema
diapositiva.
È possibile anche modificare elementi di grafica, ad esempio applicando un particolare
effetto di sfondo. Per fare ciò si può utilizzare il comando Sfondo del menù Formato e
selezionare uno degli effetti di riempimento selezionabili mediante un clic sulla freccia a
destra della casella presente nel riquadro Riempimento sfondo.
È possibile apportare modifiche alle diapositive di tipo titolo, utilizzando la
visualizzazione Schema Titolo, attivabile mediante la sequenza di menù
Visualizza>Schema>Titolo. L’aspetto della diapositiva è simile al caso precedente, infatti
bisogna agire sulle caselle segnaposto per modificare l’aspetto della presentazione
(posizione, dimensioni, formattazione).

Per rimuovere da uno degli schemi di diapositiva una casella segnaposto si può fare clic in
corrispondenza del bordo per selezionarla come oggetto (verificare che non ci si trovi in
modalità di modifica testo all’interno della casella) e quindi premere il tasto Canc.
Se si vuole annullare questa azione si può cliccare sul pulsante Annulla dalla barra degli
Strumenti (freccia ricurva a sinistra) subito dopo la cancellazione; in alternativa (anche
dopo aver effettuato altre modifiche) si può utilizzare il comando Layout Schema
diapositiva dal menù Formato e selezionare nella finestra di dialogo che appare
l’eventuale segnaposto mancante.
Ad esempio si può decidere di eliminare il segnaposto data e ora dallo schema diapositiva.
Successivamente si può ripristinare la situazione standard nel modo indicato.
Le altre due voci del menù a cascata Visualizza>Schema consentono di apportare
modifiche allo schema stampati e allo schema note, sempre secondo le stesse modalità
operative.
Quando si lavora in una qualsiasi delle modalità di visualizzazione schema, appare la
barra degli strumenti Schema, che presenta due pulsanti: uno serve a chiudere e tornare
alla visualizzazione normale, mentre l’altro serve a visualizzare una miniatura di una
diapositiva per verificare in anteprima le modifiche apportate.

Modificare la sequenza delle

diapositive
È possibile modificare la sequenza delle diapositive, come anche la disposizione
gerarchica del testo nelle diapositive, utilizzando la Visualizzazione struttura, attivabile
cliccando sul corrispondente pulsante.
In tale modalità di visualizzazione è possibile inserire e formattare il testo nelle diapositive
e anche modificare la sequenza dei paragrafi e delle diapositive stesse.
In particolare per spostare una diapositiva si può selezionare la stessa con un clic
sull’icona e quindi trascinarla nella posizione voluta; durante l’operazione il puntatore
diventa una doppia freccia e appare una barra orizzontale tra una diapositiva e la
successiva per indicare durante il trascinamento l’eventuale possibile ricollocazione.
Per spostare invece i paragrafi (ad es. per aumentare o abbassare il livello di una riga in un
elenco puntato) si possono utilizzare gli appositi pulsanti presenti sulla barra degli
strumenti, quando si è in Visualizzazione struttura.
Gli stessi pulsanti possono anche essere usati ad es. per trasformare un titolo di una
diapositiva in un paragrafo della diapositiva precedente e viceversa.

Applicare un design modello

Una serie di modelli di struttura predefiniti sono a disposizione degli utenti di Power
Point per creare in maniera rapida uno schema grafico armonizzato, applicabile all’intera
presentazione, per migliorarne la qualità comunicativa.
Per applicare un modello di struttura a una presentazione in corso di realizzazione si può
cliccare sulla voce Applica modello struttura del menù Formato.
Nella finestra di dialogo che appare sono elencati i modelli disponibili, memorizzati come
tali in una cartella del programma al momento dell’istallazione.
Cliccando su uno di questi si può vederne un’anteprima grafica nel riquadro di destra. Per
applicare alla presentazione il modello scelto bisogna chiudere la finestra cliccando sul
pulsante Applica.
Controllo ortografico
Durante la digitazione del testo di una presentazione capita spesso di commettere errori. I
più comuni vengono corretti automaticamente appena completata la parola, mediante la
funzione di correzione automatica.
È possibile personalizzare tale funzione in modo che riconosca alcuni frequenti errori di
digitazione oppure ne trascuri altri che si ritiene non costituiscano errore.
Per fare ciò si può cliccare sulla voce Correzione automatica del menù Strumenti. Nella
finestra di dialogo che appare vengono tra l’altro visualizzati gli errori automaticamente
identificati.
È possibile aggiungere altre voci, digitando nelle caselle Sostituisci e Con rispettivamente
la parola errata e quella corretta, e cliccando quindi sul pulsante Aggiungi. Al contrario
occorre cliccare sul pulsante Elimina per eliminare voci in elenco che non debbano essere
considerate errori, dopo aver selezionato le stesse nell’elenco.
Oltre alla correzione automatica durante la digitazione è anche utile il comando Controllo
ortografia del menù Strumenti, che consente di analizzare tutti gli eventuali errori della
presentazione.
Una volta attivato, appare la finestra di dialogo che evidenzia nella casella Non nel
dizionario il termine ritenuto un errore.
Nella casella Cambia in viene suggerito un termine corretto (laddove possibile) e altri ne
vengono proposti nella casella Suggerimenti. A questo punto si possono accettare i
suggerimenti o trascurare la segnalazione se si ritiene comunque corretto il termine. Nel
primo caso si può cliccare sul pulsante Cambia o Cambia tutto per sostituire
rispettivamente la specifica occorrenza oppure tutte le occorrenze della presentazione,
relativamente al termine evidenziato. Nel secondo caso si può cliccare su Ignora per
trascurare il suggerimento o su Ignora tutto per evitare la segnalazione di errore sul
termine in oggetto per tutta la presentazione. È anche possibile aggiungere il termine al
dizionario usato dal programma cliccando sul pulsante Aggiungi.
Al termine del controllo si può cliccare sul pulsante Chiudi.
Se il testo contiene un termine o una frase scritti in una lingua diversa dall’Italiano, si può
indicare la lingua di scrittura per evitare l’errata indicazione di errore durante il controllo
ortografico.
Per fare ciò si può selezionare il testo in lingua straniera e quindi cliccare sulla voce
Lingua del menù Strumenti. Nella finestra di dialogo che appare bisogna selezionare la
lingua usata per il testo selezionato e quindi cliccare sul pulsante OK.
Durante l’inserimento di testo nelle diapositive può capitare di vedere apparire una
lampadina. È l’icona che indica la possibilità di ricevere suggerimenti contestuali da parte
dell’assistente di Office. Spesso tali suggerimenti sono correzioni di stile, cioè indicazioni
atte a garantire la migliore disposizione dei contenuti nella presentazione (es. titoli con
iniziali maiuscole).
Per visualizzare gli aiuti è sufficiente cliccare sull’icona della lampadina.
Modifica e ripristino del tipo
di carattere (una diapositiva
e tutta la presentazione)
Le normali funzioni di formattazione di una casella di testo (tipo carattere, dimensione,
stile, colore) sono utilizzabili dal menù Formato>Carattere o mediante i pulsanti delle
barre degli strumenti Formattazione e Disegno. Tra gli altri sono disponibili i pulsanti
Aumenta dimensione carattere e Riduci dimensione carattere, che consentono
rapidamente di modificare la dimensione di una selezione di testo rispetto al resto della
diapositiva.
È bene ricordare che scorrendo i pulsanti con il mouse appare la casella di aiuto (tip in
gergo) che specifica la funzione di ciascun pulsante. Alcuni pulsanti possono non apparire
sulle barre. Per renderli visibili basta cliccare sul pulsante Altri pulsanti.
Power Point mette inoltre a disposizione una funzione che consente di modificare il tipo di
carattere per tutta la presentazione.
Questa funzione è attivabile cliccando sulla voce Sostituisci tipo di carattere del menù
Formato.
Nella finestra di dialogo che appare bisogna selezionare il tipo di carattere da sostituire
(es. Times New Roman) e il tipo da utilizzare al suo posto (es. Arial). Cliccando poi sul
pulsante Sostituisci si effettua la modifica a tutti i testi dell’intera presentazione.
Bisogna quindi chiudere la finestra cliccando sul pulsante Chiudi.
L’azione può essere annullata cliccando sul pulsante Annulla (freccia ricurva verso
sinistra).
Il pulsante Ripristina, simmetrico nell’aspetto (freccia ricurva verso destra), consente di
ripristinare l’azione appena annullata.
Le frecce verso giù che affiancano questi due pulsanti consentono di ripercorrere la storia
delle ultime modifiche per annullarle o ripristinarle a blocchi (selezionando una voce si
selezionano automaticamente anche le precedenti).

Inserire testo
L’inserimento del testo di una diapositiva può essere svolto in modo ugualmente semplice
sia nel riquadro diapositiva (a destra) sia nel riquadro struttura (a sinistra), utilizzando la
visualizzazione normale.
In particolare per inserire del testo nel riquadro diapositiva bisogna cliccare nella casella
segnaposto e quindi digitare il testo come in una normale situazione di inserimento testo.
Quando si inserisce il testo in una diapositiva vuota nelle caselle segnaposto appaiono
delle indicazioni operative per agevolare il compito (es. Fare clic per inserire il titolo).
Nel riquadro struttura ogni diapositiva è rappresentata da un’icona, affianco alla quale
appare il testo inserito nella diapositiva, disposto su diversi livelli (spostati a destra i
paragrafi successivi, più a sinistra il titolo). Per modificare un testo esistente basta cliccare
in corrispondenza e procedere con le modifiche.
Quando si deve inserire invece un titolo in una diapositiva vuota si deve cliccare a destra
dell’icona diapositiva e cominciare a digitare. Premendo Invio non si passa a scrivere nel
rigo sottostante, ma si inserisce una nuova diapositiva dello stesso tipo della precedente.
Per trasformare quindi il secondo rigo in un blocco paragrafo della diapositiva precedente
bisogna cliccare sul pulsante Abbassa di livello (freccia verde rivolta verso destra). Lo
stesso pulsante si può usare per creare ulteriori paragrafi di livello inferiore.
Quando invece si inseriscono voci di un elenco puntato, il tasto Invio genera
automaticamente il nuovo punto sia nel riquadro struttura sia nel riquadro diapositiva.
Se infine si vuole trasformare in elenco puntato o numerato un testo disposto su diverse
righe, si può selezionare il testo e quindi cliccare sul corrispondente pulsante presente
nella barra degli Strumenti.

Importare testo da Word

Le strutture di documenti creati con Microsoft Word 2000 o Word 97 possono essere
convertite in strutture di presentazioni, per essere successivamente elaborate all’interno
del programma Power Point.
Per inserire una struttura da Word si può cliccare sulla voce Diapositive dalla struttura
nel menù Inserisci. Nella finestra di dialogo che appare bisogna selezionare il file di Word
contenente la struttura da inserire e quindi cliccare sul pulsante Inserisci per terminare
l’operazione.
Sulla base della struttura importata verrà creata automaticamente una serie di diapositive.

Cambiare l’allineamento del

testo
All’interno della casella il testo può essere allineato, utilizzando i pulsanti presenti sulla
barra degli Strumenti, a sinistra, al centro, a destra.
Nel caso di paragrafi disposti su più righe è possibile variare il valore dell’interlinea
utilizzando i pulsanti Aumenta interlinea paragrafo e Diminuisci interlinea paragrafo
oppure con maggiore precisione specificando i valori nella finestra di dialogo che appare
selezionando la voce Interlinea del menù Formato.
Tutte le modifiche devono essere fatte dopo aver selezionato la casella di testo per intero
(cliccare sul bordo della casella, dopo averla attivata con un clic all’interno).
È possibile anche apportare delle modifiche alla disposizione degli elenchi puntati.
Per fare ciò bisogna attivare la sequenza di menù Visualizza>Schema>Diapositiva per
disporsi nella giusta modalità di visualizzazione. Quindi visualizzare il righello cliccando
sulla voce Righello del menù Visualizza e posizionarsi con il mouse su una delle voci di
elenco puntato. Sul righello orizzontale appaiono gli indicatori di margine e di rientro
simili a quelli di Microsoft Word, con le medesime funzionalità.
Il trascinamento del triangolo superiore di un livello di rientro modifica la posizione della
prima riga del paragrafo; quello inferiore il resto del paragrafo; il quadratino controlla il
margine sinistro del paragrafo.
Le modifiche possono essere apportate in maniera personalizzata per ciascuno dei livelli
di rientro dell’elenco puntato, trascinando i corrispondenti indicatori sul righello.

Creare una casella di testo

per inserire testo
I layout di diapositiva consentono di inserire del testo utilizzando le caselle segnaposto di
titoli ed elenchi puntati.
È possibile aggiungere ulteriori caselle di testo in qualunque punto di una diapositiva,
indipendentemente dal layout della stessa.
Per fare ciò bisogna cliccare sul pulsante Casella di testo nella barra degli strumenti
Disegno. Quindi si può tracciare un rettangolo mediante trascinamento del mouse nella
zona in cui si vuole inserire la casella. Al rilascio del mouse appare all’interno della casella
il cursore lampeggiante per indicare la modalità di inserimento testo.
La casella può essere successivamente ridimensionata trascinando i quadratini di
ridimensionamento disposti lungo il bordo della casella o spostata trascinandola in
corrispondenza del bordo, quando il puntatore assume l’aspetto di una croce a quattro
punte.
Una casella di testo può inoltre essere modificata nell’aspetto grafico e di formattazione
utilizzando i pulsanti delle barre degli strumenti Disegno e Formattazione, per applicare
bordi, effetti di riempimento, colore carattere, allineamento, ecc.
Se si vuole aggiungere del testo a una forma (inseribile mediante i pulsanti presenti sulla
barra degli strumenti Disegno) si può in alternativa cliccare con il tasto destro sull’oggetto
e selezionare dal menù di scelta rapida il comando Aggiungi testo, che comporta
l’attivazione di una casella di testo all’interno della forma.
In questo caso, a differenza della modalità prima descritta, il testo è vincolato all’oggetto
(si sposta con esso se viene trascinato con il mouse).

Allinea testo in formato

casella di testo
Selezionando una casella di testo presente sulla diapositiva si può attivare la voce Casella
di testo del menù Formato. Appare la finestra di dialogo Formato Casella di testo
composta da diverse schede. Cliccare sulla scheda Casella di testo per portarla in primo
piano.
A questo punto sono disponibili tutte le opzioni necessarie a disporre il testo all’interno
della casella.
Nelle caselle dei margini si possono in particolare inserire i valori desiderati, direttamente
da tastiera o mediante le frecce di modifica a destra di ciascuna casella.
Si può inoltre deselezionare l’opzione di ritorno a capo automatico e trasformare la casella
di testo in un’etichetta di testo che si estende senza limiti su di un rigo (basta forzare il
ridimensionamento per riportarla alla modalità testo a capo).
Sempre nella stessa scheda si può selezionare l’opzione di adattamento del testo alla forma
della casella. Si può infine selezionare l’opzione di rotazione di 90° del testo.

Barra degli appunti

Le azioni Taglia-Incolla e Copia-Incolla corrispondono rispettivamente allo spostamento
(Taglia) o duplicazione (Copia) di un oggetto selezionato (testo o elemento grafico) in
altre posizioni all’interno della presentazione corrente o di altri documenti aperti.
Dopo aver selezionato l’oggetto da copiare o tagliare, si può fare un clic sul pulsante
relativo (Copia o Taglia) sulla barra degli strumenti standard; è necessario quindi
selezionare la destinazione in cui l’oggetto copiato o tagliato dovrà essere incollato, che
può eventualmente essere la stessa diapositiva di origine.
A questo punto si effettua un clic sul pulsante Incolla per terminare l’operazione.
Le stesse azioni possono essere eseguite mediante l’uso dei comandi Taglia o Copia dal
menù Modifica, seguiti sempre dal comando Incolla dello stesso menù.
È possibile copiare più oggetti prima di incollarli nei diversi punti di uno o più documenti
aperti. A tale scopo la Barra degli Appunti di Office contiene gli ultimi 12 oggetti copiati
o tagliati utilizzando i comandi relativi di Copia o Taglia.
La barra appare automaticamente copiando due oggetti consecutivamente. In alternativa
può essere attivata dal menù Visualizza>Barre degli Strumenti.
Negli Appunti possono essere contenuti come detto fino a 12 elementi.
Se si tenta di copiare un tredicesimo elemento durante l'esecuzione di un programma di
Microsoft Office, verrà chiesto se si desidera eliminare il primo elemento degli Appunti e
aggiungere il nuovo elemento alla fine degli Appunti. Se si sceglie OK, la volta successiva
che si copia un elemento da qualsiasi programma, verrà automaticamente eliminato il
primo elemento dagli Appunti di Office e aggiunto quello nuovo. Se si sceglie Annulla,
tutti i nuovi elementi copiati non verranno aggiunti agli Appunti di Office. Il messaggio
non verrà più visualizzato finché gli Appunti di Office non vengono cancellati e riempiti
di nuovo.

Gli elementi raccolti rimangono negli Appunti di Office finché non si chiudono tutti i
programmi di Office in esecuzione sul computer.
Per incollare oggetti contenuti negli Appunti basta posizionare il punto di inserimento
nella posizione desiderata e quindi cliccare sull’icona corrispondente all’oggetto da
inserire (scorrendo con il mouse la Barra degli appunti appaiono caselle di aiuto).
Se si clicca sul pulsante Copia della Barra degli Appunti, viene aggiunta agli appunti una
copia dell’oggetto selezionato.
È possibile che siano stati copiati elementi di grandi dimensioni. In questo caso gli
Appunti di Office possono memorizzare meno di 12 elementi.
Per iniziare a copiare gli elementi di nuovo, bisogna eliminarne alcuni dagli Appunti di
Office, oppure fare clic sul pulsante Cancella Appunti sulla barra degli strumenti
Appunti.
Se si seleziona invece il pulsante Incolla tutto si incollano tutti gli oggetti copiati in
sequenza, secondo l’ordine di copia.

Copia formato
È possibile riportare con un’unica operazione tutte le caratteristiche di formattazione di
una casella di testo (tipo di carattere, bordi, colori, ecc.) a un’altra casella.
Per fare ciò si deve prima selezionare l’oggetto con la formattazione che si vuole copiare.
È importante selezionare l’oggetto per intero se si vogliono applicare tutti gli attributi
della casella (il bordo della casella non deve apparire formato da righe oblique); quindi si
deve cliccare sul pulsante Copia formato presente sulla Barra degli strumenti e infine
bisogna cliccare sull’oggetto a cui si vuole applicare il formato appena copiato.
È bene ricordare che nel caso alcuni pulsanti non risultino visualizzati sulle rispettive
barre, gli stessi possono essere ricercati cliccando sul pulsante Altri pulsanti.
Per agevolare l’operazione nel caso in cui si voglia riprodurre un formato a diversi oggetti
invece di fare un clic sul pulsante Copia formato conviene fare un doppio clic; in questo
modo si mantiene attivo il comando e si può applicare ripetute volte il formato copiato.
Al termine delle operazioni si può cliccare nuovamente sul pulsante per disattivare il
comando.

Promuovere e retrocedere
testo in una diapositiva
Per modificare il livello di un paragrafo di testo in una diapositiva si può utilizzare la
visualizzazione Struttura, attivabile dal pulsante presente tra i pulsanti di
visualizzazione, disposti in basso, a sinistra della barra di scorrimento orizzontale.
In tale visualizzazione, dopo essersi posizionati con un clic del mouse sul paragrafo da
modificare si possono utilizzare i pulsanti Abbassa di livello e Alza di livello, oppure
trascinare il paragrafo orizzontalmente (verso destra per abbassare di livello) quando il
puntatore assume l’aspetto di una croce a quattro punte (poco a sinistra dell’inizio di
paragrafo).

Aggiunta di immagini dalla

raccolta ClipArt
Microsoft Office mette a disposizione centinaia di immagini nella Raccolta ClipArt.
Per inserire un’immagine in una diapositiva che contiene un segnaposto ClipArt, basta
fare un doppio clic all’interno del segnaposto, come indicato dal suggerimento.
Per inserire invece un’immagine in una diapositiva priva di segnaposto, nel menù
Inserisci portare il mouse sulla voce Immagine e quindi cliccare su ClipArt, per aprire la
finestra di dialogo Inserisci ClipArt.
In entrambi i casi le ClipArt appaiono ripartite in varie categorie definite da icone. I
pulsanti freccia Avanti e Indietro consentono come in un normale browser di navigare tra
i contenuti della finestra di dialogo. Si effettua quindi un clic sulla categoria desiderata e
poi sulla ClipArt scelta. Appare un menù grafico con quattro pulsanti.
Si clicca sul pulsante Inserisci oggetto ClipArt e poi si chiude la finestra di dialogo
Inserisci ClipArt. La figura verrà inserita nel documento.
Per cercare rapidamente una specifica immagine si può inserire il suo nome (visualizzabile
peraltro nel riquadro mediante scorrimento del mouse) nell’apposita casella Cerca oggetti
ClipArt.
Per inserire invece un’immagine creata da un altro programma, catturata da uno scanner o
una macchina fotografica digitale etc. si esegue la sequenza di comandi da menù:
Inserisci>Immagine>Da file.
Apparirà la finestra di dialogo Inserisci immagine.
E’ possibile a questo punto specificare la posizione dell’immagine (costituita da un file)
all’interno delle cartelle ed inserirla quindi nella diapositiva corrente.

Aggiunta e raggruppamento
di forme con WordArt o la
barra Disegno
Tra gli oggetti che possono essere aggiunti a una diapositiva si trovano una serie di forme,
disponibili dal menù Forme o direttamente come pulsanti sulla barra degli strumenti
Disegno.
Una volta selezionata con un clic la forma desiderata si può trascinare il puntatore del
mouse sulla diapositiva per definire l’aspetto dell’oggetto. Una volta rilasciato il mouse
appare la forma circondata da una serie di quadratini (maniglie) di ridimensionamento.
Trascinando questi quadrati si attua il ridimensionamento dell’oggetto.
Spesso si ritrova anche un piccolo rombo giallo all’interno dello spazio dell’oggetto.
Trascinando questo rombo si modifica l’aspetto della forma (ovvero le proporzioni tra le
dimensioni) senza variarne la dimensione complessiva.
Le forme inserite in una diapositiva assumono l’aspetto grafico legato alla combinazione
di colori in uso. Per modificare gli attributi grafici dell’oggetto si possono utilizzare i
pulsanti della barra degli strumenti Disegno. Ad esempio è possibile dare un effetto di
ombreggiatura o un effetto tridimensionale cliccando sui pulsanti corrispondenti, dopo
aver selezionato l’oggetto. Questi due pulsanti consentono la scelta di un particolare
effetto tra quelli predefiniti o anche di personalizzarli.

