LA RISORSA TEMPO

IRRECUPERABILE IMMODIFICABILE

LIMITATA IL TEMPO UNA RISORSA RIGIDA

UNIVERSALE REGOLARE
NON IMMAGAZZINABILE

IL MIGLIOR MODO PER GESTIRE IL TEMPO DEDICARCI TEMPO

fermiamoci un attimo, arriveremo prima

 LA GESTIONE DEL TEMPO

IL TEMPO NON SI FA GESTIRE

MANCA SI RISPARMIA SI USA SI SPRECA

EVITANDO DESTINANDOLO IN
DISPERSIONI E PREVALENZA ALLE
INTERFERENZE PRIORIT

EFFICIENZA EFFICACIA

il tempo denaro
 IL RAPPORTO CON IL TEMPO

LE COSE DA FARE SONO E SARANNO

SEMPRE PI NUMEROSE
DEL TEMPO CHE ABBIAMO PER FARLE

(MA OGNI COSA DA FARE HA

UN VALORE DIVERSO)

il tempo non basta mai

 I CRITERI-GUIDA
NELLA DEFINIZIONE DELLE PRIORIT

IMPORTANZA URGENZA
(valore dellevento (irreversibilit e/o
per gli obiettivi di lavoro dinamicit negativa
e/o per se stessi) dellevento)

EMERGENZA

PRIORIT PER IMPORTANZA = NOI GESTIAMO GLI EVENTI

PIORIT PER URGENZA = GLI EVENTI GESTISCONO NOI

tutto importante, tutto urgente

 I CRITERI ISTINTIVI
NELLA DEFINIZIONE DELLE PRIORIT

Precedenza ai lavori
AMICIZIA chiesti da colleghi amici
ARRETRATO lasciati in sospeso
CASO trovati per primi
CRONOLOGIA richiesti prima degli altri
FACILIT/DIFFICOLT meno o pi impegnativi
GERARCHIA chiesti dal proprio capo
PIACEVOLEZZA/SPIACEVOLEZZA pi o meno graditi
TEMPO che richiedono pi tempo

non sempre la ragione prevale sullistinto

 LE DECISIONI POSSIBILI
NEL RAPPORTO CON IL TEMPO

FACCIO O NON FACCIO (evito)

FACCIO IO O FACCIO FARE AD ALTRI (delego)

FACCIO SUBITO O FACCIO DOPO (rinvio)

FACCIO IN PI O MENO TEMPO (velocizzo)

non si pu non decidere

GLI STRUMENTI PER OTTIMIZZARE LUSO
DEL TEMPO

OROLOGIO PAUSE DI RIFLESSIONE

AGENDA PIANIFICAZIONE
ARCHIVIO ORGANIZZAZIONE
PC (E-MAIL, ECC) DELEGA
TELEFONO/FAX RIUNIONE

non vero che abbiamo poco tempo, vero invece

che ne perdiamo molto
 GLI ALTRI COME RISORSA PER
RISPARMIARE TEMPO

(ALTRI = COLLEGHI, COLLABORATORI, PERSONALE DI STAFF)

TEMPO DEDICATO A SVOLGERE ATTIVIT OPERATIVE = CONSUMO

TEMPO DEDICATO A PREPARARE ALTRE PERSONE = INVESTIMENTO

PERSONE MOTIVATE E COMPETENTI

SI DELEGANO
RESPONSABILIT SU OBIETTIVI
importanti ma non urgenti
urgenti ma non importanti

chi fa da s, fa per tre (ma lavora anche per tre)

 I FURTI DI TEMPO

LADRI INTERNI LADRI ESTERNI

ABITUDINI IMPREVISTI
INCAPACIT INTERFERENZE
VINCOLI SOGGETTIVI VINCOLI OGGETTIVI

DA GESTIRE ATTRAVERSO SPECIFICI ANTIFURTI

(GESTIRE = ALMENO CONTENERE, SE NON ELIMINARE)

chi ha tempo, non aspetti tempo

 I 20 MAGGIORI LADRI DI TEMPO

INTERNI ESTERNI

1) Tendenza a lavorare da soli, a 1) Cambiamenti di obiettivi, strategia,

delegare poco organizzazione, ecc
2) Scarso uso della pianificazione 2) Interruzioni telefoniche
3) Riunioni e/o colloqui inconcludenti 3) Visitatori casuali
4) Disordine (es: scrivania/archivio, 4) Troppi impegni nello stesso momento
ecc) 5) Collaboratori troppo dipendenti
5) Incapacit di dire di no 6) Cambiamenti tecnologici (es: informatici)
6) Previsioni di tempo irrealistiche 7) Contesto burocratico (molti lavori scritti)
7) Indecisioni, rinvii ripetuti 8) Informazioni carenti o eccessive
8) Lavori lasciati incompiuti 9) Attese per ritardi
9) Fretta, impazienza, urgenza 10) Persone non disponibili, responsabilit poco
10) Trasferte, viaggi non finalizzati, che si chiare
potevano evitare
TENDENZA A LAVORARE DA SOLI, A DELEGARE POCO
(coinvolgimento in routine, controlli nei dettagli, ecc)

