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Banana Contabilit

versione 4.0

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Le informazioni riportate in questo documento sono soggette a cambiamento senza notizia alcuna e non rappresentano alcun impegno per la Parsec System SA. Il programma descritto in questo documento fornito in virt della licenza d'uso e delle condizioni di distribuzione. Il programma pu essere usato o copiato unicamente conformemente a queste condizioni. Tutti i diritti sono riservati. Nessuna parte di questo documento pu essere riprodotta, memorizzata in sistemi d'archivio, o trasmessa in qualsiasi altra forma o mezzo, elettronico, meccanico, fotocopia, registrazione o altri senza la preventiva autorizzazione da parte della Parsec System SA. Copyright Parsec System SA, Lugano (Svizzera) 1988/1999. Tutti i diritti riservati.

BANANA e BANANA CONTABILIT sono marchi registrati della Parsec System SA, Lugano (Switzerland). Windows, Microsoft, Word e Excel sono marchi della Microsoft Corporation.

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1 1.1 1.2 1.3 1.4 2 2.1

INSTALLAZIONE DEL PROGRAMMA INSTALLAZIONE GUIDATA NOTE SULLINSTALLAZIONE NOTE SULLUSO DI PI LINGUE ALTRE INFORMAZIONI LA CONTABILIT IN UN ATTIMO CREARE UNA NUOVA CONTABILIT 2.1.1 Provare un esempio senza salvare 2.1.2 Creare la propria contabilit CONSIGLI UTILI 2.2.1 Importante 2.2.2 Lavorare in modo veloce MANUALE BASE CONVENZIONI GENERALI 3.1.1 Convenzioni tipografiche 3.1.2 Convenzioni per il mouse 3.1.3 Convenzioni per la tastiera 3.1.4 Selezionare zone 3.1.4.1 Selezionare zone con il mouse 3.1.4.2 Selezionare zone con la tastiera 3.1.5 Ridefinizione di alcuni tasti e del doppio clic 3.1.6 Immissione di date (anno 2000) CONCETTI BASE 3.2.1 I menu 3.2.2 La barra degli strumenti in alto 3.2.3 La zona immissione testo (in alto) 3.2.4 La finestra informativa (in basso) 3.2.5 Le finestre delle contabilit 3.2.6 La finestra messaggi 3.2.7 I comandi del menu finestre 3.2.8 Impostazioni di base 3.2.9 Uscire dal programma LE CARTELLE O ARCHIVIO 3.3.1 Creare una nuova cartella (contabilit) 3.3.1.1 Cartella nuova vuota 3.3.2 Aprire una cartella 3.3.3 Salvare una cartella 3.3.4 Chiudere una cartella 3.3.5 Compatibilit con le versioni precedenti

1 1 1 1 1 2 2 3 3 5 5 5 6 6 6 6 6 7 7 7 8 8 8 8 9 9 9 9 9 10 10 11 12 12 13 14 14 15 15

2.2

3 3.1

3.2

3.3

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ii

3.3.6 3.3.7 3.3.8 3.3.9 3.3.10 3.3.11 3.3.12 3.4

Dati base cartella (menu opzioni) Lingua (menu opzioni) Cambia password (menu opzioni) Unione di due cartelle (menu opzioni) Converti cartella in nuova (menu opzioni) Statistica (menu opzioni) Archivia HTML (menu opzioni)

15 15 15 16 16 17 17 18 18 19 19 20 20 20 20 21 21 21 21 21 22 22 22 22 22 23 23 23 23 24 24 24 25 25 26 26 27 27 28 29 29 30 31 32 33 33 34 34 34

LE TABELLE 3.4.1 Tabelle principali e tabelle ausiliarie 3.4.2 La tabella selezioni 3.4.3 La tabella righe memorizzate LE OPERAZIONI DI MODIFICA 3.5.1 I comandi per modificare le celle 3.5.1.1 Modifica del contenuto di una cella 3.5.1.2 Smart fill 3.5.1.3 Copiare celle 3.5.1.4 Incollare celle 3.5.1.5 Il comando Maiusc+F2 3.5.1.6 Cancellare il contenuto delle celle 3.5.1.7 Esegui comando (F6) 3.5.1.8 Comando ricopia da sopra (F4) 3.5.2 I comandi per modificare le righe 3.5.2.1 Copiare righe 3.5.2.2 Incollare righe copiate 3.5.2.3 Cancellare righe 3.5.2.4 Inserire ed aggiungere righe vuote 3.5.2.5 Duplica righe 3.5.2.6 Proteggere righe e rimuovere la protezione 3.5.2.7 Copia righe IN righe memorizzate e copia righe DA righe memorizzate 3.5.3 I comandi annulla e ripristina operazioni 3.5.3.1 Il comando annulla operazione 3.5.3.2 Il comando ripristina operazione LE OPERAZIONI SUI DATI 3.6.1 Ricerca del testo allinterno di una tabella 3.6.2 Sostituzione totale dei dati 3.6.3 Sostituzione parziale di dati 3.6.4 Ordinamento dei dati 3.6.5 Ripristina ordinamento 3.6.6 Estrai righe DISPORRE I CAMPI E SCEGLIERE LE VISTE 3.7.1 Disporre i campi allinterno delle tabelle 3.7.1.1 Modificare gli attributi del campo 3.7.1.2 Modifica del formato data, ora e numeri 3.7.1.3 Modificare i dati del campo 3.7.1.4 Aggiungere un campo 3.7.2 Le viste della tabella SCAMBIO DATI CON ALTRE APPLICAZIONI 3.8.1 Uso del copia e incolla 3.8.2 Importare dati creati con altre applicazioni

3.5

3.6

3.7

3.8

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iii

3.8.3 3.8.4 3.9

Esportare i dati delle tabelle in altri formati Esportare i dati in formato HTML

35 35 36 36 37 37 38 38 38 40 40 40 41 42 42 43 43 43 44 45 45 45 46 46 47 47 47 48 48 49 49 51 51 51 51 52 52 52 52 53 53 54 55 55 55 56 56

COLLEGAMENTO CON ALTRI PROGRAMMI 3.9.1 Collegamento con Microsoft Word 3.9.1.1 Aggiornamento dati in Word: 3.9.2 Collegamento con Microsoft Excel 3.9.2.1 Aggiornamento dati in Excel: STAMPARE 3.10.1 Impostare una pagina di stampa 3.10.2 I comandi formato 3.10.3 Calcola altezza riga 3.10.4 Il comando cambio pagina 3.10.5 Stampa FUNZIONI CONTABILI DI BASE IL PIANO DEI CONTI 4.1.1 Il conto (colonna conto) 4.1.2 La colonna GR 4.1.3 I gruppi (colonna gruppo) 4.1.4 Disporre il piano dei conti 4.1.5 Creare dei totali nel piano dei conti 4.1.6 Totalizzazione libera 4.1.7 Usare la totalizzazione per la contabilit doppia 4.1.8 I totali devono essere aggiornati con F9 4.1.9 Ricontrollo contabilit (Maiusc+F9) 4.1.10 Prospetti esterni LA GESTIONE DELLIVA INTEGRATA NELLA CONTABILIT 4.2.1 La scomposizione contabile dellIVA 4.2.2 Il tipico resoconto IVA 4.2.3 La tabella dei codici IVA 4.2.4 Le colonne IVA nel piano dei conti 4.2.5 Le colonne aggiuntive IVA nella tabella registrazioni 4.2.6 La registrazione dellIVA 4.2.6.1 Storno operazioni IVA 4.2.6.2 IVA non deducibile completamente 4.2.6.3 IVA su transazioni pagate con carta di credito 4.2.6.4 Altri dati IVA per la registrazione 4.2.7 IVA pagata allimportazione 4.2.8 IVA con metodo forfetario 4.2.8.1 Registrazione senza scorporo 4.2.8.2 Registrazione con scorporo 4.2.9 Il riassunto IVA 4.2.9.1 La tabella riassunto IVA 4.2.9.2 Riassunto IVA e registrazione al lordo (senza scomposizione IVA) CENTRI DI COSTO E DI PROFITTO 4.3.1 Maggior flessibilit minore sicurezza 4.3.2 Fino a tre centri di costo 4.3.3 Centri di costo: alcuni esempi

3.10

4 4.1

4.2

4.3

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iv

4.3.4 4.3.5 4.3.5.1 4.4

Come si creano i conti centri di costo Registrazioni su centri di costo Registrazioni su ulteriori centri di costo

56 57 57 58 58 59 59 60 60 60 62 62 62 62 62 63 63 63 63 64 64 64 64 65 65 66 67 67 70 70 71 71 72 72 73 73 73 74 74 74 75 75 75 76 76 76 77

I COMANDI COMUNI A TUTTE LE APPLICAZIONI CONTABILI 4.4.1 Scheda conto 4.4.2 Stampa tutte le schede conto 4.4.3 Calcola totali conti (F9) 4.4.4 Ricontrolla contabilit (Maiusc+F9) 4.4.5 Ordina registrazioni per data 4.4.6 Blocca registrazioni 4.4.7 Sblocca registrazioni 4.4.8 Numerazione automatica 4.4.9 Copia veloce 4.4.10 Operazioni ripetitive 4.4.11 Ripresa righe memorizzate CONTABILIT IN PARTITA DOPPIA INTRODUZIONE 5.1.1 Conoscenze contabili 5.1.2 Creare una nuova contabilit 5.1.3 Diverse tipologie di contabilit 5.1.3.1 Contabilit doppia 5.1.3.2 Contabilit doppia con IVA 5.1.3.3 Con due monete e cambi fissi (per Euro) 5.1.3.4 Con o senza valute estere 5.1.4 Le tabelle della contabilit doppia 5.1.5 I dati base delle contabilit doppia LA TABELLA CONTI 5.2.1 Le colonne della tabella conti 5.2.2 Aggiungere un nuovo conto LA TABELLA TOTALI LA TABELLA CAMBI (OPZIONE MULTIDIVISA) 5.4.1 Le colonne della tabella cambi LA DIVISA2 5.5.1 Bilanci anche in una seconda divisa 5.5.2 Contabilit con una seconda divisa a cambi fissi (Euro) LA TABELLA REGISTRAZIONI 5.6.1 Le colonne della tabella registrazioni 5.6.2 Inserire registrazioni 5.6.2.1 Registrazione semplice 5.6.2.2 Registrazione su pi conti 5.6.2.3 Aiuti per limmissione delle registrazioni 5.6.3 Inserire registrazioni con IVA 5.6.3.1 Registrazione con codici per IVA dovuta 5.6.3.2 Registrazioni con codice per IVA recuperabile 5.6.4 Registrare centri di costo 5.6.5 Inserire registrazioni con divise estere (opzioni multidivise) 5.6.5.1 La registrazione normale

5 5.1

5.2

5.3 5.4 5.5

5.6

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5.6.5.2 5.6.5.3 5.7

La registrazione fra due conti con divise diverse e non in divisa base La registrazione differenze di cambio

77 78 79 79 79 79 80 80 81 81 81 82 82 83 83 83 84 84 84 84 85 86 86 86 87 87 88 88 89 90 90 91 91 91 92 93 93 93 93 95 95 95 96 96 96 96 97

BILANCIO E CONTO ECONOMICO 5.7.1 Cambiare lappartenenza di un conto 5.7.2 Comandi che si basano sulla colonna classe del piano conti 5.7.2.1 Il Comando bilancio per classi 5.7.2.2 Il comando bilancio abbellito 5.7.3 Comandi con raggruppamento libero 5.7.3.1 Totali nel piano dei conti 5.7.3.2 Conti solo con saldo 5.7.3.3 Prospetto esterno 5.7.4 Calcola periodo 5.7.5 Visualizza scadenze CONTROLLO E CHIUSURA 5.8.1 Cerca differenza 5.8.2 Crea registrazioni differenze di cambio (opzione multidivise) 5.8.3 Nuovo anno 5.8.3.1 Chiusura anno in corso 5.8.3.2 Chiusura di una contabilit multidivisa 5.8.4 Crea contabilit per il nuovo anno 5.8.5 Riprendi saldi dapertura PASSAGGIO ALLEURO 5.9.1 Nuova con valute per Euro 5.9.2 Converti saldi in Euro 5.9.3 Crea nuovo anno solo Euro 5.9.4 Contabilit solo in Euro IMPORTA IN CONTABILIT 5.10.1 Riprendi movimenti dal libro cassa 5.10.2 Importa registrazioni 5.10.2.1 Importa da contabilit doppia 5.10.2.2 Importa movimento conto 5.10.3 Importa conti 5.10.3.1 Formato testo 5.10.4 Importa cambi ESPORTA DATI MANUALE LIBRO CASSA LE TABELLE DEL LIBRO CASSA LIBRO CASSA PER EURO (CAMBI FISSI) I DATI BASE DEL LIBRO CASSA LA TABELLA CATEGORIE LA TABELLA REGISTRAZIONI 6.5.1 Le colonne della tabella registrazioni 6.5.2 Inserire registrazioni 6.5.2.1 Registrazioni normali 6.5.2.2 Registrazioni con IVA 6.5.2.3 Registrazioni con codici per IVA dovuta 6.5.2.4 Registrazioni con Codice per IVA recuperabile

5.8

5.9

5.10

5.11 6 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5

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vi

6.5.3 7 7.1 7.2

Registrare centri di costo

97 98 98 98 98 99 100 100 100 100 100 101 101 102 103 105 114

MANUALE DICHIARAZIONE IVA LE TABELLE DELLA DICHIARAZIONE IVA LA TABELLA REGISTRAZIONI 7.2.1 Le colonne della tabella Registrazioni 7.2.2 Inserire registrazioni MANUALE ETICHETTE CREAZIONE DI UNA NUOVA CARTELLA ETICHETTE LA LOGICA DELLA STAMPA ETICHETTE 8.2.1 La stampante non stampa su tutta la pagina I COMANDI STAMPA ETICHETTE1 E STAMPA ETICHETTE2 8.3.1 Stampa unione 8.3.2 Per stampare le etichette 8.3.3 Selezione dei campi delletichetta 8.3.3.1 Selezione di dati delle etichette I MESSAGGI DI ERRORE TASTI DI SCELTA RAPIDA

8 8.1 8.2 8.3

9 10

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1
1.1

Installazione del programma


Installazione guidata
Linstallazione del programma completamente automatica, si basa sugli standard dinstallazione dei programmi Windows e non richiede la conoscenza tecniche. La procedura dinstallazione potrebbe variare a seconda se si installa da CD o si scaricato il programma da Internet.

Inserire il CD nellunit di lettura.

Se non attivato lavvio automatico del CD fate eseguire voi il programma setup.exe. Da questo momento in poi linstallazione procede in modo automatico secondo gli standard di Windows. Linstallazione verifica se il programma gi stato installato in precedenza. In questo caso si deve confermare o scegliere unaltra directory per linstallazione.

1.2

Note sullinstallazione
Linstallazione non modifica file principali o di sistema e non installa nessuna componente nelle directory di sistema di Windows. Il Programma dinstallazione decomprime e copia i file desempio e di programma sul disco fisso. Viene installato un programma per la rimozione di quanto installato (disinstallatore). Il programma di deinstallazione provvede a rimuovere tutti i file che sono stati installati.

1.3

Note sulluso di pi lingue


Nella sotto directory LangDll vengono copiate le componenti multilingue. Si tratta di files con nome uguale ma con lestensione diversa che indica la lingua. Il programma rileva automaticamente le lingue disponibili. Per aggiungere una lingua non installata basta copiare larchivio della lingua nella directory LangDll e riavviare il programma. Per rimuovere una lingua basta cancellare il file relativo alla lingua che si desidera rimuovere. Per procedere a questa operazione il programma non deve essere in uso. Lingua allavvio Allavvio il programma verifica la lingua impostata in Windows e se disponibile usa questa. Eventualmente il programma mostra una scelta delle lingue disponibili. La lingua del programma pu sempre venire reimpostata nelle impostazioni di base (Menu File).

1.4

Altre informazioni
E possibile che sul CD vi sia un file con informazioni pi aggiornate relative allinstallazione o a novit. Verificare se esiste questo archivio e consultare il contenuto.

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La contabilit in un attimo
In un attimo si crea la propria contabilit (si presuppone la conoscenza di Windows). I capitoli successivi spiegano invece in dettaglio le possibilit offerte dal programma.

2.1

Creare una nuova contabilit


Creare una nuova contabilit semplice, ma prima vale la pena di esplorare il programma usando un esempio. Una contabilit viene creata con il comando File, Nuova.

La finestra per la scelta della contabilit

Il programma corredato da una serie di modelli. Per fare la propria contabilit infatti meglio adattare un modello alle proprie esigenze che non iniziare senza nulla. Una contabilit consiste in un piano dei conti e registrazioni. Se la contabilit prevista con IVA, ci saranno anche i codici IVA e le colonne per lIVA. Se la contabilit prevista con valute estere, ci saranno anche i cambi e le colonne per gli importi in divisa. Ci sono sia modelli con il piano dei conti gi impostato (eventualmente codici IVA e cambi) e sia modelli desempio che, oltre al piano dei conti, hanno anche i saldi dapertura e le registrazioni. Scegliere un esempio di contabilit Per creare una nuova contabilit, bisogna scegliere dalla finestra di dialogo il tipo di contabilit desiderata. Per la contabilit in partita doppia si pu scegliere fra quella con o senza IVA e quella con o senza valute estere. Per ogni tipo di contabilit che si seleziona vi in basso una scelta di modelli/esempi.

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2.1.1

Provare un esempio senza salvare Scegliere un modello di contabilit con gli esempi di registrazioni.

Il programma con alcune contabilit aperte

Provare a stampare il piano dei conti (Menu File, Stampa). Aggiungere un nuovo conto (aggiungere una riga nel piano dei conti e scrivere il numero di conto, la descrizione, la classe e il gruppo). Richiedere una scheda conto (doppio clic, su di un qualsiasi numero di conto). Inserire una nuova registrazione (aggiungere una riga nelle registrazioni e inserire i dati necessari). Fino ad ora sono state fatte delle prove che non si desiderava salvare. Chiudere la contabilit creata senza salvare (Menu File, Chiudi : rispondere no alla domanda se si desidera salvare il lavoro). Allo stesso modo si possono vedere altri esempi o provare a fare delle modifiche. 2.1.2 Creare la propria contabilit Creare una nuova contabilit, questa volta scegliendo il modello senza registrazioni. Dare il nome alla contabilit Scegliere il comando Salva con Nome dal Menu File. Usare un nome che ricorda quello della ditta per cui fate la contabilit e che contenga lanno della contabilit corrente (conta-97.ac2). Adattare il piano conti Spostarsi sulla finestra conti ed aggiungere o modificare il piano dei conti secondo le proprie esigenze. Attenzione, mettere il numero del conto, della classe e del GR giusto. Per il momento, seguite lo schema (Gruppo, GR) esistente. Se i raggruppamenti non vi soddisfano potete cambiarli anche in un secondo tempo. Inserire i saldi iniziali Per iniziare una contabilit (a meno che si tratti di una societ nuova), bisogna immettere i saldi iniziali. Utilizzare la colonna Apertura nel piano dei conti. Per i conti con il saldo in avere (Passivi) il saldo dapertura deve essere messo in negativo. Controllare nella finestra informativa (in basso) che non sia segnalata alcuna differenza nei saldi iniziali

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La contabilit in un attimo

Adattare la tabella codici IVA Se la vostra contabilit con IVA andate nella tabella codici IVA e verificate che i codici corrispondano alle vostre esigenze. Se dovete aggiungere un nuovo codice IVA ricopiate le opzioni di un codice gi presente. Se pensate di avere necessit particolari, ma non ancora chiare, non preoccupatevi potrete sempre ritornare successivamente a modificare la tabella. Inserire registrazioni Passate nella tabella registrazioni e immettete i movimenti contabili. Stampare una scheda conto Cliccate due volte su di un numero di conto e immediatamente apparir la scheda del conto. Con il comando stampa potete stampare la scheda del conto. Se cliccate due volte sul numero riga della scheda conto (con il puntino verde) ritornerete immediatamente alla riga di registrazione originale. Verificare che tutto sia giusto Nella finestra informativa (in basso) non deve essere segnalato alcun errore. Nella tabella totali non deve risultare nessuna differenza (differenza deve essere = 0) Se vi una differenza: ci sono degli errori nelle registrazioni o nei saldi iniziali, oppure non avete messo la classe ai conti. Usate il comando Ricalcola contabilit (Maiusc+F9) se ci sono errori nelle registrazioni vi saranno di nuovo segnalati. Il bilancio nella tabella conti Con il comando Ricalcola totali (F9) si ricalcolano i totali nella tabella conti. Il bilancio della tabella conti contiene tutti i raggruppamenti da voi predisposti. Potete stamparlo scegliendo la vista che pi vi interessa. Stampare il bilancio di controllo Con il comando Bilancio e conto economico (menu conta1) si ottiene immediatamente un bilancio e un conto economico riassuntivo. Stampare il bilancio abbellito Con il comando Stampa abbellita si stampa il bilancio e il conto economico secondo uno schema predefinito. Salvare Scegliere il comando salva (Menu File, salva) Chiudere Scegliere il comando Chiudi (Menu File, chiudi)

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2.2
2.2.1

Consigli utili
Importante Fate copie di sicurezza della contabilit. Ricopiate regolarmente su dischetto larchivio della contabilit (dopo aver aggiornato la contabilit). Il vostro computer non perfetto. Anche voi potete fare degli errori, cancellare involontariamente dei dati o degli archivi. Leggete il manuale Nel manuale vi sono informazioni importanti sul programma e sul modo di operare. Se non leggete il manuale non potete scoprire le notevoli possibilit offerte dal programma.

2.2.2

Lavorare in modo veloce Vi sono molte opzioni studiate appositamente per lavorare in modo veloce. Qui se ne mettono in evidenza alcune.

Tasto F4 Quando siete su di una riga di registrazione, questo tasto ricopia il contenuto della riga precedente (Per non riscrivere la data, per esempio). Data veloce Se scrivete solo il giorno o il giorno e il mese, il programma lo completa automaticamente con il mese e lanno. Creare delle righe desempio per le operazioni ripetitive Creando delle righe desempio (Registrazioni desempio) potete riprenderle con il tasto F6 per non riscrivere sempre le medesime registrazioni.

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3
3.1

Manuale base
Convenzioni generali
I termini e le convenzioni tipografiche utilizzate nella documentazione sono qui elencati. Per la maggior parte saranno termini gi conosciuti in quanto completamente conformi allambiente Windows.

3.1.1

Convenzioni tipografiche

La parola scegliere indica: eseguire un comando di un menu o un pulsante di comando, in una finestra di dialogo o in una di guida. La frase scegliere OK indica: la possibilit deseguire unoperazione sia facendo clic sul pulsante OK, sia premendo Invio sulla tastiera. La parola selezionare indica: evidenziare quella parte di finestra sulla quale si desidera eseguire loperazione successiva, inoltre, la selezione di una determinata opzione di una finestra di dialogo. Un elenco numerato (1, 2, ..) indica: una procedura composta da due o pi passaggi sequenziali; le procedure si riferiscono di solito ad operazioni eseguite con il mouse. Le procedure relative alla tastiera si trovano in Convenzioni per la tastiera e Lista dei tasti di scelta rapida.

3.1.2

Convenzioni per il mouse

Puntare significa posizionare il puntatore del mouse in modo che la sua estremit si trovi sulloggetto che si desidera visualizzare. Ad esempio, Puntare sulla cella della prima riga, prima colonna. Fare clic significa premere e rilasciare rapidamente il pulsante del mouse senza spostare il mouse. Fare doppio clic significa fare due volte clic sul pulsante del mouse in rapida successione. Trascinare significa tenere premuto il pulsante del mouse mentre lo si sposta, quindi rilasciarlo. Ad esempio: per selezionare un intervallo di celle, trascinare dalla cella dinizio alla cella di fine. 3.1.3 Convenzioni per la tastiera

I nomi dei tasti corrispondono a quelli presenti sulla maggior parte delle tastiere ed appaiono in maiuscolo. Il tasto Alt ad esempio, indicato con Alt e permette di scegliere i comandi sulla barra dei menu. Un segno pi (+) tra due nomi dei tasti indica che i due tasti devono essere premuti contemporaneamente. Ad esempio, Premere Maiusc+F1 significa premere Maiusc e tenerlo premuto mentre si preme F1. Una virgola (,) tra due nomi dei tasti indica che i due tasti devono essere premuti in successione. Ad esempio, Premere Alt,F,A significa premere Alt, rilasciarlo, premere F, rilasciarlo, quindi premere A e rilasciarlo. Per spostarsi allinterno delle tabelle si usano i tasti di DIREZIONE o tasti CURSORE (la freccia Su, la freccia Gi, la freccia Sinistra e la freccia Destra); Home; End; PgSu, PgGi e le relative combinazioni (ad es. Ctrl+Home).

