Manuale ECDL Completo

ECDL Modulo 1 Concetti di base della Tecnologia dellInformazione Pag 1
Corso per il conseguimento della
Patente Informatica Europea
ECDL
Lezioni a cura di Fernando Carl
Modulo 1
Concetti di base della Tecnologia dell'Informazione e della Comunicazione
IPSSCT A. DE PACE
Anno 2002
Lezioni a cura del Prof. Fernando Carl
EUROPEAN COMPUTER DRIVING LICENCE

1.1 Per iniziare Questo primo modulo teorico diviso in sei sezioni. Al candidato verranno sottoposte sei domande, una per ciascuna sezione. Le risposte devono essere di natura discorsiva. Di conseguenza la loro valutazione non del tipo giusta o falsa ma espressa in percentuale. Per superare la prova il candidato dovr ottenere un punteggio medio complessivo di almeno il 60%. 1.1.1.1 Hardware, software, information technology 1.1.1.2 Qual il significato del termine informatica? E' la scienza che si propone di raccogliere, organizzare, conservare e distribuire le informazioni tramite sistemi automatici di elaborazione dei dati. Scopo della disciplina quello di realizzare macchine in grado di eseguire le azioni necessarie alla risoluzione di un problema. Il termine deriva dalla fusione delle parole INFORmazione autoMATICA. Cosa vuol dire Information Technology (I.T.)? La I.T. nasce dall'integrazione tra informatica e telecomunicazioni e si sviluppata principalmente negli anni ottanta con il collegamento in rete dei computer. Ogni singolo computer collegato in rete pu accedere a grandi banche dati, usare la posta elettronica, la teleconferenza, ecc. Cosa si intende con il termine multimedialit? La multimedialit permette di creare e utilizzare contemporaneamente e in maniera integrata audio (voci, rumori, musiche), video (disegni, foto, video) e testi. Cosa vuol dire macchina a programma memorizzato? E' una macchina che non progettata per uno scopo specifico ma capace di eseguire operazioni diverse in base a programmi registrati nella sua memoria. Qual la differenza tra hardware e software? La struttura fisica, interna e esterna del computer prende il nome di hardware (hard = duro, ware = componente). L'insieme di tutti i programmi che permettono di utilizzare l'elaboratore si chiama software (soft = soffice) Cos' un programma? Un programma costituito da una successione finita di istruzioni che, eseguite in sequenza, una dopo l'altra, fanno svolgere al computer delle operazioni ben definite. Qual la differenza tra software di base e software applicativo? Il software di sistema, o di base, gestisce le risorse hardware del computer. La parte pi importante il sistema operativo che gestisce processore, memorie, orologio, collegamenti in rete, dispositivo d'ingresso e di uscita dei dati. Il sistema operativo permette di ignorare le caratteristiche tecniche dell'hardware, si inserisce tra macchina e utente rendendo il computer una macchina standard. Il software applicativo l'insieme dei programmi che aiutano l'uomo a risolvere una vasta tipologia di problemi. Quali sono le unit fondamentali che compongono un sistema di elaborazione? Secondo il modello di Von Neumann, un sistema di elaborazione di dati formato
da: 1. Memoria centrale, per conservare i dati da elaborare e i dati elaborati 2. Processore centrale, per elaborare, secondo un programma residente nella memoria, i dati 3. Dispositivi di ingresso/uscita (in/out [i/o]) per comunicare con l'esterno in forma pi accessibile all'uomo 4. Un clock, una cadenza d'orologio (un'onda quadra di una certa frequenza) che determina la velocit con cui vengono eseguite le operazioni elementari del processore e l'accesso alla memoria
1.1.2.1 Tipi di computer Come si classificano i computer? In quattro categorie. I supercomputer sono i pi potenti, i pi veloci e i pi costosi. Sono utilizzati principalmente nelle universit e nei centri di ricerca. I mainframe hanno processori potenti e grande quantit di memoria RAM. Sono particolarmente utilizzati in multiutenza, ossia da pi persone contemporaneamente, ciascuna delle quali utilizza un terminale collegato al mainframe. Sono molto costosi, pertanto sono utilizzati da grosse societ commerciali, banche, ministeri, aeroporti. I minicomputer sono elaboratori un po' pi piccoli ma in grado di gestire grandi quantit di dati in multiutenza. Il loro costo dell'ordine di dicene di milioni e sono usati da societ di medie dimensioni. I personal computer sono quelli usati per lavoro d'ufficio o in ambito domestico da un solo utente per colta. Una ulteriore distinzione pu essere fatta tra computer da tavolo (desktop computer) e portatili (notebook o palmtop)
1.1.3.1 Componenti di base di un personal computer Quali sono le componenti di base di un personal computer? Lunit centrale, la memoria centrale, la memoria di massa, le unit periferiche di ingresso e di uscita. Lunit centrale di elaborazione, detta CPU, (central processing unit) il cervello del computer, in quanto responsabile dellesecuzione dei programmi e del controllo di tutto ci che avviene allinterno dellelaboratore. La memoria centrale formata da tre tipi di memorie: la RAM (random access memory) costituisce il banco di lavoro del computer, la ROM (read only memory) una memoria di sola lettura, la memoria cache caratterizzata da una elevata velocit frapposta tra la CPU e la memoria centrale e aumenta le prestazioni del computer. Le memorie di massa servono per immagazzinare dati e programmi e si dividono in hard disk (dischi rigidi o fissi), floppy disk (dischi flessibili e rimovibili), CD ROM (compact disk read only memory, dischi ottici a sola lettura), CD WROM (write once read many, sui quali possibile registrare sequenzialmente ma non possibile alcuna operazione di modifica o cancellazione) CD WMRA (write many read always, dischi ottici riscrivibili), DVD (digital versatile disk) di grande capacit di memoria sono utilizzati per le applicazioni multimediali. Tra le unit pe-
riferiche di input, o di ingresso, abbiamo la tastiera, il mouse, la track-ball (un mouse rovesciato), il touch pad (un dispositivo sensibile al tatto) lo scanner (una specie di fotocopiatrice che permette di leggere le immagini e le scritte stampate su di un foglio e di trasformarle in documenti utilizzabili dal computer, la penna ottica utile per leggere i codici a barre, la tavoletta grafica, lo schermo tattile, i microfoni e i sistemi di riconoscimento della voce. Tra le unit periferiche di output, o di uscita, abbiamo il monitor, la stampante, il plotter, un dispositivo grafico di elevata precisione. 1.1.3.1 Componenti di base di un personal computer Quali sono le componenti di base di un personal computer? Lunit centrale, la memoria centrale, la memoria di massa, le unit periferiche di ingresso e di uscita. Lunit centrale di elaborazione, detta CPU, (central processing unit) il cervello del computer, in quanto responsabile dellesecuzione dei programmi e del controllo di tutto ci che avviene allinterno dellelaboratore. La memoria centrale formata da tre tipi di memorie: la RAM (random access memory) costituisce il banco di lavoro del computer, la ROM (read only memory) una memoria di sola lettura, la memoria cache caratterizzata da una elevata velocit frapposta tra la CPU e la memoria centrale e aumenta le prestazioni del computer. Le memorie di massa servono per immagazzinare dati e programmi e si dividono in hard disk (dischi rigidi o fissi), floppy disk (dischi flessibili e rimovibili), CD ROM (compact disk read only memory, dischi ottici a sola lettura), CD WROM (write once read many, sui quali possibile registrare sequenzialmente ma non possibile alcuna operazione di modifica o cancellazione) CD WMRA (write many read always, dischi ottici riscrivibili), DVD (digital versatile disk) di grande capacit di memoria sono utilizzati per le applicazioni multimediali. Tra le unit periferiche di input, o di ingresso, abbiamo la tastiera, il mouse, la track-ball (un mouse rovesciato), il touch pad (un dispositivo sensibile al tatto) lo scanner (una specie di fotocopiatrice che permette di leggere le immagini e le scritte stampate su di un foglio e di trasformarle in documenti utilizzabili dal computer, la penna ottica utile per leggere i codici a barre, la tavoletta grafica, lo schermo tattile, i microfoni e i sistemi di riconoscimento della voce. Tra le unit periferiche di output, o di uscita, abbiamo il monitor, la stampante, il plotter, un dispositivo grafico di elevata precisione.
1.2 Hardware Questa sezione tratta della struttura fisica di un computer e degli elementi che lo caratterizzano, dalla unit centrale, ai dispositivi ingresso e di uscita 1.2.1.1 Unit centrale di elaborazione Cos' l'unit centrale di elaborazione? L'Unit Centrale di Elaborazione (in inglese Central Processing Unit, abbreviato CPU) il microchip presente nel computer capace di elaborare i dati in ingresso e fornire una risposta in uscita. Essa si identifica, nei personal computer, col microprocessore. In generale un microprocessore pu essere presente in molti dispositivi elettronici moderni. La CPU un microprocessore con compiti particolari. Esso il cuore del Computer Quali sono i componenti pi importanti di una CPU? una unit aritmetico-logica detta ALU (Aritmetic Logic Unit), che svolge le operazioni aritmetiche fondamentali una unit per il calcolo in virgola mobile un set di registri, ovvero di memorie, che accolgono dati e istruzioni in via di esecuzione una unit per il controllo del flusso dei dati una unit per l'interfaccia col BUS, cio con le linee fisiche (fili o tracce su cui corrono le informazioni sotto forma binaria) una unit per la gestione della memoria centrale (RAM) Esistono sul mercato due tipi di microprocessori, che fanno capo uno allo standard Apple (casa costruttrice MOTOROLA) e laltro allo standard IBM (case costruttrici INTEL, IBM, CYRIX, AMD). I pi noti e pi diffusi sono i processori della Intel, dal glorioso e storico 8086 ai moderni Pentium. Un processore caratterizzato soprattutto dalla sua velocit (oltre che dai suoi registri e dalle istruzioni in esso contenute), la quale data dalla frequenza di clock alla quale essa lavora: un pentium III a 500 MHz lavora alla frequenza di 500MHz e compie 500 milioni di operazioni elementari al secondo Come sono rappresentate le informazioni all'interno di un computer? Le informazioni, nel computer, vengono rappresentate secondo la numerazione binaria, cio utilizzando due sole cifre (0 e 1). Qual' la pi piccola unit di memoria? 0 e 1 vengono chiamati bit (che sta per binary digit, cio cifra binaria). La pi piccola unit di memoria pu conservare o 0 o 1, cio un bit. 1.2.2.1 Dispositivi di input Cos' un dispositivo di input? Per dispositivo di input si intende uno strumento per inserire nel computer i dati che saranno elaborati dalla CPU.
I dispositivi di input sono, oggi, i pi disparati e rispondono a diverse esigenze di comunicazione con la macchina. I dispositivi pi comuni e sempre presenti in un personal computer sono: Tastiera, mediante la quale i dati vengono inseriti in forma alfanumerica Mouse, mediante il quale i dati vengono inseriti con un click di un pulsante come comando. Simili al mouse per funzionamento sono Touchpad e Trackball, usati nei Notebook e il Joystick usato per i giochi. Altri dispositivi sono di tipo multimediale, ad esempio: Microfono per inserire un suono Scanner per inserire un'immagine Videocamera e Macchina fotografica digitali Tavoletta grafica per inserire disegni Altri dispositivi particolari possono permettere di inserire dati esterni relativi a strumenti di misura di qualunque tipo, altri ancora permettono di rilevare codici come le penne ottiche. Impieghi particolari del computer possono avere dispositivi di input studiati per l'occorrenza. Tutti i dispositivi elencati costituiscono una interfaccia fra l'uomo e la macchina per facilitare la comunicazione. I dati inseriti vengono sempre tradotti in numeri binari, che l'unico linguaggio compreso dalla CPU. 1.2.3.1 Dispositivi di output Cos' un dispositivo di output? Per dispositivo di output si intende uno strumento atto a comunicare all'esterno il risultato della elaborazione dei dati da parte della CPU.
Anche i dispositivi di output, come quelli di input, possono essere i pi disparati e rispondono a diverse esigenze di comunicazione fra macchina e utente. I dispositivi di output pi comuni e sempre presenti in un personal computer sono: Monitor, mediante il quale i dati in uscita dalla unit centrale vengono visualizzati su uno schermo. Stampante, mediante la quale i dati vengono stampati su carta. Dispositivi di uscita sono anche le memorie di massa su cui vengono salvati e conservati nel tempo i dati elaborati.
Altri dispositivi di output sono di tipo multimediale, ad esempio: Altoparlanti per la riproduzione dei suoni Scheda d'uscita per videoregistratore o proiettore Modem, il quale un dispositivo di ingresso-uscita per accedere alla linea telefonica Altri dispositivi particolari possono permettere di azionare dispositivi esterni.
1.3 Dispositivi di memoria Questa sezione tratta dei dispositivi di memoria. La memoria serve al computer per immagazzinare dati definitivi o provvisori. Se non vi fossero questi dispositivi la CPU non potrebbe lavorare in quanto tutti i risultati delle elaborazioni andrebbero perduti. 1.3.1.1 Memorie di massa Cos' una memoria? Una memoria un dispositivo capace di immagazzinare, conservare e restituire informazioni, cio programmi, applicazioni e dati. Nel computer sono presenti diversi tipi di memorie. Ci che differenzia le memorie la velocit di accesso, la capacit e il prezzo. Cos' una memoria di massa? Una memoria di massa un dispositivo fisico capace di memorizzare permanentemente e indefinitamente i dati prodotti nella elaborazione del computer. In base a quali caratteristiche si differenziano le memorie di massa? Le memorie di massa si differenziano per il tipo di tecnologia adottata per memorizzare i dati: tecnologia magnetica, tecnologia ottica e tecnologia magneto-ottica. Fra le memorie di massa pi diffuse ricordiamo:
Sono dischi di materiale magnetico della capaciDischetti Floppy. t di 1,44 Mbyte. Sono riscrivibili, estraibili e trasportabili su altri computer. Per questo motivo sono veicolo di virus informatici. I dischetti vanno formattati (oggi sono venduti gi formattati) per poter esse scritti. Cos' la formattazione? La formattazione, che si esegue col computer mediante un programma fornito da Windows, serve per inserire sul disco magnetico i riferimenti per individuare la posizione dei dati in modo casuale Zip disk. Sono simili ai dischetti floppy ma di capacit notevolmente superiore. Non sono formati standard per cui occorre il dispositivo adatto per leggerli e scriverli. E' presente ormai su tutti i computer, Disco rigido. (Hard disk). interno alla macchina e inaccessibile. Esso contiene al suo interno diversi dischi rigidi metallici e magnetici, per cui pu contenere una quantit enorme di dati (oggi normale l'Hard Disk da 10 Gbyte (cio 10 miliardi di Byte). Anche l'hard disk va formattato come i dischetti, prima di ricevere i programmi, le applicazioni e i dati.
Questi dispositivi sono basati su tecCD-ROM, CD-R, CD-RW, DVD. nologia ottica. Essi vengono incisi col masterizzatore e letti mediante raggio laser. Hanno capacit da 650Mb a 7Gb. Nastri magnetici. Essi servono per conservare grandi quantit di dati o per fare il backup del sistema (cio copia di tutto il contenuto dell'hard disk) per prevenire perdite di dati per malfunzionamento della macchina, sempre in agguato. Qual' la pi piccola unit di memoria?
Il computer lavora con dati binari, cio con informazione che pu essere solo presenza o assenza di corrente, ovvero vero o falso oppure 0 e 1. Il vero o falso o 0 e 1 vengono chiamati bit (che sta per binary digit, cio cifra binaria). La pi piccola unit di informazione il bit, per cui il bit anche l'unit di misura della memoria. Una cella di memoria pu contenere 0 o 1; pi cella formano un numero binario. Quali sono le unit di misura delle memorie? Un gruppo di bit formano una parola, che gi una informazione complessa. Il computer organizzato con parole minime di 8 bit. Tale parola viene chiamata byte. L'unit di misura delle memorie del computer, comprese le memorie di massa, il byte con i multipli KiloByte (Kb=1000 byte), MegaByte (Mb=1.000.000 di byte) e GigaByte (Gb=1.000.000.000 di byte) 1.3.2.1 Memoria veloce Cos' la memoria centrale del computer? Le memorie di massa sono memorie lente. La CPU lavora, invece, a velocit altissime, per cui ha bisogno di memorie molto veloci per conservare temporaneamente i dati da elaborare. Queste memorie costituiscono la memoria centrale del computer e ne determinano, insieme alla CPU, la potenza di elaborazione. Quali sono le memorie veloci del computer? Le memorie veloci del computer sono: RAM. (Random Access Memory ovvero Memoria ad accesso casuale). E' la memoria in cui risiede il programma e i dati in fase di elaborazione. E' costruita con la stessa tecnologia del processore. Per i computer pi recenti la quantit di RAM pu essere di 128 Mbyte, ma pu arrivare anche ai gigabyte. ROM. (Read Only Memory ovvero Memoria a sola lettura). Contiene dati necessari all'avviamento della macchina, immessi dal costruttore. PROM. (Programmable Read Only Memory ovvero memoria programmabile a sola lettura). E' come una ROM ma pu essere scritta una sola volta con tecniche diverse. EPROM. (Erasable Programmable Read Only Memory ovvero Memoria programmabile e cancellabile a sola lettura. EEPROM. (Electrically Erasable Programmable Read Only Memory ovvero Memoria cancellabile elettricamente e programmabile a sola lettura). In essa sono memorizzati il programma e i dati del BIOS (Basic Input Output System. Registri e memoria cache. Sono memorie interne al processore, ad altissima velocit di accesso. Esse servono alla CPU, durante la elaborazione, per immagazzinare dati e istruzioni temporanei. 1.3.3.1 Capacit della memoria Come organizzata la memoria del computer? Si gi detto delle unit di misura della memoria. 8 bit formano un byte, detto anche parola. Il byte alla base della struttura della memoria e ne costituisce, come gi detto, l'unit di misura. Nel codice binario, con 8 bit, si possono rappresentare 256 combinazioni, ovvero 256 numeri (da 0 a 255). Ad esempio 00000000 rappresenta lo zero, mentre 01000100 rappresenta il numero 132. Le informazioni vengono trattate utilizzando il byte, nel senso che se si vuol rappresentare un numero superiore a 255 vengono utilizzati due byte o pi. Per rappresentare tutti i simboli alfanumerici sufficiente un byte. Per esempio, nel
codice ASCII, al numero decimale 32 corrisponde lo spazio fra parole, al numero 48 la cifra 0 etc. I primi processori costruiti, come il mitico 8088, avevano registri a 8 bit, cio di 1 byte. Essi per fare operazioni con numeri grandi dovevano utilizzare molti cicli, salvando e riutilizzando dati intermedi provvisori. Ci comportava una certa lentezza. Oggi i moderni processori utilizzano registri a 32 o 64 bit, cio a 4 o 8 byte. Essi possono contenere numeri molto pi grandi di 255 e quindi in un solo ciclo il processore pu fare operazioni pi complesse. Per questo motivo, oltre che per l'aumento della velocit del clock (arrivato dai 4,7MHz dell'8088 a 1GHz degli ultimi Pentium) i processori moderni sono enormemente pi veloci. Perch il byte di 8 bit? La scelta di 8 bit per formare un byte nasce dal fatto che gli 8 bit sono compatibili con la notazione esadecimale utilizzata nell'indirizzamento della memoria. 1.3.4.1 Prestazioni dei computer Quale computer scegliere? A questa domanda si risponde: quello che risponde meglio alle nostre esigenze. Ma che significa? Un computer pu essere pi o meno "potente" pi o meno "veloce". Per renderlo potente occorre montare i dispositivi adatti, per renderlo veloce occorre scegliere processori e schede madri adeguate. Da che cosa dipendono le prestazioni di un computer? Da quanto si detto risulta chiaro che le prestazioni di un computer dipendono, oltre che dagli accessori montati (schede video, schede grafiche etc.), da diversi fattori, che ne determinano la velocit di funzionamento: Tipo di CPU. Un processore a 8 bit intrinsecamente pi lento di uno a 32 bit perch occorrono meno cicli di clock per configurare una operazione logica o matematica. Velocit di Clock. Il clock la cadenza interna del computer che configura una operazione elementare. Un processore a 4,76 MHz esegue solo, si fa per dire, 4.760.000 operazioni al secondo, mentre uno a 800MHz ne esegue 800.000.000. Il secondo circa 168 volte pi veloce del primo; in altri termini se il primo impiega circa tre minuti per fare una operazione il secondo impiega solo 1 secondo. Memoria cache. La memoria cache una memoria velocissima perch integrata nella CPU e quindi ad essa il processore accede con estrema velocit. I dati transitori possono essere conservati nella cache oppure nelle altre memorie che sono sempre meno veloci. Quanta maggiore la memoria cache di un computer tanto migliori sono le sue prestazioni. 256kb o 512kb di memoria cache sono comuni nei moderni computer. RAM. Nella RAM risiedono le istruzioni dei programmi, i dati che servono per lavorare, i dati transitori. La RAM una memoria veloce; se la CPU non trova RAM disponibile per depositare i dati, li deposita sulla memoria di massa, meno veloce. E' chiaro che maggiore la quantit di RAM, maggiori saranno le prestazioni del computer, almeno fino ad esaurimento della richiesta di memoria, nel senso che, se la richiesta di memoria da parte della CPU non supera mai i 128Mb, anche se sul computer sono presenti 256Mb, il di pi non verr sfruttato. Hard Disk. La memoria di massa lenta di per s, ma esistono Hard Disk di velocit diverse. Se la CPU fa molto ricorso all'Hard Disk chiaro che quelli ad accesso pi veloce daranno migliori prestazioni. La capacit dell'Hard Disk meno importante: essa determina solo quante informazioni possiamo memorizzare permanentemente. Hard Disk di 15Gb sono divenuti comuni.
1.4 Software Questa sezione tratta del software. Il software l'insieme dei programmi che permettono al computer di lavorare. I programmi forniscono alla CPU i comandi in base ai quali elaborare le informazioni. Senza il software il computer sarebbe una bellissima statua tecnologica senza anima e senza vita. 1.4.1.1 Tipi di software Come viene suddiviso normalmente il software? Un software sempre un programma scritto in un linguaggio adatto ad essere compreso dalla CPU e contiene istruzioni che vengono eseguite dal processore.Il software si suddivide in: s/w di sistema (o di base) che gestisce le risorse h/w del computer e il loro utilizzo. Di esso fanno parte i programmi di boot forniti dai produttori di computer e che servono ad avviare la macchina e il Sistema Operativo che gestisce applicazioni e periferiche del computer. s/w applicativo (applicazioni), che risolve molti problemi di diversissima natura, come scrivere, comunicare, disegnare, fare musica. Come funziona il software nel computer? All'avvio della macchina, il s/w di sistema prepara l'h/w a fornire in uscita sulle periferiche di output il necessario rapporto uomo macchina. Il s/w applicativo fornisce alla macchina, tramite il s/w di sistema, le istruzioni per la elaborazione dei dati di input e la presentazione dei risultati in uscita.
1.4.2.1 Sistema Operativo Cos' un Sistema Operativo? Il Sistema Operativo un s/w di sistema che si inserisce fra l'h/w della macchina e il s/w applicativo e permette all'utente di far svolgere al computer compiti particolari senza preoccuparsi della struttura dell'h/w. In altri termini il sistema operativo (s.o.) si fa carico di comprendere le istruzioni delle applicazioni e comandare al processore e alle periferiche quel che devono fare. Esso l'interfaccia che permette la comunicazione fra uomo e macchina. Quali sono i Sistemi Operativi pi diffusi? I sistemi operativi pi diffusi sono: MS- D.O.S. (Microsoft Disk Operating System) che si diffuse nei PC con processori 8088 e 8086 Unix per macchine basate sulla CPU 68000 Motorola.
Linux nato per rompere il predominio di Windows Windows 3.x, Windows 95, Windows 98 e infine Windows 2000, Windows Me. Come pu essere l'interfaccia del Sistema Operativo? Ogni sistema operativo ha una sua interfaccia, cio un modo per comunicare con l'utente in modo da impartire al computer i comandi per farlo funzionare. Nell'ormai vecchio sistema operativo MS- D.O.S. l'interfaccia a caratteri, cio su uno schermo nero occorre digitare i comandi (ad esempio il comando di formattazione di un dischetto o di lettura del contenuto di un file etc.), in modo sintatticamente corretto altrimenti si ha un errore. Questa interfaccia ormai superata. Quando Apple invent il mouse si diffuse il sistema operativo a interfaccia grafica (GUI Graphical User Interface), in cui i comandi vengono impartiti mediante pressione di un pulsante che agisce su un cursore che si muove sullo schermo sul quale sono presenti icone grafiche. Windows un sistema a interfaccia grafica. Che differenza c' fra DOS e WINDOWS? Windows un sistema operativo che riusito ad imporsi nel corso degli anni fino a diventare uno standard in tutto il mondo. N IBM n altri sono riusciti a contrastare il diffondersi di questo sistema che ha ormai soppiantato il DOS con tutti i suoi limiti. Tentativi di rompere il suo monopolio vi sono stati. Non ultimo Linux diffuso gratuitamente. Ma Windows si tanto radicato presso gli utenti mondiali che sar difficile e lungo sostituirlo. Il DOS un sistema operativo a caratteri con interfaccia testuale in cui i comandi vengono impartiti scrivendoli con la tastiera,
Tutti i suoi problemi derivano dalla difficolt di ricordare e scrivere correttamente i comandi. Inoltre l'interazione con l'utente molto spartana, nonostante i tentativi di renderla pi gradevole con l'uso del mouse. In figura si vede l'ambiente DOS in una finestra Windows. WINDOWS un sistema operativo con interfaccia grafica in cui i comandi vengono impartiti col mouse.
Le icone presenti nelle finestre rappresentano i comandi o le azioni che vengono attivate con un semplice click del mouse. In questo caso non occorre (e non esistono pi) digitare comandi, si digitano solo dati da inserire su richiesta. A parte la questione estetica, il sistema a interfaccia grafica molto semplice da usare e intuitiva, tanto che ha fortemente contribuito alla diffusione del computer a tutti i livelli. Perch il desktop di windows definito "metafora della scrivania"? La schermata iniziale di Windows 98 rappresenta una scrivania virtuale, munita di oggetti vari, di cartelle in cui sono custoditi documenti (file) di diverso genere e di strumenti per effettuare alcune operazioni. E' presente perfino un cestino in cui possono essere trascinati col mouse (drag & drop) file e cartelle da eliminare. Nella parte bassa dello schermo presente la barra delle applicazioni. Cosa sono Icone, Oggetti, Pulsanti Le icone sono immagini simboliche che rappresentano un oggetto. Esse sono "calde", nel senso che cliccandoci sopra col mouse viene avviata un'azione dipendente dall'oggetto rappresentato. Gli oggetti sono programmi, cio file esecutori di applicazioni (p.e. Word), archivi (o file), cio contenitori di dati o informazioni di qualunque genere, cartelle, cio contenitori di file e di altri oggetti, risorse fisiche come l'unit floppy A:, l'unit C:, l'unit CD-ROM D:, le stampanti etc. I pulsanti, come il pulsante di avvio, non rappresenta un oggetto, ma "caldo", nel senso che se viene cliccato col mouse, avvia un'azione Quando viene caricato il Sistema Operativo? Appena viene acceso il computer parte la fase di bootstrap, cio la fase in cui viene avviato automaticamente un programma, detto firmware, contenuto nel BIOS (una memoria di tipo EEPROM), che verifica la funzionalit della macchina. Eseguite tutte le operazioni necessarie il firmware carica in una zona della RAM il Sistema Operativo (p.e. Windows 98) e lo fa partire. A questo punto il BIOS ha esaurito la sua funzione e il s.o. prende le redini della gestione dell'h/w e dell'interfaccia con l'utente, mediante la schermata iniziale. In Windows appare nella prima schermata il desktop. 1.4.3.1 Software applicativo Che cos' un programma? Un programma costituito da una serie di istruzioni, scritte in un linguaggio di programmazione che la macchina possa intendere e che vengono eseguite dalla CPU, che elabora i dati forniti dall'utente in ingresso (input) e fornisce i risultati richiesti
in uscita (output). Si gi detto che il computer una macchina che elabora dati secondo un programma predefinito. All'inizio i problemi da risolvere col computer erano soprattutto matematici, ed erano proprio i matematici a immettere direttamente, mediante schede forate o direttamente da tastiera, in forma binaria, la sequenza di numeri e di dati. Questa serie di numeri costituisce il programma. Un programma, perch possa essere eseguito dalla CPU deve essere scritto in linguaggio macchina, cio in forma binaria. In quale linguaggio deve essere codificato un programma eseguibile? Con l'evoluzione del computer sono nati linguaggi di programmazione pi vicini al modo di ragionare dell'uomo: il Fortran, il Cobol, il Pascal, il Basic. Di tempi molto pi recenti sono i linguaggi a oggetti, detti visuali, i quali sono divenuti molto pi facili da apprendere e, in parte, non necessitano di scrittura del codice, potendo operare col click del mouse su menu o pulsanti. Fra questi linguaggi ricordiamo il Visual C, il Visual Basic, il Delphi, Html, Java per citare i pi noti. Tutti questi linguaggi vengono scritti in forma testuale rispettando la codificazione dei comandi propria del linguaggio (per esempio la stringa Printer print "Ciao Pippo" in Visula Basic scrive sullo schermo "Ciao Pippo"); occorre poi, comunque, un interprete, detto compilatore, il quale si prende il carico di trasformare la forma testuale in una sequenza di numeri binari i quali arrivano alla CPU, la quale esegue il comando relativo. Cosa si intende per Applicazione? Una Applicazione non altro che un programma finalizzato a gestire in forma elettronica un campo dell'attivit umana. Per fare un esempio gestire le paghe dei dipendenti di un'azienda. Mentre prima questa attivit veniva svolta manualmente da un ragioniere usando carta e penna, oggi esistono molte applicazioni per computer capaci di svolgere questo lavoro con maggiore velocit e precisione. Quali sono le applicazioni pi comuni presenti in un computer? In genere le applicazioni dei computer moderni sono tantissime e per ogni esigenza. Naturalmente ogni azienda o individuo ha necessit diverse e probabilmente adoperer applicazioni particolari. Possiamo tentare di classificare le applicazioni presenti sul mercato in tre gruppi (ma potrebbero essere molti di pi): Applicazioni per uso aziendale, in cui comprendiamo tutte le applicazioni scritte per usi particolari d'azienda, per esempio Gestione magazzini, fatturazioni e paghe, processi particolari d'industria etc. Applicazioni di Office Automation, in cui comprendiamo le applicazioni tendenti a snellire e facilitare il lavoro d'ufficio nella produzione e pubblicazione di documenti, cataloghi etc., per esempio i wordprocessor, i database, le presentazioni, i fogli elettronici etc. Applicazioni multimediali. Che cosa s'intende per multimedialit? In senso lato significa uso di molti mezzi, verbali, iconici, cinematografici, sonori, per diffondere un'informazione. In senso pi stretto il termine riferito ad una comunicazione mediante il computer, che, con la digitalizzazione delle informazioni, pu trattare e integrare contemporaneamente i diversi linguaggi. Espressione della multimedialit l'ipertesto o ipermedia, oggetto d'apprendimento e di comunicazione. Quali sono le applicazioni della multimedialit? Data la potenzialit intrinseca della comunicazione totale, la multimedialit trova applicazione nella diffusione delle informazioni (CD-ROM, Internet), nella didattica
(CD-ROM, apprendimento in rete). L'umanit ha fatto grandi balzi in avanti quando riuscita ad inventare mezzi nuovi per la memorizzazione, la riproduzione, la trasmissione e la distribuzione di informazioni a costi pi bassi e con minore energia. L'informazione rappresenta una risorsa fondamentale, per i sistemi decisionali individuali e sociali, per poter determinare azioni efficaci e adeguate all'evoluzione e ai mutamenti. Con le nuove tecnologie nasce l'ipertesto, o, meglio, ipermedia; esso interattivo, il lettore pu scegliere il percorso logico, ha una struttura reticolare delle conoscenze, in alcuni casi il lettore pu modificare o creare nuove situazioni, possedendo le capacit tecniche oltre che logiche per farlo. Un ipertesto uno strumento che pu aiutare l'uomo non solo a leggere e a ricercare informazioni ma anche a pensare, a comunicare e ad apprendere nel modo che gli pi congeniale
1.4.4.1 Sviluppo del software Che cosa s'intende per ciclo di vita del software? Scrivere un programma per il computer, o pi in generale produrre software, non cosa semplice e presuppone un dispendio enorme di risorse umane in termini di capacit e di tempo. Per ciclo di vita del s/w si intende tutto il percorso che va dalla progettazione, alla produzione, alla documentazione e alla manutenzione del programma prodotto. Allo scopo di razionalizzare tale percorso nata l'ingegneria del s/w, che studia le metodologie di progettazione e le tecniche di documentazione del ciclo di vita. Secondo i canoni della ingegneria del software, Il ciclo di vita del software consiste in: Definizione dei requisiti. Lo scopo individuare con precisione il problema in base alle esigenze dell'utente, l'ambiente in cui si determina, i vincoli e le risorse esistenti, il perch e la convenienza dell'automazione. La documentazione prodotta le specifiche dei requisiti. Analisi. Lo scopo definire con precisione le modalit di interazione tra la soluzione proposta e l'ambiente, il cosa fare. La documentazione prodotta le specifiche funzionali. Disegno. Lo scopo definire l'architettura generale della implementazione della soluzione, il come fare. La documentazione prodotta le specifiche di disegno. Implementazione. Lo scopo definire in dettaglio la soluzione verso il computer. La documentazione prodotta il prodotto. Testing. Lo scopo individuare le caratteristiche da provare e definire i dati di prova (test) che le esercitano. La documentazione prodotta le specifiche dei test. Controllo qualit. Lo scopo valutare, attraverso i test, la "qualit" del prodotto rispetto alle specifiche funzionali, e la qualit del testing effettuato. La documentazione prodotta il rapporto di qualit. Manutenzione. Lo scopo modificare e accrescere le funzionalit preesistenti sulla base di nuovi bisogni. La documentazione prodotta le specifiche dei requisiti.
1.5 Reti Informatiche Questa sezione tratta delle reti. Il computer, fin dall'inizio, nato per comunicare e per scambiarsi dati. Sono nate le reti, in cui i computer sono collegati fra di loro mediante fili su cui viaggiano i dati. Dai pochi computer di una stanza, ai molti di un'azienda ai tutti del mondo, oggi la comunicazione globale in tempo reale. 1.5.1.1 LAN e WAN Che cos una rete di computer? E un insieme di computer vicini o lontani che possono scambiarsi informazioni su un cavo, sulla linea telefonica o per via satellitare. Le informazioni, una volta solo di tipo testuale, sono divenute, con la digitalizzazione, multimediali, nel senso che si possono scambiare testi, immagini, suoni, animazioni e video. La rete informatica permette di mettere in comune risorse, di modo che diviene possibile la collaborazione a distanza per la realizzazione di un progetto. Ci aumenta la produttivit in tutti i campi. Di fatto la rete globale Internet ha reso possibile mettere in comune le informazioni residenti su tutti i computer del mondo collegati in rete, ma anche le pi piccole reti locali permettono lo sfruttamento delle informazioni per una pi efficiente realizzazione di progetti. Quali sono le reti informatiche? Una rete pu estendersi su pochi computer vicini oppure su molti computer anche molto lontani. Poich la rete presuppone un cavo (oppure un sistema di trasmissione satellitare) che colleghi fisicamente i computer, chiaro che si possono avere diversi tipi di reti: LAN. Local Area Network. Rete su area locale. Si tratta di piccole reti di computer estese su aree ridotte come una stanza o al massimo un edificio. In questo caso pu non essere necessario il cavo telefonico, ma soltanto un cavo su cui far viaggiare le informazioni all'interno della rete. Una LAN si ha in una piccola azienda o, comunque, laddove le informazioni rimangono all'interno dell'azienda. MAN. Metropolitan Area Network. Rete su area metropolitana. Quando le informazioni devono raggiungere distanze pi grandi ed essere condivise su aree quali una intera citt o ancor pi, evidente che non basta un cavo proprietario, che non pu attraversare aree non proprie, se non dietro autorizzazione. Occorre, allora, appoggiarsi a reti pubbliche, quale quella telefonica. Tale rete raggiunge tutti gli edifici e quindi pu collegare reti locali (LAN). Si forma in questo caso una rete pi ampia, detta MAN. WAN. Wide Area Network. Rete su grande area o reti geografiche. Tali reti possono estendersi fino a comprendere citt o addirittura tutto il mondo. Esse possono connettere LAN e MAN. E' evidente che tali reti non possono che far uso di mezzi trasmissivi di servizi pubblici. Internet un esempio di WAN. 1.5.2.1 La rete telefonica e l computer Quale linea occorre per collegarsi in rete? Per collegare due o pi computer in rete locale occorre un cavo ad alta velocit e le schede di collegamento che permettono di far viaggiare, secondo specifiche interne, i dati da un computer all'altro. Per collegare computer lontani occorre usufruire di una linea telefonica. In questo caso i computer che devono comunicare devono essere contemporaneamente collegati alla linea. Quanti tipi di linee telefoniche esistono?
Le linee telefoniche disponibili, oltre ai cavi ottici che non hanno ancora trovato diffusione, sono la linea PSDN e la linea ISDN. PSDN significa Public Switched Data Network, ovvero rete pubblica di dati commutata. Si tratta della comune linea telefonica, che trasporta dati analogici a bassa velocit. ISDN significa Integrated Service Digital Network, ovvero rete digitale di servizi integrati. Si tratta di una linea telefonica, diffusa su tutto il territorio nazionale, che trasporta, molto pi velocemente della linea PSDN, dati digitali. Di tale linea occorre fare espressa richiesta alla Telecom per l'allacciamento Cosa vuol dire "analogico" e "digitale"? Un segnale analogico un segnale che varia con continuit nel tempo. Per esempio un suono costituito da onde meccaniche di compressione e rarefazione dell'aria. Questo movimento pu essere applicato alla membrana di un microfono che trasforma questi movimenti meccanici dell'aria in variazioni elettriche continue che riproducono il suono e che nei registratori normali vengono registrati su nastro magnetico. Se ad intervalli precisi di tempo si legge il segnale elettrico e al suo valore si associa un numero proporzionale alla sua grandezza, alla fine ottengo un insieme di numeri che, se vengono letti in sequenza con la stessa velocit con cui sono stati ottenuti, riproducono lo stesso suono. La sequenza di numeri un segnale digitale equivalente a quello analogico. La differenza importante sta nel fatto che il segnale analogico col tempo si deteriora e pu non essere pi capito, mentre il segnale digitale, trattandosi di una sequenza di numeri rimarr sempre lo stesso. Il computer ragiona in digitale, cio comprende sequenze di numeri, per cui se vogliamo fargli capire un segnale analogico dobbiamo trasformarlo in digitale. A ci provvedono due circuiti: il ADC (Analogic to Digital Converter) che trasforma i segnali analogici in digitali e il DAC (Digital to Analogic Converter) che trasforma i segnali digitali in analogici. Sono questi circuiti che permettono al computer di trattare testo, immagini, suoni, filmati, trasmissione vocale e qualunque altra informazione allo stesso modo, dando vita alla multimedialit dell'informazione. I telefonini sono digitali; ecco perch stanno diventando veri e propri computer, che possono inviare e ricevere voce, testi, immagini e dati in genere. Cosa occorre al computer per trasmettere dati in rete? Un computer per trasmettere informazioni in rete ha bisogno di: Scheda di rete. In rete locale, cio dove non si usa la linea telefonica normale, occorre la scheda di rete, che fa riconoscere i diversi computer e permette di convogliare le informazioni in modo corretto. Modem. Se si usa la linea telefonica, come per Internet, occorre il modem. Il termine deriva da MOdulazione DEModulazione e sta ad indicare che il segnale, per poter viaggiare sulla linea telefonica deve essere manipolato (modulato) quando esce dal computer e riprodotto (demodulato) quando arriva a destinazione. Se la linea telefonica quella PSDN, cio quella normale, occorre un modem analogico, nel quale il segnale del computer deve essere prima trasformato in analogico e in pacchetti di informazioni. Questi pacchetti viaggiano sulla linea ad una certa velocit (detta baud cio bps (bit per secondo); 18.000 baud significa che il segnale viaggia a 18.000 bps) e quando arrivano a destinazione vengono ritrasformati in digitale e interpretati correttamente. Se la linea telefonica ISDN occorre un modem digitale, il quale trasforma il segnale in pacchetti di informazioni che viaggiano in modo digitale sulla linea. 1.5.3.1 La posta elettronica
Che cos' la posta elettronica? Tutti sappiamo cos' la posta (mail in inglese). Inviare e ricevere informazioni con mezzi fisici. Se le informazioni vengono inviate con mezzi elettronici, attraverso reti di cavi o mezzi ottici o onde elettromagnetiche terrestri o satellitari si ha la posta elettronica (e-mail in inglese). Come per la posta normale, anche per la posta elettronica occorre un fornitore di servizi, che si preoccupa di smaltire i messaggi e gli "oggetti" inviati. Anche se il vecchio telegrafo pu essere considerato un mezzo per trasportare posta elettronica, oggi per posta elettronica si intende il traffico di scambio di messaggi, informazioni e oggetti elettronici (testi, immagini, video, musica etc.) mediante il computer collegato in rete. I telefonini sono oggetti digitali computerizzati e come tali si stanno integrando sempre pi col computer permettendo di scambiare non solo messaggi vocali, ma anche messaggi scritti e dati mediante reti di ricetrasmettitori terrestri o satellitari. Quali sono gli usi della posta elettronica? E' evidente che su un filo elettrico non possiamo inviare un pacco di carote fresche, possiamo inviare, invece, tutto ci che pu essere convertito, in un modo o in un altro, in dati digitali. Si visto che il computer permette di trasformare in dati numerici informazioni di diverse specie, per esempio un suono, un testo, una voce, un'immagine, un filmato. E' evidente, allora, che per posta elettronica possono essere inviati non solo messaggi ma anche tutto il resto trasformato in dati digitali. Quali sono i vantaggi della posta elettronica? Se possiamo inviare una lettera, un'immagine e altro per posta normale e per posta elettronica, quali sono, allora, i vantaggi della posta elettronica? E' facile vederli facendo un esempio: Voglio inviare un libro che ho scritto a dieci miei amici. Faccio dieci pacchi, pago per dieci pacchi e li invio ai dieci amici, che dopo un paio di giorni se li vedono recapitare. Se il mio libro ce l'ho in forma elettronica, cio se l'ho scritto col computer, mi collego con la posta elettronica, scrivo due righe di messaggio, allego il file del libro e spedisco contemporaneamente ai dieci amici il file del libro come allegato al messaggio. Dopo due secondi tutti e dieci i miei amici hanno sul loro computer il libro: ho speso un paio di scatti telefonici urbani. I vantaggi, allora, sono: Velocit di recapito dei messaggi Spedizione dei messaggi a un numero teoricamente infinito di persone contemporaneamente in tutto il mondo Spedizione non solo di messaggi, ma anche di suoni, immagini e testi sotto forma di file allegati Economicit della spesa (pochi scatti telefonici urbani) Aggiornamento immediato in tempo reale delle informazioni aziendali Diffusione capillare in tutti i luoghi pi remoti della terra dove esista un computer collegato in rete o un telefonino. Cosa occorre per la posta elettronica? Occorre una rete sulla quale diffondere le informazioni. La rete pu essere privata o pubblica. La rete pi grande esistente la rete Internet, sulla quale si pu arrivare in tutti i punti del mondo. Per usare la posta elettronica in Internet occorre: un computer collegato alle rete telefonica con un modem un contratto con un provider per accedere a internet e avere un indirizzo di posta elettronica
1.5.4.1 Internet Che cos' Internet? Internet detta "la rete delle reti" perch si estende su tutto il globo e permette di collegarsi a computer remoti sfruttando la rete telefonica. A partire dall'esperimento militare americano di creare una rete di comunicazione indistruttibile, oggi la rete si estesa a tutto il mondo; milioni di computer sono collegati gli uni a gli altri in forma reticolare e le informazioni viaggiano da un computer ad un altro scegliendo la via pi libera. In questo modo dal computer di casa propria possibile accedere ai contenuti di tutti gli altri computer collegati formando una super banca dati accessibile in tempo reale. . Come si accede a Internet? Per accedere a Internet occorre essere collegati col computer a una linea telefonica mediante un modem e avere un cantratto di accesso con un provider, cio con un fornitore del servizio. In realt il computer del provider, al quale noi ci colleghiamo, che ci permette di accedere, mediante nodi, ai computer di tutto il mondo. Il servizio offerto oggi gratuitamente e le uniche spese da sostenere sono oggi le spese telefoniche relative a una telefonata urbana. Cos' il World Wide Web (WWW)? Una volta Internet era solo testuale, nel senso che si accedeva ai computer remoti e da essi si potevano prelevare file mediante comandi scritti sullo schermo. Ci era alquanto laborioso e, in un certo senso, noioso. Ancora oggi, comunque, ci pu essere fatto con i servizi FTP (cio File Transfer Protocol). Poi la potenza e la multimedialit dei computer ha permesso di scrivere (con un linguaggio chiamato HTML) e avere sullo schermo pagine colorate e piene di immagini, suoni e video interattive nelle quali si accede alle informazioni mediante click del mouse. In pratica sui computer dei provider di tutto il mondo esistono un numero infinito di queste pagine e si pu passare dall'una all'altra, col proprio computer, semplicemente con un click. Questo insieme di pagine interattive e multimediali costituisce il Worl Wide Web. E' evidente che il World Wide Web non si identifica con Internet, di cui solo una parte. Data la facilit con cui si pu navigare nel WWW, oggi esso divenuto la parte pi importante. Cos' un motore di ricerca? Ogni pagina WWW definita da un indirizzo univoco (ad esempio WWW.MATEMATICAMENTE.IT/Index.htm), mediante il quale si pu accedere ad essa. Data la enormit di pagine esistenti disseminate sui computer di tutto il mondo, difficile reperire le informazioni che ci servono. Per questo motivo sono sorti ad opera di aziende o di privati cittadini i motori di ricerca, cio dei programmi capaci, una volta interrogati, di cercare nei propri archivi e trovare argomenti e pagine web relativi all'interrogazione. In pratica si scrivono in una casella parole chiave che possano richiamare i contenuti desiderati e cliccando su OK si avvia la ricerca. Il risultato viene presentato sullo schermo come lista delle pagine trovate, a cui si pu accedere cliccandoci sopra. Quali sono i vantaggi e gli svantaggi di Internet? Internet una realt che, nel bene e nel male, si diffonder sempre di pi, sia su cavo telefonico, sia mediante il satellite, integrato con i telefonini cellulari. Ci perch non c' chi non veda l'importanza di poter accedere liberamente e in tempo reale, da qualunque parte del mondo alle informazioni di qualunque genere contenute in questa immensa biblioteca. I vantaggi che possiamo enumerare sono solo alcuni: Tempo di accesso alle informazioni zero
Immensit di informazioni (scientifiche, letterarie, commerciali etc.) contenute nel WEB Costi riducibili al solo collegamento telefonico urbano Posta elettronica, messagistica, e-commerce, siti personali e altri servizi Certo, la libert qualche volta comporta rischi. In Internet i rischi sono legati al fatto che tutti possono mettere in rete tutto e quindi si pu trovare l'ultima relazione di Rubbia sulla scoperta dell'ultimo Quark, ma si pu trovare anche pedofilia, sesso e altro. Ma questo non un difetto di Internet, semmai un difetto degli uomini, che, anche eliminando internet, rimarrebbe sotto altre forme.
1.6 Il computer nella vita di ogni giorno Questa sezione tratta dell'impiego del computer. Questa macchina riuscita a imporsi e a modificare radicalmente non solo il mondo del lavoro, dell'industria, dell'agricoltura, del commercio e delle scienze, ma anche la vita quotidiana dell'individuo, che trova in esso un mezzo per divertirsi, per lavorare, per comunicare, per imparare. Come potuto succedere tutto ci? Il computer una macchina a s, diversa da tutte le altre. Il computer pu fare tutto quello che siamo capaci di dirgli di fare; basta dirglielo nel modo giusto. 1.6.1.1 Il computer nella casa Quale impiego pu trovare il computer nella casa? Il computer entrato anche nella casa e sempre pi entrer, magari travestendosi da televisore interattivo o telefonino. Ma a cosa pu servire il computer in una casa. Pur essendo ancora per molti una macchina difficile, il computer pu essere un amico capace di risolvere alcuni problemi, perch esso divenuto interattivo e multimediale. Pu essere impiegato in: Studio. Pu aiutare i nostri figli nello studio, non solo perch in esso possono trovare tutte le informazioni possibili, ma anche perch si pu studiare in modo diverso, talvolta pi divertente e pi proficuo dal punto di vista dell'apprendimento. Corsi interattivi di lingue e d'altro, CD-ROM tematici, Enciclopedie multimediali sono tutti nuovi oggetti d'apprendimento che possono completare lo studio tradizionale. La maggior parte dei computer presenti nelle famiglie stata comprata per lo studio dei figli, proprio perch ci si rende conto di quanto indispensabile esso stia diventando. Giochi e tempo libero. Il computer pu servire per giocare (vi sono sul mercato giochi per ogni et e tendenza, giochi di movimento, giochi d'intelligenza), ma soprattutto per comunicare. In Internet possibile, oltre che cercare informazioni per lo studio e per il lavoro, comunicare con gli altri, scambiandosi messaggi, "chattando" e incontrandosi. E' un fenomeno socialmente interessante e che letteralmente esploso. Contabilit. Con i programmi adatti il computer pu aiutare a tenere la contabilit familiare, i rapporti con la banca, con la borsa, con il mondo esterno. Lavoro a domicilio. Si pu perfino lavorare a casa, col computer. Il telelavoro permette di lavorare stando in casa propria; come? Producendo col computer pratiche, disegni, relazioni etc. e inviando via internet o via rete privata i prodotti direttamente al committente. Il telelavoro e diventer sempre di pi una parte importante del lavoro quotidiano. 1.6.2.1 Il computer nel lavoro e nell'istruzione Come entra il computer nel mondo del lavoro? Il mondo del lavoro, le aziende, le industrie non potrebbero funzionare se non vi fosse all'interno un sistema per far circolare le informazioni. Per esempio nel reparto produzione di un motore non si potrebbe produrre il motore se in magazzino non vi sono i pezzi; e se i pezzi non ci sono occorre ordinarli al produttore. Una volta le operazioni necessarie venivano svolte con sistemi pi o meno automatizzati e con supporti cartacei da consultare e diffondere. Tutto ci costituiva il Sistema Informativo Aziendale. Oggi la diffusione delle informazioni necessarie al funzionamento di un'azienda avviene attraverso sistemi automatici computerizzati, che garantiscono sicurezza ed efficienza; il sistema informativo aziendale si trasformato nel Sistema Informatico. Nell'esempio di prima, il reparto di produzione del motore controlla via computer in rete locale su un database la giacenza dei pezzi necessari e ne or-
dina automaticamente degli altri se le scorte stanno per finire, il computer stampa l'ordine o lo invia direttamente al destinatario se questo collegato per via telefonica. Il computer ha letteralmente rivoluzionato il sistema informativo delle aziende, forse da una parte eliminando mano d'opera, ma forse richiedendone soltanto di pi qualificata. . Quali sono le applicazioni del computer in un ufficio? Per Office Automation si intende Automazione del lavoro d'ufficio. Oggetti propri dell'automazione del lavoro d'ufficio sono documenti di ogni genere: messaggi, lettere, fogli contabili, moduli, liste ecc. che vengono ricevuti o compilati, archiviati, stampati, spediti per via elettronica, e il desktop publishing, cio l'impaginazione di riviste, dpliants, poster, opuscoli illustrativi, cataloghi per il marketing e la pianificazione aziendale. In un ufficio vengono prodotti documenti di ogni genere: messaggi, lettere, fogli contabili, moduli ecc. Possono essere testi, pi o meno strutturati, che vengono elaborati con programmi di "elaborazione testi", oppure fogli contabili, che vengono elaborati con programmi per i "fogli di calcolo", e infine archivi che vengono elaborati con "programmi per database". A queste funzioni tipiche dell'automazione d'ufficio vanno aggiunti programmi per la gestione della corrispondenza, per via elettronica o tradizionale, intesa, grazie allo sviluppo delle reti, come scambio di messaggi e scambio degli oggetti esaminati in precedenza. In un ufficio o in un'azienda si possono produrre anche presentazioni di progetti o di prodotti per la promozione o per la pianificazione dell'azienda. Quali sono i software pi usati in un ufficio? La produzione che pu essere fatta col computer in un ufficio, come si vede, notevole, anche tralasciando le applicazioni specifiche di un'azienda. La ECDL ha individuato per le competenze di base nella conoscenza del computer per un uso tipico in un ufficio, i seguenti campi: Elaborazione di testi Fogli di calcolo Database Presentazione Internet Questi software fanno parte ormai dei pacchetti integrati di molti produttori, per esempio Microsoft Office, che sar oggetto di studio dei prossimi moduli.
Quali sono i software pi usati in un'azienda? In un'azienda, oltre al software per Office Automation visto prima, si fa uso di applicazioni pi specifiche dell'azienda. EDP (Electronic Data Processing) il software per computer che si occupa della gestione magazzino, contabilit, paghe, gestione ordini e fatturazione, gestione clienti e fornitori etc. EIS (Executive Information System) un software individuale in grado di fornire ai dirigenti quadri sintetici sulla situazione aziendale. MIS (Management Information System) un software individuale che permette simulazioni di tipo statistico per una valutazione in proiezione dell'andamento dell'azienda. DBMS (Data Base Management System) il software che si occupa delle basi di dati, ovvero del trattamento elettronico dei dati di cui dispone l'azienda, allo scopo di ricercare e diffondere le informazioni.
Quale software necessario nella progettazione del Sistema Informatico di un'azienda? Il software essenziale per un buon funzionamento del sistema informatico dell'azienda, a seconda delle sue dimensioni, costituito dai programmi relativi all'EDP (magazzino, fatturazione, etc), all'Office Automation, all'informatica individuale (EIS e MIS). Pi importante di tutti il DBMS (Data Base Management System) Quali vantaggi ha portato l'introduzione del computer nei diversi settori? Nel settore finanziario e in particolare nelle banche, fra i molteplici vantaggi vi il trasferimento di fondi e moneta elettronica che sono transazioni che utilizzano le reti telematiche per trasferire da un conto all'altro un nuovo tipo di moneta, la moneta elettronica, la fornitura di servizi automatici di deposito e prelievo di denaro mediante carte elettroniche (per esempio Bancomat) per le quali viene usato un codice personale, la possibilit di accedere personalmente alla borsa. Nel settore del commercio all'inizio i vantaggi sono derivati dalla organizzazione informatica del magazzino e pi in generale dallo sviluppo del Sistema Informatico aziendale. Oggi, grazie a Internet, si sta sempre pi sviluppando l'e-commerce, cio il commercio elettronico, in cui si vende e si acquista in rete in negozi virtuali, in pratica estendendo a tutto il mondo la zona di vendita, una volta ristretta per motivi geografici. Nel settore dell'industria, oltre al Sistema Informatico, una vera e propria rivoluzione ha subito la linea produttiva, che si quasi completamente automatizzata grazie al computer. Ci non significa (o non dovrebbe significare) che diminuisce la mano d'opera, ma che aumenta la richiesta di mano d'opera altamente specializzata capace di condurre minicomputer e usare applicazioni specifiche come CAD (Computer Aided Design), CAM (Computer Aided Manufactoring). D'altra parte l'impiego di robot, gi attuale in molte aziende e in molte fasi della produzione, fa prevedere che la fabbrica del futuro sar senza uomini alla linea di produzione, ma con uomini che sovrintendono al corretto funzionamento dei computer. Nel settore dell'educazione e dell'istruzione le nuove tecnologie possono radicalmente cambiare la didattica sia negli oggetti per l'apprendimento (il vecchio e caro libro di testo lascia il posto a strumenti interattivi e multimediali quali i CDROM, pagine web etc., che possono inglobare in s tutti i canali comunicativi) sia nel rapporto docente discente, che diventa pi paritario soprattutto se pensiamo all'apprendimento in rete, nella quale gi presente, e sempre pi lo sar, tutto il sapere dell'uomo, anche sotto forma di corsi, al quale chiunque e da ogni parte del mondo pu accedere: l'insegnante perde la sua figura di "educatore" per assumere (molto pi modestamente) quella di tutor, cio di colui al quale ricorrere quando si hanno difficolt. Ci amplia naturalmente enormemente la diversificazione dei saperi e rompe la standardizzazione della scuola tradizionale. La rete pu essere sfruttata con vantaggio anche per corsi di aggiornamento a distanza o in autoistruzione diminuendo di molto i costi per l'aggiornamento del personale. 1.6.3.1 Il computer nella vita quotidiana Come entra il computer nella vita quotidiana? Basta volgere gli occhi intorno per accorgersi come l'informatica sia entrata oggi negli studi professionali di notai, medici, dentisti, ingegneri, architetti, negli ambulatori e nei centri per analisi mediche, nelle grandi catene di distribuzione, nelle biblioteche, negli sportelli postali, assicurativi, amministrativi in genere. In tutte queste attivit il computer ha apportato cambiamenti e vantaggi non soltanto nella or-
ganizzazione del lavoro ma anche nella efficienza, rapidit e affidabilit con cui si ottengono i risultati e si soddisfa la richiesta dell'utente. Quali cambiamenti ha introdotto il computer in un supermercato? In un supermercato, per esempio, i cambiamenti sono notevoli per tutti. Per il gestore: Automazione del magazzino e delle merci in arrivo Gestione ordini e contabilit fornitori Riduzione dei costi di gestione e aumento dell'efficienza Per il personale Gestione veloce ed affidabile delle operazioni di cassa, grazie all'utilizzo di codici a barre Eliminazione della possibilit di errori di calcolo e delle relative responsabilit Scarsa incidenza sul proprio lavoro di operazioni ripetitive l'utenza Velocit nel servizio grazie alle velocit nelle operazioni di cassa Possibilit di self-service (frutta e verdura, ad es.) Possibilit di esercitare controlli grazie alle informazioni presenti sullo scontrino Quali cambiamenti ha introdotto il computer in una biblioteca? Alcuni fra i cambiamenti e i vantaggi che il computer ha introdotto nelle biblioteche sono: Per il gestore Disponibilit delle statistiche sui prestiti per migliorare il servizio Disponibilit di dati per l'ammodernamento dei volumi Per il personale Gestione veloce ed affidabile delle operazioni di prestito Disponibilit di dati per l'effettuazione di solleciti Per l'utenza Velocit nella ricerca e prestito Possibilit di self-service e ricerca rapida nel database con chiavi di ricerca opportune Consultazione degli archivi da casa se il servizio offerto in rete Come si usano le carte elettroniche? Le carte elettroniche, che ormai hanno invaso la nostra vita, la hanno anche semplificata per alcuni aspetti. Le carte elettroniche contengono dati sull'utente memorizzati sul suo supporto magnetico o nei microchip incorporati. Attraverso di esse una macchina automatica in grado di riconoscere il possessore ed effettuare una operazione richiesta. Le operazioni sono in genere di tipo finanziario. Cos presso una banca possiamo prelevare e depositare denaro in qualunque momento del giorno e della notte, in un supermercato possiamo pagare il conto spesa ad una cassa abilitata, nella TV via satellite possiamo accedere ai canali a pagamento, negli uffici possiamo registrare l'entrata e l'uscita nell'orario di lavoro, nei telefonini possiamo inviare telefonate e riceverle. Come si vede le carte stanno invadendo tutti i campi ed prevedibile che in un domani non lontano non circoler pi carta moneta, ma solo azioni elettroniche di trasferimento dati da un punto ad un altro mediante una sola carta che ci individuer come unici al mondo.
1.7 Information Technology e Societ
L'introduzione del computer nel mondo del lavoro e dello studio ha provocato cambiamenti radicali nel modo di lavorare e di porsi nella societ. Scopo di questa sezione comprendere come cambiato e come cambier la nostra societ basata sulla informazione e come affrontare correttamente il lavoro con una macchina complessa come il computer. 1.7.1.1 Un mondo che cambia Cosa significa Societ dell'Informazione? E' la societ in cui fondamentale il ruolo dell'informazione. Basta pensare alla nostra societ di solo alcuni decenni fa, societ soprattutto contadina e artigianale, per rendersi conto di ci che avvenuto: giornali, cinema, telefono, televisione, computer, telefonia cellulare, Internet. La strada indicata quella che ha seguito la comunicazione dell'informazione. Da una societ in cui l'informazione viaggia in modo unidirezionale, da chi la produce a chi l'adopera ad una societ in cui l'informazione pu essere prodotta da tutti e trasmessa a tutti in modo bidirezionale nella rete internet, i cambiamenti etici, morali e in genere comportamentali sono enormi. La societ che si sta creando da una parte una societ libera in cui esiste davvero una pari opportunit di realizzarsi potendosi proporre in prima persona al mondo e dall'altra una societ nella quale, se non si riescono a dominare le tecnologie, si rischia di rimane esclusi; se da una parte esiste davvero la possibilit di confrontarsi e di non essere culturalmente inferiori a nessuno, dall'altra si rischia (data la complessit delle conoscenze implicate) un nuovo analfabetismo culturale. Di che cosa fatta questa Societ dell'Informazione? E' fatta dei mezzi con cui l'informazione viene elaborata e trasmessa, di un pluralismo culturale derivante dallo scambio dell'informazione a livello planetario, di un pluralismo etico derivante dal confronto di mondi diversi, da un pluralismo di linguaggi e alfabeti nati dalla tecnologia computerizzata, pluralismo delle fonti e dei messaggi, che, almeno apparentemente, dovrebbe aumentare la capacit critica dell'individuo, ma che, in realt, posseduto da pochi, i quali sono in grado gi oggi di condizionare i nostri gusti, le nostre scelte, i nostri comportamenti (chi non vede pubblicit e non ne condizionato scagli la prima pietra!). Quali cambiamenti nel mondo del lavoro sono avvenuti nella Societ dell'Informazione? La societ si trasformata in Societ dei servizi. Ci vuol dire che se una volta la societ era ben connotata nell'agricoltura, nelle arti e nei mestieri, e successivamente nell'industria e commercio, oggi, proprio per la informatizzazione e automazione della produzione, che non richiede pi molta mano d'opera, sono richiesti dal mercato servizi tendenti alla diffusione dell'informazione e allo svolgimento di tutte quelle attivit collaterali per la valorizzazione dell'azienda. Il settore dei servizi sar, per quanto riguarda il lavoro dell'uomo, e almeno dei paesi pi avanzati, quello in cui nasceranno la maggior parte delle "nuove professioni" . Quali potrebbero essere le nuove professioni? Le nuove professioni sono legate all'uso delle nuove tecnologie e alla diffusione delle informazioni. Molti giovani sviluppano siti web per aziende che vogliono affacciarsi al mondo; pi in generale in Internet pu essere gestita una attivit commerciale (E-commerce), oppure un'attivit pubblicitaria. Il telelavoro permette di svolgere attivit di produzione di documenti, immagini e altro materiale (anche pubblicitario o artistico) direttamente dalla propria casa. 1.7.2.1 Computer ed Ergonomia
Il lavoro al computer senza rischi? No. Tutti i lavori comportano rischi dal momento che si ripetono tutti i giorni situazioni e comportamenti che possono portare col tempo a malattie o a malformazioni. Occorre perci essere ben consapevoli dei rischi che si corrono e dei fattori e accorgimenti che possono essere utili a prevenirli. In particolare non bene sottovalutare il lavoro al computer, tant' che esiste una legge a tutela dei lavoratori in questo campo. Che cos' l'Ergonomia? E' lo studio dei modi con cui l'uomo interagisce con le macchine e con l'ambiente e delle soluzioni atte a tutelarne la salute e ad aumentarne l'efficienza. Gli studi ergonomici forniscono ai progettisti gli elementi necessari per realizzare macchine rispondenti alle specifiche previste dalle leggi e adatte ad aumentare l'efficienza dell'utente, tutelandone nello stesso tempo la salute. Nel lavoro davanti al computer, quali possono essere gli elementi da prendere in considerazione per uno studio ergonomico? Ambiente, Illuminazione, Sedile, Tavolo, Tastiera e mouse, Monitor. Per l'Ambiente valgono le considerazioni generali valide per tutti gli altri lavori d'uffico. L'ambiente deve essere poco rumoroso, a temperatura giusta, senza umidit e al riparo da radiazioni. In particolare l'impianto elettrico deve rispettare la normativa di sicurezza europea e, dal momento che si lavora davanti a un monitor, il posto lavoro non deve essere eccessivamente vicino a finestre o fonti di luce molto luminose. L'illuminazione assume particolare importanza perch interferisce con la luminosit del monitor. Essa deve evitare riflessi sullo schermo e deve essere di intensit giusta. L'ambiente circostante, quali muri, mobili e altro non devono produrre riflessi. Per il sedile dell'operatore esistono leggi europee che dettano le specifiche a cui si devono attenere i produttori. In particolare, importante che il sedile sia regolabile e adattabile alla statura dell'operatore sia come altezza per la distensione delle gambe che come schienale e braccioli, regolabile in modo che si possa allontanare e avvicinare al tavolo e sia stabile su base a cinque razze. Il tavolo deve essere sufficientemente grande da contenere il computer, gli accessori, di altezza possibilmente regolabile e di superficie non riflettente. Tastiera e mouse oggi sono costruite con tutti gli accorgimenti ergonomici necessari, sia per la forma che per i colori. In particolare utili possono risultare le tastiere e i mouse cordless, che permettono maggiore libert e adattabilit agli spazi disponibili. Il monitor lo strumento che pu provocare danni diretti essendo fonte di radiazioni. Il monitor deve rispondere, come l'unit centrale e tutti gli altri accessori del computer, alle normative europee esistenti. Oggi i monitor sono tutti a bassa emissione di radiazioni, ma buona norma dotarli di schermo antiradiazione. Il supporto deve essere orientabile in tutte le direzioni in modo da risultare adattabile a tutti gli utenti, luminosit e contrasto devono essere regolabili per adattarli alla luminosit ambientale. Lo schermo deve essere perpendicolare all'utente per evitare distorsioni del collo e alla stessa altezza degli occhi. Cosa prevede la legge a protezione del lavoratore al computer? Il D. Lgs. 626/94, relativo ai rischi derivanti dal lavoro ai videoterminali, prevede che il lavoratore che svolga un lavoro continuativo su videoterminali ha diritto ad una pausa di quindici minuti ogni due ore di lavoro e che debba sottoporsi a controlli specialistici periodici, con frequenza almeno biennale.
1.7.3.1 Computer e Salute Quali regole e quali precauzioni deve osservare un lavoratore al computer? Anche il lavoro al computer, come gli altri, comporta rischi se non si osservano alcune regole e non si prendono le precauzioni necessarie affinch il lavoro si svolga senza rischi per la salute. Regole e precauzioni riguardano il controllo e la manutenzione dell'hardware, oltre che le norme ergonomiche, di cui si occupano i produttori. Un lavoratore ha il dovere di conoscere, sia pure a grandi linee, le tecnologie utilizzate nei diversi dispositivi di un sistema, per un controllo del loro stato di funzionamento e per una manutenzione ordinaria. Quali sono i controlli generali da effettuare accingendosi al lavoro? Pochi accorgimenti possono evitare danni alla salute e agli impianti. Rischi possono derivare da tutti i componenti della stazione e dai loro collegamenti. Stato dell'impianto di alimentazione; occorre controllare lo stato delle spine, delle prese e dei cavi. Spesso esistono prese multiple le quali non devono essere sovraccariche. Porre attenzione ai cavi scoperti e sostituire tutti i cavi usurati. Eliminare tutti i cavi che attraversano passaggi obbligati. Collegamento degli accessori: stampanti, scanner e monitor vengono alimentati dalla rete e lavorano a tensioni di corrente e potenze elevate. Controllare tutti i cavi dell'alimentazione e fare in modo che non siano collegati alla stessa presa per non sovraccaricarla. Hardware del sistema. Le schede interne dell'unit centrale lavorano a basse potenze e tensioni. Tuttavia l'unit centrale viene alimentata dalla rete e rischi possono insorgere dal cattivo isolamento del case. Controllare con cacciaviti cercafase eventuali dispersioni Poich sempre possibile una interruzione di corrente, risulta molto utile installare gruppi di continuit, che continuano ad alimentare il computer in caso di caduta di rete, permettendo il salvataggio dei dati, che andrebbero altrimenti persi Quali controlli dell'hardware spettano al lavoratore? Colui che lavora al computer deve fornire soltanto la manutenzione ordinaria. Ci allo scopo di un corretto funzionamento delle macchine. Aprire l'unit centrale o le altre periferiche fa perdere il diritto alla garanzia, per cui il lavoratore non deve sostituire schede o occuparsi della riparazione della macchina. Quando si rendesse necessario aprire l'unit centrale occorre prima di tutto togliere l'alimentazione staccando la spina. Al lavoratore spetta la pulizia del computer e delle periferiche. In questo caso occorre utilizzare i prodotti consigliati e staccare l'alimentazione. Monitor, mouse, tappetino, unit centrale e periferiche vanno mantenute pulite sia per motivi igienici che per motivi tecnici. La manutenzione ordinaria di una stampante (sostituzione della carta, delle cartucce d'inchiostro o dei toner) o di uno scanner (sostituzione della lampada) deve essere svolta seguendo i libretti di istruzione che vanno conservati con cura.
1.8 Sicurezza, Diritti d'autore, Aspetti Giuridici

Un computer non servirebbe a niente senza le applicazioni che permettono di ottenere i risultati voluti. Inoltre la sicurezza e l'uso dei dati, in un sistema elettronico, ha creato una situazione nuova nel campo delle leggi che regolamentano la tutela della Privacy e i diritti d'autore. In questa sezione vengono presi in considerazione
gli accorgimenti per la sicurezza dei dati, i diritti d'autore e gli aspetti giuridici per l'uso dei dati. 1.8.1.1 Sicurezza dei dati Cosa si intende per sicurezza dei dati? Distinguiamo: sicurezza contro la perdita dei dati sicurezza contro l'accesso non autorizzato ai dati sicurezza contro i virus informatici Come si pu prevenire la perdita di dati? Il computer, nella sua complessit, un dispositivo fragile. La probabilit che si verifichi un malfunzionamento alta. Poich i dati vengono memorizzati sul disco fisso, se esso dovesse rompersi per qualche motivo, andrebbero irrimediabilmente persi. Andrebbero perse anche tutte le applicazioni installate nel computer. Per evitare tali possibilit occorre: Fare continui salvataggi del lavoro. Appena aperto un documento salvare subito il lavoro. Ogni cinque minuti salvare le modifiche apportate; ci non una perdita di tempo in quanto operazione rapidissima cliccare sull'icona del dischetto sulla barra degli strumenti. In caso di malfunzionamenti si ha sempre la possibilit di riprendere al punto dell'interruzione. Fare copie di backup. Il backup una operazione con la quale si fa copia di tutto il contenuto del disco fisso o pi semplicemente di cartelle importanti, su supporti esterni (CD-ROM, dischetti, nastri, dischetti zip), in genere di grande capacit di memoria. Questa operazione richiede un p di tempo per cui occorre programmarla tutte le volte che il contenuto da salvare ha subito sostanziali modifiche.
I dati possono andar perduti anche per negligenza. Quando i dischetti diventano molti facile che si crei confusione e che non si sappia pi dove sono andati a finire i dati salvati. In particolare fondamentale: Etichettare chiaramente i supporti usati per il backup. Non sufficiente apporre note appuntate di cui col tempo si dimentica il significato. Custodire il materiale di backup in luogo sicuro lontano dai computer e sotto chiave. I supporti magnetici (dischetti, nastri, dischetti zip etc.) vanno custoditi in zone prive di campi magnetici (calamite, cavi elettrici ad alta tensione, trasmettitori di alta potenza etc.) i quali possono provocare danni irreparabili.
Le applicazioni che vengono usate sono state acquistate e quindi sono un patrimonio dell'azienda. Il lavoratore ha il dovere di custodirle e renderle disponibili in qualunque momento si verificano, per svariati motivi, malfunzionamenti del software, per cui occorre reinstallarle. A questo scopo: Fare sempre una copia dei CD-ROM o dei dischetti originali e usare le copie solo secondo le autorizzazioni di licenza . Custodire in luogo sicuro lontano dai computer gli originali delle applicazioni Fare copia dei manuali d'uso e custodire gli originali in luogo sicuro.
Come si possono proteggere i dati contro l'intrusione di estranei? La diffusione della Tecnologia Informatica ha permesso l'archiviazione e la diffusione di una gran massa di dati e informazioni, tanto che in tutti gli stati si reso ne-
cessario regolamentarne per legge l'uso nel rispetto dei diritti di tutti. Se da una parte la conoscenza di dati, anche personali, fondamentale per la stessa esistenza di un'azienda, dall'altra si rende necessario proteggere i diritti della persona. Per questo motivo occorre adottare tutte le soluzioni possibili per impedire a personale non autorizzato l'accesso ai dati. Ci pu essere fatto in diversi modi: Se il computer di uso esclusivo di un addetto responsabile, si pu impedire l'accesso gi all'accensione inserendo una Password (parola d'ordine) al primo livello del bootstrap. In questo modo il computer non si avvia se non si digita la parola corretta. Se il computer viene utilizzato da pi addetti, si possono proteggere mediante password singoli documenti o archivi di dati. Se il computer in rete e quindi accessibile a tutti i dipendenti o addirittura a personale esterno all'azienda, si pu proteggere mediante password o impedire l'accesso ad archivi particolari o a cartelle o a zone delle risorse del computer.
Quanto queste protezioni siano efficaci ed eludibili difficile dire. I sistemi di protezione aziendali sono sufficientemente sicuri, ma esistono molte persone (Hackers) capaci di penetrare protezioni anche molto sofisticate. Una enorme quantit di banche dati esistono anche in Internet, dove la protezione dei dati molto critica. Una delle preoccupazioni pi importanti oggi nel campo della IT, da parte di banche, ministeri e grandi gestori di dati, proprio la sicurezza, dal momento che i sistemi adottati finora si sono rivelati vulnerabili. "War games" soltanto un film, ma, purtroppo, molto verosimile. 1.8.2.1 Virus Cos' un virus informatico? Vi sono molti esperti di computer che non solo sanno programmare, ovvero scrivere le applicazioni che adoperiamo tutti i giorni, ma sanno anche penetrare nei meandri dei bit e dei byte e scrivere programmi capaci di diffondersi automaticamente sui computer attraverso la rete o i dischetti e provocare azioni pi o meno pericolose per i dati o per il funzionamento. All'inizio si trattava di scherzi innocenti e spesso simpatici, come far cadere sullo schermo le lettere di una frase o far comparire all'improvviso un messaggio. Ma poi i virus sono diventati pi cattivi e capaci di provocare danni anche irreparabili ai dati, alle applicazioni, al funzionamento della macchina. Se ci, per un privato, il pi delle volte solo una seccatura, per un'azienda pu diventare un incubo. Ed ecco che fiorisce un vero e proprio mercato di antivirus, cio di programmi capaci di individuare la presenza di un virus sul computer ed eliminarlo, oppure riconoscere se un dischetto infettato e impedirne l'uso. Come si diffondono i virus informatici? Perch un virus possa penetrare nel computer necessario che esso venga a contatto col supporto che contiene il virus (cio il programma virus). In questo modo il programma virus si autoinstalla sulla macchina e provoca (o a tempo o immediatamente) i danni per cui stato creato. Un computer pu venire a contatto con un virus attraverso: Un dischetto floppy. Un CD-ROM La rete interna La rete Internet
Naturalmente il programma virus non compare mai nelle cartelle contenute nel dischetto, per cui non possiamo individuarlo con una lettura del supporto. Un virus pu essere eliminato solo da un supporto riscrivibile, come dischetti floppy e hard disk, ma non da un CD-ROM, che non riscrivibile. Naturalmente, se si individuata la presenza di un virus su un supporto la soluzione migliore eliminare il supporto. Come si pu individuare la presenza di un virus? Purtroppo un virus pu essere individuato solo quando ha provocato i danni, a meno che non si installi un guardiano alle porte di accesso della macchina. E non sempre ci funziona. Come ci si pu difendere dai virus informatici? Innanzitutto fare molta attenzione quando si inserisce un dischetto o un CDROM nel computer, nel senso di verificarne la provenienza in modo da essere sicuri che non contengano virus. Buona norma non utilizzare dischetti esterni, usati su altri computer, o CD-ROM masterizzati in casa (talvolta anche i CD-ROM commerciali sono poco affidabili). Se proprio ci indispensabile, installare un programma antivirus. Installare un programma antivirus e mantenerlo costantemente aggiornato. Questo guardiano avverte se si sta inserendo un dischetto o un CD-ROM infetto. In questo modo si pu ripulire il supporto o precludere l'operazione. E' buona norma provvedere saltuariamente ad una scansione del disco fisso alla ricerca di una eventuale presenza di virus, per eliminarli. Pi difficile proteggere i computer collegati in rete interna. In questo caso, comunque esistono programmi antivirus per la rete, che garantiscono un certo grado di sicurezza. Ancora pi difficile proteggersi dalla rete Internet. Oggi tutti, privati ed aziende, sono collegati, via telefono, alla rete Internet, sulla quale viaggiano informazioni da e per tutto il mondo. Internet rappresenta il veicolo pi interessante per la diffusione di un virus. Appena ci si collega, chiunque, attraverso il provider, pu penetrare nel nostro computer e installare virus o controllarci. Ancora pi pericoloso scaricare file e programmi da siti non troppo seri, che non garantiscono il loro prodotto. L'unico modo per difenderci attivare tutte le protezioni previste dal browser (Explorer o Netscape) e installare, comunque un programma antivirus.
1.8.3.1 Copyright Cos' il copyright? E' il diritto d'autore. Chiunque abbia creato un prodotto originale ha il diritto di proteggerlo da sfruttamenti economici e plagi. In tutti i paesi del mondo esistono leggi a protezione dei diritti d'autore. In particolare nel campo della IT nata una nuova categoria di autori, gli autori di software per il computer. Per quanto riguarda la normativa generale sul copyright si rimanda al Codice Civile, che regolamenta diritti e doveri.
Quali sono i tipi di software sul mercato? E' presente oggi sul mercato una gran variet di software, per ogni uso e per ogni esigenza. Dai programmi per la videoscrittura, ai programmi per la navigazione in internet, da quelli per il disegno a quelli per fare musica, dai videogiochi all'astronomia ai programmi di simulazione etc.. In funzione del copyright possiamo distinguere tre tipi di software: Software con licenza d'uso. Molte case producono software che danno in licenza d'uso a pagamento a chi ne faccia richiesta. In genere un software non viene venduto all'acquirente ma viene dato in licenza d'uso; ci vuol dire che l'utente pu solo usarlo nelle condizioni specificate nel contratto. Ogni uso improprio che si faccia punibile a termini di legge. Software shareware. E' un software che viene dato in prova gratuita per un determinato periodo di tempo, scaduto il quale, l'utente deve versare una certa somma, in genere piccola, all'autore per continuare ad usarlo. Non ha importanza se il software, scaduto il periodo di prova, continua a funzionare o meno; in ogni caso la somma convenuta dovuta. Software freeware. Molti autori producono software per soddisfazione personale e lo concedono in libero uso a chi vuole usarlo. In questo caso niente dovuto all'autore, ma ci non vuol dire che il software pu essere sfruttato direttamente a scopo di lucro.
Cosa si pu fare col software in licenza d'uso? La licenza d'uso del software concede alcuni diritti, che sono specificati nel contratto d'acquisto. In generale: si pu fare copia da usare al posto dell'originale si pu usare sulle macchine per le quali stata concessa la licenza d'uso si possono sfruttare, anche economicamente, i prodotti ottenuti col software, che non implichino l'uso del software da altri utenti.
Cosa non si deve fare col software in licenza d'uso? La licenza concede dei diritti, ma anche dei doveri. In particolare: Non si devono fare copie per amici o per uso personale al di fuori delle macchine autorizzate all'uso Non si pu sfruttare, neanche in parte, il software per creare altro software Non si possono dare a terzi routines o file del software se non espressamente previsto dal contratto
In ogni caso il codice civile e la normativa esistente in merito ai diritti d'autore che regolano i rapporti fra diritti e doveri nel contratto fra le parti. Come comportarsi quando si acquista un software? Come detto in precedenza, avviene facilmente che il computer presenti del malfunzionamenti, che richiedono la reinstallazione del software. Pu succedere che al momento opportuno non si riescano a trovare i dischetti, o le istruzioni o altro, soprattutto quando passa un p di tempo. E' bene seguire, al momento dell'acquisto, alcuni accorgimenti per essere sempre pronti:
Al momento dell'acquisto controllare che la confezione contenga tutti i dischetti o CD-ROM previsti e che non siano danneggiati. Controllare che vi siano tutti i manuali e le schede di registrazione previsti Fare immediatamente copia dei dischetti e CD-ROM e possibilmente dei manuali d'uso. Tali copie serviranno esclusivamente ad uso interno. Compilare e inviare immediatamente eventuali cedole di garanzia. Compilare e inviare il modulo di registrazione del software, cosa che permetter in seguito di ricevere gratuitamente o a prezzi vantaggiosi, riedizioni o modifiche del software Custodire tutto il materiale originale, compresi manuali e schede tecniche in luogo sicuro e lontano dal computer.
1.8.4.1 Privacy Cos' la tutela della privacy? Ogni individuo ha il diritto alla riservatezza e pu pretendere che i propri dati personali non vengano diffusi se non per gli usi espressamente previsti dalla legge. Nel mondo del computer, e soprattutto ma non solo di Internet, si sviluppata negli ultimi anni vertiginosamente e caoticamente la diffusione di dati sui quali e con i quali sopravvivono oggi molte attivit lavorative rivolte all'individuo, dalla vendita in rete, alla comunicazione alla pubblicit. Si reso necessario, perci, in tutto il mondo un intervento da parte del diritto, tendente a regolare giuridicamente ogni aspetto dei settori dell'informatica, in particolare quelli legati alla produzione, gestione, diffusione ed utilizzazione dell'informazione, attraverso l'uso della I.T. Qual' in Italia la legge che tutela i diritti di privacy? E' la legge 675 del 1996, varata in attuazione di una direttiva comunitaria, allo scopo di tutelare la riservatezza dei dati personali sia nel lavoro che nella vita privata. Ci ha determinato grandi cambiamenti nei rapporti fra persone e aziende che utilizzano i dati e fra singoli in quanto ha fermamente ribadito il diritto alla riservatezza e l'uso dei dati al fine di valorizzare l'individuo e non a screditarlo. A chi rivolta la legge 675/96? La legge rivolta a tutti, privati cittadini, professionisti, aziende, operatori internet e delle comunicazioni, banche, enti pubblici etc. In particolare agli enti che gestiscono banche dati in cui sono archiviati i dati dei cittadini, ottenuti in modo diretto o indiretto. Ogni volta che un ente o azienda richiede dati personali ad un individuo deve citare la legge sulla privacy e dire chiaramente l'uso che si far di essi. Cosa si prefigge la legge 675/96? Alcuni degli obiettivi della L.675/96 possono essere sintetizzati nei seguenti punti: Migliorare la protezione dei dati Tenere conto delle tutele giuridiche e della riservatezza individuale nella stesura e conservazione dei documenti Proteggere i dati da utilizzi esterni non autorizzati Garantire i diritti dei soggetti dei dati Imporre obblighi ai detentori dei dati Tenere conto della sicurezza nazionale
Grande attenzione viene rivolta ai diritti dei cittadini che possono chiedere informazioni ai titolari sull'esistenza di trattamenti di dati che li riguardano e alla serie di obblighi per i curatori e i gestori di banche dati.
Chi il Garante della privacy? Il Garante un istituto della legge, il quale ha il compito di tutelare e di controllare le banche dati possedute dai cittadini pubblici e privati e al quale devono essere notificati tutti i dati relativi alle persone siano essi archiviati su carta che elettronicamente. Prima di conservare un dato occorre avere il consenso (scritto o orale) della persona interessata e nel caso in cui si conservino dati strettamente personali, ovvero che riguardino la religione, il sesso, le opinioni personali, oltre al consenso scritto occorre la preventiva autorizzazione del Garante. Al Garante devono essere comunicati il nome e l'indirizzo della persona di cui si conservano i dati, le finalit per cui i dati vengono conservati, il luogo in cui sono custoditi, come vengono utilizzati. Una volta espletati questi due obblighi fondamentali (consenso art.ll e notificazione art.7) occorre provvedere alla sicurezza attraverso l'emanazione di un apposito regolamento, che indicher, in modo preciso, che cosa si intenda con questo termine. La legge sulla privacy non si applica ai dati tenuti da persone fisiche per fini esclusivamente personali (es. agende con indirizzi di amici).
ECDL
Modulo 2
Uso del computer e Gestione dei File Sezioni 1-5
IPSSCT A. DE PACE
Anno 2002
Corso per il conseguimento della Patente Informatica Europea A cura del prof. Fernando Carl Anno 2002
Modulo 2
Sezione 1
3 MODULO 2: Uso del Computer e Gestione dei File SEZIONE 1: Per iniziare 2.1.1.1 L'accensione del computer Ogni volta che si accende il computer il sistema operativo viene avviato ovvero, in termini tecnici, viene caricato e inizializzato: questa fase viene denominata fase di boot. (Fase di boot deriva dall'espressione "to pull oneself up by one's bootstraps", che significa qualcosa come - mettersi in piedi da soli, con le proprie forze e senza aiuto esterno. Infatti, nella fase di boot il sistema operativo "sveglia" uno dopo l'altro i componenti del PC fino a che tutto il sistema non pronto per reagire agli stimoli dell'utente.) In Windows dopo la fase di boot viene visualizzata la schermata principale con il menu Start, eventualmente preceduta da una finestra in cui occorre inserire il proprio identificativo. Quando viene avviato per la prima volta, Windows visualizza infatti una finestra in cui occorre specificare il proprio nome e - eventualmente - la password che si desidera utilizzare. Se non si desidera che qualcuno lavori con il PC durante la propria assenza occorre inserire una password, altrimenti basta premere il tasto INVIO. Dopo che la password stata specificata, Windows avviato e presenta la schermata principale, il desktop, cio il piano della scrivania. E' il posto su cui si dispongono gli oggetti con cui si lavora, cio documenti, cartelle, programmi. Lavorando con il PC, lo schermo di Windows diventer presto ingombro di cartelle e documenti, ma all'inizio si vedr soltanto la barra delle applicazioni, nella parte inferiore dello schermo, con a sinistra il pulsante Start, e alcune icone sul desktop: di solito Risorse del Computer, Risorse di Rete, il Cestino e l'icona che rappresenta il browser, il programma per la navigazione in Internet. Password La password una parola segreta che viene immessa per proteggere l'accesso a determinati documenti, applicazioni o ambienti e che viene usata come una chiave: chi non la conosce rimane chiuso fuori. Mentre si digitano le lettere o i numeri della password nella casella corrispondente il sistema visualizza soltanto una sequenza di asterischi, per impedire che la password venga letta. Per far s che Windows richieda la password all'accensione del computer bisogna aprire il men Start, selezionare la voce Impostazioni/Pannello di controllo, fare doppio clic sull'icona Password e impostare la parola segreta seguendo le indicazioni di Windows. 2.1.1.2 Spegnere correttamente il computer Il computer va spento correttamente, chiudendo prima tutte le applicazioni aperte e poi dal menu Start/Chiudi sessione e Arresta il sistema dalla finestra di dialogo che appare. Cliccando su OK il sisyema viene chiuso. Attendere fino alla comparsa del messaggio "Ora
4 possibile spegnere il computer" e premere il pulsante POWER. Quando il sistema operativo e le altre applicazioni lavorano, creano sul disco rigido molti file temporanei di supporto e modificano le impostazioni di sistema. Inoltre le nuove impostazioni delle applicazioni e di Windows vengono salvate alla chiusura. Per evitare il sovraffollamento di file inutili e, probabilmente, malfunzionamenti del computer, occorre seguire la procedura di chiusura. Se il computer viene spento accidentalmente o per malfunzionamenti, al riavvio viene effettuato SCANDISK, una utility di sistema che controlla il disco rigido, l'allocazione dei file e se ci sono inconvenienti. L'operazione di scandisk pu essere interrotta, ma consigliabile far terminare la procedura. Al contrario bene eseguire SCANDISK, insieme ad altre utility che descriveremo in seguito, periodicamente, per una buona manutenzione della macchina.
2.1.1.3 Riavviare il computer Invece di selezionare dalla finestra di dialogo di chiusura del sistema la voce "Arresta il sistema", si pu scegliere "Riavvia il sistema". In questo modo la macchina non viene spenta ma viene eseguito di nuovo il boot e poi ricaricato il sistema operativo. Durante la fase di riavvio del computer possono essere eseguite alcune operazioni, che servono, ad un esperto, a configurare la macchina. Premendo, prima che si avvii il sistema operativo, il tasto DEL o CANC o il tasto funzione F2, si possono modificare le impostazioni di base, la data, le impostazioni dell'hard disk, etc: premendo invece il tasto funzione F8, Windows viene avviato secondo una serie di scelte che permettono di eseguire un controllo passo passo dei vari driver caricati e delle operazioni effettuate durante il caricamento del S.O. 2.1.1.4 Comunicare con il computer: Il Sistema Operativo. Quando il processo di avviamento del computer terminato, ci si trova davanti al desktop di Windows, il sistema operativo che permette di comunicare con la macchina. Attraverso il comando Start/Impostazioni/Pannello di controllo/Sistema possibile accedere ad una finestra di dialogo nella quale si possono rilevare informazioni sul computer ed, eventualmente modificarne alcune. Fra le altre informazioni vi anche il tipo di sistema operativo, la sua release e il numero di licenza. Il sistema operativo Il sistema operativo un programma che coordina le diverse componenti hardware e software del computer, facendo da tramite tra l'utente, i programmi in dotazione e la macchina. In altre parole, esso controlla il funzionamento e il dialogo tra gli "organi interni" del computer e l'utente. Le funzioni rese disponibili dal sistema operativo forniscono un mezzo, un'interfaccia, appunto, che permette di controllare il computer e interagire con esso. La prima modalit di comunicazione con il computer stata la cosiddetta interfaccia a carattere, in cui il computer riceve comandi digitati sulla tastiera e risponde attraverso parole o sequenze di caratteri (stringhe). Il pi diffuso sistema operativo basato sull'interfaccia a carattere stato MS-DOS (Microsoft Disk Operating System), il software di base dei PC fino all'avvento di Windows. Quando accendeva il computer l'utente veniva salutato da una schermata vuota, in cui comparivano soltanto i caratteri C:\> in alto a sinistra. Si trattava del prompt, o messaggio di richiesta, del DOS, con cui il sistema
5 comunicava di essere pronto a ricevere comandi. Per svolgere una qualsiasi attivit era necessario conoscere i comandi DOS corrispondenti e digitarli secondo la sintassi corretta. L'interazione con il PC diventata molto pi immediata e intuitiva con l'avvento di Windows e l'interfaccia grafica utente (GUI, Graphic User Interface), che eliminava la necessit di imparare i comandi DOS. La schermata vuota con il prompt del DOS stata sostituita da una scrivania virtuale, il desktop, in cui si trovano le icone, piccole immagini su cui sufficiente fare clic con il mouse per eseguire comandi, e le finestre, riquadri a video che permettono di visualizzare applicazioni, programmi in esecuzione, messaggi del sistema. (Approfondimento) Windows inizi ad affermarsi dalla versione 3 (nel 1990), a cui seguirono le versioni 3.1, 3.11, Windows 95 e Windows 98. Fino alla versione 3.11 Windows non era un vero e proprio sistema operativo, ma un ambiente grafico che supportava il sistema operativo MSDOS. La trasformazione decisiva avvenne con Windows 95, che rese il sistema pi moderno e facile da utilizzare(user friendly, amichevole con l'utente).
2.1.1.5 Il Desktop di Windows. Dando uno sguardo allo schermo del monitor dopo il caricamento del sistema operativo, si nota subito che esso pieno di molti elementi, di cui occorre conoscere il comportamento per poter operare adeguatamente. Essi sono: Oggetti, Icone, Pulsanti, Barre e Finestre. Che cosa sono le icone? Le icone sono piccoli disegni che simboleggiano documenti, file, programmi, applicazioni, risorse fisiche come stampanti, dischi fissi, CD-ROM, dischetti floppy. Tutti
6 questi elementi sono oggetti. Sotto il disegno c' sempre una scritta esplicativa che riporta il nome del file o del programma, o dell'oggetto. Le icone servono a distinguere i documenti e i programmi tra loro: ogni programma o applicazione ha una sua icona caratteristica, e tutti i documenti elaborati con quell'applicazione vengono identificati dalla stessa icona. Per cominciare a lavorare con Windows necessario prendere confidenza con icone e finestre. Le icone possono essere selezionate, trascinate e aperte, in modo che diventino finestre.
Azioni del mouse Se si punta con il mouse un'icona, per esempio l'icona Risorse del computer, che raffigura il PC, e si fa clic un sola volta, col pulsante sinistro, questa cambier colore e apparir evidenziata, cio selezionata. Cliccando invece due volte sull'icona, apparir la finestra contenente, appunto, le Risorse del computer. Quando l'icona selezionata si pu fare clic con il mouse sul nome dell'icona, e si vedr che compare un cursore intermittente. A questo punto si pu cancellare il nome dato da Windows e scriverne un altro: Risorse del computer, per esempio, pu diventare "Il mio PC". Se invece non si vuole cambiare il nome dell'icona, ma si preferisce sapere quali operazioni permette di fare, possibile attivare il menu di scelta rapida, facendo clic sull'icona con il pulsante destro del mouse. Se, dopo aver selezionato l'icona, si tiene premuto il pulsante sinistro del mouse e si sposta il puntatore, l'icona verr "trascinata" sul desktop, seguendo la posizione del puntatore. Di solito ci si riferisce al trascinamento con i termini "drag & drop" cio "trascina e rilascia". Alcune aree dello schermo, per, possono rivelarsi proibite: se si trascina l'icona di Risorse del computer sul Cestino, per esempio, Windows visualizza un segnale di divieto. Il metodo del trascinamento permette di selezionare con il mouse anche pi icone contemporaneamente. Partendo da un punto in cui non ci siano icone, bisogna cominciare a trascinare il mouse creando un riquadro sullo schermo: tutte le icone comprese nel riquadro risulteranno selezionate. Puntando un'icona dopo qualche attimo compare un fumetto esplicativo sulle funzioni dell'oggetto rappresentato. Esercitazione. Impostazioni del Desktop Il desktop di Windows appare con le impostazioni che sono state memorizzate l'ultima volta che si lavorato col computer. Sulla barra delle applicazioni, sulla destra, sono presenti l'ora e l'icona di un altoparlantino che rappresenta le funzionalit audio del sistema. Se si porta il mouse su di esse, dopo qualche attimo compare la data del sistema e il volume dell'audio. Per modificare il volume, cliccare una volta sola sull'icona. Appare un cursore che si sposta trascinando col mouse e che permette di regolare il volume dell'audio. Facendo doppio click sull'icona, si apre una finestra che rappresenta un mixer. In questa finestra si possono regolare i livelli di In/Out degli ingressi e delle uscite presenti sulla scheda audio del sistema.
7 Per modificare la data e l'ora di sistema fare doppio click sull'ora della barra delle applicazioni. Si apre una finestra nella quale possibile impostare ora, data, fuso orario e ora legale. Anche il desktop di windows un oggetto. Quando si fa click col pulsante destro del mouse su un oggetto, compare un menu a discesa con voci pertinenti al tipo di oggetto. Facendo click col destro in una zona vuota del desktop, si apre un menu. Scegliere Propriet. Si apre una finestra di dialogo nella quale si possono impostare le caratteristiche del desktop. 2.1.1.6 Formattazione del Dischetto. Le memorie di massa, quali dischetto floppy, hard disk, CD-RW, prima di essere usati devono essere formattati. Ma , cos' la formattazione? I dischi sono dispositivi di memorizzazione ad accesso random, ovvero casuale, cio le informazioni contenute vengono ricercate dal dispositivo di lettura/scrittura, magnetico o ottico, direttamente nel punto in cui stanno al contrario dei nastri magnetici in cui occorre svolgere il nastro fino al punto giusto. Per questo motivo i dischi vengono suddivisi in tracce e settori. In questo modo quando un file viene registrato, si conosce la traccia e il settore in cui posizionato e si pu, cos, cercarlo con precisione e velocemente. Questa operazione di suddivisione in tracce e settori viene detta formattazione. Un disco gi usato pu essere riformattato, ma in questo modo si perdono tutte le informazioni in esso contenute. Nonostante oggi i floppy disk vengano venduti gi formattati, necessario conoscere questa operazione per una buona manutenzione dei dischetti e del disco fisso. Per formattare il dischetto fare doppio click su Risorse del Computer e quindi click col destro su Floppy da 3,5 pollici. Dal menu a discesa selezionare Formatta. Si apre una finestra di dialogo in cui si pu scegliere fra una formattazione veloce, che consiste in una cancellazione di tutti i file di un dischetto gi usato, o completa, necessaria se il dischetto non era mai stato formattato una prima volta. E' possibile inoltre copiare sul dischetto i file di sistema. Questa operazione era necessaria una volta, col s.o. MS-DOS, per rendere autopartenti i dischetti; con Windows non pi necessaria-
Si pu dare al dischetto un'etichetta. 2.1.1.7 La Guida in Linea. Per assistere l'utente in caso di necessit Windows stato dotato di una Guida in linea, che pu essere aperta in ogni momento per rivedere le caratteristiche principali del sistema operativo e cercare soluzioni ai propri problemi. Visualizzare la Guida in linea semplice: basta fare clic sulla voce Guida in linea del menu Start. In questo modo si apre la finestra Guida di Windows, che suddivisa in due parti o frame. La parte sinistra permette di visualizzare le schede Sommario, Indice e Trova, che forniscono gli strumenti per cercare le informazioni. Nella parte destra vengono mostrate le informazioni trovate.
Consultare la Guida in linea La guida di Windows pu essere consultata in tre modi: scorrendo il Sommario, andando a guardare nell'Indice analitico e usando la funzione Trova. Nel Sommario della Guida gli argomenti sono raggruppati per capitoli principali, rappresentati da un'icona a forma di libro chiuso. Facendo clic sull'icona si visualizzano i sottocapitoli (rappresentati da altre icone di libro) o gli argomenti (contrassegnati da un punto interrogativo). Se si fa clic sul punto interrogativo le spiegazioni degli argomenti appaiono nella parte sinistra della finestra. La scheda Indice fornisce un Indice analitico degli argomenti presenti nella Guida. Lo si pu consultare scorrendo l'elenco degli argomenti oppure scrivendo una parola nella casella che si trova sopra l'Indice: la Guida cercher tutte le voci che iniziano con la parola specificata. Attraverso la scheda Trova, infine, possibile effettuare una ricerca libera per parole chiave, cio parole che possono apparire in qualsiasi punto del testo, anche se per loro non esiste una voce specifica dell'indice.
9 Le spiegazioni fornite dalla Guida appaiono in una finestra che, con il mouse, si pu dimensionare a piacere sullo schermo, in modo da tenerla aperta mentre si lavora con file e documenti. Nella finestra si trovano anche i pulsanti che permettono di passare agli argomenti precedenti o successivi o stampare le spiegazioni visualizzate. Spesso pu essere utile tenere una copia dell'argomento trovato dopo una lunga ricerca. In questo caso bisogna: fare clic con il tasto destro del mouse all'interno dell'argomento che si desidera copiare e scegliere Seleziona tutto; fare di nuovo clic con il pulsante destro all'interno dell'argomento e scegliere Copia. Windows copia l'argomento visualizzato negli Appunti, da dove pu essere incollato in qualsiasi documento. Si possono copiare anche parti limitate dell'argomento selezionandole con il mouse. La Guida in linea pu essere personalizzata scegliendo la grandezza e il font dei
caratteri di testo, l'aspetto e i colori delle finestre. Ogni applicazione Windows comprende una guida in linea che ne illustra le principali caratteristiche ed in grado di venire in aiuto quando non si sa che cosa fare. Quando si sta lavorando con un programma il modo pi immediato per attivare la guida premere il tasto F1. Altrimenti si pu selezionare il menu "?" nella finestra dell'applicazione. Per conoscere il significato di un oggetto si pu utilizzare il pulsante con il punto interrogativo (O Guida rapida) che compare in alcune finestre sia di Windows sia dei programmi applicativi. Bisogna fare clic su questo pulsante, trascinare il puntatore del mouse, che nel frattempo si trasforma in un punto interrogativo, sull'oggetto che si vuole conoscere e quindi fare di nuovo clic per visualizzare un riquadro contenente la descrizione dell'elemento. In alternativa si pu fare clic sull'oggetto con il pulsante destro del mouse e scegliere Guida rapida dal menu che viene visualizzato.
10 Esercitazione Le annotazioni richieste dagli esercizi vanno annotate sul dischetto in un file chiamato "Esercitazione Modulo 2 Sezione 1" usando il programma WordPad. 1) Accendere il computer e osservare cosa accade durante il processo di boot e di caricamento del sistema operativo. Cercare di descriverlo.
2) Spegnere correttamente il computer attraverso il pulsante Start/Chiudi sessione.
3) Riaccendere il computer e al termine del caricamento del sistema operativo osservare attentamente il desktop e annotare: a) quante sono le icone presenti b) quanti sono gli oggetti presenti c) quanti sono i pulsanti presenti 4) Formattare il dischetto 5) Cercare, attraverso Start/Impostazioni/Pannello di controllo/Sistema, e annotare le propriet e le risorse del computer. 6) Controllare, ed eventualmente modificare la data e l'ora di sistema, il volume dell'audio. 7) Annotare il comportamento dell'oggetto "Risorse del Computer" in risposta ai seguenti eventi: a) Puntare con il mouse b) Fare click una volta sola col pulsante sinistro c) Fare click una volta sola col pulsante destro d) Fare click col sinistro e trascinare e) Fare click col destro e trascinare f) Fare doppio click col sinistro 8) Verificare e annotare quali sono le impostazioni dello schermo. 9) Usando la Guida in linea di Windows cercare il modo per spostare la barra delle applicazioni. Annotare come si proceduto.
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Modulo 2
Sezione 2
12 MODULO 2: Uso del Computer e Gestione dei File SEZIONE 2: Il Desktop
2.2.1.1 Lavorare con le icone Come s detto gi altrove, sul desktop di Windows appaiono alcuni elementi (icone, oggetti e barre), che sono la via grafica attraverso cui il s.o. comunica con l'utente. Le icone rappresentano gli oggetti contenuti nel computer, sui quali possibile fare alcune operazioni col mouse per avviare azioni proprie dell'oggetto. I pulsanti sono invece interruttori che avviano azioni determinate dal programma in cui lavorano. Ad esempio l'icona Risorse del computer rappresenta un oggetto (in questo caso una cartella o finestra) nel quale sono contenuti altri oggetti, mentre il pulsante Start (o Avvio) un pulsante che pu essere premuto con un click del mouse attivando un'azione, che in questo caso l'apertura di un menu di scelta. Il tipo di azione determinata dal mouse dipende dal tipo di oggetto rappresentato. Si gi detto nella sezione precedente delle azioni del mouse (click, doppio click, trascinamento con tasto sinistro o destro). Provare, per esercizio, a selezionare, spostare, rinominare, aprire la cartella Risorse del computer. Provare tutte le azioni possibili col mouse e registrarne gli effetti. Vedremo ora alcune icone particolarmente importanti.
Risorse del Computer E' la cartella pi importante, sempre presente su tutti i computer. Essa contiene le risorse della macchina sia in termini di memorie di massa (floppy disk, hard disk, CD-ROM) sia in termini di applicazioni che permettono di impostare o gestire periferiche (stampanti, collegamenti alla linea telefonica etc.).
13 Una volta aperta con un doppio click del mouse (oppure selezionandola con un click e poi premendo il tasto INVIO), essa mostra il suo contenuto:
Innanzitutto le icone rappresentanti le tre risorse memorie di massa: CD-ROM, Floppy Disk e Hard Disk. Anche queste, pur avendo un'icona diversa da quella delle cartelle, sono cartelle che contengono altre cartelle o file, cio oggetti quali applicazioni, documenti o dati. Cos come abbiamo aperto la cartella Risorse del computer, possono essere aperte le altre cartelle. Osservare che le memorie di massa hanno un nome fisso (A:, C:, D:) ereditato dal DOS che indica il Driver relativo, cio il meccanismo fisico entro cui viene inserito il dischetto o il CD-ROM. Il disco fisso C: ha anche un nome, che viene dato al momento della sua formattazione e che pu essere cambiato dall'utente facendo click col destro del mouse sull'icona e scegliendo Propriet dal menu di scelta rapida. Nel campo Etichetta pu essere immesso il nome che si vuole. Quando viene inserito nel driver A: il dischetto oppure nel driver D: il CD-ROM, oltre alle indicazioni A: e D: nell'etichetta dell'icona compare anche il nome del dischetto e del CD-ROM. Il nome del dischetto pu essere cambiato come per il disco fisso, mentre il nome del CD-ROM evidentemente no, essendo esso un dispositivo di sola lettura. Si pu cambiare, invece, l'etichetta di un CD-RW, poich esso un dispositivo a lettura/scrittura, sempre che sia collegato al computer il masterizzatore riscrivibile.
Il Cestino Un'altra icona sempre presente sul computer (provate a eliminarla!) il cestino, dove vanno a finire le cartelle, i documenti e i file che non ci servono pi. E' sufficiente trascinare un file o una cartella sul cestino per eliminarla. In realt, cos facendo, non viene cancellata definitivamente; si pu ancora recuperarla aprendo il cestino con un doppio click del mouse e trascinando la cartella o il file nella cartella dove vogliamo custodirlo, oppure facendo click col destro e scegliendo Ripristina dal menu di scelta rapida ( il file o la cartella saranno rimessi al loro posto originario). Attenzione, se il cestino viene svuotato (click col destro e poi Svuota Cestino dal menu) i file e le cartelle contenute saranno definitivamente perdute. Un altro modo per eliminare un file o una cartella selezionarlo con un click del mouse e premendo poi il tasto CANC, essa viene posta nel cestino da cui pu essere recuperata. Se si vuole eliminarli definitivamente senza passare per il cestino si deve tenere premuto insieme SCHIFT + CANC.
Le altre icone. Le altre icone presenti sul desktop rappresentano cartelle, file o collegamenti a file o cartelle. Le cartelle, in genere, hanno un'icona che ricorda la cartella di un classificatore, mentre i file hanno icone che riportano alla applicazione che li ha prodotti, quindi indicano il tipo di file. Talvolta il s.o. non riconosce il file e quindi gli assegna un'icona generica. E' possibile collegare un tipo di file ad una applicazione in modo che tutti quei file siano aperti con quell'applicazione facendo doppio click sulla loro icona. Questa procedura sar esaminata in altro luogo.
14 Collegamento ai file e cartelle. Alcune icone contengono una freccia rivolta verso l'alto. Essa indica che si tratta di un collegamento ad una cartella o a un file. Talvolta utile avere sott'occhio a portata di mouse un file che usiamo spesso; allora utile fare un collegamento ad esso, cio avere un riferimento sul desktop, senza trasferire il file, il quale rimane nella cartella originale. Cancellando un riferimento, non si elimina il file, ma solo il riferimento ad esso. In altre parole il collegamento contiene solo le informazioni necessarie per trovare il file nel disco fisso. Per creare un collegamento ad un file o ad una cartella si pu agire in due modi: 1. Trascinare col destro l'icona nel punto desiderato. Rilasciare: si apre un menu di scelta rapida da cui si sceglie Crea Collegamento. 2. Fare click col destro del mouse e scegliere dal menu di scelta rapida Crea collegamento. Il collegamento viene creato nella stessa cartella. Se dal menu di scelta rapida si sceglie Invia a e poi Desktop(Crea collegamento), esso viene creato sul desktop. 2.2.2 Lavorare con le finestre 2.2.2.1 Le finestre del desktop Che cosa nascondono le icone? In Windows le icone servono a rappresentare documenti e applicazioni. Per eseguire le applicazioni o per vedere i documenti occorre quindi aprire la finestra associata all'icona, cio puntare l'icona con il mouse e fare doppio clic: Windows apre, cio attiva, la finestra corrispondente. Contemporaneamente all'apertura della finestra, compare un pulsante sulla barra delle applicazioni, che riporta il nome e l'icona corrispondente alla finestra aperta: in questo modo la barra indica sempre quante e quali sono le finestre aperte nel desktop, ovvero quante sono le applicazioni e i documenti in esecuzione sul sistema. Tutte le finestre di Windows sono caratterizzate da alcuni elementi comuni, indispensabili per la loro gestione. La barra del titolo riporta l'icona e il nome dell'applicazione attiva e, eventualmente, del documento visualizzato. L'icona sulla barra del titolo rappresenta l'applicazione a cui la finestra corrisponde. Il bordo della finestra racchiude l'area di lavoro della finestra, cio l'area all'interno della quale sono visualizzati gli oggetti presenti nella finestra. La barra del menu, che si trova sotto la barra del titolo, contiene le voci che permettono di attivare i menu, cio l'elenco dei comandi disponibili nella finestra attiva. La barra di stato, che si trova sul bordo inferiore, riporta alcune informazioni sul contenuto della finestra, per esempio, se si tratta della finestra di una cartella o il numero degli oggetti che si trovano al suo interno. I pulsanti di chiusura, riduzione a icona e ingrandimento servono a chiudere la finestra, ridurre la finestra a icona, visualizzarla a schermo intero. Quando un documento o un'applicazione non possono essere visualizzati interamente nella finestra corrispondente, compaiono le barre di scorrimento, che permettono di far scorrere il contenuto all'interno della finestra, in senso orizzontale e verticale. 2.2.2.2 Le Operazioni con le finestre del desktop Oltre a poter essere aperte, spostate e ridimensionate, le finestre di Windows possono essere visualizzate a schermo intero, ripristinate, ridotte a icona e, finalmente, chiuse.
