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RIMANERE

CONNESSI AI
TEMPI DEL
COVID-19

ABILITARE LO
SMART WORKING
Indice
Introduzione

Smart working vs Telelavoro:


"La vera frontiera dello Smart Working differenze e aspetti normativi
sarà promuovere il “full engagement”
delle persone, Dati di scenario
coinvolgendole sul significato Benefici e potenzialità
stesso del lavoro, valorizzandone i talenti
e le passioni per renderle pronte all’innovazione e Solidarietà digitale
al cambiamento"
Mariano Corso Le iniziative di Google Cloud
Responsabile Scientifico dell’Osservatorio
Gli strumenti per un lavoro
Smart Working
davvero smart!

Work Transformation
Indice
Modern End-User Computing

Chrome Device
"Quando è scoppiata l’emergenza in Regione
Veneto eravamo già molto avanti e pronti a Hardware Meet
mettere a frutto le esperienze maturate con i Jamboard
nostri progetti."
Gianluigi Cogo, responsabile dei progetti di Open  Social Intranet
Innovation per l’Agenda Digitale di Regione
Change management
Veneto
I casi di successo:
Regione Veneto e Siram Veolia

Le regole per rimanere connessi


Introduzione
Prima dell’emergenza Coronavirus, in Italia, i Tali modalità, che possono essere adottate anche
lavoratori in smart working  erano 570 mila, pari al senza intese scritte, sono state richiamate  nei
2% dei dipendenti, contro il 20,2 % del Regno Unito, diversi decreti emanati dal Presidente del Consiglio
il 16,6% della Francia e l’8,6% della Germania.  Poi è dei ministri (DPCM 1° marzo 2020,  DPCM l 4 marzo
esplosa la pandemia e, secondo i dati del Ministero 2020, DPCM dell'11 marzo 2020, Decreto legge del 17
del Lavoro, i numeri sono più che triplicati marzo 2020, n. 18) per ovviare ai divieti imposti
crescendo di giorno in giorno e dando vita al più dall’esigenza di limitare la diffusione del contagio. A
grande esperimento di lavoro a distanza mai attuato causa dell'emergenza il ricorso allo smart working è
nel nostro Paese. Tra le misure adottate dal Governo stato temporaneamente semplificato e applicato sia
per la gestione dell’emergenza epidemiologica da da multinazionali con migliaia di dipendenti, che da
COVID-19, il ricorso a modalità di lavoro agile ha imprese di piccole dimensioni.
giocato un ruolo fondamentale per contribuire al Occorre però precisare che le attuali modalità di
contenimento del contagio e ha riguardato tutte le lavoro non rappresentano il “vero” smart working o
attività che possono essere svolte da remoto. cosiddetto “lavoro agile”, ma si configurano piuttosto
come telelavoro o lavoro da remoto, e anche dal
punto di vista giuridico seguono normative precise e
differenti.    Ma quali che siano le differenze (che
verranno approfondite più avanti),  ciò che
realmente importa  ai fini di una sempre più ampia
diffusione dello smart working è l’impatto,
soprattutto di tipo percettivo e culturale, che
un’accelerazione di questo tipo ha impresso in ogni
tipologia organizzativa.
Smart Working vs Telelavoro
Il telelavoro costituisce una forma di organizzazione tradizionalmente viene prestata l’attività lavorativa
che si avvale delle tecnologie dell'informazione per ma, al contempo, funzionalmente e strutturalmente
far sì che il lavoratore possa svolgere la propria collegato ad essa grazie all’ausilio di strumenti di
attività a distanza e in maniera indipendente comunicazione informatici e telematici (ad es. tablet,
rispetto alla localizzazione geografica dell'ufficio o computer).
dell'azienda.      La regolamentazione della disciplina Il 23 marzo 2000 è stato stipulato l’Accordo quadro
del telelavoro è differente tra il settore privato e nazionale per l’applicazione del telelavoro ai rapporti
quello pubblico: la legge n. 191 del 1998, disciplina le di lavoro del personale dipendente delle pubbliche
forme di lavoro a distanza per le amministrazioni amministrazioni. In tale Accordo si sottolinea che
pubbliche. Le concrete modalità attuative, la cui l’assegnazione a progetti di telelavoro non muta la
individuazione era stata affidata ad un successivo natura giuridica del rapporto di lavoro in atto. È stato
Regolamento, sono dettate dal D.P.R. n. 70 del 1999, perciò confermato che il telelavoro si configura come
che individua una nozione di telelavoro, definita una diversa modalità di prestazione del lavoro che
come quella forma di lavoro svolto a distanza, non delinea una nuova categoria giuridica. La
ovvero al di fuori dell’azienda e degli altri luoghi in cui circolare INPS n. 52 del 27 febbraio 2015 contenente 
le “Disposizioni attuative dell’Accordo Nazionale sul
progetto di telelavoro domiciliare“, illustra infine le
attività interessate e le modalità di attivazione del
telelavoro, con particolare riferimento alle misure di
prevenzione e protezione. Per i rapporti di lavoro
privato, invece, non esiste una disciplina legale del
telelavoro. Il legislatore si limita a incentivare il
ricorso a questa modalità di svolgimento dell’attività
lavorativa, pur senza darne una definizione generale,
per le sue positive implicazioni sociali e
organizzative: ad esempio la conciliazione della vita
privata con l’attività lavorativa, l’integrazione nei
processi produttivi dei lavoratori disabili, il
reinserimento dei lavoratori in mobilità. L’unica
regolamentazione è contenuta in accordi e contratti
collettivi che adeguano alle esigenze aziendali o di
settore la nuova forma di svolgimento dell’attività
lavorativa, senza, però, prefigurare un modello
negoziale di riferimento. La stessa definizione di
telelavoro, contenuta nell’accordo quadro europeo
sul telelavoro stipulato a Bruxelles il 16 luglio 2002 tra su base volontaria e in accordo con il datore di
CES, UNICE/UEAPME e CEEP, recepito con l’accordo lavoro, di svolgere le proprie mansioni da un luogo
interconfederale del 9 giugno 2004 nell’ambito di diverso rispetto all’ufficio. Il lavoro agile, lo smart
Confindustria, risulta molto ampia e suscettibile di working propriamente detto, poggia su basi
interpretazioni e applicazioni differenziate. Ai sensi completamente diverse ed è disciplinato dalla legge
dell’art. 1, comma 1 di tale accordo, il telelavoro 81/2017: secondo questa normativa il lavoratore,
costituisce una forma di organizzazione e/o di attraverso un accordo scritto con l’azienda, può
svolgimento del lavoro che si avvale delle tecnologie svolgere la sua prestazione senza vincoli di orario o
dell’informazione nell’ambito di un contratto o di un di luogo, usando strumenti tecnologici, in parte
rapporto professionale, in cui l’attività lavorativa, che all’interno dei locali aziendali, in parte all’esterno,
potrebbe anche essere svolta nei locali dell’impresa, senza una postazione fissa, con i soli limiti di durata
viene regolarmente svolta al di fuori dei locali della massima dell’orario di lavoro giornaliero e
stessa. settimanale stabiliti dalla legge e dal contratto
La diffusione del telelavoro è strettamente correlata collettivo. Rispetto al  telelavoro, per l’adozione dello
con il grado di impiego delle tecnologie telematiche e smart working non è obbligatorio dunque essere
con la capacità di utilizzo degli strumenti informatici vincolati ad un luogo fisico fisso in cui lavorare:
da parte dei lavoratori. Il passaggio al telelavoro, viene applicato il principio del Byod (Bring Your Own
implica unicamente l’adozione di una diversa modalità Device) per cui non fa differenza lavorare da casa
di svolgimento del lavoro e non incide, di per sé, sullo propria, da un ristorante o da un parco ma  è
status del telelavoratore che semplicemente sceglie, sufficiente che ci sia una connessione Wi-Fi.
Per il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, “lo
smart working (o Lavoro Agile) è una modalità di
esecuzione del rapporto di lavoro subordinato
caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e
un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita
mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro;
una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i
tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la
crescita della sua produttività”. Secondo la
definizione fornita dall’Osservatorio sullo Smart
Working del Politecnico di Milano si tratta di “una
nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione
alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta
degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a
fronte di una maggiore responsabilizzazione sui
risultati”. Un rapporto di fiducia, dunque, basato su
una maggiore responsabilizzazione sui risultati e sulla
trasformazione della cultura dell’organizzazione e
delle modalità di «vivere» il lavoro, sia nel settore
privato che in quello pubblico.
Il comma 3 della  legge 81/2017 precisa infatti che le come smart working né come telelavoro ma come
disposizioni normative si applicano anche ai “rapporti una  forma di remote working forzato, in grado di
di lavoro alle dipendenze delle amministrazioni garantire la giusta flessibilità per assicurare, in tempi
pubbliche” e con la Direttiva n. 3 del 2017 in materia di rapidi e con burocrazia semplificata, la continuità
lavoro agile si è avviato  ufficialmente il “lavoro agile” operativa in sicurezza, rispettando i dettami imposti
anche nelle Pubbliche Amministrazioni. La Direttiva dalle normative relative al distanziamento sociale.
contiene gli indirizzi per l’attuazione dei commi 1 e 2
dell’articolo 14 della Legge 7 agosto 2015, n. 124, che
delegava il Governo alla riorganizzazione delle
amministrazioni pubbliche, prevedendo l’introduzione
di nuove e più agili misure di conciliazione dei tempi di
vita e di lavoro dei propri dipendenti.  Le finalità
dichiarate sono quelle dell’introduzione delle più
innovative modalità di organizzazione del lavoro,
basate sull’utilizzo della flessibilità, sulla valutazione
per obiettivi, sulla rilevazione dei bisogni del
personale dipendente, il tutto alla luce del corretto
bilanciamento dei tempi di vita e di lavoro. In base a
tutte queste considerazioni  è chiaro che la soluzione
adottata ai tempi del Covid-19 non si configura né 
Dati di scenario
Lo Smart Working  in Italia è un fenomeno in forte dal 16% al 18%. Infine anche le persone che hanno
crescita: secondo i dati registrati dall’Osservatorio adottato nel 2019  modelli di lavoro flessibili – gli
del Politecnico di Milano (pre-coronavirus) nel 2019  il smart worker – sono circa 570.000, il 20% in più 
58% delle imprese con più di 250 addetti ha adottato rispetto all’anno precedente. In relazione
il lavoro agile in modo strutturato, seguendo un all'emergenza sanitaria legata al Covid-19 tante
progetto vero e proprio, un budget e un regolamento aziende si sono trovate a dover affrontare le nuove
ad hoc; il 7% ha adottato lo smart working  in un modalità organizzative e sono numerosi i lavoratori
modo più informale ma in una modalità consolidata. che hanno sperimentato per la prima volta la forma di
Il fenomeno è in crescita anche nelle Pubbliche lavoro a distanza.
Amministrazioni, che nel giro di un anno hanno Secondo un’indagine curata da Astra Ricerche per
raddoppiato l’adozione strutturata dello Smart ManagerItalia condotta su un campione di circa 1.400
Working nel 16% dei casi. Anche le piccole e medie manager, il 70%  degli intervistati ha dichiarato di
imprese italiane hanno registrato l’aumento della avere adottato, a seguito dell’epidemia, lo smart
diffusione dello Smart Working: i progetti strutturati working senza subire contraccolpi rispetto alla
sono passati dall’8% al 12% attuale, quelli informali  produttività (solo il 5 per cento dei rispondenti ha
dichiarato un abbassamento della produttività per lavoratore). Inoltre il 51% dei partecipanti al questionario si è
dichiarato convinto dei benefici relativi al benessere dei lavoratori e alla produttività aziendale, a patto che sia
prevista una diversa organizzazione del lavoro (che varia a seconda del settore di riferimento).
A prescindere dall’emergenza è chiaro che non tutte proprio domicilio si è rivelata fondamentale per
le attività possono essere svolte da remoto e ogni poter proseguire le attività  nonostante siano
Paese mostra caratteristiche e peculiarità distintive mancati alcuni requisiti necessari per la corretta
che incidono in maniera differente sui meccanismi conciliazione tra le esigenze personali e quelle
produttivi. professionali (dovute alla difficoltà di combinare il
Occorre considerare ad esempio che il nostro  più armonicamente possibile i programmi di tutti i
sistema economico è composto prevalentemente da componenti familiari). Dal punto di vista delle
piccole e medie imprese e che oltre un quarto degli organizzazioni non tutte erano pronte ad affrontare
occupati appartiene al settore manifatturiero (con 3 la complessità di un simile cambiamento:
milioni e mezzo di operai): a parità di distribuzione chiaramente quelle che avevano già avuto modo di
della manodopera tra settori - considerando che il sperimentare forme di lavoro da remoto  hanno
telelavoro è molto diffuso nelle aziende con più di 250 saputo reagire con maggiore tempestività e
dipendenti (oltre il 40%)  e molto poco in quelle sotto i resilienza all’emergenza, guadagnando così un
50 (solo lo  0,5% ) -  rispetto ad altri paesi l’Italia vantaggio competitivo, mentre le altre si sono
registra percentuali inferiori i adozione di lavoro agile dovute velocemente adeguare dotandosi delle
(1 su 5 rispetto alla media europea di 1 su 3). soluzioni tecnologiche più appropriate.
In tempi emergenziali  la possibilità di lavorare dal
Benefici e potenzialità
In generale, e al di là delle conseguenze specifiche organizzato per obiettivi individuali, può contribuire
dell’attuale emergenza, i benefici derivanti anche ad aumentare la produttività, riducendo le
dall’adozione dello smart working attengono sia alla assenze e ottimizzando il tempo dei lavoratori anche
sfera aziendale (per il miglioramento della in virtù della non più necessaria mobilità verso il luogo
produttività e la riduzione di costi generali), sia a di lavoro. Secondo alcuni studi sperimentali, lo smart
quella personale (miglioramento della qualità della working non provoca riduzioni della produttività pro
vita e aumento della soddisfazione) che  a quella capite nemmeno quando “imposto” ai lavoratori.
ambientale (con una riduzione dei livelli di Potrebbe semmai diminuire la produttività per ora
inquinamento, di traffico, dell'utilizzo di carta  e delle lavorata, ma questo non sarebbe un problema per
emissioni di CO2 pari a circa 1,5 milioni di l’azienda posto che il lavoro agile (a differenza del
tonnellate/anno). Il lavoro agile è considerato telelavoro) non è basato su orari rigidi ma
vantaggioso sia dai datori di lavoro che dai sull’assegnazione di compiti da svolgere in un
dipendenti per diverse ragioni: una di queste è determinato arco di tempo.  In Italia, alcuni gruppi
sicuramente relativa al migliore bilanciamento tra sindacali (CGIL, CISL e UIL) hanno spinto per
lavoro e vita privata, dovuto anche alla diminuzione l'adozione del telelavoro per aumentare la qualità
del tempo trascorso per raggiungere il luogo di delle politiche di conciliazione tra lavoro e vita privata
lavoro. Il lavoro a distanza, se effettivamente in alcune situazioni specifiche, come ad esempio:
nei casi in cui i dipendenti risiedano molto
lontano dai luoghi di lavoro (ci sono pendolari che
viaggiano circa tre ore al giorno per raggiungere il
posto di lavoro);
lavoratori che devono accudire bambini piccoli;
lavoratori che hanno parenti con disabilità.

