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Manuale Utente EDI

Settembre 2019

Manuale
M nuale di utilizzo del Portale PROCEDO
per lo scambio elettronico
elettronico di documenti
commerciali,
commerciali, la fatturazione elettronica e
la conservazione sostitutiva.
CONTENUTO

1. INTRODUZIONE 1
2. NOTE GENERALI 1
3. CAMBIO CREDENZIALI 2
4. LA MIA AZIENDA 3
4.1 La mia azienda 3
4.2 Condizioni di pagamento 5
4.3 Condizioni per cliente 7

5. PRODOTTI 8
5.1 Inserimento prodotti 8
5.2 Ricerca, modifica e cancellazione prodotto 10

6. GESTIONE DOCUMENTI 11
6.1 Inserimento documenti manuale (Fattura - Nota di accredito - Nota di addebito) 11
6.2 Inserimento fattura (manuale) 11
6.3 Inserimento Nota di accredito o Nota di Addebito (manuale) 16
6.4 Inserimento documenti (import da file) 20
6.5 Inserimento documenti (caricamento mediante FTP) 21
6.6 Come confermare l’invio dei documenti elaborati correttamente nel caso di file contenente N
documenti errati ed N documenti corretti (sia per import da file che mediante FTP) 22
6.7 Storico documenti EDI 23
6.8 Storico documenti SDI 25

7. GESTIONE ORDINI RICEVUTI 25


7.1 Ricerca e visualizzazione ordini ricevuti 25
7.2 Stampa, alert e cancellazione ordini 26
7.3 Conferma d’ordine 26
7.4 Conferma della conferma d’ordine del fornitore 29

8. GESTIONE AVVISO DI SPEDIZIONE 29


9. INFORMAZIONI DI TRASMISSIONE 30
10. FATTURAZIONE PASSIVA 31
1. INTRODUZIONE
Il Portale PROCEDO è un insieme di servizi destinato a facilitare la collaborazione elettronica fra gli
operatori B2B, la fatturazione elettronica e la conservazione sostitutiva. L’utente del Portale può usufruire
di servizi di scambio elettronico di documenti commerciali e altri servizi a supporto della relazione
commerciale, nonchè degli adempimenti necessari alla fatturazione elettronica e della conservazione
sostitutiva a norma.

Il Portale PROCEDO è consultabile on-line all’indirizzo www.procedo.biz.


Per il primo accesso, sarà fornita una Username e Password della tua azienda. Dopo aver effettuato il primo
login consigliamo vivamente di modificare le credenziali di accesso, seguendo le indicazioni riportate nello
specifico paragrafo di questo manuale utente.

Una volta autenticato, sarai indirizzato alla pagina di benvenuto e avrai a disposizione un menu completo
con le funzioni per la gestione semplice e intuitiva del sistema.

Figura 1 - Menu area riservata Portale PROCEDO

2. NOTE GENERALI
• tutti i campi contrassegnati dall’asterisco rosso sono obbligatori;
• attraverso l’icona , posta solitamente a sinistra dei moduli, in corrispondenza di righe
evidenziate in azzurro, è possibile rendere visibile o nascondere Dati aggiuntivi della maschera
visualizzata;
• all’interno di elenchi e di sezioni tabellari, facendo clic sulle intestazioni delle colonne o sul pulsante
è possibile disporre i record in ordine crescente o decrescente.
• cliccare sui pulsanti di salvataggio posti in fondo ad ogni sezione per salvare le informazioni inserite
e proseguire con le fasi successive.

1
3. CAMBIO CREDENZIALI
Per la sicurezza dei tuoi dati, ti consigliamo di modificare le credenziali di accesso. Accedi alla pagina
Cambio Credenziali, Figura 2. Il sistema apre in automatico una finestra di pop-up dove potrai indicare un
nuovo Username (tra 4 e 10 caratteri), oppure una nuova Password (almeno 5 caratteri).
Inserisci nel campo Password Attuale quella che hai utilizzato per accedere, la password che desideri
utilizzare nella casella Nuova Password e ripetila nell’ultimo campo.
Clicca su “Salva” per confermare e attivare le nuove credenziali di accesso al Portale.

Figura 2 - Cambio Credenziali

2
4. LA MIA AZIENDA
Attraverso questa pagina puoi tenere sempre sotto controllo il numero dei documenti che hai ancora a
disposizione e aggiornare l’anagrafica relativa alla tua azienda e alle condizioni di pagamento.
La pagina è divisa in tre aree illustrate di seguito nel dettaglio.
4.1 La mia azienda
Nella sezione La mia azienda controlla
ontrolla attentamente che i campi pre-compilati (in in base ai riferimenti
inseriti nel modulo di registrazione) siano corretti,
corretti Figura 3.
Assicurati che i campi obbligatori (contrassegnati dall’asterisco *) siano compilati. Introduci le informazioni
mancanti e i tuoi contatti per darci la possibilità di inviarti comunicazioni importanti.
importanti

Figura 3 - La mia azienda

Facendo clic sulla freccia accanto a “Dati


“ aggiuntivi”, Figura 4 e Figura 5,, compariranno una serie di
informazioni identificative. Assicurati che i campi obbligatori (contrassegnati dall’asterisco *) siano
compilati.
NB: I campi non obbligatori lo diventano qualora siano presenti sui tuoi documenti cartacei o comunque se
questi dati sono in tuo possesso. Ti invitiamo a compilare tutti i campi, anche quelli non obbligatori,
obbligatori per
rendere il tuo profilo più completo.
Per rendere effettivi gli inserimenti e/o le modifiche nella sezione dell’anagrafica dell’azienda premere il
pulsante “Salva e continua”.
Figura 4 - La mia azienda, pulsante Dati aggiuntivi

Figura 5 - La mia azienda, Dati aggiuntivi

4
4.2 Condizioni di pagamento
La sezione Condizioni di pagamento richiede la definizione dei termini e delle modalità di pagamento
utilizzati nella fatturazione. Clicca sul pulsante “Condizioni di pagamento”, Figura 6, per aprire l’intera
sezione, Figura 7.

