L’uso di SAP nella

funzione di reporting:

“Il caso dell’Ufficio Studi”

Gruppo 10 LOSIA :
Dall’Agnol Silvia
Peruzzo Francesca
Schifano Emanuela
1.Introduzione.
Lo scopo della nostra ricerca è quello di analizzare
l’applicazione del software Sap nella funzione di
reporting. Infatti Sap non è solo uno strumento di
data-entry ma essendo un sistema integrato,
favorisce la raccolta e la rielaborazione dei dati per
produrre informazioni in uscita. Noi ci occuperemo in
particolare della sua applicazione all’interno
dell’Ufficio Studi dell’Università di Trento.
L’Ufficio Studi è parte della struttura decisionale
dell’Ateneo ed è compreso all’interno dell’area di
pianificazione, amministrazione e finanza.
La direzione di pianificazione, amministrazione e
finanza presidia i processi di programmazione e
controllo di gestione, facilitando l’attivazione di flussi
informativi tra le diverse parti del sistema, supporta
gli organi di governo d’Ateneo e il Management nel
processo decisionale, fornendo le informazioni
necessarie in una tempistica adeguata.
Le funzioni svolte dall’Ufficio Studi all’interno
dell’Ateneo sono le seguenti:
 organizzazione e gestione della rilevazione sulla
valutazione della qualità della didattica;
  adempimento legato alle rilevazioni statistiche
organizzate da enti esterni quali
MIUR,ISTAT,COMUNE DI TRENTO,CRUI, consorzio
ALMALAUREA e PAT;
 supporto statistico e raccolta dati finalizzati ad
integrare le attività del Rettorato, del Nucleo di
Valutazione e della direzione Generale;
 supporto statistico e di raccolta dati finalizzati
alle attività di programmazione di Ateneo;
 servizio di raccolta, di elaborazione e di invio di
dati su richiesta di utenti interni ed esterni (es.
l’Osservatorio statistico);
 organizzazione e gestione di indagini statistiche
ricorrenti su alcune tematiche che si possono
considerare rilevanti al fine di una migliore
organizzazione dell’Ateneo;
 organizzazione e gestione di indagini statistiche
spot a richiesta.
Cominceremo con l’analisi della clip5 “Ufficio Studi”,
dove è contenuta l’intervista ad Andrea Mongera,
direttore dei sistemi informativi, e ad Alex Pellacani,
dirigente dell’area di pianificazione, amministrazione
e finanza, dalla quale abbiamo ricavato degli spunti
per la nostra ricerca. Abbiamo trovato
particolarmente interessanti le seguenti affermazioni
degli intervistati:

• “ conoscere il sistema e i suoi legami per poter

lavorare con l’informazione (…)”
• “nel controllo di gestione si tratta di supportare
delle decisioni al di fuori dell’attività ordinaria
(…)”
• “conoscere il sistema come strumento per
ottenere informazioni, per elaborare simulazioni,
per anticipare eventi è qualcosa che va oltre il
singolo dato (…)”.
A questo punto possiamo definire la nostra domanda
di ricerca che è quella di analizzare come la funzione
di reporting svolta da Sap supporta il processo
decisionale all’interno dell’Ufficio Studi.

2.Letteratura.
Il nostro punto di riferimento letterario è costituito
dall’articolo “Standardized data and singular
situations” di Petter G. Almklov. Questo saggio
discute la relazione che sussiste tra le
rappresentazioni di una forma di conoscenza
standardizzata e le pratiche di lavoro collocate in un
contesto organizzativo ad alta intensità di
conoscenza. Almklov, partendo dall’osservazione
diretta del lavoro di una squadra di tecnici alla
ricerca di un nuovo bacino petrolifero, mostra come
gli attori cerchino di dare senso alla loro attività
attraverso la lettura dei dati raccolti che vengono
utilizzati creativamente al fine di esplorare e
individuare il punto più adatto della superficie.
Attraverso questo caso pratico l’autore analizza il
rapporto che intercorre tra le conoscenze dei vari
attori e gli strumenti simbolici che essi hanno a
disposizione, argomentando che l’abilità ritenuta
cruciale per operare in un tale contesto di lavoro
consiste nel riuscire a gestire i passaggi tra l’ambito
puramente standardizzato dei dati e l’ambito del
“singolare”, cioè delle esperienze particolari dei vari
attori.
Per indicare il lavoro nei vari contesti Almklov utilizza
i concetti di “decontestualizzazione” e
“ricontestualizzazione”. Partendo dal presupposto
che ogni fatto per essere compreso deve essere
considerato alla luce di una certa situazione, il
termine decontestualizzazione non significa “privo di
contesto”, bensì è un processo in cui le informazioni
vengono ricomposte in modo tale da permettere a
un soggetto qualsiasi di capirle senza ulteriori
dettagli riguardo all’ ambiente originario da cui
provengono. Si può così vedere la creazione di entità
semantiche in maniera decontestualizzata, cioè
senza legami con un particolare terreno, come un
processo epistemologico che getta le fondamenta
per future elaborazioni. Se la decontestualizzazione
è un processo di rimozione della conoscenza dal suo
ambiente contestuale, la contestualizzazione è il suo
opposto: ovvero è un modo per reintrodurre elementi
umani, sociali,psicologici, legati alle particolari
esperienze personali vissute dagli attori. È
frequente infatti che le persone analizzando una
certa situazione o con riferimento ad un set di dati
tentino di far riferimento ad esperienze passate
simili per cercare di arrivare a una spiegazione.
L’autore in un passaggio così scrive:”Stereotypically,
engineers are incessant calculators. The ones I
observed certainly made many calculations, but in
particolar evaluations the calculations were
subordinated to more open-ended discussions and
interpretations, often based on informal comparison
with other wells”. A questo si può ricollegare il
concetto di “abduction”, il quale indica un tipo di
ragionamento che si sviluppa attraverso l’analogia:
una ricerca delle somiglianze allo scopo di costruire
regole euristiche ed eventualmente per elaborare e
testare nuove ipotesi (“ Abductive reasoning is
employed, for example, when a geologist reviews a
new log, recognizes some similarities to a situation
encountered a year or so ago, and supposes that
even more similarities may be present”).
In conclusione, un’attività ad alta intensità di lavoro
e conoscenza (come quella di individuazione di un
nuovo bacino petrolifero) è composta principalmente
da strumenti di comunicazione e coordinamento
basati su un flusso di dati standardizzati; ma accanto
a questo lato puramente quantitativo viene
dimostrato come sia necessario, ai fini della
comprensione e del conseguimento degli obiettivi,
connettere i dati alla particolare situazione, al dato
contesto in cui ci si trova ad operare attraverso un
processo di decontestualizzazione e
ricontestualizzazione, ed eventualmente anche di
abduction.

