Manualtranspos 2011 P

5/16/2018 ManualTransPOS2011P-slidepdf.
com
Panduan (Manual Book)
T R A N S P O S
prima
versi 2011 [Build 3.75]

Copyright © 2010-2011
http://slidepdf.com/reader/full/manualtranspos2011p 1/55
5/16/2018 ManualTransPOS2011P-slidepdf.com
DAFTAR ISI
1. PENDAHULUAN
1.1. Tentang TransPOS ……………………………………………………………… 1
1.2. Fitur-fitur ………………………………………………………………………….. 1
1.3. Garansi ……………………………………………………………………………. 4
1.4. Pra Instalasi ……………………………………………………………………….. 4
1.5. Instalasi ……………………………………………………………………………. 5
1.6. Registrasi ………………………………………………………………………….. 5
1.7. Membuka Program …………………………………………………………….. 7
1.8. Alur Penjualan Retail ………………………………………………………….. 8
2. SETTING AWAL

2.1. Setting Regional & Date Time Windows …………………………………… 8
2.2. Setting Data ……………………………………………………………….. 9
2.3. Setting Resolusi Monitor ……………………………………………………. 11
2.4. Setting Awalan Nota ……………………………………………………... 11
2.5. Identitas Usaha & Setting Program …………………………………………. 11
2.6. Setting Printer ……………………………………………………………… 12
2.7. Setting Cash Drawer ……………………………………………………….. 14
2.8. Hak Akses User ………………………………………………………….. 15
3. MENGISI DATA MASTER

3.1. Data Pelanggan ……………………………………………………………….. 16
3.2. Data Sales ………………..…………………………………………………… 17
3.3. Data Supplier ………………………………………………………………… 18
3.5. Data Lokasi

3.4. Data ……………….…………………………………………………….
Kategori Barang & Jasa ……………………………………………………… 19
20
3.6. Data Barang & Jasa ……………………………………………………………. 21
3.7. Pos Kas ………………………………………………………………………….. 24
4. TRANSAKSI-TRANSAKSI
4.1. Stok/ Persediaan
4.1.1. Stok Awal ………………………………………………………… 25
4.1.2. Mutasi Stok ……………………………………………………….. 25
4.1.3. Stok Opname ……………………………………………………… 26
4.2. Pembelian
4.2.1. Pemesanan Barang (PO) …………………………………………… 27
4.2.2. Pembelian ………………………………………………………… 27
4.2.3. Retur Beli …………………………………………………………. 30

4.2.4. Hutang & Konsinyasi ………………………………………………. 31
4.3. Penjualan
4.3.1.Pesanan Barang (SO) ……………………………………………… 33
4.3.2.Penjualan (Kasir) ………………………………………………… 34
4.3.3.Retur Jual ……………………………………………………….. 38
4.3.4.Piutang …………………………………………………………… 39
4.4. Transaksi Kas
4.4.1. Saldo Awal Kas ………………………………………………………… 39
4.4.2. Transaksi Kas …………………………………………………………… 40
4.5. Transaksi Kasir
4.5.1.Modal Kasir ………………………………………………………. 40
4.5.2.Pengeluaran Kasir ……………………………………………….. 41
4.5.3.Uang dalam Cash Drawer ……………………………………….. 41
4.5.4.Laporan Penjualan Kasir …………………………………………. 42

5. TUTUP TAHUN ………………………….………………………… 43
6. LAPORAN-LAPORAN
6.1. Jenis Laporan …………………………………………..………………. 44
A. Jenis-jenis Laporan ……….………………………………………. 44
B. Komisi Sales ……………………………………………………. 44
6.2. Mencetak & Menyimpan Laporan …………………………………………. 44
7. CETAK LABEL BARCODE & LABEL HARGA ………………………… 45
8. BACKUP & BUKA FILE BACKUP ……………………………………… 46
9. DATA BARU ……………………………………………………… 47
10. PERBAIKI & OPTIMALKAN DATA ……………………………………… 47
11. JARINGAN (LAN) ……………………………………………………. 49
12. PERANGKAS KERAS TRANSPOS ……………………………………. 51
13. DUKUNGAN TEKNIS ………………………………………………… 52
Panduan TRANSPOS 2011 Prima
1. PENDAHULUAN
1.1. TENTANG TRANSPOS
Software TRANSPOS dirancang untuk mengelola transaksi pada Penjualan Retail.
Pengelolaan itu meliputi:
1. Penjualan
2. Pembelian
3. Hutang
4. Piutang
5. Stok/ persediaan
6. Data Pelanggan
7. Data Supplier
8. Data Barang
9. dll
Software TRANSPOS dirancang untuk mempermudah dalam melakukan transaksi. Tidak

hanya itu saja pengoperasian TransPOS mudah dan dapat menyajikan data yang akurat
dalam beberapa jenis laporan termasuk laporan keuangan. Transpos juga dilengkapi fasilitas-
fasilitas lain yang mendukung dan mempermudah pihak manajemen dalam mengelola usaha
penjualan retailnya.
Software TRANSPOS dirancang sedemikian rupa sehingga dapat mengakomodasi semua

aktivitas Penjualan Retail dan dirancang sesuai apa yang dibutuhkan dalam Penjualan Retail
sehingga benar-benar efektif dan pas untuk Anda.
Software TRANSPOS mempunyai kelebihan yaitu:

1. Mudah digunakan & mudah dirawat
2. Stabil
3. Secure
4. Fitur Lengkap
5. Handal & Teruji
6. Dukungan Teknis
1.2. FITUR-FITUR
Berikut ini adalah fitur-fitur software TransPOS 2010 versi Standar, Prima & Enterprise.
TransPOS TransPOS TransPOS

No. F i t u r
Standard Prima Enterprise
A. Fitur Umum
1 Item penjualan: Barang & Jasa -- Ya Ya
2 Multi User Ya Ya Ya
3 Multi Gudang -- Ya Ya
4 Mutasi Stok -- Ya Ya
5 Pengaturan Hak Akses (Flexible) Ya Ya Ya
6 Harga Bertingkat (Harga Grosir) Ya Ya Ya
7 Multi Hold (Pending) Antrian Penjualan Ya Ya Ya
8 Gabung Meja (Join Bill) -- Rumah Makan, Café, dll Ya Ya Ya
9 Penjualan & Pembelian Kredit Ya Ya Ya
10 Pembayaran Hutang & Pelunasan Piutang Flexible Ya Ya Ya
11 Retur Penjualan & Pembelian | Cetak Retur Ya|-- Ya Ya
12 Edit/Koreksi & Hapus Penjualan & Pembelian Ya Ya Ya
13 Stok Awal Ya Ya Ya
14 Stok Opname Ya Ya Ya
15 Kartu Stok Ya Ya Ya
16 Konsinyasi Pembelian -- Ya Ya
17 Informasi Kadaluarsa (expired) -- (*) (*)
18 PO/SO (Purchase & Sales Order) -- Ya Ya
19 Perhitungan HPP metode Average (rata-rata) Ya Ya Ya
20 Perhitungan HPP metode LIFO/FIFO -- - di versi lain - - di versi lain -
-- (*) (*)
21
22 Presensi
Pembukuan& Gaji Karyawan
(Book Keeping) -- Ya --
23 Akuntansi (Accounting) -- -- Ya
Hal 1 dari 52
24 Fasilitas Pencarian Data (Flexible) Ya Ya Ya

25 Laporan Rugi/Laba Ya Ya Ya
26 Ubah Warna Theme Ya Ya Ya
27 Cetak/Print Faktur Pembelian & Penjualan Ya Ya Ya
28 Discount Pembelian & Penjualan (per Barang & Faktur) Ya Ya Ya
29 Tambah data barang di Form Pembelian Ya Ya Ya
30 Edit harga bertingkat di Form Pembelian Ya Ya Ya
31 Data Pelanggan Ya Ya Ya
32 Data Sales & Komisi -- Ya Ya
33 Data Supplier Ya Ya Ya
34 Laporan per Kasir Ya Ya Ya
35 Backup & Restore Data Ya Ya Ya
36 Repair/Fix Data Ya Ya Ya
37 Setting Nama Toko/Usaha, Alamat & Telepon Ya Ya Ya
Mendukung Pengoperasian Tombol Keyboard
38 Ya Ya Ya
(shortcut)
39 Mendukung jaringan LAN Ya Ya Ya
40 Mendukung Barcode Scanner (Pembelian & Penjualan) Ya Ya Ya
41 Mendukung Mini Printer (beberapa tipe & merk) Ya Ya Ya
42 Mendukung Cash Drawer Ya Ya Ya
43 Mendukung Cetak Label Harga Ya Ya Ya
44 Mendukung Cetak Label Barcode -- Ya Ya

45 Mendukung Cetak Data Barang Ya Ya Ya
46 Mendukung Cetak Data Pelanggan, Supplier & Sales --|Ya|-- Ya Ya
47 Mendukung Cetak Item Barang di Struk 2 Baris -- Ya Ya
48 Direct Print -- Cetak Struk (Tanpa Driver - lebih cepat) Ya Ya Ya
49 Driver Printer -- Cetak Struk, Faktur & Laporan Ya Ya Ya
Reset Nota Struk/Nota Penjualan & PO (Purchase
50 Ya|-- Ya Ya
Order)
51 Data Barang & Transaksi tidak dibatasi Ya Ya Ya
52 Update Fitur Gratis Ya Ya Ya
53 Garansi (Support System) Software 1 Tahun 6 bln Ya Ya
54 Panduan (Manual Book) Ya Ya Ya
55 Compatibility: Windows98/ME/2000/NT/XP Ya Ya Ya
56 Lisensi Software (2 komputer) 1 PC Ya Ya
(*) dalam pengembangan

B. F i t u r K a s i r
Gabung Item Penjualan di Layar
1 Ya Ya Ya
(dg Barcode Scanner atau Keyboard)
2 Hapus item Penjualan di Layar Ya Ya Ya
3 Bersihkan tampilan di Layar (Cancel) Ya Ya Ya
4 Cetak Ulang Struk/nota & Faktur Ya|-- Ya Ya
5 Pencatatan Modal & Pengeluaran Kasir Ya Ya Ya
6 Cetak Laporan Keuangan Kasir (kertas 75mm) Ya Ya Ya
7 Display informasi stok Ya Ya Ya
8 Display Teks Berjalan Ya Ya Ya
9 Pilihan Cetak Struk atau Tidak Ya Ya Ya
10 Setting printer Struk/nota & Faktur Ya|-- Ya Ya
Indikator pengingat harga Satuan & Diskon
11 Ya Ya Ya
(bila di bawah harga jual)
12 Cetak Laporan Kasir dengan Printer Mini (kertas 75mm) Ya Ya Ya
13 Tombol shortcut buka Cash Drawer tanpa Print dulu Ya Ya Ya
14 Laporan Kasir :
a. Laporan per Nota Ya Ya Ya
b. Laporan Penjualan Bersih Ya Ya Ya
c. Laporan per Jenis Barang Ya Ya Ya
d. Laporan Pengeluaran Ya Ya Ya
C. Laporan-Laporan
1 Laporan Stok :
a. Nilai Persediaan Barang Ya Ya Ya
b. Persediaan per Lokasi -- Ya Ya
c. Stok di Bawah Limit Ya Ya Ya
d. Daftar Harga Jual Ya Ya Ya
e. Barang Tidak Laku Ya Ya Ya
f. Mutasi Stok -- Ya Ya
g. Stok Opname Ya Ya Ya
Hal 2 dari 52
g. Kartu Stok Ya Ya Ya
2 Laporan Pembelian :
a. Pembelian Total Ya Ya Ya
b. Pembelian Detail Ya Ya Ya
c. Pembelian per Supplier Ya Ya Ya
d. Pembelian per Kategori Ya Ya Ya
e. Retur Pembelian Ya Ya Ya
f. Pemesanan Barang (PO) -- Ya Ya
3 Laporan Penjualan :
a. Penjualan Total Ya Ya Ya
b. Penjualan Detail Ya Ya Ya
c. Penjualan per Pelanggan Ya Ya Ya
d. Penjualan per Supplier -- Ya Ya
e. Penjualan per Kategori Ya Ya Ya
f. Penjualan per Sales & Kalkulator Komisi -- Ya Ya
g. Penjualan per Kasir Total & Detail Ya|-- Ya Ya
h. Ranking Penjualan -- Ya Ya
i. Retur Penjualan Ya Ya Ya
j. Pesanan Barang (SO) Ya Ya Ya
k. Penjualan Jasa -- Ya Ya
4 Laporan Hutang
a. Hutang & Konsinyasi per Supplier Ya|-- Ya Ya
b. Pembayaran Hutang & Konsinyasi Ya|-- Ya Ya
c. Analisa Umur Hutang Ya Ya Ya
5 Laporan Piutang
a. Piutang per Pelanggan Ya Ya Ya
b. Pelunasan Piutang Ya Ya Ya
c. Analisa umur Piutang Ya Ya Ya
6 Keuangan :
a. Transaksi Kas (Pendapatan & Biaya) -- Ya --
b. Rekapitulasi Saldo -- Ya --
c. Laba / Rugi Total Ya Ya Ya
d. Laba / Rugi per Kategori Ya Ya Ya
e. Laba / Rugi per Supplier Ya Ya Ya
f. Laba per Pelanggan -- Ya Ya
g. Laba / Rugi per Tahun (bersih) -- Ya Ya
D. Pembukuan / Akuntansi
1 Saldo awal -- Ya Ya
2 Daftar Perkiraan/Akun -- -- Ya
3 Jurnal Kas -- Ya Ya
4 Jurnal Umum -- -- Ya
5 Daftar Transaksi Jurnal -- Ya Ya
6 Edit/Koreksi & Hapus Transaksi Jurnal -- Ya Ya
7 Posting Otomatis & Unposting -- Ya Ya
8 Laporan Jurnal Kas -- Ya Ya
9 Laporan Jurnal per Perkiraan -- -- Ya
10 Buku Besar -- -- Ya
11 Neraca -- -- Ya
12 Rugi / Laba -- Ya Ya
13 Tutup Tahun /Periode -- Ya Ya
Hal 3 dari 52
1.3. GARANSI
 Garansi berlaku bila kerusakan/ kesalahan (bugs) berasal dari software TransPOS.
 Garansi tidak berlaku bila kerusakan/ kesalahan disebabkan diluar software TransPOS
» Terinfeksi virus
(Penyebab: terkoneksi internet dan copy/transfer file dari atau ke flash disk, CD atau media storage lain).
» Bugs atau erorr dari software atau program aplIkasi lainnya
(Misal : corrupt file windows/ Operating system, Crash antar file program).
» Kerusakan hardware atau peralatan komputer
(Misal : aus/umur, tegangan listrik tidak stabil, perawatan salah/kurang benar)
» Kesalahan operasional oleh operator/user
(Misal : pemasangan alat-alat listrik yg salah, perawatan salah/kurang, file/data terhapus, modifikasi file,
hacking & cracking, decompile, overloading, perbaikan sendiri).
1.4. PRA INSTALASI