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Sebbene le finestre siano state inventate per dare all'utente pi di un punto di vista sulle diverse attivit eseguite dal computer, una finestra pu essere ingrandita fino a occupare tutto lo schermo nascondendo il piano della scrivania: basta puntare il mouse sul pulsante di ingrandimento e fare clic. Quando la finestra occupa tutto lo schermo si finir probabilmente per rimpiangere la possibilit di vedere lo sfondo del desktop e si vorr riportare la finestra alle sue dimensioni originarie: in questo caso basta fare clic sul pulsante di ripristino. Se invece la finestra comincia a dare fastidio e si preferisce contemplare lo sfondo del desktop o cercare l'icona di un documento appena salvato, possibile togliere una finestra dal desktop riducendola a icona: basta puntare il mouse sul pulsante di riduzione a icona e fare clic. In tal modo la finestra non viene chiusa, ma solo nascosta, e rimane sempre disponibile. La sua icona diventa un pulsante sulla barra delle applicazioni: per ingrandirla di nuovo sufficiente fare clic. Tutte le finestre, aperte o ridotte a icona, infatti, sono rappresentate da pulsanti che compaiono sulla barra delle applicazioni, e il pulsante che corrisponde alla finestra aperta appare premuto. Per chiudere una finestra, infine, basta fare clic sul pulsante di chiusura, oppure premere la combinazione di tasti ALT+F4. Quando il contenuto di una finestra troppo grande per essere visualizzato all'interno dell'area di lavoro, possibile farlo scorrere. Si pu trattare di un elenco di file e cartelle, di un'immagine o di una pagina di testo troppo lunga e che bisogna "scrollare", per usare un'espressione tratta dall'inglese "to scroll" (far scorrere, srotolare). Per far scorrere il contenuto di una finestra bisogna fare clic sulle frecce di scorrimento e tenere premuto il pulsante sinistro del mouse finch la porzione che interessa non visualizzata. Ci sono altri modi per far scorrere le finestre. Si pu trascinare la casella di scorrimento oppure fare clic direttamente sulla barra di scorrimento: lo scorrimento pi veloce. 2.2.2.3 Le Operazioni con le finestre delle applicazioni. Le finestre delle applicazioni sono uguali alle finestre del desktop per quanto riguarda gli elementi di cornice (barra del titolo, barra del menu, cornice, barre di scorrimento, barra di stato), ma, naturalmente, ogni applicazione ha le sue caratteristiche e le sue esigenze di gestione, per cui sia le voci di menu che le barre dei pulsanti o le barre degli strumenti possono variare; per ogni applicazione bisogna studiare attentamente quali sono le possibilit offerte per poter sfruttare appieno le potenzialit. Le applicazioni fanno sempre uso di un nuovo tipo di finestra, per poter colloquiare con l'utente e ricevere dati con cui impostare alcuni parametri di programma. Queste finestre sono le finestre di dialogo: vediamone gli elementi. Le finestre di dialogo Le finestre di dialogo sono utilizzate da Windows e dalle applicazioni per fornire agli utenti informazioni su una procedura in corso o richiedere informazioni necessarie all'esecuzione di alcuni comandi. Le finestre di dialogo spesso chiedono di effettuare scelte o di inserire informazioni secondo alcune convenzioni valide per tutte le applicazioni Windows e sono dotate di alcuni elementi caratteristici. Di seguito descriviamo gli elementi pi comuni delle finestre.
16 Nelle caselle di testo necessario specificare informazioni di tipo testuale, digitando l'opzione desiderata: per molte operazioni Windows chiede ogni sorta di informazioni e spesso ci si trova a dover compilare dei veri e propri questionari. I bottoni di selezione esclusiva sono utilizzati quando l'utente deve scegliere tra diverse possibilit in maniera univoca. La selezione di un bottone, infatti (basta fare clic con il mouse sul bottone corrispondente) inibisce automaticamente quella degli altri della stessa serie. A volte Windows presenta un elenco all'interno del quale occorre scegliere una voce (una parola chiave, un modello di stampante, una lingua). Per spostarsi lungo l'elenco basta fare clic sulle frecce di scorrimento, quindi si pu effettuare la selezione con un clic del mouse. Molte finestre di dialogo sono composte da pi schede sovrapposte, ciascuna delle quali permette di visualizzare informazioni diverse. Per visualizzare una scheda portandola in primo piano basta fare clic sul talloncino che la identifica. un meccanismo simile a quello presente nelle agende: calendario, appuntamenti, numeri di telefono, e cos via. Le caselle di controllo consentono di selezionare una o pi opzioni, che sono in genere parametri aggiuntivi. Per selezionare o deselezionare bisogna fare clic con il mouse nella casella: un segno di spunta indica che l'opzione selezionata I pulsanti di incremento e decremento servono a variare il valore riportato in una casella facendo clic sulle frecce in alto o in basso: pu essere la larghezza del bordo di una pagina espressa in centimetri, il numero di giorni per i quali si vuole tenere memoria delle pagine Web visitate, il numero di secondi trascorsi i quali il PC si addormenta per risparmiare energia, ecc. Il contatore permette di regolare l'intensit di un valore. Per effettuare la selezione occorre trascinare il dispositivo di scorrimento con il puntatore del mouse. Un dispositivo di scorrimento tipicamente utilizzato per regolare il volume dell'audio del PC. Molti pulsanti di comando permettono di eseguire operazioni senza determinare la chiusura della finestra. I pulsanti di comando OK e Annulla permettono di confermare o annullare un'operazione. Per attivarli occorre puntarli con il mouse e fare clic:
17 Windows chiude la finestra ed esegue o annulla l'operazione descritta nella finestra. Selezionare i pulsanti OK e Annulla equivale a premere, rispettivamente, i tasti INVIO ed ESC. (Se ci si accorge di aver fatto clic su un pulsante per sbaglio e il dito tiene ancora premuto l pulsante del mouse, possibile annullare il clic trascinando il puntatore fuori dall'area d attivazione del pulsante sul video. 2.2.2.4 Passare da una finestra all'altra: il multitasking Ogni finestra di Windows equivale all'esecuzione di un programma, all'apertura di un documento, alla consultazione del contenuto di una cartella sul disco del PC. possibile avere pi risorse aperte sul desktop, cio svolgere pi attivit contemporaneamente, grazie a una funzionalit del sistema operativo che si chiama multitasking. A ogni finestra aperta corrisponde un pulsante sulla barra delle applicazioni che mostra il nome della finestra, lo stesso riportato sulla barra del titolo. Per attivare una finestra sufficiente fare clic sul pulsante corrispondente: in questo modo passare da una finestra all'altra (e quindi da un programma all'altro), facile come cambiare canale, soprattutto se le finestre sono a tutto schermo. possibile passare da un'applicazione all'altra anche con la tastiera. Bisogna premere il tasto TAB tenendo premuto il tasto ALT: Windows visualizza una finestra con le icone delle applicazioni attive, all'interno delle quali evidenziata l'icona dell'applicazione in primo piano. Premendo pi volte il tasto TAB e mantenendo premuto il tasto ALT, possibile scegliere la finestra da visualizzare in primo piano. I menu delle finestre In genere le applicazioni per PC, e cos le loro finestre, presentano all'utente pi elenchi di opzioni, chiamati menu, tra cui si pu scegliere il tipo di operazione che si intende effettuare con il computer. Spesso ciascuna opzione del primo menu presentato (menu principale) permette di visualizzare, a sua volta, un ulteriore elenco di operazioni (menu secondario, o sottomenu). Anche le finestre sono corredate di menu: si parla di menu di controllo, menu a tendina e menu di scelta rapida. Il menu di controllo di una finestra viene attivato facendo clic con il mouse sull'icona dell'applicazione nella barra del titolo. Nel menu di controllo si trovano i comandi Riduci a icona, Ripristina e Chiudi, che corrispondono ai pulsanti sulla barra del titolo, i comandi Sposta e Ridimensiona (disponibili solo se la finestra non a schermo Intero), che permettono di utilizzare i tasti di direzione per modificare la posizione e le dimensioni della finestra, e il coniando Ingrandisci, che riporta la finestra schermo intero. I menu a tendina sono i pi diffusi nelle applicazioni per PC: vengono attivati facendo clic sulle voci riportate nella barra dei menu delle finestre. La configurazione standard della barra dei menu di una finestra tipo di Windows presenta i menu File, Modifica, Visualizza, Vai,
18 Preferiti, Guida in linea. Il contenuto di ciascuno di questi menu dipende dall'oggetto che stato selezionato all'interno della finestra.
Per attivare un menu basta fare clic sulla barra del menu in corrispondenza della voce che interessa. Se non si desidera selezionare nessuna voce di un menu attivato basta fare clic in una zona libera della finestra. Quando il menu attivato si possono far scorrere le voci con il mouse: la voce selezionata viene evidenziata da un colore diverso. Sulla barra di stato compare una descrizione delle funzioni attivate dalla voce di menu. Per rendere attiva la funzione corrispondente a una voce di menu bisogna selezionarla con il puntatore del mouse e fare clic. Le voci di menu visualizzate con un colore a basso contrasto (di solito grigio) indicano che la funzione corrispondente non disponibile. I menu di una finestra possono anche essere aperti premendo il tasto ALT e, di seguito, la lettera che appare sottolineata nel nome del menu (se si preme ALT e F, per esempio, si visualizza direttamente il menu File. Per attivare un comando presente in un menu si possono usare i tasti freccia verticali, in modo da selezionare il comando, e poi premere il tasto INVIO, oppure si pu premere direttamente il tasto della lettera sottolineata nel nome del comando. Se invece si preme il tasto ALT o il tasto F10 e, subito dopo, la Barra spaziatrice, si visualizza il menu di controllo della finestra. La barra delle applicazioni
La barra delle applicazioni una riga di icone e pulsanti che si trova di solito nella parte inferiore del desktop. Oltre al pulsante del menu Start, contiene un pulsante per ogni finestra aperta nel desktop e offre quindi il vantaggio di spostarsi con facilit tra i vari documenti e programmi in esecuzione contemporaneamente: per passare da una finestra all'altra basta fare clic sul pulsante relativo. La barra delle applicazioni, inoltre, nasconde molte funzioni utili. L'area dei messaggi, dove si trova l'orologio, permette a Windows di comunicare con l'utente attraverso diversi indicatori: l'icona della stampante, per esempio, avvisa che un processo di stampa in corso, mentre facendo clic sull'icona del diffusore si pu regolare il volume della musica suonata dal PC. La barra delle applicazioni pu essere posizionata su qualsiasi lato dello schermo con una semplice operazione di trascinamento: basta fare clic su un'area libera della barra e portare il puntatore del mouse sul lato dello schermo in cui si desidera spostarla. Il bordo superiore della barra pu essere trascinato verso il centro dello schermo, in modo da ingrandirla, o, viceversa, pu essere spostato verso la parte esterna dello schermo, cos da ridurre la barra a una sottile linea grigia sul margine del monitor
19 Per visualizzare la data corrente basta puntare il mouse sull'indicazione dell'ora e lasciare il puntatore fermo per pochi istanti: la data rimane visualizzata per alcuni secondi e poi scompare da sola. Se si fa doppio clic sull'ora, invece, Windows apre la finestra di dialogo che permette di modificare le impostazioni del calendario e dell'orologio. Se si fa clic con il pulsante destro del mouse su una zona libera della barra e si seleziona la voce Propriet nel menu di scelta rapida, si accede alla finestra di dialogo che permette di personalizzare le impostazioni della barra (in alternativa si pu aprire il menu Start, selezionare Impostazioni e fare clic su Barra delle applicazioni e menu Avvio. Per scegliere le impostazioni preferite sufficiente mettere un segno di spunta nelle caselle di opzione. . L'opzione predefinita che propone Windows mostra la barra sempre in primo piano rispetto alle altre finestre aperte, con l'orologio visibile nell'area dei messaggi. possibile togliere l'orologio, oppure fare in modo che la barra stia nascosta sotto il bordo dello schermo e salti fuori soltanto quando il puntatore del mouse si aggira da quelle parti mettendo un segno di spunta nella casella Nascondi automaticamente. Nota: Le propriet sono impostazioni che determinano il funzionamento degli elementi di Windows. Quasi tutti gli elementi di Windows hanno propriet che possono essere modificate utilizzando la finestra di dialogo Propriet associata a ogni elemento. Per aprire questa finestra bisogna fare clic con il pulsante destro del mouse sull'elemento e selezionare la voce Propriet dal menu di scelta rapida. Orientarsi nel caos delle finestre: Se il desktop ricoperto da una ventina di finestre e non si trova pi un'icona libera da selezionare, si pu utilizzare il comando Riduci a icona tutte le finestre nel menu di scelta rapida che si apre premendo il pulsante destro del mouse sulla barra delle applicazioni; in questo modo si pu ripulire lo schermo con un solo clic. Le altre voci presenti nel menu permettono di affiancare le finestre aperte in senso orizzontale o verticale (Affianca orizzontalmente e Affianca verticalmente) oppure impilarle come tegole su un tetto (Sovrapponi).
Il menu Start Quando si fa clic sul pulsante Start (O Avvio), se si utilizza Windows 95), situato all'estremit sinistra della barra delle applicazioni, viene visualizzato il menu Start. I comandi del menu Start permettono di eseguire le applicazioni che sono installate sul PC, sia per compiere funzioni specifiche, come scrivere una lettera o disegnare un'immagine, sia per svolgere attivit di carattere pi generale, come mettere ordine nei propri documenti o cambiare l'aspetto della scrivania.
20 Il menu Start composto da un elenco di voci che a loro volta possono essere costituite da una serie di ramificazioni o sottomenu. Per scorrere il menu basta passare con il mouse sulle voci e attivare i menu secondari. Per chiuderlo sufficiente fare clic sul desktop. Si pu usare anche la tastiera, utilizzando la combinazione di tasti CTRL+ESC per aprire il menu e i tasti freccia per "sfogliarlo". Di solito il menu Start presenta le seguenti opzioni: Programmi Visualizza l'elenco delle applicazioni che sono disponibili sul PC e permette di selezionare il programma che si desidera eseguire. La scelta di questo menu rappresenta in genere il primo metodo utilizzato per eseguire un programma. Per i programmi d'uso pi frequente, per, utile creare dei collegamenti direttamente sul desktop, in modo tale da averli pi facilmente a portata di mano. Preferiti Permette di aprire il menu Preferiti, nel quale l'utente pu inserire i file, le cartelle, le pagine Web e i programmi utilizzati pi spesso, in modo da riuscire a ritrovarli ed aprirli pi rapidamente. E' un menu che, per definizione, deve essere personalizzato dall'utente. Crearsi un menu Preferiti a misura delle proprie esigenze facile: basta intervenire sulla cartella C:\Windows\Preferiti e aggiungere, spostare o rimuovere documenti utilizzando gli stessi metodi che consentono di modificare le altre cartelle del computer. Dati recenti Visualizza l'elenco degli ultimi file che sono stati aperti. Anche questa opzione ha lo scopo di facilitare il recupero degli ultimi documenti su cui si lavorato. Basta selezionare uno di questi file per avviare l'applicazione utilizzata per crearlo e aprire il documento. Impostazioni. Contiene i comandi utilizzabili per controllare il funzionamento del sistema operativo, del desktop e delle stampanti. L'opzione Pannello di controllo aiuta a installare il software e a modificare le impostazioni di Windows (data e ora, schermo, periferiche multimediali, modem, mouse, tastiera, ecc.). Con il comando Stampanti possibile visionare lo stato delle stampanti collegate e dei processi di stampa in corso. Il comando Barra delle applicazioni apre la finestra di dialogo che consente di personalizzare la barra delle applicazioni e il menu Start. Selezionando la voce Opzioni cartella possibile personalizzare il desktop e le finestre delle cartelle. Trova Permette di cercare file o cartelle quando se ne dimentica il nome o la posizione in cui sono stati memorizzati. Guida in linea Attiva la guida in linea di Windows, lo strumento predisposto per assistere l'utente in caso di necessit. una sorta di vademecum che pu essere aperto e sfogliato in ogni momento per rivedere le caratteristiche principali del sistema operativo e cercare la soluzione ai problemi incontrati. Esegui Visualizza una finestra di dialogo che permette di aprire un programma, una cartella, un documento o una risorsa Internet. Disconnetti Se il computer collegato a una rete locale, questo comando consente di chiudere il sistema e riavviarlo per un altro utente. Si pu utilizzare per disconnettersi rapidamente dalla rete e riconnettersi utilizzando un nome utente differente (per esempio, quando servono un nome utente e una password speciale per utilizzare particolari risorse di rete), per chiudere la propria sessione di lavoro in modo da consentire l'accesso a un altro utente, oppure semplicemente per disconnettersi dalla rete e continuare a lavorare sul computer non pi collegato. Chiudi sessione Visualizza la finestra di dialogo "Fine della sessione di lavoro", che permette di spegnere o riavviare il sistema. Se si spegne il PC prima di aver chiuso correttamente il sistema, infatti, si rischia di perdere dati
21 importanti o danneggiare file in uso. Windows ha predisposto una procedura di chiusura che permette di controllare i programmi e i file aperti e "fare le pulizie domestiche" mettendo tutto in ordine prima che il computer venga spento. Nella finestra di dialogo sono presenti una serie di opzioni: Stand by il comando che permette di concedere al computer "una siesta" e portarlo in modalit di sospensione, in modo da ridurre al minimo il consumo energetico, quando non lo si utilizza per qualche tempo, per esempio durante la pausa pranzo o mentre si impegnati in altre attivit. Arresta il sistema la voce da scegliere quando si desidera terminare la sessione di lavoro. Se ci sono ancora finestre di documenti o di applicazioni aperte Windows se ne accorge e lo segnala, chiedendo se si vuole salvare. Riavvia il sistema permette a Windows di chiudersi e ripartire senza spegnere il computer. E una soluzione che si adotta quando i programmi si bloccano e il PC si comporta in modo strano. Riavvia il sistema in modalit MS-DOS l'opzione con cui possibile attivare il prompt dei comandi del sistema MS-DOS. Per modificare il menu Start o i suoi sottomenu come Programmi e Accessori si pu aprire la finestra Propriet/Barra delle applicazioni e selezionare la scheda Applicazioni del menu Start, che contiene tutte le istruzioni necessarie per aggiungere o togliere delle opzioni dai menu. I programmi all'interno del menu Start possono essere facilmente risistemati con il trascinamento, in modo da avere quelli pi usati nelle posizioni superiori e quindi non dover cercare ogni volta scorrendo il menu con il mouse. Farlo semplice: dopo aver aperto il menu, basta trascinare l'icona del programma nella nuova posizione in cui si vuole inserirlo. possibile spostare anche pi programmi contemporaneamente, trascinandoli tutti insieme.
22 Questionario Mod2 Sez2 1) Alle propriet di un oggetto si accede: 1. facendo doppio click sulla sua icona 2. facendo click col sinistro del mouse 3. facendo click col destro del mouse 4. facendo click col destro del mouse e poi selezionando Propriet da menu 2) E' possibile cancellare tutte le icone del desktop. 1. vero 2. falso 3) Un collegamento ad un file o cartella si riconosce: 1. perch l'icona pi grande delle altre 2. perch l'icona l'immagine di windows 3. per la presenza di una freccia rivolta in alto sull'icona 4. perch nell'etichetta c scritto collegamento 4) Una finestra di dialogo serve a: 1. contenere un programma in esecuzione 2. a dare informazioni all'utente 3. a ricevere dati dall'utente per impostare propriet di oggetti 4. a controllare l'esattezza di certe operazioni 5) I bottoni di selezione esclusiva servono a: 1. selezionare pi opzioni possibili 2. selezionare solo un'opzione fra molte proposte 3. selezionare un testo da un elenco a discesa 4. regolare l'intensit di una propriet 6) Il multitasking : 1. la possibilit di effettuare scelte multiple in un programma in esecuzione 2. la possibilit di eseguire pi volte un'operazione senza compromettere il sistema 3. la possibilit di eseguire contemporaneamente pi applicazioni in finestre diverse 4. la possibilit di eseguire contemporaneamente pi applicazioni nella stessa finestra. 7) Nel menu di una finestra sempre presente la voce File. 1. vero 2. falso 8) Per posizionare la barra delle applicazioni al centro del desktop occorre: 1. trascinare la barra al centro del desktop 2. cliccare col destro e scegliere la posizione dalle propriet 3. non si pu posizionare la barra al centro del desktop ma solo ai bordi 4. fare doppio click su un punto vuoto della barra 9) Ad una applicazione si pu accedere soltanto attraverso il pulsante Start. 1. vero 2. falso 10) Trascinando l'icona di un file sul cestino: 1. il file viene aperto nell'applicazione che lo ha prodotto 2. il file viene cancellato definitivamente 3. il file viene provvisoriamente cancellato e non compare pi nella cartella 4. il file viene spostato in un'altra cartella Esercitazione Mod2 Sez2
23 1. Aprire la cartella "Documenti". Spostare nel Cestino 3 file di cui si annotato il nome. Aprire il Cestino e ripristinare i file cancellati. 2. Creare sul Desktop i collegamenti all'Hard Disk e al Dischetto Floppy (dove si trovano le relative cartelle?). Successivamente selezionale entrambe contemporaneamente ed eliminarle. 3. In quanti modi si pu fare una selezione multipla di file e cartelle sul desktop? Provare tutti i modi individuati. 4. Aprire l'applicazione WordPad. Scrivere il proprio nome e cognome. Rispondere alla domanda precedente. Non chiudere WordPad, ma ridurre a icona la finestra di WordPad e continuare l'esercitazione. 5. Aprire la cartella Risorse del Computer e poi la cartella Documenti. Dimensionarle alla stessa grandezza in modo da allinearle una accanto all'altra. Cliccare sui pulsanti della due finestre sulla barra delle applicazioni e annotare in WordPad come si comportano le finestre e i pulsanti. Sovrapporre le due finestre e riprovare coi pulsanti. Annotare il comportamento. Chiudere la due finestre. 6. Aprire la finestra Documenti. Provare i tre pulsanti in alto a destra della finestra (Riduzione a Icona, Ripristina/Ingrandisci, Chiudi) e descrivere il comportamento in Wordpad. 7. Cliccare col destro del mouse su un punto vuoto della barra delle applicazioni. Provare una alla volta le voci di menu. Descrivere il comportamento in WordPad. 8. Salvare il file di WordPad mediante File/Salva col proprio CognomeNomeData (es: CarlFernando240300) e consegnare il dischetto all'istruttore. Esercitazione 2 1) Osservare le icone del desktop e cercare di dire se si tratta di un file o di una cartella, di una risorsa del sistema o di un collegamento. 2) Creare sul desktop un collegamento ad ogni oggetto presente nella cartella Risorse del computer. Una volta create, selezionarle contemporaneamente e cancellarle. 3) Disporre nei vari modi possibili le icone del desktop utilizzando il pulsante destro del mouse e Disponi icone del menu di scelta rapida. Ripristinare le impostazioni modificate. 4) Aprire la finestra Risorse del Computer. Aprire il programma WordPad da Start/Programmi/Accessori/WordPad. Disporre le due finestre una accanto all'altra. Scrivere in WordPad cosa compare in ciascuna barra della finestra risorse del computer. Salvare il file sul dischetto col nome "Esercitazione_Mod2_Sez2". Chiudere le due finestre. 5) Aprire Risorse del computer. Aprire Il disco C:. Aprire la cartella stampanti. Aprire WordPad. Facendo click col destro su un punto vuoto della barra delle applicazioni disporre le finestre nei vari modi possibili. Ingrandire le finestre a tutto schermo. Cliccando sui pulsanti della barra delle applicazioni attivare una alla volta le finestre aperte. Chiudere tutte le finestre contemporaneamente.
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Modulo 2
Sezione 3
25 MODULO 2: Uso del Computer e Gestione dei File SEZIONE 3: Organizzare i file 2.3.1.1 File, Cartelle e Directory L'organizzazione delle risorse: Cartelle/Directory e Documenti Tutte le operazioni che si eseguono con il computer comportano l'utilizzo di cartelle e documenti, gli "oggetti" di cui si serve il sistema operativo per organizzare le informazioni. Con il termine cartelle si indicano le directory, cio i raccoglitori in cui sono ordinati i file del computer. un termine diventato comune con l'avvento dei sistemi a interfaccia utente grafica, quali Windows e Macintosh, in cui le directory (e le sottodirectory) sono raffigurate con l'icona di una cartella o di una piccola ventiquattrore. Negli ambienti DOS e UNIX, invece, le cartelle si chiamano ancora directory. Di solito si paragona il disco rigido del computer a un grande schedario: le cartelle che si trovano sul disco rigido rappresentano i cassetti dello schedario e contengono a loro volta altre cartelle (sottocartelle) oppure semplici documenti. Come i cassetti di uno schedario, anche ogni cartella individuata da un nome preciso. Nella realt una cartella un luogo del disco del PC, o di un dischetto, in cui vengono memorizzati i file. Le cartelle permettono di identificare delle aree di lavoro in cui archiviare i programmi da eseguire e i documenti creati o da consultare. Se la cartella chiusa si pu vedere soltanto la sua icona e il nome assegnato. Quando si apre la cartella, Windows visualizza una finestra che mostra l'elenco dei documenti o delle altre cartelle che si trovano al suo interno. Sapere gestire le cartelle molto importante per un uso efficiente del computer. Windows mette a disposizione due strumenti che permettono di organizzare i propri documenti: Risorse del computer e Esplora Risorse. L'Applicazione Esplora Risorse
Risorse del computer offre una rappresentazione grafica di ci che si trova dentro il PC. Le cartelle nella finestra Risorse del computer sono disposte su vari livelli, poich ogni cartella pu contenere altre cartelle. Quando si fa doppio clic sull'icona Risorse del computer
26 appare il primo livello, che comprende le unit disco del PC (il disco rigido, l'unit floppy e quella CD-ROM) e altre cartelle. Per sapere che cosa contiene un'unit disco o una cartella bisogna fare doppio clic sulla sua icona: apparir un'insieme di file o di altre cartelle. Le icone differiscono nell'aspetto in base al tipo di file che rappresentano o ai programmi utilizzati per crearle. Esplora Risorse la nuova edizione del programma Gestione Risorse (introdotto da Windows 95) che permette di gestire cartelle e documenti. Per visualizzarlo bisogna fare clic sul pulsante Start, aprire il menu Programmi e selezionare la voce Esplora risorse. La finestra di Esplora risorse suddivisa in due parti. Nel pannello di sinistra ci sono le cartelle; se si fa clic su una cartella il suo contenuto appare nel pannello di destra. Il vantaggio del sistema a cartella consiste nel fatto che permette un'organizzazione gerarchica e strutturata delle informazioni, dove ogni cartella pu racchiudere il numero di sottocartelle e di documenti desiderato ma pu essere contenuta in una sola cartella. Questo permette di descrivere il sistema a cartelle come una specie di albero, chiamato anche albero delle cartelle o gerarchia delle cartelle. I sistemi operativi DOS, Windows, OS/2, Macintosh e UNIX hanno tutti un sistema di memorizzazione di cartelle o directory) e documenti organizzato in una struttura gerarchica o ad albero. La struttura ad albero delle cartelle si vede bene nel pannello di sinistra della finestra di Esplora Risorse. Nella parte superiore dell'albero si trova il desktop. Al livello inferiore ci sono le cartelle Risorse del computer, Internet, Risorse di rete, Cestino e tutte le cartelle e i documenti che sono stati salvati sul desktop. A lato delle cartelle che contengono altre cartelle c' il segno "+": facendo clic su questo segno si pu ampliare la "ramificazione" dell'albero e entrare nei livelli sempre pi profondi, fino ad arrivare a icone che non hanno segno o contengono il segno "-": significa che si arrivati all'ultimo livello. Per tornare indietro, basta fare clic sul segno "-" in modo da chiudere le cartelle aperte in precedenza. 2.3.1.2 Creare Cartelle:Organizzare il Lavoro Per evitare confusione e disordine importante cercare di organizzare il proprio materiale in modo ordinato. Come in uno schedario reale, inutile creare tante cartelle dai nomi poco significativi. Invece, conviene raggrupparli, metterli in una cartella con nome facilmente ricordabile, e tenere il pi sgombra possibile la scrivania. Il primo passo per organizzare il proprio materiale consiste nel creare nuove cartelle in cui riporre i documenti. Si possono creare nuove cartelle direttamente sul desktop, dentro la finestra di Esplora risorse o, nel caso di sottocartelle, nella finestra di una cartella qualsiasi (a eccezione di Risorse del computer) in cui si desidera inserirle. Sul desktop basta fare clic con il pulsante destro del mouse e selezionare l'opzione Nuovo, quindi specificare che si desidera creare una cartella. All'interno di Esplora risorse, o nella finestra di una cartella, si deve aprire il menu File, scegliere il comando Nuovo e fare clic su Cartella. In entrambi i casi si vedr apparire l'icona di una cartella con il nome "Nuova cartella" evidenziato. A questo punto bisogna digitare sopra la scritta il nome che si intende dare alla cartella e fare clic con il mouse: la nuova cartella pronta per essere utilizzata. 2.3.1.3 Esaminare Cartelle/Directory Le cartelle, come i file e gli altri oggetti di Windows, hanno le loro propriet che possono essere visualizzate ed esaminate. Le propriet di un oggetto chiaramente dipendono dal tipo di oggetto. Per esempio le propriet di una stampante saranno diverse dalle propriet di un file documento di Word.
27 Per accedere alle propriet di una cartella, fare click col destro del mouse su di essa e scegliere Propriet dal menu di scelta rapida:
Nella prima scheda, "Generale", sono contenute tutte le informazioni, come nome, tipo, percorso, dimensione e contenuto, nome DOS (ricordarsi che il DOS sopporta nomi brevi di 8 lettere e tre lettere di estensione, per cui i nomi lunghi di Windows vengono troncati e terminano col segno di Tilde, ad indicare che il nome stato accorciato.). Il percorso l'indirizzo (o path) in cui si trova la cartella. Windows ha conservato la denominazione DOS del percorso di un file o cartella. Esso viene indicato separando le varie sottocartelle o sottodirectory, con uno slash inverso, partendo dalla ramificazione pi alta. Ad esempio C:\windows\desktop\File001.doc significa che il file di nome File001.doc si trova nella cartella Desktop, che si trova nella cartella Windows, la quale si trova nel disco C:. Gli attributi delle cartelle possono essere modificati selezionando o deselezionando le tre caselle di selezione Solo lettura, Archivio, Nascosto. Selezionando con un click del mouse Sola lettura, la cartella e il suo contenuto, sono consultabili per sola lettura e ne impedita la modifica. Selezionando Archivio, verr creata una copia di backup tutte le volte che la cartella subir una modifica. Selezionando Nascosto, la cartella non apparir nella directory di appartenenza, se nella Opzione cartella/Visualizza della finestra di appartenenza non stato scelto Visualizza Tutti i File. Nel caso il computer sia configurato come server Web, vi una seconda scheda, nella quale si pu scegliere se condividere la cartella in web, oppure tenerla riservata. 2.3.1.4 Esaminare la Cartella Desktop Una cartella diversa dalle altre la cartella Desktop, la scrivania, che contiene tutte le altre cartelle. Sembrerebbe che essa debba essere il tronco, cio il primo ramo della struttura ad albero delle directory. In realt non cos. I contenitori principali di tutte le altre cartelle sono le memorie di massa Hard disk (C:), dischetto floppy (A:) e CD-ROM (D:). Il Desktop una cartella che si trova in C: nella cartella Windows (il suo indirizzo quindi C:\Windows\Desktop). Per accedere alle propriet del Desktop fare click col destro in un punto vuoto e scegliere Propriet dal menu di scelta rapida, oppure scegliere Schermo dalla finestra Start/Impostazioni/Pannello di Controllo, oppure doppio click su Pannello di Controllo
28 della finestra Risorse del computer. Si apre la finestra di dialogo costituita da pi schede, mediante le quali possibile modificare a piacimento le impostazioni dello schermo:
Dalla scheda Impostazioni si possono impostare: il numero dei colori dello schermo che dipendono dalla memoria della scheda video
la definizione dello schermo in pixel, cio punti in cui suddiviso lo schermo. Quanto maggiore questa definizione (sempre che sia sopportata dal monitor e dalla scheda video), tanto pi piccole appariranno le icone, ma tanto maggiore il loro numero visibile. Mediante la scheda Sfondo possibile impostare il colore e il motivo dello sfondo; mediante la scheda Screen Saver possibile attivare un Salva Schermo, cio un'immagine in movimento che appare dopo alcuni minuti di inattivit del computer; mediante la scheda Aspetto possibile cambiare i colori delle finestre e attraverso la scheda Effetti si possono definire alcuni effetti del Desktop. Nella cartella Pannello di controllo vi sono altre applicazioni che permettono di vedere e modificare le impostazioni del sistema operativo. Alcune di esse sono direttamente accessibili mediante le icone sulla barra delle applicazioni nella zona dei messaggi.
Facendo doppio click sull'icona Sistema appare la finestra di dialogo, in cui possibile esaminare le caratteristiche del sistema, le periferiche installate e le risorse impegnate:
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L'impostazione dei driver delle periferiche per utenti avanzati. Oltre a Schermo e Sistema, nella finestra Pannello di Controllo sono presenti molte cartelle che permettono di impostare il sistema: Accesso facilitato: Windows pu essere modificato per essere usato, per esempio, da persone con limitazioni fisiche: si pu aumentare il contrasto e la dimensione dei caratteri, oppure impostare i tasti in modo da ridurre la velocit di ripetizione. Data ora: E' possibile modificare la data e l'ora di sistema, cio l'orologio e il calendario interni del PC. L'ora di sistema determina tutti i parametri di ora e data nei documenti. Impostazioni internazionali: Grazie a questo programma possibile impostare il fuso orario e i formati di valuta, numeri e date adatti al proprio paese. Con questa funzione si pu modificare la lingua di sistema non appena si arriva in un nuovo paese. Installazione applicazioni: Facendo clic su questa icona si apre una finestra di dialogo che fornisce tutte le indicazioni necessarie per installare nuove applicazioni o disinstallare programmi non pi in uso. Internet: La finestra di dialogo Propriet - Internet contiene le impostazioni relative all'impiego del browser e alla connessione a Internet. Modem: Se si desidera collegarsi a un servizio in linea bisogna avere un modem. Quando il modem collegato e acceso bisogna fare clic sull'icona del modem: Windows si informa sui dati tecnici del modem e lo presenta al PC, in modo che possa funzionare. Mouse: Windows permette di cambiare la velocit con cui si muove il puntatore del mouse e di scegliere tra molte forme di puntatore. Inoltre i mancini possono scambiare il pulsante sinistro con quello destro. Multimedia: il centro di controllo di tutti i componenti aggiuntivi che vengono usati dalle applicazioni multimediali: audio, video, file MIDI, CD musicali.
30 Nuovo hardware: Quando si aggiunge un nuovo componente hardware al computer bisogna informare Windows facendo clic su questa icona: Windows si occuper di presentare il nuovo arrivato al resto del PC. Password: Facendo clic su questa icona si apre la finestra di dialogo che permette di impostare la password con cui si entra in Windows, di definire i profili degli utenti che utilizzeranno il computer ed eseguire altre operazioni relative alla sicurezza. Periferiche di gioco: la finestra di dialogo che consente di installare gli accessori dedicati alle attivit di gioco. Rete: La finestra di dialogo Rete contiene le impostazioni di configurazione della rete locale e le impostazioni per la connessione a Internet. Risparmio energia: Questo programma contiene i controlli che permettono di spegnere automaticamente il monitor, il disco rigido e gli altri componenti del computer. Stampanti: un collegamento alla gestione delle stampanti: permette di controllare i processi di stampa in corso, nonch di installare una nuova stampante. Suoni: Quando si accende il PC Windows fa sentire un trionfale Tada: a ogni evento, come l'apertura di un'applicazione, lo spegnimento del PC o un segnale di errore, pu essere assegnato un suono di questo tipo. La finestra di dialogo Propriet - Suoni permette di scegliere i suoni da associare agli eventi. Tastiera: Questa icona serve per dire a Windows che stata cambiata la tastiera, oppure per modificare la velocit di ripetizione dei tasti. Se i tasti che si digitano sulla tastiera non corrispondono a quelli visualizzati sullo schermo, possibile che si debba modificare il tipo o la lingua della tastiera. Telefonia: La finestra di dialogo Propriet - Composizione numero contiene impostazioni che controllano la modalit di composizione dei numeri impiegata dal modem. Tipi di carattere: Windows fornisce una serie di Tipi di carattere (font) standard, ma se ne trovano moltissimi altri in commercio. Quando si vogliono installare nuovi Tipi di carattere bisogna fare clic su questa icona. Utente: La procedura guidata Attiva composizione per pi utenti aiuta a impostare il nome e la password degli utenti in modo che il computer possa essere utilizzato da pi persone. Per ogni persona anche possibile impostare il desktop in modo differente. 2.3.1.5 Verificare le propriet di un file Un file l'oggetto di windows, registrato sulla memoria di massa, che contiene i dati, le informazioni o il programma relativo ad una applicazione; una cartella pu essere vuota o contenere altri oggetti, il file il punto d'arrivo, il protagonista del nostro lavoro, il file non contiene altro se non le informazioni relative alla sua specie. Come detto altrove, un file ha sempre un nome e una estensione del nome di tre lettere, la quale indica il tipo di file. Per accedere alle propriet del file fare click col destro sulla sua icona e scegliere Propriet dal menu di scelta rapida: Dalla finestra di dialogo si possono desumere le propiet: Tipo, Percorso, Dimensione, Nome DOS, Data di creazione, Ultima Modifica, Ultimo Accesso. Selezionando le relative caselle si possono impostare le propriet Sola Lettura, se si vuole che il file non venga modificato accidentalmente, Archivio se si vuole creare una copia di backup durante la modifica, Nascosto se si desidera che il file non compaia nell'elenco della cartella che lo contiene. Perch si possa ottenere ci, necessario impostare nella finestra di dialogo da Visualizza/Opzioni Cartella Non Mostrare i File Nascosti.
31 2.3.1.6 Rinominare File e Cartelle Per cambiare il nome di un'icona bisogna selezionare l'icona e fare clic sulla casella del nome: quando Windows visualizza un cursore intermittente possibile digitare il nuovo nome. Per attivare il cursore intermittente nella casella si pu anche fare clic con il pulsante destro suiricona e scegliere la voce Rinomina dal menu di scelta rapida. In alternativa, possibile selezionare l'icona e premere il tasto F2: il nome della cartella appare evidenziato e si pu digitare un altro nome. 2.3.2 Copiare, spostare, cancellare File e Cartelle Man mano che si lavora con il computer aumentano le cartelle e i documenti prodotti e quindi crescono le esigenze di riorganizzare le proprie procedure di archiviazione. Niente paura: cartelle e documenti possono essere tagliati e spostati in modo semplice, seguendo vari metodi. 2.3.2.1 Selezionare File e Cartelle Prima di tutto, per, occorre selezionarli. Per selezionare un file o una cartella si fa click col sinistro del mouse sull'icona. Volendo si possono selezionare anche pi file o cartelle contemporaneamente; per selezionare file o cartelle consecutivi si fa click sul primo, poi, tenendo premuto il tasto SHIFT cliccare sull'ultimo. La serie di file e cartelle appaiono sul fondo blu della selezione. Per selezionare file e cartelle sparsi in una finestra o sul desktop, fare click su ciascun file o cartella tenendo premuto il tasto CTRL. 2.3.2.2 Spostare o copiare File e Cartelle Per spostare un oggetto necessario cliccare una volta sulla sua icona, per selezionarlo, e poi fare clic sul comando Taglia del menu Modifica oppure sul pulsante Taglia, quello con le forbici sulla barra degli strumenti. Dopo aver aperto la cartella di destinazione bisogna fare clic sul comando Incolla del menu Modifica, o sul pulsante Incolla della barra degli strumenti, e gli oggetti selezionati saranno trasferiti nella nuova posizione. La procedura di "copia e incolla" molto simile: basta fare clic sul comando Copia del menu Modifica, o sul pulsante Copia che rappresenta l'immagine di due documenti, posizionarsi con il cursore del mouse nella cartella di destinazione e quindi fare clic sul comando o sul pulsante Incolla. I comandi Taglia, Copia e Incolla possono essere selezionati anche dal menu di scelta rapida che appare quando si fa clic con il pulsante destro sull'icona di una cartella o di un documento.
32 Un'altra tecnica per spostare o copiare cartelle e documenti da un disco all'altro, da una cartella al desktop oppure tra due cartelle il trascinamento: in questo caso per bisogna essere molto bravi a controllare i movimenti del mouse, per non correre il rischio di perdere in giro qualche documento. Se si utilizzano le finestre delle cartelle, si deve aprire la finestra della cartella di origine e la finestra della cartella di destinazione o fare almeno in modo che la sua icona sia visibile. Se si utilizza la finestra di Esplora risorse, invece, utile aprire la cartella di origine nel pannello di destra della finestra e fare in modo che la cartella di destinazione sia visibile nell'albero delle cartelle che viene visualizzato a sinistra. Dopo aver selezionato gli oggetti da spostare o da copiare, mantenendo premuto il pulsante sinistro del mouse si devono trascinare le icone sulla cartella di destinazione. Se la cartella aperta, si trascinano le icone in un'area vuota della finestra; se chiusa, si deve trascinare il puntatore del mouse sull'icona della cartella di destinazione, in modo che venga evidenziata. l trascinamento si conclude rilasciando il pulsante del mouse. A questo punto la cartella o il documento vengono trasferiti nella posizione desiderata. Utilizzando il pulsante sinistro del mouse gli oggetti trascinati vengono spostati da una cartella all'altra. Se invece si esegue il trascinamento con il pulsante destro del mouse, quando si arriva alla cartella di destinazione viene visualizzato un menu che permette di scegliere il tipo di operazione da compiere (spostare, copiare, creare un collegamento, annullare l'ultima operazione). Le regole per trascinare le icone cambiano se le operazioni di copia o spostamento avvengono tra unit diverse. Per copiare qualcosa dal disco rigido a un floppy, per esempio, basta trascinare l'elemento sull'icona del floppy nella finestra di Risorse del computer o Esplora risorse. Se dopo aver spostato, copiato o riordinato qualche cartella e documento ci si accorge di aver compiuto degli errori o ci si trova a rimpiangere la situazione di partenza, si pu ritornare sui propri passi e risistemare le cose come prima attraverso il pulsante Annulla, il comando Annulla del menu Modifica, oppure la combinazione di tasti CTRL+Z. 2.3.2.5 Cancellare File e Cartelle I file e cartelle selezionati in una finestra o in Gestione Risorse possono essere cancellati semplicemente premendo il tasto CANC. In questo caso essi vengono posti nel Cestino e quindi occupano ancora posto sul disco fisso e possono essere recuperati nel caso ci si pentisse. Quando i file e cartelle non servono proprio pi, una volta selezionati possono essere eliminati definitivamente o svuotando il cestino, o aprendolo, selezionando i file da eliminare e premendo il tasto CANC, oppure, una volta selezionati nella cartella di appartenenza, premere i tasti SHIFT+CANC. 2.3.3 Cercare File e Cartelle 2.3.3.1 Lo strumento TROVA Quando l'hard disk si riempie di documenti e cartelle pu risultare difficile ricordare la localizzazione nell'albero delle directory, senza contare che i nomi dei documenti possono essere dimenticati. Per ritrovar queste cartelle e documenti esiste in windows un potente strumento: lo strumento TROVA. Ad esso si accede dal pulsante Start/Trova/File e Cartelle.
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2.3.3.2 Cercare un file per nome, data etc. La finestra di dialogo che compare, costituita da tre schede, che permettono di ricercare file e cartelle in base a nome, data o tipo. Scheda Nome o Percorso: In questa scheda possibile ricercare i file in base al nome o parte di esso in tutte le risorse del computer. Nel campo Nome pu essere immesso qualunque raggruppamento di caratteri alfa numerici che possano essere contenuti nel nome vero, compresi i caratteri jolly "?" e "*". Il ? sta al posto di un singolo carattere, mentre l'asterisco * sta al posto di un intero gruppo di caratteri. In altri termini, immettendo nel campo nome "Doc18??.*" l'applicazione Trova cercher nel percorso specificato tutti i file o cartelle che: cominciano con "doc18" poi hanno due caratteri qualunque l'estensione pu essere qualunque In definitiva "Doc1801.doc" e "Doc1803.wav" rispondono ai requisiti e saranno elencati nella parte inferiore ella finestra. Al contrario "Doc18011.doc" e "Doc2103.wav" non rispondono ai requisiti e non saranno elencati. Nel campo Testo contenuto si pu immettere un testo, che verr ricercato all'interno dei documenti. Questa opzione molto potente e utile per la ricerca di documenti testuali. Nella casella Cerca in: si pu mettere il percorso nel quale cercare e nella casella di spunta si pu includere o escludere le sottocartelle. I pulsanti sulla destra permettono di avviare, interrompere una ricerca o di riavviarla. Scheda Data Nella scheda Data i file e le cartelle si possono ricercare per diversi parametri mediante i pulsanti di selezione in un certo intervallo di tempo. Scheda Avanzate: Nella scheda Avanzate si pu specificare il tipo di file, ad esempio documento di Word, e la dimensione approssimativa in Kbyte. Tutti gli elementi indicati nelle tre schede concorrono alla ricerca dei file e cartelle. Premendo il pulsante Trova la ricerca viene avviata e le occorrenze vengono elencate nella
34 finestra in basso, che si comporta come una finestra di gestione risorse, configurabile attraverso le voci dei menu.
Da questa finestra i file trovati possono essere aperti, copiati, cancellati o spostati con le stesse modalit delle altre finestre attraverso le voci di men o cliccando col destro sull'icona del file o facendo doppio click.
35 2-3 Esercitazione Mod2 Sez3 1. Aprire WordPad e rispondere alle seguenti domande: a. Che differenza c' fra cartelle e directory? b. Che differenza c' fra file e cartella? c. Che cosa significa Struttura ad albero delle directory? d. Che cosa si intende per path o percorso di un file? e. Spiegare che cosa vuol dire la scritta nella barra Indirizzo "C:\Documenti\ECDL\Test.doc". 2. Salvare il file col nome CognomeNomeData (es: BianchiGiacomo290300), senza chiudere l'applicazione. 3. Crea sul dischetto una cartella di nome Test_Data (es: Test_290300). Creare in questa cartella 4 sottocartelle con i nome "Grandi", "Piccoli", "Varie" e "Test". 4. Usando Esplora Risorse esaminare le propriet del disco C:. Senza chiudere Esplora Risorse, annotare in WordPad tutte le propriet rilevate. 5. Sempre usando Esplora Risorse, aprire il disco C:, aprire la cartella Documenti. Annotare in WordPad quanti sono i file presenti e quante le cartelle. Cercare le propriet di una cartella e di un file e scriverle in WordPad. 6. Usando Esplora Risorse aprire il dischetto, cercare la cartella Test e rinominarla "TestECDL". Scrivere in WordPad quale metodo si adoperato per rinominarla, quali metodi altri sono possibili e quale ritenete il pi rapido. 7. Usando Esplora Risorse, aprire la cartella Documenti. Selezionare uno dei file presenti e spostarlo nella cartella Varie del dischetto. Scrivere in WordPad il metodo adoperato, quali altri metodi sono possibili per spostare un file da una cartella ad un'altra. Riportare i file nella cartella originale. 8. Usando il pulsante destro del mouse e il men di scelta rapida, spostare un file dalla cartella Documenti alla cartella Varie del dischetto. Con la stessa tecnica Copiare il file da Varie a Documenti. Cancellare il file da Varie. Rifare le stesse operazioni usando i menu delle finestre di partenza e di destinazione (operazioni di Taglia, Copia e Incolla). 9. Usando l'utilit Trova, cercare nella cartella Documenti e Sottocartelle i file .doc scritti negli ultimi 15 giorni. Copiare nella cartella Grandi del dischetto i due file pi grandi e nella cartella Piccoli i tre file pi piccoli (ricordarsi la selezione multipla). 10. Usando l'utilit Trova, cercare in C: e sottocartelle tutti i file superiori a 50 kbyte. Annotare in WordPad. 11. Usando l'utilit Trova, cercare in C: e sottocartelle tutti i file non pi lunghi di 50 kbyte e antecedenti al 31 dicembre 1998. Annotare in WordPad. 12. Salvare il file con le modifiche sul dischetto. Chiudere WordPad e consegnare il dischetto all'istruttore. Esecitazione 2 Avviare il programma WordPad e, nella prima riga, scrivere la propria sigla di identificazione e la data corrente. Salvare tale file sul desktop assegnandogli, come nome, il proprio CognomeNome (nel seguito dell'esercitazione ci si riferir a questo file come file risposte). Ricercare nella cartella "Documenti" (incluse le sottocartelle) i file con estensione "TXT" e scrivere l'esito della ricerca nel file risposte. Trovare quanti file wav, mid e avi ci sono sul vostro sistema e scriverne rispettivamente il numero nel file risposte. Trovare rispettivamente il file pi piccolo e quello pi grande contenuti nella cartella "Documenti" (incluse le sottocartelle) e scriverne nomi e dimensioni nel file risposte. Trovare il file modificato meno recentemente contenuto nella cartella "Documenti" o in un sue sottocartella e riportarne nome e data di modifica nel file risposte. Salvare il file. Salvare lo stesso file sul dischetto. Cancellare il file dal desktop.
36 Cercare sul disco rigido la cartella "Documenti". Creare sotto di essa 4 nuove carelle: "Varie", "Grandi", "Piccoli" e "Test". Avviare il programma WordPad e, nella prima riga, scrivere il proprio Nome e Cognome e la data corrente. Salvare tale file nella cartella "Test" assegnandogli, come nome, il proprio CognomeNome. Copiare tutti i file con estensione ".txt" nella cartella "Varie" Spostare i 5 file pi grandi contenuti nella cartella "Documenti" o in una sottocartella nella cartella "Grandi" e i 5 file pi piccoli nella cartella "Piccoli" Quali applicazioni sono state utilizzate per risolvere i due punti precedenti? Scrivere una breve motivazione della scelta fatta nel file risposte
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Modulo 2
Sezione 4
38 MODULO 2: Uso del Computer e Gestione dei File SEZIONE 4: Un Editor di Testo e altre Applicazioni di Windows 2.4.1 Editor di Testo Senza ulteriori spese per applicazioni particolari, Windows offre gi la possibilit di sfruttare il computer per semplici operazioni di scrittura e disegno. Per l'editing, ovvero scrittura di un testo ed eventuale formattazione (cio impostazioni di stili), da Start/Programmi/Accessori si pu accedere a Blocco Note e a WordPad. Blocco note: il blocco per gli appunti Blocco note un editor di testo, un programma che consente di visualizzare e modificare un file di solo testo (.txt), cio un documento che contiene esclusivamente lettere, numeri e simboli della tastiera, senza elementi di formattazione (cio caratteri in grassetto, corsivo o in varie dimensioni). Blocco note deve le sue origini a Windows 3.0. A quei tempi, infatti, le informazioni di configurazione (cio l'aggiornamento periodico del PC e delle sue prestazioni) erano conservate all'interno di file di testo che dovevano essere regolarmente modificati. Blocco note serviva a questo scopo, perch oltre ai file di testo legge anche i file con estensione .INI (file di configurazione), .LOG (file di "manutenzione") e .INF (i file che contengono informazioni per le installazioni dei programmi). Nelle versioni successive di Windows le operazioni di configurazione del sistema sono state automatizzate o, data la loro complessit, effettuate da amministratori di sistema. Blocco note per rimasto e si trasformato in un "taccuino" per veloci annotazioni o modifiche di testi (osservare la sua icona). Blocco note visualizza i file di testo in una linea continua. Per rendere la lettura pi agevole possibile utilizzare la funzionalit di a capo automatico, che consente al programma di adeguare automaticamente il testo alla larghezza della finestra di Blocco note: basta fare clic sulla voce A capo automatico del menu Modifica. 2.4.1.1 Lanciare e usare WordPad WordPad un programma di videoscrittura che consente sia di scrivere dei contenuti sia di dare loro una formattazione, cio una forma grafica. Per esempio, si pu cambiare il tipo di carattere (font) e colorare il testo oppure applicare attributi di formattazione come il grassetto, il corsivo e il sottolineato attraverso il comando Carattere del menu Formato. Aprire WordPad e Creare un File WordPad si apre da Start/Programmi/Accessori/WordPad
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WordPad una applicazione della Microsoft uguale a Word 6.0 di cui conserva tutte le caratteristiche. I documenti creati con Word 6.0 vengono aperti da WordPad conservando tutta la formattazione. All'apertura della applicazione pronto un foglio bianco su cui scrivere il proprio testo. E' aperto, in definitiva un file, al quale si deve dare solo un nome. Per il resto, come in ogni finestra di Windows, sono presenti le varie barre, del titolo, del menu, degli strumenti, di stato etc.. Attraverso la barra del menu si pu accedere a tutte le funzionalit di WordPad. Attraverso le barre degli strumenti possibile effettuare rapidamente alcune operazioni. Le operazioni da fare quando si scrive un testo a cui si vuole dare una certa forma grafica sono: scrittura del testo impostazione della pagina di stampa formattazione di caratteri e paragrafi salvataggio del lavoro stampa del lavoro Impostazione della pagina Dal menu File/Imposta pagina si accede ad una finestra di dialogo che permette di impostare tipo di foglio, orientamento e margini
40 Con il pulsante Stampante possibile scegliere la stampante fra quelle disponibili e impostarne le propriet. Dal menu File/Anteprima di stampa possibile avere una prima visione di come verr stampato il documento. Dal menu File possibile inviare il documento scritto come allegato di una e-mail. Selezionando File/Invia.. si apre la finestra di invio e-mail; basta compilarla e cliccare su Invia. Scrittura, ricerca e modifica del testo, formattazione Quando si scrive un testo col computer bisogna seguire alcune regole, in modo da rendere semplice e possibile la modifica del testo o la reimpaginazione. In un wordprocessor: un carattere un simbolo introdotto da tastiera o dai simboli del font adoperato. Fanno parte dei caratteri il simbolo di a capo senza fine paragrafo () (SHIFT+INVIO), il simbolo di fine paragrafo ( ), il simbolo di interruzione di pagina etc. Essi vengono trattati tutti allo stesso modo, nel senso che possono essere rimossi col tasto CANC e BACKSPACE. Naturalmente anche lo spazio un carattere. Ai caratteri corrisponde un codice ASCII, cio un numero da 0 a 255 (per esempio lo spazio ha numero 32, mentre lo zero ha numero 58). Per introdurre nel testo un carattere non presente sulla tastiera tenere premuto il tasto ALT e comporre sul tastierino numerico il codice del carattere. per parola si intende l'insieme di caratteri fra uno spazio e un altro per paragrafo si intende il testo contenuto fra un segno di fine paragrafo e il successivo. Attenzione il segno di a capo senza interruzione di paragrafo non costituisce fine paragrafo; in altri termini se si vuole andare a capo senza interrompere il paragrafo premere SHIFT+INVIO. i segni di interpunzione vanno legati alla parola precedente e seguiti da spazio l'apostrofo non va n preceduto n seguito da spazio Una volta scritto il testo, possibile modificarlo e spostarlo con il trascinamento col mouse o con le operazioni di Taglia, Copia e Incolla contenute nel menu Modifica. Le altre voci di menu permettono di trovare ed, eventualmente, sostituire delle parole ricorrenti con altre. La voce di menu Formato permette di effettuare alcuni tipi di formattazione, cio impostare le propriet di carattere, paragrafo e avere elenchi puntati e tabulazioni. Formato carattere: permette di impostare il tipo di font, la grandezza e propriet come grassetto, corsivo, colore etc. Formato Paragrafo: permette di impostare le propriet dei paragrafi, cio l'allineamento e i rientri. Formato Elenco puntato: permette di avere un elenco numerato. La numerazione si adatta automaticamente se dovessero essere inseriti nuovi paragrafi. Formato Tabulazioni: permette di impostare dei punti di incolonnamento sul righello in modo che, indipendentemente dal tipo di font, il testo pu essere incolonnato con
41 precisione. Le tabulazioni possono essere impostate direttamente sul righello cliccando nel punto desiderato. Inserimento di elementi e oggetti
La voce di menu Inserisci permette di inserire Data e ora di sistema in diversi formati e Oggetti. Un oggetto un file creato con una applicazione. Inserendo tale oggetto in WordPad esso pu essere modificato facendo doppio click su di esso. In questo modo l'oggetto viene aperto nell'applicazione che lo ha creato. Finita la modifica si chiude l'applicazione e si torna a WordPad. Ad esempio si pu inserire un'immagine creata con Paint mediante la casella ad esclusione Da file presente nella finestra di dialogo che si apre selezionando Inserisci/Oggetto. Appare l'immagine in mezzo al testo. Facendo click su di essa si aprono le funzionalit di Paint, si ritocca il disegno; per uscire da modifica basta fare click fuori dall'immagine. Come si vede WordPad non offre grandi possibilit di creare testi articolati, tuttavia pu risolvere molte situazioni, sia in termini di disponibilit di altre applicazioni, sia in termini di velocit d'uso. Se non serve un documento con molte pretese, pi facile e pi rapido usare WordPad. In altri termini ci sono situazioni in cui sufficiente il Blocco Note, altre in cui sufficiente WordPad, altre in cui necessario una applicazione pi complessa, come Word 2000. 2.4.1.2 Salvare il lavoro fatto
Non aspettare mai la fine del lavoro per salvare il documento; ricordarsi che vi sono mille motivi per cui il computer pu andare in avaria, cancellando cos la RAM e perdendo il lavoro. Nelle applicazioni pi complesse esiste un sistema di salvataggio automatico che pu essere impostato e ci garantisce la perdita solo degli ultimi dati, ma deve entrare nell'abitudine salvare a brevi intervalli il documento. Se il documento viene salvato per la prima volta, cliccando su File/Salva si apre una finestra di dialogo in cui occorre specificare alcuni parametri del file:
42 Innanzitutto in Salva in: bisogna specificare la cartella in cui salvare il documento selezionandolo dalla finestra a discesa che si apre cliccando sulla freccia a destra. Occorre scrivere il nome del file nella casella di testo Nome del file. Il nome pu essere scritto con o senza estensione. Nel caso si scriva l'estensione, questa deve essere fra quelle sopportate da WordPad e separata da un punto dal nome. Infine nella casella Tipo di File, nel caso in cui col nome non sia stata scritta l'estensione, occorre specificare il tipo di file. WordPad pu salvare il file in diversi formati: testo (.TXT), Rich Format Text (.RTF), documento di WordPad (.DOC). Il formato testo non salva la formattazione e serve solo per file contenenti dati o istruzioni o informazioni. RTF un formato che conserva alcuni elementi di formattazione ed riconosciuto da quasi tutte le applicazioni e dai browser di internet. Il formato DOC proprio dei documenti di Microsoft Word, ha tutti gli elementi di formattazione impostati e pu essere riconosciuto dalle altre applicazioni solo se queste dispongono dei filtri di importazione necessari. I documenti .doc di WordPad vengono riconosciuti da tutti i Microsoft Word dalla edizione 6.0 in poi. Una volta impostati tutti gli elementi necessari si pu cliccare sul pulsante Salva e il lavoro al sicuro sul disco fisso nella directory prescelta. Ricordarsi di fare sempre copia dei documenti importanti su dischetto, da riporre lontano dal computer in luogo sicuro. 2.4.1.3 Salvare il lavoro sul dischetto Se, dopo aver salvato la prima volta il file sul disco, si clicca su File/Salva oppure sul pulsante con l'icona del dischetto, non compare pi la finestra di dialogo, ma il file viene salvato automaticamente nella directory impostata precedentemente. Se si vuole salvare il file sul dischetto si pu fare in due modi: chiudere Wordpad e copiare il file dalla directory in cui si salvato sul dischetto senza chiudere il file, usare la scelta di menu File/Salva con nome. Usando la voce di menu File/Salva con nome, si riapre la finestra di dialogo in cui nella finestra Salva in: si deve scegliere il Dischetto Floppy e, volendo, si possono modificare gli altri elementi. Attenzione, per. Ora risulta attivo il file salvato con le ultime caratteristiche e ne la prova che nella barra del titolo compare il nome ultimo salvato. Ci significa che tutte le modifiche verranno salvate in questo file e non in quello salvato precedentemente sul disco fisso. Per non correre rischi di avere due file con contenuto diverso meglio seguire il primo metodo: terminare il lavoro e poi trasferire o copiare il file su dischetto. 2.4.1.4 Chiusura di WordPad La chiusura del programma si pu fare dal menu File/Esci oppure cliccando sul pulsante di chiusura della finestra di WordPad. Se le ultime modifiche al documento non sono state salvate appare una finestra di dialogo in cui viene richiesto se salvarle o no oppure se annullare l'operazione di chiusura. Le altre Applicazioni di Windows Paint: il programma per disegnare L'equivalente di WordPad per le immagini Microsoft Paint, il programma di Windows dedicato alla grafica e al disegno. Grazie a Paint possibile realizzare grafici, disegnare a mano libera, ritagliare fotografie o modificarle.
43 Paint pu aprire file grafici memorizzati nei formati bitmap (.bmp), Tagged Image File Format (.TIF), JPEG (.JPG) e GIF (.GIF). I file creati o modificati con Paint possono essere salvati come file bitmap utilizzando vari schemi di colori (monocromatico, 16 colori, 256 colori e colori a 24 bit) e in formato GIF e JPEG.
Gli attrezzi per disegnare, colorare e modificare immagini si trovano nella barra degli strumenti di Paint, che passeremo in rassegna, indicando i principi di base per utilizzarli.
La Matita permette di tracciare linee sottili, il Pennello di disegnare linee pi spesse, l'Aerografo di creare effetti tipo "bomboletta spray". Per attivarli sufficiente fare clic sul pulsante relativo, posizionare il puntatore del mouse e quindi trascinarlo in modo da tracciare il disegno. Se si sbaglia, si pu ricorrere alla Gomma per cancellare. Gli strumenti Linea e Curva permettono di tracciare linee rette e curve: dopo averli selezionati bisogna posizionare il puntatore del mouse nel punto dove incomincia la linea e trascinare. Finch non si rilascia il pulsante del mouse, l'estremit della retta segue gli spostamenti del puntatore e pu essere agevolmente posizionata. Per fissarla al "foglio" sufficiente rilasciare il tasto del mouse. Per creare una curva bisogna posizionare il puntatore del mouse sulla retta e "stirarla" (trascinando il mouse) per definire i punti di curvatura. Per le forme geometriche si possono utilizzare gli strumenti Rettangolo ed Ellisse, in modo del tutto simile a quello appena descritto. Con Poligono si possono tracciare figure geometriche con varie forme e numero di lati. Dopo aver selezionato lo strumento bisogna fare clic nel punto prescelto e tracciare una retta. Tutti i successivi clic del mouse disegnano i lati del poligono. Per tracciare figure regolari (quadrati con lo strumento Rettangolo e cerchi con strumento Ellisse) necessario tenere premuto il tasto SHIFT mentre si trascina il mouse. Le righe e le figure possono essere colorate utilizzando la Tavolozza dei colori. Per selezionare un colore sufficiente fare clic con il mouse su quello desiderato. Se si fa clic con il pulsante sinistro il colore viene considerato colore di primo piano, se invece si utilizza il pulsante destro viene trattato come colore di sfondo. Dopo aver selezionato un colore si pu scegliere uno strumento per disegnare, per esempio la matita o il pennello: ogni forma tracciata utilizzando il pulsante sinistro del mouse assumer il colore di primo piano, mentre ogni disegno realizzato con il pulsante destro avr il colore dello sfondo.
44 Lo strumento Riempi, che raffigura un barattolo di vernice, permette di riempire di colore un'area delimitata, per esempio un quadrato o un cerchio. Basta fare clic sul pulsante Riempi, e poi all'interno dell'area da colorare. Anche in Paint possibile scrivere testi: dopo aver selezionato il pulsante Testo (contenente la lettera "A"), bisogna posizionare il puntatore nella posizione scelta e, senza rilasciare il pulsante del mouse, disegnare un rettangolo tratteggiato. Compare la casella di testo in cui possibile incominciare a scrivere. Gli strumenti Seleziona e Seleziona parte consentono di definire un'area precisa dell'immagine sulla quale intervenire. Seleziona consente di effettuare selezioni rettangolari, mentre Seleziona parte permette di definire un contorno preciso, anche curvo e irregolare. Per attivarli bisogna selezionarli con il mouse, quindi fare clic in un punto dell'immagine e tracciare la selezione trascinando il mouse tenendo premuto il pulsante sinistro. Un'area selezionata pu essere spostata in un punto qualsiasi trascinandola con il mouse, oppure copiarla e incollarla. In alternativa possibile intervenire sulla parte selezionata con altri strumenti, per esempio Ruota o Allunga o gli altri comandi che si trovano nel menu Immagine, senza influenzare il resto dell'immagine. Con il pulsante Ingrandisci (la lente di ingrandimento) si pu avere una ripresa ravvicinata di una parte dell'immagine. Bisogna fare clic sul pulsante e posizionare il rettangolo che appare nell'area di disegno in modo da racchiudere la parte che si vuole ingrandire, quindi fare di nuovo clic. Per tornare al livello di ingrandimento normale necessario fare di nuovo clic su Ingrandisci oppure selezionare il comando Zoom del menu Visualizza per controllare con maggiore precisione il livello di ingrandimento. Kodak Imaging: ritoccare le fotografie Kodak Imaging il programma di Windows che permette di visualizzare, acquisire e modificare le fotografie digitali.
Imaging possiede quattro barre degli strumenti. La barra degli strumenti Standard permette di aprire, salvare e stampare i documenti, ingrandire o rimpicciolire la visualizzazione dell'immagine (zoom) e ridimensionarla. Per acquisire un'immagine attraverso lo scanner bisogna selezionare lo scanner facendo clic sull'opzione Seleziona scanner del menu File, scegliere il proprio scanner dall'elenco visualizzato e, nella finestra di dialogo aperta nel frattempo dal driver dello scanner, fare clic sul pulsante di acquisizione dell'immagine (di solito si chiama Acquisisci), in modo che l'immagine appaia nella finestra di Kodak Imaging. Con la barra degli strumenti Digitalizzazione si possono acquisire immagini tramite scanner. La barra degli strumenti Disegno offre la possibilit di intervenire graficamente sulle immagini. Imaging dotato anche di una barra degli strumenti chiamata Annotazioni che permette di annotare le immagini in vari modi. Oltre agli strumenti Selezione oggetti, Disegno a mano libera, Linea retta e Testo, praticamente simili ai corrispondenti strumenti di Paint, ci sono altri strumenti particolari: l'Evidenziatore, che ha un effetto simile a quello ottenuto con un comune evidenziatore da tavolo, il Timbro, che permette di inserire nel punto in cui si fa clic scritte come "Approvato", "Bozza", "Ricevuto", "Respinto", o lo strumento Commento, una sorta di "Post-it virtuale" con cui si possono scrivere commenti su un rettangolo giallo non trasparente. Per inserire invece un commento su fondo trasparente, in modo da fondere la scritta con l'immagine, si deve utilizzare lo strumento Testo. Facendo clic nel punto prescelto, Windows apre la finestra di dialogo Testo, nella quale possibile digitare il testo da inserire.
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Se si fa clic o doppio clic su un'immagine, al posto di Kodak Imaging potrebbe essere eseguito un altro programma, Kodak Anteprima, una sorta di fratello minore di Imaging che permette di aprire le immagini per la sola visualizzazione. La finestra di Anteprima molto simile a quella di Imaging, ma contiene un numero inferiore di pulsanti e strumenti. Per modificare un'immagine visualizzata in Anteprima di Imaging si deve selezionare il comando Apri immagine per modifiche del menu File o la combinazione di tasti CTRL + E. La Calcolatrice Tra gli accessori di Windows c' Calcolatrice, un programma di calcolo a 13 cifre molto intuitivo, "disegnato" a immagine e somiglianza delle vere calcolatrici. Infatti, si presenta come una finestra con tasti (i numeri e le funzioni) e display (la casella di testo che visualizza i numeri). Si possono immettere i numeri e i simboli delle operazioni facendo clic col mouse sui pulsanti della calcolatrice, oppure digitandoli alla tastiera. il pulsante BACK della Calcolatrice permette di correggere una cifra errata, mentre i pulsanti CE e C cancellano rispettivamente il numero e il calcolo correnti. Nel menu Visuulizza ci sono i comandi che permettono di trasformare la calcolatrice Standard in Scientifica ( sufficiente fare clic su una delle opzioni del menu), una calcolatrice molto pi estesa e potente, in grado di eseguire complesse funzioni matematiche, come le calcolatrici scientifiche da tavolo.
46 La mappa dei caratteri La tastiera italiana non contiene tutti i caratteri disponibili. Esistono caratteri inusuali, simboli grafici e segni particolari utilizzati in altri alfabeti, simboli musicali e matematici che, pur non essendo presenti sulla tastiera, sono conosciuti da Windows. Mappa caratteri il programma che permette di cercare e copiare un carattere d'uso poco frequente. costituito da una finestra che visualizza tutti i caratteri disponibili. Dopo aver scelto il tipo di font da utilizzare nella casella Carattere (Arial, Courier, Symbol. ..) fate doppio clic sul carattere, oppure fate clic sul carattere e poi sul pulsante Seleziona. Il carattere prescelto viene visualizzato nella casella Caratteri da copiare. A questo punto non rimane che fare clic sul pulsante Copia: il carattere viene copiato negli Appunti di Windows, da dove pu essere incollato in qualsiasi programma attraverso il comando Incolla del menu Modifica oppure la combinazione di tasti CTRL+V. Se capita di utilizzare spesso un carattere particolare utile imparare la combinazione di tasti necessaria per visualizzarlo: nell'angolo inferiore destro della finestra, infatti, Mappa caratteri indica la combinazione di tasti da impiegare per riprodurre il carattere selezionato. La combinazione di tasti che corrisponde ai simbolo , per esempio, ALT+0169: si pu visualizzare il simbolo direttamente nel programma di videoscrittura tenendo premuto il tasto ALT mentre si digita il numero 0169 sul tastierino numerico. Un impianto stereofonico Il PC in grado di leggere i CD musicali al pari di un impianto hi-fi: basta inserire un CD musicale nel lettore e chiudere lo sportello. Di solito, dopo pochi secondi, il computer riconosce la natura audio del supporto e avvia automaticamente il programma Lettore CD riproducendo il primo brano. Se ci non accade, si pu avviare il programma dal menu Programmi/Accessori/Svago, facendo clic sulla voce Lettore CD. La finestra di Lettore CD presenta una serie di pulsanti specifici (Riproduci, Arresta, Pausa, Avanzamento veloce) e altri pulsanti per scegliere il tipo di riproduzione (casuale, sequenziale, ecc.), simili a quelli del vero lettore CD di casa. Il registratore di suoni
Registratore di suoni un programma che consente di riprodurre e modificare file in formato WAVE e, se si dotati di un microfono, di registrare la propria voce.
Dopo aver aperto la finestra del programma, il comando Apri del menu File permette di scegliere il file da riprodurre. Per riprodurre il file si possono utilizzare i comandi Play e Stop, oppure il cursore orizzontale per cambiare la posizione corrente all'interno del file audio. Per registrare la vostra voce, invece, aprite un nuovo documento e, quando siete pronti, selezionate il pulsante Registra. Facendo clic su Stop si termina la registrazione. Per riascoltarla posizionate il cursore all'inizio della barra e selezionate Play.
47 Prima di effettuare la registrazione bene scegliere le caratteristiche del formato audio, utilizzando il comando Propriet audio del menu Modifica. Windows apre la finestra Propriet audio che, attraverso la scheda Registrazione, permette di scegliere il volume di registrazione, la qualit di registrazione (CD, Radio, Telefono) e, attraverso il pulsante Personalizza, il suo formato. La registrazione si pu salvare come un normale file, facendo clic sul comando Salva con nome del menu File. Utilizzando l'icona Volume, cio il piccolo altoparlante giallo che si trova nella barra delle applicazioni, si pu controllare il volume e il bilanciamento dei suoni che provengono dalle casse acustiche, dalle cuffie o dai microfoni. Quando si fa clic una volta si visualizza una piccola finestra in cui si pu regolare il volume delle casse acustiche. Se invece si fa clic due volte sull'icona Volume si apre la finestra di dialogo Controllo volume, che mostra l'intero mixer con cui si possono regolare le impostazioni della propria scheda audio. Se l'icona non appare, fare clic sull'icona Multimedia in Pannello di Controllo e selezionare la casella Mostra Controllo del Volume sulla barra delle applicazioni. Dopo aver aperto o registrato un file audio possibile intervenire sul suono in vari modi, per esempio sostituendo o miscelando una parte di un file con un altro, tramite i comandi del menu Modifica, oppure creando effetti speciali nella riproduzione attraverso le opzioni del menu Effetti. Il lettore multimediale Lettore Multimediale un programma in grado di riprodurre vari tipi di file multimediali, file audio, MIDI e video.
Dopo aver avviato il programma, si deve utilizzare il comando Apri del menu File per selezionare il tipo di file da vedere (o ascoltare). I comandi di gestione della riproduzione sono gli stessi del Lettore CD (Riproduci, Arresta, ecc.). Con Lettore multimediale possibile anche copiare un file multimediale, o una sua parte, in un altro file, utilizzando i pulsanti Selezione. Per selezionare una porzione di brano posizionate l'indicatore all'inizio della parte che intendete copiare e fate clic sul pulsante Inizia selezione, quindi spostatelo nel punto finale della selezione e fate clic sul pulsante Termina selezione. La selezione pu essere copiata facendo clic sulla voce Copia Oggetto del menu Modifica (oppure premendo la combinazione di tasti CrRL+C) e quindi incollata in un altro file, per esempio un documento di Word. Windows inserisce un'icona o un fotogramma del file di partenza: sufficiente fare clic su di esso per attivare il video o l'audio.
48 Windows offre un altro programma che permette di eseguire file multimediali: ActiveMovie. Con ActiveMovie si possono riprodurre file MIDI e filmati nei formati AVI, MPEG (.MPG), QuickTime (.MOV) e altri formati video. Durante la riproduzione dei file sono disponibili una serie di comandi. e un display di facile uso, simile a quelli del videoregistratore. ActiveMovie di solito si avvia automaticamente quando si fa clic sul nome di un file con estensione AVI in Esplora risorse o nella finestra di una cartella. Controllare la salute dei dischi: le utility Nel menu Accessori si trova un sottomenu, Utilit di sistema, che contiene una serie di utility in grado di gestire la manutenzione del sistema e diagnosticare eventuali problemi di funzionamento dei dischi. Con ScanDisk possibile controllare accuratamente la superficie dei dischi alla ricerca di blocchi di dati danneggiati o inutilizzabili. Quando si esegue ScanDisk Windows apre una finestra che chiede di specificare su quali unit disco bisogna effettuare il controllo (basta selezionare l'unit prescelta) e il tipo di controllo da eseguire. Quello Standard pi veloce ma si concentra soltanto su file e cartelle. Il controllo Approfondito, invece, aggiunge allo Standard anche il controllo della superficie del disco (i cluster). Si pu attivare la correzione automatica errori per far s che ScanDisk elimini automaticamente tutti gli errori rilevati. Le unit dischi, come una sorta di grande scacchiera, sono suddivise in tanti blocchi uguali, ognuno dei quali contiene la stessa quantit di dati. I file molto grandi di solito vengono frammentati in pi pezzi e posizionati in base alle esigenze di spazio del disco stesso. Se su un disco ci sono spazi vuoti originati dalla cancellazione di file precedenti, per esempio, pu capitare che siano utilizzati per memorizzare un nuovo file e che il file, se di grandi dimensioni, venga suddiviso in pi parti, tra loro non contigue. Un po' come se un convoglio fermo in stazione si trovasse ad avere i propri vagoni "parcheggiati" su binari differenti. Il computer ancora in grado di recuperare le informazioni, ma pu impiegarci pi tempo, poich la testina di lettura deve spostarsi da una zona all'altra del disco, senza poter seguire i percorsi abituali. Grazie al programma Utilit di deframmentazione dischi (chiamato in gergo Defrag, dal nome dell'antico programma per DOS) possibile riorganizzare tutte le informazioni e sistemarle sul disco in modo contiguo e non frammentato, secondo i criteri pi utili per il lavoro delle testine. Non ci sono regole fisse che stabiliscono quanto spesso controllare il livello di frammentazione di un disco, una volta al mese un'indicazione che potrebbe andare bene per la maggior parte degli utenti. Quando si nota un rallentamento del sistema senza ragioni apparenti comunque buona norma controllare il disco. Quando si avvia il programma, Windows visualizza la finestra Unit, nella quale occorre scegliere il disco da deframmentare: il processo di deframmentazione parte automaticamente. Durante la deframmentazione si pu visualizzare una mappa del disco rigido facendo clic sul pulsante Dettagli: sullo schermo appare una griglia di rettangoli colorati, ognuno dei quali rappresenta un settore del disco rigido. possibile sospendere in qualunque momento l'esecuzione del programma facendo clic sul pulsante Sospendi oppure interromperla facendo clic su Ferma. Se si deve utilizzare il computer, consigliabile fermare il programma ed eseguirlo in un momento di inattivit. Un sistema in buona salute richiede anche operazioni di pulitura costanti: si tratta di cancellare tutti quei file detti temporanei (quelli con estensione .tmp) che non sono pi utili al sistema, ma solo d'ingombro. Windows e le applicazioni, infatti, di solito creano file provvisori per le loro esigenze di sistema che poi cancellano quando non servono pi. In realt questi file molto spesso non vengono rimossi e continuano a occupare spazio inutile,
49 con il rischio di confondere anche i programmi che li hanno creati. Per questo opportuno controllare regolarmente che vengano cancellati utilizzando il programma Pulitura disco. Quando si avvia il programma, Windows chiede per prima cosa di specificare il disco da ripulire, quindi apre la finestra di Pulitura disco. La finestra permette di indicare la tipologia di file temporanei da eliminare (File temporanei Internet, Cestino, File temporanei, Programmi scaricati) e mostra la quantit di spazio liberato su disco. Per avere ulteriori informazioni sul tipo di file temporanei si pu fare clic sulle varie opzioni: il programma visualizza nella parte inferiore della finestra la descrizione dei file e le operazioni eseguite da Pulitura disco. Se volete che Windows cancelli i file inutili ogni volta che si riempie il disco, selezionate la scheda Impostazioni e fare clic sulla casella. Se l'unit ha poco spazio libero, esegui automaticamente Pulitura disco. possibile dire a Windows di eseguire automaticamente le operazioni di manutenzione, per esempio, effettuare il controllo del disco rigido con ScanDisk durante la notte (a patto, naturalmente, di lasciare il PC acceso). Se si fa clic sulla voce Ottimizzazione di Windows del menu Accessori/Utilit di sistema, si apre la finestra Ottimizzazione guidata di Windows, che permette di scegliere quali unit di sistema eseguire e in quale fascia oraria. Quando si programmata un'operazione, l'icona dell'utilit di ottimizzazione compare nell'area dei messaggi sulla barra delle applicazioni, accanto all'orologio. Per modificare in seguito le impostazioni scelte sufficiente fare clic sull'icona e intervenire nella finestra Utilit di pianificazione. Copie di sicurezza: il backup Fare un backup significa eseguire delle copie di sicurezza dei file, che permettono di recuperare facilmente le informazioni memorizzate nel caso in cui accada qualcosa ai file originali. Anche se l'ipotesi di perdere le proprie cartelle e i propri documenti pu apparire remota, in realt i file possono essere esposti a vari pericoli, dall'uso incauto del computer da parte di un utente inesperto, che pu cancellare o modificare documenti senza accorgersene, al guasto hardware che rende illeggibile il disco. Quanto pi si lavora su documenti importanti, o che richiedono tempo per essere realizzati, tanto pi utile avere a disposizione copie recenti dei propri file. Il backup dei dati un'operazione molto semplice: basta copiare i file dall'hard disk (o altro supporto) a un'unit di memorizzazione che si pu conservare lontano dal PC, in un luogo sicuro. Per i piccoli lavori sufficiente utilizzare un floppy disk: il sistema di backup pi economico. Altrimenti si possono scorrere le utilitv di Windows e selezionare un programma specifico, Microsoft Backup, che permette di effettuare operazioni di backup e recupero dei file in modo rapido ed efficace. Backup in grado di comprimere i file in modo da occupare la minima quantit di spazio possibile e pu suddividere i file copiati su vari supporti, floppy disk, CD riscrivibili, cartucce JAZ o ZIP, senza creare confusione tra i dati. Quando si avvia il programma compare una finestra di dialogo che permette di scegliere l'operazione di backup da eseguire. Attraverso l'opzione Creare un nuovo processo di backup si accede alla procedura guidata del programma. Come prima cosa Backup chiede se si vuole effettuare una copia di tutto il disco o soltanto di alcuni file selezionati. Per eseguire il backup di singole cartelle selezionatele nel pannello di sinistra della cartella. Dopo aver scelto che cosa copiare, Backup chiede di specificare se si vogliono copiare tutti i file selezionati o soltanto quelli nuovi o modificati rispetto all'ultimo processo di backup. Se si sta eseguendo il primo backup dei file, necessario scegliere di copiare Tutti i file selezionati. Se il backup non il primo si pu scegliere l'opzione File nuovi o modificati: un'opzione che riduce notevolmente i tempi, ma obbliga l'utente a conservare anche i file del backup precedente.
50 Si passa quindi alla selezione del dispositivo da utilizzare per il backup: un file, uno dei dischi fissi presenti sul computer, oppure un apposito dispositivo di backup (per esempio una cartuccia nastro). Windows agevola l'operazione suggerendo il file C:\MyBackup.qic. Nella tappa successiva del processo Backup permette di confrontare i file di backup con quelli originali, in modo da individuare eventuali errori nella copiatura, e comprimere i dati per salvare spazio. Se si selezionano queste due opzioni, i tempi del processo di backup si allungano, ma si guadagna in sicurezza e si pu risparmiare spazio su disco (la compressione riduce a circa la met le dimensioni dei file originali). L'ultima finestra della procedura guidata chiede di assegnare il nome al processo di backup e, finalmente, d il via al backup. Dopo aver creato una copia di backup pu essere necessario utilizzarla per recuperare i dati archiviati: questa operazione si chiama Ripristino (Restore). Anche per compiere questa operazione si possono seguire le istruzioni del Ripristino guidato, che si attiva selezionando l'opzione Ripristina i file di cui stato eseguito il backup all'avvio di Backup. un'operazione molto simile al processo di backup, in cui l'utente viene guidato passo per passo. Al termine, viene fornito un rapporto completo in formato testo sull'operazione eseguita.
51 Esercitazione Mod2 Sez4. Usare un editore di testo 1. Aprire il programma WordPad e creare sul dischetto un file col nome CognomeNomeData. Scrivere sulla prima riga il Nome e cognome, la data e il modulo e sezione della esercitazione. Rispondere poi alle seguenti domande. Alla fine non chiudere il programma: a. Spiegare in poche parole la differenza fra un editore di testo e un Wordprocessor. b. Blocco Note pu essere considerato un Wordprocessor? c. WordPad pu essere considerato un Wordprocessor? Perch? 2. Aprire Blocco Note, scrivere qualche riga e impostarlo in modo da visualizzare il testo nella finestra. Lasciare aperto Blocco Note e WordPad. Aprire un altro documento WordPad (come fare?) e lavorare con tutte e tre le finestre aperte in multitasking. 3. Cercare (come?) nel disco C: un'immagine con estensione .bmp, prendere nota dell'indirizzo. Sul secondo documento (da non salvare) WordPad inserire l'immagine.. 4. Scrivere un testo a piacere e provare a posizionare l'immagine in vari modi. Rispondere sul primo documento per iscritto in quanti modi si pu allineare l'immagine. 5. Scrivere sul primo documento una riga di testo (ad esempio "Riga scritta per provare la formattazione"). Copiarla pi volte. Formattare le diverse righe di prova ciascuno in un modo offerto da WordPad. 6. Salvare il documento sul dischetto. Chiudere tutte le finestre aperte senza salvare il resto.
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Modulo 2
Sezione 5
53 MODULO 2: Uso del Computer e Gestione dei File SEZIONE 5: Gestione della stampa 2.5.1.1 Stampare da una stampante predefinita Windows si prende cura dei processi di stampa. Ci vuol dire che, qualunque sia l'applicazione usata, nel momento in cui diciamo stampa il documento, il sistema operativo che gestisce tutte le operazioni, mette in lista d'attesa i documenti da stampare, provvede a selezionare la stampante impostata se ve ne sono pi di una a disposizione. Per stampare un documento, la via pi semplice aprire il menu File dell'applicazione e selezionare Stampa. Si apre la finestra di dialogo in cui possibile impostare alcuni parametri. Questi parametri dipendono dalle possibilit della stampante impostata come predefinita. Vedremo in seguito come impostare una stampante come predefinita. Un altro modo quello di cliccare col destro del mouse sull'icona del file da stampare e sceglier Invia a.../Stampa dal menu di scelta rapida. In questo caso viene aperto il file nel programma che lo ha prodotto e alla fine della stampa viene richiuso. Un altro modo ancora quello di cliccare sul pulsante Stampa della barra degli strumenti. In questo caso, per, non possibile impostare i parametri di stampa in quanto si passa alla stampa diretta. Nella finestra in figura sono visibili i parametri impostabili.
Nella casella di testo Nome compare il nome della stampante e dalla lista a discesa, se sono presenti pi stampanti installate sul computer, si pu scegliere la stampante collegata. Cliccando sul pulsante Propriet si possono impostare alcuni parametri di stampa, che dipendono dal tipo di stampante scelta: Certamente, per, con tutte le stampanti possibile scegliere il formato del foglio, l'orientamento del foglio, stampa a colori o B/N. Una volta impostato il numero di copie, l'intervallo di stampa e altro, si pu cliccare su OK e Windows si occuper del resto. Il documento viene posto in lista d'attesa e intanto si possono fare altre operazioni.
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2.5.1.2 Cambiare la stampante di default e installarne altre Ma cosa significa installare una stampante? Prendiamo il caso di un computer portatile come un Notebook. Proprio per la sua caratteristica questo computer pu lavorare in diversi posti, dove, probabilmente sono disponibili stampanti diverse. Bene se sul notebook non installata quella stampante, non potremo selezionarla e utilizzarla, quindi non potremo stampare i documenti. Se sono disponibili i dischetti originali della stampante, o presente nel database di windows il driver di quella stampante, possibile installarla, cio caricare il driver necessario perch windows comprenda e usi i comandi per farla funzionare. Quindi sul notebook posso installare molte stampanti e all'occorrenza scegliere quella che ho a disposizione. Se si apre la cartella Stampanti in Risorse del computer oppure da Start/Impostazioni/Stampanti, si trovano le icone delle stampanti gi installate e un'icona Aggiungi Stampante che attiva l'installazione guidata; windows chiede dove cercare il drive della stampante. Se sono stati forniti dischetti con la stampante, bisogner indicare il drive A: se si tratta di dischetti floppy o il drive D: se si tratta di CD-ROM, il resto dell'installazione automatico. Se non si hanno a disposizione dischetti o CD-ROM, si pu tentare di trovare nell'elenco fornito da windows il tipo di stampante giusto. In questo caso, probabilmente, verr chiesto di inserire del drive D: il CD-ROM di Windows, sul quale si trovano numerosi drive delle stampanti pi diffuse.
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Una volta installata la nuova stampante essa si aggiunge all'elenco di quelle disponibili e comparir nell'elenco della finestra di dialogo Stampa, dalla quale pu essere selezionata. Osservare, nella cartella Stampanti che la stampante predefinita segnata con un segno di spunta. Ci significa che ogni volta che si accende il computer, la stampante usata dal sistema operativo sar quella. Se si vuole impostare come predefinita un'altra stampante sufficiente cliccare col destro del mouse sull'icona e selezionare dal menu di scelta rapida Imposta come Predefinita. 2.5.1.3 Visualizzare sul desktop la coda di stampa Come detto sopra, Windows si occupa della stampa, provvedendo a mettere in coda tutti i documenti che gli sono stati inviati, salva momentaneamente le informazioni sul disco fisso e stampa i documenti uno alla volta (in background) mentre l'utente pu svolgere altri lavori. Quando sono in atto processi di stampa, sulla barra delle applicazioni nell'area dei messaggi, compare l'icona della stampante, che permette di interrompere o eliminare quelle stampe che si vuol eliminare. Facendo doppio click su di essa si apre una finestra in cui sono elencati tutti i documenti da stampare e lo stato di avanzamento della stampa. Allo stesso risultato si perviene scegliendo Apri dal menu di scelta rapida che si apre cliccando col destro sull'icona della stampante attiva, nella finestra Stampanti a cui si accede da Risorse del computer oppure da Start/Impostazioni/Stampamti Attraverso la voce di menu File possibile interrompere e poi riprendere la stampa, possibile selezionare un documento in attesa di stampa ed eliminarlo, possibile annullare tutto il processo di stampa.
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Manutenzione delle stampanti Attualmente tutte le stampanti vengono fornite col software di manutenzione, che permette di attivare procedure per il corretto funzionamento e per risolvere eventuali problemi che si presentano. E' evidente che ogni casa produttrice fornisce il proprio software, che quindi non pu essere generalizzato, ma alcune procedure sono comuni. Ad esempio allineare le cartucce di stampa. Se la stampante dotata di due cartucce di inchiostro, una per il nero e una per i colori, le due cartucce vanno allineate con la procedura guidata. Anche la pulizia delle testine di stampa pu essere eseguita via software, cos come la stampa di una pagina di prova o le prove di corretto collegamento della stampante.
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58 Esercitazione Modulo 2 Sezione 5 1. Stampante predefinita significa: a. che la stampante stata scelta per stampare un documento b. che la stampante viene selezionata all'accensione del computer c. che la stampante deve essere ancora configurata d. che la stampante disponibile unica 2. Installare una nuova stampante scegliendola fra quelle disponibili nell'archivio di windows. 3. Stampare un documento scritto con Wordpad scegliendo una stampante disponibile diversa da quella predefinita. 4. Annotare tutte le impostazioni che possono essere fatte con la stampante predefinita del proprio computer.
59 PROVA D'ESAME SIMULATA PER IL MODULO 2 Le annotazioni richieste dagli esercizi vanno annotate sul dischetto in un file chiamato col proprio nome e cognome e numero di skills card, usando il programma WordPad. 1) Formattare il dischetto che vi stato consegnato. 2) Cercare, attraverso Start/Impostazioni/Pannello di controllo/Sistema, e annotare le propriet del computer nella scheda Generale, spiegando il significato dei termini riportati. 3) Verificare e annotare quali sono le impostazioni dello schermo, spiegando il significato dei termini. 4) Aprire la cartella "Documenti". Copiare sul dischetto in una cartella chiamata "FileCopiati" i 3 file pi piccoli 5) In quanti modi si pu fare una selezione multipla di file e cartelle sul desktop? Spiegarli in poche parole. 6) Rispondere alle seguenti domande: a. Che differenza c' fra cartelle e directory? b. Che differenza c' fra file e cartella? c. Che cosa significa Struttura ad albero delle directory? d. Che cosa si intende per path o percorso di un file? e. Spiegare che cosa vuol dire la scritta nella barra Indirizzo "C:\Documenti\ECDL\Test.doc". 7) Crea sul dischetto una cartella di nome Test_Data (es: Test_290300). Creare in questa cartella 4 sottocartelle con i nome "Grandi", "Piccoli", "Varie" e "Test". 8) Usando Gestione (Esplora) Risorse aprire il dischetto, cercare la cartella Test e rinominarla "TestECDL". Scrivere in WordPad quale metodo si adoperato per rinominarla, quali metodi altri sono possibili e quale ritenete il pi rapido. 9) Usando l'utilit Trova, cercare nella cartella Documenti e Sottocartelle i file .doc scritti negli ultimi 45 giorni. Copiare nella cartella Grandi del dischetto i due file pi grandi e nella cartella Piccoli i tre file pi piccoli. Spiegare quale metodo si usato. Cercare in C: e sottocartelle tutti i file superiori a 50 kbyte, antecedenti al 31 dicembre 1998 e con estensione .doc. Annotare in WordPad il numero di file trovati. 10) Rispondere alle seguenti domande. a. Spiegare in poche parole la differenza fra un editore di testo e un Wordprocessor. b. Blocco Note pu essere considerato un Wordprocessor? c. WordPad pu essere considerato un Wordprocessor? Perch? 11) Cercare (come?) nel disco C: un'immagine con estensione .bmp e inserirla sul documento da consegnare allineandola a destra del foglio. 12) Scegliere quattro paragrafi del testo scritto e formattarli rispettivamente con: a) carattere Courier New 12, grassetto, rientro prima riga 1 cm. b) carattere Times New Roman 10, grassetto corsivo, centrato. c) carattere Times New Roman 14, corsivo, allineato a destra. d) carattere Arial 8, normale, allineato a destra. 13) Stampante predefinita significa: a. che la stampante stata scelta per stampare un documento
60 b. c. d. che la stampante viene selezionata all'accensione del computer che la stampante deve essere ancora configurata che la stampante disponibile unica
14) Salvare il file nella directory principale del dischetto, col nome "CognomeNomeNumeroSkillsCard". Consegnare il dischetto all'ispettore.
ECDL
Modulo 3
Elaborazione testi
IPSSCT A. DE PACE
Anno 2002
Modulo 3
Sezione 1
3 MODULO 3: Elaborazione Testi SEZIONE 1: Per iniziare 3.1.1 Primi passi con un elaboratore di testi 3.1.1.1 Aprire un programma di elaborazione testi Introduzione I word processor, o programmi per l'elaborazione dei testi, sono le applicazioni per PC pi diffuse. La maggior parte dei documenti, infatti, oggi sono prodotti mediante programmi computerizzati. Nel corso degli anni i word processor si sono arricchiti di funzioni e strumenti che permettono di realizzare in modo sempre pi agevole documenti articolati nei contenuti e sofisticati nell'impaginazione. Uno dei word processor pi diffusi Microsoft Word 2000. La fascia alta sul mercato dei word processor dominata da tre applicazioni: Microsoft Word per Windows, Corel WordPerfect e Lotus Word Pro. Di Microsoft Word esiste anche una versione per il sistema operativo Mac OS, che permette di utilizzare il programma con i computer Macintosh. Microsoft Word fa parte della suite Microsoft Office, la quale contiene le applicazioni usate in ufficio e che saranno oggetto del corso ECDL, quali EXCELL, ACCESS, POWER POINT. Aprire Microsoft Word 2000 Per aprire Microsoft Word 2000 si pu procedere in diversi modi: da Start/Programmi/Microsoft Word cliccando sul pulsante della barra di Office facendo doppio click su un documento di Word In quest' ultimo modo si apre il documento entro l'applicazione, pronto per essere modificato. 3.1.1.2 Aprire un documento esistente e salvarlo Un documento di word pu essere aperto in diversi modi. La via pi semplice quella di fare doppio click sulla sua icona se essa visibile sul desktop o nella finestra che la contiene. Se non si sa dove si trova il documento da aprire si pu cercare con l'utilit TROVA e quindi farci doppio click sopra. Poich presumibile che i documenti vengano conservati nella cartella Documenti o in una cartella personale, la via pi naturale quella di aprire il documento attraverso il menu File/Apri dell'applicazione. Nella finestra di dialogo che appare occorre cercare il documento e farci doppio click sopra oppure cliccando sul pulsante Apri.
Per facilitare la ricerca del documento da aprire, Word 2000 offre una finestra di dialogo ricca di possibilit: il pulsante Cronologia presenta un elenco di documenti creati o modificati in ordine di data. Questo elenco, sotto forma di collegamenti ai file, contenuto nella cartella File Recenti, il cui indirizzo si pu vedere aprendo la casella di testo a discesa Cerca in.... il pulsante Documenti, che quello selezionato di default, presenta l'elenco dei file contenuti nella cartella Documenti il pulsante Desktop presenta l'elenco dei file contenuti nel Desktop il pulsante Preferiti presenta un elenco di collegamenti ai file contenuti nella cartella Preferiti, il cui indirizzo pu essere visto aprendo la casella a discesa Cerca in... il pulsante Cartelle Web presenta l'elenco di file e cartelle presenti nella cartella Cartelle Web presente in Risorse del computer Aprendo il menu File appare in fondo un elenco degli ultimi file aperti, fra cui si pu scegliere il file desiderato. Il pulsante Apri costituito, in realt, di due pulsanti cliccando sulla freccetta a destra si apre un menu che permette di scegliere di aprire il documento per modificarlo, oppure in sola lettura, come copia per non modificare l'originale, oppure nel browser se si tratta di documento HTML. Microsoft Word possiede diversi filtri che permettono di aprire e modificare anche documenti scritti con altre applicazioni o con formato diverso da quello di default, che .doc. Nella casella di testo a discesa Tipo File si pu scegliere fra una serie di formati; all'apertura della finestra di dialogo, comunque, viene selezionato il formato proprio di Word 2000. Una volta cliccato sul pulsante apri, il documento appare nella sua finestra di modifica e pu essere manipolato a piacimento. 3.1.1.3 Aprire documenti diversi In Word 2000 si possono aprire pi documenti contemporaneamente. Ciascun documento viene aperto in una finestra diversa di word. Ciascuna finestra indipendente e pu essere configurata con le barre e i pulsanti che si desidera. Le finestre dei diversi
5 documenti sono gestibili dalla barra delle applicazioni o dal menu Finestre, possono essere affiancate sia orizzontalmente che verticalmente, e ridimensionate. 3.1.1.4 Creare un nuovo documento Mentre sono aperti documenti per la modifica o in sola lettura per la consultazione, possono essere, naturalmente, creati nuovi documenti semplicemente scegliendo File/Nuovo dal menu, oppure premendo i tasti CTRL+N, oppure cliccando sul pulsante nuovo della barra degli strumenti. Un documento viene aperto senza specifiche di tipo o altro. Tutte le indicazioni si potranno impostare al momento del primo salvataggio nella finestra di dialogo che si apre. 3.1.1.5 Salvare un documento
Una volta scritto, il documento pu essere salvato sul disco fisso o su un dischetto. Per salvare il documento scliere File/Salva dalla barra del menu oppure cliccare sul pulsante salva della barra degli strumenti. Se il documento viene salvato per la prima volta si apre la finestra di dialogo, altrimenti il salvataggio avviene automaticamente senza altre richieste da parte di Word. Per visualizzare la finestra di dialogo ed eventualmente modificare alcune impostazioni, si deve scegliere File/Salva con nome. Si pu dare lo stesso nome al file oppure un altro nome; in questo caso non viene cancellato il primo documento, il quale viene chiuso e rimane, invece aperto quello salvato con un altro nome. La finestra di dialogo Salva con nome appare identica a quella Apri, con i pulsanti Cronologia, Documenti, Desktop, Preferiti e Cartelle Web, per accedere direttamente alle relative cartelle, le caselle di testo a discesa Nome File, in cui bisogna
6 mettere il nome del file o selezionarlo con un click del mouse dall'elenco della cartella aperta, e Tipo File, in cui si pu scegliere un formato di documento diverso da quello standard Particolarmente interessanti sono i formati Solo testo, usato per scrivere script, ovvero programmi, che devono essere interpretati da interpreti (Visual Basic, Java etc.), Rich Text Format (RTF), riconosciuto da molte applicazione e Pagina Web, con cui il documento viene salvato in formato HTML, cio nel linguaggio in cui sono scritte le pagine di Internet e quindi sono visibili in un browser, come Explorer o Netscape. Nella casella di testo a discesa Salva in: si pu scegliere la risorsa e la cartella in cui salvare il file. Se si vuol salvare sul dischetto occorre selezionare dall'elenco Floppy da 3,15" (A:). Facendo doppio click sulla risorsa o sulla cartella, il suo contenuto viene mostrato nell'elenco. Prima di far click sul pulsante Salva, accertarsi che si stia salvando il file nella cartella desiderata dando un'occhiata nella casella Salva in, altrimenti si rischia di non sapere dove ritrovarlo (naturalmente c' sempre l'utilit Trova). 3.1.1.6 Chiudere il documento Fatte le operazioni di lettura o di modifica del documento, esso pu essere chiuso. Per far ci scegliere Chiudi dal menu File. Per chiudere tutti i documenti aperti senza uscire dal programma, tenere premuto MAIUSC, quindi scegliere Chiudi tutto dal menu File. 3.1.1.7 Usare la funzione di Help Le potenzialit di Word 2000 sono tante. Talvolta, pur essendo il programma molto intuitivo, non si riesce a risolvere un problema o non si capisce come arrivare ad una certa soluzione. In questo caso indispensabile risulta l'Help in linea. Ad esso si accede mediante il pulsante sulla barra dei menu, oppure premendo il tasto funzione F1
Word 2000 dispone dell'assistente, che guida e suggerisce soluzioni nel contesto in cui si sta operando.Cliccando sull'assistente se visibile, oppure cliccando su Guida in linea Microsoft Word compare l'assistente, che propone dei temi e una casella di testo in cui si possono digitare parole chiave per la ricerca dell'argomento. Cliccando poi su Cerca viene presentato un elenco delle occorrenze. Se non soddisfano, si pu tentare un'altra ricerca. La voce di menu Nascondi Assistente di Office permette di nascondere l'assistente se si ritiene sia ingombrante, ma esso pronto a ricomparire non appena si clicca sulla guida. Il pulsante permette di attivare la guida rapida cliccando col cursore col punto interrogativo su una parola o un oggetto. Se disponibile un argomento collegato all'oggetto o alla parola, esso viene mostrato. Se il pulsante non visibile sulla barra degli strumenti, possibile inserirlo mediante Visualizza/Barre degli strumenti e poi Personalizza. Trovato il pulsante nell'elenco, sufficiente trascinarlo su una barra degli strumenti visibile. L'uso del pulsante di Guida rapida pu risolvere molti dubbi sull'uso degli oggetti presenti nella finestra di Word.
7 3.1.2 Modificare le impostazioni di base 3.1.2.1 Cambiare il modo di visualizzazione di una pagina Cominciamo presentando il layout di base dello schermo e gli strumenti di navigazione all'interno del documento, cos da prendere confidenza con la rappresentazione dei fogli e delle pagine sullo schermo. Quando si esegue il programma, Word visualizza immediatamente un nuovo documento vuoto sul quale possibile iniziare il proprio lavoro. Il foglio di carta rappresentato da un'ampia area bianca all'interno della finestra di lavoro. I righelli posti sui lati sinistro e superiore della finestra di lavoro indicano in centimetri le dimensioni del foglio elettronico e permettono di metterlo in relazione con le dimensioni del foglio di stampa. Sul lato inferiore e su quello destro della finestra sono posizionate le barre di scorrimento, che consentono di "scorrere" il foglio o la sequenza di fogli in direzione verticale o orizzontale: le pagine di un documento elettronico non si possono "sfogliare", infatti, ma soltanto visualizzare nello spazio bidimensionale dello schermo. Per visionare le pagine in successione bisogna utilizzare la barra di scorrimento verticale: facendo clic sul triangolino posto sul lato inferiore della barra (il pulsante di scorrimento) e facendo clic, si scorre all'interno della pagina di riga in riga; il triangolino sul lato superiore, invece, serve per risalire a piccoli passi all'interno della pagina. l doppio triangolino (o pulsante di scorrimento rapido) permette di scorrere il documento scendendo o salendo da una pagina all'altra, con grande rapidit. Per spostarsi si pu anche trascinare con il mouse la casella di scorrimento: apparir una piccola finestra che mostra il numero e l'eventuale titolo della pagina che si sta sfogliando. Nella barra di scorrimento si trova anche un altro strumento che pu risultare utile per sfogliare documenti che hanno una struttura complessa: si tratta del pulsante Seleziona oggetto da sfogliare, rappresentato sulla barra da un pallino. Attraverso questo pulsante possibile spostarsi tra le pagine in modo selettivo, scegliendo, per esempio, soltanto le parti che contengono immagini, tabelle o parole
8 specifiche. Quando si fa clic su questo pulsante, infatti, compare una finestra in cui si pu scegliere l'elemento in base al quale si vuole sfogliare il documento. Scegliere come visualizzare i documenti Word permette di vedere la pagina in modi diversi, che risultano pi o meno utili a seconda delle operazioni che si stanno compiendo, attraverso le opzioni presenti nel menu Visualizza. La visualizzazione Normale, in cui appare soltanto il righello orizzontale, quella predefinita per la maggior parte delle operazioni di elaborazione del testo. Per vedere il file suddiviso in pagine secondo le impostazioni che avr una volta stampato si deve utilizzare la modalit di visualizzazione Layout di stampa. La visualizzazione Layout di stampa utilizza una maggiore quantit di memoria del sistema e potrebbe rallentare lo scorrimento delle pagine sullo schermo, soprattutto se il documento contiene molte immagini o una formattazione complessa. Per questo, quando si lavora sul testo preferibile utilizzare la visualizzazione Normale. Un'altra opzione del menu Visualizza Layout Web, introdotta con Office 2000. Questa modalit di visualizzazione permette di vedere il documento come se fosse visualizzato da un browser Web, ovvero dal programma per la navigazione in Internet: l'opzione da utilizzare quando si vuole trasferire un documento scritto con Word in una pagina Web, perch mostra come apparir il testo "tradotto" nel linguaggio HTML, il formato tipico dei documenti del Web. La modalit di visualizzazione Struttura, infine, offre una mappa del documento che mostra l'organizzazione del testo in titoli di diverso livello e in paragrafi. un'opzione utile per esaminare e modificare la struttura del file e pu essere d'aiuto per meglio organizzare il contenuto del documento.
possibile cambiare modalit di visualizzazione non solo dal menu Visualizza ma anche utilizzando i pulsanti posti sul lato sinistro della barra di scorrimento orizzontale : quando si sceglie una modalit di visualizzazione del documento, il pulsante relativo viene attivato e appare "premuto" rispetto agli altri.
9 3.1.2.2 Usare gli strumenti di ingrandimento / zoom della pagina Spesso accade che il documento attivo non appare per tutta la sua larghezza e per vedere la parte nascosta occorra usare le barre di scorrimento orizzontale. Ci dipende dall'ingrandimento impostato. Attivando la voce di menu Visualizza/zoom appare la finestra di dialogo Zoom: In essa si pu impostare l'ingrandimento col quale visualizzare la pagina, che pu essere al 100% della sua grandezza o ingrandita o rimpicciolita. La modalit dipende esclusivamente dalle necessit. Per esempio se i caratteri risultano molto piccoli e quindi poco visibili, si pu usare un ingrandimento per lavorare pi comodamente, ma ci pu comportare l'uso delle barre di scorrimento, per muoversi all'interno della pagina. Al contrario se occorre avere una visione d'insieme della pagina si pu scegliere Pagina Intera; probabilmente i caratteri saranno illegibili, ma in questo modo si ha la visione d'insieme. Nella casella di testo Percentuale si pu mettere un valore a piacere da 0 a 100 in modo da adattare perfettamente la pagina allo spazio finestra disponibile. L'ingrandimento della pagina sullo schermo non c'entra niente con la stampa del documento. Esso riguarda soltanto la modalit di "vedere" il foglio durante il lavoro. Per avere l'idea di ci che verr stampato si deve attivare Anteprima di stampa, di cui parleremo in seguito. I La visualizzazione "Layout di stampa" permette gi di avere un'idea della stampa del documento essendo in modalit "wyswyg", ci "ci che vedi ci che verr stampato".
