Software Per La Pianificazione: Microsoft Project: Figura 28.1

CAP 28
SOFTWARE PER LA PIANIFICAZIONE:

MICROSOFT PROJECT
Un progetto è l’insieme delle attività finalizzate al raggiungimento di precisi obiettivi e re- concetti chiave
quisiti, rispettando prefissati vincoli di tempo e di risorse. Ogni progetto è caratterizzato da
¨ Pianificazione
un inizio e una fine utilizzando, per completare le varie attività che lo compongono, perso-
¨ Percorso critico
ne, materiali o servizi. Per rappresentare un progetto, come si è visto nei capitoli precedenti,
¨ Diagrammi di Gantt
si possono utilizzare vari tipi di modellizzazione, quali diagrammi di flusso, diagrammi
¨ Milestone
temporali, diagrammi di Gantt, diagrammi reticolari, …
Il pacchetto applicativo Microsoft Project permette di automatizzare la gestione del proget-
to, semplificando la fase di modellizzazione e di documentazione partendo dai dati inseriti
nei fogli di lavoro al fine di ricavare tabelle e diagrammi di Gantt. Le fasi di pianificazione
di un progetto, seppur sviluppato con un pacchetto software, richiede che si definiscano con
chiarezza gli scopi del progetto e gli obiettivi, finali e parziali, che si vogliono raggiungere;
si identifichino le varie attività da svolgere per raggiungere gli stessi; si effettui una stima
attendibile dei tempi e dei costi.
Il pacchetto Microsoft Project è stato realizzato per coadiuvare la gestione di un progetto in
tutte le sue fasi. Una volta definito lo scopo del progetto e i suoi obiettivi è possibile inserire
l’intera pianificazione, definendo le varie attività e la loro durata stimata, mantenendo una
traccia dei tempi di avanzamento, analizzando e valutando costi e risorse.
All’avvio il programma si apre il foglio elettronico mostrato nella figura 28.1 a pagina
seguente. Il programma permette di inserire tutte le informazioni necessarie per realizzare
un Diagramma di Gantt (modalità di default).
Il sistema come mostrato nella tendina (fig. 28.2 a p. 33) permette di inserire i dati come:
calendario, diagramma di Gantt, diagramma reticolare (PERT), verificare il diagramma
di Gantt, gestione delle attività, diagramma delle risorse e uso delle risorse.
MODULO I Fondamenti di economia aziendale

CAP 28 Software per la pianificazione: Microsoft Project 31
fig. 28.1
Finestra principale di Microsoft Project che mostra lo schema base di un diagramma di Gantt.
28.1 PIANIFICAZIONE DI UN PROGETTO:

COSTRUZIONE DI UNA CASA
Allo scopo di illustrare le possibilità del programma si fa riferimento a un semplice progetto

che illustra le attività necessarie per costruire una casa.
Si inserisce nella tabella le varie attività con le durate previste, come mostrato nella figura
28.3 a pagina seguente.
L’attività di “Scavo” deve seguire l’attività di “Spianamento” del terreno per cui si è editata
la data del 18/06/11, il software chiede se questa attività deve essere resa dipendente da
quella di spianamento. Si risponde affermativamente (fig. 28.4 a p. 34) e il diagramma di
Gantt mostra la dipendenza mediante un arco orientato che collega le due barre.

fig. 28.2
Menu a tendina View (mostra)
che visualizza i vari tipi di
diagrammi che il sistema è in
grado di gestire.
fig. 28.3
Inserimento dati per le varie attività.

fig. 28.4
A questo punto ci si accorge di aver compiuto un errore logico: come si può spianare il terreno se non ho
ancora a disposizione gli operai? Pertanto si provvede a cambiare la data di inizio dello spianamento del
terreno. Il programma automaticamente sposta tutte le attività collegate. Si deve correggere anche la data
della gittata del calcestruzzo (fig. 28.5 a p. seg.). Si noti che la data può essere facilmente inserita attivando
la funzione calendario premendo sulla freccia oppure può essere digitata nel formato corretto.
Osservando il diagramma di Gantt ci si accorge che si è fatta una stima ottimista sui tempi di consegna del
calcestruzzo e che sarebbe meglio prevedere un giorno in più. Si può editare la nuova data oppure trasci-
nare la barra corrispondente con il mouse, tenendo premuto il tasto sinistro come mostrato nella figura
28.6 a pagina seguente.

fig. 28.5
Modifica della data di inizio lavori dell’attività Gittata cemento.
fig. 28.6
Modifica della durata dell’attività Consegna calcestruzzo.