Sebelum instalasi TransPOS langkah-langkah yang harus dilakukan adalah:
1. Pastikan Komputer dalam kondisi baik (minimal belum pernah diservice), khususnya
komponen sbb:
- Motherboard
- Processor
- Hard Disk
- Baterei CMOS
pengaruh: bila hardware di atas rusak, lisensi software harus diganti baru karena dianggap beda
komputer (sistem lisensi OEM)
2. Pastikan menggunakan backup power (UPS)

pengaruh: kerusakan/corrupt data (sangat mungkin terjadi bila listrik sering mati/tidak stabil)
3. Pastikan pemasangan peralatan-peralatan listrik aman

pengaruh: umur hardware & lisensi
4. Sebaiknya Format Ulang Windows dahulu

pengaruh: kebersihan komputer dari kerusakan data karena corrupt, crash & virus
5. Sangat dianjurkan komputer yang di instal TransPOS khusus hanya untuk keperluan
Penjualan Retail atau PoS (Point of Sales) saja
pengaruh: kerusakan data karena corrupt & virus
6. Pastikan penggunaan Anti Virus yang diupdate secara berkala

pengaruh: kerusakan/hilang data
7. Backup data secara rutin periodik

pengaruh: pada saat kondisi force majeur (darurat)
8. Pastikan penggunaan media backup lain (Flash Disk atau CD) & secara manual (buku
harian transaksi)
pengaruh: pada saat kondisi force majeur (darurat)
9. Apabila nantinya Windows diformat/instal ulang harus dari Master CD windows yang sama
pengaruh: lisensi software
10. TransPOS berjalan optimal di Windows XP namun juga bisa berjalan di Win 98 SE, Win
ME, Win 2000 & Win NT. Windows 7 kami tidak sarankan namun bisa dicoba dahulu
diinstal & diexplore dahulu selama masa percobaan/latihan. Apabila semua fitur TransPOS
bisa di gunakan normal & tidak ada masalah silahkan lanjutkan dengan Windows 7.
pengaruh: lisensi software
 Sangat Dianjurkan Membaca:

 Lisensi software (di CD TransPOS)
 Informasi-informasi yang ada di website
Hal  dari 52
1.5. INSTALASI
Sebelum software TransPOS bisa dijalankan, terlebih dahulu dilakukan proses Instalasi pada
komputer Anda. Langkah-langkah instalasi software TransPOS adalah sebagai berikut:
1. Masukkan CD TransPOS ke CDROM atau DVDROM pada komputer Anda
(-- bila instal dari File Installer: double klik file Installer TransPOS 2011 Prima.exe,
kemudian langsung lanjut langkah ke-3 di bawah ini --)
2. Muncul menu pilihan sebagai berikut:
3. Klik menu Install TransPOS  Lanjut

4. Klik tombol Browse (bila ingin mengganti letak direktori)  Lanjut
5. Klik Instal  Selesai
1.6. REGISTRASI
Registrasi adalah proses pendaftaran hak penggunaan program sehingga hak user lebih
terjamin. Adapun registrasi dapat dilakukan setelah proses instalasi selesai atau setelah masa
uji coba program (15 hari) selesai.
Sebelum melakukan registrasi lakukan sebagai berikut:

1. Cek penanggalan (Date & Time) pada komputer Anda
2. Pastikan Baterei CMOS di Komputer masih bagus (tidak checksum error)
Sebelum Registrasi, sangat dianjurkan juga:

– Latihan & explore fitur-fitur di TransPOS
– Cek & setting Komputer
– Cek & setting Hardware PoS (Printer, Barcode Scanner & Cash Drawer)
– Cek & setting Hardware Jaringan (Port LAN atau LAN Card, dll)
a. Kode install b. Serial number

Lihat kode install berwarna merah (catat dan simpan) 12 digit Serial Number terdapat
dalam cover CD TransPOS di
bagian luar
Hal  dari 52
. Pengiriman
Setelah Kode install dan Serial Number di catat & disimpan, kirimkan kode install dengan
format sebagai berikut:
POSP<spasi>Nama Anda<spasi>kode install<spasi>serial number
Pengiriman bisa melalui:

1. SMS : 085 72972 0398
2. Email : reg@tokosoftwarekita.com , dengan Subject: REG POSP
d. Kode Registrasi
Anda akan menerima balasan dari kami berupa 24 digit kode registrasi.
– Masukkan kode registrasi tersebut di kotak kode registrasi
– Klik tombol Register
Input Kode
1. Input Registrasi
Kode Registrasi diketik (jangan di copy paste)!!
2. Bedakan:
O = huruf o ; 0 = angka nol ; I = huruf i ; L = huruf L ; B = huruf b ; 8 = angka 8
3. Tampilan kode registrasi di TransPOS memang selalu huruf besar (walaupun
diketik huruf kecil).
4. Bila input kode registrasi gagal, silahkan cek/teliti dulu & bila masih gagal silahkan
emailkan capture/screenshot form registrasi.
5. Catat dan Simpan baik-baik Kode Instal & Kode Registrasi anda!!
PEMROSESAN KODE REGISTRASI DARI KAMI MAKSIMAL 1 x 24 JAM KERJA

(setelah pengiriman registrasi dari Anda)
Hal  dari 52
1.7. MEMBUKA PROGRAM

Untuk menjalankan atau membuka Program TransPOS langkah-langkahnya sebagai berikut:
A. Klik icon TransPOS
1. Buka lewat menu program Windows
– Klik tombol Start  All Programs  TransPOS 2011 Prima  TransPOS Prima
2. –
Buka
Kliklewat icon
2x icon di Layar Dekstop
TransPOS:
B. Pilih tombol Lanjutkan bila program TransPOS belum diregistrasi (masih

masa percobaan 16 hari)
C. Pilih menu File  Login
D. Ketik Username dan Password
E. Tampilan TransPOS 2011 Prima
 Catatan Membuka Program

Pada pemakaian program pertama kali setelah instalasi gunakan :
– Username : A
– Password : (dikosongkan)
(Untuk selanjutnya silahkan ganti username & password di menu Setting  Hak Akses User )
Peringatan
– Default data setelah install adalah data untuk latihan (dblatihan) untuk pengenalan
– Setelah latihan, bila ingin data valid/baru gunakan fitur Data Baru (New) silahkan klik di tombol
Start Windows  All Programs  TransPOS 2011 Prima  Tools Program  Login  klik
tombol Data Baru  caranya lihat bab 8- Data Baru
Hal 7 dari 52
1.8. ALUR PENJUALAN RETAIL

Alur transaksi penjualan retail di komputer pada umumnya adalah sebagai berikut:
Dalam realitanya, alur transaksi penjualan retail terutama pada toko klontong, minimarket dll
ada beberapa cara yang disesuaikan dengan kondisi masing-masing. TransPOS
mengakomodasi kondisi-kondisi tersebut, dan berikut ini adalah contoh beberapa kondisi
tersebut beserta langkah-langkahnya:
1. Usaha baru akan mulai (kondisi 1)

Pada kondisi ini usaha/toko belum ada stok & transaksi (baru buka), berikut urutan alur
transaksinya:
1. Setting program
2. Isi Data Master
3. - - tidak ada Stok Awal - -
4. Pembelian
5.
6. Penjualan
Stok Opname
7. Transaksi Kas
8. Pelaporan
2. Usaha sudah berjalan (kondisi 1)

Pada kondisi ini usaha/toko sudah ada stok & sudah ada transaksi, berikut urutan alur
transaksinya:
1. Setting program
2. Isi Data Master
3. Isi Stok Awal  (langkah ini bisa dilewati, nantinya jumlah stok disesuaikan di Stok
Opname)
4. Pembelian
5.
6. Penjualan
Stok Opname
7. Transaksi Kas
8. Pelaporan
 Catatan Alur Penjualan Retail

 Stok Awal : Stok barang yang sudah ada di toko/gudang.
 Stok Opname : Penyesuaian jumlah stok barang di komputer dengan stok barang
berdasarkan perhitungan fisik.
 Bila tidak melakukan Pembelian (kondisi 1) & bila tidak melakukan Stok Awal (kondisi 2)
namun sudah melakukan Penjualan, maka jika jumlah stok minus (-) sesuaikan jumlah
stok di Stok Opname
Hal 8 dari 52
2. SETTING AWAL

2.1. SETTING REGIONAL & DATE TIME WINDOWS
A. Setting Regional
Pengaturan Regional sangat berguna dalam format penulisan angka atau bilangan, nilai
mata uang, waktu dan tanggal. Settinglah Regional dengan menggunakan Regional
Indonesia, langkah-langkahnya sebagai berikut:
1. Klik tombol Start  pilih Control Panel
2. Klik icon Date, Time, Language and Regional Options
3. Klik icon Regional and Language Options
4. Pilih “Indonesian” di menu combo (sebelah tombol Customize...)
5. Klik tombol OK
B. Setting Date Time

Setting tanggal & waktu pada Windows diperlukan karena tanggal & waktu program
TransPOS menggunakan sistem tanggal & waktu Windows, sehingga tanggal & waktu
Windows perlu disesuaikan.
Berikut ini cara menyesuaikan tanggal & waktu di Windows:

1. Klik 2x pada jam/waktu di pojok kanan Taskbar Windows
2. Sesuaikan Date (tanggal, bulan dan tahun)

3. Sesuaikan Time (jam, menit dan detik)
4. Pastikan pula Time Zone, pilih (GMT+07:00) Bangkok, Hanoi, Jakarta
5. Klik tombol OK
2.2. SETTING DATA

A. Setting Database di PC Server
Setting data diperlukan untuk mengarahkan program Transpos ke file database, sehingga data
bisa digunakan untuk transaksi dan sebagainya. Setting database bisa diakses dengan 2 (dua)
cara yaitu:
1. Otomatis
Cara ini akan secara otomatis memunculkan jendela Setting Data jika file database tidak
ada atau tidak ditemukan
Hal 9 dari 52
2. Start Menu Windows

Cara ini bisa dilakukan kapan saja (manual) dan bisa diakses lewat:
– Pastikan program TransPOS tidak sedang berjalan/dipakai (posisi ditutup/Close)
– Klik tombol Start di desktop Windows  All programs  TransPOS 2011 Prima 
pilih Tools Program  Login  Setting Data
Langkah-langkahnya sebagai berikut:

– Klik tombol di kotak Letak Database
– Pilih folder dimana file database berada
– Klik tombol di kotak Folder Priv

– Klik tombol Simpan  klik Ya
B. Setting Database di PC Client

Setting database di PC Client diperlukan apabila TransPOS digunakan untuk jaringan (lebih
dari 1 PC). Berikut cara settingnya:
– Sebelumnya silahkan setting jaringan terlebih dahulu untuk awal pemakaian (lihat Bab 14)
– Klik tombol Start di desktop  All programs  TransPOS 2011 Prima  pilih Tools
Program  isikan Login  pilih Setting Data
– Klik tombol di kotak Letak Database
– Pilih folder dimana file database yang digunakan di PC Server (yang telah disharing
sebelumnya)
 Geser/scroll, mouse ke bagian bawah
 Double klik folder My Network Places  double klik Entire Network  double klik
Microsoft Windows Network  double klik Nama jaringan/workgroup (contoh:
TRANSPOS)  double klik Nama komputer/PC Server  klik folder database  klik
tombok OK
– Klik tombol di kotak Folder Priv
 Geser/scroll mouse, klik folder priv di PC Client di direktori program TransPOS diinstal
(default di C:\Program Files\..\)
 Klik tombol OK
– Klik tombol Simpan  klik tombol Ya
– Kemudian program TransPOS akan otomatis terbuka  silahkan login
 Catatan Setting Data

 Untuk Letak Database bisa diletakkan atau ditempatkan di Drive atau folder mana saja
 Untuk Folder Priv diusahakan tetap di Drive:\Folder \Software TransCODE\TransPOS
2011 Prima\priv (drive dimana TransPOS diinstal)
Default file database ketika program TransPOS diinstal di direktori:

Drive:\Folder \Software TransCODE\TransPOS 2011 Prima\dbLatihan
(berfungsi untuk keperluan setting, misal: printer, dll & untuk latihan dahulu sebelum digunakan untuk
transaksi sesungguhnya)
Apabila Anda telah familiar menggunakan program TransPOS, silahkan buat Data
Baru/New
(sehingga -- lihat
data transaksi di bab
usaha 8 Data
Anda Baru
menjadi lebih valid )
Hal 10 dari 52
2.3. SETTING RESOLUSI MONITOR

Setting Resolusi Monitor/Layar diperlukan agar tampilan TransPOS full (tidak terpotong).
Minimal resolusi monitor adalah: 1024 x 768 pixels
2.4. SETTING AWALAN KOMPUTER

Sebelum digunakan untuk Penjualan untuk membedakan data transaksi antara Komputer satu
dengan Komputer lain, diperlukan setting Awalan Komputer. Yaitu dengan memberikan
pembeda dengan digit awal yang terlihat di No Struk/Nota. Setting ini digunakan bila
TransPOS digunakan dalam jaringan dengan komputer lebih dari 1 (satu)
Cara setting Awalan Komputer:

– Klik tombol Start di desktop Windows  All programs  TransPOS 2011 Prima  pilih
Tools Program  isikan Login  pilih Setting Data
– Ganti/ketikkan awalan komputer di kotak Awalan Komputer  klik tombol Simpan
Misal:
o jika kita isi Awalan Komputer dengan angka 1 maka no Struk/nota akan tercetak
1000010.11
o jika kita isi Awalan Komputer dengan huruf J maka no Struk/nota akan tercetak
J000010.11
 Catatan Awalan Komputer

 Awalan Komputer bisa diisi huruf atau angka (hanya 1 digit)
 Awalan Komputer dengan huruf/abjad bisa dengan huruf besar atau huruf kecil
 Awalan Komputer harus beda masing-masing komputer!
2.5. IDENTITAS USAHA & SETTING PROGRAM

Setting Awal dimulai dari setting Nama & Identitas Usaha, langkah-langkahnya sebagai
berikut:
1. Cara mengakses
– Klik menu Setting  Setting Program
2. Setting Nama & Identitas Usaha

Klik tab/tombol Perusahaan, lalu isikan sesuai Nama & Identitas Usaha Anda:
– Nama Perusahaan : ...muncul dalam Kop Faktur, Nota/Struk & Laporan...
– Alamat : ...muncul dalam Kop Faktur & Nota/Struk...
– Kota : ...muncul dalam Kop Faktur & Nota/Struk...
– No Telp : ...muncul dalam Kop Faktur & Nota/Struk...
– Logo : ...muncul dalam Kop Faktur & Kop Laporan...
Hal 11 dari 52
3. Setting Edit & Posting, klik tab/tombol Setting  centang atau kosongkan
 Harga jual bisa diedit :  mengizinkan Anda merubah harga jual satuan di Form Penjualan
 Langsung Posting Jual :  berarti data transaksi penjualan langsung otomatis terposting
(bila tidak di cek, maka nantinya diposting manual di Daftar Penjualan)
 Langsung Posting Beli :  berarti data transaksi pembelian langsung otomatis terposting
(bila tidak di cek, maka nantinya diposting manual di Daftar Pembelian)
4. Setting Catatan Kaki Nota/struk

