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Il Punto di Accesso
Ogni mail certificata segue un preciso percorso (identificato dallo standard RUPA) scandito da tre
punti di transito della mail stessa. Nei seguenti grafici viene indicato il percorso di una mail
certificata diretta ad un altro indirizzo di posta certificata e ad uno di posta convenzionale. Il
messaggio proviene dal client di un Utente di posta certificata o dall’accesso tramite portale
Webmail. I Mail Server preposti alla ricezione delle mail sono dedicati esclusivamente allo
smistamento/autenticazione di posta certificata e, dopo una verifica formale, inviano il messaggio
al mail processor che provvede alla creazione della ricevuta di accettazione e al messaggio di
trasporto.
Il Punto di Ricezione
Il punto di ricezione riceve sia posta certificata che posta ordinaria.
Le mail destinate a domini di posta certificata vengono instradate verso il modulo di certificazione.
Quindi viene rilasciato il messaggio originale (oppure modificato in messaggio di anomalia di
trasporto), più la ricevuta di presa in carico.
Il Punto di Consegna
Le mail consegnate agli utenti provengono esclusivamente dal modulo di certificazione e sono ora
corredate di certificazione oltre alla ricevuta di presa in carico.
Caratteristiche dell'Architettura
Il servizio di Posta Elettronica Certificata consente di inviare e ricevere messaggi in formato
elettronico, in maniera analoga alla tradizionale posta elettronica, con in più la garanzia, da parte
del mittente, dell’avvenuta consegna del messaggio (ricevuta di ritorno). Con la posta certificata,
inoltre, si garantisce la possibilità di firmare il messaggio e di poter risalire al momento in cui è
avvenuto l’invio del messaggio stesso.
La posta inoltrata tra Domini certificati viene elaborata applicando criteri di inserimento e controllo
della firma digitale, fornendo così un meccanismo di certificazione dei messaggi scambiati tra
mittenti e destinatari.
Il servizio si basa su una integrazione del sistema di posta certificata con le seguenti componenti
che soddisfano i requisiti aggiuntivi:
• MailBox Multiutente;
• MailBox Titolare;
Login
La pagina di login della webmail, oltre alla funzione di accesso, contiene le opzioni relative alla
gestione della password e del codice di attivazione:
Questo link permette il primo accesso agli utenti muniti di codice di attivazione; premendo il link si
viene ridiretti ad una pagina di attivazione utente dove devono essere inseriti: DN, Codice
Attivazione (ricevuto o via SMS o via Mail). Viene chiesto anche di impostare la propria password
seguendo il regolamento descritto in basso nella pagina; per confermare premere “Invia” oppure
per annullare premere “Annulla”
Questo link permette il reset password agli utenti muniti di codice di reset (precedentemente
richiesto); premendo il link si viene ridiretti ad una pagina di reset utente dove devono essere
inseriti: DN, Codice Reset (ricevuto o via SMS o via Mail). Viene chiesto anche di reimpostare la
propria password seguendo il regolamento descritto in basso nella pagina; per confermare premere
“Invia” oppure per annullare premere “Annulla”
Questo link permette il recupero password; premendo il link si viene ridiretti ad una pagina di
recupero password dove devono essere inseriti: DN, Mailbox, N.Telefonico(se si sceglie il check
“SMS”) oppure: DN, Domanda n.1, Risposta n.1, Domanda n. 2, Risposta n. 2 (se si sceglie il
check “Domande segrete”); per confermare premere “Invia” oppure per annullare premere
“Annulla”
Funzionalità dell'Utente
L'Utente Finale è colui che utilizza in maniera diretta il servizio di Posta Certificata.
In questo manuale viene data spiegazione del funzionamento dell'Interfaccia web attraverso la
quale detto Utente potrà fruire dei servizi assegnatigli dall'Amministratore.
Cambia Mailbox
Questa funzionalità mostra una pagina con tutte le caselle di posta associate all'utente (sia quelle
Multiutente che quelle Titolari, se presenti). Cliccando su una di queste, si viene portati alla
mailbox selezionata.
