Time management e smart working

Sempre più frequentemente si discute di Smart Working, ma spesso con

accezioni diverse e confuse: telelavoro, rivisitazione degli spazi fisici, lavoro
collaborativo in community online. Secondo Botteri (2017) “lo Smart Working è
l’approccio innovativo all’organizzazione del lavoro che si caratterizza per
flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari di lavoro e degli
strumenti, a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati”. Tuttavia,
riusciamo forse ad arrivare ad una ancora migliore comprensione del fenomeno
se spostiamo l’attenzione dallo smart work inteso come modo di lavorare, allo
smart worker, inteso come colui (o colei) che lavora in modo smart.

Viviamo in un tempo liquido, dominato dalla frammentazione e dalla durata

limitata degli istanti comuni e di incontro, segnato dall’incongruenza del
convivere di istanti diversi nel continuum di un’unica interazione e
dall’ambivalenza del poter essere nello stesso momento “qui ed ora” ma anche
altrove grazie alle nuove tecnologie. Oggi più che mai all’interno dei team smart
diventa una necessità ed una responsabilità del manager normare il proprio
tempo e quello dei collaboratori e fornire un sapiente orientamento che dia a
tutti le linee guida chiare ed univoche nelle quali non perdersi e non disperdere
tempo. Per farlo è necessario:

 stabilire deadline chiare e definite;

 stabilire regole che definiscano come far sapere agli altri dove e quando si
sta lavorando;
 assicurarsi che esistano, e tutti sappiano usare ed usino, calendari e
sistemi di agenda condivisa;
 verificare che le scelte in termini di gestione del tempo non impattino in
modo negativo su alcuni collaboratori in particolare (es. meeting in orari
svantaggiosi per chi è fuori sede, o in sede, o per motivi di fuso orario, etc.).
Infine sarà opportuno intervenire sul rafforzamento delle competenze legate al
time management, sia proprie che dei propri collaboratori. Non
dimentichiamoci infatti che uno dei rischi collaterali connessi con la natura
stessa del lavoro smart è proprio la perdita del riferimento temporale che
impatta come e forse anche di più di quella spaziale sul senso di smarrimento
che si può venire a creare nel lavoratore agile. L’esempio, simile nei contorni ma
distante anni luce dal contesto del lavoro smart, è quello dell’impiegato che
giunto al suo primo giorno di pensione non sa cosa fare di tutto il tempo libero
che gli si prospetta. Il paragone è volutamente paradossale – soprattutto visto il
progressivo allontanarsi dell’orizzonte temporale ed anche concettuale della
pensione per le generazioni odierne – ma la sensazione di smarrimento
presenta delle similitudini chiare. Bisogna pertanto fornire alle persone
strumenti per gestire il proprio tempo in autonomia con maggiore efficacia.