Ci sono molti esempi di organizzazioni che, in settori


diversi,  hanno provveduto a siglare accordi collettivi
con l’obiettivo di aumentare il benessere dei
lavoratori, migliorare l'equilibrio tra lavoro e vita
privata e lavorare per obiettivi: l'Università di
Palermo ha ad esempio introdotto la possibilità di
usufruire del telelavoro per tre giorni alla settimana.
Ma per arrivare ad una maggiore diffusione dello
smart working occorre operare per gradi, attraverso
un processo di trasformazione della cultura
dell’organizzazione che, come accennato, sia basato
sulla fiducia e sul lavoro per obiettivi: un percorso
lungo che richiede formazione e accompagnamento
perché si possa pienamente realizzare.
Nel frattempo bisogna cercare di cogliere appieno riesca a reinterpretare il tradizionale modello
tutti gli aspetti positivi che l’esperienza organizzativo  in un modo più flessibile e più smart.
emergenziale di remote working  ci sta fornendo e
che sono innegabili: parte della diffidenza e dei
preconcetti legati al lavoro agile potranno forse
essere superati proprio grazie alla sperimentazione
dei nuovi strumenti e ad un miglioramento
complessivo delle competenze digitali.  I nuovi
strumenti favoriscono innegabilmente una migliore
comunicazione con i colleghi: si sente sempre più
spesso parlare del “caffè da remoto” o dell’utilizzo
delle Intranet aziendali per rimanere in contatto e
mantenere alto il senso di appartenenza; c’è una
maggiore fiducia e una maggiore
responsabilizzazione derivante dal mancato
“controllo a vista” da parte dei superiori, con il
risultato di riuscire maggiormente a lavorare per
obiettivi. In sostanza, attraverso  questa
sperimentazione forzata di remote working, forse
sarà possibile superare gli ostacoli  che fino ad oggi
hanno impedito una piena diffusione del vero smart
working e far sì che, tornando alla normalità, si
Solidarietà digitale
L’impatto del nuovo coronavirus e le dimensioni ritmo mai visto prima. Google Meet ha consentito di
dell’attuale emergenza sanitaria hanno creato nuove effettuare 2 miliardi di minuti di videochiamate al
sfide anche a livello professionale. Per affrontare giorno in tutto il mondo: l’equivalente di oltre 3.800
l’emergenza sanitaria moltissime organizzazioni, tra anni di riunioni ogni giorno. Nelle ultime settimane, la
cui Noovle in qualità di principale Partner di Google crescita giornaliera di Meet ha superato il 60% e, di
Cloud Italia, hanno aderito a iniziative di solidarietà conseguenza, il suo utilizzo quotidiano è 25 volte
digitale come quelle promosse dal Ministro per superiore a quello misurato a gennaio.
l'Innovazione tecnologica e la Digitalizzazione allo Molte Regioni hanno provveduto a stanziare dei fondi
scopo di fornire strumenti e tecnologie per la rapida per incentivare le aziende ad attivare lo smart
attivazione dello smart working e aiutare le persone  working: la prima è stata la Regione Lombardia  che
a rimanere connesse e produttive. In questa fase, ha messo a disposizione 4,5 milioni a fondo perduto
per mantenere la produttività, è vitale poter così come la  Regione Piemonte, che ha messo in
garantire ai lavoratori la possibilità di continuare a campo la stessa somma di contributi per finanziare
lavorare dal proprio domicilio: per questo si è telelavoro e smart working e favorire il lavoro agile dei
assistito ad un’impennata nell’utilizzo di Meet, la dipendenti delle aziende private. Tra le Regioni che
soluzione Google Cloud per videoconferenze, a un  hanno stanziato fondi compare anche la Regione
Lazio con  2 milioni di euro che dovranno essere utilizzati per i piani aziendali relativi al lavoro agile anche da parte
di micro-imprese e Partite Iva.
Le iniziative di Google Cloud
Per affrontare l’attuale emergenza Google Cloud ha avanzate come per esempio:
reso gratuite le funzionalità avanzate di Google Meet Layout a mosaico: che consente di vedere
per tutti i clienti di G Suite e G Suite for Education a contemporaneamente fino a 16 partecipanti alla volta
livello globale. Lo strumento di teleconferenza di (mentre in precedenza era possibile vedere solo
Google ha chiaramente registrato una forte quattro persone in contemporanea).
impennata nel suo utilizzo in virtù dei provvedimenti Possibilità di presentare contenuti video e audio di
adottati in tutto il mondo per il contenimento della qualità: gli utenti hanno la possibilità di presentare
pandemia da Coronavirus: il lavoro e anche una scheda Chrome (invece di presentare solo
l’apprendimento a distanza, condizioni oggi la loro finestra o l’intero schermo);
necessarie per la sicurezza e il benessere dei Modalità a bassa luminosità: grazie all’Intelligenza
cittadini, rendono più importante che mai affidarsi a Artificiale viene regolato automaticamente il video in
strumenti con le caratteristiche necessarie per modo da renderlo più visibile agli altri partecipanti in
continuare ad  essere produttivi. condizioni di illuminazione non ottimali.
Disattivazione del rumore di fondo: per aiutare a
Per questo sono state ulteriormente migliorate sia limitare le interruzioni della riunione, vengono filtrati
la qualità delle videoconferenze che l’esperienza in modo intelligente i rumori di sottofondo, come
degli utenti attraverso una serie di funzionalità l’abbaiare di un cane o la pressione sui tasti mentre si
digitano gli appunti della riunione.
Privacy e sicurezza degli utenti: Meet utilizza le stesse protezioni che Google utilizza per proteggere i dati degli
utenti e salvaguardare la privacy. Le funzioni antiabuso di Meet sono impostazioni predefinite e le riunioni video
sono criptate in transito per ottemperare ai requisiti normativi.
Anche per quanto riguarda il mondo dell'Istruzione, Google ha fornito il suo supporto al MIUR (Ministero Istruzione,
Università e Ricerca) per il remote learning nelle scuole attraverso l’utilizzo della piattaforma G Suite for Education, in
modo da garantire agli studenti la continuità scolastica attraverso la partecipazione alle classi virtuali e alle lezioni da
remoto in modalità interattiva.  Infine Google Cloud ha reso disponibili gratuitamente, per tutto il periodo della
quarantena, le risorse di Google Cloud Learning per ampliare le proprie competenze (compreso un ampio catalogo di