Figura 6 - Condizioni di pagamento, pulsante

Figura 7 - Condizioni di pagamento

Per inserire una condizione di pagamento prima compila i campi del modulo ed infine premi il pulsante
“Aggiungi” per salvare le informazioni inserite.
Nel dettaglio compilare i seguenti campi:
• Descrizione: la descrizione della dicitura di pagamento;
• Valuta: con valore standard “Euro”;
• Default: Se si vuole impostare il pagamento come automaticamente assegnato a tutte le insegne
selezionare “SI”. Mentre se non si vuole impostare il pagamento come automaticamente assegnato
a tutte le insegne selezionare “NO”.
• Tipo cond.: scegli tra i valori presenti nell’elenco a tendina (Pagamento completo, Sconti,
Pagamento a rate, Termini di penalità);
• Riferimento: scegli tra i valori presenti nell’elenco a tendina (Data fattura, Data ricevimento
fattura, Data ricevimento merci, Data ordine, Data emissione del documento di trasporto, Data
specificata oppure data inizio trasporto);
• Relazione temporale: scegli tra i valori presenti nell’elenco a tendina (Fine mese rispetto alla data
riferimento, Data riferimento, 15°/ ultimo giorno del mese di pagamento, Fine mese successivo al
riferimento oppure Data dopo riferimento);
• Unità temporali: sono selezionabili le seguenti voci, D = Giorni, W = Settimane, M = Mesi e Y = Anni.
Ad esempio se la tua condizione di pagamento si riferisce ad un “Bonifico bancario 30 gg.”,
selezionare D = Giorni.
• Numero di unità temporali: si riferisce ai giorni indicati nella condizione di pagamento, ad esempio
per “Bonifico bancario 30 gg.”, i giorni indicati saranno 30.
• Banca d’appoggio: indicare il nome della propria banca.

5
• Conto: indicare il codice IBAN della propria banca.
• Factoring
• Codice Pagamento: scegli tra i valori presenti nell’elenco
elenco a tendina (Pagamento tramite documenti
bancari, Pagamento diretto);
• Mezzo Pagamento: scegli tra i valori presenti nell’elenco a tendina (Bonifico bancario per addebito,
Ricevuta bancaria, Compensazione
ompensazione finanziaria, Assegno, Assegno circolare, Contanti,
ontanti, Pagamento su
c/c bancario, RID oppure Tratta).

Ripeti le operazioni indicate per inserire altre condizioni di pagamento.


Nella tabella riassuntiva, Figura 8, è visualizzato l’elenco delle condizioni
ndizioni inserite e selezionabili
successivamente durante la registrazione dei documenti.

Figura 8 – Tabella riassuntiva

Per ogni condizione inserita, in fondo a destra sono presenti tre icone:
• Selezionando questa casella si fa in modo che la condizione di pagamento corrispondente sia
impostata come standard;

• Cliccando su questo pulsante si elimina la condizione di pagamento della riga corrispondente;

• Questo pulsante permette di modificare i dati riferiti alla condizione di pagamento della riga
selezionata.
4.3 Condizioni per cliente
Tutte le condizioni di pagamento inserite vengono poi riportate nella sezione Condizioni per cliente, Figura
9, per ogni cliente con cui hai attivato lo scambio di documenti elettronici.
Per ognuno di questi associa una o più condizioni di pagamento, selezionando le caselle corrispondenti.
In fase di inserimento fattura si troveranno le condizioni di pagamento che sono state associate in questa
schermata.

Figura 9 - Condizioni per Cliente

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5. PRODOTTI
5.1 Inserimento prodotti
Per poter inserire un nuovo articolo
colo di prodotto in anagrafica devi accedere alla pagina Prodott
Prodotti Nuovo
Prodotto, Figura 10, compilare il modulo in ogni sua parte.

I dati richiesti sono:


• Codice Prodotto: il codice utilizzato dal produttore per identificare il proprio articolo all'interno
della sua azienda;
• Descrizione: descrizione dell’articolo;
• GTIN Prodotto: (Global Trade Item Number o codice EAN) è il numero che identifica in maniera
univoca, anche a livello internazionale
internazionale, l'unità consumatore a cui è assegnato. È una un codifica a 8 o
13 cifre ed è leggibile in chiaro su ciascun prodotto
p in corrispondenza dell codice a barre. Se il
prodotto non è identificato da un codice EAN inserire 14 zeri (00000000000000).
• IVA: Selezionare la correttaa voce relativa all’IVA
• GTIN Imballo: (Global Trade Item Number o codice EAN) è il numero che identifica la trade unit,
ossia il raggruppamento di molteplici unità consumatore, utilizzato per il trasporto. È un numero a
13 o 14 cifre, e identifica in maniera specifica e valida a livello internazionale
internazionale l'unità imballo a cui è
stato assegnato. Potrebbe non essere presente se non si utilizzano imballi codificati.
• UM Fatture: l’unità di misura con cui fatturi il prodotto. Scegli tra i valori presenti nell’elenco a
tendina (Pezzi, Trade Unit, Consumer Unit, Unit Cartone, Centimetri, Chilogrammi,, Ettolitri, Grammi,
Litri, Metri, Metri quadri, Millilitri,
Millilitri Percentuale);
• UM Ordini: l’unità di misura in cui ricevi gli ordini per questo prodotto. Scegli cegli tra i valori presenti
nell’elenco a tendina (Pezzi, Trade Unit,
Unit Consumer Unit, Cartone, Centimetri, Chilogrammi
Chilogrammi, Ettolitri,
Grammi, Litri, Metri, Metri quadri,
quadri Millilitri, Percentuale);
• Rapporto UM Ordini/UM Fatture: se l’unità di misura sulle tue fatture e quella sugli ordini che
ricevi è la stessa, il rapporto automatico risulta pari a 1; in questo caso valorizza nel campo
sottostante Pezzi per Confezione. Altrimenti, specifica il valore corretto;
• Prezzo Lordo: prezzo unitario al lordo degli sconti sconti;
• UM Prezzo Lordo: l’unità di misura a cui c è riferito il prezzo lordo inserito;
• Pz x confezione: pezzi presenti all’interno del cartone/imballo;
• Stato del prodotto: scegli cegli tra i valori presenti nell’elenco
elenco a tendina (Attivo, Bloccato, Default,
Fittizio per ordini, Offerta);
• Divisa: con valore standard “Euro Euro”.