Quando si inseriscono diversi oggetti su una diapositiva può essere utile disporli in modo
ordinato. Si può agire per allinearli tra loro o per allinearli rispetto a una guida.
Nel primo caso, una volta selezionati i diversi oggetti (tenere premuto il tasto Shift
quando si clicca sugli oggetti) si può cliccare sul menù Disegno (dalla barra degli
strumenti Disegno) e selezionare la voce Allinea e distribuisci. Si apre un menù a cascata
che consente di scegliere una tra le possibili disposizioni.

Per allineare invece rispetto alle guide è necessario disporle sulla diapositiva cliccando
sulla voce Guide del menù Visualizza. Appaiono sulla diapositiva due righe tratteggiate
(una verticale e una orizzontale) che possono essere trascinate nella posizione voluta.
Successivamente si possono trascinare in prossimità delle linee della guida i diversi oggetti
da allineare; questi saranno automaticamente agganciati alla guida e quindi allineati
rispetto ad essa.
È possibile anche raggruppare diversi oggetti sulla diapositiva in modo da mantenere le
posizioni reciproche nel caso di modifiche (es. spostamento sulla diapositiva).
Per raggruppare diversi oggetti selezionati si può cliccare sul pulsante Raggruppa del
menù Disegno.
Per rimuovere l’attributo di gruppo si può selezionare il comando Separa dello stesso
menù Disegno, dopo aver selezionato il gruppo di oggetti con un clic su uno di essi.
Tra gli oggetti a cui applicare le funzioni sopra dette si trovano gli oggetti WordArt, che
sono testi dall’aspetto fantasioso o stilizzato, preimpostati e di facile inserimento.
Per inserire un testo WordArt nella diapositiva corrente si può fare clic sul pulsante
WordArt presente sulla barra degli strumenti Disegno. Si apre la finestra di dialogo
Raccolta WordArt che consente di selezionare con un clic lo stile da utilizzare; quindi
cliccare su OK e inserire il testo nella finestra successiva, che consente anche di selezionare
il tipo e la dimensione del carattere. Dopo aver inserito il testo, cliccare su OK; si chiude la
finestra e sulla diapositiva appaiono la scritta nello stile scelto e la barra degli strumenti
WordArt che consente di personalizzare l’aspetto della scritta (forma della scritta,
spaziatura caratteri, ecc.).
È possibile anche agire sui quadratini di ridimensionamento e sul rombo giallo per
modificare le dimensioni e l’aspetto della scritta (come per qualsiasi oggetto grafico).

Applicazione formati
Dopo aver inserito del testo in una diapositiva è possibile applicare formattazioni di
carattere sia in visualizzazione Struttura sia in visualizzazione Normale.
Nel primo caso si può selezionare il testo nel riquadro di sinistra e quindi utilizzare i
pulsanti della barra degli Strumenti per applicare attributi quali il tipo di carattere, la
dimensione, lo stile, ecc.
Sono anche disponibili i pulsanti Aumenta Dimensione carattere e Riduci Dimensione
carattere, per variare una selezione di testo rispetto al resto della diapositiva. In questa
visualizzazione un doppio clic appena a destra di una riga comporta la selezione
dell’intera riga.
È bene ricordare che il pulsante Altri pulsanti consente di visualizzare eventuali pulsanti
nascosti; inoltre la casella di aiuto (tip) che appare scorrendo i pulsanti con il mouse ne
indica la funzione.
In visualizzazione Normale il testo appare all’interno di caselle segnaposto. È possibile
selezionare l’intera casella per applicare ad esempio un colore di sfondo o un effetto di
riempimento, cliccando sulla voce Effetti di riempimento, presente nel menù a cascata
attivabile con un clic sulla freccia a destra del pulsante Colore riempimento.
È anche possibile selezionare una parte di testo all’interno della casella e utilizzare i
pulsanti della barra di Formattazione per modificare il tipo di carattere, la dimensione,
applicare lo stile grassetto, corsivo, sottolineato, applicare l’effetto testo ombreggiato,
applicare o modificare elenchi puntati e numerati.
Le funzioni di formattazione possono anche essere applicate mediante il comando
Formato>Carattere.
Aggiunta testo a oggetti
grafici utilizzando una
casella di testo
È possibile aggiungere del testo a un oggetto grafico utilizzando una casella di testo da
sovrapporre all’oggetto.
Per fare ciò si può cliccare sul pulsante Casella di testo (barra degli strumenti Disegno) e
tracciare un rettangolo mediante trascinamento, in corrispondenza della zona in cui si
vuole far apparire la casella nella diapositiva.
La casella può essere ridimensionata agendo per trascinamento sulle maniglie (quadratini
lungo il bordo) e spostata per trascinamento del bordo (il puntatore diventa una croce a
quattro punte).
Nel caso di forme è anche possibile aggiungere del testo cliccando con il tasto destro
sull’oggetto e selezionando il comando Aggiungi testo. Appare una casella di testo
centrata rispetto all’oggetto.
In questo secondo caso la casella è automaticamente raggruppata con l’oggetto e quindi si
ridimensiona e si sposta con l’oggetto.

Posiziona e dimensiona
oggetti grafici
Dopo aver inserito un oggetto grafico è possibile modificarne la posizione, la dimensione,
la forma e alcuni attributi grafici.
Per spostare un oggetto sulla diapositiva basta fare un clic sull’oggetto e trascinare nella
posizione finale (il puntatore assume l’aspetto di una croce a quattro punte).
Dopo aver selezionato un oggetto grafico appaiono lungo il perimetro alcuni quadratini
bianchi, che costituiscono le maniglie di ridimensionamento. Trascinando questi si ottiene
il ridimensionamento dell’oggetto. In particolare trascinando i quadrati posti ai vertici del
rettangolo di selezione si mantiene il rapporto originario tra le dimensioni orizzontale e
verticale.
Per modificare la forma di un oggetto, dopo averlo selezionato, si può cliccare sul
comando Trasforma oggetto selezionato del menù Disegno (attivabile dalla barra degli
strumenti Disegno) e quindi scegliere nel menù a cascata che appare l’aspetto grafico da
dare all’oggetto selezionato.
È possibile inoltre utilizzare i pulsanti della barra degli strumenti di Disegno per variare
alcuni attributi grafici.
Ad es. il pulsante Colore riempimento consente di applicare un colore all’oggetto o al suo
sfondo (a seconda del tipo di oggetto) o un effetto di riempimento. Cliccando direttamente
sul pulsante si applica il colore già impostato. Per scegliere altri colori o per applicare
particolari effetti di riempimento bisogna cliccare sulla freccia a destra del pulsante stesso
e quindi selezionare la voce Altri colori di riempimento (se i colori proposti non
contengono quello voluto) o Effetti di riempimento (per applicare trame, sfumature, ecc.).
Inoltre sempre sulla stessa barra degli strumenti Disegno sono presenti pulsanti per
applicare un bordo colorato all’oggetto, per modificare lo spessore o il tipo della linea di
bordo, per applicare un effetto di ombreggiatura e per applicare un effetto 3D
(tridimensionale).

Creare tabelle con Power

Point
Tra i layout predefiniti di diapositiva c’è il layout tabella, in cui è presente la casella
segnaposto per l’inserimento di una tabella.
Come indicato dal suggerimento presente all’interno della casella, basta fare un doppio
clic all’interno per aprire la finestra di dialogo Inserisci tabella, in cui specificare il
numero di righe e colonne per la tabella da inserire. Dopo aver specificato i valori nelle
rispettive caselle si può cliccare sul pulsante OK. Appare la tabella al posto della casella
segnaposto e la barra degli strumenti Tabella (se non dovesse apparire si può attivare da
menù: Visualizza>Barre degli strumenti>Tabelle e bordi). Si può quindi procedere con
l’inserimento dei dati in tabella mediante tastiera e l’effettuazione di eventuali modifiche e
formattazioni, utilizzando i pulsanti della barra.
È possibile inserire una tabella anche in una diapositiva di diverso layout. Per fare ciò si
può cliccare sulla voce Tabella del menù Inserisci e procedere come nel caso precedente
all’apparire della finestra Inserisci tabella.

Ruotare e riempire un
oggetto
Un oggetto grafico o una casella di testo possono essere “riempiti”, nel senso che si può
applicare loro un colore o un effetto di riempimento.
Per fare ciò, dopo aver selezionato l’oggetto, si può cliccare sul pulsante Colore
riempimento presente sulla barra degli strumenti Disegno. Più precisamente: un clic sul
pulsante applica il colore indicato sull’icona del pulsante; per scegliere altri colori o effetti
di riempimento si deve cliccare sulla freccia a destra del pulsante e quindi selezionare la
voce che interessa nel menù che appare. Cliccando su uno dei colori già evidenziati nel
menù si applica il riempimento con il colore selezionato; altrimenti si può cliccare sul
pulsante Altri colori di riempimento per aprire la tavolozza dei colori e selezionare
mediante un clic il colore desiderato, che viene poi applicato dopo aver cliccato sul
pulsante OK.
Selezionando invece la voce Effetti di riempimento si apre una finestra di dialogo a
schede in cui si possono selezionare Sfumature, Trame, Motivi, Immagini come effetti di
riempimento.
È possibile anche ruotare un oggetto grafico inserito in una diapositiva. Una volta
selezionato lo stesso, si può cliccare sul pulsante Ruota per gradi, presente sulla barra
degli strumenti Disegno; sul perimetro dell’oggetto appaiono dei piccoli cerchi verdi, sui
quali il puntatore del mouse cambia aspetto, per indicare il punto di trascinamento. Si può
così trascinare l’oggetto, per dare una rotazione libera.
In alternativa si possono usare i comandi del menù Disegno, che però non offrono la
stessa libertà di rotazione.

Per usare tali comandi, dopo aver selezionato l’oggetto, si deve cliccare sulla voce Ruota o
capovolgi del menù Disegno e scegliere quindi una delle voci del menù a cascata che
appare.

Elenco puntato e numerato

L’inserimento di un elenco puntato può essere attuato agevolmente utilizzando una
diapositiva avente il layout Elenco puntato, che prevede l’inserimento del testo
nell’apposita casella segnaposto, premendo sul tasto Invio per passare al punto seguente.
Selezionando la casella elenco (con un clic sul bordo) si possono successivamente
rimuovere i punti elenco o trasformarli in numeri elenco, cliccando sui corrispondenti
pulsanti presenti sulla barra degli strumenti.
È anche possibile personalizzare la formattazione dell’elenco cliccando sul comando
Elenchi puntati e numerati del menù Formato.
Per modificare i livelli di rientro delle voci di elenco si possono utilizzare i pulsanti Alza
di livello e Abbassa di livello (frecce verdi a sinistra e destra), dopo aver posizionato il
cursore in corrispondenza della voce di elenco da modificare.
Aggiunta note
Nella visualizzazione Normale di una diapositiva nel riquadro in basso a destra è possibile
cliccare e digitare eventuali note abbinate alla diapositiva corrente, che possono essere
consultate da un eventuale relatore, anche durante la visualizzazione su schermo della
presentazione.
In alternativa si può passare alla visualizzazione Pagina note (dal menù Visualizza) per
inserire le note, che in questo caso possono comprendere anche elementi grafici, nel
riquadro corrispondente.
In questa modalità è possibile navigare attraverso le diapositive della presentazione
(mediante la barra di scorrimento verticale e i relativi pulanti di avanzamento), che
appaiono sempre in visualizzazione pagina note.

Elenchi puntati con effetti

grafici
I punti di un elenco puntato possono essere personalizzati, sia relativamente a una
specifica diapositiva sia per tutte le caselle di elenco della presentazione, agendo sullo
schema diapositiva.
Indipendentemente dall’oggetto selezionato si deve cliccare sulla voce Elenchi puntati e
numerati del menù Formato.
Nella scheda Punti elenco sono visualizzati alcuni modelli di elenco puntato, che possono
essere selezionati con un clic in corrispondenza.
È possibile personalizzare l’aspetto in vari modi: selezionando un colore per i punti dalla
casella Colore; selezionando un’immagine, tra quelle visualizzate cliccando sul pulsante
Immagine; utilizzando un carattere speciale, tra quelli visualizzati facendo clic sul
pulsante Carattere. Laddove necessario la scelta va confermata cliccando sul pulsante OK.
È bene sottolineare che se non si seleziona l’intera casella elenco, le modifiche potrebbero
avere effetto solo su una voce elenco (su cui è posizionato il cursore di inserimento testo).

Transizione diapositiva
Per migliorare l’impatto visivo di una presentazione si usano le transizioni, che sono effetti
grafici di stacco tra una diapositiva e la successiva.
Si possono applicare selezionando il comando Transizione diapositiva nel menù
Presentazione. Nella finestra di dialogo che appare si può scegliere un particolare effetto
di transizione cliccando sulla freccia a destra della casella Effetto.
Si possono specificare le ulteriori opzioni (temporizzazione e modalità di avanzamento) e
si può abbinare un suono (file audio) alla transizione, selezionandolo tra quelli predefiniti
o come altro file, mediante la freccia della casella Suono.
Dopo aver effettuato le personalizzazioni si può applicare l’effetto alla diapositiva corrente
o a tutta la presentazione, cliccando rispettivamente sul pulsante Applica o Applica a
tutte.
È possibile applicare la stessa transizione a diverse diapositive. Per fare ciò si può passare
alla modalità di visualizzazione Sequenza diapositive (dal menù Visualizza) e quindi
selezionare le diverse diapositive a cui applicare la transizione (Ctrl+Clic per la selezione
multipla).
A questo punto si può selezionare l’effetto di transizione direttamente dalla casella che
appare sulla barra degli strumenti oppure attivando la finestra Transizione diapositiva
(dal pulsante sulla barra o da menù come già indicato).

Animazione testo e oggetti

Per migliorare l’impatto visivo di una presentazione, oltre all’applicazione di effetti di
transizione tra una diapositiva e la successiva, possono essere utilizzati effetti di
animazione dei singoli oggetti di una diapositiva.
Un modo rapido per applicare animazioni agli oggetti di una diapositiva è quello di
cliccare su uno dei pulsanti della barra degli strumenti Effetti animazione, attivabile
cliccando sulla corrispondente voce del menù a cascata Visualizza>Barre degli strumenti.
Scorrendo con il puntatore del mouse i singoli pulsanti si può leggere nella casella di aiuto
la funzione svolta da ciascuno.
In modalità di visualizzazione Sequenza diapositive (da menù Visualizza) si vedono
sulle miniature delle diapositive gli effetti volta per volta applicati.
Inoltre in basso a sinistra rispetto alla miniatura della diapositiva appare un simbolo ad
indicare la presenza di effetti di animazione sugli oggetti della diapositiva.

Alcuni effetti sono abbinati a suoni (es. effetto clic foto).

Per disattivare su una diapositiva gli effetti di animazione si può selezionare la diapositiva
e quindi cliccare sui pulsanti precedentemente attivati nella barra degli effetti.
A seconda del tipo di oggetti presenti sulla diapositiva alcuni pulsanti risulteranno
inattivi.
Le stesse funzioni possono essere attivate dal menù a cascata Animazione preimpostata
del menù Presentazione.
È possibile personalizzare l’animazione degli oggetti di una diapositiva.
In visualizzazione normale si può fare clic sulla voce Animazione personalizzata del
menù Presentazione; appare la finestra di dialogo Animazione personalizzata composta
dalle quattro schede Ordine e intervalli, Effetti, Effetti grafico, Impostazioni
multimediali.
Nella prima scheda si possono selezionare con un clic nella corrispondente casella i singoli
oggetti della diapositiva e disporli secondo un ordine di animazione; è anche possibile
specificare la modalità di avvio dell’animazione.
Nella scheda Effetti si può selezionare l’effetto da dare ai testi della diapositiva,
abbinandolo eventualmente a un suono e specificando le ulteriori opzioni per
l’immissione del testo (es. per parola, tutto insieme, ecc.).
Nella scheda Effetti grafico si possono specificare gli effetti e le relative opzioni per gli
elementi del grafico (laddove presente nella diapositiva). L’ultima scheda riguarda la
selezione di opzioni riguardanti eventuali elementi multimediali (filmati e suoni) presenti
nella diapositiva.

Anteprima presentazione in
bianco e nero
Se si intende stampare la presentazione creata utilizzando una stampante monocromatica,
può essere utile visualizzare in anteprima l’aspetto verosimile delle diapositive stampate.
Per fare ciò, in visualizzazione normale si può cliccare sul pulsante Anteprima a
gradazioni di grigio, presente sulla barra degli Strumenti (se non appare si può cliccare
sul pulsante Altri pulsanti).
Per avere contemporaneamente un termine di raffronto con la diapositiva originale, si può
cliccare sulla voce Miniatura diapositiva del menù Visualizza.

Stampa diapositive in vari

formati
Power Point consente di stampare una presentazione secondo quattro modalità di stampa,
tutte attivabili a partire dal comando Stampa del menù File.
Nella finestra di dialogo Stampa la sezione Stampante serve a specificare la stampante in
uso e le sue proprietà di stampa.
La sezione Intervallo di stampa serve a specificare cosa stampare: una diapositiva, un
elenco specificato di diapositive, tutta la presentazione.
La sezione Copie serve a specificare il numero di copie da stampare ed eventualmente
fascicolare.
La casella Stampa di consente, mediante la freccia a destra della casella, di selezionare una
tra le quattro modalità di stampa: Diapositive, Stampati (cioè una raccolta di diapositive),
Pagina note, Visualizzazione struttura. La sezione Stampati, attiva solo se si sceglie
questa voce nella casella Stampa di, serve ad indicare il numero di diapositive da inserire
in ogni pagina stampata.
Ulteriori opzioni possono essere selezionate nella stessa finestra di dialogo, prima di
cliccare sul pulsante OK per dare avvio alla stampa.

Produci stampati
Gli stampati sono pagine riassuntive, contenenti 2, 3, 4, 6 oppure 9 diapositive per ogni
pagina stampata.
Per produrre gli stampati si deve procedere come per qualunque procedura di stampa e
selezionare quindi il comando Stampa dal menù File. Nella finestra di dialogo che appare
bisogna selezionare la voce Stampati nella casella Stampa di e nel riquadro Stampati
specificare il numero di diapositive da inserire in ogni pagina.

Alla fine, dopo aver eventualmente selezionato le altre opzioni disponibili, chiudere la
finestra cliccando sul pulsante OK per dare avvio alla stampa.
Stampa delle note in un
formato specifico
Se si stampa in modalità Pagina note, si stampano in ogni pagina le diapositive della
presentazione con le note del relatore disposte al di sotto della corrispondente diapositiva.
Per avviare la procedura di stampa bisogna cliccare sul comando Stampa del menù File e
nella finestra di dialogo che appare bisogna selezionare la voce Pagina note nella casella
Stampa di.
Dopo aver eventualmente selezionato le altre opzioni disponibili si deve cliccare sul
pulsante OK.

Show di ogni singola

diapositiva
Dopo aver costruito una presentazione è necessario rivederla per verificare l’efficacia
visiva della stessa.
Per visualizzare la sequenza delle diapositive di una presentazione si può cliccare sul
menù Presentazione e quindi selezionare la voce Visualizza Presentazione. Apparirà a
tutto schermo la prima diapositiva della diapositiva; per passare alle successive basta
cliccare su un punto qualsiasi della diapositiva.
Per interrompere la presentazione prima dell’ultima diapositiva si può premere il tasto Esc
e tornare alla visualizzazione normale.

Strumenti di navigazione
sullo schermo
Durante la visualizzazione di una presentazione (dal menù Presentazione selezionare la
voce Visualizza presentazione) è disponibile un menù di scelta rapida per navigare
attraverso le diapositive della presentazione.
Il menù viene attivato mediante un clic sul pulsante che appare in basso a sinistra. Sono
tra l’altro disponibili i comandi necessari per saltare a una determinata diapositiva, oltre
alla possibilità di passare alla successiva, tornare alla precedente, terminare la
presentazione.
È inoltre possibile visualizzare le note eventualmente abbinate alla diapositiva e cambiare
l’aspetto del puntatore, per evidenziare parti della diapositiva durante la presentazione.

Stampa di una diapositiva

come lucido
Se si progetta una presentazione destinata a essere stampata su lucidi, si può selezionare la
voce Lucidi nella casella Formato diapositive della finestra di dialogo attivabile dal
comando Imposta pagina del menù File.
In questo tipo di presentazioni è opportuno utilizzare uno sfondo bianco per le
diapositive.
La procedura di stampa viene avviata come per qualunque altro tipo di stampa dal menù
File>Stampa, selezionando le opzioni di stampa necessarie e poi cliccando sul pulsante
OK.

Utilizzo della penna durante

una presentazione
Durante la visualizzazione di una presentazione può essere utile evidenziare alcune aree o
oggetti sulla diapositiva. Per fare ciò si può utilizzare lo strumento Penna.
Per attivare il menù di scelta rapida durante la visualizzazione della presentazione si può
cliccare sul pulsante che appare in basso a sinistra; selezionare quindi la voce Opzioni
puntatore e nel menù a cascata che appare cliccare su Penna. A questo punto il puntatore
del mouse assume l’aspetto di una penna, con cui si possono tracciare linee a mano libera
sulla diapositiva.
Se si clicca sulla voce Colore penna dello stesso menù si può scegliere un particolare
colore per lo strumento Penna.
Quando è in uso lo strumento Penna non è possibile passare alla diapositiva successiva
con un clic.
Le linee disegnate non inficiano il contenuto della diapositiva.
Comunque per rimuovere le linee tracciate con lo strumento penna, si può selezionare la
voce Schermo del menù di scelta rapida e quindi cliccare su Cancella penna.