– klik tab/tombol Nota
– ketik kata atau kalimat yang akan muncul di bagian bawah (footer ) Nota/struk
5. Setting Teks Berjalan

– klik tab/tombol Teks Berjalan Menu Kasir  ketikkan teksnya
Setelah semua kotak isian terisi sesuai keinginan lalu simpan  klik tombol Simpan
 Catatan Identitas Usaha & Setting Program

Pilihan Harga jual bisa diedit biasanya digunakan untuk kondisi:
1. memberikan harga khusus untuk Pelanggan
2. strategi penjualan
3. dll
2.6. SETTING PRINTER

1. Printer Faktur, Pemesanan Barang, Pesanan Barang (SO) & Laporan
Biasanya digunakan printer untuk kertas ukuran ½ A4/Qwarto (SO & Faktur) & A4/Qwarto
(Laporan).
– Instal driver printer & setting sebelum digunakan untuk cetak Faktur Pembelian, Faktur
Penjualan, Pemesanan Barang (PO), Pesanan Barang (SO) & Laporan-laporan.
– Ikuti langkah-langkah install & setting driver printer sesuai petunjuk atau panduan yang
ada.
A. Setting Printer Pemesanan Barang/Purchase Order (PO)

– Langkah ini dilakukan sewaktu akan melakukan Pemesanan Barang (PO)
– Selengkapnya lihat di bab Cetak Pemesanan Barang (PO) hal 26
B. Setting Printer Pesanan Barang/Sales Order (SO)

– Klik menu Penjualan  klik submenu Pesanan Barang (SO)
– Klik tombol Fold di bagian kanan atas form penjualan
– Klik salah satu option print out Pesanan Barang (SO): Print SO Kecil atau Print SO
Besar
(Setting ini bisa dilakukan juga sewaktu akan melakukan Pesanan Barang (SO))
Hal 12 dari 52
2. Printer Nota/Struk & Faktur Penjualan

Sebelum kasir melakukan transaksi penjualan, terlebih dahulu harus setting printer yang
digunakan untuk mencetak Nota/struk, caranya:
– Klik menu Penjualan  klik submenu Penjualan (Kasir) atau tekan tombol F9 di
keyboard
– Klik salah satu option printer yang sesuai dengan koneksi printer
Keterangan 
Printer Struk & Faktur:
- Serial : Cetak Struk untuk printer port Serial (Samsung, dll)  tanpa driver
- Paralel S : Cetak Struk untuk printer port Paralel (Star, dll)  tanpa driver
- Paralel E : Cetak Struk untuk printer port Paralel (Epson, dll)  tanpa driver
- LX 300/800 : Cetak Struk untuk printer port Paralel (Epson Seri LX)  tanpa driver
- Nota (Driver) : Cetak Struk untuk Printer Mini maupun Printer A4 dengan menginstal &
men-setting drivernya terlebih dahulu
- Zonerich : Cetak Struk untuk Printer Mini merk Zonerich (Thermal Printer – Kertas
55mm)  tanpa driver
- Faktur Kecil (Driver) : Cetak Faktur untuk printer port Paralel (Epson Seri LX) dengan Driver
(kertas ½ A4/Qwarto atau countinous form kecil) -- setting drivernya
terlebih dahulu & jadikan default printer
- Faktur Besar (Driver) : Cetak faktur untuk printer port Paralel (Epson Seri LX) dengan Driver
(kertas A4/Qwarto Full atau countinous form besar) -- setting drivernya
terlebih dahulu & jadikan default printer
3. Format No & Print Out Struk/Nota Penjualan
Print Out Struk 1 Baris: Print Out Struk 2 Baris:
Hal 13 dari 52
 Catatan Setting Printer Struk/Nota Penjualan

A. Ukuran Kertas Struk/Nota Penjualan adalah dengan lebar 75mm (kecuali printer Zonerich)
B. Keterangan brs (baris) dalam jenis printer adalah:
 1 baris : item barang di struk tercetak 1 baris, dengan nama barang hanya 18 digit.
 2 baris: item barang di struk tercetak 2 baris, dengan nama barang bisa panjang (35 digit) &
informasi ada diskon per barang
2.7. SETTING CASH DRAWER

1. Setting Driver Printer (Open Drawer)
Sebelum setting Cash Drawer di TransPOS, silahkan setting cash drawer dahulu di driver
printer (pilih perintah open drawer). Adapun cara masuknnya sbb:
– Klik tombol Start Windows di pojok kiri bawah  klik Printers and Faxes
– Klik klik kanan driver printer yang dipakai  klik Properties

– Klik tab di bagian atas & cari yang ada perintah untuk Open Drawer di End of Page
(setiap printer berbeda letak/menunya, silahkan disesuaikan sendiri)
Peringatan
Setting Driver Printer (Open Drawer/buka laci) hanya untuk pilihan cetak dengan Driver
Printer (bukan Direct Print/tanpa Driver)
2. Setting Jenis Cash Drawer

Untuk setting Cash Drawer di form Penjuala/Kasir TransPOS sbb:
– Setelah setting cash drawer di driver printer  klik menu Penjualan  klik
Penjualan/Kasir
– Klik salah satu option cash drawer (default cash drawer/laci uang pada jenis Integral)
– Silahkan cek/testing melakukan penjualan dengan cetak struk

. (Apabila dengan jenis Integral tidak bisa buka, silahkan coba dengan yang jenis Non
Intergral)
Peringatan
Setting Cash Drawer (Open Drawer/buka laci) hanya untuk pilihan cetak dengan metode
Direct Printer (tanpa Driver)
Hal 14 dari 52
2.8. HAK AKSES USER

Hak Akses digunakan untuk mengatur hak-hak (otorisasi atau kewenangan) user dalam
mengakses menu-menu program TransPOS. Dengan Hak Akses maka keamanan data dan
validitas data akan lebih terjamin.
A. Melihat/Mengakses Data User

– Klik menu Setting  Hak Akses User
B. Menambah User
– Klik tombol Tambah
– Ketikkan Nama, Username & Password di tombol Umum
– Masih di tab Umum, klik juga yang ada di box Setting

– Pilih/Klik submenu-submenu lain yang akan menjadi hak user tersebut yang ada di
tombol Master , tombol Persediaan, tombol Pembelian, tombol Penjualan, tombol Kas,
tombol Tutup Tahun & tombol Laporan
– Klik tombol Simpan
C. Mengedit User
 Catatan Hak Akses User
– Klik user yang akan diedit (pada tabel)
– Klik tombol Edit  sesuaikan submenu yg akan diganti  Untuk memilih semua submenu
– Klik tombol Simpan program klik tombol All
D. Menghapus User  Untuk tidak memilih semua

– Klik user yang akan dihapus (pada tabel) submenu program klik tombol
– Klik tombol Hapus  klik Yes None
E. Menutup Hak Akses User

– Klik tombol Close (tanda silang di kanan atas)
Peringatan
 Sangat dianjurkan yang bisa mengakses fasilitas Hak Akses User ini adalah Pemilik atau Petugas
Khusus/Admin.
 Apabila Anda pemilik atau admin jangan sampai lupa username & password Anda.
 User tidak dapat dihapus bila sudah pernah melakukan transaksi.
Hal 15 dari 52
3. MENGISI DATA MASTER

3.1. DATA PELANGGAN
Pelanggan adalah pembeli yang loyal (setia) bertransaksi di toko/ tempat usaha Anda. Pada
umumnya pelanggan bisa dibedakan menjadi 2 kelompok yaitu:
1. Pelanggan umum
2. Pelanggan khusus (per pelanggan)
Langkah-langkah mengisi data pelanggan sebagai berikut:

A. Melihat/Mengakses Data Pelanggan
– Klik menu Master  Pelanggan
B. Menambah data Pelanggan

– Ketikkan Kode, Nama, Alamat, Kota, Kodepos & Telp
C. Mengedit data Pelanggan

– Klik pelanggan yang akan diedit (pada tabel)
– Klik tombol Edit  sesuaikan Kode, Nama, Alamat, Kota, Kodepos & Telp yg akan
diganti
D. Menghapus data Pelanggan

– Klik pelanggan yang akan dihapus (pada tabel)
– Klik tombol Hapus  klik Ya
E. Pencarian data Pelanggan

Pencarian berdasarkan Kode dan Nama pelanggan.
– Pilih kategori pencarian (kode atau nama)
– Ketikkan sebagian atau seluruh dari kode atau nama yg akan dicari  tekan Enter
F. Navigasi Data Pelanggan G. Menutup Form Pelanggan

Klik tombol Close (tanda silang
di kanan atas) atau tekan tombol
Esc keyboard
Hal 16 dari 52
 Catatan Pelanggan
 Kode pelanggan bebas, bisa diisi huruf, angka atau kombinasi keduanya (max. 6 digit).
 Kode pelanggan harus unik (tidak boleh sama satu sama lain).
 Mencetak Data Pelanggan: Klik kanan di grid/table  klik Print Data Pelanggan
Peringatan
 Data pelanggan tidak dapat dihapus bila sudah pernah melakukan transaksi.
3.2. DATA SALES

Sales atau Salesman adalah orang yang berjasa dalam menjualkan barang/produk. Sales ini
bisa tenaga penjualan khusus, karyawan atau perantara penjualan.
Langkah-langkah mengisi data sales sebagai berikut:

A. Melihat/Mengakses Data Sales
– Klik menu Master  Sales
B. Menambah data Sales
C. Mengedit data Sales

– Klik data sales yang akan diedit (pada tabel)
diganti
D. Menghapus data Sales

– Klik data sales yang akan dihapus (pada tabel)
E. Pencarian data Sales

Pencarian berdasarkan Kode dan Nama sales.
– Pilih kategori pencarian (kode atau nama)
Hal 17 dari 52
F. Navigasi Data Sales G. Menutup Form Sales

Klik tombol Close (tanda
silang di kanan atas) atau tekan
tombol Esc keyboard
 Catatan Sales
 Kode sales bebas, bisa diisi huruf, angka atau kombinasi keduanya (max. 6 digit).
 Kode sales harus unik (tidak boleh sama satu sama lain).
 Mencetak Data Sales: Klik kanan di grid/table  klik Print Data Sales
Peringatan
 Data sales tidak dapat dihapus bila sudah pernah melakukan transaksi.
3.3. DATA SUPPLIER

Supplier adalah penyedia barang atau pemasok di toko/ tempat usaha Anda. Cara mengisi
data supplier tidak berbeda jauh dengan data pelanggan.
Langkah-langkah mengisi data supplier sebagai berikut:

A. Melihat/Mengakses Data Supplier
– Klik menu Master  Supplier
B. Menambah data Supplier

– Klik menu Master  Supplier
C. Mengedit data Supplier

– Klik menu Master  Lokasi
– Klik supplier yang akan diedit (pada tabel)
diganti
Hal 18 dari 52
D. Menghapus data Supplier

– Klik supplier yang akan dihapus (pada tabel)
E. Pencarian data Supplier
Pencarian
– berdasarkan
Pilih kategori Kode
pencarian dan
(kode Nama
atau supplier.
nama)
F. Navigasi Data Supplier G. Menutup Form Supplier

tombol Esc keyboard
 Catatan Supplier
 Kode supplier bebas, bisa diisi huruf, angka atau kombinasi keduanya (max. 6 digit).
 Kode supplier harus unik (tidak boleh sama satu sama lain).
 Mencetak Data Supplier: Klik kanan di grid/table  klik Print Data Supplier
Peringatan
 Data supplier tidak dapat dihapus bila sudah pernah melakukan transaksi.
3.4. DATA LOKASI

Lokasi adalah tempat penyimpanan barang/stok, bisa Gudang, Toko atau tempat
penyimpanan lainnya.
Langkah-langkah mengisi data lokasi sebagai berikut:

A. Melihat/Mengakses Data Lokasi
B. Menambah Lokasi
– Ketikkan nama Lokasi

– Klik kanan data Lokasi yang baru saja ditambahkan di grid/table Lokasi  pilih/klik
Default Jual atau Default Beli
C. Mengedit Lokasi
– Klik data lokasi yang akan diedit (pada tabel)
Hal 19 dari 52
– Klik tombol Edit  sesuaikan atau ganti

D. Menghapus Lokasi
– Klik data lokasi yang akan dihapus (pada tabel)

– Klik tombol Hapus klik Ya
E. Cara Navigasi Data Lokasi F. Cara Menutup Form Lokasi
tombol Esc keyboard
 Catatan Lokasi Barang

 Kode lokasi bebas, bisa diisi huruf, angka atau kombinasi keduanya (max. 6 digit).
 Kode lokasi harus unik (tidak boleh sama satu sama lain)
 Default Jual adalah bila barang/stok disimpan di Toko untuk dijual
 Default Beli adalah bila barang/stok disimpan di Gudang (bukan untuk langsung dijual)
Peringatan
 Data Lokasi barang tidak dapat dihapus bila sudah pernah melakukan transaksi.
3.5. DATA KATEGORI BARANG

Untuk lebih memudahkan pengelolaan, barang perlu dikelompokkan berdasarkan kriteria
tertentu yang dinamakan Kategori. Misal: Kategori untuk produk-produk barang berupa mie
dinamakan "Mie Instan", atau bisa juga dikelompokkan berdasarkan merk atau pabriknya.
Langkah-langkah mengisi data supplier sebagai berikut:

A. Melihat/Mangakses Data Kategori
– Klik menu Master  Kategori
B. Menambah Kategori
– Ketikkan nama Kategori
C. Mengedit Kategori
– Klik kategori yang akan diedit (pada tabel)
– Klik tombol Edit  sesuaikan atau ganti
Hal 20 dari 52
D. Menghapus Kategori
– Klik kategori yang akan dihapus (pada tabel)
E. Navigasi Data Kategori F. Menutup

Klik tombolForm Kategori
Close (tanda
tombol Esc keyboard
 Catatan Kategori Barang

 Kode supplier bebas, bisa diisi huruf, angka atau kombinasi keduanya (max. 6 digit).
 Kode supplier harus unik (tidak boleh sama satu sama lain)
Peringatan
 Kategori barang tidak dapat dihapus bila sudah pernah melakukan transaksi.
3.6. DATA BARANG & JASA

Barang adalah data barang dagangan yang dibeli dari Supplier & akan dijual ke konsumen
(data barang diisi setelah data supplier dan data kategori terisi). Sedangkan Jasa adalah data
penjualan Jasa toko/usaha anda ke konsumen (umumya tidak ada supliernya)
A. Melihat/Mangakses Data Barang & Jasa