Una volta compilati i campi, fai clic sul pulsante “Salva” per confermare le informazioni inserite
inserite.

A seguito della conferma apparirà


rirà la maschera riportata in Figura 10,, dove puoi inserire eventuali imposte
aggiuntive sul prodotto, specificandone il tipo, la descrizione, la categoria, l’aliquota e l’importo. Per
inserire ulteriori imposte aggiuntiva fai clic sul pulsante o clicca su per svuotare i campi
campi. Salva per
confermare le informazioni inserite.
Figura 10 - Nuovo Prodotto

Figura 11 – Nuovo Prodotto, sez. Imposte Aggiuntive e Codice Distributore

Nell’area dedicata al codice distributore, dovrai inserire il codice prodotto assegnato dal cliente. Con il
pulsante presente a fine riga potrai azzerare il valore precedentemente inserito e immetterne uno nuovo.
Concludi il salvataggio premendo l’apposito pulsante.
Se hai altri prodotti da inserire, premi “Nuovo Prodotto” e ripeti la procedura.
Ricorda: se gestisci un file Euritmo e hai l’anagrafica prodotti che presenta molti articoli o l’anagrafica che
si modifica spesso, mettiamo a disposizione l’import automatico dei prodotti sul portale.
Per fare ciò dovrai obbligatoriamente compilare i dati dei prodotti sul file Euritmo (EAN prodotto, EAN
imballo, codice prodotto fornitore, codice prodotto distributore).
Oltre al record relativo al dettagli del prodotto (DET) dovrai inserire la descrizione del prodotto (DES).

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5.2 Ricerca, modifica e cancellazione prodotto
Per ricercare, modificare o eliminare un prodotto accedi alla pagina Prodotti Prodotti, Figura 12.
Elenco Prodott

Figura 12 - Elenco Prodotti

Nel riepilogo dei prodotti puoi vedere le informazioni relative a Codice Fornitore, Descrizione
Descrizione, Codice EAN,
Tipo Imposta, Percentuale di imposta, Prezzo Lordo.
Lordo

Premendo l’icona si apre la schermata di modifica del prodotto corrispondente; premendo si


elimina il prodotto corrispondente.
È possibile che per alcuni prodotti in elenco non sia consentita l’eliminazione; questa condizione si verifica
quando i prodotti sono stati precedentemente inseriti nei documenti e quindi non possono essere
cancellati.
6. GESTIONE DOCUMENTI
6.1 Inserimento documenti manuale (Fattura - Nota di accredito - Nota di addebito)
Inserire un documento, che sia una fattura, una nota di accredito o una nota di addebito, è un’operazione
molto semplice e veloce. Accedi alla pagina Documenti Inserimento Fatture e compila il modulo in ogni
sua parte. L’inserimento prevede tre sezioni :
1 - Dati di Testata
2 - Righe Documento
3 - Sommario.

Ricorda: se abbandoni la pagina di inserimento senza cliccare nessun pulsante di salvataggio, il documento
non resterà memorizzato.

6.2 Inserimento fattura (manuale)

1 - Dati di Testata (Fattura)


Nell’area Dati di Testata sono registrate le informazioni relative all’intestazione della fattura, Figura 13.

Figura 13 - Inserimento Documenti sez. Dati di Testata Fattura

11
Nel dettaglio, i campi da compilare sono i seguenti:
• Intestatario doc.: potrai scegliere il cliente a cui inviare il documento tra quelli presenti nell’elenco
nell
a tendina;
• Tipo documento: potrai scegliere se stai inserendo una fattura, una nota di accredito o una nota di
addebito. In questo caso fattura
• Numero: inserire il numero della fattura, inserire lo stessa formattazione presente sul cartaceo,
spazi, punteggiatura, maiuscole e minuscole.
• Data Documento: inserire la data della fattura
• Punto di consegna: scegli il punto di consegna tra quelli presenti nell’elenco a tendina;
• Rif. Ordine N.: è il numero dell’ordine riferito al documento che stai inserendo;
• Data Ordine: inserire la data dell’ordine
• Bolla N.: è il numeroero di riferimento del Documento di Trasporto;
• Data Bolla: inserire la data della bolla
• Condizione di pagamento: potrai scegliere tra le diverse condizioni di pagamento presenti nella tua
anagrafica azienda e associate a quel cliente specifico (vedi Paragrafo 3.3);
• Note: campo disponibile per inserire note generali. generali Se presente nella fattura cartacea, il campo
note è utilizzato per la dicitura relativa all’articolo 62.

Nella parte sottostante, cliccando sulla freccia accanto a “Dati aggiuntivi (emittente documento, pagante)
pagante)”,
appare un modulo addizionale (Figura 1 14) che permette di inserire le seguenti informazioni:
• Emittente documento: se diverso da chi sta inserendo il documento;
• Punto fatturazione: se diverso da quello inserito in testata;
• Riferimento Contratto: inserisci numero, inizio e fine validità
validità del contratto di fornitura. Clicca sul
pulsante per aggiungere un altro riferimento o per cancellare i dati;
• Condizioni di Consegna e Trasporto: se desideri specificare le condizioni e i costi di consegna e
trasporto, scegli dagli elenchi a tendina le Condizioni di Consegna, le Spese di Trasporto e il codice
delle Condizioni di Resa pattuite. Nel campo libero puoi fornire ulteriori indicazioni
indicazioni su spedizioniere
e vettore. Fai clic sul pulsante per aggiungere un’altra condizione, o per cancellare i dati
dati.

Figura 14 - Inserimento Documenti, Dati Aggiuntivi sez.


sez Dati di Testata

Fai clic sul pulsante per aggiungere eventuali altri riferimenti, o per cancellare i dati inseriti
inseriti.
Premi “Salva e continua” per confermare i Dati di Testata e proseguire con la creazione del documento.

Infine, una volta caricati i dati di testata, cliccare su “Salva e continua”.


2 - Inserisci righe documento (Fattura)
Fattura)

Segue la sezione Inserisci righe documento,


documento che permette di inserire gli articoli,, Figura 15.