3.1.2.3 Modificare la barra degli strumenti Word 2000 ha introdotto una novit rispetto alle edizioni precedenti: le barre intelligenti. Sia la barra dei menu che le barre degli strumenti sono intelligenti nel senso che si adattano automaticamente all'uso che ne fa l'utente; se alcune voci di menu non vengono usate di frequente esse non vengono mostrate nell'elenco a discesa, ma compare in fondo una doppia freccia, che indica che alcune voci sono nascoste. E' sufficiente cliccare sopra la freccia o attendere qualche secondo perch l'elenco si apra e mostri tutte le voci.
Anche le barre degli strumenti, se contengono molti pulsanti, presentano sulla destra un pulsante con una freccia rivolta in basso rimanenti.
che apre i pulsanti
10 Naturalmente le barre degli strumenti sono personalizzabili, inserendo o eliminando pulsanti o creando barre personali. Per visualizzare una barra degli strumenti basta aprire la voce di menu Visualizza/Barre degli strumenti e scegliere se aprire o chiudere una barra spuntando o togliendo il segno di spunta dall'elenco. Per modificare una barra degli strumenti, personalizzarle e crearne di nuove selezionare Visualizza/Barre degli strumenti/Personalizza. Si apre la finestra di dialogo seguente. Nella scheda Barre degli strumenti si possono attivare, nascondere, creare o eliminare barre.Attraverso il pulsante "Tastiera" si possono collegare tasti di scelta rapida alle voci di menu. Nella scheda Comandi compaiono accanto alle voci di menu i pulsanti relativi ai vari comandi contenuti nella voce di menu. Per inserire un pulsante in una barra visibile nella finestra di Word, sufficiente selezionarlo dall'elenco e trascinarlo sulla barra nel punto in cui sii vuole inserire. Allo stesso modo si pu eliminare un pulsante da una barra trascinando fuori dalla barra in un punto qualunque.
Finita la personalizzazione, i cambiamenti si possono salvare scegliendo nella casella di testo Salva in.. Normal oppure Documento1. Nel primo caso i cambiamenti si riferiscono a tutte le finestre di word, nel secondo solo alla finestra del documento attivo. Nella scheda Opzioni si possono impostare alcune preferenze, come attivare icone grandi, animare i menu e altro. E' bene rammentare che tutto ci che si pu fare in Word, lo si trova nelle voci di menu, mentre nelle barre degli strumenti possono non essere presenti i pulsanti necessari. Per contro i pulsanti offrono una via rapida per attivare azioni. Far prima conoscenza di tutte le voci di menu e poi utilizzare i pulsanti, eventualmente personalizzando le barre a seconda delle proprie esigenze.
11 3.1.3 Scambiare i documenti 3.1.3.1 Salvare documenti in un altro formato La possibilit di sfruttare un documento scritto in word in altri ambienti un problema che stato affrontato fin dalle origini dei wordprocessor. Se non avessimo questa possibilit di scambio, il nostro lavoro sarebbe limitato e poco efficiente. A questo scopo tutte le applicazioni hanno filtri di importazione ed esportazione, cio programmi capaci di trasformare un formato in un altro in modo da poter aprire e modificare i documenti scritti in altro formato. Ci comune non solo ai wordprocessor ma anche a molte applicazioni di produttori di software diversi. I filtri di importazione/esportazione possono essere selezionati al momento dell'installazione dell'applicazione, per cui, se non esistesse il filtro desiderato nell'applicazione installata sul proprio computer, occorre installarla utilizzando i dischi originali. I filtri di importazione riguardano la voce Apri del menu File. Se tentiamo di aprire in Word un documento scritto in altro formato (per esempio p.e Word per Mac oppure WordPerfect o altro), se il filtro relativo stato installato, Word apre il documento riconoscendo la formattazione e altri elementi. Se il filtro non esiste, il documento non viene riconosciuto, ma viene aperto ugualmente con risultati imprevedibili. Se si tratta di documenti Office (Excell, PowerPoint, Access) viene aperta una finestra di dialogo in cui viene chiesto come collegare il documento a quello attivo. Come stato accennato prima, esistono formati di documenti di carattere generale che vengono riconosciuti da tutti i wordprocessor senza bisogno di filtri. Per esempio il formato .TXT e il formato .RTF. Il primo non ha elementi di formattazione, ma solo i codici relativi ai caratteri ASCII. E' evidente che questo formato non serve per scrivere documenti che devono avere una certa forma comunicativa. Essi servono a scrivere informazioni veloci o appunti, ma soprattutto per scrivere script, ovvero routines per linguaggi di programmazione o tutto ci in cui non necessaria formattazione di caratteri e di paragrafi. Il formato .RTF (Rich Text Format) un formato in cui vi sono alcuni elementi di formattazione di carattere e di paragrafo. Questo formato riconosciuto da tutti i wordprocessor e da applicazioni in quanto uno dei primi formati nati quando il computer non offriva ancora le potenzialit che offre oggi. Per aprire un documento .TXT o .RTF sufficiente scegliere File/Apri dal menu e selezionare il documento. Una volta modificato, pu essere salvato in diversi formati, secondo le necessit.
Basta scegliere il formato nella casella Tipo File. Word propone inizialmente lo stesso formato col quale stato aperto, ma ci non toglie che possiamo salvarlo (esportarlo) in un altro formato. 3.1.3.2 Salvare documenti per il WEB Da quando Internet diventato WWW (World Wide Web) nato un nuovo formato, il quale pu essere letto e interpretato dai browser internet, come Explorer o Netscape: il formato HTML (Hiper Text Markup Language). HTML un vero e proprio linguaggio di
12 programmazione col quale pu essere impostata una pagina cos come la vediamo quando navighiamo in rete. Scrivere una pagina Web in Html non facile, poich bisogna conoscere il linguaggio; per questo motivo Microsoft Word e gli altri Wordprocessor e altri programmi hanno dato la possibilit di salvare una pagina, scritta e formattata normalmente, in formato HTML. In altre parole, senza conoscere il linguaggio html, si pu scrivere tranquillamente una pagina in word, abbellirla come si vuole e poi salvarla nel formato HTML scegliendolo dalla casella di testo Tipo File. In questo modo Word traduce la pagina scritta in linguaggio html. Questa pagina pu essere inviata ad un sito che la pubblica sul web. Per vedere come apparir in internet basta scegliere Visualizza/Layout Web dal menu. Se si volesse vedere lo script, cio il testo occorre aprire la pagina con un programma come Front Page e visualizzarla come HTML.
13 Esercitazione Modulo 3 Sezione 1 1. Aprire Microsoft Word 2000. Scrivere nella prima riga del documento il proprio Cognome e Nome, il numero di Skills Card e la data. Salvare il documento sul dischetto in una cartella di nome "Documenti Word". Lasciare aperto il documento; in esso verranno riportate tutte le annotazioni richieste. 2. Dire in quanti modi si pu aprire un documento di Word e descriverli. 3. In quali modalit si pu aprire un documento di word? (Caratteristiche del pulsante Apri). 4. E' possibile aprire in Word un documento scritto con un altro elaboratore di testi? Vero Falso 5. In Word possibile salvare un documento nel formato di un altro elaboratore di testi. Spiegare come si fa. 6. Secondo te, a cosa pu servire salvare un documento di word come Solo Testo? 7. Lasciando aperto il documento su cui si sta scrivendo, aprire come copia un documento word contenuto nella cartella documenti del disco fisso. Usare contemporaneamente i due documenti per le operazioni successive. 8. Salvare il documento copia sul dischetto nella cartella "Documenti Word" una prima volta nel formato Word e una seconda come Solo Testo. 9. Cliccare sul pulsante Guida Rapida del menu "?". Cliccando poi su tre oggetti diversi della finestra di word, descriverne le caratteristiche mostrate dalla guida. 10. Cercare mediante la guida un argomento relativo all'apertura di documenti e alla chiusura di documenti. Riportare, con la tecnica del copia e incolla, gli argomenti trovati, sul documento aperto 11. Provare tutti i modi possibili di visualizzazione di pagina e gli ingrandimenti disponibili. Annotare le caratteristiche sul dischetto. 12. Selezionare Personalizza dalla voce di menu Visualizza/Barre degli strumenti. Creare una barra personale chiamandola col proprio nome e inserirvi i pulsanti relativi alla formattazione del paragrafo. Renderla visibile e mostrarla all'istruttore. 13. Scrivere nel file corrente tutti i formati disponibili per esportare il documento attivo. 14. Usando il comando di menu Salva con nome, salvare sul dischetto il documento delle annotazioni in 5 formati diversi, cominciando col formato Word (.doc). Chiudere Word e consegnare il dischetto all'istruttore.
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Modulo 3
Sezione 2
15 MODULO 3: Elaborazione Testi SEZIONE 2: Operazioni di base 3.2.1 Inserire i dati 3.2.1.1 Inserire Caratteri, Parole, Frasi Per inserire nuovo testo o modificare quello gi scritto sufficiente posizionarsi con il cursore del mouse nel punto desiderato e fare clic: il puntatore abbandona la forma a freccia e si trasforma in un trattino verticale lampeggiante per segnalare il punto di inserimento dei testi, in cui possibile iniziare a scrivere digitando i caratteri sulla tastiera, incollare parti di testo o compiere altre operazioni. Per spostare il punto di inserimento dei testi, spostate il puntatore del mouse nella posizione che desiderate e fate clic. Potete utilizzare anche la tastiera: i tasti con le frecce permettono di spostare il punto di inserimento su e gi di una riga di testo alla volta o avanti e indietro di un carattere per volta. Il tasto HOME sposta il cursore all'inizio della riga corrente, il tasto FINE alla fine della riga. Se il cursore posizionato alla fine del testo, esso non si sposta oltre, in basso o a destra, ma soltanto a sinistra o in alto. D'altra parte, se il cursore non scende o non si sposta a destra, vuol dire che si arrivati alla fine del testo. 3.2.1.2 Usare il comando "Annulla" Mentre si scrive pu essere necessario modificare la composizione per migliorare la leggibilit del testo: si possono spostare degli elementi, copiare delle parti e inserirle in altri punti o semplicemente cancellare porzioni di testo. Per cancellare le parole lettera per lettera bisogna posizionarsi con il puntatore alla fine della parola e premere il tasto BACKSPACE oppure fare clic davanti alla parola e utilizzare il tasto CANC. Con la combinazione di tasti CTRL + CANC possibile cancellare il testo procedendo di parola in parola. Se invece si vogliono eliminare porzioni pi ampie di testo bisogna prima di tutto selezionarle: il modo pi semplice per farlo consiste nel posizionarsi con il puntatore davanti al primo carattere e poi trascinare il mouse fino alla fine del blocco. Dopo avere selezionato il testo, possibile cancellarlo con una sola operazione premendo il tasto CANC.
Talvolta si rende necessario annullare un'operazione, perch fatta per errore oppure per ripensamento. In questo caso Word offre uno strumento potente, il comando Modifica/Annulla o il pulsante , il quale permette di annullare operazioni andando a ritroso. Cliccando sul pulsante si apre un menu a discesa dal quale si possono annullare diverse azioni precedenti contemporaneamente. Una volta annullate delle azioni, esse possono essere recuperate cliccando sul pulsante ripristina pulsante annulla. , che funziona come il
3.2.1.3 Inserire un nuovo paragrafo Insieme al testo visibile, sul foglio vi sono dei simboli non visibili normalmente, che indicano la presenza in quel punto di una interruzione di paragrafo o semplicemente un
16 ritorno a capo ( ) oppure una interruzione di pagina o di sezione. Tali simboli possono
esser resi visibili cliccando sul pulsante . Ricordiamo che per: carattere si intende qualunque carattere ASCII o simbolo inseribile da tastiera o mediante Inserisci/Simbolo. Ad ogni carattere assegnato un codice da 0 a 255. Un carattere si pu inserire anche digitando sul tastierino numerico il numero di codice tenendo premuto il tasto ALT. parola si intende l'insieme di caratteri contenuti fra due spazi (anche lo spazio un carattere e corrisponde al codice 32). paragrafo si intende l'insieme delle parole contenute fra un segno di fine paragrafo ( ) e un altro. Per inserire un un segno di fine paragrafo basta premere il tasto INVIO. Talvolta necessario andare a capo senza, per, terminare il paragrafo per non modificare la formattazione. In questo caso premere il tasto SHIFT+INVIO; non viene inserito il segno di fine paragrafo, ma solo il segno di ritorno a capo ( ).
3.2.1.4 Inserire caratteri speciali o simboli Come detto anche in precedenza, i caratteri codificabili con un byte sono 256 e i codici relativi vanno da 0 a 255. Ad esempio le lettere dalla a alla z minuscole vanno da 97 a 122. Alcuni codici sono utilizzati dal sistema per indicare il ritorno a capo, nuova linea etc. Altri ancora vengono definiti da ciascun tipo di font e possono essere simboli grafici o matematici. Conoscendo il font e il numero di codice, il carattere pu essere inserito mediante il tastierino numerico, digitando il codice mentre si tiene premuto il tasto ALT. Ancora pi semplicemente, un carattere speciale o un simbolo pu essere inserito dal menu Inserisci/Simbolo. In questo modo appare l'elenco dei simboli disponibili: La finestra di dialogo formata da due schede. Nella scheda Simboli si pu scegliere il font nella casella Tipo di carattere e poi il carattere cliccando su di esso. Selezionato il carattere o il simbolo, se esso viene utilizzato spesso, si pu assegnate un tasto di scelta rapida mediante il relativo pulsante. Se al simbolo gi associato un tasto di scelta rapida, esso appare scritto in basso. Col tasto inserisci viene inserito il simbolo e se ne pu scegliere un altro. Nella scheda Caratteri speciali si trova un elenco dei caratteri adoperati da Word nella formattazione con i relativi tasti di scelta rapida:
17
3.2.1.5 Inserire un'interruzione di pagina Word impagina automaticamente il testo in funzione della grandezza dei caratteri e delle altre formattazioni di cui parleremo. Talvolta si rende necessario cambiare pagina volutamente. In questo caso sufficiente inserire una interruzione di pagina da Inserisci/Interruzione/di pagina dal menu Inserisci. Dal menu Inserisci si possono inserire nel testo molte altre cose, che verranno, comunque, spiegate in seguito.
18 3.2.2 Selezionare i dati 3.2.2.1 Selezionare caratteri, parole, frasi ... In word,come in tutti i programmi che girano sotto windows, tutte le operazioni vengono eseguite sull'oggetto o sul testo selezionato. La selezione appare in negativo rispetto al resto del testo. Vi sono molti modi per selezionare una parte di testo. Per selezionare il testo e la grafica possibile utilizzare il mouse o la tastiera. Sono inoltre disponibili metodi per la selezione di elementi di una tabella, disegni o testo nella visualizzazione Struttura. Selezione di testo e grafica con il mouse Per selezionare Una quantit qualsiasi di testo Una parola Un elemento grafico Una riga di testo Procedura Trascinare il puntatore del mouse sul testo che si desidera selezionare. Fare doppio clic sulla parola. Fare clic sull'elemento grafico. Spostare il puntatore del mouse a sinistra della riga finch non si trasforma in una freccia rivolta a destra, quindi fare clic. Spostare il puntatore del mouse a sinistra delle righe finch non si trasforma in una freccia rivolta a destra, quindi trascinare verso l'alto o verso il basso. Tenere premuto CTRL, quindi fare clic in un punto qualsiasi della frase. Spostare il puntatore del mouse a sinistra del paragrafo finch non si trasforma in una freccia rivolta a destra, quindi fare doppio clic. In alternativa, fare triplo clic in un punto qualsiasi del paragrafo. Spostare il puntatore del mouse a sinistra dei paragrafi finch non si trasforma in una freccia rivolta a destra, fare doppio clic, quindi trascinare verso l'alto o verso il basso. Fare clic all'inizio della selezione, scorrere fino alla fine della selezione, quindi tenendo premuto MAIUSC fare clic. Spostare il puntatore del mouse a sinistra del testo del documento in un punto qualsiasi finch non si trasforma in una freccia rivolta a destra, quindi fare triplo clic. In visualizzazione Normale scegliere Intestazione e Pi di pagina dal menu Visualizza. In visualizzazione Layout di pagina, fare doppio clic
Pi righe di testo
Una frase
Un paragrafo
Pi paragrafi
Un blocco di testo
Un intero documento
Intestazioni e pi di pagina
19 sul testo inattivo dell'intestazione o del pi di pagina, quindi spostare il puntatore del mouse a sinistra dell'intestazione o del pi di pagina finch non si trasforma in una freccia rivolta a destra e fare triplo clic. Commenti, note a pi di pagina e note di chiusura Un blocco verticale di testo, a eccezione del testo contenuto nella cella di una tabella Fare clic nel riquadro, spostare il puntatore del mouse a sinistra del testo finch non si trasforma in una freccia rivolta a destra, quindi fare triplo clic. Tenendo premuto ALT, puntatore del mouse sul testo. trascinare il
Selezionare testo ed elementi grafici Selezionare il testo tenendo premuto MAIUSC e premendo i tasti di DIREZIONE. Premere MAIUSC+Freccia DESTRA MAIUSC+Freccia SINISTRA CTRL+MAIUSC+Freccia DESTRA CTRL+MAIUSC+Freccia SINISTRA MAIUSC+FINE MAIUSC+HOME MAIUSC+Freccia GI MAIUSC+Freccia SU CTRL+MAIUSC+Freccia GI CTRL+MAIUSC+Freccia SU MAIUSC+PGGI MAIUSC+PGSU CTRL+MAIUSC+HOME CTRL+MAIUSC+FINE ALT+CTRL+MAIUSC+PGGI CTRL+5 (Tn) CTRL+MAIUSC+F8, quindi utilizzare i tasti di direzione. Premere ESC per annullare la modalit di selezione F8+tasti di direzione. Premere un Per estendere la selezione Di un carattere verso destra Di un carattere verso sinistra Alla fine di una parola All'inizio di una parola Alla fine di una riga All'inizio di una riga Alla riga successiva Alla riga precedente Alla fine di un paragrafo All'inizio di un paragrafo Alla schermata successiva Alla schermata precedente All'inizio di un documento Alla fine di un documento Alla fine di una finestra All'intero documento A un blocco verticale di testo A un punto specifico del documento
20 tasto di direzione per annullare la modalit di selezione Suggerimento Se si conosce la combinazione di tasti per spostare il punto di inserimento, in genere possibile selezionare il testo utilizzando la stessa combinazione di tasti e tenendo premuto MAIUSC. CTRL+Freccia DESTRA, ad esempio, consente di spostare il punto di inserimento alla parola successiva e CTRL+MAIUSC+Freccia DESTRA consente di selezionare il testo dal punto di inserimento all'inizio della parola successiva. 3.2.3 Selezionare i dati 3.2.3.1 Selezionare caratteri, parole, frasi ... Le funzioni taglia e incolla permettono di manipolare con estrema facilit le parti del testo, in modo del tutto simile agli altri applicativi di Windows. Per spostare o copiare un testo, selezionatelo e scegliete l'azione appropriata dal menu Modifica: Taglia o Copia. Poi fate clic nel punto in cui volete inserire il testo e scegliete Incolla. In alternativa, dopo aver selezionato il testo, potete seguire altre procedure: Usate il pulsante destro del mouse per svolgere le operazioni che preferite sul testo, senza passare dal menu Modifica. Utilizzate la tecnica di drag and drop: per spostare il testo in questo modo posizionate il puntatore del mouse in un punto qualsiasi del testo selezionato, trascinate il testo nella nuova posizione e rilasciate il pulsante del mouse. Durante il trascinamento apparir un quadratino tratteggiato che indica lo spostamento del testo. Per spostare il testo fate la stessa cosa ma tenendo premuto il tasto GTRL (il pulsante del mouse deve essere rilasciato prima del tasto CTRL). Durante il trascinamento il puntatore visualizza insieme al quadratino un segno +, per indicare che si sta facendo una copia del testo selezionato. Per rendere pi veloci queste operazioni usate le combinazioni di tasti corrispondenti: CFRL+C per copiare qualcosa, CTRL+V per incollare, CTRL+X per tagliare i testi da spostare in qualche altra parte. Mentre le versioni precedenti di Word permettevano di mantenere in memoria soltanto una selezione di testo per volta, ed era quindi necessario incollare il pezzo, tagliato o copiato, prima di compiere una nuova selezione, Word 2000 permette di conservare negli Appunti ben dodici selezioni di testo, cos da poter manipolare il testo in modo articolato, effettuando pi spostamenti, tagli e modifiche tra le parti.
Quando si taglia o si copia un elemento senza aver prima incollato il precedente, Word apre una finestra degli Appunti che visualizza le selezioni precedentemente tagliate o copiate durante la sessione di lavoro. possibile verificare il contenuto di tali "stralci" di testo passando il puntatore del mouse su ogni singolo appunto: per ciascuna icona Word visualizza una piccola finestra in cui possibile leggere l'inizio del testo in modo da farsi un'idea del suo contenuto. La finestra Appunti una barra di strumenti che pu essere
21 attivata da Visualizza/Barre degli strumenti/Appunti e che pu essere posizionata come le altre barre Una volta individuato il segmento che si vuole incollare basta fare clic su di esso e Word lo inserisce all'interno del testo in corrispondenza della posizione del puntatore. Quando il magazzino di appunti diviene troppo pieno possibile svuotarlo selezionando il pulsante Cancella appunti, posizionato sul lato destro della finestra. In questo modo tutte le selezioni effettuate in precedenza e inserite in memoria per essere incollate in altre posizioni vengono eliminate. 3.2.3.2 Copiare e spostare testi fra documenti Le funzioni Taglia Copia e Incolla di word possono essere usate, naturalmente, anche fra documenti diversi aperti. E' evidente che per usare le tecniche di drag & drop occorre avere sott'occhio contemporaneamente le finestre su cui si deve operare; usando invece le voci di menu o la tastiera le finestre d'origine e d'arrivo possono essere attivate una alla volta dalla barra delle applicazioni. In ogni modo le tecniche per copiare o spostare testo sono identiche, sia che ci si trovi nello stesso documento, sia che si stia operando con pi documenti. 3.2.3.3 Cancella un testo Mentre si scrive pu essere necessario modificare la composizione per migliorare la leggibilit del testo: si possono spostare degli elementi, copiare delle parti e inserirle in altri punti o semplicemente cancellare porzioni di testo. Per cancellare le parole lettera per lettera bisogna posizionarsi con il puntatore alla fine della parola e premere il tasto BACKSPACE oppure fare clic davanti alla parola e utilizzare il tasto CANC. Con la combinazione di tasti CTRL + CANC possibile cancellare il testo procedendo di parola in parola. Se invece si vogliono eliminare porzioni pi ampie di testo bisogna prima di tutto selezionarle. Dopo avere selezionato il testo, possibile cancellarlo con una sola operazione premendo il tasto CANC.
22 3.2.4 Trovare e sostituire 3.2.4.1 Usare i comandi Trova e Sostituisci Word predispone una serie di strumenti avanzati per compiere ricerche all'interno del testo e sostituire in modo automatico gli elementi trovati con altri giudicati pi appropriati. La funzione di ricerca e sostituzione permette di compiere in modo automatico le revisioni sul testo, senza che sia necessario leggere tutto il documento. Per attivare la funzione di ricerca selezionate il menu Modifica e scegliete la voce Trova. Word apre una finestra di dialogo nella quale sono presenti tre schede: Trova, Sostituisci e Vai a.
La scheda Trova permette di cercare parole all'interno del testo. Se si seleziona questa opzione compare una casella di testo nella quale bisogna scrivere la parola ricercata e premere il pulsante Trova Successivo: Word setaccia l'intero documento evidenziando in sequenza gli elementi che corrispondono al termine ricercato. Per visualizzare meglio le operazioni di ricerca utile ridurre al minimo la finestra di dialogo Trova, in modo da avere una visione complessiva del testo. Si pu andare avanti nella ricerca premendo pi volte il pulsante Trova successivo: il programma continua a evidenziare i termini trovati fino ad arrivare alla fine del documento. La seconda scheda della finestra Trova la scheda Sostituisci. Se si seleziona questa opzione appaiono due caselle: nella prima possibile specificare il termine che si vuole cercare mentre la seconda consente di sostituire la parola trovata con un nuovo termine. Si pu decidere di vagliare caso per caso la sostituzione del termine cercato con un'altra parola utilizzando il pulsante Sostituisci, oppure sostituire in un'unica operazione tutte le occorrenze della parola cercata selezionando il pulsante Sostituisci tutti. Le opzioni Trova e Sostituisci sono utilissime per correggere un errore che si ripete in tutto il documento. Se avete sempre sbagliato a digitare un termine, per esempio, potete correggere tutti gli errori con una sola operazione: scrivete nella casella Trova il nome
23 sbagliato e nella casella Sostituisci con il nome corretto, quindi fate clic sul pulsante Sostituisci tutto. Il termine sar modificato automaticamente in tutto il documento. La terza scheda della finestra Trova, infine, contiene la voce Vai a, che permette non solo di visualizzare determinati elementi all'interno del documento ma anche di spostarsi direttamente alla posizione nel testo dove presente l'elemento.
Nella parte sinistra della finestra si trova un menu in cui sono indicati tutti gli elementi che possibile cercare (pagine, titoli, paragrafi, ecc.) e, nella parte destra, una casella in cui vanno inseriti altri criteri di ricerca, per esempio il numero della pagina che si vuole cercare o il livello di titolo. Una volta impostati i criteri di ricerca basta selezionare il pulsante Vai a e Word si posiziona direttamente nell'area del documento che corrisponde al criterio di ricerca. Trova e sostituisci: funzioni avanzate La scheda Trova della finestra di dialogo Trova e sostituisci offre molte possibilit di ricerca personalizzata. Se si seleziona il pulsante Altro la finestra si allarga ed evidenzia le opzioni di ricerca disponibili. I pulsanti di selezione esclusiva posti sul lato sinistro della finestra, per esempio, permettono di restringere o allargare il campo della ricerca secondo parametri predefiniti. Il pulsante Maiuscole/minuscole consente di cercare le parole soltanto nellesatta sequenza di maiuscole e minuscole con cui sono state digitate nel campo Trova. Quando si attiva questa opzione il programma cerca una parola trascurandone tutte le occorrenze in contesti inutili. Se si sta cercando la parola alba, per esempio, il programma ignorer il termine ogni volta che compare con la A maiuscola come nome proprio di persona. Il pulsante Solo parole intere elimina dalla ricerca parole che sono contenute allinterno di altre parole. Per fare un esempio, mentre la ricerca semplice individua la sequenza di caratteri "mente" anche allinterno della parola "generalmente", questa opzione permette di evidenziare solo le occorrenze in cui questa parola compare da sola e non come parte di altre parole. Lopzione Cerca caratteri jolly permette di cercare caratteri speciali ed effettuare ricerche specifiche attraverso lintroduzione di una serie di simboli chiamati caratteri jolly. Word fornisce un elenco di tutti i caratteri jolly che possibile inserire per rendere specifica la ricerca. Selezionando il pulsante Speciale, infatti, possibile visualizzare una lista di tutti i caratteri disponibili associati alla loro funzione di ricerca. Inserendo allinizio della parola o della parte di parola il carattere "<", per esempio, possibile cercare tutte le parole che iniziano con tale segmento ma non quelle che lo contengono o che finiscono in questo modo. Una volta selezionato dal menu Speciale il carattere jolly per la ricerca, esso inserito direttamente nel campo Trova: di seguito necessario introdurre tra parentesi la
24 parola o la parte di parola che si vuole cercare. La ricerca <(ment), per esempio, permette di trovare "mentitore" o "menta", ma non "comunemente". Infine, possibile cercare parole in base al loro formato o a determinate caratteristiche grafiche. Attraverso il pulsante Formato si possono cercare soltanto le parole evidenziate o scritte con un determinato carattere, le tabelle o gli elementi grafici di un certo tipo. Per questa opzione non necessario specificare nessun elemento testuale nella casella Trova, in quanto la ricerca procede non sulle parole ma sugli attributi di formattazione che le caratterizzano. Quando si attiva la funzione Trova in Word possibile anche chiudere la finestra di dialogo e utilizzare direttamente i pulsanti presenti sulla barra di scorrimento verticale. Dopo che stata imposta una ricerca, infatti, i pulsanti Pagina successiva e Pagina precedente della barra diventano blu: ci indica che il programma non si sta pi spostando allinterno del documento di pagina in pagina, ma utilizzando come criterio la presenza dellelemento indicato per la ricerca.
25 Esercitazione Modulo 3 Sezione 2 1. Aprire Word e creare un nuovo documento sul dischetto col nome "Modulo 3 Sezione 2". Scrivere il proprio nome e il numero di skills card e la data. 2. Ricopiare il primo paragrafo del Modulo 3 Sezione 2. 3. Riportare sotto al testo un esempio di carattere, uno di parola e uno di paragrafo, selezionandoli dal testo e ricopiandoli col metodo drag & drop dal testo precedente. Provare ad annullare una o pi operazioni e poi ripristinarle usando i relativi pulsanti. 4. Usando il menu Inserisci/Simbolo inserire alcuni simboli scegliendoli da pi font. Assegnare ad un simbolo un tasto di scelta rapida. Chiudere la finestra di dialogo. Inserire il simbolo utilizzando il tasto di scelta rapida assegnato. 5. Inserire un'interruzione di pagina e rispondere alle seguenti domande: 6. In quanti e quali modi si pu selezionare una parte di testo? 7. In quanti e quali modi si pu copiare testo da un documento ad un altro? 8. Usando il comando Trova dire quante volte compare nel testo scritto il gruppo di lettere "per". Impostando correttamente le opzioni di ricerca dire quante volte compare la parola "Per" e la parola "In". 9. Usando il comando Sostituisci, sostituire una parola a piacere con un'altra e poi ripristinare il testo originale. 10. Salvare il file, chiudere Word e consegnare il dischetto all'istruttore.
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Modulo 3
Sezione 3
27 MODULO 3: Elaborazione Testi SEZIONE 3: Formattazione 3.3.1 Formattare un testo 3.3.1.1 Cambiare il font e le dimensioni dei caratteri L'aspetto del testo determinato dal formato del carattere. possibile scegliere il tipo di carattere (font), rendere pi grandi o pi piccole le lettere, trasformarle in grassetto, corsivo o sottolineato. Font l'insieme di lettere, numeri e simboli che formano un particolare carattere tipografico. I termini font e carattere tipografico sono utilizzati con lo stesso significato. Di solito il font predefinito in Word il Times New Roman, un carattere classico simile a quello utilizzato da molte riviste e giornali. Per modificarlo si possono scegliere due strade. La prima consiste nel selezionare il menu Formato dalla barra dei menu e fare clic sulla voce Carattere: Word apre una finestra per la modifica approfondita, completa di tutte le opzioni per personalizzare i caratteri.
L'altro metodo, pi veloce ma meno ricco di opzioni, consiste nel lavorare direttamente sulla barra degli strumenti Formattazione, modificando il tipo di carattere nella casella Tipo di carattere e scegliendo la sua dimensione nella casella Dimensione carattere. In questo caso sufficiente selezionare il pulsante freccia posto a lato del menu a discesa a fare clic: compare la lista di tutti i tipi di caratteri, e ciascuna voce visualizzata secondo l'impostazione grafica del carattere corrispondente, in modo da dare un'idea dell'effetto grafico prodotto dal carattere.
28 Una volta scelto il tipo di carattere che si vuole utilizzare, si deve selezionarlo: a questo punto si potr scrivere del nuovo testo secondo il carattere scelto, o anche modificare l'impostazione di una porzione di testo precedentemente selezionata. Se si apre la finestra Formato Carattere, invece, si pu lavorare con tre schede: Tipo, Spaziatura e posizione ed Effetti di testo. 3.3.1.2 Usare il corsivo, il grassetto etc. La scheda Tipo permette di definire stili, dimensioni e caratteristiche del carattere. Al suo interno sono presenti i menu a discesa per Tipo di carattere, Stile e Dimensioni, gli stessi disponibili nella barra degli strumenti Formattazione. Selezionando il menu a discesa Tipo di carattere e scegliendo una delle voci elencate possibile vedere l'effetto grafico del carattere scelto nella finestra di anteprima. Per mettere in evidenza determinate parole si pu formattarle con il grassetto, il corsivo e il sottolineato, selezionando l'opzione nella casella Stile. Per modificare lo stile del testo risulta pi comodo utilizzare i pulsanti Grassetto, Corsivo e Sottolineato posti sulla barra degli strumenti Formattazione: di solito, infatti, la formattazione in grassetto, corsivo o sottolineato riguarda brevi porzioni di testo, deve essere variata spesso e richiede pertanto un accesso rapido e agevole ai comandi.
3.3.1.3 Colori e brio nel testo Nella finestra Tipo carattere possibile modificare le dimensioni del carattere, colorare porzioni di testo, inserire sottolineature particolari per le singole parole o per intere porzioni di testo. Inoltre, una lunga lista di caselle di opzione permette di aggiungere effetti particolari al testo, quali il rilievo o l'ombreggiatura. Le dimensioni o corpo del carattere espressa in punti tipografici. La dimensione standard per una lettera commerciale 12 punti. I testi di un quotidiano hanno in genere un corpo di 8-9 punti, mentre i titoli principali possono essere di 72 punti o pi. Spaziatura e posizione la seconda scheda della finestra Formato carattere e permette di variare lo spazio tra i caratteri e la loro posizione rispetto alla riga immaginaria di scrittura. In particolare, la casella Proporzioni consente di dilatare o restringere le proporzioni del testo rispetto alla grandezza normale. La casella Spaziatura, invece, permette di introdurre maggiore o minore spazio tra i caratteri rispetto a quello previsto dal tipo di carattere usato. Introducendo un diverso valore di spaziatura quindi possibile modificare la distanza tra le singole lettere del testo. Attraverso la casella Posizione, invece, possibile variare la posizione della scrittura da quella normale dove essa posta al centro della linea di scrittura, a quella di apice o pedice, dove invece i caratteri sono posti rispettivamente sopra o sotto tale riga. Sia per la spaziatura sia la posizione dei caratteri Word propone comunque un valore predefinito, che possibile modificare utilizzando i pulsanti di incremento e decremento. L'ultima scheda della finestra Formato carattere riguarda alcuni "effetti speciali" che possibile attribuire al testo (Coriandoli, Luci di Las Vegas, Sfondo lampeggiante...) ma che non sono trasportabili sulla pagina stampata e saranno stampati come caratteri
29 sottolineati o in corsivo. Queste impostazioni grafiche possono servire per evidenziare in modo originale delle parti di testo che aiutino il lavoro di scrittura, o per costruire rudimentali prototipi di presentazione multimediale o di pagine Web. Immaginate di avere un blocco di testo perfettamente formattato nel carattere, nelle dimensioni del carattere, nel tipo di stile e cos via. Per creare un altro blocco di testo con lo stesso aspetto non necessario ripetere tutta la procedura di formattazione: si pu utilizzare il pulsante Copia formato , che si trova sulla barra degli strumenti Formattazione. Selezionate un blocco di testo che contiene la formattazione da utilizzare su un altro blocco di testo e fate clic sul pulsante Copia formato: il cursore del mouse si trasforma in un cursore a barra con un pennello a sinistra. Selezionate il testo che volete formattare: quando rilasciate il pulsante del mouse, Word attribuisce al testo le stesse caratteristiche di formattazione del primo blocco di testo. Oltre a variare tipo di carattere e grandezza, possibile intervenire anche sul colore dei caratteri adattandolo ai propri gusti. Per modificare il colore di una porzione di testo selezionatela con il mouse e utilizzare il pulsante Colore carattere , posizionato sulla barra degli strumenti Formattazione. Se si fa clic direttamente sul pulsante si applica il colore che appare nella sottolineatura della lettera A (l'ultimo colore utilizzato); per selezionare un carattere diverso fate clic sulla piccola freccia nera a lato del pulsante e scegliere il colore preferito dalla finestra di opzioni. anche possibile mettere in evidenza frasi e parole con un evidenziatore colorato, proprio come si fa quando si scrive o si legge un documento su carta. Per evidenziare il testo fate clic sul pulsante Evidenzia e poi selezionate con il mouse (il cui puntatore nel frattempo si trasformato in un pennarello) la parte di testo interessata. Per disattivare l'evidenziazione sufficiente selezionare il testo e fare clic sulla casella Non presente che si trova tra le opzioni di colori. L'evidenziazione di parti del documento risulta molto utile quando si deve "passare" il documento ad altri utenti incaricati di correggerlo o controllarlo. Per evidenziare parti di un documento da stampare con una stampante monocromatica consigliabile utilizzare un colore chiaro. Per modificare il colore dell'evidenziazione fate clic sulla freccia accanto al pulsante Evidenzia e selezionare il colore preferito. possibile visualizzare o nascondere l'evidenziazione, ma non il testo evidenziato, sullo schermo e nella stampa del documento scegliendo la voce Opzioni del menu Strumenti e selezionando o deselezionando la casella di controllo Testo evidenziato nella scheda Visualizza. Aggiungere un nuovo carattere al proprio programma Spesso, soprattutto quando si compiono lavori di grafica o si vuole creare una linea grafica personalizzata e originale per i propri documenti, si cercano tipi di caratteri aggiuntivi che possono essere inseriti nel proprio programma di video scrittura. Cd-Rom, dischetti allegati a riviste, ma anche siti specializzati su Internet permettono di trovare tutte le novit pi sofisticate nel settore e di ottenere, gratis o a pagamento, nuovi font da inserire nei propri documenti. Siti come typeindex (www.abouttype.com) o fontfont (www.fontfont.de/fffstuff/f_central.html), per esempio, si rivolgono direttamente agli specialisti del settore fornendo continui aggiornamenti sulle ultime novit in campo tipografico. Ma anche semplici siti contenitori di risorse, come Tucows (www.tucows.com), offrono una vasta gamma di tipi di carattere - molti dei quali gratuiti per arricchire il proprio parco scrittura e variare secondo le proprie esigenze di comunicazione il tipo di carattere utilizzato.
30 Una volta individuato il tipo di font che si vuole utilizzare, per introdurlo nella lista di tipi di carattere riconosciuti da Word sufficiente selezionare il file contenente il tipo di carattere, in formato .TTF o .FON, e copiarlo nella cartella Tipi di carattere, accessibile da Pannello di controllo. In questo modo il carattere inserito nella configurazione di Windows e viene riportato nell'elenco Tipi di carattere di tutti i documenti di Office 2000. 3.3.1.4 Allineamento del testo Buona parte della formattazione, cio dell'aspetto attribuito al testo, avviene a livello di paragrafo: rientro del paragrafo, spaziatura tra le righe, tabulazioni, allineamento dei testi e cos via. Per impostare questi elementi fate clic sulla voce Paragrafo del menu Formato: Word apre una finestra di dialogo nella quale sono visualizzate due schede, Rientri e spaziatura e Distribuzione testo.
La scheda Rientri e Spaziatura permette di definire lo spazio tra le lettere e tra le righe del paragrafo, il rientro di paragrafo e l'allineamento del testo. La casella Allineamento contiene un menu a discesa dal quale possibile scegliere l'allineamento a sinistra, a destra, centrato o giustificato. Di solito l'opzione pi utilizzata la giustificazione del testo, che permette di ordinare il testo in modo che sia perfettamente allineato con i margini sinistro e destro del foglio. Quando si seleziona questa funzione Word calcola per ogni riga lo spazio tra i caratteri presenti e li dispone in modo che le righe siano tutte della stessa larghezza. Dopo aver selezionato il testo possibile scegliere l'allineamento preferito semplicemente facendo clic su uno dei pulsanti che si trovano nella barra degli strumenti Formattazione
31 La casella Livello struttura, invece, permette di scegliere, da un menu a discesa, i livelli di testo da assegnare ai paragrafi del documento. I livelli non hanno rilievo grafico: si tratta d strumenti che permettono di ordinare e gestire in modo gerarchico i contenuti del testo. I diversi livelli d struttura assegnati ai paragrafi potranno essere visualizzati con l'opzione Struttura del menu Visualizza.
3.3.1.6 Rientri dei paragrafi Nella scheda Rientri e spaziatura si trovano anche i comandi che permettono di dare rilievo grafico ai diversi paragrafi in cui diviso il documento. E' ormai convenzione, infatti, evidenziare con accorgimenti grafici i diversi paragrafi di un documento: per farlo possibile dividere i paragrafi lasciando una riga di spazio, oppure introdurre per la prima riga di ciascun paragrafo un rientro di riga che aumenti la distanza dal margine. La prima area della finestra, chiamata Rientri, contiene diverse caselle per stabilire un margine di rientro, per la prima riga di ciascun paragrafo. Per introdurre il rientro basta fare clic sui pulsanti di incremento e decremento di ciascuna casella e continuare fino a quando si raggiunge il livello di rientro desiderato: di solito si usa non superare il mezzo centimetro. Il rientro pi utilizzato quello del margine sinistro, ma possibile anche applicare dei rientri a destra, o dei rientri sporgenti, utili quando si creano elenchi o bibliografie. I rientri sporgenti permettono di creare una gerarchia ancora pi articolata tra le parti del testo e di organizzare maggiormente la struttura visiva del documento. Per applicare un rientro sporgente necessario selezionare la casella Speciale e scegliere dal menu a discesa la voce Sporgente. 3.3.1.7 Cambiare l'interlinea testo La seconda area della finestra chiamata Spaziatura e permette di introdurre degli spazi tra i diversi paragrafi e tra le righe all'interno di ciascun paragrafo. Infatti, se nelle relazioni e nei documenti lunghi maggiormente utilizzato il rientro di paragrafo per evidenziare i paragrafi, nelle lettere formali e nei documenti brevi si usa spaziare con una riga vuota i diversi paragrafi del testo. possibile impostare questa opzione per l'intero documento modificando i valori delle caselle Prima e Dopo all'interno dell'area spaziatura: la casella Prima indica lo spazio da lasciare sopra ciascun paragrafo selezionato, mentre la casella Dopo imposta lo spazio tra un paragrafo e quello successivo. La casella Interlinea, invece, non modifica solo la distanza tra i diversi paragrafi, ma si applica a tutte le righe del documento. Diversi tipi di documento richiedono impostazioni di interlinea differenti: se si vuole dare maggiore leggerezza al testo per facilitare la lettura di documenti lunghi, per esempio di relazioni, utile aumentare il valore della spaziatura da quello di interlinea singola, che il valore predefinito, a un valore superiore, per esempio interlinea 1,5 righe o addirittura interlinea doppia, cio uno spazio di due righe vuote tra ciascuna riga di scrittura. La terza area della finestra, infine, l'Anteprima, che permette di avere una visione del testo formattato secondo i parametri inseriti. Per visualizzare il formato di un paragrafo si pu selezionare il pulsante ? dalla Barra dei menu, scegliere la voce Guida rapida e portare il cursore del mouse, che nel frattempo si trasformato in un punto interrogativo, all'interno di un paragrafo. Quando si fa clic compare la descrizione delle formattazioni che sono state applicate al paragrafo e al carattere.
32 possibile modificare i rientri di paragrafo in modo rapido utilizzando gli indicatori posti sul righello orizzontale di Word . AI confine tra l'area bianca del foglio, che indica la parte in cui possibile scrivere, e quella grigia, che rappresenta i margini, si trovano gli indicatori, che permettono di modificare le impostazioni della larghezza di rientri, margini e colonne. Puntando il mouse sul punto di incontro dei due indicatori, in modo che il puntatore si trasformi in una freccia orizzontale a due punte, e trascinandolo, si pu spostare il margine del foglio. Facendo clic sul rettangolino posto sotto l'indicatore inferiore, invece, possibile spostare il paragrafo selezionato, in modo che presenti un margine diverso da quello generale. Spostando solo l'indicatore superiore si pu fare rientrare la prima riga rispetto al paragrafo. L'indicatore inferiore permette di creare dei rientri sporgenti, in cui il paragrafo a rientrare rispetto alla prima riga. 3.3.1.5 Sillabazione del testo testo La seconda scheda della finestra Formato paragrafo, Distribuzione testo, serve per distribuire in modo razionale all'interno della pagina le righe dei paragrafi.
La casella d'opzione Controlla righe isolate, per esempio, impedisce che l'ultima riga di un paragrafo venga stampata in una nuova pagina vuota, o che la prima riga di un paragrafo nuovo sia disposta alla fine della pagina. Le caselle d'opzione Mantieni assieme le righe e Mantieni con il successivo permettono di impedire che il programma inserisca interruzioni di pagina all'interno di uno stesso paragrafo o tra due paragrafi selezionati, in modo da evitare che due paragrafi collegati cos come un paragrafo e il suo titolo si vengano a trovare su due pagine differenti.
33 La spunta della casella Non sillabare mantiene le parole intere senza essere spezzate a fine rigo. La sillabazione utile quando viene scelto l'allineamento giustificato per evitare grandi spazi fra parole, che risultano antiestetici. 3.3.1.8 Copiare la formattazione. Per copiare il formato di un testo selezionato, in un'altra parte di testo occorre selezionare il testo formattato e poi fare click sul pulsante Copia formato . Il cursore si trasforma in pennello. Portarsi all'inizio del testo da formattare e selezionarlo col mouse. Quando si rilascia il pulsante del mouse la formattazione viene applicata al testo. Finito di copiare il formato, il pulsante Copia formato si disattiva. Per mantenerlo attivo per pi operazioni occorre cliccare due volte. Alla fine rifare click per disattivare il copia formato.
34 3.3.2 Altre funzionalit 3.3.2.1 Tabulazioni Nella finestra Formato paragrafo vi il pulsante Tabulazioni, che compare in basso su entrambe le schede della finestra. Le tabulazioni sono posizioni predefinite all'interno del documento che aiutano ad allineare il testo. Stabilire dei punti di tabulazione, quindi, consente di allineare e disporre in modo pi preciso il testo sulla pagina. Quando si fa clic su questo pulsante Word apre una finestra di dialogo che permette di gestire le tabulazioni, la stessa finestra che si pu aprire selezionando la voce Tabulazioni del menu Formato. All'interno della finestra sono presenti i comandi che permettono di specificare la misura delle tabulazioni e la distanza fra una tabulazione e l'altra. Una volta impostate tutte le misure di tabulazione basta premere OK e all'interno del paragrafo selezionato sono inserite le tabulazioni Impostate: ci significa che possibile posizionare il cursore di Word su ciascun punto di tabulazione in sequenza premendo di volta in volta il tasto TAB. possibile inserire e modificare le tabulazioni anche dalla finestra di lavoro, utilizzando il righello orizzontale. In questo caso bisogna fare clic sul pulsante di tabulazione posto a sinistra della Barra del righello ; con un clic consecutivo possibile scegliere il tipo di tabulazione che si vuole inserire, centrata, allineata a destra o a sinistra, oppure decimale . Una volta scelto il tipo di tabulazione, per inserirla bisogna fare clic sul righello nel punto in cui si vuole venga posizionata. A questo punto la tabulazione inserita ed possibile vederne l'indicazione sul righello. Per togliere un'indicazione di tabulazione dal righello basta selezionarla con il mouse e trascinarla verso il bordo sinistro della pagina di Word. 3.3.2.2 Aggiungere bordi al testo Per enfatizzare una parte di testo, insieme agli altri modi, vi anche la possibilit di aggiungere bordi e rilievi. Per ottenere ci, selezionare la parte di testo al quale si vuole applicare un bordo e fare click sulla voce di menu Formato/Bordi e sfondo. Appare la finestra di dialogo in cui si possono impostare tutti i parametri necessari.
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Nella scheda Bordi si possono impostare il tipo di linea, lo spessore, il colore e la disposizione del bordo. Nella casella a discesa si pu scegliere a chi applicare il bordo, al testo selezionato oppure al paragrafo. Col pulsante Opzioni si pu scegliere la distanza del bordo dal testo, col pulsante Linea Orizzontale si pu scegliere una linea grafica da inserire orizzontalmente nel testo. Nella seconda scheda possibile impostare un bordo per la pagina, definendone la distanza dai margini oltre agli altri elementi. Infine nella scheda Sfondo possibile scegliere un colore di sfondo per il bordo scelto e definire la trasparenza o elementi grafici di riempimento. 3.3.2.3 Elenchi puntati e numerati Gli elenchi sono un ottimo sistema per rappresentare in modo ordinato un insieme di elementi o per indicare una serie di passi da compiere in sequenza. Inoltre, sono molto semplici da realizzare. Sulla barra degli strumenti Formattazione di Word, infatti, si trovano due pulsanti , che permettono di definire elenchi puntati (in cui un punto viene posto specifici all'inizio di ogni voce) e numerati (in cui ogni voce introdotta da un numero). Provate a realizzare un elenco: dopo aver scritto una serie di nomi, premendo sempre il pulsante INVIO dopo ogni termine, selezionateli e fate clic su uno dei due pulsanti: Word crea automaticamente un elenco puntato o numerato anche possibile rendere pi articolato l'elenco applicando dei rientri ad alcuni punti: dopo averli selezionati, , che si trova a fianco del pulsante per la creazione premete il pulsante Aumenta rientro dell'elenco puntato. I punti saranno spostati (in gergo si dice indentati) a destra e indicati da un diverso segno di punto elenco. Gli elenchi possono essere numerati o contrassegnati da marcature grafiche, come puntini o motivi geometrici: Word offre una vasta gamma di indicatori per personalizzare il
36 tipo di elenco che si vuole utilizzare. Per vedere i tipi di elenco a disposizione selezionate il menu Formato e fate clic sulla voce Elenchi puntati e numerati: Word apre una finestra dove sono presentate le diverse soluzioni grafiche per risolvere l'impaginazione di elenchi e sottoelenchi in forma numerata o grafica. La funzione Elenchi, oltre a permettere un'impaginazione pi ordinata, consente l'aggiornamento automatico di un elenco numerato. Quando si aggiunge un nuovo elemento alla lista, infatti, non necessario rinumerare tutte le voci: sufficiente posizionarsi con il puntatore nel punto dove si vuole aggiungere l'elemento e inserirlo. Word aggiorna da solo tutto l'elenco secondo la nuova numerazione. Se dopo aver creato un elenco volete tornare al testo normale, selezionatelo e fate di nuovo clic sul pulsante Elenco che avete utilizzato per realizzarlo: gli indicatori di elenco saranno cancellati. 3.3.3 Maschere 3.3.3.1 Scelta di un modello per un documento Molto spesso in ufficio si usano stampati o documenti che presentano sempre la stessa struttura, come domande, certificazioni etc.. In questi casi utile avere un modello, il quale pu essere adattato alle diverse esigenze del momento. I modelli, o se vogliamo maschere, possono essere creati dall'utente, ma ve ne sono gi di pronti. Essi sono salvati con l'estensione .dot
Creazione di un modello per un documento Un modello pu essere creato sulla base di un documento esistente. In questo caso scegliere Apri dal menu File, quindi aprire il documento desiderato. Su di esso si possono fare le modifiche necessarie. Fatte tutte le modifiche, salvare il documento con Salva con nome. Si apre la finestra di dialogo. Nella casella Tipo File scegliere la voce modello. Scelto il nome e la cartella si pu fare click sul pulsante Salva. Per creare un nuovo modello senza partire da un documento esistente, scegliere Nuovo dal menu File. Si apre la finestra di dialogo:
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Selezionare Modello nella casella di gruppo Crea nuovo. Si pu scegliere fra un modello esistente o crearne uno nuovo vuoto. Nella finestra d'anteprima si pu osservare la struttura del modello. Fatte le scelte fare clic su OK. Scegliere Salva con nome dal menu File. Nella casella Tipo file fare clic su Modello di documento. Questo tipo di file sar gi selezionato se si sta salvando un file creato come modello. Il modello creato pu essere salvato in una cartella qualunque, ma buona norma salvarlo nella cartella di default, la cartella predefinita Modelli, che verr specificata automaticamente nella casella Salva in. Per salvare il modello in una scheda diversa da quella Generale, passare alla sottocartella corrispondente all'interno della cartella Modelli. Nella casella Nome file digitare un nome per il nuovo modello, quindi fare clic su Salva. Aggiungere gli elementi di testo o grafica che si desidera inserire in tutti i nuovi documenti creati sulla base del modello ed eliminare gli elementi non necessari. Apportare le modifiche desiderate alle impostazioni dei margini, della dimensione e dell'orientamento della pagina, degli stili e di altri formati. Fare clic su Salva , quindi scegliere Chiudi dal menu File. 3.3.3.2 Lavorare con i modelli Per lavorare con i modelli occorre aprirne uno, fare le modifiche e salvarlo come documento. Per aprire un modello da una cartella qualunque, selezionare dal menu File/Apri. Nella finestra di dialogo che si apre, scegliere Modello di documento nella casella Tipo File. Cercare il modello nella cartella desiderata e fare click sul pulsante Apri. Per aprire un modello dalla cartella Modelli, selezionare Nuovo... dal menu File e procedere selezionando modello dal gruppo Crea Nuovo; scegliere il modello e cliccare sul pulsante OK. A questo punto si possono effettuare tutti i cambiamenti che si vuole, ma ... attenzione! meglio salvare subito, ancor prima di fare la prima modifica, il file come documento, altrimenti, cliccando inavvertitamente sul pulsante Salva (quello con l'icona del dischetto) si potrebbe salvare il modello modificato. Per evitare ci, selezionare Salva con nome dal menu File, scegliere Documento Word nella casella Tipo File, dare il nome al file e scegliere la cartella di destinazione. A questo punto fare click sul pulsante Salva.
38 Esercitazione Modulo 3 Sezione 3 1. Aprire Word e creare un nuovo documento sul dischetto di nome Esercitazione Modulo 3 Sezione 3. Scrivere il proprio nome, codice della skills card e la data attuale. Riportare in questo documento le risposte alle domande proposte. 2. Rispondere alle seguenti domande: a. Cosa propone la pressione del pulsante Cronologia nella finestra di dialogo dellapertura di un documento word? b. Dire in quanti e quali modi si pu salvare il documento word sul proprio computer. c. La grandezza con cui appare la pagina sul video quella che verr stampata. Vero Falso. d. In una parola non possono essere usati caratteri diversi. Vero Falso. e. Un paragrafo una entit, allinterno della quale si possono usare rientri diversi per le diverse righe. Vero Falso. f. Con quale estensione salvato sul disco un modello word? g. Quante indentazioni possono essere fatte in un elenco numerato? h. Cosa distingue la fine di un paragrafo da un semplice ritorno a capo del rigo? i. Come si inserisce un ritorno a capo senza fine paragrafo? 3. Riprodurre sul documento attivo, introducendo un salto di pagina, larticolo seguente, cercando di individuare esattamente i caratteri e le dimensioni e tutti gli altri elementi di formattazione.
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Aggiungere un nuovo carattere al proprio programma di impaginazione

(Articolo tratto da Futuro No Problem di Repubblica)
Spesso, soprattutto quando si compiono lavori di grafica o si vuole creare una linea grafica personalizzata e originale per i propri documenti, si cercano tipi di caratteri aggiuntivi che possono essere inseriti nel proprio programma di video scrittura. Cd-Rom, dischetti allegati a riviste, ma anche siti specializzati su Internet permettono di trovare tutte le novit pi sofisticate nel settore e di ottenere, gratis o a pagamento, nuovi font da inserire nei propri documenti. Siti come typeindex (www.abouttype.com) o fontfont (www.fontfont. de/fffstuff/f_central.html), per esempio, si rivolgono direttamente agli specialisti del settore fornendo continui aggiornamenti sulle ultime novit in campo tipografico. Ma anche semplici siti contenitori di risorse, come Tucows (www.tucows.com), offrono una vasta gamma di tipi di carattere - molti dei quali gratuiti - per arricchire il proprio parco scrittura e variare secondo le proprie esigenze di comunicazione il tipo di carattere utilizzato. Una volta individuato il tipo di font che si vuole utilizzare, per introdurlo nella lista di tipi di carattere riconosciuti da Word sufficiente selezionare il file contenente il tipo di carattere, in formato .TTF o .FON, e copiarlo nella cartella Tipi di carattere, accessibile da Pannello di controllo. In questo modo il carattere inserito nella configurazione di Windows e viene riportato nell'elenco Tipi di carattere di tutti i documenti di Office 2000.
Un elenco di caratteri presenti in Word : 1. Times New Roman a. Tahoma Courier New Arial b. Comic Sans Serif Verdana
2.
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Modulo 3
Sezione 4
41 MODULO 3: Elaborazione Testi SEZIONE 4: Rifinire un documento 3.4.1 Stili e paginatura 3.4.1.1 Utilizzare i vari stili
Nella sezione precedente abbiamo visto come un testo possa essere abbellito applicando la formattazione di carattere e di paragrafo. Ma Word offre ancora di pi. E' possibile, con un unico click del mouse applicare a un testo o all'intero paragrafo formattazioni di carattere e di paragrafo. L'insieme delle caratteristiche di formattazione di un paragrafo si chiama stile del paragrafo. Word offre gi molti stili preconfezionati, ma l'utente pu crearne di propri. Per attribuire uno stile a un paragrafo o a un insieme di paragrafi sufficiente selezionarli, aprire la casella Stili e scegliere quello voluto; al paragrafo selezionato verranno attribuiti tutti gli elementi di formattazione di quello stile. Facendo click sulla freccia della casella Stili, si apre la lista degli stili principali disponibili disponibili. Ricordiamo che per vedere o stile applicato a un paragrafo si pu aprire il menu ?/Guida rapida e cliccare col cursore col punto interrogativo sul paragrafo.
Per avere l'elenco completo e la possibilit di modificare o creare stili, aprire il menu Formato/Stli... Si apre la finestra di dialogo seguente:
Per applicare lo stile sufficiente selezionarlo dall'elenco e fare click sul pulsante Applica. Fare attenzione! Uno stile Titolo1 (p.e.) definito su un computer pu essere diverso dallo stile Titolo1 di un altro computer, se questo stile stato modificato dall'utente. Ci non vuol dire che il documento scritto col primo apparir alterato sul secondo, in quanto word definisce sempre il formato carattere e paragrafo elemento per elemento. Le caratteristiche dello stile appaiono nella descrizione. Gli stili Titolo gi definiti in word possono essere utili quando si vuole creare un testo strutturato a diversi livelli e si ha intenzione di fare automaticamente un sommario alla fine del documento.
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Per modificare uno stile secondo le proprie esigenze, per esempio se il tipo di carattere dello stile Normale non di proprio gradimento, basta scegliere lo stile e fare click su pulsante Modifica. Si apre una finestra di dialologo in cui possibile eseguire le modifiche.
Per modificare per esempio il tipo di carattere o la numerazione, fare click sul pulsante Formato. Fatte le scelte, fare click su OK per attivare le nuove impostazioni.
43 Per utilizzare lo stile modificato con i nuovi documenti basati sullo stesso modello bisogna selezionare la casella di controllo Aggiungi al modello. Lo stile verr aggiunto al modello applicato al documento attivo. Se si fa click sul pulsante Nuovo.. invece che Modifica..., si attivano nella finestra di dialogo precedente anche le voci Tipo e In Base a:. Si opera poi allo stesso modo della modifica. Si pu accoppiare allo stile creato anche un tasto di scelta rapida cliccando sul pulsante relativo. In questo modo si pu creare un archivio di stili personali. Ricordiamo che per copiare uno stile (cio il formato carattere e paragrafo) da un testo ad un altro si pu far uso del pulsante copia formato . Se si deve ripetere pi volte la copia formato, fare doppio click e al termine cliccare ancora per disattivare il pulsante. 3.4.1.2 Inserire il numero di pagina I numeri di pagina diventano importanti quando il documento prende pi pagine. Word numera automaticamente le pagine, quando si cambiano le impostazioni di margini o di foglio o di altro. Per inserire i numeri di pagina nel documento fare click sul menu Inserisci/Numeri di Pagina. Si apre la finestra di dialogo che permette di impostare i parametri.
Si pu decidere di mettere il numero di pagina in alto o in basso, a sinistra al centro o a destra e di inserirlo sulla prima pagina o no. Il numero di pagina viene inserito nell'intestazione o nel pi di pagina e pu convivere con altri elementi. Cliccando sul pulsante formato si pu impostare il formato dei numeri.
Nella casella Formato si pu scegliere il formato. Si pu includere, insieme al numero di pagina, il numero del capitolo in funzione dello stile assegnato, ossia, se si impostato allo stile Titolo1 il titolo di inizio capitolo, questi vengono numerati automaticamente e il numero pu apparire, separato da un separatore a scelta, dal numero di pagina. Si pu infine specificare da dove iniziare la numerazione. Questa opzione ritorna utile quando un documento molto lungo spezzettato in pi file. In questo modo la numerazione finale dopo la stampa risulta continua.
44 3.4.2 Intestazione e pi di pagina 3.4.2.1 Aggiungere Intestazione e Pi di Pagina Le intestazioni e il pi di pagina rappresentano elementi molto utilizzati nell'impaginazione di documenti formali, perch permettono di fornire al documento una "cornice" informativa che caratterizza ogni pagina. Le intestazioni, che possono contenere testo o immagini, sono poste sopra il margine superiore della pagina, mentre i pi di pagina occupano lo spazio del margine inferiore. Nelle intestazioni e nei pi di pagina si possono inserire diverse informazioni: per esempio, si pu immettere la data del documento, il titolo del capitolo, il nome dell'autore o il logo dell'azienda che lo ha redatto. Una volta inserite, le intestazioni e i pi di pagina si ripetono per tutte le pagine del documento. E per possibile scegliere di fare comparire questi elementi solo sulla prima pagina, come "copertina" di presentazione di tutto il testo, oppure, come spesso accade, su tutte le pagine a eccezione della copertina. anche possibile inserire intestazioni e pi di pagina diversi per la pagine pari e le pagine dispari, in caso di documenti affiancati, oppure differenziare l'intestazione da una sezione all'altra di uno stesso documento. Per inserire questi elementi selezionate la voce di menu Visualizza/Intestazioni e pi di pagina. Word inserisce all'esterno dei margini superiore e inferiore della pagina due aree tratteggiate, nelle quali possibile digitare il testo; inoltre, compare una barra di lavoro che permette di inserire elementi standard e numerazioni di pagine e di spostarsi tra le diverse intestazioni.
Passando il cursore sui pulsanti esce un fumetto che ne spiega la funzione. 3.4.2.2 Inserire data, ora etc. Il pulsante Inserisci numero di pagina, per esempio, permette di inserire automaticamente nel pi di pagina o nell'intestazione il numero della pagina corrente, il secondo pulsante, invece, inserisce il numero di pagina relativo, indicando la posizione della pagina rispetto all'intero documento: per esempio, pagina 3 di 24. I pulsanti Inserisci data e Inserisci ora inseriscono rispettivamente data e ora di produzione del documento. Gli altri pulsanti servono per definire lo stile di intestazione e pi di pagina, inserire dei bordi, variare l'intestazione in alcune parti del documento o spostarsi tra i diversi elementi. Word fornisce anche un glossario di elementi standard, a cui possibile attingere nella creazione delle proprie intestazioni e pi di pagina. Per visualizzarlo sufficiente fare clic sul pulsante Inserisci voce di glossario. 3.4.2.3 Utilizzare nell'intestazione la formattazione Naturalmente, oltre alle possibilit offerte dai pulsanti della barra dell'intestazione, possibile formattare il testo inserito con tutte le modalit offerte dalla voce di menu Formato, sia per quanto riguarda il carattere che il paragrafo.
45 3.4.3 Vocabolario e grammatica 3.4.3.1 Usare gli strumenti di controllo ortografico tutto corretto? Una volta che si finito di scrivere il proprio testo necessario rileggerlo per verificare se ci sono imprecisioni, parole ripetute o refusi, ovvero errori di digitazione. Word offre una serie di strumenti che aiutano a controllare l'ortografia e la grammatica del testo e a correggere gli errori sia in fase di stesura sia successivamente, durante la revisione del documento. Mentre si scrive il testo, infatti, Word sottolinea le parole che presentano dei problemi ortografici con una linea ondulata rossa e segna con una linea verde le imprecisioni grammaticali. Non sempre questi strumenti sono graditi a chi scrive, soprattutto perch possono disturbare la leggibilit del testo e confondere l'utente. possibile iniziare a scrivere e attivare i correttori solo in fase finale, quando si rilegge il tutto per correggerlo. Per attivare o disattivare gli strumenti di correzione selezionate il menu Strumenti e fate clic sulla voce Opzioni. Word apre una finestra che permette di personalizzare le funzioni di correzione del testo o la presenza di suggerimenti in linea.
Dalla finestra Opzioni selezionate la scheda Ortografia e grammatica e scegliete le caselle d'opzione che desiderate attivare. Se si mette un segno di spunta nelle caselle Controllo ortografico durante la digitazione, Ignora parole maiuscole, Ignora parole con numeri, Ignora indirizzi Internet e percorsi di file, per esempio, si attiva il correttore automatico durante la
46 digitazione, ma si escludono dalla correzione alcune categorie di parole (le parole maiuscole, le parole con numeri, gli indirizzi Internet o di file). Gli errori individuati dal correttore possono essere rivisti "a mano", oppure si pu ricorrere ai suggerimenti di Word. Per utilizzare gli strumenti di correzione di Word selezionate la parola o la frase sottolineata dal correttore e fate clic con il tasto destro del mouse.
Il programma apre una finestra di dialogo a lato della parola, in cui sono presentati i suggerimenti di Word ed eventuali sinonimi con i quali possibile sostituire la parola. E' possibile anche sostituire direttamente l'elemento sbagliato con una delle opzioni suggerite da Word: per farlo, selezionate dalla finestra di dialogo il suggerimento che si volete accogliere e fate clic: il testo corretto secondo l'indicazione scelta. E' possibile attivare una correzione automatica del testo, in modo che Word modifichi autonomamente durante la battitura i termini che presentano anomalie grammaticali. L'affidabilit di questo sistema non ancora completa: a volte, infatti, vengono 'corrette" parole esatte, ma che il computer non in grado di comprendere o riconoscere. Spesso, comunque, la correzione si rivela un risparmio di tempo. Per attivare questa funzione selezionate il menu Strumenti e fate clic sulla voce Correzione automatica. Word apre una finestra dalla quale possibile attivare la funzione di correzione durante la digitazione e anche inserire una lista di errori che si compiono di frequente e che si vogliono correggere in modo automatico. Se selezionate la casella di controllo Sostituisci il testo durante la digitazione, infatti, si attivano in basso i campi Sostituisci e Con. E' cosi possibile inserire nel campo Sostituisci le voci che si sbagliano pi di frequente e nel campo Con i termini sostitutivi degli errori. Correggere durante la fase di scrittura aiuta a tenere sotto controllo il testo, ma pu anche risultare dispersivo e frammentare il processo creativo. Molti preferiscono tenere separati il momento della scrittura da quello della correzione, ed effettuare le revisioni tutte insieme nella fase finale. Word permette anche di effettuare una lettura selettiva del documento, fermandosi solo sulle parti ambigue dal punto di vista grammaticale o ortografico. Per "saltare" da un errore all'altro selezionate un elemento segnalato dal correttore e fate doppio clic sul pulsante Stato di ortografia e grammatica , posto sulla barra di stato: con un primo doppio clic Word apre una finestra di dialogo nella quale si visualizzano i suggerimenti ortografici, grammaticali o stilistici elaborati dal programma per quella parola; con un secondo doppio clic si passa all'elemento successivo, "saltando" in un'altra parte del documento. Dalla finestra di dialogo si pu decidere di ignorare il suggerimento (selezionando l'opzione Ignora frase), o di accettarlo: in questo caso si deve fare clic su una delle opzioni con cui Word consiglia di sostituire l'errore.
47 Le stesse funzioni del pulsante Stato ortografia e grammatica sono accessibili dal menu Strumenti. Se selezionate la voce Controllo ortografia e grammatica, infatti, Word inizia a perlustrare il documento alla ricerca di errore.
Quando incontra una parola sottolineata dal correttore, il programma apre una finestra di dialogo, analoga alla precedente ma con funzioni estese, dalla quale possibile visualizzare i suggerimenti, accettarli o anche decidere di ignorare tutte le occorrenze di quell'errore all'interno del documento. 3.4.3.2 Usare gli strumenti di controllo grammaticale Correggere un errore ortografico semplice, in quanto Word confronta la parola errata con quella memorizzata del dizionario e propone la correzione. Pi complicata la correzione grammaticale e ancor pi difficile la correzione sintattica, in quanto intervengono, in questo caso, elementi di stile e di gusto che possono essere personali. Tuttavia Word avanza dei suggerimenti su costruzioni di frase che appaiono scorrette o poco usate. Per attivare il controllo grammaticale bisogna selezionare la casella Controlla grammatica nella finestra di controllo ortografico che si apre attivando il Controllo Ortografia e Grammatica dal menu Strumenti, vista in precedenza. La frase o la parola che sembra non corretta viene evidenziata in verde nella prima finestra di testo e nella seconda appare il commento di correzione, che pu essere accettato o no mediante i pulsanti a lato. Nel caso si voglia disattivare la correzione grammaticale, per rendere pi veloce la correzione ortografica, sufficiente deselezionare la casella Controlla grammatica.
48 3.4.4 Impostazione del documento 3.4.4.1 Modificare l'impostazione della pagina Quando si inizia a scrivere con Word, il programma mostra un' impostazione e un carattere predefiniti. Si tratta per di impostazioni che possono essere ridefinite in base alle esigenze e ai gusti dell'utente, che pu cos personalizzare l'impaginazione del documento. Impaginare un documento con Word significa impostare tutti gli elementi che caratterizzano le pagine del documento, la delimitazione dei margini, che permette di stabilire quanto spazio deve occupare il testo scritto rispetto all'area del foglio, al definizione del paragrafo e altro. Se si definiscono i criteri di impaginazione prima di iniziare a scrivere, le impostazioni si attivano per tutto il testo, se invece si gi cominciato a scrivere ma si vuole cambiare qualcosa nell'impostazione grafica, necessario selezionare l'area all'interno della quale apportare le modifiche e poi introdurre i nuovi canoni di impaginazione. Oltre alla formattazione del carattere e del paragrafo, si deve impostare la pagina per poter avere la giusta impaginazione. Word provvede automaticamente a distribuire il testo nelle varie pagine a seconda delle dimensioni del foglio e di tutti gli altri elementi scelti. Impostazione della pagina. Per impostare la pagina fare click su File/Imposta Pagina. Si apre la finestra di dialogo, composta di quattro schede.
La scheda Dimensioni, permette di definire le dimensioni e l'orientamento del foglio di stampa. La casella Dimensione foglio presenta un menu a discesa dove sono visualizzati i formati di carta pi diffusi a seconda della funzione e della nazione di utilizzo (in Italia di solito A4). Se il tipo di foglio che si vuole utilizzare per la stampa non presente nell'elenco possibile personalizzare le dimensioni utilizzando i pulsanti di incremento e decremento presenti nella finestra per definire esattamente la larghezza e la lunghezza del
49 foglio. Attenzione alla stampante, per: il formato definito in Word deve corrispondere ai fogli di carta che verranno inseriti nel cassetto della stampante. Orientamento, permette di stabilire l'orientamento del foglio. Attraverso i pulsanti di selezione esclusiva possibile stabilire se esso dovr essere posizionato in senso verticale o orizzontale. Si utilizza il termine landscape (paesaggio) per indicare l'orientamento orizzontale del foglio e portrait (ritratto) per definire l'orientamento verticale. Nella scheda Layout della finestra Imposta pagina si trovano opzioni sofisticate per l'impostazione della pagina, per esempio la possibilit di inserire numeri di riga o impaginare il documento con dei bordi: selezionando i relativi pulsanti si apriranno le finestre di dialogo che permettono di specificare i parametri per queste impostazioni. 3.4.4.2 Modificare i margini della pagina La scheda Margini, permette di definire quanto spazio si vuole lasciare ai bordi del testo.
La finestra presenta cinque campi: i primi quattro, Superiore, Inferiore, Destro e Sinistro, forniscono le dimensioni di ciascun margine secondo l'impaginazione predefinita. Il quinto parametro dedicato alla rilegatura. In alcuni casi, infatti, per esempio nelle tesi di laurea o negli appunti, i fogli stampati saranno uniti attraverso spirali o cuciture ed quindi utile lasciare uno spazio aggiuntivo sul lato interno o superiore del foglio, per far s che possa essere rilegato. Il campo Rilegatura serve per aumentare lo spazio di un margine senza modificare la simmetria del testo rispetto alla pagina: se si aumenta il valore di un margine rispetto agli altri, infatti, la pagina viene centrata secondo valori asimmetrici e pu risultare spostata verso destra o verso sinistra. Meglio quindi impostare lo spazio per la rilegatura, che permette di lasciare inalterata la centratura del testo.
50 Nella scheda Margini si trova anche un riquadro, Distanza dal bordo, che permette di definire la distanza dal bordo della pagina di Intestazioni e Pi di pagina, spazi predefiniti che si trovano nella parte superiore o inferiore della pagina dove vengono inseriti elementi standard del documento, quali il titolo del capitolo, il logo dell'azienda o la data di realizzazione. Attenzione! La distanza dal bordo di intestazioni e pi di pagina deve essere sempre inferiore a quella del margine inferiore o superiore: in caso contrario, infatti, il testo del documento viene stampato sotto l'intestazione o il pi di pagina. L'opzione Pagine affiancate utile nel caso si debba stampare il documento in modalit fronte-retro: mettendo il segno di spunta nella casella relativa i margini interni e esterni delle pagine affiancate risulteranno uguali. Se si seleziona la casella Due pagine per foglio possibile stampare due pagine del documento sullo stesso foglio, mantenendo simmetrici i margini interni ed esterni: questa opzione molto utile quando si realizzano depliant o biglietti di invito che devono essere piegati in due dopo essere stati stampati. Una volta definiti i margini e gli altri criteri di impaginazione, possibile decidere se applicare la formattazione impostata all'intero documento o solo a una parte definita del testo. Nella finestra Imposta pagina, infatti, presente per tutte le schede il menu a discesa Applica a, che permette di scegliere se applicare l'impostazione a tutto il documento oppure soltanto dal punto in cui ci si trova in poi. Se in precedenza stata selezionata una parte di testo compare anche l'opzione Applica alla parte selezionata.
51 Esercitazione Modulo 3 Sezione 4 1. Aprire Word e creare sul dischetto un documento col nome "Esercitazione Modulo 3 Sezione 4". Scrivere il proprio nome e numero di skills card e la data odierna. 2. Rispondere per iscritto nel file alle seguenti domande: a. Che cosa s'intende per stile di un paragrafo? b. Come si pu creare uno stile personale e memorizzarlo in word? c. Elencare le operazioni da fare per applicare uno stile ad un paragrafo. d. In quanti e quali modi si pu applicare uno stile a un paragrafo? e. Dire in poche parole che cosa sono Intestazione e Pi di pagina. f. Nell'Intestazione si possono inserire solo il numero di pagina e l'ora. Vero Falso g. L'intestazione si inserisce mediante la voce di menu Visualizza/Intestazione e pi di pagina. Vero Falso. h. Le parole errate vengono evidenziate con una sottolineatura in verde. Vero Falso i. Il controllo ortografico pu essere eseguito solo contemporaneamente al controllo grammaticale. Vero Falso. j. Dire qual' la via per attivare la correzione ortografica automatica. k. E' possibile impostare in word una dimensione di foglio inferiore a quello massimo sopportato dalla stampante? Si No. l. Cosa accade se la distanza dell'intestazione dal margine del foglio maggiore del margine superiore? m. Un foglio A4 orizzontale largo 29,9 cm, mentre il carrello della stampante A4 largo 21 cm. Cosa accade quando si stampa un foglio in orizzontale? 3. Scrivere dieci paragrafi di due righe ciascuno. Applicare a ciascuno di essi dieci stili disponibili nel programma word del proprio computer. 4. Impostare la pagina con i seguenti valori. Margine superiore 3cm, margine inferiore 2,5 cm, margine destro 3cm, morgine sinistro 3cm, rilegatura 1cm. 5. Inserire una intestazione contenente le seguenti indicazioni formattate con carattere Arial 10: "Modulo 3 Sezione 4" a sinistra, Data, ora e numero di pagina di numero di pagine sulla stessa riga a destra. 6. Inserire un pi di pagina con la scritta "Corso per la patente ECDL" e inserendo una clip art usando il comando Inserisci/Immagine/Clip art. Ridurre la clip art a dimensioni di pi di pagina.
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Modulo 3
Sezione 5
53 MODULO 3: Elaborazione Testi SEZIONE 5: Stampa 3.5.1 Preparazione della stampa 3.5.1.1 Visualizzare l'anteprima di un documento Dopo aver completato un documento, il passo successivo stamparlo. Se la visualizzazione corrente Layout di stampa, ci che appare sullo schermo di Word corrisponde a quello che otterrete in fase di stampa (wyswyg); di solito, per, mentre operate con il programma potete vedere solo una parte della pagina, ma si pu ricorre allo Zoom per rimpicciolire la pagina fino a vederla tutta. Un modo migliore per controllare ci che verr stampato quello di attivare l'anteprima di stampa. Per far ci, selezionate Anteprima di stampa dal menu File oppure fate clic sull'omonimo pulsante nella barra degli strumenti standard. L'Anteprima di stampa molto utile per controllare se i margini sono allineati nel modo corretto e se i numeri di pagina appaiono al punto giusto. Una volta aperta l'Anteprima Word mostrer il vostro documento in piccolo e visualizzer il cursore sotto forma di lente di ingrandimento. Posizionate la lente sul documento e fate clic per visualizzare il documento nelle sue dimensioni reali.
Sulla barra degli strumenti Anteprima di stampa compaiono diversi pulsanti che permettono di vedere con facilit il documento in diversi aspetti: mandarlo alla stampa, ingrandirlo o rimpicciolirlo, pagina singola o multipla, percentuale d'ingrandimento, righello, riduci di una pagina, schermo intero e Chiudi. Controllato che tutto sia a posto si pu inviare alla stampa o chiudere l'anteprima facendo clic su Chiudi. 3.5.1.2 Usare le opzioni di base della stampa Le funzioni di stampa sotto windows non sono prerogativa dell'applicazione, ma di essa si occupa il sistema operativo. In altra parte di corso stato detto come si possa installare una stampante, come selezionarla come predefinita, come scegliere fra pi stampanti disponibili. Una volta mandato in stampa il documento, windows che se ne occupa, liberando l'applicazione da questa incombenza, mettendo in coda il documento. Per attivare la stampa si pu far click sul pulsante stampa della barra degli strumenti standard . In questo caso il documento passa direttamente alla stampa, secondo le impostazioni predefinite, che potrebbero non corrispondere alle proprie aspettative. E' sempre meglio attivare la stampa dal menu File/Stampa. In questo caso si apre una finestra di dialogo, che permette di impostare alcuni parametri.
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Innanzitutto nel riquadro Stampante si pu scegliere la stampante dall'elenco a discesa del campo Nome.
55 Poich ogni stampante ha le sue caratteristiche, col pulsante Propriet... si possono impostare dei parametri come: la qualit di stampa (ottima, normale, risparmio), corrispondente ad un valore di punti per pollice maggiore o minore, il formato e il tipo di carta, orientamento della carta, stampa ordinata e fascicolata, stampa a colori o in scala di grigi e altro a seconda della stampante selezionata. Negli altri riquadri si possono impostare altri parametri come le pagine da stampare, il numero di copie e altro. Dal pulsante Opzioni... si accede ad un'altra finestra di dialogo in cui possibile far stampare anche i caratteri non stampabili, testo nascosto e altro. Completate le impostazioni si pu procedere alla stampa cliccando sul pulsante OK. Se ancora non tempo di stampare si pu chiudere la finestra di dialogo col pulsante Chiudi. In questo caso i parametri impostati rimangono attivi fino a quando non si chiude Word o non si modificano. 3.5.1.3 Stampare da una stampante predefinita. A questo punto non rimane che stampare. Val la pena ricordare che una stampante predefinita la stampante che viene selezionata da windows alla partenza. Una stampante pu essere impostata come predefinita aprendo la cartella stampanti da Start/Impostazioni/Stampanti oppure da Risorse del computer/Stampanti. Far click col destro sulla stampante da definire e scegliere Imposta come predefinita dal menu a discesa rapida.
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1. Aprire Word e creare un nuovo documento sul dischetto col nome "Esercitazione Modulo 3 Sezione 5". Scrivere il proprio nome, il numero di skills card e la data odierna. 2. Rispondere alle seguenti domande: a. Cosa s'intende per stampante predefinita? b. E' possibile che sul computer siano installate pi di una stampante? Si No. c. Cambiando stampante cambia sempre la formattazione del testo da stampare a seconda del tipo di stampante. Vero Falso. d. Ogni stampante adopera solo caratteri definiti dalla casa produttrice. Vero Falso. e. Con word non possibile stampare solo una parte di documento selezionato. Vero Falso. f. Con word possibile stampare una pagina alla volta o intervalli di pagine. Vero Falso. g. Spiegare cosa accade spuntando la casella di selezione Fascicola nella finestra di dialogo Stampa. h. In Word possibile stampare le pagine dall'ultima alla prima per avere i fogli gi ordinati. Vero Falso 3. Formattare tutti i paragrafi del testo scritto in modo da avere rientro prima riga 1,5 cm, giustificati e con carattere Arial 12. Fra un paragrafo e l'altro l'interlinea sia di 1,5. 4. Salvare il documento e stamparlo selezionando una stampante disponibile e impostando in modo corretto i parametri impostabili. 5. Consegnare il dischetto e il foglio stampato all'istruttore.
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Modulo 3
Sezione 6
58 MODULO 3: Elaborazione Testi SEZIONE 6: Funzioni avanzate 3.6.1 Tabelle 3.6.1.1 Creare tabelle standard Le tabelle vi permettono di organizzare le informazioni in righe e colonne e possono servire non solo nella presentazione di dati, ma anche per disporre in modo ordinato immagini e testo. Le tabelle possono essere utili per migliorare l'impaginazione di documenti, soprattutto nel caso di pagine da pubblicare su Internet, e permettere l'allineamento di immagini e testo in modo da ottenere un layout regolare e uniforme. Le tabelle sono costituite da una serie di celle (o caselle) orizzontali e verticali: ogni fila di celle orizzontali forma una riga, mentre una serie di celle verticali costituisce una colonna.
Si possono disegnare tabelle standard, dove la grandezza di righe e colonne mantiene un valore costante, e tabelle personalizzate, in cui alcune righe sono pi grandi di altre, per mettere in maggiore risalto i contenuti. Per costruire una tabella standard aprite il menu Tabella e fate clic sulla voce Inserisci tabella: Word apre una finestra di dialogo nella quale possibile specificare il numero di righe e di colonne che volete inserire; i bottoni di selezione esclusiva permettono di decidere se impostare una grandezza fissa per tutte le caselle oppure stabilire una grandezza variabile a seconda dei dati contenuti alloro interno. Il pulsante Adatta alla pagina, invece, specifico per i documenti che devono essere utilizzati sul Web: esso, infatti, permette di variare le dimensioni della tabella adattandole alla finestra del browser. Una volta impostati tutti i parametri desiderati, fate clic sul pulsante OK e la tabella sar inserita nel punto in cui si trova il cursore. Per scrivere, inserire immagini o altri elementi in una cella sufficiente posizionarsi con il puntatore all'interno di una cella e fare clic. Per spostarvi da una cella all'altra utilizzate i tasti freccia. Potete anche premere il tasto TAB per spostavi di cella in cella sulla stessa riga e i tasti MAIUSC + TAB per spostarvi indietro (a sinistra) nella riga. Se avete gi del testo a disposizione, provate a utilizzare l'opzione Converti/Testo in tabella, che si trova nel menu Tabella.
59 Selezionate il testo che volete convertire, fate clic su questo comando Tabella/Converti il testo in Tabella, scegliete una delle Opzioni di adattamento automatico e le modalit di separazione del testo, quindi fate clic su OK. 3.6.1.2 Modificare gli attributi delle celle Una volta costruita, la tabella facilmente modificabile e adattabile a diverse esigenze. possibile, per esempio, modificare la grandezza delle celle: posizionatevi sui bordi della cella in modo che il cursore assuma la forma di una doppia freccia, fate clic e, tenendo premuto il pulsante del mouse, spostate il margine aumentando o diminuendo la grandezza di righe e colonne. Se invece vi posizionate sul lato orizzontale o verticale di una cella il cursore assume la forma di una freccia nera: facendo clic con il pulsante destro del mouse si seleziona l'elemento e compare un menu a discesa. Attraverso le opzioni contenute nel menu possibile compiere sull'elemento una serie di operazioni: si pu tagliare la cella o suddividerla in pi parti, oppure raggruppare pi celle tra loro. anche possibile modificare la grafica dell'elemento, definendo un bordo o uno sfondo colorato, o disponendo il testo secondo un orientamento verticale. Per spostare o ridimensionare l'intera tabella, invece, posizionatevi con il puntatore sulla tabella fino a quando non compaiono agli angoli i quadratini per la modifica. Il quadratino di spostamento, contrassegnato da una freccia a croce, permette di selezionare l'intera tabella per spostarla, tagliarla o cancellarla dal documento. Il quadratino di ridimensionamento, invece, posto sul lato destro della tabella, permette di ridimensionare la tabella allo stesso modo di un'immagine o un disegno. 3.6.1.3 Inserire ed eliminare righe e colonne Naturalmente nella tabella creata si possono anche aggiungere o eliminare righe, colonne e celle, utilizzando le opzioni che si trovano nel menu Tabella. Attraverso questi strumenti quindi possibile variare gli elementi della tabella e personalizzarli secondo le proprie esigenze.
60 3.6.1.4 Aggiungere bordi Nel caso di tabelle irregolari (cio con righe e colonne di grandezze differenti) potreste per trovare pi comodo utilizzare gli strumenti di disegno a mano libera. Se si seleziona la voce di menu Tabella/Disegna tabella, oppure si fa clic sul presente nella barra degli strumenti Standard, si apre la barra pulsante Tabelle e bordi degli strumenti Tabelle e bordi, che permette di disegnare direttamente con il mouse righe e colonne di grandezza diversa. Per iniziare a disegnare selezionate il pulsante Disegna tabella , contrassegnato da una matita: il puntatore del mouse si trasforma in una matita. Trascinando il mouse potete definire l'altezza e la larghezza della tabella. Dopo aver definito la "cornice", passate all'interno: trascinate il mouse nel punto in cui volete tracciare una riga o una colonna e disegnatela. Ripetete questa operazione per il numero di volte necessario. Quando avete finito di disegnare le righe e le colonne premete ESC. Il puntatore del mouse riprende la solita forma a I maiuscola: significa che potete fare clic all'interno di una cella e iniziare a digitare il testo. Oltre a migliorare la presentazione delle tabelle, Word 2000 fornisce nuovi strumenti di impaginazione per migliorare la loro disposizione nel foglio e integrarle meglio nella pagina. possibile sistemare la tabella in modo armonico con il resto del documento, posizionandola al centro della pagina in modo che sia incorniciata dal testo. Per farlo selezionate la tabella, premete il pulsante destro del mouse e fate clic sulla voce Propriet tabella. Word apre una finestra di dialogo contenente diverse schede per la formattazione avanzata. Scegliendo la scheda Tabella possibile osservare le impostazioni di allineamento rispetto al testo e modificarle: se si utilizza la disposizione testo Ravvicinato possibile posizionare il testo in modo contiguo rispetto alla tabella. E' possibile applicare bordi ad ogni cella o a gruppi di celle mediante i pulsanti bordi Se si vuole scegliere anche il tipo di linea per i bordi, conviene scegliere il menu Formato/Bordi e sfondo, dal quale, nella finestra di dialogo che si apre, oltre alla linea si pu scegliere il colore e lo sfondo. 3.6.1.5 Formattazione automatica Word 2000 offre anche la possibilit di applicare automaticamente una formattazione. Facendo click sulla voce di menu Tabella/Formattazione automatica si apre una finestra di dialogo in cui si pu scegliere fra diversi formati disponibili.
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Ordinare i dati Organizzare i dati in tabelle permette anche di trattarli con alcuni strumenti tipici dei fogli di lavoro, cio i documenti realizzati con Excel. possibile, per esempio, ordinare le voci in modo alfabetico, numerico o in base alla data, oppure calcolare la somma di una riga o di una colonna di numeri. Per ordinare gli elementi di una colonna all'interno della tabella selezionate l'intera tabella, fate clic sul menu Tabella e scegliete la voce Ordina. Word apre una finestra di dialogo nella quale sono evidenziati i diversi fattori che possibile ordinare e i parametri di ordinamento. Nelle caselle Ordina per passibile definire le colonne che si vogliono ordinare, mentre nella casella Tipo si impostano i parametri per l'ordinamento: possibile scegliere se ordinare le colonne in modo alfabetico, numerico o in base alla data. Un'altra funzione importata dai fogli di lavoro quella della somma dei valori di pi righe o colonne nella tabella. Per ottenere la somma di pi righe posizionatevi sull'ultima cella della riga e scegliere la voce Formule dal menu Tabella. Word apre una finestra di dialogo nella quale sono presentate le opzioni disponibili per compiere operazioni con le celle. Nella casella Formula l'operazione di somma (SUM) l'opzione predefinita, identificata con la formula =SUM(LEFT): l'espressione significa che verranno utilizzati per la somma tutti i valori posti a sinistra della cella selezionata; posizionandosi invece sulla cella di una colonna sarebbe comparsa la formula =SUM(ABOVE): significa che la somma avviene tra tutti i valori delle celle poste sopra quella selezionata
62 3.6.2 Disegni e immagini 3.6.2.1 Aggiungere un'immagine nel documento Word offre diverse possibilit per abbellire un documento e renderlo perfino multimediale. Si possono inserire tutti gli oggetti che si vuole, di cui alcuni verranno stampati, mentre altri sono utilizzabili solo nel documento elettronico. Cos possiamo inserire immagini, clip art, disegni, suoni, filmati e altri oggetti per rendere interattivo il documento. Inserire nel testo un'immagine o un altro elemento grafico molto semplice. Basta sceglier la voce di menu Inserisci/immagine. Si sceglie poi l'elemento da inserire.
Agli elementi grafici inseriti sono collegate due barre di strumenti che permettono di modificare l'elemento: La barra di strumenti Disegno e la barra di strumenti Immagine. Gli strumenti per disegnare Gli strumenti per il disegno disponibili, permettono di ottenere disegni vettoriali che possono essere anche molto complessi.
Se la barra degli strumenti Disegno non appare nella finestra di lavoro di Word aprite il menu Visualizza, selezionate l'opzione Barre degli strumenti e fate clic sulla voce Disegno. Word permette sia di disegnare a "mano libera" sia di utilizzare strumenti per tracciare figure e forme predefinite, per costruire disegni pi regolari. Selezionando la voce Forme, all'interno della barra Disegno, si apre un menu a discesa dove sono elencati i diversi tipi di forme disponibili. Il pulsante Linee, per esempio, permette di tracciare linee e figure a mano libera; il pulsante Forme, invece, permette di aggiungere forme gi predefinite al documento. Con i pulsanti Freccia possibile disegnare frecce dalle forme pi diverse, mentre lo strumento Callout costruisce delle cornici di testo, come nei fumetti, per commentare illustrazioni o introdurre commenti e note. Il menu Forme presenta anche la voce Diagrammi di flusso, che permette di costruire diagrammi e mappe concettuali, utili nei testi di spiegazione e nelle presentazioni aziendali. Ogni voce del menu Forme, poi, presenta a sua volta un sottomenu di opzioni.
63 Una volta scelto il tipo di forma che volete inserire, fate clic sulla corrispondente voce di menu: il cursore del mouse si trasforma in crocetta, indicando che in quel punto possibile iniziare a disegnare una figura. Per disegnare figure predefinite, per esempio, tenete premuto il pulsante sinistro e trascinate il cursore finch la figura non ha acquistato la dimensione desiderata: a quel punto rilasciate il pulsante del mouse e la forma risulta inserita nel testo. Le linee a mano libera, invece, possiedono ciascuna una propria "tecnica di disegno". Per le linee e le frecce, per esempio, fate clic sul documento e iniziate a disegnare: una volta che si rilascia il pulsante la figura conclusa e diviene un oggetto "chiuso". Per le linee curve, invece, possibile definire con una serie di clic consecutivi i punti di curvatura della linea, per poi chiuderla con un doppio clic nel punto desiderato. In ogni caso fare qualche prova il modo migliore per comprendere rapidamente come utilizzare lo strumento di disegno selezionato. Dopo aver costruito un disegno, possibile spostarlo, cancellarlo o copiarlo selezionandolo con il mouse. Facendo clic su di esso, infatti, Word evidenzia i contorni del disegno: significa che pu essere cancellato premendo il tasto CANC, trascinato con il mouse in un'altra posizione del testo oppure modificato. Per individuare in modo pi semplice le aree di grafica rispetto a quelle di testo possibile utilizzare il pulsante Selezione oggetti . Questo strumento trasforma il puntatore in una freccia di selezione che consente di selezionare gli oggetti della finestra attiva. Per selezionare un solo oggetto sufficiente fare clic sull'oggetto desiderato, mentre per selezionare pi oggetti necessario trascinare la freccia sugli oggetti. Per modificare le dimensioni di un disegno selezionato, posizionate il puntatore del mouse su uno dei vertici dell'immagine, che appaiono evidenziati: le cosiddette "maniglie". A questo punto il puntatore cambia forma ed possibile agire sul disegno trascinando il mouse per ingrandirlo, rimpicciolirlo o deformarlo. Di solito tenere premuto il tasto SHIFF mentre si effettuano operazioni di selezione sulle maniglie di un oggetto grafico permette di ingrandire o rimpicciolire l'oggetto in maniera proporzionale, evitando deformazioni indesiderate. anche possibile colorare il contorno dell'immagine e riempirne la sagoma con sfondi e colori. Per colorare il contorno del disegno, una volta selezionata l'immagine, fate clic sul pulsante Colore linea. Word apre una tavolozza di colori dalla quale possibile scegliere la tonalit che si vuole utilizzare per i bordi. Allo stesso modo, facendo clic sul pulsante Colore riempimento, possibile riempire con un colore o con degli sfondi particolari l'interno dell'oggetto grafico. Il pulsante Ombreggiatura, invece, permette di aggiungere un effetto ombreggiato all'immagine, mentre il pulsante 3D costruisce una proiezione tridimensionale dell'oggetto. Quando si inserisce un oggetto, esso viene posto '.sopra" il testo e pu coprirne delle parti. possibile per spostare l'oggetto "sotto" la superficie del testo, in modo che compaia come sfondo del documento. Per farlo, selezionate l'oggetto disegnato e fate clic sul pulsante Disegno, posto sulla barra di Disegno. Word apre un menu di opzioni che permettono di modificare il disegno, per esempio ruotandolo, capovolgendolo o modificandone il livello di profondit nel documento. La voce Ordine, per esempio, permette di portare il disegno in primo piano o mandarlo in secondo piano, sia rispetto ad altri oggetti sia rispetto al testo del documento. All'interno di ogni sagoma disegnata, inoltre, possibile aggiungere del testo. Per farlo selezionate il disegno e fare clic con il pulsante destro: Word apre un menu di scelta rapida. Selezionando la voce Aggiungi testo compare all'interno dell'immagine un'area di testo nella quale possibile iniziare a scrivere.
64 WordArt WordArt un'applicazione che permette di inserire all'interno del documento Word elementi testuali trattati come grafica. Wordart combina forme, colori e caratteri in un unico oggetto. Per inserire un elemento WordArt posizionatevi con il puntatore nell'area desiderata e fate clic sull'icona WordArt, situata sulla barra di disegno. Il programma apre una finestra di dialogo in cui si trova una griglia di opzioni grafiche. Si possono realizzare, per esempio, testi ondulati, tridimensionali o disposti in senso verticale. Se selezionate una delle opzioni e fate clic su OK il programma apre la finestra Modifica testo WordArt, che permette di inserire il testo al quale si vuole applicare la grafica Wordart, nonch il tipo e le dimensioni di carattere che si vogliono adottare. Una volta immessi tutti i parametri necessari fate clic su OK e Word inserisce la WordArt nel punto selezionato. La WordArt a tutti gli effetti un'immagine: per selezionarla posizionatevi con il puntatore sull'elemento in modo che la freccia si trasformi in croce e fate clic; per spostarla all'interno della pagina trascinatela con il mouse; per modificarne il formato grafico, invece, fate clic (o doppio clic) sull'area interessata e aprite in tal modo la barra degli strumenti WordArt. Selezionando il pulsante Formato WordArt, per esempio, potete modificare i colori di riempimento del carattere, oppure potete variare forma e ondulazione del testo attraverso il pulsante Forma del testo. Per ruotare il testo, invece, sufficiente fare clic sul pulsante Ruota per gradi e trascinare un angolo dell'elemento nella direzione in cui si desidera ruotarlo. Come per le altre immagini inserite in Word, possibile ingrandire o deformare l'oggetto posizionandosi sui quadratini bianchi del contorno e trascinandolo nella direzione desiderata. Se, per esempio, ci si posiziona sul quadratino del lato inferiore dell'immagine e lo si trascina verso il basso, l'immagine viene deformata in lunghezza secondo la direttrice del movimento. Le ClipArt Se selezionate la voce Immagine del menu Inserisci (oppure premete il pulsante inserisci immagine sulla barra di Disegno) e fate clic sulla voce ClipArt, si apre la finestra ClipArt, da cui possibile consultare un archivio di immagini, e nelle ultime versioni di Word anche di suoni e filmati, da aggiungere al testo. Word 2000 ha migliorato le funzionalit ClipArt in modo da rendere pi comoda la gestione e la ricerca delle immagini e da introdurre possibilit di scambio con il Web, attingendo risorse da siti Internet. La finestra Inserisci ClipArt contiene tre schede che raccolgono i diversi tipi di media che si possono inserire. Le immagini contenute nell'archivio ClipArt possono essere di tipo bitmap (per esempio gif, .bmp, .jpg) o in formato metafile di Windows (.wmf). Le immagini bitmap sono formate da una serie di punti che compongono forme e linee. Sono create utilizzando programmi di disegno, per esempio Microsoft Paint, oppure acquisendo un'immagine per mezzo di uno scanner. Le immagini bitmap non possono essere convertite in Oggetti di disegno, ma possibile modificarne le dimensioni e il colore o ritagliarle utilizzando i pulsanti della barra degli strumenti Immagine. . Il formato metafile di Windows, invece, indica che le immagini inserite nel
65 testo possono essere trattate come disegni e modificate direttamente con gli strumenti di disegno di Word: possibile, per esempio, scomporre tali immagini in pi parti per spostarne alcuni pezzi o colorarli in modo diverso. La scheda Immagini contiene disegni e fotografie nei formati grafici pi diffusi (.bmp, .wmf, .jpg .gif ecc.). La scheda Suoni raggruppa file audio in formato .wav, .mid o .au. La scheda Filmati, invece, pu contenere sia video e animazioni, in formato .avi .mpeg e .mov, sia immagini gif animate, cio le piccole animazioni che si vedono sulle pagine Web. I file di ogni scheda sono ordinati in categorie in base all'argomento rappresentato. Una volta selezionato il tipo di file che si vuole inserire, per esempio attraverso la scheda Immagini, si pu iniziare la ricerca sfogliando tutte le categorie presenti o effettuare una richiesta "mirata" su specifici temi, formati o tipi di disegno. Dopo aver individuato la categoria che vi interessa, fate clic sull'icona corrispondente: Word apre la cartella selezionata e mostra, in formato ridotto, tutte le immagini ClipArt contenute all'interno. Posizionandosi con il mouse su ciascuna icona possibile visualizzare una breve descrizione dell'immagine e verificare quanto "pesa" in termini di memoria. Se fate clic sull'immagine, invece, si apre la barra dei pulsanti ClipArt, attraverso la quale possibile inserire l'immagine all'interno del testo (con il pulsante Inserisci ClipArt), spostarla in un'altra cartella tematica o vederne un'anteprima. Se fate clic sul pulsante Visualizza anteprima potete dare un'occhiata al file selezionato dall'archivio. Questa funzione permette di vedere un'immagine nelle dimensioni reali con le quali sar inserita, ma utile soprattutto nel caso di suoni e animazioni: in questi casi, infatti, Word lancia l'applicazione per far ascoltare l'audio o vedere il filmato video e permette di avere un'idea pi completa del file che si vuole inserire. Il pulsante Aggiungi a Preferiti o a un'altra Categoria permette di organizzare l'archivio ClipArt: facendo clic su di esso, infatti, l'immagine selezionata viene inserita nella cartella Preferiti di ClipArt ed resa disponibile per accessi successivi. anche possibile inserire la ClipArt in altre cartelle dell'archivio, per esempio aggiungere l'immagine di una foglia, archiviata nella cartella Natura, anche nella cartella Stagioni, in modo da personalizzare l'archivio secondo i propri criteri di classificazione. In questo modo si semplifica anche la ricerca di un'immagine, in quanto essa comparir in pi categorie. Il pulsante Cerca oggetti ClipArt analoghi, infine, permette di compiere ricerche pi estese in base a parole chiave o altri parametri di ricerca: se fate clic su di esso la finestra si allarga a comprendere una serie di opzioni con cui possibile, per esempio, cercare file che siano simili all'originale per tipo di disegno, oppure che presentino la stessa dimensione o gamma di colori. 3.6.2.2 Applicare al documento uno sfondo colorato Una pagina Word pu essere abbellita anche dandole uno sfondo colorato con o senza filigrana. Naturalmente questa possibilit serve ad abbellire una pagina WEB e lo sfondo della pagina visibile solo in visualizzazione WEB. Per inserire uno sfondo scegliere il menu Formato/Sfondo/Effetti riempimento.... Si apre Una finestra di dialogo.
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Essa costituita da tre schede, con le quali possibile inserire, oltre che un colore di sfondo, anche una trama o un motivo o un'immagine. Se si volesse stampare il documento word con lo sfondo occorre salvarla come HTML, visualizzarla con un browser (p.e. Explorer) e quindi impostare la stampa con lo sfondo. Se proprio si vuole avere una pagina Word con uno sfondo colorato, si pu inserire una casella di testo grande a piacere e scrivere il testo all'interno di essa. Alla casella di testo pu essere dato uno sfondo colorato o una trama che verr stampata. Per inserire una casella di testo, visualizzare la barra degli strumenti Disegno e fare e disegnare la casella tracciandola sulla pagina. Una click sul pulsante Casella di Testo volta tracciata, selezionarla cliccando sul bordo e cliccare sulla freccetta a destra del pulsante Riempimento .
3.6.2.3 Spostare disegni e immagini in un documento Inserito un elemento nel documento, sia esso un'immagine, una casella di testo o un disegno, occorre stare attenti a dove si posiziona e in qual modo legata al testo. Infatti, modificando la pagina o inserendo o eliminando del testo, l'immagina si muove e potrebbe non apparire pi dove volevamo. Innanzitutto occorre decidere in qual modo l'immagine dovr apparire nel testo, per esempio se il testo deve incorniciare l'immagine, oppure stare sopra e sotto o dietro o davanti etc.. Per ottenere questa disposizione, selezionare l'immagine cliccandoci sopra; se non si apre automaticamente la barra di strumenti Immagine, attivarla da Visualizza/Barre degli Strumenti/Immagine. Appare la barra, dalla quale si pu impostare la disposizione del testo. In alternativa si pu cliccare col destro sull'immagine e scegliere la voce di menu Formato immagine dal menu di scelta rapida.
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Se l'immagine in linea col testo, essa viene trattata come fosse testo e si sposta insieme al resto durante l'impaginazione. Negli altri casi occorre vedere a quale paragrafo collegata. Ci indicato da un'ancora all'inizio del paragrafo, che compare se si seleziona l'immagine ed attivo il pulsante Mostra tutto .
L'ancora indica che l'immagine rimarr ancorata a quel paragrafo, cos, se si inserisce del testo prima dell'ancora, l'immagine scende col testo, mentre se del testo viene inserito dopo l'ancora, l'immagine non si muove. Agendo opportunamente l'elemento pu essere disposto in ogni punto della pagina ottenendo l'effetto desiserato. 3.6.2.4 Modificare le dimensioni di un elemento grafico Qualunque elemento inserito in una pagina word pu essere ridimensionato e, volendo deformato. Per ridimensionare un'immagine o altro sufficiente cliccarci sopra in modo da selezionarla. Appaiono agli angoli e ai bordi dei quadratini neri detti maniglie, trascinando i quali si pu allargare o allungare (maniglie ai bordi) o allargare e allungare contemporaneamente (maniglie agli angoli). Per evitare la deformazione dell'immagine, fare le operazioni di ridimensionamento tenendo premuti i tasti SHIFT e CTRL. Tenendo premuto solo SHIFT si ridimensiona dalla parte del trascinamento allargando e allungando. Tenendo premuto anche il tasto CTRL si ridimensiona da entrambi i lati specularmente. L'effetto del ridimensionamento su un'immagine dipende dalla definizione con cui l'immagine stata prodotta; un ingrandimento eccessivo potrebbe deteriorarne la qualit. Le dimensioni di un elemento grafico possono essere impostate con estrema precisione cliccando col destro sull'immagine e scegliendo Formato Immagine dal menu di scelta rapida. Dalla finestra di dialogo che appare si possono fare le varie impostazioni; tale finestra formata da varie schede e si adegua al tipo di elemento selezionato. 3.6.3 Importare oggetti
68 3.6.3.1 Importare un foglio elettronico Una caratteristica importante di word la possibilit di importare in una pagina un elemento (oggetto) esterno prodotto con un'altra applicazione e modificarlo o aggiornarlo con l'applicazione che lo ha prodotto. Per esempio si pu importare un foglio di lavoro Excell e modificarlo all'interno di word. Per importare un oggetto si deve far click sul menu Inserisci/Oggetto. Si apre una finestra di dialogo.
La finestra costituita da due schede, la prima permette di creare un nuovo oggetto, la seconda permette di creare l'oggetto partendo da un file esistente. Per esempio se vogliamo inserire un foglio Excell gi esistente e avere la possibilit di modificarlo in word, si deve scegliere il file cercandolo con Sfoglia. Se si vuole che l'originale sia collegato in modo da essere sempre aggiornato si deve selezionare la casella Collega al file. Per modificare l'oggetto creato fare doppio click sull'oggetto. In questo modo si apre la modalit modifica ed come se si lavorasse nell'applicazione propria dell'oggetto 3.6.3.2 Importare file di immagini, tabelle o grafici Allo stesso modo si pu inserire qualunque file che sia stato prodotto con una applicazione. Cos un'immagine prodotta con Paint pu essere inserita come oggetto ed essere modificata con paint. Se l'immagine stata prodotta con Corel Draw, pu essere inserita e modificata con Corel Draw. Un oggetto importante che pu essere inserito , per esempio, Equation, cio una equazione matematica. Inserendo come oggetto Microsoft Equation, si apre nella pagina uno spazio in cui si pu scrivere l'equazione, la quale pu sempre essere modificata cliccando due volte sopra.
Scegliendo dall'elenco Microsoft Graph viene inserito un grafico. Cliccando col destro sopra al grafico e scegliendo Grafico/Modifica dal menu di scelta rapida si apre una finestra in
69 cui possibile effettuare tutte le modifiche necessarie, come scelta del tipo e molti altri parametri.
Infine si pu inserire un file, selezionando Inserisci/file... dalla barra dei menu. Si apre la finestra di dialogo in cui possibile scegliere il file. In genere si inserisce un file di testo, che pu essere un file word o un file di solo testo. Ci pu essere selezionato dalla casella Tipo file. Se viene selezionato un file non di testo, questo viene aperto ugualmente ma con risultati imprevedibili, in quanto Word considera solo file di testo. Inserire un file pu tornare utile quando si vuole inserire un testo gi scritto in un punto del documento attivo, o per accodare pi file piccoli per formare un documento grande: pi facile gestire un file piccolo che uno di grandi dimensioni.
70 3.6.4 Stampa Unione 3.6.4.1 Creare una lista di distribuzione Si tratta di una funzionalit di Word che permette di creare modelli di stampa predefiniti, per esempio lettere circolari, da completare ogni volta con dei dati specifici, per esempio indirizzi di singoli destinatari. Nella stampa unione si unisce un documento Word, che contiene le informazioni destinate a restare invariate in tutte le stampe (il documento principale) con un altro documento, definito origine dati, che contiene l'archivio con i dati specifici da utilizzare per ogni singola stampa. In questo modo si possono creare automaticamente serie di lettere, buste, etichette nelle quali variano solo le informazioni utilizzate come origine dati. Se immaginiamo di realizzare una lettera commerciale da inviare a pi destinatari contemporaneamente, per esempio, il documento principale sarebbe costituito dal corpo della lettera, mentre l'origine dei dati potrebbe essere rappresentata da una tabella di Word in cui sono raccolti i dati (nomi e indirizzi) dei destinatari. Come documento origine dati possibile utilizzare anche un database, un foglio elettronico, un elenco contatti di Microsoft Outlook. Per utilizzare le funzioni di stampa unione, necessario per prima cosa creare con Word il documento principale, per esempio una lettera, da utilizzare come modello per la stampa. Dopo aver preparato il documento, scegliete il comando Stampa unione dal menu Strumenti. Si aprir la finestra di dialogo Prepara stampa unione.
