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I Sistemi Informativi

Direzionali
I reporting direzionali
Concezioni del controllo

• Concezione tradizionale
– valutare l’efficienza, l’onestà e la diligenza dei dipendenti
• Concezione moderna (p.e. Anthony)
– accertarsi che la gestione sia efficace ed efficiente,
– e che raggiunga gli obiettivi della pianificazione
• Concezione americana e francese (performance management)
– individuare i fattori delle performance (al plurale)
– misurare le performance
– informare i responsabili delle performance
– favorire il miglioramento delle performance

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Elementi del controllo di gestione

• Misurazione dei risultati


• Confronto con i livelli attesi degli obiettivi
e interpretazione degli scostamenti (gap analysis)
• Feedback
– a sistema chiuso (si possono modificare solo le attività)
– a sistema aperto (si possono modificare anche gli obiettivi)

Fattori di efficacia del feedback


– Tempestività
– Completezza
– Correttezza
dei tre aspetti
• elaborazione dei dati
• interpretazione dei dati
• adozione di decisioni

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Il controllo può essere
• antecedente
• concomitante
• susseguente

Il feed-back non basta. Oggi si affianca anche il feed-forward.


Esigenza di
• proiezioni (estendendo al futuro serie storiche)
• simulazioni (usando modelli esplicativi)

Fonti dei dati


• contabilità generale, bilancio, analisi per indici e flussi
• contabilità analitica
• budget
• rilevazioni extra-contabili
• reporting

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Esempi di report

• rapporti con finalità previsionali


– conto economico previsionale
– flussi di cassa attesi
– situazione finanziaria prevista
• rapporti con finalità di controllo
– costi/ricavi effettivi e di budget (mensile)
• per prodotto, venditore, area geografica ecc.
– vendite, consegne, reclami, scarti, assenteismo (più frequente)
• per reparto, venditore ecc.
• altri rapporti informativi
– flash report su temi vari, p.e. segnalazione eventi particolari

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Performance management: motivazioni

Cinque ragioni per misurare i fenomeni aziendali

• conoscere il passato per formulare modelli esplicativi


• conoscere il presente per definire i goal a cui orientarsi
• definire e quantificare i target da raggiungere e i programmi di
azione per raggiungerli
• monitorare il progressivo raggiungimento dei goal
• ridefinire i goal e i target

L’idea è di modellare i fenomeni aziendali connessi alle performance


come sistemi di variabili e di relazioni di influenza
e usare i modelli per simulare e decidere
i percorsi di ottenimento degli obiettivi.
Gli indicatori economici e finanziari sono importanti, ma non sufficienti.

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Performance management: percorso

• monitorare gli indicatori chiave per il successo


aziendale (key performance indicator)
• controllarne l’andamento (gap analysis)
• confrontarli con altre aziende (benchmarking)
• presidiare gli andamenti con le diagnostic
measures
• verificare il perseguimento delle strategie con
le strategic measures

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Scheda dei parametri di controllo
Esempio di scheda per un responsabile di divisione

Obiettivi Parametri (indicatori)

Risultato economico di competenza Margine di divisione

Gestione delle scorte Giacenza media delle scorte

Gestione dei crediti verso clienti Giacenza media del credito

Livelli di servizio ai clienti Tempestività delle consegne

Qualità % scarti di lavorazione


% resi per difetti
Portafoglio prodotti/mercati Quota di mercato per
prodotto/mercato chiave
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Progetti rilevanti Risultati attesi
Selezione dei parametri di controllo

Requisiti di efficacia di un sistema di parametri di controllo


(per ogni parametro uno o più indicatori)

4. Coerenza
• con la missione
• con le variabili chiave
• con le leve decisionali effettivamente manovrate dal responsabile
5. Completezza
Tutte le attività rilevanti rappresentate da qualche indicatore
6. Sintesi
Pochi parametri (la prassi indica 8-10)
7. Accertabilità
Parametri oggettivamente verificabili

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Fattori Critici di Successo (CSF)

CSF = prestazioni assolutamente vitali per il successo di una azienda.


Sono le variabili che assicurano il vantaggio competitivo,
le aree di eccellenza.
Esempi:
– servizio ai clienti
– qualità
– costo
– personalizzazione del prodotto
– design
Non sono obiettivi:
sono aree nelle quali si deve eccellere per raggiungere gli obiettivi.

Possono essere a livello di azienda o a livello di area di business.

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Indicatori chiave di prestazioni (KPI)

KPI = misurazioni dei fattori critici di successo.


Possono coincidere con i parametri di controllo di cui si è detto,
ma possono comprendere altro:
– indicatori controllabili dal responsabile, ma che non sono considerati
per la responsabilizzazione
– indicatori non controllabili dal responsabile (ma da altri centri) ma che
influenzano i risultati del suo centro
– indicatori relativi a variabili esterne
Ci deve essere una relazione causa-effetto fra gli indicatori e i risultati
di responsabilità dei manager.
Il quadro dei KPI deve dire come l’azienda si sta comportando
in relazione agli obiettivi di ciascuna unità organizzativa.

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Esempi di KPI

CSF: costo di produzione


KPI:
– costo unitario
– numero di pezzi per ora di lavoro
– numero di pezzi per ora macchina

Area gestionale: Marketing


KPI:
– incidenza dei costi di marketing sulle vendite
– numero medio di risposte da una campagna di marketing
– ricavi medi da una campagna di marketing
– durata media di una campagna di marketing

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Area gestionale: Customer Management
KPI:
– customer retention
– indicatore di customer satisfaction
– yempi di risposta a richieste di intervento
– % di rinnovo dei contratti di manutenzione
– % di spedizioni puntuali

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Iter di definizione di un report a KPI

– Missione e obiettivi a breve e lungo termine


– Identificazione con il top management dei CSF
– Riconoscimento con il management dei CSF per area di
responsabilità e definizione degli obiettivi relativi
– Identificazione dei KPI per misurare i CSF
– Definizione delle periodicità di rilevazione e controllo
– Progetto del sistema di reporting
– Realizzazione, avviamento e follow-up

e poi si torna al punto 2.

Segue un dettaglio.

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Definizione dei CSF
1. Identificazione dei CSF
2. Interviste con i manager
3. Verifica della robustezza
4. Rifinitura dei requisiti

Robustezza ←
– Facilità di comprensione
– Costo dell’informazione
– Significatività
– Determinatezza

È un lavoro di gruppo.
Studio di metriche, fonti, modalità di presentazione.

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Definizione dei KPI

1. Selezione dei processi da controllare


2. Identificazione dei KPI
3. Rifinitura degli indicatori
4. Incrocio KPI-CSF
5. Analisi dimensionale
6. Rifinitura dei requisiti

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