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3.1.4

Selezionare zone Spesso, prima di eseguire delle operazioni, necessario selezionare la parte del foglio sulla quale si desidera lavorare. Una selezione costituita dagli elementi evidenziati sullo schermo sui quali avr effetto il comando o loperazione successiva. In una finestra possibile selezionare una cella o una serie di celle. Tramite le barre di scorrimento possibile spostarsi allinterno di una tabella molto grande in modo da visualizzarla interamente sullo schermo. La cella attiva e la selezione corrente rimangono invariate. Lintera lunghezza orizzontale e verticale di una barra di scorrimento rappresenta lintera area dati orizzontale e verticale di una finestra. Le caselle e le barre di scorrimento si spostano per indicare la posizione allinterno della finestra durante lo scorrimento. Una cella o serie di celle pu essere selezionata mediante luso del mouse o della tastiera.

3.1.4.1 Selezionare zone con il mouse

Una cella singola selezionata chiamata cella attiva. Come selezionare una cella singola:

Fare clic sulla cella che si desidera selezionare.

Come selezionare un intervallo di celle:


Puntare sulla prima cella che si desidera selezionare. Trascinare il mouse sulle celle che si desidera selezionare, tenendo premuto il pulsante. Oppure tenere premuto il tasto Maiuscolo e selezionare con il mouse.

Per effettuare altri tipi di selezione con il mouse:

Per selezionare unintera riga o colonna, fare clic sul numero di riga o sullintestazione della colonna. Per selezionare pi righe o colonne, trascinare il mouse sui numeri di riga o sulle intestazioni delle colonne, tenendo premuto il pulsante. Per selezionare tutta la tabella fare clic sullintersezione tra le intestazioni delle colonne ed i numeri di riga.
3.1.4.2 Selezionare zone con la tastiera

Naturalmente, come accennato in precedenza, i comandi si possono eseguire anche con la tastiera. Per quanto riguarda la selezione:
Tasto Maiusc+PgSu Maiusc+PgGi Maiusc+Destra Maiusc+Sinistra Maiusc+Su Maiusc+Gi Maiusc+Home Maiusc+Fine Maiusc+Ctrl+Home Maiusc+Ctrl+Fine Descrizione

Seleziona la colonna andando verso lalto pagina per pagina. Seleziona la colonna andando verso il basso pagina per pagina. Seleziona la riga verso destra. Seleziona la riga verso sinistra. Seleziona la colonna verso lalto. Seleziona la colonna verso il basso. Seleziona fino ad inizio riga. Seleziona fino a fine riga. Seleziona fino ad inizio finestra. Seleziona fino a fine finestra.

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Manuale base

Maiusc+Invio Maiusc+Spazio Ctrl+Spazio Maiusc+Spazio, Ctrl+Spazio

Seleziona campo per campo avanzando di una cella. Seleziona tutta la riga. Seleziona tutta la colonna. Seleziona tutta la finestra.

3.1.5

Ridefinizione di alcuni tasti e del doppio clic

Come in tutte le applicazioni in ambiente Windows, anche il doppio clic ha il significato di selezione e di conferma (ad es. quando si sceglie il nome di un file dalla finestra di dialogo Apri). In alcuni contesti il doppio clic assume significati particolari, come aprire una finestra correlata ad un dato specifico o ritornare alla riga che ha causato lerrore. Anche alcune combinazioni di tasti, ad esempio con F6, attivano comandi differenti a seconda del contesto in cui sono utilizzate; nei manuali relativi ad ogni cartella, queste ridefinizioni sono sempre documentate. 3.1.6 Immissione di date (anno 2000) Il programma predisposto per lanno 2000. Gli anni vengono memorizzati con 4 cifre. E possibile immettere gli anni con 2 cifre e il programma li converte in 4 cifre secondo questa convenzione. Se si immette un anno minore di 30 verr inteso come appartenente al 2000; mentre se maggiore di 30 verr inteso come appartenente al 1900. Quindi immettendo come data 20-1-01" diventer 20-1-2001", mentre il 20-1-99" diventer 20-1-1999".

3.2
3.2.1

Concetti base
I menu

Il programma con alcune finestre

E possibile scegliere i comandi in diversi modi:


Dalla barra dei menu Tramite la Lista dei tasti di scelta rapida, visualizzabile in qualsiasi istante dalla Guida Dalla barra degli strumenti, i comandi duso pi frequenti sono rappresentati da pulsanti ed icone.

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Le istruzioni di base per la selezione dei comandi dai menu, lutilizzo delle finestre di dialogo ed altri concetti fondamentali, sono contenuti nella documentazione dei sistemi Microsoft Windows. I comandi sono raggruppati in menu. I nomi dei menu vengono visualizzati allinterno della barra dei menu, nella parte superiore della finestra dellapplicazione. Le barre dei menu variano a seconda del tipo di finestra sulla quale si sta lavorando. Se ad esempio, attiva la finestra dei messaggi, verr visualizzata la barra dei menu ridotta. Quando si sceglie un comando seguito da puntini di sospensione (..), viene visualizzata una finestra di dialogo. In questa finestra si possono cos inserire ulteriori informazioni oppure selezionare delle opzioni, prima di eseguire il comando. Per chiudere la finestra e poter confermare le opzioni, basta fare clic sul pulsante OK. Se alcuni comandi appaiono a luminosit, ridotta significa che il comando non al momento disponibile oppure necessario eseguire una selezione o unoperazione prima di sceglierlo. 3.2.2 La barra degli strumenti in alto Se si utilizza il mouse, la barra degli strumenti consente daccedere rapidamente alle finestre e ad alcuni tra i comandi pi usati, ad esempio: Salva, Apri, ecc.... Sulla barra degli strumenti, andando da sinistra verso destra, ci sono dei pulsanti che corrispondono a delle opzioni del menu. E sufficiente spostarsi sopra con il mouse e attendere un attimo per avere una descrizione del significato.. 3.2.3 La zona immissione testo (in alto) E posizionata appena sotto la barra degli strumenti. I testi vengono immessi in questa zona. Per modificare una cella esistente, cliccare con il mouse su questa zona e si procede alla modifica. Per passare in modifica si pu anche premere il tasto F2. Se ci si trova nella funzione smart fill, alla fine del testo c una finestra informativa con una lista di valori e, premendo il tasto freccia destra si pu scegliere direttamente il valore adatto alle nostre esigenze, senza doverlo digitare per intero. 3.2.4 La finestra informativa (in basso) E una finestra fissa, priva del titolo e posizionata nella parte inferiore dello schermo. Su questa finestra vengono visualizzate informazioni utili per operare. I dati riportati nella Finestra delle Informazioni sono specifici ad ogni cartella e tabella. Per la cartella della Contabilit, la finestra collegata alle Registrazioni e riporta, ad esempio, la differenza tra attivi e passivi del conto selezionato. Diventa anche una finestra di selezione; per esempio, quando si sta scegliendo un conto, visualizza tutti gli identificatori dei conti che iniziano con i caratteri digitati. Si pu scegliere il valore desiderato facendo un doppio clic e il valore viene riportato nella cella dove si stava operando. Nelle Impostazioni di base si pu variare la dimensione della finestra informazioni. 3.2.5 Le finestre delle contabilit Si possono avere pi contabilit aperte contemporaneamente e ciascuna contabilit ha una propria finestra. 3.2.6 La finestra messaggi Tutti i messaggi vengono raccolti nella finestra Messaggi. Ogni messaggio indica la tabella e la riga dove si verificato lerrore. Con un doppio click sul messaggio si passa alla riga dove si verificato lerrore. Nel menu Finestre vi sono dei comandi per operare sulla Finestra Messaggi.

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I messaggi vengono visualizzati prima in una finestra di dialogo. Se questa opzione non attivata non appare nessuna finestra, pertanto, i messaggi sono messi solamente nella Finestra Messaggi. Nella finestra di dialogo degli errori, se si clicca Non Avvisare viene disattivata la visualizzazione dei messaggi e bisogna usare nuovamente questa opzione per riattivarla. Finestra Messaggi Rende attiva la Finestra Messaggi. Cliccando due volte su una riga di errore si ritorna alla tabella e alla riga che ha generato lerrore. Vuota Messaggi Elimina tutti i messaggi contenuti nella finestra relativa. Quando si fa un ricalcola contabilit, il programma vuota automaticamente la finestra. Il capitolo I messaggi di errore contiene lelenco in ordine alfabetico dei messaggi che possibile incontrare, utilizzando il programma con il relativo significato.
Avvisa messaggi

3.2.7

I comandi del menu finestre Le finestre possono essere spostate e ridimensionate a piacimento secondo le regole di Windows. Nel menu Finestre vi sono i comandi per disporre e visualizzare le finestre: Disponi affiancate Con questo comando le finestre vengono disposte orizzontalmente luna sopra laltra, occupando tutto lo schermo; la Finestra Messaggi, se attiva, posta nella parte inferiore. Disponi cascate Le finestre vengono sovrapposte partendo dallangolo superiore sinistro, in modo che siano visibili il titolo e il bordo sinistro della finestra; se attiva la Finestra Messaggi viene posta nella parte inferiore dello schermo. Disponi icone Se le finestre sono state iconizzate, le icone vengono disposte luna accanto allaltra nella parte inferiore dello schermo. Prossima finestra Passa alla prossima finestra
Precedente finestra

Ritorna alla finestra sulla quale si era precedentemente

3.2.8

Impostazioni di base Le impostazioni di base riguardano scelte di vario genere che servono principalmente a due scopi: per personalizzare laspetto estetico delle cartelle (Scelta della famiglia di caratteri) e per adattarlo alle proprie esigenze (copie di backup e salvataggio automatico).

La finestra impostazioni di base

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Qui di seguito sono elencate le impostazioni con le descrizioni relative:


Nr massimo annulla operazioni Famiglia e tipo di carattere

Percentuale Zoom Salva automaticamente ogni tot minuti Crea copia di backup Altezza finestra info (in righe)

Lingua programma

Somma durante la selezione

Limite righe smart fill

Elenco ultimi file usati Nuove cartelle Directory documenti

Bisogna digitare il numero massimo di operazioni che si possono annullare (una per volta) mediante il comando Annulla operazione nel menu Modifica. Si pu inserire il nome di una famiglia di caratteri. Se la vostra stampante non stampa tutti i caratteri scegliete un altro tipo di carattere. Se si desidera che i dati nelle tabelle vengano mostrati pi in piccolo o in grande, basta adattare la percentuale Zoom. Lopzione consente il salvataggio automatico della cartella con frequenza (in minuti) da decidere. Quando si salva su disco con lo stesso nome la versione del file preesistente viene rinominata con lestensione BAK. Viene messo il numero di righe da visualizzare nella Finestra Informazioni. Attenzione: La dimensione della finestra viene fissata quando il programma viene lanciato. Se si modifica il parametro non si avr alcun effetto immediato, ma verr utilizzato solo quando si rilancia di nuovo il programma. E la lingua duso del programma. Cambiare questa impostazione se si desidera usare una lingua diversa da quella predefinita oppure quella predefinita non disponibile. Se il programma deve fare la somma degli importi selezionati. Disattivare questa funzione se la somma istantanea dovesse rallentare certe operazioni. Durante linserimento dei dati, il programma legge i dati gi immessi e cerca di suggerire come completarli. Laddove vi sono molte righe, questa funzione pu rallentare linserimento. Si pu fissare un limite di righe oltre il quale non usare lo smart fill. Dipende molto dalla velocit del proprio computer. Se si riscontra un rallentamento provare con valori di 500, 1000, 2000, 3000 o altri valori superiori o inferiori. Lassenza di valore (zero) significa che lo smart fill viene effettuato sempre. Nel menu File elenco degli ultimi file usati Si accede allimpostazione dei valori predefiniti per la creazione di nuove cartelle vuote. Inserire il nome del percorso (directory) nel quale salvare i nuovi documenti.

3.2.9

Uscire dal programma Il comando Esci consente di uscire dal programma. E sufficiente fare clic sopra con il mouse o, in alternativa, premere i tasti Alt+F4. Se sono state effettuate modifiche dallultimo salvataggio, si possono salvare in questo momento.

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3.3

Le cartelle o archivio
Le cartelle vengono salvate su file con un proprio nome. Una cartella un archivio distinto indipendente da altri. La cartella contenuta allinterno di una finestra e contiene a sua volta diverse tabelle come quella dei Conti, delle Registrazioni e dei Totali della Contabilit. Nel menu File vi sono i principali comandi per gestire le cartelle. Si possono crearne di nuove, aprire quelle gi esistenti e salvare il lavoro compiuto. Si possono aprire pi cartelle contemporaneamente e anche averne una aperta su pi finestre, quindi visualizzare dalla stessa cartella pi tabelle contemporaneamente.

3.3.1

Creare una nuova cartella (contabilit)

Finestra scelta nuova cartella


Aprire il menu File Attivare il comando Nuova Scegliere il Gruppo di cartelle su cui si vuole lavorare Scegliere quale tipo di cartella si vuole utilizzare

Confermare con OK Di regola pi comodo scegliere un esempio/modello gi predisposto e adattarlo alle proprie necessit. In questo caso, il programma crea una nuova cartella partendo dal modello. Vengono ripresi tutti i dati e le impostazioni (lingua, decimali) della cartella modello. Se bisogna modificare alcune impostazioni di base della nuova cartella, se ne dovr, invece, scegliere una nuova vuota. Si pu anche creare una nuova cartella Nuova vuota. In questo caso bisogna inserire tutto quanto necessario.

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3.3.1.1 Cartella nuova vuota

Quando si procede alla creazione di una nuova cartella si devono impostare alcuni parametri:

Parametri nuova cartella

impostazioni con le descrizioni relative: La lingua che viene usata per creare le intestazioni dei campi delle tabelle. Decimali campi importi Per evitare differenze contabili, il numero dei decimali dei campi importi viene fissato per ogni cartella. Di regola, si usano 2 decimali, ma vi sono monete (p.es. Lire Italiane) per le quali non si usano decimali e bisogner impostare 0. Decimali importi in divisa Se si tratta di una contabilit multidivise si deve definire il numero (solo multidivise) dei decimali per gli importi in divisa. Arrotonda 0.5 allunit Gli importi vengono arrotondati allunit pi vicina. Se sono state maggiore (Euro) definite due cifre decimali, un importo di 1.004" viene arrotondato a 1.00", mentre uno di 1.006" a 1.01". Lo 0.5" si trova proprio nel mezzo e sia lunit inferiore che quella superiore sono altrettanto distanti. Per arrotondare lo 0.5" (nel nostro caso limporto di 1.005") vi sono due metodi diversi: 1. In Europa e in particolare per lEuro, si adotta larrotondamento al maggiore e quindi 1.005" diventa 1.01". 2. Secondo invece le regole bancarie internazionali, lo 0.5" si arrotonda verso lunit pari. Con questo sistema si riducono le differenze poich una volta lo 0.5" viene arrotondato su e una volta gi. 1.005" diventa 1.00", 1.015" diventa 1.02", 1.025" diventa 1.02", 1.035" diventa 1.04" e cos via. Appena vengono confermati questi valori, una nuova cartella viene creata utilizzando i parametri impostati. Si possono avere quindi contabilit in diverse lingue e con decimali diversi; non per possibile cambiare la lingua e i decimali una volta creata la contabilit.
Lingua

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3.3.2

Aprire una cartella Per aprire una cartella esistente, bisogna utilizzare il comando Apri del menu File e la sequenza di operazioni da compiere la seguente:

Aprire il menu File Selezionare il comando Apri. Scegliere la directory in cui stata memorizzata la cartella.

Scegliere la cartella. Si pu passare da una cartella allaltra facendo clic sulle apposite icone della barra degli strumenti o, tramite i tasti di scelta rapida, con le combinazioni Ctrl+F6. Se la cartella stata protetta con una password, bisogna inserirla al momento dellapertura. 3.3.3 Salvare una cartella I dati della cartella devono essere memorizzati su disco prima che la cartella stessa venga chiusa. Si consiglia di salvare periodicamente il lavoro in corso, per evitare di perdere dati, nel caso di uninterruzione di tensione o di un problema di hardware. Si raccomanda anche di eseguire regolarmente delle copie di sicurezza su dischetto o in altre directory. Vedere anche Salva automaticamente ogni tot minuti e Crea una copia di backup in Impostazioni di base, menu File. I comandi Salva e Salva con nome del menu File hanno entrambi la funzione di salvare un documento, con alcune differenze: Il comando Salva con nome viene utilizzato per salvare su disco un documento la prima volta oppure per assegnargli un nome di file diverso. Il comando Salva viene utilizzato per salvare su disco le modifiche apportate ad un documento esistente, sostituendo la versione precedente con la versione aggiornata del file. Il nome del file del documento rimane invariato. Tramite il comando Salva con nome, un documento pu essere salvato con un nuovo nome, in una diversa directory o cartella o, su un altro disco. Quando un documento viene salvato e non viene chiuso, consente di continuare il lavoro dopo la sua memorizzazione. La prima volta che si salva un documento, con il comando Salva o con il comando Salva con nome, viene visualizzata una finestra di dialogo nella quale possibile specificare un nome per il file del documento. Attenzione: Se rimane poco spazio sul disco, non annullare il comando Salva con nome o il comando Salva dopo aver scelto il pulsante Salva o OK. In tal modo si potrebbe interferire con loperazione di memorizzazione e perdere cos una parte dei dati. Non annullare mai unoperazione di memorizzazione in corso.

Aprire il menu File Attivare il comando Salva con nome Immettere il nome desiderato

Confermare con OK Una cartella pu essere salvata anche facendo clic sullapposita icona posta sulla barra degli strumenti.

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3.3.4

Chiudere una cartella Se sono state apportate delle modifiche e si chiude la cartella, viene chiesto se si desidera salvare o meno il lavoro. Occorre scegliere il pulsante S per salvare le modifiche, il pulsante No per annullarle o, il pulsante Annulla per annullare il comando di chiusura.

Aprire il menu File Selezionare il comando Chiudi

3.3.5

Compatibilit con le versioni precedenti Solo le cartelle della versione 2.02 e 3.0 per Windows sono compatibili con la presente versione del programma. Quando si seleziona un archivio creato con una versione precedente, i dati vengono convertiti automaticamente. Al momento del salvataggio si viene avvisati dellavvenuta conversione.

3.3.6

Dati base cartella (menu opzioni) Ogni cartella di lavoro ha dei dati propri che possono variare a seconda del tipo di cartella. Per la contabilit in partita doppia i dati base comprendono anche delle opzioni specifiche, come la data dinizio e di fine e i conti dutile o di perdita. Dopo aver creato una nuova cartella si devono immettere i dati base della cartella, che consistono per molte cartelle nellintestazione 1 e 2. Questi testi sono usati per intestare le finestre e le stampe. Una volta immessi si possono modificare con il menu Opzioni, Dati Base.

3.3.7

Lingua (menu opzioni) Vi sono testi propri della cartella che il programma genera automaticamente (p.es. la riga di Totale Movimenti nella scheda conto, la stampa abbellita bilanci ). Questi vengono visualizzati nella lingua corrente. Di regola la lingua corrente uguale alla lingua di creazione.

Opzioni: Lingua

3.3.8

Cambia password (menu opzioni) Le cartelle possono essere protette con una parola chiave (password). Per proteggere una cartella occorre:

Aprire il menu Opzioni. Selezionare Cambia password. Digitare la password desiderata; i caratteri inseriti sono sostituiti da asterischi per motivi di segretezza. Inserire di nuovo la password per confermarla.

Quando si seleziona il comando Apri nel menu File: si apre una cartella, se la stessa stata protetta con una password, bisogna inserirla.

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Anche in questo caso, mentre si digita, ogni carattere sostituito da un asterisco. Se la password non corretta non si pu accedere alla cartella selezionata. Il comando Cambia password, menu Opzioni, consente di modificare la password inserita: occorre digitare la vecchia password e poi la nuova. Bisogna digitare due volte la nuova password per essere sicuri che sia corretta. Con la password non si raggiunge un alto livello di protezione. Se si vuole rendere i dati veramente inaccessibili a terzi, bisogna munirsi di un software apposito di criptografazione. Vi sono ditte specializzate in questo campo che offrono prodotti e sistemi di criptografazione avanzati. 3.3.9 Unione di due cartelle (menu opzioni) Si possono unire cartelle appartenenti allo stesso gruppo (per esempio: Contabilit doppia con contabilit doppia). Per unire i dati di due cartelle differenti occorre seguire la seguente sequenza di operazioni:

Aprire una delle due cartelle (quella che conterr i dati di tutte e due) Selezionare il comando Unione cartella, menu Opzioni Selezionare il percorso ed il nome file della seconda cartella Confermare che si desidera continuare loperazione dunione Se le cartelle, pur appartenenti allo stesso gruppo, non sono uguali (per esempio contabilit con o senza IVA) si verr avvisati che probabilmente vi saranno perdite di dati.

3.3.10 Converti cartella in nuova (menu opzioni) Con questo comando possibile convertire una cartella esistente e crearne unaltra con unimpostazione di base diversa. Se si passa da una con pi opzioni (p.es. IVA), ad una che ne ha di meno (senza IVA), i dati saranno persi durante la conversione. Questo comando crea una copia dellesistente e quindi la cartella esistente non subisce alcuna modifica.

Converti in nuova: Contabilit doppia

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3.3.11 Statistica (menu opzioni) Viene visualizzata una tabella con tutti i dati statistici e informativi relativi alla cartella. Si tratta di informazioni complete del numero di righe, errori, avvisi. Incluse in queste informazioni vi sono i CRC di controllo che consentono di verificare se la contabilit stata in un qualche modo modificata. Le informazioni statistiche sono state pensate principalmente per facilitare il compito del revisore che deve verificare la contabilit.

Statistica: Contabilit doppia

3.3.12 Archivia HTML (menu opzioni) Si tratta in pratica di una stampa su disco, in formato HTML, di tutti i dati contabili. Il formato HTML quello dinternet, usato quindi su milioni di computer in tutto il mondo. Questa archiviazione stata pensata per facilitare quella dei dati contabili. Con questo strumento si pu infatti archiviare la contabilit e accedere a distanza di anni ai dati contabili, anche se il programma non pi installato. Il fatto di non dover usare il programma per stampare le schede conti o i bilanci molto importante, non solo dal punto di vista tecnico, ma principalmente da quello giuridico.

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Archivia HTML: Contabilit doppia

I dati archiviati in formato HTML sono come delle stampe. I totali sono statici, non vengono ricalcolati come durante luso del programma. E sufficiente usare un programma duso comune (Netscape o Explorer) per visualizzare i dati sul video o stamparli su carta. Con le nuove normative a livello mondiale, si stanno diffondendo societ di certificazione che, come il notaio, certificano che il tale archivio stato loro presentato in tale data, con certe caratteristiche, dimensione, ecc. e rilasciano un certificato che ha validit legale come quella di un documento.

3.4

Le tabelle
Ogni cartella contabilit costituita da pi tabelle. Nella contabilit doppia vi sono le tabelle: conti, registrazioni, totali come pure la tabella selezioni e righe memorizzate.

3.4.1

Tabelle principali e tabelle ausiliarie Vi sono tabelle principali e ausiliarie: Sono tabelle principali quelle che vengono visualizzate immediatamente. Nella contabilit doppia sono tabelle principali: i Conti, le Registrazioni, i Totali, i Cod.Iva, i Cambi. Le tabelle ausiliarie sono quelle che si trovano in ogni cartella indipendentemente dal tipo. Sono tabelle ausiliarie la tabella selezioni, la tabella righe memorizzate. Per passare da una tabella allaltra cliccare sul nome della tabella o usare i tasti Ctrl+PgUp e Ctrl+PgDn.

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3.4.2

La tabella selezioni Si tratta di una tabella che serve da contenitore temporaneo dove copiare, visualizzare, ordinare righe liberamente secondo gli scopi del caso.

Per copiare righe nella tabella selezioni si pu procedere in due modi:


Aprire il menu Dati Scegliere il comando Copia dati in selezione

Inserire una data per la selezione

Inserire il valore per il confronto e confermare con OK. Il programma copia nella tabella selezione tutte le righe della tabella corrente che contengono in questa colonna un valore uguale a quello di confronto. Oppure: facendo doppio clic sulla cella contenente il dato, si passa immediatamente alla tabella Selezioni, evitando daprire la finestra di dialogo. Se la cella richiesta appartiene a una colonna di tipo Data, necessario inserire il campo secondo il formato aaaammgg. Se si vuole una copia completa della tabella attiva, scegliere il comando copia dati in Selezione e immettere il valore *. Da una riga della tabella Selezioni, si ritorna alla riga della tabella originaria con un doppio click, sul numero di riga a sinistra segnato da un puntino verde. Ad esempio, se dalla tabella Registrazioni della cartella Contabilit, si selezionano con un doppio clic nella colonna Data, tutti i movimenti effettuati il giorno 16/3/99, verr aperta una tabella con il titolo Selezioni (Registrazioni) e verranno copiate le righe che rispondono al requisito richiesto. Un doppio clic sul numero di riga nella tabella Selezioni rende nuovamente attiva la tabella Registrazioni, posizionando il cursore nella colonna Data, sul primo campo che contiene 16/3/99. Il titolo della tabella Selezioni riporta la storia delle operazioni effettuate: se si effettua una selezione delle righe dalla stessa tabella Selezioni, la barra del titolo riporter Selezioni (Selezioni (Registrazioni)). 3.4.3 La tabella righe memorizzate Per ogni tabella vi un contenitore chiamato righe memorizzate. Con il comando tabella Righe memorizzate si accede a queste e si possono modificare ed aggiungere. Per ogni cartella vi una sola tabella righe memorizzate, dove si possono modificare una alla volta, le righe memorizzate di ciascuna delle tabelle primarie. Per visualizzare le righe memorizzate di una tabella, ci si deve posizionare sulla tabella primaria (p.es.: Registrazioni) e attivare il comando tabella Righe Memorizzate dal menu Modifica. Con questo comando apparir una tabella con lintestazione Righe memorizzate [Registrazioni].

