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Marko Paliaga
1. Introduzione
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Autore
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principale che va sempre in un’unica direzione: il soddisfacimento dei
fabbisogni dei cittadini. In un’amministrazione municipale che applica i
principi gestionali del sistema di qualita` e dei processi di lavoro, non e`
importante identificare chi abbia causato un determinato errore ma, anzi,
si mira esclusivamente ad evitare sistematicamente che un errore simile
possa ripetersi in futuro.
Nel 2000 la Citta` di Rovigno ha introdotto un approccio
contemporaneo al controllo della qualita`, sottolineando l’importanza di
soddisfare i fruitori dei servizi. Questo principio e` oggi confermato e
certificato dallo standard IS0 9001 che ha permesso alla Citta` di
sviluppare una filosofia di lavoro che vede tutti gli operatori, e di
conseguenza anche tutti i processi produttivo-di lavoro interni, mirare ad
un unico traguardo: il costante miglioramento di se` stessi. Nel mese di
novembre 2003, la Citta` di Rovigno e` diventata la prima istituzione del
genere di tutta la Croazia ad ottenere per il suo Assessorato alle Finanze,
lo Sviluppo e l’Economia, il certificato dello standard di qualita` IS0
9001:2000.
In coerenza con quanto esposto, risulta necessario analizzare e
osservare tutti i problemi possibili, identificare tutte le fonti di resistenza
interne all’introduzione e all’applicazione della filosofia della gestione di
qualita` nell’amministrazione municipale. Questo metodo impone, a lungo
termine, una nuova cultura organizzativa, una cultura della qualita` e fa
si` che anche in questo ambito l’acquirente ovvero il cittadino e la sua
soddisfazione abbiano un ruolo chiave, aspetto questo che
l’amministrazione accoglie con difficolta`.
Da quanto sopra e` chiaro che e` molto piu` facile parlare di qualita` che
decidere concretamente di introdurla e attuarla. Le novita`, le prove finora
sconosciute danno alle persone la sensazione del rischio. Sono pochi quelli
che sono pronti ad accettare il rischio. Una volta che la politica e i dirigenti
dell’amministrazione decidono e scelgono di seguire la strada
dell’introduzione del regime di gestione di qualita`, e` di fondamentale
importanza che l’idea del miglioramento costante e dei suoi valori
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intrinseci non li abbandoni mai. Solo in tal modo e facendo sforzi non
indifferenti il sistema di qualita` puo` concretizzarsi quale parte della
cultura organizzativa dell’amministrazione municipale che con il tempo,
poi, si trasformera` in cultura della qualita`.
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2. Breve analisi della situazione presente in Croazia, con
breve sguardo a quella nella Regione Istria
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3. Good practice – Esperienze positive della Citta` di Rovigno
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Verifica e identificazione di possibili resistenze all’interno
dell’organizzazione – sondaggio, colloqui con i dipendenti, determinazione del
livello di conoscenza delle modalita` e dei processi attuali di lavoro
II Pianificazione
Risposta al quesito: desideriamo adattare il nostro sistema di gestione e
d’organizzazione alle norme ISO 9000
Scelta dello standard adatto alla nostra organizzazione (9001,9002,9003)
Primi corsi – il consulente organizza i primi corsi in materia di uso, importanza e
modalita` d’introduzione del sistema di qualita` rivolti a tutti i dipendenti
Definizione della visione, della missione e dei traguardi di base
Redazione di un manuale della qualita`, annotazione delle procedure
Definizione della struttura della documentazione
Identificazione, preparazione e definizione dei processi e dei traguardi di
base
Controllo del consulente – partecipazione attiva del consulente alle attivita` dei
punti precedenti
III Organizzazione
Collazione della documentazione considerate le esigenze dello standard –
armonizzazione dei testi redatti con quelli dello standard
Controllo del consulente – sostegno nella stesura della documentazione,
controllo della documentazione; e` un aspetto chiave stabilire se i procedimenti
annotati, i processi e i traguardi identificati corrispondono allo standard.