Nella sezione Documento principale fate clic sul pulsante Crea, quindi su Lettere tipo e poi sul pulsante Finestra attiva. Il documento attivo sar convertito in documento principale per la stampa unione. In questo modo possibile passare al secondo punto della stampa unione e definire il documento che si vuole utilizzare come origine dati: selezionando il pulsante Dati nella finestra di dialogo, infatti, potete aprire il menu relativo e scegliere se creare una nuova origine dati oppure se utilizzare un file di origine dati gi esistente.
71 Se scegliete la prima opzione sarete guidati nella creazione di una tabella di Word in cui si possono memorizzare nomi, indirizzi o altri dati. Nella finestra Nuova origine dati presente una lista di campi standard da inserire nella tabella: potete eliminare i campi predefiniti, selezionandoli e premendo il pulsante Rimuovi, o aggiungere campi diversi, digitando il nome nella casella Nomi di campo e premendo poi il pulsante Aggiungi. Dopo aver specificato i campi desiderati per l'origine dati, fate clic su OK e salvate il documento creato. Word aprir una finestra di dialogo per avvertire che i campi della tabella creata sono vuoti: per compilare la tabella con i dati selezionate l'opzione Modifica origine dati.
In questo modo potete riempire i campi della tabella creata con i dati che volete utilizzare per la stampa unione. Nella finestra Modulo dati, infatti, potete riempire i campi con le informazioni relative, compilando ogni campo della tabella e passando a quello successivo mediante il pulsante Nuovo. Dopo aver immesso i dati, potete visualizzare il documento creato facendo clic sul pulsante Origine, oppure salvarlo direttamente facendo clic su OK. Se l'archivio dal quale prelevare i dati gi disponibile, invece, dovete fare clic su Apri origine dati. Dopo averlo selezionato e aperto il file, alla successiva richiesta di Word fate clic su Modifica documento principale. Il passaggio successivo alla preparazione del documento di origine dati, infatti, consiste nella modifica del documento principale, in modo che siano inseriti i campi unione, ovvero le aree all'interno del documento in cui andranno immesse le informazioni variabili prelevate dal database, per esempio nomi e indirizzi. Campo unione Un campo unione un segnaposto, per esempio "Nome" o "Citt", per informazioni che saranno unite nel documento principale dall'origine dati. Il campo unione "Citt", per esempio, potrebbe diventare "Parigi". Per inserire un campo unione posizionatevi con il puntatore nel punto desiderato e fate clic, quindi selezionare il pulsante Inserisci campo unione nella barra degli strumenti Stampa unione; nel menu a discesa troverete elencati tutti i campi presenti nella tabella Word o nella documento scelto come origine dati: fate clic sul campo che volete inserire. Una volta scelto il tipo di campo unione che si vuole inserire, per esempio Cognome, all'interno del documento viene inserita un'area attiva: quest'area in grado di prelevare le informazioni dal documento di origine dati e immetterle all'interno del documento
72 principale: in questo modo ogni documento potr contenere un Cognome di destinatario diverso. Per evidenziare le informazioni unite possibile formattare i campi unione, per esempio formattare in grassetto un indirizzo o utilizzare un tipo di carattere diverso per il nome e il cognome. Per formattare i dati uniti dovete formattare i campi uniti nel documento principale. Non formattate i dati direttamente nell'origine dati, in quanto la formattazione non verr mantenuta dopo l'unione dei dati nel documento. Selezionate il campo unione che corrisponde ai dati che volete formattare nel documento principale, scegliete Carattere dal menu Formato e quindi selezionate le opzioni desiderate. Se i campi unione vengono visualizzati tra parentesi graffe, per esempio { MERGEFIELD Citt) significa che al posto dei risultati dei campi vengono visualizzati i codici di campo. Non spaventatevi: il tipo di visualizzazione non influisce sul modo in cui i dati saranno uniti al documento principale. Se tuttavia desiderate visualizzare i risultati dei campi unione, fate clic con il pulsante destro del mouse sul codice del campo unione, quindi scegliete Mostra/nascondi codici campo dal menu di scelta rapida. Dopo aver completato il documento principale con l'inserimento di tutti i campi unione, scegliete Salva con nome dal menu File, assegnate un nome al file e fate clic su Salva. possibile vedere l'effetto ottenuto dal documento principale unito ai dati del documento origine selezionando il pulsante Visualizza dati uniti, che si trova sulla barra degli strumenti Stampa unione. Al posto dei campi unione verranno visualizzate le informazioni contenute nel primo record di dati. Per visualizzare le informazioni contenute in altri record fate clic sui pulsanti freccia sulla barra degli strumenti Stampa unione oppure digitate il numero di un record nella casella Record specificato e premete INVIO. Una volta definiti i campi unione nel documento principale, possibile iniziare a produrre i documenti, unendo il modello creato con il file di origine dati: per unire i dati scegliete di nuovo il comando Stampa unione nel menu Strumenti e, nella finestra di dialogo Prepara stampa unione, fate clic sul pulsante Unisci in Unisci i dati al documento. Word produce un nuovo documento, che assembla il documento principale ai dati relativi ai campi unione, prelevati dall'origine dati: le diverse pagine del documento, infatti, contengono ciascuna il modello di lettera definito, compilato con le informazioni provenienti da ciascun record, per esempio i nomi e gli indirizzi dei destinatari. Per inviare le lettere personalizzate direttamente alla stampante scegliete Stampante dalla casella Unisci a, quindi fate clic su Unisci. Collegare una lista a buste o etichette di indirizzi Cos come si pu scrivere un documento tipo da inviare a destinatari diversi mediante la lista della stampa unione, allo stesso modo la lista pu essere collegata ad etichette o a buste in modo da avere la stampa automatica di tutte le buste a con i destinatari. Per far ci si procede come per la stampa unione, con l'unica differenza che si sceglie Etichette o Buste dall'elenco che si apre quando si clicca su Crea della scheda Prepara Stampa Unione. Fatto ci occorre solo impostare la grandezza delle etichette o delle buste e procedere alla stampa unione. Ordinari i dati da unire
73 Le funzionalit di stampa unione permettono anche di ordinare i record di dati da inserire nel documento principale oppure selezionare soltanto insiemi specifici di dati da unire. Dopo aver impostato un documento principale, selezionato un'origine dati e inserito i campi unione nel documento principale, scegliete Stampa unione dal menu Strumenti. In Unisci i dati al documento, scegliete Opzioni querv, quindi fate clic sulla scheda Ordina i record e selezionate almeno un campo di dati e quindi un tipo di ordinamento. Il tipo di ordinamento verr memorizzato automaticamente nel documento principale con i criteri di selezione dei record. Ogni volta che si apre il documento principale, i record di dati saranno recuperati e ordinati automaticamente in base alle opzioni specificate per la querv. Se invece volete selezionare record di dati specifici da un'origine dati, in Unisci i dati al documento dovete scegliere Opzioni querv, quindi fare clic sulla scheda Filtra i record. Selezionate un campo di dati nella casella Campo e quindi un'espressione di confronto nella casella Criterio. Nella casella Valore digitate il testo o il numero con cui si desidera confrontare il contenuto del campo di dati. Se, per esempio, volete selezionare esclusivamente i record di dati relativi a persone residenti a Milano, selezionate Citt dalla casella Campo, scegliete Uguale a nella casella Criterio, quindi digitate Milano nella casella Valore. Per specificare pi criteri di selezione, selezionate E oppure O per collegare i criteri desiderati e ripetete il passaggio precedente, dalla selezione del campo di dati.
74 Esercitazione Modulo 3 Sezione 6 1. Aprire in Word un documento col nome "Esercitazione Modulo 3 Sezione 6". Scrivere il proprio nome, codice di skills card e la data. Riportare in questo file tutta l'esercitazione successiva. 2. Rispondere alle seguenti domande: a. Una tabella una griglia con celle di dimensioni fisse. Vero Falso b. Una tabella un insieme di celle, nelle quali possibile inserire solo testo. Vero Falso c. Un'immagine clipart un oggetto. Vero Falso d. Definire un oggetto, per come viene interpretato da Word. e. In una tabella possibile inserire un oggetto. Vero Falso f. Dire quali operazioni sono necessarie per inserire una riga in una tabella. g. Il numero massimo di colonne in una tabella 64. Vero Falso h. Un'immagine .JPG non pu essere inserita in un documento Word. Vero Falso i. E' possibile inserire in Word solo immagini salvate su file. Vero Falso j. Spiegare in poche parole come si comporta un oggetto inserito in Word. k. La Stampa Unione una stampa di un documento tipo collegato a una lista o a un database. Vero Falso. l. Dire in poche parole le operazioni da fare per creare una lista collegata ad etichette e indirizzi. 3. Riprodurre nel documento corrente la tabella seguente, rispettando tutti gli elementi di formattazione. Corso per il conseguimento della patente informatica Europea ECDL Anno 2000 Elenco dei Pulsanti relativi ad alcuni elementi di formattazione Nome Funzi one Applic a il grassetto ad un carattere Crea un elenco numerato Crea un elenco con puntato Giustif ica il paragrafo I cona Voce di menu Osser vazioni Quest o elemento riguarda il formato carattere
Grassetto
Formato / Carattere / Grassetto
Elenco Numerato Elenco puntato Paragrafo giustificato
Formato / Elenchi numerati Formato / Elenchi puntati Formato / Paragrafo / Giustificato
Quest i tre elementi riguardano il formato paragrafo
75 4. Creare una Stampa unione di un documento di poche righe indirizzato a cinque persone. Siano presenti solo i campi Nome, Indirizzo, Citt. Stampare il documento finale contenente la cinque lettere.Salvare i file sul dischetto. 5. Salvare il documento e consegnare il dischetto all'istruttore.
PROVA DESAME SIMULATA PER IL MODULO 3 PATENTE INFORMATICA EUROPEA ECDL Aprire sul dischetto un file word di nome Prova desame simulata. Scrivere il proprio nome e numero di skills card e la data odierna. Rispondere alle seguenti domande: 1. In quanti modi Word permette di visualizzare la pagina? 2. Descrivere in poche parole in che consiste la visualizzazione Layout di stampa. 3. Il comando Annulla di Word permette di annullare solo lultima operazione fatta. Vero Falso 4. Per paragrafo, in Word, si intende: 1) lintervallo di caratteri fra uno spazio e un altro 2) lintervallo di caratteri fra inizio e fine riga 3) lintervallo di caratteri fra un segno di fine paragrafo e un altro 4) lintervallo di caratteri fra una nuova linea e unaltra 5. Portando il cursore del mouse a sinistra del foglio fino a che diventa freccia rivolta a in alto a destra e cliccando viene selezionata: 1) una parola 2) linsieme delle parole fra due punti 3) lintera riga 4) lintero paragrafo 6. Word 2000 permette di copiare negli appunti solo una selezione. Vero Falso 7. Che effetto ha sul trascinamento di una selezione il tener premuto il tasto CTRL? 1) Sposta la selezione 2) Copia la selezione 3) Cancella la selezione 4) Formatta a maiuscolo la selezione 8. Un font : 1) un insieme di caratteri formattati in grassetto 2) un insieme di caratteri di una certa forma grafica 3) un insieme di caratteri a cui stata assegnata la formattazione (grandezza e stile) 4) un insieme di caratteri di codici compresi fra 32 e 126 9. Spiegare in poche parole che cos il Pi di pagina. 10. Elencare tutte le formattazioni di carattere e di paragrafo contenute nel testo seguente:
76 Spesso, soprattutto quando si compiono lavori di grafica o si vuole creare una linea grafica personalizzata e originale per i propri documenti, si cercano tipi di caratteri aggiuntivi che possono essere inseriti nel proprio programma di video scrittura.
Cd-Rom, dischetti allegati a riviste, ma anche siti specializzati su Internet permettono di trovare tutte le novit pi sofisticate nel settore e di ottenere, gratis o a pagamento, nuovi font da inserire nei propri documenti.
11. Dal menu Inserisci/Oggetto si pu inserire in word un file creato con unaltra applicazione e modificarlo senza uscire da word. Vero Falso 12. Riprodurre esattamente la pagina seguente rispettando tutti gli elementi di formattazione e salvare il file sul dischetto col nome File di prova.
77 13.
78
Il lavoro collaborativo: le discussioni

Se con gli strumenti di revisione comunque necessario chiudere il file e inviarlo ai diversi utenti, per poi aspettarne la versione modificata, le nuove funzioni di Discussione di Word 2000 permettono a pi utenti di intervenire nello stesso momento su un unico documento e visualizzare in contemporanea le note dei collaboratorPer utilizzare la funzione Discussioni in Word necessario essere collegati in rete; inoltre l'amministratore di rete, per esempio il Service Provider presso il quale stato effettuato l'abbonamento a Internet, deve aver installato sul proprio server l'apposito software per le discussioni, Microsoft Office Server Extension. Se il server presso il quale si abbonati possiede queste funzionalit, possibile utilizzare gli strumenti di Discussione. Si pu avviare una discussione aprendo il documento direttamente da Word, senza ricorrere a un browser o a un altro programma specifico per il lavoro in rete. Per iniziare una discussione selezionate il menu Strumenti, scegliete la voce Collaborazione in linea e fate clic su Discussioni Web . Nella parte inferiore della finestra di lavoro, inoltre, compare la barra degli strumenti Discussioni, attraverso la quale possibile visualizzare o nascondere gli altri interventi, e inserire un nuovo commento a una parte o all'intero documento. Le discussioni sono memorizzate sul server in un data base separato dal documento: quando un utente accede all'area discussioni pu vedere i diversi commenti che sono stati prodotti sul documento e aggiungere il proprio intervento. Ogni utente pu modificare o eliminare i propri interventi, ma non pu intervenire sui commenti degli altri, a meno che
La prima volta che si utilizza questa funzione Word apre una finestra di dialogo nella quale chiede di specificare il nome del server che si vuole utilizzare per la discussione e l'eventuale identificativo che si vuole adottare come partecipante alla discussione. Una volta inseriti i dati basta fare clic su OK.
non siano state effettuate impostazioni diverse da parte dell'amministratore del server.
Per inserire un commento in linea posizionatevi nel punto desiderato all'interno del documento e fate clic sul pulsante Inserisci discussione nel documento. Inserite l'argomento dell'intervento nella casella Oggetto di discussione e quindi digitate il vostro contributo nella casella Testo della discussione. A lato del testo comparir un riquadro di discussione, che visualizza tutti gli interventi e le risposte fornite da altri utenti. Inoltre, alla fine del paragrafo (oppure dell'immagine o della tabella) alla quale stato aggiunto l'intervento, sar visualizzata
un'icona di discussione. Quando si apre il documento e si seleziona dal menu Strumenti l'opzione Collaborazione in linea/Discussioni Web, tutte le parti del documento a cui sono stati dedicati interventi di discussione appaiono evidenziate da questa icona. Per aggiungere il proprio intervento di risposta a un altro commento fate clic sulla relativa icona di discussione. selezionate il pulsante Mostra un menu di operazioni, nel riquadro di discussione e fate clic sulla voce Rispondi. I commenti sono raggruppati in base all'intervento dal quale
hanno origine. In questo modo possibile seguire il filo della discussione e intervenire solo alle "conversazioni" che interessano.
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(Articolo tratto da Futuro No Problem di Repubblica)
Spesso, soprattutto quando si compiono lavori di grafica o si vuole creare una linea grafica personalizzata e originale per i propri documenti, si cercano tipi di caratteri aggiuntivi che possono essere inseriti nel proprio programma di video scrittura. Cd-Rom, dischetti allegati a riviste, ma anche siti specializzati su Internet permettono di trovare tutte le novit pi sofisticate nel settore e di ottenere, gratis o a pagamento, nuovi font da inserire nei propri documenti.
Siti come typeindex (www.abouttype.com) o fontfont (www.fontfont. de/fffstuff/f_central.html), per esempio, si rivolgono direttamente agli specialisti del settore fornendo continui aggiornamenti sulle ultime novit in campo tipografico. Ma anche semplici siti contenitori di risorse, come Tucows (www.tucows.com), offrono una vasta gamma di tipi di carattere - molti dei quali gratuiti - per arricchire il proprio parco scrittura e variare secondo le proprie esigenze di comunicazione il tipo di carattere utilizzato. Una volta individuato il tipo di font che si vuole utilizzare, per introdurlo nella lista di tipi di carattere riconosciuti da Word sufficiente selezionare il file contenente il tipo di carattere, in formato .TTF o .FON, e copiarlo nella cartella Tipi di carattere, accessibile da Pannello di controllo.
In questo modo il carattere inserito nella configurazione di Windows e viene riportato nell'elenco Tipi di carattere di tutti i documenti di Office 2000.
Un elenco di caratteri presenti in Word : 1. Times New Roman a. Tahoma Courier New Arial b. Comic Sans Serif 2. Verdana
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ECDL
Modulo 4
Foglio Eletronico
IPSSCT A. DE PACE
Anno 2002
MODULO 4
SEZIONE 1
3 MODULO 4: Foglio Elettronico SEZIONE 1: Per iniziare 4.1.1 Primi passi col Foglio Elettronico 4.1.1.1 Aprire un programma di Foglio Elettronico Introduzione Cos' un foglio di calcolo? Quando due studenti americani nel 1979 si accorsero (per modo di dire) che il computer poteva, fra l'altro, anche e soprattutto calcolare, pensarono di dividere lo schermo in tante caselle, nelle quali mettere soprattutto numeri e formule ed effettuare calcoli automaticamente fra i numeri contenuti nelle caselle. Era nato il primo foglio elettronico che si chiamava VisiCalc. Da quel tempo molta strada stata fatta. I moderni fogli di calcolo, pur conservando l'idea di base, sono divenuti davvero potenti. Addirittura, oltre che fare calcoli, possono essere programmati per eseguire procedure anche molto complesse. Il pi conosciuto foglio elettronico oggi senz'altro MICROSOFT EXCEL 2000, ma molti altri sono stati e sono presenti attualmente sul mercato (come Lotus 123). Il motivo per cui Excel si imposto da ricercare nella sua potenza, ma anche nella sua perfetta integrazione con gli altri programmi Microsft (Word, Power Point, Access) e con il mondo di Internet. Che cosa fa un foglio elettronico?
Un foglio elettronico, o foglio di calcolo (in inglese spreadsheet), costituito da una tabella in cui possibile disporre dati, formule e valori. La principale attrattiva del foglio di calcolo, tuttavia, non consiste nell'ordinare i dati secondo differenti parametri, ma riguarda soprattutto la possibilit di creare tabelle dinamiche, in cui compiere operazioni e istituire relazioni tra i dati. Il foglio di calcolo, infatti, uno strumento che permette di organizzare dati di qualsiasi genere secondo criteri di gestione personali, trasformarli in grafici e diagrammi oppure utilizzarli per formulare ipotesi di sviluppo e costruire modelli previsionali. Questa versatilit ha portato i fogli di calcolo a essere tra le applicazioni pi diffuse e utilizzate da tutte le fasce di utenti, negli uffici come nell'home computing.
4 Per esempio, un foglio di calcolo pu essere utilizzato per gestire le spese mensili. Le celle della tabella non servono solo a presentare i dati ma a contenere formule che li mettono in relazione. possibile creare una cella dove si sommano tutti i valori di spesa e ottenere il budget complessivo, un'altra cella invece pu servire a mettere in relazione tutte le spese per l'auto in modo da ricavare il valore della spesa media mensile destinata ai trasporti. Qualora si modifichi uno solo dei valori all'interno del foglio non necessario effettuare di nuovo tutti i calcoli, perch il programma provvede automaticamente ad aggiornare tutti i valori in base alle formule impostate dall'utente. La possibilit di trasformare le informazioni numeriche in grafici e diagrammi pu aiutare a comprendere i dati ed elaborarli ulteriormente. Ordinare i dati in modo chiaro e articolato, inoltre, permette di interpretarli pi facilmente e facilita i processi decisionali che su tali dati devono essere basati. Se si raccolgono in un foglio elettronico i dati relativi al budget di un'azienda, per esempio, possibile confrontare i valori inseriti per le Entrate e le Uscite e utilizzare le funzioni di Previsione, Tendenza e Crescita per prevedere gli andamenti futuri. Il programma mette a disposizione una serie di formule matematiche che possono servire a elaborare i dati in entrata e costruire in base a essi dei modelli di previsione, definiti Scenari. Un'altra possibilit offerta dai fogli elettronici costruire in modo rapido moduli di vario genere basati sui dati raccolti: i moduli possono essere utilizzati su Internet o distribuiti su carta stampata per effettuare ordini di acquisto o richieste di informazioni. Per aprire un foglio di calcolo si pu: avviare il programma da Start/Programmi/Microsoft Excel. Viene presentato una nuova cartella (Cartel1) e un nuovo foglio (Foglio1). avviare il programma cliccando sull'icona di Excel sulla Barra di Office (se presente) facendo doppio click su un documento Excel. Si apre il programma e il documento nel punto in cui era stato salvato. 4.1.1.2 Aprire una cartella esistente e salvarla In Excel l'unit fondamentale di immagazzinamento dei dati costituita dalla Cartella di Lavoro, che viene salvata come documento Excel (Nome.xls). La cartella pu contenere uno o pi fogli indipendenti o collegati fra loro. Ogni foglio costituito da una griglia di rettangoli (celle) per un totale di 256 colonne (nominate con le lettere dell'alfabeto) e da 65.535 righe numerate, di modo che ogni cella ha il suo nome individuato dalla lettera della colonna e dal numero della riga, come in un gioco di battaglia navale. Per aprire una cartella esistente si pu procedere in diversi modi: fare doppio click sull'icona del file. Si apre il programma e la cartella relativa al file. aprire il programma da Start/Programmi/Microsoft Excel e poi dal menu scegliere File/Apri. Cercare nella finestra di dialogo che si apre la cartella e cliccare sul pulsante Apri. Dopo aver modificato la cartella di lavoro, essa pu essere salvata in vari modi: dal menu File/Salva o File/Salva con nome cliccando sull'icona Salva ( ).
4.1.1.3 Aprire diverse cartelle In Excel si possono aprire pi cartelle contemporaneamente per trasferire dati o mettere in relazione dati di cartelle diverse. Per aprire pi cartelle si aprono una alla volta dal
5 menu File/Apri. Le finestre delle varie cartelle possono essere ridimensionate per vederle tutte nella finestra di Excel oppure possono essere mantenute a tutto schermo e attivarle una alla volta dalla Barra delle Applicazioni cliccando sul pulsante relativo. 4.1.1.4 Creare una nuova cartella e salvarla All'apertura del programma, Excel presenta una cartella vuota di nome Cartell1, il cui nome pu essere cambiato quando viene salvata per la prima volta. Nel caso si volesse aprire una nuova cartella sufficiente cliccare su File/Nuovo. Si apre una finestra di dialogo.
In essa possibile scegliere fra una cartella vuota o un modello presente nella scheda Soluzioni foglio di calcolo. Una volta creata la cartella, possibile salvarla dal menu File/Salva o cliccando sull'icona Salva sulla barra degli strumenti. Si apre una finestra di dialogo in cui possibile scegliere il nome e il percorso in cui salvare il file. 4.1.1.5 Salvare una cartella esistente su hard disk o dischetto Nel caso si voglia salvare un file aperto in un'altra cartella dell'hard disk o sul dischetto si deve far uso del comando di menu File/Salva con nome. In questo caso si apre la solita finestra di dialogo in cui si pu specificare il percorso dove salvare il file e, volendo, anche cambiare il nome del file. Attenzione! Salvando il file in un'altra cartella o con un altro nome, esistono a questo punto due file: quello precedente, che viene conservato ma non aggiornato, e quello salvato, che rimane attivo e che viene modificato con le operazioni successive. 4.1.1.6 Chiudere una cartella Una cartella attiva pu essere chiusa semplicemente dalla voce di menu File/Chiudi. Attenzione! prima di cliccare su File/Chiudi accertarsi che sia attiva la cartella desiderata, cliccandoci dentro o cliccando sul relativo pulsante sulla Barra delle Applicazioni (la cartella attiva riconoscibile dalla barra del titolo evidenziata. 4.1.1.7 Usare la funzione di Help
Cliccando su ? sulla Barra degli Strumenti, si attiva l'help di Excel, al quale si pu fare ricorso per risolvere tutti i dubbi che si possono presentare. Cliccando due volte su Guida in linea di Microsoft Excel o premendo il tasto funzione F1 si apre la guida, col sommario dei contenuti fra cui anche la Guida all'uso della guida. Si possono cercare informazioni attraverso il Sommario o attraverso una ricerca libera oppure attraverso l'indice analitico. Naturalmente le informazioni cercate possono essere
6 stampate col relativo pulsante. Informazioni possono essere cercate mediante l'Assistente di Office. Ad esso si pu porre la domanda e nel caso venga trovata una occorrenza si apre la guida nel punto giusto. La Guida rapida ( ) si attiva trascinando l'icona su una parte del foglio elettronico sensibile. Se viene trovata una occorrenza relativa al contesto, viene aperta una finestra con le spiegazioni sulla funzione dell'oggetto. La voce di menu Office sul Web attiva un collegamento al sito Microsoft per gli aggiornamenti sulla Office, naturalmente se il computer collegato a Internet. La voce Rileva problemi e ripristina attiva una procedura di rilevamento di errori o malfunzionamenti dell'applicazione cercando di risolvere i problemi reinstallando parte dell'applicazione.
7 4.1.2 Modificare le impostazioni di base 4.1.2.1 Modificare il modo di visualizzazione sullo schermo
Lo schermo di Excel pu essere visualizzato in diversi modi. Attivando il menu Visualizza si apre un menu dal quale possono essere impostati i modi di visualizzazione oltre che personalizzare le barre degli strumenti. Innanzitutto la visualizzazione pu essere Normale e Anteprima interruzione pagina.Il primo il modo normale in cui si apre Excel. In esso sono presenti le barre degli strumenti e il foglio senza indicazioni delle interruzioni di pagina. Il secondo mostra le interruzioni di pagina. Ci importante se si vuole impostare il contenuto del foglio per pagina da stampare; infatti sufficiente trascinare la linea di interruzione di pagina per posizionarla nel punto desiderato. Quando si vuole avere il massimo campo visivo basta cliccare sulla voce di menu Schermo Intero e scompariranno tutte le barre di strumenti. Rimane solo la barra del menu. Fatte le operazioni a tutto schermo, si torna alla visualizzazione in finestra cliccando di nuovo sul menu Visualizza/Schermo Intero. 4.1.2.2 Usare lo strumento Zoom Anche in Excel come nelle altre applicazioni Office, vi la possibilit di adattare la visibilit del foglio di lavoro alle proprie esigenze, mediante il comando Zoom, accessibile da ) se Visualizza/Zoom oppure dal pulsante Zoom ( presente sulla barra degli strumenti. Dalla finestra di dialogo si pu scegliere la modalit pi conveniente tenendo presente che ingrandire molto restringe il campo visivo mentre rimpicciolire porta ad una scarsa leggibilit. Forse non necessario ricordare che la modalit di visualizzazione dello schermo non ha niente a che fare con la stampa su carta.
8 4.1.2.3 Modificare le barre degli strumenti Le barre degli strumenti sono diverse e possono essere attivate e disattivate, modificate e reimpostate a piacimento. Possono essere personalizzate e se ne possono creare di nuove secondo le proprie esigenze. Pu essere modificata e personalizzata anche la barra dei menu. Per attivare o disattivare una barra di strumenti cliccare sul menu Visualizza/Barre degli strumenti e scegliere dall'elenco la barra desiderata. Per aprire la finestra di dialogo che consente le operazioni di modifica delle barre si pu attivare il menu Visualizza/Barre degli strumenti/Personalizza oppure Strumenti/Personalizza. In entrambi i casi si apre la finestra di dialogo
Questa finestra costituita da 3 schede, una per i comandi di menu (barra dei menu), una per le barre degli strumenti (barre dei pulsanti) e una di opzioni. Per operare modifiche e personalizzazioni nei comandi e nei pulsanti occorre tenere aperta tale finestra ed effettuare le operazioni con trascinamenti e uso del pulsante destro del mouse. Di seguito sono riportate alcune operazione fra le tante possibili, a titolo di esempio; molte altre possibilit possono essere cercate sulla guida. Personalizzare i menu Per aggiungere un comando a un menu 1. Visualizzare la barra degli strumenti contenente il menu a cui si desidera aggiungere un comando. 2. Scegliere Personalizza dal menu Strumenti, quindi scegliere la scheda Comandi. 3. Selezionare la categoria del comando dall'elenco Categorie. 4. Trascinare il comando desiderato dall'elenco Comandi al menu a cui si desidera aggiungerlo. Quando il menu visualizza un elenco di comandi, posizionare il puntatore del mouse nel punto in cui si desidera che venga visualizzato il comando, quindi rilasciare il pulsante del mouse. Per eliminare un comando da un menu 1. Visualizzare la barra degli strumenti contenente il comando che si desidera eliminare
9 2. Scegliere Personalizza dal menu Strumenti. 3. necessario che la finestra di dialogo Personalizza resti aperta, tuttavia sar possibile spostarla. 4. Sulla barra degli strumenti fare clic sul menu contenente il comando che si desidera eliminare. 5. Trascinare il comando che si desidera eliminare fuori dal menu. Per spostare i menu o i comandi di menu possibile spostare o copiare un menu da una barra degli strumenti a un'altra. anche possibile spostare un sottomenu in un punto qualsiasi dello schermo, creando cos una barra degli strumenti mobile. Se un sottomenu non dispone di un quadratino di spostamento non sar possibile spostarlo. Per rinominare un menu personalizzato Visualizzare la barra degli strumenti contenente il menu personalizzato che si desidera rinominare. Scegliere Personalizza dal menu Strumenti. necessario che la finestra di dialogo Personalizza resti aperta, tuttavia sar possibile spostarla. Sulla barra degli strumenti fare clic con il pulsante destro del mouse sul menu personalizzato che si desidera rinominare, quindi digitare il nuovo nome nella casella Nome nel menu di scelta rapida.
1. 2. 3. 4.
1. 2. 3. 4.
1.
2.
Per reimpostare un pulsante della barra degli strumenti o un comando di menu Visualizzare la barra degli strumenti contenente il pulsante o il comando di cui si desidera ripristinare le impostazioni originali. Scegliere Personalizza dal menu Strumenti. necessario che la finestra di dialogo Personalizza resti aperta, anche se possibile spostarla. Effettuare una delle seguenti operazioni: a. Per reimpostare un pulsante, fare clic con il pulsante destro del mouse sul pulsante, quindi scegliere Reimposta dal menu di scelta rapida. b. Per reimpostare un comando, fare clic sul menu contenente il comando, fare clic con il pulsante destro del mouse sul comando, quindi scegliere Reimposta dal menu di scelta rapida. Note Il comando Reimposta consente di ripristinare l'immagine, il nome e il comando originali del pulsante o del comando incorporato. Se al pulsante o al comando stata assegnata una macro, questa non sar pi associata a quel pulsante o comando ma non verr eliminata. Il comando Reimposta non disponibile per pulsanti che visualizzano un elenco quando vengono scelti.
Per reimpostare una barra degli strumenti incorporata 1. Scegliere Personalizza dal menu Strumenti, quindi scegliere la scheda Barre degli strumenti. 2. Selezionare la barra degli strumenti di cui si desidera ripristinare le impostazioni originali. 3. Scegliere il pulsante Reimposta. Nota Non possibile reimpostare una barra degli strumenti personalizzata.
10 Per reimpostare un menu incorporato 1. Visualizzare la barra degli strumenti contenente il menu personalizzato di cui si desidera ripristinare le impostazioni originali. 2. Scegliere Personalizza dal menu Strumenti. 3. necessario che la finestra di dialogo Personalizza resti aperta, tuttavia sar possibile spostarla. 4. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul menu che si desidera reimpostare, quindi scegliere Reimposta dal menu di scelta rapida. Nella scheda Opzioni possibile reimpostare i menu e i pulsanti, cio visualizzare quello che Excel mostra alla prima apertura.
11 4.1.3 Scambiare documenti 4.1.3.1 Salvare una cartella con un altro formato Microsoft Excel permette di importare dati e salvare le cartelle in formati diversi. Ci particolarmente utile quando si hanno dati provenienti da altre applicazioni o che si vogliono trasportare in un'altra applicazione. Per importare o esportare dati necessario che siano stati installati i filtri necessari; se non presente il filtro desiderato, pu essere aggiunto mediante il CD di installazione di OFFICE 2000. Quando si salva un documento per la prima volta oppure quando si clicca su File/Salva con nome, si apre la finestra di dialogo
Nella casella Tipo file possibile scegliere il formato da un elenco molto vasto. Per esempio il formato .TXT (testo) permette di salvare i dati come un file di testo, in cui le varie righe del foglio sono riportate in righe successive e le varie colonne sono separate da punti e virgola. Tale formato riconoscibile da tutte le applicazioni di database. Allo stesso modo si pu salvare il foglio nei formati dei database pi diffusi, come dbase III, Access, FoxPro etc. Allo stesso modo si pu aprire in Excel, mediante il comando File/Apri, un database di altro formato (dbase III, Access etc.). E' sufficiente cliccare su File/Apri e nella finestra di dialogo che si apre scegliere il formato del file da importare oppure Tutti i file nella casella Tipo file e poi scegliere Apri in Excel dal pulsante Apri ( ). All'apertura possono essere richieste delle informazioni per gestire correttamente il file aperto.
4.1.3.2 Salvare una cartella per un sito WEB Un formato particolarmente utile per salvare un foglio elettronico il formato HTML. Ci permette di avere una pagina da utilizzare in un sito Web, e quindi utilizzabile in Internet o in una rete locale. Per salvare una cartella Excel in formato WEB cliccare su
12 File/Salva con nome e poi scegliere Pagine Web nella casella Tipo file. Appare la finestra di dialogo
In questa finestra ci sono caselle e pulsanti con cui si pu dare un titolo alla pagina Web, salvare tutta la cartella o un solo foglio, rendere la pagina web interattiva (cio si pu lavorare con il foglio come se ci si trovasse in Excel). Esaurite tutte le impostazioni fare click sul pulsante Salva se si vuole salvare la pagina in una cartella per poi utilizzarla in un momento successivo, oppure fare click sul pulsante Pubblica. In questo caso la pagina .html viene salvata nel sito scelto (o sul proprio computer o sul computer del provider presso cui esiste il sito).
13 Esercitazione 1. Aprire l'applicazione Microsoft Excel; aprire un nuovo documento e salvarlo su un dischetto col nome proprio. In esso saranno svolte le esercitazioni. 2. Lasciando aperta l'applicazione Excel, aprire in Word un file di nome "Esercitazione Excel Modulo 1" e tenerlo aperto. In esso vengano riportate tutte le osservazioni richieste nel corso dell'esercitazione. 3. Rispondere alle seguenti domande: a. Quale estensione ha un file di Microsoft Excel? b. In quanti e quali modi si pu aprire un documento Excel? c. Quante righe esistono in un foglio Excel? d. Quante colonne esistono in un foglio Excel? e. Che cosa significa "Cella AB24"? f. Che differenza c' tra Cartella e Foglio di Excel? 4. Salvare la cartella, creata in precedenza sul dischetto, sull'Hard disk nella cartella Documenti col nome "Prova di Excel". Cercare con Esplora Risorse la cartella salvata e provare a eliminarla. Descrivere cosa succede e perch? Annullare l'operazione. Chiudere la cartella "Prova di Excel", aprire la cartella salvata sul dischetto. Eliminare il file "Prova di Excel" dal disco fisso. 5. Cercare sulla Guida di Excel un argomento relativo alla gestione delle Barre degli strumenti e con Copia Incolla trasportarlo nel documento word aperto. 6. Impostare la visualizzazione di Excel a tutto schermo. Impostare la visualizzazione del foglio al 73%. Provare tutte le altre possibilit di zoom offerte da Excel. 7. Attivare e disattivare una alla volta tutte le barre di strumenti presenti in Excel. Alla fine lasciare attive solo la barra Standard e la barra Formattazione. 8. Modificare la barra Standard aggiungendo due pulsanti non presenti nella barra, scrivere in word quali sono i pulsanti e poi eliminarli. 9. Spostare la barra Formattazione al centro dello schermo e poi riportarla nella posizione originale. 10. Elencare in quanti modi la tua versione di Excel permette di salvare la cartella di lavoro attiva. 11. Cercare sul disco fisso un file di Excel, aprirlo. Salvarlo sul dischetto col nome "Prova di Excel" in formato testo (.txt). Chiudere il documento. Aprire con Blocco Note il documento "Prova di Excel.txt" e osservare il modo in cui stato salvato. Scrivere le osservazioni sul documento word. 12. Chiudere tutti i documenti aperti. Consegnare il dischetto all'istruttore.
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MODULO 4
SEZIONE 2
15 MODULO 4: Foglio Elettronico SEZIONE 2: Operazioni di base 4.2.1 Inserire i dati Prima di passare all'inserimento dei dati, guardiamo un attimo l'ambiente di lavoro di Microsoft Excel. Oltre alle normali barre presenti in ogni finestra windows (barra del menu, barre degli strumenti, barra di stato, barra del titolo etc.) sono presenti alcune caselle e barre tipiche.
La Casella del nome riporta il nome della cella attiva e permette di cercare subito una cella desiderata, a cui stato dato un nome (Selezionare una cella, cliccare sulla Casella del nome, scrivere il nome che si vuol dare alla cella e premere INVIO. Cliccando sulla freccetta della Casella del nome esce l'elenco dei nomi; cliccando su uno di essi viene attivata la cella di quel nome). Nella Barra della formula viene inserito il dato o la formula che si sta scrivendo in una cella oppure appare il dato o la formula presente nella cella attiva. Essa serve anche a modificare il contenuto di una cella (operazione che si pu fare anche direttamente nella cella cliccandoci due volte sopra). Cliccando sulle schede del foglio si attiva l'uno o l'altro dei fogli della cartella. Coi Pulsanti di scorrimento si rendono visibili le schede dei fogli eventualmente non visibili. Con le Barre di scorrimento ci si pu muovere in tutto il foglio. 4.2.1.1 Inserire numeri in una cella Per digitare i dati all'interno di una cella posizionatevi con il puntatore sopra di essa e fate clic: Excel evidenzia la cella con un bordo nero, per indicare che la cella attiva e che potete inserire i dati. Mentre digitate Excel visualizza quello che state scrivendo nella cella
16 selezionata e nella barra della formula. Per "fissare" i dati nella cella selezionata dovete eseguire una qualsiasi delle seguenti operazioni: premere INVIO fare clic sul pulsante lnvio (il segno di spunta verde) accanto alla barra della formula premere un tasto freccia per selezionare una cella diversa fare clic su una cella diversa per selezionarla
Se cambiate idea all'improvviso e non volete che i dati appaiano nella cella selezionata, fate clic sul pulsante Annulla (la X rossa) accanto alla barra della formula. Nelle celle si possono digitare numeri, etichette o formule. I numeri possono rappresentare valori, lunghezze o quantit, come 100 o 0,05. Le etichette servono per segnalare che cosa significano i numeri del vostro foglio di lavoro: etichette tipiche sono "Novembre", 'Vendite", "Entrate" e altre indicazioni di questo genere. Le formule vi permettono di calcolare risultati in base ai numeri che digitate: possono essere molto semplici, come la somma di due numeri, oppure molto complesse. Per muovervi da una cella all'altra potete utilizzare i tasti Freccia, che permettono di spostarsi in tutte le direzioni, una cella per volta. Il tasto TAB, invece, sposta il cursore alla cella successiva, mentre la combinazione di tasti MAIUSC + TAB lo riporta alla cella precedente. Anche la Casella del nome pu aiutare a muoversi da una cella all'altra. Inserire numeri in una cella molto semplice: selezionare la cella cliccandoci sopra e scrivere il numero; Excel capir che quello che abbiamo scritto un numero. Se vogliamo che un numero (esempio un numero di telefono) venga interpretato da Excel come testo, iniziare a digitare il numero facendolo precedere da un apostrofo. Se vogliamo introdurre il risultato di una operazione (per esempio 3*7/25) iniziare a digitare l'operazione col segno di uguale (=). I numeri inseriti vengono allineati a destra. Se la cella non capace di contenere tutte le cifre compare una sequenza di #. Se la cella formattata come generale, il numero viene convertito in notazione esponenziale. Allargando la cella il numero appare nella sua interezza. I numeri con la virgola vengono inseriti normalmente con la virgola o col punto come separatore dei decimali a seconda di come configurato il computer (verificare ci da Pannello di controllo/Impostazioni Internazionali/Numeri; in questa scheda si pu scegliere quale separatore usare). Suggerimenti per l'immissione di numeri Caratteri che possibile utilizzare come numeri In Microsoft Excel i numeri possono contenere solo i seguenti caratteri: 0123456789+-(),/$%.Ee I segni di addizione (+) iniziali vengono ignorati e una virgola singola (,) viene interpretata come separatore decimale. Tutte le restanti combinazioni di numeri e caratteri non numerici vengono interpretate come testo. Immissione di frazioni Per evitare che le frazioni vengano interpretate come date, utilizzare uno 0 (zero) iniziale. Immettere ad esempio 0 1/2. Immissione di numeri negativi Far precedere i numeri negativi da un segno meno (-) o racchiuderli tra parentesi ().
17 Allineamento dei numeri Tutti i numeri vengono allineati al bordo destro delle celle. Per modificare l'allineamento, selezionare la cella, scegliere Celle dal menu Formato, quindi fare clic sulla scheda Allineamento e selezionare le opzioni desiderate. Visualizzazione dei numeri Il formato numerico applicato a una cella determina il modo in cui il numero in essa contenuto verr visualizzato sul foglio di lavoro. Se si digita un numero in una cella a cui stato applicato il formato numerico Generale, possibile che tale numero venga visualizzato con un formato differente. Se ad esempio si digita L. 50.000 verr applicato automaticamente un formato di valuta. Per modificare il formato numerico, selezionare le celle contenenti i numeri. Scegliere Celle dal menu Formato, fare clic sulla scheda Numero, quindi selezionare una categoria e un formato. Formato numerico Generale Nelle celle a cui stato applicato il formato numerico predefinito Generale i numeri vengono visualizzati come interi (789), frazioni decimali (7,89) o in notazione scientifica (7,89E+08) nel caso in cui il numero sia troppo lungo per essere visualizzato interamente nella cella. Il formato Generale consente di visualizzare un massimo di 11 cifre, inclusi caratteri quali "E" e "+" e la virgola (,). Per utilizzare numeri superiori a 11 cifre, possibile applicare un formato numerico scientifico incorporato, ad esempio la notazione esponenziale, oppure un formato numerico personalizzato. Limite di 15 cifre Indipendentemente dal numero di cifre visualizzate, possibile memorizzare numeri con un massimo di 15 cifre decimali. Se un numero contiene pi di 15 cifre significative, verr arrotondato per difetto alla quindicesima cifra decimale. Immissione di numeri come testo I numeri vengono memorizzati come dati numerici anche se si utilizza il comando Celle per applicare il formato testo alle celle che li contengono. Affinch alcuni numeri, ad esempio dei numeri di serie, vengano interpretati come testo, occorre digitarli solo dopo aver applicato il formato testo alle celle vuote. Se si sono gi digitati i numeri, applicare il formato testo alle celle, fare clic su ciascuna cella, quindi premere F2 e poi INVIO per immettere di nuovo i dati. Impostazioni internazionali I caratteri che vengono riconosciuti come numeri variano in base alle opzioni selezionate utilizzando l'icona Impostazioni internazionali nel Pannello di controllo. Tali opzioni determinano anche il formato predefinito per i numeri. In base alle impostazioni italiane ad esempio la virgola (,) viene utilizzata come separatore. 4.2.1.2 Inserire un testo in una cella Anche inserire un testo in una cella molto semplice. E' sufficiente selezionare la cella e scrivere. Il testo digitato appare nella cella e nella barra della formula. Finito di digitare il testo premere invio o usare uno degli altri modi descritti sopra. Se si vuol modificare il testo scritto selezionare la cella e modificare il testo nella Barra della formula oppure fare doppio click sulla cella e modificare il testo direttamente; terminata la modifica premere INVIO. Se il testo lungo e nella cella accanto non sono presenti dati, esso appare tutto invadendo le celle vuote, altrimenti appare troncato. Per visualizzarlo tutto vedremo come fare quando parleremo della formattazione.
18 4.2.1.3 Inserire simboli, data e ora in una cella I simboli presenti in ogni font di caratteri sono accessibili attivando il tasto Bloc Num e digitando il loro codice dal tastierino numerico tenendo premuto il tasto ALT. In una cella pu essere immessa anche una data e l'ora. Questi dati vengono trattati da Excel in modo diverso dai numeri e dal testo. Per separare le varie parti di una data, utilizzare il segno di divisione (/) o il trattino (-), ad esempio 9/5/2002 o 5-set-2002. Per immettere un'ora utilizzando il sistema a 12 ore, digitare l'ora seguita da uno spazio e quindi da una a o una p, ad esempio 9.00 p In caso contrario, l'ora verr immessa come AM. Suggerimenti Per immettere la data corrente, premere CTRL+; (punto e virgola). Per immettere l'ora corrente, premere CTRL+: (due punti). 4.2.1.4 Inserire semplici formule in una cella Una formula un'insieme di operazioni su numeri, funzioni e contenuti numerici di celle e fornisce in uscita un valore numerico. Ad esempio =35*A3/A5 una formula che significa moltiplicare 35 per il contenuto della cella A3 e dividere per il contenuto della cella A5. Una formula sempre preceduta dal segno di uguale. Per inserire una formula in una cella: 1. Fare clic sulla cella in cui si desidera immettere la formula. 2. Digitare = (segno di uguale). 3. Se si fa clic sul pulsante Modifica formula oppure sul pulsante Incolla funzione 4. 5. , il segno di uguale verr inserito automaticamente. Immettere la formula. Premere INVIO.
Suggerimenti possibile immettere la stessa formula in un intervallo di celle. Selezionare l'intervallo, digitare la formula, quindi premere CTRL+INVIO. anche possibile immettere una formula in un intervallo di celle copiandola da un'altra cella. Vedremo in seguito come fare. 4.2.1.5 Inserire semplici formule in una cella I dati che sono stati immessi nelle celle possono essere modificati a piacimento direttamente nella cella cliccandoci due volte sopra oppure nella barra della formula dopo aver selezionato la cella. Sulla barra della formula sono presenti tre pulsanti . Il segno di uguale serve per inserire una formula, che comincia sempre con uguale, il segno di spunta serve a confermare l'immissione del dato. Infine il segno X serve ad annullare una modifica effettuata. Attenzione questo pulsante non ha niente a che fare col comando "Annulla" del menu Modifica, il quale annulla una operazione fatta. Inserire serie di dati Se una selezione contiene un numero, una data o un intervallo temporale, Excel permette di riempire le celle successive continuando la sequenza progressiva.
19 Se, per esempio, una cella contiene il valore 1, possibile continuare a riempire le successive celle della riga seguendo la sequenza numerica crescente. Se invece si inserisce in una cella il valore Luned, la sequenza riempita da Excel quella dei giorni della settimana, ma si pu provare anche con i mesi, e cos via. Per riempire una serie di celle in base a una sequenza selezionate una cella e immettete il primo valore della serie, per esempio un giorno o un mese. Nell'angolo inferiore destro della cella in cui avete digitato i dati vedrete apparire un quadratino nero di riempimento. Posizionate il cursore del mouse direttamente sul quadratino in modo che il cursore si trasformi in una croce nera. Tenendo premuto il pulsante sinistro, trascinate il mouse sulle celle che volete riempire con la serie. Mentre spostate il mouse, Excel visualizza il mese o il giorno in ogni cella che evidenziata. Se volete creare una serie crescente dovete trascinare la selezione verso destra o verso il basso, mentre se volete stabilire un ordine decrescente a partire dalla cella iniziale la selezione va trascinata verso sinistra o verso l'alto. Oltre a sequenze numeriche, possibile produrre delle serie complesse e utilizzare giorni, mesi e altri intervalli temporali insieme. In questi casi bisogna per specificare il tipo di sequenza che si vuole inserire. Se il vostro primo dato 'maggio '96", per esempio, dovete specificare se volete continuare la serie in base al mese, introducendo quindi giugno, luglio '96 e cos via, o se volete invece procedere in base all'anno, continuando con maggio '97, maggio '98 ecc. Per specificare il tipo di serie inserite il primo dato della sequenza, quindi effettuate il trascinamento sulle altre celle tenendo premuto il tasto destro del mouse. Alla fine della selezione compare un menu di scelta rapida, dove sono elencate tutte le opzioni in base alle quali si pu continuare la serie. La voce Serie, in particolare, apre una finestra di dialogo che permette di scegliere il tipo di serie numeriche che si vogliono utilizzare -per esempio lineari o progressive - il valore di incremento con il quale si vuole proseguire la serie e, nel caso di intervalli temporali, le unit di data - come giorno, mese, anno - in base alle quali continuare la serie. Una volta selezionate le opzioni da utilizzare sufficiente premere il pulsante OK perch Excel inserisca la serie desiderata nell'intervallo di celle.
20 4.2.2 Selezionare i dati 4.2.2.1 Selezionare una cella o un insieme di celle adiacenti e non. Le operazioni che vengono effettuate in Excel si ripercuotono sulla cella o sulle celle selezionate. In Excel possibile selezionare una sola cella, pi celle adiacenti e non, una sola riga o una sola colonna, pi righe e pi colonne adiacenti e non. Le celle selezionate (adiacenti o non) costituiscono un "intervallo". Per selezionare Testo in una cella Operazione da eseguire Se l'impostazione di modifica diretta nella cella attivata, selezionare la cella, fare doppio clic al suo interno, quindi selezionare il testo. Se l'impostazione di modifica diretta nella cella disattivata, selezionare la cella, quindi il testo sulla barra della formula. Fare clic sulla cella oppure spostarsi su quella desiderata utilizzando i tasti di direzione. Fare clic sulla prima cella dell'intervallo, quindi trascinare la selezione fino all'ultima cella. Fare clic sul pulsante Seleziona tutto.
Una singola cella Un intervallo di celle Tutte le celle di un foglio di lavoro
Celle non adiacenti o intervalli di celle Un intervallo di celle esteso Un'intera riga Un'intera colonna Righe adiacenti o colonne
Selezionare la prima cella o il primo intervallo di celle, quindi selezionare le altre celle o gli altri intervalli tenendo premuto CTRL. Fare clic sulla prima cella dell'intervallo, quindi sull'ultima tenendo premuto MAIUSC. Per visualizzare l'ultima cella possibile scorrere il foglio. Fare clic sull'intestazione di riga. Fare clic sull'intestazione di colonna. Trascinare il puntatore sulle intestazioni di riga o di colonna oppure selezionare la prima riga o la prima colonna, quindi selezionare l'ultima riga o l'ultima colonna tenendo premuto MAIUSC. Selezionare la prima riga o la prima colonna,
Righe o colonne non
21 adiacenti Un numero maggiore o minore di celle rispetto alla selezione corrente quindi selezionare le altre righe o le altre colonne tenendo premuto CTRL. Fare clic sull'ultima cella che si desidera includere nella selezione tenendo premuto MAIUSC. La nuova selezione sar rappresentata dall'intervallo rettangolare che racchiude tutte le celle comprese tra quella attiva e l'ultima selezionata.
4.2.3 Copiare, spostare, cancellare 4.2.3.1,2,3,4,5 Usare le funzioni Copia Taglia e Incolla, cancellare e spostare dati. Copiare, spostare, cancellare dati di una cella sono operazioni fondamentali. In generale esse possono essere condotte come nelle altre applicazioni windows con qualche particolarit, data la distribuzione dei dati in un reticolo di celle. Copiare e spostare dati si pu fare: usando i pulsanti Taglia ( ), Copia ( ), Incolla ( ) usando le voci di menu Modifica/Taglia, Copia, Incolla trascinando la selezione sulla cella in cui si vuole copiare i dati. Quando si copia una cella trascinandola o facendo clic sul pulsante Taglia o Copia e quindi sul pulsante Incolla, verr copiata l'intera cella, inclusi i formati, la formula con il relativo risultato e le note. Nella tabella seguente sono riportate diverse modalit di spostamento o copia di dati. 1. Fare doppio clic sulla cella da modificare. 2. Selezionare i caratteri da spostare o copiare. 3. Per spostare i caratteri, fare clic sul pulsante Spostare o copiare Taglia. Per copiare i caratteri, fare clic sul pulsante Copia. caratteri all'interno di una 4. Fare clic nel punto all'interno della cella in cui si cella desidera incollare i caratteri. 5. Fare clic sul pulsante Incolla . 6. Premere INVIO. 1. Fare doppio clic sulla cella da spostare o copiare. 2. Selezionare i caratteri da spostare o copiare. 3. Per spostare la selezione, fare clic sul pulsante Taglia.Per copiare la selezione, fare clic sul pulsante Copia. 4. Fare doppio clic sulla cella in cui si desidera spostare o copiare i dati. 5. Fare clic nel punto all'interno della cella in cui si desidera incollare i caratteri. Spostare o copiare 6. Fare clic sul pulsante Incolla. parte del contenuto di una 7. Premere INVIO. cella in un'altra cella Note Per copiare tutta una formula o parte di essa, selezionare la parte desiderata, fare clic sul pulsante Copia e premere ESC per uscire dalla cella. Fare doppio clic sulla cella in cui si desidera incollare i dati, posizionare il punto di inserimento dove desiderato, quindi fare clic sul pulsante Incolla. Quando si fa doppio clic su una cella o si preme
22 F2 per modificarla, i tasti di direzione possono essere utilizzati solo per spostarsi all'interno della cella. Per passare a un'altra cella, occorre prima premere INVIO per rendere effettive le modifiche apportate alla cella attiva. 1. Selezionare le celle da spostare o copiare. 2. Posizionare il puntatore sul bordo della selezione.
Spostare o copiare celle intere
Copiare celle all'interno di una riga o di una colonna
Copiare selezione in posizioni
una diverse
3. Per spostare le celle, trascinare la selezione sulla cella superiore sinistra dell'area di incollamento. I dati esistenti nell'area di incollamento verranno sostituiti. Per copiare le celle, trascinare la selezione tenendo premuto CTRL. Per inserire le celle tra quelle esistenti, trascinare la selezione tenendo premuto MAIUSC o MAIUSC+CTRL a seconda che si desideri spostare o copiare le celle. Per spostare la selezione su un foglio differente, trascinarla sulla scheda del foglio tenendo premuto ALT. Suggerimento Per spostare o copiare le celle in una diversa cartella di lavoro o in posizioni distanti da quella di origine, selezionare le celle e fare clic sul pulsante Taglia per spostarle o sul pulsante Copia per copiarle. Passare all'altro foglio o all'altra cartella di lavoro, selezionare la cella superiore sinistra dell'area di incollamento e fare clic sul pulsante Incolla. 1. Selezionare le celle contenenti i dati da copiare. 2. Trascinare il quadratino di riempimento sulle celle da riempire, quindi rilasciare il pulsante del mouse. Le formule o i valori esistenti nelle celle verranno sostituiti e verr copiata la formattazione. Note Per inserire rapidamente nella cella attiva il contenuto della cella superiore, premere CTRL+D. Per inserire il contenuto della cella a sinistra, premere CTRL+R. Se si trascina il quadratino di riempimento in alto o a sinistra di una selezione rimanendo all'interno delle celle selezionate senza oltrepassare la prima colonna o la prima riga, i dati contenuti nell'area selezionata verranno eliminati ma la formattazione verr mantenuta. Se valori quali numeri o date vengono incrementati anzich copiati nell'intervallo selezionato, selezionare di nuovo i valori originari e trascinare il quadratino di riempimento tenendo premuto CTRL. 1. Selezionare le celle da spostare o copiare. 2. Fare clic sul pulsante Copia. 3. Selezionare la cella superiore sinistra di ciascuna area di incollamento tenendo premuto CTRL. 4. Fare clic sul pulsante Incolla. Per incollare di nuovo la stessa area di copia su un foglio di lavoro differente, passare a tale foglio e ripetere i passaggi 3 e 4. Nota Per annullare il bordo tratteggiato al termine
23 dell'operazione di copia, premere ESC. Selezionare il primo elemento che si desidera copiare. Scegliere il pulsante Copia sulla barra strumenti degli Appunti. Se l'elemento successivo che si desidera copiare si trova in un altro programma, passare al programma in questione. Selezionare l'elemento successivo. Scegliere il pulsante Copia sulla barra strumenti degli Appunti. Se la barra strumenti degli Appunti non disponibile, scegliere Copia dal menu Modifica. Ripetere i passaggi da 3 a 5 finch tutti gli elementi desiderati non saranno stati copiati, fino a un massimo di 12 elementi. Fare clic sul punto del documento in cui si desidera incollare gli elementi. Per incollare tutti gli elementi copiati, scegliere il pulsante Incolla tutto sulla barra strumenti degli Appunti. Se non si desidera incollare tutti gli elementi copiati, possibile incollare elementi specifici. Note Se la barra strumenti degli Appunti non disponibile, significa che il programma o il tipo di visualizzazione con cui si sta lavorando non consentono di mostrare o incollare pi elementi dagli Appunti di Office. Se tuttavia Appunti di Office viene visualizzato in uno dei programmi di Office, qualsiasi elemento tagliato o copiato verr raccolto automaticamente. Quando si utilizzano gli Appunti di Office per copiare e incollare una formula in Microsoft Excel, verr incollato solo il valore ma non la formula. Se si copiano pi intervalli in Excel e poi si sceglie il pulsante Incolla tutto, questi verranno incollati all'interno di una colonna, dall'alto verso il basso. In Excel il pulsante Incolla tutto non disponibile se tra gli elementi raccolti vi un oggetto disegno o un'immagine.
Raccogliere incollare pi elementi
Selezionare le celle contenenti dati da spostare o copiare. Per spostare la selezione, fare clic sul pulsante Taglia. Per copiare la selezione, fare clic sul pulsante Copia. Selezionare la cella in alto a sinistra dell'area in cui si Inserire celle desidera inserire le celle tagliate o copiate. spostate o copiate tra le Scegliere Celle tagliate o Celle copiate dal menu celle esistenti Inserisci. Fare clic nella direzione in cui si desidera spostare le celle circostanti. Nota Per annullare il bordo tratteggiato al termine dell'operazione di copia, premere ESC. Impedire di Se si copia un intervallo che include celle vuote,
24 sovrascrivere dati esistenti attenersi alla procedura indicata di seguito per evitare di con celle vuote incollare le celle vuote sovrascrivendo dati gi esistenti. Selezionare le celle da copiare. Fare clic sul pulsante Copia. Selezionare la cella superiore sinistra dell'area di incollamento. Scegliere Incolla speciale dal menu Modifica. Selezionare la casella di controllo Salta celle vuote. Se il foglio di lavoro contiene celle, righe o colonne nascoste, anche possibile copiare solo le celle visibili. ad esempio possibile copiare solo i dati di riepilogo visualizzati in una struttura. Selezionare le celle da copiare. Scegliere Vai a dal menu Modifica. Scegliere il pulsante Speciale. Copiare solo le Selezionare il pulsante di opzione Solo celle visibili, celle visibili, ad esempio quindi scegliere OK. da una struttura Fare clic sul pulsante Copia. Selezionare la cella superiore sinistra dell'area di incollamento. Fare clic sul pulsante Incolla. Nota I dati copiati verranno incollati in righe e colonne consecutive. Se l'area di incollamento contiene righe o colonne nascoste, sar necessario scoprirla per visualizzare tutte le celle copiate. Aprire le cartelle e selezionare i fogli da e in cui copiare i dati. Selezionare le celle da copiare. Copiare o spostare dati da una cartella ad Fare clic sul pulsante Copia o sul pulsante Taglia. un'altra. Selezionare la cella del foglio della cartella in cui copiare. Fare clic sul pulsante Incolla. Per cancellare dati contenuti nelle celle selezionare le celle e premere il tasto CANC. Ricordarsi che sempre possibile rimediare ad un errore di cancellazione cliccando su Modifica/Annulla nella barra del menu oppure sul pulsante Annulla ( strumenti ) sulla barra degli
25 4.2.4 Trovare e sostituire 4.2.4.1 Usare il comando Trova Come nelle altre applicazioni Office, possibile cercare e trovare dati. Il comando Modifica/Trova: si apre la finestra di dialogo in cui possibile specificare gli elementi da cercare.
possibile cercare testo o numeri specifici che si desidera controllare o modificare e quindi sostituire automaticamente i dati trovati. anche possibile selezionare tutte le celle contenenti lo stesso tipo di dati della cella attiva, ad esempio delle formule, oppure le celle con contenuto diverso dalla cella attiva. Trovare testo o numeri 1. Selezionare l'intervallo di celle in cui si desidera effettuare la ricerca. Per effettuare la ricerca nell'intero foglio, fare clic su una cella qualsiasi. 2. Scegliere Trova dal menu Modifica. 3. Nella casella Trova immettere il testo o i numeri da cercare. 4. Dalla casella Cerca in selezionare il tipo di informazioni da cercare. 5. Scegliere il pulsante Trova successivo. Nota Per annullare una ricerca in corso, premere ESC. 4.2.4.2 Usare il comando Sostituisci Nella finestra di dialogo Trova presente il pulsante Sostituisci.... Premendo tale pulsante la finestra si modifica
In questo modo possibile sostituire un dato con un altro. 1. Selezionare l'intervallo di celle in cui si desidera effettuare la ricerca. Per effettuare la ricerca nell'intero foglio, fare clic su una cella qualsiasi. 2. Scegliere Sostituisci dal menu Modifica. 3. Nella casella Trova immettere il testo o i numeri da cercare.
26 4. Nella casella Sostituisci con immettere i caratteri da sostituire a quelli esistenti. Per eliminare i caratteri indicati nella casella Trova, lasciare vuota la casella Sostituisci con. 5. Scegliere il pulsante Trova successivo. 6. Per sostituire solo le occorrenze evidenziate dei caratteri trovati, scegliere Sostituisci. Per sostituire tutte le occorrenze dei caratteri trovati, scegliere Sostituisci tutto. Nota Per annullare una ricerca in corso, premere ESC.
4.2.5 Righe e colonne 4.2.5.1 Inserire righe e colonne Se si rende necessario ampliare la struttura del foglio, introducendo nuovi elementi tra le righe e le colonne presenti, potete aggiungere con facilit nuove celle, righe o colonne. Per inserire una cella o un intervallo di celle posizionatevi sulla cella dove volete che siano inserite le nuove unit e selezionate un numero di righe corrispondente a quello delle nuove unit che volete inserire: se, per esempio, volete introdurre tre nuove celle, selezionate tre righe. Dopo aver selezionato l'intervallo di celle, aprite il menu lnserisci e fate clic sulla voce Celle. Excel apre una finestra di dialogo che permette di decidere se spostare le altre celle del foglio a destra o in basso rispetto al punto di inserimento.
Una volta scelta una delle opzioni della finestra di dialogo, il programma completa l'operazione aggiungendo le celle nel punto indicato. Si pu aprire la finestra di dialogo Inserisci celle anche con la tastiera, premendo la combinazione di tasti Ctrl e +. Per inserire una nuova colonna fra due colonne esistenti la procedura analoga. Posizionatevi su una cella qualsiasi della colonna dove volete introdurre la nuova unit, aprite il menu Inserisci e scegliete la voce Colonna: Excel provvede a inserire una colonna vuota nella posizione selezionata. Se, per esempio, ci si trova sulla colonna D, essa viene spostata a destra di una posizione e al suo posto inserita una nuova colonna vuota. Per inserire nuove righe, scegliete la voce Righe dal menu Inserisci. La nuova riga far spostare le altre righe di una posizione. 4.2.5.2 Modificare la larghezza delle colonne e l'altezza delle righe La larghezza delle righe e l'altezza delle colonne pu essere impostata a piacere in due modi: Portando il cursore sulle intestazioni nel punto di divisione delle colonne e delle righe, esso si trasforma in una riga con una freccia a doppia punta. Ci indica che trascinando a destra o a sinistra per le colonne o sopra e sotto per le righe si modifica la larghezza e l'altezza. Per modificare l'altezza delle righe:
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Trascinare il bordo inferiore dell'intestazione di riga fino ad assegnare alla riga
l'altezza desiderata Suggerimenti Adattare la riga al contenuto Per adattare l'altezza della riga al contenuto delle celle, fare doppio clic sul bordo inferiore dell'intestazione di riga. Modificare l'altezza di pi righe Per modificare l'altezza di pi righe, selezionarle, quindi trascinare il bordo inferiore dell'intestazione di una delle righe selezionate. Per modificare l'altezza di tutte le righe del foglio di lavoro, fare clic sul pulsante Seleziona tutto e trascinare il bordo inferiore di una delle righe. Per modificare la larghezza delle colonne: Trascinare il bordo destro dell'intestazione di colonna fino ad assegnare alla colonna la larghezza desiderata.
La larghezza di colonna visualizzata corrisponde al numero medio di cifre del tipo di carattere standard presenti in una cella. Suggerimenti Adattare la larghezza al contenuto Per adattare la larghezza della colonna al contenuto, fare doppio clic sul bordo destro dell'intestazione di colonna. Per applicare questa operazione a tutte le colonne del foglio di lavoro, fare clic sul pulsante Seleziona tutto, quindi fare doppio clic sul bordo destro di una delle intestazioni di colonna. Modificare la larghezza di pi colonne Per modificare la larghezza di pi colonne, selezionarle, quindi trascinare il bordo destro dell'intestazione di una delle colonne selezionate. Per modificare la larghezza di tutte le colonne del foglio di lavoro, fare clic sul pulsante Seleziona tutto e trascinare il bordo destro dell'intestazione di una delle colonne. Copiare la larghezza Per copiare la larghezza da una colonna a un'altra, selezionare una cella nella colonna, fare clic sul pulsante Copia sulla barra degli strumenti Standard, quindi selezionare la colonna di destinazione. Scegliere Incolla speciale dal menu Modifica e selezionare il pulsante di opzione Larghezza colonne. Cliccando sulla voce di menu Formato/Colonne e Formato/Righe si apre un menu a discesa
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La voce Adatta permette di adattare la larghezza e l'altezza della cella al contenuto. Nascondi e Scopri permettono di nascondere righe e colonne selezionate e scoprire righe e colonne nascoste. Le voci Altezza... e Larghezza... fanno aprire una finestra di dialogo in cui immettere il valore desiderato. Questo valore rappresenta: il numero di caratteri contenuti nella larghezza della colonna secondo il carattere standard attivo l'altezza della riga in punti carattere . Naturalmente i valori impostati vengono applicati alle righe e alle colonne selezionate. 4.2.5.3 Cancellare righe e colonne Quando si elimina una cella, questa viene rimossa dal foglio di lavoro e le celle circostanti vengono spostate per riempire lo spazio lasciato vuoto. Quando si cancella una cella, ne vengono rimossi il contenuto (ovvero la formula e i dati), i formati (inclusi quelli numerici e condizionali nonch i bordi) e le note, ma la cella vuota rimane sul foglio di lavoro. Cancellare il contenuto, i formati o le note delle celle 1. Selezionare le celle, le righe o le colonne da cancellare. 2. Scegliere Cancella dal menu Modifica, quindi scegliere Tutto, Contenuto, Formati o Note. Note Se si fa clic su una cella e si preme CANC o BACKSPACE, verr rimosso il contenuto della cella ma non le note o i formati. Se si cancella una cella, verranno rimossi i formati, il contenuto, le note o tutte e tre queste informazioni. Il valore di una cella cancellata 0 (zero) e una formula che contiene un riferimento a una cella cancellata riceve il valore 0. Suggerimento Per rimuovere tutte le note da un foglio di lavoro, scegliere Vai a dal menu Modifica, scegliere il pulsante Speciale e selezionare Note, quindi scegliere Cancella dal menu Modifica e infine Note. Eliminare celle, righe o colonne 1. Selezionare le celle, le righe o le colone da eliminare. 2. Scegliere Elimina dal menu Modifica. Le celle circostanti verranno spostate per riempire lo spazio lasciato vuoto. Nota I riferimenti assoluti alle celle spostate vengono aggiornati automaticamente in modo da rifletterne la nuova posizione e tenere aggiornate le formule. Le formule del
29 foglio di lavoro contenenti un riferimento a una cella eliminata visualizzeranno tuttavia il valore di errore #RIF!. 4.2.6 Ordinare i dati 4.2.6.1 Disporre in ordine numerico crescente o decrescente i dati selezionati Quando si ordina un elenco, le righe vengono ridisposte in base al contenuto di una colonna. Per disporre un elenco in ordine alfanumerico utilizzando i dati contenuti in una colonna, possibile specificare un tipo di ordinamento crescente (da 0 a 9, spazi iniziali, punteggiatura e da A a Z). Ordinare le righe in ordine crescente in base al contenuto di una colonna A meno che non vengano modificate, le opzioni di ordinamento impostate per un elenco verranno utilizzate anche per gli ordinamenti successivi. 1. Fare clic su una cella della colonna in base alla quale si desidera effettuare l'ordinamento. ). 2. Fare clic su Ordinamento crescente ( Ordinare le righe in base al contenuto di due o pi colonne Per un risultato ottimale, preferibile assegnare delle etichette di colonna all'elenco che si desidera ordinare. 1. Fare clic su una cella dell'elenco che si desidera ordinare. 2. Scegliere Ordina dal menu Dati. Si apre la finestra di dialogo
3. Nelle caselle Ordina per e Quindi per selezionare le colonne di cui si desidera effettuare l'ordinamento. Se occorre effettuare l'ordinamento in base a pi di tre colonne, ordinare l'elenco in base a quelle meno significative. Se ad esempio l'elenco contiene delle informazioni sugli impiegati che si desidera ordinare per Ufficio, Titolo, Cognome e Nome, sar necessario ordinare l'elenco due volte. La prima volta, selezionare Nome dalla casella Ordina per e ordinare l'elenco. La seconda volta, selezionare Ufficio dalla casella Ordina per, quindi Titolo dalla prima casella Quindi per e infine Cognome dalla seconda casella Quindi per e ordinare di nuovo l'elenco. 4. Selezionare le altre opzioni di ordinamento desiderate, quindi scegliere OK. Se necessario, ripetere i passaggi da 2 a 4 utilizzando le colonne in ordine di importanza.
30 Note Se la colonna specificata nella casella Ordina per contiene delle voci duplicate, possibile effettuare un ulteriore ordinamento specificando un'altra colonna nella prima casella Quindi per. Se anche questa colonna contiene degli elementi duplicati, possibile specificare una terza colonna di ordinamento nella seconda casella Quindi per. Quando si ordinano delle righe appartenenti a una struttura del foglio di lavoro, verranno ordinati i gruppi di livello pi alto (di livello 1) in modo che le righe e le colonne di dettaglio restino unite anche nel caso in cui siano nascoste. Ordinare le colonne in base al contenuto delle righe 1. Fare clic su una cella dell'elenco che si desidera ordinare. 2. Scegliere Ordina dal menu Dati. 3. Scegliere il pulsante Opzioni. 4. Nella casella Orientamento, selezionare Ordina da sinistra a destra, quindi scegliere OK. 5. Nelle caselle Ordina per e Quindi per selezionare le righe di cui si desidera effettuare l'ordinamento. Ordinare gli elenchi di mesi, di giorni della settimana o gli elenchi personalizzati 1. Selezionare una cella o un intervallo dell'elenco che si desidera ordinare. 2. Scegliere Ordina dal menu Dati. 3. Scegliere il pulsante Opzioni. 4. Nella casella Prima chiave di ordinamento selezionare l'ordinamento personalizzato desiderato, quindi scegliere OK. 5. Selezionare le altre opzioni di ordinamento desiderate, quindi scegliere OK. Note
L'ordinamento personalizzato viene applicato solo per la colonna specificata nella casella Ordina per. Per ordinare in base a pi colonne utilizzando un criterio personalizzato, necessario eseguire i singoli ordinamenti separatamente. Per ordinare ad esempio le colonne A e B in quest'ordine di importanza, ordinare l'elenco prima in base alla colonna B e specificare il tipo di ordinamento personalizzato nella finestra di dialogo Opzioni di ordinamento, quindi ordinare l'elenco in base alla colonna A. Se si desidera disporre le voci di un elenco secondo un ordine specifico, ad esempio nel caso di dati organizzativi, possibile utilizzare un elenco personalizzato.
Tipi di ordinamento predefiniti I tipi di ordinamento utilizzati in Microsoft Excel consentono di ordinare i dati in base al valore di questi ultimi anzich in base al formato. Di seguito vengono riportati i criteri seguiti per l'ordinamento crescente. Per l'ordinamento decrescente tale ordine va invertito, fatta eccezione per le celle vuote che vengono sempre poste alla fine. Numeri I numeri vengono ordinati a partire dal pi piccolo numero negativo al pi grande numero positivo. Ordinamento alfanumerico Quando si ordina un testo alfanumerico, questo viene disposto da sinistra verso destra e carattere per carattere. Una cella contenente il testo "A100" ad esempio verr posta dopo una cella contenente la voce "A1", ma prima di una cella contenente la voce "A11". Il testo e le combinazioni di testo e numeri vengono ordinati nel modo seguente:
31 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (spazio) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A B CDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ Gli apostrofi (') e i trattini (-) vengono ignorati. Nel caso in cui l'unica differenza tra due stringhe di testo determinata dalla presenza del trattino, il testo che lo include viene ordinato per ultimo. Valori logici Il valore logico FALSO viene posto prima del valore logico VERO. Valori di errore Tutti i valori di errore hanno la stessa priorit di ordinamento. Celle vuote Le celle vuote vengono sempre poste alla fine. 4.2.6.2 Disporre in ordine alfabetico crescente o decrescente i dati selezionati Ordinare le righe in ordine decrescente in base al contenuto di una colonna A meno che non vengano modificate, le opzioni di ordinamento impostate per un elenco verranno utilizzate anche per gli ordinamenti successivi. 1. Fare clic su una cella della colonna in base alla quale si desidera effettuare l'ordinamento. 2. Fare clic su Ordinamento decrescente ( ). Per tutte le altre modalit di ordinamento vale ci che stato detto nel paragrafo precedente riguardo all'ordinamento crescente. Strutturare un foglio elettronico come un database Excel non solo utile per organizzare e manipolare numeri, ma pu costituire un pratico strumento per costruire in modo semplice archivi di dati. Strutturando un foglio come un database possibile mettere in relazione i dati in base a determinati criteri di ricerca, cercare informazioni e riorganizzarle secondo nuovi criteri di ordinamento. Se si vuole rendere pi efficiente la propria agenda degli indirizzi, per esempio, possibile trasferirla su un foglio elettronico. In questo modo si possono ordinare tutti i nomi dei propri amici in base alla citt di residenza, oppure possibile effettuare una ricerca per scoprire in tempo utile la data di un compleanno.
Per strutturare un foglio elettronico come un database necessario creare delle categorie di ordinamento in base alle quali organizzare i dati, per esempio, nel caso di un'agenda con indirizzi, nome, numero di telefono, data del compleanno ecc, in modo che ogni categoria costituisca l'etichetta di una colonna. Un foglio elettronico di questo tipo contiene la stessa categoria di dati in ciascuna colonna, e i dati di ciascuna riga sono correlati tra loro. Continuando con l'esempio
32 dell'agenda, mentre le colonne dovrebbero contenere i dati dello stesso tipo (nome, indirizzo, ecc.) in ogni riga andrebbero i dati riferiti alla stessa persona. Nell'inserire i dati importante non lasciare alcuna riga vuota e dare alle informazioni un'impostazione omogenea, per esempio scrivendo date e indirizzi sempre allo stesso modo. Dopo aver creato una lista di dati omogenei possibile ordinarli secondo diversi parametri, in modo da disporre le righe di un elenco in base al contenuto di una colonna. Nel caso dell'agenda, per esempio, possibile ordinare gli indirizzi secondo la citt di residenza, oppure in ordine alfabetico in base al cognome e cos via. Per ordinare i dati di una lista selezionate una delle celle che contengono i dati da organizzare, aprite il menu Dati e fate clic sulla voce Ordina: Excel apre una finestra di dialogo nella quale possibile scegliere uno o pi parametri di ordinamento. Una volta selezionate le colonne e il tipo di ordinamento che si vuole effettuare, fate clic sul pulsante OK e Excel ridispone tutte le righe del foglio in base all'ordine crescente o decrescente dei valori contenuti nelle colonne selezionate. Filtrare i dati di una lista Oltre a ordinare la lista in base a parametri stabiliti, possibile filtrare i dati in modo da visualizzare soltanto le righe che interessano. Dalla rubrica di indirizzi, per esempio, possibile ottenere la lista di tutti gli amici residenti in una certa citt. Il filtro permette non solo di visualizzare i dati che interessano, ma anche di modificarli o produrre grafici a partire da essi. A differenza dell'ordinamento, lo strumento del filtro non sposta le righe della lista, ma nasconde le righe che non soddisfano i criteri di selezione. Per individuare rapidamente gli elementi che volete visualizzare in un elenco, selezionate una cella del foglio o una voce di campo, aprite il menu e fate clic sulla voce Filtro, quindi scegliete la voce Filtro automatico dal menu a discesa: Excel inserisce un pulsante di selezione per il filtro automatico a lato di ogni etichetta di colonna.
Se si fa clic su una delle frecce dei pulsanti di selezione per il filtro possibile visualizzare un menu con tutte le voci presenti nella colonna e scegliere la voce in base alla quale filtrare i dati. Per tornare a vedere tutte le righe del foglio selezionate dal menu la voce Tutto.
33 Filtri personalizzati anche possibile raffinare la ricerca e applicare dei filtri personalizzati, cio filtri che possono essere utilizzati per visualizzare righe in grado di soddisfare pi condizioni in una stessa colonna. In questo modo, per esempio, nella lista degli indirizzi si possono selezionare le righe che fanno riferimento a pi nomi di citt. Se scegliete la voce Personalizza dal menu per il filtro che compare a lato di ogni colonna, Excel apre una finestra di dialogo nella quale possibile indicare i criteri di selezione. Nella casella Mostra righe selezionate l'operatore di confronto in base al quale filtrare i dati: gli operatori possono essere Uguale, Maggiore o Minore di, oppure, nel caso di valori testuali, Inizia con, Finisce, Contiene, ecc. Una volta inserito l'operatore di confronto, inserite il valore da utilizzare come termine di confronto nella casella del valore alla sua destra. In un foglio per la contabilit, per esempio, potrebbe essere necessario selezionare tutte le voci di spesa che superano 200.000. Nella finestra Personalizza possibile utilizzare anche due criteri di filtro per la stessa colonna, per esempio cercare le righe che contengono valori compresi fra 200.000 e 400.000. Dopo aver selezionato il primo operatore di confronto , si deve fare clic sul pulsante AND e introdurre un secondo operatore di confronto.
34 Esercitazione 1. Aprire l'applicazione Microsoft Excel; aprire un nuovo documento e salvarlo su un dischetto col nome proprio e la data dell'esercitazione. In esso saranno svolte le esercitazioni. 2. Lasciando aperta l'applicazione Excel, aprire in Word un file di nome "Esercitazione Excel Modulo 1Sezione 2" e tenerlo aperto. In esso vengano riportate tutte le risposte e le osservazioni richieste nel corso dell'esercitazione. 3. Rispondere alle seguenti domande: a. In quale unit di misura viene espressa la larghezza di una colonna? b. In quale unit di misura viene espressa l'altezza di una riga? c. Descrivere le operazioni necessarie per impostare la larghezza di tre colonne contigue al valore di 15,5. d. Descrivere le operazioni necessarie, solo col mouse, per impostare tre colonne al contenuto delle celle. 4. Costruire una tabella inserendo nella cella A1 l'etichetta "Spese". Dalla cella B2 alla cella M2 inserire i nomi dei mesi. Dalla cella A3 alla cella A7 inserire le voci "Vitto", "Vestiti", "Telefono", "ENEL", "Auto" 5. Inserire nelle celle corrispondenti a ogni mese le uscite verosimili corrispondenti alle diverse voci. 6. Adattare automaticamente la larghezza delle colonne e l'altezza delle righe ai contenuti delle celle. Correggere righe e colonne che contengono testo allargandole leggermente. 7. Modificare la voce "Vestiti" in "Vestiario" 8. Modificare la voce "Spese" in "Bilancio familiare d'uscita per l'anno 1999" 9. Selezionare l'intervallo A1:M7 e copiarlo nella stessa posizione del Foglio2. 10. Operando sul foglio 2 cancellare, dopo averle selezionate tutte, i contenuti delle celle C5, D7, J4:J7. 11. Annullare l'operazione precedente. 12. Spostare la colonna C dopo la colonna G. Riportare la colonna spostata nella posizione predente. 13. Tornare sul Foglio1. Mettere in ordine alfabetico crescente l'intervallo B3:B7. Mettere in ordine numerico crescente l'intervallo C3:C7. Mettere in ordine numerico decrescente l'intervallo C3:C7. 14. Chiudere i file aperti e consegnare il dischetto all'istruttore
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MODULO 4
SEZIONE 3
36 MODULO 4: Foglio Elettronico SEZIONE 3: Funzioni e formule 4.3.1 Funzioni aritmetiche e logiche Prima di passare all'uso di formule e funzioni bene chiarire meglio i riferimenti alle celle e agli intervalli, in quanto essi sono di norma usati nelle formule e nelle funzioni. Un riferimento identifica una cella o un intervallo di celle in un foglio di lavoro e viene utilizzato per la ricerca dei valori che si desidera includere in una formula. Grazie ai riferimenti in una sola formula possibile utilizzare i dati contenuti in diverse parti di un foglio di lavoro oppure il valore di un'unica cella in pi formule. inoltre possibile fare riferimento a celle di altri fogli della stessa cartella di lavoro, ad altre cartelle di lavoro e a dati presenti in altri programmi. I riferimenti a celle in altre cartelle di lavoro sono denominati riferimenti esterni e i riferimenti ai dati di altri programmi sono denominati riferimenti remoti. In base all'impostazione predefinita, in Excel viene utilizzato lo stile di riferimento A1, in cui le colonne sono identificate da lettere (da A a IV, per un totale di 256 colonne) e le righe sono identificate da numeri (da 1 a 65536). Tali lettere e numeri costituiscono le intestazioni di riga e di colonna. Per fare riferimento a una cella, immettere la lettera della colonna seguita dal numero di riga. D50 si riferisce ad esempio alla cella posizionata all'intersezione tra la colonna D e la riga 50. Per fare riferimento a un intervallo di celle, immettere il riferimento della cella nell'angolo superiore sinistro dell'intervallo, i due punti (:), quindi il riferimento della cella nell'angolo inferiore destro. Di seguito sono riportati esempi di riferimenti. Per fare riferimento a Cella all'intersezione della colonna A e della riga 10 Intervallo di celle delimitato dalla colonna A e dalle righe da 10 a 20 Intervallo di celle delimitato dalla riga 15 e dalle colonne da B a E Tutte le celle della riga 5 Tutte le celle delle righe da 5 a 10 Tutte le celle della colonna H Tutte le celle delle colonne da H a J Intervallo di celle delimitato dalle colonne da A a E e dalle righe da 10 a 20 A10:A20 B15:E15 5:5 5:10 H:H H:J A10:E20 Utilizzare A10
Lo Stile di riferimento R1C1 viene usato maggiormente nelle macro e nelle routines Visual Basic. In questo riferimento si inseriscono dopo R il numero di riga e dopo C il numero di colonna ad esempio R10C2 indica la cella B10. I riferimenti possono essere assoluti e relativi. Se in una formula scriviamo per esempio =somma(A1:D1) e la formula viene inserita nella cella E1, in questa cella comparir la somma dei contenuti delle celle da A1 a D1. Se
37 ora copiamo la formula nella cella E2 Excell intende che il riferimento alle celle relativo, cio, poich la formula si trova in E2, l'intervallo della formula diventa A2:D2 e la formula copiata sar =somma(A2:D2); e cos' via se copiamo la formula in altre celle. Questo tipo di riferimento si chiama relativo. Se, al contrario, in una formula vogliamo che il riferimento ad una cella o ad un intervallo sia assoluto, e cio che la cella o l'intervallo rimanga sempre lo stesso copiando la formula, allora dobbiamo far precedere i nomi di cella dal simbolo $. Cos, se scriviamo =somma($A$1:$D$1), anche se copiamo la formula, viene sempre riportata la somma relativa alle celle da A1 a D1. E' da osservare che possiamo rendere assoluti o relativi riga e colonna, oppure l'una o l'altra. Cos, se scriviamo $A1 intendiamo dire che la colonna relativa e cambier nelle formule copiate, mentre la riga rimane fissa la 1. Possiamo avere perci per una cella le scritte A1, $A1, A$1, $A$1 rendendo relative riga e colonna, solo colonna, solo riga, entrambe. Etichette e nomi possibile utilizzare le etichette delle righe e delle colonne di un foglio di lavoro per fare riferimento alle celle delimitate da tali righe e colonne. "Prezzo", "Quantit" e "Totale" sono esempi di etichette utilizzabili. In alternativa, possibile assegnare nomi descrittivi che rappresentino celle, intervalli di celle, formule o valori costanti. Riferimenti 3D Se si desidera analizzare dati presenti in una cella o un intervallo di celle in pi fogli all'interno della cartella di lavoro, utilizzare i riferimenti 3D. Un riferimento 3D include il riferimento di cella o di intervallo preceduto da un intervallo di nomi di fogli di lavoro. possibile utilizzare qualunque nome memorizzato tra il primo e l'ultimo nome del riferimento. =SOMMA(Foglio2:Foglio13!B5) ad esempio consente di addizionare i valori contenuti nella cella B5 in tutti i fogli compresi tra il Foglio 2 e il Foglio 13 inclusi. Non inutile, a questo punto, dare una definizione di formula e funzione. Una formula un'insieme di costanti e riferimenti uniti da operatori matematici. Una formula in Excel inizia con = (uguale). Ad esempio =(A1*235*B3+C5) una formula che inserisce nella cella il risultato delle operazioni contenute in essa. Gli operatori matematici riconosciuti da Excel sono + Somma Sottrazione * Moltiplicazione / Divisione % Percentuale ^ Elevamento a potenza = Uguale a > Maggiore di < Minore di >= Maggiore di o uguale a <= Minore di o uguale a <> Diverso da & Concatenamento di testo Essi sono chiamati anche funzioni in quanto effettuano un calcolo fra dati o fra funzioni.
38 Una funzione una ruotine che Excel richiama ogni volta che la incontra e che fornisce un valore (numerico o di stringa) calcolato dalla routine. Ad esempio somma(intervallo) una funzione che calcola la somma dei contenuti dell'intervallo di celle specificato, Adesso() calcola la data odierna. Excel contiene moltissime funzioni per tutte le esigenze di calcolo. Cercare nella guida alle voci Funzioni matematiche e trigonometriche, Funzioni statistiche, funzioni del database, funzioni data e ora etc.. Una funzione termina sempre con aperta e chiusa parentesi () anche se fra di esse non vi sono parametri. 4.3.1.1 Usare le funzioni aritmetiche e logiche Le funzioni pi importanti sono senza dubbio gli operatori aritmetici (+ - * /) di somma, differenza, prodotto e quoziente, che permettono di costruire formule per tutte le esigenze insieme all'operatore elevamento a potenza (^). Ricordiamo ancora che una formula comincia sempre con =(uguale) e pu contenere costanti, riferimenti di celle e di intervalli, funzioni.
Se in una formula sono presenti diversi operatori, l'ordine di esecuzione delle operazioni sar quello illustrato nella tabella che segue. Se una formula contiene operatori dotati della stessa precedenza, come quelli di moltiplicazione e divisione, essi verranno calcolati da sinistra a destra. Per modificare l'ordine del calcolo, racchiudere tra parentesi la parte della formula che si desidera calcolare prima. Operatore : (due punti) (spazio singolo) ; (punto e virgola) % ^ *e/ +e & = < > <= >= <> Descrizione Operatori di riferimento
Negazione (1) Percentuale Elevamento a potenza Moltiplicazione e divisione Addizione e sottrazione Concatenazione di stringhe Confronto
Quando in una cella viene introdotta una formula che contiene riferimenti, se qualche valore contenuto nei riferimenti cambia, Excel ricalcola le formule e aggiorna i valori nelle celle contenenti le formule.
39 Per accedere a tutte le funzioni disponibili in Excel si pu attivare il comando Inserisci/Funzione... dalla barra del menu. Si apre la finestra di dialogo Incolla Funzione che presenta l'elenco di tutte le funzioni.
In basso riportata una spiegazione e la sintassi della funzione. Per ulteriori informazioni si pu cliccare sulla guida (?) in basso a sinistra. Scelta la funzione sufficiente fare click su di essa. Si apre un'altra finestra in cui possibile scegliere le celle o gli intervalli interessati
Nelle funzioni e nelle formule sono contenuti, in genere, celle e intervalli. Per individuare l'intervallo contenuto in una formula sufficiente fare doppio click sulla cella che contiene la formula. Excel evidenzia con un contorno azzurro l'intervallo. Per cambiare il riferimento si pu trascinare il contorno in un'altra posizione oppure modificarlo trascinando col sinistro il quadratino di riempimento della selezione. Fatte le modifiche sufficiente premere INVIO.
4.3.1.2 Riconoscere i messaggi standard di errore associati a formule Se non possibile calcolare il risultato di una formula, verr visualizzato un valore di errore. possibile ad esempio che si verifichi un errore se si utilizza del testo laddove la formula richiede un valore numerico, se si elimina una cella a cui fa riferimento una formula
40 oppure se si utilizza una cella non sufficientemente ampia da consentire la visualizzazione del risultato. Altri valori di errore possono dipendere da ragioni esterne alla formula stessa. Se ad esempio una formula visualizza #N/D oppure #VALORE!, possibile che l'errore risieda in una cella a cui la formula fa riferimento. possibile individuare le celle che forniscono valori di errore alle formule tramite gli strumenti di controllo nel modo seguente 1. Visualizzare la barra degli strumenti Controllo scegliendo Controllo dal menu Strumenti, quindi Barra degli strumenti Controllo.
Prima di utilizzare la barra degli strumenti Controllo, scegliere Opzioni dal menu Visualizza e assicurarsi che nella scheda Visualizza sia selezionato il pulsante di opzione Mostra tutto o Mostra segnaposti. 2. Fare clic sulla cella in cui visualizzato l'errore. 3. Fare clic sul pulsante Individua errore ( ). Nota Per selezionare la cella all'estremit opposta di una freccia di controllo, fare doppio clic sulla freccia stessa. Gli errori pi ricorrenti, che compaiono in una cella che contiene una formula errata sono: Un valore di errore ##### si verifica quando la cella contiene un numero, una data o un'ora che non rientra nella cella Errore ##### oppure quando contiene una formula di data e/o di ora che genera un risultato negativo. Il valore di errore #VALORE! viene visualizzato quando viene utilizzato un tipo di argomento o di operando errato oppure Errore se la caratteristica Correzione automatica formula non in grado #VALORE! di correggere la formula. Il valore di errore #DIV/0! viene visualizzato quando il Errore #DIV/0! divisore di una formula uguale a 0 (zero). Il valore di errore #NOME? viene visualizzato quando il Errore #NOME? testo contenuto in una formula non viene riconosciuto. Il valore di errore #N/D viene visualizzato quando il valore che occorre a una funzione o a una formula non disponibile. Se certe celle del foglio di lavoro sono destinate a contenere dati non ancora disponibili, immettere il valore #N/D Errore #N/D in queste celle. In tal modo le formule che fanno riferimento a esse non calcoleranno alcun valore e restituiranno semplicemente il valore #N/D. Il valore di errore #RIF! viene visualizzato quando un Errore #RIF! riferimento di cella non valido. Il valore di errore #NUM! viene visualizzato quando si verifica un problema con un numero contenuto in una formula o Errore #NUM! in una funzione. Il valore di errore #NULLO! viene visualizzato quando si Errore specifica un'intersezione di due aree che non si intersecano. #NULLO!
41 4.3.1.3 Usare lo strumento riempimento automatico per copiare o incrementare dati
Nella seconda sezione si gi parlato di copiare e incollare dati e come ottenere automaticamente serie di dati. Ricordiamo in questo paragrafo che per copiare o spostare i dati (valori o formule) contenuti in una selezione, oltre che operare con i comandi Taglia, Copia e Incolla, possono essere usati i pulsanti sinistro e destro del mouse e il tasto CTRL una volta posizionato il cursore sul bordo della selezione o sul quadratino di riempimento automatico. I risultati che si ottengono trascinando con le varie combinazioni di tasti sono: Trascinando dal bordo della selezione Sposta la selezione nel punto Trascina la selezione col pulsante desiderato. Verranno chieste informazioni se sinistro del mouse sono presenti altri dati Copia la selezione nel punto CTRL+Trascina la selezione col desiderato. Verranno chieste informazioni se pulsante sinistro del mouse sono presenti altri dati Trascina la selezione col pulsante Si apre un menu di scelta rapida per destro del mouse con o senza il tasto CTRL effettuare diverse azioni Trascinando dal quadratino di riempimento della selezione Riempie le celle contigue con serie Trascina la selezione col pulsante dipendenti dal tipo di dati, come numeri, sinistro del mouse mesi, giorni etc., crescenti o decrescenti a seconda dello spostamento. CTRL+Trascina la selezione col Copia la selezione nelle caselle pulsante sinistro del mouse ricoperte nello spostamento del mouse. Trascina la selezione col pulsante Si apre un menu di scelta rapida per destro del mouse con o senza il tasto CTRL effettuare diverse azioni Trascinando col destro del mouse il quadratino di riempimento, in particolare, si apre il menu di scelta rapida. Se si fa click sulla voce Serie... si apre una finestra di dialogo in cui si pu decidere con che tipo di serie si devono riempire le celle.
42 4.3.1.4,5 Capire e usare i riferimenti relativi e assoluti nelle formule e funzioni. Abbiamo spiegato nell'introduzione che cos' un riferimento relativo e assoluto. Aggiungiamo qui qualche approfondimento. La potenza del foglio elettronico st nel fatto che esso calcola proprio facendo riferimento alle celle del foglio o addirittura di altri fogli o di altre cartelle, di modo che, se vengono modificati i dati dei riferimenti, vengono ricalcolate tutte le formule e nelle relative caselle appaiono i dati aggiornati. Nelle tabelle, molto spesso si ha bisogno di totali parziali e complessivi oppure di formule che calcolino un valore in base ai dati contenuti in righe o colonne. In questi casi sarebbe noioso riscrivere per ogni riga o colonna la stessa formula con i riferimenti cambiati. Ecco allora che Excel intende, per default, che il riferimento relativo, per cui, copiando la formula nella riga successiva, automaticamente i riferimenti vengono fatti ai dati della riga successiva, a meno che gli indici di riga e colonna non vengano fatti precedere dal simbolo $; in tal caso Excel intende il riferimento come assoluto. Prendiamo ad esempio una formula che calcola la forza di attrazione newtoniana, date le masse di due corpi e la distanza ( F=k*M*m/d2). I dati siano disposti nel seguente modo: in A1 sia presente la costante k nell'intervallo A2:C2 siano presenti M, m, e d. Altri valori di M, m e d siano presenti nelle righe successive negli intervalli A3:C3, A4:C4 etc. Nella cella D2 scriviamo la formula, che risulter =$A$1*A2*B2/(C2^2) La cella A1 deve essere un riferimento assoluto perch nella formula il valore sempre lo stesso. Le celle A2, B2 e C2 sono riferimenti relativi, perch nelle diverse righe i valori di M, m e d cambiano. Copiando la formula nelle celle D3, D4 etc. essa per ogni riga sar cambiata automaticamente rispettando il riferimento. Cos in D3 la formula diventa =$A$1*A3*B3/(C3^2) , in D4 diventa =$A$1*A4*B4/(C4^2) etc.. Se non avessimo messo il simbolo di riferimento assoluto, $, davanti alla cella A1 le formule sarebbero diventate in D3 =A2*A3*B3/(C3^2), in D4 =A3*A4*B4/(C4^2), chiaramente errate perch in A2, A3 etc. sono contenuti valori di M. 4.3.2 Lavorare con le funzioni. 4.3.2.1 Usare la funzione di somma. Tutte le funzioni matematiche, con la loro sintassi e spiegazioni, si possono trovare nella guida di Excel cercando "Funzioni matematiche e trigonometriche". Allo stesso modo si possono cercare le "Funzioni statistiche", le "Funzioni di database" etc. In questo paragrafo trattiamo soltanto la funzione somma() e nel successivo la funzione media(), semplicemente per fare un esempio ed essendo esse molto usate. Funzione SOMMA Somma tutti i numeri presenti in un intervallo di celle. Sintassi SOMMA(num1;num2; ...) Num1; num2;... sono da 1 a 30 argomenti di cui si desidera il valore totale o somma. I numeri, i valori logici e la rappresentazioni di numeri in formato testo digitati direttamente nell'elenco degli argomenti vengono inclusi nel calcolo. Vedere i primi due esempi che seguono. Se un argomento costituito da una matrice o da un riferimento, verranno utilizzati solo i numeri presenti nella matrice o nel riferimento, mentre le celle vuote, i valori
43 logici, il testo o i valori di errore verranno ignorati. Vedere il terzo degli esempi che seguono. Gli argomenti rappresentati da valori di errore o da testo non convertibile in numeri determinano degli errori. Esempi SOMMA(3; 2) uguale a 5 SOMMA("3"; 2; VERO) uguale a 6 in quanto i valori in formato testo vengono convertiti in numeri e il valore logico VERO viene considerato uguale a 1. A differenza di quanto illustrato nell'esempio precedente, se A1 contiene "3" e B1 contiene VERO: SOMMA(A1; B1; 2) uguale a 2 in quanto i riferimenti a valori non numerici presenti nei riferimenti non vengono convertiti. Se le celle dell'intervallo A2:E2 contengono i valori 5, 15, 30, 40 e 50: SOMMA(A2:C2) uguale a 50 SOMMA(B2:E2; 15) uguale a 150 La funzione somma la funzione pi comunemente usata. Se essa serve solo a verificare la somma di un certo intervallo di celle, ricordare che quando viene selezionata una zona del foglio, appare automaticamente la somma dei valori numerici sulla barra di stato. Naturalmente la funzione somma (come tutte le altre funzioni) possono entrare a far parte di una formula. Per esempio =A3*135/somma(A5:D10) effettua il prodotto fra il contenuto della cella A3 per 135 e divide per la somma dei valori dell'intervallo A4:D10. 4.3.2.2 Usare la funzione di media. La funzione media() fa parte delle "Funzioni statistiche" il cui elenco completo si pu trovare nella guida di Excel Funzione MEDIA Essa restituisce la media aritmetica degli argomenti. Sintassi MEDIA(num1; num2; ...) Num1; num2;... sono da 1 a 30 argomenti numerici di cui si desidera calcolare la media. Osservazioni Gli argomenti devono essere numeri o nomi, matrici oppure riferimenti che contengono numeri. Se una matrice o un riferimento contiene testo, valori logici o celle vuote, tali valori verranno ignorati. Le celle contenenti il valore zero verranno invece incluse nel calcolo. Suggerimento Quando si calcola la media delle celle, tenere presente la differenza esistente tra celle vuote e celle che contengono il valore zero, soprattutto nel caso in cui sia stata deselezionata la casella di controllo Zeri nella scheda Visualizza, che possibile visualizzare scegliendo Opzioni dal menu Strumenti. Le celle vuote non vengono conteggiate, al contrario degli zeri. Esempi Se l'intervallo A1:A5 viene denominato Punteggi e contiene i numeri 10, 7, 9, 27 e 2: MEDIA(A1:A5) uguale a 11 MEDIA(Punteggi) uguale a 11 MEDIA(A1:A5; 5) uguale a 10 MEDIA(A1:A5) uguale a SOMMA(A1:A5)/CONTA.NUMERI(A1:A5) uguale a 11
44 Se l'intervallo C1:C3 viene denominato AltriPunteggi e contiene i numeri 4, 18 e 7: MEDIA(Punteggi; AltriPunteggi) uguale a 10,5 Oltre la media aritmetica esistono le funzioni matematiche di altre medie: MEDIA.DEV Restituisce la media delle deviazioni assolute dei valori rispetto alla loro media MEDIA Restituisce la media degli argomenti MEDIA.VALORI Restituisce la media degli argomenti, inclusi i numeri, il testo e i valori logici MEDIA.GEOMETRICA Restituisce la media geometrica MEDIA.ARMONICA Restituisce la media armonica MEDIANA Restituisce la mediana dei numeri specificati MEDIA.TRONCATA Restituisce la media della parte interna di un insieme di dati
45 4.3. Esercitazione 1. Aprire l'applicazione Microsoft Excel; aprire dal dischetto il documento .xls col proprio nome. In esso saranno svolte le esercitazioni. 2. Lasciando aperta l'applicazione Excel, aprire in Word un file di nome "Esercitazione Excel Modulo 1Sezione 3" e tenerlo aperto. In esso vengano riportate tutte le risposte e le osservazioni richieste nel corso dell'esercitazione. 3. Rispondere alle seguenti domande: a. Che differenza c' fra una formula e una funzione? b. Per scrivere una formula in Excel necessario farla precedere dal segno d'apostrofo ('). Vero Falso c. Per introdurre un numero in una cella occorre farlo precedere dal segno + o -. Vero Falso d. Cosa indica il messaggio d'errore "#NOME"? e. Cosa indica il messaggio d'errore "#######"? f. Descrivere le operazioni da fare per riempire 10 celle contigue con valori crescenti di 0.3 unit partendo da 2. g. Le funzioni di Excel non possono essere usate in una formula. Vero Falso h. Dire esattamente cosa vuol dire la formula =somma(A1:F1)*$H$1/(0.5*G1) scritta in J1e scrivere la formula che si ottiene ricopiandola in J3. 4. Aprire, se non gi aperto, il file Excel dell'esercitazione Sezione 2, relativo alle spese mensili. Riempire le celle con valori di uscite verosimili. Alla fine di ogni riga e di ogni colonna inserire rispettivamente (usando la formula adeguata) la somma annuale per voce e la somma mensile delle voci di spesa. 5. Ancora, alla fine di ogni colonna (copiando la formula) inserire la percentuale mensile di spesa. Allo stesso modo, alla fine di ogni riga inserire la percentuale annuale di spesa per ogni voce. 6. Immettere nella cella P2 lo stipendio mensile. 7. Scrivere con una formula alla fine di ogni colonna il risparmio mensile (stipendio-spesa) e alla fine della riga il risparmio annuale. 8. Cercare nella guida la sintassi della funzione MEDIA, scrivere nella cella A10 "Risparmio medio mensile" e nella cella A11 la formula per ottenere il risparmio medio mensile. 9. Salvare tutti i file e consegnare il dischetto all'istruttore.
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MODULO 4
SEZIONE 4
47 MODULO 4: Foglio Elettronico SEZIONE 4: Formattazione 4.4.1 Formattare le celle: numeri 4.4.1.1 Formattare le celle per inserire numeri interi e decimali. Formattare un foglio di lavoro significa non solo dare ad esso un aspetto esteticamente migliore e pi gradevole, ma soprattutto renderlo pi leggibile mettendo in evidenza gli elementi importanti. Excel offre una gamma vastissima di opzioni di formattazione: potete modificare i caratteri, i bordi, lo stile dei numeri e l'allineamento per rendere pi gradevole l'aspetto dei fogli di lavoro. La procedura per modificare i caratteri nelle celle non molto diversa da quella di Word: evidenziate i caratteri che volete formattare, quindi selezionate un carattere dall'elenco a discesa Tipo di carattere sulla barra degli strumenti Formattazione e una dimensione per il carattere. Per applicare uno stile particolare fate clic sul pulsante Grassetto, Corsivo o Sottolineato. Ma Excel offre di pi, in quanto una cella contiene dati. In questo senso essa pu essere formattata, o predisposta, per contenere tipi di dati particolari. Per formattare una cella in base al tipo di dati fare click su Formato/Celle della barra dei menu; si apre la finestra di dialogo, costituita da diverse schede. Innanzi tutto esaminiamo la scheda Numero. In essa possibile scegliere da un lungo elenco come vogliamo che appaia un numero nella cella. Attenzione! anche se un numero apparir, per esempio, senza cifre decimali, esso sempre memorizzato con la precisione con cui stato immesso (se abbiamo inserito 12,5 e scegliamo come visualizzazione di cella numero intero, nella cella apparir 12, ma rimane memorizzato 12,5. Se si cambia il formato numerico di cella apparir 12,5). Selezionando Numero dall'elenco delle categorie appare la casella in cui si pu immettere il numero di cifre decimali da visualizzare, eventualmente il separatore delle migliaia e come appaiono i numeri negativi. Se inseriamo un numero con 2 cifre decimali e abbiamo scelto come formato cella 4 cifre decimali, verranno aggiunti due zeri in modo che le cifre decimali siano 4. In alcuni campi scientifici non indifferente scrivere 12,53 e 12,5300, per cui bisogna stare attenti alle proprie esigenze. Scegliendo dall'elenco delle categorie Generale, il numero sar visualizzato con le cifre decimali immesse senza gli zeri finali dopo la virgola. Se si vuole immettere i numeri con le cifre decimali volute occorre scegliere la categoria Personalizzato. 1. Selezionare le celle che si desidera formattare.
48 2. Scegliere Celle dal menu Formato, quindi scegliere la scheda Numero. 3. Dall'elenco Categoria selezionare una categoria, quindi un formato incorporato simile a quello desiderato. 4. Dall'elenco Categoria selezionare Personalizzato. 5. Per creare il formato desiderato, modificare i codici del formato numerico nella casella Tipo. La modifica di un formato incorporato non ne comporta la rimozione. possibile specificare un massimo di quattro sezioni di codici di formato. Le sezioni, separate da un punto e virgola, definiscono i formati relativi ai numeri positivi e negativi, ai valori zero e al testo, in tale ordine. Se si specificano solo due sezioni, la prima viene utilizzata per i numeri positivi e gli zeri e la seconda per i numeri negativi. Se si specifica una sezione, tutti i numeri ne utilizzano il formato. Se si salta una sezione, includere il punto e virgola finale relativo a tale sezione.
Il simbolo # una posizione di una cifra. Introducendo come maschera nel formato personalizzato #.###### significher che verranno visualizzate tutte le cifre intere e tutte le decimali fino sei senza aggiungere zeri finali. In ogni caso conviene prendere confidenza scegliendo formati stabiliti o sperimentando maschere personalizzate e vedere come verr visualizzato il numero. 4.4.1.2 Formattare le celle per inserire numeri interi e decimali. Una funzione importante in Excel la funzione data. Una cella pu essere formattata per contenere date scegliendo Data dall'elenco delle categorie della scheda Numero. E' possibile scegliere fra numerosi formati data a seconda delle proprie esigenze. Attenzione, per! Escel ha il suo modo di interpretare le date. Poich le regole che determinano il modo in cui i programmi di calcolo interpretano le date sono complesse, quando si immettono date necessario utilizzare il massimo della precisione. Ci garantir un alto livello di precisione nei calcoli delle date. Modalit con cui Excel interpreta le date ambigue Quando interpreta date ambigue, Excel procede per supposizioni. Ad esempio, quando si inserisce una data che include solo il mese e una o due cifre, Excel assume che da 1 a 31 sia il giorno e che l'anno sia l'anno corrente. Excel assume che 01 dicembre sia 1 dicembre dell'anno corrente, non dicembre dell'anno 2001 oppure che dicembre 32 sia 1 dicembre 1932. Modalit secondo cui Excel interpreta gli anni a due cifre Per impostazione predefinita, quando si inserisce un valore di anno a due cifre, Excel lo interpreta nel seguente modo: da 00 a 29 Excel interpreta i valori di anno a due cifre da 00 a 29 come gli anni che vanno dal 2000 al 2029. Ad esempio, se si digita la data 28/5/19, Excel assume che la data sia 28 maggio, 2019. da 30 a 99 Excel interpreta i valori anno a due cifre da 30 a 99 come gli anni che vanno dal 1930 al 1999. Ad esempio, se si digita la data 28/5/98, Excel assume che la data sia 28 maggio, 1998. Utilizzare anni a quattro cifre Per assicurarsi che Excel interpreti i valori anno nel modo desiderato, possibile digitare i valori anno a quattro cifre (ad esempio, 2001, piuttosto che 01). Excel tratta le date come un numero seriale. La funzione che restituisce tale numero DATA(anno;mese;giorno).