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Quando si lascia la tabella Righe memorizzate (quando vengono visualizzate le righe esempi di unaltra tabella oppure quando la cartella viene chiusa) le righe vengono salvate automaticamente (naturalmente se si salva tutto il lavoro). Per copiare righe da e per la tabella Righe memorizzate si usano i comandi Copia righe IN Righe memorizzate e Copia righe DA Righe memorizzate dal menu Modifica. Le righe vengono sempre aggiunte dopo quelle gi presenti. In alcune applicazioni, come nella Contabilit in partita doppia, si pu utilizzare il tasto F6 per riprendere dei dati dalle righe esempi. La tabella Righe memorizzate ha le stesse colonne e la stessa disposizione della tabella a cui fa riferimento.

3.5

Le operazioni di modifica
Ci sono due modi distinti per operare su di una tabella. Di regola, si seleziona una zona di celle e si copia o incolla. In questo modo si opera solo sulle celle visibili e non possibile sovrascrivere colonne protette. Nel modo righe si pu cancellare, copiare, incollare righe intere; questo comando comprende i campi che non sono visibili o che sono protetti.

3.5.1

I comandi per modificare le celle Si tratta di comandi che si trovano in tutte le altre applicazioni Windows.

3.5.1.1 Modifica del contenuto di una cella

Il contenuto delle celle di una finestra pu essere modificato semplicemente sovrapponendo una nuova immissione a quella esistente oppure modificando parte dellimmissione. Per sostituire il contenuto di una cella sufficiente fare clic sulla cella selezionata ed iniziare a digitare: i nuovi caratteri sostituiranno quelli precedenti. Il contenuto della cella appare sotto la barra dei menu, dove possibile modificarlo tramite mouse o tastiera.
3.5.1.2 Smart fill

Appena si digitano dei caratteri il programma, laddove possibile, cerca di suggerire come completare il testo per evitare di dover scrivere la data, la frase, o il numero di conto. Il testo suggerito viene evidenziato sulla riga dinserimento in alto. Vi sono dei casi dove vi possono essere diverse opzioni e allora queste vengono visualizzate in una lista nella finestra informativa in basso. Per passare alla scelta di questa lista, sufficiente premere il tasto freccia destra e si sceglie il valore desiderato. Smart fill a ricerca libera Capita spesso di dover immettere un conto di cui ci si ricorda solo la descrizione, per esempio Spese Ufficio.

Scrivere semplicemente Uffi e il programma visualizzer tutti i conti che contengono in qualsiasi parte della descrizione il testo Uffi. Premere il tasto freccia destra per passare alla lista con tutti i conti che contengono Uffi. Scegliere il conto che si desidera. Premere invio e il programma riprende il numero del conto.

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3.5.1.3 Copiare celle

Con il comando Copia possibile copiare il contenuto delle celle in diversi punti della stessa tabella, in unaltra tabella, cartella o in unaltra applicazione. Le celle originali rimangono inalterate. Questo comando crea una copia delle celle selezionate; si utilizza poi il comando Incolla per incollare la selezione, a partire dal punto in cui si trova il cursore.

Selezionare le celle contenenti i caratteri che si desiderano copiare.

Per copiare la selezione scegliere il comando Copia dal menu Modifica (oppure Ctrl+Ins). A questo punto, le celle selezionate rimangono memorizzate negli appunti fino a quando si effettua una nuova copia. Le celle copiate vengono evidenziate da una linea tratteggiata.
3.5.1.4 Incollare celle

Tramite il comando Incolla, il contenuto degli appunti pu essere incollato nei punti desiderati del documento.

Spostare il punto dinserimento sulla cella dove si desiderano incollare le celle

Scegliere il comando Incolla dal menu Modifica (oppure Maiusc+Ins) La copia stata incollata a partire dal punto dinserimento del cursore. Si potr in seguito notare che la copia della selezione fatta in precedenza ancora evidenziata da una linea tratteggiata, per cui possibile fare pi copie in punti diversi del documento.
3.5.1.5 Il comando Maiusc+F2

Premendo contemporaneamente i tasti Maiusc+F2 appare una finestra di dialogo con allinterno il contenuto della cella selezionata nella finestra attiva. Questa finestra semplifica loperazione di digitare o modificare testi particolarmente lunghi che non potrebbero essere interamente visualizzati nellarea sotto la barra del titolo. Se le dimensioni della cella non sono pi sufficienti a contenere tutto il testo, naturalmente oltre alla possibilit di ampliare la dimensione orizzontale, si pu attivare il comando Calcola altezza riga nel menu Formato che ricalcola automaticamente la dimensione verticale della cella per visualizzarne il contenuto. Facendo clic sul pulsante OK o premendo Invio si chiude la finestra confermando le modifiche.
3.5.1.6 Cancellare il contenuto delle celle

Si pu cancellare il contenuto delle celle selezionate scegliendo il comando Cancella dal menu Modifica. Loperazione pu essere compiuta pi rapidamente, premendo il tasto Canc o Ctrl+Canc. La funzione Annulla operazione attivata dal menu Modifica permette di ripristinare il contenuto delle celle, nel caso sia stato compiuto un errore.
3.5.1.7 Esegui comando (F6)

Si tratta di una specie di macro comando predefinito che varia a seconda dove ci si trova e al tipo di applicazione. Per esempio, quando si registra questo comando riprende le righe memorizzate oppure calcola il cambio. Di regola, la possibilit dutilizzare questo comando segnalata nella finestra informativa in basso. Per maggiori informazioni consultare il manuale delle singole applicazioni.

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3.5.1.8 Comando ricopia da sopra (F4)

Per evitare di digitare pi volte lo stesso testo, per esempio la data o il testo di una registrazione, si usa il comando di copia veloce. Consente di copiare una cella, una selezione di celle o una riga intera, nella cella (o nelle celle) o nelle righe sottostanti. Se ad esempio, il dato contenuto in una cella deve essere copiato in cinque celle sottostanti, appartenenti alla medesima colonna, occorre:

Aggiungere cinque righe vuote con il comando Aggiungi righe. Selezionare le cinque celle sottostanti alla cella contenente il dato da copiare.

Attivare il comando Ricopia da sopra. La stessa operazione pu essere compiuta selezionando le celle appartenenti a pi colonne: in ognuna verr copiato il dato relativo alla cella al di sopra dellarea selezionata. 3.5.2 I comandi per modificare le righe Le righe della tabella sono come record di un database. Le righe, e quindi tutti gli attributi, possono essere copiate, cancellate, incollate in blocco, ma solo allinterno della stessa tabella.
3.5.2.1 Copiare righe

Con il comando Copia righe, le righe vengono copiate in uno o pi punti della stessa tabella. Le righe originali rimangono inalterate. Il comando Copia righe, salva in memoria una copia delle righe selezionate. Dopo aver copiato le righe, con il comando Incolla righe, si incollano le righe copiate in precedenza nel punto desiderato.

Selezionare una cella appartenente alla riga, dalla quale si vuole eseguire la copia oppure selezionare le righe da copiare, trascinando il mouse sui numeri di riga. Per copiare la selezione, scegliere il comando Copia righe dal menu Modifica. Se non stata effettuata alcuna selezione, viene visualizzata una finestra di dialogo, in cui occorre digitare il numero delle righe che si desidera copiare.

3.5.2.2 Incollare righe copiate

Tramite il comando Incolla righe, le righe copiate possono essere incollate nei punti desiderati del documento.

Spostare il punto dinserimento sulla riga, al di sopra della quale, si desiderano incollare le righe. Scegliere il comando Incolla righe dal menu Modifica.

3.5.2.3 Cancellare righe

Le righe da cancellare possono essere selezionate trascinando il mouse sui numeri di riga, nella parte sinistra della finestra oppure, posizionando il cursore del mouse nel punto da cui si desidera eliminare le righe. Si richiama poi il comando Elimina righe dal menu Modifica e si inserisce il numero di righe da cancellare, nella finestra di dialogo. Le righe cancellate, con il comando Elimina righe, possono essere incollate in altre parti del documento tramite il comando Incolla righe.

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3.5.2.4 Inserire ed aggiungere righe vuote

Il comando Inserisci righe vuote, inserisce righe al di sopra della posizione del cursore; Aggiungi righe vuote le aggiunge al di sotto. Non si possono aggiungere righe nelle tabelle protette (Tabella totali della contabilit in partita doppia).

Posizionarsi con il cursore sulla riga al di sopra (o al di sotto) della quale saranno inserite (o aggiunte) le righe. Aprire il menu Modifica. Selezionare il comando Inserisci righe o Aggiungi righe. Digitare il numero di righe che si desidera inserire o aggiungere.

Confermare con OK. Selezionando intere righe e poi impartendo uno dei due comandi, si otterr automaticamente un inserimento o unaggiunta di un numero di righe pari a quelle evidenziate. Con i tasti Ctrl+Invio si aggiunge una riga alla precedente, in cui ci si trova.
3.5.2.5 Duplica righe

Duplica le righe correntemente selezionate. Se nessuna riga selezionata duplica quella corrente. Le righe sono inserite immediatamente dopo la selezione.
3.5.2.6 Proteggere righe e rimuovere la protezione

Con la funzione Proteggi righe, nel menu Modifica, si attiva la protezione delle righe per evitare che siano modificate per errore. Tramite questo comando le righe che sono protette, non possono pi essere modificate fino a che, con il comando Sproteggi righe, non sar tolta la protezione.

Posizionarsi con il mouse sulla prima riga, nella prima colonna della zona da proteggere. Aprire il menu Modifica. Selezionare il comando Proteggi righe. Digitare il numero di righe che si desidera proteggere.

Confermare con OK. Le righe protette hanno il numero di riga in chiaro. Per poterle modificare di nuovo, bisogna prima sproteggerle usando il comando Sproteggi righe.
3.5.2.7 Copia righe IN righe memorizzate e copia righe DA righe memorizzate

Dopo aver effettuato una selezione di righe, il comando Copia righe IN Righe Memorizzate, menu Modifica, copia le righe in quelle memorizzate. Successivamente, con il comando Righe Memorizzate, si possono vedere e modificare le righe memorizzate. Dalla tabella righe memorizzate, il comando Copia righe DA Righe memorizzate copia le righe nella tabella originaria in fondo, successivamente alle altre righe.

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Manuale base

3.5.3

I comandi annulla e ripristina operazioni Tutte le operazioni possono di regola essere annullate o, una volta annullate di nuovo ripristinate. Il numero di operazioni che si possono ripristinare e quindi eliminare (una per volta) pu essere definito selezionando Impostazioni di base nel menu File. Il massimo numero di operazioni annullabili 100. Attenzione: pi il numero alto, maggiore memoria richiesta. Per ogni cartella, il programma mantiene una lista di tutte le modifiche fatte in successione. La funzione annulla e ripristina funzionano in questa successione. Se si modificano i dati prima nella tabella delle registrazioni e dopo in quella dei conti, per poter annullare le modifiche nella tabella registrazioni, si dovranno annullare prima quelle nella tabella conti. Infatti, se non si annullano le modifiche nella tabella conti e si va in quella registrazioni, non sar disponibile nessun annulla. Vi sono invece operazioni che concernono tutta la cartella, e queste possono venire annullate indipendentemente dalla tabella sulla quale ci si trova.

3.5.3.1 Il comando annulla operazione

Questo comando consente di rimediare ad unoperazione errata, eliminando gli effetti dellultima operazione.

Aprire il menu Modifica. Scegliere il comando Annulla operazione.

La sequenza dei tasti di scelta rapida Ctrl+Z.


3.5.3.2 Il comando ripristina operazione

Questo comando consente di riprististinare unoperazione appena annullata.


Aprire il menu Modifica. Scegliere il comando Ripristina operazione.

La sequenza dei tasti di scelta rapida Ctrl+Y.

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Banana Contabilit

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3.6

Le operazioni sui dati


I comandi del menu Dati consentono di effettuare vari tipi di operazioni: La ricerca del testo allinterno delle tabelle. Lordinamento delle righe secondo tre livelli chiave stabiliti dallutente. Lo scambio dei dati con altri programmi. La scelta delle Viste sulle finestre delle cartelle. Gli argomenti trattati in questo capitolo riguardano la gestione dei dati allinterno delle tabelle; per una descrizione degli altri comandi del menu Dati, si rimanda ai capitoli che seguiranno.

3.6.1

Ricerca del testo allinterno di una tabella Selezionando il comando Cerca dal menu Dati (oppure i tasti di scelta rapida Maiusc+F3), si apre una finestra di dialogo in cui si inserisce il dato da ricercare nella finestra selezionata. Vi sono delle opzioni, il cui significato descritto qui di seguito. Esistono tre pulsanti mediante i quali si fa partire la ricerca, annullare loperazione o richiedere la pagina della Guida che tratta questo argomento. Il dato da ricercare deve essere inserito nellarea su cui posizionato il cursore quando appare la finestra. Lunico particolare da ricordare, che le date vanno inserite in questo formato: anno, mese, giorno, senza lasciare spazi tra i numeri, ad esempio, 25 luglio 1993 diventa 19930725. Per confermare le opzioni ed iniziare la ricerca necessario fare clic sul pulsante Cerca. Viene trovato il primo dato che corrisponde alle richieste, per proseguire la ricerca e trovare le corrispondenze successive, bisogna selezionare il comando Cerca prossimo nel menu Dati oppure F3.

La finestra per la ricerca testo

Le opzioni di ricerca:
Solo parole intere Maiuscolo = Minuscolo Solo zona selezione

Ricerca solo parole intere: ad esempio se la parola da cercare Tot, non trover Totali. Confermare questa opzione significa non distinguere fra parole scritte con lettere maiuscole e quelle con minuscole. Con questa opzione il dato viene ricercato solo nella zona selezionata.

Pulsanti con significato particolare:


Cerca Annulla

Questo tasto serve a confermare le opzioni, iniziare la ricerca e chiudere la finestra di dialogo. Facendo clic su questo tasto si chiude la finestra di dialogo, annullando loperazione.

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Manuale base

3.6.2

Sostituzione totale dei dati Il comando Sostituisci, che si attiva dal menu Dati, in grado di ricercare il dato posto nellarea Cerca testo e di sostituirlo con quello nellarea Sostituisci con. I pulsanti permettono di sostituire tutte le occorrenze del dato (Sostituisci Tutto) oppure doperare una ricerca ed effettuare solo alcune sostituzioni, tramite la finestra di dialogo Cerca. I dati da ricercare e da sostituire devono essere inseriti nelle rispettive aree. Le date vanno inserite con il formato aaaammgg. Ad esempio: 19930725 per il formato YMD (con 0 per i giorni ed i mesi composti da una sola cifra) indica la data 25 luglio 1993.

La finestra sostituzione

Opzioni per la sostituzione: Le opzioni di sostituzione Solo Parola, Maiuscolo = Minuscolo e Solo zona selezione hanno lo stesso significato visto nel paragrafo Ricerca del testo. Pulsanti con significato particolare:
Cerca

Sostituire tutto

Questo tasto serve per confermare le opzioni, iniziare la ricerca ed aprire la finestra dialogo per le sostituzioni parziali (Vedi paragrafo seguente). Questo tasto da inizio alla sostituzione di tutte le occorrenze del testo in Cerca testo con quello in Sostituire con e chiude la finestra di dialogo. Se in una cella ci sono pi occorrenze, verr sostituita solo la prima; per sostituirle tutte si dovr ripetere la sostituzione finch appare il messaggio Testo non trovato.

3.6.3

Sostituzione parziale di dati Il comando per la Sostituzione parziale dei dati si attiva premendo il pulsante Cerca, nella finestra per la sostituzione totale dei dati (menu Dati, comando Sostituisci). Il comando consente di cercare tutte le occorrenze del dato nellarea Testo Campo e di sostituirle o meno con il testo in Cambia in. I dati che appaiono sono quelli inseriti nella finestra di dialogo per la sostituzione totale.

Pulsanti con significato particolare:


Cerca Sostituire Sostituire tutto

Questo tasto serve per cercare la parola nellarea Testo campo. Con questo campo si sostituisce la parola trovata con il dato in Cambia in. Questo tasto da inizio alla sostituzione di tutte le occorrenze del dato, in Testo campo con quello in Cambia in e chiude la finestra di dialogo

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3.6.4

Ordinamento dei dati Si possono ordinare le righe della tabella in base al contenuto dei campi, definendo prima di tutto i campi da utilizzare come chiave dordinamento. Si possono scegliere fino a tre campi: se vi sono pi righe con il valore della prima chiave uguale, viene usato il valore della seconda chiave e poi della terza. Si pu anche scegliere lordinamento (ascendente o discendente: ad esempio, avendo come campo chiave DATA e tipo dordinamento Ascendente, il risultato sar: 19/7/93, 20/7/93, 22/7/93, ecc.).

La finestra per lordinamento


Aprire il menu Dati Selezionare il comando Ordina righe

Area Chiavi
Le aree chiavi

Ordina solo righe selezionate

Salva ordinamento attuale

Sono tre: in ognuna vi una lista con i nomi dei campi della tabella attiva. Si pu scegliere il tipo dordinamento per ogni chiave. Se le colonne di testo contengono solo numeri attivare lopzione Numero. Questa opzione attiva solo se verranno selezionate pi righe. Se si sceglier questa opzione, solo le righe selezionate saranno riordinate. Lordinamento delle righe sar memorizzato come nello stato attuale e sar possibile successivamente ripristinarlo con il comando Ripristina ordinamento. Se si dovesse procedere a riordini provvisori per stampe o altro, sar pi conveniente usare la funzione copia righe in selezione.

3.6.5

Ripristina ordinamento E possibile ripristinare lordinamento precedentemente memorizzato durante un ordinamento. Se si fossero aggiunte nuove righe, queste seguiranno subito dopo a quella precedente nellordine esistente.

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Manuale base

3.6.6

Estrai righe necessario avere molta prudenza nellutilizzare questo comando, in quanto sono mantenute solo le righe che soddisfano i criteri fissati per un campo, con la condizione ed il termine di confronto. Selezionando ad esempio DATA come campo, > (maggiore) come condizione e 19/6/93 come termine di confronto, il risultato sar che, verranno mantenute solo le registrazioni con data maggiore al 19 giugno 1993. Tutte le altre registrazioni con data minore o senza data saranno eliminate.

La finestra per i criteri destrazione

Area di definizione estrazione:


Campo

Condizione

Valore di confronto

In questa lista sono elencati tutti i campi della tabella da cui si desiderano estrarre le righe, ad esempio, per la tabella Registrazioni della Contabilit, la lista conterr i nomi DATA, DOC, CT_DARE, CT_AVERE, IMPORTO, ecc. La lista contiene tutte le condizioni necessarie per scegliere le righe da estrarre: = uguale, < minore, > maggiore, <> diverso, <= minore uguale, >= maggiore uguale, null che non contiene nulla, ! null che contiene qualcosa, $ testo. Se la condizione lo prevede, introdurre il testo da usare come confronto. Il testo sar una data se il campo scelto la DATA, un valore numerico se il campo un IMPORTO, una parola se il campo una DESCRIZIONE.

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3.7
3.7.1

Disporre i campi e scegliere le viste


Disporre i campi allinterno delle tabelle Le tabelle possono essere modificate. Si possono aggiungere dei campi, cambiare le intestazioni, variare le dimensioni delle colonne e lordine in cui esse appaiono. Nella finestra di dialogo Disponi campi del menu Dati sono elencati i campi della tabella attiva con accanto dei tasti per modificarne gli attributi. Il titolo della finestra di dialogo porta il nome della Vista che si sta modificando.

La lista campi

Area dei Campi I campi sono elencati nellordine in cui appaiono nella tabella che si sta utilizzando. I campi visibili sono contrassegnati da un asterisco. I pulsanti sotto larea campi servono a modificare lordine in cui questi appaiono: se, ad esempio, nella tabella Conti della Contabilit si desidera che il campo Budget sia in prima colonna, basta selezionare il campo e fare clic sul tasto SU fino a quando il nome del campo si trova allinizio dellelenco. Il pulsante GI opera in modo opposto facendo scendere i nomi dei campi nellelenco. Pulsanti con significato particolare:
Cambia attributi

Cambia dati

Aggiunta campo Cancella campo Formato pagina

Apre una finestra di dialogo in cui si inseriscono gli attributi per modificare lintestazione del campo, la larghezza della colonna, lallineamento del testo, la protezione e la visibilit. Vedi anche Modificare gli attributi del campo. Consente di modificare i dati dei campi inseriti dallutente, come il tipo, la dimensione, i valori massimo e minimo. Vi sono campi di sistema, quelli che crea il programma, che non possono per essere modificati. Tramite lapposita finestra di dialogo si possono aggiungere nuovi campi (colonne) nella tabella attiva. Consente di cancellare un campo dallelenco. Non possibile per eliminare un campo di sistema. Apre una finestra di dialogo in cui si inseriscono i dati per modificare il formato della pagina. Attenzione: ogni Vista ha il proprio formato pagina.

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Manuale base

SU GI

Ogni pressione coincide con uno spostamento del campo selezionato, verso sinistra nella tabella. Ogni pressione coincide con uno spostamento del campo selezionato, verso destra nella tabella.

3.7.1.1 Modificare gli attributi del campo

Gli attributi del campo sono propri per ogni singola Vista. La modifica di un attributo valida per una sola Vista. Per avere lattributo modificato per tutte le viste, bisogna ripetere loperazione per ogni Vista. Gli attributi dei campi sono modificabili tramite lapposita finestra di dialogo.

Aprire il menu Dati. Selezionare il comando Disponi campi.

Premere il pulsante Cambia Attributi. Qui di seguito sono elencati gli aspetti delle colonne che possibile modificare, le opzioni ed il significato dei pulsanti.

Le opzioni per la disposizione delle colonne

Caratteristiche modificabili:
Intestazione Intestazione 2 Descrizione Formato Larghezza Allineamento Stile

Intestazione della colonna. Questa intestazione viene usata dal programma. Si pu dare una descrizione del campo. E il formato di visualizzazione dei numeri, data e ora. Vedi anche paragrafo seguente. Qui si pu introdurre la dimensione orizzontale desiderata. Si pu scegliere tra allineamento a destra, a sinistra o centrale. Un numero indicante lo stile da applicare (Vedi menu Formato). Questo stile ha priorit rispetto allo stile della riga.

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Opzioni di modifica:
Allinea su pi righe Protetto Visibile

Lopzione consente di visualizzare il testo inserito su pi linee. Facendo clic su questa opzione si pu proteggere lintera colonna, impedendo di inserire o modificare dati. Con questa opzione si pu decidere se rendere visibile o meno la colonna.

3.7.1.2 Modifica del formato data, ora e numeri

Se non si specifica un formato particolare vengono usati quelli propri di Windows (data, ora e numeri nel pannello di controllo). possibile usare altri formati inserendo il formato opportuno. Qui di seguito sono elencati i tipi di formato con alcuni esempi esplicativi:
Formato data d mm yy dd m yy ddd mmm yyyy dddd mmmm yyyy Esempio data

1 01 93 01 1 93 ven gen 1993

venerd gennaio 1993 La lettera d (day) indica il giorno, la m (month) indica il mese, e la y (year) indica lanno.
Formato ora Esempio ora

hh:mm:ss:iii h:m:s:i

02:04:36:089

2:4:36:89 Naturalmente possibile invertire a piacere lordine degli elementi di data e ora (p.es.: mm dd yyyy). Per quanto riguarda i separatori si possono scegliere fra tutti quelli disponibili sulla tastiera (ad esempio: #, @, -, /, ., ecc.).
Formato numeri Esempio numeri

0. 0.00 0.000

259 258.85

258.848 Il numero dei decimali dopo la virgola che si desidera fare apparire in un campo numerico, pu essere modificato secondo le proprie esigenze. I calcoli sono effettuati con tutte le cifre decimali. Un eventuale arrotondamento avviene solo in visualizzazione.

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Manuale base

3.7.1.3 Modificare i dati del campo

Si possono modificare i dati dei campi inseriti dallutente (i campi di sistema non possono essere modificati):

Aprire il menu Dati. Attivare il comando Disponi campi.

Premere il pulsante Cambia Dati. Qui di seguito vi un elenco dei dati e del loro significato.