CONSIGLI UTILI

IMPORSI DI NON FARE CI CHE POSSONO FARE ALTRI

(collaboratori, colleghi, personale di staff, )

TOLLERARE ERRORI E MODALIT DI LAVORO DIVERSE DALLA PROPRIA

(gli altri non sono dei nostri cloni)

MOTIVARE E SVILUPPARE LE COMPETENZE DEI COLLABORATORI

(il tempo che si dedica a tali scopi un investimento)

RESPONSABILIZZARE E CONTROLLARE I RISULTATI

(pi che le singole attivit svolte)
SCARSO USO DELLA PIANIFICAZIONE
(abitudine a non fissarsi obiettivi, a non fare priorit, ecc)

CONSIGLI UTILI

DEDICARE TEMPO ALLA PIANIFICAZIONE

(per risparmiarlo nella fase di attuazione)

CONSIDERARE TUTTE LE VARIABILI DI UN PIANO

(perch, chi, cosa, come, quando, quanto, dove)

DEFINIRE CORRETTAMENTE LE PRIORIT

(valutando limportanza pi che lurgenza degli impegni)

OTTIMIZZARE IL TEMPO NELLE ATTIVIT QUOTIDIANE

(accorpando compiti simili, imponendosi delle scadenze, ecc.)
RIUNIONI E/O COLLOQUI INCONCLUDENTI
(inefficienti, inefficaci, di durata eccessiva, ecc)

CONSIGLI UTILI

PIANIFICARE GLI INCONTRI

(fissare in anticipo scopo, argomenti, durata, luogo, ecc.)

PREPARARSI ADEGUATAMENTE
(per risparmiare tempo dopo)

ESPRIMERSI SINTETICAMENTE
(e chiederlo anche agli altri)

FARE SOLO RIUNIONI INDISPENSABILI:

LIMITANDO IL NUMERO DEI PARTECIPANTI
DANDOSI DELLE REGOLE DI FUNZIONAMENTO
(fasi di lavoro, chi coordina, chi scrive, chi controlla il tempo)
DISORDINE, AD ESEMPIO SULLA SCRIVANIA O IN ARCHIVIO
(con perdite di tempo nel cercare ci che occorre)

CONSIGLI UTILI

RILEVARE LE INTERRUZIONI E I RITARDI NEL TROVARE DOCUMENTI

(quanto tempo abbiamo sprecato?)

SISTEMARE TUTTE LE CARTE A FINE GIORNATA

( anche un problema digiene, oltre che di organizzazione)

RIDURRE AL MINIMO INDISPENSABILE LA PRODUZIONE DI CARTA

(ad esempio, utilizzando di pi il PC)

SEMPLIFICARE LARCHIVIO E AGGIORNARLO PERIODICAMENTE

(non pretendendo di conservare tutto)
INCAPACIT DI DIRE DI NO
(ad esempio, a chi chiede di parlarci per qualche minuto)

CONSIGLI UTILI

CONVINCERSI CHE CI DANNEGGIA LA NOSTRA IMMAGINE

(facendoci apparire deboli)

CONTARE FINO A 10, PRIMA DI DIRE SI

( una vecchia massima sempre valida)

RINVIARE LA RISPOSTA, DARE ALTERNATIVE

(nessuno si offender se evitiamo i no secchi)

FORNIRE SPIEGAZIONI CHIARE, COINVOLGENDO LINTERLOCUTORE

(facendo capire le nostre ragioni, i nostri impegni, i nostri problemi)
PREVISIONI DI TEMPO IRREALISTICHE
(e il pi delle volte errate per difetto)

CONSIGLI UTILI

VERIFICARE INCIDENZA DELLE SCADENZE NON RISPETTATE

(quante volte succede, in quali occasioni e per quali lavori pi frequentemente)

CONSIDERARE I LORO EFFETTI ANCHE SULLA NOSTRA IMMAGINE

(quanto ci costa come tempo da sottrarre ad altri impegni o come impatto sociale)

ANALIZZARE LE CAUSE E RIMUOVERLE PROGRESSIVAMENTE

(meglio la politica dei piccoli passi che i cambiamenti drastici)