Messaggi in Arrivo
In questa cartella della Webmail sono visualizzati tutti i messaggi di posta presenti nella MailBox
che non siano stati archiviati.
In questo spazio gli Utenti finali potranno vedere la lista di tutti i messaggi di posta arrivati nella
MailBox e di essi potrà conoscere lo stato di Presa in Carico:
• Ogni messaggio di posta ricevuto ha la possibilità di essere Preso in Carico da uno o più
Utenti (NON contemporaneamente). La presa in carico di un messaggio consente di
rispondere al messaggio o di inoltrarlo;
• La possibilità di prendere in carico un messaggio si ha quando nessun altro utente ha
accesso in quel momento a quel messaggio. Questo è indicato dall'icona
La suddetta icona è "cliccabile" e consente l'accesso diretto in lettura al messaggio
selezionato. In questo modo viene preso in carico il messaggio, a meno che non lo si rilasci
subito.
• L'impossibilità di prendere in carico un messaggio si verifica quando un altro Utente, al
momento della richiesta, ha già preso in carico (e quindi stà trattando) tale messaggio. In
questo caso viene visualizzata l'icona
Questa icona non è "cliccabile" e non consente l'accesso diretto alla lettura della mail (a
meno che all'utente non sia concesso di riaprire i messaggi già presi in carico da altri, come
trattato più avanti).
Una volta selezionata una mail da visualizzare, cliccando sull'Oggetto, oppure sul segnalino verde
che indica la disponibilità di Presa in Carico, comparirà la pagina con i dettagli della mail e con le
possibilità operative offerte sulla stessa. In questa pagina sono presenti:
• l'icona allegato: indica che in quella mail sono presenti dei documenti allegati.
• il certificato utilizzato: indica la certificazione del messaggio ed è contrassegnata
dall'icona
Cliccando sull'icona si apre una finestra nella quale viene visualizzato il certificato relativo
al messaggio selezionato;
• l'oggetto del messaggio: indica qual è l'oggetto del messaggio di posta.
Nella lista di tutti i messaggi sarà possibile individuare i messaggi con alta priorità che saranno
contraddistinti con l'icona
Nota: I messaggi contenuti nelle caselle multiutente sono indicati come letti in base all'utente
collegato: ad esempio se l'utente pippo accede ad una casella multiutente e non ha mai letto il
messaggio XYZ, questo messaggio apparirà come non letto per l'utente pippo, anche se altri utenti
lo hanno già visionato.
Ricevute
Il campo "Ricevute" visualizza le ricevute di accettazione della mail da parte del Sistema, di
consegna al destinatario ed eventuali messaggi di errore.
Posta Indesiderata
Nella cartella “Posta Indesiderata” vengono conservate le e-mail di posta ordinaria che l'antispam
ha considerato come probabile spam.
Ogni e-mail, nella colonna S.L., ha una icona associata che indica il livello di probabilità che sia
spam:
Bozze
La pagina "Bozze" è quella in cui vengono immagazzinate le e-mail salvate dall'utente per copia di
sicurezza o per un futuro invio.
Le bozze sono richiamabili in qualunque momento e gestibili come una mail appena composta, con
tutte le opzioni e le possibilità offerte dalla pagina di composizione di una mail.
Per editare un messaggio precedentemente scritto è possibile cliccare sull'oggetto del messaggio
stesso e, una volta aperto, apportare le eventuali modifiche o aggiungervi i necessari allegati.
Successivamente è possibile scegliere una delle seguenti opzioni:
• Annulla.: consente di annullare i cambiamenti apportati al messaggio;
• Salva: consente di salvare la bozza con le modifiche apportate;
• Invia: consente di inviare subito la mail con le modifiche e gli allegati eventualmente
aggiunti.
I messaggi presenti in questa cartella possono essere ordinati, tramite l'apposito menù di scelta a
discesa, secondo due criteri:
Messaggi Inviati
Questa pagina contiene un archivio di tutti i messaggi inviati dall'Utente. La lista dei messaggi
inviati può essere ordinata per mittente, oggetto della mail o data di invio. Per ciascuna mail
inviata è possibile l'apertura per visionare i dettagli della mail e la stampa.