49 Anno pu avere da una a quattro cifre. L'anno viene interpretato a seconda del sistema di data utilizzato. In base all'impostazione predefinita, Excel per Windows utilizza il sistema di data 1900 . Se anno compreso tra lo 0 (zero) ed il 1899 (incluso), tale valore viene aggiunto al 1900 per calcolare l'anno. Ad esempio, DATA(100;1;2) restituir il 2 gennaio 2000 (1900+100). Se anno compreso tra 1900 e 9999 (incluso), tale valore viene utilizzato come anno. Ad esempio, DATA(2000;1;2) restituir il 2 gennaio 2000. Se anno minore di 0 o maggiore di 10000, verr restituito il valore di errore #NUM!. Mese un numero che rappresenta il mese dell'anno. Se mese maggiore di 12, quel numero di mesi verr aggiunto al primo mese dell'anno specificato. Ad esempio, DATA(1998;14;2) restituir il numero seriale che rappresenta il 2 febbraio 1999. Giorno un numero che rappresenta il giorno del mese. Se giorno maggiore del numero di giorni del mese specificato, quel numero di giorni verr aggiunto al primo giorno del mese. Ad esempio, DATA(1998;1;35) restituir il numero seriale che rappresenta il 4 febbraio 1998. Osservazioni In Excel, le date vengono memorizzate come numeri seriali in sequenza in modo da potervi eseguire dei calcoli. Se la cartella di lavoro utilizza il sistema di data 1900, la data 1 gennaio 1900 viene memorizzata come numero seriale 1. Ad esempio, nel sistema di data 1900, la data 1 gennaio 1998 viene memorizzata come numero seriale 35796 perch sono passati 35.795 giorni dal 1 gennaio 1900. Vedere. L'orario viene memorizzato come numero decimale frazione del giorno aggiunto alla data. La funzione ORARIO(ora;minuto;secondo) restituisce tale numero. In definitiva scrivendo in una cella formattata data "12/03/2003 13:47" Excel memorizza il numero 37692,57. Le funzioni ANNO(numero), Mese(numero), Giorno(numero), ora(numero), minuto(numero), secondo(numero) restituiscono l'anno, il mese, il giorno, l'ora, i minuti e i secondi di un numero seriale. Se sivule trasformare un numero seriale in data e ora basta formattare la cella in data in una delle forme proposte dalla finestra di dialogo. La funzione DATA risulta particolarmente utile nelle formule in cui anno, mese e giorni sono formule e non costanti. Esempio DATA(1998;1;1) uguale a 35796, che il numero seriale corrispondente alla data 1 gennaio 1998. L'orario viene 4.4.1.3 Formattare le celle per differenti valute. Esaminiamo ora la formattazione Valuta e Contabilit di una cella. Esse permettono di rappresentare i numeri nelle varie modalit usate nel mondo finanziario.
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La finestra di dialogo permette di scegliere, nella categoria Valuta, il simbolo di valuta e il numero di cifre decimali. Il formato contabilit permette, inoltre, di avere incolonnati il simbolo di valuta e le cifre decimali. Ricordare che dalle Impostazioni Internazionali, accessibili da Pannello di controllo, possibile impostare il separatore delle migliaia e il separatore decimale. 4.4.1.4 Formattare le celle per valori percentuali. Un altro tipo di formattazione di cella molto usato il formato numero percentuale. Anche questo selezionabile dall'elenco Categorie della Scheda Numero della finestra di dialogo che si apre cliccando su Formato Celle... accessibile dal menu Formato oppure cliccando due volte sulla selezione di celle in modo da attivare il menu di scelta rapida. Se la cella formattata come numero percentuale, immettendo il valore 0.35 verr visualizzato 35%. In pratica questo formato moltiplica per cento il valore immesso e aggiunge il simbolo %. Attenzione! Ricordare sempre che la formattazione di cella solo un modo per visualizzare in un certo modo il numero immesso; nei calcoli viene sempre usato il numero cos come stato immesso. Anche se nella cella appare 35%, nei calcoli viene usato il valore 0,35.
51 4.4.2 Formattare le celle: testo. 4.4.2.1,2 Modificare le dimensioni del testo e formattare il contenuto delle celle. Dalla scheda Formato Numero, una cella pu essere formattata anche come testo. Ci significa che anche se inseriamo in una cella un numero, esso verr interpretato come se fosse un testo (in altri termini come se in una cella generica avessimo inserito " '1423 "). Formattare il testo contenuto nelle celle cosa diversa. Dalla finestra di dialogo Formato celle si pu scegliere la scheda Carattere.
In essa possibile scegliere il font, le dimensioni, lo stile, il colore e altre caratteristiche. Il formato scelto verr applicato a tutte le celle della selezione su cui si sta operando. E' chiaro che se una cella formattata come numero, tale formattazione permane e il formato carattere verr applicato ai numeri presenti nelle celle. Le varie opzioni di formattazione del testo sono accessibili anche dalla barra degli strumenti Formattazione, attraverso i pulsanti relativi. Il formato carattere scelto pu essere applicato a tutto il contenuto di una cella o di una selezione oppure ad una parte del contenuto di una cella. Per far ci bisogna attivare la modalit modifica nella cella cliccandoci due volte. A questo punto si pu selezionare col mouse la parte di testo desiderato e applicare colore, e formato testo desiderato.
Le modifiche di formattazione di una parte di testo possono essere eseguite anche nella barra della formula; la formattazione applicata comparir nella cella. 4.4.2.3 Modificare l'orientamento del testo. Scegliendo la scheda Allineamento della finestra di dialogo Formato celle si pu impostare la disposizione del testo all'interno di una cella
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Il testo pu essere allineato orizzontalmente a sinistra, a destra o centrato, e verticalmente in alto, in basso e al centro. Nella casella Rientro si pu impostare il valore del rientro rispetto al bordo della cella. Spuntando la casella Testo a capo, se il testo immesso troppo lungo per essere contenuto nella cella, essa si allunga in modo che esso va a capo. Naturalmente se la cella venisse allungata orizzontalmente il testo si ridispone fino a riempirla tutta. Le celle vicine a destra e a sinistra, naturalmente, si adegueranno alla nuova larghezza di riga. Spuntando la casella Riduci e adatta il testo immesso viene adattato alla cella rimpicciolendolo. Spuntando la cella Unione celle, tutte le celle della selezione vengono unite a formare un'unica cella; le celle intorno conservano la loro dimensione. L'unione celle permette di creare tabelle complesse, moduli e altro. La casella Orientamento, insieme alla casella Gradi, permette di impostare l'orientamento del testo, verticale o inclinato che sia. Per orientare il testo si pu immettere il valore nella casella Gradi, oppure trascinare col mouse il piccolo rombo rosso. L'allineamento orizzontale del testo di una selezione di celle si pu fare anche direttamente coi pulsanti relativi della barra Formattazione.
53 4.4.3 Formattare le celle: insieme di celle. 4.4.3.1 Raggruppare le celle. Come accennato sopra, pi celle possono essere raggruppate per formare un'unica cella. Ci permette di ottenere tabelle molto articolate e incolonnate in modo da formare veri e propri modelli. Per raggruppare pi celle, effettuare la selezione e aprire la finestra di dialogo Formato Cella cliccando col destro del mouse sulla selezione oppure dal menu Formato/Celle. Spuntare la casella Unisci celle. Per eliminare il raggruppamento da una selezione, togliere il segno di spunta. Per unire celle si pu far uso del pulsante Unisci celle ( ) della barra di Formattazione. Le celle unite possono essere formattate come tutte le altre celle. 4.4.3.2 Aggiungere un bordo a un insieme di celle. Un'altra delle schede della finestra di dialogo Formato celle la scheda Bordo
In essa si possono impostare i bordi della cella o di una selezione scegliendo il tipo di linea, il colore e dove inserire i bordi. Ciascun bordo pu essere impostato separatamente mediante i pulsanti che funzionano in modo on-off e cio cliccando si inserisce il bordo e cliccando ancora si disinserisce. Il tutto pu essere controllato in anteprima nella casella. Nella figura si vede come ciascuna cella pu avere i suoi bordi e i suoi sfondi.
54 Nella scheda Motivo si pu scegliere sia un colore di sfondo che un motivo di sfondo per far risaltare i dati contenuti nelle celle e rendere pi leggibile la tabella. Infine la scheda Protezione permette di proteggere i dati.
Le celle possono essere bloccate e nascoste. Perch la protezione possa funzionare necessario, dopo aver spuntato le caselle Bloccata e Nascosta, proteggere il foglio di lavoro usando la voce di menu Strumenti/Protezione... (eventualmente usando una password). Spuntando Bloccata, Excel impedir che il contenuto della cella possa essere modificato; spuntando Nascosta, non verr visualizzata nella barra della formula la eventuale formula in essa contenuta, ma solo il suo valore. Formattazione automatica. Alla fine di questo paragrafo, ma sarebbe bene provarla prima, parliamo della formattazione automatica, che ci permetter di vedere cosa pu fare Excel con la formattazione delle celle e del testo. Per attivare la formattazione automatica, selezionare la zona da formattare fare click su Formato/Formattazione automatica. Si apre la finestra di dialogo, dalla quale si pu scegliere un modello di formattazione: Naturalmente, una volta scelto il modello, la formattazione pu essere modificata a piacere. Cliccando sul pulsante Opzioni..., vengono visualizzate le caselle di selezione in basso, con le quali si pu attivare o disattivare ogni tipo di formattazione. Formattazione condizionale. Se una cella contiene i risultati delle formule o altri valori che si desidera controllare, possibile identificare le celle tramite l'applicazione di formati condizionali. Sar possibile, ad esempio, applicare alle celle uno sfondo verde, ovvero l'evidenziazione, per valori di vendita effettiva superiori ai valori di vendita prevista e uno sfondo rosso per il caso contrario.
Quando cambiano le condizioni, se il valore delle celle cambia e non corrisponde pi alle condizioni specificate, il formato condizionale previsto per tali celle verr temporaneamente eliminato. I formati condizionali rimangono applicati alle celle fino a quando non vengono rimossi, anche se nessuna delle condizioni specificate presente e i formati non sono visualizzati. Per attivare la formattazione condizionale, dopo aver selezionato la zona, cliccare su Formato/Formattazione condizionale. Si apre una finestra di dialogo in cui pu essere immessa la formula di condizionamento.
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Il pulsante Aggiungi permette di inserire una seconda condizione e anche una terza. Nelle prime due caselle si sceglie la condizione e nelle altre due si possono inserire o valori costanti, oppure riferimenti a celle, selezionabili direttamente sul foglio, cliccando sul quadratino a destra.
56 4.4.4 Controllo ortografico. 4.4.4.1 Usare lo strumento controllo ortografico. Excel dispone, naturalmente, anche di un controllo ortografico, che pu essere attivato dal menu Strumenti/Controllo ortografico, oppure cliccando sul pulsante relativo ( )
Come si vede dalla finestra di dialogo, si pu scegliere il dizionario e, attraverso i pulsanti, si possono effettuare tutte le operazioni di correzione. Cliccando su Strumenti/Correzione automatica si apre una finestra di dialogo in cui possibile attivare la correzione durante la digitazione e impostare gli errori ricorrenti da correggere automaticamente. Nella casella di testo Sostituisci pu essere inserito un errore che facciamo di frequente e correggerlo col contenuto della casella Con. In questo modo si pu personalizzare la correzione durante la digitazione.
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4.4.5 Impostazione del documento. 4.4.5.1 Modificare i margini. Per stampare correttamente il proprio lavoro importante imparare a regolare l'aspetto del foglio, in modo che le stampe corrispondano a ci che si visualizza sullo schermo. Anteprima di stampa Prima di tutto conviene utilizzare la funzionalit Anteprima di stampa, che permette di verificare l'aspetto che il foglio assumer una volta stampato, impaginazione inclusa: aprite il menu File e selezionate il comando Anteprima di stampa, oppure fate clic sul pulsante Anteprima di stampa ( ) sulla barra degli strumenti Standard. Excel apre la finestra dell'Anteprima di stampa, in cui appare il vostro foglio di lavoro a pagina intera e un cursore a forma di lente di ingrandimento. Se volete vedere una parte del foglio pi da vicino, fate clic con il mouse e ne ingrandirete la visualizzazione, quindi fate clic per tornare alla visualizzazione in modalit foglio intero. Per uscire dall'Anteprima di stampa e tornare al foglio di lavoro attivo fate clic sul pulsante Chiudi. Definire i margini. I margini delimitano l'area di stampa e permettono di dimensionare lo spazio bianco tra il bordo del foglio e i dati stampati sulla pagina. Per impostare i margini scegliete il comando Imposta pagina dal menu File e fate clic sulla scheda Margini,
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Inserite le dimensioni desiderate nelle caselle Superiore, Interiore, Sinistro e Destro. Se dovete stampare un foglio di lavoro di piccole dimensioni rispetto all'area di stampa, potete centrarlo tra i margini orizzontale e verticale selezionando una delle opzioni Centra nella pagina. Una volta definito le impostazioni, fate clic su Anteprima di stampa per verificare l'effetto dei margini sul documento stampato. Se sono necessarie modifiche potete compierle direttamente in anteprima di stampa, facendo clic sul pulsante Margini e trascinando i quadratini che appariranno sul foglio. 4.4.5.2 Aggiustare il documento. Excel di solito riempie una pagina intera con i dati di un foglio di lavoro, poi inizia a stampare su una seconda pagina. Per assicurarvi che la suddivisione delle pagine sia ordinata e abbia un senso logico potete inserire le interruzioni di pagina. Per creare un'interruzione selezionate Visualizza/Anteprima interruzione di pagina: Excel mostra il foglio di lavoro con delle linee tratteggiate, che indicano le interruzioni di pagina predefinite, dettate dalle dimensioni della carta. Fate clic nella cella in cui volete inserire un'interruzione di pagina verticale o orizzontale e selezionate Inserisci/Interruzione di pagina: Excel traccia un'interruzione di pagina verticale e orizzontale, visualizzando una linea continua, a sinistra e in cima alla cella selezionata. Per tornare alla modalit di visualizzazione precedente selezionate Visualizza/Normale. Se avete selezionato la modalit di visualizzazione Anteprima interruzioni di pagina, potete regolare la posizione delle interruzioni di pagina anche facendo clic con il mouse e trascinandole. Se non siete soddisfatti delle interruzioni di pagina che avete aggiunto potete eliminarle facilmente: dopo averle visualizzate, posizionate il puntatore del mouse sulla linea blu continua dell'interruzione di pagina che volete cancellare, in modo che il puntatore si trasformi in una doppia freccia, e tenendo premuto il pulsante sinistro, trascinate il mouse verso il lato superiore o sinistro del foglio di lavoro, quindi rilasciate il pulsante.
59 4.4.5.3 Aggiungere intestazione e pi di pagina.
Quando si devono stampare pi fogli relativi agli stessi dati utile inserire intestazioni e pi di pagina che ne facilitino la lettura, indicando, per esempio, il titolo o il numero di pagina. Per aggiungere un'intestazione o un pi di pagina aprite il menu File e selezionate il comando Imposta pagina, quindi fate clic sulla scheda Intestazione e pi di pagina della finestra di dialogo Imposta pagina. Si pu aprire direttamente la scheda anche selezionando il comando Visualizza/lntestazione e pi di pagina.... La scheda permette di stabilire il tipo di intestazioni e pi di pagina da inserire nel foglio. possibile scegliere uno dei modelli predefiniti che si trovano nelle caselle Intestazione e Pi di pagina (come il nome del foglio, la data e l'ora, il numero della pagina, il nome del file o quello dell'autore) oppure fare clic sui pulsanti Personalizza intestazione o Personalizza pi di pagina per modificare la formattazione o aggiungere nuovi elementi alla propria intestazione o al pi di pagina.
60 Dopo aver scelto le impostazioni che preferite fate clic su OK e intestazioni e pi di pagina saranno inseriti in tutte le pagine del foglio. 4.4.5.4 Cambiare l'orientamento del documento. Spesso i fogli di lavoro sono pi larghi che lunghi: in questi casi potete modificare l'orientamento del foglio di lavoro (di solito l'orientamento predefinito quello verticale) e selezionare l'orientamento orizzontale: nella finestra Imposta pagina, selezionare la scheda Pagina e, nel riquadro Orientamento, fate clic sul pulsante Orizzontale.
61 Questa scheda permette di impostare anche il rapporto fra le dimensioni di stampa. Interessante la scelta Adatta a: che permette di contenere la selezione in una sola o pi pagine a piacere. Excel calcola la grandezza dei caratteri e comprime la selezione o il foglio fino a contenerla nelle pagine impostate nelle caselle di testo. Fatte le scelte desiderate si pu controllare ci che verr stampato cliccando sul pulsante Anteprima di stampa. L'ultima scheda della finestra di dialogo Imposta pagina la scheda Foglio: In questa scheda si possono impostare l'area di stampa e le righe e colonne che si desidera siano ripetute in ciascuna pagina. Gli intervalli possono essere scritti direttamente nelle caselle di testo, oppure selezionarli sul foglio cliccando sull'icona a destra della casella di testo: viene presentato il foglio sul quale si pu effettuare la selezione; fatto ci cliccare di nuovo sull'icona della casella di testo che rimasta visibile sul foglio. Si pu decidere, infine, mediante le caselle di selezione se stampare la griglia o no, se stampare in nero e con qualit bozza e la sequenza delle pagine da stampare, che pu essere orizzontale o verticale. Fatte queste operazioni si pronti per passare alla stampa.
62 4.4 Esercitazione. 1. Aprire l'applicazione Microsoft Excel; aprire dal dischetto il documento .xls col proprio nome. In esso saranno svolte le esercitazioni. 2. Lasciando aperta l'applicazione Excel, aprire in Word un file di nome "Esercitazione Excel Modulo 4 Sezione 4" e tenerlo aperto. In esso vengano riportate tutte le risposte e le osservazioni richieste nel corso dell'esercitazione. 3. Rispondere alle seguenti domande: a. Per formato cella si intende lo stile di testo in essa contenuto. Vero Falso b. Una cella di un foglio Excel pu contenere solo testo e numeri. Vero Falso c. Qual' la differenza fra formato cella e formato testo? d. Dire cosa accade inserendo in una cella formato data un numero. e. Dire in quanti e quali modi si pu visualizzare una data in una cella formato data. f. Per inserire in una cella un numero in formato valuta bisogna scriverlo come testo facendolo precedere dal simbolo di valuta. Vero Falso g. Dire che cosa verr visualizzato in una cella formato data, inserendo il numero 3. h. Per inserire un numero negativo in una cella necessario che essa sia formattata come numero. Vero Falso i. Il segno della separazione dei decimali deve essere necessariamente il punto. Vero Falso j. In qual modo si pu verificare qual' il segno di separazione delle migliaia impostato sul proprio computer? k. In una cella il testo inserito pu essere formattato solo tutto allo stesso modo. Vero Falso 4. Nel documento Excel aperto sul dischetto, riprendendo l'esercizio della sezione precedente, formattare la zona numerica in formato numerico contabilit. 5. Selezionare tutta la zona delle spese e attivare la formattazione automatica. Scegliere un modello e applicarlo. 6. Personalizzare la formattazione dell'esercizio precedente, modificando qualche colore di sfondo, qualche motivo e altro. 7. Applicare ai totali di spesa mensili la formattazione condizionale in modo che se la spesa mensile supera i 1.500.000, i valori vengano scritti in rosso, altrimenti in verde. 8. Aggiungere al foglio intestazione e pi di pagina facendo comparire nell'intestazione "Modulo 4 Sezione 4 Pag. x di X Data ora odierna". Nel pi di pagina scrivere "Corso ECDL Anno 2000" centrato e in carattere Times 10. 9. Usando il tasto funzione Stamp e il programma Photo Editor, trasferire nel documento Word l'immagine della zona del foglio relativa ai dati. 10. Chiudere tutti i file e consegnare il dischetto all'istruttore.
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MODULO 4
SEZIONE 5
64 MODULO 4: Foglio Elettronico SEZIONE 5: Stampa 4.5.1 Stampare semplici fogli elettronici. 4.5.1.1 Usare le opzioni di base della stampa. Anteprima. Stampare un foglio elettronico non la stessa cosa che stampare un documento .doc. Il fatto che un testo si estende solo in verticale, mentre un foglio elettronico si estende sia in orizzontale che in verticale, in modo che nessun formato di carta o di stampante riuscirebbe a contenerlo tutto. Nei paragrafi precedenti si gi parlato di molte impostazioni ed anche dell'anteprima di stampa. Se in Word l'anteprima di stampa non praticamente necessaria in quanto il programma wyswyg, cio vediamo direttamente sullo schermo come il documento verr stampato, in Excel non cos, proprio perch un foglio di lavoro non un testo in prosa. Allora il miglior modo di procedere alla stampa del documento quello di controllarlo con l'anteprima. Cominciamo con l'esaminare la finestra di dialogo che si apre cliccando su File/Stampa.
La finestra simile a quella di Word; in pi offre la possibilit di stampare, oltre ad una selezione, anche i fogli attivi e tutta la cartella. Offre anche la possibilit di stampare le pagine da... a... . Andiamo con ordine. Stampa tutto. Excel suddivide il foglio in pagine a seconda della grandezza delle celle e alla formattazione. Vi sono due modi per vedere il contenuto delle pagine: usare la visualizzazione/Anteprima interruzione di pagina. In questo caso sul foglio appaiono in azzurro le linee di separazione di pagina orizzontali e verticali e, stampato in grigio, il numero di pagina. Trascinando col mouse le linee di interruzione, si possono reimpostare le pagine. Naturalmente non una modalit wyswyg, per cui non sono visibili morgini, intestazioni etc.
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usare l'anteprima di stampa cliccando sul pulsante Anteprima. Nella finestra che si apre, si possono scorrere e visionare le pagine una ad una con la possibilit di reimpostare margini, intestazioni etc. Una lente di ingrandimento per cursore permette di ingrandire punti particolari. Fare di nuovo click per ritornare alla visione totale.
Stampa pagine da... a... Per scegliere le pagine da stampare occorre sapere i numeri di pagine. Essi si possono trovare o in visualizzazione Anteprima interruzione di pagina oppure in Anteprima di stampa. Individuate le pagine, si pu scegliere l'intervallo da stampare. 4.5.1.2 Vedere un documento in anteprima. Come detto prima, l'anteprima di stampa in Excel necessaria per avere l'idea precisa di ci che verr stampato. Per attivare l'anteprima di stampa si pu agire in diversi modi: cliccare sul pulsante Anteprima di stampa della barra degli strumenti standard ( ) usare il comando File/Anteprima di stampa cliccare sul pulsante della finestra di dialogo che si apre col comando File/Stampa Facendo riferimento alla figura del paragrafo precedente, i pulsanti "succ." e "prec." permettono di scorrere avanti e indietro le pagine, il pulsante "Stampa.." apre la finestra di dialogo di stampa, il pulsante "Imposta.." apre la finestra di dialogo Imposta pagina gi esaminata in altro paragrafo, il pulsante "Margini.." visualizza sul foglio le linee dei
66 margini, le quali possono essere trascinate direttamente allo scopo di inserire nella pagina qualche riga o qualche colonna del foglio. Il pulsante "Anteprima di interruzione di pagina" chiude la finestra Anteprima di stampa e apre il foglio elettronico in visualizzazione anteprima interruzione di pagina 4.5.1.3 Stampare un foglio di lavoro o un'intera cartella. Tornando alla finestra di dialogo Stampa, nell'area "Stampa" si pu selezionare mediante le caselle di scelta esclusiva se stampare l'intero foglio di lavoro o l'intera cartella oppure soltanto la selezione. Stampare l'intero foglio di lavoro. Innanzi tutto si pu stampare uno o pi fogli di lavoro a scelta. Per selezionare pi fogli di lavoro, cliccare, tenendo premuto il tasto CTRL, sull'etichetta del foglio in basso ( ) (ricliccare tenendo premuto CTRL per deselezionare). Excel valuta le zone del foglio in cui sono presenti dati e propone come stampa solo quella parte. Naturalmente se si vogliono includere nella stampa righe e colonne vuote o con i semplici bordi, si pu allargare l'area di stampa, impostandola da File/Area di stampa, dopo averla selezionata. Stampare tutta la cartella. Stampare tutta la cartella equivale a selezionare tutti i fogli in cui sono presenti dati. Anche in questo caso, se si vogliono includere o escludere dalla stampa zone, occorre impostarle come area di stampa. 4.5.1.4 Stampare una parte del foglio. L'ultima voce del riquadro Stampa "Selezione". Questa opzione permette di stampare solo la zona selezionata del foglio attivo. Talvolta si ha necessit di comprimere in un unico foglio stampato la selezione. In questo caso, come gi detto in altro paragrafo, si pu decidere il rapporto di stampa della selezione. Cliccando su File/Imposta pagina oppure cliccando sul pulsante Imposta.. della visualizzazione Anteprima di stampa, si apre la finestra di dialogo Imposta pagina, che abbiamo esaminato in altro paragrafo. Nella scheda "Pagina" si pu impostare il rapporto o adattare alla pagina.
Ci fatto, non dimenticare di rivedere l'anteprima per esser sicuri che tutto sia a posto. Si pu cliccare, alla fine, sul pulsante Stampa.
67 4.5 Esercitazione. 1. Aprire l'applicazione Microsoft Excel; aprire dal dischetto il documento .xls col proprio nome. In esso saranno svolte le esercitazioni. 2. Lasciando aperta l'applicazione Excel, aprire in Word un file di nome "Esercitazione Excel Modulo 4 Sezione 5" e tenerlo aperto. In esso vengano riportate tutte le risposte e le osservazioni richieste nel corso dell'esercitazione. 3. Rispondere alle seguenti domande: a. Elencare le operazioni da fare per stampare una selezione di celle di un foglio di lavoro. b. Non si possono stampare due fogli di lavoro contemporaneamente. Vero Falso c. E' possibile stampare tutto un foglio di lavoro e solo una selezione di un altro foglio? S No d. Con quale sequenza verranno stampate le pagine di un foglio di lavoro molto largo e molto lungo? e. Cosa vuol dire "Stampare una pagina con rapporto 80%"? Descrivere le operazioni necessarie per impostare tale valore. f. L'Anteprima di stampa permette solo di vedere come verr stampato il foglio. Vero Falso 4. Stampare, se disponibile una stampante, oppure, usando Photo Editor, riportare l'immagine del foglio stampato sul documento word, la selezione del proprio foglio di lavoro su foglio orizzontale adattandolo alla pagina e con margini 3, 3, 3, 3. 5. Fare la stessa operazione dell'esercizio precedente stampando la selezione in grandezza 100% centrandola nel foglio. 6. Chiudere i file e consegnare il dischetto e le stampe all'istruttore.
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MODULO 4
SEZIONE 6
69 MODULO 4: Foglio Elettronico SEZIONE 6: Funzioni avanzate 4.6.1 Importare oggetti. 4.6.1.1 Importare oggetti come immagini, grafici, testi. Come in Word anche in Excel possibile inserire in un foglio elettronico elementi e oggetti provenienti da file o da altre applicazioni, come immagini, grafici, testi, suoni e filmati. Il procedimento sostanzialmente analogo. Cliccando sulla voce di menu Inserisci, si apre l'elenco delle opzioni, fra cui, in particolare Immagine e Oggetto...
Cliccando sulla voce Immagine si apre l'elenco, da cui, come si pu vedere, si pu scegliere fra una clipart o un'immagine da file (in questo caso si apre la finestra di dialogo solita per la ricerca e l'apertura dei file) o un wordart o forme varie o prelevare direttamente l'immagine da uno scanner o fotocamera collegata. Interessante la voce Organigramma, la quale permette di inserire simboli per realizzare strutture gerarchiche e organigrammi. Cliccando sulla voce si apre la finestra Organization Chart che permette di costruire carte gerarchiche anche molto complesse. A questo si deve aggiungere che la barra degli strumenti "Disegno", attivabile da Visualizza/Barre degli strumenti, ha molti pulsanti che permettono di inserire caselle di testo, disegni, wordart etc.. Il tutto pu essere raggruppato per formare un'unica immagine spostabile e ridimensionabile. Inserisci/Oggetti.. permette, invece di inserire elementi creati con altre applicazioni e modificabili attraverso di esse. Cliccando su Oggetti.. si apre la finestra di dialogo seguente: Nella prima scheda si pu scegliere dall'elenco l'oggetto da creare. Cliccando, per esempio, su Audio Wave, si apre il registratore di suoni, col quale si pu registrare un pezzo che verr indicato sul foglio con un piccolo altoparlante. Facendo doppio click col mouse si apre un menu di scelta rapida con le voci per suonare il pezzo o modificarlo mediante il Registratore di suoni. Per inserire un testo complesso e formattato si pu inserire l'oggetto Documento di Microsoft Word. Si apre una finestra di word nelle quale possibile scrivere direttamente e formattare oppure, mediante il menu Inserisci/File..., importare un file word esistente. Il testo apparir in una casella spostabile e ridimensionabile.
70 4.6.1.2 Spostare e modificare le dimensioni di oggetti importati. Gli oggetti inseriti sul foglio possono essere spostati e ridimensionati a piacere. Facendo click sull'oggetto, sia essa immagine o altro, esso viene selezionato e compaiono i quadratini di ridimensionamento ai bordi e agli angoli del riquadro, sui quali il cursore del mouse acquista l'aspetto di doppia freccia indicando che si pu trascinare per ingrandirlo o rimpicciolirlo; passando il cursore sul riquadro esso acquista l'aspetto di freccia a quattro punte, indicando che pu essere spostato sul foglio. Cliccando col destro del mouse sull'oggetto, si apre un menu di scelta rapida, col quale si possono effettuare diverse operazioni. Facendo doppio click sull'oggetto viene aperto per la modifica all'interno dell'applicazione con cui stato creato. Una volta effettuate le modifiche, dal menu File si pu scegliere di tornare a Excel. 4.6.2.1 Generare differenti tipi di diagrammi e grafici. Un discorso a parte meritano i grafici, in quanto Excel di per s configura serie di dati che possono essere trasformati in grafico. Office offre la possibilit di creare grafici all'interno di tutte le sue applicazioni (Word, Power Point etc.), fornendo la griglia per inserire i dati e poi offrendo gli strumenti per creare il grafico desiderato e per modificarlo. Un grafico pu essere inserito in una applicazione anche come oggetto da Inserisci/Oggetto.., se con Office stato installato Grafico di Microsoft Graph 2000, che comparir nell'elenco degli oggetti inseribili. Quando si costruisce un grafico, i valori di ogni riga o colonna del foglio di lavoro diventano una serie di dati. In un foglio relativo alle spese mensili di un'azienda, per esempio, le singole colonne del foglio, come Trasporti, Affitto, Personale ecc, costituiscono ciascuna una serie di dati che pu essere visualizzata sotto forma di curva o barra nel grafico e viene contraddistinta da un colore o motivo diverso. Si chiama serie di dati un gruppo di dati correlati tracciati in un grafico. A ogni serie di dati associato un colore o motivo unico. In un grafico possibile tracciare una o pi serie di dati, rappresentati nella legenda del grafico. Ogni valore di una singola cella costituisce un punto dati che va a formare la serie: l'andamento della serie dato dai diversi valori, o punti dati, contenuti all'interno della colonna e descrive la variazione nel tempo per quella categoria di spesa. In questo modo possibile osservare l'andamento di una variabile del foglio non pi sotto forma di unit distinte e isolate tra loro (i valori delle singole celle), ma in forma analogica come flusso o curva di dati. I grafici di Excel sono composti da diversi elementi: nell'asse delle ascisse sono contenute le categorie del foglio che si vogliono utilizzare come serie del grafico, per esempio le voci di spesa dell'azienda; l'asse delle ordinate, invece, di solito contiene i valori in base ai quali variano le categorie. comunque possibile invertire tale impostazione in modo da ottenere un grafico con le categorie disposte in senso orizzontale. Nell'area fra l'asse delle ascisse e delle ordinate si trova il tracciato dei dati, che descrive l'andamento delle categorie rispetto ai parametri stabiliti. Corredano poi il grafico elementi testuali, quali legende e titoli, che permettono di interpretare il disegno. Le intestazioni di riga e colonna sono utilizzate come etichette di categoria e legenda. Se l'insieme da rappresentare non include le intestazioni, Excl genera delle intestazioni implicite.
71 In Excel possibile includere il grafico nel foglio di lavoro che contiene i dati oppure crearlo su un foglio dedicato. In entrambi i casi il grafico collegato ai dati di origine e sar aggiornato automaticamente in caso di variazione. Excel permette di realizzare vari tipi di grafici, ognuno dei quali pu mettere in evidenza diverse caratteristiche dei dati, grafici a linee, a istogrammi, a torte etc.. Costruire un grafico con la Creazione Guidata
Excel dotato di una procedura guidata che ha lo scopo di facilitare la costruzione di grafici anche agli utenti meno esperti. Dopo aver selezionato l'intervallo di celle contenente i dati necessari per la realizzazione del grafico, fate clic sul pulsante Creazione guidata ), posto sulla barra degli strumenti (in alternativa potete scegliere il comando Grafico ( Grafico del menu Inserisci): il programma apre una serie di finestre di dialogo attraverso le quali possibile scegliere il tipo di grafico che si vuole inserire, i dati che si vogliono utilizzare per creare il tracciato e la posizione del grafico all'interno della cartella di lavoro.
La prima finestra della Creazione guidata permette di scegliere tra i diversi tipi di grafico disponibili. Nel menu Tipi di grafico sono elencati i diversi formati che si possono dare ai dati, mentre nel riquadro Scelte disponibili sono visualizzate le diverse versioni, per esempio piatte o tridimensionali, del grafico scelto. Selezionando un tipo di grafico dal menu possibile leggere una breve descrizione della sua struttura; inoltre, possibile vedere un'applicazione del modello scelto selezionando il pulsante Tenere premuto per visualizzare l'esempio.
72 Una volta scelto il tipo di grafico che volete utilizzare, premete il pulsante Avanti per passare alla finestra Dati di origine, in cui sar visualizzato l'aspetto del vostro grafico.
Fate clic su uno dei pulsanti di selezione esclusiva Serie in: per modificare il modo in cui Excel utilizza i dati per organizzare il grafico. Se si seleziona il pulsante Righe Excel utilizza le eventuali etichette di riga sull'asse y del grafico, mentre facendo clic sul pulsante Colonne saranno le etichette di colonna ad essere impiegate sull'asse x. Fate clic su Avanti per fare apparire la finestra Opzioni del grafico.
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Questa finestra contiene diverse schede che permettono di attribuire un nome agli elementi del grafico, come gli assi delle categorie e le legende, di personalizzare il disegno della griglia o spostare la posizione della legenda rispetto al grafico. Per inserire il titolo, per esempio, selezionate la scheda Titoli, fate clic nella casella Titolo del grafico e digitate il nome scelto. Dopo aver inserito le opzioni desiderate, fate clic su Avanti: si arriva al quarto passaggio, che permette di decidere dove collocare il grafico.
La finestra Posizione foglio, infatti, consente di scegliere se collocare il grafico sullo stesso foglio di lavoro che contiene i dati (fate clic su Come oggetto in e selezionate il foglio di lavoro in cui va inserito) oppure su un altro foglio all'interno della cartella di lavoro (fate clic su Crea nuovo foglio). Dopo aver definito la collocazione del grafico premete il pulsante Fine e Excel disegner il grafico.
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4.6.2.2 Modificare e completare un grafico con titolo ed etichette. Anche dopo essere stato costruito un grafico pu essere facilmente modificato: possibile correggere i titoli, aggiungerne altri, cambiare i colori della legenda e cos via. Gli elementi del grafico che possono essere modificati si chiamano oggetti. Di seguito riepiloghiamo gli oggetti principali che si trovano in un grafico: Area del grafico: il riquadro nel quale rinchiuso il grafico, bordi inclusi. Area del tracciato: l'area costituita dal grafico vero e proprio (a torta, a barre, a linee...) Asse delle categorie <asse X>: l'asse che contiene le categorie del tracciato, di solito l'asse orizzontale o della x. Asse dei valori <asse y>: l'asse che contiene i valori del tracciato, di solito si tratta della verticale o della y. Legenda: un piccolo riquadro che descrive la serie dei dati del tracciato e spiega che cosa rappresenta ogni elemento del grafico. Titolo del grafico: il testo che descrive il grafico. Viene automaticamente centrato nella parte superiore dell'area del grafico Valori: gli elementi individuali di una serie di dati. Possono essere rappresentati come barre, punti su una linea, fetta di una torta ecc. Griglia: linee che partono da un asse e attraversano il tracciato in modo da facilitare la lettura dei valori delle serie. Gli oggetti sono identificati dalle etichette degli oggetti, che ne visualizzano il nome. possibile far apparire le etichette semplicemente posizionando il cursore del mouse sopra l'oggetto di cui si vuole vedere il nome. Se le etichette non fossero visibili aprite il menu Strumenti, selezionate Opzioni e fate clic sulla casella Mostra nomi della scheda Grafico. Per modificare il titolo del grafico fate clic sul titolo in modo che appaia contornato da un bordo, quindi fate clic in un punto qualunque all'interno del titolo per visualizzare il cursore a barra e digitate le modifiche. Se volete cambiare lo stile di formattazione applicato al titolo o alle voci della legenda, invece, selezionateli in modo che appaiano i bordi di contorno e fate clic con il pulsante destro del mouse. Si aprir un menu di scelta rapida, in cui
75 dovete scegliere il comando Formato titolo grafico (o Formato legenda): Excel mostra la finestra di dialogo relativa, che permette di scegliere il tipo di carattere, lo stile, le dimensioni, il colore e le altre opzioni di formattazione da applicare agli elementi selezionati. La finestra per modificare la formattazione si pu far apparire anche facendo doppio clic sulla voce su cui si vuole intervenire. La barra degli strumenti Grafico Per lavorare su un grafico pi agevolmente, potete aprire la barra degli strumenti Grafico, che contiene numerosi pulsanti utili per visualizzare e modificare gli elementi del grafico. Aprite il menu Visualizza e selezionate Barre degli strumenti/Grafico.
Nella barra degli strumenti si trovano i seguenti comandi: Oggetti grafico: utilizzando questo elenco possibile selezionare uno degli elementi del grafico senza dover fare clic su di esso. Formato oggetto selezionato: permette di modificare la formattazione dell'elemento selezionato nell'elenco Oggetti grafico. Le opzioni di formattazione disponibili dipendono dall'oggetto selezionato. Se l'oggetto l'area del grafico, per esempio, si pu modificare il motivo, il tipo carattere e le propriet, mentre se si tratta dell'asse delle categorie si pu cambiare il motivo, la scala, il tipo carattere, il tipo di numero e l'allineamento. Tipo di grafico: consente di scegliere un tipo di grafico diverso per la rappresentazione dei dati Legenda: facendo clic sul questo pulsante si pu aggiungere una legenda a destra dell'area del tracciato, oppure, se il grafico la contiene gi, rimuoverla. Tabella dati: visualizza sotto il grafico una tabella che contiene i dati utilizzati per crearlo, oppure, se la tabella gi presente, permette di cancellarla. Per riga: traccia la serie di dati del grafico in base alle righe dei dati. Per colonna: traccia la serie di dati del grafico in base alle colonne dei dati. Inclina il testo in basso: modifica l'aspetto delle etichette degli assi x in modo che appaiano inclinate verso il basso. Inclina il testo in alto: modifica l'aspetto delle etichette degli assi x in modo che appaiano inclinate verso l'alto. possibile utilizzare gli strumenti Per riga e Per colonna della barra degli strumenti Grafico per cambiare la direzione della serie dei dati che generano il tracciato. Lo strumento Per riga organizza il grafico derivando i valori delle serie dei dati dalle righe, mentre lo strumento Per colonna permette di derivare i valori delle serie dei dati dalle colonne L'intervallo dei dati Se il grafico si trova nello stesso foglio di lavoro che contiene i dati, quando si seleziona l'area del grafico appare un bordo colorato attorno alle etichette e ai dati utilizzati per creano. possibile spostare il bordo in modo da ridefinire l'intervallo dei dati rappresentati nel grafico, per esempio per aggiungere una serie di dati. La procedura da seguire molto semplice: digitate i dati e le etichette che volete aggiungere nelle celle adiacenti ai dati esistenti. Selezionate l'area del grafico facendo clic sull'area vuota tra il bordo del grafico e l'area del tracciato e quindi trascinate il quadratino nell'angolo in basso a destra del bordo di delimitazione fino a includere i nuovi dati nella selezione: quando
76 rilasciate il pulsante del mouse Excel visualizza il grafico che rappresenta il nuovo intervallo di dati. Formattare i grafici Una volta definiti i contenuti del grafico, ci si pu sbizzarrire a modificarne l'aspetto "estetico", operando su colori, bordi e opzioni di formattazione varie. Excel crea i grafici a colori. Se la vostra stampante in bianco e nero, icolori saranno riprodotti con diverse tonalit di grigio. Pu quindi essere utile, per esempio, scegliere uno sfondo bianco e motivi molto diversi per le serie adiacenti, in modo da distinguerle facilmente. Se il grafico sar stampato a colori, invece, si possono utilizzare differenti motivi e colori per dare maggiore enfasi ai vari dati. Per formattare una serie di dati fate clic su di essa con il pulsante destro del mouse e selezionate il comando Formato serie dati. Si aprir la finestra di dialogo Formato serie dati, con la scheda Motivo in primo piano. Le opzioni all'interno della scheda sono diverse a seconda del grafico su cui state lavorando. Se si tratta di un istogramma, per esempio, potete selezionare un colore per la colonna dalla tavolozza nel riquadro Area. Per sfumare il colore fate clic su Riempimento e selezionate una sfumatura. Se volete mettere in risalto elementi particolari del grafico potete provare ad applicare un bordo. Per esempio, potete mettere un bordo attorno all'area del grafico in modo da creare un riquadro, oppure incorniciare il titolo per evidenziarlo. Si pu scegliere lo stile, il colore, lo spessore e l'eventuale ombreggiatura del bordo e dargli un effetto tridimensionale. Per applicare un bordo fate clic con il pulsante destro del mouse in un'area vuota del grafico e selezionate il comando Formato area grafico. Si aprir la scheda Motivo della finestra Formato area grafico: nell'area Bordo fate clic sul pulsante di selezione esclusiva Personalizzato e quindi su Stile per selezionare uno stile fra quelli disponibili. Con il pulsante Colore potete scegliere un colore per la linea, mentre la casella Spessore visualizza l'elenco delle opzioni disponibili per le dimensioni della linea. Dopo aver impostato le vostre opzioni fate clic su OK. Nella scheda Motivo si trovano anche i comandi per applicare uno sfondo al grafico: selezionate un colore dalla tavolozza nel riquadro Area e fate clic su Riempimento se invece di uno sfondo omogeneo volete applicare una sfumatura, un motivo, una trama o un'immagine. Per incorniciare un titolo, invece, fate clic su di esso con il pulsante destro del mouse e scegliete Formato titolo grafico: attivate il pulsante Bordo Personalizzato e scegliete le opzioni per definire il vostro bordo. L'ordine delle serie di dati possibile modificare l'ordine delle serie di dati in un grafico per facilitarne la lettura oppure per raggrupparle secondo uno schema che si ritiene pi logico. Per cambiare l'ordine delle serie di dati fate clic su una serie con il pulsante destro del mouse e scegliete il comando Formato serie dati. Selezionate la scheda Ordine delle serie della finestra di dialogo Formato serie dati, scegliete una serie nella casella Ordine delle serie e quindi fate clic sul pulsante Sposta in alto o Sposta in basso per modificare la posizione della serie nel grafico. I cambiamenti sono visualizzati nell'anteprima disponibile all'interno della finestra. Quando siete soddisfatti dei risultati ragiunti fate clic su OK. La finestra di dialogo sar chiusa e il grafico sar aggiornato col nuovo ordine delle serie di dati. La formattazione degli assi
77 Anche la formattazione dell'asse X o dell'asse Y pu essere modificata per meglio rispondere alle caratteristiche del grafico. Se, per esempio, volete modificare la formattazione dell'asse Y dal formato Numero al formato Valuta, fate clic con il pulsante destro del mouse sull'asse Y e scegliete il comando Formato asse. Si aprir la finestra di dialogo Formato asse, in cui deve essere selezionata la scheda Numero. Scegliete l'opzione Valuta nella casella Categoria: la casella Esempio mostra come le celle selezionate appariranno dopo l'applicazione della nuova formattazione; fate clic su OK in modo che il grafico sia aggiornato con le nuove opzioni. Quando si crea un grafico Excel definisce automaticamente le scale dei valori degli assi derivandole dai valori utilizzati per creare il grafico. comunque possibile cambiare questa scala, per esempio se le serie dati risultano troppo vicine e la scala automatica non riesce a evidenziare le differenze. Selezionate la scheda Scala della finestra Formato asse: le opzioni che si trovano sotto le Impostazioni automatiche sono quelle predefinite dal programma. Le opzioni Valore minimo e Valore massimo definiscono il valore iniziale e quello finale su cui impostato l'asse, mentre Unit di base e Unit principale specificano l'unit di suddivisione dell'asse tra i due estremi. Per modificare la scala dell'asse selezionate le caselle e digitate i valori di riferimento, quindi fate clic su OK. l grafico sar aggiornato con la nuova scala dell'asse. Grafici 3D Se avete scelto di rappresentare i vostri dati attraverso un grafico 3D, potete intervenire sulla visualizzazione tridimensionale modificandone l'elevazione e la rotazione. L'elevazione crea un effetto visivo simile a quello che si avrebbe osservando il grafico da punti di vista a diverse altezze, mentre la rotazione muove il grafico intorno all'asse verticale. Per regolare la visualizzazione di un grafico 3D fate clic con il pulsante destro del mouse su un'area vuota del grafico e selezionate il comando Visualizzazione 3D dal menu di scelta rapida. Excel apre la finestra Visualizzazione 3D: digitate i valori nelle caselle Elevazione e Rotazione oppure premete i pulsanti relativi. L'effetto ottenuto con l'applicazione delle nuove impostazioni viene mostrato dal grafico di esempio che si trova nella finestra di dialogo. Fate clic su OK e il grafico sar aggiornato con le nuove modalit di visualizzazione. 4.6.2.3 Cambiare il tipo di grafico. Se il grafico che avete costruito vi sembra non aiutare la comprensione visiva dei dati, provate con un tipo diverso. Fate clic sull'area del tracciato e premete il pulsante destro del mouse. Scegliete la voce Tipo di grafico dal menu di scelta rapida : si aprir la finestra di dialogo Tipo di grafico, che permette di scegliere una nuova modalit di rappresentazione per i dati oppure una nuova scelta disponibile per lo stesso grafico. Nello stesso menu si trovano altri comandi che permettono di modificare gli elementi del grafico e richiamano delle finestre di dialogo del tutto simili a quelle che fanno parte della procedura di Creazione guidata Grafico. La voce Opzioni grafico permette di cambiare le opzioni standard del grafico selezionato, per esempio aggiungere il titolo e la griglia per rendere pi facile la comprensione dei dati. Facendo clic su questa voce si apre la finestra di dialogo Opzioni grafico, che contiene tutte le opzioni disponibili per il tipo di grafico scelto.
78 Per visualizzare la griglia del grafico, per esempio, scegliete la scheda Griglia e quindi selezionate le caselle di controllo corrispondenti alla griglia che volete aggiungere. Nella finestra apparir un'anteprima delle opzioni scelte. Se invece avete bisogno di spostare la legenda, che di solito viene posizionata alla destra del grafico, scegliete la scheda Legenda e quindi selezionate la posizione che preferite. Con il comando Dati di Origine possibile cambiare l'origine dei dati su cui si basa il grafico: si possono aggiungere o eliminare dei dati aggiungendo o escludendo una o pi serie di dati. I cambiamenti operati sono visualizzati nell'anteprima della finestra, che pu servire per decidere se accettare o rielaborare le variazioni. Per eliminare una serie di dati per esempio, fate clic sul comando Dati di Origine, scegliete la scheda Serie e selezionate il nome della serie che cercate, quindi fate clic su Elimina e poi su OK: la serie di dati sar tolta dal grafico. La voce Posizione, infine, permette di aprire la finestra di dialogo Posione grafico, con cui si pu assegnare una nuova posizione al grafico. Per spostare in un foglio dedicato un grafico incorporato nello stesso foglio di lavoro dei dati, per esempio, selezionate questo comando, fate clic su Crea nuovo foglio e quindi su OK. La finestra di dialogo verr chiusa e il grafico sar posizionato su un foglio nuovo di nome Grafico1. Questo foglio fa parte della stessa cartella di lavoro e viene inserito alla sinistra del foglio contenente i dati rappresentati nel grafico. Il grafico resta comunque collegato con i dati del foglio di lavoro e sar aggiornato automaticamente al variare dei dati. 4.6.2.4 Spostare e cancellare grafici. Terminata la Creazione guidata il grafico inserito nel foglio di lavoro scelto; se sono necessarie modifiche comunque possibile spostarlo in un'altra posizione, ridimensionarlo o migliorarne le caratteristiche grafiche. Prima di tutto fate clic sul mouse in modo da selezionarlo: appariranno alcuni rettangoli neri, le maniglie, agli angoli e ai lati del bordo del grafico. Per spostare il grafico in una nuova posizione senza modificarne le dimensioni posizionate il cursore del mouse all'interno del grafico e, tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse, trascinatelo in modo che il cursore si trasformi in una freccia quadrupla. Quando siete arrivati nella posizione voluta rilasciate il pulsante sinistro del mouse. Per ingrandire o ridurre il grafico, invece, posizionate il cursore del mouse sopra una maniglia e tenete premuto il pulsante sinistro in modo che il cursore si trasformi in una doppia freccia. Trascinate il mouse (Excel visualizza un contorno della dimensione del grafico che segna il movimento del puntatore) e rilasciatelo quando siete soddisfatti delle dimensioni raggiunte. Utilizzando le maniglie centrali possibile modificare la posizione di un solo lato per volta, con le maniglie d'angolo si possono controllare due lati contemporaneamente. Se trascinate la maniglia centrale inferiore, per esempio, potete spostare il lato inferiore del grafico per allungarlo o accorciarlo, mentre con la maniglia nell'angolo inferiore sinistro sposterete contemporaneamente sia il lato inferiore sia quello sinistro. Il grafico pu essere spostato o ridimensionato solo se lo avete inserito come oggetto grafico nel foglio di lavoro in cui sono contenuti anche i dati. Se premete il tasto MAIUSC mentre agite su una delle maniglie ai vertici, il ridimensionamento sar proporzionale, rispetter cio il rapporto tra altezza e larghezza della finestra. Per eliminare un grafico sufficiente fare clic sull'area del grafico per selezionarlo e premere il tasto CANC. I dati che lo hanno originato restano invariati nel foglio di lavoro.
79 4.6 Esercitazione. 1. Aprire l'applicazione Microsoft Excel; aprire dal dischetto il documento .xls col proprio nome. In esso saranno svolte le esercitazioni. 2. Lasciando aperta l'applicazione Excel, aprire in Word un file di nome "Esercitazione Excel Modulo 4 Sezione 6" e tenerlo aperto. In esso vengano riportate tutte le risposte e le osservazioni richieste nel corso dell'esercitazione. 3. Rispondere alle seguenti domande: a. Citare qualche esempio di oggetto inseribile in un foglio Excel. b. Descrivere un modo per mettere sul foglio Excel un testo lungo formattato. c. Descrivere un modo per unire a un grafico una didascalia di una certa lunghezza esplicativa dei dati. d. Un oggetto inserito in un foglio non pu pi essere modificato. Vero Falso e. Per modificare la grandezza di un oggetto sul foglio occorre fare doppio click su di esso. Vero Falso f. Per stampare solo un grafico del foglio attivo, senza i dati del foglio, occorre selezionarlo e poi attivare il comando File/Stampa. Vero Falso g. Citare qualche oggetto formattabile di cui costituito un grafico. h. Secondo te per esprimere dati percentuali pi adatto un grafico a istogrammi o un grafico a torta? Spiegare perch. i. Come faresti a includere in un grafico una descrizione parlata di esso? 4. Completare, se non lo , il foglio creato in precedenza. Se non disponibile, creare il seguente foglio e applicare ad esso una formattazione automatica. Nelle colonne e righe dei totali sono contenute formule.
5. Inserire in alto a sinistra fuori dai dati un'immagine clip art adeguata al contenuto. Effettuare tutte le operazioni di ridimensionamento e spostamento. Far click col destro del mouse e provare le schede della finestra di dialogo Formato Immagine... 6. Selezionare la parte contornata in blu nel foglio e cliccando sul pulsante Creazione guidata grafico, creare un grafico a linee simile a quello in figura.
80 7. Scambiare le serie mettendo in ascissa le etichette della leggenda e viceversa, ossia scambiando le righe con le colonne. Riportare il grafico all'origine. 8. Facendo doppio click su ciascun oggetto del grafico, formattarlo a piacimento, cercando di dare un aspetto professionale la grafico. 9. Provare a cambiare tipo di grafico (a istogrammi, a torta e altri) e valutare la leggibilit. Scegliere alla fine quello che si ritiene pi chiaro. 10. Con i dati dell'ultima colonna e poi dell'ultima riga, creare un grafico a torta esplosa e inserirlo sul foglio 2. 11. Chiudere tutti i file e consegnare il dischetto all'istruttore
ECDL
Modulo 5
Basi di Dati Sezioni 1-5
IPSSCT A. DE PACE
Anno 2002
Modulo 5
Sezione 1
3 MODULO 5: Basi di dati SEZIONE 1: Per iniziare 5.1.1 Primi passi con un database. Se si ha bisogno di archiviare i propri dischi, oppure di gestire entrate e uscite di un magazzino, o ancora di catalogare i libri di una biblioteca, o di gestire l'elenco docenti per ottenere consigli di classe, cattedre e quant'altro, allora si ha bisogno di un DATABASE. Gli archivi costituiscono una memoria di lavoro indispensabile per gestire quantit ingenti di informazioni, per ordinare gli elementi utili, metterli in relazione e filtrare i dati che devono essere utilizzati nelle varie circostanze. Prima della diffusione dei sistemi informatici gli archivi erano gestiti in forma cartacea, con schedari e registri, che permettevano di catalogare e ordinare i dati in base a un unico criterio di ricerca e rendevano piuttosto disagevole il recupero e l'analisi dell'informazione. L'avvento del computer nella gestione degli archivi ha notevolmente migliorato i processi di memorizzazione e recupero dei dati: la creazione di software specifici per la gestione di banche dati, chiamati DBMS (Data Base Management System), ha infatti permesso di unificare in un unico programma applicativo le funzionalit di archiviazione e gestione dei dati. Se all'inizio i software per la gestione di database occupavano grande spazio in memoria e risultavano abbastanza complessi da utilizzare, oggi programmi come Microsoft Access uniscono sofisticate funzioni di archiviazione, ricerca e analisi dei dati a un'interfaccia amichevole, e consentono un utilizzo versatile, adatto alle pi svariate esigenze. Il database, quindi, permette di creare una memoria digitale vasta e "intelligente" che pu essere utilizzata ai pi diversi livelli di complessit. Access uno dei programmi di database pi diffusi e fa parte delle edizioni Professional e Premium di Microsoft Office 2000. Del programma disponibile anche una versione per Macintosh. Altri database molto utilizzati sono File Maker Pro della File Maker (molto diffuso nel mondo Mac) e Borland Paradox della Corel. Qualche nozione di base Il database un insieme integrato di informazioni omogenee, che fornisce una serie di strumenti, come tabelle, query, maschere e report, per la catalogazione, l'ordinamento e la ricerca dei dati. Prima di entrare nel vivo della realizzazione dei database necessario introdurre i termini pi importanti che indispensabile conoscere per affrontare la gestione dei database. Gli elementi costitutivi di un database sono i seguenti: I campi: un campo uno spazio nel database che contiene un'unit di informazione, come un nome, un numero di telefono, una data. Quando si crea un database necessario includere un campo per ogni categoria di dati a cui si interessati. Per esempio campo cognome; in esso nella colonna verranno messi tutti i cognomi. I record: un record costituito da un insieme di campi riferiti a un singolo soggetto. In un database che raccoglie i dati dei clienti, per esempio, tutte le informazioni relative a uno stesso cliente sono registrate in un record. Per esempio cognome, nome, indirizzo, citt etc. dello stesso individuo sono tutti i campi che costituiscono un record. Il database come una tabella in cui ogni colonna un campo e ogni riga un record. Le tabelle: come detto nell'esempio, una tabella un elenco che visualizza pi record contemporaneamente. Pi precisamente, ogni riga di una tabella di un database costituita da un record, ogni colonna un campo.
4 I file: un file di database contiene una o pi tabelle. Access salva i file di database con l'estensione MDB, che significa Microsoft data-base. Il database pu essere pensato come una serie di tabelle, ognuna delle quali contiene informazioni omogenee. Access 2000, in particolare, un database relazionale: questo significa che i dati non sono memorizzati in un'unica grande tabella, ma in pi tabelle tutte in relazione tra loro, tanto che le informazioni di diverse tabelle possono essere unite ed possibile eseguire ricerche in pi tabelle contemporaneamente. Il data base relazionale, ovvero creare pi tabelle per organizzare i dati si rende necessario quando i dati sono interdipendenti e metterli tutti insieme potrebbe essere difficile oltre che dispendioso come memoria, poich molti dati verrebbero ripetuti inutilmente molte volte. Per esempio se bisogna archiviare articoli, fornitori con tutti i dati relativi, mettendo tutto in una tabella si ripeterebbe per lo stesso fornitore nome, cognome etc., se invece si costruisce una tabella articoli e una fornitori e nella tabella mettiamo un solo riferimento al fornitore (per esempio il numero di identificazione), i dati li mettiamo una volta sola risparmiando molta memoria, non solo, ma potremo facilmente saper quali fornitori forniscono lo stesso articolo e quali articoli sono forniti dallo stesso fornitore. Un data base relazionale un data base in grado di gestire pi tabelle correlate ed estrarre informazioni da pi tabelle contemporaneamente. La correlazione si fa mettendo nei record di una tabella un riferimento (un codice) ai record dell'altra. In questo modo in ogni momento si possono sapere tutti i record della prima tabella che hanno il riferimento ad un record della seconda, cio i record della prima collegati a un record della seconda. All'interno del database si possono costruire diverse tabelle che raggruppano record dello stesso tipo: in un archivio per la gestione semplice di un magazzino, per esempio, tutti i record relativi ai dati anagrafici dei fornitori possono essere raggruppati in una tabella Fornitori, in una tabella Articoli si possono mettere tutti gli articoli, mentre in una tabella Carico e Scarico si possono mettere le operazioni quotidiane di carico e scarico degli articoli. Questa tabella relazionata alle altre due, in modo che per ogni operazione si conosce l'articolo e il fornitore di esso. Anche l'articolo relazionato al fornitore in modo che a ciascuno di essi corrisponda uno o pi fornitori. Attraverso un sistema di relazioni tra i dati, inoltre, possibile combinare informazioni provenienti da ambienti diversi, ordinando l'archivio in modo flessibile e rispondente a diverse esigenze di ricerca. I campi comuni alle diverse tabelle sono definiti campi chiave. Nella tabella con i dati delle operazioni di carico e scarico, per esempio, possibile inserire un campo chiave ID Operazione: tutti i record della tabella, quindi, conterranno un campo ID Operazione, numerato in modo progressivo, che permette di identificare la categoria di record e la posizione del record all'interno della categoria, per esempio ID Operazione 3. Lo stesso si fa con le altre tabelle. Nella tabella Operazioni sar inserito ID Articolo e ID Fornitore, nella tabella Articoli vi sar il campo ID Fornitore. Questo insieme di relazioni permette di ordinare i dati relativi alle operazioni di carico e scarico per articolo e per fornitore. Quando si evidenzia nella tabella una operazione, automaticamente possono essere visualizzati tutti i dati relativi all'articolo e al fornitore. I campi chiave possono essere definiti elementi di intersezione tra i diversi insiemi di dati, che consentono all'utente di creare sottoinsiemi sempre diversi, rispondenti alle proprie esigenze di ricerca e assemblaggio dei dati. Gli elementi fondamentali del database sono le tabelle. Nella progettazione del database essenziale progettare opportunamente le tabelle e loro relazioni, perch il database funzioni correttamente. Questo il lavoro pi difficile. Dalle tabelle derivano altri elementi importanti del database, che permettono di ottenere da esso il massimo rendimento per la immissione, ricerca e stampa dei dati. Gli altri elementi sono:
5 Le maschere: La modalit di visualizzazione tabella risulta spesso poco leggibile e difficile da gestire. Per facilitare l'aggiornamento, la modifica o il calcolo sui dati possibile creare delle maschere. Le maschere di Access sono simili ai comuni moduli che si devono compilare per richiedere un documento: ad ogni campo corrisponde un'etichetta ed previsto uno spazio utilizzabile per l'inserimento delle informazioni. La peculiarit di questo strumento, tuttavia, consiste nel fatto che i campi di una maschera possono essere prelevati da pi tabelle diverse. Nel database sulla gestione magazzino, per esempio, attraverso una maschera si pu creare un record contenente le informazioni relative ad un'operazione di carico e scarico prelevando ID Articolo e ID Fornitore direttamente dall'elenco articoli e fornitori. Tutto ci sar pi chiaro quando costruiremo il database partendo dal progetto. La maschere, inoltre, permettono di visualizzare le informazioni secondo diverse modalit grafiche e aggiungere immagini, note o commenti ai campi. Nella maschera sugli articoli, per esempio, possibile inserire le foto dei tipi di prodotto. Le query. Le query sono il mezzo con cui possibile interrogare un database. Quando si definisce una query si chiedono al database informazioni di qualche natura. Con le query possibile recuperare i dati dalle tabelle e organizzarli in modo diverso. Se il data base rappresenta il magazzino, per esempio, si potrebbe interrogarlo per sapere quante operazioni di carico sono state fatte il giorno tot oppure l'elenco degli articoli forniti dallo stesso fornitore. La query, quindi, permette di utilizzare i dati delle tabelle in modo dinamico, mettendo in relazione le informazioni, filtrando i dati che interessano, effettuando ricerche incrociate sui record che rispondono a determinate caratteristiche. I report. I report permettono di organizzare e riepilogare le informazioni contenute in un database, riordinando i dati provenienti da una tabella o da una query. In genere i report sono destinati alla stampa: a questo scopo Access offre vari layout preformattati che possono aiutare a impaginare i dati, dando loro una veste grafica gradevole ed efficace. Moduli e macro. Access fornisce anche degli strumenti avanzati che permettono di automatizzare alcune funzioni di ricerca e calcolo sui dati. Le macro, per esempio, permettono di creare e memorizzare procedure automatiche per l'utilizzo del programma: in questo modo possibile semplificare le operazioni che si compiono pi di frequente. I moduli, invece, costituiscono delle maschere con funzioni avanzate. Moduli e macro, tuttavia, richiedono l'implementazione da parte di utenti esperti e risultano utili solo quando necessario gestire archivi di dati molto complessi che richiedono funzioni personalizzate. Ci preoccuperemo ora di prender confidenza con un data base, aprendone uno esistente, osservando l'ambiente di lavoro, modificandolo e infine chiudendolo. Al solito, molto importante risulta l'uso della guida in linea, la quale pu guidarci nelle situazioni pi o meno difficili. 5.1.1.1 Aprire programma di database . Per aprire Microsoft Access, come per le altre applicazioni Office, vi sono diversi modi: fare click sul pulsante Access ( ) della barra delle applicazioni Office. Se questa non fosse visibile si pu attivarla da Start/Programmi/Esecuzione automatica/Barra degli strumenti di Office. fare click su Avvio/Programmi/Microsoft Access fare doppio click direttamente su un file .mdb (file di database Access). In questo caso si apre direttamente il database all'interno dell'applicazione.
6 Facendo click su Start/Programmi/Microsoft Access si apre l'applicazione e compare l'ambiente di lavoro con la prima finestra di dialogo, in cui possiamo scegliere se creare o aprire un database.
Preoccupiamoci, per ora, di aprire un database esistente in modo da poter esaminare l'ambiente di lavoro e la struttura di un database. 5.1.1.2 Aprire un database esistente con le impostazioni di default. Per aprire un database esistente basta sceglierlo dall'elenco della finestra di dialogo oppure cliccare su Altri file.. per aprire un database non in elenco. Ci equivale a far click sul menu File/Apri o sul pulsante Apri ( ) della barra degli strumenti standard. In questo caso si apre la solita finestra di dialogo, simile a quella delle altre applicazioni Office, nella quale si pu cercare il file da aprire. Noi apriamo un database in dotazione con Office e cio il Database di esempio Northwind, nel quale possono essere esaminati tutti gli oggetti disponibili in Access, dalle tabelle alle query, alle macro, ai moduli. Scelto il database dall'elenco fare click su OK e siamo in ambiente Access.
Si pu aprire solo un database alla volta. Aprendo un secondo database si chiude il primo, dopo aver chiesto se si vogliono salvare i cambiamenti. La finestra Access la solita di Windows. In essa vi la barra di menu e le barre degli strumenti, mediante le quali si pu operare nella creazione e nell'uso del database. Vedremo in seguito come modificare o personalizzare l'ambiente. La finestra Database contiene, invece, tutti gli oggetti del database, elencati nella parte introduttiva. In questa finestra possono essere creati, esaminati e modificati tabelle, maschere, query, macro, report, moduli e pagine. In alto presente una barra degli strumenti con i pulsanti che permettono di gestire la lettura e modifica degli oggetti o la creazione e modifica della struttura dell'oggetto. Inoltre vi sono i pulsanti per le diverse modalit di visualizzazione degli elenchi. Selezionando a sinistra il tipo di oggetto, a destra viene riportato l'elenco degli oggetti esistenti. Ricordare che tutti gli oggetti del database sono contenuti nello stesso file di database .mdb (in questo caso Northwind). Prima di tutto apriamo una tabella, allo scopo di studiarne la struttura e fare qualche modifica ai record. Facciamo doppio click sul nome della tabella (es. Clienti) oppure selezioniamo la tabella e facciamo click sul pulsante Apri della barra. Appare la tabella con il suo contenuto.
Nella tabella appare la struttura del database, costituita da campi (ID Cliente, Nome societ etc.) e i record (le righe). Ai bordi, a destra e in basso, vi sono le barre di scorrimento che permettono di visualizzare tutta la tabella; in basso, inoltre, vi il sistema di navigazione fra i record. Cliccando sulle frecce si pu andare al precedente o al seguente, al primo o all'ultimo e, col pulsante all'immissione di un nuovo record che si accoda a quelli esistenti. A destra compare anche il numero totale di record presenti nella tabella. Sulla sinistra di ogni riga (di ogni record) appare (se la tabella possiede relazioni con altre tabelle) un segno +, che sta ad indicare che, cliccandoci sopra, si apre un'altra tabella contenente tutti i record collegati al record della prima. 5.1.1.3 Modificare un record in un database esistente e salvarlo. Per modificare un record di una tabella sufficiente cliccare all'interno di un campo. Appare il cursore a I che indica la possibilit di digitare dalla tastiera. Per spostarsi da un campo all'altro o da un record all'altro si possono usare, oltre al mouse, i tasti freccia, con i quali si avanza nel testo e alla fine si passa al campo successivo o precedente o (con le frecce su e gi) al record precedente e successivo, oppure il tasto tabulazione col quale ci si sposta di campo in campo in avanti o indietro (tenendo premuto il tasto MAIUSC); spostandosi di campo il testo contenuto appare evidenziato pronto per essere sostituito totalmente alla prima digitazione; per annullare la evidenziazione senza cancellare il dato presente, cliccare col mouse. Apportate le modifiche, esse, appena lasciato il campo, vengono registrate nel database, quindi non possibile annullarle se non digitando nuovamente il testo originale oppure cliccando, senza aver fatto altre modifiche, sul tasto Annulla ( Modifica/Annulla record salvato. 5.1.1.4 Salvare il database su hard disk o dischetto. Le modifiche apportate ai record di una tabella o alla sua struttura vengono salvate immediatamente nel database, perci quando si chiude la tabella o il database non viene fatta alcuna richiesta di conferma o salvataggio delle modifiche. Per salvare il database la procedura sempre la stessa: click su File/Salva, e in questo caso non viene fatta nessuna richiesta sul nome e sulla cartella in cui salvare (a meno che non si tratti di un database appena creato), oppure su File/Salva con nome, e in questo caso appare la solita finestra, che ci permette di salvare il database con un nome diverso o su un altro disco (Hard disk o dischetto). Il database viene salvato, come detto prima, in un unico file con estensione .mdb (Microdoft Data Base). Se i dati sono molti e il database complesso (ricco di maschere, report, query etc.) il file pu risultare anche molto grande e
) o sul menu
9 non salvabile su dischetto. Ricordare, comunque, che gestire il database da dischetto pu risultare lento. Il dischetto serve solo a trasferire database da un computer a un altro. 5.1.1.5 Chiudere il database. Per chiudere il database basta fare click sul pulsante di chiusura solito, in alto a destra della finestra del database, oppure sul comando File/Chiudi. Poich le modifiche ai record o alla struttura delle tabelle, maschere etc. vengono salvate subito, nella chiusura non viene chiesto nulla e il database viene chiuso direttamente. La chiusura del database non fa uscire da Access, ma si rimane nell'ambiente. Per uscire dall'applicazione fare click su File/Esci. Ci chiude il database e l'applicazione. 5.1.1.6 Usare le funzioni di Help. Come detto negli altri moduli, la guida in linea dell'applicazione di fondamentale importanza per capire e risolvere i problemi che si presentano. Se aperto il database di esempio Northwind, oltre al pulsante della guida ?, sulla barra del menu presente anche il pulsante GUIDA. Cliccando su questo si apre una spiegazione sul database di esempio, utilissima per capire come si struttura e si progetta un database. Per aprire la guida in linea, invece, fare click su ? e poi su Guida in linea Microsoft Access oppure premere il tasto funzione F1. Si apre la guida in cui, come in tutte le altre applicazioni Office, si pu cercare l'argomento in diversi modi, non ultimo utilizzando l'assistente.
Sono presenti tre schede: Sommario, Ricerca libera e Indice. Nella scheda sommario cliccando sul segno + accanto alle voci, si apre la lista dei sottotitoli; un sottotitolo pu contenere altri sottotitoli e cos via. Facendo click su un argomento, accanto appare il suo sviluppo. Da esso, in forma ipermediale, si pu passare agli argomenti attinenti. Se si ha a che fare con un problema, o non si sa come attuare una operazione, si pu ricorrere alla scheda Ricerca libera. In essa si immettono nella relativa casella di testo le parole chiave che individuino l'argomento cercato; cliccando poi su Cerca vengono ricercati ed elencati in basso gli argomenti trovati. Facendo click su uno di essi, a destra appare l'argomento, che pu essere selezionato e quindi copiato negli appunti per un uso qualsivoglia, oppure pu essere stampato mediante il pulsante stampa. La scheda Indice fornisce l'indice analitico, mediante il quale pu trovare l'argomento attraverso la voce d'indice.
10 Volendo si pu sempre chiedere all'assistente di cercare un argomento. Se l'assistente non visibile si pu visualizzarlo mediante il comando ?/Mostra l'Assistente di Office. Dal menu ? si accede anche alla voce Guida rapida ( ). Cliccando su di essa il cursore si trasforma nella freccia e punto interrogativo. Facendo click sui pulsanti o su altre parti attive dello schermo appare un fumetto di spiegazioni sull'uso o sulla funzione dell'oggetto. 5.1.2 Modificare le impostazioni di base. 5.1.2.1 Modificare il modo di visualizzazione sullo schermo. In Access non vi sono molti modi di visualizzazione sullo schermo delle finestre. Poich nel database sono contenute molte tabelle, query, maschere etc., i diversi modi di visualizzazione si riferiscono all'elenco da visualizzare o al tipo di elenco mostrato Le voci di menu corrispondono alle voci della finestra Database, dal quale si possono selezionare con un click del mouse. Le modalit di visualizzazione dell'elenco sono quelle solite ( ) Icone grandi, Icone piccole, Elenco e Dettagli. Queste modalit sono accessibili sia dal menu Visualizza sia dalla finestra Database. 5.2.1.2 Modificare la barra degli strumenti. Data la peculiarit dell'applicazione, le barre degli strumenti di Access si adeguano alle necessit. Cliccando su Visualizza/Barre degli strumenti appare un elenco che pu mancare di alcune voci se esse non sono mai state attivate. Per vedere l'elenco completo, per altro personalizzabile con la creazione di altre barre, di deve fare click Visualizza/Barre degli strumenti/Personalizza..
11 Come nelle altre applicazioni Office, anche qui sono presenti tre schede. Nella scheda Barre degli strumenti si pu attivare o disattivare una barra spuntando la casella di spunta, creare una nuova barra, modificarne una esistente. Per creare una nuova barra cliccare su Nuova.. Viene richiesto il nome e quindi viene creata la barra vuota. In questa si possono trascinare, dalla scheda Comandi, i pulsanti desiderati. Se si vuole eliminare un pulsante, di questa o di altre barre, basta trascinarlo fuori dalla barra. Nella scheda Opzioni si possono impostare alcuni elementi sulla visualizzazione dei menu e delle barre.
12 5.1 Esercitazione. 1. Aprire su un dischetto un file Word di nome "Modulo 5 Sezione 1 Esercitazione". In esso svolgere l'esercitazione seguente rispondendo ai quesiti. 2. Rispondere alle seguenti domande: a. Dare una definizione di Database. b. Quali sono i vantaggi di una archiviazione elettronica rispetto a una cartacea? c. Un campo di un database : 1) una riga di dati relativi allo stesso soggetto 2) un dato qualunque relativo ad un soggetto 3) una colonna in cui sono contenuti dati omogenei 4) una colonna in cui si possono raccogliere testi e numeri d. Un record di un database : 1) Una riga di una tabella, che contiene dati diversi relativi allo stesso soggetto 2) una colonna di una tabella in cui sono contenuti dati omogenei 3) tutte le colonne che contengono dati numerici 4) tutte le righe di una tabella che contengono dati esclusivamente testuali e. Elencare gli oggetti che costituiscono un database Access. f. La Maschera l'oggetto fondamentale di un database Access. Vero Falso g. Una Query una tabella estratta da un'altra in base a chiavi di ricerca dei record. Vero Falso h. Cosa si intende per database relazionale? i. Che cosa lega due tabelle in relazione tra loro in un database relazionale? j. Un Report modo per presentare in forma stampata articolata i dati di un database. Vero Falso 3. Aprire Microsoft Access. Alla richiesta iniziale, aprire, scegliendolo dall'elenco, il database Northwind e osservare attentamente l'ambiente di lavoro. 4. Visualizzare l'elenco tabelle e aprire la tabella Clienti. 5. Modificare alcuni record spostandosi fra i campi prendendo nota delle modifiche fatte. Chiudere la tabella. Riaprirla e, dopo aver controllato che le modifiche sono state registrate, annullare le modifiche per non alterare il database. 6. Servendosi dei pulsanti della finestra database spostarsi fra i record. Chiudere la tabella. 7. Usando il comando File/Esporta provare a salvare sul dischetto il database in formato Access. Se il file risulta troppo lungo annullare l'operazione. Controllare le propriet del database Northwind col comando File/Propriet e riportare sul file word la lunghezza del file e la sua posizione sul disco fisso. 8. Chiudere il database Northwind col comando File/Chiudi. Senza aprire alcun database, creare una barra dgli strumenti personalizzata col nome proprio e inserire almeno cinque pulsanti del menu Visualizza. Visualizzare la barra e inserirla sotto alla barra degli strumenti standard. Chiudere la finestra Personalizza. 9. Eliminare la barra creata, dopo averla mostrata all'istruttore. 10. Aprire la guida di Access sulla scheda Sommario. Cliccare su Informazioni preliminari e quindi su Informazioni preliminari per il primo utilizzo di database. Leggere attentamente il contenuto. 11. Navigare nella guida cercando le definizioni di tabella, query, maschera, report. 12. Chiudere la guida. Chiudere tutte le applicazioni e consegnare il dischetto all'istruttore.
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Modulo 5
Sezione 2
15 MODULO 5: Basi di dati SEZIONE 2: Creare un database 5.2.1 Operazioni di base. 5.2.1.1 Impostare e pianificare un database . Nella creazione di un database, la parte pi impostante e pi difficile senza dubbio la sua progettazione, cio stabilire quali devono essere le tabelle e quali le loro relazioni. In genere chi si accosta per la prima volta a un database portato a sottovalutare questo punto, un p per l'inesperienza, un p perch si ha fretta di vedere che cosa succede. Il pi delle volte ci porta a buttar gi tutto quello che si fatto e ricominciare dall'inizio. Anche se Access fornisce creazioni guidate di un database, raro che possano soddisfare completamente le esigenze personali, per cui bene che si sappia esattamente come progettare e realizzare il database. Esamineremo, perci, le possibilit che offre Access per creare un database con la creazione guidata, ma creeremo, peraltro, un database personale, semplice, per facilitarne la comprensione, sufficientemente completo per poter esaminare tabelle, maschere, query etc. Abbiamo visto che, quando si apre l'applicazione, appare una finestra di dialogo, mediante la quale si pu aprire un database esistente, o crearne uno nuovo vuoto oppure uno nuovo da modelli esistenti o da creazione guidata. Cliccando su Database vuoto viene richiesto solo il nome del database e viene aperto il database nel quale occorre creare tabelle, maschere etc.. E' quello che utilizzeremo in seguito. Se si fa click su Progetti e creazioni guidate si apre una finestra di dialogo, la stessa che si apre facendo click sul comando File/Nuovo..., se la finestra iniziale non fosse visibile. La finestra costituita da due schede. Nella scheda Generale si pu aprire un database vuoto, in cui creare tabelle, maschere etc. oppure un progetto di database. Nella seconda scheda si pu scegliere fra un modello di database o seguire una creazione guidata.
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Scelto il modello di database la creazione guida passo passo attraverso la scelta dei campi delle tabelle, delle relazioni etc.. Alla fine viene creato un database completo, che pu essere modificato a piacere in tutti gli oggetti presenti. La creazione guidata pu essere molto utile, ma per comprendere appieno le propriet degli oggetti del database pi utile procedere all'inizio ad una creazione di un database personale. Impostazione di un semplice database. Supponiamo di voler creare un semplice database per gestire un magazzino per il solo carico e scarico degli articoli. Il database deve contenere l'elenco degli articoli immagazzinati con i dettagli di nome, prezzo, fornitore etc., l'elenco dei fornitori con i dettagli di nome, indirizzo, citt etc., infine la tabella pi importante sar quella che contiene le operazioni quotidiane di carico o scarico di una serie di articoli con la data e tutti i riferimenti necessari. Qui comincia il lavoro di progettazione del database: quante e quali tabelle creare? quali campi devono contenere? quali devono essere le relazioni fra loro in modo da rendere automatica la gestione? Ricordiamo che la relazione fra le tabelle fondamentale e che le tabelle devono contenere i campi che le mettono in relazione. A complicare la scelta delle tabelle vi il fatto che una operazione di carico o di scarico che si vuol registrare pu contenere un numero variabile di articoli diversi. Una soluzione accettabile appare quella di creare una tabella dei nomi delle operazioni (la chiameremo Operazioni), una tabella che contiene l'elenco degli articoli relativi ad una operazione di carico o scarico (la chiameremo Articoli dell' Operazione), una tabella degli articoli (la chiameremo Articoli) e una tabella dei fornitori (la chiameremo Fornitori). Ci non toglie che ognuno potrebbe trovare soluzioni diverse. Nelle tabelle metteremo i campi essenziali e quelli indispensabili per le relazioni, cio i campi che collegano l'elenco articoli di una operazione alla operazione relativa e i campi che collegano gli articoli alle tabelle articoli e fornitori. Il progetto si concretizza in questo modo:
17 Collegament i
Tabella
Campi
Descrizione
Operazioni
Articoli dell'operazione
Articoli
Fornitori
Collegato a Chiave primaria ID Op della tabella ID Op contatore Articoli dell'operazione. Data Data dell'operazione Carico Campo logico Scarico Campo logico Presso Testo Contatore ID Elenco record Chiave primaria Numero Codice Collegato ID Op operazione Chiave alla tabella primaria Operazioni Numero Codice ID Collegato articolo Chiave Articolo alla tabella Articoli primaria Collegato ID Contatore alla tabella delle Articolo articoli Chiave primaria operazioni Nome Testo Numero Codice ID Collegato fornitore Chiave Fornitore alla tabella fornitori primaria Prezzo Numero ID Contatore Collegato a Fornitore Chiave primaria Codice Articolo Nome Testo Indirizzo Testo Citt Testo Telefono Testo
A questo punto abbiamo pianificato il nostro database, Naturalmente molti altri campi potrebbero essere aggiunti alle tabelle per automatizzare alcune operazioni, come inventario, esistenza articoli, somme totali e parziali delle operazioni etc. Ma non vogliamo appesantire la comprensione dei principi di base. Nei paragrafi seguenti creeremo le tabelle, le maschere etc. 5.2.1.2 Creare una tabella con campi e attributi. Intanto, dopo aver aperta l'applicazione, scegliamo Database vuoto dalla finestra di dialogo, come detto prima, e alla richiesta del nome del database digitare Magazzino e salvare il file sul dischetto, dove il database sar salvato col nome Magazino.mdb.
18 Viene creato il database vuoto, nel quale creeremo le tabelle.
Le possibilit offerte sono tre. Considereremo la prima, in quanto quella che ci insegna a creare le tabelle. La visualizzazione di una tabella o di una maschera o degli altri oggetti del database pu essere "visualizzazione normale" e "visualizzazione struttura". Nella visualizzazione normale possiamo inserire i dati e navigare, mentre nella visualizzazione struttura possibile modificare struttura dell'oggetto aperto. Un oggetto pu essere aperto, come vedremo nelle due modalit con i pulsanti. Facciamo doppio click sulla prima delle tre voci della finestra Magazzino e si apre la finestra Tabella in visualizzazione struttura
In questa finestra possiamo introdurre i campi della tabella, specificarne il tipo di dati che dovr contenere ed eventualmente aggiungere una descrizione. Cominciamo col creare la nostra tabella Operazioni, la quale, come detto prima, deve contenere i campi: ID Op (contatore), data (data), carico (s/no), scarico (s/no), presso (testo). Facciamo click sulla prima casella della prima riga e digitiamo ID Op, clicchiamo poi nella casella accanto (Tipo di dati) e apriamo la lista a discesa, dalla quale selezioniamo Contatore. Nella scheda in basso (Propriet del campo) si possono inserire, cliccando nelle varie caselle e scegliendo dalle liste, le propriet del campo. Possono andar bene quelle di
19 default. Notare che nel riquadro a destra compare una spiegazione della propriet selezionata. Nella casella descrizione non necessario mettere niente. Il campo ID Op deve essere collegato alla tabella Articoli dell'operazione, per cui deve essere chiave primaria: selezioniamo la riga cliccando sulla sinistra all'esterno e poi sul pulsante Chiave primaria () della barra degli strumenti standard. Appare sulla sinistra una chiave ad indicare che il campo stato configurato correttamente. Passiamo sulla seconda riga cliccando nella casella Nome e inseriamo Data; accanto selezioniamo Data come tipo di campo. In basso nell'area Propriet del campo alla voce Richiesto selezioniamo S. Allo stesso modo, nella terza e quarta riga, come nome di campo mettiamo Carico e Scarico e come tipo scegliamo S/No. Nella quinta riga, allo stesso modo inseriamo Presso e come tipo di dati scegliamo testo. Nella zona Propriet, come dimensione campo mettiamo 255 (per avere un campo abbastanza lungo) e come Consenti lunghezza zero mettiamo S, in modo da non essere costretti, in fase di immissione dati, a immettere obbligatoriamente un dato. Finito di inserire i campi fare click sul pulsante di chiusura della finestra ( ) e apparir la richiesta di salvare e quindi il nome con cui salvare la tabella. Digitiamo "Operazioni" e clicchiamo su OK. In alternativa fare click su File/Salva e alla richiesta del nome digitare Operazioni; per chiudere la visualizzazione struttura cliccare sul pulsante di chiusura. Nell'elenco delle tabelle appare la tabella Operazioni, che ancora non contiene alcun dato. Capito il meccanismo di creazione di una tabella, possiamo creare anche le altre con i nomi, i campi e il tipo di dati decisi nel progetto. Ci fatto l'elenco tabelle dovrebbe contenerle tutte, ancora vuote di dati. Vedremo ora come muoversi nelle tabelle e poi come inserire i dati. 5.2.1.3 Navigare in una tabella. Per aprire in visualizzazione normale (cio lettura e scrittura) una tabella si deve selezionare dall'elenco e premere INVIO, oppure fare doppio click o, in alternativa, cliccare sul pulsante Apri della barra degli strumenti della finestra Database.
Nella barra di stato in basso vi sono i pulsanti per muoversi fra i record: primo record ( ), ultimo record ( ), precedente e successivo. Digitando il numero nella casella di testo, viene cercato il record corrispondente. A destra compare anche il numero totale di record inseriti. Vi anche il pulsante di inserimento di un nuovo record ( ). In questo caso il cursore si posiziona sul primo record vuoto alla fine della tabella. Ci si pu muovere fra i record e fra i campi come per una qualsiasi tabella usando il mouse oppure i tasti freccia e il tasto TAB.
20 5.2.1.4 Inserire dati in una tabella . Per inserire i dati in una tabella occorre portarsi alla fine di essa e riempire i campi. Se un dato stato configurato come necessario, Access non permette di andare al record successivo se il dato non viene inserito correttamente. Allo stesso modo occorre rispettare il tipo di dato impostato nella struttura; se il campo numerico non si pu inserire un testo. Se i dati sono corretti si pu passare a un record successivo e cos via. Attenzione, il campo contatore, che una chiave primaria, si inserisce automaticamente, oppure pu essere inserito dall'utente; in questo caso, poich i duplicati non sono ammessi, il numero deve essere diverso da tutti gli altri contenuti. Una chiave primaria pu essere anche testuale, ma vale sempre l'univocit della chiave. A questo punto possiamo inserire qualche dato, cominciando dalla tabella Fornitori, la quale, nel nostro database, quella pi indipendente, cio i dati contenuti in essa non dipendono da altre tabelle. Naturalmente, vedremo in seguito che l'uso delle maschere consente un inserimento dei dati e una loro modifica molto pi intuitiva come interfaccia. La tabella potr apparire in questo modo:
Come per le tabelle di word o di Excel i campi possono essere allargati o ristretti a piacere trascinandoli dal punto di divisione in modo che si possa leggere il contenuto per intero. Dopo aver messo qualche dato nella tabella Fornitori, mettiamo qualche dato anche nella tabella Articoli, la quale collegata a quella fornitori. Ma qui bisogna stare attenti! Nella tabella articoli compare un campo (ID Fornitore) che collega il record a un fornitore, e quindi bisognerebbe inserire il numero corrispondente al fornitore. Per far ci occorrerebbe stamparsi la tabella fornitori e avere davanti agli occhi il dato da inserire; ma anche in questo caso gli errori possono essere frequenti. Se effettuiamo ora il collegamento fra la tabella Articoli e la tabella Fornitori, questo inserimento si pu fare semplicemente scegliendo da un elenco. 5.2.2 Definire le chiavi. 5.2.2.1 Definire una chiave primaria. Un database, ovvero un archivio elettronico, trova la sua importanza nel momento in cui possiamo reperire i dati velocemente a seconda delle nostre necessit, altrimenti sarebbe sufficiente elencare i dati su un foglio. Per facilitare la ricerca dei dati si devono impostare chiavi e indici. Della chiave primaria abbiamo gi parlato; nelle tabelle create in precedenza abbiamo impostato chiavi primarie su un solo campo e su pi campi. Si detto che una chiave primaria serve ad individuare univocamente un record. Nella tabella Articoli, per esempio, abbiamo impostato il campo ID Articolo, un campo contatore, come chiave primaria
21 selezionando il campo e cliccando sul pulsante Chiave Primaria. Ci vuol dire che nella tabella non vi potr essere un record che abbia il numero ID Articolo uguale ad un altro. Se vengono impostati come chiave primaria pi campi contemporaneamente, vorr dire che nella tabella non vi potr essere un record che abbia tutti i valori dei campi chiave contemporaneamente uguali ad un altro record. Le chiavi primarie, che sono obbligatorie, nel senso che occorre impostarne almeno una, servono a collegare le tabelle fra di loro per la ricerca e la selezione dei dati. Nel momento in cui si stabilisce una relazione fra una chiave primaria di una tabella e un campo omogeneo di un'altra, in un attimo, selezionando un record della prima, vengono automaticamente selezionati, e all'occorrenza modificati o cancellati, tutti i record della seconda tabella collegati alla prima. Facendo riferimento al nostro database, creiamo, nel modo seguente, un collegamento uno a molti (cio ad un record della prima tabella corrispondono pi record della seconda) fra ID Fornitore della tabella Fornitori e ID fornitore della tabella Articoli. Aprire la finestra Relazioni facendo click sul menu Strumenti/Relazioni.. oppure sul ). Fare click col destro del mouse e pulsante relazioni della barra degli strumenti ( scegliere dal menu che si apre Mostra tabella. Aggiungere tutte e quattro le tabelle che abbiamo creato; notare che le tabelle si possono spostare a piacere per avere la migliore visibilit. Per creare un collegamento basta trascinare il campo chiave primaria (nel nostro caso ID Fornitore della tabella Fornitori) sul campo relativo della tabella che si vuol collegare (nel nostro caso ID Fornitore della tabella Articoli). Il collegamento appare come una linea che parte dal campo della prima tabella e arriva al campo della seconda. Giacch ci siamo, creiamo gli altri collegamenti indicati nel piano che avevamo fatto prima. La finestra Relazioni dovrebbe apparire cos:
Chiudere la finestra Relazioni e aprire la tabella Fornitori. Si noti che accanto ad ogni record appare un segno pi (+) che sta ad indicare che a quel record appartengono molti articoli. Facendo click sul segno +, si apre una sotto tabella nella quale vengono elencati tutti gli articoli forniti da quel fornitore. Non solo, ma accanto ai record degli articoli appare il segno pi relativo ai collegamenti fra l'articolo e le operazioni.La sotto tabella pu essere chiusa cliccando di nuovo sul segno, che nel frattempo si trasformato in meno (-). 5.2.2.2 Impostare un indice . Un altro elemento importante di una tabella l'indice. L'indice serve ad ordinare i dati di una tabella per facilitarne la ricerca. Se vogliamo, ad esempio ritrovare dati nella tabella fornitori, sar pi facile se essa viene ordinata per nome del fornitore, o ancor meglio per nome e per citt o altro. Per ottenere un ordinamento automatico, si assegna al campo un
22 indice. L'indice pu essere assegnato anche a pi campi e in questo caso sar chiamato indice multicampo. Per assegnare un indice ad un campo, aprire la tabella in modalit struttura, prima selezionandola dall'elenco e poi facendo click sul pulsante struttura. Selezionare il campo al quale si vuole assegnare l'indice. Nella scheda Generale, che compare in basso, selezionare Indicizzato e scegliere S (duplicati ammessi). Notare che possibile scegliere anche duplicati non ammessi; in questo caso Access non ammetterebbe nomi uguali in record diversi. Si pu creare anche un indice multicampo. Per far ci occorre aprire la tabella in modalit struttura come detto in precedenza e poi aprire la tabella degli indici facendo click sul pulsante Indici ( ) della barra degli strumenti oppure sul menu Visualizza/Indici; appare la tabella degli indici impostati.
In questa tabella si pu creare un indice singolo o multicampo dandogli il nome (che pu essere lo stesso del campo) nella colonna Nome Indice, scegliendo il campo da indicizzare nella colonna Nome Campo e impostando l'ordine nella colonna Criterio di Ordinamento. Per creare un indice multicampo scrivere una volta sola il nome dell'indice e scegliere in righe successive e nell'ordine di indicizzazione i campi di ordinamento (massimo 10). Cos come sono stati creati, nella stessa tabella gli indici possono essere rimossi semplicemente selezionando la riga dell'indice e premendo il tasto CANC oppure premendo il destro del mouse e cliccando su Elimina righe. Nota: gli indici facilitano la ricerca e l'ordinamento dei dati rendendola pi veloce ed efficace; ad esempio se i dati di una tabella sono molto numerosi se il campo indicizzato occorre molto meno tempo per trovare i dati in base alle chiavi impostate nella query. Tuttavia ogni volta che si inserisce un dato, l'indice deve essere ricostruito e ci comporta un rallentamento che pu risultare fastidioso. In conclusione un indice deve essere impostato solo se si pensa di dover fare molte interrogazioni su quel campo, altrimenti meglio non indicizzarlo. I campi chiave primaria sono indicizzati automaticamente.
23 5.2.3 Impostare una tabella. 5.2.3.1 Modificare gli attributi di una tabella. Gli attributi di una tabella sono l'insieme di propriet degli elementi che la costituiscono. Gli elementi che costituiscono una tabella sono i record e i campi di cui essi sono costituiti. In termini pi precisi nel linguaggio di programmazione a oggetti, la tabella un oggetto di un database (insieme alle Maschere, Query etc.). Tale oggetto ha delle propriet (attributi), che sono il nome, i campi e i record. I campi a loro volta hanno delle propriet (attributi), che sono il nome, il tipo etc. Gli oggetti e le propriet o attributi possono essere modificati. Abbiamo gi creato una tabella inserendo in essa i campi e le loro propriet. Una volta creata essa pu essere modificata a piacimento inserendo nuovi campi, eliminando campi esistenti o modificando le propriet di ciascun campo. Per modificare gli attributi di una tabella occorre selezionarla nella finestra Database e aprirla in modalit Struttura cliccando sul pulsante Struttura ( ). Appare la struttura della tabella con tutti i campi e le loro propriet. Si possono selezionare uno o pi campi anche non consecutivi contemporaneamente tenendo premuto il tasto CTRL, ed eliminarli premendo il tasto CANC o cliccando col destro del mouse sulla selezione e scegliendo Elimina dal menu di scelta rapida, oppure scegliendo Elimina dal menu Modifica. In ogni caso Access chiede conferma dell'operazione, la quale irrecuperabile. Insieme ai campi vengono, naturalmente, eliminati anche i dati di tutti i record relativi a quei campi. 5.2.3.2 Modificare gli attributi dei campi . Anche i campi hanno le loro propriet o attributi che dipendono dal tipo di campo. Per modificare le propriet del campo occorre aprire la tabella in visualizzazione struttura come detto sopra. Cliccando nella colonna Nome del campo si pu modificare il nome e cliccando sulla colonna Tipo Dati si pu modificare il tipo di dato che il campo pu contenere (contatore, testo, numero, data, meno S/No etc.). E' evidente che cambiando il tipo di dati del campo, i dati presenti nella tabella di quel campo saranno conservati solo se il tipo simile (ad esempio testo e memo), altrimenti saranno cancellati e il campo risulter vuoto. Scelto il tipo di dati, in basso alla finestra struttura compariranno le propriet impostabili relative a quel tipo di dati.
24 In figura selezionato il tipo di dati numerico. Nella scheda generale vi sono le propriet impostabili, la cui spiegazione compare a destra quando si clicca sulla propriet. Come si vede, in questo caso si pu impostare il tipo di dato numerico, le cifre decimali, una maschera di input, una etichetta che apparir nelle maschere, i limiti di input, cio il numero viene accettato in fase di immissione dati solo se corrisponde a Valido se.., etc.. Nella scheda Ricerca si pu impostare l'oggetto in cui comparir il dato (casella di testo, casella combinata etc.). Ad esempio se scegliamo per il campo ID Fornitori come oggetto Casella Combinata, sotto appaiono tutte le propriet della casella combinata
Se nella propriet Origine Riga scegliamo la tabella collegata al campo (nel nostro caso la tabella Fornitori) quando apriamo la tabella articoli e clicchiamo sul campo ID Fornitori invece di una singola casella di testo, appare una casella combinata, con una freccetta, cliccando sulla quale si apre l'elenco fornitori da cui si pu scegliere il fornitore senza digitarlo e senza, quindi, commettere errori di digitazione e senza bisogno di ricordare il codice di quel fornitore. E utile visualizzare tutti i campi collegati ad altri in una finestra collegata perch ci facilita l'immissione dei dati e la loro modifica. In caso di dubbio sul significato delle propriet si pu attivare la guida in linea premendo il tasto F1. Terminate le modifiche ai campi si pu chiudere la finestra e Access chieder conferma delle modifiche apportate. 5.2.4 Aggiornare un database. Per aggiornare un database, cio modificare o aggiungere record, occorre aprire la tabella in Visualizzazione Foglio Dati facendo doppio click sul suo nome nella finestra Database oppure selezionandola e cliccando sul pulsante Apri. Ricordiamo che per muoversi fra i dati si pu usare: il mouse il tasto TAB i tasti FRECCIA il tasto INVIO ) permettono di I pulsanti in basso alla tabella ( muoversi fra i record. Talvolta il campo non mostra tutto il suo contenuto, soprattutto quando un campo testo o memo. Per facilitare l'immissione o la modifica del dato presente si pu attivare la funzione zoom premendo MAIUSC+F2.
25 Se la tabella costituita da molti campi pu accadere che non siano tutti contemporaneamente visibili e di perdersi nella modifica. Pu essere utile in questo caso (come avviene anche in Excel) poter bloccare alcuni campi perch siano sempre visibili. Per far ci selezionare i campi facendo click sul primo in alto sulla etichetta del campo; poi fare click sull'ultimo tenendo premuto il tasto MAIUSC. Una volta selezionate le colonne fare click sul menu Formato/Blocca Colonne. Per sbloccarle basta fare click sul menu Formato/Sblocca tutte le colonne. Notare che nel menu Formato vi sono tutte le voci (come per Excel) per formattare la tabella, assegnare la larghezza delle colonne in caratteri e l'altezza delle righe in punti, dare un colore di sfondo e altro. Per adattare rapidamente la larghezza delle colonne al contenuto, fare doppio click sul bordo destro dell'etichetta del campo. Per cambiare l'ordine delle colonne basta trascinarle nel punto desiderato dopo averle selezionate. Per modificare definitivamente l'ordine delle colonne occorre operare in Visualizzazione struttura cambiando l'ordine dei campi. 5.2.4.1 Modificare dati in una tabella . Per modificare i dati della tabella cliccare nella cella ed effettuare la modifica, eventualmente premendo MAIUSC+F2 per attivare la finestra di zoom. Fatta la modifica premere INVIO. Se la tabelle relazionata ad altre, appaiono i segni + al lato dei record collegati. Cliccando sul + si apre la tabella collegata nella quale possibile apportare eventuali modifiche. Per chiuderla fare click sul segno -. 5.2.4.2 Cancellare dati in una tabella. Per cancellare dati presenti in una cella basta selezionarla e premere CANC oppure cliccare su Modifica/Elimina. Muovendosi con i tasti FRECCIA il campo viene automaticamente selezionato e pu essere cancella con le solide modalit. Non possibile cancellare i contenuti di pi celle contemporaneamente anche se possibile selezionarle tenendo premuto il tasto MAIUSC, a meno che non si elimini tutto il record. 5.2.4.3 Aggiungere record a un database . Per aggiungere record alla tabella vi sono diversi modi: 1. Cliccare sul menu Inserisci/Nuovo Record 2. Cliccare sul pulsante Nuovo Record ( ) 3. Portarsi alla fine della tabella cliccando sul pulsante , e poi inserire i dati nel record vuoto 4. Scorrere la tabella fino a portarsi alla fine In ogni caso appare un record vuoto. Appena si cominciano a inserire i dati nei campi, automaticamente viene assegnato il numero di record univoco nel campo contatore. Inserito un record, allo stesso modo se ne possono inserire altri. 5.2.4.4 Cancellare record in un database. Anche cancellare un record dalla tabella molto semplice. Dopo aver selezionato il record cliccando sul pulsante a sinistra del record o selezionato pi record trascinando la selezione sui pulsanti a sinistra dei record, si pu: Cliccare sul menu Modifica/Elimina
Cliccare sul pulsante Elimina Record

26 Cliccare col destro del mouse nella selezione e scegliere Elimina Record dal menu di scelta rapida In ogni caso i record selezionati vengono eliminati, ma subito dopo appare l'informazione che i record stanno per essere eliminati definitivamente e che l'operazione irreversibile. Si chiede, quindi, conferma. A questo punto si fa in tempo a ripensarci; se si risponde S l'eliminazione definitiva e irrecuperabile. Prima di concludere questa sezione bene dare uno sguardo alla stampa della tabella. Cliccando su File/Stampa Appare la finestra di dialogo Stampa:
In questa finestra possiamo impostare i soliti parametri di stampa e decidere se stampare tutto o alcune pagine o una selezione di record. Pi interessante l'anteprima di stampa che si attiva cliccando sul pulsante Anteprima di stampa oppure su File/Anteprima di stampa. Appare la finestra
nella quale, al solito, si pu vedere l'aspetto delle pagine che verranno stampate, ma in particolare si pu inviare la tabella ad un documento Word. Cliccando sul pulsante si pu scegliere se unire a word la tabella come stampa unione, oppure aprire un documento word con la tabella oppure ancora analizzare la tabella con Excel.
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Le stesse scelte possono essere effettuate direttamente dalla finestra Database selezionando la tabella e cliccando sul pulsante della barra degli strumenti.
28 5.2 Esercitazione Modulo 5 Sezione 2. 1. Aprire su un dischetto un file Word di nome "Modulo 5 Sezione 2 Esercitazione". In esso svolgere l'esercitazione seguente rispondendo ai quesiti. 2. Rispondere alle seguenti domande: a. Cosa occorre fare per pianificare un Database? b. In quanti modi si pu creare una nuova tabella? c. Quale campo sempre presente in una tabella? d. E' possibile avere in una tabella due campi con lo stesso nome anche se di tipo diverso? e. Cosa s'intende per Chiave primaria? f. Dire in poche parole a cosa serve un indice. 3. Ridurre a icona Word dopo aver salvato il file. 4. Aprire Microsoft Access e creare in una cartella su C: un nuovo database col nome "Magazzino". 5. Dalla finestra Database, creare una nuova tabella col nome "Fornitori" con i campi indicati nella tabella fornita con le dispense. Creare sul campo contatore una chiave primaria e creare un indice nel campo "Nome". 6. Aprire in visualizzazione struttura la tabella creata e inserire almeno cinque fornitori con tutti i dati richiesti. 7. Creare tutte le altre tabelle indicate nella tabella fornita con le dispense senza inserire per ora alcun record. 8. Creare i collegamenti fra le tabelle come indicato nella colonna Collegamenti della tabella indicata, nel modo seguente: aprire la finestra Relazioni cliccando sul pulsante Relazioni oppure sul menu Strumenti/Relazioni; aggiungere una alla volta tutte le tabelle create cliccando su Visualizza/Mostra Tabella oppure sul pulsante Mostra Tabella; creare i collegamenti trascinando il campo della tabella da collegare sul campo dell'altra tabella. 9. Riaprire in visualizzazione struttura tutte le tabelle e modificare i campi collegati a quelli di altre tabelle scegliendo nella scheda Generale l'oggetto Casella Combinata impostando a piacere le propriet e mettendo nella propriet Origine riga la tabella associata. 10. Chiudere la visualizzazione struttura salvando le modifiche 11. Aprire la tabella Articoli e inserire almeno cinque record utilizzando la casella combinata per scegliere il fornitore. 12. Procedere allo stesso modo inserendo almeno cinque record nella tabella Operazioni e nella tabella Articoli dell'operazione. 13. Modificare, eliminare e reinserire qualche record per esercitarsi sulle operazioni di modifica. 14. Chiudere tutte le tabelle e il database. 15. Se il file magazzino.mdb pu essere trasferito sul dischetto farne una copia e consegnarla all'istruttore, altrimenti assicurarsi che il file su C: non venga cancellato.
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Modulo 5
Sezione 3
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MODULO 5: Basi di dati SEZIONE 3: Uso di maschere 5.3.1 Creare una maschera. Abbiamo creato le tabelle, inserito e modificato i dati, le quali permettono una visione d'insieme dei dati, ma diventano scomode da manipolare se sono complesse o hanno molti capi. Oltre alla visualizzazione Foglio dati, per visualizzare e immettere dati in un tabella possibile utilizzare le maschere. Esse sono un modo di visualizzare i dati un record per volta vedendone, per i dettagli, e con altre possibilit che vedremo in seguito. Le maschere di Access sono simili a moduli cartacei: ad ogni campo corrisponde un'etichetta ed previsto uno spazio utilizzabile per l'inserimento delle informazioni, detto controllo. Ad esempio una casella di testo o una casella combinata sono controlli, ma esistono anche altri controlli, come pulsanti, caselle di selezione e altro, che possono facilitare l'uso delle maschere. Ricordare che ad ogni controllo corrispondono alcune propriet (come formato del testo, posizione, colore di sfondo etc. Quando si inseriscono dati in una maschera, i dati sono in realt introdotti nella tabella o nelle tabelle che supportano la maschera; se invece si utilizza una maschera per visualizzare delle informazioni, esse vengono tratte da una o pi tabelle del database. Una maschera, infatti, pu essere associata a pi tabelle (e quindi riunire i campi e i dati provenienti da varie tabelle). Access permette di creare una maschera una maschera di partenza, con cui viene aperto il database, di modo che le maschere possono diventare una vera e propria interfaccia con cui l'utente gestisce l'immissione, la modifica e il reperimento e stampa dei dati. 5.3.1.1 Creare una semplice maschera .
Se il database viene creato con la creazione guidata, Access crea automaticamente anche le maschere, ma ci non ci aiuterebbe a capirne il funzionamento e quindi a creare interfacce personalizzate. Perci procederemo alla creazione personalizzata. Per creare una maschera occorre fare click sul pulsante Maschere della finestra Database. Come per le tabelle anche qui possiamo creare una maschera in Visualizzazione struttura oppure procedere ad una Creazione guidata. In ogni caso facendo click sul pulsante ) appare la finestra Nuova Maschera, nella quale sono elencate tutte le Nuovo ( possibilit di creazione di una nuova maschera:
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Come si vede, le possibilit sono: Visualizzazione struttura, che apre una maschera vuota nella quale dovremo inserire i vari oggetti e controlli Creazione guidata, nella quale attraverso varie schede si immettono le informazioni per creare la maschera secondo le nostre esigenze Maschera standard a colonne Maschera standard tabulare Maschera standard foglio dati In queste ultime tre le maschere hanno un aspetto standard in cui i campi sono in colonna. oppure in orizzontale come in una tabella oppure come una tabella. Comunque sia stata creata, una maschera pu sempre essere modificata in seguito. Creando una maschera in Visualizzazione struttura appare una maschera vuota e le barre degli strumenti per inserire i controlli e quant'altro ci serve.
Per inserire un controllo basta selezionarlo sulla barra degli strumenti e tracciarlo nella maschera. Verranno poi chiesti, mediante schede successive le propriet del controllo, come tabella o query collegata, campi o altro. Per creare dal nulla un controllo occorre avere ben chiara l'idea della sua funzione, la qual cosa non sempre semplice. Per questo motivo conviene, almeno all'inizio, creare una
32 maschera mediante la Creazione guidata, in quanto in questa modalit vengono chieste automaticamente tutte le indicazioni che servono. Creiamo, per il nostro database una maschera, che chiameremo Articoli, in cui appaiano gli articoli e il loro fornitore con nome e cognome. Dopo aver cliccato su Nuovo, selezioniamo dall'elenco Creazione guidata maschera oppure facciamo doppio click su Crea una Maschera mediante una creazione guidata della finestra Database-Maschere. Appare la prima scheda:
Nella casella combinata Tabelle/Query scegliamo la tabella di origine dei dati, cio Articoli. Le query sono tabelle che contengono solo dati rispondenti a determinate condizioni; di esse parleremo in seguito. Cliccando sulla freccetta singola possiamo scegliere quali campi far vedere nella maschera; poich il campo ID articolo, essendo automatico non ci interessa, selezioniamo gli altri tre trasportandoli nel riquadro a destra. Se vogliamo eliminarne qualcuno basta cliccare sulla freccetta a sinistra che si attiva, ovviamente, solo quando a destra sono presenti dei campi. Ci fatto clicchiamo sul pulsante Avanti e appare la seconda scheda:
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Si pu scegliere fra quattro formati di maschera. Scegliamo il tipo a colonne: In essa i campi appariranno incolonnati come si pu vedere nell'anteprima accanto. Provare gli altri tipi per trovare eventualmente quello pi consono al proprio gusto. Possiamo cliccare ancora su Avanti. La scheda successiva la seguente:
In questa scheda possiamo impostare uno stile selezionandolo dall'elenco. L'anteprima appare a sinistra. Scegliamo la standard. Possiamo cliccare su Avanti; apparir l'ultima scheda.