– Klik menu Master  Barang & Jasa
– Data Barang & Jasa ada disebelah kiri
– Bila ingin mencari data barang/jasa: Pilih Kata Kunci  ketik di kotak Pencarian 
tekan Enter
– Bila ingin melihat Total Barang & Jasa: klik di grid/table pada Judul Kolom (Kode &
Nama Barang & Jasa)
– Bila ingin melihat mengurutkan berdasar abjad (Sort: Ascending atau Descending): klik
di grid/table pada Judul Kolom (Kode & Nama Barang & Jasa)
– Informasi Harga Beli, Harga Jual & Supplier bisa dilihat di bagian kanan
– Bila ingin melihat jumlah stok: Klik data barang di grid/table sebelah kiri  lihat di kotak
Informasi Stok (bagian kanan bawah)
B. Menambah Data Barang & Jasa

– Ketik Kode Barcode atau masukkan dengan Barcode Scanner
(bila barang tidak ada Kode Barcodenya, buat Kode Sendiri/Kode Lokal, maks: 25 digit)
– Ketik Nama Barang/Jasa (maks: 35 digit)
 Catatan Kode & Nama (khusus jenis Barang)
 Kode Barang maks. 13 digit bila ingin rapi dicetak di Label Barcode
 Kode Barang bila ingin dicetak label barcode sbb:
A. Standard EAN 13 B. Standard EAN 128
- Kode harus Angka – Kde bisa Angka & Huruf
- Kode tidak boleh depannya angka 0 – Kode huruf harus Huruf Besar
(nol)
- Kode minim. 10 digit & maks. 13 digit – Kode boleh depannya angka 0 (nol)
– Kode minim. 1digit & maks. 13 digit
 Nama Barang maks. 15 digit bila ingin rapi dicetak di Label Barcode
Hal 21 dari 52
– Pilih Kategori barang/jasa (bila tidak ada, klik tombol plus caranya lihat di Master
Kategori)
– Pilih jenis Satuan barang/jasa (bila tidak ada, ketikkan langsung)
– Ketik Stok Minimal atau stok yang harus ada (nantinya sebagai informasi batas/limit
stok hampir habis untuk melakukan Pembelian/Kulakan)
– Pilih Supplier Utama (bila tidak ada, klik tombol cari  klik tombol Baru  cara
selanjutnya lihat di Master Supplier  setelah Simpan, Double klik data Supplier yang
baru saja dibuat (Untuk item jenis penjualan Jasa: supplier bisa di kosongkan)
– Ketik Harga Beli Satuan barang (tanpa tanda Rp atau tanda titik & koma)
– Harga Pokok Penjualan biarkan saja sama seperti Harga Beli Satuan
– Mengisi Harga Jual:
A. Bila hanya 1 harga (tidak ada Harga bertingkat), biarkan Maks Qty di Harga Jual 1
dengan jumlah 1000  ketik persentase markup (dari Harga Beli Satuan) di Pct dan
atau ketik Harga Jual Satuan
B. Bila lebih 1 harga (harga bertingkat), misal 3 harga: ketik Maks Qty, Pct & Harga Jual
Satuan di Harga Jual 1 & Harga Jual 2, sedangkan Harga Jual 3 di Maks Qty diisi
dengan jumlah 1000  lalu ketik persentase markup (dari Harga Beli Satuan) di Pct
dan atau ketik Harga Jual Satuan di Harga Jual 3
Ilustrasi 3 Harga Bertingkat, contoh jml Lusinan:
 Catatan Harga Bertingkat (isi: Maks Qty)
 Bila 2 Harga Bertingkat:
Ketik kotak Maks Qty di Harga Jual 2 dengan
jumlah 1000
 Bila 4 Harga Bertingkat:
Ketik kotak Maks Qty di Harga Jual 4 dengan
jumlah 1000
 Catatan Harga Bertingkat (isi: Harga Jual Satuan)

Harga Grosir/Bertingkat ini menggunakan dasar Satuan terkecil/ecer, misal Kopi Instan maka:
– harga beli yang dimasukkan adalah harga beli 1 bungkus (misal: Rp. 700) & harga jual per bungkus dimasukkan di
Harga Jual 1 (misal: Rp. 900)
– untuk harga jual per renceng (isi 10 bungkus) dimasukkan di Harga Jual 2, misal harga jual 1 renceng Rp 8.000
berarti 8000 / 10 = Rp. 800 maka yang dimasukkan di Harga Jual 2 adalah Rp. 800
– apabila setelah satuan renceng ada satuan diatasnya lagi (misal: dos) caranya sama
– Bila barang Konsinyasi, klik kotak check Tipe Barang sehingga tulisan berubah menjadi
Konsinyasi (khusus Barang)
Hal 22 dari 52
 Catatan Menambah Data Barang & Jasa

 Nama barang & jasa agar tidak terpotong di Nota/struk (format 1 baris), gunakan panjangnya maks. 18
karakter. Namun bisa diisi maks 35 karakter (lebih detail) untuk keperluan pencarian barang
 Nama barang & jasa agar tidak terpotong di Nota/struk (format 2 baris), gunakan panjangnya maks. 35
karakter
 Kotak Min Qty otomatis diisi sistem (mengandung pengertian: dari jumlah Minimal)
 Kotak Maks Qty mengandung pengertian sampai dengan jumlah Maksimal
 Kotak Pct sbg bantuan dalam menghitung persentase markup Harga Jual Satuan dari Harga Beli Satuan
C. Mengedit Data Barang

– Klik kategori yang akan diedit (pada tabel)
– Klik tombol Edit  sesuaikan Kode, Nama Barang/Jasa, Kategori, Satuan, Stok minimal,
Supplier, Harga Beli Satuan, Harga Pokok Penjualan & Harga Jual Satuan yang akan
diganti.
D. Menghapus Data Barang & Jasa

– Klik kategori yang akan dihapus (pada tabel)
E. Membuat Data Barang & Jasa Aktif & Tidak Aktif
Tujuan: menonaktifkan atau tidak menampilkan barang & jasa di Form Pencarian
Penjualan & Pembelian, sehingga lebih akurat & cepat.
– Klik kanan Barang atau Jasa di grid/table  klik Jadikan Tidak Aktif (bila nantinya
ingin menjadikan Aktif lagi, maka klik Jadikan Aktif )
 Catatan Membuat Data Barang & Jasa Aktif & Tidak Aktif
 Nama barang & jasa bila Tidak Aktif akan diblok warna Biru (di Form Master Barang & Jasa)
 Nama barang & jasa bila Tidak Aktif akan berwarna Merah (di Form Penjualan/Kasir)
F. Mencetak Data Barang & Jasa

– Bila ingin mencetak semua barang & jasa:
Klik kanan di grid/table  klik Print Data Barang  klik tombol Printer  pilih Nama
Printer  klik Ok  setelah tercetak klik tombol Close
– Bila ingin mencetak berdasarkan kata kunci pencarian:
Cari dulu data barang (lihat Pencarian Barang di atas  Klik kanan di grid/table  lalu
lanjutkan seperti mencetak semua barang.
G. Navigasi Data Barang & Jasa H. Menutup Form Barang & Jasa
silang
tomboldiEsc
kanan atas) atau tekan
keyboard
 Catatan Data Barang & Jasa

 Kode barang biasanya berupa kode Barcode (bisa dimasukkan dengan Barcode Scanner).
 Penulisan Kode Barang bila ingin dicetak Label Barcode harus memperhatikan ketentuan standard
EAN 13 & 128 di atas
 Jenis penjualan Jasa dimasukkan juga kodenya, namun umunya tidak dicetak di Label Barcode
 Jenis penjualan Jasa umumnya tidak dicetak label barcode.

Jenis penjualan Jasa umumnya tidak ada supplier (supplier utama boleh dikosongkan)
Hal 23 dari 52
Peringatan
 Data Barang & Jasa tidak dapat dihapus bila sudah pernah melakukan transaksi.
 Konsinyasi berlaku hanya untuk 1 Barang dengan 1 Supplier
 Bila 1 Barang untuk beberapa Supplier, biasa disiasati dengan:
- Buat Kode Sendiri (Kode Lokal) untuk masing-masing barang
- Buat Kode Barcode Sendiri untuk masing-masing barang
3.7. POS KAS

Yang dimaksud Pos Kas adalah nama Akun/Perkiraan Pendapatan & Biaya selain/diluar
pendapatan dari transaksi penjualan retail. Maksud dari Transaksi Kas adalah untuk
mendapatkan nilai bersih/net dari Laba (seperti Rugi/Laba dalam Pembukuan Akuntansi).
Istilah Pos bila di akuntansi adalah Akun atau Perkiraan. Untuk membedakan dengan
pembukuan Akuntansi maka TransPOS versi Prima menggunakan istilah Pos. Contoh:
- Pendapatan Sewa Counter, Pendapatan Sewa Baliho Iklan, dll
- Biaya Listrik Bulanan, Biaya Gaji Karyawan, Biaya Sewa Ruko, dll
A. Menambah Pos Kas

– Klik menu Master  Pos Kas
– Isikan Nama Pos  pilih jenis Pendapatan atau Biaya
B. Mengedit Data Pos Kas

– Klik data Pos Kas yang akan diedit (pada table/grid)
– Klik tombol Edit  sesuaikan atau ganti Nama Pos & Jenis Pendapatan atau Biaya
C. Menghapus Data Pos Kas

– Klik data Pos Kas yang akan dihapus (pada table/grid)
D. Navigasi Data Pos Kas E. Menutup Form Pos Kas

tombol Esc keyboard
Peringatan
 Data Pos Kas tidak dapat dihapus bila sudah pernah melakukan transaksi.
Hal 24 dari 52
4. TRANSAKSI-TRANSAKSI
4.1. STOK/ PERSEDIAAN
4.1.1. Stok Awal
Stok awal adalah proses mengisi/mencatat jumlah stok/persediaan yang ada ke dalam
program TransPOS. Stok awal digunakan untuk usaha/toko yang sudah berjalan atau sudah
mempunyai stok barang baik itu di toko atau di gudang. Caranya sebagai berikut:
– Klik menu Persediaan  klik Stok Awal
– Pilih Lokasi  pilih Kategori barang untuk memilih 1 kategori (bila memilih semua
kategori: klik kotak cek  semua)  klik tombol Tampilkan
– Ketikkan jumlah stok pada kolom Jumlah untuk masing-masing barang
Bila akan membuat stok untuk semua barang dengan jumlah sama, caranya: ketik pada
kotak Jumlah  klik tombol Samakan Jumlah
– Klik tombol Simpan  klik Ok
 Catatan Stok Awal
 Stok Awal barang dilakukan

untuk semua barang dalam 1
kategori
 Barang tidak akan tampil lagi
jika sudah melakukan stok
awal, kecuali barang baru
yang dimasukkan lagi dari
master barang
 Bila barang tidak muncul atau
sudah stok awal, silahkan
stok opname untuk
penyesuaian jumlah stok
selanjutnya.
TransPOS memberikan kemudahan dalam pengelolaan Stok/Persediaan

yaitu Anda bisa melewati proses Stok Awal
Anda bisa langsung melakukan transaksi Pembelian dan atau Penjualan
nantinya Stok/Persediaan disesuaikan di proses Stok Opname
4.1.2. Mutasi Stok

Fitur ini digunakan untuk memindahkan stok/barang antar lokasi penyimpanan barang (bila
mempunyai lebih dari 1 lokasi penyimpanan). Lokasi penyimpanan barang ini bisa Gudang,
Toko atau yang lainnya. Caranya:

– Klik
– Pilihmenu Persediaan
Lokasi klik Lokasi
Asal  lalu pilih Mutasi Stok
Tujuan
– Cari/masukkan barang: tekan Enter
atau scan barcode dengan Barcode
Scanner
(Bila tekan Enter maka Anda harus
mencari nama barang di form
pencarian barang  pilih barang 
lalu tekan Enter )
– Ketikkan jumlah barang yang akan
dimutasi (Jml Mutasi)
– Cari/masukkan barang kembali
seperti di atas
lebih dari bila mutasi
1 macam) barang
– Klik tombol Simpan  klik OK
Hal 25 dari 52
4.1.3. Stok Opname

Stok opname adalah proses penyesuaian jumlah stok/persediaan yaitu mencocokkan jumlah
yang tercatat dalam di komputer dengan jumlah stok berdasarkan hasil perhitungan fisik
barang.
a. Daftar Stok Opname

– menampilkan stok opname berdasarkan : klik tanggal awal di Dari Tanggal  lalu klik tanggal
range tanggal akhir di Sampai Tanggal  klik di salah satu judul
kolom
– menampilkan seluruh data stok opname : klik option Hari ini

hari ini
– menampilkan seluruh data stok opname : klik option Bulan ini
bulan ini
– mengurutkan daftar stok opname : klik pada judul kolom pada grid/tabel
– menavigasi data stok opname : klik tombol panah pada bagian kanan bawah
b. Stok Opname
– Klik menu Persediaan  klik submenu Daftar Stok Opname  klik tombol Tambah
– Pilih Lokasi  Tanggal stok opname bila diperlukan (default = tgl sekarang)
– Masukkan barang : tekan Enter atau Scan (dengan Barcode scanner)
– Sesuaikan jumlah fisik barang sebenarnya di kolom Jml Fisik  Enter  lalu tekan
Simpan (bila barang telah disesuaikan jumlahnya semua)
– Klik tombol Close untuk menutup
 Catatan Stok Opname

 Stok Opname dilakukan per Barang
Peringatan
Syarat Stok Opname adalah bila telah melakukan transaksi sebagai berikut:
1. Stok Awal, atau
2. Pembelian & Pembelian yang dibatalkan, atau
3. Penjualan & Penjualan yang dibatalkan, atau
4. Pemesanan Barang (PO) & Pemesanan Barang (PO) yang dibatalkan, atau
5. Pesanan Barang (SO) & Pesanan Barang (SO) yang dibatalkan
Hal 26 dari 52
4.2. PEMBELIAN
4.2.1. Pemesanan Barang (PO)
Digunakan unuk mencatat Pemesanan Pembelian Barang (Purchase Order) ke Supplier,
Distributor atau Pabrik, sebelum nantinya dijadikan/diakui sebagai Pembelian.
A. Mencatat Pemesanan Barang

– Klik menu Pembelian  klik submenu Pemesanan Barang (PO)
– Pilih Supplier  No. PO (otomatis diisi oleh TransPOS)
– Cari/masukkan barang: tekan Enter atau scan barcode dengan Barcode Scanner
(Bila tekan Enter maka Anda harus mencari nama barang di form pencarian barang 
pilih barang  lalu tekan Enter )
– Sesuaikan jumlah barang (Qty), Harga beli satuan (Hrg Satuan), Diskon Persen (Disc
%), markup (MarkUp) & harga jual (Harga Jual)
(Cari/masukkan barang kembali seperti di atas bila pembelian barang lebih dari 1
macam)
– Klik tombol plus (+) di papan keyboard sebelah kanan atau klik tombol Simpan
– Klik OK
B. Edit & Hapus Data Pemesanan Barang