Figura 15 - Inserimento Documenti sez. Inserisci Righe Documento

Se i prodotti che inserisci fanno riferimento a documenti differenti, clicca sulla freccia accanto a “Cambia
riferimento e specifica:
punto di consegna ordine o bolla. Informazioni documento di riferimento”
• Punto di consegna: il punto di consegna per ogni singola riga prodotto (se diversi dal punto di
consegna selezionato precedentemente);
• Ordine n., del:: il numero e la data dell’ordine; se inseriti precedentemente vengono valorizzati in
modo automatico. Presente solo se il ttipo documento è una Fattura;
• Tipo documento rif., del:: visualizzato al posto di “Ordine n.” se come tipo documento si è scelto
Nota di Accredito o Nota di Addebito;
• Bolla n., del:: il numero e la data della bolla; se inserito precedentemente viene valorizzato
valoriz in modo
automatico. Questo campo è presente solo se il tipo documento è una fattura;
• N. documento rif, del:: visualizzato al posto di “Bolla n.” se come tipo documento hai selezionato
Nota di accredito o Nota di addebito.
Valorizza i seguenti campi obbligatori:

• Codice prodotto: inizia a digitare il codice che hai assegnato al prodotto inserito in anagrafica. Sarà
visualizzato un elenco dei prodotti che presentano un codice simile (ad esempio se devo inserire il
codice “00003” iniziando a scrivere
scriv “00” appariranno tutti i codici che iniziano con “00”), da cui
potrai selezionare quello corretto. Viene valorizzato in automatico se hai precedentemente
compilato il campo Descrizione Prodotto;
Prodotto
• Descrizione prodotto: inizia a digitare il nome che hai assegnato al prodotto inserito in anagrafica.
Sarà visualizzato un elenco dei prodotti che presentano un nome simile, da cui potrai selezionare
quello corretto. Viene
iene valorizzato in automatico il codice prodotto che hai precedentemente
indicato.
manuale i prodotti che inserisci nei tuoi documenti devono
Ricorda che per l’inserimento manuale:
obbligatoriamente avere un’anagrafica registrata nella sezione Prodotti del Portale PROCEDO. Il
pulsante “Prodotto nuovo”” posto accanto a Descrizione Prodotto consentee di inserire in modo
istantaneo un nuovo prodotto non no ancora presente in anagrafica;
• Tipo cessione: di default è sempre “Vendita” ; scegli tra i valori presenti nell’elenco a tendina se è
differente (Vendita, Omaggio, Omaggio con rivalsa Iva, Sconto merce(Omaggio)(Omaggio), Sconto merce,
Cauzioni, Imballi, Vuoti, Add/Acc sola Iva, Diff. Quantità;
Quantità
• Q.tà fatturata: la quantità riferita al prodotto che si sta registrando;
• Prezzo Lordo: prezzo unitario al lordo degli sconti. Viene iene valorizzato in automatico se è stato
precedentemente salvato in anagrafica prodotti
prodotti;
• Sconto %: inserisci la percentuale di sconto a cui è soggetto l’articolo che stai inserendo;
• Prezzo Netto: vieneiene valorizzato in automatico sottraendo al prezzo unitario gli sconti; ti invitiamo a
verificare che anche le cifre decimali siano corrette, altrimenti intervieni manualmente per
modificarle;
• Importo: vieneiene valorizzato in automatico moltiplicando il prezzo netto per la quantità; ti invitiamo
a verificare che anche le cifre decimali siano corrette, altrimenti intervieni manualmente per
modificarle;
Per aggiungere informazioni o sconti e addebiti aggiuntivi riferiti al prodotto che staii inserendo
inserendo, fai clic
sulla freccia accanto a “Dati
Dati aggiuntivi (note, sconti/addebiti agg., emit. bolla, mag.sped., luogo sped., cess.
merce, parte sogg. a rimborso)” e compila i campi:
• Nota CONAI
• Nota libera: utilizza questo campo per aggiungere lotti, scadenze o note;
• Sconti e addebiti aggiuntivi: scegli la tipologia di sconto o addebito,, inserisci il valore percentuale e
l’importo di eventuali sconti aggiuntivi, e clicca sul pulsante per confermare o per
cancellare i dati.
Se l’inserimento dell’articolo è terminato,
terminato premi “Aggiungi” per salvare, altrimenti premi “Annulla” per
svuotare i campi.
All salvataggio, le righe inserite compariranno nel riepilogo sottostante dove è possibile modificare o

eliminare le righe facendo clic sui pulsanti corrispondenti.


Ripeti la procedura per tutti i prodotti presenti nel documento che stai inserendo. Al termine fai clic su
“Salva e continua” per confermare e ultimare la creazione del documento.
3 – Sommario (Fattura)

Segue l’ultima sezione, “Sommario”,, che presenta il riepilogo automatico degli importi totali soggetti a Iva
Iva,
Figura 16.

Figura 16 - Inserimento Documenti, sez. Sommario

Verifica attentamente i valori Totale Imponibile e Totale Imposta,, intervenendo manualmente se gli
arrotondamenti dei numeri decimali non sono esatti.
Se presenti in fattura inserire le seguenti note
note:
• Nota CONAI:: impossibile inserirla cliccando il pulsante cerchiato verde
• Nota libera

In Sconti/Maggiorazioni di sommario è possibile selezionare e compilare i seguenti campi :


• Tipologia
• %
• Importo
• Imposta

Al termine di queste attività, clicca


licca sul pulsante di salvataggio.
Il sistema apre in automatico una finestra di pop-up
pop richiedendo di confermare il Totale del Documento.
Documento
Clicca su OK per confermare.

Attendere che il sistema elabori i dati appena inseriti procedura il documento è pronto per l’invio.
Premi “Invia” per effettuare l’invio immediato, oppure “Esci”
“ per inviarlo successivamente.
Ricorda: modifiche successive all’inserimento possono essere effettuate solo su documenti salvati, non su quelli già inviati.