corsi di formazione, laboratori pratici su Qwiklabs e webinar interattivi Cloud OnAir).
Gli strumenti per un lavoro davvero smart!
Work Transformation
Dalla scrivania, al computer fino al cloud: se internet e la nostra stessa quotidianità (sia personale
dovessimo sintetizzare l’evoluzione delle modalità che lavorativa). Grazie a questa filosofia, anche la
lavorative dagli anni ‘80 fino ad oggi sarebbe questa nostra vita professionale ha subito cambiamenti
la successione da formulare per rendere significativi: oggi tutto quello che serve per poter
schematicamente  l’idea di un cambiamento così lavorare ed essere immediatamente connessi con il
totalizzante come quello derivante dalla pervasività proprio team, in qualunque parte del mondo ci si trovi,
della trasformazione digitale in ogni aspetto delle è una connessione Internet (ma è anche possibile
nostre vite. In questo cambiamento Google ha lavorare offline e sincronizzare i propri documenti in
giocato un ruolo talmente predominante da spingere cloud in un secondo momento). La scrivania non
qualcuno ad affermare che la nascita di Internet esiste più ed è stata sostituita dai comuni device
coincidesse con quella di Big G. La sua mission era (laptop, smartphone ecc.) che contengono tutti gli
riuscire ad  organizzare le informazioni a livello strumenti e le informazioni utili per lavorare con
mondiale per renderle universalmente accessibili: colleghi, partner e clienti, velocemente e
ma Google ha fatto anche di più, riuscendo a semplicemente.
trasformare radicalmente il mondo digitale, Con la piattaforma G Suite  – la piattaforma di Google
Cloud per la comunicazione e la collaborazione in
azienda – abbiamo a disposizione gli stessi prodotti
che utilizziamo abitualmente nella vita privata (Gmail,
Drive, Hangout, Meet, Docs, Sheet, Presentazioni),
pacchettizzati per il business e pensati per offrire
tutti i benefici derivanti dalla creazione e
collaborazione in tempo reale a progetti e documenti.
È possibile condividere documenti e file, creare fogli
di lavoro e lavorare alle presentazioni ovunque ci si
trovi, sia dal computer che da un dispositivo mobile. È
anche possibile scegliere la modalità di condivisione
dei documenti, dalla sola “lettura” (in cui non è
possibile apportare nessuna variazione) alla “lettura e
commento” (in cui i commenti verranno visualizzati
sotto forma di suggerimenti accanto al corpo del
testo selezionato), fino alla modalità di “modifica” (in
cui l’utente con cui si è scelto di condividere il file ha
la possibilità di intervenire sul testo apportando
qualsiasi variazione o integrazione). Quando qualcuno
del team apporta una modifica, questa viene
visualizzata automaticamente sullo schermo,
con il nome della persona accanto al relativo cursore: in
questo modo è possibile vedere in tempo reale chi sta
scrivendo ed evitare di scambiarsi innumerevoli email di cui è
difficile ricostruire la cronologia, accogliendo i suggerimenti
e le modifiche di ciascuno. Gli stessi documenti, insieme a
foto, video, presentazioni, .pdf e file di qualsiasi tipologia,
possono essere archiviati su Drive in modo sicuro: è
sufficiente passare il mouse su un allegato in Gmail e cercare
il logo di Drive. Da qui è possibile salvare tutti i propri
allegati,organizzandoli e condividendoli in un unico posto
sicuro. G Suite è un ecosistema di funzioni tecnologiche
composto da oltre venti applicazioni essenziali divise in 3. Condivisione: per archiviare i propri file e trovare sempre
quattro gruppi che sono anche i pilastri portanti delle ciò che serve (Drive, google search)
soluzioni: 4. Gestione: per gestire utenti, dispositivi e dati facilmente e
1. Collaborazione: tutto ciò che serve per dare vita ad un in tutta sicurezza (mobile device management e vault).
progetto (google docs, sheet, slide ecc.) Google mette a disposizione tutto ciò che serve per  la
2. Comunicazione: per raggiungere facilmente i colleghi collaborazione e la comunicazione per continuare a lavorare
ovunque si trovino (Gmail, Hangout, Meet, Chat, Calendar) da casa o da qualsiasi altro ambiente.
Modern end-user computing
Come abbiamo visto, attraverso la G Suite è
possibile lavorare da qualsiasi device: la piattaforma
include infatti nativamente la possibilità di gestire
gli stessi applicativi e offre la stessa esperienza
Desktop anche su Tablet e Smartphone (sia Android
che iOS). Il modulo MDM (Mobile Device
Management), incluso in tutte le versioni di G Suite,
consente di installare un profilo lavorativo sia sui
device aziendali che su quelli personali, con la
possibilità di mantenere separati i due profili.
Le app aziendali sono infatti distinte dalle app
personali e prevedono, oltre alla creazione di un
profilo professionale,  l’accettazione delle policy
aziendali per i device.
Chrome Device
Gli aspetti relativi  al Modern end-user computing
non si limitano agli smartphone: nella figura a fianco
è possibile vedere un chromebook , un notebook che
fa parte della famiglia dei Chrome Device, una serie
di dispositivi basati su Chrome OS, completamente
controllabili attraverso l’admin console G Suite, che
consentono di facilitare l’interazione con gli utenti
offrendo esperienze di consultazione efficaci e in
tempo reale. Ne sono un esempio le postazioni di
Digital Signage, per spiegare e condividere i propri
servizi creando un’interazione con gli ospiti o i
clienti, i Kiosk (es. self-registration, learning-rooms,
etc.) o i notebook con il profilo aziendale installato.
Google Meet Hardware
La stessa modalità di organizzazione dei meeting è
cambiata: con l’ausilio di Google Meet Hardware,
integrato in G Suite, è offerta la possibilità di
attrezzare le sale riunioni con dispositivi connessi
agli eventi in Google Calendar e partecipare ai
meeting con un click: in un monitor touch verranno
elencati tutti gli eventi in calendario per ogni sala e i
relativi i device (dal microfono e casse ambientali
fino alla telecamere). Il kit hardware può anche auto-
diagnosticare qualsiasi problema e aggiornare
automaticamente i software di tutti i componenti
per garantire la migliore esperienza video.
Jamboard
Un altro hardware che Google mette a disposizione
è la Jamboard, una lavagna digitale basata su
Chrome e gestibile come risorsa all’interno di
G Suite.
Grazie all'utilizzo della Jamboard, è possibile