Fitur Edit & Hapus ini bertujuan untuk melakukan koreksi/pembetulan, caranya:
– Klik menu Pembelian  klik submenu Daftar Pemesanan Barang
– Klik kanan data Pemesanan Barang yang akan diedit/hapus  klik Edit/Hapus
C. Menjadikan Pemesanan Barang sebagai Pembelian

– Klik kanan data Pemesanan Barang yang akan dijadikan Pembelian  klik Jadikan
Nota Pembelian
%), markup (MarkUp) & harga jual (Harga Jual) --- bila ada yang perlu disesuaikan
– Penyesuaian Jenis Barang:
A. Untuk menambah barang lagi:
Geser kursos mouse dengan tombol panah ke bawah di keyboard 
cari/masukkan barang: tekan Enter atau scan barcode dengan Barcode Scanner
(Bila tekan Enter maka Anda harus mencari nama barang di form pencarian
barang  pilih barang  lalu tekan Enter atau Double Click)
B. Untuk mengurangi barang yang ada:
Klik/pilih barang yang akan dikurangi/hapus  tekan tombol Ctrl + Del  Ok
– Klik di kotak Bayar atau tekan tombol plus (+) di papan keyboard sebelah kanan 
ketikkan jumlah uang pembayaran
– Pastikan tanda cek  apabila ingin mencetak/print Purchase Order
D. Cetak Pemesanan Barang (PO)

Fitur cetak di Daftar Pemesanan barang ini digunakan untuk keperluan cetak ulang atau
untuk keperluan arsip. Ukuran kertas cetak Pemesanan Barang Full A4(Qwarto), caranya:
– Klik kanan data Pemesanan Barang yang akan dijadikan Pembelian  klik Print
– Klik tombol Print  sesuaikan Jenis Printer, Halaman & Jumlah Cetak  klik OK
– Bila telah selesai mencetak, klik tombol Close
4.2.2. Pembelian
Transaksi-transaksi pembelian dilakukan di form pembelian secara garis besar meliputi:
a. Tunai
b. Kredit
c. Lain-lain
Hal 27 dari 52
Tampilan: Form Pembelian
A. Pembelian Tunai
– Klik menu Pembelian atau tekan tombol F10 di keyboard
– Pilih Supplier  ketikkan No. Faktur dari supplier  pilih Lokasi penyimpanan
(default: Gudang)
– Masukkan barang: tekan Enter & cari atau scan barcode dengan Barcode Scanner
lalu tekan Enter )
(Masukkan barang kembali seperti di atas bila pembelian barang lebih dari 1 macam)
– Jumlah uang pembayaran otomatis terisi
– Klik tombol Simpan  klik OK (layar otomatis akan kosong )
B. Pembelian Kredit
– Klik menu Pembelian atau tekan tombol F10 di keyboard
– Pilih Supplier  ketikkan No. Faktur dari supplier  pilih Lokasi penyimpanan
(default: Gudang)
– Klik menu Jenis Transaksi  pilih Kredit  pilih Tanggal Tempo  pilih Tanggal
– Masukkan barang: tekan Enter atau scan barcode dengan Barcode Scanner
lalu tekan Enter )
(Masukkan barang kembali seperti di atas bila pembelian barang lebih dari 1 macam)
– Klik di kotak Uang Muka (apabila ada) atau tekan tombol plus (+) di papan keyboard
sebelah kanan  ketikkan jumlah uang muka Anda
– Klik tombol Simpan  klik OK (layar otomatis akan kosong )
 Catatan Pembelian dengan Harga Baru

 Bila melakukan pembelian dengan harga baru (mengubah Hrg Satuan), maka perlu disesuaikan
kembali Harga Jualnya agar nilainya pas/genap (tidak pecah)
 Bila Harga Jual tidak disesuaikan, konsekwensinya harga jual pecah/tidak genap
 Hal ini dikarenakan Harga Jual otomatis dimarkup dari Harga Beli ( Hrg Satuan)
Hal 28 dari 52
C. Lain-lain
a. Hapus Item Barang
– Klik pada item barang yang dimaksud  tekan Ctrl + Del  klik OK
b. Memilih Supplier
– Bila supplier sudah banyak gunakan fasilitas pencarian, klik tombol

c. Menambah Supplier Baru
Program TransPOS mengijinkan menambah Supplier Baru di Form Pembelian untuk
memperlancar proses transaksi, caranya:
– Klik klik tombol  lalu klik tombol Baru

– Masukkan Kode, Nama, Alamat, Kota, Kodepos & Telp  Simpan  double klik
Supplier baru pada grid/tabel
d. Memasukkan Diskon Total (Diskon Faktur)
– Klik kotak Diskon [Rp] atau tekan tombol F4 di keyboard  lalu masukkan jumlah
uang diskon
e. Memasukkan Diskon per Barang
– Ketikkan persentase di kolom Disc % pada barang yang dimaksud

f. Memasukkan PPn
– Klik kotak PPn [%] atau tekan tombol F3 di keyboard  lalu masukkan jumlah
persentase PPn di kotak sebelah kiri, atau masukkan jumlah uang PPn di kotak
sebelah kanan
g. Memasukkan PPn BM
– Klik kotak PPn BM[%]  lalu masukkan jumlah persentase PPn BM di kotak
sebelah kiri, atau masukkan jumlah uang PPn BM di kotak sebelah kanan
h. Mengedit Harga Bertingkat
TransPOS memberikan fasilitas mengedit Harga bertingkat (MarkUp & Harga Jual)
dari Form Pembelian, caranya:
– Letakkan pointer mouse di kolom MarkUp 1, lalu pointer mouse geser ke kanan
– Edit markup & harga jual bertingkat sesuai kolomnya
i. Daftar Data Pembelian
– Klik menu Pembelian  klik submenu Daftar Pembelian
– Cari pembelian berdasarkan Tanggal/Periode waktu, No. Faktur atau Supplier
D. Print Faktur Beli

Cara mencetak Faktur Pembelian adalah sebagai berikut:
– Klik menu Pembelian  klik Daftar Pembelian
– Cari pembelian berdasarkan Tanggal/Periode waktu, No. Faktur atau Supplier
– Klik kanan pembelian yang diinginkan  klik Print Faktur
– Klik tombol Print untuk mencetak Faktur
– Klik tombol Close  lalu klik tombol Close satu lagi untuk menutup faktur
E. Edit Data Pembelian

Cara mengedit data Pembelian untuk keperluan koreksi adalah sebagai berikut:
– Klik menu Pembelian  klik Daftar Pembelian
– Cari data pembelian (berdasarkan Tanggal/Periode waktu, No. Faktur atau Supplier )
– Klik kanan data pembelian yang akan diedit  klik Unposting  klik Ya
– Klik kanan lagi data pembelian yang akan diedit  klik Edit  sesuaikan bagian yang
ingin diedit
F. Hapus Data Pembelian

Cara
Klikmenghapus data Pembelian untuk keperluan koreksi adalah sebagai berikut:
– menu Pembelian  klik Daftar Pembelian
– Cari data pembelian (berdasarkan Tanggal/Periode waktu, No. Faktur atau Supplier )
Hal 29 dari 52
– Klik kanan data pembelian yang akan dihapus  klik Unposting  klik Ya
– Klik kanan lagi data pembelian yang akan dihapus  klik Hapus  klik Yes  klik Ok
 Catatan Pembelian
 Secara default TransPOS memilih tanggal sekarang (sesuai tanggal windows)
 Apabila Jenis Transaksi tidak dipilih, secara default TransPOS akan

memasukkannya sebagai jenis transaksi Tunai
 Apabila pada item barang tersebut sudah ada harga bertingkat, maka baris barang
tersebut akan diblok biru muda & muncul pesan dibagian bawah berwarna merah
 TransPOS mengijinkan Anda menambah Data Master barang di Form Pembelian
 klik tombol Tambah Barang
 TransPOS memberikan informasi Harga Beli Netto di bagian atas Form Pembelian
3 Cara memasukkan Item barang dg jumlah (quantity) lebih dari 1:

Misal ada pembelian Kecap Bango sebanyak 5 botol, maka di kolom Kode bisa kita
masukkan sebagai berikut:
– Ketik jumlah pembelian (ketik: 5)  ketik tanda bintang di keyboard (ketik: *) 
ketik Kode Barang  Enter
contoh: 5*8990121011073
– Ketik jumlah pembelian (ketik: 5)  ketik tanda bintang di keyboard (ketik: *) 
masukkan Kode Barang dengan Barcode Scanner
contoh: 5*(Scan barcode)
– Langsung masukkan Kode Barang dengan Barcode Scanner berulang-ulang
sebanyak 5x
Tombol Cepat (keyboard):

– F3 : PPn
– F4 : Diskon Total
– F9 : Bersihkan/kosongkan Layar
– Ctrl + Del : Hapus item pembelian
– Enter : Jalankan atau eksekusi
– ←↑↓→ : Pilih atau geser
4.2.3. Retur Beli

A. Daftar Retur Beli
– menampilkan retur berdasarkan : klik tanggal awal di Dari Tanggal  lalu klik tanggal akhir
range tanggal di Sampai Tanggal  klik di salah satu judul kolom
– menampilkan seluruh data retur hari : klik option Hari ini

ini
– menampilkan seluruh data retur : klik option Bulan ini
bulan ini
– mengurutkan daftar retur : klik pada judul kolom pada grid/tabel
– menavigasi data retur : klik tombol panah pada bagian kanan bawah
B. Retur Beli
– Klik menu Pembelian  klik submenu Daftar Retur Pembelian  klik tombol Retur
– Pilih Supplier  pilih No. Faktur  pilih Tgl Retur
– Pilih barang mana yang akan diretur  ketik jumlah barang retur di kolom Jml Retur
– Setelah yakin jumlah barang yang diretur  klik tombol Lanjut  klik tombol Simpan
(layar akan otomatis kosong )
Hal 30 dari 52
C. Cetak Retur Beli

– Klik menu Pembelian  klik submenu Daftar Retur Pembelian
– Klik kanan data No. Faktur Beli yang ingin di cetak  klik Print
– Klik tombol Print  pilih Jenis Printer & settinglah printer  pilih Ok
 Catatan Retur Beli

 Tombol Kembali digunakan apabila Anda ingin mengoreksi kembali jumlah barang retur sebelum disimpan
 Untuk membatalkan atau mengosongkan layar  klik tombol Batal
4.2.4. Hutang & Konsinyasi

A. Daftar Hutang & Konsinyasi
– menampilkan data Hutang & : klik pilihan Faktur Beli  pilih kriteria Hutang atau
Konsinyasi berdasarkan Faktur Konsinyasi  ketikkan no. faktur  Enter
– menampilkan data Hutang & : klik pilihan Supplier   pilih kriteria Hutang atau
Konsinyasi berdasarkan Supplier Konsinyasi  ketikkan nama supplier  Enter
– mengurutkan data Hutang & : klik pada judul kolom pada grid/tabel
Konsinyasi
– menavigasi data hutang : klik tombol panah pada bagian kanan bawah
B. Pembayaran Hutang & Barang Konsinyasi

– Klik menu Pembelian  klik submenu Daftar Hutang & Konsinyasi  klik tombol
Pembayaran
– Pilih Tanggal Pembayaran  pilih Jenis Transaksi (Hutang atau Konsinyasi) 
pilih Supplier  lalu klik tombol Tampilkan
– Ketikkan jumlah uang yang Anda bayarkan di kolom Uang Bayar
– Pilih No Faktur mana yang akan dibayar pada tabel sebelah kiri  lalu klik tombol
atau langsung klik 2x No. Faktur mana yang dimaksud (untuk dibayar)
– Apabila No Faktur tidak jadi dibayarkan pilih No Faktur pada tabel sebelah kanan 
klik tombol atau langsung klik 2x No. Faktur mana yang dimaksud (untuk
membatalkan)
– Setelah yakin No. Faktur mana saja yang akan dibayar  klik tombol Simpan  klik
OK
Hal 31 dari 52
 Catatan Pembayaran Hutang & Konsinyasi

 
Gunakan fasilitas pencarian untuk memilih Supplier klik tombol Cari
 Uang Bayar adalah jumlah uang bayar riil atau jumlah nominal uang yang digunakan untuk membayar hutang
ke supplier
 Jumlah pembayaran hutang riil bisa dilihat di kolom Jumlah Dibayarkan
 Sisa Pembayaran bisa berarti juga Uang Kembalian (apabila jumlah uang yang dibayarkan lebih dari jumlah
hutang)
Hal 32 dari 52
4.3. PENJUALAN
4.3.1. Pesanan Barang (SO)
Digunakan unuk mencatat Pesanan Penjualan Barang (Sales Order) dari Pelanggan atau
Konsumen, sebelum nantinya dijadikan/diakui sebagai penjualan.
A. Mencatat Pesanan Barang

– Klik menu Penjualan  klik submenu Pesanan Barang (SO)
– Klik tombol Fold Panel di bagian kanan atas form penjualan  ketik No. SO
dari pelanggan  pilih Pelanggan (default: umum)  pilih Jenis Print out (jika belum
pernah disetting diawal)
pilih barang  lalu tekan Enter )
– Sesuaikan jumlah barang (Qty), Harga Jual Satuan (Harga), Diskon Persen (Disc %),
Diskon Uang (Disc Rp)
(Cari/masukkan barang kembali seperti di atas bila penjualan barang lebih dari 1
macam)
– Klik tombol plus (+) di papan keyboard sebelah kanan atau klik tombol Simpan
– Klik OK
B. Edit & Hapus Data Pesanan barang

Fitur Edit & Hapus ini bertujuan untuk melakukan koreksi/pembetulan, caranya:
– Klik menu Penjualan  klik submenu Daftar Pesanan Barang (SO)
– Klik kanan data Pesanan Barang yang akan diedit/hapus  klik Edit/Hapus
C. Menjadikan Pesanan Barang sebagai Penjualan

– Klik menu Penjualan  klik submenu Daftar Pesanan Barang
– Klik kanan data Pesanan Barang yang akan dijadikan Penjualan  klik Jadikan Nota
Penjualan
– Sesuaikan jumlah barang (Qty), Harga satuan (Harga), Diskon Persen (Disc %),
Diskon Uang (Disc Rp) --- bila ada yang perlu disesuaikan
– Penyesuaian Jenis Barang:
A. Untuk menambah barang lagi:
Geser kursos mouse dengan tombol panah ke bawah di keyboard 
cari/masukkan barang: tekan Enter atau scan barcode dengan Barcode Scanner
(Bila tekan Enter maka Anda harus mencari nama barang di form pencarian
barang  pilih barang  lalu tekan Enter atau Double Click)
B. Untuk mengurangi barang yang ada:
Klik/pilih barang yang akan dikurangi/hapus  tekan tombol Ctrl + Del  Ok
ketikkan jumlah uang pembayaran dari pembeli
– Pastikan tanda cek  apabila ingin mencetak/print Sales Order
D. Cetak Pesanan Barang (SO)