6.3 Inserimento Nota di accredito o Nota di Addebito (manuale)

1 - Dati di Testata (Nota di accredito o Nota di Addebito)

Per la Nota di Accredito o Nota di Addebito dovrai compilare:

o Tipologia Documento: scegli tra i valori presenti nell’elenco a tendina, Bonus fine anno,
Differenza prezzo, Differenza Qta, Reso merce, Accredito per contestazione (la
visualizzazione di questi valori può cambiare in base all’insegna);
o Numero
o Data Documento
o Punto di consegna: scegli il punto di consegna tra quelli presenti nell’elenco a tendina;
o Tipo riferimento: scegli tra i valori presenti nell’elenco a tendina, Numero di bolla, Numero
del contratto, Numero dell’ordine, Nr Nr.. Bolla di Reso, Nr Conferma d’ordine, Fattura,
Concordato tra parti, N. Bolla reso, N. protocollo,
protocollo, Nota di credito, Nota di Debito (la
visualizzazione di questi valori
valor può cambiare in base all’insegna);
o Numero riferimento: numero del documento di riferimento;
riferime
o Data riferimento

Figura 17 - Inserimento Documenti sez. Dati di Testata Nota Accredito/Addebito

Infine, una volta caricati i dati di testata, cliccare su “Salva e continua”.


2 - Inserisci righe documento (Nota di Accredito o Nota di Addebito)

Segue la sezione Inserisci righe documento, che permette di inserire gli articoli, Figura 18.

Figura 18 - Inserimento Documenti sez. Inserisci Righe Documento

Se i prodotti che inserisci fanno riferimento a documenti differenti, clicca sulla freccia accanto a “Cambia
punto di consegna ordine o bolla. Informazioni documento di riferimento” e specifica:
• Punto di consegna: il punto di consegna per ogni singola riga prodotto (se diversi dal punto di
consegna selezionato precedentemente);
• Ordine n., del: il numero e la data dell’ordine; se inseriti precedentemente vengono valorizzati in
modo automatico. Presente solo se il tipo documento è una Fattura;
• Tipo documento rif., del: visualizzato al posto di “Ordine n.” se come tipo documento si è scelto
Nota di Accredito o Nota di Addebito;
• Bolla n., del: il numero e la data della bolla; se inserito precedentemente viene valorizzato in modo
automatico. Questo campo è presente solo se il tipo documento è una fattura;
• N. documento rif, del: visualizzato al posto di “Bolla n.” se come tipo documento hai selezionato
Nota di accredito o Nota di addebito.

Valorizza i seguenti campi obbligatori:

17
• Codice prodotto: inizia a digitare il codice che hai assegnato al prodotto inserito in anagrafica. Sarà
visualizzato un elenco dei prodotti che presentano un codice si simile
mile (ad esempio se devo inserire il
codice “00003” iniziando a scrivere “00” appariranno tutti i codici che iniziano con “00”), da cui
potrai selezionare quello corretto. Viene valorizzato in automatico se hai precedentemente
compilato il campo Descrizione e Prodotto
Prodotto;
• Descrizione prodotto: inizia a digitare il nome che hai assegnato al prodotto inserito in anagrafica.
Sarà visualizzato un elenco dei prodotti che presentano un nome simile, da cui potrai selezionare
quello corretto. Viene
iene valorizzato in automatico il codice prodotto che hai precedentemente
indicato.
manuale i prodotti che inserisci nei tuoi documenti devono
Ricorda che per l’inserimento manuale:
obbligatoriamente avere un’anagrafica registrata nella sezione Prodotti del Portale PROCEDO. Il
pulsante “Prodotto nuovo”” posto accanto a Descrizione Prodotto consente di inserire in modo
istantaneo un nuovo prodotto non no ancora presente in anagrafica;
• Tipo cessione: scegli tra i valori presenti nell’elenco a tendina Reso, Diff. Quantità, Diff. Prezzo,
Accredito per contestazione, Add/Accr
A sola Iva, Premio;
• Q.tà fatturata: la quantità riferita al prodotto che si sta registrando;
• Prezzo Lordo: prezzo unitario al lordo degli sconti. Viene iene valorizzato in automatico se è stato
precedentemente salvato in anagrafica prodotti;
• Sconto %: inserisci la percentuale di sconto a cui è soggetto l’articolo che stai inserendo;
• Prezzo Netto: vieneiene valorizzato iin automatico sottraendo al prezzo unitario gli sconti; ti invitiamo a
verificare che anche le cifre decimali siano corrette, altrimenti intervieni manualmente per
modificarle;
• Importo: vieneiene valorizzato in automatico moltiplicando il prezzo netto per la quantità;
antità; ti invitiamo
a verificare che anche le cifre decimali siano corrette, altrimenti intervieni manualmente per
modificarle;
Per aggiungere informazioni o sconti e addebiti aggiuntivi riferiti al prodotto che stai inserendo
inserendo, fai clic
sulla freccia accanto a “Dati
Dati aggiuntivi (note, sconti/addebiti agg., emit. bolla, mag.sped., luogo sped., cess.
merce, parte sogg. a rimborso)” e compila i campi:
• Nota CONAI
• Nota libera: utilizza questo campo per aggiungere lotti, scadenze o note;
• Sconti e addebiti aggiuntivi: scegli la tipologia di sconto o addebito, inserisci il valore percentuale e
l’importo di eventuali sconti aggiuntivi, e clicca sul pulsante per confermare o per
cancellare i dati.
Se l’inserimento dell’articolo è terminato, premi “Aggiungi”
“ per salvare, altrimenti premi ““Annulla” per
svuotare i campi.
Al salvataggio, le righe inserite compariranno nel riepilogo sottostante dove è possibile modificare o

eliminare le righe facendo clic sui pulsanti corrispondenti.


Ripeti la procedura per tutti i prodotti presenti nel documento che stai inserendo. Al termine fai clic su
“Salva e continua” per confermare e ultimare la creazione del documento.
3 – Sommario (Nota di Accredito o Nota di Addebito)

Segue l’ultima sezione, “Sommario”, che presenta il riepilogo automatico degli importi totali soggetti a Iva,
Figura 19.

Figura 199 - Inserimento Documenti, sez. Sommario

Verifica attentamente i valori Totale Imponibile e Totale Imposta, intervenendo manualmente se gli
arrotondamenti dei numeri decimali non sono esatti.
Se presenti in fattura inserire le seguenti note:
• Nota CONAI
• Nota libera

In Sconti/Maggiorazioni di sommario è possibile selezionare e compilare i seguenti campi :


• Tipologia
• %
• Importo
• Imposta

Al termine di queste attività, clicca sul pulsante di salvataggio.


Il sistema apre in automatico una finestra di pop-up richiedendo di confermare il Totale del Documento.
Clicca su OK per confermare.