organizzare meeting virtuali in cui condividere con
tutti i partecipanti (anche quelli da remoto grazie
all’apposita app) i documenti e gli appunti scritti nel
corso della riunione.
Ogni dipendente può accedere, da browser o
attraverso i device aziendali, e modificare in tempo
reale i contenuti della riunione.
Social Intranet
Strumenti di collaborazione e soluzioni intranet ospitata online. Ogni intranet è in genere accessibile
progettate specificamente per Google, come da un gruppo specifico di persone, ad esempio i
Happeo, contribuiscono significativamente a membri di un team o di un'azienda. Una intranet
migliorare il modo in cui le aziende lavorano, aziendale fornisce al personale un punto di incontro
comunicano e collaborano.  Dai Baby Boomers alla per lavorare insieme, condividere contenuti
generazione Z, passando per Generazione X e multimediali, comunicare, formarsi, dare e ricevere
Millennial, le aziende devono garantire una buona feedback, o collaborare su task diversi. Mentre gli
comunicazione interna per ben quattro generazioni, strumenti di collaborazione riuniscono gli utenti su
ognuna delle quali, sulla base di motivazioni diverse, una piattaforma software condivisa, le intranet
utilizza  la tecnologia e ne apprezza la flessibilità. aziendali riuniscono gli utenti attraverso un portale
Secondo le definizioni correnti una intranet è una condiviso. Questi portali possono essere configurati
rete riservata e privata per comunicazioni interne, in base alle esigenze di ogni singola azienda.
Attraverso l’utilizzo di una intranet si aumenta la l'obiettivo di creare un flusso di comunicazione
soddisfazione, la produttività e il coinvolgimento dei bidirezionale.
dipendenti, migliorando l’efficienza dell’azienda. Comunità, per rafforzare il senso di appartanenza
La guida comparativa alle intranet di Happeo tra i dipendenti.
evidenzia quattro vantaggi principali legati Informazione, per accedere alle informazioni di
all’implementazione di una intranet aziendale: cui si necessita per svolgere il proprio lavoro nel
collaborazione, comunicazione, comunità e modo migliore.
informazione:
Collaborazione, perché consente ai team di Una intranet ben collegata e organizzata può aiutare
lavorare meglio insieme. Funzionalità comuni gli impiegati a mettersi in contatto con la persona
includono la possibilità di modificare documenti, più adatta per risolvere un certo problema, a trovare
discutere e fare brainstorming, oltre a poter il documento specifico per un determinato lavoro o il
scegliere di portare il digital workplace sempre giusto modulo di formazione per migliorare le
con sé grazie al supporto mobile. proprie competenze.  La funzionalità di ricerca e una
Comunicazione, per fornire le informazioni giuste strategia coerente di gestione dei contenuti sono
alle persone giuste al momento giusto con fattori fondamentali, così come garantire che tutta 
la documentazione e gli articoli abbiano forti
metadati per alimentare tale ricerca. Il digital
workplace creato da Happeo combina un contenuto
intranet statico con la collaborazione dinamica e
funzionalità social che promuovono maggiore
produttività insieme con un'esperienza utente
moderna e intuitiva.
La soluzione è pensata non solo per i team di
Comunicazione Interna, ma anche per i team
informatici e per i manager che intendono
condividere idee e riunire i dipartimenti per
collaborare e aumentare il senso di appartenenza.
Secondo il team di Happeo, tutto ruota intorno a un
profondo cambiamento della produttività. La
società ha registrato una crescita del 280% e vanta
oltre 200.000 utenti con un tasso di adozione del
92%. Tra le realtà che hanno scelto Happeo figurano
Randstad Sourceright, Givaudan e BMW. Infine, da
sottolineare la possibilità di integrare lo strumento
con tutte le altre soluzioni implementate dalle
aziende (come ad esempio i CRM).
Change Management
Se l’innovazione tecnologica esercita un ruolo quindi intervenire con forza nel tracciare percorsi
primario nell’ambito dell’evoluzione dei nuovi modelli che mirino a formare nuove competenze per poter
produttivi ed economici, è solo partendo dal valore sfruttare appieno le potenzialità offerte dai processi
delle risorse umane che si può creare quella di trasformazione digitale. Noovle accompagna i
interazione indispensabile per la creazione di propri clienti, nel processo di innovazione
connessioni di valore tra cose e persone in grado di tecnologica con piani strutturati di consulenza,
modificare il futuro.  «La vera frontiera dello Smart comunicazione e training, paralleli alla fase tecnica
Working sarà promuovere il “full engagement” delle di sviluppo. La metodologia è stata ideata con
persone, coinvolgendole sul significato stesso del l’obiettivo di guidare l’impatto al cambiamento,
lavoro, valorizzandone i talenti e le passioni per vincerne le resistenze e offrire a tutta la popolazione
renderle pronte all’innovazione e al cambiamento» ha aziendale il supporto di cui ha bisogno.
dichiarato Mariano Corso, Responsabile Scientifico Attraverso il servizio dedicato di Change
dell’Osservatorio Smart Working. Management & Training, realizzato con un team
Accanto agli strumenti tecnologici è necessario dedicato certificato Google, viene redatto un piano
di gestione del cambiamento pensato e strutturato come un’imposizione, occorre comunicare il
per accogliere ogni tipo di necessità aziendale. Moduli progetto agli utenti e illustrare come questo si
formativi ad hoc, gli Evolution Lab, sostengono le traduca nell’operatività quotidiana. Il piano di
persone nei processi di cambiamento tecnologico, comunicazione stabilisce gli step operativi, le
che presuppongono non solo l’apprendimento di nuovi modalità di comunicazione e i destinatari. Il Team di
strumenti ma anche un modo nuovo di lavorare e di Noovle ha messo a punto una serie di modelli che
relazionarsi con colleghi e clienti. vanno dalla produzione di poster, alla redazione di
Il Piano di gestione del cambiamento è costituito da modelli di mail, volantini, manuali di utilizzo della
diverse fasi: piattaforma, sondaggi di preparazione al
Readiness: è la fase iniziale in cui viene analizzato il cambiamento e di gradimento della nuova
contesto aziendale. Una volta definita piattaforma.
l’organizzazione, si procede alla suddivisione della Training: la fase della formazione è funzionale