I dati dei campi

Dati modificabili:
Nome campo Tipo dato Lunghezza max e min Valore max e min Decimali Tutto maiuscolo

Il primo dato da inserire il nome del campo. Si pu scegliere tra i seguenti tipi di dati predefiniti: Testo, Numero, Importo, Data, Ora, Vero/Falso. Lunghezza massima e minima del campo. Valori massimo e minimo. Si pu definire il numero dei decimali del campo. Facendo clic su questa opzione i dati del campo saranno tutti convertiti in maiuscolo.

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3.7.1.4 Aggiungere un campo

Premendo il pulsante Aggiungi Campo (comando Disponi campi, menu Dati) si possono definire le caratteristiche del nuovo campo che si vuole aggiungere nella tabella. Dati di base del nuovo campo Per una descrizione dei dati Nome campo, Tipo dato, ecc. si veda il paragrafo Modificare i dati del campo. 3.7.2 Le viste della tabella Una tabella pu avere pi viste. Una Vista limpostazione del modo di visualizzare i campi di una tabella e si identifica con un nome. La lista delle viste elenca tutte le viste con evidenziata la Vista in uso. Per rendere attiva una Vista sufficiente fare clic sul nome della Vista desiderata. Per aggiungere una Vista usare dal menu Dati il comando Scegli viste campi. Appare una finestra di dialogo che consente di lavorare sulle viste.

La lista viste

Larea delle Viste Nella finestra presente un elenco delle Viste della tabella attiva; possibile selezionarne una semplicemente facendo clic con il mouse. La Vista attiva contrassegnata da un asterisco. Pulsanti con significato particolare:
Visibile Attiva Vista Aggiungi

Elimina Formato pagina System

Si pu far in modo che una vista non sia visibile nella barra in basso. Consente di scegliere una Vista tra quelle elencate: la Vista attiva contrassegnata da un asterisco. Permette di aggiungere una Vista nellelenco specificandone il nome; una volta aggiunta si possono cambiare gli attributi dei campi. Elimina una Vista dallelenco. Non possibile eliminare le viste di sistema. Apre una finestra di dialogo in cui si inseriscono i dati che modificano il formato della pagina collegato alla Vista. Vista di sistema, creata dal programma, che non possibile eliminare.

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Manuale base

3.8

Scambio dati con altre applicazioni


E possibile trasferire dei dati o interi documenti da un file ad un altro o da un programma ad un altro. Grazie al comando Esporta dati possibile trasferire, per esempio, la contabilit in un altro programma e poter elaborare diversamente i dati.

3.8.1

Uso del copia e incolla Con il copia/incolla possibile portare solo alcune zone o tutta la tabella in altre applicazioni. I dati vengono copiati negli appunti, sia in formato testo che in quello HTML.

3.8.2

Importare dati creati con altre applicazioni possibile importare dati provenienti da altri programmi nelle tabelle, purch sia possibile trasformarli in uno dei formati elencati nellarea Formati della finestra di dialogo che si apre selezionando il comando Importa dati dal menu Dati. Tramite il pulsante Sfoglia si pu selezionare larchivio da cui prelevare i dati; facendo clic sul pulsante OK si confermano le opzioni scelte.

La finestra per limportazione di dati

Area del nome archivio In questarea bisogna inserire il nome di un file esistente. Area dei formati Larea contiene la lista dei formati con cui possibile importare i dati nella tabella: Record fisso, Formato ASCII, Testo, CSV. Opzioni per limportazione / esportazione:
Solo righe selezionate Intestazione colonne Caratteri DOS e OS/2

E possibile esportare solo alcune righe selezionate con il mouse. Attenzione: questa opzione valida solo per lesportazione. Prima dei dati vengono esportati i nomi delle colonne. Questi nomi sono utilizzati dai programmi di stampa unione. Serve a trasformare i caratteri in formato leggibile da programmi DOS e OS/2.

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3.8.3

Esportare i dati delle tabelle in altri formati Il comando Esporta dati del menu Dati consente di esportare i dati dalle tabelle in formati leggibili anche da altri programmi. I pulsanti, oltre alle operazioni di conferma opzioni, annullamento operazione e richiamo della guida, consentono di ricercare la directory in cui porre il nuovo file (tasto Sfoglia). Per una descrizione dellarea del nome archivio, dellarea dei formati e delle opzioni che si trovano nella tabella, vedasi il paragrafo precedente.

La finestra per lesportazione dati

3.8.4

Esportare i dati in formato HTML possibile esportare i dati tramite il formato HTML, quello utilizzato da Internet. Questo formato esporta anche le caratteristiche grafiche in modo che si possono facilmente riprendere in una elaborazione di testo. Lesportazione avviene sotto forma di tabella (comando TABLE di HTML). La larghezza delle colonne desportazione si basa sulla larghezza delle colonne come appaiono nella tabella attiva.

Le opzioni dellesportazione in formato HTML

Vi sono diverse opzioni:


Area del nome archivio

In questarea bisogna inserire il nome del file sul quale esportare i dati. Qualora un file con lo stesso nome esistesse gi, verrebbe scritto nuovamente.

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Manuale base

Visualizza archivio immediatamente

Intestazione1, 2 e 3 Intestazione colonne Bordo

Viene lanciato il programma per la visualizzazione dellarchivio HTML appena creato. In questo modo si vede immediatamente il risultato dellesportazione. E bene ricordarsi che i browser Netscape e MS-Explorer usano un meccanismo di cache dei documenti. Quando si effettua lesportazione una seconda volta possibile che si veda ancora la versione precedente se non si preme sul bottone aggiorna del browser. Lintestazione che viene scritta prima dei dati, utilizza un carattere pi grande per lintestazione 1 e pi piccolo per la due e la 3. Se nella Tabella si devono riportare le intestazioni colonne. Se la Tabella deve avere un bordo visibile.

3.9

Collegamento con altri programmi


Collegandosi tramite DDE con altre applicazioni si risparmia tempo e si assicura la consistenza dei dati tra i documenti. Stabilire un collegamento tra una cella di una tabella e, ad esempio, un foglio di Excel, implica che ogni modifica effettuata in una tabella sar automaticamente riportata in Excel. I metodi di collegamento descritti sotto si riferiscono alle versioni di Microsoft Word e Microsoft Excel 97. Se si possiedono altre versioni dei programmi necessario consultare le documentazioni delle singole applicazioni.

3.9.1

Collegamento con Microsoft Word Per creare un collegamento con Microsoft Word necessario:

Aprire la cartella contenente linformazione che si vuole utilizzare. Passare a Word ed aprire il documento in cui si vuole creare il collegamento. Posizionarsi nel punto in cui si desidera far apparire linformazione. Dal menu Inserisci selezionare il comando Campi, Word visualizza una finestra di dialogo in cui bisogna selezionare e inserire le informazioni necessarie al collegamento. Scegliere il tipo di campo Collegamento e listruzione Testo. Nellarea Codice Campo inserire: BANWIN DATA, il nome file della cartella, il nome della tabella, il numero di riga e lintestazione della colonna. Ad esempio, se si desidera collegare il primo numero di conto della cartella Contabilit salvata sul file conta.ac2, il testo da digitare nellarea codice : BANWIN DATA conta.ac2; Conti; 1; Conto. Attivare nelle opzioni, visualizzazione, in modo che siano visibili i codici di campo. Nello spazio campo, cambiare la parola COLLEGAM con DDE (Word non permette di specificare immediatamente la parola DDE quando si inserisce il campo). Disattivare nellopzione la visualizzazione dei codici di campo. Nel menu Modifica, Collegamenti, aggiornare il collegamento creato.

Infatti:
BANWIN e DATA conta.ac2 Conti 1 Conto

sono parole chiave per il collegamento. il nome file della cartella. il nome della tabella. la riga da cui si vuole estrarre il dato. lintestazione della colonna.

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37

Le parole chiave BANWIN e DATA sono separate tra loro da uno spazio; le altre informazioni sono separate da un punto e virgola (;). Confermando le scelte effettuate, nel documento di Word appare linformazione richiesta. La pressione dei tasti Maiusc+F9 o il comando Codice campo, menu Vista, mostra il codice usato da Word per mantenere il collegamento. Il comando Collegamenti e la parola chiave Collegam, sono relative alle versioni in Italiano dei programmi; per le versioni in altre lingue occorre consultare le documentazioni specifiche delle singole applicazioni. Per inserire rapidamente pi collegamenti:

Visualizzare il codice di collegamento (modificato con DDE), comando Codice campo, menu Mostra o Maiusc+F9. Selezionare e duplicare la riga. Modificare opportunamente il testo del collegamento (ad esempio, cambiare il numero di riga o lintestazione della colonna). Dal menu Modifica, scegliere Collegamenti. Word elenca i collegamenti presenti nel documento e le operazioni effettuabili: selezionare il collegamento appena inserito o premere il pulsante Aggiorna. Attivando di nuovo il comando Codici campo, viene visualizzata linformazione richiesta.

3.9.1.1 Aggiornamento dati in Word:

Se, dopo aver creato i collegamenti, si modificano i dati della cartella, per aggiornare le informazioni in Word occorre:

Selezionare il comando Collegamenti dal menu Modifica. Scegliere con il mouse il collegamento da aggiornare.

Premere il pulsante Aggiorna. Se sono state compiute numerose modifiche conviene chiudere il documento di Word, riaprirlo e rispondere affermativamente alla richiesta di collegare automaticamente il documento con le applicazioni esterne a Word. 3.9.2 Collegamento con Microsoft Excel Per creare un collegamento con Microsoft Excel:

I punti 1-2-3 sono analoghi a quelli per la creazione di collegamenti con Microsoft Word. Nella cella dExcel, in cui si desidera far apparire linformazione o sulla barra di modifica, occorre digitare: =BANWIN|DATA! nomefile.ac2; nometabella; nriga; nomecolonna.

Infatti:
nomefile.ac2 nometabella nriga

il nome file della cartella da cui prendere i dati. il nome della tabella. il numero della riga in cui si trova linformazione. Il numero riga pu essere anche selezionato: per esempio se si vuole la riga in cui la colonna Conto uguale a 1000 si specifica conto=1000". lintestazione della colonna.

nomecolonna

Notare i separatori tra le varie componenti della frase:

= allinizio. | tra BANWIN e DATA. ! dopo DATA.

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Manuale base

(apice) prima del nome file. ; (punto e virgola) tra nomefile, NomeTabella, nriga e nomecolonna. (apice) per terminare la frase. Confermando con Invio la frase digitata, nella cella appare linformazione richiesta. Per inserire rapidamente pi collegamenti:

Creare un collegamento con una cella come descritto nella sequenza precedente. Copiare la cella ed incollarla dove si desidera creare un altro collegamento. Modificare la frase di collegamento dalla barra di modifica con le coordinate della nuova cella. Confermare le modifiche con Invio.

3.9.2.1 Aggiornamento dati in Excel:

La procedura analoga a quella descritta per i documenti di Word:


Selezionare il comando Collegamenti dal menu File. Scegliere con il mouse il collegamento da aggiornare.

Premere il pulsante Aggiorna. Anche in questo caso, se sono state effettuate varie modifiche nella contabilit, conviene chiudere il foglio di Excel; la domanda che viene posta quando lo si riapre, se si desidera ripristinare i collegamenti remoti. Premendo il tasto OK si otterr laggiornamento dei dati.

3.10 Stampare
Per stampare le pagine della tabella attiva si pu fare clic sul pulsante Stampa oppure selezionare il comando Stampa nel menu File: si pu stampare una singola pagina, un numero di pagine a propria scelta o solo alcune righe selezionate. I documenti possono essere suddivisi in pagine con il comando Cambio pagina nel menu Formato. Le caratteristiche delle pagine di stampa, ad esempio, i margini, le intestazioni, la griglia, i numeri di pagina e di riga, ecc. si definiscono nella finestra di dialogo Imposta pagina che si apre dal menu File. 3.10.1 Impostare una pagina di stampa Si possono definire le opzioni con cui si desidera stampare, esse riguardano: le intestazioni, i margini, la data, lora, i numeri di pagina, e la griglia. Per confermare le scelte occorre fare clic sul pulsante OK. Attenzione, limpostazione della pagina propria della Vista che si sta usando. Se si modifica, limpostazione di stampa riguarder solo la Vista attiva. Per ogni Vista bisogna modificare le impostazioni.

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Le opzioni impostazione pagina (proprie della Vista)

Le intestazioni:
Intestazione 1

Intestazione 2

Viene visualizzato il titolo della finestra attiva nel momento in cui si selezionato il comando. Il titolo modificabile ed apparir a sinistra nella pagina di stampa. E possibile inserire un altro testo che verr stampato nella parte destra della pagina di stampa.

Margini In questarea si possono impostare i margini della pagina di stampa. Lunit di misura il centimetro. Opzioni di stampa Facendo clic sui quadratini accanto ad ogni opzione possibile dotare la propria stampa di data, ora, numero di pagina, griglia, ecc. Intestazione applicazione il testo che viene immesso nei Dati base menu Opzioni.
Intestazione tabella Intestazione colonne Testo applicazione

il testo che viene immesso nella finestra di Imposta pagina nel menu File (Intestazione 1 e Intestazione 2). lintestazione delle varie colonne della tabella. Il testo che viene assegnato automaticamente dal programma alla tabella. Questo testo non modificabile dallutente. Per esempio, se si stampa una Scheda conto verr stampato Scheda Conto: CASSA. Serve a numerare le pagine.

Numeri pagina

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Manuale base

Ora stampa Data stampa Numero riga Griglia Pagina orizzontale Percentuale zoom di stampa Riduci alla larghezza

Consente di stampare lora. Consente di stampare la data. Si attiva per dotare ogni riga di un numero progressivo. Si pu stampare la griglia come nella visualizzazione. Per stampare il foglio in orizzontale. Consente di aumentare o diminuire, in base alla percentuale, la dimensione dei caratteri da stampare. Se delle colonne oltrepassano la larghezza del foglio il programma rimpicciolisce (riduce lo zoom) la stampa in modo che tutte le colonne vengano stampate correttamente sul foglio.

3.10.2 I comandi formato Permettono di scegliere per una o pi righe contemporaneamente lo stile da usarsi.

Selezionare le righe a cui si desidera cambiare lo stile Scegliere dal menu Stile lo stile desiderato

Stile predefinito Per tutta la cartella vi uno stile predefinito. Quando si aggiunge una nuova riga viene usato questo stile. Per cambiare lo stile predefinito.

Assegnare ad una riga lo stile che si vuole.

Scegliere Questo Stile come predefinito nel menu Formato. Tutte le righe con lo stile predefinito saranno visualizzate nel nuovo stile scelto. 3.10.3 Calcola altezza riga I campi possono avere come attributo lallineamento testo su pi righe e quindi far in modo che i testi vengano visualizzati su pi righe. Il programma calcola per ciascuna riga il numero di righe necessarie per visualizzare tutto il testo. Nelle opzioni di visualizzazione dati delle colonne deve essere attivato lattributo allinea testo su pi righe. Se questa opzione non attivata, i testi lunghi non possono essere visualizzati su pi righe. Il ricalcolo dellaltezza delle righe avviene su comando. C il comando che opera sulle righe selezionate e quello che opera su tutte le righe della tabella. 3.10.4 Il comando cambio pagina In qualsiasi parte del documento in cui ci si trovi possibile inserire un cambio pagina. Fare in modo cio che in stampa, prima della riga, la stampante inizia a stampare su un nuovo foglio. Occorre:

Posizionarsi con il cursore sulla prima riga della nuova pagina da creare. Aprire il menu Formato.

Selezionare il comando Cambio pagina. A questo punto il cambio pagina effettuato a partire dalla posizione del cursore, cio la pagina finisce sulla riga precedente a quella in cui posizionato il cursore. Rimozione cambio pagina: Se ci si posiziona sulla riga con un cambio pagina e si impartisce il comando cambio pagina questo viene rimosso.

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3.10.5 Stampa Con il comando stampa del menu File si stampa il contenuto della tabella. Per stampare le pagine del documento attivo sufficiente inserire il numero della pagina iniziale e di quella finale nelle rispettive aree.

La finestra stampa

Numeri pagina Percentuale zoom Riduci alla larghezza Solo righe selezionate

Tutto in bianco e nero Anteprima Imposta pagina

Si inseriscono i numeri delle pagine che si desiderano stampare oppure si lascia vuoto per stampare tutto. Consente di aumentare o diminuire, in base alla percentuale, la dimensione dei caratteri da stampare. possibile ridurre la dimensione dei caratteri da stampare alla larghezza totale della pagina. Se nella tabella vengono selezionate delle righe questa opzione diventa automaticamente attiva. Se non viene disabilitata, vengono stampate solo le righe selezionate. Stampa in bianco e nero. Viene mostrato a video unanteprima della stampa. Consente di fare delle modifiche allimpostazione pagina per la Vista attiva. E qui che si stabilisce se la stampa deve avvenire in orizzontale o in verticale. Il pulsante richiama la finestra Impostazione Stampante di Windows: le scelte effettuate sono valide solo per la sessione attuale; le modifiche permanenti devono essere inserite tramite il pannello di controllo di Windows. La stampa orizzontale o verticale viene invece impostata nel Formato Pagina ed propria di ogni Vista.

Imposta stampante

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Funzioni contabili di base


Questo un capitolo fondamentale per la comprensione e luso del programma. E opportuno leggerlo con la massima attenzione in quanto vengono spiegate funzionalit e concetti basilari. I conti e il piano dei conti Come impostare i conti e il piano dei conti.
I totali nel piano dei conti La gestione IVA I centri di costo Il blocco registrazioni Ordinare le registrazioni per data Ricopiare la data e il numero documento Numerazione automatica Ripresa righe memorizzate

Uso delle colonne Gruppo e GR per fare dei totali o sottototali. La tabella IVA, le colonne IVA allinterno della tabella movimenti e il riassunto IVA. Come si usano e a cosa servono, come definirli e registrarli. Per impedire che vengano modificate le registrazioni. Per mettere le registrazioni in sequenza crescente di data. Per ricopiare il valore immesso nella registrazione precedente. Per numerare progressivamente i documenti. Per riprendere le registrazioni standard.

4.1

Il piano dei conti


Per fare la contabilit si scrivono delle registrazioni, vale a dire dei movimenti contabili. Ogni movimento contabile costituito da almeno una data, una descrizione ed un importo. La contabilit non una semplice annotazione dei movimenti contabili (prima nota) perch gli importi delle registrazioni vengono raggruppati e totalizzati nei conti (o categorie). Con la contabilit non solo si ha lelenco dei movimenti, ma si hanno anche i movimenti raggruppati e totalizzati secondo conti e categoria.

Il piano dei conti

Il piano dei conti quasi sempre diverso da ditta a ditta. Vi sono esigenze diverse. Si usano numerazioni e conti diversi. Si usa anche sommare i conti secondo sistematiche e punti di vista differenti. Nelle diverse nazioni si abituati a un certo tipo di piano dei conti, a una certa sistematica e sembra quasi esistere solo quella.

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Non vi sono solo differenze fra nazioni, ma molte volte ci si scopre a voler cambiare la disposizione del piano dei conti, durante lanno contabile, per le nostre mutate esigenze; pertanto deve essere possibile cambiare senza dover rifare la contabilit. Si talmente abituati a sommare i conti attivi, i conti passivi e si perde di vista il fatto che alla base della contabilit doppia vi un meccanismo di calcolo molto potente. Per ottenere i totali e le somme si devono creare dei gruppi. Tramite la colonna GR si indica per ogni conto a quale gruppo appartiene. Il programma ricalcola automaticamente i totali in base alla classificazione fatta. Anche i gruppi possono essere sommati in altri gruppi, sempre indicandolo nella colonna GR. In questo modo si possono creare gruppi e sottogruppi praticamente in modo illimitato. Questo sistema di somma dei saldi in gruppi in sintonia con i concetti della contabilit doppia, ne sfrutta pienamente i meccanismi, ma pu risultare a prima vista pi difficile da comprendere. Una volta capiti i concetti e la sistematica che sta alla base ci si trova con uno strumento molto potente a disposizione. Qui di seguito verranno ripetuti pi volte i medesimi concetti, sperando che questo possa servire a una pi facile comprensione degli stessi. Nel piano dei conti ci possono essere tre tipi di righe. Le righe dei conti: hanno una sigla conto (numero conto) nella colonna conto. Le righe di gruppo (totali): hanno una sigla gruppo (numero di gruppo) nella colonna gruppo. Le righe vuote: nella colonna conto e in quella gruppo si usano come righe di titoli o dannotazione. Come conto/gruppo si possono usare sia numeri che nomi o la combinazione dei due. E molto pi facile prendere un esempio/modello gi esistente e studiarlo, modificarlo che non creare un piano dei conti dal nulla. 4.1.1 Il conto (colonna conto) Le righe con i conti hanno un numero/nome di conto nella colonna conto. Questo numero di conto viene poi usato nelle registrazioni, in modo che gli importi vengono addebitati/accreditati sul conto. Linsieme dei conti, elencati in maniera logica e sistematica formano un piano dei conti. Per la numerazione si usa normalmente uno schema contabile riconosciuto, che pu variare da nazione a nazione o secondo le esigenze del settore dattivit. Ad ogni conto viene attribuito un codice o numero che diventa poi il riferimento per il conto stesso. E pi preciso utilizzare il codice che non specificare il conto con tutta la sua descrizione. 4.1.2 La colonna GR Nella colonna GR si indica il nome di un gruppo in cui i saldi di questa riga devono essere sommati. Su una riga di conto nella colonna GR si indica in che gruppo questo conto viene sommato. Su una riga di gruppo nella colonna GR si indica in che gruppo questo gruppo viene sommato. In questo modo la colonna GR serve sia per i conti che per i gruppi. 4.1.3 I gruppi (colonna gruppo) Le righe con i gruppi hanno una sigla gruppo (numero/nome) nella colonna relativa. Per totalizzare un conto in un gruppo si indica nella colonna GR della riga del conto, la sigla del gruppo in cui questo deve essere sommato. Evidentemente il primo passo quello di creare dei gruppi per il totale attivi, passivi, costi, ricavi e indicare nei vari conti (alla colonna GR) in che gruppo il conto deve essere sommato. Successivamente si crea il gruppo utile/perdita di bilancio dove vengono raggruppati/totalizzati i gruppi attivo e passivo. Sommando attivi e passivi assieme si ottiene lutile/perdita.

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Funzioni contabili di base

Per ottenere totali intermedi (liquidit, Immobilizzazioni, ecc..) bisogna creare i gruppi intermedi appositi. I conti vengono quindi raggruppati in questi gruppi che a loro volta vengono raggruppati negli attivi. Come creare un gruppo Per creare un gruppo basta inserire una riga e indicare nella colonna Gruppo il numero/nome/sigla del gruppo e nella colonna descrizione, la descrizione di questo gruppo. Come totalizzare in un gruppo Nella colonna GR si indica la sigla del gruppo nel quale i saldi della riga vengono sommati. Per sommare un conto nella liquidit (gruppo 100) si inserisce nella colonna GR di questo conto il numero 100. Per sommare il gruppo Liquidit nel gruppo Totale sostanza circolante (Gruppo 10) si inserisce nella colonna GR del gruppo 100 (liquidit) il numero 10. Per sommare il gruppo Totale sostanza circolante nel gruppo Attivi (Gruppo 1) si inserisce nella colonna GR del gruppo Totale sostanza circolante il numero 1. Numerazione e posizione libera Si pu usare qualsiasi sigla o numerazione, sia per i conti che per i gruppi. Nellesempio precedente stata usata una numerazione sistematica (100, 10, 1), ma si possono usare lettere o numeri indistintamente senza alcuna relazione. Per ottenere i totali non importante la posizione del gruppo. Il gruppo pu precedere il conto, seguirlo e non avere nessuna relazione con questo. Il programma calcola i totali solo sulla base del contenuto della colonna GR e indipendentemente dalla posizione in cui un gruppo si trova allinterno del piano dei conti. Errore di ricorsione Se nellesempio precedente, il gruppo 10 Totale sostanza circolante invece di sommarlo nel gruppo 1 (colonna GR), lo si somma nel gruppo 100 (liquidit), vi sar un errore di ricorsione infinita. Il programma somma prima i conti nel gruppo 100, poi il 100 nel gruppo 10. Poi, qui sta lerrore, somma il gruppo 10 nel gruppo 100 e di nuovo il gruppo 100 nel gruppo 10, di nuovo il gruppo 10 nel gruppo 100 e cos via andrebbe allinfinito. Il programma invece rileva lerrore e indica che vi una ricorsione infinita. Ricalcolare i totali (F9) Il programma aggiorna automaticamente i saldi dei conti, ma non i totali. Per avere i totali aggiornati si deve usare il comando ricalcola totali (F9). 4.1.4 Disporre il piano dei conti Il piano dei Conti contenuto nella tabella Conti . Nella tabella Conti si definiscono i conti da usare nella contabilit, i gruppi ed i sottogruppi nel quale fare i totali. La Riga Nella tabella Conti, ogni conto o gruppo occupa una propria riga della tabella. La distinzione fra gruppo o conto avviene sulla base della colonna che contiene il numero del conto o del gruppo. Il conto La sigla del conto si trova nella colonna conto.
Il gruppo

La sigla del gruppo si trova nella colonna gruppo. In questo modo molto semplice disporre il piano dei conti. Basta aggiungere o inserire una riga e immettere il numero di conto o gruppo e la relativa descrizione. Una riga un conto o un gruppo. Non possibile inserire sulla stessa riga sia un numero di conto che di gruppo.