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Dopo aver immesso il titolo della maschera, che chiameremo Articoli, possiamo o aprire la maschera per immettere o modificare dati, o aprire la maschera in Visualizzazione struttura per modificarla. Clicchiamo su Fine. Se tutto stato fatto correttamente dovrebbe apparire la maschera come in figura:
Al solito possibile navigare fra i dati presenti e aggiungere nuovi dati. Osservare che nel campo ID Fornitori appare la freccetta della casella combinata poich cos la avevamo impostata quando abbiamo creato la tabella Articoli; essendo ID Fornitori collegato alla tabella Fornitori, in esso appare l'elenco dei fornitori con selezionato il dato relativo all'articolo mostrato in tabella; se volessimo cambiarlo sarebbe sufficiente sceglierne un altro dall'elenco. Naturalmente tutte le variazioni e modifiche saranno apportato nelle tabelle, la maschera solo un modo per vedere i dati. Talvolta, quando si hanno tabelle collegate, come nel nostro caso, pu essere utile avere i dati di pi tabelle nella stessa maschera, in modo da poter inserire nuovi dati senza cambiare ambiente . Ci possibile; per esempio possiamo inserire nella maschera Articoli che stiamo creando i campi Nome e Indirizzo dei Fornitori, i quali appariranno nella maschera collegati al record Articolo selezionato. Per inserire altri campi nella maschera nella scheda della creazione guidata relativa alla scelta della tabella e dei campi da inserire, scegliere un'altra tabella, la tabella Fornitori, e aggiungere i campi Nome e Indirizzo. A questo punto compare una nuova scheda, che prima non era apparsa in quanto la tabella di origine dei campi era unica.
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Viene chiesto quale deve essere la tabella primaria da cui dipendono i dati della seconda tabella e, date le relazioni impostate nel nostro database (uno a molti fra fornitori e articoli, la primaria sar Articoli e la secondaria Fornitori, in quanto ad ogni articolo corrisponde un unico fornitore, mentre ad ogni fornitore possono corrispondere pi articoli. Se scegliessimo, come tabella primaria Fornitori, la scheda si modifica e viene chiesto se la tabella articoli deve essere presentata come sottomaschera nella maschera principale oppure come maschera attivabile al click di un pulsante. Nella finestra sempre visibile un'anteprima di come appariranno le maschere. Per creare maschere con pi tabelle necessario che queste siano collegate fra loro. Creando la maschera Fornitori nel modo suddetto, essa dovrebbe apparire cos:
Come si vede, sia nella maschera Articoli che in quella Fornitori, possibile inserire contemporaneamente nuovi articoli e nuovi fornitori.
36 5.3.1.2 Inserire i dati in una maschera usando semplici maschere. I dati nelle maschere si inseriscono come nelle tabelle. Infatti sono presenti gli stessi pulsanti di navigazione visti in precedenza ( ) coi quali possibile muoversi avanti e indietro, all'ultimo o al primo record e aggiungere nuovi record. Con i tasti TAB e INVIO ci si sposta fra i campi. Talvolta occorre inserire pi volte record simili. In questo caso conviene copiare tutto un record e incollarlo in un nuovo record. In pratica occorre selezionare tutti i campi facendo click sulla freccia presente in alto a sinistra della maschera e poi su Modifica/Copia. Aggiungere un nuovo record cliccando sul pulsante Nuovo Record e quando appare il record vuoto cliccare su Modifica/Incolla. A questo punto sufficiente apportare le modifiche desiderate. Alla chiusura della maschera tutte le modifiche verranno salvate nel database. Per esercizio create le maschere relative alle operazioni di carico e scarico utilizzando le tabelle Operazioni e Articoli delle operazioni. Conviene creare una maschera con le due tabelle con Operazioni come tabella principale e Articoli dell'operazione come tabella secondaria. In questo modo essendo ID Op di Operazioni collegata a ID Op di Articoli dell'operazione si avranno nella stessa maschera tutti i dati da inserire o modificare. Se tutto si fatto correttamente si noter che difficile aggiungere articoli in base al numero di codice, a meno che non si abbia l'elenco stampato davanti. Per facilitare l'immissione occorre cambiare, in Visualizzazione Struttura Tabella, il formato della casella di testo in casella combinata nella scheda Ricerca e impostare le propriet, eliminare poi le maschere create e ricrearle in modo che possano riconoscere le modifiche apportate. Alla fine dovremmo avere una maschera di questo tipo:
La casella combinata col codice dell'articolo stata aperta per far vedere come facile scegliere da essa, senza errori, l'articolo da caricare o scaricare. 5.3.1 Modificare una maschera. Una volta costruita una maschera, qualunque sia stata la modalit, essa pu sempre essere modificata a piacimento sia per quanto riguarda la sua struttura che per la formattazione.
37 Per modificare la maschera selezionare Maschere dalla finestra Database e poi la maschera da modificare; fare, quindi, click sul pulsante Struttura che ormai conosciamo bene. Apparir la maschera modificabile:
Cliccando su ciascun oggetto esso viene selezionato. Per selezionare pi oggetti tenere premuto il tasto MAIUSC mentre si clicca col sinistro. Per selezionare la maschera senza alcun oggetto cliccare al di fuori degli oggeti dentro la maschera. Le operazioni di modifica si ripercuotono sull'oggetto o gli oggetti selezionati. 5.3.2.1 Definire la formattazione del testo. Il testo delle etichette o degli oggeti presenti nella maschera pu essere formattato semplicemente utilizzando la barra della formattazione, esattamente come si fa in Word
Se si apre il menu Formato appaiono molte voci che permettono di allineare gli oggetti, ridimensionarli, modificarli, cambiarli etc. Provare alcune voci per capirne il funzionamento. 5.3.2.2. Cambiare il colore di sfondo . Nella barra della formattazione sono presenti anche il secchiello, il pennello e la A che servono per dare uno sfondo colorato o colorare la linea di contorno o colorare il testo. Se si vuol colorare lo sfondo della maschera occorre cliccare nella maschera al di fuori degli oggetti in modo che sia selezionata solo la maschera. I colori possono animare una maschera e renderla pi efficace dal punto di vista grafico. 5.3.2.3. Importare un'immagine o un file grafico. Anche le immagini possono rendere pi efficaci le maschere dal punto di vista grafico. Per inserire un'immagine, al solito, cliccare su Inserisci/Immagine... e apparir la solita finestra di dialogo per la ricerca dell'immagine. Naturalmente l'immagine ridimensionabile e posizionabile a piacimento. Aprendo il menu Inserisci si notano altre voci interessanti.
38 Possiamo inserire un grafico salvato con altre applicazioni o un oggetto, come un suono o un foglio Excel o altro come si gi visto nelle altre applicazioni Office. Gli oggetti inseriti sono modificabili con le applicazioni che li hanno prodotti. Una voce interessante Inserisci/Grafico... In un database vi possono essere tabelle o query che si prestano ad essere rappresentate in grafico. Cliccando su Inserisci/Grafico il cursore diventa crocetta e permette di disegnare nella maschera, sempre in visualizzazione struttura, il riquadro che accoglier il grafico; subito dopo si attiva una procedura di creazione guidata , in cui viene chiesta la tabella o query di origine, il tipo di grafico e come disporre i dati. Creato il grafico, questo pu essere modificato a piacere cliccando col destro del mouse sui vari elementi. Si apre un menu di scelta rapida che permette le modifiche. Come in Excel, il grafico rimane collegato ai dati e viene aggiornato automaticamente. 5.3.2.4. Modificare la disposizione degli oggetti nella maschera . Naturalmente possibile cambiare totalmente la disposizione degli oggetti nella maschera. Selezionando un oggetto cliccandoci sopra, il cursore diventa manina nera; l'oggetto pu essere trascinato nella posizione voluta. Se l'etichetta di un campo stata creata automaticamente con la creazione guidata della maschera, viene selezionata e trascinata col campo, ma anche in questo caso etichetta e campo sono modificabili e spostabili indipendentemente. Gli oggetti selezionati, al solito, sono muniti di maniglie che permettono il loro ridimensionamento; il quadratino pi grande in alto a sinistra la presa per lo spostamento. Nella maschera possono essere inseriti molti altri oggetti, accessibili dalla Casella degli Strumenti:
Se essa non fosse visibile si pu visualizzare da Visualizza/Casella degli Strumenti. Da sinistra a destra abbiamo: Selezione oggetti Creazione guidata controlli. Permette di creare un controllo definendone tutte le propriet. Etichetta. Inserisce un'etichetta. Casella di testo. Inserisce una casella di testo. Gruppo di opzioni. Inserisce una cornice contenete pi controlli che vengono raggruppati e spostati contemporaneamente con la cornice. Interruttore. Pulsante On/Off al quale pu essere associata una routine o una macro. Pulsante di opzione. Casella di controllo esclusiva (uno solo fra molti). Casella di controllo. Casella di controllo (una o pi fra molti). Casella combinata. Elenco di dati a discesa fra cui si pu scegliere con un click del mouse, collegata a una tabella o indipendente. Casella di riepilogo. Lista di dati collegata a una tabella o indipendente. Pulsante di comando. Pulsante a cui associare eventi o una routine in Visual Basic o attivare/disattivare maschere, etc. Immagine. Inserisce un'immagine. Cornice oggetto non associato. Inserisce un oggetto modificabile con l'applicazione che l'ha prodotto. Equivale a Inserisci/Oggetto... Cornice oggetto associato. Inserisce una cornice associandola ad un oggetto specificato nelle propriet della cornice che si attivano cliccando col destro del mouse e poi su Propriet.
39 Interruzione di pagina Struttura a schede. Inserisce una finestra di dialogo a schede. Nelle propriet si pu definire l'evento, il numero di schede, i dati e le routines in Visual Basic che si devono attivare; queste routines possono essere scritte direttamente oppure create in modo guidato. Sottomaschera/Sottoreport. Inserisce una sottomaschera per visualizzare dati di altre tabelle. Linea. Inserisce una linea grafica. Rettangolo. Inserisce un rettangolo grafico. Altri controlli I controlli inseribili dalla casella degli strumenti sono importanti per creare interfacce per gli utenti finali anche inesperti di Access, in modo che sia semplice la gestione del database. Alcuni di questi controlli sono semplici, ma altri prevedono la capacit di associare eventi e routines; il che richiede una certa esperienza e fa parte di un corso Access di secondo livello. Intanto possiamo esercitarci a inserire qualche controllo. Per esempio inseriamo nella maschera Operazioni un pulsante il quale mostri la maschera Articoli e su quella Articoli un pulsante che attivi la maschera Operazioni. Cliccare su Pulsante di comando e disegnare, sempre in Visualizzazione struttura, nella maschera Operazioni un pulsante. Si apre una creazione guidata. Nella prima scheda scegliamo Categorie/Maschere e Azioni/Apri maschera. Cliccare su Avanti. Si apre la seconda scheda nella quale scegliamo Articoli come maschera da aprire. Clicchiamo su Avanti e la scheda seguente chiede se mostrare tutti i record oppure solo alcuni record su condizione. Scegliamo di mostrare tutti i record. Nella scheda successiva, dopo aver premuto Avanti, inseriamo "Articoli" come etichetta del pulsante. Nella scheda successiva occorre inserire il nome del comando; lasciamo quello indicato e clicchiamo su Fine. Chiudiamo la maschera e salviamo le modifiche. La stessa cosa occorre fare nella maschera Articoli dove il pulsante sar "Operazioni" e la maschera che si deve aprire Operazioni. Inseriti i due pulsanti e chiuse le maschere dalla Visualizzazione struttura, aprire la maschera Operazioni e provare i pulsanti. Tutto quello che abbiamo fatto finora stato fatto nel "corpo" della maschera. Se clicchiamo col destro in un punto vuoto della maschera appare un menu di scelta rapida fra le cui voci c' l'attivazione o la disattivazione dell'Intestazione/Pi di pagina maschera e l'attivazione-disattivazione di Intestazione/Pi di pagina pagina Nella Intestazione e Pi di pagina possiamo collocare un titolo della maschera o un'intestazione di pagina di stampa e informazioni che si ripetono. Per far ci sufficiente inserire negli spazi appositi, modificabili trascinando le linee di divisione, etichette o altri controlli, come mostrato nell'esempio che stiamo sviluppando:

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Se pensiamo che Access, come tutte le altre applicazioni di Office, programmabile in Visual Basic, evidente come si pu creare una vera e propria applicazione di database con tanta di interfaccia utente e automatizzazione di procedure per una gestione anche molto complessa dei dati. Stampa delle maschere e delle tabelle. Naturalmente in Access possibile stampare direttamente i dati in formato maschera o in formato tabella o query. Alla stampa si accede da File/Stampa.
41 Appare la solita finestra che inutile ormai spiegare. Cliccando, invece, sul pulsante Imposta... appaiono due schede in cui si possono impostare i margini e scegliere se stampare la maschera cos come appare oppure stampare solo i dati. Le maschere sono fatte di elementi grafici che rallentano molto la stampa, oltre al dispendio di inchiostri.
Nella scheda Colonne si pu impostare il numero di colonne su cui stampare. Le stesse impostazioni possono essere fatte cliccando su File/Imposta pagina. In questo modo tutte le informazioni vengono mantenute e l'anteprima ci far vedere come effettivamente sar la stampa. Naturalmente quello descritto un metodo di stampa rapido che va bene per controlli veloci dei dati. Parleremo in seguito dei Report, che sono stampe organizzate di dati selezionati in base a tabelle o query.
42 5.3 Esercitazione. 1. Aprire su un dischetto un file Word di nome "Modulo 5 Sezione 3 Esercitazione". In esso svolgere l'esercitazione seguente rispondendo ai quesiti. 2. Rispondere alle seguenti domande: a. Dire in poche parole che cos' una maschera di Access. b. Una maschera in un database indispensabile. Vero, Falso. c. Cosa si intende per Controllo presente in una maschera? d. Descrivere quali sono le operazioni da fare per impostare lo sfondo di una maschera. e. Dire almeno cinque elementi, o controlli o oggetti che possono essere inseriti in una maschera. f. Dire alcune azioni che possono essere fatte con un Pulsante di comando. 3. Ridurre a icona Word dopo aver salvato il file. 4. Aprire il database di nome "Magazzino" creato nella esercitazione precedente. 5. Creare mediante la creazione guidata una maschera di nome "Fornitori" con sottomaschera "Articoli" usando come fonte dati la tabella "Fornitori" e la tabella "Articoli". 6. Creare, sempre con la creazione guidata, una maschera "Articoli" con sottomaschera "Fornitori" usando le tabelle dell'esercizio precedente. 7. Confrontare le due maschere e valutare quale pi efficiente per l'immissione o la modifica di dati, inserendo due nuovi record e facendo delle modifiche a quelli esistenti. 8. Creare, come negli esercizi precedenti, Una maschera "Operazioni" con sottomaschera "Articoli dell'operazione" usando come fonti dati le tabelle "Operazioni" e "Articoli dell'operazione". 9. Inserire qualche dato per valutare l'efficienza della maschera. 10. Inserire nella maschera "Fornitori" un pulsante di comando che apra la maschera "Operazioni" e nella maschera "operazioni" un pulsante di comando che apra la maschera "Fornitori". 11. Inserire nella maschera "Operazioni", nell'intestazione, un'etichetta col titolo "Operazioni di carico e scarico", formattandolo in modo personale. 12. Aprire tutte le maschere create in visualizzazione struttura e sistemare i vari controlli in modo pi personale, spostandoli nella maschera, selezionando pi controlli e allineandoli con i comandi di allineamento. 13. Chiudere tutte le maschere e salvare il database. 14. Se il file magazzino.mdb pu essere trasferito sul dischetto farne una copia e consegnarla all'istruttore, altrimenti assicurarsi che il file su C: non venga cancellato, in quanto sar usato nelle prossime esercitazioni.
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Modulo 5
Sezione 4
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MODULO 5: Basi di dati SEZIONE 4: Reperire Informazioni 5.4.1 Operazioni di base. Un archivio elettronico, per quanto molto pi efficiente e veloce di un archivio cartaceo, sarebbe in fondo poca cosa se non permettesse di reperire informazioni sui record nel modo pi flessibile possibile. In realt proprio questa possibilit che rende un database potente e utile. Pensiamo ai grandi archivi criminali della Polizia o all'anagrafe tributaria dello stato. Il reperimento e il confronto delle informazioni permette di scoprire in brevissimo tempo situazioni che rimarrebbero certamente nascoste in un archivio di carta. Per fare un esempio banale, forse, nellambito della scuola, nellistante in cui ho finito di inserire in un archivio Excel oppure Access i dati relativi alle cattedre dei docenti, cinque minuti dopo sono pronti i consigli di classe stampati in bellordine; una volta occorreva una settimana per comporli. Vi sono pi modi per estrarre i dati da un database: Ricerca: usando lo strumento Trova possibile individuare record che corrispondono ai criteri impostati Filtro: applicando un filtro, cio un insieme di criteri di selezione, possibile eliminare (provvisoriamente) da una tabella i dati non rispondenti al filtro. Eliminando il filtro, la tabella mostra tutti i suoi dati. Query: si tratta di un insieme di criteri, salvati e quindi riutilizzabili, che applicati producono una tabella vera e propria con solo i record rispondenti ai criteri. E' evidente che se si ha bisogno spesso di cercare dati in un database con gli stessi criteri, bene crearsi query, le quali vengono salvate col database e fanno parte di esso. Vedremo in dettaglio questi modi e in particolare le query. Per vedere come una query o una ricerca funziona, opportuno che le tabelle che abbiamo creato contengano un certo numero di record, per cui conviene fare un p di esercizio di inserimento e modifica dei dati. Ricominciamo dall'inizio con l'apertura del database e inseriamo nuovi record a piacimento. 5.4.1.1 Accedere a un database esistente . Abbiamo gia visto all'inizio come si accede ad un database. Non c' nulla di nuovo rispetto alle altre applicazioni Office, di cui Access fa parte. Il modo pi semplice e diretto quello di fare doppio click sull'icona con cui il
database viene indicato nell'elenco dei file della cartella ( ); viene aperto automaticamente Access e il database nella finestra a schede che conosciamo, a meno che non si sia impostata una apertura con maschera iniziale. Si pu aprire Access in uno dei modi conosciuti, da AVVIO/PROGRAMMI/MICROSOFT ACCESS o cliccando sull'icona della Barra di Office se visibile ( ). In questo caso appare la finestra seguente:
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nella quale appare un elenco degli ultimi file utilizzati, da cui si pu scegliere il database oppure cliccare su Altri file... In questo caso si apre la solita finestra di dialogo in cui cercare il database. Apriamo il database Magazzino e inseriamo nelle diverse tabelle un certo numero di record. 5.4.1.2 Trovare un record sulla base di criteri assegnati. Il modo pi semplice per trovare un dato in una tabella quello di usare lo strumento Trova. Per usare questo strumento aprire la tabella o la maschera nella quale cercare, posizionarsi col cursore sul campo nel quale effettuare la ricerca e fare click sul pulsante ) sulla barra degli strumenti Visualizzazione maschera o tabella, oppure sul Trova ( menu Modifica/Trova. Si apre la finestra di dialogo:
46 Come si vede basta inserire nel campo Trova l'occorrenza da cercare e specificare nella casella Cerca in: in quale campo cercare. Nella casella Confronta: si pu decidere se cercare come parte del campo oppure come campo intero oppure ancora come inizio del campo. Per ultimo si pu decidere nella casella Cerca in:, in basso, che si apre cliccando sul pulsante Altro/Standard, il quale funziona come On/Off, la direzione in cui cercare Su, Gi oppure in tutto il campo. Eseguite le impostazioni si pu cliccare su Successivo per trovare la prima occorrenza e poi man mano tutte le altre. La finestra Trova e Sostituisci permette anche di sostituire i campi trovati con altri dati:
Basta inserire nella casella Sostituisci con: il dato con cui sostituire l'occorrenza trovata e decidere se sostituire tutte le occorrenze in una volta oppure solo quella attiva. Occorre fare attenzione nell'uso di Sostituisci tutto, in quanto pu risultare pericoloso. Access non dispone di un comando di annullamento per cui se alcune sostituzioni fossero errate o non corrispondessero alle nostre aspettative non sarebbe pi possibile recuperarle. Non dimenticare mai, comunque, di avere sempre una copia del database aggiornato. 5.4.1.3 Creare una semplice query. Come abbiamo gi detto una query una interrogazione che si fa sulle tabelle esistenti per ottenere una nuova tabella di dati rispondenti a criteri scelti. Le query vengono salvate nel database e possono, quindi, essere utilizzate ogni volta che si apre. Il modo pi immediato per creare una query quello di cliccare sul pulsante Nuovo ( ) nella scheda Query della tabella Database, oppure cliccare su Inserisci/Query nella Barra dei Menu. Appare, comunque, la finestra di creazione della nuova query
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Nella quale si pu scegliere il tipo di query da creare: Visualizzazione struttura. Apre la query in Visualizzazione struttura come avviene per le tabelle e le maschere per una creazione di query personalizzata Creazione guidata query semplice. Permette di creare una query semplice, detta anche query di selezione, cio una semplice tabella di selezione Creazione guidata query a campi incrociati. Permette di creare una matrice in modo da gestire in modo semplice i dati provenienti da pi tabelle in relazione fra di loro Creazione guidata query ricerca duplicati. Permette di cercare tutti i record contenenti un campo uguale (per esempio nel nostro database potremmo cercare nella tabella Articoli tutti i record che hanno lo stesso prezzo Creazione guidata query ricerca dati non corrispondenti. Cerca in una prima tabella dati a cui non corrispondono record in una seconda tabella (per esempio fornitori a cui non corrisponde nessun articolo, oppure articoli a cui non corrisponde nessun fornitore). Cominciamo col creare una semplice query partendo dalla Visualizzazione struttura. E' evidente che per creare una query bisogna aver chiaro in mente il risultato che si vuole ottenere. Per esempio, cosa potremmo estrarre dalle nostre tabelle Articoli e Fornitori? Potremmo avere bisogno di una tabella che contenga gli articoli di prezzo inferiore alle 1000 lire e i fornitori che forniscono l'articolo. Facciamo click su Visualizzazione struttura della finestra Nuova Query. Appare la finestra Struttura della query insieme alla finestra di selezione delle tabelle da inserire:
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Le tabelle da inserire possono essere aggiunte anche cliccando sul pulsante Aggiungi tabella ( ). Contemporaneamente la barra dei menu si modifica e compare la voce Query. Se la apriamo appaiono tutti i tipi di query che possiamo creare
Query di selezione. E' quella di default e che stiamo creando. Query a campi incrociati. E' quella gi vista nella finestra Nuova query. Query di creazione tabella... permette di creare una tabella partendo da altre tabelle o altri database. Query di aggiornamento. Permette di aggiornare i dati di una tabella, per esempio i prezzi degli articoli aumentandoli del 15%. Query di accodamento. Permette di accodare in una tabella dati provenienti da altre tabelle o database. Query di eliminazione. Permette di eliminare record da una tabella, per esempio record antecedenti ad una certa data. Ogni volta che si seleziona un tipo di query, cambia l'elenco delle voci nella finestra Visualizzazione struttura.
49 Nella finestra Mostra tabella, cliccando sul pulsante Aggiungi, aggiungiamo le tabelle Articoli e Fornitori e poi clicchiamo su Chiudi. Le tabelle appariranno, con le loro relazioni, nella parte superiore della finestra. Nella parte inferiore appare una tabella, le cui voci, come detto, cambiano col tipo di query scelto e che uguale alla tabella-query che verr creata. In essa possiamo selezionare i campi che devono comparire, l'ordinamento e i criteri di selezione dei dati. Notare, cliccando col destro su una casella, che la casella si pu formattare nello stesso modo in cui abbiamo fatto nelle tabelle normali. Facciamo click nella prima casella dei campi, che una casella combinata contenente l'elenco di tutti i campi di tutte le tabelle presenti; dall'elenco scegliamo il campo Articoli.Nome. Nella casella delle tabelle della stessa colonna appare automaticamente il nome della tabella Articoli. In realt la riga delle tabelle non necessaria e pu essere nascosta cliccando col destro e disattivando Mostra Tabelle dal menu di scelta rapida. In alternativa si pu scegliere prima la tabella e poi il campo. Nella seconda colonna facciamo la stessa cosa scegliendo il campo Articoli.Prezzo. Nella terza e quarta colonna scegliamo i campi Fornitori.Nome e Fornitori.Citt. Accertiamoci che le caselle di selezione Mostra relative ai campi sia spuntata. A questo punto dobbiamo inserire i criteri e questa la cosa pi complicata. Si potrebbe scrivere la condizione di selezione nella casella relativa direttamente, se si conosce la sintassi dei comandi; per esempio il nome del campo occorre indicarlo fra parentesi quadre e separare la tabella dal campo con un punto esclamativo. Se voglio indicare il criterio che il prezzo dell'articolo sia inferiore a 1000 lire, dovr scrivere [Articoli]![Nome]<1000. Se non si conosce la sintassi si pu ricorrere alla creazione guidata, in ogni caso occorre conoscere almeno gli operatori i pi usati. Poich volevamo scegliere il criterio "prezzo dell'articolo inferiore a 1000", nella colonna Articoli.Prezzo, nella casella criteri scriviamo "<1000" (senza gli apici). Vedremo nel prossimo paragrafo come inserire criteri multipli di selezione. Abbiamo per ora completato la nostra semplice query. Facciamo click su File/Chiudi oppure sul pulsante di chiusura. Diamo alla query il nome "QueryPrezziMinori1000" e salviamola. Apriamo la query facendo doppio click sul suo nome oppure selezionandola e cliccando sul pulsante Apri. La tabella-query creata dovrebbe apparire come in figura
Creazione guidata di una query Vediamo ora come si pu creare una query con la Creazione guidata. Fare click sulla voce Crea una query mediante una creazione guidata della finestra Database oppure su Nuovo e poi Creazione Guidata Query semplice. Si apre la prima scheda, identica a quella vista per la creazione di una tabella, in cui viene richiesto di inserire i campi di una o pi tabelle che devono comparire nella query. Cliccando su Avanti si apre la seconda scheda
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nella quale si pu scegliere se creare una query Dettaglio, cio nella query compaiono tutti i campi scelti, oppure di riepilogo, cio una tabella in cui compare anche un campo di riepilogo. Per esempio nel nostro caso potremmo volere la somma dei prezzi degli articoli presenti in una operazione di carico e scarico; selezionando Riepilogo e cliccando su Opzioni riepilogo... si apre una finestra nella quale si seleziona Somma fra le operazioni possibili. Naturalmente le opzioni di riepilogo dipendono dal tipo di campo scelto. La scheda successiva quella di chiusura; viene creata la query senza criteri di selezione. Aprendo la query in Visualizzazione struttura possiamo inserire, come abbiamo fatto sopra, tutti i criteri che vogliamo.
5.4.1.4 Creare una query con criteri multipli. La ricerca dei dati su un solo campo interessante ma sarebbe limitata se si potesse fare solo questo. Infatti se i record fossero migliaia, la selezione ottenuta dalla query sarebbe troppo vasta per essere utilizzabile con efficacia. Per esempio se cercassimo i fornitori per citt la lista sarebbe lunga, se invece li cerchiamo per citt e per nome, otterremo una lista molto pi facilmente consultabile. Una query con pi criteri di selezione si chiama Query con criteri multipli. Possono essere inseriti un criterio per ogni campo presente nella tabellaquery. I criteri di selezione possono essere impostati su testo, numeri e date. Ogni tipo criterio ha i propri operatori, che sono poi quelli che permettono di impostare i filtri. Operatori di testo. Se il campo un campo di testo il tipo di criterio sar di testo. Uno degli operatori di testo pi importanti Like insieme ai caratteri jolly (* = qualunque gruppo di lettere e ? = qualunque lettera). Se si scrive nella casella del campo criteri Like "*matita*" si intende cercare tutti gli articoli il cui nome contiene matita e pu cominciare e finire con qualunque raggruppamento di lettere. E' evidente che togliendo l'asterisco iniziale o finale si cercheranno i nomi che terminano o iniziano con un gruppo di lettere. I punti interrogativi possono sostituire singole lettere che diventano variabili, cio qualunque lettera.
51 Operatori numerici. Si applicano ai campi numerici e confrontano numeri. Gli operatori maggiore (>), minore (<), uguale (=) etc. possono essere usati tutti per selezionare record numerici. Scrivendo nella casella criteri Prezzo "<1000" (naturalmente senza gli apici) verranno selezionati tutti gli articoli di prezzo inferiore a 1000 lire. Operatori data. Le date sono numeri speciali per cui il loro confronto avviene con alcuni degli operatori numerici. Se vogliamo conoscere tutti gli operatori, il modo migliore quello di utilizzare il Generatore di espressioni, che uno strumento che ci permette di comporre, senza bisogno di scrivere, criteri anche molto complessi. Per attivare il generatore di espressioni occorre aprire la query in Visualizzazione struttura. Appare la finestra struttura della query. Posizionare il cursore in una casella di criteri qualunque. Il generatore di espressione si pu attivare cliccando sul pulsante Genera ( ) oppure cliccando col destro nella casella e scegliendo Genera... dal menu di scelta rapida.
Come si vede vi sono vari pulsanti mediante i quali vengono inseriti direttamente nella formula gli operatori. Col pulsante Incolla si inserisce nel criterio che si sta scrivendo un campo o un valore selezionato nelle colonne in basso. Nella prima colonna sono elencate tutte le risorse del database; il segno + indica che la voce contiene altre voci, che si aprono cliccando due volte; il + diventa - in modo che si possa richiudere la voce ricliccandoci sopra. Nella seconda colonna appaiono i contenuti della voce della prima. In figura, essendo selezionata la query da noi costruita, appaiono i campi della query. Nella terza colonna vengono elencate le voci contenute nella voce selezionata nella seconda. Interessante selezionare Funzioni predefinite della voce Funzioni; vengono elencate tutte le funzioni matematiche, numeriche e di stringa che possono essere utilizzate nel criterio. Per esercizio costruiamo un criterio che selezioni tutti i record degli articoli il cui nome contenga "gomm" e il prezzo sia inferiore a 1000 lire. Il criterio potrebbe essere scritto direttamente nella zona di scrittura del generatore di funzioni o in una casella di criteri qualunque nella forma (senza apici, naturalmente) "[Articoli.Nome] LIKE "*gomm*" AND [Articoli.Prezzo]<1000".
52 Se facciamo in questo modo e salviamo la query e poi la riapriamo in Visualizzazione struttura, ci accorgiamo che sono stati creati due nuovi campi, ciascuno dei quali contiene un criterio. Ci significa che i criteri scritti nei vari campi sono collegati fra loro dalla funzione AND ed quindi indifferente scrivere il criterio tutto in una volta o scriverli separatamente in ciascun campo. Ora creiamo il criterio in questo secondo modo. Posizioniamo il cursore nella casella criteri del campo Articolo.Nome e apriamo il Generatore di espressioni. Appare selezionata la nostra query; selezioniamo nella seconda colonna il campo Articoli.Nome e clicchiamo sul pulsante Incolla oppure facciamo doppio click sul campo. Nella zona di scrittura compare [Articoli.Nome]. Inseriamo (si pu anche scrivere direttamente) LIKE cliccando sul pulsante relativo. Digitiamo infine, separandolo con uno spazio, "*gomm*" compresi gli apici. Il criterio scritto; basta fare click su OK e il criterio appare scritto nella casella dei criteri. Facciamo la stessa cosa nel campo Prezzo; apriamo il Generatore di espressioni e facciamo doppio click sul campo Prezzo; digitiamo poi "<1000" senza apici (ricordarsi che gli apici indicano una stringa di caratteri mentre una espressione senza apici indica una operazione matematica o un valore). Facciamo click su OK e abbiamo finito. E' chiaro che allo stesso modo possiamo inserire tutti i criteri che vogliamo; basta fare attenzione alla sintassi per non incorrere in errori. 5.4.1.5 Salvare una query. Quando si chiude la Visualizzazione struttura viene chiesto (se sono state apportate modifiche) se si vuol salvare la query. Basta rispondere S. La query viene salvata e appare nell'elenco delle query, utilizzabile tutte le volte che si vuole. Ogni volta che la query viene aperta essa viene aggiornata automaticamente ai cambiamenti che sono stati apportati alle tabelle. Costruendo query adeguate si pu tenere sotto controllo tutto il database e reperire le informazioni in un batter d'occhio.
5.4.1.6 Applicare dei filtri a una query. Una volta ottenute le tabelle, le maschere e le query, ad esse possibile applicare i filtri allo scopo di far apparire in elenco solo i record che vogliamo in base a criteri stabiliti. I filtri, in definitiva, sono solo criteri di selezione che possono essere applicati e rimossi da una tabella, maschera o query per facilitarne la consultazione e che, a differenza delle query, vanno persi quando la tabella viene chiusa. Per applicare un filtro occorre, innanzi tutto, aprire la tabella, maschera o query a cui si vuole applicare e poi fare click su uno dei due pulsanti
Come si vede dalla figura, i filtri disponibili sono due: Filtro in base a selezione. Selezionato in un campo una parte di testo o un numero o una data, verranno mostrati, una volta applicato il filtro, solo i record contenenti la selezione. Filtro in base a maschera. Si pu scrivere, come fatto per le query, un criterio di selezione anche complesso e ottenere l'elenco dei record rispondenti al criterio. Per creare un filtro in base a selezione:
53 1. In un campo di una maschera, di una sottomaschera, di un foglio dati o di un foglio dati secondario, trovare la parte di testo o il valore che i record devono contenere per essere inclusi nei risultati del filtraggio. 2. Selezionare il valore, quindi scegliere il pulsante Filtro in base a selezione sulla barra degli strumenti. La selezione del valore definisce i record che verranno restituiti dal filtro. Quando si salva una tabella o una maschera, vengono salvati anche i filtri creati. possibile applicare di nuovo i filtri, se necessario, alla successiva apertura della tabella o della maschera. Quando si salva una query, vengono salvati anche i filtri creati, ma non vengono aggiunti i criteri del filtro alla griglia di struttura della query. possibile applicare di nuovo i filtri dopo aver eseguito la query, alla successiva apertura della stessa. Se stato creato un filtro in un foglio dati secondario o in una sottomaschera, questo filtro sar disponibile anche quando si apre in modo indipendente la tabella o la maschera per il foglio dati secondario o per la sottomaschera. possibile inoltre filtrare record che non hanno un determinato valore. Dopo aver selezionato un valore, fare clic su di esso con il pulsante destro del mouse, quindi scegliere Filtro ad esclusione selezione. Per creare un filtro in base a maschera: 1. Aprire una tabella, una query o una maschera. 2. Fare clic sul pulsante Filtro in base a maschera sulla barra degli strumenti per passare alla finestra Filtro in base a maschera. possibile specificare dei criteri per la maschera, la sottomaschera, il foglio dati principale o qualsiasi foglio dati secondario visualizzato. Ciascun foglio dati secondario o sottomaschera ha le proprie schede Cerca e Oppure.
3. Scegliere il campo in cui si desidera specificare i criteri che i record devono soddisfare per essere inclusi nel set di record filtrati. 4. Immettere i criteri selezionando il valore desiderato dall'elenco del campo, se l'elenco comprende valori di campo, oppure digitando il valore nel campo stesso. Per trovare i record in cui un determinato campo vuoto o non vuoto, digitare Is Null o Is Not Null nel campo. Per trovare i record tramite un'espressione criterio, digitare l'espressione nel campo corrispondente oppure immettere un'espressione utilizzando il Generatore di espressioni. Se vengono specificati valori in pi campi, il filtro restituisce i record solo se contengono gli stessi valori specificati in tutti i campi. 5. Per specificare valori alternativi che i record possono avere per essere inclusi nei risultati del filtraggio, fare clic sulla scheda Oppure per il foglio dati, il foglio dati secondario, la maschera o la sottomaschera che si sta filtrando e immettere ulteriori criteri. Il filtro restituisce i record se contengono tutti i valori specificati nella scheda Cerca o tutti i valori specificati nella prima scheda Oppure o tutti i valori specificati nella seconda scheda Oppure, e cos via.
54 6. Fare clic sul pulsante Applica filtro sulla barra degli strumenti. Per esercizio applichiamo alla tabella Articoli un filtro che mi mostri gli articoli di prezzo inferiore a 1000 lire. Aprire la tabella Articoli in Visualizzazione dati cliccando sul pulsante Apri o cliccando due volte sul nome della tabella.Aperta la tabella cliccare sul pulsante Filtro in base a maschera. Appaiono solo i campi vuoti. Nel campo Prezzo digitare "<1000" (naturalmente senza gli apici). A questo punto scegliere il menu Filtro/Applica filtro e nell'elenco appariranno solo i record di prezzo inferiore a 1000 lire. Naturalmente ci pu essere fatto anche in una query o una maschera. Nel prossimo paragrafo vedremo come eliminare questo filtro definitivamente. 5.4.1.7 Rimuovere dei filtri da una query. I filtri creati, come detto sopra, possono essere salvati con la query o la tabella e riutilizzati alla prossima apertura. Naturalmente essi possono essere rimossi. Il pulsante Applica filtro della barra degli strumenti ( ) funziona in Acceso/Spento, cio cliccando una prima volta viene applicato il filtro, cliccando una seconda volta viene rimosso e la tabella appare con tutti i suoi record. La stessa funzione si ottiene dal menu Record/Applica filtro/ordina e Rimuovi/Filtro/ordina. Per eliminare qualsiasi tipo di filtro, indipendentemente dal metodo utilizzato per crearlo. Aprire, prima di tutto la tabella e poi aprire dal menu Record/Filtro/Ordinamento/filtro avanzato.. la finestra Ordinamento/Filtro avanzato
Si tratta della tabella gi esaminata nella creazione di query, nella quale possono essere inseriti ed eliminati tutti i criteri che si vuole. In questa tabella appaiono tutti i filtri creati nei vari campi. Se si vuole eliminare completamente il filtro scegliere il menu Modifica/Cancella griglia e poi cliccare sul menu Filtro/ Applica filtro della barra del menu e infine chiudere la finestra Ordinamento/filtro avanzato. Se il filtro stato eliminato, il pulsante Applica/Filtro appare disattivato. Eliminiamo ora il filtro applicato alla tabella Articoli nel paragrafo precedente. Aprire la tabella Articoli e poi, scegliendo il menu Record/Filtro/ordinamento avanzato... la finestra Filtro/ordinamento avanzato. Dal menu Modifica scegliere Cancella griglia e poi fare click sul pulsante Applica/Filtro se visibile la barra degli strumenti oppure scegliere il menu Filtro/Applica filtro dalla barra dei menu.
55 5.4.2 Perfezionare una interrogazione. 5.4.2.1 Aggiungere campi a una query. La Visualizzazione struttura della query permette di modificare a piacimento una query creata. Si possono inserire nuovi campi e nuovi criteri, oppure eliminare campi superflui o criteri. Se per esempio nella query da noi creata oltre al nome del Fornitore volessimo aggiungere anche il campo Indirizzo, procederemmo nel modo seguente. Dalla finestra Database scegliamo la scheda Query e poi la query QueryPrezzoMinore1000 e poi clicchiamo sul pulsante Struttura. Appare la finestra che conosciamo gi
Il nuovo campo pu essere inserito trascinandolo dalla zona tabelle in una casella vuota oppure scegliendolo dall'elenco che si apre cliccando sulla freccetta della casella combinata. Naturalmente a questo punto possiamo inserire anche criteri. 5.4.2.2. Eliminare campi da una query . L'eliminazione di un campo della query pu essere logico, nel senso che esso non comparir nella tabella-query ma esiste comunque nella sua struttura oppure eliminare completamente il campo dalla struttura. Nel primo caso sufficiente eliminare la spunta dalla casella Mostra nel secondo caso occorre selezionare la colonna relativa al campo cliccando nella barra in cima alla colonna quando il cursore diventa frecceta rivolta in basso.
A questo punto si pu premere il tasto CANC oppure scegliere Modifica/Elimina colonne. Niente vieta di cancellare casella per casella.
56 Terminate le operazioni di modifica chiudere la query e salvare. Tipi di query Prima di chiudere il discorso sulle query bene dare uno sguardo ai diversi tipi, poich esse, oltre che aiutare a cercare dati nel database, possono aiutare a manutenzionarlo. I tipi di query che esamineremo sono: Query a calcolo Query creazione tabella Query di aggiornamento Query di riepilogo Query di accodamento Query di eliminazione Query a calcolo In una query creata nei modi detti prima o durante la creazione di una query qualsiasi possibile inserire campi di calcolo in modo che il risultato dei calcoli impostati viene inserito nella tabella-query. Ad esempio, se accanto al prezzo di un articolo vogliamo il prezzo senza IVA possiamo impostare il calcolo. Creiamo una nuova query di nome QueryPrezziSenzaIVA cliccando su Creare una query in visualizzazione struttura della finestra Database. Dalla finestra di scelta delle tabelle aggiungiamo la sola tabella Articoli. Nella finestra Visualizzazione struttura query, che gi conosciamo, inseriamo i campi Nome e Prezzo o trascinandoli dalla zona tabelle oppure scegliendoli dalla casella combinata dei campi. Come terzo campo scegliamo ancora Prezzo. Nella casella Campo appare il nome del campo Prezzo; digitiamo la formula per calcolare il prezzo IVA esclusa (supponendo che l'IVA sia del 20% PrezzoSenza IVA=Prezzo/1.2) e cio "Prezzo/1.2", naturalmente senza apici. Premiamo il tasto INVIO; Access modifica la formula in "espr1:[Prezzo]/1.2", che il calcolo che noi vogliamo. Naturalmente potevamo noi stessi scrivere [Prezzo]/1.2. Il risultato dovrebbe essere
Al posto di "Espr1" possiamo scrivere "Prezzo senza IVA" che sar l'etichetta del campo nella tabella-query.
57 Chiudiamo e salviamo la query. Apriamo la query creata e controlliamo che tutto sia come voluto. Naturalmente, se la tabella complessa e contiene diversi campi numerici, si possono impostare calcoli fra pi campi indicandoli con la loro etichetta fra parentesi quadre. Query Creazione Tabella Pu tornare utile talvolta disporre di una tabella che contiene campi provenienti da pi tabelle, per esempio una tabella che contenga gli articoli con accanto il nome del fornitore e non il suo codice numerico. Una tabella del genere, che verr salvata nella scheda Tabelle della finestra Database, pu essere creata semplicemente creando una query dalla visualizzazione struttura, inserendo in essa le tabelle da cui vogliamo prelevare i campi e inserendo i campi voluti; volendo si possono anche inserire criteri di selezione. A questo punto clicchiamo sul menu Query e scegliamo Query di creazione tabella... dall'elenco. Viene chiesto il nome della nuova tabella e se salvarla nel database corrente o esportarla in un altro database. Dopo aver dato il nome e cliccato su OK, la tabella non stata ancora creata. Per crearla cliccare su Query/Esegui. In questo modo vengono creati i record e la tabella. Salvata la tabella, la query rimane ancora attiva e si pu salvare come query oppure scartarla. La tabella creata non contiene una chiave primaria. Se si vuole utilizzare la tabella per collegarla ad altre occorre inserire una chiave primaria aprendola in visualizzazione struttura. Query di Aggiornamento Le query di aggiornamento consentono di aggiornare i dati tutti in una volta, per esempio aumentare tutti i prezzi di 1000 lire degli articoli e portarli a 1200 lire. Il risultato della query permanente e non permette di tornare indietro; perci prima di eseguire la query bene accertarsi che i criteri di selezione siano corretti (facendo p.e. prima una query di selezione). Come esempio facciamo una query sulla nostra tabella Articoli. Apriamo una query in Visualizzazione struttura come ormai sappiamo fare (doppio click su Crea una query in visualizzazione struttura); inserire dalla finestra Tabelle la tabella Articoli. A questo punto fare click su Query/Query di aggiornamento nella barra dei menu. LA finestra struttura si modifica e fra le voci di riga della tabella compare la voce Aggiorna a:.
58 Nel campo inseriamo Prezzo, nella casella Aggiorna a: mettiamo 1200 e nella casella criteri mettiamo =1000. A questo punto facciamo click su Query/Esegui della barra dei menu e l'aggiornamento viene eseguito dopo aver chiesto conferma dell'operazione. Non occorre salvare la query creata, in quanto questo tipo di query non produce una tabella ma modifica la tabella originale, per cui se vogliamo vedere i risultati dobbiamo aprire la tabella Articoli. Query di Riepilogo. Questo tipo di query consente di eseguire calcoli su campi numerici. Access dispone di svariate funzioni che possono essere applicate al campo. Per esempio si potrebbe calcolare la somma dei prezzi degli articoli di tutte le operazioni di carico e di quelle di scarico per ottenere l'esistenza in termini di valore. Le funzioni disponibili sono elencate nella casella combinata della query di riepilogo. Al solito facciamo un esempio con le nostre tabelle: troviamo la somma di tutte le operazioni di carico e di scarico per ciascun articolo. Apriamo una nuova query in visualizzazione struttura e inseriamo le tabelle e i campi come in figura. Facciamo click su Visualizza/Totali oppure sul pulsante Totali della barra degli strumenti ( ). Nella tabella appare la riga Formula, nella quale dalla casella combinata si pu scegliere la formula da applicare.
Come si vede per ID Articolo e relativo Nome la formula di Raggruppamento, in quanto un campo non numerico pu essere solo raggruppato (cio la somma avverr per tutti gli articoli dello stesso nome). Per il campo prezzo la formula invece di somma. Il criterio di selezione per eseguire la somma che nella tabella Operazioni il campo Carico sia Vero e quindi selezionare solo le operazioni di carico. Naturalmente lo stesso si pu fare per le operazioni di scarico. Completata la tabella clicchiamo su Query/Esegui e compare la tabella-query. Quando si chiude la tabella viene chiesto se si vuol salvare la query. La query di riepilogo pu essere creata anche con la creazione guidata selezionando Riepilogo nella scheda.
59 Query di Accodamento Le query di accodamento permettono di accodare dati di una tabella scelta in base a criteri di selezione ad un'altra tabella dello stesso database o di un altro. Per esempio si pu creare una tabella vuota di Fornitori di Lecce e creare la query per accodarci i record dalla tabella Fornitori. Si deve, al solito, creare una query in visualizzazione struttura, inserire le tabelle e i campi e cliccare poi su Query/Query di accodamento. La tabella compare la riga Accoda a: nelle cui caselle occorre inserire almeno un campo di accodamento, cio almeno un campo i cui dati devono essere aggiunti alla tabella di destinazione. E' evidente che per poter accodare dati, occorre la tabella di destinazione, la quale pu contenere tutti o almeno un campo uguale a quello della tabella di provenienza. Creiamo una tabella FornitoriDiLecce copiando la sola struttura della tabella Fornitori, facendo click col destro su Fornitori e poi scegliendo Copia; cliccare ancora col destro e scegliere incolla dal menu di scelta rapida e nella finestra di dialogo mettere il nome FornitoriDiLecce e selezionare Sola struttura. Cliccare su OK. Creare ora una nuova query in visualizzazione struttura e inserire la tabella Fornitori e tutti i campi della tabella. Cliccare su Query/Query di accodamento; vengono inseriti automaticamente tutti i campi da accodare; nei criteri di Citt mettiamo "='Lecce'" e infine cliccare sul pulsante Esegui ( )
Viene chiesto il nome della tabella di destinazione, che pu essere scelta anche dalla casella combinata. Cliccando su OK i dati vengono accodati. La query pu essere salvata. Query di Eliminazione Con questa query si possono eliminare record non pi utili, in modo da ripulire una tabella e tenerla sempre efficiente. Occorre, comunque, fare molta attenzione in quanto i record vengono eliminati definitivamente. E' opportuno creare prima una query Crea Tabella per conservare i dati che poi saranno eliminati. Per creare una query di eliminazione procedere come negli altri casi, creando una query in visualizzazione struttura, inserendo tutti i criteri di eliminazione e cliccando poi sul pulsante Esegui ( chiede conferma. ). Si viene informati sul numero di record che saranno eliminati e si
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5.4.3. Ricercare, selezionare e ordinare. Come si vede, le query offrono una vasta gamma di modalit per la ricerca e la manutenzione dei dati. Come vedremo in seguito, esse insieme con i Report consentono di presentare i dati nelle forme pi svariate e complesse. Occorre sottolineare che i concetti fin qui espressi hanno una validit molto pi vasta di quello che si pensa; basti pensare che la Societ dell'Informazione si basa totalmente sull'informazione e sulla archiviazione dei dati, la cui ricerca diventa essenziale; spesso applichiamo nella vita di ogni giorno criteri di ricerca senza accorgercene: inserendo il bancomat nell'apposita fessura viene cercato nell'archivio della banca il nostro nome e il numero di codice, usando un motore di ricerca in Internet inseriamo criteri per estrarre le pagine dal database Internet, anche timbrando il cartellino d'ingresso e uscita dal lavoro aggiorniamo un database. 5.4.3.1. Ricercare, selezionare e ordinare dati sulla base di criteri assegnati . Da ci che stato detto fino ad ora risulta chiaro che di fondamentale importanza comprendere cos' un criterio di ricerca dei dati. Il criterio di ricerca un concetto generale che bisogna saper applicare, sia che si tratti di una query, che di un filtro avanzato che di una interrogazione ad un database qualunque. Il criterio di ricerca un insieme di condizioni alle quali devono soddisfare i record perch possano essere inseriti nella selezione. In definitiva il motore del database analizza uno alla volta tutti i record del database e li confronta con le condizioni del criterio; se il record soddisfa a tutte le condizioni esso viene inserito nella selezione. Importante quindi comprendere il criterio; la sintassi con cui scriverlo, pur seguendo modalit logiche comuni, dipende dal programma del database e dal linguaggio adottato. E' facile, ad esempio, capire e scrivere in una query il criterio di selezione se diciamo "voglio tutti i record dei fornitori che risiedono a Lecce"; infatti se esiste un campo Citt, basta inserire in questo campo il criterio [Citt]="Lecce" e otterremo il risultato voluto. Ma molto meno intuitivo cosa fare se vogliamo "i fornitori che risiedono a Lecce per i quali sono state effettuate operazioni di carico in data dal 12/10/99 al 11/10/00". In questo caso sono coinvolte tutte le tabelle e il criterio diventa molto pi complesso dal punto di vista sintattico. In senso generale, ricordiamo che il criterio di un campo contiene sempre il nome del campo e operatori logico-matematici che ne specificano l'occorrenza e i criteri dei diversi campi sono collegati da operatori logici. I nomi dei campi vengono scritti fra parentesi quadre, preceduti dal punto esclamativo e dal nome della tabella fra parentesi quadre; per esempio, se vogliamo indicare il campo Nome della tabella Fornitori dovremo scrivere [Fornitori]![Nome]. Gli operatori logico-matematici li vedremo nel prossimo paragrafo. Tabelle diverse possono essere utilizzate nello stesso criterio se sono in relazione fra loro. Per realizzare una ricerca in base a un criterio assegnato vi sono due modi: creare una query applicare un Ordinamento/Filtro avanzato Entrambi i modi sono stati esposti nei paragrafi precedenti.
61 5.4.3.2 Ricercare, selezionare e ordinare dati mediante comuni operatori logici. Gli operatori logici, come detto sopra, permettono di unire criteri relativi a pi tabelle o pi criteri relativi alla stessa tabella. Ricordiamo che utilizzando il Generatore di espressioni, in esso vengono elencati tutti gli operatori disponibili. Gli operatori disponibili in Access sono di tre tipi Aritmetici Di confronto Logici Gli operatori aritmetici sono: -, +, * (moltiplicato), / (divisione), \ (divisione intera), mod (modulo). Gli operatori di confronto sono: < (minore), > (maggiore), = (uguale), <= (minore o uguale), >= (maggiore o uguale), <> (diverso), between (compreso). Gli operatori logici sono: AND (entrambe vere), OR (basta una vera), NOT (non vera), XOR (solo una vera), EQV (una equivalente all'altra, IMP (una implica l'altra). L'operatore AND pu essere scritto direttamente in un criterio oppure sottinteso quando vengono inseriti pi criteri in campi diversi in una query. Ad esempio, volendo cercare gli articoli il cui nome contiene gomma o gomme e il cui prezzo sia inferiore a 1500 lire, possiamo scrivere in una query relativa alla tabella Articoli, nel campo prezzo "<1500" e nel campo nome "LIKE '*gomm*'"; fra i due campi esiste l'operatore AND. Oppure possiamo scrivere solo nel campo Prezzo "[Prezzo]<1500 AND [Nome] LIKE '*gomm*'" o "[Articoli]![Prezzo]<1500 AND [Articoli]![Nome] LIKE '*gomm*'". Otterremo comunque il risultato voluto. Anche l'operatore OR pu essere scritto direttamente oppure essere sottinteso se i diversi criteri vengono scritti in una query nelle righe successive Oppure. Ad esempio se vogliamo cercare gli articoli di prezzo inferiore a 1000 oppure superiore a 5000 possiamo scrivere nel criterio del campo Prezzo di una query "<1000" e nella casella Oppure ">5000". In alternativa possiamo scrivere nella casella criterio del campo prezzo "[Prezzo]<1000 OR [Prezzo]>5000". Otterremo lo stesso risultato. L'operatore NOT deve essere scritto nel criterio. Per esempio volendo cercare gli articoli che non contengono gomma o gomme potremo scrivere nella casella criterio del campo Nome "NOT LIKE '*gomm*'". L'ordinamento dei dati pu facilitare la ricerca. Esso pu essere impostato nella griglia dell'interrogazione delle tabelle, in quanto sempre presente in ogni campo la possibilit dell'ordinamento crescente o decrescente. Naturalmente impostando l'ordinamento in pi campi, l'elenco dei record apparir ordinato prima secondo il primo campo, a parit del primo campo secondo il secondo campo e cos via. Una volta ottenuta la tabella come risultato dell'interrogazione, se non stato fatto prima, sempre possibile applicare un ordinamento semplice aprendola in visualizzazione dati, posizionandosi in un campo e cliccando su uno dei pulsanti Ordinamento ( ) oppure cliccando sul menu Record/Ordina. E' possibile selezionare pi campi contigui e applicare l'ordinamento a tutti. Quando si chiude la tabella viene chiesto se salvare le modifiche oppure no. Se si risponde S le modifiche vengono apportate nella query, dalla quale possono, comunque, essere modificate. Solo in Visualizzazione struttura della query possibile applicare tipi di ordinamento diverso a ciascun campo e a campi anche non contigui.
62 5.4 Esercitazione. 1. Aprire su un dischetto un file Word di nome "Modulo 5 Sezione 4 Esercitazione". In esso svolgere l'esercitazione seguente rispondendo ai quesiti. 2. Rispondere alle seguenti domande: a. In quanti modi possibile aprire un database Access? b. Quali sono i modi per visualizzare una una maschera o una tabella o una query? c. Spiegare in poche parole cosa si intende per criterio di ricerca di un record in una tabella (funzione Trova). d. Spiegare in poche parole che differenza c' fra una query e un filtro. e. Elencare almeno quattro tipi di query. f. A cosa pu servire una query di accodamento? g. Scrivere per esteso il criterio per cercare (nel database descritto nella dispensa) gli le operazioni in data compresa fra il 10/12/2000 e il 13/03/2001. h. Il criterio scritto sopra si pu intendere come criterio multiplo? Dire cosa s'intende per criterio multiplo. i. In quali casi una query pu contenere campi di pi tabelle? j. Quanti tipi di operatori sono presenti in Access? k. Come si comportano gli operatore OR, AND e XOR? 3. Ridurre a icona Word dopo aver salvato il file. 4. Aprire il database di nome "Magazzino" creato nella esercitazione precedente. 5. Creare mediante la creazione guidata una query di nome "QueryPrezzoInferiore1000" contenente i campi Articolo.Nome, Articolo.Prezzo, Fornitori.Nome, Fornitori.Citt. 6. Eliminare la query creata nel precedente punto e creare la stessa query con Crea una query in Visualizzazione struttura. 7. Inserire nel primo campo un criterio a piacere e controllare il risultato aprendo la query in visualizzazione dati. 8. Fare la stessa cosa con gli altri campi, uno alla volta. 9. Inserire i criteri Prezzo dell'articolo superiore a 1000 lire e nome dell'articolo contenete "carta". Controllare il risultato e chiudere la query. 10. Aprire la tabella "Fornitori" e selezionare con un filtro in base a selezione i fornitori di Lecce. 11. Selezionare nella stessa tabella i fornitori di Lecce con filtro in base a maschera. 12. Creare una query simile a "QueryPrezzoInferiore1000" applicando alla tabella "Articoli" il filtro Ordinamento/Filtro avanzato, inserendo almeno un criterio utilizzando il Generatore di espressioni e salvandola col nome "QueryPrezzoInferiore1000bis". 13. Confrontare il risultato delle due query, ordinandole entrambe in senso crescente sul campo Articoli.Nome. 14. Chiudere tutte le query e salvare il database. 15. Se il file magazzino.mdb pu essere trasferito sul dischetto farne una copia e consegnarla all'istruttore, altrimenti assicurarsi che il file su C: non venga cancellato, in quanto sar usato nelle prossime esercitazioni.
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Modulo 5
Sezione 5
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MODULO 5: Basi di dati SEZIONE 5: Rendiconti Fino ad ora abbiamo visto tabelle, maschere e query e abbiamo imparato a stamparle. Access offre un'altra possibilit di visualizzare i dati contenuti nelle tabelle o query sia su schermo sia in stampa: i Report o Rapporti. I rapporti sono modi di presentare i dati in forma personalizzata e graficamente piacevole, ottenibile con creazioni guidate o modificabili a piacere in visualizzazione struttura per inserire tutti gli elementi che si ritiene opportuno. I Rapporti o Report possono essere basati su una o pi tabelle o query e possono contenere tutti i campi correlati in modo da avere una visione critica dei dati presenti nel database. 5.5.1 Generare rapporti. La finestra Database di Access contiene la voce Report. Cliccando su tale voce si attiva la scheda Report nella quale possibile creare i rapporti, i quali saranno salvati nel database e aggiornati, con le tabelle e query presenti, ogni volta che vengono aperti per essere visualizzati o stampati. Vi sono tre modi per creare un Report dalla scheda Report: 1. Pulsante Nuovo 2. Crea un Report in Visualizzazione struttura 3. Crea un Report mediante una creazione guidata I modi 2 e 3 sono contenuti nell'elenco che si apre cliccando sul pulsante Nuovo. Esamineremo nei prossimi paragrafi alcuni modi per creare un report. 5.5.1.1 Presentare i dati (sullo schermo o a stampa) in una particolare sequenza. Cliccando sul pulsante Nuovo della scheda Report ( ) si apre la finestra Nuovo Report, nella quale sono elencati tutti i modi per generare una presentazione a schermo o in stampa dei dati
simile a quella esaminata per le tabelle e le query. Innanzi tutto vediamo che vi sono due modi standard per presentare i dati: Report standard a colonne
65 Report standard tabulare Nel primo i dati vengono presentati con i campi messi in colonna uno sotto l'altro e una linea separa un record dal successivo. Nel secondo i campi vengono messi uno accanto all'altro come in una tabella e permettono un confronto diretto fra campi. Come esempio creiamo un Report a colonne e uno tabulare, basandoci sulle tabelle e query create nel nostro database di esempio. Clicchiamo su Report standard: a colonne per selezionare la voce e poi dalla casella combinata di scelta della tabella o query d'origine scegliamo la tabella Articoli. Facciamo click su OK. Viene creato immediatamente il rapporto, il quale appare in Visualizzazione dati.
Cliccando sul pulsante di chiusura viene chiesto se si vuol salvare il Report e se si risponde S viene chiesto il nome da assegnargli. Chiamiamo questo report "Articoli". Lo utilizzeremo in seguito per apportare modifiche. Creiamo ora il report standard tabulare cliccando ancora sul pulsante Nuovo e scegliendo dall'elenco Report standard: tabulare. Nella casella combinata delle tabelle e query scegliamo la query QueryPrezzoSenzaIVA. Clicchiamo su OK e anche qui viene presentato il report in visualizzazione dati
Chiudendo il report viene chiesto il nome da assegnare. Lasciamo il nome suggerito da Access.
66 Creando report standard a colonne o tabulari non possibile scegliere campi da pi tabelle o query, anche se, naturalmente possibile inserirli successivamente in visualizzazione struttura. Se vogliamo creare rapporti pi complessi e con raggruppamento di dati (database permettendo) dobbiamo ricorrere alla creazione guidata o crearla ex novo nella Visualizzazione struttura. La creazione guidata, al solito, presenta, come per le maschere, una serie di schede nelle quali occorre specificare di volta in volta le informazioni necessarie alla creazione. Seguiamo passo passo la creazione di un report "Articoli_Fornitore" contenente anche i dati del fornitore. Facciamo doppio click sulla voce "Crea un report mediante una creazione guidata", il che equivale a fare click su Nuovo e poi scegliere dall'elenco "Creazione guidata report". Appare la prima finestra
nella quale viene chiesto di inserire i campi che devono comparire nel report. Selezionando una tabella alla volta possono essere inseriti tutti i campi che, naturalmente, siano correlati fra loro, esattamente come stato fatto per le maschere. Scegliamo la tabella "Articoli" e inseriamo i campi Nome, Prezzo. Scegliamo poi la tabella fornitori e inseriamo i campi Nome, Indirizzo, Citt, Telefono. Cliccando su Avanti appare la seconda scheda
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nella quale possibile scegliere come visualizzare i dati. Tener presente che Access analizza automaticamente le relazioni esistenti fra le tabelle e in funzione di questo permette poi di raggruppare i dati in tutte le forme possibili. Ad esempio possiamo scegliere, nel nostro caso, se l'elenco deve essere sviluppato in base agli articoli e sotto compare il relativo fornitore oppure in base ai fornitori e sotto compaiono tutti gli articoli di quel fornitore. Poich noi vogliamo l'elenco degli articoli, scegliamo "In base a articoli" e poi clicchiamo su Avanti. La scheda seguente permette di inserire livelli di gruppo, ovvero rientri per alcuni campi che ne evidenzino l'appartenenza allo stesso gruppo di informazioni. Ad esempio, mettendo come primo gruppo Nome_Articolo, tale nome appare su una riga evidenziato e tutti gli altri dati su una seconda riga. Cliccando ancora su Avanti appare la scheda successiva nella quale possibile indicare un ordinamento rispetto ai campi presenti. Nella scheda successiva possiamo scegliere il layout, ovvero la disposizione sul foglio dei campi
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Come si vede si pu scegliere un layout verticale, tabulare o giustificato; accanto appare l'anteprima. Si pu scegliere, inoltre, l'orientamento del foglio. Nella scheda successiva possibile scegliere uno stile di formattazione della stampa; tener presente, comunque, che tutto modificabile in Visualizzazione struttura. Infine viene chiesto il nome da dare al Report. Cliccando su Fine viene creato il rapporto, che verr aggiornato tutte le volte che le tabelle cambiano. Alla fine della creazione guidata, il report potrebbe apparire come in figura
Come si vede la riuscita non delle migliori, per esempio il campo Articoli_Nome stretto oltre che avere un'etichetta inadeguata. Le correzioni possono essere apportate modificando il report. 5.5.1.2 Modificare un Rapporto. Come per le maschere, anche per i report possibile modificarli a piacere. Selezioniamo dalla finestra Database il Report appena creato con la creazione guidata e facciamo click su Visualizzazione struttura. Appare la finestra nella quale possiamo fare le modifiche.
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L'ambiente molto simile a quello delle maschere; abbiamo molti strumenti che ci permettono di inserire nuovi campi, introdurre criteri di selezione dei record, inserire immagini, pulsanti e altro ancora. Cominciamo col far posto al campo Articoli_Nome allargandolo (basta cliccarci sopra e tirare per la maniglia). Cambiamo poi l'etichetta da Articoli_Nome in Nome dell'Articolo, allargando anche il campo verso il basso. Allarghiamo anche l'etichetta Telefono, in modo che ci stia tutto il nome. Il risultato dovrebbe apparire pi o meno cos
5.5.1.3 Creare e personalizzare intestazione e pi di pagina. Nella Visualizzazione struttura possibile vedere che il foglio costituito da pi zone, in ciascuna delle quali collocata una informazione: Intestazione Report Intestazione pagina Corpo Pi di pagina pagina Pi di pagina report L'Intestazione report contiene un titolo che appare nella prima pagina soltanto. Nell'Intestazione pagina sono contenute etichette o informazioni che appariranno in tutte le pagine del report nella stessa posizione. Nel Corpo sono contenuti i dati. Nel Pi di pagina pagina possono essere presenti dati (numero di pagina, orario di stampa etc.) che si
70 ripeteranno in ogni pagina, mentre nel Pi di pagina report si possono mettere informazioni che appariranno solo alla fine di tutti i dati del rapporto. Naturalmente tutte queste zone possono essere dimensionate semplicemente trascinando la barra di separazione in alto o in basso. Gi abbiamo modificato l'Intestazione report cambiando il nome, ma possibile inserire molti altri elementi. Se clicchiamo sulla voce di menu Inserisci appare il menu .
Accanto visibile la Casella degli strumenti attivabile, se non gi visibile, da Visualizza/Casella degli strumenti. Proviamo a inserire un'immagine-logo accanto al titolo. Cliccare all'interno della zona del titolo e poi su Inserisci/Immagine. Al solito appare la finestra di ricerca dell'immagine. Scegliamo una clipart e dimensioniamola. Oltre ad un'immagine si pu inserire un grafico, un oggetto creato con un'altra applicazione, un collegamento ipertestuale e altro. Mediante la Casella degli strumenti si possono inserire dei controlli, come etichette, caselle di testo, caselle combinate, pulsanti e altro, che possono risultare utili per la gestione del report a video. 5.5.1.4 Raggruppare i dati di un Rapporto (es. Totali, Subtotali etc.). Un report utile e importante in quanto i dati possono essere presentati non solo come un semplice elenco, ma anche raggruppati. Per ogni gruppo possono essere inseriti calcoli o altro in base al tipo di dati. Ci permette di mettere in evidenza alcuni aspetti dei dati che possono risultare utili per la comprensione degli eventi. Per esempio, per un agente di vendita potrebbe essere utile alla fine della giornata o della settimana avere l'elenco degli ordini, raggruppati per cliente e per ciascun gruppo cliente avere il totale in euro degli ordini fatti. possibile raggruppare al massimo 10 campi o espressioni in un report. Espressione qualsiasi combinazione di operatori, costanti, valori letterali, funzioni e nomi di campi (colonne), controlli e propriet che danno come risultato un singolo valore. Per raggruppare i record in un report occorre prima di tutto aprire il report in Visualizzazione struttura, quindi fare click sul pulsante Ordinamento e Raggruppamento ) oppure sul menu Visualizza/Ordinamento e Raggruppamento. Appare la finestra ( Ordinamento e Raggruppamento
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Nella prima riga della colonna Campo o espressione si possono selezionare i campi in base ai quali fare il raggruppamento e l'ordinamento. Il campo pu essere scelto dall'elenco della casella combinata, una espressione pu essere scritta direttamente oppure composta col ). Generatore di espressioni accessibile mediante il pulsante relativo ( Il campo o l'espressione nella prima riga rappresenta il primo livello (o livello zero) di ordinamento, vale a dire il set pi grande. La seconda riga rappresenta il secondo livello di ordinamento, e cos via. Dopo aver immesso le impostazioni nella colonna Campo o espressione, il Criterio di ordinamento verr impostato a Crescente, che consente di eseguire l'ordinamento dalla A alla Z oppure da zero a 9. Per cambiare il criterio di ordinamento, selezionare Decrescente dall'elenco. Con Decrescente l'ordinamento viene eseguito dalla Z alla A oppure da 9 a zero. Una volta scelto il campo occorre impostare le propriet di gruppo delle voci scritte sotto. Il raggruppamento pu avvenire a diversi livelli, nidificati (massimo 10). Per creare un livello di gruppo necessario impostare le propriet Intestazione (gruppo) o Pi di pagina (gruppo) a S e impostare le altre propriet di raggruppamento. Impostando a S l'Intestazione di gruppo o il Pi di pagina di gruppo, nella struttura del report appare la zona relativa, nella quale si possono inserire etichette, campi calcolati e tutto quello che vogliamo. Per eliminare queste zone sufficiente impostare a No Intestazione o Pi di pagina. Raggruppa secondo. In questa casella occorre specificare il modo in cui si desidera raggruppare i valori. Le opzioni disponibili dipendono dal tipo di dati del campo in base al quale si esegue il raggruppamento. Se si esegue il raggruppamento in base a un'espressione, saranno visibili tutte le opzioni per tutti i tipi di dati. Intervallo raggruppamento. In questa casella occorre specificare un intervallo valido per i valori del campo o per l'espressione in base alla quale si sta eseguendo il raggruppamento. Stampa sezione unita. In questa casella si pu specificare se un gruppo verr stampato sulla stessa pagina per intero o solo in parte. Applichiamo le regole scritte sopra creando un report "Operazioni di scarico", raggruppando le operazioni per data; inseriremo poi i subtotali per ciascun gruppo e infine il totale. Innanzi tutto creiamo una query di selezione sulla quale baseremo poi il nostro report. Nella query inseriamo (eseguire una creazione guidata) i campi seguenti scegliendoli dalle relative tabelle: dalla tabella Operazioni i campi Data, Presso e Carico; dalla tabella Articoli scegliamo i campi Nome e Prezzo e, infine, dalla tabella Fornitori scegliamo il
72 campo Nome. Le altre schede possiamo lasciarle invariate. Creata la query, aprirla in Visualizzazione struttura e nel criterio relativo al campo Carico scrivere "[Carico]=Vero", naturalmente senza gli apici. Salvare. Passiamo alla scheda Report. Facendo click su Nuovo nella scheda Report, scegliamo Creazione guidata report. Come abbiamo descritto prima, nella scheda di inserimento dei campi scegliamo dalla query Operazioni di carico creata i precedenza i campi Data e Presso; dalla tabella Articoli scegliamo i campi Nome e Prezzo e, infine, dalla tabella Fornitori scegliamo il campo Nome. Le schede successive possiamo lasciarle senza alcuna modifica accettando i dati di default. Dare il nome al report chiamandolo "Operazioni di Carico". Nell'ultima scheda clicchiamo su Fine e il report creato. Ora bisogna modificarlo, inserendo i raggruppamenti e poi subtotali e totali. Apriamo il report in Visualizzazione struttura. Poich non abbiamo ancora raggruppato i dati per Data, non presente la zona Pi di pagina di Data, nella quale inserire i sub totali. Il concetto che i calcoli che vengono inseriti in una casella di testo si riferiscono ai dati contenuti nel raggruppamento a cui il pi di pagina si riferisce. Per esempio se inseriamo una somma nel pi di pagina del gruppo, essa verr eseguita sui dati presenti nel gruppo; se, invece, la inseriamo nel pi di pagina report, essa si riferir a tutti i dati contenuti nel report, se la inseriamo nel pi di pagina pagina, essa si riferir ai dati contenuti nella pagina. Per creare il raggruppamento clicchiamo sul pulsante Ordinamento e Raggruppamento ( ); nella prima riga della tabella inseriamo il campo Data e poniamo a S sia l'intestazione che il pi di pagina; gli altri dati siano come in figura
Chiudiamo la finestra. Nella struttura del report compare il Pi di pagina di Data, cio il pi di pagina del gruppo. Selezioniamo dalla casella degli strumenti il controllo Casella di Testo e disegniamola, trascinandola col mouse in questa zona, incolonnandola alla colonna Prezzo ed etichettandola "SubTotale". Nella casella di testo digitiamo la formula per il calcolo della somma, cio "=Somma([Prezzo])" senza gli apici. Notare il campo Prezzo fra parentesi quadre per indicare il valore del campo e il segno di uguale che precede le formule. Nel Pi di pagina Report inserire la stessa casella di testo con la stessa formula etichettandola "Totale" e allineandola al campo prezzo. Se tutto stato eseguito correttamente la struttura del report dovrebbe apparire come in figura.
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Chiudiamo la finestra e salviamo le modifiche. Possiamo aprire adesso il report o stamparlo.
74 Modificare l'aspetto di un report Un report a tutti gli effetti una tabella. Access offre la possibilit di editarla sia in Word che in Excel in modo da sfruttare le caratteristiche delle due applicazioni per dargli un aspetto particolare. Per inviare a Word un report aprirlo in visualizzazione dati. Compare nella barra dei pulsanti il pulsante Collegamenti Office
Cliccando sulla voce Pubblica con MS Word, il report viene aperto in Word in formato .RTF. In Word il file pu essere modificato a piacere, salvato e stampato. Cliccando sulla voce Analizza con MS Excel viene creata in Excel una tabella con i dati presenti nel report. I dati possono, poi, essere analizzati con gli strumenti di Excel. Ricordiamo che anche tabelle e query possono essere pubblicate in Word e analizzate in Excel.
75 5.5 Esercitazione. 1. Aprire su un dischetto un file Word di nome "Modulo 5 Sezione 4 Esercitazione". In esso svolgere l'esercitazione seguente rispondendo ai quesiti. 2. Rispondere alle seguenti domande: a. Dire in poche parole cosa si intende per report in Access. b. Che differenza c' fra un report tabulare e uno a colonne? c. E' possibile inserire in un report dati provenienti da tabelle diverse? d. In un report non possibile utilizzare query come fonte dei dati. Vero o Falso. e. E' possibile inserire in un report standard a colonne campi di altre tabelle? f. Quali sono le zone principali della struttura di un report? g. Quali informazioni logico inserire nel Pi di pagina report? e quali nel Pi di pagina pagina? 3. Ridurre a icona Word dopo aver salvato il file. 4. Aprire il database di nome "Magazzino" creato nelle esercitazioni precedenti. Se non fosse disponibile creare, secondo le indicazioni date nelle sezioni precedenti un database nuovo. 5. Utilizzando la maschera "Operazioni" inserire un numero sufficiente di record sia di carico che di scarico in modo da poter effettuare una query. 6. Creare una query di nome "Operazioni di carico" che contenga i campi Data, Presso, Carico, Articolo_Nome, Prezzo, Fornitore_Nome. Il campo Carico sia invisibile e con criterio di selezione uguale a Vero. 7. Sulla base della query creata, creare un Report di Nome "Operazioni di carico" con i record raggruppati per data. 8. Aprire il report creato in Visualizzazione struttura e inserire nel Pi di pagina Data una casella di testo che contenga la somma dei prezzi degli articoli del gruppo e un'etichetta "Sub Totale". 9. Inserire nel Pi di pagina report una casella di testo contenente la somma totale e l'etichetta "Totale". 10. Salvare il report e, se possibile, effettuarne una stampa. 11. Modificare il report apportando qualche miglioramento estetico nella formattazione e nell'impostazione della pagina, inserendo eventualmente un logo. 12. Aprire il report in Word e salvarlo in formato .doc sul dischetto dopo aver apportato qualche miglioramento estetico. 13. Chiudere tutti i file e salvare. 14. Se il file magazzino.mdb pu essere trasferito sul dischetto farne una copia e consegnarla all'istruttore, altrimenti assicurarsi che il file su C: non venga cancellato.
76 PROVA SIMULATA ECDL MODULO 5 DATABASE 1. Aprire su un dischetto un file Word di nome "Prova Modulo 5". In esso svolgere l'esercitazione seguente rispondendo ai quesiti. a. Che cos un database relazionale? b. Elencare gli oggetti che costituiscono un database Access. c. E' possibile avere in una tabella due campi con lo stesso nome anche se di tipo diverso? d. Che cos una maschera di Access? e. Spiegare in poche parole che differenza c' fra una query e un filtro. f. Esistendo in un database un campo Data, scrivere per esteso il criterio per cercare in una query i record con data compresa fra il 10/12/2000 e il 13/03/2001. g. Come si comporta loperatore OR? h. Dire in poche parole cosa si intende per report in Access. i. Quali informazioni logico inserire nel Pi di pagina report? e quali nel Pi di pagina pagina? 2. Aprire Microsoft Access e creare in A: un databese col nome "Magazzino". 3. Creare le tabelle con i campi e le relazioni contenute nella scheda seguente Tabella Campi Descrizione Collegament i
Operazioni
Articoli dell'operazione
Articoli
Collegato a Chiave primaria ID Op della tabella ID Op contatore Articoli dell'operazione. Data Data dell'operazione Carico Campo logico Scarico Campo logico Presso Testo Contatore ID Elenco record Chiave primaria Numero Codice Collegato ID Op operazione Chiave alla tabella primaria Operazioni Numero Codice ID Collegato articolo Chiave Articolo alla tabella Articoli primaria Collegato ID Contatore alla tabella delle Articolo articoli Chiave primaria operazioni Nome Testo Numero Codice ID Collegato fornitore Chiave Fornitore alla tabella fornitori primaria Prezzo Numero
77 ID Fornitore Nome Indirizzo Citt Telefono Contatore Chiave primaria Testo Testo Testo Testo Collegato Codice Articolo a
Fornitori
4. Accertarsi di aver creato i collegamenti giusti fra le tabelle. 5. Cominciando dalla tabella Fornitori, poi con Articoli e infine con Operazioni e Articoli delloperazione, inserire in ciascuna tabella almeno sei record vari, in modo da poter eseguire successivamente una selezione mediante query. 6. Creare, sempre con la creazione guidata, una maschera "Articoli" con sottomaschera "Fornitori" usando le tabelle dell'esercizio precedente. 7. Creare una query di nome "Operazioni di carico" che contenga i campi Data, Presso, Carico, Articolo_Nome, Prezzo, Fornitore_Nome. Il campo Carico sia invisibile e con criterio di selezione uguale a Vero. 8. Sulla base della query creata, creare un Report di Nome "Operazioni di carico" con i record raggruppati per data, inserendo il subtotale in ciascun gruppo e il totale alla fine del report. 9. Chiudere il database e consegnare il dischetto.
ECDL
Modulo 6
Strumenti di presentazione Sezioni 1-7
IPSSCT A. DE PACE
Anno 2002
Corso per il conseguimento della Patente Informatica Europea ECDL A cura del prof. Fernando Carl Anno 2002
Modulo 6
Sezione 1
3 MODULO 6: Strumenti di Presentazione SEZIONE 1: Per iniziare 6.1.1 Primi passi con gli strumenti di presentazione. 6.1.1.1 Aprire un programma di Presentazione. Introduzione L'esigenza di presentare agli altri i propri dati o le proprie informazioni, di qualunque genere esse siano, sia a livello aziendale, che didattico o per altri scopi, stata sempre sentita. Le applicazioni capaci di creare presentazioni efficaci e di grande impatto, sono divenute sempre pi sofisticate e con l'avvento dei computer multimediali, sono divenite capaci di produrre con facilit documenti di presentazione di livello professionale. Un documento di presentazione un documento che integra diversi elementi di comunicazione, testo, immagini, suoni, filmati, che rendono efficace la comunicazione del messaggio. Esso formato da diapositive (slider), che possono essere proiettate, viste sul monitor o stampate, in sequenza oppure in forma reticolare con salti ipertestuali e contengono tutti gli elementi multimediali, attivabili automaticamente o manualmente con un click del mouse. Di applicazioni per produrre presentazioni ne esistono molte, e alcune anche molto professionali. Noi ci occuperemo di Microsoft Power Point, che fa parte, insieme alle altre applicazioni studiate in questi moduli, di Microsoft Office. Aprire Microsoft Power Point. Come per tutte le altre applicazioni di Office, anche Power Point pu essere aperto in diversi modi: da Start/Programmi/Microsoft Power Point facendo doppio click col pulsante sinistro del mouse su un documento .ppt (un documento di Power Point) facendo click col pulsante sinistro del mouse sull'icona Aperta l'applicazione si presenta l'ambiente di lavoro simile alle altre applicazioni di Office, con la barra del menu, le barre degli strumenti etc.
6.1.1.2 Aprire un programma di Presentazione. Appena aperto, Power Point presenta una finestra di dialogo con la quale si pu aprire una presentazione esistente oppure seguire un percorso guidato per creare una presentazione personalizzata. Una diapositiva deve contenere gli elementi della comunicazione distribuiti opportunamente per avere un impatto efficace; perci in questo caso di particolare importanza sfruttare dei modelli preconfezionati, che possono comunque essere personalizzati. Mediante i pulsanti di scelta a esclusione si pu aprire, innanzi tutto, una presentazione esistente. Le ultime presentazioni aperte compaiono nell'elenco. Se si vuole aprire un'altra presentazione, facciamo click su Altri file.. e si aprir la solita finestra di dialogo, nella quale possiamo cercare il file e aprirlo. La finestra di dialogo iniziale si apre all'apertura di Power Point automaticamente, se la casella di scelta della scheda Visualizzazione del menu Strumenti/Opzioni spuntata. Durante il lavoro tale finestra non accessibile, ma si pu aprire l'equivalente cliccando su File/Nuovo. Aperta la presentazione si entra nell'ambiente di lavoro per modificarla o presentarla.
L'ambiente di lavoro, come si vede, mostra, oltre alle solite barre di strumenti e del menu, una zona a sinistra con l'indice delle diapositive con gli elenchi in esse contenuti in modo che sia facile la selezione per la modifica. Infatti cliccando sull'icona della diapositiva o sull'elenco viene visualizzata nella finestra a lato la diapositiva. In basso vi una casella per le note o gli appunti relativi a quella diapositiva. Vedremo in seguito quali sono le altre modalit di visualizzazione. 6.1.1.3 Aprire diversi documenti. Naturalmente Power Point permette di aprire pi presentazioni contemporaneamente in modo da copiare o trasportare elementi dall'una all'altra. In questo modo possibile sfruttare diapositive gi confezionate e snellire cos il lavoro. Per aprire un'altra presentazione fare click sul pulsante Apri ( File/Apri, cercare il file e aprirlo. 6.1.1.4 Salvare una presentazione su Hard disk o su dischetto. Ciascuna presentazione aperta pu essere salvata su disco fisso o su dischetto cliccando sul pulsante Salva ( ) della barra degli strumenti standard. In questo caso, se la presentazione viene salvata per la prima volta si apre la finestra di dialogo solita in cui inserire il nome e scegliere la cartella, altrimenti il file viene salvato direttamente senza ulteriori richieste. Questo pulsante equivale al comando File/Salva. Se si vuol dare un altro nome alla presentazione, oppure se si vuole salvarla in un'altra cartella, allora occorre cliccare sul menu File/Salva con nome. In questo caso si apre sempre la finestra di dialogo in cui si pu scegliere un altro nome o un'altra cartella. Ricordarsi, comunque, che il file col nome precedente non viene cancellato, ma viene chiuso automaticamente e lasciato nella sua cartella; nell'applicazione rimane aperto e attivo il nome dell'ultimo salvataggio.
) oppure su
6 Per trasferire una presentazione su dischetto preferibile copiarlo con le solite modalit. Ci permette di controllare la grandezza del file e prendere le precauzioni necessarie. Bisogna ricordare che nelle presentazioni spesso sono presenti diverse immagini o suoni o altri elementi che occupano molto spazio, per cui il file .ppt potrebbe non entrare in un solo dischetto. Occorre ricorrere, in questi casi, alla copia su CD, se si ha il masterizzatore, oppure al Backup o al Winzip, che permettono di spezzare il file su pi dischetti. 6.1.1.5 Chiudere il documento di presentazione. Quando sono stati aperti pi file, possibile chiuderli uno alla volta cliccando sul pulsante di chiusura della relativa finestra ( ) oppure sul menu File/Chiudi. In questo modo rimane aperta l'applicazione. Chiudendo l'applicazione dal pulsante di chiusura della finestra oppure dal menu File/Esci, viene chiesto se salvare le ultime modifiche apportate ai vari file e poi vengono chiuse tutte le presentazioni e l'applicazione. 6.1.1.6 Usare le funzioni di Help. Spesso la guida in linea viene sottovalutata. Al contrario essa di primaria importanza per imparare a sfruttare al meglio l'applicazione e per superare eventuali problemi che si presentano. Tutto ci che si pu fare con l'applicazione, certamente presente nella guida. Trovare l'argomento relativo semplice. Cliccando sulla voce di menu si apre il menu da cui si pu attivare la guida o l'assistente di Office o la guida rapida. Cliccando su Guida in linea di Microsoft Power Point, oppure premendo il tasto funzione F1 si apre la guida.
7 Nella finestra sono presenti tre schede, Sommario, Ricerca libera e Indice. Nella scheda Sommario sono contenuti tutti i titoli del contenuto della guida in modo da poterla consultare per argomento, sfruttando sempre i collegamenti ipertestuali presenti. La scheda Indice, invece contiene l'indice analitico in modo da poter cercare un argomento mediante una parola in esso contenuta. La scheda Ricerca libera la pi interessante in quanto permette di cercare argomenti attraverso parole chiave ponendo direttamente il quesito. Tale quesito pu essere posto anche direttamente all'assistente di Office digitandolo nella casella del quesito. Nella casella di testo viene inserita la domanda o l'argomento cercato. Si clicca poi sul pulsante Cerca e inizia la ricerca. I titoli degli argomenti trovati vengono elencati nella casella elenco in basso, dove si pu scegliere un argomento attinente al proprio problema. Sulla destra viene sviluppato l'argomento in forma ipertestuale, in modo da poter navigare in tutti gli argomenti collegati. Il testo pu essere stampato oppure copiato e incollato in un'altra applicazione dopo averlo selezionato col mouse.
6.1.2 Modificare le impostazioni di base. 6.1.2.1 Modificare il modo di visualizzazione sullo schermo. All'apertura di una presentazione di Power Point, l'interfaccia che si presenta quella vista in un paragrafo precedente, cio, oltre tutte le barre di strumenti e di stao caratteristiche di tutte le applicazioni windows, lo schermo risulta diviso in tre riquadri. Il riquadro struttura, nella quale compare l'elenco delle diapositive con i relativi contenuti, i quali possono essere compressi o espansi con un doppio click col pulsante sinistro del mouse oppure scegliendo Comprimi o Espandi dal menu di scelta rapida che si apre cliccando col pulsante destro del mouse sull'icona della diapositiva. Nel riquadro diapositiva appare la diapositiva, che pu essere modificata in tutte le sue parti. Cliccando col pulsante sinistro del mouse vengono selezionate le varie parti di cui essa composta in modo da poter apportare le modifiche. Cliccando col pulsante destro del mouse si apre un menu di scelta rapida che consente di effettuare diverse operazioni. In basso compare il riquadro note, in cui possibile inserire osservazioni e note, le quali possono, in seguito, essere stampate o visualizzate insieme alla diapositiva.
8 Si pu cambiare modo di visualizzare la diapositiva sullo schermo cliccando sulla voce di menu Visualizza.
Quella descritta la modalit Visualizzazione normale ed quella in cui si effettua la creazione e la modifica delle diapositive. La visualizzazione Sequenza diapositive presenta tutte le diapositive in formato ridotto in modo da poter controllare la sequenza ed eventualmente cambiarne l'ordine.
Una diapositiva pu essere spostata semplicemente trascinandola, tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse, nel punto desiderato. La modalit Pagina note visualizza la casella di testo note, in modo da poterla modificare a piacimento.
Infine, l'ultima modalit di visualizzazione Presentazione che equivale alla pressione del tasto funzione F5. Con essa viene avviata la presentazione a partire dalla diapositiva selezionata. La voce Schema permette di accedere agli schemi della diapositiva, delle note etc. in modo da poterli modificare pi agevolmente. Le diverse modalit di visualizzazione sono accessibili, in modo pi rapido, mediante . Da sinistra i pulsanti relativi presenti in basso a sinistra nel riquadro struttura a destra si hanno le visualizzazioni Normale, Struttura, Diapositiva, Sequenza, Presentazione. 6.1.2.2 Usare gli strumenti di ingrandimento/zoom della pagina. I vari riquadri dello schermo sono ingrandibili a piacimento per poter visualizzare i dettagli. Sulla barra degli strumenti standard presente il pulsante Zoom, e nella voce di menu Visualizza presente la voce Zoom, che permette di impostare il fattore di ingrandimento. Il fattore di ingrandimento impostato si riferisce la riquadro selezionato. In altri termini, ogni riquadro (struttura, diapositiva e note) pu essere ingrandito o rimpicciolito semplicemente cliccandoci sopra per selezionarlo e poi impostando lo zoom. Cos, uno alla volta, possono essere ingranditi tutti e tre i riquadri. Al solito, occorre ricordare che la visualizzazione sullo schermo non ha niente a che fare con ci che verr stampato. 6.1.2.3 Modificare la barra degli strumenti. Anche in Power Point, come nelle altre applicazioni Office, le barre degli strumenti possono essere visualizzate o nascoste e personalizzate inserendo i pulsanti pi usati e nascondendone altri.
10 Per visualizzare o nascondere una barra degli strumenti fare click sulla voce di Menu Visualizza/Barre degli strumenti. Appare l'elenco delle barre disponibili.
Per visualizzare o nascondere una barra basta selezionare la casella di spunta relativa. Per modificare una barra fare click sulla voce Personalizza...
Nella scheda Comandi scegliere la categoria e sulla destra appariranno le icone dei pulsanti disponibili. Per inserire un pulsante in una barra presente sullo schermo basta trascinarla al suo interno prendendola dalla finestra personalizza. Per eliminare un pulsante basta prenderlo dalla barra e rilasciarlo nella finestra Personalizza. Nella scheda Barre degli strumenti si possono visualizzare, nascondere o eliminare le barre o crearne di nuove inserendoci i pulsanti che si desidera. Per creare una nuova barra fare click su Nuova. Viene richiesto il nome da dare alla barra. Dopo aver cliccato su OK, appare la barra ancora vuota di pulsanti. Selezionare la scheda Comandi e prelevare i pulsanti desiderati trascinandoli sulla barra creata.
11 6.1.3 Scambiare documenti. 6.1.3.1 Salvare una presentazione con un altro formato. Quando si salva un documento Power Point, il suo formato standard quello Presentazione (estensione .ppt). Ma le informazioni contenute in una diapositiva possono essere salvate in diversi altri modi, data la peculiare sua struttura. Per esempio si possono salvare le informazioni testuali di tutte le diapositive in un formato riconoscibile da Word, oppure si pu salvare la diapositiva come se fosse un'immagine (sia essa bmp oppure gif o Jpg o wmf). La presentazione pu essere salvata in formato Power Point di una precedente edizione. Si pu infine salvare in un formato da mandare in rete come pagina web. Se si fa click su File/Salva con nome si apre la finestra di dialogo del salvataggio in cui si pu scegliere il Tipo di file.
Scegliendo, per esempio, il formato immagine File Jpeg viene chiesto se salvare tutte le diapositive oppure solo quella corrente. Tale immagine potr essere usata come tutte le altre immagini. Se si sceglie, invece, Struttura/RTF vengono salvate tutte le parti testuali in un documento apribile con un editor di testo. Per avere un'idea precisa dei diversi formati consigliabile provarli. 6.1.3.2 Salvare una presentazione in formato WEB. Un formato particolare e particolarmente utile data la diffusione delle reti, il formato WEB. Per salvare in formato web fare click sul menu File/Salva come pagina web... Nella solita finestra di dialogo compare un pulsante Pubblica, cliccando sul quale si apre una serie di finestre di dialogo in cui si possono impostare diversi parametri per la pubblicazione del file Html prodotto. Cliccando su Salva la presentazione viene salvata in formato html visionabile con Microsoft Explorer 5 o seguenti. Se si apre questo file con Explorer si pu godere della presentazione come se si fosse nell'ambiente Power Point. Internet divenuto un palcoscenico mondiale in cui tutti possiamo diventare visibili a tutti. Con i siti gratuitamente offerti da molte societ possiamo davvero, se abbiamo qualcosa da dire, farci sentire in tutto il mondo. Una presentazione messa in rete pu essere goduta da un numero teoricamente molto elevato di persone di tutti i livelli sociali, di tutti i livelli culturali. E questa una conquista di libert unica nella storia e ormai irrinunciabile.
12 6.1 Esercitazione. 1. Aprire su un dischetto un file Word di nome "Modulo 6 Sezione 1 Esercitazione". In esso svolgere l'esercitazione seguente rispondendo ai quesiti. 2. Rispondere alle seguenti domande: a. In quanti e quali modi si pu aprire una presentazione di Power Point? b. E' possibile aprire in Power Point contemporaneamente 3 presentazioni? c. Come fareste per cercare nella guida una introduzione sull'uso di Power Point che spieghi a cosa serve e quali sono le sue caratteristiche? d. Quanti e quali sono i modi di visualizzazione della presentazione sullo schermo? Spiegarne la differenza. e. Nella visualizzazione normale non possibile usare lo zoom nel riquadro delle note. Vero Falso f. E' possibile ridimensionare i riquadri struttura, diapositiva e note in visualizzazione normale? g. Non possibile zoomare soltanto il riquadro diapositiva in visualizzazione normale. Vero Falso h. Spiegare l'uso dello zoom in visualizzazione normale. i. E' possibile salvare una presentazione in formato RTF? j. Salvando in html una presentazione essa perde tutte le animazioni. Vero Falso k. Cosa vuol dire salvare una presentazione per Internet? 3. Aprire Power Point. Alla richiesta iniziale cliccare su Annulla. Creare una nuova presentazione cliccando su File/Nuovo e selezionando dalla scheda Presentazioni "Informazioni generali sul progetto". 4. Salvare sul dischetto la presentazione col nome "Esercitazione Modulo 6". 5. Aprire la guida di Power Point e leggere l'introduzione dalla scheda Sommario. 6. Esaminare i riquadri dello schermo e modificarne la grandezza. 7. Usare la funzione di zoom in ciascuno dei riquadri fermandosi ad una visione confortevole dei tre riquadri. 8. Usare, dal menu Visualizza, tutte le modalit di visualizzazione sullo schermo e verificare le operazioni che possibile effettuare in ciascuna di esse. 9. Controllare quale modalit di visualizzazione non accessibile dai pulsanti in basso a sinistra dello schermo, confrontandoli con le voci di menu. 10. Verificare se possibile inserire un pulsante Stampa sulla barra delle visualizzazioni posta in basso a sinistra dello schermo. 11. Personalizzare la barra degli strumenti standard inserendo ed eliminando qualche pulsante. 12. Creare una barra degli strumenti personale chiamandola col proprio nome, inserire almeno 3 pulsanti. Collocarla nella parte bassa dello schermo e infine eliminarla. 13. Salvare la presentazione in formato normale. Salvare poi la presentazione sul dischetto con lo stesso nome ma in formato WEB. 14. Aprire non in linea Explorer e visualizzare il file salvato in formato WEB. Attivare la presentazione e valutare ci che avviene. 15. Chiudere tutte le applicazioni e consegnare il dischetto all'istruttore.
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Modulo 6
Sezione 2
14 MODULO 6: Strumenti di Presentazione SEZIONE 2: Operazioni di base 6.2.1 Creare una presentazione. 6.2.1.1 Creare una nuova presentazione. Quando si avvia Power Point, all'interno della finestra principale appare, come detto nella prima sezione, una finestra di dialogo che presenta tre opzioni: Creazione guidata Contenuto, Modello struttura e Presentazione vuota, oltre all'opzione di apertura di una presentazione esistente. PowerPoint si presenta mostrando i diversi metodi disponibili per creare presentazioni. Vediamoli un po' pi da vicino. La Creazione guidata Contenuto lo strumento pi veloce per creare una presentazione. Facendo clic su questa voce si avvia una procedura guidata che, attraverso semplici passaggi, permette di scegliere, tra i modelli in memoria, il tipo di presentazione che pi corrisponde alle proprie esigenze.
Cliccando su Avanti, oppure sui quadrati colorati si procede nella creazione guidata. Nella prima fase, Tipo di presentazione, PowerPoint presenta una serie di pulsanti (Tutte, Generale, Societ, Progetti, Vendite e marketing, Corso Carnegie...), a ognuno dei quali corrisponde una lista di modelli tra cui si pu scegliere il tipo pi vicino alla presentazione che si intende creare. Se si seleziona il pulsante Societ, per esempio, appaiono i modelli Piano commerciale, Riunione della societ, Risultati finanziari, Incontro con i nuovi dipendenti, etc. Per scegliere un modello selezionatelo con il mouse e quindi fate clic su Avanti. Il programma avvia la seconda fase, Stile presentazione, in cui potete scegliere il tipo di output, cio di utilizzo, previsto per la presentazione. le opzioni sono varie: presentazione su schermo, presentazione sul Web, lucidi, diapositive 35mm. L'ultima fase, Opzioni presentazione, richiede di inserire il titolo e gli altri elementi quali il pi di pagina, la data dell'ultimo aggiornamento e il numero di diapositiva. Dopo aver impostato tutti i dati fate clic su Fine, in modo che Power Point cerchi il modello di presentazione pi vicino alle vostre esigenze: il programma visualizza la prima
15 diapositiva, con una struttura per l'intera presentazione, e con i riquadri di testo da riempire con i propri dati.
L'autocomposizione risulta di grande aiuto nella maggior parte dei casi. Ma pu accadere che si voglia creare una presentazione che non si trova nella lista dell'autocomposizione. In questi casi consigliabile preparare la propria presentazione utilizzando i modelli predefiniti che si trovano nella libreria, cio nella raccolta, del programma. Si pu scegliere Presentazione vuota e poi procedere a definirne, diapositiva per diapositiva, la struttura, oppure scegliere Modello Struttura. I modelli di struttura sono pagine in cui sono gi stati preimpostati il fondino e i colori da utilizzare per i testi; questo permette di scegliere il layout d'impaginazione delle diapositive una dopo l'altra. 6.2.1.2 Scegliere un layout automatico per una diapositiva (titolo, organigramma etc.). Per scegliere un modello di impaginazione selezionate l'opzione Modello struttura all'apertura di PowerPoint. Selezionando il modello con il mouse si pu vederne un'anteprima nel riquadro destro della finestra. PowerPoint apre la finestra Nuova diapositiva, che permettere di scegliere, tra una lista di layout, lo schema da assegnare alla prima diapositiva.
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Di solito la prima diapositiva si imposta come diapositiva titolo. Dopo aver scelto il layout, la prima diapositiva appare nella finestra di lavoro di PowerPoint: sufficiente fare clic sulle aree predefinite per inserire il testo, che sar automaticamente colorato e formattato secondo le impostazioni predefinite del modello. Se invece fate clic sulla scheda Presentazioni avrete a disposizione una lista di presentazioni: selezionatene una e il programma ne mostrer l'intera struttura, molto simile a quella della creazione guidata, che potete modificare e personalizzare in base alle vostre esigenze. Se all'avvio del programma fate clic su Presentazione vuota, infine, PowerPoint apre la finestra Nuova diapositiva, che permette di scegliere un layout automatico per la diapositiva, nel quale per dovrete impostare lo sfondo e i colori.
17 6.2.1.3 Modificare il layout di una diapositiva. Scegliendo un modello di diapositiva non vuol dire che il suo layout non possa essere modificato. Ogni elemento della diapositiva, testo, immagini e altro, pu essere modificato, eliminato, inserito, spostato, copiato; il testo pu essere riformattato. Per far ci occorre selezionare l'elemento cliccandoci sopra e dopo procedere alle operazioni di modifica.Gli elementi pi impostanti di una diapositiva sono senz'altro il testo e le immagini. Il testo viene inserito sempre in una casella di testo e le immagini occupano la loro cornice. In questo modo testo e immagini possono essere distribuiti sulla diapositiva in posizioni libere. 6.2.1.4 Aggiungere testo. Il testo un elemento molto importante delle diapositive, perch permette di evidenziare gli elementi pi importanti della presentazioni e i contenuti su cui si vuole attirare l'attenzione dei destinatari. bene utilizzarlo in modo moderato, privilegiando frasi chiare ed essenziali, poich una presentazione con molto testo comporta uno sforzo maggiore da parte di chi deve recepirla. Se non si pu fare a meno di utilizzare testi lunghi sempre consigliabile suddividerli all'interno di pi diapositive. Nelle prossime pagine vedremo come inserire il testo nelle diapositive, lavorando con il riquadro diapositiva. Come detto prima, il testo delle diapositive contenuto nelle caselle di testo. Se avete creato una nuova presentazione con la Creazione guidata o attraverso un Modello struttura, le caselle di testo sono gi state inserite dal programma, vuote ma posizionate e formattate secondo lo stile di layout prescelto. Per inserire il testo posizionatevi nel riquadro diapositiva, fate clic nella casella di testo, in modo che il bordo appaia evidenziato, e digitate. Le lettere appaiono con la formattazione di default del box di testo, che pu essere successivamente modificata con gli strumenti della barra di Formattazione. Per modificare velocemente la formattazione di un testo, selezionatelo e scegliete la voce Carattere dal menu di scelta rapida che si apre facendo clic con il pulsante destro del mouse. Se volete spostare la casella di testo posizionate il cursore del mouse sul bordo della casella, in modo che si trasformi in una freccia quadrupla e, tenendo premuto il pulsante sinistro, trascinatela nel punto desiderato. Per ridimensionare la forma della casella fate clic, posizionatevi con il mouse su una delle maniglie bianche e, sempre tenendo premuto il pulsante sinistro, trascinate fino a raggiungere la dimensione voluta. importante accertarsi sempre che il testo non ecceda rispetto alle dimensioni del box. A differenza di altri programmi di videoscrittura, infatti, PowerPoint non consente di far scorrere il testo all'interno di pi campi (o tra diapositive diverse): se il testo troppo lungo necessario tagliano oppure ridimensionare la casella che lo contiene. Per modificare il testo fate clic nella casella e digitate le correzioni come fareste con qualsiasi editor di testo. anche possibile creare nuove caselle di testo: selezionate il comando del menu Inserisci/Casella di testo, oppure l'icona Casella di testo ( ) sulla barra degli strumenti Disegno, spostate il cursore nel punto in cui volete inserire la casella, fate clic sulla diapositiva e trascinate il mouse in modo da dimensionarla.Se vi capita di compiere un errore, si pu rimediare utilizzando il comando Annulla. Finito di digitare i testi, ricordarsi di verificare l'ortografia con il controllo automatico, che si attiva premendo il tasto F7 o selezionando il comando Controllo ortografia sulla barra degli strumenti. possibile modificare il titolo o il testo della diapositiva anche lavorando nel Riquadro struttura. In questo caso sufficiente posizionarsi con il mouse nel punto in cui si
18 vuole inserire il testo, fare clic in modo che appaia un cursore a barra e digitare. Mentre si digita il testo PowerPoint visualizza la dia positiva su cui si sta lavorando nel Riquadro diapositiva e mostra le modifiche che si stanno compiendo passo dopo passo. Per quanto riguarda la struttura e i contenuti della presentazione. di solito si segue uno schema molto semplice: introduzione, trattazione degli argomenti, conclusioni. Le prime slide, infatti, dovrebbero rappresentare una sorta di indice, che informa sui contenuti trattati, quelle successive dovrebbero essere dedicate alla presentazione dei vari argomenti e quelle finali "tirare le somme". La regola base, comunque, vuole che a ogni dia positiva corrisponda l'illustrazione di un concetto. Il rapporto tra diapositive grafiche e diapositive testuali dipende dagli scopi della presentazione: di solito quelle testuali prevalgono nelle presentazioni didattiche, quelle grafiche nelle presentazioni commerciali. importante, per, che nelle diapositive testuali non si vada oltre le cinque, sei righe e si utilizzino frasi brevi o elenchi. Questi ultimi, infatti, oltre a permettere di presentare un concetto articolato in pi punti, hanno maggiore immediatezza. 6.2.1.5 Aggiungere un'immagine da una raccolta. Le diapositive di PowerPoint possono contenere due tipi principali di oggetti grafici: gli oggetti disegno e le immagini. Gli oggetti disegno includono le forme, le curve, le linee, le figure a mano libera e le Wordart e possono essere modificati e decorati con colori, motivi, bordi e altri effetti utilizzando la barra degli strumenti Disegno, del tutto simile a quella di Word. Di ci ci occuperemo in altra sezione. A differenza degli oggetti disegno le immagini sono oggetti grafici che vengono copiati da un altro file e includono bitmap, ClipArt, immagini catturate con uno scanner o una fotocamera digitale oppure fotografie digitali scaricate da Internet. le immagini possono essere ridimensionate, ricolorate e decorate con gli strumenti posti sulla barra degli strumenti Immagine.
In PowerPoint disponibile un'ampia raccolta di immagini ClipArt. Per inserire una ClipArt in una presentazione potete creare una nuova diapositiva utilizzando un layout di tipo ClipArt e Testo: in questo caso sufficiente fare doppio clic nel segnaposto appropriato e PowerPoint apre la finestra Raccolta ClipArt Microsoft, del tutto simile a quella vista in Excel e in Word. Se volete inserire un'immagine ClipArt in una diapositiva gi esistente, invece, utilizzate il pulsante Inserisci ClipArt ( ) sulla barra degli strumenti Standard oppure il comando ClipArt del menu Inserisci. Dopo che stato avviato l'inserimento di un'immagine ClipArt compare una finestra di dialogo che permette di selezionare, nelle categorie in cui organizzato l'archivio di PowerPoint, l'immagine da inserire nella diapositiva.
19 Per inserire una qualunque altra immagine, invece, selezionate il comando Immagine del menu Inserisci e quindi fare clic sulla voce Da file del menu a discesa. Una volta che l'immagine stata inserita in una diapositiva, PowerPoint visualizza la barra degli strumenti Immagine, che pu essere impiegata per modificare il contrasto, la luminosit e la colorazione dell'oggetto. Per utilizzare un comando sufficiente fare clic sull'immagine, per selezionarla, e poi fare clic sul comando. Se la barra degli strumenti Immagine non viene visualizzata automaticamente, fate clic con il pulsante destro del mouse sull'immagine, quindi scegliete Mostra barra degli strumenti Immagine dal menu di scelta rapida. 6.2.2 Copiare, spostare, cancellare testo. 6.2.2.1 Usare le funzioni Copia e Incolla per duplicare un testo. Le funzioni di taglia copia e incolla in Power Point sono simili a quelle delle altre applicazioni Office. In realt tali funzioni sono proprie del sistema operativo, pi che delle singole applicazioni. Ricordiamo qui che tali funzioni possono essere configurate in diversi modi: Dal menu Modifica e poi Taglia, Copia, Incolla e Incolla speciale Mediante i tasti di scelta rapida CTRL+X per tagliare, CTRL+C per copiare, CTRL+V per incollare un testo selezionato. Mediante il mouse trascinando una selezione per tagliare e incollare oppure trascinando tenendo premuto il tasto CTRL per copiare e incollare una selezione Pi in dettaglio, un testo gi scritto in una casella di testo per essere copiato in un'altra casella o in un'altra diapositiva, o in un'altra presentazione, deve essere selezionato con le solite tecniche (con i tasti SHIFT e frecce oppure col mouse), poi attivare, con una delle modalit dette prima, la funzione Copia ( in questo modo il testo viene copiato negli appunti di Windows) e infine posizionare il cursore a I oppure il cursore del mouse, se la selezione viene trascinata, nel punto in cui si vuole inserire il testo, e rilasciare il pulsante del mouse oppure attivare la funzione Incolla con una delle modalit dette prima (il contenuto degli appunti viene inserito senza che il testo selezionato venga cancellato). 6.2.2.2 Usare le funzioni Taglia e Incolla per spostare un testo. Naturalmente il testo selezionato pu essere copiato in altro punto e contemporaneamente cancellato. In questo caso occorre attivare, invece della funzione Copia, la funzione Taglia. In questo modo il testo viene copiato negli appunti di Windows e cancellato dalla posizione corrente. 6.2.2.3 Cancellare un testo selezionato. Nel caso la selezione voglia essere semplicemente cancellata senza essere copiata in altra parte, sufficiente premere il tasto CANC. Ricordare, comunque, che se si commesso un errore sempre possibile rimediare premendo il pulsante Annulla ( ).
20 6.2.3 Copiare, spostare, cancellare immagini. 6.2.3.1 Usare le funzioni Copia e Incolla per duplicare un'immagine. Gli Appunti di windows, cio la memoria in cui vanno a finire i Taglia e Copia, non fanno distinzione fra testo e immagini. Essi riconoscono se si tratta di testo o di immagini o di altri oggetti, per cui le operazioni necessarie per copiare e incollare immagini esattamente lo stesso che per un testo. Occorre innanzi tutto selezionare l'immagine da copiare cliccandoci sopra una volta col mouse, quindi attivare la funzione di Copia con una delle modalit dette sopra. Spostarsi in un punto vuoto della stessa diapositiva oppure in un'altra diapositiva della stessa presentazione o di un'altra e incollare il contenuto degli appunti. La funzione Incolla speciale.. permette di incollare il contenuto degli appunti in diversi modi. Cliccando sulla voce di menu si apre una finestra di dialogo, in cui possibile effettuare una scelta su come incollare il contenuto degli appunti:
6.2.3.2 Usare le funzioni Taglia e Incolla per spostare un'immagine. Se invece della funzione Copia viene attivata la funzione Taglia, l'immagine selezionata viene cancellata, ma viene sempre memorizzata negli appunti da cui pu essere incollata in altro punto. 6.2.3.3 Cancellare un'immagine. L'immagine selezionata pu essere cancellata semplicemente premendo il tasto CANC. Anche qui, eventuali errori sono rimediabili premendo il tasto annulla oppure la voce di menu Modifica/Annulla. 6.2.4 Copiare, spostare, cancellare diapositive. 6.2.4.1 Usare le funzioni Copia e Incolla per duplicare una diapositiva. Talvolta alcune diapositive di una presentazione cambiano solo per qualche elemento. In questi casi pu essere utile duplicare una diapositiva e apportare poi le eventuali modifiche.