Salva presentazione
Quando si crea una nuova presentazione o si modifica una esistente è necessario “salvare”
per mantenere le informazioni anche dopo la chiusura del programma.
Se si salva una presentazione per la prima volta è indifferente usare la funzione Salva o
Salva con nome, dal menù File: entrambe comportano l’attivazione della stessa finestra di
dialogo. Ogni successivo clic sulla voce Salva del menù File comporta l’aggiornamento
della presentazione, mantenendo lo stesso nome e la stessa posizione di memoria.
Quando invece si vuole creare un duplicato di una presentazione esistente senza
modificare il file stesso è necessario utilizzare la funzione Salva con nome, che garantisce
il salvataggio del file originario e lascia aperto il nuovo file con il nome specificato
dall’utente (può essere lo stesso nome, purché il file sia memorizzato in una cartella
differente).
Quando si salva con altro nome un file esistente è possibile scegliere la posizione di
memorizzazione, utilizzando il menù a tendina attivabile dalla casella Salva in (cliccando
sulla freccia a destra della casella) e quindi selezionando la specifica cartella nel riquadro
sottostante (un doppio clic consente di aprire una specifica cartella dell’elenco); è anche
possibile creare una nuova cartella in una data posizione della memoria cliccando
sull’apposito pulsante presente nella finestra di dialogo.
Il nome del file deve essere poi specificato nella casella Nome file e deve rispettare la
lunghezza massima di 255 caratteri e l’esclusione di alcuni caratteri riservati (nel caso in
cui si dovessero usare tali caratteri riservati apparirebbe comunque un messaggio di
errore).
Nella casella sottostante è infine possibile specificare il Tipo file, ovvero se si vuole salvare
il file in un formato diverso da quello predefinito, funzione che può essere utile per
esempio per creare una presentazione compatibile con versioni precedenti dello stesso
programma o per trasformare una diapositiva in un’immagine.
L’operazione di salvataggio si conclude cliccando sul pulsante Salva in basso a destra.

Salva come nuova

presentazione
Quando si crea una presentazione a partire da una esistente conviene utilizzare il
comando Salva con nome del menù File, per creare un duplicato della presentazione
originaria. Nella finestra di dialogo Salva con nome è necessario specificare la posizione di
memoria e il nome del file di presentazione, rispettando le regole di archiviazione dei file
di Windows (in particolare non possono esserci due file con lo stesso nome nella stessa
cartella).

Pubblica una presentazione

sul web
Per rendere disponibile una presentazione agli utenti del Web è necessario salvarla come
Pagina Web e quindi pubblicarla in rete.
Durante la procedura viene creata automaticamente una cartella contenente file necessari
alla consultazione in rete, avente lo stesso nome del file di presentazione.
Per salvare si può cliccare sul comando Salva come pagina Web del menù File. Nella
finestra di dialogo che appare bisogna specificare il nome del file e la posizione di
memoria, selezionando o creando ex-novo la cartella di destinazione. Quindi cliccare sul
pulsante Pubblica e specificare le opzioni necessarie nella finestra di dialogo che appare.
In particolare si può selezionare l’intervallo di diapositive da pubblicare; si possono
selezionare Opzioni web quali l’aggiunta degli effetti di animazione durante la
consultazione; si può specificare il supporto browser (conviene selezionare l’ultima delle
tre opzioni).
Terminare la procedura cliccando sul pulsante Pubblica.
Se si dispone di un server FTP (protocollo di trasmissione dei file sulla rete Internet), lo si
può selezionare come posizione di destinazione per la procedura di pubblicazione nella
finestra di salvataggio.
Dopo la pubblicazione la presentazione può essere visualizzata nella finestra di un
browser (es. Internet Explorer).

L’assistente di Office
L’assistente di Office è una funzionalità che consente di
ricevere suggerimenti sulle modalità di esecuzione delle
operazioni e inoltre aiuta a reperire istruzioni dettagliate
relative a voci e/o opzioni selezionate.
L’assistente si presenta come un’animazione che appare automaticamente oppure può
essere attivata selezionando la voce Mostra l’assistente di Office dal menù ?.
Laddove invece si volesse nascondere la funzione di supporto si può scegliere la voce
Nascondi l’assistente di Office dallo stesso menù di aiuto.
Cliccando sull’immagine si attiva una finestra di dialogo in cui è possibile formulare una
domanda riguardo un compito o un argomento specifico e quindi cliccare sul pulsante
Cerca per visualizzare il risultato della ricerca, di solito costituito da una serie di
argomenti correlati al testo digitato.
La consultazione di questi argomenti si basa su una navigazione di tipo ipertestuale, per
cui cliccando sulle parole attive (in corrispondenza delle quali il puntatore assume la
forma di mano) si salta da una pagina a un’altra e usando i pulsanti di navigazione si
possono scorrere le pagine già visualizzate.
Spesso appare l’icona di una lampadina durante la creazione di una diapositiva. Cliccando
sull’icona si visualizza la finestra dell’assistente con una serie di suggerimenti contestuali,
spesso di ordine stilistico.

Inserimento collegamento
ipertestuale
Per consentire un’agevole navigazione in una presentazione destinata alla consultazione
mediante browser (es. Internet Explorer) è opportuno inserire dei link (collegamenti) che
consentano ad esempio di saltare da una diapositiva a un’altra o di collegare una
diapositiva a un file esterno eventualmente memorizzato sul Web. Questi punti attivi (o
pulsanti) possono essere indifferentemente costituiti da oggetti grafici o testi.
Per trasformare un oggetto in un pulsante di navigazione si può selezionare l’oggetto e
quindi cliccare su Impostazioni azione del menù Presentazione. Nella finestra di dialogo
che appare, nella scheda Clic del mouse, si può cliccare sull’opzione Effettua
collegamento a per selezionare la destinazione del collegamento (es. diapositiva
successiva). Se si seleziona invece dall’elenco la voce Altro file si può inserire un
collegamento ipertestuale a un altro file presente in memoria, specificandone il nome e la
posizione nella finestra di dialogo che appare. Se ancora si seleziona la voce URL
dall’elenco, appare una finestra contenente una casella di testo in cui è possibile specificare
l’indirizzo universale della risorsa Web.
Per specificare in maniera più completa la destinazione di un collegamento ipertestuale a
una risorsa del Web si può selezionare l’oggetto e quindi cliccare sul comando
Collegamento ipertestuale del menù Inserisci così da far apparire la finestra di dialogo di
seguito riportata ed effettuare le impostazioni necessarie.
La sezione Collega a serve a specificare il tipo di collegamento (a file o pagina web
esistenti, a un punto del documento corrente, a un nuovo documento, a un destinatario di
posta elettronica); nella casella Testo da visualizzare è possibile specificare il testo da
visualizzare nella casella selezionata, mentre cliccando sul pulsante adiacente Descrizione
è possibile specificare il testo da far apparire quando il mouse si ferma sull’oggetto
durante la navigazione (come informazione di aiuto).
Gli indirizzi di pagine web o di file esistenti possono essere digitati nella casella apposita
oppure selezionati dall’elenco dei siti visitati che appare al centro della finestra o ancora
selezionati mediante le finestre attivate dai pulsanti File e Pagina Web; quest’ultimo apre
il browser (es. Internet Explorer) e inserisce automaticamente l’indirizzo della risorsa web
visualizzata alla chiusura del browser (è necessario disporre di un modem collegato alla
rete Internet per visualizzare la risorsa desiderata).
È possibile anche sfruttare il pulsante Segnalibro per indicare come destinazione del
collegamento un segnalibro di un file esistente.
Se si sceglie invece di attivare un collegamento di posta elettronica, occorre digitare nelle
apposite caselle l’indirizzo del destinatario ed eventualmente l’oggetto del messaggio.
L’inserimento del collegamento diventa effettivo quando si chiude la finestra cliccando sul
pulsante OK.
Per rimuovere o modificare un collegamento ipertestuale esistente si può cliccare con il
tasto destro in corrispondenza dell’oggetto in cui è presente il collegamento e selezionare
dal menù a cascata attivato dalla voce Collegamento ipertestuale l’opzione Modifica
collegamento ipertestuale o Rimuovi collegamento ipertestuale.
Nel primo caso si torna alla finestra descritta per l’inserimento del collegamento. Dopo
aver effettuato le modifiche occorre quindi chiudere la finestra cliccando sul pulsante OK.
È possibile anche inserire dei pulsanti di navigazione preimpostati, cliccando sul comando
Pulsanti d’azione del menù Presentazione; quindi selezionare uno dei pulsanti
visualizzati nel menù che appare e trascinare sulla diapositiva per inserirlo. Al rilascio del
tasto del mouse appare una finestra di dialogo che consente di specificare le opzioni
necessarie.
Di solito le opzioni selezionate sono tali da applicare al pulsante la funzionalità voluta,
pertanto è sufficiente cliccare sul pulsante OK per terminare la procedura.

Credits
Redazione:
Massimo Curci, Fabrizio Recchia

ARTEMIS Comunicazioni Multimediali S.r.l.

080 4971475 – www.artemislab.it

Impaginazione:
Elisa Donzella

TESI Automazione S.r.l.

MOUS Master Distributor e International Reseller
095 746.24.18 - www.tesiautomazione.it

MICROSOFT, ARTEMIS e TESI Automazione non potranno in alcun modo essere oggetto di rivendicazioni attribuibili
a errori, omissioni o altre imprecisioni riguardanti l’informazione contenuta nel cd-rom e nella presente guida in
particolare; né potranno essere ritenuti responsabili per eventuali danni, diretti, indiretti, particolari o incidentali o
consequenziali dovuti all’uso della stessa informazione e del cd-rom in generale.

Copyright © 2002
All rights reserved
Manuale

di

Access
 Access 2000 Core

SOMMARIO

Premessa ................................................................................................................................................... 283

Determinare l’input appropriato per il database................................................................................ 283
Determinare l’output appropriato per il database ............................................................................. 284
 Creare la struttura di una tabella ......................................................................................................... 284
Stabilire le relazioni tra tabelle ............................................................................................................ 286
Utilizzare l’assistente di Office............................................................................................................. 288
Selezionare un oggetto utilizzando la barra degli oggetti................................................................. 289
Stampare oggetti del database (tabelle, maschere, report, query) .................................................... 289
Navigare attraverso i record in una tabella, in una query, in una maschera ................................. 290
Creare un database usando l’autocomposizione ................................................................................ 291
Creare tabelle usando l’autocomposizione.......................................................................................... 291
Impostare la chiave primaria ................................................................................................................ 293
Modificare le proprietà dei campi ......................................................................................................... 293
Utilizzare tipi di dati multipli .............................................................................................................. 294
Modificare le tabelle................................................................................................................................ 295
Utilizzare l’autocomposizione per la ricerca guidata........................................................................ 296
Utilizzare l’autocomposizione per la maschera di avvio.................................................................. 297
Creare una maschera con l’autocomposizione .................................................................................... 298
Utilizzare la casella degli strumenti per aggiungere controlli ......................................................... 299
Modificare le proprietà del formato dei controlli (font, stile, dimensione dei font, colore, etichetta, ecc.) 300
Utilizzare sezioni della maschera (intestazioni, piè di pagina, dettagli) ....................................... 301
Utilizzare controlli per i calcoli in una maschera .............................................................................. 302
Utilizzare i vari tipi di visualizzazione............................................................................................... 302
Inserire un record utilizzando le tabelle............................................................................................... 303
Inserire un record utilizzando le maschere .......................................................................................... 303
Cancellare i record da una tabella ........................................................................................................ 303
Trovare record .......................................................................................................................................... 304
Ordinare record ........................................................................................................................................ 304
Applicare e rimuovere filtri .................................................................................................................... 304
Specificare un criterio in una query....................................................................................................... 305
Visualizzare i record relazionati in una sottomaschera.................................................................... 306
Creare campi calcolati ............................................................................................................................ 307
Creare una query con criteri multipli.................................................................................................... 307
Stabilire una relazione............................................................................................................................ 308
Rinforzare l’integrità referenziale......................................................................................................... 309
Creare un report con l’autocomposizione report................................................................................. 310
Anteprima e stampa report .................................................................................................................... 310
Spostare e ridimensionare un controllo................................................................................................ 311
Modificare le proprietà di un report (font, stile, dimensione font, colore, etichetta, ecc.)............ 311
Utilizzare la casella degli strumenti per aggiungere controlli ......................................................... 312
Utilizzare le sezioni del report (intestazioni, piè di pagina, dettagli) ............................................ 312
Utilizzare i controlli calcolati in un report ......................................................................................... 313
Importare dati in una nuova tabella .................................................................................................... 314
Salvare una tabella, una query, una maschera come pagina Web.................................................... 314
Aggiungere collegamenti ipertestuali ................................................................................................... 315
Stampare le relazioni del database....................................................................................................... 316
Effettuare backup e ripristino di un database ..................................................................................... 316
Compattare e ripristinare database...................................................................................................... 316
Credits ....................................................................................................................................................... 317
Premessa
ACCESS è un programma di gestione di banche dati, consente la creazione e modifica dei
contenitori di informazioni di un database (tabelle), l’inserimento di dati anche mediante
interfacce grafiche (maschere) e l’estrazione filtrata di dati per la visualizzazione e la
stampa dei risultati (query e report). Gli oggetti costituenti un database (tabelle, query,
maschere e report) possono essere creati progettandone direttamente la struttura oppure
seguendo le procedure di composizione guidata.
Per svolgere le operazioni richieste durante l’uso del programma ci sono in generale
diverse strade ugualmente percorribili; di seguito si indicherà almeno una procedura atta
a svolgere correttamente ciascuno dei compiti richiesti in sede di esame MOUS (livello
Core). Eventuali altre modalità operative non espressamente indicate devono ritenersi
altrettanto valide per il buon esito dell’esame.
Ad esempio è possibile attivare alcune funzionalità del programma cliccando sui pulsanti
delle barre degli strumenti oppure cercando le funzioni nei vari menù presenti sulla barra
dei menù: le due vie sono ugualmente percorribili.
Il testo di questa guida è articolato in sintetiche schede autonome, ciascuna dedicata
all’illustrazione di un compito, corrispondente a uno degli obiettivi MOUS, così come
previsti dal syllabus. Il titolo di ciascuna scheda corrisponde al titolo dell’obiettivo
didattico, così come indicato nel syllabus. Le schede esauriscono gli obiettivi previsti dal
programma didattico e quindi costituiscono un valido riferimento per il superamento
dell’esame per il livello Core.

Determinare l’input
appropriato per il database
La creazione di un database deve essere preceduta da un’attenta analisi sulle
caratteristiche e tipologia dei dati che vi verranno immessi. Tali informazioni dovranno
essere organizzate in tabelle. La struttura e l’organizzazione di queste all’interno del
database determinerà l’efficienza nonché la facilità con cui si potranno ricavare le
informazioni.
Si consiglia, in fase di progettazione, di scrivere su un foglio vari rettangoli che
rappresentano le tabelle, le query, i report, le maschere e poi disegnare i collegamenti
logici tra loro aggiungendo la lista dei campi di ogni tabella evitando ripetizioni.
Inoltre per la tabella si dovranno impostare (prima su carta e poi mediante il programma
dalla finestra di struttura della tabella) i campi, cioè le tipologie di dati da inserire.
Determinare l’output
appropriato per il database
E opportuno avere, in fase di progettazione, le idee chiare su come il database renderà
visibile all’operatore le informazioni contenute, nonché tutti gli strumenti di modifica e
aggiornamento.
Per questo è opportuno pensare in anticipo e disegnare le interfacce di comunicazione e di
presentazione dei dati: Maschere, Report, Finestre di dialogo ecc.

Creare la struttura di una

tabella
Le tabelle possono essere create mediante il metodo della Creazione guidata oppure della
Creazione in visualizzazione struttura.
Per creare in modo guidato si può effettuare, nella finestra Database, un clic sull’oggetto
Tabelle (a sinistra) e quindi un doppio clic sulla voce Crea una tabella mediante
creazione guidata.
Appare la finestra di dialogo Creazione guidata tabella

Nella caselle di elenco Tabelle di esempio scegliere la tipologia di tabella. Per la tipologia
scelta sono elencati i campi nella casella Campi di esempio. Selezionati i campi voluti
effettuare un clic sul pulsante Aggiungi per inserirli uno per volta nella casella Campi in
nuova tabella.
Al termine dell’operazione premere il pulsante Avanti per passare alla successiva fase
della procedura.
La finestra di dialogo chiederà di specificare il nome della tabella nella casella Scegliere il
nome da assegnare alla tabella.
Inoltre si potrà scegliere la modalità di impostazione della chiave primaria mediante il
pulsante di opzione.
Premendo Avanti la finestra di dialogo richiede la modalità scelta per l’immissione dei
dati mediante il pulsante di opzione.

E’ possibile modificare le impostazioni selezionate cliccando sul pulsante Indietro.

Per terminare premere il pulsante Fine.
Per la creazione di Tabelle in modalità struttura, nella scheda Tabelle della finestra
Database effettuare un doppio clic sulla scritta Crea una tabella in modalità struttura.
Appare una finestra con all’interno una tabella di progettazione, in cui ogni riga
corrisponde ad un campo della tabella e per ognuno (nelle colonne) occorre specificare
Nome Campo, Tipo Dati ed eventuale Descrizione. Dopo aver digitato il nome del primo
campo nella prima cella, per specificare il Tipo dati si può cliccare sulla freccia che appare
nel momento in cui si clicca nella cella corrispondente (seconda colonna); selezionare
quindi una delle voci dall’elenco che appare. Sulla base del tipo di dati selezionato appare
nel riquadro una diversa finestra delle proprietà, che consente di specificare le proprietà
per il campo (es. dimensione, formato, ecc.)
Terminato l’inserimento dei campi, alla chiusura della finestra, comparirà la finestra di
dialogo Salva con nome, con richiesta del nome da assegnare alla tabella.

Stabilire le relazioni tra

tabelle
E’ possibile stabilire delle relazioni (collegamenti) tra tabelle che contengono campi simili.
Le relazioni possono essere del tipo: uno-a-uno, uno-a-molti e molti-a-molti.
Vi è una relazione uno-a-uno quando due tabelle hanno un campo identico che contiene le
stesse informazioni, ovvero ad un record di una tabella corrisponde un record nell’altra
tabella.
In una relazione uno-a-molti un record della prima tabella può avere molti record
corrispondenti nella seconda tabella, ma un record della seconda tabella non ha più di un
record corrispondente nella prima.
In una relazione molti-a-molti un record della prima tabella può avere molti record
corrispondenti nella seconda tabella e viceversa.
La presenza di relazioni fra tabelle consente di applicare l’integrità referenziale, ovvero la
possibilità di mantenere la coerenza delle informazioni nei campi correlati.
Per creare le relazioni sulla barra degli strumenti Database effettuare un clic sul pulsante
Relazioni; appare la finestra di dialogo Relazioni. Sulla barra degli strumenti Relazioni

premere il pulsante Mostra tabella per far apparire la finestra di dialogo Mostra
tabella (se non già visualizzata).
Scegliere gli oggetti da collegare (Tabelle o Query) dalle corrispondenti schede e
confermare mediante il pulsante Aggiungi. Chiudendo la finestra di dialogo Mostra
tabella si renderà visibile la finestra relazioni con all’interno le tabelle selezionate

Effettuando un clic sul nome di un campo all’interno di un oggetto (es. tabella) e

trascinandolo sul corrispondente di un’altra tabella si provocherà l’apertura della finestra
di dialogo Modifica relazioni, in cui sarà tra l’altro possibile specificare il tipo di relazioni
da stabilire e si potrà applicare l’integrità referenziale mediante l’opzione Applica
integrità referenziale.
Utilizzare l’assistente di
Office
L’assistente di Office è una funzionalità che consente di ricevere suggerimenti sulle
modalità di esecuzione delle operazioni e inoltre aiuta a reperire
istruzioni dettagliate relative a voci e/o opzioni selezionate.
L’assistente si presenta come un’animazione che appare
automaticamente oppure può essere attivata selezionando la
voce Mostra l’assistente di Office dal menù ?.
Laddove invece si volesse nascondere la funzione di supporto si può
scegliere la voce Nascondi l’assistente di Office dallo stesso
menù di aiuto.
Cliccando sull’immagine si attiva una finestra di dialogo in cui è possibile formulare una
domanda riguardo un compito o un argomento specifico e quindi cliccare sul pulsante
Cerca per visualizzare il risultato della ricerca, di solito costituito da una serie di
argomenti correlati al testo digitato.
La consultazione di questi argomenti si basa su una navigazione di tipo ipertestuale, per
cui cliccando sulle parole attive (in corrispondenza delle quali il puntatore assume la
forma di mano) si salta da una pagina a un’altra e usando i pulsanti di navigazione si
possono scorrere le pagine già visualizzate.
Selezionare un oggetto
utilizzando la barra degli
oggetti
La finestra del database contiene l’elenco di tutti gli oggetti presenti suddivisi per
categorie (tabelle, query, report, maschere ecc.).
Per selezionare un oggetto è necessario prima effettuare un clic sulla categoria e poi sul
nome dell’oggetto che appare in elenco.