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4.1.5

Creare dei totali nel piano dei conti I conti possono essere totalizzati in un gruppo. Per totalizzare un conto in un gruppo necessario principalmente che il gruppo esista, se non esiste si deve aggiungerlo.

La colonna Gruppo Contiene la sigla che vogliamo dare al gruppo. Se vuoto non una riga di gruppo. La colonna GR Mettervi il numero di gruppo nel quale questa riga deve essere sommata. Totalizzare un gruppo Come per un conto, immettere nella colonna GR di questo sottogruppo il nome del gruppo nel quale deve essere sommato. Totalizzare un sottogruppo Non vi distinzione fra gruppo e sottogruppo 4.1.6 Totalizzazione libera Come si appena visto, per sommare conti o gruppi in livelli superiori, si deve usare la colonna GR indicandovi il gruppo di livello superiore dove sommare. Questo modo di creare dei totali molto potente e lascia estrema libert. Nello stesso gruppo possono essere totalizzati sia i conti che i gruppi. Si possono creare fino a 100 livelli di totalizzazione, questo in pratica superiore a qualsiasi esigenza concepibile. Si possono usare come numeri di conto o gruppo dei numeri o anche dei testi o la combinazione dei due. La lunghezza massima di un numero di conto o gruppo di 256 caratteri. 4.1.7 Usare la totalizzazione per la contabilit doppia Nella tabella Conti ci sono i conti della contabilit e lo schema riassuntivo di Bilancio e Conto Economico. La contabilit in partita doppia si basa su un concetto molto semplice e lineare: Attivi + Costi = Passivi + Ricavi per cui Utile = Attivi - Passivi = Ricavi - Costi Creando diversi livelli di gruppi nella tabella Conti viene costruito il piano dei conti comprensivo di Bilancio e Conto Economico. E possibile evidentemente fare degli errori e magari dimenticare di sommare un conto o un gruppo. Questo non per un problema in quanto la contabilit doppia stata proprio pensata (nel 1300 quando non cerano i computer) per consentire un immediato controllo di quadratura. Per la quadratura sufficiente sommare fra di loro Attivi e Costi con Passivi (in negativo) e Ricavi (in negativo) e se non risulta 0 vi un errore. Lutile di bilancio si ottiene sommando Attivi e Passivi (in negativo), rispettivamente lutile di conto economico si ottiene sommando Costi e Ricavi (in negativo). Sommando fra di loro lutile di Bilancio con lutile di conto Economico deve quindi risultare 0. Pertanto c sempre il controllo della quadratura. Per avere uno schema che consenta i totali per la contabilit doppia e il controllo della quadratura dobbiamo quindi creare questi gruppi. Attivi Dove vengono raggruppati/totalizzati i conti Attivi
Passivi Utile/Perdita di bilancio

Dove vengono totalizzati i conti Passivi Dove viene totalizzato il gruppo Attivi e quello Passivi (negativo).

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Funzioni contabili di base

Costi Ricavi Utile/Perdita di Conto Economico

Se limporto positivo si ha un utile (gli Attivi sono maggiori dei Passivi ), se negativo si ha una perdita (I Passivi sono maggiori degli Attivi). Dove vengono totalizzati i conti Costi. Dove vengono totalizzati i conti Ricavi. Dove viene totalizzato il gruppo Costi e quello Ricavi (negativo). Se limporto in negativo si ha un utile (i ricavi sono maggiori dei costi), se positivo si ha una perdita (i Costi sono maggiori dei Ricavi). Dove totalizziamo lUtile/Perdita del Bilancio con lUtile Perdita del Conto Economico. Se limporto non 0 (vuoto) vuol dire che vi una differenza di quadratura.

Quadratura

La tabella totali

Questo schema visibile nella tabella Totali della Contabilit che da appunto un riscontro immediato sui totali della stessa. Nella tabella conti si possono facilmente aggiungere dei gruppi per ottenere dei totali intermedi, oppure, si pu seguire un altro ordine in modo da ottenere lutile lordo o separare le entrate aziendali da quelle immobiliari. Limportante saper sfruttare pienamente la caratteristica della contabilit doppia che consente un facile controllo della quadratura. Una volta familiarizzato con questo semplice meccanismo, tutti possono adattare e creare lo schema che pi corrisponde alle proprie esigenze. 4.1.8 I totali devono essere aggiornati con F9 Ogni volta che viene immesso un movimento contabile, il programma aggiorna il saldo del conto, ma non aggiorna il totale dei gruppi. Per riaggiornare i totali, bisogna utilizzare il tasto F9 che ricalcola i totali nel piano dei conti. 4.1.9 Ricontrollo contabilit (Maiusc+F9) Se si inseriscono conti dopo aver gi inserito registrazioni su questi conti vi sono certamente delle differenze. Per eliminarle procedere con il comando ricontrolla contabilit (Maiusc+F9). Usare il comando ricontrolla contabilit ogni qual volta si hanno dei dubbi. Se ci sono errori o differenze il programma provveder ad avvisare.

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4.1.10 Prospetti esterni Parallelamente al creare i gruppi nel piano dei conti, si possono creare degli schemi di raggruppamento esterni (Prospetti). Con dei prospetti esterni si raggruppa il piano dei conti contemporaneamente secondo schemi e esigenze diverse. Si pu, per esempio, raggrupparlo secondo lo schema del bilancio Europeo oppure secondo quello Americano. Nei prospetti esterni vengono definiti solo i gruppi. Con il calcola prospetto, il programma riordina e totalizza i conti secondo lo schema (Prospetto) predisposto.

Un prospetto esterno

4.2

La gestione dellIVA integrata nella contabilit


Gli importi delle transazioni soggette ad IVA sono solo per la parte netta dei ricavi. Si deve infatti calcolare limporto dellIVA e registrare questo non come ricavo ma come un debito verso lerario. Le ditte che sono soggette ad IVA devono presentare dei resoconti specifici con dei raggruppamenti che non corrispondono sempre alle esigenze contabili (percentuali ecc..). Con una qualsiasi contabilit doppia o altro schema contabile si pu registrare senza problemi lIVA, premesso che il movimento venga scomposto manualmente su pi righe. Per evitare il lavoro manuale e facilitare il lavoro amministrativo sono stati creati dei meccanismi per cui le registrazioni delle transazioni soggette ad IVA vengono trattate in maniera automatica. Lautomatismo della registrazione IVA risponde a due esigenze:

Separare contabilmente la parte di costo o di ricavo per la ditta e per la parte IVA il credito o il debito verso lerario. Ottenere dei resoconti IVA per facilitare lautodichiarazione della stessa ed essere presentata a scadenze regolari. 4.2.1 La scomposizione contabile dellIVA LIVA una tassa concettualmente semplice, per ogni vendita si applica una percentuale dimposta che viene riscossa per conto dello stato dal venditore, il quale la riverser successivamente allo Stato. Il venditore per ogni vendita effettuata deve calcolare e separare limposta (lIVA) e al momento opportuno versare il totale della stessa allo stato. In pratica si tratta, per ogni vendita soggetta ad IVA, di mettere limporto al netto sul conto vendite e limporto IVA su di un conto IVA, quindi un conto di debito verso lerario.

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Funzioni contabili di base

La tipica registrazione di una vendita con IVA al 10% la si pu esprimere contabilmente in questo modo: Cassa dare Fr. 1100.Vendite avere Fr. 1000.Credito IVA avere Fr. 100.Il venditore pu in certi casi dedurre lIVA che ha pagato sugli acquisti o sui costi, quindi nel suo interesse annotare contabilmente gli importi IVA da dedurre. In caso di acquisto necessario registrare il costo in un conto e la parte IVA da dedurre registrarla come un credito verso lerario. La tipica registrazione di un acquisto con IVA al 10% la si pu esprimere contabilmente in questo modo: Cassa avere Fr. 1100.Acquisti dare Fr. 1000.Debito IVA dare Fr. 100.4.2.2 Il tipico resoconto IVA A scadenze regolari si deve presentare al fisco un resoconto IVA. Le modalit di presentazione variano non solo da paese a paese, ma anche in base alle dimensioni e alla tipologia della ditta. Per la presentazione si utilizzano formulari appositi che possono variare sensibilmente anche molto spesso. In ogni paese vi sono dei punti fermi comuni in ogni dichiarazione IVA:

La suddivisione fra IVA da versare e lIVA che si pu dedurre La suddivisione fra gruppi di percentuali IVA La suddivisione per tipologie di transazioni IVA La necessit di stampare un giornale di tutte le transazioni soggette ad IVA La necessit di avere dei resoconti per periodo

4.2.3

La tabella dei codici IVA Con la tabella Codici IVA si definiscono dei codici con delle opzioni per ciascun codice, in modo che la contabilizzazione e i resoconti IVA vengano effettuati in modo automatico.

La tabella dei Codici IVA

In particolare nella tabella IVA vengono definiti:

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Il codice IVA La Descrizione Da versare

Un qualsiasi testo o numero che viene poi usato nella tabella Registrazioni. Serve a spiegare il codice e le caratteristiche. E unopzione fondamentale. Indica, quando si immette (SI), unIVA da versare. Quando la cella vuota, si tratta di unIVA recuperabile. In base a questa opzione cambia completamente il riassunto IVA e la registrazione contabile. Indica se limporto del movimento contabile deve essere inteso comprensivo dIVA (lordo) o al netto della stessa. Se non c nessuna indicazione, sintende che limporto della registrazione comprensivo dIVA. Se si mette Si significa che limporto considerato al netto. Indica quale percentuale IVA deve essere applicata. Indica se la percentuale IVA riferita allimporto netto (normale) o a quello lordo (quando c il Si). Si usa in casi particolari (Aliquote forfetarie) . Indica in quale conto della contabilit deve essere registrata la parte IVA. Vi sono delle registrazioni particolari che il programma potrebbe interpretare come sbagliate, ma che in effetti sono giuste. Per evitare che il programma segnali un errore, in questi casi mettere Si in questa colonna.

Netto

%IVA %Lordo

Conto IVA Non avvisare

Aggiungere una nuova percentuale Se si cambia la percentuale IVA di un codice, utilizzato nelle registrazioni, con il successivo ricalcolo tutte queste registrazioni (se non sono bloccate) saranno ricalcolate con la nuova percentuale. Se viene introdotta una nuova percentuale IVA, non cambiate la percentuale Iva di un codice esistente, ma aggiungetene un altro con la nuova percentuale. 4.2.4 Le colonne IVA nel piano dei conti Quando si inserisce una registrazione con IVA si deve anche specificare la partita IVA (numero) della controparte (quello attribuito dallamministrazione fiscale). Per far questo vi una colonna apposita nella tabella registrazioni. E possibile inserire ad un conto, nel piano dei conti, la partita IVA corrispondente ed il programma lo riprende automaticamente nel riassunto Iva, senza doverlo riscrivere ogni volta. La partita IVA si usa normalmente per i conti debitori/creditori oppure quelli CCTerzo. I conti CCTerzo sono quelli preceduti da un punto e virgola ; e sono trattati come centri di costo. Si veda il capitolo apposito relativo ai centri di costo. 4.2.5 Le colonne aggiuntive IVA nella tabella registrazioni Quando si crea una contabilit con lopzione IVA, oltre alla tabella Codici IVA, nelle registrazioni vengono aggiunti i seguenti campi.

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Funzioni contabili di base

Le registrazioni con le colonne IVA (vista completa)

Codice IVA %IVA

Si deve immettere un codice presente nella tabella Codici IVA. La percentuale IVA applicata. Ripresa in automatico dalla tabella Codici IVA. Se lIVA da dedurre, questa percentuale viene indicata in negativo. E limporto IVA registrato nellapposito conto IVA. La stessa non sempre corrisponde allimporto IVA. Nel caso in cui gli importi IVA sono deducibili solo parzialmente, limporto IVA e quello che si trova in questa colonna sono diversi.

IVA Contab.

Campi IVA visibili con la vista IVA completa


%Eff.

%CC

Imponibile Importo IVA Cto.IVA %NonDed.

Partita IVA

Il programma calcola la percentuale riferita allimporto netto. E diversa dalla percentuale normale quando questultima riferita allimporto lordo. Nel caso in cui limporto al netto di un pagamento effettuato con la carta di credito, si immette, in questa funzione, la percentuale della trattenuta della Carta di Credito. Il programma calcola automaticamente gli importi lordi e lIVA, tenendo conto dellimporto trattenuto per la carta di credito. E limporto della transazione imponibile IVA. Viene calcolato automaticamente. E limporto IVA della transazione. Viene calcolato automaticamente. E il conto sul quale viene registrata lIVA. Viene ripreso automaticamente dalla tabella Codici IVA. La percentuale non deducibile. Nel caso in cui non tutto limporto IVA deducibile, si deve immettere la relativa percentuale di indeducibilit. In base allimporto IVA e a questa percentuale, verr calcolato limporto IVA Contabile. Il codice o numero IVA del cliente o fornitore. E un testo libero. Limmissione di questo codice viene richiesto in molte legislazioni.

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4.2.6

La registrazione dellIVA Durante la registrazione dellIVA non si deve fare altro che abbinare alla registrazione il codice IVA opportuno. Per una spiegazione di come gli importi IVA vengono registrati nei conti, bisogna far riferimento al manuale specifico delle singole applicazioni (per la contabilit doppia nel manuale della contabilit doppia). Riprende la percentuale e calcola limporto IVA tenendo conto dellopzione netto Scompone limporto nelle componenti IVA lordo, IVA Netto, Importo IVA Riprende il conto IVA e Registra nei conti specificati nella registrazione e nel conto IVA gli importi relativi Segnala se vi sono errori o avvisa in caso di registrazione o parametri di dubbio Nella tabella Registrazioni appare una vista IVA Completa. Quando si usa questa vista si possono vedere tutte le colonne che concernono lIVA. Per usare una percentuale diversa o registrare su di un conto diverso lIVA, bisogna quindi creare un apposito codice nella tabella Codici IVA.

4.2.6.1 Storno operazioni IVA

Quando si fa una registrazione di storno soggetta ad IVA, bisogna anche invertire la registrazione dellIVA. Per fare questo sufficiente far precedere al codice IVA il segno meno (invece di V10 fare -V10). Il programma provveder a registrare in modo inverso da come registra normalmente. Quindi se normalmente registra in dare lIVA, la rettifica verr registrata in avere. LIVA pu essere dovuta e rimborsabile. Nel riassunto IVA, limporto della stessa figura nellapposita colonna dovuta o rimborsabile. Se il codice IVA viene messo al negativo, limporto figurer sempre nella medesima colonna (Dovuta o rimborsabile), ma con il segno negativo. Questo della diminuzione appunto il senso del mettere il codice IVA in negativo. Sconti e ribassi Gli sconti e i ribassi sulle fatture devono normalmente essere segnalati a parte sulla dichiarazione IVA. Per questo non si deve utilizzare il codice al negativo, ma creare un codice IVA specifico per questo uso.
4.2.6.2 IVA non deducibile completamente

Quando nelle registrazioni si attiva la vista IVA Completa si nota la colonna %non ded che significa percentuale non deducibile. Vi sono dei casi in cui lIVA sugli acquisti o sui costi non deducibile integralmente. Dallimporto IVA effettivamente pagato, una certa percentuale non deducibile. Per esempio, se limporto IVA di Fr. 100.-, ma il fisco ne riconosce come deducibile solo Fr. 25.-, si dovr specificare la %non ded di 75 e nella colonna IVA contabile il programma calcoler automaticamente Fr. 25.-. Questo importo quello che verr effettivamente registrato in contabilit e utilizzato nel resoconto IVA.
4.2.6.3 IVA su transazioni pagate con carta di credito

Quando nelle registrazioni si attiva la vista IVA Completa, si vede la colonna %CC che significa percentuale carta di credito. Qui viene spiegato il funzionamento, ma si prega di verificare se la propria legislazione non preveda un trattamento diverso per le vendite incassate tramite la carta di credito. Si tratta di casi contabilmente complessi.

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Funzioni contabili di base

Per esempio, una vendita di Fr. 1000.- (netto) soggetta ad IVA del 10% (totale Fr. 1100.-) viene pagata tramite carta di credito. Limporto lordo comprensivo dIVA di Fr. 1100.-. Lagenzia relativa allemissione della carta di credito deduce una commissione del 5% (% ipotetica) sullimporto di Fr. 1100.- (Fr. 55.-); pertanto, versa sul conto bancario solo limporto Fr. 1045.-. Limporto di Fr. 55.- una commissione finanziaria che normalmente non soggetta ad IVA, per cui risulta in realt che allerario sono dovuti Fr. 100.- e limporto da registrare nella dichiarazione IVA di Fr. 1000.-. Per registrare correttamente si deve procedere nel modo seguente: Vendita avere 1000.Banca dare 1045.Commissioni carta di credito dare 55.IVA Erario Avere 100.Questo comporta, come si nota, la presenza di 4 righe di registrazioni. Per evitare questo possibile utilizzare la colonna apposita %CC dove si registra la percentuale del 5%. Nel conto dare si registra la banca e in avere il conto vendite e come importo Fr. 1045.Il programma ricostruisce automaticamente la transazione e gli importi dellIVA e registra nel conto banca Fr. 1045.-, nel conto IVA Fr. 100.- e lincasso netto effettivo della ditta, nel nostro esempio Fr. 945.- (Fr. 1000 meno la commissione di Fr. 55.-) del conto vendite.
4.2.6.4 Altri dati IVA per la registrazione

Il programma mette a disposizione la colonna partita IVA dove si pu immettere la partita IVA del destinatario o di chi ha emesso la fattura. Se vi fosse la necessit di mettere altri dati, basta aggiungere una colonna apposita (menu dati, disponi campi) e usare la nuova colonna. 4.2.7 IVA pagata allimportazione Quando si importa merce si deve pagare lIVA direttamente alla dogana. Se il valore della merce 1000 e lVA del 10% si paga 100.- con la Cassa. Dalla cassa escono 100. Se si registra questo 100 e si applica il codice IVA verr registrato solo il 10% di 100. Si deve invece registrare limporto lordo di 1100.- e usare sia in dare che in avere il medesimo Cassa con il codice IVA del 10%. Verificate la registrazione e vedrete che la cassa verr addebitata di 100.- e che nella dichiarazione IVA figura limporto al lordo di 1100.- e lIVA di 100.-. Questa registrazione un p anomala, ma rappresenta il modo giusto per registrare lIVA pagata immediatamente allimportazione. 4.2.8 IVA con metodo forfetario Vi sono delle nazioni dove vige un sistema di calcolo forfetario con aliquote speciali. Per la fatturazione si usa laliquota IVA abituale. Mentre per il calcolo del dovuto allerario si usa unaliquota ridotta, ma senza dedurre lIva sugli acquisti. Limporto da pagare si calcola applicando la percentuale alla cifra daffari. La percentuale forfetaria si applica allimporto gi comprensivo dIVA (quello effettivamente incassato).
4.2.8.1 Registrazione senza scorporo

E il modo pi semplice in quanto contabilmente lIVA viene registrata solo quando viene pagata e non per ciascuna transazione. Si definisce un codice IVA con percentuale IVA zero (0%). Quando si registra la vendita, si inserisce questo codice. A fine periodo, si richiede il riassunto IVA e si ha il totale della cifra daffari per il periodo. Si pu cos calcolare manualmente il dovuto allerario e quando lo si paga si registra limporto Iva versato come una diminuzione della vendita o su un conto apposito.

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4.2.8.2 Registrazione con scorporo

Con questo modo, la parte IVA viene scorporata per ogni singola operazione. Si definisce un codice IVA con la percentuale corrispondente allaliquota forfetaria e nella colonna %Lordo si immette SI. Quando si registra la vendita si usa questo codice IVA. Il programma scorpora immediatamente sul conto IVA la parte da versare allerario. A fine periodo, nel riassunto IVA si ha limporto esatto da versare allerario. Attenzione: la percentuale forfetaria di regola si calcola sullImporto lordo (comprensivo dellIVA). Si deve fare attenzione e non confondere gli importi. Nel riassunto Iva viene indicato sempre limporto totale al netto dellIva. 4.2.9 Il riassunto IVA Il riassunto IVA crea un riepilogo dei totali delle transazioni e degli importi IVA. Per compilare la dichiarazione, il pi delle volte sufficiente riprendere i totali dal riassunto IVA e riportarli sullapposito formulario da presentare allerario. Con il comando Riassunto IVA appare una finestra di dialogo con varie opzioni.

Le opzioni del riassunto IVA

Periodo

Tipo rapporto

Solo singolo codice

Viene specificato tramite la data dinizio e quella di fine, quali registrazioni tenere in considerazione. Le registrazioni, con data non compresa fra le date specificate, non vengono prese in considerazione. Normalmente il riassunto IVA include oltre ai totali per codice, percentuale e tipo, anche le singole registrazioni. Per visualizzare solo i totali mettere la croce allopzione solo totali. Normalmente vengono inclusi nel rapporto tutti i codici IVA. Se si desidera avere il riassunto solo di un codice, mettere la crocetta e specificare il codice. Questa opzione viene messa automaticamente quando allinterno della tabella si clicca due volte su un codice IVA.

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Funzioni contabili di base

4.2.9.1 La tabella riassunto IVA

Le operazioni soggette ad IVA (che hanno un codice IVA) vengono totalizzate allinterno di questa tabella. Questa tabella non altro che un estratto della tabella Registrazioni. Vengono visualizzate le colonne specifiche per il totale IVA, ma vi sono anche tutte quelle relative alle registrazioni (con lattributo non visibile).

Il riassunto IVA

Le colonne della tabella


Recupero Dovuto Riporto

Contiene limporto IVA recuperabile. Contiene limporto IVA dovuto allerario. Contiene la somma per singolo codice e per gruppi degli importi dovuti e del recuperabili. Vi sono delle legislazioni che prevedono che le stampe riportino a fine pagina i totali di controllo. Con questa colonna il totale di controllo viene fatto riga per riga. Durante il calcolo del riassunto IVA, se nella riga di registrazione non c il numero di partita IVA, ma esiste per il conto o il CCTerzo, allora viene ripreso questo dal piano dei conti.

Partita IVA

Le colonne divisa2 (multidivisa) In queste colonne vengono presentati gli importi cambiati in divisa2. Valgono le considerazioni relative al calcolo della divisa2. Si sottolinea che vi possono essere delle differenze nei totali, dovuti per arrotondamenti. Si veda il capitolo apposito nella contabilit doppia, relativo a questo argomento. Le righe della tabella Vengono formati due gruppi, dapprima le registrazioni con IVA dovuta, seguite da tutte quelle con IVA recuperabile. Allinterno di questi gruppi vengono totalizzati per percentuale IVA e per singolo codice, in modo che si hanno le varie righe di totale. Totale codice: Contiene il totale di tutte le registrazioni con questo codice.
Totale percentuale:

Contiene il totale di tutte le registrazioni con questa percentuale.

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Banana Contabilit

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Totale dovuto: Totale recuperabile: Totale complessivo

Il totale di tutte le operazioni con IVA dovuta. Il totale di tutte le operazioni con IVA recuperabile.

Il totale complessivo di tutte le operazioni. Nella colonna riporto vi quanto effettivamente dovuto allerario. Per elaborare la propria dichiarazione IVA pi comodo usare il riassunto con i soli totali e riportarli nella dichiarazione. Per avere invece un documento (registro stampato di tutti i movimenti IVA) vale la pena di stampare il riassunto IVA completo.

4.2.9.2 Riassunto IVA e registrazione al lordo (senza scomposizione IVA)

Ci possono essere casi dove si preferisce non fare nessuna scomposizione dellIVA al momento della registrazione. In questo caso, si registrano le transazioni soggette ad IVA di un certo tipo su un conto specifico. (P.es conto vendite al 10%). Alla fine del periodo di dichiarazione, si prende il saldo e si calcola la percentuale IVA in modo manuale. Si crea poi una registrazione dove limporto IVA cos calcolato viene registrato a debito del conto vendite e a credito del conto erario. Cos facendo, senza utilizzare un codice IVA, non risulter nulla nel riassunto IVA. Per fare risultare questi importi nel riassunto IVA e creare contemporaneamente anche la registrazione a credito del conto erario meglio procedere nel seguente modo: Se non c, creare un codice apposito per questo tipo di percentuale IVA. Registrare limporto, calcolato in base alla percentuale stabilita precedentemente, in dare del conto vendite (come diminuzione delle vendite); come contropartita avremo il conto Erario, dove registreremo il nostro debito (avere) nei confronti dello Stato. Essendoci il codice IVA, la registrazione risulter anche nel riassunto IVA.