PIANIFICARE GLI IMPEGNI CONSIDERANDO OGNI VARIABILE

(perch, chi, cosa, come, dove, quanto e non solo quando)
INDECISIONI, RINVII RIPETUTI
(che finiscono per ingolfarci nel momento meno opportuno)

CONSIGLI UTILI

CALCOLARE I RISCHI DI DECISIONI E INDECISIONI

(anche una non decisione comporta rischi da valutare per gravit e probabilit)

DEFINIRE CORRETTAMENTE LE PRIORIT

(individuando soprattutto le decisioni pi importanti da assumere)

NON RIMANDARE COSE SGRADEVOLI MA IMPORTANTI

(raramente diventano pi gradevoli)

CANCELLARE DEFINITIVAMENTE CI CHE NON IMPORTANTE

(rinviandolo, ci occupa inutilmente la scrivania e la mente)
LAVORI LASCIATI INCOMPIUTI
(che ci vuole pi tempo a riprendere in considerazione)

CONSIGLI UTILI

VALUTARE EFFETTI NEGATIVI DELLE INTERRUZIONI

(spesso bisogna ricominciare daccapo)

STABILIRE CON PRECISIONE LE PRIORIT

(concentrando luso del tempo sui lavori pi importanti)

ACCERTARSI DELLA DISPONIBILIT DI TUTTO CI CHE CI OCCORRE

(prima di iniziare un lavoro)

PORSI DELLE SCADENZE REALISTICHE E RENDERLE NOTE

(affinch gli altri possano rappresentare un vincolo per rispettare i tempi stabiliti)
FRETTA, IMPAZIENZA, URGENZA
(con cui si vogliono fare le cose)

CONSIGLI UTILI

CALCOLARE TEMPO SPRECATO PER CORREZIONE ERRORI

(dovuti a fretta, impazienza, urgenza)

PIANIFICARE CON MAGGIORE ANTICIPO

(per evitare ingolfamenti allultimo minuto)

VALUTARE CORRETTAMENTE LIMPORTANZA DELLE COSE DA FARE

(per dedicarci pi tempo, accantonando ci che solo urgente)

DEFINIRE E RESPONSABILIZZARSI SOLO PER SCADENZE REALISTICHE

(non assicurare qualit per scadenze assurde)
TRASFERTE, VIAGGI NON FINALIZZATI, CHE SI POTEVANO EVITARE
(e ci fanno perdere un sacco di tempo)

CONSIGLI UTILI

CONSIDERARE ALTERNATIVE A VIAGGI, TRASFERTE, ECC.

(telefonate, e-mail, videoconferenze, ecc.)

DELEGARE, MANDARE UNALTRA PERSONA

(accertando motivazioni e competenze necessarie)

OTTENERE CONFERMA DI TUTTE LE DISPONIBILIT NECESSARIE

(ok degli interessati, mezzi di locomozione, ecc.)

UTILIZZARE GLI EVENTUALI TEMPI MORTI

(ad esempio, per autoformazione)
CAMBIAMENTI DI OBIETTIVI, STRATEGIA, ORGANIZZAZIONE, ECC
(che rendono necessario tempo da dedicare allimplementazione)

CONSIGLI UTILI

COMPRENDERE E COINVOLGERE SULLE RAGIONI DEL CAMBIAMENTO

(pu anche non essere condiviso ma deve essere almeno capito)

RESPONSABILIZZARSI SUI RISULTATI DA CONSEGUIRE

(assumere la leadership del cambiamento)

PIANIFICARE E CONTROLLARE LATTUAZIONE DEL CAMBIAMENTO

(responsabilit, fasi, modalit, risultati parziali e non solo finali)

GESTIRE FLESSIBILMENTE LE MODIFICHE NECESSARIE

(non pretendere di seguire un piano, se le condizioni di contesto sono cambiate)
INTERRUZIONI TELEFONICHE
(per chiamate ricevute o da fare)

CONSIGLI UTILI

FILTRARE, DELEGARE
(segreterie telefoniche, collaboratori, colleghi)

PROGRAMMARE E CONCENTRARE LUSO DEL TELEFONO

(stabilire e comunicare quando si ricevono o si fanno chiamate)

RINVIARE LE TELEFONATE E PREPARARLE

(per renderle pi efficienti ed efficaci)

SVILUPPARE TECNICHE PER ABBREVIARE LE CONVERSAZIONI

(fissare subito limiti di tempo, prospettare la conclusione, ecc.)
VISITATORI CASUALI
(che ci fanno perdere tempo in chiacchiere inutili)

CONSIGLI UTILI

FILTRARE, DELEGARE
(collaboratori, colleghi, ecc.)