Stampare oggetti del

database (tabelle, maschere,
report, query)
Per stampare una Tabella si esegue un clic sul pulsante Stampa sulla barra degli
strumenti in modalità Foglio dati oppure sul comando Stampa del menù File.
Per ottenere un’anteprima di stampa eseguire un clic sul pulsante Anteprima di stampa
sulla barra degli strumenti. Nella finestra di dialogo Stampa è possibile selezionare
l’intervallo da stampare (es. un singolo record).
È bene ricordare che scorrendo i pulsanti con il mouse si possono visualizzare le caselle di
aiuto (tip) che indicano la funzione svolta da ciascun pulsante.
Inoltre le barre degli strumenti cambiano a seconda del contesto in cui si opera (struttura
tabella, relazioni, ecc.). Le barre degli strumenti (contestuali) non visualizzate possono
essere attivate dal menù a cascata omonimo presente nel menù Visualizza.
La stampa di una Query è simile al processo di stampa di una tabella. E’ consigliabile
visualizzare in anteprima una query mediante un clic sul pulsante Anteprima di stampa
sulla barra Struttura o sulla barra Foglio dati.
Per stampare una Maschera (selezionata o visualizzata) premere il pulsante Stampa sulla
barra degli strumenti o sull’opzione Stampa nel menù File. Access stamperà tutti i record
contenuti nella maschera cioè stamperà una maschera per ogni record.
Analogamente per stampare un Report, selezionare la voce Stampa all’interno del menù
File. Apparirà la finestra di dialogo Stampa in cui specificare le opzioni di stampa nonché
l’intervallo stampa.
Anche per i report è consigliabile eseguire l’Anteprima di stampa effettuando un clic sul
bottone Anteprima di stampa nelle finestra Database o nella Barra degli strumenti.

Navigare attraverso i record

in una tabella, in una query,
in una maschera
Quando si apre una tabella nella Visualizzazione Foglio Dati (si può fare con un doppio
clic sulla tabella nella finestra Database), il programma Access consente due modalità di
intervento: Modifica e Navigazione. All’apertura la tabella si trova in modalità
Navigazione e consente rapidi spostamenti fra i dati mediante i Pulsanti di Navigazione
situati in basso di seguito illustrati:

vai al primo record; vai al precedente; vai al successivo: vai all’ultimo;

vai al nuovo record; numero record corrente.
Selezionati i record in modalità Navigazione si potrà fare clic dentro una cella e
modificarne i dati in modalità Modifica.
Il metodo di navigazione è identico per le Query visualizzate in modalità Foglio dati.
Anche per la Navigazione dati all’interno di una maschera è sufficiente utilizzare i
pulsanti di Navigazione in basso a sinistra.

Creare un database usando

l’autocomposizione
All’apertura di Access appare la finestra di dialogo di Microsoft Access.
Essa consente di scegliere se utilizzare una Creazione guidata oppure creare il database ex
novo.
Scegliendo l’opzione Progetti, pagine e creazioni guidate database di Access si utilizzerà
un modello di database proposto e, mediante la creazione guidata, il programma aiuterà a
costruire il nuovo database passo dopo passo con una sequenza di domande a cui si
dovranno fornire delle risposte, per trasformare un modello generale in un database
personalizzato.

Creare tabelle usando

l’autocomposizione
Per creare una tabella in modalità guidata, dopo aver selezionato Tabelle dalla Barra degli
Oggetti della finestra Database, effettuare un doppio clic sulla scritta Crea una tabella
mediante creazione guidata. Appare la finestra di dialogo Creazione guidata tabella, che
guida l’utente attraverso la procedura di creazione composta di diversi passaggi.
Si può scegliere innanzi tutto l’ambito di applicazione della tabella che si sta costruendo
(Ambito professionale o Ambito privato).
A seconda della scelta appare un diverso elenco di Tabelle di esempio tra cui scegliere
una specifica tipologia di tabella.
Nella casella Campi di esempio sono in corrispondenza mostrati i campi disponibili.
Selezionati i campi voluti effettuare un clic sul pulsante Aggiungi per inserirli nella casella
Campi in una nuova tabella.
Al termine dell’operazione premere il pulsante Avanti. La finestra di dialogo chiederà di
specificare il nome della tabella nella casella Scegliere il nome da assegnare alla tabella.

Inoltre si potrà scegliere la modalità di impostazione della chiave primaria mediante il

pulsante di opzione.
Premendo Avanti la finestra di dialogo richiede la modalità scelta per l’immissione dei
dati mediante il pulsante di opzione.
E’ possibile modificare le impostazioni già selezionate cliccando sul pulsante Indietro. Per
terminare premere il pulsante Fine.
Impostare la chiave primaria
Durante la creazione di una tabella in Visualizzazione struttura evidenziare il campo da
definire come Chiave primaria effettuando un clic sul pulsante grigio che precede la cella
del Nome campo.
Sulla barra degli strumenti della Visualizzazione struttura premere quindi il pulsante

Chiave primaria .

Il simbolo della chiave verrà posto a sinistra della riga del campo indicando che esso è
stato definito Chiave primaria per la tabella, quindi non potrà contenere due record con lo
stesso dato.

Modificare le proprietà dei

campi
Aprendo una tabella in Visualizzazione struttura e posizionandosi all’interno di un
campo in una riga, le proprietà del campo appariranno nella sezione Proprietà campo.
Sarà possibile modificare per ogni campo proprietà quali: Dimensione campo, Formato,
Indicizzato ecc.
Per impostare tali proprietà bisogna cliccare nella cella corrispondente e selezionare la
proprietà dall’elenco che appare cliccando sulla freccia che appare in fondo a destra nella
cella stessa.

Utilizzare tipi di dati

multipli
In Visualizzazione struttura, ad ogni riga, corrisponde un campo definito sia come Nome
sia come Tipo di dato. Questo permette di controllare il tipo di informazioni che si intende
inserire in quel campo.
I tipi di dati disponibili per ogni campo sono molteplici: Testo, Memo, Numerico, Data e
ora ecc. e possono essere selezionati dal menù a tendina che appare cliccando sulla freccia
a destra della cella (la freccia appare dopo un clic nella cella).
Modificare le tabelle
Per modificare le tabelle è necessario aprirle in modalità Struttura. Evidenziata la tabella
nell’elenco Oggetti della finestra Database, premere il pulsante Struttura nella barra degli
strumenti della stessa finestra.

All’apertura della finestra Tabella in modalità Struttura si può selezionare il campo da

modificare o come Nome campo o come Tipo dati, spostandosi nelle relative colonne.
E’ possibile, inoltre, aggiungere nuovi campi inserendo nuove righe in cui digitare il
Nome, selezionare il Tipo dati ed eventualmente aggiungere una breve Descrizione.
Per eliminare (o inserire) un campo è necessario selezionarlo effettuando un clic sul
pulsante grigio Selettore della riga (a sinistra della cella del nome del campo) e poi

premere il pulsante Elimina righe ( o Inserisci righe )sulla barra degli

strumenti del formato Struttura
Per spostare un campo all’interno della lista, sempre nella finestra della struttura,
selezionarlo nel modo descritto sopra e, tenendo premuto il pulsante del mouse,
trascinarlo nella posizione desiderata.

Utilizzare
l’autocomposizione per la
ricerca guidata
Un sistema per evitare errori durante l’immissione dei dati è utilizzare i campi Ricerca
guidata.
La Ricerca guidata riduce la possibilità di errore limitando i valori possibili per il campo. I
valori del campo Ricerca guidata possono essere prelevati da un altro campo, ad esempio
un’altra tabella, oppure possono essere immessi direttamente in fase di progetto della
tabella.
Per utilizzare la Ricerca guidata, in Visualizzazione struttura, eseguire un clic nella cella
Tipo dati relativa al campo scelto e poi sulla freccia che appare, scegliendo dalla lista la
voce Ricerca guidata.
Parte la procedura di Creazione guidata con tutte le indicazioni operative da seguire.

Utilizzare
l’autocomposizione per la
maschera di avvio
Le maschere di avvio o di input riducono la possibilità di commettere errori durante
l’inserimento dei dati.
Per esempio, impostando una maschera di input per un campo contenente una data, si fa
sì che appaiano automaticamente i separatori tra giorno, mese e anno.
In Visualizzazione struttura si esegue un clic sulla cella del campo in cui impostare la
maschera. Nella sezione Proprietà, che appare in basso, effettuare un clic sulla proprietà
Maschera di input.
Cliccare quindi sul pulsante Genera che compare a destra della cella.
Si attiverà il programma di Creazione guidata per la maschera di input con le relative
istruzioni.

Creare una maschera con

l’autocomposizione
Il programma di Creazione guidata aiuta l’utente a creare le maschere offrendo diverse
opzioni di personalizzazione.
Nella finestra Database si seleziona il tipo di oggetto Maschere.
Si esegue quindi un doppio clic su Crea una maschera mediante una creazione guidata
all’interno della finestra database. Appare la finestra di dialogo Creazione guidata
maschera
Il sistema conduce passo dopo passo l’utente alla realizzazione della maschera mediante
successive schermate (utilizzare i pulsanti Avanti e Indietro per passare alla schermata
successiva o tornare alla precedente).
In particolare al primo passo è necessario specificare la tabella o query su cui basare la
maschera e conseguentemente selezionare i campi da visualizzare nella maschera, tra
quelli elencati nella casella Campi disponibili.
Successivamente si può selezionare un tipo di layout tra quelli proposti e lo stile della
maschera.
Dopo aver assegnato un titolo alla maschera si può completare la procedura cliccando sul
pulsante Fine.
Utilizzare la casella degli
strumenti per aggiungere
controlli
I Controlli sono etichette e caselle presenti nella maschera.
Ogni controllo può essere classificato come Controllo associato (mostra i dati basandosi
su una tabella o una query sottostanti), Controllo non associato (mostra dati non legati ad
un campo) o Controllo calcolato (mostra i dati ricavati da una espressione basata su altri
campi).
Le etichette possono essere Controlli non associati, mentre le caselle possono essere
Controlli non associati o Calcolati.
Per aggiungere Controlli non associati ad una maschera si utilizza la casella degli

strumenti che si apre premendo l’apposito pulsante sulla barra degli strumenti
Struttura

Sulla casella degli strumenti si può premere ad esempio sul pulsante Etichetta e tracciare
nella posizione voluta un rettangolo mediante trascinamento (dopo che il puntatore ha
cambiato aspetto).
Successivamente si può inserire del testo nella casella e formattarlo (es. colore sfondo,
colore testo, ecc.) usando gli strumenti della barra di Formattazione o la finestra delle
proprietà del controllo (attivabile con un doppio clic sull’oggetto).
Modificare le proprietà del
formato dei controlli (font,
stile, dimensione dei font,
colore, etichetta, ecc.)
In Visualizzazione struttura è possibile modificare il formato dei Controlli presenti nella
maschera.
Si seleziona il Controllo con un clic in modo da far apparire le maniglie agli angoli e ai lati
del campo.
È possibile selezionare contemporaneamente più oggetti tenendo premuto il tasti Shift
mentre si clicca sui diversi oggetti.

Mediante la barra degli strumenti di Formattazione è possibile modificare la dimensioni, il

colore, l’allineamento etc. relativi al campo selezionato.

In alternativa, effettuando un doppio clic sul bordo del campo, apparirà il foglio Proprietà
del campo con l’elenco di tutte le caratteristiche modificabili.
Utilizzare sezioni della
maschera (intestazioni, piè di
pagina, dettagli)
In Visualizzazione struttura è possibile suddividere una maschera in varie sezioni.
La sezione Corpo contiene le informazioni più importanti (i campi del record).
E’ possibile aggiungere una Intestazione maschera che mostra i dati solo in cima alla
prima pagina stampata della maschera e un Piè di pagina maschera che li mostra solo alla
fine dell’ultima pagina stampata. L’Intestazione pagina mostra, invece, i dati in cima ad
ogni pagina della maschera, mentre il Piè di pagina di una pagina singola mostra le
informazioni in fondo ad ogni singolo foglio.

Per inserire dei controlli in una specifica sezione si può trascinare il corrispondente
indicatore (rettangolo grigio a sinistra) quando il puntatore assume l’aspetto di una croce a
due punte, per creare una zona vuota; quindi cliccare sul pulsante del controllo dalla
Casella degli strumenti per effettuare l’inserimento.
Eventuali sezioni che non dovessero risultare visibili possono essere attivate dal menù
Visualizza.
I controlli possono essere spostati da una sezione all’altra o all’interno di una sezione per
trascinamento (con un primo clic si evidenziano i quadratini di ridimensionamento lungo
il perimetro).
È possibile inserire un’immagine (da file esterno) nella maschera (come anche in un
report) utilizzando il comando Immagine del menù Inserisci, dopo aver selezionato la
sezione di destinazione mediante un clic sulla barra grigia di delimitazione.
L’immagine potrà essere successivamente spostata e ridimensionata.
Per conservare le modifiche apportate bisogna salvare cliccando sul comando Salva del
menù File oppure al momento della chiusura della finestra di struttura, rispondendo in tal
senso alla finestra di dialogo che appare.

Utilizzare controlli per i

calcoli in una maschera
In Visualizzazione struttura, nella Casella degli strumenti, premere il pulsante Casella di
testo.
Posizionare il cursore, che assume l’aspetto di un segno + , nel punto della maschera in cui
si vuole il campo calcolato ed eseguire un clic. Apparirà una casella di testo affiancata a
sinistra dall’etichetta.
Si esegue un clic sulla casella per disporsi in modalità di inserimento testo (il cursore
diventa una I lampeggiante). E’ ora possibile inserire l’espressione di calcolo preceduta dal
segno di uguale, inserendo il nome dei vari campi tra parentesi quadre.
Es: =[NomeCampo1]* [NomeCampo2]*2
L’espressione appare in visualizzazione Struttura, mentre in visualizzazione Maschera
appare il risultato del calcolo.

Utilizzare i vari tipi di

visualizzazione
I formati di visualizzazione per le tabelle sono due: Foglio dati e Struttura. Per passare
dall’uno all’altro tipo si utilizza il pulsante Visualizza della barra degli Strumenti.
In Visualizzazione foglio dati sono mostrati tutti i dati presenti nella tabella. Ogni riga
corrisponde ad un record e per ogni riga, ad ogni colonna, corrisponde un campo.
In Visualizzazione struttura è possibile invece definire la struttura di una tabella
stabilendo i campi e le regole di immissione dati, nonché il modo in cui essi verranno
mostrati agli utenti.
Queste due modalità di visualizzazione si utilizzano anche per gli oggetti Maschera,
Report e Query.
Facendo un doppio clic su un oggetto nella finestra Database, si apre l’oggetto in
visualizzazione dati.
Inserire un record
utilizzando le tabelle
In Visualizzazione foglio dati è possibile inserire nuovi record alla tabella. Il nuovo
record è contrassegnato in fondo alla tabella dall’indicatore Nuovo record.
I dati possono essere inseriti effettuando un clic nella cella appartenente al nuovo record e
digitandoli. Si può usare il mouse per andare da una cella alla successiva.

Inserire un record
utilizzando le maschere
In Visualizzazione dati è possibile inserire un nuovo record utilizzando il pulsante di
navigazione Nuovo record in basso a sinistra.
Il punto di inserimento si sposta nella prima casella vuota del nuovo record mostrato dalla
maschera.
Ogni volta che si inserisce un nuovo record in una maschera questo viene salvato
automaticamente quando ci si sposta in un altro record.
Il programma salva il record anche se si chiude la maschera senza utilizzare il pulsante
Salva. E’ importante ricordare che i dati verranno modificati in maniera irreversibile anche
nella tabella sottostante la maschera.

Cancellare i record da una

tabella
In Visualizzazione foglio dati si effettua un clic su di una cella a caso del record da
eliminare, in maniera che il selettore (freccia nera sulla casella grigia a sinistra del record)
appaia in corrispondenza del record. Si può quindi cliccare sul pulsante Elimina record

sulla barra degli strumenti.

Una finestra di avviso chiederà conferma per l’eliminazione del record. Una volta
cancellato, un record non può essere ripristinato nella tabella. Pertanto è necessario
eseguire questa operazione con la dovuta cautela.
Trovare record
In Visualizzazione foglio dati effettuare un clic su di una cella qualsiasi della tabella.

Sulla barra degli strumenti Foglio dati cliccare sul pulsante Trova .
Compare la finestra di dialogo Trova e sostituisci con la scheda Trova in primo piano.
Nella casella Trova digitare l’informazione da cercare, specificando nella casella Cerca in il
campo su cui cercare e nella casella Confronta, i criteri di ricerca (campo intero, parte del

campo etc.).
Si effettua un clic sul pulsante Trova successivo per avviare la ricerca.
Per effettuare eventuali sostituzioni del testo cercato si può usare la scheda Sostituisci
della stessa finestra di dialogo e nella casella omonima digitare il testo che andrà a
sostituire quello cercato.

Ordinare record
Per ordinare i dati si esegue un clic in una cella del campo secondo il quale applicare
l’ordinamento. Sulla barra degli strumenti Foglio dati si preme il pulsante Ordinamento

crescente oppure il pulsante Ordinamento decrescente per ottenere la

visualizzazione dei dati, secondo l’ordinamento richiesto.
Tutti gli altri campi del record si muoveranno insieme al campo scelto per l’ordinamento,
mantenendo l’integrità dei dati nel record.

Applicare e rimuovere filtri

I Filtri consentono di limitare la visualizzazione dei dati di una tabella a quei record che
soddisfano determinati criteri.
Il Filtro in base a maschera consente di specificare un campo e un valore di quel campo da
usare come criterio di quel filtro.
Sulla barra degli strumenti Foglio dati, premere il pulsante Filtro in base a maschera

.
Appare la finestra Filtro in base a maschera che mostra una tabella con due righe: tutte le
intestazioni dei campi che appartengono alla tabella e una riga vuota.
Per assegnare i criteri (cioè le condizioni da rispettare) a uno o più campi si effettua un clic
all’interno della cella vuota in corrispondenza del campo scelto e poi sulla freccia che
appare a destra nella cella per scegliere il valore da assegnare (tra quelli dei record già
inseriti nella tabella).
Selezionati i criteri, sulla barra degli strumenti Foglio dati premere il pulsante Applica

filtro .
La tabella che appare mostra solo i record i cui campi corrispondono ai valori scelti per il
criterio. Per ripristinare la visualizzazione di tutti i record della tabella premere il pulsante

Rimuovi filtro .
Il Filtro in base a selezione funziona invece sulla base del contenuto del campo corrente.
Una volta posizionato il cursore sulla cella contenente il criterio da applicare, sulla barra

degli strumenti Foglio dati si effettua un clic sul pulsante Filtro in base a selezione .
La tabella che appare mostra solo i record che hanno il valore del campo corrispondente a
quello usato per il criterio (campo corrente). Per ripristinare la visualizzazione di tutti i

record della tabella premere il pulsante Rimuovi filtro .

Le stesse funzioni possono essere applicate dai comandi del menù Record>Filtro.

Specificare un criterio in una

query
I Criteri sono le regole seguite da una query (interrogazione) per scegliere le informazioni
da estrarre dalle tabelle del database. Visualizzata la query nel formato Struttura è
possibile inserire i criteri di selezione nella riga Criteri

Nella riga Campo bisogna selezionare i campi da visualizzare, nella riga Ordinamento si
può selezionare un criterio di ordinamento e nella riga Mostra si può cliccare nella casella
di selezione per nascondere il campo corrispondente.
I criteri possono essere inseriti come testo intero oppure utilizzando caratteri jolly cioè
caratteri particolari come il punto interrogativo o l’asterisco, che sostituiscono
rispettivamente uno o più caratteri all’interno del criterio.
Nel caso di applicazione di più criteri si può utilizzare anche la riga Oppure o usare gli
operatori booleani (AND, OR, NOT) per l’applicazione contemporanea di più criteri.
Al termine delle modifiche bisogna salvare (dal comando Salva del menù File).

Inseriti i valori nella riga Criteri si può premere il pulsante Esegui sulla barra degli
strumenti Struttura.
Il risultato della query mostrerà solo quei record che soddisfano i criteri di ricerca imposti.

Visualizzare i record
relazionati in una
sottomaschera
Se è presente una relazione uno a molti fra due tabelle è possibile creare un foglio dati
secondario per vedere i record di una tabella e mantenere aperta l’altra.
Il foglio dati secondario appare come una tabella all’interno di una tabella. Aperta una
tabella in Visualizzazione foglio dati si seleziona la cella del campo relazionato.
Nel menù Inserisci si sceglie la voce Foglio dati secondario. Apparirà la finestra di
dialogo Inserisci foglio dati secondario in cui risulterà già selezionata la tabella
relazionata.

Un clic su OK chiude la finestra di dialogo e la tabella corrente mostrerà dei segni + a

sinistra dei record. Essi indicano la presenza dei fogli dati secondari.
Se si effettua un clic sul segno + a sinistra di un qualsiasi record apparirà il foglio dati
secondario mostrando i record della seconda tabella relazionati al record della prima.
Creare campi calcolati
I Campi calcolati consentono di eseguire calcoli utilizzando i valori di altri campi con uno
o più operatori in modo da formare una Espressione di calcolo.
Nelle espressioni i nomi dei campi sono compresi tra parentesi quadre ([]), mentre gli
operatori aritmetici corrispondono ai segni + (addizione), - (sottrazione), *
(moltiplicazione) e / ( divisione).
In Visualizzazione struttura di una query può ad esempio essere definito un nuovo
campo come espressione tra altri campi oppure un’espressione può essere inserita come
criterio di ricerca.
Es. Totale=[costo unitario]* [numpezzi]

Creare una query con criteri

multipli
È possibile creare una query su più tabelle unendo e visualizzando informazioni non
ricavabili da una tabella singola.
Per fare questo è necessario aggiungere le tabelle alla query e unire o creare una relazione
tra i campi di tabelle diverse.
Nella finestra Database, effettuato un doppio clic su Crea una query in Visualizzazione
struttura appariranno la finestra Struttura della query e la finestra di dialogo Mostra
tabella.
In quest’ultima selezionare la tabella da aggiungere e premere il pulsante Aggiungi.
Ripetere l’operazione per ogni tabella da aggiungere.
Cliccare quindi sul pulsante Chiudi, per chiudere la finestra di dialogo Mostra tabella.
Nella finestra Struttura della query, le varie tabelle appariranno nella parte superiore
mostrando l’elenco dei campi di ciascuna.
Per unire i campi di due tabelle si effettua un clic sul campo della prima e lo si trascina sul
campo corrispondente della seconda.
Comparirà una linea di unione (join ). Un doppio clic sulla linea di unione apre la finestra
di dialogo Proprietà join, che consente di personalizzare il collegamento.

Per inserire i campi delle tabella nella riga Campo della finestra di struttura Query è
sufficiente effettuare un doppio clic su ogni campo da inserire dalla finestra della tabella.
A questo punto la query potrà essere completata con i relativi criteri.