4.3

Centri di costo e di profitto


I centri di costo servono a tenere un totale e una scheda conto senza registrazioni supplementari. Un centro di costo si dice esterno alla contabilit perch non rientra nelle classi definite dalla contabilit doppia (Attivi, Passivi, Costi, Ricavi). Nella terminologia contabile si parla di centro di costo e/o di profitto quando, parallelamente alla contabilit, si ha lesigenza di gestire unattivit specifica, senza per questo modificare lo schema contabile di base. Qui di seguito si parler di centri di costo sottintendendo anche i centri di profitto. Dal punto di vista contabile non vi alcuna differenza fra centri di costo e di profitto.

4.3.1

Maggior flessibilit minore sicurezza Quando si tiene la contabilit non si pu prescindere dallo schema contabile in partita doppia. Vi sono per dei casi dove si necessita classificare le registrazioni in un altro modo, velocemente e senza eccessivi controlli. I centri di costo sono pi flessibili, ma non sottostanno ai medesimi e severi criteri di verifica e quadratura contabile. Non si devono mai usare i centri di costo come una sostituzione di una corretta classificazione contabile. La registrazione in dare o in avere su questi conti lasciata completamente al controllo dellutente. I centri di costo sono di notevole utilit e consento di rispondere velocemente a certi tipi di esigenze.

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Funzioni contabili di base

4.3.2

Fino a tre centri di costo Per ogni registrazione si possono usare fino a tre centri di costo. Vi sono due centri di costo generici e, uno specifico per gestire debitori o creditori per i quali non si apre un conto in contabilit. CC1 Centro di costo generico 1. I conti iniziano con il punto . e si usa la colonna CC1. CC2 Centro di costo generico 2. I conti iniziano con il punto , e si usa la colonna CC2. CCTerzo I conti che iniziano con il punto e virgola ;. Se non si tiene un conto specifico per ogni fornitore/cliente pu essere utile tenere una scheda conto del debitore o del creditore usando il CCTerzo. Bisogna comunque ricordarsi che i centri di costo non sottostanno ai medesimi criteri di verifica e quadratura contabile. Bisogna usarli con maggiore attenzione.

Esempi di conti centri di costo

4.3.3

Centri di costo: alcuni esempi

Un esempio semplice Nel conto Costi auto sono registrate tutte le spese riguardanti gli autoveicoli (assicurazioni, benzina, spese meccaniche, ecc.). A un certo punto, si ha la necessit di sapere quanto sono le spese di benzina, ma non si vuole ristrutturare il piano dei conti. E sufficiente aggiungere il conto centro di costo Benzina e accanto alle registrazioni relative alle spese benzina, inserire lidentificatore di questo nuovo conto. Un altro esempio pi complesso: Una ditta di costruzioni ha dei conti dove registra gli acquisti, il materiale, gli stipendi (gruppo 3), i lavori e le vendite (gruppo 4), ecc. Questa azienda vorrebbe per anche tenere una contabilit per i singoli cantieri. E sufficiente aggiungere nel piano dei conti un conto Centro di costo per ciascun cantiere. Quando vi una registrazione che riguarda questo cantiere, si indica anche nella colonna Centri di costo (CC) la sigla relativa al cantiere. In questo modo la spesa o il ricavo, oltre che nella contabilit, risulter anche sulla scheda del cantiere e si avr lutile dello stesso. 4.3.4 Come si creano i conti centri di costo Si deve prima di tutto aggiungere il conto nel piano dei conti. E meglio aggiungere i Centri di costo alla fine del piano dei conti per non confonderli con gli altri conti.

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Banana Contabilit

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Il conto viene aggiunto come se fosse un conto qualsiasi, eccetto per il fatto che la sigla del conto viene preceduta da un punto . , da una virgola , o dal punto e virgola ;. Si deve avere lavvertenza di non totalizzare i centri di costo nei gruppi utilizzati per la contabilit, altrimenti si hanno importi doppi e sbagliati. Come detto, vi possono essere tre tipi di centro di costo. Con il punto, con la virgola e con il punto e virgola. Ciascuno indipendente dallaltro ed ha una colonna apposita e differente nelle registrazioni. Quando si vuole ottenere la scheda di uno di questi conti, si dovr specificare il nome dellidentificatore comprensivo del carattere iniziale. 4.3.5 Registrazioni su centri di costo Nella riga di registrazione della colonna CC, relativa al centro di costo (CC1, CC2, CCTerzo), si deve inserire lidentificatore conto del Centro di costo, tralasciando il carattere iniziale (il punto, la virgola o il punto e virgola). Il programma provvede immediatamente allaggiornamento del saldo e della scheda contabile di questo conto. Su questi conti si pu registrare in positivo (dare) o in negativo (avere). Normalmente il programma registra in positivo limporto specificato nella registrazione. Se si desidera registrare in negativo, bisogna far precedere alla sigla del conto CC il segno meno -. Registrazioni in positivo Nella colonna CC immettere il conto Centro di costo senza farlo precedere dal carattere punto, virgola o punto virgola. Il programma registra limporto della registrazione in positivo (Dare). Registrazioni in negativo Nella colonna CC immettere il conto Centro di costo facendolo precedere dal segno meno -. Il programma registra limporto della registrazione in negativo (Avere). Nei centri di costo viene registrato limporto immesso nella registrazione. Si dovr porre particolare attenzione qualora si utilizzi la funzione del calcolo IVA automatico. Infatti, nei centri di costo, viene registrato solo ed esclusivamente limporto immesso nella riga di registrazione, indipendentemente dallutilizzo dellIVA.
4.3.5.1 Registrazioni su ulteriori centri di costo

Qualora un importo della registrazione debba essere imputato a pi Centri di costo. Si devono creare pi righe di registrazioni aggiuntive, contenenti limporto che deve essere registrato sui centri di costo, lasciando vuoti i campi delle colonne del conto. Come visto precedentemente, nella colonna CC apposita si immetter lidentificatore del Centro di costo. In questo modo limporto verr registrato unicamente nel Centro di costo e, non essendovi nulla nelle colonne conti o categoria, limporto non sar registrato su nessun altro conto.

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Funzioni contabili di base

4.4
4.4.1

I comandi comuni a tutte le applicazioni contabili


Scheda conto La scheda conto permette di avere un elenco completo dei movimenti contabili che riguardano un conto presente nel piano dei conti. Vi sono due metodi per richiamare una Scheda Conto:

Selezionare il comando Scheda conto nel menu Conta1 ed immettere il numero del conto nella finestra di dialogo. Fare doppio clic sulla cella contenente un numero di conto.

La finestra scheda conto

Periodo
Tutto Periodo

Vengono incluse nella scheda conto tutte le registrazioni. Vengono incluse solo le registrazioni entro il periodo specificato.

Campo ordinamento Si pu scegliere una colonna data secondo cui ordinare le registrazioni. Le registrazioni sono prima ordinate a seconda del contenuto del campo data scelto e successivamente sar calcolato il saldo progressivo (per data) del conto (riporto). Se si specifica nessun campo, verr mantenuto lesatto ordinamento che vi nelle registrazioni. Se si usa un altro campo data (p.es. data valuta), ma lo stesso non stato lasciato vuoto, allora il programma user la data della registrazione come data valuta per lordinamento. Attributi della scheda conto Nella Scheda conto: la barra del titolo riporta il numero del conto e la descrizione di quello selezionato. Come tutte le altre tabelle, anche la Scheda Conto ha delle viste che sono modificabili (vedi i comandi Scegli viste campi e Disponi campi) e quindi si pu adattare alle proprie esigenze. Ricalcolare sempre la scheda conto La scheda conto temporanea e viene calcolata al momento della richiesta. Se si cambiano o aggiungono registrazioni, questa non verr aggiornata automaticamente, ma bisogner richiederla nuovamente.

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Ritornare alla riga registrazione Dalla scheda conto con un doppio clic sul numero riga, si ritorna alla tabella Registrazioni sulla riga di origine. 4.4.2 Stampa tutte le schede conto Con questo comando si possono stampare tutte le schede dei conti presenti nel piano contabile. Il programma calcola e stampa le schede relative a tutti i conti presenti, nellordine in cui appaiono nel piano dei conti. Quando si attiva questo comando appare una finestra di dialogo dalla quale si possono selezionare i conti da stampare. Se si selezionano delle righe nel piano conti, solo questultimi verranno ripresi in stampa.

La stampa di tutte le schede conto

Il programma normalmente stampa le schede selezionate con movimento e non classificate come centri di costo. Se anche le schede senza movimento e i centri di costo devono essere inclusi nella stampa, selezionare le corrispondenti opzioni presenti sotto lelenco dei conti. Prima di stampare tutte le schede dei conti bene stamparne una sola con il comando di stampa normale. Usare il comando Scheda conto e impostare le opzioni pagina, scegliere la vista e la disposizione dei campi pi adatta e fare una prova di stampa. Il comando stampa tutte le schede usa infatti le medesime impostazioni precedentemente definite con il comando scheda conto. Per stampare le schede senza fine pagina usare larchiviazione in formato HTML. Si archiviano dapprima le schede conto in formato HTML e con un programma di edizione testi si pu procedere alla stampa. 4.4.3 Calcola totali conti (F9) Quando si aggiunge o si modifica una registrazione, il programma ricalcola immediatamente il nuovo saldo del conto, ma non ricalcola immediatamente, per esempio, il totale Attivi nel piano dei conti.

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Funzioni contabili di base

Per aggiornare i totali nel piano dei conti, bisogna usare questo comando. Prima di aggiornare i totali, il programma calcola le colonne confronto differenze. Nel libro cassa questo comando aggiorna anche la colonna saldo nella tabella registrazioni. Nella contabilit doppia con multidivise calcola le differenze di cambio e aggiorna la colonna saldo calcolato. Se vi sono errori nel piano dei conti (Gruppo non trovato, ricorsione infinita) vengono visualizzati dei messaggi. Se vi sono degli errori il programma non completa loperazione di calcolo, pertanto, bisogna correggere tutti gli errori. Errore: gruppo non trovato Si indicato nella colonna GR, un gruppo che non stato definito. Per definire un gruppo, bisogna creare una linea dove nella colonna gruppo vi sia la sigla del gruppo. Errore: ricorsione infinita Si totalizzato un gruppo in un gruppo di livello inferiore. Si veda allinizio di questo capitolo le spiegazioni relative ai gruppi. 4.4.4 Ricontrolla contabilit (Maiusc+F9) Usate questo comando sempre e volentieri. Tutta la contabilit viene ricalcolata e ricontrollata per verificare se non vi siano errori o omissioni. Il programma azzera i saldi e ricalcola, verifica registrazione per registrazione tutta la contabilit, come se riscriveste tutte le registrazioni manualmente. Il programma ricalcola anche la percentuale IVA di ogni registrazione, tranne nel caso in cui la riga sia stata bloccata. Se cancellate o aggiungete dei conti (solo dopo aver gi usato il conto nelle registrazioni) importante far eseguire un ricontrollo della contabilit. Se vi sono molti errori, premere Non Avvisare, i messaggi verranno comunque salvati nella finestra messaggi e si possono vedere successivamente. Inoltre, nella finestra messaggi, cliccando due volte si va alla riga dove si generato lerrore. 4.4.5 Ordina registrazioni per data Non necessario ordinare le registrazioni per data. Per la scheda conto potete scegliere un campo dordinamento a vostra scelta (normalmente la data di registrazione). Mediante questo comando, le righe presenti nella tabella Registrazioni vengono ordinate in ordine crescente per il contenuto nel campo Data. Il comando Ordina righe nel menu Dati consente di ordinare le righe secondo altri criteri, bisogna per fare attenzione, poich una volta riordinate secondo un criterio diverso, difficilmente si potr risalire allordine precedente. 4.4.6 Blocca registrazioni Normalmente le registrazioni possono sempre essere modificate. Per motivi legali o di revisione potrebbe essere necessario dover impedire le modifiche alle registrazioni. Questo comando blocca in modo definitivo le registrazioni. Il blocco diverso dalla protezione sulle righe. La protezione pu essere rimossa, mentre il blocco di regola non dovrebbe essere rimosso. Per bloccare le registrazioni, bisogna indicare la data del blocco.

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Blocco registrazioni

Una volta bloccate le registrazioni non sar pi possibile inserire le registrazioni con una data uguale o precedente alla data di blocco. Per poter bloccare le registrazioni non vi devono essere errori nelle medesime e non vi possono essere registrazioni senza data di registrazione. In caso di errori o mancanza di data, nessuna registrazione, anche quelle giuste, non verranno bloccate. Quando le registrazioni vengono bloccate, il programma le numera sia con un numero progressivo che con un numero unico irripetibile. Per vedere la numerazione del blocco, attivate la vista Blocco nella tabella registrazioni. Per vedere se una contabilit bloccata, usate il comando Statistica. Per i revisori Vi sono programmi che non permettono nessuna modifica alle registrazioni. Non per questo pu essere definito un programma sicuro. In molti casi possibile intervenire sugli archivi o creare unaltra contabilit ed importare le registrazioni con le modifiche fatte man mano. Per il revisore non c la possibilit di capire se la contabilit stata manomessa. Il sistema del blocco con numero irripetibile molto pi sicuro. Infatti facile da controllare, basta prendere nota del numero unico, relativo allultima registrazione bloccata e, se lo si trova cambiato, sono state fatte sicuramente delle modifiche. Lutente pu infatti anche sbloccare la contabilit e ribloccarla, ma non potr ottenere un numero uguale a quello creato la prima volta. Qualcuno potrebbe tentare di manipolare gli archivi della contabilit. Non unoperazione facile, ma non possiamo escludere che qualcuno lo faccia. Per aumentare ancora di pi la sicurezza vengono calcolati (statistica) dei numeri CRC di controllo. Questi numeri vengono ricalcolati ogni volta e danno un risultato diverso, anche se si modifica solamente la sequenza di una lettera nel testo. Stampando questi numeri si sa se vi stata una qualsiasi modifica. Revisione di fine anno Per la revisione di fine anno si consiglia di far archiviare la contabilit in formato HTML e di procedere alla revisione sulla base di questo archivio. Si pu salvare larchivio HTML su di un CD non riscrivibile e/o farlo certificare. Acclusa alla vostra revisione potete quindi allegare il CD da voi firmato e sarete certi che nessuno vi avr apportato modifiche. Con un qualsiasi browser e su qualsiasi computer si possono vedere e stampare i bilanci e le schede conto. Il formato HTML usato conforme agli standard mondiali di internet e potrete certamente accedere ai dati, anche a distanza di decenni e su qualsiasi sistema operativo, senza dover installare il programma di contabilit e in pi avere la massima sicurezza dei dati. Larchivio HTML, munito della certificazioni di apposite societ (paragonabili a dei notai), riconosciuto e parificato ai fini dellarchiviazione legale come gli stampati su carta.

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Funzioni contabili di base

4.4.7

Sblocca registrazioni Le registrazioni precedentemente bloccate vengono sbloccate. I numeri di blocco vengono azzerati. Quando verranno bloccate le medesime registrazioni per la seconda volta, il programma genera un numero di blocco 2 diverso dal precedente.

Protezione temporanea Qualora si voglia invece una protezione solo temporanea, per evitare che le righe vengano inavvertitamente modificate, si consiglia di utilizzare la funzione proteggi nel menu modifica. Le righe protette possono, a differenza di quelle bloccate, essere sprotette anche singolarmente. 4.4.8 Numerazione automatica Posizionarsi sulla colonna doc e premere il tasto F6. Il programma fa scorrere tutte le registrazioni, ottenendo il numero pi grande che trova, lo incrementa di uno e lo mette nella casella. In questo modo non c bisogno di tenere contatori, il programma incrementa automaticamente il numero maggiore trovato, in qualsiasi registrazione esso si trovi. 4.4.9 Copia veloce Molte volte la data, il numero di documento o la descrizione appena immessi sono uguali per la nuova registrazione. Il tasto F4 riprende qualsiasi valore esistente nelle celle precedenti. Il tasto Maiusc+F4 riprende il valore precedente e avanza di una cella. 4.4.10 Operazioni ripetitive Tramite questo comando appare una tabella dove si possono predisporre delle registrazioni ripetitive. Le registrazioni possono essere predisposte come meglio si creda, con o senza alcune colonne. Importante invece, nella colonna documento immettere un codice da voi scelto. Questo codice vi servir poi nelle registrazioni per riprendere le righe desiderate. Potete usare il medesimo codice anche per pi righe. Se pagate le medesime fatture ogni mese in blocco, definite un codice per queste registrazioni (mese) e segnatele tutte con questo codice nella colonna DOC. Per riprendere tutte queste righe dovrete scrivere mese nella tabella registrazioni, nella colonna doc e premere il tasto F6. 4.4.11 Ripresa righe memorizzate Quando si crea una nuova registrazione e si desidera riprendere delle registrazioni presenti fra quelle memorizzate, bisogna procedere nel seguente modo: Immettere la data della registrazione Nella colonna Doc immettere il codice della registrazione o del blocco di registrazioni che si desiderano copiare. Premere il tasto F6 per procedere con la ripresa righe memorizzate. Il programma copia le registrazioni, usando la data specificata e dando un nuovo numero progressivo.

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5
5.1

Contabilit in partita doppia


Introduzione
In questo capitolo si rimander molte volte al capitolo comune Funzioni contabili di base. Molti comandi e concetti (specialmente raggruppamento e IVA) sono stati trattati ampiamente in quel capitolo. Qui ci si addentrer unicamente nei temi di contabilit doppia. La contabilit in partita doppia un sistema semplice da utilizzare e altamente collaudato per la tenuta della contabilit. La contabilit in partita doppia si basa su alcuni principi fondamentali ed adatta a gestire contabilit di qualsiasi dimensione, adatta per la contabilit di unassociazione, aziende di piccole dimensioni, ma anche per societ di livello internazionale. Luso di questo sistema contabile offre indiscussi e chiari vantaggi nella tenuta della contabilit.

5.1.1

Conoscenze contabili Si presume che chi stia usando il programma abbia delle conoscenze teoriche sul funzionamento della contabilit doppia. Vi possono essere delle volte in cui non si sappia come registrare unoperazione, come disporre o adeguare il piano dei conti alle proprie esigenze fiscali. Andando in qualsiasi libreria si trovano tantissimi libri che trattano di contabilit. Ci sono libri adatti a principianti, altri solo per professionisti. Ci sono libri che si occupano di un particolare tema (non profit, fisco, IVA, Euro) e altri che offrono dei corsi completi. Vi unampia scelta, viste le esigenze diverse. E impensabile che chi fa un programma contabile possa anche coprire questo vasto territorio teorico/pratico. Gli autori sono specialisti, esperti contabili, professori che migliorano e aggiornano costantemente i propri testi adattandoli alle mutate esigenze e normative. Il programma una calcolatrice che permette di tenere la contabilit. Per il programma ininfluente se si somma o si detrae, se si ha un utile o una perdita. Anche noi che sappiamo usare perfettamente il programma dobbiamo sempre far capo, per le nostre esigenze, a dei consulenti e fiscalisti pi aggiornati di noi, relativamente alla materia fiscale.

5.1.2

Creare una nuova contabilit Una contabilit un archivio a se stante e si crea in questo modo:

Aprire menu File. Attivare il comando Nuova. Selezionare la contabilit in partita doppia con le opzioni desiderate. Scegliere dalla lista degli esempi (in basso alla finestra di dialogo) uno degli esempi/modelli che pi si avvicinano alle proprie necessit.

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Contabilit in partita doppia

Nuova contabilit doppia

Quando si creata la contabilit la si deve salvare su disco (menu File, Salva) dandogli un nome darchivio. Se si usa il numero dellanno, allinterno del nome pi facile successivamente distinguere le contabilit (CONTA-97.AC2). 5.1.3 Diverse tipologie di contabilit Il programma offre la possibilit di creare nuove contabilit con diverse opzioni. Tutte le contabilit derivano dalla contabilit doppia normale. Quindi, scegliendo delle opzioni aggiuntive si hanno le funzioni della contabilit doppia, pi quelle specifiche relative allopzione scelta.

Con o senza IVA Con due monete e cambi fissi (per Euro) Con o senza Valute estere

5.1.3.1 Contabilit doppia

E la base di tutte le altre in quanto contempla tutte le funzioni necessarie per tenere la contabilit in partita doppia. E la contabilit come viene spiegata nei libri di scuola. Senza IVA lideale per associazioni, privati, condomini o enti di diritto pubblico non soggetti ad IVA.
5.1.3.2 Contabilit doppia con IVA

Per le ditte, societ che devono presentare la dichiarazione dellIVA. La nuova contabilit avr la tabella Codici IVA e le colonne IVA nelle registrazioni. Il programma scompone automaticamente lIVA e calcola il riassunto IVA per periodo. Si usa questa opzioni se si soggetti IVA, anche se si deve presentare un rendiconto semplificato o forfetario. Una volta creata la contabilit si possono parametrizzare i codici IVA secondo le proprie specifiche esigenze. Lopzione IVA si ha sia per la contabilit normale che per la contabilit con due o pi valute estere.
5.1.3.3 Con due monete e cambi fissi (per Euro)

A partire da gennaio 1999 nei paesi dellUnione Europea che aderiscono allEuro comincer la transizione allEuro.

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Banana Contabilit

65

Tutte le ditte, anche se non operano con lestero, avranno lesigenza di gestire registrazioni sia in moneta locale che in Euro. Il cambio fisso, cio non subisce fluttuazioni e una volta impostato non viene modificato. Il programma gestisce automaticamente la conversione degli importi e gli arrotondamenti.
5.1.3.4 Con o senza valute estere

Laddove vi lesigenza di gestire una contabilit con pi monete. Si ha a disposizione una tabella cambi dove definire le diverse monete e i tassi di cambio. Il programma da la possibilit di gestire anche i cambi fissi, quindi indicato per le ditte che fanno la conversione allEuro, ma che operano anche in altre monete (USD). Nella contabilit multidivisa vi sono degli aspetti teorici e di procedura che lutente deve conoscere. E opportuno prima diniziare una contabilit multidivisa ripassare la teoria e mettersi in chiaro su cosa siano i cambi di chiusura, le differenze di cambio, sapere perch i costi e i ricavi si devono tenere sempre in divisa base e non si debba usare il medesimo cambio tutto lanno. La contabilit multidivise richiede un impegno e delle basi teoriche. La si insegna non al primo livello, ma nei corsi di contabilit avanzati. Nei capitoli successivi si accenna solo ad alcuni concetti basilari. In questo manuale non vengono affrontati tutti gli aspetti teorici della contabilit multidivisa. Vi sono in commercio libri che entrano nei dettagli e spiegano con esempi le varie casistiche. 5.1.4 Le tabelle della contabilit doppia La Contabilit in partita doppia composta da un insieme di tabelle, contenenti i dati contabili. A seconda delle opzioni scelte vi possono essere o meno certe tabelle (Codici IVA, Cambi) e certe colonne in altre tabelle. La contabilit composta da queste tabelle principali:
Conti Registrazioni Totali Codici IVA (con opzione IVA) Cambi (con lopzione multidivise)

Il piano contabile I movimenti contabili I totali contabili I codici IVA. I cambi da usare nellapertura e nelle registrazioni

vi sono poi altre tabelle che vengono utilizzate unicamente per la visualizzazione dei dati: Tabelle ausiliarie: Sono altre tabelle che vengono utilizzate per la visualizzazione dei dati. Scheda conto Vengono visualizzati i movimenti su di un singolo conto.
Prospetti Riassunto IVA

Vengono visualizzati i dati di bilancio e conto economico, ed i totali calcolati. Viene visualizzato il riassunto IVA.

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Contabilit in partita doppia

5.1.5

I dati base delle contabilit doppia I dati base della contabilit sono raggruppati in una finestra di dialogo. La finestra di dialogo accessibile nel menu Opzioni, Dati Base. Prima diniziare a registrare bene completare questi dati.

I dati base contabilit (opzione multidivise)

Intestazione contabilit Data iniziale

Data chiusura

Divisa Base

Data registrazione obbligatoria

Sono le due caselle vuote dellinizio e vi sono dei testi liberi che vengono utilizzati per intestare le stampe (sinistra e destra). La data dinizio della contabilit (pu anche essere lasciata vuota). Quando nelle registrazioni si immette una data inferiore a questa c un avviso derrore. La data di chiusura della contabilit (pu anche essere lasciata vuota). Quando nelle registrazioni si immette una data maggiore a questa c un avviso derrore. La sigla della divisa in cui viene tenuta la contabilit. Quando si cambia questo valore il programma cambia le intestazioni delle colonne con importi in divisa base aggiungendovi la nuova sigla. Quando si attiva questa opzione e si inserisce una registrazione senza data vi una segnalazione di errore.

Impostazione valute estere (solo con lopzione multidivise)


Conto utili di cambio Conto perdite di cambio Cambio valido anche da divisa base

Divisa2

Il conto utilizzato per la registrazione degli utili di cambio. Deve essere un conto in divisa base esistente nel piano dei conti. Il conto utilizzato per registrare delle perdite di cambio. Deve essere un conto esistente nel piano conti ed essere in divisa base. Se si cambia un importo e lo si ricambia nella moneta originale non si ottiene sempre limporto originale. Per esempio, se si cambia limporto di 0.43 (al cambio 2.00) si ottiene (arrotondando a 2 decimali ) 0.22. Ricambiando lo 0.22 al cambio di 2.00 si ottiene 0.44. Si ha quindi una differenza di 0.01 centesimi. Di regola si verifica che cambiando limporto in divisa si ottiene limporto in divisa base. Con questa opzione attivata si ritengono esatti anche i cambi, dove cambiando limporto in divisa base si ottiene limporto in divisa. E possibile avere bilanci, schede conti anche in unaltra divisa.