popolazione aziendale in diversi gruppi: si tratta di per il successo del cambiamento e coinvolge
un passaggio fondamentale per riuscire ad direttamente gli utenti riducendo il loro tempo di
affrontare l’impatto in modo accurato, a seconda adattamento ai nuovi strumenti. Insieme ai corsi
delle esigenze di ogni sottoinsieme di utenti. di formazione, viene consegnato un kit composto
Comunicazione: affinché le risorse si sentano di documenti e risorse di e-learning per aiutare
parte del progetto, e non avvertano il cambiamento gli utenti a raggiungere in modo più rapido la
soluzione.  La formazione, in linea con le attività di gruppo di lavoro.
Change Management, si divide in 3 principali Il personale coinvolto in questa fase rispecchia circa
momenti: il 5-10% della popolazione aziendale.
1. Core-IT: è il primo momento formativo di tutto il 3. Go Live: è l'ultima fase in cui si avvia il
processo di Change Management. completamento della migrazione e formazione per
Vede protagonista il reparto tecnico dell’azienda, al tutta l’azienda.
quale vengono forniti fin da subito le nozioni Avviene quasi sempre per gruppi di utenti, per i quali
specifiche di utilizzo dei nuovi strumenti. si seguono piani formativi standard oppure delineati
2. Early Adopters: il secondo periodo formativo ad hoc. 
prevede la migrazione e la concomitante formazione Per le sedi lontane, estere ad esempio, è prevista la
dei primi gruppi di utenti, spesso considerati “gruppi formazione in modalità remota, mediante
pilota”. I piani formativi seguiti possono essere quelli conference call.
standard proposti da Noovle oppure delineati ad hoc Nella fase di Go Live è utile fare una distinzione per
secondo le esigenze espresse dall’azienda. Questa funzione aziendale, predisponendo di conseguenza
fase è molto utile perché fornisce i primi elementi per modalità particolari di somministrazione della
verificare che tutti i processi tecnici, comunicativi e conoscenza.
formativi intrapresi rispondano alle esigenze del
Il caso Regione Veneto
La testimonianza di Gianluigi Cogo, responsabile dei progetti di Open  Innovation per
l’Agenda Digitale di Regione Veneto
A livello complessivo si dovrebbe poi calcolare sia
l’impatto sui costi aziendali (a partire dalla metratura
degli uffici e dalle bollette dell’energia elettrica e
riscaldamento) sia quello sulla
produttività. Impressionanti i dati relativi alla ricaduta
ambientale, inevitabilmente correlata al
pendolarismo: una giornata di smart working alla
Come abbiamo visto i vantaggi del lavoro agile per
settimana per ogni lavoratore comporterebbe un
aziende e organizzazioni sono misurabili e relativi a
risparmio annuale individuale di 135 kg di Co2.  I già
diversi ambiti: il rischio è quello di non saperli
citati benefici sulla conciliazione della vita privata e
cogliere. Secondo l’Osservatorio sullo Smart
lavorativa e sulla soddisfazione completano la cornice
Working del  Politecnico di Milano l’incremento di
dei vantaggi offerti da questa modalità lavorativa.
produttività delle aziende italiane, se fosse applicato
I contro sono per lo più relativi alla possibile
un modello di lavoro agile, toccherebbe i 13,7 miliardi
percezione di isolamento e alle difficoltà di
di euro.
comunicazione che però, grazie alla tecnologia, Di questo abbiamo parlato con Gianluigi Cogo,
possono essere praticamente annullati. Come responsabile dei progetti di Open  Innovation per
abbiamo sottolineato all’inizio di questo lavoro, però, l’Agenda Digitale di Regione Veneto che, per la messa
la diffusione dello smart working in Italia è inferiore a terra degli ambiziosi progetti Veneto Agile e VeLA,
alla media mondiale: oltre ai dati del Politecnico ha insistito per l’adozione di un approccio innovativo
anche l’undicesima edizione del The Iwg global che consentisse il passaggio da un modello bi-
workspace survey evidenzia che, a fronte della attoriale ad un sistema multi-attoriale. Ciò al fine di
percentuale italiana (pari al 59%) delle aziende che abbattere i tradizionali silos e permettere il pieno
adottano una politica flessibile del lavoro e dei suoi coinvolgimento nell’ecosistema di Open Innovation
spazi, altri Paesi - Germania (80%), Olanda (75%), Usa regionale, del mondo della ricerca, della PA e delle
(69%) e Regno Unito (68%) -  registrano dati diversi imprese allo scopo di promuovere il lavoro di squadra
che testimoniano una più diffusa adozione dello e la condivisione piena di idee e professionalità.
Smart Working. Quello che serve è un vero e proprio Anche grazie alla collaborazione di Noovle, Regione
cambiamento culturale che passa attraverso la Veneto ha scelto di facilitare la comunicazione e la
piena comprensione delle effettive potenzialità del condivisione connettendo 85.000 dipendenti,
fenomeno da parte dei manager: solo attraverso un distribuiti in 15 differenti organizzazioni (Giunta
loro diretto coinvolgimento, che presuppone la Regionale, Azienda Zero, Asl, Enti strumentali, ecc),
piena padronanza delle necessarie competenze attraverso la piattaforma G Suite: non un semplice
tecnologiche, sarà possibile applicare una sistema di posta elettronica ma una piattaforma di
metodologia di lavoro più flessibile e veramente collaborazione che permette a un’organizzazione
orientata agli obiettivi. complessa di lavorare in modo agile facilitando la
comunicazione e la condivisione fra le persone.“Quando è scoppiata l’emergenza in Regione Veneto eravamo già molto
avanti e pronti a mettere a frutto le esperienze maturate con i nostri progetti.
Proprio in questa fase è intervenuto personalmente il Vicepresidente Gianluca Forcolin, responsabile dell’Agenda Digitale del
Veneto, che ha dato le indicazioni precise per affrontare la crisi, capitalizzando le esperienze, i progetti e le sperimentazioni
in atto. Abbiamo immediatamente creato una task force per la gestione  di circa 2.200 lavoratori in modalità Smart Working
e provveduto alla creazione di apposite linee guida per guidare il cambiamento e, subito dopo il commitment e la sponsorship
del Vicepresidente,  ci siamo buttati a capofitto sulla messa in esercizio di strumenti, guide, applicazioni, newsletter,
contact-point, ecc. In soli tre mesi abbiamo raggiunto dei numeri impressionanti sul fronte dei servizi:

27mila Hangout video (+18.000%)


1,2 milioni di file su Drive (+183%)
6 milioni di email inviate (+62%)
1000 VPN attivate
600 accessi in desktop remoto virtuale
Abbiamo quindi registrato un’impennata di A partire dalla buona pratica TelePAT 2.0, sviluppata
apprendimento digitale  paragonabile idealmente nel 2012 dalla Provincia Autonoma di Trento,
all’esperienza dei primi anni ‘60 con il programma l’esperienza ha permesso di costruire un modello
“Non è mai troppo tardi”  del Maestro Manzi. Avere applicabile ad amministrazioni diverse e che
raggiunto questi risultati, in un contesto permette di essere modulato secondo le esigenze
tradizionalmente “resistente” come quello della PA, in della PA che intende avvalersene.
cui a fronte di  forti competenze verticali è difficile Ve.LA propone un approccio di implementazione
riscontrare  la predisposizione  a spingersi “Veloce, Leggero, Agile”: veloce per accessibilità e
trasversalmente oltre le proprie afferenze, è ancora attuazione, leggero per implementazione e
più significativo ed è dovuto ai progetti che avevamo investimento organizzativo, agile per flessibilità e
impostato in precedenza.” In particolare il progetto sostenibilità. L’esperienza si è articolata secondo un
Ve.LA, finanziato dal PON GOVERNANCE nazionale, modello organizzativo di forte interazione tra
è frutto del lavoro congiunto di 6 Regioni e alcuni amministrazioni, attraverso attività di analisi,
comuni capoluogo (per un totale di nove formazione, sviluppo del Kit di riuso e definizione di
amministrazioni) e si propone di offrire roadmap di attuazione.  Il Kit di riuso è una vera e
un’esperienza unica in Italia in tema di smart propria cassetta degli attrezzi che comprende
working. documenti e strumenti di supporto, utili ad un avvio
efficace ed efficiente di progetti di smart working:
VeLA è un’esperienza di collaborazione tra piani di comunicazione, videolezioni, strumenti di
amministrazioni finalizzata allo sviluppo di un Kit di monitoraggio, analisi per la riprogettazione degli
riuso per lo smart working. spazi, tecnologia, documenti organizzativi, analisi 
della normativa. “In Regione Veneto siamo partiti nel 2018 con
un gruppo di 15 sperimentatori ed è stato istituito un gruppo di
lavoro multidisciplinare per la definizione di regole, tecnologie
(che hanno previsto anche l’utilizzo dei chromebook) e percorsi
formativi per la parte di change management.  Si è trattato di
un’esperienza molto positiva che ha previsto anche lo studio e
l’applicazione di tutti gli elementi alla base dello Smart
Working: dalla definizione dell’accordo individuale basato su
obiettivi e verifica dei risultati (e relativi  indicatori)  al processo
di formazione, dalla parte relativa alla sicurezza (accordo
INAIL) al tema relativo agli spazi (con incentivi per la creazione
di open space per una maggior interazione e collaborazione).
Il frutto principale di questa sperimentazione è il kit di riuso,
pronto per poter essere applicata a largo raggio. Cosa che si è
poi puntualmente verificata  in  Regione Veneto dove, prima del
lockdown,  si è passati rapidamente ad avere  il 10% del
personale in smart working con regolare contratto individuale.
Proprio l’esperienza di gestione ordinata e coordinata di questo
primo consistente lotto di utenti ha reso possibile affrontare
l’emergenza Covid-19 senza eccessivi scossoni.”I dati sono Per il futuro occorre insistere su questi principi e promuovere un
incoraggianti e indicano - come espresso nella figura che rapporto di fiducia che consenta di lavorare per obiettivi liberandosi
segue - che il Lavoro Agile aumenta produttività, fiducia, dalle ormai superate logiche del controllo di prossimità e favorendo la
collaborazione e soprattutto empatia. contaminazione multidisciplinare e la condivisione.
Il caso Siram Veolia
La testimonianza di Fabrizio Locchetta, Responsabile Information System e Technology  di
Siram Veolia