Scrivi Messaggio
Come nei tradizionali sistemi di posta elettronica la voce "Scrivi Messaggio" consente di
comporre un messaggio di posta e di aggiungere eventuali allegati.
In questa sezione è possibile scrivere i messaggi da spedire. Per ogni messaggio è possibile
specificare:
Una volta scritto il messaggio da inviare, è possibile scegliere fra una delle seguenti opzioni:
La ricerca di un messaggio avviene valorizzando uno o più campi, tra quelli elencati, allo scopo di
restringere la ricerca al minor numero possibile di messaggi. Infatti la ricerca terrà conto di ogni
criterio inserito, sgrossando via via i risultati per offrire all'utente un insieme il più ristretto
possibile di risultati.
Una volta selezionato i criteri desiderati, è possibile cliccare sul pulsante Cerca per iniziare la
ricerca
Effettuata la Ricerca, i risultati verranno riportati in una pagina, e comprenderanno tutti i messaggi
che rispondano ai requisiti impostati nei criteri di ricerca.
È possibile accedere ad ogni messaggio cliccando sull'oggetto o effettuare una successiva ricerca
riempiendo nuovamente i campi opportuni.
Opzioni
Per gli utenti titolari delle mailbox, viene messo a disposizione un servizio di Gestione avvisi, che
ciascun utente può configurare in base alle proprie necessità.
• Invio avviso ad indirizzo posta : invio di un avviso alla ricezione di un messaggio all'atto
della sua consegna in una determinata casella di posta certificata, avviso da inviare con
cadenza periodica selezionabile dall'utente da un insieme di valori prestabiliti
• Modifica dati : l'utente può disattivare l'invio degli avvisi o modificare gli indirizzi di posta
indicati
Una volta selezionato il check "Servizio", vengono resi editabili tutti i campi in cui immettere i dati
di configurazione :
- email1
- email2
- email3
• intervallo temporale espresso in ore (1,12, 24, 48)
Perché venga innescato il meccanismo di invio di un avviso, deve pervenire un messaggio che
normalmente, in una mailbox, venga visualizzato nella webmail nel folder dei "Messaggi in
arrivo", vale a dire :
• busta di trasporto
• avviso di mancata consegna
• avviso di mancata consegna per superamento tempi 12H
• avviso di mancata consegna per superamento tempi 24H
• avviso di mancata consegna per virus
L'invio di un avviso verso le caselle di posta indicate, viene effettuato alla ricezione di uno dei
messaggi della tipologia indicata, a meno che non sia stato inviato un altro avviso nelle ultime n
ore, dove n è l'intervallo temporale che l'utente ha specificato.
All'atto dell'immissione dei parametri, viene verificato che gli indirizzi email indicati non siano
uguali tra loro né uguali all'indirizzo della mailbox per cui si sta configurando il servizio.
E' possibile inoltre impostare anche se accettare messaggi PEO dall'esterno, e in caso come trattarli
(salvataggio, inoltro o entrambi).
Recupero Password
Impostazioni domande segrete per recupero password:
Permette di impostare le domande segrete per il cambio della password; in caso di password dimenticata, se
viene abilitato, bisogna scegliere due domande segrete, alle quali devono corrispondere delle risposte.
Impostazione invio codice di reset via SMS:
Permette di impostare l'invio del codice di reset tramite SMS; se viene abilitata questa modalità c'è la
possibilità di inserire massimo due numeri telefonici.
Al momento della modifica della funzione di reset tramite sms (sia in fase di attivazione che di
disattivazione) deve essere inviato all’utente un sms ai numeri impostati (o rimossi o modificati) con la
notifica della modifica effettuata alla funzione.