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Sigla divisa2

Decimali divisa2 Moltiplicatore divisa2

Cambio divisa 2

La sigla della divisa2 Nellapposito capitolo si trova il significato della divisa 2. Si noti che assume significati diversi a seconda se si tratti di una contabilit con cambio fisso o una contabilit con multidivise con la tabella cambi. Il numero dei decimali che vengono usati per arrotondare gli importi nella colonna divisa2. Il moltiplicatore cambio per la conversione fra la divisa base e la divisa2. Si veda la spiegazione del moltiplicatore indicato successivamente per la tabella cambi. Se la divisa2 lEuro bisogna usare il moltiplicatore negativo. Il cambio per la conversione da divisa base a divisa2.

5.2

La tabella conti
Come si gi visto, nel capitolo delle funzioni comuni a tutte le applicazioni contabili, il piano dei conti composto da righe relative ai conti e da righe che servono per i totali. Ogni riga della tabella corrisponde ad un conto o ad un gruppo. Le caratteristiche del conto vengono definite nelle rispettive colonne. Qui di seguito descritto il significato delle colonne duso pi frequente: La colonna conto e classe Si pu usare qualsiasi tipo di piano dei conti sia nazionale che internazionale. Per disporre il piano dei conti, fare i totali secondo il proprio schema si usano le colonne Gruppo e Gr. Il programma indipendentemente da qualsiasi numerazione o raggruppamento consente di stampare i bilanci e controllare la quadratura della contabilit. E sufficiente indicare nella colonna classe, a quale classe attribuire il conto. La colonna classe indispensabile per un uso corretto del programma. Nella vostra numerazione potete per usare qualsiasi numero di conto o di gruppo indipendentemente dalla colonna classe.

5.2.1

Le colonne della tabella conti

Il piano dei conti

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Contabilit in partita doppia

Gruppo

Conto

Descrizione Classe

Si immette la sigla gruppo. Questa sigla serve poi nella colonna Gr. a indicare che i saldi dei conti devono essere sommati in questo gruppo. Se c una sigla nella colonna gruppo non ci dovr essere nulla nella colonna conto. Si immette il numero/sigla conto da usare in contabilit. Se c il numero di conto non ci deve essere quello di gruppo. Se il conto un Centro di costo CC1, il numero/sigla devessere preceduto da un punto ., per i conti CC2 da una virgola , e per CCTerzo da un punto e virgola ;. Un testo qualsiasi per la descrizione del conto. Se vi un numero di conto normale contabile (non Centro di costo) bisogna assolutamente specificare in questa colonna la classe dappartenenza. Se manca la classe certamente vi saranno differenze. Il programma non in grado deseguire la stampa abbellita del bilancio e controllare se vi sono errori durante la registrazione (calcolo IVA). 1 per Attivi 2 per Passivi 3 per Costi 4 per Ricavi 5 per Fuori bilancio Attivi 6 per Fuori bilancio Passivi Nella tabella totali, il programma tiene per ogni classe il saldo sempre aggiornato. Questa numerazione non ha nulla a che fare con un eventuale schema di raggruppamento usato. La classe serve al programma per capire a quale tipologia appartiene il conto. I centri di costo non devono avere una classe. Viene messa la sigla di un gruppo in cui si dovranno totalizzare i saldi di questa riga. Il gruppo deve essere un gruppo esistente. Sono le colonne di raggruppamento da usarsi con i prospetti esterni. Hanno la stessa logica del GR e Gruppo, ma fanno capo a schemi creati esternamente e combinati con il comando Calcola Prospetto. Per poter utilizzare queste colonne, bisogna renderle prima visibili con il comando del Menu Dati, Disponi campi. Con il comando Calcola prospetto esterno si otterr il prospetto calcolato. E il numero/partita IVA relativo al fornitore/cliente o se si tratta di un conto CCTerzo. Durante il calcolo del riassunto IVA, il programma quando trova una registrazione senza partita Iva, verifica nel piano dei conti se uno dei conti utilizzati ha la partita Iva e la riprende automaticamente. Viene immesso il saldo del conto allinizio del periodo contabile. Gli importi in Dare vengono messi in positivo, mentre gli importi in Avere vengono immessi in negativo. E fondamentale che il totale dei saldi in positivo e di quelli in negativo siano uguali. Se vi una differenza qualsiasi viene indicata nella finestra informativa e nella tabella totali. Questa colonna contiene il saldo effettivo del conto comprensivo del saldo iniziale e di tutte le registrazioni sul conto. Questa colonna non modificabile in quanto viene calcolata automaticamente dal programma.

Gr. (anche solo GR) GR1, GR2

Partita IVA

Apertura

Saldo

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Mov.Dare Mov.Avere Parz.Inizio Parz.Mov.Dare

Parz.Mov.Avere Parz.Fine Budget Diff. Budget Precedente Diff.Precedente

Il totale del movimento in dare sul conto. Non comprende il saldo iniziale. Il totale del movimento avere sul conto. Non comprende il saldo iniziale. Ottenuto con il calcola periodo. Il saldo allinizio del periodo selezionato. Ottenuto con il calcola periodo. Il movimento in dare del periodo selezionato. Gli importi in queste colonne vengono aggiornati unicamente con il comando calcola periodo. Se si fanno delle modifiche bisogna sempre ripetere il comando. Ottenuto con il calcola periodo. Il movimento in avere del periodo selezionato. Ottenuto con il calcola periodo. Il saldo del conto alla fine del periodo selezionato. Si immette manualmente il budget per questo conto. La differenza fra saldo e budget. Limporto viene aggiornato quando si ricalcolano i totali dei conti. Limporto riportato o immesso manualmente del saldo del conto dellanno precedente. La differenza fra saldo e anno precedente. Limporto viene aggiornato quando si ricalcolano i totali conti.

Colonne supplementari con lopzione multidivisa


Divisa

Apertura Divisa

Apertura Saldo divisa

Saldo calcolato

Viene immessa la sigla divisa del conto. Devessere una divisa esistente nella tabella Cambi o la divisa base (Menu Opzioni, Dati Base). Solo i conti Attivi e Passivi sono normalmente in una divisa diversa da quella di base. I Costi e i Ricavi sono conti tenuti invece sempre in divisa base. Il programma consente di usare divise anche per Costi e Ricavi, ma nella maggior parte dei casi questo non appropriato contabilmente. Infatti, i cambi variano e vi troverete con dei costi e ricavi che pur non contenendo movimenti, saranno cambiati. Se si usa un cambio fisso si pu usare la divisa anche per i conti dei Costi e dei Ricavi. Viene immesso il saldo dapertura nella divisa del conto. Automaticamente il programma calcola il saldo dapertura in divisa base (sulla base della tabella Cambi) e aggiorna la colonna apertura (che con lopzione multidivisa protetta). Questa colonna protetta in quanto limporto viene calcolato automaticamente in base allapertura divisa. E il saldo calcolato dal programma nella divisa del conto. Per ogni conto viene infatti tenuto sia il saldo in divisa che il saldo nella divisa base. Contiene il controvalore in divisa base del saldo in divisa al cambio del giorno (quello della tabella Cambi). Quando si ricalcolano i totali dei conti, il programma calcola questa colonna. Questa colonna contiene quindi il saldo effettivo aggiornato che dovr servire da riferimento. Se vi sono differenze fra il saldo calcolato e il saldo in divisa base (differenze di cambio) vengono aggiunte al saldo dei conti differenza di cambio.

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Contabilit in partita doppia

Diff. Cambio Aper Divisa 2

Mov.Dare Divisa 2 Mov.Avere Divisa 2 Saldo Divisa 2

La differenza di cambio per singolo conto. In pratica la differenza fra il saldo in divisa base e il saldo calcolato. Se nei dati base stata definita la divisa2, ogni volta che si ricalcolano i totali il programma aggiorner le colonne divisa2. Il saldo dapertura del conto (divisa base) cambiato in divisa 2. In contabilit si usa lo stesso importo sia in dare che in avere. In questo caso, invece, gli importi vengono cambiati in divisa2 indipendentemente dal dare/avere. E inevitabile che nei totali divisa 2 vi siano quindi delle differenze darrotondamento. Il movimento dare del conto (divisa base) cambiato in divisa 2. Il movimento avere del conto (divisa base) cambiato in divisa 2. Il saldo del conto (divisa base) cambiato in divisa 2.

Le Viste nella tabella conti Vi sono diverse viste gi predisposte per visualizzare certi gruppi di colonne. Le viste naturalmente possono essere adattate o se ne possono aggiungere delle proprie, creando quindi disposizioni nuove personalizzate. 5.2.2 Aggiungere un nuovo conto

Posizionarsi sulla riga dove si desidera immettere il nuovo conto Aggiungere o inserire una riga con il comando dal Menu Modifica o con il tasto Ctrl+Invio. Spostarsi sulla colonna conto della nuova riga aggiunta. Immettere nella nuova riga vuota nella colonna conto il nuovo numero di conto. Immettere la descrizione. Specificare la classe (1 Attivi, 2 Passivi, 3 Ricavi, 4 Costi). Immettere leventuale saldo iniziale.

5.3

La tabella totali
La tabella Totali contiene i raggruppamenti delle classi di base della contabilit con i relativi saldi costantemente aggiornati. I gruppi (1 Attivi, 2 Passivi, 3 Ricavi, 4 Costi) sono quelli da usarsi nella colonna Classe del piano dei conti.

La tabella Totali

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Questa tabella indica se vi un utile o una perdita e se vi sono sbilanci contabili. Con il comando Bilancio per classi si ottiene un bilancio secondo questa classificazione. Si pu anche personalizzare il Bilancio e il Conto Economico cambiando le descrizioni delle classi o visualizzando le colonne TieniMov, SoloTot, ConMov e cambiare il contenuto per le singole righe.

5.4

La tabella cambi (opzione multidivisa)


Nella tabella Cambi vengono definite le sigle delle monete che vengono usate in contabilit. Ogni moneta ha una propria sigla e dei cambi riferiti alla divisa relativa.

5.4.1

Le colonne della tabella cambi Le colonne qui spiegate sono le stesse e hanno il medesimo significato di quelle nello storico cambi.

La tabella Cambi

Data Divisa Riferimento Divisa Testo Fisso

La data del cambio. Il programma usa solo i cambi senza data. La colonna data viene invece usata nello storico cambi. La sigla/divisa a cui si riferisce il cambio. Se non c si intente che la divisa di riferimento quella base della contabilit. La sigla della moneta/divisa Un testo per specificare in esteso di che moneta/divisa si tratti. Vero o falso. Se si tratta di un cambio fisso. Con lintroduzione dellEuro i cambi, fra le divise che vi partecipano (DM, FF, Lit. ecc.), saranno dei cambi fissi. Se si tratta di un cambio fisso non viene usato come cambio dapertura quello della colonna apertura, ma sempre quello specificato nella colonna cambio. Il moltiplicatore del cambio per ottenere il cambio effettivo. Normalmente, 1, 100, 1000. Vi sono monete che valgono unitariamente poco e per non usare cambi con molti zeri si usa un moltiplicatore (lire italiane); oppure si tratta semplicemente di unabitudine (fra DM e Frs il cambio ha sempre base 100).

Molt

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Contabilit in partita doppia

Cambio Cambio dapertura

Minimo Massimo Decimali

Il moltiplicatore pu essere in negativo (-1). In questo caso, il programma usa il cambio al contrario. Il moltiplicatore inverso viene usato specialmente nei dati base della contabilit, poich si basa sulla divisa base della stessa e non necessario, per arrotondare il cambio, (cambio inverso) usare un moltiplicatore negativo. Attenzione: non modificate il moltiplicatore avendo gi registrazioni con la medesima divisa. Il programma segnaler errori nelle registrazioni dovuti a cambi errati. Il cambio attuale di questa divisa rispetto alla divisa di riferimento. Il cambio al momento dellapertura. Viene usato per convertire limporto di apertura della divisa in quello dapertura della divisa base della contabilit. Il cambio minimo accettato. Se nelle registrazioni viene utilizzato un cambio minore c un avvertimento. Il cambio massimo accettato. Se nelle registrazioni viene utilizzato un cambio maggiore c un avvertimento. Il numero di decimali con cui arrotondare gli importi per questa divisa.

5.5

La divisa2
Il programma consente di specificare nei dati base della contabilit una seconda divisa, detta divisa 2.

5.5.1

Bilanci anche in una seconda divisa La prima funzione della divisa2 quella di poter ottenere bilanci, conti economici, schede conto e riassunto IVA, non solo nella divisa base, ma anche in un altra divisa. Anche se si tiene la contabilit in Euro si potranno ancora avere i bilanci in Lire italiane, DEM, FRF, ecc... Questo pu essere importante in quanto in molti paesi le dichiarazioni fiscali, dichiarazione IVA si potranno presentare in Euro, solo a partire dal 2002 e quindi bisogner convertire i bilanci in Euro nella moneta nazionale. Nelle varie tabelle vi una vista e dei campi relativi alla divisa2. Il programma converte i saldi in divisa nella divisa2. Bisogna prestare attenzione al fatto che la conversione genera delle differenze dovute allarrotondamento. Se si hanno 3 importi di 100.- e cambiati diventano 0.33 la somma dei 100 dar 300.-, mentre dei 0.33 dar 0.99 e non 100. Nei totali della colonna Divisa 2 vi saranno sempre delle leggere differenze darrotondamento e bisogna sapere che sar impossibile far in modo che non ci siano. Questa problematica, con molti pi esempi, spiegata dettagliatamente sul sito Euro della Commissione Europea. La commissione Europea consiglia di segnalare al fisco e ai revisori la possibilit che vi possano essere differenze e che le stesse sono da imputare al fatto che gli importi cambiano, quando si effettua un cambio in una divisa diversa dalla divisa base della contabilit.

Viene usato sempre lultimo cambio Se manca la tabella cambi (cambi fissi), il programma per il calcolo degli importi in divisa2, prende il cambio che figura nei dati base della contabilit. Quando vi la tabella cambi, la divisa2 deve figurare anche nella tabella cambi. Il programma riprende sempre il cambio dalla tabella cambi, quando calcola importi in divisa2. Dopo aver cambiato il cambio, nella tabella relativa bisogna ricalcolare i totali e la scheda conto per avere importi in divisa2 aggiornati secondo il nuovo cambio.

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5.5.2

Contabilit con una seconda divisa a cambi fissi (Euro) Quando si ha una contabilit con cambi fissi non c la tabella cambi. La divisa2, nei dati base della contabilit, serve a indicare anche il cambio fisso da usare per la divisa2. Questo cambio viene utilizzato per lapertura, le registrazioni e per ottenere bilanci ed estratti anche in una seconda divisa.

5.6

La tabella registrazioni
Ogni riga della tabella corrisponde in genere a una registrazione. Di seguito sono elencate le intestazioni delle colonne della finestra ed il relativo significato:

La tabella Registrazioni

5.6.1

Le colonne della tabella registrazioni


Data Doc Descrizione CCTerzo

La data delloperazione contabile. Il numero o nome del documento contabile. Un testo libero che descrive loperazione contabile. Il centro di costo relativo ad un eventuale fornitore/cliente. Sono i conti nel piano dei conti preceduti da un punto e virgola ;. In questa colonna viene per immesso senza il punto e virgola. Il conto sul quale limporto viene addebitato. Il conto sul quale limporto viene accreditato. E limporto della registrazione. Questo importo verr addebitato su CtDare e accreditato su CtAvere. Il conto Centro di costo 1. Un numero/sigla di un conto preceduto da un punto (.Benzina). Qui viene immesso per senza il punto. Il conto Centro di costo 2. Un numero/sigla di un conto preceduto da una virgola (,X). Qui viene immesso per senza la virgola. Si da la possibilit, oltre alla data di contabilizzazione, dimmettere la data del documento contabile. Viene immessa una eventuale data di scadenza delle fatture da pagare o da ricevere. Se vi questa data e manca la data del pagamento, queste registrazioni possono essere visualizzate con il comando Visualizza scadenze.

CtDare CtAvere Importo CC1 CC2 Data Doc Scadenza

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Contabilit in partita doppia

Data Pagamento Data valuta

La data dellavvenuto pagamento, combinata con quella di scadenza. Leventuale data valuta delloperazione.

Le colonne con lopzione IVA Queste colonne sono state spiegate nel capitolo Funzioni contabili di base. Le colonne con lopzione multidivise
Divisa Importo Divisa

La sigla divisa di uno dei conti . Limporto in divisa. Quando ci si trova su questa colonna e si usa il tasto F6, il programma completa tutte le colonne divisa (sigla, cambio, importo in divisa base). Non pu essere modificato. Il programma riprende il moltiplicatore dalla tabella cambio. Il cambio applicato alloperazione. Usando il tasto F6 e trovandosi su questa colonna, il programma calcola limporto in divisa base. Quando si usa una contabilit con multidivisa, questo campo si riferisce allimporto in divisa base. Usando il tasto F6 e si su questa colonna il programma calcola il cambio.

Molt Cambio

Importo

5.6.2

Inserire registrazioni Le registrazioni non sono altro che righe di movimento scritte nella tabella Registrazioni. Laggiornamento dei conti istantaneo non appena si inserisce un qualsiasi conto ed importo nelle righe di registrazione. Nella finestra informativa in basso vengono sempre riportati i conti che vengono toccati nella registrazione. Per ogni conto viene visualizzato il numero, la descrizione, limporto che va sul conto (in positivo dare, in negativo avere) e il saldo del conto (in positivo dare, in negativo avere). Se vi sono errori anche questi sono visualizzati con la descrizione dellerrore. Se vi un errore viene segnalato immediatamente e il numero della riga viene messo in colore rosso. Per correggere lerrore basta riscrivere il valore in modo corretto.

5.6.2.1 Registrazione semplice

Nella contabilit in partita doppia se un conto viene addebitato un altro deve essere accreditato. Si parla di operazione semplice, quando sia il conto dare che il conto avere vengono addebitati per lo stesso importo. Un esempio il prelevamento dalla banca con versamento in cassa. Per questa operazione si usa una sola riga di registrazione e si completano le colonne CtDare, CtAvere e la colonna importo.
5.6.2.2 Registrazione su pi conti

Un esempio quando con la banca si effettuano dei pagamenti di pi fatture. Nella banca risulta un pagamento che contabilmente deve essere separato su pi conti. In questa operazione per un conto che viene accreditato per un certo importo (la banca) vi sono diversi conti che vengono addebitati (i costi) per importi diversi. Per registrare queste operazioni sono necessarie diverse righe di registrazione. Su ogni riga si registrer un conto alla volta utilizzando solo il CtDare o il CtAvere e limporto del singolo conto.

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Tutte le righe avranno la stessa data e lo stesso numero di documento; cambier la descrizione e le colonne ct.Dare, Ct.Avere e limporto. Naturalmente finch non sono scritte tutte le operazioni vi sar una differenza contabile. Il programma segnala questa differenza e chi immette le registrazioni deve verificare che al termine del blocco registrazioni non vi sia pi alcuna segnalazione.
5.6.2.3 Aiuti per limmissione delle registrazioni

Ricopiare la data Numerazione dei documenti Riprendere righe esempi Riprendere la registrazione

Utilizzare il tasto F4 per ricopiare qualsiasi valore dalla riga precedente. Premere il tasto F6 quando si sulla colonna Doc Immettere nella colonna Doc il codice di una riga esempi e premere il tasto F6. Posizionarsi sulla colonna descrizione. Se il testo della descrizione esiste gi in unaltra riga, con F6 viene ripresa tutta la riga di registrazione. Invece di inserire un conto inserire una descrizione. Verr visualizzato un elenco dei conti che contengono il testo. Con il tasto Destra si passa (se si alla fine del testo) nella lista di selezione in basso.

Ricerca descrizione conto Passa a modo lista

5.6.3

Inserire registrazioni con IVA Si prega di leggere attentamente la parte relativa allIVA nel capitolo delle Funzioni contabili di base. Qui si presuppone che siano stati gi impostati correttamente i codici IVA, nella tabella Codici IVA. Per le registrazioni soggette ad IVA o che dovranno figurare nel resoconto IVA, nella colonna Cod.IVA si inserisce uno dei codici IVA predefiniti. Il programma riprende la percentuale e gli altri parametri dalla tabella IVA e calcola lIVA in modo automatico, scomponendo la registrazione sui diversi conti. Come la registrazione viene scomposta e registrata, dipende da 3 parametri: Limporto da ritenersi al lordo o al netto dellIVA (opzione codice IVA) LIVA dovuta o e rimborsabile (opzione codice IVA) Il codice stato immesso preceduto dal segno negativo e la registrazione IVA deve essere invertita.

5.6.3.1 Registrazione con codici per IVA dovuta

Il codice immesso un codice di IVA dovuta (colonna dovuta nella tabella Codici IVA). Con questa fattispecie di registrazione, il programma registra nel modo seguente: Limporto lordo viene registrato (in dare) sul conto dare. Limporto netto viene registrato (in avere) sul conto avere. Limporto IVA viene registrato in avere sul conto IVA (tabella IVA). Il calcolo dei vari importi (scomposizione) avviene sulla base del parametro netto impostato nella tabella Codici IVA. Storni Se il codice viene preceduto dal segno meno -V1", la registrazione avviene come se fosse unIVA recuperabile, ma nel riassunto IVA figurer invece in deduzione dellIVA dovuta.

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Contabilit in partita doppia

5.6.3.2 Registrazioni con codice per IVA recuperabile

Il codice non un codice di IVA dovuta, quindi IVA recuperabile. Con questa fattispecie di registrazione, il programma registra nel modo seguente: Limporto lordo viene registrato (in avere) sul conto avere. Limporto netto viene registrato (in dare) sul conto dare. Limporto IVA viene registrato in dare sul conto IVA (tabella codici IVA). Il calcolo dei vari importi (scomposizione) avviene sulla base del parametro netto impostato nella tabella Codici IVA. Storni Se il codice viene preceduto dal segno meno -V1", la registrazione avviene come se fosse unIVA dovuta, ma nel riassunto IVA figurer invece come deduzione dellIVA recuperabile. 5.6.4 Registrare centri di costo Si veda il capitolo Funzioni contabili di base che spiega questa fattispecie. Per la registrazione dei centri di costo si utilizzano le colonne CCTerzo, CC1 e CC2. Nella colonna CC1 si usano i numeri dei conti che iniziano con un punto, mentre nel CC2 quelli che iniziano con una virgola e nella colonna CCTerzo quelli con il punto e virgola (queste lettere iniziali non vengono immesse nelle colonne CC). Se un importo deve essere registrato in negativo, bisogna far precedere il numero del conto dal segno meno (-B). Per ottenere la scheda conto cliccare due volte sul numero del conto o utilizzare il comando, specificando il nome compreso tra il punto o la virgola. Nessuna scomposizione IVA Nel Centro di costo viene registrato limporto figurante nella colonna importo indipendentemente da uneventuale scomposizione IVA. 5.6.5 Inserire registrazioni con divise estere (opzioni multidivise) Quando si immettono registrazioni sui conti in divisa estera, bisogna tenere conto del fatto che si possono avere due tipi di registrazione:

La tabella registrazione (opzione multidivisa)

Registrazioni fra conti con divisa uguale. Registrazioni fra un conto in divisa base e un conto non in divisa base. Non possibile avere una registrazione fra due conti con divise diverse e non in divisa base. Per registrare queste operazioni si deve ricorrere a una registrazione su pi righe.