Training dei membri dell’equipe- corsi di auditor interni e lead auditor
Nomina del lead auditor e degli auditor interni dell’amministrazione municipale
Emissione della documentazione – distribuzione dei manuali della qualita` e di
procedura, pubblicazione della documentazione in Intranet e nella rete Internet
E` INDISPENSABILE IL SOSTEGNO COSTANTE DELLA GIUNTA
MUNICIPALE
IV Nuova documentazione in uso
Istruire i dipendenti all’uso della nuova documentazione – i membri
dell’equipe e il consulente rispondono quotidianamente alle domande poste
loro
Prima Verifica interna della conformita` della documentazione ai criteri
delle norme – gli auditor interni e il lead auditor attuano una revisione interna e
stabiliscono se vengono realmente applicate le procedure approvate, verificano
come funzionano i singoli processi, prendono nota dei difetti e propongono le
azioni correttive per rimuoverli
Modifica dei difetti, conformazione della documentazione
E` INDISPENSABILE IL COSTANTE SOSTEGNO DELLA GIUNTA
MUNICIPALE
V Preparativi per la certificazione
Revisione curata da una casa esterna indipendente (di solito si tratta del
certificatore),
Modifica e rimozione dei difetti – se ne occupano gli auditor interni e il lead
auditor in collaborazione con la casa di consulenza/certificatrice
Certificazione – solo l’attuazione del processo di certificazione (nella Citta` di
Rovigno e` durato 2 giorni); verifica dettagliata di tutti i processi, procedure,
traguardi e procedimenti a cura della casa di certificazione.
Ottenimento del certificato e consegna ufficiale dello stesso
Premi e riconoscimenti all’equipe della qualita` da parte della Giunta
municipale
Costante verifica interna e costante sviluppo del regime – auditor interni e
lead auditor in intervalli di tempo regolari
E` INDISPENSABILE IL SOSTEGNO COSTANTE DELLA GIUNTA
MUNICIPALE
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VI Controllo del certificato
Revisioni annuali della casa di certificazione e identificazione dei difetti –
rimozione dei difetti, costante miglioramento del regime mediante nuovi
interventi, modifica dei traguardi, dei processi …
Il sistema e` vivo
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2. Il fatto stesso che Rovigno sia stata la prima significa anche
che ha fatto nuove esperienze e acuisito nozioni preziose
nel procedimento; sono stati sviluppati nuovi accessi e
rinnovate-migliorate determinate modalita` di sviluppo del
sistema e della documentazione, il che alla fin fine e` stata
pure una novita` per la casa di consulenza LRQA di
Zagabria;
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del sistema e nei suoi processi siano implicati tutti i dipendenti e che il
massimo livello amministrativo (Sindaco, Giunta) sia a conoscenza di tutte
le fasi, aspetto questo che viene richiesto anche dalle norme stesse.
4. Conclusione
Negli ultimi anni si parla molto e, possiamo dire, si opera ancor di piu`, in
tutto il mondo, dell’applicazione e dell’introduzione del sistema di gestione
di qualita` nell’amministrazione statale e locale. Questo nuovo modo di
pensare comprende metodi vari d’incremento della qualita`, molto simili a
quelli del settore privato, specie di quello produttivo. Sono metodi che si
sono dimostrati molto efficaci, non solo nel garantire servizi migliori ma
anche per la riduzione delle spese di gestione delle amministrazioni. L’idea
centrale e` di comprendere che l’amministrazione e` al servizio degli
uomini, dei suoi cittadini, che e` essa a rappresentare i loro diritti e
interessi. Quando si e` compreso a fondo questo aspetto, ribadito migliaia
di volte, solo allora l’introduzione del regime di gestione di qualita` puo`
aver successo.