Attendere che il sistema elabori i dati appena inseriti procedura il documento è pronto per l’invio.
Premi “Invia” per effettuare l’invio immediato, oppure “Esci” per inviarlo successivamente.

Ricorda: modifiche successive all’inserimento possono essere effettuate solo su documenti salvati, non su
quelli già inviati.

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6.4 Inserimento documenti (import da file)

Per predisporre il file di importazione dei documenti in base agli standard accettati dal sistema, puoi
consultare la documentazione tecnica presente nella sezione Come fare Tracciati File e Formati.
Strutturato il file da trasferire, accedi alla pagina Documenti Import documenti, Figura 20.

Figura 20 - Import Documenti

Tramite l’apposito modulo a fondo pagina:


1 Scegli il file da caricare, clicca su “Sfoglia” e seleziona il file da caricare.
2 Seleziona il tipo di documento e il formato in cui è codificato
3 Clicca sul pulsante “Aggiungi” e attendi il caricamento del file. Quando sarà completato l’upload, il
file appare nell’elenco soprastante, ricordati di selezionare nella voce “Visualizza file”, “Tutti”.

Nello specifico, per ciascun file caricato puoi visionare le seguenti colonne:
• Data File: data di importazione;
• Nome File: nome del file caricato;
• Tipo Doc.: la tipologia dei documenti presenti nel file;
• Stato File: presenta indicazioni sull’avanzamento del caricamento del file;
• Tot. Documenti: numero dei documenti presenti all’interno del file;
• Doc. Corretti: numero dei documenti importati correttamente;
• Stato Conferma: presenta indicazioni sullo stato dei documenti all’interno del file;
• Data
• Autore
• Conferma

I documenti inseriti tramite import da file devono essere strutturalmente corretti affinché possano essere
elaborati dal sistema.
Se Procedo riscontra errori sul documento caricato, questo non viene inviato dal sistema. E’ necessario
provvedere alla correzione degli errori segnalati e ricaricare il documento.

20
Nel caso di caricamento di file contenente più documenti, questi verranno inviati alle rispettive insegne solo
se tutti i documenti all’interno del file sono considerati validi.

Se anche solo un documento all’interno del file presenta errori tecnici, PROCEDO non invia
automaticamente i documenti.
Il Portale provvede al salvataggio dei documenti corretti e segnala il blocco dell’importazione dei
documenti non validi notificandolo nella colonna Stato Conferma (vedi paragrafo 6.6).

Clicca sul pulsante per avere informazioni più dettagliate sulla condizione di errore.
Corrette le inesattezze, ripeti la procedura di importazione dei soli documenti sistemati.

6.5 Inserimento documenti (caricamento mediante FTP)


Con la modalità di trasmissione dei documenti attraverso un protocollo FTP (File Transfer Protocol) è
possibile rendere il processo d’invio documenti attraverso il Portale totalmente automatico.

Per il caricamento automatico è necessario che i file da trasferire siano strutturati correttamente, secondo i
formati e gli standard accettati dal Portale (consulta la documentazione alla pagina Come Fare Tracciati
File e Formati). Questa condizione è necessaria per ottenere un invio corretto e automatizzato dei
documenti.
Predisporre un trasferimento automatico dei file dal vostro PC verso il server del Portale PROCEDO è
un’operazione che richiede solo qualche accorgimento: comunicaci la tua volontà di iniziare con questo tipo
di trasmissione e ci occuperemo di fornirti un supporto tecnico adeguato per predisporre il collegamento
FTP. Il collegamento permetterà di prelevare periodicamente i file che andrai a memorizzare in una cartella
prestabilita del tuo PC e inviarli in maniera automatica al server del Portale.

Se Procedo riscontra errori sul documento caricato, questo non viene inviato dal sistema. E’ necessario
provvedere alla correzione degli errori segnalati e ricaricare il documento.

Nel caso di caricamento di file contenente più documenti, questi verranno inviati alle rispettive insegne solo
se tutti i documenti all’interno del file sono considerati validi.

Se anche solo un documento all’interno del file presenta errori tecnici, PROCEDO non invia
automaticamente i documenti.
Il Portale provvede al salvataggio dei documenti corretti e segnala il blocco dell’importazione dei
documenti non validi notificandolo nella colonna Stato Conferma (vedi paragrafo 6.6).

Clicca sul pulsante per avere informazioni più dettagliate sulla condizione di errore.
Corrette le inesattezze, ripeti la procedura di importazione dei soli documenti sistemati.

21
6.6 Come confermare l’invio dei documenti elaborati correttamente nel caso di file contenente N
documenti errati ed N documenti corretti (sia per import da file che mediante FTP)

Per inviare i documenti precedentemente già elaborati dal Portale (doc.corretti) e dunque salvati, è
necessario provvedere manualmente all’invio, tramite una delle seguenti due procedure:
• PROCEDURA 1: dalla pagina Documenti Import documenti visualizza file: da confermare,
cliccare sulla busta per inviare i soli documenti corretti, Figura 19. Comparirà un messaggio, Figura
21, che chiede di confermare il caricamento dei soli documenti corretti presenti in questo file,
premere Ok per inviarli. In questo modo si conferma l’invio di TUTTI i soli documenti CORRETTI
presenti nel file importato.

Figura 21 - Conferma Documenti

Figura 22 - Messaggio per la conferma Documenti

• PROCEDURA 2: dalla pagina Documenti Inviare documenti, selezionare i documenti di cui si


intende confermare l’invio tramite il quadratino bianco a destra della riga interessata e cliccare il
pulsante INVIA, Figura 23.

Figura 23 – Lista documenti da inviare

22
La differenza fra PROCEDURA 1 e PROCEDURA 2 consiste nel fatto che tramite PROCEDURA 1 si conferma in
automatico l’invio di tutti i documenti corretti presenti nel file. Invece tramite PROCEDURA 2 è possibile
selezionare solo alcuni dei documenti corretti per cui si intende confermarne l’invio.

Nel caso in cui si confermi l’invio tramite la PROCEDURA 2 selezionando tutti i documenti corretti salvati, il
file risulterà confermato anche sulla pagina di Import Documenti e non verrà più visualizzata la busta bianca
nella colonna “conferma”, Figura 24.