PROGRAMMARE E CONCENTRARE LE VISITE

(fissare appuntamenti, stabilire e comunicare periodi preferenziali)

EVITARE GLI ECCESSI NELLA POLITICA DELLA PORTA APERTA

(non significa aperta fisicamente e a tutti)

SVILUPPARE TECNICHE PER ACCORCIARE I TEMPI DELLE VISITE

(alzarsi in piedi, incontrarsi fuori ufficio, prefissare un limite)
TROPPI IMPEGNI NELLO STESSO MOMENTO
(ingolfamento da lavori tutti urgenti)

CONSIGLI UTILI

NON PROGRAMMARE UNA PARTE DELLA GIORNATA

(lasciare un margine di tempo per eventuali situazioni di emergenza)

FARE UNA PAUSA DI RIFLESSIONE

(staccare la spina per orientarsi nellingolfamento)

DISTINGUERE CI CHE VERAMENTE IMPORTANTE

(e aggiornare di conseguenza le priorit)

DELEGARE, RINVIARE, CANCELLARE

(valutare i rischi del fare tutto, subito, da soli)
COLLABORATORI TROPPO DIPENDENTI
(che aspettano sempre istruzioni precise su cosa fare)

CONSIGLI UTILI

FARE RIUNIONI INFORMATIVE PERIODICHE

(per aggiornare su obiettivi da conseguire, raggiunti o mancati)

COINVOLGERE PER MOTIVARE

(non aspettare che le persone siano motivate per poi coinvolgerle)

SUPPORTARE LO SVILUPPO DELLE COMPETENZE

(addestrare, formare, tollerare errori e insuccessi)

DARE RESPONSABILIT LIMITATE E INCORAGGIARE

(controllando e intervenendo in termini supportivi e non punitivi)
CAMBIAMENTI TECNOLOGICI, AD ESEMPIO INFORMATICI
(che rendono necessari investimenti di tempo per aggiornarsi)

CONSIGLI UTILI

CONSIDERARE LINNOVAZIONE COME UNOPPORTUNIT

(valutare i vantaggi futuri anche come risparmio di tempo)

PIANIFICARE LE ATTIVIT NECESSARIE

(responsabilit, fasi, modalit, supporti)

PROGRAMMARE LAGGIORNAMENTO IN TEMPI PROTETTI

(evitare interferenze di altri impegni)

CONCENTRARE LAPPRENDIMENTO IN UN MOMENTO DELLA GIORNATA

(non aspettare i ritagli di tempo o gli attimini)
CONTESTO BUROCRATICO CON MOLTI LAVORI SCRITTI
(note, verbali, relazioni, ecc.)

CONSIGLI UTILI

CONSIDERARE LUSO CHE VERR FATTO DI OGNI DOCUMENTO SCRITTO

(e dedicarci un tempo proporzionato)

STANDARDIZZARE, SEMPLIFICARE, RIDURRE

(per evitare, prima o poi, lingolfamento)

DELEGARE E CONTROLLARE LA SOSTANZA, PI CHE LA FORMA

(nessuno scriver esattamente ci che avremmo scritto noi)

TERMINARE I LAVORI IN UNA SOLA VOLTA

(c sempre un buon motivo per ripensarci)
INFORMAZIONI CARENTI O ECCESSIVE
(ma anche poco chiare, ritardate o non finalizzate)

CONSIGLI UTILI

VERIFICARE LE REALI ESIGENZE DI INFORMAZIONE

(sia interne che esterne)

PRECISARE I PROPRI BISOGNI

(aiutare i trasmittenti a darci esattamente ci che ci occorre)

ESPLICITARE CHIARAMENTE LA PROPRIA INSODDISFAZIONE

(e i problemi che derivano dallinvio di informazioni non coerenti con il bisogno)

UTILIZZARE CANALI INFORMATIVI DIVERSI

(per evitare condizioni di monopolio)
ATTESE PER RITARDI
(tempi morti che ci impediscono di rispettare le scadenze prefissate)

CONSIGLI UTILI

RISPETTARE PER PRIMI LA PUNTUALIT

(lesempio contagioso)

FISSARE UN TEMPO MASSIMO DI TOLLERANZA

(oltre il quale si va via, si inizia comunque la riunione, ecc.)