I concetti elaborati da Almklov si rivelano di utile

applicazione per la nostra ricerca. Il nostro obiettivo
è quello di comprendere come l’elaborazione dei dati
fornita da SAP possa supportare il processo
decisionale all’interno dell’organizzazione-università.
In particolare la lettura dei verbali del Consiglio di
Amministrazione della facoltà ci consente di avere
un’idea di come vengono prese le decisioni una volta
che i dati utili sono stati forniti, in particolare per ciò
che attiene ai dati relativi al bilancio e agli obiettivi
di spesa: un settore, quello economico-contabile, nel
quale l’apporto di SAP appare fondamentale per lo
sviluppo del processo decisionale. A differenza del
contesto osservato dallo studioso nella sua indagine
(un contesto strettamente di carattere tecnico-
scientifico), il nostro, ovvero il CDA di facoltà, è
essenzialmente una riunione di persone. Questo ci
permette di osservare come una conoscenza
standard, oggettiva, venga calata in un consesso di
persone e come i dati, una volta contestualizzati,
possano scontrarsi o incontrare resistenze da parte
dei vari soggetti. In più, ciò ci permette di richiamare
il concetto di abduction , quindi l’uso dell’analogia,
per vedere come i soggetti cerchino di interpretare i
dati alla luce delle loro conoscenze o esperienze
simili passate.

3.Metodologia.
Questo lavoro basato principalmente sull’analisi
sociale di aspetti organizzativi sarà svolto utilizzando
principalmente un metodo di ricerca qualitativo
piuttosto che quantitativo cioè un’indagine fondata
sulla valutazione di parametri qualitativi.
Questo perché l’indagine qualitativa a differenza di
quella quantitativa :
 è aperta, interattiva
 utilizza un approccio basato sull’osservazione
diretta degli attori e dei processi decisionali
  l’osservatore è coinvolto personalmente e
condivide le esperienze degli osservati
 il soggetto studiato è attivo.

4. Strumenti metodologici.
Innanzitutto, si procederà attraverso la lettura dei
verbali del Consiglio d’Amministrazione di Ateneo
relativi all’anno 2008, al fine di comprendere al
meglio l’applicazione effettiva di SAP come
strumento a supporto dell’attività decisionale degli
organi di governo. In particolare, faremo riferimento
al verbale n. 2 del 12 dicembre 2008, in cui
emergono alcuni interessanti spunti circa l’utilità del
modello di reportistica SAP come supporto
all’elaborazione del documento di bilancio di
previsione esercizio finanziario 2009.
Dalla lettura di questi documenti abbiamo quindi
formulato una serie di domande che verranno poste
a Chiara Canestrin, Responsabile della Divisione
Pianificazione-Afferente all’Ufficio Pianificazione e
Reporting.Esse sono le seguenti:
1. Prima dell’introduzione di SAP quali erano le fonti
di dati su cui si basavano le decisioni del CdA?
2. (Com’è cambiata la creazione ed elaborazione di
dati da quando in Ateneo si utilizza SAP?)
3. Quali sono i benefici portati ai processi
organizzativi decisionali nell’uso dei “report”?
4. Con l’introduzione di SAP si può quantificare
l’effetto economico e finanziario di ogni singola
iniziativa intrapresa, prima come si procedeva per
ottenere questi risultati?
5. Il passaggio alla contabilità economico-
patrimoniale anche in fase preventiva che effetti ha
sul confronto finale tra budget e consuntivo?
6. Cosa si intende con “area di rischio”? Come viene
gestito e previsto il rischio? Che benefici può
apportare l’uso di SAP?
7. SAP crea una previsione di budget a livello di
Ateneo o può anche fornire dati specifici relativi alle
singole Facoltà?