Fitur cetak di Daftar Pesanan barang ini digunakan untuk keperluan cetak ulang atau untuk
keperluan arsip. Ada pilihan cetak Pesanan Barang yaitu Kecil (½ A4/Qwarto & A4/Qwarto
Full), caranya:
– Klik menu Penjualan  klik submenu Daftar Pesanan Barang
– Klik kanan data Pesanan Barang yang akan dijadikan Penjualan  klik Print  klik
Kecil/Besar
– Klik tombol Print  sesuaikan Jenis Printer, Halaman & Jumlah Cetak  klik OK
– Bila telah selesai mencetak, klik tombol Close
 Catatan Cetak Pesanan Barang Langsung dari Form Pesanan Barang (SO))
 Untuk mencetak Pesanan Barang (SO) langsung sewaktu memasukkan Pesanan Barang (SO): pilih

Jenis Printer di
Caranya Print Printer di
lihat Setting SO Kecil atau Print
hal 12 SO Besar di form Pesanan Barang (SO)
Hal 33 dari 52
4.3.2. Penjualan (Kasir)

Transaksi-transaksi penjualan dilakukan di form penjualan (Kasir) secara garis besar meliputi:
a. Tunai
b. Kredit
c. Pending/ Hold Penjualan
d. Lain-lain
e. Print Faktur Jual
Tampilan: Form Penjualan/Kasir Full Screen
Tampilan: Form Penjualan/Kasir Lengkap (setelah di klik tombol Fold Panel)
Hal 34 dari 52
A. Penjualan Tunai
– Klik submenu Penjualan (Kasir) atau tekan tombol F9 di keyboard
– Klik tombol Fold Panel di bagian kanan atas form penjualan  pilih
Pelanggan (default: umum)  Jenis Transaksi (default: Tunai)  pilih Jenis
Printer/Print out (jika belum pernah disetting diawal)
– Pilih Lokasi penyimpanan (default: Toko)  pilih Sales (bila menggunakan Salesman)
– Masukkan
(Bila tekan barang: tekanAnda
Enter maka Enter atau scan barcode
harus mencari dengan Barcode
nama barang/jasa di formScanner

pencarian
barang  pilih barang  lalu tekan Enter )
(Masukkan barang kembali seperti di atas bila penjualan barang lebih dari 1 macam)
ketikkan jumlah uang pembayaran dari pembeli
– Pastikan tanda cek  apabila ingin mencetak/print Struk/Nota atau Faktur Penjualan
B. Penjualan Kredit
– Klik menu Penjualan (Kasir) atau tekan tombol F9 di keyboard

– Klik tombol Fold
Pelanggan Panel
(default: di bagian
umum)  pilih Jeniskanan atas form
Printer/Print penjualan
out (jika belum pilih
pernah
disetting diawal)
– Klik menu combo Jenis Transaksi  pilih Kredit
– Klik menu combo Tanggal Tempo  pilih Tanggal
– Pilih Lokasi penyimpanan (default: Toko)  pilih Sales (bila menggunakan Salesman)
(Bila tekan Enter maka Anda harus mencari nama barang/jasa di form pencarian
barang  lalu tekan Enter )
(Cari/masukkan barang kembali seperti di atas bila penjualan barang lebih dari 1
macam)
– Klik di kotak Uang Muka (apabila ada) atau tekan tombol plus (+) di papan keyboard
sebelah kanan  ketikkan jumlah uang muka dari pembeli
– Pastikan tanda cek  apabila ingin mencetak/print Struk/Nota atau Faktur Penjualan
C. Pending/ Hold Penjualan

Pending penjualan dilakukan apabila saat terjadi antrian di kasir, ada pembeli A yang
sedang dimasukkan barang belanjanya namun akan menambah barang lain selain barang
yang sudah dibawanya. Sebagian barang yang dibeli tersebut sudah dimasukkan oleh
kasir di komputer. Supaya pembeli lain dalam antrian tetap bisa dilayani tanpa menunggu
pembeli A tadi mengambil barang yang diinginkan maka program TransPOS menyediakan
fasilitas pending penjualan.
– Tekan tombol F8 pada keyboard
– Masukkan angka di No Simpan untuk disimpan sementara (misal: di angka 1) 
Enter  klik OK  klik tombol Close
– Lalu layar kasir akan kosong, Catat/Hafalkan angka untuk Pembeli A, pembeli lain bisa
dilayani dulu
– Seteleh pembeli A tadi kembali  tekan tombol F8
– Ketikkan angka yang dicatat tadi di kotak No Ambil  tekan Enter  klik OK
– Lanjutkan memasukkan barang lain untuk pembeli A
 Catatan Pending
 Kotak angka pending yang belum terisi berwarna Hijau
 Kotak angka pending yang terisi pending berwarna Merah
 Fasilitas pending ini bisa dipakai untuk memasukkan tagihan/bill di Rumah Makan, Resto & Cafe. Kotak-
kotak angka pending penjualan bisa dianggap sebagai Nomer Meja.
Gabung Struk/Nota (Join Bill)

Fasilitas ini digunakan untuk menggabungkan tagihan (bill) beberapa meja pada rumah makan, cafe, resto,
Hal 35 dari 52
dll yang telah disimpan dengan f asilitas Pending/Hold. Misal kita akan menggabungkan No. Meja 1, 2 & 3
caranya sebagai berikut:
– Tekan tombol F8
– Ketikkan No. Meja 1 di kotak No Ambil  tekan Enter  klik OK
Ulangi untuk No Meja 2 & 3 (tekan F8 lagi dst)
– Klik di kotak Bayar atau tekan tombol plus (+) di papan keyboard sebelah kanan  ketikkan jumlah uang
pembayaran
– Klik tombol Simpan (nota/struk akan tercetak )  klik OK
D. Lain-lain
a. Hapus Item Barang/Jasa
– Klik kanan pada barang yang dimaksud  klik Hapus Item Penjualan
– atau klik pada item barang yang dimaksud  tekan Ctrl + Del  klik OK
b. Memilih Pelanggan
– Klik tombol Fold Panel  klik di menu Pelanggan  pilih pelanggan yang
dicari
– Bila pelanggan sudah banyak, gunakan fasilitas pencarian, klik tombol

c. Menambah Pelanggan Baru
Program TransPOS mengijinkan menambah Pelanggan Baru di Form Penjualan/Kasir
untuk memperlancar proses transaksi, caranya:
– Klik tombol Fold Panel  lalu klik tombol Baru
– Masukkan Kode, Nama, Alamat, Kota, Kodepos & Telp  Simpan  double klik
Pelanggan yang baru saja ditambahkan pada grid/tabel
d. Memasukkan Diskon Total (Diskon Faktur)
– Klik kotak Diskon Rp atau tekan tombol F12 di keyboard
– Masukkan jumlah persentase diskon di kotak sebelah kiri, atau masukkan jumlah
uang diskon di kotak sebelah kanan
e. Memasukkan Diskon per Barang
– Ketikkan persentase di kolom Disc (%) pada barang yang dimaksud
– atau ketikkan jumlah uang diskon di kolom Disc (Rp) pada barang yang dimaksud
f. Merubah Harga Satuan
Untuk keperluan khusus, program TransPOS memberikan fasilitas rubah harga jual
satuan, caranya:
– Klik di kolom Harga satuan (Harga) pada barang yang dingin dirubah  ganti
harganya  tekan Enter atau geser pointer mouse
 Catatan Harga Satuan

 Apabila harga pengganti lebih kecil daripada harga jual barang maka akan muncul Peringatan
berwarna merah di atas, sebagai indikator supaya apabila perubahan harga satuan itu dilakukan
tidak sengaja/keliru maka ada peringatan.
g. Tidak mencetak Nota/struk

Biasanya untuk keperluan efisiensi atau bila tidak diminta oelh pembeli, Nota/Struk
tidak di cetak/print.
– Hilangkan tanda cek/centang di kotak Print (sebalah kiri tombol Simpan)
h. Print Ulang Nota/Struk

Print ulang ini adalah fasilitas mencetak kembali Nota/struk yang baru saja diprint.
Biasanya digunakan apabila pada waktu cetak/print printer ada masalah atau pita
habis, caranya:
– Klik kanan di tabel/grid di Form Penjualan/Kasir  klik Print Ulang
i. Daftar Penjualan
– Klik menu Penjualan  klik submenu Daftar Penjualan
Hal 36 dari 52
– Cari pembelian berdasarkan Tanggal/Periode waktu, No. Faktur atau

Pelanggan
E. Print Faktur Jual

Cara mencetak Faktur Penjualan adalah sebagai berikut:
– Klik menu Penjualan  klik Daftar Penjualan
–
– Cari kanan
Klik penjualan berdasarkan
Penjualan Tanggal/Periode
yang diinginkan waktu,
 klik Print No. 
Faktur Faktur atau Pelanggan
klik Kecil (½ Qwarto/A4)
atau Besar (Qwarto/A4 Full)
– Klik tombol Print untuk mencetak Faktur
– Klik tombol Close  lalu klik tombol Close satu lagi untuk menutup
faktur
 Catatan Cetak Faktur Jual (Langsung dari Penjualan/Kasir)

 Untuk mencetak Faktur Penjualan langsung dari Penjualan/Kasir: pilih Jenis Printer di Faktur Kecil
atau Faktur Besar di form Penjualan/Kasir
 Caranya lihat Setting Printer di hal 12
F. Edit Data Penjualan

Cara mengedit data Penjualan untuk keperluan koreksi adalah sebagai berikut:
– Cari data penjualan (berdasarkan Tanggal/Periode waktu, No. Faktur atau
Pelanggan)
– Klik kanan data penjualan yang akan diedit  klik Unposting  klik Ya
– Klik kanan lagi data penjualan yang akan diedit  klik Edit  sesuaikan bagian yang
ingin diedit
G. Hapus Data Penjualan

Cara menghapus data Penjualan untuk keperluan koreksi adalah sebagai berikut:
– Cari data penjualan (berdasarkan Tanggal/Periode waktu, No. Faktur atau
Pelanggan)
– Klik kanan data penjualan yang akan dihapus  klik Unposting  klik Ya
– Klik kanan lagi data penjualan yang akan dihapus  klik Hapus  klik Yes  klik Ok
 Catatan Penjualan
 No Faktur diisi otomatis oleh sistem
 Apabila Pelanggan tidak dipilih, secara default TransPOS akan memasukkannya
sebagai pelanggan Umum
 Apabila Jenis Transaksi tidak dipilih, secara default TransPOS akan
memasukkannya sebagai jenis transaksi Tunai
 Apabila Jenis Printer tidak dipilih, secara default TransPOS akan memilih jenis
printer Parallel Epson
 Secara default TransPOS memberikan tanda cek/centang pada kotak Print
 Untuk menyembunyikan panel atas klik tombol Fold Panel Vertical
3 Cara memasukkan Item barang dg jumlah (quantity) lebih dari 1:

Misal ada penjualan Kecap Bango sebanyak 5 botol, maka di kolom Kode bisa kita
masukkan sebagai berikut:
– Ketik jumlah penjualan (ketik: 5)  ketik tanda bintang di keyboard (ketik: *)  ketik
Kode Barang  Enter
contoh:
– Ketik 5*8990121011073
jumlah penjualan (ketik: 5)  ketik tanda bintang di keyboard (ketik: *) 
Hal 37 dari 52
masukkan Kode Barang dengan Barcode Scanner

contoh: 5*(Scan barcode)
– Langsung masukkan Kode Barang dengan Barcode Scanner berulang-ulang
sebanyak 5x
Tombol Cepat (keyboard):

– F8 : Pending/ Hold
– F9 : Bersihkan Layar
– F11 : Buka Cash Drawer (tanpa transaksi penjualan) – tanpa Driver Printer
– F12 : Diskon Total
– + (plus) : Uang Bayar (tunai) atau Uang Muka (kredit)
– Ctrl + Del : Hapus item penjualan
– Enter : Jalankan atau eksekusi
– ←↑↓→ : Pilih atau geser
4.3.3. Retur Jual

A. Daftar Retur Jual
– menampilkan retur berdasarkan : klik tanggal awal di Dari Tanggal  lalu klik tanggal akhir
range tanggal di Sampai Tanggal  klik di salah satu judul kolom
– menampilkan seluruh data retur hari : klik option Hari ini

ini
– menampilkan seluruh data retur : klik option Bulan ini
bulan ini
– mengurutkan daftar retur : klik pada judul kolom pada grid/tabel
– menavigasi data retur : klik tombol panah pada bagian kanan bawah
B. Retur Jual
– Klik menu Penjualan  klik submenu Daftar Retur Penjualan  klik tombol Retur
– Pilih Pelanggan  pilih No. Faktur  pilih Tgl Retur
– Pilih barang mana yang akan diretur  ketik jumlah barang retur di kolom Jml Retur
– Setelah yakin jumlah barang yang diretur  klik tombol Lanjut  klik tombol Simpan
(layar akan otomatis kosong )
C. Cetak Retur Jual

– Klik menu Penjualan  klik submenu Daftar Retur Penjualan
– Klik kanan data No. Faktur Jual yang ingin di cetak  klik Print
 
–
– Klik
Klik tombol
tombol Print pilih menutup
Close untuk Jenis Printer & settinglah printer pilih Ok
Hal 38 dari 52
 Catatan Retur Jual

 Tombol Kembali digunakan apabila Anda ingin mengoreksi kembali jumlah barang retur sebelum disimpan
4.3.4. Piutang
A. Daftar Piutang
– menampilkan piutang berdasarkan : klik pilihan Faktur  ketikkan no. faktur  Enter
Faktur
– menampilkan piutang berdasarkan : klik pilihan Pelanggan  ketikkan nama pelanggan
Pelanggan  Enter
– mengurutkan daftar piutang : klik pada judul kolom pada grid/tabel
– menavigasi data piutang : klik tombol panah pada bagian kanan bawah
B. –
Pelunasan
Klik menuPiutang  klik submenu Daftar Piutang  klik tombol Pelunasan
Penjualan
– Pilih Tanggal Pelunasan  pilih Pelanggan  lalu klik tombol Tampilkan
– Ketikkan jumlah uang yang dibayarkan pembeli di kolom Uang Bayar
– Pilih No Faktur mana yang akan dilunasi pada tabel sebelah kiri  lalu klik tombol
atau langsung klik 2x No. Faktur mana yang dimaksud (untuk dilunasi)
– Apabila No Faktur tidak jadi dibayarkan, pilih No Faktur pada tabel sebelah kanan  klik
tombol atau langsung klik 2x No. Faktur mana yang dimaksud (untuk
membatalkan)
– Setelah yakin No. Faktur mana saja yang akan dilunasi  klik tombol Simpan  klik OK
 Catatan Pelunasan Piutang

 Gunakan fasilitas pencarian untuk memilih Pelanggan  klik tombol Cari
 Uang Bayar adalah jumlah uang bayar riil atau jumlah nominal uang yang diserahkan pelangan untuk membayar piutang
 Jumlah pembayaran piutang riil bisa dilihat di kolom Jumlah Dibayarkan
 Sisa Pembayaran bisa berarti juga Uang Kembalian (apabila jumlah uang yang dibayarkan lebih dari jumlah piutang)
4.4. TRANSAKSI KAS