1. Devono avere una classe dirigente che abbia ben chiara la visione e
la volonta` di migliorare;
2. Devono essere irrimovibili nell’identificazione e nella determinazione
dei traguardi che vanno raggiunti per arrivare al regime di sviluppo
della qualita`;
3. Devono acconsentire all’applicazione maggiore, piu` intensa, delle
risorse umane, ovvero, per meglio dire, sviluppare
un’organizzazione piu` flessibile;
4. Devono acconsentire a sviluppare e ad applicare il lavoro di gruppo e
la gestione dei gruppi;
5. Devono insistere sul fatto che quanto correttamente misurato viene
anche gestito correttamente, specie per quanto concerne il grado di
soddisfazione per la qualita`, la diminuzione molto efficace delle
spese e lo sfruttamento delle risorse umane.
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Feigenbaum, Armand: Managing improvement in the US government, http:// deming.eng.clemson.edu/govt/
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gestione di qualita` il sostegno costante dei dirigenti e del sindaco,
perche` solamente in questo modo e` possibile introdurre i cambiamenti
pianificati.
Letteratura:
1. Feigenbaum, Armand: Managing improvement in the US government, http://
deming.eng.clemson.edu/govt/
2. Priručnik Kvalitete i procedure Grada Rovinja, 2003. (Manuale della Qualita` e della procedura della
Citta` di Rovigno, 2003)
3. Zapisi sustava (Note del sistema)
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Allegato A
PRILOG A
Mediante un adattamento della matrice force field, nella tabella numero si tenta di
riportare, per le necessita` stesse del presente lavoro, i possibili punti deboli e forti del
progetto, nonche` le forze che operano a favore e contro lo stesso. Nell’ultima colonna
vengono riportate alcune attivita` che vanno intraprese per far si` che il progetto abbia
successo e che abbia l’opportunita` di diventare realta`.
Tabella
PUNTI DI Forze a favore Forze che Strategia d’azione
FORZA del progetto – possono
vs punti di forza contestare il
AZIONE dell’organizza progetto –
zione punti deboli
dell’organizz
azione
Operare Identificare, Dipendenti - convincere gli indecisi ad
all’interno mediante un contrari al approvare il progetto
dell’Assessorato sondaggio progetto mediante l’educazione,
, supponendo di interno, due una pubblicita` interna e
introdurre il gruppi Singoli che la promozione del
sistema, fondamentali: preferiscono il progetto
gradualmente, disordine per - mediante una promozione
nei rimanenti quello dei nascondere la attiva del progetto
settori – unita` dipendenti che propria conquistarne gli oppositori
organizzative credono nel inefficienza - diminuire le resistenze
progetto, ancora presenti mediante
la motivazione e i premi
quello dei - sviluppare il lavoro di
dipendenti che gruppo e la collaborazione
sono indecisi. - far partecipare tutti i
dipendenti
Operare Giunta Partiti - convincere l’opinione
esternamente municipale d’opposizione che pubblica della correttezza
all’Assessorato Sindaco tentano sempre del progetto e della
e operare di frenare i necessita` di avere
esternamente Organi esterni successi dei un’amministrazione
all’amministrazi alla citta`, concorrenti cittadina piu` efficace
one muncipale regione e - conquistarsi i contrari
presidente della mediante una promozione
regione attiva del progetto
Singoli gruppi - introdurre tutte le
Imprenditori e d’interesse strutture, facendole
uomini d’affari all’interno delle partecipare in svariati
che conoscono il strutture cittadine modi, da quello formale
sistema TQM / ai quali conviene (mediante rapporti) a
di gestione dei di piu` operare quello attivo, attraverso
qualita` nel caos e nel un comitato per la
disordine qualita`
Partiti politici al - far si` che il progetto sia
potere per la trasparente e convincere
loro stessa Connubio di gli altri settori della
promozione gruppi politici e correttezza
d’interesse ai dell’introduzione del
Cittadini che quali non va bene sistema
desiderano che - garantire un sostegno
un’amministrazi l’amministrazione
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one migliore, sia efficace costante e attivo del
piu` efficace e management – Giunta
trasparente municipale e sindaco
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