Stabilire una relazione

E’ possibile stabilire una relazione tra tabelle che contengono campi simili. Le relazioni
sono del tipo : uno-a-uno, uno-a-molti e molti-a-molti.
Vi è una relazione uno-a-uno quando due tabelle hanno un campo identico che contiene le
stesse informazioni, ovvero ad un record di una tabella corrisponde un record nell’altra
tabella.
In una relazione uno-a-molti un record della prima tabella può avere molti record
corrispondenti nella seconda tabella, ma un record della seconda tabella non ha più di un
record corrispondente nella prima.
In una relazione molti-a-molti un record della prima tabella può avere molti record
corrispondenti nella seconda tabella e viceversa.
La presenza di relazioni fra tabelle consente di applicare l’integrità referenziale, ovvero la
possibilità di mantenere la coerenza delle informazioni nei campi correlati.
Per creare le relazioni sulla barra degli strumenti Database effettuare un clic sul pulsante
Relazioni; appare la finestra Relazioni. Sulla barra degli strumenti Relazioni premere il
pulsante Mostra tabella: appare la finestra di dialogo Mostra tabella.
Selezionare le tabelle nella sezione Tabelle e cliccare sul pulsante Aggiungi. Chiudendo
(pulsante Chiudi) la finestra di dialogo Mostra tabella si renderà visibile la finestra
Relazioni con all’interno le tabelle selezionate
Effettuando un clic sul nome di un campo all’interno di una tabella e trascinandolo sul
corrispondente di un’altra tabella si provocherà l’apertura della finestra di dialogo
Modifica relazioni

Sarà possibile specificare il tipo di relazioni da stabilire e si potrà applicare l’integrità

referenziale selezionando l’opzione Applica integrità referenziale.

Rinforzare l’integrità
referenziale
Le relazioni tra tabelle consentono di aumentare l’Integrità referenziale. Essa impedisce
l’immissione di informazioni scorrette all’interno di campi correlati.
L’Integrità referenziale fa in modo che il record, o i record di una tabella che abbiano uno
o più record corrispondenti nell’altra tabella correlata sulla base del tipo di relazione
impostata, mantengono l’integrità delle informazioni, cioè una modifica in una tabella
implica automaticamente l’aggiornamento dei dati collegati.
Creare un report con
l’autocomposizione report
Per costruire un report mediante l’utilizzo della Creazione guidata, all’interno della
finestra del database eseguire un doppio clic su Crea un report mediante una creazione
guidata.
Appare la finestra di dialogo della Creazione guidata Report.
Nella casella Tabelle/Query si sceglie la tabella o la query su cui costruire il report. Scelta
la tabella (o query), nella casella Campi disponibili, si selezionano i campi da inserire nel
report mediante un clic sul pulsante Aggiungi o un clic direttamente sul pulsante
Aggiungi tutti se vanno inseriti tutti i campi.
Completata la lista dei campi si clicca sul pulsante Avanti per proseguire. La finestra di
dialogo permette di aggiungere livelli di gruppo al report utili, per organizzare i dati
secondo un campo selezionato. Effettuata questa scelta si prosegue sempre tramite il
pulsante Avanti.
Questa nuova finestra consente di imporre un ordinamento al report sulla base di un
massimo di quattro campi, in senso crescente o decrescente.
Con il pulsante Avanti si prosegue per le successive finestre in cui si specifica il layout
(impostazione grafica) e lo stile da assegnare al report. Proseguendo verrà visualizzata
l’ultima finestra con la possibilità di specificare il nome del report e completare la
procedura con un clic sul pulsante Fine.

Anteprima e stampa report

E’ consigliabile, prima di stampare, verificare l’aspetto del report mediante la funzione di
Anteprima di stampa. Sulla barra degli strumenti della Visualizzazione struttura,

premere il pulsante Visualizza .

Il report apparirà in una finestra in Anteprima di stampa.
In alternativa è possibile richiamare il comando mediante la barra della finestra Database.

In questa barra sono presenti sia il comando di visualizzazione Struttura , sia

l’Anteprima di stampa .

Se si preme il pulsante Stampa , quando il report è mostrato in visualizzazione

Struttura, Access stamperà solo la prima pagina; mentre, in visualizzazione Anteprima, lo
stesso comando consentirà di stampare l’intero documento.
Dopo aver selezionato il Report nella finestra Database, se si clicca sul comando Stampa
dal menù File apparirà la finestra di dialogo Stampa.
Sarà dunque possibile stabilire i criteri di stampa, come gli intervalli di stampa o il numero
di copie e avviare la stampa vera e propria cliccando sul pulsante OK.
Spostare e ridimensionare
un controllo
I Controlli inseriti in un report possono essere modificati nella posizione e nella
dimensione, oltre che nella formattazione.
In Visualizzazione struttura si effettua un clic sull’etichetta o sul controllo da modificare.
Appaiono le maniglie ad indicare che l’elemento è stato selezionato.
Se si sposta il cursore sulla maniglia in alto a sinistra esso assume l’aspetto di mano che
indica. In questo modo è possibile spostare il controllo senza trascinare l’etichetta
abbinata. Se si sposta il cursore tra due maniglie sul bordo esso assume l’aspetto di mano
aperta. Si potrà trascinare il controllo e l’etichetta corrispondente. Se si sposta il cursore
sopra una maniglia, ad esclusione di quella in alto a sinistra, il cursore si trasforma in
doppia freccia. E’ possibile in questo modo cambiare le dimensioni nel senso della freccia.
Se si clicca all’interno di un controllo o di un’etichetta il cursore diventa barra di
inserimento e si potrà modificare il testo del controllo o dell’etichetta.

Modificare le proprietà di un
report (font, stile, dimensione
font, colore, etichetta, ecc.)
Le varie parti costituenti un report possono essere modificate specificando nuovi valori
all’interno del Foglio proprietà di ogni parte specifica (i controlli, le sezioni e persino lo
stesso report ).
Effettuando un doppio clic su uno qualsiasi delle parti e degli oggetti del report da
formattare si aprirà il foglio relativo a quella parte.
E’ possibile modificare le sezioni anche mediante la barra degli strumenti Formattazione.
Se questa non è presente, scegliere nel menù Visualizza la voce Barra degli strumenti e
poi la voce Formattazione.
Se si seleziona mediante un clic un controllo può essere usata la barra di formattazione per
modificare le caratteristiche come: tipo di carattere, dimensione carattere, colore etc.
Le diverse sezioni del report sono visualizzabili in modalità struttura, separate da barre
grigie, che possono essere trascinate per variarne reciprocamente le dimensioni.
Utilizzare la casella degli
strumenti per aggiungere
controlli
In Visualizzazione struttura (di report o maschere) aprire la finestra Casella degli
strumenti mediante un clic sul corrispondente pulsante.

La casella consente l’inserimento nel report di oggetti, etichette e controlli. E’ sufficiente

effettuare un clic sul pulsante Casella di testo o Etichetta e poi spostarsi
all’interno del report nella posizione in cui si vuol inserire il nuovo oggetto. Il cursore
cambia l’aspetto e si può quindi tracciare l’oggetto mediante trascinamento. Al rilascio del
mouse una casella di testo si dispone automaticamente in modalità di inserimento testo.
Successivamente è possibile modificare gli oggetti per eventuali spostamenti,
ridimensionamenti e formattazioni.
Nel caso in cui si voglia inserire la data è possibile selezionare la voce Data e ora dal menù
Inserisci, specificando le opzioni di formato nella finestra di dialogo che appare.
Il controllo appare nel corpo dell’oggetto e può essere spostato in altre sezioni o in altra
posizione per trascinamento.
All’interno della casella non viene visualizzata la data finché si è in visualizzazione
struttura.

Utilizzare le sezioni del

report (intestazioni, piè di
pagina, dettagli)
All’apertura i report appaiono suddivisi nelle tre sezioni predefinite: il Corpo, che mostra
le informazioni provenienti dalla tabella o dalla query sottostante; l’Intestazione pagina,
che contiene il testo e altri controlli che appaiono in cima ad ogni pagina stampata; il Piè
di pagina, che presenta il testo ed i controlli che compaiono in fondo ad ogni pagina
stampata.
Nel caso in cui il report sia strutturato su diverse pagine, è possibile inoltre aggiungere
una Intestazione report che mostra informazioni in cima alla prima pagina stampata del
report e un Piè di pagina report che appare in calce all’ultima pagina del report.
Per rendere visibili le varie sezioni si utilizzano le voci relative dal menù Visualizza.
Mediante trascinamento le barre grigie di delimitazione delle sezioni possono essere
spostate per ridimensionare reciprocamente le sezioni stesse e consentire un agevole
inserimento dei controlli.

Utilizzare i controlli calcolati

in un report
In Visualizzazione struttura aggiungere una nuova casella di testo in una delle sezioni del
report, utilizzando la Casella degli strumenti.
Se il controllo è selezionato, cioè se appaiono le maniglie, effettuare un doppio clic sul
bordo del controllo. Apparirà la finestra Casella di testo con le schede atte a impostare le
proprietà del controllo.
Eseguire un clic sulla scheda Dati. All’interno della casella Origine controllo è possibile
inserire una espressione di calcolo.
Nelle espressioni, i nomi dei campi sono compresi tra parentesi quadre, es. [NomeCampo],
mentre gli operatori matematici sono inseriti mediante i segni +, -, * , / . Se si clicca sul
pulsante a destra raffigurante tre puntini si apre la finestra di composizione guidata
dell’espressione (da notare che il pulsante appare solo dopo aver cliccato nella casella).
Dopo aver inserito l’espressione si può chiudere la finestra Casella di testo.
Importare dati in una nuova
tabella
La funzione di Importazione dati consente di aggiungere al database corrente dei dati
provenienti da altre fonti come altri database, fogli di lavoro Excel, file HTML etc.
Per effettuare l’importazione i nomi dei campi della fonte devono essere identici a quelli
della tabella di destinazione e il tipo di dato deve essere compatibile (numeri o testi etc.).
Nel menù File scegliere la voce Carica dati esterni e poi eseguire un clic su Importa.
Appare la finestra di dialogo Importa.
Selezionare quindi il file contenente i dati da importare e cliccare sul pulsante Importa. Si
avvia una procedura guidata costituita da successive schermate, in cui si chiede di
specificare alcune opzioni prima di inglobare i dati.
Tra l’altro viene chiesto se inserire i dati in una tabella esistente o in una nuova tabella,
specifiche opzioni e indicazioni per i singoli campi importati, la definizione della chiave
primaria.

Salvare una tabella, una

query, una maschera come
pagina Web
Per salvare una tabella come pagina Web in formato HTML, dopo aver selezionato la
tabella nella finestra Database, eseguire un clic sulla voce Esporta nel menù File. Appare
la finestra di dialogo Esporta tabella.
Scelta la posizione di memoria in cui salvare il documento mediante la casella Salva in,
eseguire un clic sulla freccia della casella Salva come e scegliere Documenti HTML
(*.htm; *.html).
Si digita poi nella casella Nome file il nome del nuovo file e si clicca sul pulsante Salva per
completare il salvataggio.
In maniera analoga si procede per il salvataggio come pagina Web di maschere, report e
query.
Prima di attivare il comando Esporta bisogna però fare attenzione all’oggetto selezionato
nella finestra Database.
Aggiungere collegamenti
ipertestuali
Per inserire un collegamento ipertestuale all’interno di un campo, in Visualizzazione
struttura eseguire un clic nella colonna Tipo dati del campo.
Dopo aver fatto un clic sulla freccia che appare all’interno della cella, scegliere dalla lista
che appare la voce Collegamento ipertestuale.
Quando si apre la tabella in Visualizzazione Foglio dati è possibile inserire nel campo
destinato ai collegamenti ipertestuali l’indirizzo Internet o Intranet desiderato,
digitandolo direttamente nella cella o cliccando sulla voce Collegamento ipertestuale del
menù Inserisci, così da far apparire la finestra di dialogo di seguito riportata ed effettuare
le impostazioni necessarie.
In particolare nella casella Testo da visualizzare è possibile specificare il testo da
visualizzare nella cella selezionata, mentre cliccando sul pulsante adiacente Descrizione è
possibile specificare il testo da far apparire quando il mouse si ferma sull’oggetto durante
la navigazione (come informazione di aiuto).
Gli indirizzi di pagine web o di file esistenti possono essere digitati nella casella apposita
oppure selezionati dall’elenco dei siti visitati che appare al centro della finestra o ancora
selezionati mediante le finestre attivate dai pulsanti File e Pagina Web; quest’ultimo apre
il browser (es. Internet Explorer) e inserisce automaticamente l’indirizzo della risorsa web
visualizzata alla chiusura del browser (è necessario disporre di un modem collegato alla
rete Internet per visualizzare la risorsa desiderata).
Se si sceglie invece di attivare un collegamento di posta elettronica, occorre digitare nelle
apposite caselle l’indirizzo del destinatario ed eventualmente l’oggetto del messaggio.
L’inserimento del collegamento diventa effettivo quando si chiude la finestra cliccando sul
pulsante OK.
Stampare le relazioni del
database
Per stampare le relazioni impostate tre le tabelle di un database, dopo aver attivato la
finestra Relazioni cliccando sul comando omonimo del menù Strumenti, dal menù File
scegliere la voce Stampa relazioni.
Le relazioni appariranno sullo schermo come un report in Anteprima di stampa. Per
stampare premere il pulsante stampa sulla barra degli strumenti Anteprima di stampa.

Effettuare backup e
ripristino di un database
Eseguire una copia di backup consente di salvaguardare i dati contenuti nei database da
possibili alterazioni o cancellazioni accidentali, consentendo in situazioni di emergenza di
ripristinare i dati così come copiati nel file di backup.
Per eseguire un backup è necessario innanzitutto chiudere il database e verificarne la
posizione tra le cartelle dell’unità di memoria utilizzando un programma di gestione
dell’archivio (es. Esplora risorse).
Selezionato il file che contiene il database, eseguire l’operazione Copia. Posizionarsi nella
cartella dell’unità in cui si intende porre la copia del database ed eseguire l’operazione
Incolla.
Per ripristinare un file di database posizionarsi nella cartella che contiene il file di backup
ed eseguire il comando Copia file. Spostarsi poi nel punto in cui si intende porre il
database ripristinato ed eseguire l’operazione di Incolla file.

Compattare e ripristinare
database
La compattazione di un database ne riduce la dimensione di migliaia di kilobyte e
consente di archiviare i dati in modo più efficace.
E’ possibile istruire il programma perché faccia la compattazione ogni volta che chiude il
database. Durante la compattazione il programma verifica, inoltre, che non ci siano dati
danneggiati e quindi malfunzionamenti. In tal caso potrà provvedere a ripararlo.
Per compattare un database, dopo averlo aperto, nel menù Strumenti si sceglie la voce
Utilità database e poi l’opzione Compatta e ripristina database. Se si vuole predisporre
Access in modo che compatti il database ad ogni chiusura, nel menù Strumenti scegliere
Opzioni. Nella finestra di dialogo Opzioni premere il pulsante Generale e poi selezionare
l’opzione Compatta alla chiusura (in basso a sinistra). Al termine premere OK.
 Credits
Redazione:
Massimo Curci, Fabrizio Recchia

ARTEMIS Comunicazioni Multimediali S.r.l.

080 4971475 – www.artemislab.it

Impaginazione:
Elisa Donzella

TESI Automazione S.r.l.

MOUS Master Distributor e International Reseller
095 746.24.18 - www.tesiautomazione.it

MICROSOFT, ARTEMIS e TESI Automazione non potranno in alcun modo essere oggetto di rivendicazioni attribuibili
a errori, omissioni o altre imprecisioni riguardanti l’informazione contenuta nel cd-rom e nella presente guida in
particolare; né potranno essere ritenuti responsabili per eventuali danni, diretti, indiretti, particolari o incidentali o
consequenziali dovuti all’uso della stessa informazione e del cd-rom in generale.

Copyright © 2002
All rights reserved
Manuale

di

Outlook
 Outlook 2000 Core

SOMMARIO

Premessa ................................................................................................................................................... 322

Lettura posta ............................................................................................................................................ 323
Invio posta................................................................................................................................................ 323
Composizione posta mediante inserimento testo ............................................................................... 324
Stampa posta ........................................................................................................................................... 324
Indirizzamento posta mediante inserimento testo............................................................................. 325
Utilizzo delle funzioni (inoltra, rispondi, richiama).......................................................................... 325
La rubrica.................................................................................................................................................. 325
Flag sui messaggi di posta...................................................................................................................... 326
Navigare tra i messaggi di posta........................................................................................................... 327
Trova messaggi ........................................................................................................................................ 328
Configurare le opzioni per la stampa ................................................................................................... 328
Lavorare con gli allegati......................................................................................................................... 329
Aggiunta della firma al messaggio ....................................................................................................... 329
Personalizza l’aspetto del messaggio................................................................................................... 330
Modelli di messaggio (temi)................................................................................................................... 331
Integrazione e utilizzo della posta con altri componenti di Outlook ............................................. 331
Personalizza i menù e le barre degli strumenti ................................................................................... 332
Creare cartelle .......................................................................................................................................... 333
Ordinare la posta..................................................................................................................................... 334
Impostare le opzioni di visualizzazione .............................................................................................. 334
Archiviare messaggi di posta................................................................................................................. 335
Filtro .......................................................................................................................................................... 336
Navigare nel calendario.......................................................................................................................... 337
Pianificare appuntamenti ed eventi...................................................................................................... 338
Promemoria .............................................................................................................................................. 339
Stampa del calendario ............................................................................................................................ 339
Pianificare gli eventi di più giorni ........................................................................................................ 340
Configurare le opzioni di stampa del calendario................................................................................ 340
Personalizza le visualizzazioni del calendario .................................................................................. 341
Pianifica gli appuntamenti ricorrenti .................................................................................................. 341
Pianificazione, aggiunta e rimozione riunioni.................................................................................... 342
Integrare il calendario con altri componenti di Outlook .................................................................. 343
Salvare il calendario come pagina web ................................................................................................ 343
Pianificazione risorse ............................................................................................................................. 344
La guida di Outlook e l’assistente di Office ........................................................................................ 344
Spostare elementi tra le cartelle ............................................................................................................ 345
Navigare fra i componenti di Outlook ................................................................................................. 345
Modifica della lista delle categorie master di Outlook ..................................................................... 345
Assegnazione di un elemento alle categorie......................................................................................... 346
Categorie nell’organizzazione Contatti ............................................................................................... 346
Uso degli Appunti di Office.................................................................................................................... 347
Creare, modificare e cancellare un contatto ........................................................................................ 347
Inviare informazioni su un contatto via posta ................................................................................... 349
Registrare manualmente un’azione giornaliera .................................................................................. 349
Collegare le attività a un contatto ....................................................................................................... 350
Ordina i contatti usando dei campi...................................................................................................... 350
Creare e aggiornare attività ................................................................................................................... 350
Accettare e rifiutare attività .................................................................................................................. 351
Organizzare le attività per categoria ................................................................................................... 351
Assegnare attività ad altri ..................................................................................................................... 352
Cambiare la visualizzazione delle attività ......................................................................................... 353
Creare e usare documenti di Office all’interno di Outlook2000 ....................................................... 354
Creare e modificare note ......................................................................................................................... 354
Organizzare e visualizzare note............................................................................................................ 355
Personalizzare le note............................................................................................................................. 355
Credits ....................................................................................................................................................... 356
Premessa
OUTLOOK è un programma che serve ad archiviare, organizzare e modificare
informazioni in modo rapido ed efficace.
Le principali funzionalità sono riconducibili alla gestione della posta elettronica,
all’organizzazione di un archivio di indirizzi e informazioni personali, all’organizzazione
di eventi mediante un calendario, alla redazione e consultazione di brevi promemoria.
Pertanto Outlook può essere visto come un insieme di programmi, sostanzialmente
indipendenti, ma fortemente integrati nell’applicazione e finalizzati ad ottimizzare la
risoluzione di frequenti problemi di vita quotidiana, sia in ufficio sia in ambito domestico.
Ogni funzione è rappresentata come una “cartella” nella finestra Elenco cartelle o nella
Barra di Outlook, da cui può essere attivata con un clic sull’icona corrispondente.
Di seguito sono illustrati gli elementi principali della finestra di Outlook2000.

Per svolgere le operazioni richieste durante l’uso del programma ci sono diverse strade
ugualmente percorribili; di seguito si indicherà almeno una procedura atta a rispondere
correttamente a ciascuno dei quesiti previsti in sede di esame MOUS (livello Core).
Eventuali altre modalità operative non espressamente indicate devono ritenersi altrettanto
valide per il buon esito dell’esame. Ad esempio è possibile attivare alcune funzionalità del
programma cliccando sui pulsanti delle barre degli strumenti piuttosto che cercare le
funzioni nei vari menù presenti sulla barra dei menù: le due vie sono ugualmente
percorribili.
Il testo di questa guida è articolato in sintetiche schede autonome, ciascuna dedicata
all’illustrazione di un compito, corrispondente a uno degli obiettivi MOUS, così come
previsti dal syllabus.
Le schede esauriscono gli obiettivi previsti dal programma didattico e quindi costituiscono
un valido riferimento per il superamento dell’esame per il livello Core.
Lettura posta
Per visualizzare la cartella Posta in arrivo si può selezionare l’icona corrispondente dalla
barra di Outlook oppure dall’Elenco cartelle. Laddove non dovesse essere visualizzata la
finestra dell’elenco delle cartelle, si può selezionare la voce Elenco cartelle dal menù
Visualizza. Affianco all’elenco cartelle (se visualizzato) appaiono due riquadri: quello
superiore contiene l’elenco delle intestazioni dei messaggi ricevuti, specificati mediante il
mittente, l’oggetto e la data di ricezione; quello inferiore visualizza un’anteprima di uno
dei messaggi, in particolare di quello selezionato con un clic nel riquadro superiore.
Le barre di scorrimento consentono di visualizzare l’intero messaggio nel riquadro di
anteprima, allorquando questo sia più esteso delle dimensioni della finestra.
Per leggere un messaggio si può anche fare un doppio clic sull’intestazione nella finestra
di elenco dei messaggi, per visualizzarlo ingrandito in una propria finestra.
È possibile impostare la visualizzazione in modo da avere l’anteprima automatica dei
messaggi, cioè le prime righe dei messaggi, disposte sotto l’intestazione nella finestra di
elenco. Per attivare questa funzione si può selezionare la voce Anteprima automatica dal
menù Visualizza. In tal caso si può decidere di non visualizzare il messaggio nel riquadro
anteprima, per cui si può cliccare sulla voce Riquadro anteprima del menù Visualizza per
chiudere il riquadro.
Un successivo clic sulla stessa voce di menù consente di ripristinarlo.