21 Per le diapositive si opera come per un'immagine o un testo; in altri termini viene copiata negli appunti di windows e poi inserita nella struttura della stessa presentazione o di altre. Ci che cambia il modo di procedere a seconda della visualizzazione. Se si in Visualizzazione Normale, l'azione di Copia e Incolla deve essere fatta nel riquadro struttura. In questo riquadro selezionare la diapositiva che si vuol copiare con un click del mouse sopra l'icona dell'elenco. A questo punto attivare la funzione Copia in uno dei modi soliti. Spostarsi infine sulla diapositiva, prima della quale si vuole inserire il contenuto degli appunti e attivare la funzione Incolla. Se si in Visualizzazione Sequenza diapositive sono visibili, miniaturizzate, tutte le diapositive della presentazione, per cui sufficiente selezionare la diapositiva che si desidera copiare cliccandoci sopra, attivare la funzione Copia, cliccare sulla diapositiva prima della quale si vuole inserire e attivare la funzione incolla. 6.2.4.2 Usare le funzioni Taglia e Incolla per spostare una diapositiva. Ci che stato detto sopra vale pari pari per la funzione Taglia. In questo caso la diapositiva viene cancellata, ma esiste sempre negli appunti di windows, da cui pu essere incollata in qualunque altra presentazione come diapositiva e nelle altre applicazioni come immagine. 6.2.4.3 Cambiare l'ordine delle diapositive. Talvolta risulta necessario cambiare l'ordine delle diapositive. Questa operazione pu essere eseguita sia in visualizzazione normale all'interno del riquadro struttura, che in visualizzazione Sequenza diapositive. In entrambi i casi occorre spostare le diapositive cliccandoci sopra col mouse e trascinandole nel punto di inserimento, rilasciando alla fine il pulsante. Si pu ricorrere anche al Taglia la diapositiva e Incolla nel punto desiderato. Ci utile quando si devono spostare pi diapositive contemporaneamente. 6.2.4.4 Cancellare una diapositiva. Al solito, una diapositiva selezionata si pu eliminare semplicemente premendo il tasto CANC. Molte delle operazioni descritte in questi paragrafi possono essere fatte anche cliccando col pulsante destro del mouse e scegliendo il comando opportuno dal menu di scelta rapida che si apre.
22 1. 6.2. Esercitazione.
2. Aprire su un dischetto un file Word di nome "Modulo 6 Sezione 2 Esercitazione". In esso svolgere l'esercitazione seguente rispondendo ai quesiti. 3. Rispondere alle seguenti domande: a. Quali vantaggi comporta creare una nuova presentazione mediante la creazione guidata? b. Se all'apertura di Power Point non appare la finestra di dialogo per la scelta della creazione guidata, come fare per attivarla? c. Il layout di una diapositiva inserita automaticamente non pu essere modificato. Vero Falso d. Un testo, in una diapositiva di Power Point, pu essere inserito solo in una casella di testo. Vero Falso e. Cosa accade se il testo di una casella di testo supera le dimensioni della diapositiva? f. Le funzioni di Taglia Copia e Incolla in Power Point lavorano in modo diverso da Word? Vero Falso g. In quanti e quali modi si pu copiare un'immagine sulla stessa diapositiva? h. In quanti e quali modi si pu copiare un'immagine da una diapositiva ad un'altra? i. In quanti e quali modi si pu copiare un'immagine da una presentazione ad un'altra? j. In quanti e quali modi si pu cambiare l'ordine delle diapositive in una presentazione? 4. Aprire dal dischetto la presentazione creata nella sezione precedente. Se non si dispone di essa, crearne una nuova scegliendo un modello esistente e dandole il nome "Esercitazione Modulo 6". 5. Inserire dopo la prima diapositiva una nuova scegliendo un layout "Titolo". Inserirne un'altra scegliendo un altro layout a piacere. 6. Spostare gli elementi in una posizione diversa e provare il ridimensionamento osservando il comportamento dei vari elementi. 7. Inserire nella diapositiva Titolo un'immagine Clipart. Ridimensionala cambiandone le dimensioni. 8. Inserire una casella di testo e digitarci dentro un breve testo. Ridimensionare la casella e osservarne il comportamento. 9. Copiare in tutti i modi possibili l'immagine sulla stessa diapositiva e in una diapositiva diversa annullando ogni volta l'operazione mediante il pulsante Annulla. 10. Dire quale, secondo te, il modo migliore per copiare l'immagine da una diapositiva ad un'altra e perch. 11. Spostare, in tutti i modi possibili, le due diapositive create di due posti in avanti nella presentazione, annullando ogni volta l'operazione. Quali difficolt si sono incontrate? 12. Cancellare contemporaneamente le due diapositive inserite. 13. Chiudere tutti i file e consegnare il dischetto all'istruttore.
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Modulo 6
Sezione 3
24 MODULO 6: Strumenti di Presentazione SEZIONE 3: Formattazione 6.3.1 Formattare testi. 6.3.1.1 Cambiare tipo e dimensione dei caratteri. La formattazione in Power Point non presenta particolari difficolt essendo del tutto simile a quella di Word. Anche in Power Point si pu formattare la pagina, i paragrafi e i caratteri. Trattandosi di diapositive da proiettare, oltre che di pagine da stampare, vi sono alcune particolarit che metteremo in evidenza. L'impostazione della pagina permette di impostare l'orientamento e la grandezza della diapositiva. Per impostare la pagina fare click sulla voce di menu File/Imposta pagina... Si apre la finestra di dialogo un p diversa da quella che si apre in Word.
Nella casella Formato diapositive si pu scegliere fra diverse possibilit, come formato schermo e formato lucidi. Naturalmente la scelta dipende dalla destinazione della presentazione. Se si intende stampare la presentazione su carta, conviene scegliere il formato A4, mentre se si intende proiettare la presentazione con proiettore diapositive 35 mm, conviene scegliere il formato adatto da stampare su lucido. Normalmente la presentazione dovr essere proiettata col computer tramite un videoproiettore, per cui il formato impostato per default il formato schermo di 24x18 cm. Nella casella Orientamento si pu scegliere l'orientamento del foglio, orizzontale o verticale, ed anche l'orientamento del foglio note e struttura. Per vedere il risultato delle scelte si pu far click su Visualizza/Pagina note. In fase di stampa possono essere impostati molti parametri per avere su carta il risultato del lavoro (vedere la sezione Stampa). Nella casella Numero di diapositive da: si pu impostare l'inizio della numerazione delle diapositive. In figura non sono visibili le caselle delle dimensioni orizzontale e verticale della diapositiva, coperte dalla casella combinata, che possono essere impostati se si sceglie il formato Personalizzato. Abbiamo gi detto che il testo di una diapositiva contenuto sempre in una casella di testo, e questo per poterlo distribuire a piacimento. La formattazione del carattere in una casella di testo si pu fare in due modi: 1. cliccando sulla casella di testo si entra in modalit modifica (appare il cursore a I sul testo). Se si seleziona il testo desiderato la formattazione sar applicata solo su di esso.
25 2. cliccando ancora sul bordo della casella, si esce dalla modalit modifica e viene selezionata la casella. In questo caso la formattazione verr applicata a tutto il testo della casella. Per cambiare il tipo o le dimensioni dei caratteri fare click su Formato/Carattere oppure su Carattere del menu di scelta rapida che si apre cliccando col destro del mouse sul testo. Si apre la solita finestra di dialogo in cui si pu scegliere il font, le dimensioni e altro. Per quanto riguarda il font, ricordare che la chiarezza e la leggibilit sono fondamentali se si vuol fare arrivare a destinazione il messaggio. Non scegliere, quindi, font poco leggibili. Le dimensioni del carattere sono da rapportare all'importanza del testo; i dettagli esplicativi di un titolo o un sottotitolo vanno scritti con caratteri pi piccoli perch sono meno importanti rispetto al concetto fondamentale. 6.3.1.2 Usare neretto, corsivo, sottolineatura, Maiuscole/Minuscole. Naturalmente anche in power Point possibile impostare uno stile di testo.
Anche se la finestra di dialogo leggermente diversa da quella Word, presenta le stesse caratteristiche: nella casella Stile possibile scegliere fra normale, grassetto, corsivo e grassetto corsivo. Con le caselle di selezione si pu impostare il sottolineato. Per trasformare il testo in maiuscolo o minuscolo occorre fare click su Formato/Maiuscole/Minuscole.. e scegliere dalla finestra di dialogo che si apre se trasformare tutta la selezione in maiuscolo o minuscolo o normale o altro. 6.3.1.3 Applicare ombreggiatura, usare apici e pedici. Le caselle di selezione della finestra di dialogo Carattere permettono di scegliere altri tipi di effetti: Per esempio il testo pu apparire in rilievo oppure ombreggiato. Due effetti molto utili nelle formule chimiche o matematiche sono l'apice e ilo
26 pedice. L'apice un carattere in alto a destra della parola (p.e. una potenza) e il pedice un carattere in basso a destra della parola (p.e. H2SO4). L'effetto apice si pu dimensionare a piacere impostando la variazione percentuale rispetto alla grandezza del testo base. 6.3.1.4 Usare caratteri di differenti colori. Infine dalla finestra di dialogo si pu scegliere il colore del testo: Facendo click su Colore e poi su Altri colori si apre la finestra Colore da cui si pu scegliere fra un gran numero di colori dipendente dalla scheda video. La stessa cosa si pu fare selezionando il testo e facendo click sul ) della pulsante Colore carattere ( barra di Disegno. Se tale barra non fosse visibile, si pu visualizzarla da Visualizza/Barre degli strumenti.
6.3.1.5 Centrare il testo o allinearlo. Oltre al carattere si pu formattare anche il paragrafo. Anche in questo caso si pu formattare tutta la casella contemporaneamente selezionandola senza essere in modalit modifica (non deve comparire il cursore a I lampeggiante), oppure ogni paragrafo del testo separatamente posizionando il cursore a I (perci bisogna essere in modalit modifica) all'interno del paragrafo desiderato e applicando la formattazione. Sulla barra degli strumenti standard sono presenti i pulsanti di allineamento del testo ). Altri pulsanti possono essere aggiunti secondo quanto detto nella prima ( sezione. In alternativa si pu far click su Formato.
L'allineamento del testo, al solito, pu essere a sinistra, a destra, centrato e giustificato. 6.3.1.6 Modificare l'interlinea. Dall'elenco del menu Formato si pu scegliere anche Interlinea per stabilire la distanza fra una riga e l'altra. Cliccando su interlinea appare la finestra di dialogo Interlinea...
27 Si pu scegliere l'interlinea fra le righe del paragrafo e la distanza prima e dopo del paragrafo. La misura dell'interlinea pu essere scelta nella casella accanto ai valori e pu essere in righe o in punti carattere. Per esempio 12 punti significa una distanza pari a un carattere 12, 24 punti sar il doppio. In genere in una diapositiva la grandezza dei caratteri maggiore che non in word, perch le diapositive vanno proiettate e quindi i caratteri devono essere grandi per attirare l'attenzione. Per questo motivo l'interlinea pu essere anche minore di una riga per non disperdere il testo. Impostata l'interlinea, l'effetto pu essere controllato mediante il pulsante Anteprima. 6.3.1.7 Usare gli elenchi puntati e numerati. Un formato paragrafo particolarmente importante in Power Point l'elenco puntato o numerato, in quanto molto spesso si ha necessit di presentare serie di alternative o liste, anzi in una buona presentazione non dovrebbero esserci testi lunghi, ma solo spot che fissino le idee portanti. Dall'elenco menu Formato si fa click su Elenchi puntati e numerati.. e si apre la finestra di dialogo
La finestra di dialogo che si apre leggermente diversa da quella di Word. Al solito possibile scegliere in ciascuna delle due schede o un segno per l'elenco puntato oppure numeri e lettere per un elenco numerato. I pulsanti posti in basso nella scheda permettono innanzi tutto di scegliere, oltre ai simboli standard di punti per i quali si pu scegliere il colore col pulsante Colore, fra un'immagine o un carattere.
28 Se si fa click su Immagine si apre una finestra da cui si pu scegliere un'immagine da un archivio di clipart, oppure, cliccando sul pulsante Importa clipart, importare un'immagine qualunque, che pu essere aggiunta all'archivio. Se si fa click su Carattere si pu, invece, scegliere un carattere come punti elenco o un simbolo. Si apre la finestra di dialogo Punto elenco da cui si pu scegliere il font e il carattere. Scelto il tipo di punti elenco, sia esso carattere o immagine, si pu stabilire, mediante la casella Dimensione, la grandezza del punto elenco espressa in percentuale del testo puntato. Il risultato pu essere questo: 6.3.2 Modificare il riquadro di testo. 6.3.2.1 Modificare le dimensioni del riquadro di testo e spostarlo. Formattato il testo all'interno della casella, si pu ridimensionare la casella in modo da disporre il testo all'interno nel modo pi conveniente.
Il testo, all'interno della casella, si dispone a seconda della dimensione adattandosi alla larghezza e dimensionando automaticamente la lunghezza. Se il testo non contenuto tutto per lunghezza e sporge fuori dalla diapositiva, non viene continuato nella diapositiva seguente, ma viene troncato. In questo caso occorre rimpicciolire il testo scegliendo un carattere pi piccolo. Il ridimensionamento della casella avviene al solito trascinando le maniglie laterali o d'angolo, quando il cursore del mouse assume la forma a doppia freccia. Per spostare la casella all'interno della diapositiva occorre posizionarsi col puntatore del mouse su un bordo. Il cursore assume la forma a freccia quadrupla, indicando che si pu trascinare. Per spostare, invece, una casella da una diapositiva ad un'altra occorre usare le varie modalit del Taglia Incolla.
29 6.3.2.2 Definire spessore, stile e colore di un riquadro. Una volta posizionata la casella si pu farne risaltare l'importanza aggiungendo bordi e sfondi, ombre etc.. Il miglior modo per impostare le caratteristiche della casella quello di cliccare sulla voce di menu Formato/Casella di testo.. oppure cliccando col destro del mouse sulla casella e scegliere Formato Casella di testo.. dal menu di scelta rapida. In ogni caso si apre la finestra di dialogo Formato casella di testo, la quale costituita da diverse schede. Innanzi tutto la scheda Colori e linee permette di scegliere un colore di sfondo e un tipo di linea e il suo colore per il contorno. Cliccando su Colore della zona Riempimento si accede a diverse finestre di dialogo in cui si pu scegliere un colore, una trama e degli effetti di sfumatura per lo sfondo. Nella zona Linea si pu scegliere il tipo di linea, lo spessore e il tratteggio.
Nella scheda Casella di testo possibile impostare la posizione del testo all'interno della casella, p.e. al centro, in alto o in basso, i margini, cio la distanza del testo dai margini della casella, e con le caselle di selezione se adattare la casella al testo o lasciarla grande a piacere, se il testo deve andare a capo automaticamente o no, e infine se il testo deve essere ruotato di 90 o meno. E' presente il pulsante Anteprima che permette di vedere l'effetto delle scelte senza uscire dalla finestra di dialogo. Nella scheda Dimensioni interessante, oltre alle possibilit di dimensionamento della casella, la possibilit di ruotare la casella di un angolo a piacere, per dare un certo movimento alla diapositiva. La scheda Posizione, infine, permette di posizionare esattamente la casella all'interno della diapositiva.
30 La maggior parte degli effetti visti possono essere applicati anche mediante la barra degli strumenti Disegno, che esamineremo in dettaglio nella sezione seguente e nella quale sono presenti pulsanti che permettono di dare ombre o effetti tridimensionali alla casella.
31 1. 6.3. Esercitazione.
2. Aprire su un dischetto un file Word di nome "Modulo 6 Sezione 3 Esercitazione". In esso svolgere l'esercitazione seguente rispondendo ai quesiti. 3. Rispondere alle seguenti domande: a. Un testo, in una casella di testo, pu essere formattato solo tutto allo stesso modo. Vero Falso b. Descrivere le operazioni necessarie per entrare in modalit Modifica in una casella di testo. c. Quali operazioni occorre fare per aumentare il margine sinistro del testo rispetto al bordo della casella di testo? d. E' possibile mutare l'inclinazione della casella di testo rispetto alla diapositiva? e. E' possibile inclinare un paragrafo di testo rispetto agli altri in una casella di testo? f. Dire cosa occorre fare per inclinare di 90 il testo in una casella di testo. g. E' possibile usare per i punti elenco un'immagine fatta con una fotocamera digitale? h. Che differenza c' fra un elenco puntato e uno numerato? Quando usare l'uno e quando l'altro? i. Come fare per avere in un elenco numerato un sottoelenco numerato con lettere? 4. Aprire dal dischetto il file .ppt di nome "Esempio". Selezionare la prima diapositiva e poi una casella di testo. Inserire un testo adeguato al tema. 5. Selezionare la casella e formattare tutto il testo dandogli in carattere Verdana 24, grassetto, ombreggiato e colore rosso. 6. Selezionare la prima lettera del testo, ingrandirla a 48 punti e darle colore blu. 7. Selezionare una casella di testo della seconda diapositiva e inserire un elenco puntato di almeno 4 item. Usare per i punti un'immagine clipart. 8. Dimensionare opportunamente la casella trascinandone i bordi. Verificare le dimensioni mediante la scheda Formato casella di testo e variare opportunamente i margini e il posizionamento del testo. 9. Dare un bordo e uno sfondo alla casella usando la finestra di dialogo Formato casella di testo e verificarne l'effetto estetico mediante il pulsante Anteprima, eventualmente cambiando i colori di testo e sfondo. 10. Organizzare le prime diapositive scrivendo i testi verosimili per il modello di presentazione scelto e formattare opportunamente, secondo il proprio senso estetico il testo e le caselle di testo. 11. Chiudere tutti i file e consegnare il dischetto all'istruttore.
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Modulo 6
Sezione 4
33 MODULO 6: Strumenti di Presentazione SEZIONE 4: Grafici e diagrammi 6.4.1 Disegnare oggetti. Le diapositive di PowerPoint possono contenere due tipi principali di oggetti grafici: gli oggetti disegno e le immagini. Gli oggetti disegno includono le forme, le curve, le linee, le figure a mano libera e le Wordart e possono essere modificati e decorati con colori, motivi, bordi e altri effetti utilizzando la barra degli strumenti Disegno, del tutto simile a quella di Word. Con l'aiuto di tale barra si possono realizzare disegni anche molto complessi. Dal menu Inserisci si possono inserire in una diapositiva sia le immagini che altri oggetti, come si vedr in seguito. Parliamo innanzi tutto del disegno. Se la barra degli strumenti non fosse visibile, si pu visualizzarla cliccando su Visualizza/Barre degli strumenti/Disegno.
Sostando col mouse per qualche istante sui pulsanti appare il fumetto che ne spiega la funzione. Ricordiamo ancora che la barra pu essere personalizzata, aggiungendo o eliminando pulsanti, cliccando su Visualizza/Barre degli strumenti/Personalizza.. e scegliendo dalla finestra di dialogo la categoria e, infine, trascinando i pulsanti dentro o fuori dalla barra del disegno. 6.4.1.1 Usare differenti stili di linee. Il pulsante Linea ( ) permette di disegnare sulla diapositiva linee rette. Cliccare sul pulsante per attivarlo, puntare nel punto desiderato sulla diapositiva e trascinare fino a ottenere la linea desiderata. Rilasciare il pulsante e la linea verr disegnata. Oltre alle linee rette possibile disegnare linee spezzate e a mano libera. Per far ci fare click sul pulsante Forme e quindi scegliere Linee dal menu. Per disegnare linee spezzate selezionare il pulsante Figura a mano libera ( ) e poi fare click consecutivamente nei vari punti; per terminare la spezzata fare doppio click nell'ultimo pinto oppure premere ESC. Se la spezzata viene chiusa, pu essere riempita con trame, colori ed effetti. Disegnata la linea, si possono cambiare gli attributi, come spessore, colore etc., cliccando sui pulsanti di stile ( il tipo di freccia ) con cui si pu scegliere lo spessore, il tratteggio e
6.4.1.2 Spostare le linea di una diapositiva. In base all'impostazione predefinita, ogni volta che si disegna, ridimensiona o sposta una forma o un altro oggetto, questo viene bloccato alle linee di una griglia invisibile. La griglia, definita da linee a spaziatura regolare, consente di allineare gli oggetti in modo pi accurato. anche possibile allineare o bloccare gli oggetti alle forme esistenti selezionando l'opzione Disegno/Blocca/Sulle forme. Utilizzare ad esempio questa opzione quando si
34 desidera disporre in pila delle forme sovrapponendole esattamente l'una sull'altra oppure quando si desidera fare in modo che alcune linee tocchino il bordo di un'altra forma. Per ignorare temporaneamente le impostazioni della griglia e quindi trascinare con continuit punto punto , premere ALT mentre si trascina o si disegna l'oggetto. Per fare in modo che la linea venga tracciata seguendo angoli di 15 gradi dal punto d'inizio, trascinare tenendo premuto MAIUSC. Per estendere la linea retta in direzioni opposte a partire dal primo punto di interruzione, trascinare tenendo premuto CTRL. Disegnata la linea, essa pu essere spostata e ridimensionata come per tutti gli oggetti di una diapositiva. Basta selezionare la linea cliccandoci sopra e poi trascinare o ridimensionare trascinando i quadratini di ridimensionamento. 6.4.1.3 Modificare il colore delle linee e degli oggetti. Le linee, come tutte le altre forme e oggetti, possono essere colorate mediante i pulsanti colore ( ).
Il pulsante Riempimento, il primo dei tre, permette di dare un colore ad una zona chiusa, sia essa una forma o una linea spezzata. Cliccando su di esso si apre la tavolozza dei colori; in questa si pu scegliere anche un effetto di riempimento sfumato a uno o due colori.
35 Con gli effetti di riempimento si pu dare una sfumatura, una trama, un motivo o un'immagine come sfondo all'oggetto. Il secondo pulsante, il pulsante Colore linea, d un colore alla linea di contorno dell'oggetto Cliccando su Linee con motivi si apre una finestra di dialogo in cui possibile scegliere un motivo e i colori di primo e secondo piano del motivo. Naturalmente il motivo diventa visibile se lo spessore della linea o del contorno dell'oggetto sufficientemente grande. Il terzo pulsante stato gi esaminato qiando abbiamo parlato delle caselle di testo. Esso serve a dare un colore al testo. 6.4.1.4 Usare varie forme geometriche. Cliccando sulla voce di menu Forme si apre un sottomenu in cui, oltre alle linee, si possono scegliere molti tipi di forme, cio oggetti disegno gi impostati. Aprendo il menu Connettori si pu scegliere fra una vasta tipologia di connettori. Un connettore una linea retta o spezzata che collega due o pi riquadri o oggetti in modo che, se viene spostato uno degli oggetti, la linea rimane ancorata ad essi. Quando si scelta la forma del connettore, il cursore del mouse diventa croce e quando si passa su un oggetto della diapositiva, esso viene contornato con una cornice e i punti di ancoraggio ai lati e ai vertici. Fare click sul primo oggetto, poi sul secondo nei punti che si desidera collegare. I connettori risultano utili per costruire diagrammi di flusso e organigrammi. La voce Forme permette di scegliere fra diverse forme, alle quali possibile applicare colori ed effetti come per tutti gli altri oggetti. Poich per tutti gli oggetti si pu applicare un collegamento ipertestuale con un click del mouse, tali forme possono essere utili per navigare fra le diapositive o collegarsi alla rete internet. La voce Frecce contiene diverse forme di frecce a una o pi punte e di diversa forma. La voce Diagrammi di flusso contiene diverse forme simboliche che si usano nel disegno dei diagrammi di flusso. Unendo queste forme con i connettori possibile costruire diagrammi anche complessi e modificarli con facilit. La voce Stelle e decorazioni contiene diverse forme di stella a pi punte. La voce Callout contiene diverse forme di fumetti nei quali possibile inserire un testo da collegare a un oggetto o per creare delle vere strisce.
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Il testo all'interno del callout pu essere formattato a piacimento. Se si sbagliata forma del callout, o dell'oggetto che si disegnato, si pu sempre cambiare dal menu Disegno/Trasforma Oggetto Selezionato. La voce Pulsanti di azione contiene diverse forme di pulsante relative ad azioni che si possono compiere cliccando col mouse o passandoci sopra. Per disegnare un pulsante, sceglierlo dall'elenco cliccandoci sopra e poi disegnarlo sulla diapositiva trascinando fino alla grandezza desiderata. Quando si rilascia il pulsante del mouse si apre una finestra di dialogo in cui possibile configurare l'azione al click del mouse o al passaggio, come passare ad un'altra diapositiva, eseguire una macro o un programma etc., contemporaneamente si pu attivare un suono. Con la voce Altre Forme possibile caricare da file una clipart o un'immagine .wmf creata precedentemente o presente in archivio. 6.4.1.5 Ruotare o traslare un oggetto. L'oggetto disegnato pu, naturalmente, essere spostato a piacimento semplicemente agganciandolo e trascinandolo in una nuova posizione. Alla fine dello spostamento, rilasciare il pulsante del mouse. L'oggetto pu essere anche ruotato. Sulla barra del Disegno presente il pulsante Rotazione ( ); cliccando su di esso il cursore si trasforma nell'immagine del pulsante e intorno all'oggetto selezionato compaiono i punti di aggancio per la rotazione. Per ruotare l'oggetto, basta agganciare un punto e trascinare il mouse fino alla rotazione desiderata. Per terminare cliccare in punto qualunque della diapositiva oppure premere ESC. Oltre che ruotare, un oggetto si pu anche ribaltare. Cliccando su Disegno/Ruota e capovolgi, si apre un sottomenu con le voci necessarie per compiere capovolgimento orizzontale o verticale, rotazione di 90 a destra o a sinistra oltre alla rotazione generica vista prima. 6.4.1.6 Modificare gli attributi di un disegno. Terminato il disegno si potrebbe non essere soddisfatti del lavoro. E' sempre possibile modificare gli attributi del disegno. Ci pu essere fatto direttamente coi pulsanti colori e linee della barra del disegno dopo aver selezionato l'oggetto cliccandoci sopra. Cliccando su Disegno/Trasforma oggetto selezionato si pu modificare la forma dell'oggetto. Altri attributi si possono modificare cliccando su Formato/Forme.. oppure cliccando col destro del mouse e scegliendo Formato Forme.. dal menu di scelta rapida. In entrambi i casi si apre la finestra di dialogo Formato Forme:
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in essa fra gli altri attributi, si pu impostare anche la trasparenza in modo che si possa vedere al di sotto. 6.4.1.7 Applicare l'ombreggiatura a un disegno. Per aumentare l'effetto tridimensionale dell'oggetto disegnato, si pu applicare anche un'ombra, oppure dare un effetto ). a tre dimensioni mediante i pulsanti ombre e 3D ( Cliccando sul pulsante Ombreggiatura si apre il menu delle ombre: Scelto il tipo di ombra da applicare si pu cliccare su Impostazione ombreggiatura. Si apre la barra dell'ombreggiatura mediante la quale, cliccando ripetutamente su un pulsante si pu regolare la profondit. Con l'ultimo pulsante si pu dare un colore diverso all'ombra. L'effetto 3D d un aspetto solido all'oggetto. Anche in questo caso si pu scegliere il tipo di effetto dall'elenco e poi regolare la direzione della luce, il tipo di proiezione etc. mediante la barra 3d:
38 6.4.2 Creare un organigramma. Un organigramma una struttura ad albero, in cui vengono messe in evidenza le relazioni e le dipendenze delle varie parti costituenti una realt. Per esempio, in un'azienda, l'organigramma pu rappresentare le relazioni e le dipendenze fra i vari reparti, con i nomi dei dirigenti e con le funzioni. Un organigramma costituito da rettangoli o altre forme, nelle quali vengono inseriti i dati, e da linee che li collegano. Tanto per intenderci un organigramma pu essere costruito semplicemente usando caselle di testo e Collegamenti. Power Point, dato l'uso frequente che di esso si fa, mette a disposizione una guida automatica, un vero e proprio programma, per la costruzione di un organigramma. 6.4.2.1 Creare un organigramma. Cliccando su Inserisci/Immagine/Organigramma si avvia il programma che consente di creare l'organigramma. Il programma indipendente e permette di creare un file che si pu salvare e utilizzare come oggetto Organization Chart. In altri termini si possono creare diversi organigrammi e inserirli, come vedremo dopo, come oggetto.
Nella finestra Organization Chart presente la solita barra del menu, mediante la quale possibile aprire, salvare, creare un file e scegliere tipo, stile, colori, linee etc. Oltre alla barra del menu presente la barra degli oggetti e del disegno Cliccando su un pulsante si possono aggiungere all'organigramma degli altri rettangoli collegandoli direttamente a quelli esistenti. Cliccando col destro del mouse su un riquadro si apre un menu di scelta rapida col quale si possono cambiare alcuni attributi. Cliccando all'interno di un riquadro si pu cambiare o scrivere il testo, il quale pu essere formattato mediante la voce di menu Testo. I riquadri possono essere spostati, semplicemente trascinandoli sopra un altro riquadro; in questo modo si sposta anche il collegamento; a seconda della forma che assume il cursore passandolo sopra al riquadro, si pu collegare in parallelo o in dipendenza. Per ogni ulteriore spiegazione ricordarsi che la Guida in linea, a cui si accede premendo F1, fornisce tutti i chiarimenti di cui si ha bisogno.
39 Creato l'organigramma si pu tornare a Power Point ed esso viene inserito nella diapositiva, oppure si pu salvare come file. 6.4.2.2 Modificare la struttura di un organigramma. Per modificare un organigramma, selezionarlo e cliccare su Modifica/Oggetto Organigramma. Si apre un sottomenu con due voci. La voce Converti.. permette di convertire il file in un'altra edizione di Organization Chart, mentre la voce Modifica apre il programma nel quale il file pu essere modificato a piacere e salvato. 6.4.2.3 Creare differenti tipi di diagrammi. Anche in Power Point, come in Excel e in Word, possibile creare diagrammi, o meglio grafici, di diverse forme. Essi sono oggetti prodotti da una applicazione, come Microsoft Graph 2000 o Microsoft Excel, che viene avviata automaticamente quando si clicca su Inserisci/Grafico oppure sul pulsante Inserisci grafico della barra degli strumenti standard. All'avvio del programma viene proposta la tabella dei dati e il tipo di grafico a istogrammi, che possono essere modificati a piacimento, inserendo altre serie di dati, modificando quelle esistenti e formattando il grafico disegnato.
Prima di tutto occorre inserire i dati nella tabella che del tutto simile a un foglio Excel. Man mano che vengono inserirti i dati il grafico si modifica. Quando si terminato basta fare click sulla diapositiva e scompare la tabella. Per modificare il grafico nei suoi elementi fare doppio click su di esso. Il grafico rimane contornato da una linea spessa che indica che aperto in modalit Modifica. La barra del menu si adegua alle esigenze di impostazioni del grafico e compaiono altre voci di menu, mediante le quali si possono performare le diverse operazioni di formattazione. Per modificare i vari elementi si pu fare click col destro del mouse sull'elemento. Si apre un menu di scelta rapida, diverso per ciascun elemento, dal quale si pu procedere alla modifica. Ad esempio cliccando sugli istogrammi si pu modificare il tipo di grafico, cliccando sulla griglia si pu modificare la griglia. Allo stesso modo si possono impostare le
40 legende, i colori dello sfondo e tutto ci che necessario per dare al grafico un aspetto professionale. Sulla barra del menu compaiono, in particolare, due pulsanti, Dati e Grafico. Cliccando sul primo si pu scambiare le serie fra righe e colonne della tabella; cliccando, invece, su grafico si pu scegliere il tipo di grafico e altro.
6.4.3 Immagini e altri oggetti. 6.4.3.1 Importare immagini da altri file. La voce di menu Inserisci permette di inserire in una diapositiva molti tipi di oggetti. E' conveniente, per esercizio, provare tutte le voci di menu per rendersi conto delle possibilit che si hanno di rendere efficace una diapositiva.
Cliccando su Inserisci/Immagine si apre il menu a discesa da cui si pu inserire una clipart o un'immagine da un file esistente, forme o un organigramma o un WordArt, un'immagine direttamente da scanner o una tabella Word. In ogni caso si apre una finestra mediante la quale possibile configurare le azioni per inserire l'oggetto. Per esempio se si clicca su Immagine da scanner, si apre l'interfaccia di acquisizione da scanner, se questo collegato al computer. Se si clicca su Da file.. si apre la solita finestra per la ricerca del file immagine. L'immagine scelta apparir sulla diapositiva. Contemporaneamente si apre la barra degli strumenti Immagine. Se ci non avvenisse, si pu sempre aprire da Visualizza/Barre degli strumenti/Immagine, che permette di tagliarla, aumentare o diminuire contrasto e luminosit etc., come visto in altra parte di questo modulo. 6.4.3.2 Cambiare le dimensioni di un'immagine e spostarla.
Passando il cursore del mouse sull'immagine selezionata, esso acquista la forma a freccia quadrupla che suggerisce che si pu trascinare per spostarla in altra parte della diapositiva. Ricordare che, tenendo premuto il tasto ALT si sgancia lo spostamento dalla griglia per permettere un posizionamento pi accurato.
41 Le maniglie intorno all'immagine, ai lati e agli angoli, servono per ridimensionare l'immagine rispettandone le proporzioni (trascinando dagli angoli) o deformandola (trascinando dai lati). Cliccando col destro del mouse all'interno dell'immagine, si apre un menu di scelta rapida, mediante il quale si possono configurare diverse e importanti azioni, come si vedr in seguito. Facendo click su Formato immagine si apre una finestra di dialogo, mediante la quale possibile impostare alcuni elementi, come posizione e grandezza, colori, bordi etc. Ricordare che molte di queste operazioni possono essere fatte direttamente mediante i pulsanti della barra del disegno. 6.4.3.3 Importare altri oggetti. Aprendo il menu Inserisci si vede che, oltre ad immagini, si possono importare e inserire nella diapositiva grafici, tabelle e altri oggetti. Cliccando su grafici, come gi detto e visto prima, si apre la procedura per la creazione di un grafico mediante Microsoft Graph 2000. Cliccando, invece, su Tabella, si attiva la procedura automatica per creare una tabella. Si apre una finestra di dialogo in cui si richiede di specificare il numero di righe e di colonne. Ci fatto viene disegnata la tabella, in cui inserire i dati. Naturalmente, come in word, si pu visualizzare la barra degli strumenti Tabella e Bordi da menu Visualizza/Barre degli strumenti. Con essa possibile modificare a piacere la tabella, inserendo e togliendo righe e colonne, colorando lo sfondo e formattando il testo. Cliccando su Oggetto.., cos come avviene in tutte le altre applicazioni Office, si ha la possibilit di inserire un oggetto, cio un file creato e modificabile con altra applicazione, per esempio un foglio Excel, un documento Word, un'immagine Photo Editor, un suono o un video etc.. Al click del mouse, vengono cercate le applicazioni installate e compare l'elenco degli oggetti inseribili.
L'oggetto pu essere creato mediante l'applicazione, che si apre quando si clicca su un oggetto dell'elenco, oppure pu essere inserito da un file esistente, se si selezione Crea da file. In basso compare una spiegazione sulla funzione dell'oggetto scelto. Ad esempio se si inserisce un foglio di lavoro Excel, appare il foglio, che pu essere modificato a piacimento secondo le regole Excel, usando formule, riferimenti etc. Appare la barra degli strumenti propria dell'oggetto inserito, che permette di modificarlo. Finite le modifiche si pu uscire cliccando fuori dall'area dell'oggetto; scompare anche la barra di
42 modifica dell'oggetto. Per ritornare in modalit modifica occorre cliccare due volte sull'oggetto, mentre cliccando una volta sola, l'ggetto viene selezionato per le operazioni di spostamento o di copia e incolla. 6.4.3.4 Copiare un oggetto importato nel documento principale. L'oggetto inserito pu, naturalmente essere esportato in un'altra applicazione o nell'applicazione che l'ha creato con la tecnica del copia e incolla. Rimane per sempre un oggetto indipendente inserito nell'applicazione. Se copiamo l'oggetto Foglio di lavoro Excel, creato all'interno di Power Point, in un foglio di lavoro Excel all'interno dell'applicazione, il foglio copiato, pur rimanendo modificabile cliccandoci due volte sopra, rimane come oggetto inserito nel foglio attivo e non come un nuovo foglio di lavoro. 6.4.3.5 Aggiungere effetti ai bordi di un oggetto. L'oggetto inserito una parte della diapositiva, che pu essere abbellita aggiungendo ad essa effetti e bordi. Al solito, dopo aver selezionato l'oggetto cliccandoci sopra, si pu cliccare col destro del mouse e poi su Formato oggetto.. del menu di scelta rapida che si apre, oppure usare direttamente i pulsanti della barra degli strumenti Disegno. Vedremo in seguito che si possono aggiungere anche effetti di movimento e di collegamento ipertestuale a tutti gli elementi della diapositiva.
43 6.4. Esercitazione. 1. Aprire su un dischetto un file Word di nome "Modulo 6 Sezione 4 Esercitazione". In esso svolgere l'esercitazione seguente rispondendo ai quesiti. 2. Rispondere alle seguenti domande: a. Cosa si intende in Power Point per Oggetto grafico? b. Per stile di una linea si intende il colore e lo spessore. Vero Falso. c. Per disegnare un triangolo occorre necessariemente sceglierlo fra le Forme disponibili. Vero Falso d. Quanti e quali tipi di linee si possono disegnare su una diapositiva? e. Elencare i diversi modi in cui si pu ruotare un oggetto. f. In quanti modi e quali modi si pu creare un organigramma in Power Point? g. Dire il nome di almeno quattro Oggetti creabili in Power Point come nuovi o da da file. h. Qual', secondo te, la differenza fra un oggetto Forma e un oggetto Immagine di Photo Editor? 3. Aprire dal dischetto il file .ppt di nome "Esempio". Usando gli strumenti di disegno creare, sulla prima diapositiva accanto al titolo, un semplice logo relativo al progetto presentato usando linee, forme, testi, colori e sfumature. 4. Il disegno creato un disegno vettoriale e pu essere salvato su file in formato WMF (Windows metafile). Salvarlo su file mediante un programma che tratti tali immagini. 5. Mediante la voce di menu Incolla speciale, trasformare il disegno .wmf in formato Jpeg, copiarlo in Photo editor e salvarlo come file di disegno Jpg sul dischetto. Eliminare dalla diapositiva l'immagine jpg creata e lasciare solo l'immagine wmf. 6. Nella seconda diapositiva creare, mediante Inserisci/Immagine/Organigramma, un organigramma a tre livelli per una struttura gerarchica di realizzazione del progetto. Dimensionarlo e posizionarlo correttamente. 7. Inserire una nuova diapositiva dopo la seconda e Disegnare lo stesso organigramma usando forme, caselle di testo, collegamenti e raggruppando il tutto. 8. Aggiungere all'organigramma un bordo ombreggiato, scegliendo colori opportuni in modo che siabbia la sensazione del rilievo. 9. Chiudere tutti i file e consegnare il dischetto all'istruttore.
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Modulo 6
Sezione 5
45 MODULO 6: Strumenti di Presentazione SEZIONE 5: Stampa e distribuzione Una volta completate le diapositive, per cos dire statiche, si pu pensare gi alla stampa e alla distribuzione del documento senza l'uso del computer. Il documento pu essere stampato oppure trasformato in diapositive da 35 mm da proiettare col proiettore. E' chiaro che in questi casi sono inutili effetti di animazione o sonori, in quanto non riproducibili. Il modo pi interessante di presentare il documento di proiettarlo con videoproiettore mediante il computer. In questo caso sono possibili molti effetti, sonori, di animazione, interattivi, dimostrativi e di navigazione, che rendono la presentazione senza dubbio molto pi interessante, oltre che efficace. Ci occuperemo ora della diffusione del documento via stampa. Nelle prossime sezioni saranno esaminati effetti diversi con cui arricchire la presentazione via computer. 6.5.1 Impostazione delle diapositive. 6.5.1.1 Selezionare un formato d'uscita appropriato per la presentazione: lavagna luminosa, volantino etc. I modi per distribuire, e quindi presentare, il documento in modo statico possono essere diversi: come lucidi per lavagna luminosa come volantino come diapositiva 35 mm destinata alla proiezione su schermo come stampa su formati diversi E' bene avere chiara fin dall'inizio la destinazione del documento, poich, in questo modo, si possono sfruttare meglio gli spazi della diapositiva. Per esempio, se previsto di distribuire il documento in stampa formato A4 (foglio 21x29 cm circa) lo spazio disponibile diverso che se il documento destinato alla proiezione o visualizzazione con computer in cui lo schermo. D'altro canto se si deve fare un volantino o una locandina di formato grande, evidente che all'interno possiamo posizionare molto pi testo. Tuttavia, se la presentazione complessa, non bisogna trascurare di prevedere una presentazione con computer animata, anche se nell'immediato essa deve essere solo stampata. Per impostare il formato della diapositiva fare click su File/Imposta pagina.., si apre la finestra di dialogo Imposta pagina:
Nella casella combinata Formato diapositiva si pu scegliere la destinazione del documento: A Presentazione su schermo corrisponde un formato 24x18 cm, a Lettera USA corrisponde un formato 21,6x27,9 cm, a Formato A4 corrisponde il formato standard
46 21x29,7 cm, a Diapositiva 35 mm corrisponde un formato 35x27 mm, a Lucidi corrisponde il formato Lettera USA 31,6x27,9 cm, a Striscione corrisponde un formato 2,4x19,2 cm e infine a Personalizzato corrisponde un formato a piacere. Notare che selezionando uno dei formati, nelle caselle delle dimensioni in basso vengono visualizzate le dimensioni proporzionali con cui le diapositiva verranno visualizzate sullo schermo. E' in fase di stampa che le dimensioni vengono riportate a quelle standard oppure ridotte proporzionalmente per adattarle alla pagina. 6.5.1.2 Cambiare l'orientazione delle diapositive: orizzontale o verticale. Accanto alla casella combinata della finestra di dialogo Imposta pagina si pu scegliere l'orientamento verticale o orizzontale sia della diapositiva che delle note. Si potr scegliere se stampare sullo stesso foglio o in fogli diversi diapositiva e note, nella finestra di dialogo Stampa, come vedremo in seguito. 6.5.2 Preparazione per la distribuzione. 6.5.2.1 Aggiungere note per chi presenta le diapositive. L'inserimento di note in una presentazione pu essere molto utile, se non indispensabile, perch il lavoro risulti chiaro non solo a chi utilizzasse presentazione, ma allo stesso autore. Infatti i dettagli e i riferimenti si dimenticano facilmente; inoltre nelle note si possono riportare suggerimenti utili. Inserire note, lunghe quanto si vuole, e formattate come si vuole, molto semplice. Nella Visualizzazione Normale dell'interfaccia di Power Point, il riquadro in basso a destra riservato alle note relative alla diapositiva corrente. Basta cliccare nel riquadro e appare il cursore a I che indica l'inserimento del testo. Al testo scritto si possono applicare alcuni elementi di formattazione, sia di paragrafo che di carattere, l'essenziale per rendere chiaro il testo. 6.5.2.2 Numerare le diapositive. In basso nella finestra di dialogo Imposta pagina vi la casella Numero di diapositive da.. in cui si pu inserire l'inizio della numerazione delle diapositive, nel caso occorre seguire la numerazione di una presentazione precedente o occorra inserire le diapositive in un documento word. 6.5.2.3 Usare uno strumento di controllo ortografico. Scritti tutti i testi sia delle diapositive che delle note, si pu procedere ad un controllo ortografico premendo il tasto funzione F7 oppure attivandolo da Strumenti/Controllo ortografico. Si apre una finestra di dialogo in cui viene evidenziato il termine ritenuto errato o non conosciuto e i suggerimenti per la correzione. A destra sono presenti i pulsanti necessari a effettuare le sostituzioni e a continuare nella correzione.
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6.5.3 Stampa. 6.5.3.1 Visualizzare in anteprima il documento. La stampa di una presentazione diversa dalla stampa di un documento word o di un foglio Excel, in quanto le diapositive, in genere, sono ricche di colori e di sfondi e risultano pi grafiche che testuali. Inoltre la struttura e le note possono essere stampate sullo stesso foglio o a parte. Ci implica una possibilit di molteplici arrangiamenti oltre alla possibilit di inserire nel foglio intestazioni e pi di pagina diversi da quelli presenti nella diapositiva. La diapositiva pu essere stampata anche in sfumature di grigio al posto dei colori, o addirittura in bianco e nero. Ci allo scopo di risparmiare nella stampa, laddove non siano necessari i colori, per esempio quando la stampa serve solo come promemoria. Se si fa click su Visualizza/Schema appare l'elenco degli schemi che si possono stampare e modificare: Schema diapositiva Permette di controllare determinate caratteristiche del testo, quali il tipo, la dimensione e il colore del carattere, lo sfondo o gli effetti speciali applicati. Quando si vuole modificare l'aspetto di tutte le diapositive, non necessario intervenire in ogni singola diapositiva: se si seleziona Visualizza/Schema diapositiva e si ritocca una slide, le modifiche saranno applicate automaticamente a tutte le diapositive della presentazione. Lo stesso avviene se si deve inserire su ogni diapositiva un'immagine o un testo particolare, per esempio il nome o il logo della societ. Selezionando Visualizza/Schema diapositiva appare un'immagine come quella mostrata dalla figura, in cui sono evidenziati una serie di segnaposti che indicano l'area titolo del layout automatico, l'area oggetto del layout automatico e un'area per le informazioni da inserire come pi di pagina, quali la data, l'ora e il numero di diapositiva.
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Fare clic nel punto in cui si vuole inserire l'oggetto e selezionare la voce relativa del menu Inserisci: per esempio, per inserire il nome della societ, selezionate Inserisci/Casella di testo e digitate il vostro testo, quindi fate di nuovo clic. Il testo sar inserito in tutte le diapositive, nella stessa posizione in cui si trova sullo Schema diapositiva, come potrete verificare selezionando Visualizza/Sequenza diapositive Attenzione! Non digitare nei segnaposti di testo dello schema diapositiva. I segna posti, infatti, permettono soltanto di controllare la formattazione del testo, non i contenuti. Per aggiungere del nuovo testo necessario inserire una casella di testo. Lo Schema titolo, invece, disponibile selezionando Visualizza/Schema titolo, permette di controllare solo le diapositive che utilizzano il layout Diapositiva titolo. Se volete che le diapositive titolo abbiano un aspetto diverso dalle altre diapositive della presentazione, per esempio una formattazione che metta in maggior risalto il testo, potete modificarle rapidamente lavorando con lo Schema titolo.Fare click nel segnaposto del titolo (che conterr la voce "fare clic per modificare lo stile del titolo dello schema"), definire i nuovi attributi di formattazione utilizzando il comando Carattere del menu di scelta rapida e le modifiche saranno applicate a tutte le diapositive impostate come diapositive titolo. Schema Stampati permette di organizzare sul foglio i vari elementi e inserire una Intestazione e Pi di pagina relativi al foglio. A seconda dell'impostazione dell'orientazione del foglio scelto nella finestra di dialogo Stampa (orizzontale o verticale) e numero di diapositive da disporre sulfoglio, nello schema appare la disposizione delle diapositive oltre alle caselle contenenti informazioni. Anche in questa visualizzazione si possono inserire oggetti che verranno stampati in ogni foglio. L'ultimo schema e lo Schema Note. Cliccando su questa voce appare lo schema: Al solito, l'orientazione della pagina (orizzontale o verticale) pu essere scelta dalla finestra di dialogo Imposta pagina attivabile cliccando su File/Imposta pagina. Anche in
49 questo schema si pu modificare la formattazione e inserire oggetti che verranno stampati in ogni foglio. Per vedere l'anteprima della diapositiva in grigio o in bianco e nero occorre fare click sul pulsante Anteprima gradazione di grigio ( ) della barra degli strumenti standard (se non fosse visibile si pu sempre inserire cliccando su Visualizza/Barre degli strumenti/Personalizza e trascinando il pulsante sulla barra). In alternativa si pu cliccare sulla voce di menu Visualizza/Bianco e nero. La diapositiva apparir in sfumature di grigio. Se mentre si clicca si tiene premuto il tasto MAIUSCOLE la diapositiva appare in bianco e nero. Contemporaneamente si attiva (se presente sulla barra degli strumenti standard. Se ci non fosse si pu inserirlo con le modalit dette prima) il pulsante Modalit Bianco e Nero ( ). Cliccando su di esso si apre il menu a discesa mediante il quale si ha la possibilit di scegliere fra molte alternative.
6.5.3.2 Cambiare la visualizzazione: diapositiva singola, sequenza, note. La visualizzazione degli schemi permette di controllare ci che verr stampato. Per poter effettuare altre operazioni, come modifica della diapositiva, modifica dell'ordine e delle note si hanno altre modalit di visualizzazione a cui si pu accedere mediante i pulsanti posti in basso a sinistra dello schermo o mediante le voci del menu Visualizza. Ad esempio cliccando sul pulsante Visualizzazione Diapositive( ) oppure cliccando sul menu Visualizza/Diapositiva (ricordare che se le voci non sono presenti in elenco si possono inserire come si fa con i pulsanti delle barre degli strumenti). In questa modalit appare una sola diapositiva che pu occupare tutto lo schermo per una maggior facilit di modifica. Cliccando invece su Visualizza/Sequenza diapositive oppure sul pulsante Sequenza diapositive ( ). In questo modo appare sullo schermo la sequenza delle diapositive con i numeri d'ordine e con le impostazioni di ognuna. In questa modalit si pu cambiare l'ordine delle diapositive semplicemente trascinandole nella posizione corretta. Si possono selezionare anche pi diapositive (cliccando su di esse tenendo premuto il tasto MAIUSCOLE). Su di esse si possono fare tutte le operazioni di trascinamento e modifica. Infine cliccando sul menu Visualizza/Pagina Note (non disponibile il relativo pulsante) viene mostrata la diapositiva con il campo note nel quale si possono effettuare tutte le modifiche necessarie. Completate tutte le operazioni sui vari schemi si pu procedere alla stampa.
50 6.5.3.3 Stampare le diapositive in varie viste e formati d'uscita. Cliccando su File/Stampa.. appare la finestra di dialogo Stampa.
Innanzi tutto scegliamo dal riquadro Stampa di: che cosa stampare. L'opzione Diapositive permette di stampare una diapositiva per pagina. Se si seleziona Stampati possibile creare degli stampati conformi allo schema Stampati visto prima.
Per creare gli stampati selezionare questa opzione e indicate il numero di diapositive da stampare in ogni pagina nel riquadro stampati (apparir un'anteprima che visualizza la disposizione delle diapositive sul foglio), quindi fate clic nelle caselle di controllo situate nella parte inferiore della finestra per indicare l'aspetto delle diapositive: Gradazioni di grigio: i colori sono convertiti in gradazioni di grigio Solo bianco e nero: le immagini sono stampate in bianco e nero, senza gradazioni di grigio.
51 Adatta alla pagina: aumenta o riduce le dimensioni per adattarle al formato della pagina Cornice diapositive: traccia una linea sottile attorno ai bordi delle diapositive. Se si vuole stampare anche le note inserite nelle diapositive scegliere Pagina note. PowerPoint stampa una copia delle diapositive nella parte superiore della pagina e le note del relatore nella parte inferiore secondo lo schema visto nei paragrafi precedenti Se invece serve una stampa che mostri la struttura della presentazione, cos come appare nel riquadro struttura della finestra di lavoro, selezionate Visualizzazione struttura. possibile stampare soltanto alcune diapositive facendo clic sull'opzione Diapositiva corrente oppure inserendo nella casella di testo Diapositive del riquadro Intervallo di stampa i numeri delle diapositive che si vogliono stampare. Abbiamo visto nell'esame degli schemi che in essi si possono modificare intestazione e pi di pagina. Per modificarli o inserirli in fase di stampa selezionare Visualizza/Intestazione e pi di pagina in modo da aprire la finestra omonima. La scheda Diapositiva della finestra permette di includere nelle diapositive la data e l'ora (che possono essere aggiornate automaticamente oppure fisse, a seconda dei pulsanti di selezione esclusiva su cui si fa click, il numero di diapositiva e un eventuale pi di pagina. Attraverso la scheda Note e stampati, invece, possibile aggiungere la data e l'ora, il numero di pagina, intestazioni e pi di pagina alle pagine note e agli stampati. Spesso le diapositive sono stampate su lucidi, che vengono poi mostrati tramite un proiettore. Per stampare su lucidi inserite i lucidi nel vassoio della stampante predisposta a questo tipo di stampe, quindi selezionate File/Imposta pagina: si aprir la finestra Imposta pagina, in cui dovete selezionare l'opzione Lucidi nella casella Formato diapositive. Se necessario, modificate i valori delle impostazioni Larghezza, Altezza e Numero diapositive da, quindi fate clic su OK e seguite la procedura solita per stampare.
52 6.5 Esercitazione. 1. Aprire su un dischetto un file Word di nome "Modulo 6 Sezione 5 Esercitazione". In esso svolgere l'esercitazione seguente rispondendo ai quesiti. 2. Rispondere alle seguenti domande: a. In quanti e quali modi si pu impostare il formato d'uscita delle diapositive? b. Qual' il formato migliore per una presentazione mediante lavagna luminosa? c. La presentazione come volantino non permette di includere oggetti multimediali. Vero Falso d. Dire come si inseriscono note in una diapositiva. e. A cosa possono servire le note in una diapositiva? f. Come far cominciare la numerazione delle diapositive da un numero qualunque? g. Cosa si intende in Power Point per schema stampati? h. Inserendo una clipart nello schema diapositiva essa verr mostrata in tutte le diapositive. Vero Falso. i. Che cosa si pu stampare in Power Point, oltre alle diapositive? j. Che vantaggio pu esserci a stampare le diapositive in bianco e nero? 3. Aprire dal dischetto il file .ppt di nome "Esempio". Scegliere il formato d'uscita Lucido, orizzontale per le diapositive e verticale per note e struttura. 4. Col comando Visualizza/Intestazione e pi di pagina inserire intestazioni e pi di pagina sia sulle diapositive che su note e stampati, completi di data e ora e le scritte "Esercitazione sulla stampa del documento di Power Point". 5. Visualizzare una alla volta le modalit di visualizzazione sullo schermo e tutti gli schemi. Inserire in ciascuno schema una clipart o il logo disegnato nell'esercitazione precedente e controllare che sia presente su tutte le diapositive e su tutte le pagine di stampa. 6. Stampare una sola diapositiva in scala di grigio, una pagina note e una pagina stampato. 7. Chiudere tutti i file e consegnare il dischetto e fogli stampati all'istruttore.
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Modulo 6
Sezione 6
54 MODULO 6: Strumenti di Presentazione SEZIONE 6: Effetti speciali Se la presentazione viene stampata o proiettata staticamente su uno schermo, non ha bisogno di effetti particolari per attirare l'attenzione se non quelli di rendere accattivante alla vista le parti interessanti che devono passare nella comunicazione mediante il colore, la presenza di un'immagine, la grandezza del testo. Se la presentazione deve essere mostrata mediante il computer, allora pu essere resa molto pi interessante e comunicativa con l'aggiunta di effetti di animazione di immagini, di testi e di diapositive e suoni di sottofondo o esplicativi che partono a comando o automaticamente. Ne risulta alla fine un vero e proprio filmato che pu essere comandato manualmente nel suo svolgimento oppure automaticamente senza intervento del presentatore. Non dimenticare mai, per, di non eccedere nell'uso degli effetti, i quali potrebbero diventare preponderanti ed eccessivi a scapito della leggibilit del documento e della efficacia della comunicazione del messaggio. 6.6.1 Animazioni. 6.6.1.1 Aggiungere alle diapositive delle animazioni di repertorio. Le animazioni permettono di rendere pi vivaci le diapositive, facendo s che i contenuti si rivelino agli occhi degli spettatori in modi insoliti e sorprendenti. Un'animazione semplice ma di effetto, per esempio, quella che permette di visualizzare le voci contenute in un elenco ad intervalli prestabiliti. PowerPoint consente di applicare ai testi delle diapositive molti effetti speciali, e di divertirsi cercando di trovare le animazioni pi gradevoli ed efficaci. Per creare un'animazione consigliabile lavorare nella modalit di visualizzazione Normale. Selezionare la diapositiva e fare clic nella casella che contiene il testo a cui si vuole applicare l'effetto, in modo che la casella di testo appaia evidenziata, quindi visualizzare la barra degli strumenti Effetti animazione e fate clic sul pulsante dell'effetto da applicare. In alternativa fare click su Presentazione/Animazione preimpostata e scegliere dall'elenco.
Con Effetto auto il testo entra nella diapositiva da destra emettendo il suono di un auto, mentre con Effetto volo entra da sinistra con il suono di una freccia. Effetto clic fa comparire il testo dal centro con un rumore di scatto fotografico, mentre Effetto lampeggiamento lo fa lampeggiare una volta. Se si seleziona Effetto testo laser o Effetto testo macchina da scrivere il testo si compone una lettera alla volta, con un rumore di laser oppure di macchina da scrivere. Con Effetto testo caduta le parole cadono dall'alto una dopo l'altra. Se si fa clic sul pulsante Anteprima animazione ( apre una piccola finestra che mostra l'effetto applicato. ) si
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I primi due pulsanti ( ) riguardano rispettivamente la diapositiva titolo e il testo della diapositiva. Sono effetti preimpostati per l'animazione del titolo e del testo contenuto nella diapositiva. E' consigliabile prendere confidenza con gli effetti di animazione provandoli. Poich il testo pu entrare nella diapositiva per paragrafo o per riga o per carattere, ricordarsi che, se i testi entrano pi lentamente di quanto l'ascoltatore legge i messaggi, ci pu provocare un senso di noia che compromette l'efficacia della comunicazione. 6.6.1.2 Modificare le animazioni predefinite. Se invece le animazioni fornite da PowerPoint non soddisfano, si possono creare delle animazioni personali. Fare clic sul pulsante Animazione personalizzata ( ) o in alternativa fare click su Presentazione/Animazione personalizzata..: PowerPoint apre la finestra di dialogo Animazione personalizzata.
Come si vede la finestra di dialogo costituita da diverse schede. Nella prima scheda, Ordine e intervalli, si pu decidere l'ordine di ingresso dei testi presenti e se l'animazione automatica dopo un certo numero di secondi o viene attivata con un click del mouse. Mediante le frecce si pu modificare l'ordine, selezionando la voce e spostando su e gi con le frecce. Si pu includere o escludere dall'animazione alcune caselle di testo selezionandole o deselezionandole spuntando le caselle di selezione.
56 Nella scheda Effetti si possono scegliere gli effetti da applicare alla casella di testo selezionata.
Il riquadro Immissione animazione e suono permette scegliere fra molti effetti d'entrata del testo e un suono che l'accompagni. Il suono pu essere personalizzato utilizzando un qualunque file .wav. Nel riquadro Immissione testo si pu decidere se fare entrare il testo tutto insieme o per parole e lettere. Nel riquadro Dopo l'animazione si pu decidere cosa deve accadere al termine dell'immissione del testo. Le altre due schede si riferiscono a effetti applicabili a oggetti inseriti nella diapositiva. La scheda Grafico permette di animare un grafico, mentre la scheda Impostazioni multimediali permette di impostare elementi dell'oggetto che dipendono dal tipo di oggetto. Invece di modificare le opzioni delle finestre di dialogo Transizione diapositive e Animazione personalizzata, si pu controllare l'animazione delle diapositive dalla visualizzazione Sequenza diapositiva: scegliere Visualizza/Sequenza diapositive, selezionare una o pi diapositive e fare clic con il pulsante destro del mouse, quindi scegliere la voce Animazione personalizzata dal menu di scelta rapida. Si aprir un sottomenu che contiene le opzioni di animazione applicabili al testo della diapositiva: selezionarne una e si potr vedere l'effetto direttamente nella visualizzazione Sequenza diapositive.
6.6.2 Suoni. 6.6.2.1 Usare effetti sonori. Si gi detto nel paragrafo precedente come inserire suoni nell'animazione dei testi. Alcuni suoni sono preimpostati, altri si possono attivare da un file presente sul computer. L'abuso di suoni preimpostati fa scadere la qualit della presentazione e talvolta risultano sgradevoli per chi li ascolta. Se proprio si vuole attirare l'attenzione in qualche momento, meglio usare suoni personali, che danno, comunque, originalit al documento. Altri suoni sono attivabili all'ingresso della prima diapositiva o durante la transizione da una diapositiva all'altra, il che pu essere utile se la presentazione deve girare da sola sul computer, magari a ciclo continuo come uno spot pubblicitario. Altro suono pu essere attivato con un click o col passaggio del mouse su un oggetto, per esempio se si vuol far partire una spiegazione parlata in un momento della presentazione. Questi effetti saranno trattati nel paragrafo seguente.
57 6.6.3 Dissolvenze. 6.6.3.1 Aggiungere effetti di dissolvenza. Le transizioni sono effetti speciali che permettono di rendere pi armonioso il passaggio da una diapositiva all'altra durante la presentazione. Ve ne sono di vari tipi: uno dei pi utilizzati l'effetto tendina, che scopre la slide successiva facendo scorrere via orizzontalmente, verticalmente oppure in diagonale la diapositiva corrente. Per impostare un effetto di transizione aprire il menu Presentazione e selezionare la voce Transizione diapositiva: PowerPoint apre la finestra di dialogo Transizione diapositiva.
Si Pu scegliere un effetto dall'elenco a discesa che si trova nel riquadro Effetto (per esempio Dissolvenza, Taglio netto, A comparsa da destra) e vederne l'anteprima nel riquadro dell'immagine. Selezionare la velocit della transizione facendo clic sul pulsante Lento, Medio o Veloce e impostare le modalit di passaggio da una diapositiva all'altra nel riquadro Avanzamento: per controllare l'avanzamento con il mouse fare clic nella casella Con un clic del mouse, per dire al programma di sfogliare automaticamente le diapositive, invece, fare clic nella casella Automaticamente dopo e inserire il numero di secondi nella casella di testo sottostante. Le opzioni presenti nell'elenco Suono, infine, permettono di riprodurre un suono quando appare la diapositiva: questa opzione da utilizzare con moderatezza, perch pu risultare stucchevole e infastidire chi assiste alla presentazione. Dopo aver definito tutte le impostazioni, fate clic sul pulsante Applica per applicare la transizione alla diapositiva corrente, oppure sul pulsante Applica a tutte, per utilizzarla con tutte le diapositive della presentazione. Anche se le transizioni non influiscono in modo rilevante sull'ingombro del file della presentazione, consigliabile utilizzarle in modo moderato, evitando, per esempio, di inserirne molti tipi differenti all'interno della stessa presentazione. Le transizioni, infatti, possono aiutare a richiamare l'attenzione su un dettaglio o su una schermata, ma un uso eccessivo pu creare confusione ed essere d'ostacolo alla leggibilit delle diapositive.
58 I pulsanti di azione Di solito nelle presentazioni le diapositive sono visualizzate una dopo l'altra, secondo l'ordine prestabilito. I pulsanti d'azione possono essere utilizzati per scorrere la presentazione in modo pi libero e flessibile, creando collegamenti per il passaggio alla prima o all'ultima diapositiva, a quella precedente o alla successiva. Per inserire un pulsante di azione in una diapositiva visualizzare la slide e selezionare Presentazione/Pulsanti d'azione: si vedr apparire un menu con diversi pulsanti. Fare clic su uno dei pulsanti e, quando il cursore del mouse si trasformato in una croce, posizionatevi nel punto in cui volete inserire il pulsante. Tenendo premuto il tasto sinistro, trascinate il mouse in modo da disegnare il pulsante, quindi rilasciatelo. Vedrete apparire la finestra di dialogo Impostazioni azione: Fatr clic su Effettua collegamento a e selezionare una diapositiva o altro collegamento dall'elenco a discesa. Per modificare le dimensioni del pulsante, selezionarlo con un clic del mouse e quindi ridimensionarlo come si fa con una forma qualsiasi. Per mantenere inalterato il rapporto tra la larghezza e l'altezza tenere premuto il tasto MAIUSC mentre si trascina Se dopo aver creato un pulsante di azione si vuole cambiare il collegamento a cui il pulsante conduce, selezionare il pulsante e fare clic con il tasto destro del mouse, quindi selezionate dal menu di scelta rapida Collegamento ipertestuale/Modifica collegamento ipertestuale per richiamare la finestra di dialogo Impostazioni azione e modificare le opzioni. Se invece si vuole eliminare un pulsante che si era inserito in una diapositiva, selezionarlo facendo clic con il mouse e quindi premere il tasto CANC. Se i contenuti della presentazione richiedono un collegamento tra due diapositive, un rimando a un'altra presentazione, a un documento realizzato con un programma diverso oppure a un indirizzo Internet, si possono utilizzare i collegamenti ipertestuali. possibile creare un collegamento ipertestuale a partire da qualsiasi oggetto inserito nella diapositiva: il testo, le immagini, le forme, le tabelle ecc. Per inserire un collegamento ipertestuale selezionare l'oggetto che deve rappresentare il collegamento e fare clic sul pulsante Collegamento ipertestuale . Si aprir la finestra di dialogo Inserisci collegamento ipertestuale, che permette di definire le modalit e la destinazione del collegamento.
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Il testo che rappresenta un collegamento ipertestuale appare sottolineato e di un colore coordinato con la combinazione di colori. Dopo che si fatto clic su un collegamento ipertestuale e si visitata la pagina relativa, il colore del collegamento cambia in modo da indicare i collegamenti gi visualizzati. I collegamenti ipertestuali sono attivi solo durante l'esecuzione della presentazione, non durante la fase di creazione.
60 6.6 Esercitazione. 1. Aprire su un dischetto un file Word di nome "Modulo 6 Sezione 6 Esercitazione". In esso svolgere l'esercitazione seguente rispondendo ai quesiti. 2. Rispondere alle seguenti domande: a. Che differenza c' fra una animazione preimpostata e una personalizzata? b. Cosa permette di definire una animazione personalizzata? c. Il testo di un paragrafo pu entrare solo tutto in una volta. Vero Falso d. I suoni possono accompagnare solo le transizioni delle diapositive. Vero Falso e. Cosa pu accadere al termine di una animazione? f. Si pu animare l'apparizione di un grafico o di una immagine? g. Secondo te come si pu sostituire un pulsante d'azione? 3. Aprire dal dischetto il file .ppt di nome "Esempio". Animare la prima diapositiva scegliendo una animazione preimpostata e una personalizzata. Osservare l'effetto mediante l'anteprima. 4. Animare in modo opportuno tutte le diapositive in modo che la presentazione risulti gradevole. Le animazioni siano automatiche e non su click del mouse. 5. Decidere la transizione delle diapositive in modo che la presentazione si avvii automaticamente e le diapositive siano lette con facilit, eventualmente decidendo il tempo di permanenza di ciascuna e inserendo effetti di dissolvenza.
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Modulo 6
Sezione 7
62 MODULO 6: Strumenti di Presentazione SEZIONE 7: Supporti operativi Ormai, completati tutti i dettagli della presentazione non resta che provarla. Se essa destinata al computer, si hanno diversi supporti per renderla interattiva e per intervenire in modo che si possano intercalare commenti, digressioni e altro. Power Point mette a disposizione molti strumenti, che a saperli usare adeguatamente completano degnamente il documento e lo rendono altamente professionale. 6.7.1 Fare una presentazione. 6.7.1.1 Iniziare una presentazione da una qualsiasi diapositiva. Per avviare la presentazione si pu selezionare Visualizza/Presentazione o Presentazione/Visualizza presentazione oppure premere il tasto F5. L'effetto lo stesso: PowerPoint esegue la presentazione, partendo dalla prima diapositiva. Se si vuol partire da una diapositiva qualunque basta posizionarsi sulla diapositiva prescelta o in Visualizzazione normale o in Visualizzazione sequenza e cliccare sul pulsante Presentazione ( ) in basso a sinistra dello schermo. In questo caso viene visualizzata la diapositiva corrente. Per vedere la diapositiva successiva premere il tasto FRECCIA A DESTRA o FRECCIA IN ALTO, per tornare alla diapositiva precedente utilizzare i tasti FRECCIA A SINISTRA o FRECCIA IN BASSO. In alternativa si pu fare clic con il pulsante destro del mouse e scegliere le opzioni del menu di scelta rapida. In questo menu si trovano anche i comandi che permettono di "saltare" da una diapositiva all'altra della presentazione: se si seleziona la voce Vai a, peT titolo, infatti, si pu scegliere la diapositiva da visualizzare. Il menu di scelta rapida si pu aprire anche facendo clic sul pulsante che si trova nell'angolo inferiore a sinistra della diapositiva durante la presentazione. Per terminare la presentazione e tornare alla visualizzazione normale premete ESC oppure il tasto con il segno meno. In realt ci sono altri tasti, oltre ai tasti freccia, che permettono di spostarsi tra le diapositive durante la presentazione. Se si fa clic sul pulsante con il punto interrogativo che si trova nel menu di scelta rapida apparir la Guida presentazione, che fornisce l'elenco di pulsanti e tasti da utilizzare durante la presentazione. Se sono state inserite delle opzioni di animazione per gli elementi della diapositiva, in modo che siano visualizzati una alla volta (per esempio un effetto di animazione del testo) la pressione dei tasti FRECCIA IN ALTO o FRECCIA A DESTRA, e ogni altra operazione che di solito provocherebbe il passaggio alla diapositiva successiva, provocher invece la visualizzazione di un nuovo elemento della diapositive corrente. Solo dopo aver visualizzato tutti gli elementi di una diapositiva sar possibile passare a quella successiva. Nel corso della presentazione si pu facilmente richiamare le note che erano state inserite in una diapositiva. Quando si arriva alla diapositiva, fare clic con il pulsante destro del mouse e selezionate il comando Note del relatore dal menu di scelta rapida: apparir la finestra Note del relatore, che mostra il testo inserito. Si possono anche aggiungere altri commenti, semplicemente digitando il testo. Per continuare la presentazione, fare clic sul pulsante Chiudi.
63 E' anche possibile prendere degli appunti relativi alla presentazione e poi raccoglierli in un documento Word: se selezionate il comando Appunti presentazione dal menu di scelta rapida si aprir la finestra omonima, in cui possibile digitare il testo.
Gli appunti possono essere trasferiti in un documento Word facendo clic sul pulsante Esporta: selezionando questo comando si visualizza una finestra di dialogo che chiede se si desidera inviare la minuta e le attivit a Microsoft Word. Selezionare questa casella e fare clic sul pulsante Esporta: viene avviato Word, che visualizza un documento contenente gli appunti. A questo punto possibile assegnare un nome al documento e salvarlo. Nella finestra di dialogo Appunti presentazione si trova anche la scheda Attivit, che permette di definire un elenco di attivit durante la presentazione. necessario inserire una descrizione dell'attivit, specificare la persona a cui si intende assegnarla nella casella Assegnata a e indicare la data entro la quale deve essere conclusa nella casella Scadenza. Tutte le attivit inserite nella scheda appariranno in una diapositiva che sar visualizzata al termine della presentazione. Misurare la durata della presentazione Quando si prova la presentazione possibile misurarne la durata, in modo da sapere esattamente quanto tempo si impiegher per visualizzare ogni diapositiva. Per controllare la durata della presentazione selezionare la modalit di visualizzazione Sequenza diapositive e fare clic sul pulsante Prova intervalli ( ) oppure scegliere il comando Presentazione/Prova intervalli. Power Point visualizza la prima diapositiva a schermo intero e la finestra di dialogo Prova, che mostra il tempo di permanenza della diapositiva sullo schermo e la durata totale della presentazione.
Commentare la diapositiva come si farebbe durante la presentazione reale e quindi fare clic sul pulsante Successivo per visualizzare la diapositiva seguente. Quando avete visualizzato l'ultima diapositiva sullo schermo appare una finestra con cui PowerPoint comunica la durata complessiva della presentazione e chiede se si desidera registrare i nuovi intervalli e utilizzarli per l'esecuzione della presentazione. Se si risponde s, durante la presentazione il programma far avanzare automaticamente le diapositive dopo un
64 numero di secondi corrispondente al tempo stabilito durante la prova della presentazione e non sar necessario premere i tasti FRECCIA per passare alle diapositive successive. Il tempo di permanenza di ogni diapositiva sullo schermo, inoltre, apparir sotto ogni diapositiva in modalit di visualizzazione Sequenza. Definire l'esposizione della presentazione La presentazione pu essere impostata in modi diversi a seconda della situazione in cui sar eseguita, per esempio in presenza di un relatore oppure in automatico presso uno stand. Per definire queste opzioni selezionate il comando Presentazione/Imposta presentazione: si aprir la finestra di dialogo Imposta Presentazione.
Fare clic su uno dei pulsanti che si trovano nel riquadro Tipo presentazione per impostare le modalit con cui si vuole eseguire la presentazione: Con relatore (schermo intero): se si sceglie questa modalit le diapositive occupano l'intero schermo ed e possibile spostarsi tra di esse con la tastiera o il mouse. E' l'opzione da selezionare per le presentazioni che saranno mostrate con il commento di un relatore. Scorrimento individuale (finestra): questa opzione permette di eseguire la presentazione all'interno di una finestra standard con i menu e le barre degli strumenti di PowerPoint visibili. Potete spostarvi tra le diapositive con il mouse o con la tastiera. Presentazione continua (schermo intero): con questa opzione si pu eseguire la presentazione di diapositive a schermo intero riavviandola automaticamente dopo cinque minuti di inattivit. Se si seleziona questo pulsante, infatti, sar selezionata automaticamente anche la casella di controllo Effettua ciclo continuo fino a ESC. In questa modalit, per, possibile spostarsi tra le diapositive soltanto con il mouse: quindi necessario inserire collegamenti ipertestuali o pulsanti di azione che permettono di muoversi tra le diapositive. Nel riquadro Diapositive della finestra di dialogo possibile impostare la porzione di presentazione che si desidera visualizzare durante l'esecuzione e la modalit di scorrimento delle diapositive. Nel riquadro Avanzamento diapositive, infine, possibile dire al programma se utilizzare l'avanzamento manuale oppure quello automatico, con gli intervalli salvati durante la misurazione della durata della presentazione.
65 6.7.1.2 Usare strumenti di navigazione sullo schermo. Se nel corso della presentazione si vuole richiamare l'attenzione del pubblico su un particolare dettaglio delle diapositive, si pu scrivere o disegnare sullo schermo: fare clic con il pulsante destro del mouse e selezionate Opzioni puntatore/Penna. Il puntatore si trasforma in una piccola penna, che si pu trascinare per disegnare linee e forme. Quando si terminato di utilizzare la penna premere il tasto ESC. I segni della penna non sono permanenti: quando si passa alla diapositiva successiva vengono cancellati automaticamente. Se si prova a tornare alla diapositiva su cui si disegnato, infatti, si pu notare che i segni sono stati eliminati. Se invece capita di doverli cancellare mentre si sta mostrando la diapositiva, si pu farlo facilmente: fare clic con il pulsante destro del mouse, selezionare la voce Schermo dal menu di scelta rapida e quindi l'opzione Cancella penna. Il colore predefinito della penna, che corrisponde sempre al colore del testo contenuto nella diapositiva, pu essere cambiato secondo le proprie preferenze: scegliere Opzioni Puntatore dal menu di scelta rapida, fare clic su Colori penna e selezionare un colore dal sottomenu. Se si vogliono tracciare linee rette, tenere premuto il tasto MAIUSC mentre si trascina il mouse. Se nel corso della presentazione avete si ha bisogno di oscurare lo schermo temporaneamente, selezionate Schermo/Schermo nero dal menu di scelta rapida. Per tornare a visualizzare la presentazione sar sufficiente fare clic sullo schermo. Si pu ottenere lo schermo nero anche premendo il tasto N. Se si preme il tasto B, invece, lo schermo diventer bianco. 6.7.1.3 Nascondere delle diapositive. Se si vogliono aggiungere alla presentazione alcune diapositive da tenere come riserva nel caso avanzi tempo durante la presentazione, si possono inserire delle diapositive nascoste. Per nascondere una o pi diapositive selezionarle in modalit Sequenza diapositive e ) oppure selezionare il comando fare clic sul pulsante Nascondi diapositive ( Presentazione/Nascondi diapositive. Il numero delle diapositive nascoste apparir barrato.
Una diapositive nascosta pu essere la diapositiva sommario, che contiene un elenco puntato con tutti i titoli delle diapositive selezionate. Si pu crearla rapidamente selezionando tutte le diapositive, ad eccezione della prima, in modalit Sequenza diapositive ). Dopo averla creata, spostarla e poi facendo clic sul pulsante Diapositiva sommario ( alla fine della presentazione per utilizzarla in caso di necessit.
66 Per visualizzare una diapositiva nascosta durante la presentazione selezionare il comando Vai a/Per titolo del menu di scelta rapida: sar visualizzato l'elenco di tutte le diapositive, comprese quelle nascoste, identificate dal numero tra parentesi. Fare clic sulla diapositiva e Power Point la far apparire sullo schermo. Per portare di nuovo in evidenza una diapositiva nascosta, selezionarla in modalit di visualizzazione Sequenza diapositive e fare di nuovo clic sul pulsante Nascondi diapositiva.
67 6.7 Esercitazione. 1. Aprire su un dischetto un file Word di nome "Modulo 6 Sezione 7 Esercitazione". In esso svolgere l'esercitazione seguente rispondendo ai quesiti. 2. Rispondere alle seguenti domande: a. Come fare per impostare automaticamente i tempi di permanenza di una diapositiva sullo schermo in una presentazione automatica? b. A cosa possono servire diapositive nascoste? c. Come fare per ottenere automaticamente un sommario di tutte le diapositive? d. Elencare tutti i modi per attivare e disattivare la penna in una presentazione. e. Premendo il pulsante Presentazione della barra degli strumenti standard la presentazione parte dalla diapositiva selezionata. Vero Falso f. Elencare tutte le modalit per passare alla prima diapositiva durante una presentazione. 3. Aprire dal dischetto il file .ppt di nome "Esempio". determinare il tempo di esposizione delle diapositive, impostare la presentazione in automatico e controllare i tempi per ciascuna diapositiva. 4. Creare una diapositiva Sommario, spostarla alla fine della sequenza e renderla Nascosta. Se le diapositive sommario sono pi di una, ridurre le dimensioni dei testi in modo di averne una sola. 5. Iniziare manualmente la presentazione dalla terza diapositiva. Usare la penna per sottolineare con tre colori diversi tre righe con una linea retta. 6. Durante la presentazione, cliccare col destro sullo schermo e poi su ? del menu di scelta rapida. Leggere attentamente la funzione dei vari tasti. 7. Chiudere tutti i file e consegnare il dischetto all'istruttore.
68 PROVA DESAME SIMULATA PER IL MODULO 6 STRUMENTI DI PRESENTAZIONE PATENTE INFORMATICA EUROPEA ECDL 1. Aprire sul dischetto un file word di nome Prova desame simulata Modulo 6. Scrivere il proprio nome e numero di skills card e la data odierna. Rispondere alle seguenti domande: a. Quanti e quali sono i modi di visualizzazione della presentazione sullo schermo? b. Nella Visualizzazione Normale non possibile usare lo zoom nel riquadro delle note. Vero Falso c. Un testo, in una diapositiva di Power Point, pu essere inserito soltanto in una casella di testo. Vero Falso d. Dire almeno due modi per cambiare lordine delle diapositive in un documento di Power Point. e. Quali operazioni bisogna fare per aumentare il margine sinistro del testo rispetto al bordo della casella di testo? f. Non possibile inclinare una casella di testo di 45. Vero Falso g. Descrivere una alternativa per disegnare un triangolo oltre alluso delle Forme poligonali. h. Dire il nome di almeno quattro oggetti creabili in Power Point come nuovi o da file. i. Qual il formato duscita migliore di una diapositiva per una presentazione su lavagna luminosa? j. Cosa si riesce a stampare in Power Point con lo schema Stampati? k. Che differenza c fra una animazione preimpostata e una personalizzata? l. Si pu animare lapparizione di un Grafico? S No m. Dire due modi per navigare fra le diapositive di una presentazione. n. La penna attivabile solo in una presentazione manuale. Vero Falso 2. Creare una presentazione con Power Point rispondente alle seguenti richieste e salvarla sul dischetto col nome proprio: a. Il tema della presentazione La mia Azienda b. La presentazione costituita da 5 diapositive, di cui una Titolo c. La diapositiva Titolo contiene un logo aziendale disegnato con gli strumenti per il disegno. d. La seconda diapositiva contiene un organigramma dellazienda oltre a una casella di testo esplicativa. e. La terza diapositiva contiene un grafico sul volume di affari complessivo degli ultimi cinque anni e una casella di testo esplicativa del grafico. f. Le altre due diapositive siano articolate per mettere in evidenza la produzione dellazienda e contengono almeno un testo e unimmagine g. Tutte le diapositive sono dotate di pulsanti avanti e indietro. h. In ogni diapositiva sia contenuta almeno una animazione. i. Determinare i tempi di permanenza delle diapositive e impostare la presentazione in automatico. j. Allapertura della prima diapositiva collegata una musica che pu essere una standard di windows. k. Salvare tutti i file sul dischetto da consegnare allesaminatore.
ECDL
Modulo 7
Reti Informatiche Sezioni 1-8
IPSSCT A. DE PACE
Anno 2002
Modulo 7
Sezione 1
Per iniziare
3 MODULO 7: Reti Informatiche SEZIONE 1: Per iniziare C'era una volta ARPAnet, divenuta poi INTERnet.... Ormai la storia nota un p a tutti e quando sentiamo parlare di reti il nostro pensiero corre a INTERNET, perch essa LA RETE. E' incredibile quel che successo da quel lontano 1958, quando il presidente americano Eisenhower decise di stanziare i fondi per la creazione di un sistema di comunicazione militare indistruttibile, timoroso della potenza a cui stava assurgendo l'Unione Sovietica dopo il lancio dello Sputnik. Nacque allora l'ARPA (Advanced Research Project Agency) che realizz ARPAnet, la prima rete. Successivamente i militari costruirono una loro rete e cedettero ai civili, alle universit, Arpanet, ormai obsoleta. Compagnie private e pubbliche hanno trasformato Arpanet in Internet. Nel bene e nel male questa rete ha abbattuto i confini culturali, religiosi, politici e di casta ed ha messo, per la prima volta nella storia dell'umanit, tutti gli uomini, almeno in teoria, nelle condizioni di farsi ascoltare e conoscere dal resto dell'umanit. Ma cos'ha di tanto importante questa rete o di diverso rispetto ai tradizionali sistemi di comunicazione? Prendiamo la linea telefonica della Telecom. In questa rete esiste una Autorit centrale che decide come smistare le comunicazioni, se viene meno questo centro, la comunicazione viene interrotta. In Arpanet non esistevano livelli di autorit, era una rete paritaria, nel senso che ogni computer collegato poteva ricevere e inviare informazioni a tutti gli altri, di modo che, se veniva meno un computer, l'informazione poteva essere ricevuta e ritrasmessa da un altro. Ma immaginiamo di voler inviare da un computer ad un altro un messaggio che duri tre minuti tutto insieme; la linea attraverso cui passa il messaggio occuper quei computer per tutto questo tempo; presto il sistema si intaser e non sar pi possibile comunicare. Se, invece, suddividiamo quel messaggio (i dati che lo costituiscono) in piccoli pacchetti, aggiungiamo a ciascuno di essi l'indirizzo di destinazione e la sequenza in cui deve essere ricomposto, allora questi pacchetti possono prendere vie diverse, non occupate e arrivare tutti a destinazione, prima o poi, ed essere ricomposti. Questo sistema alla base di Arpanet prima e di o INTERNET poi e si chiama Packet switching, cio commutazione a pacchetto. In realt il nostro messaggio, quello che parte dal nostro computer destinato per esempio ad un computer australiano, viene scomposto in tanti pacchetti, ciascuno viene inviato sui fili della rete (la rete telefonica normale) e instradato da computers (detti router) che si occupano di trovare una via libera al momento. Alla fine tutti i pacchetti arrivano al destinatario e qui vengono ricomposti nell'ordine. Accade davvero che i pacchetti del nostro messaggio passino uno per Parigi, un altro per Sidney un altro ancora per Stoccolma. Accade anche che per mandare un messaggio a Roma, qualche pacchetto passi per il Sud Africa perch quella la via che il router ha trovato libera in quel momento. E' anche vero che chi conosce a fondo il sistema di comunicazione (i protocolli, i comandi, le impostazioni etc.) pu inserirsi in questo gioco sui fili e manomettere i computer da cui partono e arrivano informazioni. Stiamo parlando di Internet, ma internet non la sola rete. Alla fine cos' una rete? Stiamo parlando naturalmente di computer. Una rete l'insieme delle strutture hardware (cavi, fibre ottiche, satelliti, ripetitori radio etc.) su cui viaggiano i dati) e il software (protocolli di comunicazione) che permettono a pi computer situati in luoghi diversi, anche molto lontani fra loro, di comunicare in modo paritario. Internet la rete delle reti. Oggi in realt Internet un'insieme di reti collegate da computer detti gatewais (accessi). E' come un'autostrada con i diversi caselli d'accesso e proprio per far capire l'importanza di questa infrastruttura informatica, essa stata chiamata "Information Highways", cio Autostrade dell'Informazione.
4 Perch questa rete di computer planetaria possa funzionare occorre che i computer parlino la stessa lingua. Questa lingua si chiama "protocollo di trasmissione". Il protocollo usato in internet, ma anche nelle reti locali, che sfrutta il Packet Switching il TCP/IP (Tranfer Control Protocol/Internet Protocol). Fino a non molti anni fa le comunicazioni internet erano esclusivamente testuali, cio occorreva scrivere dalla tastiera un comando, attendere la risposta, riscrivere un altro comando fino ad ottenere l'informazione richiesta. Il risultato era un testo da leggere o stampare. Con la nascita delle GUI (Graphic User Interface), cio delle interfacce grafiche e l'uso del mouse, nacque presso il CERN di Ginevra il WWW (World Wide Web ovvero ragnatela planetaria), cio trasmissione di testo, suoni e immagini e navigazione mediante click del mouse. Nacquero cos i primi Browser, i primi linguaggi (HTML Hyper Text Markup Language) di codifica e decodifica delle informazioni e le pagine Web cos come le conosciamo oggi. Se prima occorreva collegarsi ad un indirizzo per volta e con esso colloquiare per ottenere o fornire informazioni, oggi nel WWW basta un click del mouse per volare mediante link ipertestuali da un indirizzo ad un altro, navigando per tutto il mondo, o meglio, per tutti i quaranta - cinquanta milioni di computer collegati nella rete delle reti. Ci che caratterizza il WWW la pagina web che la parte multimediale del web. Mentre prima sui computer della rete esistevano files che potevano essere scaricati o letti, oggi esistono pagine, miliardi di pagine pubblicate, codificate in HTML o linguaggi pi moderni, contenenti testo, suoni, immagini, moduli per la richiesta o invio di informazioni. A ciascuna pagina corrisponde un indirizzo ben preciso, unico, cio una cartella di un computer di un provider (fornitore del servizio) sparso nel mondo; collegandosi a questo indirizzo possiamo visualizzare sul nostro computer la pagina, mediante i browser che le decodificano. Le pagine contengono sempre link ipertestuali che ci fanno collegare ad altri indirizzi e quindi ad altre pagine in una navigazione infinita che passa attraverso le decine di milioni di computer sparsi in tutto il mondo. Ognuno di noi, attraverso un provider, pu realizzare il proprio sito, cio la cartella in cui mettere le proprie pagine web con i contenuti che vogliamo e renderle visibili a chi, nel mondo, ha voglia e tempo per guardarle. Questa una conquista di libert dalla portata immensa. La libert irrinunciabile, qualunque siano i rischi che comporta; non Internet che pu essere cattiva, ma l'uso che se ne pu fare; guai per a cominciare a regolamentarla o, peggio, censurarla! Significherebbe che qualche tizio o gruppo di tizi ci dir quello che possiamo dire e quello che non possiamo dire. Esiste un proprietario del Web? No. A Ginevra presso il CERN ha sede il Web Consortium (Http://www.w3.org) che ha il compito di definire i linguaggi e i protocolli che costituiscono il web (HTTP, HTML etc.) e stabilire le regole relative al suo uso. 7.1.1 Internet. Per iniziare. L'invenzione del WWW ha fatto esplodere dal 1995 Internet. Proprio per la facilit di uso di questo sistema, in cui non occorre conoscere linguaggi e comandi per navigare nella rete, moltissime persone, anche senza conoscenze profonde del computer, si sono accostate a questo tipo di comunicazione. Ma occorre ricordare che il WWW (cio l'insieme delle pagine web e del software che le gestisce) non l'unico servizio offerto in rete. Altri servizi sono presenti (col loro software, col loro protocollo di comunicazione etc.) a cui si pu accedere indipendentemente dal WWW. I servizi pi conosciuti, insieme al WWW, sono la posta elettronica, con la quale possibile ricevere e inviare messaggi quasi in tempo reale in tutto il mondo, i newsgroup, gruppi in cui si pu partecipare a discussioni su qualunque argomento scrivendo le proprie osservazioni e leggendo quelle degli altri, servizio FTP di trasferimento di file di qualunque
5 genere da computer remoti al nostro, chat, in cui ci si pu scambiare chiacchiere in diretta, videoconferenza, in cui, utilizzando microfoni e videocamere, possibile che pi persone sparse nel mondo interagiscano in tempo reale in voce e in video. Il rapporto di comunicazione fra i computer della rete quello di client/server. In altri termini c' sempre un computer che interroga per ricevere informazioni (client) e uno che deve fornire le risposte (server). A turno i computer possono comportarsi da client o da server. Per client e server, quindi, non bisogna intendere tanto il computer fisico, ma i programmi (i protocolli) che permettono al computer di capire cosa deve fare dell'informazione che sta ricevendo. Per svolgere questa funzione i computer hanno bisogno dei protocolli di comunicazione, che non sono altro che i software che gestiscono i vari servizi. In definitiva se a un server (il computer del provider che mi permette di inserirmi in rete) arriva un messaggio per me, esso deve capire se si tratta di un messaggio di posta elettronica, oppure di un file, oppure di una pagina web che io ho richiesto. Bene, pu farlo grazie ai protocolli. Il protocollo di posta in arrivo, per esempio, dir al computer che ci che sta arrivando un messaggio destinato a me, e, quindi, lo riporr nella mia cartella fino a quando io non vado a cercarlo col mio computer. Se si trattasse, invece, di una pagina web da me richiesta, me la invierebbe, mediante la linea telefonica sul mio computer (client), il quale deve avere il software capace di visualizzala sullo schermo (il browser). I protocolli sono quindi la base software che gestisce tutti i tipi di informazioni che viaggiano sulla rete ( e non solo sulla rete, ma anche sui telefonini, che coi computer e fra loro dialogano ormai perfettamente). I protocolli pi diffusi sono: HTTP. (Hyper Text Transfer Protocol) Protocollo di trasferimento ipertestuale. E' quello che permette la comunicazione ipertestuale, ovvero le pagine web. HTTPS. (Hyper Text Transfer Protocol Secure) Trasferimento HTTP sicuro, cio in grado di mantenere la riservatezza di dati importanti come numeri di carte di credito o altro. FTP. (File Transfer Protocol) Protocollo di trasferimento file. Permette di trasferire file di qualunque genere da un computer remoto ad un altro. IMAP. (Internet Message Access Protocol) Protocollo di accesso ai messaggi internet, addetto alla ricezione dei messaggi di posta elettronica. NNTP. (Network News Transfer Protocol) Protocollo addetto alla gestione dei messaggi dei newsgroup su un server news. POP3. (Post Office Protocol) Protocollo di ufficio postale. E' il protocollo pi diffuso per la ricezione di messaggi di posta elettronica. SMTP. (Simple Mail Transfer Protocol) Protocollo per il semplice trasferimento di posta. E' il pi diffuso protocollo per l'invio di messaggi di posta elettronica. Telnet. Protocollo dotato di una interfaccia grafica che permette di dialogare con computer remoti per ottenere risposte, dare comandi o invio di file. Per questa caratteristica, ne fanno uso gli hacker per aggirare i controlli sullo scambio delle informazioni. Come ci si collega a Internet? Per terminare questa introduzione, necessaria per comprendere i principi basilari della rete, vediamo cosa occorre per collegarsi a Internet. Innanzi tutto occorre la linea telefonica e il contratto col fornitore di servizi (Telecom e altri). La linea telefonica pu essere PSTN (la tradizionale linea analogica), oppure ISDN (la moderna linea telefonica digitale ad alta velocit), oppure ADSL che pu trasportare oltre 9 MB di dati al secondo. Essa ci permette di collegarci al provider, cio al fornitore del servizio (per esempio TIN, Telecom Italia Net, Libero Infostrada, Kataweb etc.). Oggi sono disponibili anche servizi internet satellitari, per i quali occorre naturalmente una attrezzatura hardware appropriata.
6 Collegato alla linea telefonica da una parte e al computer dall'altra vi il MODEM (specifico per il tipo di linea telefonica a disposizione), il dispositivo che modula e demodula il segnale che viaggia sulla linea. Sul computer devono essere presenti i software client, cio tutti quei programmi che permettono di interrogare il server del provider. Il pi importante programma client il browser (Explorer della Microsoft o Netscape che sono i pi diffusi). Una volta installato il modem, il quale permette collegamenti telefonici gestiti dal sistema operativo indipendentemente dal browser e da internet (si pu per esempio chiamare direttamente un numero telefonico, si pu spedire un fax etc.), occorre configurare il collegamento a internet secondo le specifiche date dal provider e configurare il servizio di posta elettronica mediante un altro software client come Outlook o Outlook Express. Oggi esistono molti provider che offrono l'accesso a internet gratuito e diffondono un CD-ROM che permette un collegamento guidato, cio forniscono un primo numero telefonico, mediante il quale ci si collega la server del provider, e poi una serie di richieste che terminano con la fornitura di tutti i dati occorrenti per i successivi collegamenti. Avendo gi questi dati, windows offre una configurazione guidata che permette di configurare il computer. I dati occorrenti che vengono forniti dal provider sono: Per l'accesso al server: UserID (Identificazione personale) che un nome dato da noi utenti e confermato dal provider (es. fercarla) e password (parola d'ordine) scelta da noi e strettamente personale. UserID e password vengono richiesti dal provider ogni volta che ci colleghiamo per entrare in internet. Anche per la posta elettronica vengono forniti dal provider: l'indirizzo che sempre composto da un nome seguito dalla chiocciola (@) e poi dal dominio del server (tin.it); per esempio fernando.carla@tin.it e la password per poter entrare nella casella della posta (che naturalmente riservata), per esempio 100655 o qualunque altro gruppo di caratteri alfanumerici. Per configurare il collegamento occorre: il numero telefonico del provider (es. 0832313257 che il numero per Lecce del provider TIN); il DNS primario e secondario, cio i numeri riservati ai provider per l'accesso. Essi possono essere dinamici, nel senso che automaticamente vengono assegnati dal provider al momento del collegamento, oppure fissi (per esempio il DNS primario di TIN 212.216.112.222 e il DNS secondario 212.216.172.162). Per il servizio newsgruop occorre l'indirizzo del'NNTP server (per esempio, sempre per TIN esso news.tin.it). Per il servizio di posta in arrivo occorre l'indirizzo del POP3 server (per TIN esso box.clubnet.tin.it per un abbonamento gratutito a Clubnet). Per il servizio di posta in partenza occorre l'indirizzo del'SMTP server (per l'abbonamento citato a Clubnet mail.clubnet.tin.it). Richiesto e ottenuto da un provider un accesso a internet e un account di posta elettronica, si avranno i dati detti sopra con i quali possibile configurare sia l'Accesso Remoto, cio la chiamata al provider, sia il programma di posta elettronica (ad esempio Outlook Express). Ricordarsi di conservare sempre in un luogo sicuro questi dati, in quanto il computer pu andare in avaria con molta facilit e la memoria non sempre pronta come si crede. Per configurare la connessione a internet, una volta installato il modem, si pu seguire la procedura guidata di Windows oppure richiamare direttamente le schede di configurazione. Per accedere alla connessione guidata cliccare su Avvio/ Programmi/ Accessori/ Comunicazioni/Connessione guidata Internet. Appare la prima scheda, in cui, se non vi sono altre esigenze, si sceglie Connessione manuale.
7 Cliccando su Avanti appare la seconda scheda, nella quale sceglieremo Tramite linea telefonica e modem. Nella terza scheda
nella quale metteremo il numero telefonico del provider. Il resto pu rimanere invariato. Nella quarta scheda
metteremo UserID e password di accesso a internet che ci sono stati forniti dal provider. Continuando appare la scheda nella quale occorre specificare un nome da dare alla connessione ( evidente che si possono configurare pi connessioni a provider diversi). Andando avanti appaiono diverse schede in cui vengono richiesti, se non sono mai stati inseriti, i dati che
8 abbiamo elencato sopra. Se tutto andato bene, basta accendere il modem, collegarlo alla presa telefonica e cliccando sull'icona di Explorer o Netscape, apparir la richiesta della UserID e della password e ci troveremo immersi nei meandri del web. Se ci non accade, qualcosa andato storto e bisogna controllare che i dati siano corretti. Cominciamo con l'Accesso Remoto. Apriamo Risorse del Computer e quindi la cartella Accesso Remoto. Vi deve essere il file di collegamento che stato creato con la connessione guidata. Se non ci fosse dobbiamo crearlo cliccando su Nuova connessione, se c' si possono controllare le propriet cliccando col destro del mouse sull'icona e poi su Propriet. In ogni caso occorre controllare il numero di telefono del provider e i DNS primario e secondario, se sono stati forniti.
Controllati tutti i dati riprovare la connessione. 7.1.1.1 Aprire un programma di navigazione (Browser). Dicevamo nell'introduzione che una volta in Internet si comunicava scrivendo comandi alla consolle e aspettando le risposte testuali. Poi furono inventate le interfacce grafiche e i primi programmi capaci di leggere le pagine WWW, scritte in linguaggio HTML. Il primo di questi programmi (detti browser, sfogliatori) fu Mosaic da cui discese direttamente il browser pi usato agli inizi della grande diffusione di internet, Netscape. Poco alla volta Microsoft riuscita, nonostante l'opposizione legale di Netscape e altri, a imporsi sul mercato con Internet Explorer, che venne inserito nel sistema operativo Windows 95 e successivi. Oggi Microsoft Internet Explorer e Netscape sono i browser pi diffusi. E' possibile scaricare gratuitamente le ultime edizioni di questi browser collegandosi ai rispettivi siti http://www.microsoft.com/download/search.asp? http://home.netscape.com/download/ Dal sito Netscape possibile scaricare Navigator, cio solo il browser vero e proprio, oppure Netscape Communicator, che conprende, oltre al navigatore, anche i programmi per la posta elettonica, la lettura di news e la gestione degli altri servizi disponibili in rete. A parte qualche piccola differenza, i due browser si assomigliano molto. Ci occuperemo in dettaglio di Microsoft Internet Explorer.
10 Per avviare il browser ed entrare in Internet fare doppio click sull'icona di Explorer
( (
), oppure click sull'icona Avvio veloce presente sulla barra delle applicazioni
), o, infine, cliccando su Avvio/Programmi/Internet Explorer. Viene avviata la richiesta di Accesso remoto, nella quale occorre specificare la UserID e la password, le quali possono essere memorizzate per non digitarle pi alle prossime aperture del browser. Altri browser, come Netscape, prevedono l'apertura preventiva dell'accesso remoto e poi quella del browser. Il browser in grado di leggere, naturalmente, sia le pagine web presenti sulla rete che le pagine HTML presenti sul proprio computer, perci pu essere aperto anche non in linea. Il pulsante Impostazioni permette di definire alcune preferenze di cui parleremo in seguito. Facendo click su Connetti viene avviata la chiamata telefonica al provider, quindi viene aperta la Home Page, cio la prima pagina, in genere quella del provider, attraverso la quale possibile cominciare la navigazione, oppure un'altra scelta da noi a piacimento, come vedremo i seguito. Non confondiamo la finestra del browser con la pagina web visualizzata. Il browser l'insieme dei comandi e delle possibilit offerte dal programma, la pagina web, oltre le informazioni, presenta tutti i link per navigare; Internet Explorer un programma che risiede sul nostro computer, la pagina web pu stare ovunque su uno dei milioni di computer sparsi nel mondo.
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7.1.1.2 Capire come strutturato un indirizzo web. Ma come funziona la faccenda del navigare? Un p come la posta. Se sulla busta non ci metto l'indirizzo del destinatario, la mia lettera non arriver mai a destinazione. Bene! Nel browser vi sempre la barra degli indirizzi
nella quale occorre scrivere, o appare automaticamente quando clicchiamo su un link di una pagina web, l'indirizzo corrispondente alla pagina che vogliamo visualizzare. In altri termini, ad ognuna dei milioni e milioni di pagine o di file o di altre risorse esistenti in tutto il mondo nei milioni di computer della rete, corrisponde un unico indirizzo, che ci permette di andare a cercarla. Il sistema di indirizzamento inventato per internet si chiama DNS (Domain Name System), che, come detto nei paragrafi precedenti deve essere assegnato al provider che ci permette l'ingresso in rete e che il provider ci comunica insieme alle altre informazioni. Il DNS costituito da quattro serie di tre numeri (per esempio 212.216.112.222) e ciascun DNS corrisponde ad un provider, cio ad un computer collegato agli altri nella rete. Se nella barra degli indirizzi scrivo 212.216.112.222 poi premo il tasto INVIO, il browser del mio computer va a cercare la Home Page del sito corrispondente (in questo caso TIN). Un sistema di questo genere , per, poco trasparente per l'utente, perch non lascia intuire il contenuto del sito o della pagina. E' stato, perci, inventato l'URL. URL sta per Uniform Resource Locator ed un indirizzo, costituito da pi elementi.
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Il protocollo, come abbiamo visto, determina il tipo di servizio offerto dal server. Ad esempio http:// sono pagine ipertestuali, ftp:// sono file trasferibili dal server al client, news:// un servizio di newsgroup. Il tipo di risorsa del server pu anche non esserci. Specifica il tipo di file contenuto nel server. WWW, che sta per World Wide Web indica la pagina html. Nome di dominio il nome sito assegnato da appositi organismi nazionalie scelto dal proprietario. Il tipo di dominio pu essere diverso e viene creato e assegnato da organizzazioni mondiali. Attualmente i tipi pi diffusi sono: .com (siti commerciali http://www.microsoft.com), .edu (siti educational http://www.harvard.edu), .gov (siti governativi americani http://www.fbi.gov), .mil (siti militari americani http://www.sf.mil), .net (provider di rete http://www.pacificnet.net), .org (organizzazioni diverse da quelle viste prima http://www.greenpeace.org). Ci sono poi i siti nazionali che hanno per tipo di dominio la sigla nazionale (.it per l'Italia, .uk per l'Inghilterra, .fr per la Francia etc. Attenzione, l'indirizzo pu essere anche la directory del proprio computer dove esiste una pagina web. Cos, scrivendo C://ECDL/index.htm verrebbe caricata da browser, se esiste, la pagina di nome Index.htm che si trova nella cartella ECDL del mio disco fisso.
7.1.1.3 Visualizzare una data pagina web. Queste le parti essenziali dell'indirizzo, nel senso che devono essere presenti quando lo scriviamo nella barra degli indirizzi. Digitando un indirizzo e premendo INVIO il browser si collega al server e, se nient'altro specificato, carica la Home page di quel server. Dopo l'indirizzo, separate da "/", possono essere scritte tutte le cartelle e sottocartelle e infine la pagina web della directory dove essa situata sul server dove risiede. Il pi delle volte non si conosce tutto il percorso della pagina che cerchiamo, perci le Home Page sono una specie di sommario ricco di link, attraverso cui possiamo visitare tutte le pagine presenti sul sito o collegarci ad altri server per cercare le informazioni. Se si osserva la barra degli indirizzi ogni volta che clicchiamo su un link si vede che in essa appare l'indirizzo completo della pagina a cui il link tende e nella barra di stato il DNS identificativo del server. Oggi la maggior parte dei siti sono http://, cio siti web, perci possibile omettere la dicitura; i browser interpretano correttamente l'indirizzo anche se scritto senza http://. Quando scriviamo un indirizzo nella casella combinata della barra dell'indirizzo, Explorer memorizza il sito che appare nell'elenco, da cui pu essere selezionato in seguito senza bisogno di riscriverlo e visualizza la pagina cercata. Nelle pagine web, come abbiamo detto, sono sempre presenti link, collegamenti ad altre pagine. Tali collegamenti in genere sono colorati e sottolineati e quando il cursore del mouse ci passa sopra si trasforma in manina con indice puntato. Il link pu essere costituito da un testo o da un'immagine attivi; quando ci si clicca sopra col sinistro del mouse, il
13 browser legge l'indirizzo collegato col link e vi si collega. Se la pagina richiesta non fosse presente sul server, viene inviato un messaggio d'errore. Se si clicca col destro del mouse appare un menu di scelta rapida fra le cui voci vi anche Apri in un'altra finestra, che permette di aprire la pagina collegata in un nuova finestra in modo da averle contemporaneamente presenti sullo schermo. 7.1.1.4 Cambiare la pagina iniziale di navigazione. Quando si apre per la prima volta Internet compare in genere la home page del produttore del programma oppure quella del provider. Presto, per, ci si rende conto che meglio aprire la home page del proprio provider, che contiene link utili e servizi, come la posta elettronica, e altro. E' possibile cambiare la pagina iniziale aprendo il browser, anche non in linea, e scegliendo il menu Strumenti/Opzioni Internet
Si apre una finestra a schede in cui possibile impostare non solo la pagina di apertura del browser, ma molti altri parametri.
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Nella scheda Generale si pu impostare l'indirizzo della pagina; per esempio www.tin.it se si vuol partire con i servizi offerti da TIN oppure con www.matematicamente.it se si vuol partire con sito culturale scientifico. Nella zona File Temporanei Internet possibile eliminare, o cambiare le impostazioni, i file salvati temporaneamente in una cartella del nostro disco fisso. Nella cartella Cronologia vengono conservati gli indirizzi visitati per un certo numero di giorni, che possono essere impostati nella relativa casella. Altre impostazioni di formato sono accessibili tramite i pulsanti in basso della scheda. Le altre schede permettono di configurare il browser secondo le nostre necessit. Esse verranno esaminate al momento opportuno.
7.1.1.5 Chiudere il browser. Per chiudere il browser sufficiente cliccare sulla X in altro a destra della finestra oppure sul menu File/Chiudi. Attenzione! Chiudere il browser non significa chiudere il collegamento telefonica; ci non avviene necessariamente automaticamente. Ricordarsi di cliccare due volte sull'icona che compare i basso a destra sulla barra delle applicazioni e poi su Disconnetti nella finestra di dialogo che appare. Si sente il click della disconnessione. A questo punto siamo sicuri che gli scatti telefonici sono stati interrotti. 7.1.1.6 Usare le funzioni di Help.
15 Come tutte le applicazioni windows, anche Explorer (o gli altri browser) hanno la guida in linea che pu essere consultata per risolvere i vari dubbi o problemi che possono insorgere durante l'uso. Alla guida si accede, al solito, premendo il tasto F1 oppure cliccando sul menu ?/Sommario e Indice
Le tre schede Sommario, Indice, Cerca ci permettono di trovare gli argomenti a seconda della nostra esigenza. Il pulsante Nascondi fa apparire l'argomento a tutto schermo nascondendo le schede, i pulsanti Avanti Indietro fanno muovere fra le pagine esplorate. La procedura per cercare informazioni la solita. Per esempio se vogliamo memorizzare un indirizzo che ci sembrato interessante, in modo da ritrovarlo con facilit facciamo click su Ricerca delle pagine web desiderate e poi su Elencare le pagine preferite; accanto compaiono le informazioni desiderate
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7.1.2. Modificare le impostazioni di base. 7.1.2.1 Modificare il modo di visualizzazione sullo schermo. Poich la schermata del browser deve adattarsi a diverse definizioni di schermo (internet si pu avere anche su computer un po vecchi) possibile in Explorer avere diverse possibilit per ottenere la visualizzazione pi efficace, per esempio lavorando a tutto schermo oppure modificando la grandezza dei caratteri oppure visualizzando solo il testo etc. Visualizzazione a tutto schermo: per lavorare a tutto schermo basta premere il tasto funzione F11 oppure cliccando sul menu Visualizza/Schermo intero. La schermata occuper tutto lo schermo con la sola barra dei pulsanti in alto e i soliti tre pulsanti di windows in alto a destra. Per tornare alla visualizzazione normale basta cliccare sul pulsante Ripristina ). Modificare la grandezza dei caratteri dei testi: cliccando su Visualizza/Carattere appare una vasta scelta di grandezza di caratteri, da molto piccolo ( ( ). ) a molto grande (
Modificare la grandezza delle icone della barra degli strumenti: La barra degli strumenti personalizzabile e fra le diverse possibilit vi quella di avere le icone grandi o piccole, con o senza le etichette, come vedremo nel paragrafo successivo.