Si nota anche un’altra incongruenza logica: si è avviata l’attività “Gettata di calcestruzzo” legandola alla
presenza degli operai, allo spianamento del terreno e allo scavo ma non alla consegna del calcestruzzo.
Puntiamo la barra Gettata di calcestruzzo e attiviamo, usando il tasto destro del mouse, il menu mostrato
nella figura 28.7.
Si sceglie l’opzione Task Note e compare il riquadro mostrato nella figura 28.8.
fig. 28.7
Menu Modifica barra.
fig. 28.8
Task Information.

Si sceglie la cartella Predecessor che mostra il collegamento già attivo con l’attività n. 5
“Scavo”. Si aggiunge nella riga inferiore il collegamento con l’attività “Consegna calce-
struzzo” (fig. 28 .9) e si ottiene il collegamento desiderato come mostrato nella figura 28 .10.
Si inserisce ora l’attività “Costruzione dei muri” che deve avvenire dopo che sono stati con-
segnati i mattoni ed è terminata la gittata di cemento (fig. 28.11 a p. seg.).
fig. 28.9
Nuovo collegamento fra le attività Gittata e Consegna calcestruzzo.
fig. 28.10
Diagramma di Gantt modificato.

fig. 28.11
Attività Costruzione muri.
Si aggiungono ora le altre attività (fig. 28.12): costruzione dell’ossatura del tetto e della
sua copertura, consegna della carpenteria, realizzazione dell’impianto elettrico, opere di
carpenteria, installazione dell’impianto idraulico, montaggio dei vetri, costruzione dei tra-
mezzi, lavori di rifinitura e applicazione dell’intonaco, pittura delle pareti, fine lavori.
fig. 28.12
Progetto completo della costruzione della casa.

Il diagramma di Gantt completo, ottenuto usando la funzione Zoom, è mostrato nella
figura 28.13.
fig. 28.13
Diagramma di Gantt.

Il progetto può essere visualizzato anche nella forma Calendario come mostrato nella
figura 28 .14, oppure utilizzando il diagramma reticolare (PERT) come mostrato nella
figura 28.15 a pagina seguente.
fig. 28.14
Calendario delle attività.

fig. 28.15
Diagramma reticolare (PERT).

28.2 CARATTERISTICHE DEL PROGRAMMA
L’esempio sviluppato ha mostrato le potenzialità del programma attraverso l’illustrazione

dei menu più significativi; ora si esploreranno le potenzialità operative e gestionali del pro-
gramma.
La barra principale del programma è formata da un insieme di menu a tendina che permet-
tono di accedere alle varie funzioni del programma.
Menu File
Il menu File (fig. 28.16) contiene tutte le opzioni che permettono di creare un nuovo pro-
getto (New), aprire un progetto salvato in precedenza (Open), salvare un progetto con
lo stesso nome (Save) o con un nome differente (Save as), creare uno spazio di lavoro
(workspace site) in comune su Internet da condividere con i membri del gruppo di lavoro
che collaborano al progetto (Publish e Save Workspace), definire i parametri di stampa
(Page Setup), vedere in anteprima il documento da stampare (Print Preview), stampare
(Print), inviare per posta elettronica i documenti elaborati (Send To), definire le caratteri-
stichedel progetto (Properties) (fig. 28.17), uscire dal programma (Exit).
fig. 28.16 fig. 28.17

Menu File. Proprietà del progetto.