Figura 24 – Stato file confermato

Se si conferma l’invio tramite la PROCEDURA 2 solo di alcuni documenti corretti presenti nel file importato,
il file risulterà ancora da confermare sulla pagina di Import Documenti e verrà ancora visualizzata la busta
bianca nella colonna “conferma”, Figura 21. In questo caso, andando a cliccare sulla bustina, si confermerà
l’invio dei documenti per cui non era stato confermato l’invio tramite PROCEDURA 2.

6.7 Storico documenti EDI


Accedi alla pagina Documenti Storico Documenti, per visualizzare l’elenco completo di tutti i documenti
inviati o salvati, Figura 25.

Figura 25 - Storico Documenti

Utilizza singolarmente o contemporaneamente i filtri di ricerca per poter trovare con facilità ed esattezza i
documenti che ti interessano e premi sul pulsante “Cerca” per visualizzare i risultati della ricerca. Se non
inserisci alcun filtro la pagina ti mostrerà tutti i documenti.

23
Come mostra la Figura 23, hai la possibilit
possibilità di inserire diversi criteri di ricerca: Intervallo Date Documento,
Ragione Sociale, Numero Documento,
ocumento, Provenienza, Stato (del del documento per il sistema) e V Visualizza
documenti (Da inviare, Inviati o Tutti).

Ordina l’elenco dei documenti in modo crescente o decrescente facendo clic sul nome della colonna o sul
simbolo a fianco.

nto presente in elenco puoi visualizzare/stampare il PDF generato dal sistema


Per ciascun documento e

visualizzare/stampare il file in formato EURITMO .

E’ possibile apportare modifiche ai soli documenti inseriti manualmente su Procedo (come indicato da
procedura a paragrafo 6.1) il cui stato è “Completo” o “Incompleto” , cliccando sul pulsante Modifica .

Per modificare invece un documento già inviato dal portale, e inserito tramite digitazione
gitazione manuale, è

necessario prima procedere alla riapertura del documento tramite l’icona , inserire una Nota (Figura
26) e cliccare sul pulsante Modifica .

Figura 26 – Riapertura Documento

Per eliminare uno o più documenti, selezionarli


seleziona apponendo una spunta nell’apposito
apposito spazio posto all’inizio
all
della riga e poi premere “Elimina”.
6.8 Storico documenti SDI
Accedi alla pagina Documenti Storico Documenti SDI per visualizzare l’elenco completo di tutti i
documenti inviati o salvati (da inviare al Sdi), Figura 27.

Figura 27 – Riapertura Documento

Utilizza singolarmente o contemporaneamente i filtri di ricerca per poter trovare con facilità ed esattezza i
documenti che ti interessano e premi sul pulsante “Cerca” per visualizzare i risultati della ricerca. Se non
inserisci alcun filtro la pagina ti mostrerà tutti i documenti.
Hai la possibilità di inserire diversi criteri di ricerca: Intervallo Date Documento, Ragione Sociale, Numero
Documento, Provenienza, Stato (del documento per il sistema) e Visualizza documenti (Da inviare, Inviati o
Tutti).
Ordina l’elenco dei documenti in modo crescente o decrescente facendo clic sul nome della colonna o sul
simbolo a fianco.
Per ciascun documento presente in elenco puoi visualizzare il file in formato XML.

7. GESTIONE ORDINI RICEVUTI


7.1 Ricerca e visualizzazione ordini ricevuti
PROCEDO è un assistente attento perché ti avverte quando sono arrivati documenti che ti riguardano,
inviando una notifica all’indirizzo e-mail con cui ti sei registrato. Accedi alla pagina Ordini Elenco Ordini
Ricevuti per visualizzare gli ordini ricevuti, Figura 28.

25
Figura 28 - Elenco Ordini Ricevuti

Utilizza singolarmente o contemporaneamente i filtri di ricerca per poter trovare con facilità ed esattezza gli
ordini che ti interessano e premi sul pulsante “Cerca” per visualizzare i risultati della ricerca. Se non inserisci
alcun filtro la pagina ti mostrerà tutti gli ordini ricevuti.
Come mostra la Figura 28, hai la possibilità di inserire diversi criteri di ricerca: Intervallo Date Ordine,
Destinatario, Mittente, Consegna, Numero Ordine, Riferimento, Esportato, Stato Ordine (del documento
secondo il sistema) e Stato Conferma.
Ordina l’elenco degli ordini in modo crescente o decrescente facendo clic sul nome della colonna o sul
simbolo accanto.
Premendo il pulsante “Stampa” puoi stampare l’output di ricerca.

7.2 Stampa, alert e cancellazione ordini


Per ciascun ordine presente in elenco puoi stampare il PDF generato dal sistema , visualizzare il file in

formato EURITMO , eliminare l’ordine o inviare la conferma , cliccando sui pulsanti


corrispondenti. Per visualizzare eventuali dettagli relativi all’importazione dell’ordine o informazioni sullo

stato della conferma d’ordine correlata, fai clic sul rispettivo pulsante .

7.3 Conferma d’ordine


Se previsto dagli accordi con il tuo cliente, per ogni ordine ricevuto è necessario inviare la conferma
d’ordine, confermando tutti dettagli della richiesta ricevuta.
Ricorda che la conferma di un ordine dipende dagli accordi con l’insegna.
Ad esempio un cliente può richiedere obbligatoria la conferma solo nel caso di una modifica di un ordine.

26
Dalla pagina Ordini Elenco Ordini Ricevuti, clicca sul pulsante per aprire la pagina di Conferma
Ordine, Figura 26, dove potrai accettare, modificare o rifiutare le singole righe relative ad uno specifico
ordine.
La conferma d’ordine si compone di tre sezioni:
1 - Intestazione conferma dell’ordine
2 - Contatti del fornitore
3 - Dati di dettaglio

Figura 29 - Conferma d'ordine

Nell’area Intestazione conferma dell’ordine, che presenta il numero d’ordine e la relativa data, sono
indicati il cliente, il luogo di spedizione, la data di consegna richiesta ed eventuali note. Per modificare la
Data di Consegna Effettiva, fai clic sui relativi elenchi a tendina.