Siram Veolia appartiene al Gruppo Veolia, leader


mondiale nella gestione ambientale, nello
sviluppo sostenibile di sistemi urbani e
industriali  e nella valorizzazione delle risorse
naturali, in una logica di economia circolare.
Con Fabrizio Locchetta, CIO di Siram Veolia, l’azienda ha intrapreso dal 2016 un importante e radicale percorso di
trasformazione digitale che può essere sinteticamente rappresentato nei tre acronimi riportati  in figura:
Il primo passo è stato muoversi verso il Byod (“Bring Dopo due anni e mezzo, è stato registrato un
your own device”) applicando i principi Anytime, Any notevole aumento della produttività accanto ad una
device, Anywhere  (dal desktop al webtop) e drastica riduzione del numero di errori.
trasferendo l’infrastruttura sul web con il progetto Il tema è culturale prima che tecnologico, ma una
SATAWAD. volta sperimentato è impossibile non apprezzare i
È sufficiente un browser per collegarsi da qualsiasi benefici derivanti dalla possibilità di condividere
device e lavorare esattamente come se si fosse nel documenti e file, creare fogli di lavoro e lavorare
proprio ufficio. La filosofia del progetto si basa sulla contemporaneamente, in qualunque parte del
scelta del modello Cloud first e Data for business per mondo ci si trovi, da qualsiasi dispositivo,
un’organizzazione che si muove in maniera agile - risparmiando tempo e migliorando la qualità.
coniugando qualità, velocità e sicurezza - e che è in Già nel 2019 era stata avviata un’esperienza di Smart
grado di ottimizzare i costi e  ridurre la complessità Working con un gruppo di 200 persone  (su 1000
dell’IT. Con il progetto Satawad, introdotto nel 2018 - eligibili) con una rotazione di un giorno a
ben due anni prima dell’attuale emergenza - è stato settimana.  Dall’inizio dell’emergenza, 1000 persone
avviato un graduale processo di change hanno iniziato a lavorare da casa in remote working
management che ha guidato i dipendenti verso una senza alcuna difficoltà dal momento che
modalità lavorativa basata sui principi di piena l’infrastruttura abilitante era già stata predisposta.
collaborazione e condivisione.
I numeri parlano chiaro e testimoniano come, prima del remote working forzato a causa del coronavirus, il 50%
dei documenti attivi fosse già in Google Cloud: quando è scoppiata l’emergenza non è stato necessario attivare
VPN (Virtual Private Network); inoltre,  900 dipendenti (sui 1400 che utilizzano un pc) erano già  in possesso di un
chromebook e questo ha evitato anche la corsa all’approvvigionamento di PC portatili in un momento in cui i
distributori erano presi d’assalto e le forniture erano limitate a causa della crisi sanitaria.
Questo era il contesto in cui l’azienda si trovava nel momento dell'emergenza: un terreno collaudato e pronto per
affrontare le nuove modalità operative imposte dalla crisi.
Solo nel mese di marzo 2020 l’utilizzo del sistema di videoconferenza ha avuto un’impennata  registrando  oltre
8600 ore di sessioni di Google Meet.
L’aumentata base esperienziale indotta dalla crisi, al di là degli innegabili benefici ottenuti sia in termini di
continuità operativa che di produttività, ha  forse contribuito a superare lo scetticismo derivante da una solo
apparente perdita di controllo e a comprendere meglio e più da vicino i vantaggi di una tecnologia che non
migliora solo il livello di collaborazione delle persone e la qualità lavorativa, ma ne aumenta anche la
soddisfazione.
Le regole per rimanere connessi

Productivity & Collaboration


Regola n° 1
Consentire ai membri del team di interagire e lavorare su progetti in tempo reale.
Organizzare regolarmente
riunioni di Team

Regola n° 2
Gli incontri giornalieri o settimanali migliorano la
comunicazione e la collaborazione tra i membri.
Eseguire sessioni
formative
Regola n° 3
Organizzare regolari sessioni formative favorisce
la segnalazione tempestiva di eventuali criticità, la
collaborazione alle soluzioni, la condivisione
di idee e la connessione con i leader del team.
Regola n° 4

Promuovere la
Adottare strumenti di lavoro e di
produttività per favorire
la collaborazione fra i membri di un
team e la possibilità di raggiungere
gli obiettivi in modo più fluido.
collaborazione
Regola n° 5

È fondamentale restituire
regolarmente feedback sul lavoro

Fornire
a distanza

feedback
Le sessioni di feedback
puntuali permettono ai leader del team di
valutare il livello di impegno e di
soddisfazione dei singoli membri.
È fondamentale che i membri si sentano
Regola n°6 parte della squadra. Dettagli
apparentemente di poco conto, come

Includere tutti assicurarsi che nessuno venga lasciato


indietro nelle liste di posta elettronica e
nelle chat di gruppo, influenzano in
modo significativo il morale e il senso di
appartenenza.
Regola n°7

Organizzare pause
di squadra
Chiedete a tutta la squadra di fare il check-in
per un incontro informale di 15 o 30 minuti, dove
tutti possono rilassarsi e incontrarsi
virtualmente l'uno con l'altro.
Sentirsi parte di un team
Regola n°8

Non c'è niente di meglio che festeggiare in I festeggiamenti di squadra tirano su il morale
team quando si raggiungono gli obiettivi. . e consentono di tenere i membri vicini gli uni
agli altri.
Rimanere in contatto è semplice.
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