Menu Edit
Il menu Edit (fig. 28.18) permette di effettuare le operazioni sulle celle delle tabelle di
lavoro come eliminare (Cut cell), copiare (Copy Cell), incollare da clipboard (Paste
Cell); recuperare azioni non corrette precedenti (Undo) e successive (Redo), cancellare il
contenuto parzialmente o totalmente (Clear); creare un link fra task (Link Task) o elimi-
narlo (Unlink Task); trovare un certo contenuto (Find), trovarlo e sostituirlo con un altro
(Replace); puntare a un identificatore a un certo giorno (Go To) (fig. 28.19).
fig. 28.18
Menu Edit.
fig. 28.19
Opzione Go To.

Menu View
Il menu View (fig. 28.20) permette di rappresentare il progetto utilizzando varie modalità:
Calendario (Calendar) (fig. 28.21a); diagramma di Gantt (Gantt Chart) (fig. 28.21b);
diagramma reticolare (Network Diagram) (fig. 28.21c); tabella dei compiti o task (Task
Usage) (fig. 28.22 a p. seg.).
figg. 28.21a, b, c
Rappresentazione di un progetto mediante calendario (a), diagramma di Gantt (b) e diagramma
reticolare (c).
fig. 28.20
Menu View.
28.21a
28.21b 28.21c

fig. 28.22
Tabella dei compiti (task).

L’opzione Table: Usage (fig. 28.23) consente di visualizzare dati contenuti nella tabella di lavoro in modo
semplice e rapido (fig. 28.24).
fig. 28.23
Opzione Table: Usage.
fig. 28.24
Visualizzazione dei costi associati ad ogni compito.

fig. 28.25
Selezione del grado di
dettaglio della visualizzazione
dei dati del progetto sullo
schermo.
L’opzione Zoom permette di selezionare i periodi del progetto che si vuole evidenziare
sullo schermo (fig. 28.25).
Le opzioni Resorse Graph, Resource Sheet e Resource Usage permettono di visua-
lizzare le risorse utilizzate in forma di: grafico, di tabella e di utilizzo.
L’opzione Toolbars permette di attivare e disattivare a seconda delle esigenze dell’utente
la visualizzazione delle barre dei comandi.
L’opzione Header and Footer permette di inserire in fase di stampa, dei testi di intesta-
zione e a piè di pagina, migliorando la comunicazione e personalizzando le stampe.
L’opzione View Bar fa comparire in verticale a sinistra dello schermo la barra mostrata
nella figura 28.26. L’utilizzo della barra permette un più rapido passaggio fra le varie
modalità di visualizzazione del progetto.
fig. 28.26
Barra di controllo.

Menu Insert
Il menu Insert (fig. 28.27) consente di inserire nella tabella di lavoro elementi aggiuntivi
quali: nuovi task (New Task), nuove risorse (New Resource from), compiti ripetitivi
(Recourring Task), progetti (Project), colonne (Column), salti di pagina (Page Bre-
ak), disegni eseguiti dall’utente (Drawing), vari tipi di oggetti quali testi fogli Excell, im-
magini (Object) (fig. 28.28) e collegamenti a siti Internet (Hyperlink).
fig. 28.27
Menu Insert.
fig. 28.28
Elenco di alcuni oggetti che
possono essere inseriti nella
tabella di lavoro.

Menu Format
Il menu Format (fig. 28.29) consente di modificare: il tipo, le dimensioni, lo stile (normale, sottolineato,
corsivo e grassetto) e il colore dei font (fig. 28.30); il colore delle barre e del texture delle barre utilizzate nei
vari diagrammi; modificare la scala dei tempi (fig. 28.31); il colore e il tipo di linea utilizzabile (continua,
tratteggiata, punteggiata, …) per separare le varie parti di un diagramma (fig. 28.32 a p. seg.).
fig. 28.29 fig. 28.30

Menu Format. Scelta del tipo di Font e sue caratteristiche.
fig. 28.31
Definizione della scala dei tempi.