Nel campo Note Ordine puoi visualizzare indicazioni inserite dall’insegna cliente. Fai clic sul pulsante
accanto a Note Conferma per inserire eventuali note di informazione generale.

Cliccando sulla freccia accanto a Contatti del fornitore, Figura 30, potrai espandere la sezione per avere la
possibilità di inserire contatti di riferimento per l’ordine.

Figura 30 - Conferma d'ordine sez. Contatti del fornitore

27
Nell’ultima sezione sono invece presentati i Dati di dettaglio, che corrisponde all’elenco
l’elenco dei prodotti
richiesti dal cliente, con le specifiche su Quantità richiesta, Prezzo Netto, Prezzo Lordo, Totale di riga e
Note.
Dove intendi modificare le condizioni di vendita (Quantità, Prezzo Netto, Prezzo Lordo) indica le variazioni
nei campi corrispondenti. Puoi eventualmente specificare Misure e Caratteristiche istiche dell’Imballo degli
articoli richiesti, cliccando sul pulsante della colonna relativa.

Ricorda: see apporti delle modifiche al prezzo, clicca sul pulsante della colonna Sconti e specifica la
tipologia di sconto o maggiorazione.

Se vuoi inserire note aggiuntive riguardanti una riga di dettaglio prodotto,, fai clic sull’icona della
colonna Note.

Clicca sull’icona per rifiutare una richiesta nella sua interezza.

L’icona presente nella colonna Stato evidenzia la condizione di ogni singola riga richiesta:

se la richiesta è stata confermata nella sua interezza;

se sono state apportate delle modifiche rispetto ai dati richiesti;

se la riga è stata completamente rifiutata.

Al termine dell’operazione clicca sul pulsante “Invia”


“ per inviare il documento, o clicca “Salva chiudi” per
Salva e chiudi
salvare il documento e inviarlo in un secondo momento.

La conferma d’ordine può essere inviata anche tramite il caricamento di un file txt. Per P predisporre il file di
importazione dei documenti in base agli standard accettati dal sistema, puoi consultare la documentazione
tecnica presente nella sezione Come fare Tracciati File e Formati.
Strutturato il file da trasferire, segui le indicazioni riportate negli specifici paragrafi di questo manual
manuale per
effettuare un’ importazione (paragrafo 6. o un caricamento tramite FTP (paragrafo 6.5).
paragrafo 6.4) ).
7.4 Conferma della conferma d’ordine del fornitore
L’insegna cliente, a seguito della ricezione della conferma d’ordine inviata dal fornitore, ha la possibilità di
inviare un documento di conferma per comunicare se intende accettare le variazioni apportate rispetto
all’ordine iniziale. Non sussiste l’obbligo del cliente di inviare questo documento se il fornitore ha accettato
l’ordine iniziale nella sua interezza.
Le conferme ricevute dal tuo cliente sono visualizzabili nella sezione Ordini Elenco Ordini Ricevuti.

Clicca sul pulsante per aprire la pagina di dettaglio dove potrai visualizzare se le nuove condizioni sono
state accettare o se il cliente ha nuovamente modificato la richiesta. Nella forma e nella struttura, sul
Portale si presentano come il documento di conferma ordine, dove sono presenti solo le righe a cui nella
conferma d’ordine inviata hai apportato delle modifiche; le richieste che hai accettato, invece, non sono
visualizzate perché fanno riferimento all’ordine originario.

8. GESTIONE AVVISO DI SPEDIZIONE


L’avviso di spedizione è un documento inviato dal fornitore al cliente, contenente le informazioni relative
alla consegna, in modo che quest'ultimo le riceva prima dell'arrivo fisico della merce.
Il documento presenta le informazioni di riferimento e indica chiaramente il dettaglio della spedizione:
condizioni di consegna e trasporto, caratteristiche come peso e misure dei prodotti e delle confezioni di
imballo, informazioni sul prezzo e importi totali del documento.
Il Portale PROCEDO consente di gestire il documento Avviso di Spedizione (Bolla, Documento di Trasporto)
sia tramite import da file, o attraverso un protocollo FTP, sia tramite digitazione manuale.
Per predisporre il file di importazione dei documenti in base agli standard accettati dal sistema, puoi
consultare la documentazione tecnica presente nella sezione Come fare Tracciati File e Formati.
Strutturato il file da trasferire, segui le indicazioni riportate negli specifici paragrafi di questo manuale per
effettuare un’ importazione (paragrafo 6.4) o un caricamento tramite FTP (paragrafo 6.5).

L’inserimento tramite digitazione manuale viene gestito tramite la voce di menù Documenti
Inserimento Bolla, come da Figura 31:

Figura 31 - Conferma d'ordine sez. Contatti del fornitore

Si aprirà a questo punto un’interfaccia guidata da compilare con tutti i dati in tuo possesso.

Al termine di ogni passaggio cliccare il pulsante per salvare quanto inserito fino a quel

momento. Per inviare il documento, dopo aver salvato tutti i dettagli, cliccare il pulsante .

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9. INFORMAZIONI DI TRASMISSIONE
Attraverso la pagina Documenti Informazioni di Trasmissione, Figura 32, puoi monitorare ogni fase di
trasferimento dei documenti, dal momento in cui vengono spediti al momento in cui vengono ricevuti. In
questo modo potrai sempre tenere sotto controllo i processi di invio, trasmissione e ricezione dei
documenti.

Figura 32 - Informazioni di trasmissione

Utilizza singolarmente o contemporaneamente i filtri di ricerca per poter trovare con facilità ed esattezza i
documenti che ti interessano e premi sul pulsante “Cerca” per visualizzare i risultati della ricerca. Se non
inserisci alcun filtro la pagina ti mostrerà il percorso di tutti i documenti.

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10. FATTURAZIONE PASSIVA
Il menu di fatturazione passiva serve a gestire le fatture, note debito e credito da fornitori, ricevute via SdI.
E’ quindi un elenco sistematico di documenti, con funzioni di ricerca, di stampa, e funzionalità per tracciare
la lavorazione interna identificando lo stato di avanzamento , l’ utente che ne ha curato la presa in carico e
la data di presa.
E’ inoltre presente un menu di stampa completo per gestire i diversi tipi di pdf e la funzione di download
dell’ elenco documenti (Figura 33).

Figura 33 – Fatturazione Passiva

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