USARE I TEMPI DI ATTESA PER:

PAUSA DI RIFLESSIONE
(occasione per aggiornare le priorit, consultare lagenda, ecc.)
AUTOFORMAZIONE
(letture, aggiornamenti, ecc.)
PERSONE NON DISPONIBILI, RESPONSABILIT POCO CHIARE
(con perdita di tempo nella ricerca dellinterlocutore giusto)

CONSIGLI UTILI

VERIFICARE LA REALE NECESSIT DI ALTRE PERSONE

(se possibile, farne a meno)

ESPLORARE ALTERNATIVE
(interlocutori diversi, cambiamenti di programma)

EVITARE ABUSI DI E-MAIL PER CONOSCENZA

(se non si vuole che altri facciano altrettanto con noi)

MOTIVARE LA LORO PRESENZA

(in termini di utilit per loro)
 LAVORARE CON METODO

REGOLE PER AMMINISTRARE IL PROPRIO TEMPO

IL LAVORO
REGOLE PERPER PROCESSI:
AMMINISTRARE
LOGICA FORNITORE/CLIENTE
IL PROPRIO TEMPO
REGOLE PER AMMINISTRARE IL PROPRIO TEMPO

PRIMA REGOLA
DEDICATE TEMPO ALLA GESTIONE DEL VOSTRO TEMPO.
PIANIFICATE, PROGRAMMATE IL VOSTRO TEMPO PER RISPARMIARE
TEMPO.
UN QUARTO DORA DI PROGRAMMAZIONE OGNI SERA O NELLA PRIMA ORA
DEL MATTINO FA GUADAGNARE 1-2 ORE DI LAVORO AL GIORNO

SECONDA REGOLA
CONSUNTIVATE UNA TANTUM IL VOSTRO TEMPO REGISTRANDO CIO CHE
FATE PER ALCUNI GIORNI.
SOLO IN QUESTO MODO PRENDERETE COSCIENZA DELLA BUONA O
CATTIVA GESTIONE CHE FATE DEL VOSTRO TEMPO.
IL VOSTRO CONSUNTIVO DIVENTERA LA PREMESSA IDEALE PER
CONTINUARE A REALIZZARE LA PRIMA REGOLA.;
(segue) REGOLE PER AMMINISTRARE IL PROPRIO TEMPO

TERZA REGOLA
FATE COLLOQUI DI DIECI MINUTI.
DIECI MINUTI DI COLLOQUIO MIRATO VALGONO MOLTO DI PIU DI
MEZZORA DI CHIACCHERE.
FISSATE IN ANTICIPO CON IL VOSTRO INTERLOCUTORE LARGOMENTO ED
IL TEMPO DI COLLOQUIO E RISPETTATE I TERMINI.
A FINE GIORNATA AVRETE RADDOPPIATO O TRIPLICATO IL NUMERO DEGLI
INCONTRI.

QUARTA REGOLA
SAPPIATE DIRE DI NO.
CIO NON VUOL DIRE NEGARSI CONTINUAMENTE MA DECIDERE IN QUALI
PERIODI DELLA GIORNATA NON CI SIETE PER NESSUNO (PROPRIO PER
NESSUNO!) E SCEGLIERE QUALI COSE RIUSCIRETE A FARE E QUALI NO,
QUALI SCADENZE RIUSCIRETE A MANTENERE E QUALI NO.
(segue) REGOLE PER AMMINISTRARE IL PROPRIO TEMPO

QUINTA REGOLA
APPLICATE LA CURVA DI PARETO.
LA CURVA DI PARETO AFFERMA CHE CON IL 20% DEL TEMPO SI PORTANO A
TERMINE L80% DEI RISULTATI.
DELEGANDO IL RESTANTE 20% DEGLI OBIETTIVI POTRETE RISPARMIARE
L80% DEL TEMPO CHE INIZIALMENTE RITENEVATE NECESSARIO PER VOI.
AVRETE FINALMENTE LA SENSAZIONE DI RIUSCIRE A FARE TUTTO CIO
CHE E IMPORTANTE E DI NON ESSERE TRAVOLTO DAGLI EVENTI.

SESTA REGOLA
DIFENDETE LA VOSTRA SALUTE DALLAGGRESSIONE DELLE ATTIVITA NON
PROGRAMMATE ED URGENTI.
(segue) REGOLE PER AMMINISTRARE IL PROPRIO TEMPO

SETTIMA REGOLA
SIATE PUNTUALI.
ANCHE SE GLI ALTRI NON LO SONO.
NON CONTRIBUITE ALLA DEGRADAZIONE DELLEFFI-CIENZA DEL SISTEMA.
CON IL VOSTRO ESEMPIO POTRETE CORREGGERE I COMPORTAMENTI DEI
COLLEGHI, MENTRE SARA GARANTITA LA PRODUTTIVITA DELLA QUOTA
PARTE DEL SISTEMA CHE DIPENDE DA VOI.