fig. 28.32
Definizione del tipo di linea
di separazione nei diagrammi.
L’opzione Gantt Chart Wizard attiva un processo che guida l’utente passo passo nella
realizzazione di un diagramma di Gantt.
L’attivazione dell’opzione fa aprire la finestra di presentazione (fig. 28.33). Il passaggio
successivo fa aprire la pagina mostrata nella figura 28.34 a pagina seguente.
Essa permette di definire cosa il diagramma deve evidenziare sullo schermo. Di particolare
importanza è l’opzione Critical Path che evidenzia sul diagramma il percorso critico,
cioè il percorso che condiziona l’esecuzione di tutti gli altri compiti (task) che, pertanto,
dovrà essere valutato attentamente. Il percorso critico viene evidenziato sul diagramma
colorandolo di rosso. Un ritardo nell’esecuzione dei compiti evidenziati nel percorso critico
condiziona il buon esito del progetto.
fig. 28.33
Finestra di presentazione
della procedura guidata per la
realizzazione del diagramma
di Gantt.

fig. 28.34
Selezione dell’informazione
da estrarre dal diagramma di
Gantt.
L’azione successiva, mostrata nella figura 28.35, consiste nella richiesta di etichettare le
barre del diagramma con testi relativi alle risorse utilizzate o con date.
fig. 28.35
Etichette.

Si passa quindi ad attivare le funzioni che creano i link tra i vari compiti (fig. 28.36), e si
attiva la funzione di formattazione del grafico (fig. 28.37). Eseguita con successo la format-
tazione, la procedura mostra la finestra (fig. 28.38 a p. seg.) e si conclude.
Nella figura 28.39 a pagina seguente è mostrato il diagramma di Gantt formattato. A de-
stra in basso si nota che l’ultimo compito, l’operazione di pittura della casa, è quello critico
che determina il termine dei lavori.
fig. 28.36
Link di connessione fra
compiti.
fig. 28.37
Finestra di attivazione della
formattazione del grafico.

fig. 28.38
Finestra di chiusura della
procedura.
fig. 28.39
Diagramma di Gantt.

L’utente può anche determinare le caratteristiche del carattere (tipo di font, dimensioni,
orientamento, stile, colore) e le caratteristiche di visualizzazione delle barre (fig. 28.40).
fig. 28.40
Definizione dei parametri di visualizzazione delle barre in un diagramma di Gantt.

L’utente può controllare il processo di visualizzazione delle barre del diagramma di Gantt
omettendo i link di connessione o mostrando le connessioni in direzione orizzontale o ver-
ticale (fig. 28.41).
Si può modificare il formato di visualizzazione della data e l’altezza della barra.
fig. 28.41
Definizione del tipo di layout
di visualizzazione.

Menu Tools
Il menu Tools (fig. 28.42) mette a disposizione dell’utente un insieme di strumenti (tools)
che gli permettono: di correggere i testi inseriti nel diagramma mediante procedure di
spelling e di autocorrezione automatica; di creare collegamenti fra progetti differenti (link);
di importare compiti da posta elettronica (Import Outlook Task); di definire un nuovo ca-
lendario dei lavori (fig. 28.43 a p. seg.); di condividere risorse (Share Resources); di seguire
l’evoluzione del progetto tracciando mediante linee di riferimento temporali (Baseline, Pro-
gress line) l’evoluzione del processo nel tempo.
fig. 28.42
Menu Tools.

fig. 28.43
Finestra per la definizione del calendario dei lavori.

Le macro sono programmi sviluppati in Microsoft Visual Basic che permettono di estrar-
re dati e informazioni dal diagramma. Alcuni programmi, come quelli evidenziati nella
figura 28.44, sono già disponibili, altri possono essere acquistati o scritti dall’utente uti-
lizzando l’ambiente di sviluppo (Visual Basic Editor) integrato nel programma Microsoft
Visio (fig. 28.45).
fig. 28.44
Definizione e uso delle macro.
fig. 28.45
Opzione Macro.

