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8. Chi sono
Come fare Ufficio Stampa: 7 strumenti fondamentali.
Guida 2020
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Introduzione
Comunicato Stampa
Rassegna Stampa
Conferenza Stampa
Cartella Stampa
Mailing list
Silenzio Stampa
Organizzazione eventi.
Comunicato Stampa
Il Comunicato stampa è uno strumento, nato più di un secolo fa, grazie al quale si può
comunicare in via ufficiale un particolare evento o contenuti di vario genere. Il
comunicato stampa è uno strumento molto usato che negli anni si è adattato al web e
alle nuove tecnologie, ritagliandosi sempre un ruolo fondamentale nella
comunicazione odierna.
Rassegna Stampa
Dopo l’invio di comunicati stampa, lancio di un prodotto, un evento o conferenza
stampa, solitamente ci si occupa della Rassegna Stampa. Quest’ultima non è altro che
una raccolta di articoli che hanno parlato proprio dell’organizzazione per il quale
lavora l’Addetto stampa.
Questa domanda sorge spesso tra gli addetti (stampa) ai lavori. Le risposte sono
diverse in base ai singoli casi ma possiamo dire che la conferenza stampa a volte può
risultare più adeguata in quanto: è in diretta, impatto maggiore, scambio di
informazioni più veloce e possibilità di chiarimento istantaneo in caso di
fraintendimenti dei giornalisti.
Cartella stampa
La cartella stampa è uno strumento molto importante che raccoglie al suo interno un
quadro completo delle informazioni che l’ufficio stampa vuole trasmettere ai
giornalisti. Sostanzialmente si tratta di un mezzo di presentazione aziendale generale
che viene utilizzato principalmente per una conferenza stampa, un evento o fiere e
manifestazioni.
Comunicato stampa;
Profilo aziendale;
Contatti aziendali e dell’ufficio stampa.
Questo è il minimo sindacale, fermo restando che ogni cartella stampa può contenere
materiale aggiuntivo a discrezione degli addetti stampa. In ogni caso, deve essere ben
strutturata per facilitare il lavoro dei giornalisti che dovranno, eventualmente,
diffondere la notizia.
Mailing list
Uno strumento fondamentale, il “santo graal” dell’addetto stampa è ovviamente la
mailing list o una banca dati alla quale attingere per avere i contatti di giornali e
giornalisti.
Una mailing list ben strutturata e con le giuste informazioni aumenterà le possibilità
di diffusione delle notizie. Alla mailing list ovviamente verranno inviati i comunicati
stampa con la speranza di raggiungere l’obiettivo sperato: la pubblicazione di un
articolo basato sul nostro comunicato stampa.
Si deduce facilmente che la preparazione di una mailing list deve essere una delle
attività iniziali dell’addetto stampa, preparata basandosi sul prodotto, l’azienda o
l’associazione che promuoveremo il comunicato stampa.
Silenzio Stampa
Il silenzio stampa più che uno strumento è una vera e propria strategia di
comunicazione. Solitamente si attua solo in casi gravi quando non si è certi di quale
posizione prendere nei confronti di un fatto avvenuto. In questo caso l’obietto e il
ruolo dell’ufficio stampa è quello di controllare che il silenzio stampa venga
effettivamente rispettato dall’organizzazione.
Organizzazione eventi
Nonostante le tecnologie, i social media e le piattaforme online dove veicolare e
promuovere eventi si sono sviluppate moltissimo negli ultimi anni, per
l’organizzazione di un evento ha ancora senso (molto) affidarsi anche ad un Ufficio
Stampa.
I motivi sono molti, uno tra tutti è che molte redazioni importanti riconoscono quasi
esclusivamente il comunicato stampa come mezzo ufficiale per l’invito ad un
evento. Inoltre coinvolgere un Ufficio Stampa nell’organizzazione dell’evento
permette di avere canali diretti con i giornalisti ovvero coloro i quali pubblicheranno
articoli al riguardo.
Quelli appena elencati sono gli strumenti principali senza i quali non è possibile fare
attività di Ufficio Stampa. In questa breve Guida 2020 abbiamo cercato di sintetizzare
quelli che secondo noi sono i “ferri del mestiere” per ogni Addetto Stampa degno di
tale nome.
Per scrivere un comunicato stampa efficace, che riesca cioè a raggiungere gli obiettivi
prefissati, occorre sicuramente una collaborazione molto stretta con il cliente.
In genere chi prepara un comunicato stampa lo fa sulla scorta delle informazioni del
cliente. E chi meglio di lui può conoscere storie, notizie, aneddoti, curiosità,
personaggi che possono essere utili nella stesura del comunicato stampa.
Un’altra mia esigenza ricorrente è quella di capire quali aspetti sono da evidenziare
per il mio cliente. E’ fondamentale che dal comunicato parta in maniera forte e chiara
il messaggio che il cliente vuole far conoscere pubblicamente.
Costruire la notizia
Occorre comunque sin dall’inizio della collaborazione essere molto chiari col cliente
e fargli comprendere che il successo e la diffusione di un comunicato stampa si
conseguono se con le informazioni che riceviamo riusciamo a costruire una
“notizia” che possa diventare appetibile e interessante per i media.