Invio posta
Per inviare un nuovo messaggio di posta elettronica si può cliccare sulla freccia a destra
del pulsante Nuovo, nella barra degli strumenti Standard, e scegliere la voce Messaggio.
Si apre la finestra di composizione del messaggio.
Nella casella A bisogna inserire l’indirizzo del destinatario del messaggio, nella casella Cc
l’indirizzo di eventuali destinatari “per conoscenza”. Nell’eventualità di più destinatari,
gli indirizzi vanno separati mediante un punto e virgola.
Gli indirizzi possono essere digitati direttamente nelle caselle oppure inseriti dalla rubrica,
attivabile con un clic sul pulsante A (opp. Cc).
Nella casella Oggetto si può digitare l’oggetto del messaggio (facoltativo), mentre nel
riquadro sottostante si deve inserire il corpo del messaggio, procedendo come in un
normale programma di inserimento testo. Completato il testo del messaggio si può cliccare
sul pulsante Invia, per inviarlo materialmente in rete; più precisamente per trasferirlo alla
cartella Posta in Uscita, da cui passerà in rete quando sarà attivata la connessione
telefonica, (per impostazione predefinita ogni 10 minuti oppure appena si effettua un clic
sul pulsante Invia/Ricevi della barra degli strumenti Standard).
Per inviare un messaggio salvato nella cartella Bozze, si può selezionare la cartella, fare un
doppio clic sull’intestazione e quindi cliccare sul pulsante Invia nella barra degli strumenti
della finestra del messaggio.
Composizione posta
mediante inserimento testo
Per comporre un nuovo messaggio di posta elettronica si può selezionare la voce
Messaggio dal menù che appare cliccando sulla freccia a destra del pulsante Nuovo, nella
barra degli strumenti Standard. Si apre la finestra di composizione del messaggio.
Nella casella A bisogna inserire l’indirizzo del destinatario del messaggio, nella casella Cc
l’indirizzo di eventuali destinatari “per conoscenza”, che possono essere considerati quali
destinatari secondari del messaggio. Nell’eventualità di più destinatari, gli indirizzi vanno
separati mediante un punto e virgola. Gli indirizzi possono essere digitati direttamente
nelle caselle oppure inseriti dalla rubrica, attivabile con un clic sul pulsante A (opp. Cc).
Nella casella Oggetto si può digitare l’oggetto del messaggio (facoltativo), mentre nel
riquadro sottostante si deve digitare il testo del messaggio. Eventuali indirizzi Internet
inseriti nel testo saranno formattati come “link” automaticamente. Completato il testo del
messaggio si può cliccare sul pulsante Invia.

Stampa posta
Outlook consente di stampare i messaggi inviati o ricevuti in due modalità: Stile Tabella e
Stile Memo.
Nel primo caso viene stampato l’elenco delle informazioni di intestazione dei messaggi
selezionati.
Nel secondo caso, per ogni messaggio selezionato, oltre alle informazioni di intestazione si
stampa il corpo del messaggio.
Per attivare la procedura di stampa, in entrambi i casi bisogna selezionare la cartella (ad
es. Posta in arrivo); quindi selezionare i messaggi da stampare (Ctrl+Clic per le selezioni
multiple) e infine cliccare sul comando Stampa del menù File. Nella finestra di dialogo
Stampa, oltre alle impostazioni della stampante in uso, sono presenti riquadri di selezione
per altre opzioni quali lo Stile di stampa, il numero di Copie, ecc.
Effettuate le selezioni, si può avviare la stampa cliccando sul pulsante OK. Prima di
stampare può essere utile visualizzare l’Anteprima di stampa cliccando sul
corrispondente pulsante presente nella stessa finestra di dialogo.
Se si desidera stampare eventuali allegati bisogna disporre dei programmi necessari alla
visualizzazione degli stessi (es. Microsoft Excel per stampare allegati con estensione di file
.xls).
Indirizzamento posta
mediante inserimento testo
Nella finestra di composizione di un nuovo messaggio si possono digitare gli indirizzi di
destinatari e destinatari per conoscenza rispettivamente nelle caselle di testo
corrispondenti ai pulsanti A e Cc.
Per l’inserimento degli indirizzi è sufficiente cliccare nella casella, per far apparire il
cursore di inserimento testo e quindi procedere nella digitazione. È possibile inserire più
indirizzi in una stessa casella, purché separati da un punto e virgola.
È bene ricordare che è possibile inviare copia di un messaggio a destinatari “nascosti”
digitando (o selezionando dalla Rubrica) il loro indirizzo nella casella Ccn.

Utilizzo delle funzioni

(inoltra, rispondi, richiama)
Quando si riceve un messaggio è possibile rispondere al mittente o inoltrare, cioè rinviare
il messaggio a un altro destinatario (diverso dal mittente).
Per rispondere al messaggio si può selezionare la cartella Posta in arrivo per visualizzare
le intestazioni dei messaggi ricevuti. Quindi selezionare il messaggio a cui si vuole
rispondere e cliccare sul pulsante Rispondi della barra degli strumenti Standard.
Analogamente si può procedere per inoltrare un messaggio selezionato nella cartella Posta
in arrivo; in questo caso si deve cliccare sul pulsante Inoltra. Apparirà la finestra di
composizione di un nuovo messaggio con l’oggetto e il corpo del messaggio uguali a
quelli del messaggio ricevuto. Resta quindi da inserire il destinatario del messaggio ed
eventualmente aggiungere delle righe di testo nello spazio sovrastante il messaggio già
inserito. Al termine si deve cliccare sul pulsante Invia della barra degli strumenti della
finestra, per trasferire il messaggio alla cartella Posta in uscita (e di qui in rete).
Outlook consente inoltre di richiamare un messaggio già inviato, funzione necessaria a
correggere informazioni erroneamente trasmesse. Questa procedura funziona se si usa
Outlook in rete locale (impostazione Società o gruppo di lavoro).
Per attivare la procedura si può selezionare il messaggio dalla cartella Posta inviata e
quindi cliccare sul comando Richiama il messaggio del menù Azioni, che apre una
finestra di dialogo in cui è possibile specificare le opzioni di richiamo. Il destinatario del
messaggio che si vuole richiamare riceverà così un secondo messaggio che indica
l’intenzione di richiamo da parte del mittente.

La rubrica
Facendo un clic sul pulsante Rubrica, presente in ogni momento di lavoro nella barra
degli strumenti Standard, si attiva la funzione omonima, che costituisce una vera e propria
rubrica elettronica, in cui ogni nominativo (contatto) è associato a un record di
informazioni.
Fornisce sostanzialmente una versione sintetica dei contenuti informativi gestibili
mediante la funzione Contatti, da cui attinge le informazioni stesse; queste ultime possono
peraltro essere inserite direttamente nella Rubrica.
È possibile quindi utilizzare la funzione per memorizzare contatti (nomi e indirizzi),
riorganizzarli e utilizzarli (ad es. per inviare un messaggio di posta elettronica a un
destinatario già inserito in rubrica).
Per inserire un nuovo nominativo nella rubrica, una volta aperta la finestra di dialogo
Rubrica, si può cliccare sul pulsante Nuovo e quindi dal menù che appare scegliere la
voce Nuovo contatto. Si apre la finestra di dialogo Proprietà, che consente di inserire tutte
le informazioni relative al nuovo contatto ovvero al nuovo nominativo da aggiungere alla
rubrica. Dopo aver inserito le informazioni nelle varie caselle si può cliccare sul pulsante
OK per rendere effettivo l’inserimento in rubrica.
Per rimuovere invece un contatto dalla rubrica, basta selezionarlo nell’elenco che appare
nel riquadro di destra, quindi cliccare sul pulsante Elimina della barra degli strumenti e
confermare l’azione nella successiva finestra.
È possibile anche inviare un messaggio di posta elettronica a un contatto della rubrica. Per
fare ciò si deve selezionare il nominativo; cliccare sul pulsante Azioni nella barra degli
strumenti della finestra e quindi sulla voce Invia posta nel menù a cascata che appare. Si
apre così la finestra di composizione di un nuovo messaggio.
È anche possibile attivare la rubrica dall’interno della finestra di composizione di un
nuovo messaggio, facendo un clic sui pulsanti dei destinatari A o Cc, per inserire
l’indirizzo del destinatario dalla rubrica invece che digitarlo nella casella.

Flag sui messaggi di posta

Talvolta può essere utile evidenziare l’importanza di un messaggio con un contrassegno
visivo, che verrà visualizzato nelle intestazioni del messaggio nella cartella Posta in arrivo
del destinatario.
Per inserire il flag (bandierina) di contrassegno si può cliccare sul pulsante Contrassegna
per il completamento della barra degli strumenti della finestra del nuovo messaggio (fare
clic su Altri pulsanti se non appare). Nella finestra di dialogo che appare si può
selezionare il tipo di contrassegno dal menù attivabile con un clic sulla freccia a destra
della casella Contrassegno.
Dalla freccia a destra della casella Promemoria si può invece attivare un calendario per
selezionare una data da indicare come scadenza per il contrassegno scelto (es. completare
per venerdì 11 ottobre 2002).
Per chiudere la finestra e rendere effettive le modifiche si deve cliccare sul pulsante OK.
Appare così un’indicazione del contrassegno nella finestra del messaggio.
Successivamente si può rimuovere l’impostazione di contrassegno facendo un clic sul
pulsante Contrassegna per il completamento; appare nuovamente la finestra di
impostazione in cui si può cliccare sul pulsante Cancella per rimuovere il contrassegno dal
messaggio.

Navigare tra i messaggi di

posta
Selezionando nell’Elenco cartelle l’icona Posta in arrivo, viene visualizzato l’elenco dei
messaggi ricevuti. Di ciascun messaggio sono riportati il mittente, l’oggetto e la data di
ricezione. Affianco ai messaggi si trova l’icona che indica se il messaggio è stato letto o
meno (una busta aperta o una busta chiusa). Possono inoltre apparire icone relative
all’indicazione di priorità, al contrassegno, alla presenza di allegati.
I messaggi sono di solito disposti secondo l’ordine cronologico di arrivo, ma possono
essere ridisposti cliccando sulle intestazioni di colonna (es. cliccando su Da si dispongono
secondo l’ordine alfabetico dei mittenti).
Le barre di scorrimento consentono di scorrere il contenuto della finestra, quando risulta
più esteso delle dimensioni della finestra stessa.
Per selezionare uno specifico messaggio basta fare un clic in corrispondenza. Nel riquadro
di anteprima verrà visualizzato così il messaggio selezionato. Se non appare l’anteprima,
si deve cliccare sulla voce Riquadro di anteprima del menù Visualizza.
Una volta selezionati e quindi visualizzati nel riquadro di anteprima i messaggi appaiono
con l’icona di messaggio letto.
Per far riapparire l’icona che indica il messaggio come non letto si può cliccare con il tasto
destro sul messaggio e selezionare il comando Segna come da leggere.
Analogamente si può procedere per selezionare invece il comando Segna come già letto.

Trova messaggi
Quando si inviano e ricevono numerosi messaggi al giorno, diventa necessario
automatizzare la procedura di ricerca di un determinato messaggio.
Per fare ciò si può selezionare la cartella contenente il messaggio (es. Posta in arrivo o
Posta inviata) e quindi cliccare sul pulsante Trova nella barra degli strumenti Standard.
Viene visualizzato il riquadro di ricerca con la casella Cerca, in cui si deve inserire il testo
contenuto nel messaggio da cercare, eventualmente selezionando l’opzione di ricerca del
testo anche nel corpo del messaggio (Cerca in tutto il testo del messaggio), oltre che nei
campi specificati. A seconda della cartella selezionata saranno indicati nel riquadro i
campi oggetto della ricerca (Cerca in...).
Inserito nella casella il testo da cercare, si può cliccare sul pulsante Trova affianco alla
casella e quindi visualizzare nel riquadro sottostante il risultato della ricerca.
Per chiudere il riquadro di ricerca si può cliccare nuovamente sul pulsante Trova della
barra degli strumenti (che appare attivato dopo il primo clic).

Configurare le opzioni per la

stampa
È possibile stampare i messaggi di posta elettronica in due modalità: Stile tabella e Stile
memo.
Nel primo caso viene stampato l’elenco delle informazioni di intestazione dei messaggi
selezionati.
Nel secondo caso, per ogni messaggio selezionato, oltre alle informazioni di intestazione si
stampa il corpo del messaggio.
Per attivare la procedura di stampa in entrambi i casi bisogna selezionare i messaggi da
stampare e quindi cliccare sul comando Stampa del menù File. Nella finestra di dialogo
Stampa, oltre alle impostazioni della stampante in uso, sono presenti riquadri di selezione
per altre opzioni quali lo Stile di stampa, il numero di Copie, ecc. Nel riquadro Stile di
stampa in particolare si può cliccare sul pulsante Imposta pagina per specificare le
impostazioni di stampa per lo stile selezionato. La finestra Imposta pagina è costituita
dalle schede Formato, Foglio, Intestazione/Piè di pagina che consentono di specificare i
margini, la dimensione del foglio, frasi di intestazione, ecc. Per confermare le impostazioni
si deve chiudere la finestra Imposta pagina cliccando sul pulsante OK e quindi procedere
con le ulteriori selezioni prima di avviare la stampa.
Prima di stampare può essere utile visualizzare l’Anteprima di stampa cliccando sul
corrispondente pulsante presente anche nella finestra di dialogo Imposta pagina.
Lavorare con gli allegati
Un messaggio di posta elettronica può contenere allegati, che possono essere un file (di
qualunque tipo) presente in memoria oppure un elemento di Outlook.
Per allegare un file a un messaggio, nella finestra di composizione del messaggio si può
selezionare la voce File dal menù Inserisci. Nella finestra di dialogo che appare è possibile
selezionare il file da inserire, localizzandolo tra le risorse a disposizione. Una volta
selezionato il file scorrendo le cartelle delle unità di memoria a disposizione, si deve
cliccare sul pulsante Inserisci. Nella parte bassa del messaggio apparirà un’icona
raffigurante il file allegato.
Analogamente si può allegare un elemento di Outlook (es. un contatto) cliccando sulla
voce Elemento del menù Inserisci. Nella finestra di dialogo Inserisci elemento è possibile
selezionare l’elemento da inserire tra le cartelle di Outlook e quindi confermare la scelta
cliccando sul pulsante OK. Anche in questo caso apparirà un’icona nella finestra del
messaggio.
Quando si riceve un messaggio di posta contenente allegati, appare l’icona di una graffetta
nell’intestazione del messaggio. Facendo un doppio clic si apre la finestra di lettura del
messaggio, con le icone degli allegati in basso. Un doppio clic su ciascuna icona aprirà
l’allegato corrispondente (purché si abbia a disposizione il programma necessario a
visualizzare lo specifico tipo di file allegato).
Per salvare in memoria un file allegato si può selezionare il messaggio ricevuto e quindi
cliccare sul comando Salva allegati del menù File, specificando la posizione di
memorizzazione.

Aggiunta della firma al

messaggio
Per agevolare la composizione di nuovi messaggi di posta, Outlook consente di impostare
una firma, cioè un’espressione di fine messaggio, che verrà automaticamente inserita in
calce a ogni nuovo messaggio.
Per impostare la firma si può selezionare la voce Opzioni del menù Strumenti e quindi
cliccare sulla scheda Formato posta. Nel riquadro Firma è possibile selezionare una firma
(già inserita) o crearne una nuova.
La selezione di firme già inserite può essere fatta cliccando sulla freccia a destra della
casella Utilizza questa firma come predefinita.
Cliccando invece sul pulsante Seleziona firma si può accedere alla finestra di dialogo che
consente di impostare o modificare la firma. Per creare una firma si può cliccare sul
pulsante Nuovo e quindi seguire la procedura guidata per indicare il nome della firma e
digitare il testo della firma.
Terminata la procedura si può cliccare su Fine e vedere apparire la firma nella casella
Firma e nel riquadro di Anteprima.
Cliccando su OK si chiuderà la finestra e si renderanno effettive le modifiche.

Personalizza l’aspetto del

messaggio
I messaggi di posta elettronica possono essere creati in tre tipi di formato: Testo normale,
HTML e Formato RTF.
Il primo formato non consente particolari personalizzazioni, mentre gli altri due
consentono di inviare messaggi con effetti grafici e di formattazione del testo.
In fase di creazione di un nuovo messaggio si può selezionare un particolare formato tra i
tre disponibili dalla corrispondente voce nel menù Formato.
A seconda del formato selezionato saranno disponibili nel menù Formato o nella barra
degli strumenti standard della finestra ulteriori funzioni di formattazione del testo e di
grafica (es. effetti grafici o immagini di sfondo), utilizzabili per la personalizzazione del
corpo del messaggio.
È possibile anche selezionare in partenza un motivo di sfondo per un nuovo messaggio.
Per fare ciò dal menù Azioni (indipendentemente dalla cartella di Outlook in uso)
posizionarsi sulla voce Nuovo messaggio di posta elettronica utilizzando e dal menù a
cascata che appare selezionare Altri elementi decorativi. Nella finestra di dialogo che
appare è possibile selezionare e visualizzare in anteprima un effetto grafico di sfondo.
Selezionato l’effetto desiderato si può cliccare sul pulsante OK per chiudere la finestra e
contestualmente aprire la finestra di composizione di un nuovo messaggio, con lo sfondo
personalizzato. In questo caso il messaggio sarà creato in formato HTML, per conservare
gli effetti grafici applicati.
Ulteriori personalizzazioni possono essere impostate dal comando Opzioni del menù
Strumenti.
In particolare nella scheda Preferenze cliccare sul pulsante Opzioni di posta elettronica
per aprire la finestra di personalizzazione.
Al termine cliccare sul pulsante OK per rendere effettive le modifiche apportate o sul
pulsante Annulla per annullare l’azione in corso.

Modelli di messaggio (temi)

È possibile salvare un messaggio di posta elettronica come modello, in modo da agevolare
la creazione di messaggi ripetitivi di contenuto e aspetto simili.
Una volta creato il messaggio da usare come modello, si può selezionare il comando Salva
con nome dal menù File nella finestra di composizione del messaggio. Oltre a specificare
il nome e la posizione di memorizzazione, è necessario selezionare dalla casella Tipo file
la voce Modello Outlook (*.oft).
Per creare un messaggio a partire da un modello esistente, nella finestra di composizione
del nuovo messaggio si può selezionare la voce Moduli dal menù Strumenti e nel
successivo menù a cascata la voce Scegli modulo. Nella finestra di dialogo che appare si
può selezionare un modello tra quelli predefiniti o tra quelli creati dall’utente.
In quest’ultimo caso si può cliccare sulla freccia della casella Cerca in e selezionare la voce
Modelli utente nel file system, che consente di selezionare il modello desiderato tra le
risorse del computer (file con estensione oft); laddove non dovesse essere subito
visualizzato, si può cliccare sul pulsante Sfoglia per localizzare la risorsa nel file system.
Una volta selezionato il file modello si può cliccare sul pulsante Apri per applicare il
modello nella finestra di composizione del nuovo messaggio.

Integrazione e utilizzo della

posta con altri componenti di
Outlook
La Rubrica e la cartella Contatti sono funzioni di Outlook strettamente integrate con
l’ambiente di gestione della posta elettronica.
Per aprire la Rubrica si può cliccare sull’omonimo pulsante presente sulla barra degli
strumenti Standard. Appare la finestra della rubrica con l’elenco dei nominativi
memorizzati.
Per inviare un messaggio a un destinatario presente in rubrica si può selezionare il
nominativo e quindi cliccare sul comando Invia posta nel menù a cascata attivato con un
clic sul pulsante Azioni. Si apre così la finestra di composizione di un nuovo messaggio
con la casella del destinatario già completata con i dati del nominativo selezionato in
Rubrica.
È possibile quindi completare il messaggio e cliccare sul pulsante Invia.
Analogamente si può procedere dalla cartella Contatti (attivabile con un clic in
corrispondenza nell’Elenco cartelle o nella barra di Outlook). Selezionato il contatto, si
può scegliere il comando Nuovo messaggio al contatto dal menù Azioni, per aprire la
finestra di composizione di un nuovo messaggio con la casella del destinatario già
completata con i dati del contatto.
Sempre dal menù Azioni si può cliccare sul comando Inoltra come vCard, che consente di
inviare come allegato di un messaggio di posta elettronica le informazioni del contatto, già
formattate come biglietto da visita virtuale, per essere agevolmente aggiunto nella cartella
Contatti del destinatario.
In questo caso l’icona del file vCard appare come allegato nella finestra di composizione
del messaggio; bisogna inserire l’indirizzo del destinatario prima di inviare il messaggio.
Il destinatario di un allegato vCard potrà fare un doppio clic sull’icona dell’allegato per
farlo apparire come finestra di contatto. Cliccando sul pulsante Salva e chiudi l’allegato
sarà memorizzato come nuovo contatto o come modifica di un contatto esistente (previa
conferma di modifica).
Il biglietto da visita virtuale (vCard) può anche essere utilizzato per personalizzare la
firma.
Per fare ciò si deve aprire la finestra di dialogo Modifica firma, con la sequenza di
comandi Strumenti>Opzioni>Formato posta>Selezione firma>Nuovo (o Modifica nel
caso di modifica di una firma esistente) e cliccare sul pulsante Nuovo vCard del contatto.