Fitur ini digunakan untuk memasukkan transaksi kas yaitu Pendapatan & Biaya lainnya.
Adapaun Saldo Awal Kas juga dimasukkan melalui fitur ini.
4.4.1. Saldo Awal
Saldo Awal Kas adalah proses mengisi/mencatat jumlah saldo pos pendapatan lain & pos
biaya lain dari catatan toko/usaha yang sudah berjalan ke dalam program TransPOS
Hal 39 dari 52
Nama/Jenis Pos Pendapatan & Pos Biaya Lain dimasukkan/disetting dari menu Master 
submenu Pos Kas.
Caranya yaitu:
– Pastikan sebelumnya telah mengisi/setting data Master Kas
– Klik menu Kas  klik Saldo Awal Kas
– Isikan jumlah saldo untuk masing-masing Pendapatan & Biaya di kolom Jumlah
– Klik tombol Simpan  klik OK  klik tombol Close
Peringatan
1. Saldo Awal Kas hanya bisa dilakukan 1 kali di awal pemakaian TransPOS
2. Salda Awal Kas tidak bisa diubah/edit setelah Tutup Tahun
4.4.2. Transaksi Kas

Fitur ini digunakan untuk memasukkan transaksi kas yaitu Pendapatan & Biaya lainnya, yang
sebelumnya Nama Posnya telah disetting di menu Master Pos Kas.
Caranya:
– Klik Menu Kas  klik Transaksi Kas
– Tanggal (default: hari ini – bisa disesuaikan)  pilih Nama Pos
– Isikan Keterangan (sebagai penjelasan transaksi)  isikan Jumlah  klik tombol Simpan
4.5. TRANSAKSI KASIR

Transaksi lain adalah transaksi-transaksi yang berhubungan dengan Kasir namun selain
transaksi penjualan. Berikut transaksi-transaksi tersebut:
4.5.1. Modal Kasir
Modal kasir adalah proses memasukkan sejumlah uang yang menjadi modal kasir berjualan
yang ada di Cash Drawer. Modal kasir ini sebaiknya harus dicatat sebelum kasir bertugas,
caranya:
– Klik menu Penjualan atau tekan tombol F9 di keyboard
– Klik kanan pada tabel/grid  klik Laporan Kasir
– Klik tab Modal & Pengeluaran di bagian kiri atas
– Ketikkan jumlah uang di kotak jumlah & ketikkan keterangan di kotak keterangan (misal:
"Modal Kasir A")  lalu klik tombol Modal  klik OK
 Catatan Modal Kasir

 Untuk menambah lagi modal kasir (bila ditambah/bila kurang), silahkan ulangi langkah di atas
 Untuk mengurangi modal kasir (bila kelebihan), silahkan masukkan di jumlah dengan tanda minus
(-) di depan. Misal: -100000
Hal 0 dari 52
4.5.2. Pengeluaran Kasir

Pengeluaran Kasir adalah proses mencatat pengeluaran-pengeluaran lain yang diambilkan
dari uang kasir (dalam Cash Drawer/Laci Kasir). Pengeluaran Kasir ini dicatat selama kasir
bertugas.
a. Menambah Pengeluaran Kasir

– Klik tombol Pengeluaran
– Pilih Nama Pos Pengeluaran

– Isikan Keterangan (sebagai penjelasan transaksi)  isikan Jumlah  klik tombol
Simpan
b. Mengedit & Menghapus Pengeluaran Kasir

– Klik kanan data yang akan di edit/hapus pada tabel/grid Pengeluaran Kasir  klik
Unposting  klik Yes
– Klik kanan lagi data yang akan di edit/hapus pada tabel/grid Pengeluaran Kasir  klik
Edit/Hapus
– a. bila Edit, sesuaikan: Keterangan & Jumlah  klik Simpan
b. bila Hapus: klik Yes  klik Ok
 Catatan Pengeluaran Kasir

 Sebelum menambah Pengeluaran Kasir , terlebih dahulu membuat Nama Pos di Master Pos Kas
 Pengeluaran Kasir akan tercatat di Laporan Uang dlm Cash Drawer (pada Laporan Kasir ) & di
Laporan Rekapitulasi Saldo (pada Laporan Keuangan)
Peringatan
 Dalam mengedit Pengeluaran Kasir, kata/teks “(Kasir)” di bagian Keterangan jangan diedit/dihapus
 Data transaksi Pengeluaran Kasir yang bisa diedit/dihapus adalah data transaksi Kasir Aktif & pada
hari itu juga
4.5.3. Uang dalam Cash Drawer

Fasilitas ini adalah untuk memberikan laporan mengenai transaksi-transaksi yang dilakukan
oleh Kasir saat dia bertugas yang menggunakan Uang dalam Cash Drawer, caranya:
– Klik tab Laporan Kasir di bagian kiri atas  pilih Tanggal  pilih Kasir
– Pilih Printer (bila memilih jenis printer Dengan Driver , maka akan preview dahulu)
– Ketikkan jumlah riil uang dalam cash drawer di kotak Uang dlm Cash Drawer (diisi
sewaktu Kasir selesai bertugas)
– Klik tombol Tampilkan
– Klik tombol Print (bila ingin mencetak)
Hal 1 dari 52
 Catatan Uang dalam Cash Drawer
 Laporan uang dalam cash

drawer dicetak menggunakan
Printer Mini, sehingga mudah
dilihat dan efisien.
4.5.4. Laporan Penjualan Kasir

Laporan Penjualan Kasir digunakan untuk mengetahui transaksi-transaksi yang dilakukan oleh
Kasir dalam periode tertentu dan lebih detail. Laporan ini dikelompokkan menjadi 2 (dua) yaitu
per Kasir atau Total, dan dibagi lagi berdasarkan seabagai berikut:
1. Laporan per Nota/struk
2. Laporan Keuangan (Net Sales)
3. Laporan per Kategori Barang
4. Laporan Pengeluaran Kasir
Cara mencetak Laporan Penjualan Kasir:

– Klik kanan pada tabel/grid  klik Laporan Kasir  klik tab Laporan Kasir
– Sesuaikan Tanggal (default: hari ini)  sesuaikan Kasir (default: Kasir aktif)
– Pilih Range Tanggal
– Pilih jenis Printer (bila memilih jenis printer Dengan Driver , maka akan preview dahulu)
– Pilih jenis Laporan Kasir yang ingin dicetak, klik di tombolnya
 Catatan Laporan Penjualan Kasir

 Laporan penjulan kasir dicetak
menggunakan Printer Mini (kertas 75-
76mm), sehingga mudah dilihat dan
efisien.
Hal 2 dari 52
5. TUTUP TAHUN

Yang dimaksud Tutup Tahun adalah Tutup Pembukuan dalam periode 1 Tahun, dimana
dilakukan di akhir tahun (31 Desember). Tutup Tahun berarti semua transaksi telah dianggap
sah/valid dan setelah Tutup Tahun akan dipindahkan saldo hutang, piutang & konsinyasi ke
saldo awal periode tahun berikutnya.
Caranya:
– Klik menu Tutup Tahun  klik tombol Cek Transaksi
– Lihat pesan di kotak Cek Transaksi  bila ada pesan kesalahan, klik tombol Batal 
periksa kembali & betulkan traksaksi mana yang ada kesalahan (ulangi langkah dari
atas/awal lagi)
– Klik tombol  pilih folder & ketik nama folder tempat file backup (default: di drive D) 
klik Ok  klik tombol Simpan Backup
– klik tombol Tutup Tahun  klik Ok
Bila setelah Tutup Tahun ternyata masih ada yang perlu diedit/koreksi:
– gunakan File Backup (restore)  ubah Tanggal, Bulan & Tahun Windows ke periode
sebelumnya atau tanggal, bulan & tahun dimana transaksi yang salah akan diedit
– edit/koreksi transaksi yang ingin dibetulkan (langkah edit lihat di masing-masing jenis
transaksi)  ubah Tanggal, Bulan & Tahun Windows ke akhir tahun (31 Desember) 
lakukan Tutup Tahun
– lalu ubah Tanggal, Bulan & Tahun Windows ke Tanggal, Bulan & Tahun sebenarnya
– lanjutkan transaksi
 Catatan Tutup Tahun

 Sebelum Tutup Tahun pastikan semua transaksi telah di koreksi/cek dan disesuaikan.
Peringatan
 Tutup Tutup Tahun harus dilakukan oleh 1 (satu) orang petugas khusus.
 Proses Tutup Tahun tidak boleh ada komputer lain yang menjalankan TransPOS
 Backup lah data sebelum Tutup Tahun untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan.
Hal 3 dari 52
6. LAPORAN-LAPORAN
6.1. JENIS LAPORAN
TransPOS 2011 Prima menyediakan fasilitas Laporan untuk terutama untuk kepentingan
manajemen. Dengan fasilitas ini, diharapkan akan dapat membantu dalam pengambilan
keputusan oleh pihak manajemen. Berikut laporan-laporan yang dapat diakses:
A. Jenis-jenis Laporan
1. Persediaan 4. Penjualan
a. Nilai Persediaan Barang a. Penjualan Total
b. Persediaan per Lokasi b. Penjualan Detail
c. Stok di bawah Limit c. Penjualan per Pelanggan
d. Daftar Stok & Harga Jual d. Penjualan per Supplier
e. Barang tidak laku e. Penjualan per Kategori
f. Mutasi f. Penjualan per Kasir (Total & Detail)
g. Stok Opname g. Penjualan per Sales & Komisi Sales
h. Kartu Stok h. Rangking Penjualan
i. Retur Jual
2. Pembelian j. Pesanan Barang (SO)
a. Pembelian Total k. Penjualan Jasa
b. Pembelian Detail
c. Pembelian per Supplier 5. Piutang
d.
e. Pembelian
Retur Beli per Kategori a.
b. Piutang perPiutang
Pelunasan Pelanggan
f. Pemesanan Barang (PO) c. Analisa Umur Piutang
3. Hutang 6. Keuangan
a. Hutang & Konsinyasi per Supplier a. Transaksi Kas (Pendapatan & Biaya)
b. Pembayaran Hutang & Konsinyasi b. Rekapitulasi Saldo
c. Analisa Umur Hutang c. Laba Rugi Total
d. Laba Rugi per Kategori
e. Laba Rugi per Supplier
f. Laba per Pelanggan
g. Laba Rugi per Tahun (bersih)
B. Komisi Sales
Untuk memberikan komisi kepada Salesman, TransPOS memberikan fasilitas Kalkulator
komisi berdasarkan Harga Jual & Laba per barang di Laporan Penjualan.
Caranya:
– Klik menu Laporan  klik Penjualan  klik Penjualan per Sales  pilih range
Tanggal  isikan persentase Komisi  klik Print Preview
– Sebaiknya di cetak/Print (tekan tombol printer ) atau di simpan (tekan tombol simpan)
– Masukkan jumlah komisi ke Transaksi Kas sebagai biaya/pengeluaran yang nantinya
akan dihitung dalam Laporan Keuangan (Rugi/Laba).
6.2. MENCETAK & MENYIMPAN LAPORAN KE EXCEL

Untuk mencetak Laporan caranya sebagai berikut:
– Klik menu Laporan
– Pilih Laporan mana yang ingin di lihat atau ingin dicetak
– Pilih kategori/filter pencarian (bisa per kategori atau sem ua) atau pilih Periode Tanggal
dan atau pilih pilihan lainnya yang sesuai yang diinginan
– Klik tombol Print Preview untuk melihat laporan
– Klik tombol Print untuk mencetak laporan, sedangkan
Untuk menyimpan/export ke Excel: Klik tombol Save  ketik Nama File di File
name  pilih Excel file OLE (*.xls) di Save as type  klik Simpan  klik Ok
– Klik tombol Close  lalu klik tombol Close satu lagi untuk menutup laporan
 Catatan Laporan
 Sebaiknya Laporan secara periodik (misal: per bulan/akhir bulan atau per tahun) disimpan/export

ke Excel
TRIK: atau
Agar RTF.
mendapat hasil layout Excel yang rapi, silahkan simpan ke format .csv, .htm atau .txt
dahulu, baru kemudian diimport dari Excel.
Hal  dari 52
7. CETAK LABEL BARCODE & LABEL HARGA

Yang dicetak labelnya adalah tipe penjualan Barang (bukan Jasa). Standard cetak barcode
TranPOS menggunakan standard EAN 13 & EAN 128.
A. Cetak Label Barcode

– Klik menu Tools  klik sub menu Cetak Label Barcode & Label Harga
– Pilih option Label Barcode  pilih format cetak label (simple, standar atau lengkap)
– Pilih standar barcode (EAN 13 atau EAN 128)
masukkan kata kunci  pilih barang  lalu tekan Enter )
– Masukkan jumlah/banyak label yang akan dicetak di kolom Jml Cetak
–
– Klik
Klik tombol Cetak
tombol/icon untuk melihat
printer di print
kiri atas preview
(sebelumnya jadikan Default, printer untuk cetak label)
– setelah tercetak, klik tombol Close
(Bila ingin mencetak kode barcode barang lain, klik tombol Hapus Layar  ulangi mulai
langkah ke-2 dari atas)
B. Cetak Label Harga

– Klik menu Tools  klik sub menu Cetak Label Barcode & Label Harga
– Pilih option Label Harga
masukkan kata kunci  pilih barang  lalu tekan Enter )
– Masukkan jumlah/banyak label yang akan dicetak di kolom Jml Cetak
– Klik tombol Cetak untuk melihat print preview
– Klik tombol/icon printer di kiri atas (sebelumnya jadikan Default, printer untuk cetak label)
– Setelah tercetak, klik tombol Close
(Bila ingin mencetak kode barcode barang lain, klik tombol Hapus Layar  ulangi mulai
langkah ke-2 dari atas)
 Catatan Cetak Label Barcode & Label Harga

 Ukuran media kertas cetak A4/Qwarto
 Alur cetak ke bawah
 Akan lebih baik gunakan media kertas sticker

Hal  dari 52
8. BACKUP & BUKA FILE BACKUP

A. MEMBACKUP DATA
Fasilitas Backup data adalah fasilitas yang sangat dianjurkan untuk menghidari hal-hal yang
tidak diinginkan yang bisa berkibat akan rusaknya data. Rusaknya data bisa karena hardware
rusak, kesalahan manusia (human error ), virus, corrupt , dll. File backup data terkompresi
dengan format ZIP. Caranya yaitu:
1. Manual
Cara backup ini bisa dilakukan sewaktu-waktu dan bisa dilakukan secara periodik sesuai
keinginan yaitu melalui Tools Program.
Tools Program  isikan Login  klik tombol Backup Data
–
– Klik
Ketiktombol untuk
nama file di memilih
kotak folder
File name tempat file backup disimpan
 klik tombol Save
– Klik OK
2. Semi Otomatis
Dalam fasilitas semi otomatis ini setiap akan keluar/exit dari program TransPOS akan
muncul Peringatan untuk membackup data. Sebaiknya peringatan tersebut dilakukan untuk
menghindari hal-hal yang tidak diinginkan nantinya.
– Setelah klik tombol Close program TransPOS atau klik menu File  klik Keluar
– Klik tombol Backup  klik tombol untuk memilih folder tempat file backup disimpan
– Ketik nama file di kotak File name  klik tombol Save