17 7.1.2.2 Modificare la barra degli strumenti. Cliccando su Visualizza/Barra degli strumenti possibile attivare o disattivare le barre di strumenti disponibili
E', inoltre possibile personalizzare la barra dei pulsanti standard, aggiungendo o rimuovendo alcuni pulsanti. Cliccando su Visualizza/Barre degli strumenti/Personalizza si apre la finestra di dialogo relativa che permette, oltre che aggiungere e rimuovere pulsanti semplicemente selezionandone uno e poi cliccando sul pulsante Aggiungi o Rimuovi, anche di impostare la grandezza dei pulsanti, scegliendo fra grandi o piccoli, e attivando o disattivando le etichette. Il tutto per avere maggiore leggibilit o maggiore spazio a disposizione.
E' possibile infine cambiare l'ordine dei pulsanti nella barra semplicemente cliccando sui pulsanti Sposta su e Sposta gi dopo aver selezionato il pulsante da spostare.
7.1.2.3 Visualizzare le immagini di una pagina web. Come vedremo nel paragrafo successivo, la pagina web potrebbe apparire senza immagini, con un riquadro bianco segnaposto al posto di esse. Per visualizzare l'immagine nascosta basta cliccare col destro del mouse sul segnaposto. Si apre un menu di scelta rapida con la voce Mostra Immagine. Cliccando su di essa, l'immagine appare. 7.1.2.4 Caricare i testi ma non le immagini di una pagina web.
18 Caricare una pagina web pu risultare un'operazione lunga, specialmente se essa ricca di immagini. Per risparmiare tempo e soprattutto scatti telefonici se si in linea, si pu decidere di caricare solo i testi. Questa un'impostazione che Explorer mantiene e che viene applicata ad ogni apertura del browser. Cliccando su Strumenti/Opzioni Internet.. e poi sulla scheda Avanzate della finestra a schede che si apre, appaiono tutte le impostazioni possibili.
Nell'elenco Elementi multimediali si possono attivare o disattivare la visualizzazione delle immagini, le animazioni, i suoni e i filmati. E' vero che una pagina web senza immagini e suoni perde molto del suo fascino, ma non bisogna dimenticare che gli scatti telefonici corrono sul filo. Gli elementi multimediali possono essere disattivati, al loro posto compare un segnaposto. Cliccando col destro del mouse su di esso appare il menu di scelta rapida che permette di vedere o sentire l'elemento mancante, salvarlo su disco, copiarlo e incollarlo. L'elenco delle voci dipende dal tipo di elemento multimediale.
19 7.1 Esercitazione. 1. Aprire su un dischetto un file Word di nome "Modulo 7 Sezione 1 Esercitazione". In esso svolgere l'esercitazione seguente rispondendo ai quesiti. 2. Rispondere alle seguenti domande: a. Dare una definizione di Rete. b. Che cosa occorre per collegarsi in Internet? c. Cosa significa e che cos' il WWW? d. Che cos' un protocollo di trasmissione? e. Qual' il protocollo di trasmissione usato per il collegamento in internet? f. Qual' il protocollo usato per il servizio WWW? g. Cosa significa FTP e di che tipo di servizio internet si tratta? h. Cosa il DNS (Domain Name Server)? i. Quali sono gli elementi costitutivi essenziali di un URL (Universal Resource Locator)? j. In che linguaggio sono scritte le pagine web? k. Dare una definizione di Browser Internet. 3. Aprire Microsoft Explorer in modalit non in linea. Se l'accesso a internet tramite LAN, dopo aver aperto il browser, scegliere Non in linea dal menu File. 4. Cercare mediante la funzione TROVA di windows i file .htm presenti sul proprio computer, prendere nota del percorso di uno di essi (oppure si adoperi il Copia Incolla), digitarlo nella casella dell'indirizzo del browser e visualizzare la pagina. 5. Impostare la pagina scelta come pagina iniziale, dopo aver preso nota della pagina iniziale impostata per poterla ripristinare dopo l'esercizio. Chiudere il browser e riaprirlo; controllare che si apra con la pagina scelta. Alla fine di tutta l'esercitazione ricordarsi di ripristinare la pagina iniziale precedente. 6. Da Strumenti/Opzioni Internet.. disattivare le immagini e ricaricare la pagina. Cliccando col destro del mouse riattivare una alla volta le immagini. Reimpostare la visualizzazione delle immagini. 7. Modificare la grandezza dei caratteri dal menu Visualizza/Carattere provando tutte le dimensioni. Adottare quella pi soddisfacente. 8. Modificare la barra degli strumenti inserendo, se non presente, il pulsante di ingrandimento dei caratteri, scegliendo pulsanti piccoli e senza etichette. 9. Visualizzare la pagina a tutto schermo e riportarla in visualizzazione normale. 10. Chiudere il browser. Riaprire il browser in modalit in linea. Collegarsi al sito http://www.matematicamente.it e cominciare ad esplorarlo. 11. Navigare nella guida cercando informazioni sugli indirizzi internet. 12. Chiudere la guida. Chiudere il browser. Chiudere tutte le applicazioni aperte e consegnare il dischetto all'istruttore.
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Modulo 7 Sezione 2
Navigazione in WEB
21 MODULO 7: Reti Informatiche SEZIONE 2: Navigazione in web 7.2.1 Accedere a un indirizzo web. E' ora di cominciare a navigare. Internet un immenso contenitore di informazioni di qualunque genere, scientifico, sociale, culinario, politico che si aggiorna continuamente e si trasforma grazie al lavoro di milioni di persone che quotidianamente aggiornano, modificano, immettono pagine web sui server sparsi sul pianeta. Questa enorme quantit di informazioni (ma anche servizi, radio, banche, e-commerce, shopping) alla portata di tutti, basta conoscere l'indirizzo URL, digitarlo nella casella relativa e il browser si occuper di mostrarci la pagina. Il bello della rete, e ci per cui stato creato il termine "navigare", , per, l'andare a vento di link in link fra server di tutto il mondo scoprendo cose interessanti, non immaginabili. E' come un'avventura che ci porta fra mari sconosciuti, che ci permette di conoscere gente diversa, dalle idee geniali, ma talvolta anche stupide; a tutti permesso creare e mettere in rete (oggi anche gratuitamente) pagine web, informazioni, notizie, scoperte, romanzi, programmi, soluzioni, musica, film. L'umanit, o almeno una parte di essa, diventa visibile all'umanit. Per, ma c' un per, per conoscere una persona internettiana (la sua pagina web) occorre conoscere il suo indirizzo, il suo URL. E questo, il pi delle volte impossibile. E' vero che esistono sul mercato e nella stessa rete le Pagine gialle di internet, ma in esse sono elencati soprattutto siti commerciali o culturali o di importanza sociale. Vedremo che in rete esistono anche i motori di ricerca, una grossa risorsa. In ogni caso, se conosciamo l'indirizzo, basta scriverlo nella casella e premere INVIO. Il browser invier in rete la richiesta e sul nostro computer arriver (se vi ricordate, in forma di pacchetti di dati che vengono messi assieme proprio dal browser) la pagina richiesta. Essa pu diventare il punto di partenza per raggiungere un'altra pagina e cos via. Ma andiamo per gradi. 7.2.1.1 Aprire un URL (Uniform Resource Locator) e raccogliere i dati. Supponiamo di volere comprare qualcosa di introvabile nei negozi specializzati della nostra citt, ad esempio un pocket computer. Esiste un sito www.adl.it che vende elettronica in rete. Ma ci troppo consumistico. Supponiamo, invece, di voler un algoritmo che mi permetta di calcolare il pH di una soluzione date le concentrazioni dei sali, acidi e basi disciolte. Esiste un sito www.matematicamente.it che contiene matematica e scienze varie. Apriamo Microsoft Explorer in linea. Digitiamo nella casella dell'indirizzo l'URL scritto sopra (se stiamo leggendo queste pagine in versione elettronica possiamo fare direttamente click sul collegamanto) e premiamo il tasto INVIO.
22 Appare l'Home Page di marematicamente.it fra i cui link ha anche la voce "Itinerari multidisciplinari"; clicchiamo sul link. Appare l'elenco di alcuni articoli fra cui anche il Calcolo del pH... Clicchiamo ancora sul link e appare l'articolo. Siamo arrivati alla informazione che volevamo. Vedremo che la pagina web pu essere salvata, ma ora possiamo anche selezionare tutto il testo, copiarlo negli appunti di windows e incollarlo, per esempio in word, per leggerlo comodamente una volta che avremo chiuso il collegamento telefonico. Salvando la pagina sul proprio computer, essa pu essere rivisitata col browser in modalit non in linea. Tutto ci per risparmiare sugli scatti telefonici. 7.2.1.2 Aprire un link ipertestuale o un file grafico e tornare alla pagina di origine. Raggiungere un URL , quindi, estremamente semplice, basta conoscere l'indirizzo. Ma non necessariamente; il segreto del www il link, un click del mouse su un testo o un'immagine, questo il segreto dell'esplosione di internet; non occorre scrivere niente, il link ci porter o ad una pagina web situata sullo stesso computer o ad un altro URL situato alla parte opposta del mondo, con un click. Se questa non fantascienza... Di link in link possiamo navigare per la grande rete, ma se non avessimo qualche strumento per orientarci, davvero presto ci troveremmo dispersi. Gli strumenti ce li fornisce il browser. La barra degli strumenti possiede alcuni pulsanti che ci permettono di andare Avanti, Indietro fra le pagine visitate oppure tornare alla Home Page, cio alla pagina impostata come iniziale.
Il browser, una volta trovata la pagina cercata, la memorizza sul nostro computer per averla pronta se viene richiesta nuovamente; perci con i pulsanti Avanti e Indietro, viene caricata rapidamente la pagina precedente o successiva. Quando non sappiamo pi dove andare a parare ora di ritornare alla prima pagina cliccando su Pagina Iniziale. Da qui possiamo intraprendere un altro percorso 7.2.1.3 Navigare fino ad un sito specificato e raccogliere i dati. In definitiva navigare semplice. Ma per trovare in rete i dati che ci servono occorre avere un minimo di informazioni. Facciamo due esempi, il primo perch dovuto, il secondo perch interessante. La ECDL, per la quale queste righe sono state scritte, per l'Italia fa capo all'AICA (Associazione italiana per l'Informatica e il Calcolo Automatico), che presente in internet all'indirizzo www.aicanet.it. In questo sito possiamo trovare tutte le informazioni che ci interessano riguardo alla patente, ai contenuti, alle competenze, agli esami. In particolare possiamo trovare il Syllabus ultima edizione, cio l'elenco delle competenze che occorre possedere per superare gli esami. Per esercizio apriamo il sito e scarichiamolo sul nostro computer in modo da poterlo stampare o consultare a piacimento non in linea. Allora apriamo il browser cliccando due volte sull'icona di Microsoft Explorer. Una volta entrati nella pagina iniziale, digitiamo nella casella l'indirizzo scritto sopra. Appare l'Home Page di AICA. In questa pagina vi sono i link per le pagine riguardanti la patente.
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Clicchiamo su ECDL-Info e apparir la pagina relativa alla patente contenente tutte le informazioni, fra cui anche il programma di esami. Clicchiamo su Programma di esami (Syllabus) ed entreremo nella pagina dedicata al Syllabus, compreso il link per scaricare la versione PDF, cio leggibile con Acrobat Reader, che un programma che si pu scaricare gratuitamente cliccando sul link relativo.
24 Raccolte le informazioni volute possiamo ritornare alla Home Page di AICA, cliccando sul link relativo, oppure possiamo tornare alla Home Page del nostro provider (o alla pagina impostata come iniziale) cliccando sul pulsante Pagina Iniziale della barra dei pulsanti. Torniamo alla Pagina Iniziale. Supponiamo ora di voler trovare su internet e-books da scaricare gratuitamente (gli ebooks sono libri elettronici che possono essere letti sul proprio computer o su un pocketPC). Esistono siti che si prodicano in questo senso (nel senso del gratuito) e siti che vendono libri ed e-books, per esempio www.ebookgratis.it, www.liberliber.it e poi tutte le case editrici www.mondadori.it, www.laterza.it, etc. Se il browser ancora aperto e in linea, scriviamo l'indirizzo di ebookgratis e premiamo il tasto INVIO. Appare la Home Page di ebookgratis con l'elenco degli e-books disponibili. Alcuni dei libri risiedono sul sito e possono essere scaricati direttamente, altri risiedono sui siti delle relative case editrici, a cui i link ci conducono. Con un po' di pazienza ci si pu costruire una biblioteca con libri di qualunque genere. E' interessante leggere gli e-books, soprattutto sui pocketPC, che possiamo portare dappertutto, anche sulla spiaggia. Provare per credere. Scaricare programmi, dati, e-books e quant'altro da internet cosa semplice; in genere basta cliccare su Download che sempre presente vicino al dato da scaricare e appare una finestra di dialogo in cui viene chiesta la cartella in cui mettere il file e poi tutto avviene automaticamente. Se il file lungo (megabyte) occorre un po' di pazienza e il dispendio di qualche scatto telefonico (in fondo in fondo niente totalmente gratis!), ma alla fine ne vale la pena se i dati che cercavamo e che abbiamo trovato sono veramente utili. Abbiamo imparato ad aprire un URL e a muoverci nella rete mediante i link, abbiamo cercato e trovato informazioni. Esamineremo in seguito in dettaglio i servizi offerti dalla rete e impareremo ad utilizzarli.
25 7.2 Esercitazione. 1. Aprire su un dischetto un file Word di nome "Modulo 7 Sezione 2 Esercitazione". In esso svolgere l'esercitazione seguente rispondendo ai quesiti. 2. Rispondere alle seguenti domande: a. Per usare il browser occorre essere necessariamente collegati alla linea telefonica. Vero Falso. b. Dove si possono cercare URL di siti web? c. Cosa vi elencato nella casella combinata dell'indirizzo nel browser Microsoft Explorer? d. Per raggiungere un URL remoto occorre necessariamente passare per il sito del provider. Vero Falso. 3. Aprire Microsoft Explorer in linea. 4. Aprire il sito del giornale Repubblica (quale pensi sia l'URL? In genere le agenzie o gli enti importanti hanno l'indirizzo uguale al nome, p.e. www.repubblica.it). 5. Cercare un articolo di cronaca fresco di giornata e sfruttando il copia/incolla trasferirlo nel documento word aperto sul dischetto (ricordare che la selezione del testo in una pagina web si fa trascinando il mouse). 6. Usando i link disponibili e navigando nel sito cercare qualche corso per computer on line e scrivere nel documento word il suo indirizzo completo che compare nella casella degli indirizzi. 7. Tornare alla alla Pagina Iniziale d'apertura. Usando i pulsanti Avanti/Indietro richiamare qualche pagina visitata e poi tornare alla prima. 8. Aprire il sito dell'AICA come indicato nella dispensa e scaricare sul dischetto il file relativo al Syllabus. 9. Chiudere il collegamento internet. Chiudere tutte le applicazioni e consegnare il dischetto all'istruttore.
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Modulo 7 Sezione 3
Ricerca in WEB
27 MODULO 7: Reti Informatiche SEZIONE 3: Ricerca in web 7.3.1 Usare un motore di ricerca. E' bello navigare in rete. A vele spiegate si possono raggiungere siti inaspettati e raccogliere informazioni di cui non avremmo sospettato l'esistenza. Ma se cerchiamo informazioni ben precise, allora la navigazione diventa faticosa, dispersiva e dispendiosa. Che fare? E' evidente che impossibile conoscere neanche la minima parte dei siti esistenti nel web o della enorme quantit di pagine che li costituiscono. Esistono le pagine gialle dei siti internet, esistono riviste specializzate che recensiscono siti importanti o interessanti, ci pu essere d'aiuto... ma qualcuno pens di mettere in un enorme database le pagine presenti in web (o almeno gran parte) e di renderle disponibili agli internauti. Si sa che in un database i dati possono essere cercati con query che ne selezionano alcuni in base a chiavi di ricerca: il gioco fatto, erano nati i motori di ricerca. Essi ci facilitano enormemente la ricerca dei dati: sufficiente immettere in una casella una o pi parole chiave relative al tipo di dati cercati e il motore si preoccupa di cercare nell'archivio le pagine che contengono riferimenti ad esse e fornircene l'elenco con l'indirizzo completo e il link per accedervi immediatamente. Un motore di ricerca un programma (un software) che da una parte in continuo contatto con i server di tutta la rete aggiornando continuamente gli indirizzi e i contenuti, dall'altro ha un'interfaccia con la quale interagisce con l'utente, chiedendo le chiavi della ricerca, effettuando la ricerca nel database e presentando i risultati in una lista di link. Un motore di ricerca quindi uno strumento che si occupa di scandagliare continuamente la rete per mantenere aggiornato quanto pi possibile il database delle pagine esistenti nel web. Ma come funziona pi esattamente il motore di ricerca? I motori di ricerca esistenti sono tutti uguali? No! In realt i motori di ricerca possono funzionare in due modi: ricerca per parole chiave (per esempio Altavista, WebCrawler, Lycos) ricerca per struttura ad indice (per esempio Virgilio, Yahoo!) La ricerca per parole chiave viene effettuata da un programma che si occupa di monitorare continuamente la rete e le pagine dei siti alla ricerca delle parole chiave nel titolo o nel contenuto della pagina. Alla fine fornisce l'elenco degli indirizzi delle pagine trovate. Se cerchiamo informazioni ben precise, individuabili con uno o pi termini, questa ricerca pu essere molto efficace. Tuttavia pu incorrere in difficolt se la parola chiave troppo generica (ci comporter un elenco infinito di indirizzi) o troppo specifica da non trovare occorrenze, mentre esisteranno in rete un sacco di pagine che trattano l'argomento. Se, per, le parole chiave sono azzeccate, con una velocit notevole avremo un elenco sufficientemente ristretto di indirizzi da visitare subito cliccando sul link. Il motore si preoccupa anche di classificare i siti trovati in base alle occorrenze e alla rispondenza con le parole chiave, mettendo per primi quelli hanno pi occorrenze (che presumibilmente sono quelli che noi cerchiamo) e poi man mano gli altri. Accanto viene scritta anche la percentuale di pertinenza; ma questa si baso solo su criteri statistici e non su una selezione "intelligente" delle pagine. Per limitare il numero di pagine nella ricerca, in questi motori si possono inserire le parole in diversi modi: Inserendo una o pi parole nella casella della richiesta, la ricerca sar condotta cercando le pagine in cui presente una o pi delle parole digitate. Ad esempio se digitiamo Vacanze in montagna, il motore cercher le pagine che contengono vacanze, quelle che contengono montagna e quelle che contengono vacanze e montagna. Il risultato sar una lunga lista di indirizzi.
28 Inserendo una frase scritta fra virgolette la ricerca sar condotta cercando nelle pagine l'intera frase. Ad esempio scrivendo "Vacanze in montagna" saranno cercate le pagine che contengono tutta la frase e l'elenco sar senz'altro molto pi breve e rispondente alle nostre esigenze. Inserendo prima delle parole chiave i simboli "+" e "-" la ricerca sar condotta cercando nelle pagine la presenza contemporanea delle parole col + ed escludendo quelle che contengono le parole col -. Ad esempio digitando nella casella "+vacanze montagna" senza apici saranno cercate informazioni sulle vacanze al mare, all'estero etc., ma non su quelle in montagna. L'asterisco un carattere jolly come nella funzione Trova di windows e sta per qualunque gruppo di lettere. Ad esempio digitando come parola chiave "zoo*" saranno cercate pagine con zoo, zoologia, zootecnia etc. Ogni motore di ricerca pu adottare soluzioni proprie per restringere la ricerca dando la possibilit di effettuare ricerche avanzate, per esempio adoperando gli operatori logici come AND, OR, NOT, NEAR come legami fra le parole oppure, come in Altavista, specificando se ci che si cerca un link, un titolo, un URL. Gli indirizzi di Altavista, Webcrauler e Lycos sono www.altavista.it, www.webcrawler.com, www.lycos.it. I motori di ricerca strutturati a indice presentano un elenco di categorie e sottocategorie a cui pu appartenere la ricerca che vogliamo effettuare; all'interno di queste categorie viene poi effettuata la ricerca per parole chiave. Ci implica che le pagine web siano state prima catalogate per categorie; ci non pu esser fatto in automatico da un software opportuno, per cui deve essere fatto da una moltitudine di operatori che continuamente cercano e catalogano le pagine del web. Di conseguenza le pagine catalogate sono in numero inferiore a quelle rintracciabili dagli altri motori, ma il risultato pu essere pi efficace. Per effettuare una ricerca con questi motori bisogna sfogliare le categorie, poi le sotto categorie, poi le sotto sotto categorie fino a trovare quella che ci interessa. Alla fine viene visualizzato l'elenco delle pagine che trattano l'argomento. Questi motori di ricerca possono effettuare la ricerca anche per parole chiave, ma si appoggiano per questo ad altri motori che operano in questo modo. Per esempio Yahoo! prima cerca nel proprio database per categorie, se non vengono trovate occorrenze sposta la ricerca su Inktomi, l'immenso database di pagine web realizzato dall'Universit di Berkeley in California. Oltre a www.Virgilio.it e www.Yahoo!.com altri motori di ricerca di questo tipo sono www.katalogo.it, arianna.iol.it. Naturalmente non bisogna aspettarsi che la stessa ricerca effettuata da motori diversi produca lo stesso elenco, perch ogni motore ha le sue caratteristiche e i suoi parametri. Per questo motivo buona norma eseguire una ricerca con pi motori. Per avere informazioni e consigli sui motori di ricerca esistono dei siti che lo fanno (per esempio www.searchenginewatch.com e www.motoridiricerca.it). I motori di ricerca pi diffusi sono misti, nel senso che hanno suddiviso la ricerca per categorie, all'interno delle quali viene effettuata poi la ricerca per parole chiave. Oltre ai motori di ricerca esistono in rete siti che forniscono raccolte ordinate di informazioni. Gli OPAC (On-line Public Access Catalog, cataloghi on-line ad accesso pubblico) sono appunto siti che forniscono cataloghi ad accesso pubblico. Gli indirizzi degli OPAC sono forniti dal sito dell'AIB (Associazione Italiana Biblioteche) all'indirizzo www.aib.it.
29 7.3.1.1 Definire i requisiti della ricerca. Abbiamo capito cos' un motore di ricerca. Pensate se non li avessero inventati. Si dice che oggi in rete presente tutto o quasi. E' vero. Ti interessa sapere come cacciano gli indigeni australiani? Qualcosa in rete c' di certo. Ti interessa sapere come si fa una torta al limone? Troverai anche questo. Useremo un motore di ricerca. Ma proprio questo il punto. Il motore di ricerca sar utile se metteremo dentro parole chiave adatte. Ma quali? Metteremo la parola torta? Probabilmente verr fuori un elenco di 100.000 siti fra cui quelli in cui vi "grafico a torta" o "lana torta e ritorta" o "torta di riso" o "fetta di torta" che non
c'entrano niente con quello che ci interessa. Ora chiaro che definire i requisiti della ricerca importante proprio per restringere la ricerca e ottenere liste abbastanza brevi e possibilmente rispondenti alle nostre esigenze. Ci non facile; non facile neanche dare indicazioni precise su come comportarsi. Se invece di torta scriviamo "+torta +limone", forse l'elenco si restringe e se scriviamo "+torta +limone +ricette" forse si restringe ancora. Se ci venissero in mente termini ancora pi pertinenti alla ricetta della torta al limone sarebbe ancora meglio, sempre che essi siano contenuti nella pagina, quella giusta, che magari parla della ricetta della torta al limone senza mai adoperare questi termini. Ma poniamoci un problema reale e vediamo cosa riusciamo a fare. Cerchiamo articoli o informazioni sui quark, i componenti delle particelle subatomiche. Innanzitutto scegliamo il motore di ricerca: pu essere Lycos oppure Altavista. Come parole chiave cominciamo con "quark". Potremo continuare con "+quark +atomo +particelle". Una volta ottenuti i primi elenchi, essi stessi ci possono suggerire link adatti o altre parole chiave da adoperare.
30 7.3.1.2 Fare ricerca mediante parole chiave. Apriamo Internet cliccando sull'icona di Microsoft Explorer. Una volta che appare la home Page iniziale, digitiamo nella casella degli indirizzi www.lycos.it. Appare la Home Page di Lycos
Nella casella esclusione, poich americani. Ma se si relativa. Clicchiamo ricerca
Cerca scriviamo "quark" e selezioniamo Mondo nelle caselle ad presumibile che i migliori articoli sui quark siano in Inglese su siti vogliono informazioni solo in Italiano possiamo cliccare la casella sul pulsante Trova! e dopo qualche attimo appare il risultato della
Come si vede sono state trovate 274128 pagine, la maggior parte delle quali non c'entra proprio niente con quello che cercavamo. Sar lungo e dispendioso cercare fra di esse le pagine buone. Torniamo indietro alla prima pagina cliccando sul pulsante Indietro e nella casella cerca digitiamo "+quark +atomi +particelle". Clicchiamo sul pulsante Trova! e questa volta i risultati sono proprio buoni
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Intanto le pagine trovate sono solo 249, ma si vede che quelle pi pertinenti trattano proprio di ci che ci interessa. Apriamo la prima occorrenza, Particelle subatomiche, e vediamo di che cosa si tratta. L'indirizzo pu gi orientarci sulla bont dei contenuti. Se si tratta di una universit possiamo contare su un certo rigore scientifico. Il bello di internet che ci costringe a essere critici e a saper discernere fra le sciocchezze messe in rete e le cose serie. 7.3.1.3 Fare una ricerca usando i comuni operatori logici. Sopra alla casella Cerca vi un link "Ricerca avanzata" che ci permette di restringere ancora di pi il campo della ricerca mettendo a disposizione varie opzioni di ricerca.
32 Non visibili nell'immagine vi sono molte altre opzioni. Non sempre, per, non ostante tutti questi accorgimenti messi a disposizione dai motori di ricerca, si riesce ad arrivare allo scopo. Gli operatori logici, come abbiamo visto, possono restringere il campo della ricerca, ma ogni motore di ricerca utilizza una propria sintassi. In genere nel sito presente una guida, ma se ci non fosse disponibile, conviene provare usando i diversi modi per inserire un operatore. Per esempio per la ricerca fatta prima si poteva scrivere "quark and atomo and particelle" oppure "+quark + atomo + particelle" oppure "quark & atomo & particelle". E' buona norma, quando si trova un sito che risponde alle nostre aspettative, conservare il suo indirizzo. Vedremo in seguito come fare. Altri motori di ricerca. Oltre ai motori di ricerca per pagine www, esistono motori per cercare altre risorse in rete, come newsgroup, indirizzi di posta elettronica, siti ftp etc.. la maggior parte dei motori per web contengono anche possibilit di altre ricerche, ma ci sono anche siti specifici. Per esempio www.deja.com/usenet permette di cercare newsgroup, www.whowere.com e www.bigfoot.com permettono di cercare indirizzi di persone fisiche.
33 7.3.2 Stampa. Una volta trovata la pagina che ci interessa, molto probabilmente vorremo stamparla o salvare i risultati della ricerca. La pagina web non come una pagina di word. La pagina web si adatta allo schermo e alla sua definizione, per cui quello che vediamo non necessariamente quello che vedremo sul foglio stampato. Occorre avere, quindi ben chiaro, quali sono i parametri da impostare per ottenere i risultati voluti e quali informazioni devono comparire sulla pagina. 7.3.2.1 Vedere l'anteprima di stampa. Microsoft Explorer non permette di vedere l'anteprima di stampa, mentre Netscape s. In ogni caso non tanto importante vedere l'anteprima, ma sapere che cosa verr stampato. Infatti premendo il pulsante Stampa della barra degli strumenti ( ) la pagina selezionata passa subito alla stampa e potremmo ritrovarci nel foglio cose che non volevamo o che addirittura non comprendiamo. Conviene passare prima per l'impostazione della pagina e poi per il comando Stampa. Ci ci permette di impostare tutti i parametri necessari. Prima di passare alla stampa, forse conviene salvare sul proprio computer la pagina web che ci interessa, in modo da visitarla o stamparla non in linea. Ci fa risparmiare tempo e scatti telefonici. Per salvare la pagina web corrente sufficiente cliccare su File/Salva con nome. Appare la finestra di dialogo Salva con nome
Si pu scegliere la cartella e il nome con cui salvare la pagina e anche il formato. Per salvare tutti i file necessari per visualizzare la pagina, comprese le immagini, i frame e i fogli di stile, fare clic su Pagina Web, completa. Questa opzione consente di salvare tutti i file nel formato originale. Per salvare tutte le informazioni necessarie per visualizzare questa pagina in un unico file in codifica MIME, fare clic su Archivio Web. Questa opzione consente di salvare un'istantanea della pagina Web corrente. Questa opzione disponibile solo se installato Outlook Express 5 o una versione successiva.
34 Per salvare solo la pagina HTML corrente, fare clic su Pagina Web, solo HTML. Questa opzione consente di salvare le informazioni presenti sulla pagina Web, ma non i file di grafica, audio e altri file. Per salvare solo il testo della pagina Web corrente, fare clic su Solo testo. Questa opzione consente di salvare le informazioni presenti sulla pagina Web in formato solo testo. Con le opzioni Pagina Web, completata e Archivio Web possibile visualizzare tutta la pagina Web in modalit non in linea, senza aggiungere la pagina all'elenco Preferiti e senza contrassegnarla per la visualizzazione non in linea. Facendo clic su Pagina Web, completa verr salvata solo la pagina corrente. 7.3.2.2 Modificare le opzioni di stampa. Come detto sopra, prima di stampare conviene impostare le opzioni di stampa, in modo che sul foglio appaia ci che vogliamo . Innanzi tutto impostiamo la pagina cliccando su File/Imposta pagina. Appare la finestra Imposta Pagina Scegliamo la grandezza del foglio, che in genere A4 e poi l'origine, cio il cassetto dei fogli se questa opzione disponibile con la stampante in uso. Decidiamo poi se la stampa deve essere su foglio orizzontale o verticale e impostiamo i margini. Ci fatto passiamo all'Intestazione e Pi di pagina. Teniamo presente che una pagina web non lunga un foglio A4 ma pu essere lunga anche molti fogli; aggiungere elementi in queste zone pu facilitare la letture della pagina stessa. Per inserire elementi nell'Intestazione e/o nel Pi di pagina occorre conoscerne la sintassi, che possiamo trovare nella guida alla voce Stampa di una pagina web. In essa sono contenuti i codici da inserire, come descritto sotto: Per stampare Il titolo della finestra L'indirizzo o URL della pagina La data nel formato breve, come specificato dalle impostazioni internazionali nel Pannello di controllo La data nel formato esteso, come specificato dalle impostazioni internazionali nel Pannello di controllo
Dig itare & W &u &d &D
35 L'ora nel formato specificato dalle impostazioni internazionali nel Pannello di controllo L'ora nel formato a 24 ore Il numero della pagina corrente Il numero complessivo delle pagine Il testo riportato dopo &b come centrato Il testo riportato dopo &b&b come giustificato a destra Una singola e commerciale (&) &b & & &t &T &p &P &b &b
Per riportare un testo qualunque basta digitarlo. Nella intestazione della figura sopra scritto il codice che produrr il seguente testo: "Titolo della pagina Pagina 1 di 3", cio a sinistra il titolo della pagina e al centro Pagina 1 di 3 se le pagine totali fossero tre. Mediante il pulsante Stampante si accede alla finestra Stampante, che si attiva anche quando si clicca sul comando File/Stampa. In questa finestra possibile scegliere la stampante se ve ne sono disponibili pi di una e impostare anche i parametri di stampa che la stampante scelta permette di impostare (qualit di stampa etc.)
7.3.2.3 Stampare una pagina web usando le opzioni di base della stampa Impostata la pagina possiamo passare alla stampa. Clicchiamo su File/Stampa... e appare la finestra Stampa La finestra simile a quella delle altre applicazioni di Office e non c' bisogno di ritornarci sopra. E' da notare La stampa dei Frames. Una pagina web pu essere costituita da pi pagine, le quali vengono mostrate in zone diverse e adiacenti dello schermo chiamate Frame; a noi sembra di vederne una ma in realta le pagine reali sono pi di una. Cliccando col
36 mouse dentro un frame esso viene attivato. Nella finestra di stampa possiamo scegliere se stampare tutti i frame come visualizzati sullo schermo, oppure solo il frame selezionato oppure infine tutti i frame separatamente. Le due caselle di spunta in fondo ci danno la possibilit di stampare tutti i documenti collegati e la tabella dei collegamenti della pagina. A questo punto non rimane che cliccare su OK e la pagina viene inviata alla stampa. Ricordiamo anche che Microsoft Explorer offre la possibilit di stampare anche solo il testo selezionato. E' sufficiente selezionare il testo col mouse e poi cliccare col destro nella zona selezionata. Appare un menu di scelta rapida con la voce Stampa
7.3.2.4 Presentare il risultato di una ricerca in forma stampata. Presa confidenza con tutti gli elementi impostabili della stampa e soprattutto con l'Intestazione e il Pi di pagina, possibile mettere ordine fra le pagine trovate e presentarle in forma stampata. Se si tratta del risultato di una ricerca e le pagine da stampare sono diverse, utile averle prima tutte pronte per poterle analizzare meglio e ordinarle. Per far ci conviene salvare in una cartella tutte le pagine interessate alla relazione, rivederle non in linea per tutto il tempo necessario, selezionare le pagine o le parti interessanti e infine procedere alla stampa mettendo nell'intestazione le indicazioni utili per individuare la sequenza. Naturalmente, una volta salvate le pagine con tutti gli elementi correlati, possiamo farne quello che vogliamo: ricordiamo che Word capace di aprire pagine web, le quali possono essere risalvate in formato doc; evidente che attraverso questi passaggi possiamo creare un nuovo documento basato su di esse.
37 7.3 Esercitazione. 1. Aprire su un dischetto un file Word di nome "Modulo 7 Sezione 3 Esercitazione". In esso svolgere l'esercitazione seguente rispondendo ai quesiti. 2. Rispondere alle seguenti domande: a. Dare una definizione di Motore di ricerca. b. In quanti e quali modi pu funzionare un motore di ricerca? c. Che cosa s'intende per parola chiave in un motore di ricerca? d. Come funziona un motore di ricerca a indice? e. Come si fa ad escludere dalla ricerca una determinata parola?. f. I caratteri jolly non sono usabili in un motore di ricerca.Vero Falso g. Dire il significato dell'operatore logico NOT. h. E' possibile vedere l'Anteprima di stampa nel browser Microsoft Explorer? i. Quale risultato si ottiene premettendo ad un testo &b nell'intestazione nella stampa di una pagina web? j. Indica almeno tre codici di stampa e il loro significato del browser Microsoft Explorer. 3. Aprire Internet. Trovare nella Home Page del provider il motore di ricerca e indicare di che tipo si tratta. 4. Mediante il motore di ricerca del provider effettuare una ricerca con una sola parola chiave per trovare pagine web relative ad un argomento di vostro interesse. Salvare il risultato della ricerca in un file sul dischetto. 5. Restringere la ricerca adoperando pi parole chiave e gli operatori logici.Salvare il risultato della ricerca in un file sul dischetto. 6. Effettuare le stesse ricerche fatte sopra ma col motore di ricerca Altavista e poi con Lycos. Scrivere nel file del dischetto le differenze osservate. 7. Stampare una pagina web a piacere impostando i margini di stampa a 3, 3, 3, 3 cm e inserendo nell'intestazione soltanto la data e l'ora corrente oltre all'indirizzo del sito. Se non si dispone di una stampante stampare su file sul dischetto. 8. Chiudere internet. Interrompere la connessione telefonica. Chiudere tutte le applicazioni e consegnare il dischetto all'istruttore.
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Modulo 7 Sezione 4
Segnalibri
39 MODULO 7: Reti Informatiche SEZIONE 4: Segnalibri 7.4.1 Creare un segnalibro. Nella navigazione in Internet capiter senz'altro di imbattersi in siti, di cui vogliamo ricordare l'indirizzo, anzi buona norma tener memoria degli indirizzi interessanti (magari divisi per categorie); gli indirizzi si dimenticano con estrema facilit! Tutti i browser hanno questa funzione che si chiama segnalibro (in Italiano) o bookmark (in Inglese) in Netscape e Preferiti in Microsoft Explorer. Il concetto lo stesso ed anche il modo di funzionamento. Segnalibro o Preferiti una cartella che si trova in C:\Windows. Essa pu essere aperta direttamente, modificata e salvata o trasportata su altri computer. Descriveremo in seguito la funzione Preferiti di Microsoft Explorer. 7.4.1.1 Aprire una pagina mediante un segnalibro (bookmark).
Sulla barra dei pulsanti del browser presente il pulsante Preferiti ( ), cliccando sul quale si apre la finestra preferiti, che occupa la parte sinistra della finestra di Explorer.
Come si vede, nell'elenco vi sono pagine web e cartelle, nelle quali vi sono altre pagine web. Quelle che si vedono in figura sono state immesse, nella cartella C:\Windows\Preferiti dalla Microsoft o dal produttore del computer. Se vogliamo collegarci ad una pagina web presente nell'elenco sufficiente cliccare su di essa. Automaticamente il browser chiede il collegamento telefonico e accede all'indirizzo della pagina, se essa esiste ancora, altrimenti manda un messaggio di errore. Poich la finestra preferiti occupa spazio dello schermo, richiamata la pagina desiderata, pu essere chiusa cliccando sul pulsante Chiudi in alto a destra. 7.4.1.2 Assegnare un bookmark ad una pagina web. Ma come si fa ad aggiungere a Preferiti la pagina web desiderata . La funzione veramente semplice e intuitiva, anche perch automatizzata. Navigando in Internet ci troviamo prima o poi ad esclamare "Oh! proprio quello che cercavo". Bene a questo punto clicchiamo sul pulsante Preferiti e poi su Aggiungi ( ) della finestra che si apre. Naturalmente ci che verr aggiunto alla cartella sar la pagina web corrente e l'indirizzo relativo che compare nella casella di testo dell'indirizzo.
40 7.4.1.3 Aggiungere pagine web alla cartella dei bookmark. Possiamo salvare la pagina web attiva in una cartella qualunque all'interno della cartella Preferiti (o altrove). Cliccando su Aggiungi si apre una finestra di dialogo in cui si pu decidere dove e come salvare la pagina.
Prima di tutto nella casella Nome viene suggerito un nome che in genere il titolo della pagina, ma che possiamo modificare a piacere per ricordare meglio il suo contenuto. Poi dobbiamo specificare dove metterla cliccando sul pulsante Crea in <<. Cliccando su questo pulsante si apre la parte inferiore della finestra con l'elenco delle cartelle presenti e compare il pulsante Nuova Cartella. Possiamo scegliere di creare una nuva cartella accodata alle altre o all'interno di quelle presenti; beh! il sistema funziona esattamente come le finestre Salva. Ultimo punto importante la casella di selezione Disponibile in modalit non in linea. Se questa casella viene selezionata, si attiva il pulsante Personalizza... Ci significa che se la casella di selezione non spuntata viene salvato soltanto l'indirizzo della pagina, se selezionata viene salvata anche la pagina web in modo che sia visitabile non in linea e, tramite il pulsante Personalizza... possiamo definire che cosa salvare e se la pagina deve essere aggiornata periodicamente collegandosi in rete. Ma andiamo con ordine. Spuntiamo la casella e clicchiamo su Personalizza. Appare la prima finestra della procedura guidata. In essa viene spiegata la procedura. Clicchiamo su Avanti e appare la seconda finestra
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In questa finestra possibile definire se salvare i collegamenti della pagina e fino a quale livello. E' evidente, come spiega la nota, che se si sceglie di salvare molte pagine collegate aumenter il tempo per salvarle e occuperanno spazio sul disco. Cliccando su Avanti appare la terza finestra
In essa possibile scegliere se l'aggiornamento della pagina deve avvenire manualmente, al momento della connessione, cliccando sul comando Strumenti/Sincronizza, oppure pianificare un aggiornamento automatico. Se si sceglie la pianificazione, andando avanti compare la scheda della pianificazione in cui si pu specificare ogni quanto tempo deve essere aggiornata la pagina e altro.
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L'ultima scheda permette di assegnare alla pagina una password per potervi accedere. Passando il cursore sull'elenco delle pagine di preferiti, se la pagina non disponibile non in linea appare accanto al cursore un segno di divieto. Ricordiamo infine che accanto alla casella dell'indirizzo vi la Barra dei Collegamenti nella quale si possono inserire, semplicemente trascinando le icone relative, i collegamenti che si usano pi di frequente.
Allo stesso modo si possono rimuovere trascinandoli via dalla barra. Ovunque si abbia un'icona di una pagina web, basta agganciarla col mouse e trascinarla sulla barra per ottenere un collegamento. In questo modo si pu anche aggiungere un collegamento a Preferiti. Il secondo pulsante della finestra Preferiti Organizza..., che permette di mettere ordine nella cartella Preferiti quando questa diventa piena di indirizzi e pagine web. Anche se questo lavoro pu essere fatto manualmente lavorando direttamente nella cartella, la finestra di dialogo che appare facilita il compito
I pulsanti presenti nella finestra sono chiari e non hanno bisogno di molte spiegazioni. Selezionando una pagina web dall'elenco, nel riquadro in basso a sinistra appaiono le propriet del collegamento e la possibilit di modificarle.
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La casella di selezione permette di impostare la disponibilit non in linea; cliccando su di essa si attiva la stessa procedura vista precedentemente. Le propriet di una pagina web si possono modificare anche direttamente cliccando col destro del mouse su di essa e scegliendo Propriet dal menu di scelta rapida. Per finire un consiglio; mantenendo aggiornata la cartella preferiti si risparmia tempo, molto tempo e scatti, molti scatti.
44 7.4 Esercitazione. 1. Aprire su un dischetto un file Word di nome "Modulo 7 Sezione 4 Esercitazione". In esso svolgere l'esercitazione seguente rispondendo ai quesiti. 2. Rispondere alle seguenti domande: a. Cosa si intende in browser internet per segnalibro o bookmark? b. Dove situata la cartella Preferiti? c. La cartella Preferiti pu essere esportata da un computer ad un altro? d. Scorrendo l'elenco di Preferiti, cosa indica se la pagina disponibile non in linea? e. Come si fa a trasformare un indirizzo di una pagina web da in linea a non in linea? 3. Aprire il browser e connettersi in Internet. Aprire Preferiti e collegarsi ad una pagina dell'elenco cliccandoci sopra. 4. Navigare fino a raggiungere una pagina ritenuta interessante e salvarla in Preferiti in una cartella denominata "Indirizzi Personali" in modalit in linea. 5. Modificare le propriet della pagina salvata trasformandone la visibilit in non in linea. Annotare che cosa succede. Osservare le altre propriet e impostarle in modo che la pagina si aggiorni automaticamente ogni giorno. 6. Usando il pulsante Organizza... creare nella cartella Preferiti una nuova cartella di nome "Nuovi indirizzi", trasferire la pagina salvata nella nuova cartella ed eliminare la cartella "Indirizzi personali". 7. Posizionare in cima all'elenco la cartella creata. 8. Chiudere il browser. Se il file non lungo, trasferire la pagina salvata sul dischetto cliccando col destro del mouse e scegliendo i comandi adatti. 9. Chiudere tutte le applicazioni e consegnare il dischetto all'istruttore.
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Modulo 7 Sezione 5
Posta elettronica: primi passi
46 MODULO 7: Reti Informatiche SEZIONE 5: Posta Elettronica: per iniziare 7.5.1 Primi passi con la posta elettronica. La posta elettronica (e-mail ovvero electronic-mail) uno dei pi importanti servizi offerti in Internet, il servizio che, insieme al web, ha contribuito di pi alla diffusione della rete. Ormai, con la gratuit con cui i provider permettono l'accesso ad internet e la gratuit della casella di posta personale, questo mezzo usato da gran parte della popolazione mondiale (o almeno dei paesi pi evoluti dal punto di vista tecnologico), talvolta in alternativa o insieme con la posta tradizionale. La posta elettronica offre molti vantaggi rispetto a quella tradizionale, di cui ci si rende immediatamente conto quando la si usa. Intanto costa quanto uno scatto telefonico, pu raggiungere una infinit di destinatari contemporaneamente in tutto il mondo, pu essere ricevuta anche in nostra assenza, si possono allegare testi, immagini, suoni, pu interagire con la messagistica SMS dei telefonini, sempre e ovunque con noi con un telefonino WAP. Nel futuro (che cominciato gi ieri) prevedibile che la comunicazione personale sar sempre pi integrata fra computer e dispositivi personali di comunicazione. Per comunicare con la posta elettronica occorre disporre di alcune cose: naturalmente dell'accesso a Internet mediante un provider. Il provider offre, in genere, la casella di posta elettronica, cio una cartella sul proprio server in cui raccogliere e conservare i messaggi ricevuti, e naturalmente un indirizzo personale. Occorre, infine, un programma che gestisca la posta. Quest'ultimo per la verit non strettamente necessario, perch della gestione della posta pu incaricarsi, mediante il browser, il provider, che nella propria Home page, permette l'accesso alla posta e lo scambio di messaggi, talvolta anche l'invio di SMS a telefonini cellulari. Oggi i servizi e-mail offerti dai provider sono anche abbastanza sofisticati; tuttavia se si vuol gestire la posta con razionalit ed efficienza bene utilizzare un programma di posta elettronica, come Eudora o Microsoft Outlook o il suo fratello minore Microsoft Outlook Express. MIcrosoft Outlook fornito con Office 2000, mentre Microsoft Outlook Express viene fornito gratuitamente con Windows ed Explorer. Naturalmente esistono molti altri programmi, ma essendo Microsoft Outlook integrato con windows e Office 2000, lo utilizzeremo nel seguito. L'indirizzo di posta elettronica viene fornito dal provider col contratto di accesso a Internet e, come l'URL, costituito da quattro parti ben definite. Nome o nomignolo dell'utente, per esempio fernando.carla Presso cio il famoso simbolo della chiocciolina @ Nome del server, per esempio tin Nome del dominio, per esempio it In definitiva l'indirizzo fernando.carla@tin.it. Esso strettamente personale ed individua la nostra casella, alla quale si pu accedere soltanto conoscendo il nome utente e la password, forniti dal provider al momento dell'accettazione del contratto. 7.5.1.1 Aprire un programma di posta elettronica. Parleremo in questo paragrafo prima di Microsoft Outlook Express, il quale presente in ogni computer che abbia Microsoft Explorer. Questo programma molto pi semplice di Microsoft Outlook e di esso contiene solo alcune funzionalit. Proprio per la sua semplicit viene adoperato dalla maggior parte degli utenti di posta elettronica. Parleremo poi delle funzioni di Outlook non contenute in Outlook Explress.
47 Entrambi i gestori di posta elettronica, quando vengono aperti per la prima volta devono essere configurati, nel senso che occorre specificare almeno un account di posta elettronica (altrimenti che gestore di posta sarebbe!) ovvero la casella, i protocolli, le password e l'indirizzo forniti dal provider. Avendo pi account si possono configurare tutti, in modo che Outlook possa scaricare dai server tutta la posta in arrivo. Gli elementi necessari per la configurazione dell'account sono stati elencati in altro paragrafo. Li elenchiamo anche qui per semplicit: l'indirizzo; per esempio fernando.carla@tin.it il nome utente; per esempio fecarla la password per poter entrare nella casella della posta (che naturalmente riservata), per esempio 100655 o qualunque altro gruppo di caratteri alfanumerici. il numero telefonico del provider (es. 0832313257 che il numero per Lecce del provider TIN); il DNS primario e secondario, cio i numeri riservati ai provider per l'accesso. Essi possono essere dinamici, nel senso che automaticamente vengono assegnati dal provider al momento del collegamento, oppure fissi (per esempio il DNS primario di TIN 212.216.112.222 e il DNS secondario 212.216.172.162). l'indirizzo del'NNTP server (per esempio, sempre per TIN esso news.tin.it) per il servizio newsgruop. l'indirizzo del POP3 server (per TIN esso box.clubnet.tin.it per un abbonamento gratutito a Clubnet) per il servizio di posta in arrivo . l'indirizzo del'SMTP server (per l'abbonamento citato a Clubnet mail.clubnet.tin.it) per il servizio di posta in partenza. All'apertura del gestore inizia la configurazione guidata. E' sufficiente immettere i dati nelle varie caselle. Viene chiesto alla fine se il gestore che stiamo configurando deve essere il predefinito (ci vuol dire che quando avremo a che fare con posta elettronica verr attivato questo gestore); rispondiamo S e Outlook pronto per essere usato. Clicchiamo sulla icona di Outlook Express presente sulla barra dell'avvio veloce della Barra delle Applicazioni del desktop ( ) e appare la finestra del gestore di posta elettronica.
Outlook funziona per cartelle, nel senso che tutti i messaggi di posta elettronica in arrivo e in partenza, gli appuntamenti, i contati etc. vengono conservati in cartelle, che possibile visionare cliccando sull'elenco presente sulla sinistra della finestra, in cui troviamo Posta in arrivo. In essa vengono conservati tutti i messaggi ricevuti, prelevati dal server mediante il collegamento a Internet che si attiva cliccando sul pulsante Invia/Ricevi presente sulla barra degli strumenti ( ). Cliccando sul pulsante e selezionando poi Ricevi tutti, viene aperto automaticamente il collegamento con Internet, senza aprire il browser, e vengono scaricati tutti i nuovi messaggi ricevuti insieme agli eventuali allegati. Contemporaneamente vengono cancellati dal server. I messaggi sono poi esplorabili non in linea, con un risparmio notevole di scatti telefonici. Posta in uscita. In questa cartella vengono conservati tutti i messaggi scritti e non ancora inviati completi degli eventuali allegati. Il gestore di posta permette di scrivere non in linea tutti i messaggi che si vuole e poi, cliccando sul pulsante Invia/Ricevi e Invia tutti, aprire Internet, senza aprire il browser, e inviare ai server relativi tutti i messaggi.
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Posta Inviata. In questa cartella vengono parcheggiati fino a che non vengono cancellati, tutti i messaggi che sono stati inviati dalla Posta in Uscita, la cui cartella viene svuotata al momento dell'invio. Posta Eliminata. In questa cartella vengono conservati i messaggi ricevuti e cancellati. E' una specie di cestino che permette di recuperare messaggi cancellati per errore fino a che non vengono cancellati definitivamente. Bozze. In questa cartella vengono conservati i messaggi scritti, non compiuti e non inviati, in modo da poterli riprendere e completarli per l'invio. In altri termini, quando scriviamo un messaggio e poi si clicca sul pulsante Salva, il messaggio viene conservato in questa cartella. Nel secondo riquadro in basso compaiono i Contatti, ovvero gli indirizzi a cui inviare i messaggi. Gli indirizzi possono essere singoli o gruppi di indirizzi, che permettono di
inviare un messaggio contemporaneamente a pi destinatari con un unico click del mouse. Naturalmente possono essere create tutte le cartelle che vogliamo per un uso pi personale del gestore. I dettagli per l'invio e la ricezione di messaggi li vedremo in seguito nei prossimi paragrafi. Microsoft Outlook, a differenza di Microsoft Outlook Express, contiene altre funzionalit che lo rendono pi completo per la gestione totale della comunicazione. Cliccando sull'icona di Microsoft Outlook ( ), che compare nella Barra di Office o nell'elenco Start/Programmi se il programma stato installato, appare l'interfaccia del programma:
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Come si vede la finestra appare pi ricca di cartelle, in quanto, oltre alla posta elettronica, Outlook gestisce anche contatti, appuntamenti, diari e collegamenti ad altre applicazioni. Il funzionamento , per, del tutto simile ad Outlook Express, nel senso che si tratta di un insieme di cartelle nelle quali vengono conservate le varie informazioni, naturalmente con tutti gli automatismi che consente la gestione elettronica. Esaminiamo brevemente le varie cartelle. I dettagli saranno presi in considerazione quando si presenter l'occasione. Nel gruppo Collegamenti ad Outlook vi sono le seguenti cartelle: Cartella Outlook Oggi la quale mostra un sommario di tutte le altre cartelle Cartella Posta in arrivo che contiene la posta che gi stata scaricata dal provider Cartella Calendario per programmare appuntamenti e riunioni Cartella Contatti per archiviare dati relativi a persone con cui abbiamo rapporti Cartella Attivit per pianificare attivit e progetti Cartella Diario che permette di tenere memoria della giornata lavorativa o di altro Cartella Note per prendere appunti volanti Cartella Posta eliminata che contiene tutti i messaggi che sono stati eliminati prima di essere eliminati definitivamente. Nel gruppo Collegamenti vi sono le cartelle: Cartella Bozze che contiene i messaggi da inviare e non ancora finiti. In essa vanno a finire i messaggi che stiamo scrivendo e salviamo facendo click su Salva Cartella Posta in uscita che contiene tutti i messaggi scritti e da inviare. Essi verranno inviati quando si clicca su Invia tutti
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Cartella Posta inviata nella quale vengono conservati i messaggi inviati quando si clicca su Invia tutti. In questo caso i messaggi vengono cancella ti dalla cartella Posta in uscita e salvati in questa. Nel gruppo Altri collegamenti vi sono le cartelle: Risorse del computer Documenti Preferiti 7.5.1.2 Aprire la cassetta delle lettere di un dato utente.
Abbiamo visto che per aprire la cassetta delle lettere (l'account di posta elettronica ovvero la cartella personale presente sul server) occorre conoscere prima di tutto qual' il server; potrebbe essere tin.it oppure libero.it oppure tiscali.it etc.. Poi occorre conoscere il nome utente (il codice del proprietario della cassetta) e infine la password. Se la cassetta nostra il lavoro lo abbiamo gi fatto configurando il gestore e conosceremo senz'altro il nome utente e la password. Se la cassetta non nostra (non dovremmo entrare!) occorre conoscere tutti gli altri dati. Conoscendo queste informazioni come fare per vedere la posta ricevuta? Mediante Outlook Express occorre conoscere l'account completo, cio occorre conoscere tutti gli elementi elencati per la configurazione del gestore, creare l'account e quindi cliccare su Ricevi Tutti del pulsante Invia/Ricevi. Tutti i messaggi vengono scaricati nella cartella Posta in Arrivo e da qui possiamo visitarli. Se si conoscono soltanto il nome utente, la password e il server, allora possiamo aprire la cassetta collegandoci ad Internet mediante il browser, andare all'indirizzo del server (per esempio www.libero.it) e nella sua Home Page certamente vi sono le caselle in cui inserire nome utente e password mediante cui accedere alla cassetta delle lettere del proprietario (naturalmente se si autorizzati!!).
7.5.1.3 Leggere un messaggio. Una volta aperta la cassetta delle lettere col gestore di posta elettronica o direttamente dal browser possibile leggere i messaggi. Nel browser vengono elencati nella parte superiore dello schermo tutti i messaggi presenti in ordine di data, dal pi recente al pi vecchio. Cliccando sulla barra sopra la data i messaggi possono essere ordinati dal pi vecchio al pi nuovo. I messaggi non letti appaiono in grassetto, che scompare una volta letti. Per leggere un messaggio basta cliccarci sopra; nella parte inferiore dello schermo appare il messaggio completo con gli eventuali link ad allegati o a indirizzi. Con Outlook Express occorre fare click sulla cartella Posta in Arrivo e nella parte destra in alto della finestra appare l'elenco dei messaggi, anche qui in ordine di data decrescente e anche qui con i messaggi non letti in grassetto. Per leggere il messaggio basta cliccarci sopra e in basso a destra compare il messaggio. Mediante gli strumenti presenti sia nel browser che in Outlook possibile rispondere o cancellare il messaggio. Cancellando i messaggi dal browser, essi verranno eliminati definitivamente, mentre cancellandoli da Outlook essi vengono conservati nella cartella Posta eliminata fino a che non vengono cancellati definitivamente. I messaggi scaricati dal server mediante il pulsante Ricevi tutti di Outlook o Outlook Express, vengono cancellati, per cui, entrando nelle propria posta da un altro computer mediante il browser si rischia di non trovare pi i messaggi ricevuti, i quali, comunque, sono salvati sul proprio computer dove configurato Outlook.
51 7.5.1.4 Chiudere il programma di posta elettronica. Una volta letta la posta o fatte le altre attivit permesse dal programma Outlook si chiude semplicemente cliccando sul pulsante Chiudi della finestra oppure cliccando sul menu File/Esci. Quando si chiude il programma di posta elettronica ricordarsi sempre di controllare che il computer non sia rimasto connesso alla rete, perch gli scatti telefonici continuerebbero ad andare senza alcuna utilit per noi. Quando il collegamento attivo, sulla barra di stato, in basso a destra della barra della applicazioni del desktop, appare l'icona del collegamento lampeggiante. Cliccando su di essa appare la finestra di dialogo in cui sono riportati i minuti di collegamento e i pulsanti con cui disconnettersi. Cliccando su disconnetti si sente chiaro il click del telefono che si disconnette dalla rete.
7.5.1.5 Usare le funzioni di Help. Microsoft Outlook Express un programma semplice e intuitivo. Microsoft Outlook pi complesso. In caso di dubbi sull'uso dei due gestori di posta esiste sempre la guida in linea pronta a dare tutte le spiegazioni necessarie. Essa funziona come le altre guide in Windows. Cliccando su "?" del menu e poi su Sommario e indice oppure premendo il tasto F1 appare la finestra della guida
con tutti gli argomenti disponibili.

52 7.5.2. Modificare le impostazioni di base. Come tutti i programmi che girano sotto windows anche Microsoft Outlook e Microsoft Outlook Express hanno una interfaccia configurabile a piacere, in modo da adattarla alle esigenze personali. Si possono configurare il modo di visualizzazione e le barre degli strumenti.
7.5.2.1 Modificare il modo di visualizzazione. Cliccando sulla voce di menu Visualizza si accede al sottomenu delle visualizzazioni; posizionandosi sulla voce Visualizzazione corrente si accede alle varie possibilit di visualizzazione
Come si vede si possono visualizzare tutti i messaggi, oppure solo quelli non letti. Cliccando su Personalizza visualizzazione corrente... si apre una finestra nella quale possibile configurare la visualizzazione corrente per ogni condizione
Come si vede nella figura nella prima casella si pu selezionare il tipo di messaggio e nella casella sottostante definire l'azione cliccando sulla voce sottolineata. Nella terza casella si pu dare un nome alla visualizzazione. Si possono creare molte visualizzazioni cliccando
53 sulla voce Definisci visualizzazioni... In essa si possono definire e impostare le visualizzazioni che appariranno nell'elenco del menu Visualizza/Visualizzazione corrente. In questo modo possibile avere pronte diverse configurazioni e usare l'una o l'altra a seconda delle esigenze. 7.5.2.2 Modificare la barra degli strumenti. Naturalmente anche in Microsoft Outlook e Microsoft Outlook Express, come nelle altre applicazioni Microsoft, possibile riconfigurare e personalizzare la barra degli strumenti o le barre degli strumenti. In Microsoft Outlook Express occorre cliccare col destro del mouse sulla barra degli strumenti e appare l'elenco delle due barre che si possono attivare Clicc ando su Personalizza... appare la finestra in cui possibile aggiungere o rimuovere pulsanti e configurare i pulsanti stessi come grandi o piccoli con etichetta o senza. In Microsoft Outlook per attivare le barre degli strumenti occorre cliccare su Visualizza/Barre degli strumenti. Anche qui vi la voce Personalizza... che permette di attivare e disattivare le barre disponibili, creare barre personali e aggiungere e togliere pulsanti come nell'Express.
54 7.5 Esercitazione. 1. Aprire su un dischetto un file Word di nome "Modulo 5 Sezione 5 Esercitazione". In esso svolgere l'esercitazione seguente rispondendo ai quesiti. 2. Rispondere alle seguenti domande: a. Elencare alcuni vantaggi della posta elettronica. b. Di cosa bisogna disporre per comunicare con la posta elettronica? c. Quali sono gli elementi di un indirizzo di posta elettronica? d. In quanti e quali modi si pu accedere alla posta elettronica? e. Citare due programmi per la gestione della posta elettronica. f. Quale vantaggio offre un programma per la gestione della posta? g. Quali sono gli elementi che servono per configurare un account di posta elettronica in Microsoft Outlook o altri programmi? 3. Aprire Microsoft Outlook Express. Esaminare tutte le cartelle e visualizzare qualche messaggio. 4. Chiudere Microsoft Outlook Express. Aprire la connessione a internet e accedere alla posta personale o alla posta dell'istruttore previa autorizzazione e chiedendo gli elementi essenziali. 5. Salvare un messaggio sul computer in modo da leggerlo non in linea. 6. Ordinare i messaggi presenti in ordine di data crescente. 7. Uscire da internet e aprire Microsoft Outlook Express. 8. Mediante la voce di menu Visualizza/Visualizzazione corrente/Definisci visualizzazioni.. creare una visualizzazione personalizzata e inserirla nell'elenco. Crearne una seconda e provare le visualizzazioni selezionandole dall'elenco. 9. Modificare la barra degli strumenti inserendo tre pulsanti disponibili. 10. Attivare la guida e cercare informazioni, da copiare nel file word, sugli account. 11. Chiudere Microsoft Outlook Express. 12. Chiudere tutte le applicazioni e consegnare il dischetto all'istruttore.
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Modulo 7 Sezione 6
Messaggi
56 MODULO 7: Reti Informatiche SEZIONE 6: Messaggi Dopo aver visto cosa occorre per accedere alla propria posta elettronica, entriamo ora nel vivo della messaggistica, creando e inviando un messaggio. 7.6.1 Inviare un messaggio. Per inviare un messaggio di posta elettronica occorre innanzi tutto comporlo in tutte le sue parti e infine procedere alla spedizione. E' bene ricordare, in questa sede, che, quando si collegati in internet, gli scatti telefonici corrono e, anche se non si hanno problemi di consumi, buona norma rimanere connessi solo se strettamente indispensabile. Per questo motivo bene non scrivere i messaggi durante il collegamento, ma al di fuori con le modalit che vedremo in seguito, e, una volta pronto, attivare il collegamento e procedere all'invio. L'uso del gestore della posta elettronica facilita indubbiamente tutte le operazioni e di esso parleremo nei paragrafi seguenti, ma, ad onor del vero, esso non strettamente indispensabile. Se non si vuole usare il gestore, si pu procedere nel modo seguente: 1. Scrivere il messaggio usando Blocco note e salvare il testo per un uso successivo. 2. Selezionare tutto il messaggio e cliccare su Copia 3. Aprire internet e accedere alla propria posta 4. Cliccare su Nuovo messaggio 5. Cliccare su Incolla dopo aver posizionato il cursore nello spazio del testo 6. Scrivere gli altri elementi necessari del messaggio 7. Cliccare su Invia 8. Chiudere la connessione Internet Quello descritto un modo un po' spartano di inviare un messaggio. L'uso del gestore della posta permette di comporre messaggi formattati, con immagini, collegamenti e altro, per cui altamente raccomandabile il suo uso. 7.6.1.1 Creare un messaggio. Apriamo Microsoft Outlook Express in modalit non in linea. Sulla barra degli ) con una freccetta a lato. Cliccando strumenti vi il pulsante Nuovo messaggio ( sul pulsante si apre la finestra di composizione del nuovo messaggio senza uno stile; cliccando invece sulla freccetta si apre un elenco di stili di messaggi gi pronti o da creare. Ricordarsi sempre che siamo in internet, in particolare siamo nel WWW, per cui i messaggi verranno visualizzati come pagine web (sed il gestore ne capace) e come tali possono contenere tutti gli elementi di una pagina web. Bisogna, per, ricordare anche che non tutti i gestori di posta elettronica supportano le diverse codifiche di un messaggio. Outlook Express in grado di inviare messaggi in tre formati: HTML RTF Testo normale Il formato HTML pu contenere tutti gli elementi di una pagina web, ma pu essere letto dal destinatario solo se il suo gestore di posta elettronica ha queste caratteristiche (in altri termini se ha anche lui Outlook). Il formato RTF contiene solo formattazione Rich Text File. Il formato solo testo povero, contiene solo il testo, ma supportato da tutti i gestori di posta elettronica. Ricevendo un messaggio in HTML e leggendolo con un gestore solo testo si vedranno geroglifici che confondono il messaggio.
57 E' buona norma inviare messaggi in solo testo specialmente quando sono indirizzati a pi destinatari. Per scegliere il formato desiderato cliccare su Strumenti/Opzioni della finestra di Outlook Express e poi aprire la scheda Invia. In essa possibile selezionare il formato del messaggio. Scegliamo allora uno stile da quelli in elenco, ma possiamo provare anche a creare un nostro stile e salvarlo per usarlo come marchio di fabbrica dei nostri messaggi. Facciamo click su Seleziona elementi decorativi... e si apre la finestra relativa
Come si vede c' gi un lungo elenco da cui scegliere ma possiamo anche creare una nostra pagina cliccando sul pulsante Nuovo... oppure sul pulsante Modifica. In entrambi i casi viene aperto Microsoft Front Page, l'applicazione nella quale pu essere creata la pagina da usare nel messaggio. Scelto lo stile, se ci interessa uno stile, si apre la finestra di dialogo nella quale possibile inserire tutti gli elementi del messaggio, alcuni necessari altri opzionali.
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La finestra un vero e proprio editore di testo con tutti i pulsanti necessari alla formattazione e tutti i menu per la gestione del documento che stiamo scrivendo. Le voci di menu permettono di inserire immagini, suoni, sfondi, organizzare il testo formattato con rientri, elenchi etc. 7.6.1.2 Inserire un indirizzo nel campo "destinatario". La prima casella in alto, contraddistinta da A:, permette di inserire l'indirizzo del destinatario. Possiamo inserirlo direttamente digitandolo (ad esempio fernando.carla@tin.it) oppure scegliendo dall'elenco dei contatti (dalla rubrica) che si apre cliccando sul pulsante a sinistra della casella ( )
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La rubrica pu contenere indirizzi individuali o gruppi gi preparati nella gestione dei contatti in Outlook Express come gi visto in precedenza, oppure creando nuovi contatti cliccando sul pulsante Nuovo contatto. Se si vuole inviare il messaggio a pi destinatari contemporaneamente si possono scrivere direttamente nella casella A: tutti gli indirizzi, separati da una virgola oppure selezionando contemporaneamente o uno alla volta dalla rubrica gli indirizzi r cliccando sul pulsante Aggiungi accanto a sinistra delle caselle degli indirizzi. Vi sono altre due caselle in cui si possono inserire indirizzi, la casella Cc: e la casella Ccn:. Quest'ultima, se non presente nella finestra Nuovo, si pu visualizzare cliccando su Visualizza/Tutte le intestazioni. In Cc: si possono inserire indirizzi "per conoscenza", cio destinatari a cui si vuol far conoscere il messaggio per conoscenza. Ciascuno di essi non conosce per gli altri destinatari. In Ccn: si possono inserire indirizzo/i di destinatari, i quali conoscono tutti i nomi a cui stato indirizzato il messaggio. 7.6.1.3 Inserire un titolo nel campo "oggetto". Importante, come in una lettera normale, l'oggetto del messaggio, che bene sempre specificare per facilitare la comunicazione. L'oggetto del messaggio possiamo scriverlo nella casella Oggetto:; esso non sia prolisso e sia sempre sempre chiaro; comparir nell'intestazione del messaggio ricevuto, di modo che il destinatario ha gi un'idea del contenuto senza aprire il messaggio. A questo punto non resta che scrivere il contenuto del messaggio e aggiungere gli elementi che si possono aggiungere, come il biglietto da visita e allegati (cio file di qualunque genere).
60 7.6.1.4 Aggiungere il "biglietto da visita" in calce al messaggio. Un biglietto da visita un file contenente non solo l'indirizzo e-mail di una persona, ma anche tutte le altre indicazioni che uno ritiene necessario dare agli altri. Questo file di tipo particolare (si chiama vCard), in quanto pu essere letto non solo dalla posta elettronica ma anche da tutti i dispositivi per lo scambio di messaggi elettronici che usano la stessa codifica. Prima di essere aggiunto ad un messaggio, il biglietto da visita deve essere creato, prima inserendo i dati nella rubrica di Microsoft Outlook Express e poi esportando il contatto creato mediante il comando File/Esporta/Biglietto da visita della rubrica. Il contatto nella rubrica pu essere inserito in vari modi; eccone alcuni: Dalla finestra principale di Outlook Express cliccando su Contatti/NUovo contatto della casella Contatti Dalla finestra principale di Outlook Express cliccando su Strumenti/Rubrica e poi cliccando sul pulsante Nuovo/Contatto Cliccando sui pulsanti A:, Cc:, e Ccn della finestra Nuovo messaggio e poi cliccando su Nuovo contatto In ogni caso si apre la stessa finestra a schede Propriet, nella quale si possono inserire tutti i dati.
Una volta creato il contatto, occorre selezionarlo nella finestra Rubrica, attivandola col comando Strumenti/Rubrica della finestra di Outlook Express, e infine cliccare sul comando File/Esporta/Biglietto da visita. Creato il biglietto da visita possibile inserirlo nel proprio messaggio semplicemente cliccando su Inserisci/Biglietto da visita del menu della finestra Nuovo messaggio. Il biglietto da visita inviato potr essere inserito dal destinatario nei propri contatti. Per altri dettagli si pu consultare la guida cercando Biglietto da visita.
61 7.6.1.5 Usare un correttore ortografico se disponibile. Possiamo ora inserire il testo. Se abbiamo deciso di mandare il messaggio in formato HTML possiamo sbizzarrirci a formattarlo come vogliamo, usando tutti gli elementi di formattazione di carattere e paragrafo. Fra le varie voci Outlook Express fornisce anche il correttore ortografico che permette di non commettere errori di ortografia. Per attivarlo basta fare click sul pulsante Correzione ortografica e si apre la finestra di correzione in cui vengono suggeriti rimedi per i termini ritenuti errati.
7.6.1.6 Allegare un file al messaggio. Abbiamo visto come si possa allegare al messaggio il proprio biglietto da visita. Abbiamo detto anche che il biglietto da visita un file particolare. Allo stesso modo possiamo allegare al messaggio qualunque tipo di file vogliamo. E questo uno dei grandi vantaggi della posta elettronica rispetto alla posta tradizionale. In teoria posso allegare al messaggio tutta l'enciclopedia britannica se la avessi in formato elettronico. In pratica, poich i file allegati devono essere trasmessi via cavo telefonico alla destinazione, per file grandi occorre molto tempo per inviarli e molto tempo per scaricarli da parte del destinatario, sempre se non sopravvengono interruzioni sulla linea telefonica. Conviene, in definitiva allegare sempre file piccoli. I file allegati possono essere file di testo, immagini, suoni, filmati e tutti gli altri. Allo stesso messaggio possono essere allegati pi file. Allegare un file molto semplice: basta cliccare sul pulsante con la clicps ( ) oppure cliccare sul menu Inserisci/Allegato. Compare la solita finestra di ricerca del file. Una volta scelto il file basta fare click sul pulsante Allega; si pu, spuntando la relativa casella di selezione, creare anche un collegamento al file, in modo che, ricevuto il messaggio, cliccandoci sopra esso viene aperto nell'applicazione che lo ha prodotto.
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7.6.1.7 Mandare un messaggio con alta/bassa priorit. La funzionalit "priorit" di un messaggio permettere di mettere in evidenza presso il destinatario l'urgenza del messaggio in modo che esso non passi inosservato. Si tratta, in definitiva, di contrassegnare il messaggio che apparir nell'elenco dei messaggi del destinatario con un simbolo che richiama l'attenzione. La priorit pu essere alta e verr contrassegnata col simbolo del punto esclamativo (!), e bassa e verr contrassegnata con una freccia rivolta in gi. La priorit pu essere anche normale e in questo caso il messaggio non sar contrassegnato da alcun simbolo. Per default la priorit impostata quella normale. Per impostare un'altra priorit basta cliccare sul pulsante Priorit della finestra Nuovo messaggio
oppure sulla voce di menu Messaggio/Imposta priorit. La priorit impostata valida solo per il messaggio corrente. I simboli descritti appaiono nell'elenco dei messaggi del gestore della posta nella posizione a sinistra ( ). Cliccando su di essi possibile ordinare i messaggi secondo la priorit o gli allegati. Microsoft Outlook permette anche di contrassegnare il messaggio per il completamento ( ), cio inviare al destinatario un promemoria. Cliccando sul menu Azioni/Contrassegna per il completamento appare una finestra nella quale possibile inserire l'azione da fare e la data entro cui deve essere fatta (ad esempio Rispondere entro il Venerd 25 settembre 2001). Naturalmente queste funzionalit sono sfruttabili solo se il destinatario possiede lo stesso gestore di posta. 7.6.2. Copiare, spostare, cancellare. 7.6.2.1 Usare le funzioni "Copia" e "Incolla" per duplicare un testo nel messaggio o in un altro messaggio attivo. Abbiamo detto che la finestra Nuovo messaggio un vero e proprio editor di testo, con le funzionalit pi importanti. Inoltre tutte le applicazioni che operano sotto windows hanno la importante funzionalit del taglia, copia e incolla non solo all'interno della stessa applicazione, ma anche fra applicazioni diverse. E' quindi molto facile copiare testo da un file word o Blocco note o Wordpad e incollarlo nel messaggio che stiamo scrivendo. Per far ci, selezioniamo la parte di testo da copiare con le solite modalit (col mouse o con i tasti freccia e il tasto Maiuscole) e poi copiamolo negli appunti di windows: premendo i tasti CTRL+C premendo i tasti CTRL+Ins cliccando sulla voce di menu Modifica/Copia Posizionarsi nel punto in cui inserire il testo memorizzato: premendo i tasti CTRL+V premendo i tasti SHIFT+Ins cliccando sulla voce di menu Modifica/Incolla
63 7.6.2.2 Usare "Taglia" e "Incolla" per spostare un testo all'interno di un messaggio o in un altro messaggio attivo. Allo stesso modo si pu spostare del testo all'interno del messaggio. Per far ci, selezioniamo la parte di testo da spostare con le solite modalit (col mouse o con i tasti freccia e il tasto Maiuscole) e poi copiamolo negli appunti di windows, eliminandolo contemporaneamente dalla posizione corrente: premendo i tasti CTRL+X cliccando sulla voce di menu Modifica/Taglia Posizionarsi nel punto in cui inserire il testo memorizzato: premendo i tasti CTRL+V premendo i tasti SHIFT+Ins cliccando sulla voce di menu Modifica/Incolla Naturalmente le stesse operazioni possiamo farle col mouse, semplicemente trascinando la parte selezionata nel punto d'inserimento per spostarla, tenendo premuto il tasto CTRL mentre si trascina per copiare la parte selezionata.
7.6.2.3 Usare "Taglia" e "Incolla" per inserire nel messaggio un testo prelevato altrove. Il testo da copiare nel messaggio pu provenire da qualunque altro documento, come detto prima, in quanto questa una caratteristica delle applicazioni che lavorano sotto windows. Le modalit per eseguire le operazioni sono esattamente le stesse viste sopra.
7.6.2.4 Cancellare parte del testo in un messaggio. Per cancellare parte del testo di un messaggio basta selezionarla e premere il tasto CANC. In questo caso il testo cancellato non viene inserito negli appunti di windows e non pu, quindi, essere copiato altrove. 7.6.2.5 Cancellare un file allegato ad un messaggio. Abbiamo visto sopra come allegare un file ad un messaggio. Naturalmente se si commette qualche errore, sempre possibile ritornare sui propri passi eliminando il file o i file allegati. L'elenco dei file allegati compaiono nella casella Allegati. Per cancellare un file allegato al messaggio occorre cliccare col destro del mouse sul file da eliminare. Si apre un menu di scelta rapida
64 nel quale vi la voce Rimuovi. Cliccandoci sopra il file viene rimosso. Naturalmente inutile dire che il file non viene cancellato fisicamente, ma solo rimosso dall'elenco. Abbiamo finalmente completato il messaggio. Rimane, se vogliamo, di inserire una firma elettronica, cio una firma che contenga dati personali e che Outlook inserisce automaticamente alla fine del messaggio. Ovviamente prima di inserire la firma personale, bisogna crearla. Per far ci clicchiamo su Strumenti/Opzioni della finestra di Outlook Express e poi sulla scheda Firma. Si apre la finestra
in cui nel primo riquadro appare l'elenco delle firme create e nel secondo possibile scrivere la firma oppure caricare un file che contenga la firma. Questo file pu essere di tipo testo (.txt) oppure di tipo HTML; in questo caso la firma pu essere molto articolata, contenere immagini e altro. Essa pu essere preparata usando un editor di pagine web, come Front Page, in dotazione a Microsoft Office Professional o altri editor (ve ne sono in giro una infinit). Una delle firme in elenco pu essere impostata come predefinita. In questo caso essa sar usata nei messaggi automaticamente se spuntata la casella Aggiungi la firma a tutti i messaggi in uscita. In ogni caso, nella finestra Nuovo messaggio si pu scegliere una delle firme della lista cliccando sulla voce di menu Inserisci/Firma. Ora il messaggio completo. A questo punto possiamo: cliccare su File/Salva. In questo caso il messaggio non viene inviato, ma solo salvato nella cartella Bozze, dalla quale pu essere prelevato per eventuali modifiche. cliccare sul pulsante Invia oppure su File/Invia messaggio. In questo caso il messaggio non viene inviato, ma custodito nella cartella Posta in uscita, dalla quale
65 pu essere spedito insieme ad altri eventualmente preparati utilizzando il pulsante Invia/Ricevi della finestra di Outlook Express. I messaggi vengono inviati realmente e scaricati solo quando il computer in linea. Per inviare il messaggio scritto cliccare sul pulsante Invia. In questo modo viene inviato il solo messaggio selezionato dall'elenco o appena scritto. Cliccando, invece, sulla freccetta a lato del pulsante Invia/Ricevi si apre un menu in cui presente il comando Invia tutti con cui si spediscono tutti i messaggi in elenco. Se il computer non collegato si apre la finestra di accesso remoto in cui viene chiesto di collegarsi: cliccando su Connetti viene aperto il collegamento telefonico e, senza aprire il browser, vengono spediti i messaggi. Si pu decidere se alla fine rimanere in linea o chiudere il collegamento, spuntando la relativa casella nella finestra delle Operazioni che compare insieme a quella della connessione. I messaggi inviati vengono conservati nella cartella Posta inviata ed eliminati dalla cartella Posta in uscita. 7.6.3 Leggere un messaggio. 7.6.3.1 Aprire la cartella della posta. Per leggere un messaggio ricevuto, occorre cercarlo nella cartella Posta in arrivo. Ma naturalmente per trovare il messaggio (anche non in linea) bisogna averlo prelevato (scaricato) dal server del nostro o dei nostri provider. Abbiamo detto in altro luogo che il gestore di posta elettronica deve essere configurato anche per gli account, cio per i server da cui prelevare la posta. Per scaricare tutti i messaggi che abbiamo ricevuto occorre cliccare sul pulsante Invia/Ricevi e quindi sul comando Ricevi tutti
Se non siamo in rete, Outlook chiede, mediante l'accesso remoto, il collegamento telefonico e una volta entrati in internet, senza aprire il browser, inizia il download dei messaggi ricevuti, che verranno salvati nella cartella Posta in arrivo e contemporaneamente cancellati dal server. Finito il download viene chiuso il collegamento e possiamo leggere i nostri messaggi con tranquillit non in linea. Per aprire la cartella della posta in arrivo cliccare su Posta in arrivo della sezione Cartelle. Questa voce appare in grassetto quando contiene messaggi non letti. Se la sezione Cartelle non compare in Outlook Express, cliccare su Visualizza/Layout e spuntare le caselle delle zone che si vuol far comparire nella visualizzazione.
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Si pu anche visualizzare il riquadro dell'anteprima. Per visualizzare il riquadro Anteprima in Microsoft Outlook cliccare su Visualizza/Riquadro Anteprima. Nel riquadro Elenco dei messaggi appare l'elenco dei messaggi ricevuti che pu essere ordinato in base agli elementi che si desidera, semplicemente cliccando una prima volta sull'intestazione della colonna; cliccando un'altra volta si inverte l'ordine. 7.6.3.2 Evidenziare un messaggio e aprirlo. Cliccando una volta sola sul messaggio, esso viene evidenziato e su di esso si possono effettuare diverse operazioni, come si pu vedere aprendo il menu Messaggio. Si pu anche far click col pulsante destro del mouse e si apre un menu di scelta rapida Come si vede si pu aprire il messaggio oppure stamparlo, rispondere, spostare il file altrove e vederne le propriet. Per aprire il messaggio clicchiamo su Apri oppure facciamo doppio click sul messaggio oppure cliccare su File/Apri. In ogni caso il messaggio viene aperto in una finestra e pu essere esplorato come nel browser. Nella finestra sono presenti tutti i pulsanti e i menu per manipolare il messaggio e spostarsi fra i messaggi precedenti e successivi per leggerli tutti. Come abbiamo visto un messaggio pu contenere degli allegati. Per visualizzare un allegato
Nel riquadro di anteprima fare clic sull'icona a forma di graffetta ( ) nell'intestazione del messaggio, quindi sul nome del file. In alternativa Nella parte superiore della finestra del messaggio fare doppio clic sull'icona a forma di graffetta nell'intestazione del messaggio.
67 Per salvare un allegato, scegliere Salva allegati dal menu File, quindi fare clic sul nome del file. Per salvare l'allegato dal riquadro di anteprima, fare clic sull'icona a forma di graffetta, quindi scegliere Salva allegati. Quando il messaggio include un allegato, viene visualizzata un'icona a forma di graffetta accanto al messaggio nell'elenco di messaggi. 7.6.3.3 Riporre il messaggio. Dopo che stato letto, il messaggio pu essere riposto chiudendo semplicemente la finestra del messaggio cliccando su File/Chiudi o sul pulsante Chiudi. Il messaggio rimarr nella cartella fino a quando non verr eliminato. I messaggi eliminati rimangono ancora, per sicurezza, nella cartella Posta eliminata fino alla eliminazione definitiva dall'hard disk. 7.6.4 Rispondere a un messaggio. Microsoft Outlook e Microsoft Outlook Express hanno, naturalmente, tutte le funzionalit per rispondere ad un messaggio e rendere cos molto facile la comunicazione. 7.6.4.1 Usare la funzione "Rispondi al mittente". Il modo pi semplice per rispondere ad un messaggio al solo mittente, dopo averlo ). In questo modo viene preparato letto, quello di cliccare sul pulsante Rispondi ( automaticamente un nuovo messaggio con l'indirizzo del mittente gi inserito nella casella A:, nella casella Oggetto viene inserito l'oggetto del messaggio ricevuto preceduto da R: e nella zona del testo viene inserito il messaggio ricevuto completo di tutte le indicazioni. Non rimane che eliminare le parti che non sono importanti al fine della risposta, aggiungere la risposta e inviare. Il messaggio originale appare in modo diverso a seconda del formato scelto per il messaggio; se il formato solo testo le righe del messaggio appaiono precedute dal segno di >, mentre il formato HTML appaiono in azzurro. In ogni modo possono essere modificate come si vuole, anche se non bisogna perdere di vista che la chiarezza fondamentale e non bisogna mai appesantire un messaggio con fronzoli non necessari. 7.6.4.2 Usare la funzione "Rispondi a tutti". Se il messaggio originale contiene anche altri destinatari (casella Cc:) si pu decidere di rispondere a tutti contemporaneamente. In questo caso pi del pulsante Rispondi, utile il ). In questo caso vengono aggiunti automaticamente nel pulsante Rispondi a tutti ( campo Cc: tutti gli indirizzi degli altri destinatari. Completare il messaggio modificandolo a piacere e si pronti per inoltrarlo. 7.6.4.3 Rispondere inserendo il messaggio originale. Come visto prima i pulsanti Rispondi e Rispondi a tutti preparano un nuovo messaggio in cui viene inserito anche il messaggio originale. Naturalmente si pu decidere di creare ex novo un nuovo messaggio e inserire col copia-incolla il testo del messaggio ricevuto, ricordando di metterlo in evidenza per far capire che si tratta del messaggio originale ed eliminare le parti non importanti per non costringere il destinatario a rileggere tutto quello che sa gi.
68 7.6.4.4 Rispondere senza inserire il messaggio originale. Se non si vuole inserire il messaggio originale nella risposta si pu sempre usare i pulsanti Rispondi e Rispondi a tutti e cancellare poi tutto il messaggio originale dopo averlo selezionato. In questo modo si sfruttano tutti gli altri elementi inseriti automaticamente, ci che evita di commettere errori nella digitazione degli indirizzi. Naturalmente, se non si vuole inserire nella risposta il messaggio originale e non interessano gli altri elementi si pu sempre partire da un nuovo messaggio. E' presente in Outlook Express e in Outlook un pulsante che permette di inoltrare messaggi ricevuti ad altri destinatari; il pulsante Inoltra ( ). Cliccando su questo pulsante, se stato selezionato un messaggio ricevuto nella cartella Posta in arrivo, si apre la finestra Nuovo messaggio con dentro il messaggio selezionato. A questo punto sufficiente aggiungere il destinatario e inoltrare il messaggio. Se sono stati selezionati pi messaggi, essi vengono allegati, per cui, cliccando su Inoltra, si apre la finestra Nuovo messaggio con i messaggi selezionati allegati e il campo testo vuoto; occorre perci compilare il messaggio in tutte le sue parti e spedire. 7.6.4.5 Spedire il messaggio. Pronto il messaggio, pu essere spedito. Ripetiamo anche in questo paragrafo le modalit, per non dimenticare che i messaggi in uscita vengono prima riposti nella cartella Posta in uscita. I messaggi vengono inviati realmente e scaricati solo quando il computer in linea. Per inviare il messaggio scritto cliccare sul pulsante Invia. In questo modo viene inviato il solo messaggio selezionato dall'elenco o appena scritto. Cliccando, invece, sulla freccetta a lato del pulsante Invia/Ricevi si apre un menu in cui presente il comando Invia tutti con cui si spediscono tutti i messaggi in elenco. Se il computer non collegato si apre la finestra di accesso remoto in cui viene chiesto di collegarsi: cliccando su Connetti viene aperto il collegamento telefonico e, senza aprire il browser, vengono spediti i messaggi. Si pu decidere se alla fine rimanere in linea o chiudere il collegamento, spuntando la relativa casella nella finestra delle Operazioni che compare insieme a quella della connessione. I messaggi inviati vengono conservati nella cartella Posta inviata ed eliminati dalla cartella Posta in uscita.
69 7.6 Esercitazione. 1. Aprire su un dischetto un file Word di nome "Modulo 7 Sezione 6 Esercitazione". In esso svolgere l'esercitazione seguente rispondendo ai quesiti. 2. Rispondere alle seguenti domande: a. In quanti formati pu essere scritto un messaggio di posta elettronica in Outlook Express?. b. Cosa pu essere inviato con un messaggio solo testo? c. Cosa vuol dire in Outlook "inoltrare un messaggio" ad un destinatario? d. Che differenza c' fra il pulsante Nuovo (messaggio) e il pulsante Rispondi"? e. Che differenza c' fra i campi Cc: e Ccn: della finestra Nuovo messaggio?. f. Come si inseriscono pi destinatari nel campo destinatario A:? g. Cos' un Biglietto da visita, come si crea e come si allega ad un messaggio? h. Cosa significa spedire un messaggio con Priorit Alta o Bassa? i. Descrivere le azioni da fare per allegare due file ad messaggio? j. In outlook esiste un correttore ortografico. Vero Falso k. Completato un messaggio in Outlook Express non in linea si clicca sul pulsante Invia. Cosa accade? e cliccando sul menu File/Salva? l. Che differenza c' tra i pulsanti Rispondi, Rispondi a tutti e Inoltra della finestra di Outlook Express? m. Cosa occorre fare, una volta compilato un messaggio in Outlook Express, per spedirlo al destinatario? 3. Aprire Microsoft Outlook Express del proprio computer. Se esso non configurato lavorare in modalit non in linea. 4. Visualizzare, se non presenti, il riquadro Cartelle e il riquadro Contatti. (Cliccare su Visualizza/Layout) 5. Aprire una alla volta le cartelle presenti ed esplorarne il contenuto. 6. Selezionare uno alla volta i messaggi presenti e dire il formato in cui essi sono stati spediti, la priorit e se contiene allegati. 7. Usando le funzioni copia e incolla riportare una parte di un messaggio sul documento word del dischetto. 8. Selezionare un messaggio e inserire l'indirizzo del mittente nella lista dei contatti. 9. Creare un messaggio indirizzandolo a fernando.carla@tin.it e per conoscenza a marcellopedone@tin.it, antoniobernardo@tin.it. e massimocupiraggi@tin.it. 10. Compilare un altro messaggio a piacere inserendo un'immagine e dandogli un'alta priorit. Riporli entrambi nella cartella Posta in uscita. 11. Se Outlook configurato, inviare i messaggi scritti e poi eliminarli prima dalla cartella Posta inviata e poi da quella Posta eliminata, altrimenti salvare i messaggi scritti sul dischetto. 12. Se il computer collegato in rete, aprire il collegamento, aprire la propria cassetta delle lettere o, in mancanza, quella dell'istruttore. Scegliere un messaggio non personale e rispondere al messaggio. 13. Chiudere il collegamento telefonico. Chiudere il gestore di posta elettronica. 14. Chiudere tutte le applicazioni e consegnare il dischetto all'istruttore.
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Modulo 7 Sezione 7
Usare lindirizzario
71 MODULO 7: Reti Informatiche SEZIONE 7: Indirizzi 7.7.1 Usare l'indirizzario. Un modo per rendere veloce la posta elettronica quello di crearsi una buona rubrica (o indirizzario). In essa potranno essere contenuti tutti i dati dei nostri corrispondenti, dei gruppi e quant'altro serve. Vedremo ora come mantenere efficiente una rubrica, aggiungendo nomi e gruppi, eliminando ci che diventato superfluo. Per aprire la rubrica si pu operare in molti modi a seconda del contesto in cui ci si trova. Nella finestra di Outlook Express possiamo cliccare sul pulsante Rubrica ( ) oppure cliccare su Strumenti/Rubrica. Nella finestra che si apre vi sono tutti i comandi per gestire gli indirizzi.
7.7.1.1 Aggiungere un indirizzo all'elenco. Per aggiungere un nuovo indirizzo alla rubrica possiamo operare in diversi modi: senza aprire la finestra Rubrica possiamo cliccare su Contatti/Nuovo contatto della finestra di Outlook(

dopo aver aperto la finestra Rubrica cliccando sul pulsante Nuovo ( ) dopo aver aperto la finestra Rubrica cliccando su File/Nuovo contatto In ogni caso si apre la finestra delle propiet, in cui scheda dopo scheda possiamo inserire tutti i dati della persona che ci interessano.
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Nella casella Indirizzi di posta elettronica possiamo inserire uno alla volta tutti gli indirizzi della persona se ne possiede pi di uno e mediante i pulsanti possiamo aggiungerli alla lista, modificarli, eliminarli o impostarli come predefiniti, nel senso che quell'indirizzo sar usato da Outlook nella corrispondenza. E' inutile esaminare tutte le schede; si inseriscono dati personali, d'ufficio e altro. Una volta completate le schede basta cliccare su OK e il nuovo contatto sar aggiunto alla lista della rubrica; esso comparir contemporaneamente nell'elenco Contatti della finestra di Outlook.
7.7.1.2 Cancellare un indirizzo dall'elenco. Per cancellare un indirizzo dall'elenco si pu fare in diversi modi: dalla finestra di Outlook selezionare il contatto nel riquadro Contatti, cliccare col destro del mouse e scegliere Elimina dal menu di scelta rapida aprire la finestra Rubrica, selezionare il contatto dall'elenco e cliccare sul pulsante Elimina ( ) aprire la finestra Rubrica e cliccare su File/Elimina . 7.7.1.3 Creare un nuovo indirizzario/lista di distribuzione. Una lista di distribuzione o Gruppo un insieme di contatti che Outlook tratta come se fosse un unico contatto. In altri termini spesso occorre inviare lo stesso messaggio a pi persone contemporaneamente o direttamente o per conoscenza. In questi casi, invece di
73 inserire uno alla volta gli indirizzi nella casella A: o Cc:, sufficiente inserire il gruppo e Outlook automaticamente invia a tutti i componenti lo stesso messaggio. Per creare un gruppo occorre aprire la finestra Rubrica e cliccare poi su File/Nuovo gruppo... . Si apre la finestra Gruppo, costituita da due schede
Nella scheda Gruppo dobbiamo inserire prima di tutto il nome del gruppo, il quale verr visualizzato nell'elenco della rubrica e dei contatti. Occorre poi inserire i contatti: nella casella Membri gruppo vi sono i pulsanti con cui selezionare i contatti dall'elenco gi presente oppure inserirne di nuovi col pulsante Nuovo contatto. In questo caso il contatto viene aggiunto al gruppo e all'elenco della rubrica. Nelle caselle Nome e Posta elettronica poste al di sotto possibile, invece, inserire nuovi contatti che vengono aggiunti, mediante il relativo pulsante, solo al gruppo e non all'elenco della rubrica. Il gruppo si inserisce in un messaggio allo stesso modo di un contatto singolo. 7.7.1.4 Aggiornare un indirizzario con la posta in arrivo. Naturalmente la rubrica creata pu essere modificata a piacere ed aggiornata con i nuovi contatti da cui riceviamo posta. Possiamo aggiungere un contatto da un messaggio ricevuto ricopiando i dati del mittente, ma ci comporta fatica e soprattutto rischio di commettere errori. Il nuovo contatto pu essere inserito direttamente dal messaggio ricevuto; selezionare il messaggio ricevuto dall'elenco di Outlook, poi cliccare col destro del mouse sul messaggio oppure cliccare su Strumenti; selezionare infine la voce Aggiungi il mittente alla rubrica. In questo modo il nome del mittente e il suo indirizzo vengono all'elenco. Se poi vogliamo inserire altri dati basta aprire Propriet, una volta selezionato il contatto, dal menu di scelta rapida che si apre col click del pulsante destro del mouse oppure da File/Propriet.
74 7.7.2. Messaggi a pi indirizzi. 7.7.2.1 Rispondere a un messaggio usando una lista di distribuzione. Abbiamo gi spiegato in altra parte il significato di A:, Cc: e Ccn: presenti nella finestra Nuovo messaggio. Ripetiamo per comodit in questi paragrafi come spedire un messaggio contemporaneamente a pi destinatari. Aprire la finestra Nuovo messaggio e inserire nella casella destinatario (A:) il gruppo e i contatti a cui si vuol mandare il messaggio cliccando sul pulsante Destinatario a sinistra della casella. Si apre la finestra Selezione destinatari da cui si possono aggiungere contatti e gruppi in elenco. Naturalmente possiamo aggiungere anche indirizzi non in elenco scrivendoli nella casella e separandoli con un punto e virgola. 7.7.2.2 Mandare un messaggio in copia a vari indirizzi. Operando esattamente nello stesso modo, anzi contemporaneamente, visto sopra possiamo inviare copia per conoscenza (Cc:) a tutti i contatti e gruppi che vogliamo. 7.7.2.3 Mandare copie silenti. Le copie silenti sono copie del messaggio inviate a uno o pi destinatari, l cui indirizzi sono stati immessi nella casella Ccn: e che non compariranno nella lista Cc: che arriver, invece, a tutti gli indirizzi contenuti in Cc:. In altri termini Cc e A: riceveranno il messaggio con tutti gli indirizzi immessi ma senza gli indirizzi Ccn:.
75 7.7 Esercitazione. 1. Aprire su un dischetto un file Word di nome "Modulo 7 Sezione 7 Esercitazione". In esso svolgere l'esercitazione seguente rispondendo ai quesiti. 2. Rispondere alle seguenti domande: a. Dire alcuni modi per aprire la Rubrica di Outlook Express. b. In quanti modi si pu aggiungere un contatto alla rubrica? Quale ritieni pi veloce? c. In quanti modi si pu cancellare un contatto dalla rubrica? d. Spiegare le operazioni da fare per creare un gruppo o lista di distribuzione. e. E' possibile avere un contatto in un gruppo e non nella rubrica. Vero o falso. f. Come si pu aggiungere alla rubrica un contatto direttamente dal messaggio ricevuto? g. Cosa si intende per copia silente? 3. Aprire Microsoft Outlook Express in modalit non in linea. 4. Inserire nella rubrica almeno 5 contatti con alcuni dati. 5. Modificare un contatto cambiando qualche dato relativo alla residenza e all'indirizzo di posta elettronica. 6. Creare un gruppo o lista di distribuzione contenente tre contatti che compaiono nella rubrica e due che non compaiono. 7. Se si ha a disposizione una stampante stampare la rubrica e consegnarla all'istruttore oppure stamparla su file sul dischetto col nome "Rubrica". 8. Spedire un nuovo messaggio, in modalit non in linea, ad uno dei contatti del gruppo creato e per conoscenza a tutto il gruppo. Mandare anche una copia silente ad un altro destinatario della rubrica. Riporre il messaggio nella cartella Posta in uscita. Mostrare i risultati all'istruttore. 9. Chiudere Outlook. Chiudere tutte le applicazioni e consegnare il dischetto all'istruttore.
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Modulo 7 Sezione 8
Gestione dei messaggi
77 MODULO 7: Reti Informatiche SEZIONE 8: Gestione dei messaggi 7.8.1 Organizzare i messaggi. Se si utilizza internet di frequente, presto si presenter la necessit di organizzare in qualche modo i messaggi ricevuti, perch diventeranno troppi e difficile sar trovare quelli che ci interessano. E' vero che bene cancellare i messaggi che non rivestono importanza, vero che, come vedremo, vi sono possibilit di ricerca dei messaggi, tuttavia, specialmente se la posta elettronica viene usata per lavoro, pu risultare molto utile creare cartelle separate per accogliere messaggi dello stesso argomento o dello stesso mittente o altro ancora. 7.8.1.1 Cercare un messaggio. Se non abbiamo provveduto ancora a creare cartelle personalizzate per accogliere i messaggi, pu essere condotta una ricerca su un messaggio giacente nella lunga lista dei messaggi presenti nella cartella Posta in arrivo. Basta fare click sul pulsante Trova ( ) oppure su Modifica/Trova. Il pulsante Trova ci porta direttamente nella finestra Trova messaggio, mentre il comando Modifica/Trova apre un elenco in cui vi sono i comandi per trovare un messaggio, un contatto etc.
Come si vede nella finestra di dialogo possiamo inserire tutti dati in base ai quali trovare il messaggio. Le caselle Da:, A:, Oggetto: e Messaggio possono contenere anche solo parte del testo, nelle caselle data possiamo inserire una data per limitare il periodo in cui cercare. Una volta avviata la ricerca, si apre al di sotto della finestra un riquadro in cui vengono elencati tutti i messaggi trovati; cliccando su di essi vengono aperti per la lettura con le solite modalit. Il pulsante Sfoglia... permette di cambiare la cartella in cui cercare: Tale cartella, naturalmente, pu essere una qualunque cartella, anche quelle create personalmente per ordinare i messaggi.
78 7.8.1.2 Creare una nuova cartella della posta. Una nuova cartella pu essere creata con le solite modalit, inserendola in una gi presente in un qualunque punto della struttura ad albero . Ad esempio se vogliamo creare una cartella Lavoro che contenga una sottocartella Messaggi ECDL, il tutto come sottocartelle della cartella Posta in arrivo possiamo: cliccare su File/Cartella/Nuova cliccare col destro del mouse su una cartella del riquadro Cartelle in Outlook Express si apre la finestra Nuova cartella nella quale possiamo specificare il nome e la cartella in cui crearla.
Creiamo prima la cartella Lavoro come sottocartella di Posta in arrivo e poi la cartella Messaggi ECDL come sottocartella di Lavoro. Tutta la struttura ad albero delle cartelle la ritroviamo in Outlook Express. Il segno + accanto alla cartella significa che contiene altre cartelle e cliccandoci sopra si scopre l'elenco. Intanto il segno + diventa - ; cliccando su di esso scompaiono le sottocartelle per avere una visione pi ampia della struttura. 7.8.1.3 Cancellare un messaggio. I messaggi che non servono pi vanno eliminati perch ingombrano il disco fisso e creano confusione. Per cancellare uno o pi messaggi bisogna aprire la cartella nella quale sono contenuti e selezionarli con le solite modalit, cio cliccandoci sopra. Se si vuol selezionare pi di un messaggio tenere premuto il tasto CTRL e cliccare su ciascuno di essi oppure cliccare sul primo e poi, tenendo premuto MAIUSCOLE, cliccare sull'ultimo. Una volta selezionati i messaggi da eliminare possiamo: premere il tasto CANC cliccare col destro del mouse e poi su Elimina cliccare su Modifica/Elimina
79 Il messaggio viene cancellato dalla cartella e posto nella cartella Posta Eliminata. Per eliminarli definitivamente e irreversibilmente occorre cancellarli da questa cartella. Un buon metodo, quando i messaggi sono diventati molti, pu essere quello di trovare con la funzione Trova i messaggi di un certo tipo o per data ed eliminarli poi dall'elenco trovato con le stesse modalit. 7.8.1.4 Spostare un messaggio in una nuova cartella. Per spostare un messaggio da una cartella ad un'altra si fa esattamente come si fa in Gestione Risorse, cio: trascinando col mouse il messaggio da una cartella ad un'altra. Se durante lo spostamento si tiene premuto il tasto CTRL il messaggio viene copiato nella nuova cartella. cliccando col destro del mouse si apre un menu di scelta rapida con le voci Sposta e Copia nella cartella ( ). Naturalmente scegliendo una voce si apre la finestra per la scelta della cartella. cliccando sul menu Modifica si trovano le stesse voci di menu Sposta e Copia nella cartella In questi modi il messaggio viene spostato manualmente. Ma vi un modo per ottenere un ordinamento automatico, nel senso che al momento della ricezione il messaggio pu essere inserito, a seconda del tipo, in una determinata cartella. Per far ci dobbiamo creare delle regole di ordinamento, cio dobbiamo specificare ad Outlook " se il messaggio ... allora mettilo ...". Per creare delle regole di ordinamento in Outlook Express selezionare prima di tutto la cartella per la quale varranno le regole e poi cliccare su Strumenti/Regole messaggi/Posta elettronica. Si apre la finestra nella quale possiamo crearle.
80 Se non sono state create ancora regole, si apre prima la finestra per definirle. La stessa finestra si apre cliccando su Nuova...
Come si vede dalla figura vi sono 4 caselle. Nella prima possiamo scegliere spuntandole le condizioni della regola, nella seconda l'azione da fare, nella terza appare la descrizione della regola con parole calde per i valori che possono essere modificati. Nell'ultima, infine, si pu specificare il nome della regola, che apparir nell'elenco delle regole della finestra precedente. Una volta completate le regole, occorre immettere i valori cliccando sulle parole calde della terza casella; in questo modo si apre una finestra di dialogo in cui possiamo immettere i valori. Per esempio cliccando sulla voce contiene contatti si apre la finestra che chiede di quali contatti si tratta. Questi contatti possono essere scritti direttamente oppure cercati nella rubrica. Allo stesso modo devono essere inseriti i valori delle altre regole. Completati tutti i dati la regola creata viene aggiunta in elenco nella finestra Regole messaggi, in cui pu essere attivata o disattivata spuntando la casella. Ora, quando arriver un messaggio, secondo l'esempio
81 fatto, con le regole descritte in basso esso verr spostato dalla cartella Posta in arrivo nella cartella Lavoro specificata nella regola. La finestra Regole messaggi contiene un'altra funzionalit interessante nella scheda Mittenti Bloccati. Con l'accesso gratuito ad internet, ma anche per quello a pagamento, il nostro indirizzo di posta elettronica viene conosciuto da molti, i quali lo sfruttano, talvolta anche contro le regole di netiquette (galateo di comportamento internet www.fau.edu/netiquette/netiquette.htm) e della privacy, inviando messaggi non richiesti, il pi delle volte di tipo commerciale o pubblicitario, per cui ci ritroviamo con la nostra casella di posta elettronica stracolma di messaggi indesiderati. Nella scheda Mittenti bloccati possiamo specificare una serie di mittenti o di domini che verranno posti direttamente nella Posta eliminata al momento della ricezione.
Cliccando su Aggiungi si apre la finestra in cui possiamo scrivere l'indirizzo indesiderato e aggiungerlo all'elenco. Microsoft Outlook offre anche la possibilit di colorare in modo diverso i messaggi indesiderati e altre funzionalit. 7.8.1.5 Ordinare i messaggi secondo un dato criterio (per nome, soggetto, data etc.). Selezionando una cartella nella finestra di Outlook Express, i messaggi, come abbiamo visto, vengono elencati nel riquadro superiore in genere secondo la data decrescente in modo da avere per primi i messaggi pi recenti. Ma per una pi efficace ricerca, essi possono essere ordinati in base a tutti i campi che compaiono in alto alla lista
In pratica possiamo ordinare per priorit, per allegati, per completamento, per mittente, per oggetto, per data. Cliccando una volta si ottiene l'ordinamento diretto e cliccando una seconda volta quello inverso.
82 7.8 Esercitazione. 1. Aprire su un dischetto un file Word di nome "Modulo 7 Sezione 8 Esercitazione". In esso svolgere l'esercitazione seguente rispondendo ai quesiti. 2. Rispondere alle seguenti domande: a. In quanti modi si pu creare una nuova cartella in Outlook Express?. b. In quanti modi si pu spostare un messaggio da una cartella ad un'altra? c. Cos' la netiquette? d. Come si possono bloccare mittenti non desiderati? e. In cosa consiste un Regola di ordinamento?. f. Dire le fasi di creazione di una regola di ordinamento. 3. Aprire Microsoft Outlook Express in modalit non in linea. Se non sono contenuti messaggi nella Posta in arrivo, creare un account e scaricare la posta dell'istruttore; ritornare non in linea. 4. Ordinare i messaggi presenti in tutti i modi possibili. 5. Creare nella cartella Posta in arrivo una sottocartella "Selezione". 6. Copiare tre messaggi dalla cartella Posta in arrivo nella cartella Selezione. 7. Eliminare dalla cartella Selezione un messaggio e trasferirne un altro nella cartella Bozze. 8. Usando la funzionalit Trova cercare tutti i messaggi ricevuti negli ultimi tre giorni. 9. Creare una regola che contenga le seguenti condizioni per la cartella Selezione: Mittente fernando.carla@tin.it, Cc massimocupiraggi@tin.it, priorit bassa e aggiungere una condizione a piacere. 10. Dopo aver mostrato il risultato all'istruttore, eliminare la cartella Selezione da File/Cartella/Elimina 11. Chiudere Outlook Express. Chiudere tutte le applicazioni e consegnare il dischetto all'istruttore.
83 Prova simulata Modulo 7. 1. Aprire il browser presente sul vostro computer. Controllare che sia in linea. 2. Mediante un motore di ricerca a piacere cercare informazioni sulla ECDL 3. Selezionare e copiare negli appunti l'elenco delle occorrenze trovate. 4. Cercare attraverso l'elenco il sito dell'AICA. 5. Aprire il gestore di posta elettronica presente sul computer. 6. Creare un messaggio inserendo gli appunti e scrivendo in coda la procedura adoperata per arrivare al sito dell'AICA. 7. Scrivere l'indirizzo esatto dell'AICA. 8. Mandare il messaggio all'istruttore e per conoscenza all'indirizzo della scuola e a due indirizzi a piacere. 9. Firmare il messaggio e inviarlo. 10. Salvare la home page dell'AICA sul disco fisso in una cartella a piacere. 11. Creare un altro messaggio. Allegare la pagina web salvata. 12. Rispondere nel messaggio alle seguenti domande: a. Come si fa per escludere dalla ricerca, mediante un motore di ricerca, la parola "universit"? b. Quale differenza di prezzo si avr per mandare un messaggio con allegati a Roma e uno senza allegati a New York? c. Cosa occorre per configurare un account nel gestore di posta elettronica? d. Spiegare in poche parole la procedura per creare in Outlook Express un gruppo di indirizzi e. Come si possono bloccare nel proprio gestore di posta elettronica i mittenti non desiderati? 13. Firmare il messaggio e inviarlo all'indirizzo dell'istruttore, per conoscenza a tre indirizzi a piacere e inviare una copia nascosta al proprio indirizzo per essere sicuri che sia stato inviato. 14. Chiudere tutte le applicazioni aperte.

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