Se all’interno del testo da far pubblicare inseriamo pure il nome di qualche soggetto
in qualche modo protagonista della “notizia” sarebbe opportuno anche riportare una
brevissima sua frase o dichiarazione che naturalmente va virgolettata.
Una volta raccolte tutte le informazioni necessarie per la redazione del comunicato,
mi dedico alla selezione delle cose più importanti e comincio la stesura. In genere
non scrivo mai testi troppo lunghi e consiglio sempre di non superare una pagina di
word.
Link e immagini
Al cliente, se vuole, offro anche la possibilità d’inserire uno o due link all’interno del
comunicato. I link ovviamente sono utili per i giornali online e ormai quasi tutti i
media sul web consentono la pubblicazione di articoli con collegamenti ipertestuali di
approfondimento per il lettore.
Infine richiedo sempre almeno un paio di foto in formato jpeg a corredo del pezzo.
Conclusioni
Occorre tenere sempre in mente questi tre obiettivi quando si decide d’intraprendere
una strategia di comunicazione aziendale.
Che tu scriva post per il blog aziendale o comunicati stampa o contenuti per i social
network devi comunque sempre farti alcune domande su quello che vendi o offri: Il
mio prodotto o servizio in che modo può aiutare qualcuno? Per quale target di clienti
è più indicato? In che cosa il mio prodotto o servizio si differenzia rispetto alla
concorrenza? Quali problemi può risolvere? Quali sono le principali obiezioni che
potrebbero presentarti i potenziali clienti?
Hai scritto il tuo comunicato stampa, lo hai inviato alle varie testate giornalistiche e
ai siti online che di solito li pubblicano ma purtroppo sui giornali e in rete non ne
trovi traccia.
In un post di qualche tempo fa ho scritto anche qualche altro consiglio per scrivere
comunicati stampa efficaci.
Comunque per avere delle possibilità di successo, il requisito numero uno che deve
possedere un comunicato è contenere una notizia di un certo interesse. Se il
comunicato è semplicemente un tentativo di autopromozione difficilmente sarà
pubblicato.
Noi ti possiamo aiutare perché possiamo offrirti dei servizi che potrebbero tornare
molto utili per raggiungere gli obiettivi prefissati.
La diffusione online di questi articoli nel medio e lungo periodo offre enormi
vantaggi al cliente assicurandogli una visibilità duratura nel tempo.
Un lavoro fatto bene farà schizzare in alto la visibilità sui motori di ricerca,
aumentando fama, prestigio e autorevolezza degli artisti.
Alcuni siti online che danno la possibilità di pubblicare i propri comunicati stampa
richiedono solo la registrazione, altri neanche quella. Alcuni sono rapidissimi per la
pubblicazione dei comunicati, altri si prendono un po’ più di tempo.
Quasi tutti presentano delle divisioni in categorie, il che agevola molto la ricerca da
parte dei navigatori interessati ad un determinato argomento.
Tutti comunque chiedono tra i requisiti per la pubblicazione testi semplici e scritti in
italiano corretto, strutturati come un articolo giornalistico con la notizia bene in
evidenza e completi delle informazioni basilari. Ecco comunque i miei 7 consigli per
scrivere comunicati stampa aziendali
Molti siti permettono pure di inserire dei link all’interno del testo purché il comunicato
non assuma vesti troppo promozionali.
Vediamone alcuni che io utilizzo spesso quando devo diffondere un comunicato
stampa:
1. http://www.area-press.eu/
2. http://www.comunicati.net/
3. http://www.comunicati-stampa.net/
4. http://www.nellanotizia.net
5. http://www.comunicatostampa.org/#
6. http://abccomunicati.blogspot.it/
7. http://comunicatistampa.jimdo.com/
8. http://www.comunicati-stampa.com/
9. http://www.informazione.it/
10. http://www.article-marketing.eu/
Naturalmente questo elenco non è esaustivo, sono tantissimi, per fortuna, i siti che
offrono la possibilità di diffondere gratis i propri comunicati stampa. Se volete, nei
vostri commenti potete inserire i link di quelli che utilizzate voi.
Se, invece, avete bisogno di un aiuto professionale per scrivere un comunicato stampa
e inviarlo a tutti i media nazionali potete utilizzare questo form per i contatti e
chiedere un preventivo senza impegno.
Occorre però seguire determinati criteri e accorgimenti per scrivere dei buoni
comunicati stampa aziendali.
1. Il comunicato stampa deve essere costruito su una notizia, che sia un evento o
un risultato conseguito o un servizio offerto dalla vostra azienda. L’obiettivo
quindi non è cercare di vendere necessariamente qualcosa o farsi pubblicità in
maniera sfacciata.
Contatti
Nel gennaio 2009 ho fondato il mensile d’informazione e cultura Katane che ho diretto
fino al 2011. Inoltre collaboro con il Giornale di Sicilia, varie testate online e alcune
importanti agenzie di comunicazione.
Sono stato responsabile della pagina di Catania del giornale online nazionale 2duerighe
e ho collaborato con Quotidiano di Sicilia, Box periodico, In Scena e le emittenti
televisive Telecolor e Videotre.