Nella figura 28.46 è mostrata la finestra Options che è formata da più sottocartelle, ognuna delle quali
permette di definire le modalità di funzionamento del programma impostando i valori di default di tutti i
parametri. Per esempio, si può scegliere il percorso di salvataggio dei file, impostare le modalità di salva-
taggio automatico (Save), la suddivisione degli intervalli di tempo (Schedule), le modalità di accesso ai
file (Security), la definizione dei parametri del calendario (Calendar), il controllo dei testi (Spelling),
le procedure di calcolo e di ricalcolo (Calculation), i link di connessione con gli spazi di lavoro creati su
internet per collaborare con altri utenti scambiando dati e diagrammi (Collaborate).
Utilizzando l’opzione Customize l’utente può personalizzare sia i menu sia le barre degli strumenti (tool-
bar) aggiungendo o togliendo opzioni e icone.
fig. 28.46
Definizione dei parametri.

Menu Project
Il menu Project (fig. 28.47) consente di operare sui dati del progetto, modificando il diagramma di Gant,
ordinando i compiti (task) con vari criteri di ordinamento basati sulla data di inizio o di termine (fig. 28.48
a p. seg.) del compito, per priorità, per costo, per numero di identificazione o con un criterio definito dall’u-
tente.
Utilizzando l’opzione Filtered of… (fig. 28.49 a p. seg.) si possono visualizzare sul diagramma di Gantt
solo alcune informazioni, quali i compiti terminati e quelli incompleti, la stima della durata di un compito,
il sommario dei compiti, i punti chiave (milestone), i percorsi critici, i compiti compresi in un range definito
di identificatori ecc.
fig. 28.47
Menu Project. Raggruppamento per durata.

fig. 28.48
Ordinamento dei compiti per
data di termine.
fig. 28.49
Selezione ed estrazione
dei dati.

fig. 28.50
Task Driver.
I compiti possono anche essere raggruppati (Group) utilizzando vari criteri, quali la durata
del compito con e senza priorità, i punti chiave (milestone), i percorsi critici.
L’opzione Task Driver permette di visualizzare le informazioni relative a un compito e i
collegamenti con i compiti a esso connessi (fig. 28.50).
Menu Report
Il Menu Report permette di visualizzare, mediante grafici e tabelle, informazioni estratte
dal diagramma di Gantt e dalla documentazione di progetto (fig. 28.51).
L’opzione Visual Reports fa aprire la finestra mostrata nella figura 28.52 a pagina se-
guente. Nella finestra centrale sono elencate tutte le opzioni disponibili, ognuna di esse
genera un documento in forma grafica che permette di analizzare e valutare informazioni fig. 28.51
estratte dal progetto. Menu Report.

fig. 28.52
Creazione di rappresentazioni grafiche a supporto del progetto.

L’elaborazione del progetto descritto nei paragrafi precedenti utilizzando l’opzione Baseline Report
(Metric) genera il diagramma mostrato nella figura 28.53.
Il diagramma è in formato Microsoft Visio, e pertanto la generazione del file in ambiente integrato porta,
come mostrato nella figura 28.53, all’apertura dell’ambiente di editing del programma Microsoft Visio.
L’utente può, a questo punto, intervenire sul grafico personalizzandolo e salvandolo con le consuete moda-
lità in formato bitmap o vettoriale.
I vari report generabili dal programma possono essere in forma grafica (formato Microsoft Visio), oppure
grafici inseriti in un foglio di lavoro (formato Microsoft Excel).
fig. 28.53
Elaborazione con Microsoft Visio.

Nella figura 28.54 è mostrato un grafico dei costi estratto dal progetto Costruzione casa utilizzando l’op-
zione Baseline Cost Report.
L’attivazione dell’opzione Reports (fig. 28.55) permette di estrarre dal disegno informazioni riguardo
l’attività corrente, i costi, l’assegnazione delle responsabilità ai partecipanti al progetto, la documentazione
elaborata dall’utente.
fig. 28.54
Elaborazione con Microsoft Excel.
fig. 28.55
Selezione del tipo di report.

L’attivazione dell’opzione Costs elenca varie elaborazioni che riguardano: il flusso di cassa, il budget, i compiti e le risorse
fuori budget e i valori guadagnati (fig. 28.56).
L’attivazione dell’opzione Cash Flow genera il documento mostrato nelle figure 28.57a, b a pagina seguente dove sono
evidenziati i costi giornalieri (a) sostenuti dal cantiere e i costi totali (b).
fig. 28.56
Tipi di report disponibili per
l’analisi dei costi.