Personalizza i menù e le
barre degli strumenti
Per personalizzare menù e barre degli strumenti di Outlook, si può selezionare la voce
Personalizza del menù Strumenti, che apre la finestra di dialogo Personalizza composta
da tre schede.
La scheda Barre degli strumenti consente di visualizzare altre barre, crearne di nuove o
eliminarle.
La scheda Comandi consente di aggiungere pulsanti alle barre e comandi ai menù,
selezionandoli nell’elenco raggruppato per categorie.
Per fare ciò si possono trascinare gli oggetti (pulsanti o comandi) dalla finestra
Personalizza fino alla barra di destinazione.
Per rimuovere un oggetto da una barra visualizzata basta trascinare l’oggetto fuori dalla
barra tenendo premuto il tasto Alt.
La scheda Opzioni consente infine di controllare le modalità di visualizzazione dei
comandi nei menù.

Creare cartelle
Per organizzare più efficacemente le informazioni e le attività, è possibile aggiungere
cartelle personalizzate all’elenco delle cartelle standard di Outlook. È bene sottolineare che
le cartelle di Outlook possono in generale contenere diversi elementi (messaggi, contatti,
ecc.) e quindi devono essere create specificando con precisione il tipo di elemento che
dovranno contenere, per evitare involontarie perdite di informazioni.
Per aggiungere una cartella all’Elenco cartelle, si può selezionare il comando Nuova
cartella nel menù a cascata attivato dalla voce Cartella nel menù File. Nella finestra di
dialogo Crea nuova cartella bisogna specificare: il nome della cartella nella casella Nome;
il tipo di elementi che dovrà contenere nella casella Contenuto cartella (mediante
selezione dall’elenco attivato con un clic sulla freccia); la posizione nel riquadro sottostante
(mediante selezione della cartella di livello superiore che dovrà contenerla).

Al termine si può cliccare sul pulsante OK per chiudere la finestra e rendere effettive le
modifiche.
Ordinare la posta
L’ordinamento dei messaggi può aiutare nella gestione degli archivi di posta, fornendo
visualizzazioni personalizzate secondo i criteri impostati.
La visualizzazione secondo cui far apparire i messaggi di una cartella di posta può essere
selezionata dal menù a cascata attivato dalla voce Visualizzazione corrente del menù
Visualizza.
Indipendentemente dalla visualizzazione scelta, è possibile organizzare in maniera
personalizzata i messaggi cliccando sul comando Personalizza visualizzazione corrente
nello stesso menù a cascata. Nella finestra Visualizza riepilogo che appare, si può cliccare
sul pulsante Ordina e quindi selezionare nella successiva finestra di dialogo i campi
(massimo quattro) secondo cui ordinare i messaggi, in ordine crescente o decrescente. Al
termine bisogna chiudere le finestre mediante il pulsante OK per rendere effettive le
modifiche.

Nella stessa finestra si può cliccare invece sul pulsante Cancella tutto per rimuovere
eventuali precedenti impostazioni di ordinamento.
Se si utilizzano come visualizzazione corrente i tipi di visualizzazione che usano il formato
tabella (es. Messaggi), si può cliccare su una delle diverse intestazioni di colonna (Da,
Ricevuto, ecc.) per applicare l’ordinamento voluto.

Impostare le opzioni di
visualizzazione
Le cartelle di posta possono essere visualizzate secondo diverse modalità di
visualizzazione, selezionabili dal menù a cascata attivato dal comando Visualizzazione
corrente del menù Visualizza.
A seconda dell’impostazione di visualizzazione selezionata cambierà l’aspetto dell’elenco
degli oggetti contenuti nella cartella, pur rimanendo comunque integro il numero di
oggetti elencati.
Archiviare messaggi di posta
Dopo un certo periodo di utilizzo del servizio di posta elettronica possono accumularsi
nelle cartelle Posta in arrivo e Posta inviata così tanti messaggi da risultare difficilmente
gestibili.
Può essere utile pertanto utilizzare la funzione Archivio per compattare una serie di
messaggi in un file di archivio (di tipo *.pst) ed escluderli dall’elenco dei messaggi
contenuti nelle cartelle.
Per archiviare un gruppo di messaggi si può selezionare il comando Archivio dal menù
File. Si apre la finestra di dialogo del comando.

Con l’opzione Archivia la cartella e tutte le sottocartelle selezionata, cliccare nel riquadro
in corrispondenza della cartella contenente i messaggi da archiviare.
Nella casella Archivia elementi antecedenti il si può specificare la data limite del periodo
preso in considerazione per l’archiviazione; cliccando sulla freccia a destra si apre una
finestra calendario in cui selezionare la data limite.
Nella casella File archivio è poi possibile specificare la posizione di memorizzazione del
file di archivio; cliccando sul pulsante Sfoglia si può sfogliare il contenuto delle unità di
memoria per selezionare la posizione. Cliccando infine sul pulsante OK si avvia la
procedura di compattazione e archiviazione dei messaggi nel file di archivio.
Per ripristinare i messaggi compattati nella cartella di origine per la normale
visualizzazione, si può selezionare il comando Importa ed esporta dal menù File. Si avvia
la procedura guidata di reinserimento dei messaggi. All’inizio si deve selezionare la voce
Importa dati da altri programmi o file e nel passaggio successivo selezionare il tipo File
delle cartelle personali (*.pst). Quindi specificare la posizione di memorizzazione del file
di archivio e completare la procedura guidata.

Filtro
È possibile applicare dei criteri di filtro per eliminare alcuni messaggi dalla
visualizzazione corrente della cartella in uso.
Per applicare i criteri, una volta selezionata la cartella dall’Elenco cartelle, si può cliccare
sulla voce Personalizza visualizzazione corrente nel menù a cascata attivato dal comando
Visualizzazione corrente del menù Visualizza.

Nella finestra che appare si deve cliccare sul pulsante Filtro per attivare la corrispondente
finestra di dialogo, costituita da tre schede.
In particolare nella scheda Messaggi sono disponibili diverse opzioni per applicare i
criteri di filtro.
Nella casella Cerca il testo si può specificare un testo contenuto nei messaggi da
visualizzare (eventualmente specificandone la posizione rispetto al messaggio dalla casella
In).
Nella casella Da e Inviato a si possono applicare rispettivamente filtri in base al mittente o
al destinatario.
La casella Il mio nominativo è consente di specificare criteri relativi alla presenza del
proprio nominativo in qualche parte del messaggio.
Infine la casella Data serve a filtrare i messaggi secondo criteri cronologici. Al termine si
deve cliccare sul pulsante OK per completare l’impostazione dei criteri e visualizzare i
messaggi filtrati.
Navigare nel calendario
Il Calendario è una delle cartelle di Outlook, cioè una delle funzioni a disposizione per
automatizzare la programmazione degli impegni professionali e privati dell’utente.
Cliccando sull’icona Calendario sulla barra di Outlook, si apre il Calendario, con una
finestra organizzata per impostazione standard secondo tre aree principali: l’area
Appuntamenti, l’area di Selezione Data e il Blocco note Attività.

Nell’area Appuntamenti si possono programmare le attività, selezionando gli intervalli

temporali con il mouse (trascinare per selezionare più fasce orarie consecutive).
La barra di scorrimento verticale consente di visualizzare tutte le ore della giornata (dalle
00 alle 24) suddivise per fasce orarie di 30 minuti, con colorazione diversa per le ore dopo
le 17.00 e prima delle 8.00, supposte fuori dell’orario tipico di ufficio.
L’area Selezione Data consente di selezionare con un clic il giorno in cui fissare gli
appuntamenti. Viene visualizzato un piccolo calendario basato su due mesi; per scorrere la
visualizzazione sugli altri mesi si possono usare i tasti freccia.
Nell’area Blocco Note si possono infine inserire delle indicazioni per attività da compiere,
collegate alla cartella Attività di Outlook.
L’uso del Calendario di Outlook si basa essenzialmente su tre termini:
1. Appuntamento = messaggio per sé o per altri riguardante un’attività da compiersi
a una data ora, che non comporta convocazione di persone o prenotazione di
risorse
2. Evento = attività che impegna l’utente fuori ufficio per una o più giornate intere
3. Riunione = appuntamento nel quale si richiede la presenza di altre persone
Pianificare appuntamenti ed
eventi
Per inserire un messaggio di appuntamento, dopo aver selezionato il giorno
dell’appuntamento mediante la Selezione Data, nell’area Appuntamenti della giornata
cliccare in corrispondenza dell’ora di inizio e quindi digitare l’oggetto dell’appuntamento.
Al termine premere il tasto Invio.
È possibile trascinare il mouse su più fasce orarie per selezionare un intervallo temporale
più ampio, prima di digitare l’oggetto dell’appuntamento.
È anche possibile trascinare in un secondo momento il bordo superiore o inferiore della
fascia oraria ovvero della casella di indicazione dell’appuntamento (segnata con un bordo
blu), per variare l’intervallo temporale dell’appuntamento.

Per specificare i dettagli dell’appuntamento si può fare un doppio clic sulla fascia oraria
per aprire la finestra di dialogo di composizione dell’appuntamento.
In particolare nella casella Oggetto si può inserire (o modificare) l’oggetto
dell’appuntamento. Nella casella Luogo si può digitare o selezionare tra quelli già inseriti
(cliccando sulla freccia a destra della casella) un luogo per l’appuntamento. Per inserire
inizio e fine dell’appuntamento si può cliccare sulle frecce a destra delle rispettive caselle e
selezionare le date dai calendari che appaiono e gli orari dagli elenchi a discesa.
Selezionando la casella Promemoria si attiva la funzione di preavviso automatico, cioè una
finestra con un effetto sonoro, che appare se il programma è aperto, secondo l’anticipo
temporale specificato nella casella adiacente. Se si seleziona l’opzione Giornata intera
l’appuntamento diventa un Evento.
Inoltre si può selezionare dall’elenco a discesa della casella Mostra periodo come una voce
da far risultare per la disponibilità dell’utente nel periodo dell’appuntamento.
Nel riquadro bianco della finestra si possono infine inserire note di commento per
l’appuntamento.
Dopo aver inserito tutte le informazioni si deve chiudere la finestra cliccando sul pulsante
Salva e chiudi, nella barra degli strumenti della finestra.
L’appuntamento appare così nell’area Appuntamenti come casella bordata blu.
Per modificare i dettagli dell’appuntamento si può fare un doppio clic in corrispondenza.
Per variare l’ora di inizio dell’appuntamento si può trascinare il bordo sinistro della casella
(il puntatore diventa una croce a quattro punte); si può modificare la visualizzazione
dell’area Appuntamenti per spostare per trascinamento l’appuntamento in un giorno
differente.
Per eliminarlo definitivamente si può selezionare l’appuntamento e quindi cliccare sul
pulsante Elimina della barra degli strumenti standard. L’appuntamento sarà collocato
nella cartella Posta eliminata, da cui potrà eventualmente essere ripristinato mediante
trascinamento sull’icona Calendario della barra di Outlook oppure cancellato
definitivamente.

Promemoria
È possibile selezionare nella finestra di composizione di un appuntamento la casella
Promemoria, che attiva una finestra di preavviso prima dell’orario di inizio
dell’appuntamento.
Dall’elenco a discesa della casella corrispondente è possibile scegliere l’anticipo temporale
secondo cui far apparire il preavviso.
Inoltre cliccando sull’icona dell’audio si apre una finestra di dialogo, che consente di
impostare un effetto sonoro, basato su un file audio predefinito o personalizzato.
Quando un appuntamento è impostato con un promemoria, nella fascia oraria
corrispondente nell’Area appuntamenti appare l’icona di una campana, affianco al testo
dell’oggetto dell’appuntamento.

Stampa del calendario

Per conservare un memorandum con la pianificazione degli impegni anche quando non si
dispone del computer, si può utilizzare la funzione di stampa del calendario.
In particolare è possibile stampare le informazioni secondo diverse modalità e diverse
opzioni.
Quando è aperta la cartella Calendario, si può cliccare sul comando Stampa del menù File
per aprire la finestra di dialogo omonima.
La sezione Stampante consente di selezionare e impostare la stampante da utilizzare.
La sezione Stile di stampa consente di selezionare con un clic uno tra i cinque possibili
stili: Stile giornaliero, in cui le informazioni dei giorni selezionati appaiono disposte in
una pagina per ogni giorno; Stile settimanale, con le informazioni di una settimana per
ogni pagina; Stile mensile, con un mese per pagina; Stile tre parti, diviso in tre colonne
(riportanti rispettivamente: una visualizzazione giornaliera, il Blocco note Attività e una
visualizzazione settimanale); Dettagli, con appuntamenti, riunioni ed eventi descritti sotto
il giorno di riferimento.
Cliccando sul pulsante Imposta pagina è possibile specificare opzioni di stampa relative ai
margini, alle dimensioni di stampa, ecc.
Nella sezione Intervallo di stampa si può selezionare l’intervallo temporale di riferimento,
attivando con un clic sulle frecce i calendari di selezione dei giorni.
Infine nella sezione Copie si possono specificare le pagine e il numero di copie da
stampare.
Prima di avviare la stampa cliccando sul pulsante OK, può essere utile visualizzare
l’anteprima di stampa cliccando sul pulsante Anteprima.

Pianificare gli eventi di più

giorni
Nella finestra di composizione di un appuntamento è possibile specificare una durata
temporale su più giorni, trasformando così l’appuntamento in un evento.
Dopo aver selezionato la data di inizio dell’evento (cliccando sulla freccia a destra della
corrispondente casella per far apparire il calendario) si può selezionare con un clic
l’opzione Giornata intera; spariscono le caselle di selezione dell’orario di inizio e fine
appuntamento e resta da selezionare il giorno di fine dell’evento, attivando il calendario
corrispondente con un clic sulla freccia a destra della casella.
Per memorizzare infine l’evento è necessario chiudere la finestra cliccando sul pulsante
Salva e chiudi nella barra degli strumenti della finestra.

Configurare le opzioni di
stampa del calendario
Per stampare la pianificazione degli appuntamenti si può selezionare il comando Stampa
del menù File.
Nella sezione Stampante della finestra di dialogo che si apre si può selezionare e
impostare la stampante da utilizzare.
Nella sezione Stile di stampa si può selezionare uno dei cinque stili disponibili e
specificare ulteriori opzioni cliccando sul pulsante Imposta pagina, che attiva la finestra di
dialogo omonima composta da tre schede. La scheda Formato, che consente di selezionare
impostazioni per la disposizione e la formattazione degli oggetti da stampare; la scheda
Foglio in cui impostare la dimensione e il tipo di documento da stampare, i margini e
l’orientamento; la scheda Intestazione/Piè di pagina in cui inserire e formattare
informazioni da riprodurre su tutte le pagine. Cliccando sul pulsante OK si rendono
effettive le impostazioni effettuate. Tornati nella finestra di dialogo Stampa si può
utilizzare la sezione Copie per specificare il numero di pagine e di copie da produrre e la
sezione Intervallo di stampa per selezionare l’intervallo temporale da prendere in
considerazione per la stampa.
Un clic infine sul pulsante OK avvia la procedura di stampa.
Personalizza le
visualizzazioni del
calendario
Il Calendario consente di visualizzare le informazioni secondo diverse modalità, che
possono essere selezionate dal menù a cascata attivato dal comando Visualizzazione
corrente del menù Visualizza.
Ad es. si può selezionare nel menù la voce Appuntamenti attivi per avere una
visualizzazione che evidenzi gli appuntamenti attivi in forma tabellare. L’impostazione
standard è quella della visualizzazione Giorno/settimana/mese. In questo caso si può
cliccare su uno dei pulsanti presenti sulla barra degli strumenti standard per visualizzare
un giorno, una settimana lavorativa, una settimana, un mese.

Pianifica gli appuntamenti

ricorrenti
Alcuni appuntamenti (o eventi) si ripetono con una scadenza ben precisa. In tal caso
possono essere programmati come “ricorrenti”.
Durante la composizione dell’appuntamento, si può cliccare sul pulsante Ricorrenza, nella
barra degli strumenti della finestra. Si apre la finestra di dialogo Ricorrenza
appuntamento in cui sono presenti le caselle di inizio, fine e durata dell’appuntamento
(informazioni eventualmente già specificate nella finestra dell’appuntamento).
Inoltre nella sezione Criterio ricorrenza si può impostare il tipo di ricorrenza (giornaliera,
settimanale, ogni due lunedì, ecc.), mentre nella sezione Intervallo di ricorrenza si può
specificare la durata temporale dell’intera serie di appuntamenti.
Alla fine si deve cliccare sul pulsante OK per tornare alla finestra dell’appuntamento e
quindi cliccare sul pulsante Salva e chiudi.
È possibile impostare una ricorrenza anche su un appuntamento esistente: un doppio clic
sulla fascia oraria per attivare la finestra dei dettagli e quindi cliccare sul pulsante
Ricorrenza per procedere come già detto.
Per rimuovere la ricorrenza da un appuntamento si può cliccare sul pulsante Ricorrenza
nella finestra dei dettagli dell’appuntamento e quindi cliccare sul pulsante Rimuovi
ricorrenza.

Pianificazione, aggiunta e
rimozione riunioni
Pianificare una riunione significa inviare un messaggio, che contiene già i pulsanti per
accettare o rifiutare l’invito a partecipare all’appuntamento.
Per pianificare una riunione si può cliccare sul comando Convocazione riunione, presente
nel menù a cascata attivabile dalla voce Nuovo del menù File. Si apre la finestra di
composizione dell’incontro, simile alla finestra di creazione di un appuntamento.
Nella casella A si devono specificare gli invitati alla riunione, che possono essere digitati
(come indirizzo di posta elettronica) o selezionati tra i contatti cliccando sul pulsante A. Si
apre la finestra di dialogo Seleziona partecipanti e risorse, in cui si possono selezionare
gli indirizzi nel riquadro a sinistra e cliccare a seconda dei casi sui pulsanti Necessari,
Facoltativi o Risorse (che sono indirizzi di posta elettronica riferiti a risorse aziendali
come ad es. una sala riunioni) per inserirli nelle corrispondenti caselle. Cliccando su OK si
torna alla finestra della riunione.
Dopo aver specificato data e ora di inizio e fine della riunione ed eventuali note si può
cliccare sul pulsante Invia, per inviare la comunicazione agli interessati.
Per modificare successivamente le impostazioni si può fare un doppio clic sulla riunione e
apportare le modifiche nella finestra di composizione della riunione.
In particolare per aggiungere o rimuovere partecipanti si può cliccare sul comando
Aggiungi o rimuovi partecipanti del menù Azioni, così da riaprire la finestra Seleziona
partecipanti e risorse.
L’aggiunta di contatti si effettua come detto prima, mentre l’eliminazione si può fare con il
tasto Canc, previa selezione del nominativo da cancellare. Cliccando su OK si torna alla
finestra della riunione in cui si deve cliccare sul pulsante Salva e chiudi.
Appare una finestra di dialogo in cui selezionare la modalità di comunicazione agli
interessati delle variazioni apportate. I destinatari dell’avviso di riunione riceveranno un
messaggio nella cartella Posta in arrivo, che potranno o meno accettare, utilizzando i
pulsanti disponibili nella finestra del messaggio (aperta con un doppio clic).
Per rimuovere del tutto una riunione programmata, si può selezionare la casella nell’Area
Appuntamenti e quindi cliccare sul pulsante Elimina della barra degli strumenti
standard.

Integrare il calendario con

altri componenti di Outlook
Quando si inserisce un’attività (es. le telefonate da effettuare) in una riga del Blocco note
attività della cartella Calendario, questa viene automaticamente riportata nella cartella
Attività (visualizzabile con un clic sull’icona corrispondente nella barra di Outlook).
Per indicare il completamento dell’attività, si può selezionare la casella a sinistra
dell’attività stessa; questa appare barrata sia nel riquadro del Calendario sia nella cartella
Attività.
Un altro componente fortemente integrato con il Calendario è la cartella Contatti, da cui si
possono selezionare i destinatari di una convocazione per una riunione. I nominativi
possono essere selezionati cliccando sul pulsante A nella casella dei destinatari della
finestra di creazione della riunione.

Salvare il calendario come

pagina web
È possibile salvare il calendario come pagina web (in formato HTML) per renderlo
accessibile anche sulla rete Internet. Per aprire la finestra di dialogo di salvataggio, si può
selezionare il comando Salva come pagina Web del menù File.
Nella sezione Durata si può selezionare l’intervallo temporale dalle caselle Data inizio e
Data fine.
Nella sezione Opzioni si può selezionare l’inserimento di dettagli o l’aggiunta di
un’immagine di sfondo.
Quindi specificare un Titolo calendario e il Nome file (che potrà essere anche un indirizzo
web) e cliccare sul pulsante Salva per completare la procedura e poter visualizzare il
calendario mediante un browser (es. Internet Explorer).
Pianificazione risorse
Quando si organizza una riunione, oltre a invitare i partecipanti, si possono prenotare
risorse aziendali (es. sale riunioni, lavagne, ecc.), che dal punto di vista di Outlook sono
dei contatti, cioè degli indirizzi di posta elettronica (verosimilmente gestiti da qualche
responsabile dell’azienda), in grado di accettare o rifiutare un invito alla riunione, come
qualunque altro invitato.
Per prenotare quindi una risorsa si deve procedere come per gli altri invitati, cliccando sul
pulsante A della casella dei destinatari, nella finestra di composizione del messaggio
(aperta dalla sequenza di menù File>Nuovo>Convocazione riunione) per aprire la
finestra di dialogo Seleziona partecipanti e risorse.
Selezionato il contatto a sinistra si deve cliccare sul pulsante Risorse per inserirlo nella
corrispondente casella.
Quindi cliccare su OK per chiudere la finestra Seleziona partecipanti e risorse e
successivamente sul pulsante Invia per trasferire i messaggi di invito alle cartelle Posta in
arrivo degli interessati (partecipanti e risorse), che potranno rispondere accettando o meno
l’invito.