Accesso Singolo
Questa funzione, attivabile dall'Amministratore per alcuni utenti, permette di impostare l'accesso
alla mail box dell'utente in questione in modo che l'accesso sia concesso solo ad una sessione. Se
l'utente attiva tale possibilità, una volta che accede alla maibox, la sua sessione sarà unica; qualora
proverà ad accedere con le stesse credenziali da un'altra postazione, un alert lo avviserà che una
sessione è già attiva e lo inviterà a scegliere se accedere (invalidando la sessione precedentemente
aperta) o a desistere dal tentativo. Se accede, invaliderà l'altra sessione, in modo che eventuali
operazioni effettuate sulla "vecchia" sessione scateneranno la chiusura dell'applicazione (in quanto
avente sessione scaduta).
Se l'utente non abiliterà tale funzionalità, il comportamento sarà quello standard (uguale a quello di
chi non ha la possibilità di attivarla perchè non abilitato): dovunque si acceda con le stesse
credenziali verrà creata una nuova sessione e si potrà lavorare in parallelo sulla stessa utenza da
diverse postazioni (o da diversi browser/sessioni sulla stessa postazione).
Rubrica
Questa funzione, permette a un utente di gestire una propria collezione di contatti. L'utente gode
anche della possibilità di organizzare tali contatti in Gruppi (Liste di distribuzione). Durante la
composizione di un nuovo messaggio, l'utente può inserire o il singolo contatto, o la lista di
distribuzione, semplicemente accedendo alla loro ricerca tramite i pulsanti "Contatti" e "Liste" . Le
funzionalità di gestione delle liste utente e dei suoi contatti si raggiungono selezionando la voce
Rubrica dal menù alla sinistra. Dal nodo Rubrica appaiono le voci Contatti e Gruppi, dedicati
appunto, alla gestione dei Contatti Utente (nome, cognome, indirizzo email, telefono mobile,
telefono fisso e organizzazione) e le liste di distribuzione (intese come collezione ordinata dei
contatti). Dopo aver selezionato una voce (Contatti/Gruppi), dalla pagina mostrata è possibile
inserire delle informazioni per la ricerca del contatto/gruppo. Una volta trovato, viene visualizzato
e si possono modificare alcuni suoi attributi. E' possibile creare nuovi contatti/gruppi o rimuoverli.
Gestione Cartelle
Questa pagina permette la gestione delle cartelle: è possibile crearne di nuove, spostarle e
cancellarle. Inoltre è possibile svuotare il Cestino. Infine cliccando su una cartella si accede ad essa
(vengono visualizzati i messaggi in essa contenuti).
Per scaricare in locale un singolo messaggio è possibile cliccare sulla corrispondente icona della
colonna Download mentre selezionando più messaggi, è possibile scaricarli in formato zip
attraverso il menu a tendina Azioni – Download.
Per visualizzare tutti i messaggi dell'archivio, cliccare su nome dell'archivio. Nel caso l'archivio
non sia stato indicizzato, non è possibile visualizzare i messaggi ma è comunque possibile inoltrare
la richiesta per scaricarlo attraverso la corrispondente icona posta sulla colonna Download.
La richiesta sarà elaborata in modo asincrono: il tempo per ultimare la richiesta è variabile in
funzione della dimensione dell'archivio e del numero di richieste da elaborare. Al termine
dell'elaborazione verrà inviata una email, all'indirizzo richiedente, con il link per poter scaricare in
locale l'intero archivio.
Accedendo al link inviato via email, si accede alla pagina di autenticazione nella quale è necessario
inserire la propria password per poter completare il download.
Ricerca Archiviati
La voce di menù “Ricerca archiviati” consente di effettuare ricerche sui messaggi archiviati.
Tutti i criteri di ricerca sono in congiunzione (AND) tra loro e le ricerche possono essere effettuate
solo all'interno di un mese.
Dopo aver eseguito la ricerca attraverso il tasto Cerca, i messaggi che corrispondono ai criteri
impostati saranno mostrati nella sezione Risultati della ricerca. La lista dei messaggi trovati è
simile alla lista dei messaggi archiviati ed è quindi possibile leggere o scaricare un singolo
messaggio o scaricare tutti i messaggi selezionati.