– Klik OK (otomatis program TransPOS ditutup)
B. MEMBUKA FILE BACKUP DATA (RESTORE)

Fasilitas ini digunakan untuk membuka file yang sudah dibackup dengan cara meng-
ekstrak/unzip ke dalam folder atau direktori yang ditentukan.
– Sebelum buat folder baru dengan Windows Explorer di direktori dimana saja (untuk
menempatkan hasil ekstrak/unzip file database)
Tools Program  isikan Login  klik tombol Buka Data
– Klik tombol (disebelah kanan kotak Nama File) untuk memilih file backup yang akan
dibuka
– Klik tombol (di sebelah kanan kotak Direktori) untuk memilih di folder mana file
backup tersebut akan di tempatkan dan di ekstrak (unzip) untuk kemudian dibuka  Klik
OK
– Kemudian Close  buka program TransPOS  Silahkan Login
Hal  dari 52
9. DATA BARU

Data Baru ini dimaksudkan untuk membuat file/data baru (New). Caranya yaitu:
Tools Program  isikan Login  klik tombol Data Baru
– Klik tombol di Nama data/folder (untuk membuat folder tempat file backup disimpan)
– Ketik Nama file di kotak File name  klik tombol Save
– Isikan Identitas Usaha/Toko (Nama, Alamat, Kota, Kode Pos & Telp)
– Periode Pembukuan: Tahun (Default: Tahun berjalan/saat ini)
– Klik tombol Buat Data Baru
– Klik Ok  klik Ok lagi
 Catatan Data Baru (logo Usaha/Toko)

 Untuk setting/ganti logo: setting  setting program  browse (ganti logo)  pilih file image
 Ok
10. PERBAIKI & OPTIMALKAN DATA

Fasilitas ini digunakan untuk memperbaiki data bilamana terjadi suatu hal mengakibatkan data
corrupt atau rusak. Penyebab data corrupt atau rusak paling sering adalah karena listrik atau
komputer mati secara mendadak tanpa prosedur shutdown. Biasanya data rusak karena mati
listrik adalah data ketika sedang dipakai untuk transaksi.
A. Cara Perbaiki Data

– Klik tombol Start di desktop Windows  All programs  TransPOS 2011 TransPOS
2011 Prima  pilih Tools Program  isikan Login  klik tombol Perbaiki Data
– Klik tombol Connect
– Klik kotak Termasuk Perbaiki Index Data
– Pilih/select semua file data (.DAT) yang akan diperbaiki dengan mouse
(Caranya: klik file anggota.DAT  tekan & tahan tombol Shift keyboard  scroll mouse
ke bawah  klik file tutupbulan.DAT sehingga semua file terblok biru)
– Klik tombol Perbaiki (tunggu sampai proses selesai 100%)

– Klik tombol Close atau lanjutkan Optimalkan Data
B. Cara Optimalkan Data

Optimalkan Data dilakukan bila setelah Perbaiki Data masih ada data corrupt atau rusak,
maka dilakukan proses Optimalkan Data.
Hal 7 dari 52

Tools Program  isikan Login  klik tombol Perbaiki Data
– Klik tombol Connect
– Klik kotak Termasuk Perbaiki Index Data
– Pilih/select semua file data (.DAT) yang akan diperbaiki dengan mouse
(Caranya: klik file anggota.DAT  tekan & tahan tombol Shift keyboard  scroll mouse

ke bawah klik file tutupbulan.DAT sehingga semua file terblok biru)
– Klik tombol Optimalkan

– Klik tombol Pilih (klik tombol Pilih terus menerus sampai tampilan Pilih Index Data
hilang & kembali ke tampilan Perbaiki Data)
– Klik tombol Close semua jendela/tampilan (tampilan Perbaiki Data & tampilan Pesan)
– Pastikan tidak ada komputer yang menjalankan TransPOS ketika proses Perbaiki Data
– Pastikan tidak ada komputer yang menjalankan TransPOS ketika proses Optimalkan Data
– Untuk menghindari data rusak gunakan UPS atau sejenisnya, karena bila rusaknya berat
fitur ini tidak memberi menjamin 100%
Hal 8 dari 52
11. JARINGAN (LAN)

Jaringan ini dibutuhkan apabila pemakaian program TransPOS yang menggunakan lebih dari
1 komputer. Prinsip kerja jaringan program TransPOS adalah Client Server, dimana salah satu
komputer dijadikan Central atau pusat penyimpanan data dengan cara Sharing Folder. Berikut
ini urutan langkah-langkahnya:
1. BUAT IDENTITAS KOMPUTER & WORKGROUP

Supaya antar komputer bisa saling berkomunikasi, maka perlu dibuat suatu “jalur” khusus.
Jalur tersebut adalah Workgroup. Sebelum membuat workgroup terlebih dahulu setiap
komputer harus punya nama untuk membedakan satu sama lain.
– Klik kanan pada tombol Start  pilih Explore
– Klik kanan My Computer  Properties
– Klik tab Computer Name  ketikkan keterangan ttg komputer pada Computer
description (misal: 'Komputer Server' utk server atau 'Komputer Client1' utk komputer
client 1)
– Klik tombol Change...  ketikkan nama komputer pada Computer name (misal:
'Server' utk komputer server, atau 'Client1' untuk komputer client 1)
– Ketikkan nama workgroup pada kotak Workgroup, misal: TransPOS. (baik komputer
server maupun client nama workgroup harus sama)
– Klik tombol OK  OK  OK  OK  Yes
(Setelah tombol Yes ditekan maka komputer akan direstart secara otomatis)
2. SETTING IP
Selain punya nama, masing-masing komputer harus punya alamat yaitu berupa nomer IP.
Baik komputer server maupun client harus disetting nomer IPnya. Umumnya setting IP
komputer jaringan sebagai berikut:
– IP Komputer Server : 192.168.0.1
– IP Komputer Client 1 : 192.168.0.2
Apabila mempunyai komputer client 2 atau lebih maka IP Kom puter Client 2 adalah
192.168.0.3 dan seterusnya
Berikut langkah-langkah pemberian nomer IP pada masing-masing komputer

– Klik icon pada taskbar (pojok kanan bawah desktop anda)  Properties atau klik
Start  Control Panel  Network Connections
– Klik kanan icon Local Area Connection  pilih Properties
Hal 9 dari 52
– Klik Internet Protocol (TCP/IP)  klik tombol Properties
– Pilih option Use the following IP address  ketikkan IP address dan Subnet mask 
OK (IP address sesuai ketentuan di atas, sedang isi Subnet mask adalah
255.255.255.0)
– Klik/beri tanda cek 2 (dua) option seperti gambar di bawah ini, lalu klik OK
3. SHARING FOLDER
Sharing folder digunakan untuk mengijinkan komputer client untuk mengakses file
database yg ada di folder komputer Server. Berikut ini adalah cara Sharing Folder di
komputer Server:
– Klik kanan pada folder db di direktori C:\Program Files\Software TransCODE\
TransPOS 2011 Prima\

–
– Klik
Klik Sharing atau
Share this Sharing
folder and
to the Security...
network klik Properties
 klik pula Allow network users to change
my files
– Klik tombol OK
 Catatan Jaringan
 Untuk mendukung jaringan (LAN) komputer harus ada port RJ45/UTP (biasanya ada/onboard),
apabila tidak ada bisa digunakan LAN Card.
 Selain itu dibutuhkan juga Kabel Jaringan bertipe RJ45/UTP dan konektor kabel di kedua sisi kabel.
 Apabila jaringan memakai lebih dari 2 komputer gunakan Switch/Hub.
 Bila ingin kualitas transfer data jaringan bagus, gunakan hardware jaringan yang berkualitas juga &
panjang kabel perlu diperhatikan.
 Perangkat keras di atas (yang tidak onboard) dapat anda dapatkan di toko komputer.
Setting Jaringan/Network (LAN) diatas dibuat di Windows XP

untuk Windows lainnya silahkan disesuaikan (prinsipnya sama)
Hal 0 dari 52
12. PERANGKAS KERAS TRANSPOS

Perangkat keras Penjualan Retail (POS) ada banyak. Selain support jaringan, perangkat keras lain
yang disupport oleh program TransPOS adalah sebagai berikut:
1. PC Komputer
2. Printer Mini & Tipe LX (cetak Struk/Nota) atau Printer A4 (cetak Faktur & Laporan)
3. Barcode Scanner
4. Cash Drawer (laci uang)
PC Komputer Printer Mini Barcode Scanner Cash Drawer

& Printer A4
Specs. PCKomputer: Specs. Printer Mini (Driver Specs. Barcode Scanner: Specs. Cash Drawer:
 Windows atau Non Driver):  Menggunakan Port  Menggunakan Port
 Ada port UTP/LAN  Menggunakan Port PS/2 atau USB RJ11
(RJ45) Parallel (LPT), Serial  Bila Printer mini tidak
 Ada port Printer Parallel (RS232) atau USB Merk Barcode Scanner ada port RJ11
(LPT) atau Serial  Ada port RJ11 yang telah di test dengan gunakan converter
(RS232)  Ukuran kertas 75mm TranPOS adalah: card
 Ada port PS/2 – Inventor
 Ada port USB Specs. Printer A4 (Driver): – Argox Merk Printer yang telah di
 Menggunakan port – TSC test dengan TranPOS
Parallel atau USB – Zebra adalah:
 Cash Drawer langsung – Toshiba – Integral
ke komputer – dll – Inventor
 Ukuran kertas 75mm – TEC
– dll
Merk Printer mini yang
telah di test dengan
TranPOS adalah:
– Inventor, Epson, Star,
Zonerich, dll
Hal 1 dari 52
KONFIGURASI PERANGKAT KERAS & JARINGAN TRANSPOS
/ USB
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
- untuk Barcode Scanner dengan port PS/2 diparalel dengan kabel Keyboard
- untuk Barcode Scanner dengan port USB langsung ke PC Komputer
- untuk Mini Printer dengan port USB: install driver, jadikan default printer & setting driver
13. DUKUNGAN TEKNIS
TransPOS mempunyai fasilitas berupa Dukungan Teknis (technical support ) dari pengembang
software TransPOS. Dukungan tersebut berupa bantuan teknis yang bisa diakses melalui:
1. Reseller/Agen : Kontak Reseller/Agen (bila membeli lewat Reseller/Agen atau Pihak Ketiga)
2. SMS : 085 72972 0398
3. Email : support@tokosoftwarekita.com
Apabila mengalami masalah dalam penggunaan software, silahkan beri penjelasan detail dan urut
kepada kami & akan lebih baik disertai dengan screenshot/capture image bagian yg bermasalah,
agar kami bisa menganalisa dengan benar & bisa memberikan solusinya.
Untuk menggunakan fasilitas Dukungan Teknis kami, silahkan sebutkan Serial Number terlebih
dahulu (sebagai identitas ID Anda atas pembelian software kami)
www.tokosoftwarekita.com
Hal 2 dari 52

Manualtranspos 2011 P

Caricato da

Informazioni sul documento

Titolo originale

Copyright

Formati disponibili

Condividi questo documento

Condividi o incorpora il documento

Opzioni di condivisione

Hai trovato utile questo documento?

Questo contenuto è inappropriato?

Copyright:

Formati disponibili

Manualtranspos 2011 P

Caricato da

Copyright:

Formati disponibili

5/16/2018 ManualTransPOS2011P-slidepdf.

Panduan (Manual Book)

versi 2011 [Build 3.75]

2. SETTING AWAL

3. MENGISI DATA MASTER

3.5. Data Lokasi

4.2.3. Retur Beli …………………………………………………………. 30

7. CETAK LABEL BARCODE & LABEL HARGA ………………………… 45

8. BACKUP & BUKA FILE BACKUP ……………………………………… 46

9. DATA BARU ……………………………………………………… 47

10. PERBAIKI & OPTIMALKAN DATA ……………………………………… 47

11. JARINGAN (LAN) ……………………………………………………. 49

12. PERANGKAS KERAS TRANSPOS ……………………………………. 51

13. DUKUNGAN TEKNIS ………………………………………………… 52

Panduan TRANSPOS 2011 Prima

Software TRANSPOS dirancang untuk mempermudah dalam melakukan transaksi. Tidak

Software TRANSPOS dirancang sedemikian rupa sehingga dapat mengakomodasi semua

Software TRANSPOS mempunyai kelebihan yaitu:

TransPOS TransPOS TransPOS

Panduan TRANSPOS 2011 Prima

24 Fasilitas Pencarian Data (Flexible) Ya Ya Ya

44 Mendukung Cetak Label Barcode -- Ya Ya

(*) dalam pengembangan

Panduan TRANSPOS 2011 Prima

Panduan TRANSPOS 2011 Prima

1.4. PRA INSTALASI

2. Pastikan menggunakan backup power (UPS)

3. Pastikan pemasangan peralatan-peralatan listrik aman

4. Sebaiknya Format Ulang Windows dahulu

6. Pastikan penggunaan Anti Virus yang diupdate secara berkala

7. Backup data secara rutin periodik

 Sangat Dianjurkan Membaca:

 Informasi-informasi yang ada di website

Panduan TRANSPOS 2011 Prima

2. Muncul menu pilihan sebagai berikut:

3. Klik menu Install TransPOS  Lanjut

Sebelum melakukan registrasi lakukan sebagai berikut:

Sebelum Registrasi, sangat dianjurkan juga:

a. Kode install b. Serial number

Panduan TRANSPOS 2011 Prima

Pengiriman bisa melalui:

2. Email : reg@tokosoftwarekita.com , dengan Subject: REG POSP

PEMROSESAN KODE REGISTRASI DARI KAMI MAKSIMAL 1 x 24 JAM KERJA

Panduan TRANSPOS 2011 Prima

1.7. MEMBUKA PROGRAM

B. Pilih tombol Lanjutkan bila program TransPOS belum diregistrasi (masih

C. Pilih menu File  Login

D. Ketik Username dan Password

E. Tampilan TransPOS 2011 Prima

 Catatan Membuka Program

Panduan TRANSPOS 2011 Prima

1.8. ALUR PENJUALAN RETAIL

1. Usaha baru akan mulai (kondisi 1)

2. Usaha sudah berjalan (kondisi 1)

 Catatan Alur Penjualan Retail

Panduan TRANSPOS 2011 Prima

2. SETTING AWAL

5. Klik tombol OK

B. Setting Date Time

Berikut ini cara menyesuaikan tanggal & waktu di Windows:

2. Sesuaikan Date (tanggal, bulan dan tahun)

2.2. SETTING DATA

Panduan TRANSPOS 2011 Prima