La guida di Outlook e
l’assistente di Office
Outlook, come tutte le applicazioni di Microsoft Office, include le funzionalità
dell’assistente di Office, che consentono di ricevere suggerimenti
sulle modalità di esecuzione delle operazioni e inoltre aiutano
a reperire istruzioni dettagliate relative a voci e/o opzioni
selezionate.
L’assistente si presenta come un’animazione che appare
automaticamente oppure può essere attivata selezionando la
voce Mostra l’assistente di Office dal menù ?.
Laddove invece si volesse disattivare la funzione si può scegliere la
voce Nascondi l’assistente di Office dallo stesso menù di aiuto.
Cliccando sull’immagine si attiva una finestra di dialogo in cui è possibile formulare una
domanda riguardo un compito o un argomento specifico e quindi cliccare sul pulsante
cerca per visualizzare il risultato della ricerca, di solito costituito da una serie di argomenti
correlati al testo digitato.
La consultazione di questi argomenti si basa su una navigazione di tipo ipertestuale, per
cui cliccando sulle parole attive (in corrispondenza delle quali il puntatore assume la
forma di mano) si salta da una pagina a un’altra e usando i pulsanti di navigazione,
presenti sulla barra degli strumenti della finestra, si possono scorrere le pagine già
visualizzate.
Spostare elementi tra le
cartelle
Per organizzare con maggiore efficacia i messaggi di posta (ricevuti o inviati) è possibile
spostare gli stessi in cartelle personalizzate (nuove cartelle).
Una volta selezionati i messaggi da spostare si può selezionare il comando Sposta nella
cartella dal menù Modifica e selezionare la cartella di destinazione nella finestra di
dialogo che appare.
È possibile creare una regola che automaticamente dirotti i messaggi ricevuti in una
cartella personalizzata.
Per creare una regola si può selezionare il comando Creazione guidata Regole dal menù
Strumenti e seguire le indicazioni della procedura guidata.

Navigare fra i componenti di

Outlook
Nella barra di Outlook sono inserite le icone che consentono mediante un clic di attivare
tutte le funzionalità, denominate cartelle di Outlook.
Le cartelle sono organizzate per Gruppi, presenti nella barra di Outlook ed evidenziati da
una barra grigia di intestazione, su cui si può cliccare per selezionare uno specifico
gruppo.
In particolare sono presenti tre gruppi: Collegamenti di Outlook, che contiene le icone
Outlook oggi, Posta in arrivo, Calendario, Contatti, Attività, Diario, Note e Posta
eliminata; il gruppo Collegamenti, che contiene di norma le icone delle cartelle Bozze,
Posta in arrivo, Posta inviata e Posta in uscita; il gruppo Altri collegamenti con le icone
Risorse del computer, Documenti e Preferiti, raggiungibili peraltro anche mediante
l’applicazione Esplora risorse.
I collegamenti presenti nei gruppi possono essere personalizzati (inserendone altri,
trascinandoli con il mouse da un gruppo a un altro, eliminandoli).
Ad es. quando si crea una nuova cartella, si può selezionare l’opzione che ne inserisce un
collegamento nella barra di Outlook oltre alla normale indicazione nell’Elenco cartelle.

Modifica della lista delle

categorie master di Outlook
L’elenco delle categorie principali di Outlook contiene un insieme di categorie (Cliente
chiave, Contatti importanti, ecc.), che possono essere utilizzate per organizzare gli
elementi di Outlook, cioè per associare messaggi, appuntamenti, ecc. a una o più di tali
categorie.
L’elenco delle categorie principali può essere modificato selezionando il comando
Categorie del menù Modifica e successivamente cliccando sul pulsante Elenco categorie
principali, così da aprire la finestra di dialogo omonima.
Nella casella Nuova categoria si può digitare il nome di una nuova categoria e quindi
cliccare sul pulsante Aggiungi, per inserirla nell’elenco. Per eliminare invece una categoria
esistente si può cliccare sul pulsante Elimina (nella stessa finestra di dialogo), dopo averla
selezionata nell’elenco.
Il pulsante Ripristina infine consente di ripristinare l’elenco originario delle categorie
principali predefinite.

Assegnazione di un
elemento alle categorie
Per assegnare uno o più elementi (es. contatti) a una o più categorie si può selezionare il
comando Categorie del menù Modifica.
Per selezionare le categorie bisogna cliccare nella casella corrispondente dell’elenco. Un
successivo clic nella stessa casella deseleziona la categoria. Cliccare quindi sul pulsante
OK per chiudere la finestra e rendere effettive le modifiche, che saranno applicate solo agli
elementi selezionati (Ctrl+Clic per selezionare più elementi).
In fase di creazione di un elemento (es. un nuovo contatto) si può eseguire l’assegnazione
cliccando sul pulsante Categorie nella finestra di composizione.

Categorie
nell’organizzazione Contatti
Dopo aver selezionato la cartella Contatti nella barra di Outlook, è possibile organizzare i
contatti per categorie, utilizzando le funzionalità del riquadro Organizza, attivabile
cliccando sul pulsante Organizza della barra degli strumenti Standard.
Con l’opzione Per categorie selezionata, appaiono due caselle.
Nella casella Aggiungi i contatti selezionati di seguito in è possibile scegliere una
categoria dall’elenco a discesa attivabile con un clic sulla freccia a destra della casella.
Cliccare poi sul pulsante adiacente Aggiungi per applicare la categoria ai contatti
selezionati (Ctrl+Clic per selezionare più elementi).
È anche possibile aggiungere una nuova categoria all’elenco, digitandone il nome nella
casella Crea una nuova categoria denominata; quindi cliccare sul pulsante Crea per
inserire la categoria nell’elenco delle categorie applicabili ai contatti.
Uso degli Appunti di Office
Le operazioni di Copia o Taglia e Incolla possono essere utilizzate per agevolare ad es. il
compito di creazione di nuovi elementi, trasferendo eventualmente informazioni da altri
documenti di Office.
È possibile copiare più oggetti prima di incollarli in diversi punti. A tale scopo la Barra
degli Appunti di Office contiene gli ultimi 12 oggetti copiati o tagliati utilizzando i
comandi relativi di Copia o Taglia.
La barra non può essere attivata dal menù Visualizza della finestra di Outlook; è possibile
invece attivarla con la sequenza di menù Visualizza>Barre degli strumenti>Appunti
dalla finestra di composizione di un nuovo elemento (messaggio, appuntamento, contatto,
attività, diario).
Negli Appunti possono essere contenuti come detto fino a 12 elementi.
Se si tenta di copiare un tredicesimo elemento durante l'esecuzione di un programma di
Microsoft Office, verrà chiesto se si desidera eliminare il primo elemento degli Appunti e
aggiungere il nuovo elemento alla fine degli Appunti. Se si sceglie OK, la volta successiva
che si copia un elemento da qualsiasi programma, verrà automaticamente eliminato il
primo elemento dagli Appunti di Office e aggiunto quello nuovo. Se si sceglie Annulla,
tutti i nuovi elementi copiati non verranno aggiunti agli Appunti di Office. Il messaggio
non verrà più visualizzato finché gli Appunti di Office non vengono cancellati e riempiti
di nuovo.
Gli elementi raccolti rimangono negli Appunti di Office finché non si chiudono tutti i
programmi di Office in esecuzione sul computer.
Per incollare oggetti contenuti negli Appunti basta posizionare il punto di inserimento
nella posizione desiderata e quindi cliccare sull’icona corrispondente all’oggetto da
inserire (scorrendo con il mouse la Barra degli appunti appaiono caselle di aiuto).
Se si clicca sul pulsante Copia della Barra degli Appunti, viene aggiunta agli appunti una
copia dell’oggetto selezionato.
È possibile che siano stati copiati elementi di grandi dimensioni.
In questo caso gli Appunti di Office possono memorizzare meno di 12 elementi. Per
iniziare a copiare gli elementi di nuovo, bisogna eliminarne alcuni dagli Appunti di Office,
oppure fare clic sul pulsante Cancella Appunti sulla barra degli strumenti Appunti.
Se si seleziona invece il pulsante Incolla tutto si incollano tutti gli oggetti copiati in
sequenza, secondo l’ordine di copia.

Creare, modificare e
cancellare un contatto
Per creare un nuovo contatto si può cliccare sulla freccia del pulsante Nuovo nella barra
degli strumenti standard e selezionare la voce Contatto dal menù che appare.
Si apre così la finestra di composizione di un nuovo contatto, in cui si possono specificare
le informazioni nelle corrispondenti caselle della finestra (cliccare in ogni casella prima di
inserire le informazioni).
Outlook archivia i contatti sulla base delle informazioni inserite nella casella Nome, per
cui se si tratta di un contatto societario e non di una persona si può inserire il nome
dell’azienda direttamente nella casella Società.
Le frecce affianco ad alcune caselle consentono di personalizzare le informazioni (ad es. il
tipo di numero telefonico da inserire).
Al termine si può cliccare sul pulsante Salva e chiudi per memorizzare le informazioni del
contatto e chiudere la finestra oppure sul pulsante Salva e nuovo per memorizzare il
contatto creato e passare alla composizione di un nuovo contatto.
Per modificare le informazioni relative a un contatto si può cliccare sull’icona Contatti
nella barra di Outlook e quindi fare un doppio clic sul contatto da modificare. Si aprirà la
finestra del contatto in cui si potranno modificare o aggiungere informazioni e poi cliccare
sul pulsante Salva e chiudi per memorizzarle.
Per rimuovere invece un contatto, si può selezionare lo stesso con un clic e poi cliccare sul
pulsante Elimina nella barra degli strumenti standard. Il contatto viene trasferito nella
cartella Posta eliminata, da cui potrà essere cancellato definitivamente o ripristinato
mediante trascinamento sull’icona Contatti della barra di Outlook.
Inviare informazioni su un
contatto via posta
È possibile utilizzare il formato vCard per inviare e ricevere informazioni sui contatti
come allegati di messaggi di posta elettronica, in modo da non doverli digitare per
aggiungerli alla lista di contatti del destinatario del messaggio.
Per inviare un contatto si può selezionare il contatto dall’elenco dei contatti e quindi
cliccare sul comando Inoltra come vCard dal menù Azioni, che consente di inviare come
allegato di un messaggio di posta elettronica le informazioni del contatto, già formattate
come biglietto da visita virtuale, per essere agevolmente aggiunto nella cartella Contatti
del destinatario.
In questo caso l’icona del file vCard appare come allegato nella finestra di composizione
del messaggio; bisogna inserire l’indirizzo del destinatario prima di inviare il messaggio.
Il destinatario di un allegato vCard potrà fare un doppio clic sull’icona dell’allegato per
farlo apparire come finestra di contatto. Cliccando sul pulsante Salva e chiudi l’allegato
sarà memorizzato come nuovo contatto o come modifica di un contatto esistente (previa
conferma di modifica).

Registrare manualmente
un’azione giornaliera
Nella cartella Diario è possibile mantenere una traccia cronologica di attività ed eventi,
non solo interni all’applicazione, ma anche legati all’apertura di documenti di Office.
Per tenere traccia delle aperture di documenti di Office si deve selezionare l’opzione
relativa a ciascuna delle applicazioni nella finestra di dialogo Opzioni diario, attivabile
dal comando Opzioni del menù Strumenti, cliccando quindi sul pulsante Opzioni diario
della scheda Preferenze.
Per registrare invece manualmente sul diario un elemento interno, come un’attività di
Outlook, si può trascinare l’oggetto sull’icona Diario della barra di Outlook. Si apre la
finestra di composizione di una nuova voce di diario, con l’oggetto presente come allegato.
Dopo aver inserito nella finestra le informazioni necessarie nelle apposite caselle, si può
cliccare sul pulsante Salva e chiudi.
L’elemento appare così anche nella visualizzazione cronologica del diario, nel tipo di voce
di appartenenza (es. attività), indicata da una barra grigia di intestazione con una casella
di opzione (+ o -) per la compressione o esplosione della visualizzazione.
Collegare le attività a un
contatto
La finestra di contatto può essere utilizzata per collegare un contatto ad altri elementi di
Outlook, come ad es. un’attività.
Per realizzare il collegamento si può cliccare sul menù Azioni della finestra di contatto e
quindi selezionare la voce Elementi dal menù a cascata attivato dal comando Collega. Si
apre la finestra di dialogo Collega elementi al contatto. Nel riquadro Cerca in si può
selezionare la cartella contenente l’elemento da collegare, che può essere quindi
selezionato dall’elenco visualizzato nel sottostante riquadro Elementi.
Cliccando sul pulsante OK si chiude la finestra e si realizza il collegamento dell’elemento
(es. attività) al contatto.
Nella finestra di contatto si può selezionare successivamente la scheda Attività per
visualizzare gli elementi collegati al contatto stesso.

Ordina i contatti usando dei

campi
È possibile disporre secondo determinati criteri di ordinamento i contatti per consentire un
agevole reperimento delle informazioni relative a uno specifico contatto. Se si adotta una
visualizzazione dei contatti di tipo tabellare (dal menù a cascata
Visualizza>Visualizzazione corrente), si può cliccare sulle intestazioni di colonna per
disporre le informazioni secondo la colonna selezionata (cliccando più volte si alterna
l’ordinamento crescente o decrescente, come evidenziato da una freccia che appare nella
casella di intestazione della colonna).
Per applicare un criterio di ordinamento più complesso, riguardante più campi, si può
selezionare il comando Personalizza visualizzazione corrente dal menù a cascata
Visualizza>Visualizzazione corrente e quindi cliccare sul pulsante Ordina. Appare la
finestra di dialogo Ordina che consente di selezionare fino a quattro campi, in base ai
quali applicare l’ordinamento delle informazioni.
Un clic sul pulsante OK chiude la finestra e applica l’ordinamento alla visualizzazione.
Per rimuovere successivamente un criterio di ordinamento si può selezionare la stessa
sequenza di menù fino ad aprire la finestra di dialogo Ordina e quindi cliccare sul
pulsante Cancella tutto; come sempre chiudere poi la finestra con un clic sul pulsante OK.

Creare e aggiornare attività

Per inserire una nuova attività si può cliccare sulla freccia a destra del pulsante Nuovo
della barra degli strumenti standard e quindi selezionare la voce Attività nel menù a
discesa che appare.
Si apre così la finestra di composizione di una nuova attività, costituita dalle schede
Attività e Dettagli.
Nella scheda Attività si possono inserire nelle caselle corrispondenti le informazioni
riguardanti l’attività (oggetto, scadenza, priorità, ecc.) oltre ad eventuali annotazioni.
Ulteriori parametri possono essere specificati nelle caselle della scheda Dettagli (es. Dati
fatturazione).
Al termine cliccare sul pulsante Salva e chiudi, nella barra degli strumenti della finestra,
per completare la procedura di inserimento della nuova attività, che sarà così elencata
nella cartella Attività di Outlook.
Per apportare modifiche a un’attività esistente si può fare un doppio clic in
corrispondenza, dopo aver selezionato la cartella Attività nella barra di Outlook. Si apre
così la finestra dell’attività, in cui è possibile apportare le modifiche necessarie e quindi
cliccare sul pulsante Salva e chiudi.

Accettare e rifiutare attività

È possibile assegnare un’attività a un altro utente. Nella finestra di nuova attività si può
cliccare sul pulsante Assegna attività; quindi è necessario specificare il destinatario (come
indirizzo di posta elettronica) nella casella A, eventualmente selezionandolo dalla
Rubrica, attivabile con un clic sul pulsante A adiacente alla casella stessa.
Dopo aver inserito le informazioni necessarie nelle corrispondenti caselle e aver
selezionato le opzioni volute, si può cliccare sul pulsante Invia.
Il messaggio viene trasferito alla cartella Posta in uscita e di qui alla cartella Posta in
arrivo del destinatario, che potrà leggere il messaggio facendo un doppio clic in
corrispondenza.
Nella finestra del messaggio troverà i pulsanti Accetta e Rifiuta, mediante i quali
rispondere alla richiesta di assegnazione di attività. In entrambi i casi verrà inviato un
messaggio di risposta al mittente dell’attività, messaggio che potrà eventualmente essere
personalizzato.

Organizzare le attività per

categoria
Come per gli altri elementi di Outlook è possibile organizzare le attività per categorie, in
modo da rendere più agevole la visualizzazione, quando sono elencate numerose attività.
Per assegnare un’attività a una o più categorie si può selezionare l’attività e quindi cliccare
sul comando Categorie del menù Modifica.
Nel riquadro Categorie disponibili, della finestra di dialogo che appare, sono elencate le
categorie che possono essere selezionate con un clic nella casella corrispondente (un
successivo clic deseleziona la categoria).
Le categorie selezionate appaiono nel riquadro Categorie di appartenenza.
Al termine cliccare sul pulsante OK per chiudere la finestra di dialogo.
È possibile effettuare l’assegnazione a più attività, purché vengano precedentemente
selezionate (Ctrl+Clic per selezioni multiple).

Assegnare attività ad altri

Per assegnare un’attività ad un altro utente bisogna inviare una richiesta di attività come
messaggio di posta elettronica, che il destinatario può accettare o rifiutare.
L’utente che crea una nuova attività si definisce “proprietario” dell’attività stessa, nel
senso che ha l’esclusivo accesso alla stessa per eventuali modifiche.
Con la procedura di assegnazione la proprietà si trasferisce all’eventuale destinatario, che
accetta l’attività, mentre all’originario proprietario resta la possibilità di conservare una
copia della stessa nell’elenco attività (altrimenti verrebbe cancellata automaticamente) e di
ricevere rapporti sullo stato di avanzamento dell’attività (si tratta di opzioni selezionabili
nella finestra di attività).
Per inviare la richiesta di attività si può cliccare sul pulsante Assegna attività nella barra
degli strumenti della finestra di attività e quindi specificare le informazioni necessarie
nelle caselle che appaiono.
È indispensabile indicare il destinatario della richiesta (un indirizzo di posta elettronica)
mediante digitazione o selezione dalla Rubrica, quest’ultima attivabile con un clic sul
pulsante A.
Per trasferire il messaggio alla cartella Posta in uscita bisogna cliccare sul pulsante Invia.

Cambiare la visualizzazione
delle attività
Selezionando il comando Visualizzazione corrente del menù Visualizza si attiva un menù
a cascata, che consente di modificare la modalità di visualizzazione per la cartella di
Outlook in uso.
Per la cartella Attività in particolare la visualizzazione standard è quella di Elenco
semplificato, riportata nella figura seguente, in cui sono elencate le attività e le rispettive
scadenze; appaiono barrate le attività completate e in rosso quelle scadute ma non ancora
completate.
Creare e usare documenti di
Office all’interno di
Outlook2000
È possibile creare e utilizzare documenti di Office, senza uscire dalla finestra di Outlook.
Per fare ciò si può selezionare il menù a cascata Nuovo dal menù File e quindi la voce
Documento di Office. Si apre la finestra di dialogo che consente di selezionare il tipo di
documento da utilizzare.
Selezionata l’icona corrispondente si può cliccare sul pulsante OK.
Appare una finestra di avviso in cui bisogna selezionare una delle opzioni di creazione,
necessarie a specificare la destinazione del documento che si sta creando: inserire il
documento nella cartella selezionata oppure inviare il documento a un destinatario di
posta elettronica.
Nel primo caso si apre la finestra del programma, in cui si può elaborare e quindi salvare il
nuovo documento, con possibilità di effettuare tutte le personalizzazioni necessarie (es.
inserire un oggetto nella scheda Riepilogo della finestra Proprietà, aperta con la sequenza
di menù File>Proprietà).
Nel secondo caso appare una finestra di dialogo, che rappresenta una fusione del
programma di creazione del documento con la finestra di un nuovo messaggio di posta.
La scheda Messaggio in particolare consente di specificare destinatario e oggetto del
messaggio, mentre la scheda Documento consente di elaborare il documento nel normale
ambiente di modifica.
Per inviare un documento di Word a un contatto si può anche selezionare il comando
Nuova lettera al contatto dal menù Azioni (dopo aver selezionato il contatto destinatario),
che avvia una procedura guidata di composizione del documento, attivando
automaticamente la finestra di Word.

Creare e modificare note

Per creare una nuova nota si può cliccare sul pulsante Nuova nota, sulla barra degli
strumenti standard della finestra Note oppure attivare con la freccia a destra del pulsante
Nuovo (sulla barra degli strumenti standard di Outlook) il menù a discesa da cui
selezionare la voce Nota.
In entrambi i casi appare la finestra della nota, costituita da un riquadro (giallo per
impostazione predefinita) modificabile nelle dimensioni come qualunque finestra di
Windows e in cui si può digitare il testo del promemoria (senza applicare formattazioni).
In alto a destra c’è il pulsante (X) di chiusura della finestra, mentre in basso è indicata la
data e l’ora dell’ultima modifica.
Per modificare una nota esistente si può fare un doppio clic sull’icona corrispondente,
effettuare le modifiche nella finestra della nota e al termine chiudere la finestra con
l’apposito pulsante.

Organizzare e visualizzare
note
Come per tutti gli elementi di Outlook, le note possono essere visualizzate secondo
diverse modalità di visualizzazione, selezionabili mediante il menù a cascata attivato dal
comando Visualizzazione corrente del menù Visualizza (dopo aver selezionato la cartella
Note nella barra di Outlook).
La visualizzazione standard è per Icone e raffigura i diversi elementi con l’icona della nota
e sotto il titolo della nota stessa.
È possibile organizzare in maniera personalizzata le note e visualizzarle per categorie o
per colori.
L’associazione di una nota a una o più categorie si può effettuare in maniera analoga a
quanto indicato per gli altri elementi di Outlook.

Personalizzare le note
Per modificare il colore di una nota, si può cliccare con il tasto destro in corrispondenza
dell’icona della nota nella finestra Note di Outlook e selezionare il comando Colore dal
menù di scelta rapida; apparirà un menù a cascata in cui scegliere il colore desiderato.
È possibile inoltre copiare o spostare le note in altre cartelle, create secondo le stesse
modalità indicate per altri elementi di Outlook, per raggrupparle in maniera
personalizzata.
Se si sposta in particolare per trascinamento una nota sul Desktop di Windows, questa
apparirà come icona anche dopo la chiusura del programma Outlook.
 Credits
Redazione:
Massimo Curci, Fabrizio Recchia

ARTEMIS Comunicazioni Multimediali S.r.l.

080 4971475 – www.artemislab.it

Impaginazione:
Elisa Donzella

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