28.57a
28.57b
figg. 28.57a, b
Lista dei costi.

Nelle figure 28.58a, b, c, d, e sono mostrate le finestre che raccolgono le opzioni connesse alle varie tipo-
logie di documenti che il programma genera automaticamente, estraendoli dalla base dati su cui si basa il
progetto rappresentato mediante il diagramma di Gantt.
L’opzione Assignment Reports (fig. 28.58a) consente la definizione: di matrici di responsabilità (“Chi
fa quello”, “Chi fa quello e quando”), della lista dei compiti assegnati a ciascun partecipante al progetto,
della lista delle risorse sovra-allocate.
L’opzione Current Activity Reports (fig. 28.58b) consente di elencare i compiti: non partiti, partiti
tardi, regolarmente in esecuzione, completati, che potrebbero partire a breve e in attesa.
figg. 28.58a, b, c, d, e
Tipologie di documentazione
(Report) che il programma
genera automaticamente
estraendoli dalla base dati.
28.58a
28.58b

28.58c
28.58d
28.58e
L’opzione Overview Reports (fig. 28.58c) mostra un sommario del progetto, i compiti prioritari, i com-
piti critici, i punti chiave e i giorni di lavoro.
L’opzione Workload Reports (fig. 28.58d) valuta la durata temporale associata ai singoli compiti e l’uso
che viene fatto delle risorse impiegate.
L’opzione Custom Reports (fig. 28.58e) consente all’utente di personalizzare le elaborazioni e le visua-
lizzazioni partendo da applicazioni di uso corrente disponibili. L’utente edita le variazioni che desidera
utilizzando le funzioni di editing attivabili con il comando Edit. La funzione viene anche utilizzata per
stampare i documenti generati dal programma.

Menu Collaborate
Il menu Collaborate (fig. 28.59) consente di attivare uno spazio di lavoro comune fra i vari collaboratori del
progetto. L’accesso a questo spazio comune avviene mediante una connessione al web, che consente ai vari
utenti di partecipare alla stesura del progetto e alla condivisione dei documenti prodotti.
Menu Window
I comandi presenti nel menu Window (fig. 28.60) permettono di gestire la visualizzazione dei diagrammi
nascondendoli (Hide) o evidenziandoli (Unhide), commutando da uno all’altro (Split).
Menu Help
Il menu Help (fig. 28.61 a p. seg.) permette di accedere alla finestra principale di un manuale realizzato in
forma di ipertesto, che consente di saltare, mediante appositi collegamenti, in specifiche schede descrittive
dei vari comandi e utilità disponibili.
fig. 28.59 fig. 28.60

Menu Collaborate. Menu Window.

fig. 28.61
Menu Help.

VERIFICHE
1 Aggiungere al progetto Costruzione casa (il file del progetto è disponibile sul sito Internet) uno o due punti chiave (Milestone).
2 Generare vari tipi di documentazione (Report) analizzandone i risultati.
3 Realizzare un progetto relativo alla costruzione di un circuito elettronico. Stabilire la sequenza logica delle operazioni
(progetto, reperimento dei materiali, assemblaggio, collaudo), i tempi necessari per la loro esecuzione, i legami fra le varie
attività, i costi associati.
4 Generare tutta la documentazione connessa al progetto studiato utilizzando sia tabelle sia grafici.

CAP 27 Verifiche 72

Software Per La Pianificazione: Microsoft Project: Figura 28.1

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CAP 28

SOFTWARE PER LA PIANIFICAZIONE:

MODULO I Fondamenti di economia aziendale

28.1 PIANIFICAZIONE DI UN PROGETTO:

Allo scopo di illustrare le possibilità del programma si fa riferimento a un semplice progetto

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L’esempio sviluppato ha mostrato le potenzialità del programma attraverso l’illustrazione

fig. 28.16 fig. 28.17

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fig. 28.29 fig. 28.30

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fig. 28.59 fig. 28.60

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2 Generare vari tipi di documentazione (Report) analizzandone i risultati.

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