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Saldo in divisa e saldo in divisa base Con la contabilit in multidivise per ogni conto viene mantenuto un saldo in divisa e uno in divisa base. Per calcolare i saldi dei conti viene usata questa logica: Il saldo del conto in divisa base viene calcolato sulla base dellimporto in divisa base delle registrazioni (colonna importo). Il saldo divisa del conto, dei conti non in divisa base, viene calcolato sulla base dellimporto in divisa immesso nelle registrazioni. Per i conti in divisa base invece, sia per il saldo in divisa che in divisa base, viene usato solo limporto in divisa base delle registrazioni.
5.6.5.1 La registrazione normale

Il programma mette a disposizione degli automatismi che consentono di velocizzare le registrazioni. Per fare una registrazione molto semplice: Inserire il conto dare. Inserire il conto avere. Inserire limporto. Il programma calcola automaticamente limporto in divisa base, in base al cambio divisa esistente. Se non vi alcuna divisa e cambio (la riga vuota), il programma riprende automaticamente questi dati dalla tabella cambio. Qualora si volesse far riprendere i cambi, come se i valori fossero vuoti, usare il tasto F6 sul campo importo in divisa. E opportuno utilizzare sempre questo sistema anche quando i conti sono tutti e due in divisa base. Infatti, limporto in divisa base deve sempre essere presente. Usare un proprio cambio

Immettere il cambio che si desidera nella colonna cambio. Premere il tasto F6 e far ricalcolare limporto in divisa base. Calcolare il cambio

Immettere nella colonna importo divisa base limporto che si conosce (quello ricevuto dalla banca). Premere il tasto F6 far ricalcolare il cambio.
5.6.5.2 La registrazione fra due conti con divise diverse e non in divisa base

E la tipica operazione di cambio valuta. Si conoscono gli importi nelle due monete. Non possibile registrare questa operazione su una sola riga, in quanto si possono fare registrazioni solo fra conti con la medesima divisa o fra divise diverse quando una la divisa base. Per registrare questa operazione bisogna usare due righe di registrazione. Su una riga sar registrato solo il conto dare e sullaltra solo il conto avere con i relativi importi in divisa. Si immette sulla prima riga il conto in dare e si lascia libero il conto avere. Sinserisce limporto e si preme il tasto F6. Il programma calcola il controvalore in divisa base. Si immette sulla riga successiva il conto in avere e limporto. Si preme F6 e il programma calcola automaticamente limporto in divisa base. A questo punto vi sar una differenza. Gli importi in divisa base calcolati automaticamente saranno diversi. Si va sulla colonna Importo (divisa base) della seconda riga e si ricopia limporto in divisa base della riga precedente (F4). Con il tasto F6 si ricalcola il cambio.

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Contabilit in partita doppia

A questo punto la registrazione conclusa e non vi sono sbilanci contabili. E possibile naturalmente anche registrare queste operazioni passando su un conto dappoggio invece di lasciare liberi i conti dare o avere.
5.6.5.3 La registrazione differenze di cambio

Vi una differenza di cambio quando: Il saldo in divisa al cambio del giorno non uguale al saldo in divisa base, calcolato sulla base degli importi nelle registrazioni. Se la differenza di cambio unutile o una perdita di cambio dipende dallevoluzione del cambio e se il conto in dare o avere. La differenza di cambio un utile di cambio

Un conto in attivo (in dare) risulta maggiore al cambio del giorno. Si hanno dei dollari e valgono di pi. Un conto in passivo (in avere) risulta minore al cambio del giorno. Si ha un debito in dollari e i dollari sono diminuiti. La differenza di cambio una perdita di cambio Un conto in attivo (in dare) risulta minore al cambio del giorno. Si hanno dei dollari e valgono di meno. Un conto in passivo (in avere) risulta maggiore al cambio del giorno. Si ha un debito in dollari e i dollari sono aumentati. Bisogna fare in modo che il saldo del conto in divisa base corrisponda allimporto del saldo in divisa al cambio del giorno. Con la registrazione della differenza di cambio si fa in modo che non vi siano pi discrepanze fra questi valori. Il saldo del conto in divisa base deve essere uguale al saldo in divisa, cambiato al cambio della tabella Cambi. La registrazione delle differenze di cambio modifica solo il saldo del conto in divisa base. Il saldo nella divisa del conto invece rimane immutato. Bisogna fare una registrazione dove si immette solo limporto in divisa base. La registrazione di una differenza di cambio ha la seguente forma: Immettere il conto in divisa in dare o in avere, a seconda se ci sar un utile o una perdita di cambio e come contropartita usare il conto differenza di cambio opportuno. Lasciare libera la colonna importo in divisa. Immettere come sigla divisa, la divisa base. Lasciare libera la colonna cambio Immettere nella colonna importo, limporto della differenza di cambio. E possibile far creare automaticamente le registrazioni differenze di cambio con il comando apposito.

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5.7

Bilancio e conto economico


Vi sono diversi modi per ottenere il bilancio e il Conto Economico: Creando dei gruppi di totale nel piano dei conti. Con il comando ricalcola totali si aggiornano i totali e nella tabella Conti si ha il Bilancio e il Conto Economico. Utilizzando il comando Bilancio e Conto Economico. Utilizzando i comandi Calcola Prospetto esterno. Utilizzando il comando stampa abbellita. Utilizzando il comando calcola periodo.

5.7.1

Cambiare lappartenenza di un conto Un conto attivo (banca) potrebbe diventare passivo o viceversa da passivo diventare attivo. Un conto pu essere facilmente attribuito ad unaltra classe o gruppo, secondo le mutate necessit, semplicemente cambiandone la classificazione (colonne Gr. e Classe). Inoltre, i conti possono essere spostati facilmente nel piano dei conti (copia righe, incolla righe copiate) laddove si ritiene pi opportuno. Dopo gli spostamenti o il cambiamento di classe o gruppo, dovrete dare il comando di ricontrollo della contabilit cos sarete certi che tutto sar in ordine. Si possono anche copiare i dati in programma delaborazione testi o in programma tabelle elettronica e qui disporli liberamente. Questo pu essere necessario laddove vi siano esigenze di raggruppamento molto particolari.

5.7.2

Comandi che si basano sulla colonna classe del piano conti Questo metodo molto veloce e sicuro in quanto si basa sulla classificazione dei gruppi principali (Attivi, Passivi, Costi, Ricavi, Fuori Bilancio). Non permette per di specificare dei sotto-gruppi. Il raggruppamento presuppone che per i conti sia stata specificata la classe. 1 Attivi, 2 Passivi, 3 Costi, 4 Ricavi, 5 Fuori Bilancio Attivi, 6 Fuori Bilancio Passivi (sono quelli che si trovano nella tabella Totali). In base alla classe, i conti vengono raggruppati automaticamente nel Bilancio e nel Conto Economico. Se naturalmente un conto non ha la classe non verr incluso nel Bilancio e nel Conto Economico, con la conseguenza che vi possono essere errori e differenze.

5.7.2.1 Il Comando bilancio per classi

Questo comando raggruppa i conti sulla base della classe e usa i gruppi e le descrizioni della tabella Totali. Se si vuole cambiare una descrizione di gruppo, bisogna cambiarla nella tabella Totali. Questo comando simile al prospetto esterno. Come righe di totali vengono usate le righe della tabella totali con la relativa colonna Gruppo, mentre per la colonna GR viene usato il contenuto della Classe dei conti del piano dei conti. Il programma presenta una tabella chiamata prospetto, dove viene visualizzato il Bilancio e il Conto economico. Per avere nuovamente un bilancio aggiornato, bisogna sempre dare nuovamente il comando. Il prospetto cos ottenuto utile principalmente per un controllo veloce.

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Contabilit in partita doppia

5.7.2.2 Il comando bilancio abbellito

Con questo comando viene presentata una stampa abbellita, predefinita del bilancio e conto economico. Il raggruppamento dei conti avviene secondo il contenuto della colonna classe. Si tratta di una stampa gi preimpostata per stampe definitive del Bilancio e del Conto Economico. Viene visualizzata una finestra di dialogo con le seguenti opzioni:

La finestra Stampa Abbellita

Intestazioni (1-4) Col.Saldo Col.Precedente Opzioni stampa pagine Includi in stampa Bottone margini Bottone testi Bottone applica

Un testo da usare come titolo nelle stampe. Lintestazione della colonna saldo (un testo qualsiasi). Lintestazione della colonna saldo anno precedente (un testo qualsiasi). Vengono stampate le pagine dei gruppi selezionati. Si decide quali dati devono essere inclusi o meno in stampa. Serve a cambiare i margini per la stampa. Serve per cambiare i testi fissi della stampa.

Serve a salvare le modifiche senza procedere alla stampa. Questa stampa non consente totalizzazioni con i sottogruppi. Lanteprima pu risultare su certi computer un po lenta. Bisogna attendere semplicemente un attimo in pi. Comandi con raggruppamento libero

5.7.3

Con le colonne Gruppo e GR si possono creare gruppi e sottogruppi come si desidera. Si tratta di un sistema molto flessibile e potente. Richiede un po di attenzione e di ragionamento per essere compreso. Per una spiegazione pi dettagliata verificare nel capitolo Funzioni contabili di base. Il concetto di questi raggruppamenti semplice: Si definiscono delle righe di totale. In queste righe nella colonna Gruppo si indica il nome del gruppo.

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Per sommare assieme i conti si inserisce nella colonna GR (GR1 o GR2) dei conti il nome del gruppo nel quale si vuole che questo conto venga totalizzato. Anche gruppi possono parimenti venir sommati assieme in altri gruppi. In questo modo possibile creare dei gruppi e sottogruppi con la numerazione desiderata e fino a 100 livelli di sottogruppi.
5.7.3.1 Totali nel piano dei conti

Con la colonna gruppo e la colonna GR del piano dei conti si creano i raggruppamenti desiderati. Con il comando Calcola Totali conti, si ricalcolano i totali dei gruppi.
5.7.3.2 Conti solo con saldo

Molte volte nel piano dei conti si inseriscono dei conti che non vengono utilizzati e rimangono a 0. Con questo comando, il piano dei conti viene copiato in una tabella provvisoria, dove risultano solo i conti e i gruppi che hanno un saldo o un movimento.
5.7.3.3 Prospetto esterno

Prima di tutto si presuppone che sia stato creato un prospetto esterno con le righe di gruppo. Menu File, Nuova. Si trova nel gruppo contabilit doppia, elencato dopo la contabilit multidivisa. Questo comando legge larchivio prospetto con tutte le righe dei totali, raggruppa e calcola i totali in base alla colonna GR, GR1, GR2 specificata. Se le colonne GR1 e GR2 non sono visibili nel piano dei conti, bisogna renderle visibili. Utilizzare il comando Disponi Campi, Cambia attributi nel Menu Dati. Si crea quindi una tabella prospetto dove elencare i conti e i gruppi cos totalizzati.

La finestra per il prospetto esterno

Quando viene calcolato il prospetto, la colonna GR conterr quella che stata utilizzata per il calcolo prospetto e non per il valore della colonna GR che si trova nel piano dei conti. Per avere nuovamente un bilancio aggiornato bisogna far ricalcolare il prospetto. File prospetto Il nome del file prospetto.
Colonna conti Includi conti senza movimento Includi conti con saldo 0

Si specifica che la colonna della tabella conti deve essere utilizzata. Per includere i conti senza movimento. Per includere i conti con saldo a 0

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Contabilit in partita doppia

Visualizza solo totali gruppi Segnala manca raggruppamento Calcola Aggiungi voce Elimina voce

I conti non vengono presentati nel prospetto. Se un conto ha un gruppo sbagliato o non ha gruppo verr segnalato un errore. Viene calcolato il prospetto Il programma in grado di memorizzare diversi nomi di file prospetto e per ciascuno salvare le impostazioni. Cancella unimpostazione memorizzata.

5.7.4

Calcola periodo Calcola il movimento di tutti i conti durante il periodo specificato. I saldi parziali cos calcolati vengono messi nelle apposite colonne della tabella Conti: ParzialeInizio, ParzialeMov. e ParzialeFine. La vista Periodo del piano dei conti viene visualizzata e le colonne vengono intestate con la data specificata.

La finestra calcola periodo

I saldi periodo sono calcolati sul momento e cambiano solo se simpartisce nuovamente il comando. Se si inseriscono nuove registrazioni bisogna ridare il comando per avere una situazione aggiornata. 5.7.5 Visualizza scadenze Per avere un controllo delle fatture non ancora pagate, sufficiente inserire nella colonna Data Scadenza (vista scadenze) la data in cui il pagamento deve avvenire. Successivamente, quando il pagamento avvenuto sulla stessa riga, accanto alla data di scadenza, inserire la data di pagamento. Questo comando visualizza una lista dei sospesi. Sono sospesi, secondo la logica del programma, le righe dove vi una data di scadenza, ma non vi alcuna data di pagamento.

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Banana Contabilit

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5.8
5.8.1

Controllo e chiusura
Cerca differenza La regola base della contabilit : Attivi + Costi = Passivi + Ricavi Il programma mantiene costantemente aggiornato il totale di tutti i movimenti Dare e dei movimenti Avere e fornisce leventuale differenza. Questa differenza potrebbe derivare dal fatto che un conto utilizzato in una registrazione non sia presente nel piano contabile. Probabilmente la differenza sar per dovuta alla presenza di una registrazione incompleta su diversi conti. Si pu trovare la registrazione iniziale dalla quale il totale movimento Dare non corrisponde pi al totale movimento Avere. Un esempio esplicativo:

Vi sono dieci registrazioni esatte. Vi poi una registrazione su tre conti, composta da tre righe, incompleta. Le rimanenti registrazioni sono esatte. A causa della registrazione inesatta, il totale complessivo del movimento Dare non corrisponde al movimento Avere. Utilizzando il comando Cerca differenza verr indicato che la differenza fra movimento Dare e movimento Avere sussiste a partire dalla registrazione 11. Da questa registrazione fino alla fine, il movimento Dare non pareggia con il movimento Avere.

Aprire il menu Conta1. Attivare il comando Cerca differenza. Se verr rilevata una differenza ci si trover posizionati sulla riga iniziale, da dove non risulta pi pareggio fra il movimento Dare e movimento Avere.

Analizzare le successive registrazioni e apportare le necessarie modifiche. Per precauzione, qualora fosse difficile individuare la registrazione inesatta, conviene effettuare un Ricalcola contabilit (menu Conta1). E infatti possibile che lerrore sia dovuto allutilizzo di un conto non presente nel piano contabile. 5.8.2 Crea registrazioni differenze di cambio (opzione multidivise) Con questo comando vengono calcolate tutte le differenze di cambio per ogni conto. Se si hanno dei conti in divisa straniera si hanno sempre delle differenze di cambio o darrotondamento. La differenza di cambio sussiste, poich limporto in valuta straniera viene valutato in moneta nazionale (divisa base) e ogni giorno col variare dei cambi vi sono costantemente delle differenze. Il programma utilizza i cambi nella colonna cambio della tabella relativa. Bisogna provvedere ad aggiornare la tabella con i cambi del giorno che si vorranno utilizzare. Se si sta chiudendo la contabilit si devono aggiornare i cambi con quelli di chiusura; i cambi ufficiali al 31 dicembre. Questi cambi diventeranno poi i cambi di apertura dellanno successivo. Prima di chiudere una contabilit, sar necessario stampare un bilancio definitivo o aggiornare la tabella cambi e registrare le differenze di cambio. Nella colonna saldo calcolato del piano dei conti si hanno i saldi ricalcolati in base ai cambi della tabella relativa. Questa colonna contiene il saldo rivalutato. Ai fini della contabilit doppia, quello che fa stato il saldo effettivo contabile (quello con le differenze). Per avere la contabilit corretta dovrete quindi registrare le differenze di cambio. Dopo averlo fatto, la colonna saldo e quella del saldo calcolato conterranno i medesimi importi.

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Contabilit in partita doppia

Per ogni conto con una differenza di cambio viene creata una riga di registrazione. Le registrazioni create dal programma si possono annullare con il comando annulla operazione. Nel punto precedente, relativo alle Registrazioni differenze di cambio, stata spiegata, in modo pi completo, la problematica delle differenze di cambio. Attenzione: Anche usando cambi fissi vi sono differenze di cambio (arrotondamenti). Le differenze sono dovute al cumularsi degli arrotondamenti e bisogna anche in questo caso azzerarle con il comando crea registrazioni differenze di cambio. 5.8.3 Nuovo anno

5.8.3.1 Chiusura anno in corso

Una volta per trovare lutile si usava azzerare tutti i conti dei Costi e dei Ricavi. Questo sistema ormai superato, in quanto i programmi possono calcolare in qualsiasi istante lutile senza chiudere la contabilit. Il programma calcola automaticamente lutile e quindi pu passare direttamente dal bilancio prima della chiusura a quello dapertura senza fare nessuna chiusura.
5.8.3.2 Chiusura di una contabilit multidivisa

Prima di passare ad un nuovo anno con una contabilit in multidivisa occorre:


Aggiornare la tabella cambi con i cambi di chiusura. I cambi di chiusura sono uguali ai cambi dapertura del nuovo anno. Registrare le differenze di cambio e darrotondamento. Qualora le differenze di cambio non venissero registrate alla chiusura, automaticamente verrebbero riportate nellanno successivo.

Quando si procede ad ulteriori operazioni contabili, bisogna di nuovo verificare che non vi siano differenze di cambio; se sussistono bisogna registrarle nuovamente. A questo punto si pu stampare il bilancio e il conto economico effettivo. Chiusura provvisoria Se si stampano dei bilanci a certe date durante lanno bene ogni volta aggiornare la tabella cambi con i nuovi cambi e registrare le differenze relative. Se non si aggiorna la tabella cambi e non si registrano le differenze di cambio, ci si pu trovare a fine anno con differenze importanti nel risultato desercizio. 5.8.4 Crea contabilit per il nuovo anno E il comando che si usa quando finisce un anno e comincia una nuova contabilit per lanno successivo. Questo comando crea una nuova contabilit con il medesimo piano dei conti nel quale figurano come saldi dapertura i saldi finali. Il programma inoltre riporta i saldi finali anche nella colonna saldo anno precedente. E possibile specificare come ripartire lutile o la perdita; sufficiente indicare il conto (per esempio utile riportato) e limporto da destinarvi. Mentre ci si trova sulla contabilit dellanno in corso, impartire il comando Nuovo Anno.

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Banana Contabilit

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Finestra riporta nuovo anno

Si indica per quali conti occorre riportare i saldi dapertura. Normalmente si riportano i saldi dei conti di bilancio, fuori bilancio e codice terzo. Da ripartire Il programma indica lutile/perdita che si deve ripartire sui vari conti. Conti/Importi Si indicano i conti e per ciascun conto gli importi della ripartizione dellutile. Qualora non siano sufficienti 3 conti si deve procedere manualmente a rettificare nella nuova contabilit gli importi nella colonna apertura. Il programma avverte se vi una differenza fra il totale attivi e il totale passivi. Se vi una differenza, pu essere dovuta al fatto che non sia stato ripartito lutile o che nellanno precedente ci siano state differenze/errori, oppure, che non siano state registrate le differenze di cambio. Bisogna completare i dati base della nuova contabilit e salvare larchivio dandogli un nuovo nome.
Riporta saldi apertura dei conti

5.8.5

Riprendi saldi dapertura Non bisogna confondere questo comando con il Crea nuovo anno. Se si vuole iniziare un nuovo anno si user il comando Nuovo anno. Molte volte, si inizia un nuovo anno senza aver chiuso il precedente, pertanto i saldi iniziali del nuovo anno non sono ancora definitivi. Ad un certo punto si chiude definitivamente lanno precedente e i saldi definitivi possono cos essere ripresi come saldi dapertura della contabilit dellanno nuovo. Il programma aggiorna, oltre alla colonna del saldo apertura, anche quella del saldo precedente.

Aprire la contabilit del nuovo anno, quella nella quale risulteranno aggiornati i saldi dapertura. Selezionare il comando Riprendi saldi dapertura. Il programma chiede il nome del file (*.ac2) della contabilit dellanno precedente, quella dove figurano i saldi di chiusura.. Appare quindi la medesima finestra relativa al nuovo anno (ripartizione dellutile) che bisogna completare.

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Contabilit in partita doppia

5.9

Passaggio allEuro
Vi sono diverse fasi per la transizione allEuro. Il programma mette a disposizione diverse opzioni ciascuna adatta ad una particolare fase. Il primo passo, per chi ha una contabilit in divisa nazionale, di convertirla in una dove pu usare, oltre alla moneta nazionale anche lEuro. A un certo punto, si dovranno convertire tutti i saldi dalla moneta nazionale a quella in Euro. Si far la chiusura della contabilit ancora in moneta nazionale, ma con tutti i saldi di bilancio gi convertiti in Euro. Lanno successivo la divisa base sar in Euro e quindi si dovranno riportare i saldi e creare una nuova contabilit in Euro, ma con la possibilit di registrare ancora importi in moneta nazionale. A partire da luglio 2002 non si useranno pi le monete nazionali e quindi si potr tenere la contabilit unicamente in Euro. Abbiamo cercato di creare tutti gli strumenti per rendere pi facile possibile il passaggio allEuro. Il programma risolve tutti le problematiche relative alla conversione e ai cambi. Riteniamo comunque indispensabile che chi usa il programma abbia in chiaro gli aspetti teorici del passaggio allEuro. Crediamo che le riviste e i giornali contribuiranno a chiarire le varie problematiche. I documenti editi dalla Commissione Europea sono estremamente completi ed esaurienti, affrontando per tutti i dettagli, possono risultare per molte persone troppo complicati. Il fatto di usare due diverse monete contemporaneamente aumenta le complicazioni. Il programma consente di annullare le operazioni e ritornare sui propri passi. Questo consente anche, a chi non si sente sicuro, di operare con la necessaria tranquillit e sicurezza. Non ci stancheremo mai di sottolineare limportanza di fare delle copie di sicurezze della contabilit. Specialmente, quando si passa ad un nuovo anno, si tende a voler cancellare cose vecchie e ci si accorge solo dopo che per sbaglio sono stati cancellati archivi ancora necessari. Anche se molte persone pensano che non succeda mai, i computers invece si rompono e le persone perdono i dati, magari anche anni interi di contabilit. Non correte questi rischi. Prendete labitudine di fare delle copie su dischetto dei vostri dati e lavorerete molto pi tranquilli. Se avete delle difficolt, specialmente per il passaggio di fine anno, fatevi aiutare da un commercialista o consulente fiscale.

5.9.1

Nuova con valute per Euro Con questa funzione, una contabilit in una sola divisa viene convertita in una con cambi fissi e viene immessa come divisa2 lEuro. Questa funzione pu essere utilizzata in qualsiasi momento anche se abbiamo gi iniziato lanno. La contabilit viene convertita in una con cambi fissi e nei conti e nelle registrazioni viene inserita la divisa base. Si possono cos aggiungere i conti in Euro o continuare a eseguire registrazioni in Euro senza difficolt alcuna.

Aprire la contabilit con una sola moneta. Dare il comando Nuova con valute per Euro.

Salvare la contabilit creata dando un nuovo nome. Se si desidera invece passare da una contabilit con una moneta sola ad una con multidivise (cio con pi monete e non solo con cambi fissi), si deve usare il menu opzioni Converti in nuova. 5.9.2 Converti saldi in Euro Per un certo periodo si far la contabilit in due monete, ma come divisa base quella nazionale. Ad un certo punto, si dovranno convertire tutti i saldi in Euro per poi iniziare lanno successivo con la contabilit usando come divisa base lEuro.

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Banana Contabilit

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Logica di conversione Ammettiamo che la divisa base della contabilit sia DEM.

Viene creata una copia di tutti i conti con un saldo o un movimento, aggiungendovi la sigla della divisa. Se c il conto 1000, si crea il conto 1000.DEM. Le registrazioni vengono cambiate per tutti i conti in divisa base, invece di usare il conto 1000" verr usato il conto 1000.DEM. In questo modo, il conto 1000 diventa conto 1000.DEM. Se si crea una scheda conto 1000.DEM se ne avr una identica al conto 1000 come quella prima della conversione. Nel conto 1000 originale viene cambiata la divisa e messa quella EUR. Vengono create delle registrazioni che passeranno i saldi dai conti DEM ai nuovi conti EURO. Dopo queste registrazioni i conti DEM avranno saldo 0 e il saldo si trover sui conti in EURO.

Durante le registrazioni di conversione, da DEM ad EURO, vi sono delle differenze darrotondamento. In certi casi, viene creata una registrazione supplementare che azzera anche questa differenza darrotondamento. Pertanto, ci si trova con una contabilit i cui conti e registrazioni sono in divisa originale, ma contemporaneamente si avranno dei nuovi conti con i saldi gi aggiornati in Euro. La conversione dei saldi avviene tramite normali registrazioni di contabilit doppia che possono facilmente venire verificate. Se vi sono conti che non devono essere convertiti o che devono essere convertiti in un altro modo, sufficiente cancellare o modificare le registrazioni create in modo automatico. Avvertenze Prima di procedere alla conversione, il programma controlla che non ci siano stati sbilanci e che eventuali differenze di cambio siano state gi registrate. Se ci sono avvisi si pu comunque continuare, ma potrebbero poi esserci delle differenze contabili. Prima di fare questa operazione sarebbe utile chiudere la contabilit. 5.9.3 Crea nuovo anno solo Euro Ammesso che abbiate convertito i saldi in Euro, con la funzione Converti saldi in Euro, vi troverete con i conti a 0, sia quelli in divisa nazionale che quelli in Euro. Per lanno nuovo sar necessario riportare solo quei conti in Euro e quelli in moneta originale, ma con il saldo non a 0. Questa funzione del tutto simile alla Nuova e riporta saldi, ma invece di riportare tutti i conti, tralascia quelli nella divisa nazionale che sono a 0. Il programma crea una nuova contabilit per lanno nuovo e i dati della contabilit precedente non vengono modificati. 5.9.4 Contabilit solo in Euro Al pi tardi da luglio 2002 le monete nazionali non verranno pi utilizzate. Se avete conti ancora in divisa nazionale dovrete convertili definitivamente in modo da avere la contabilit unicamente in Euro. Avrete a questo punto solo dei conti in Euro e potrete usare la funzione nel Menu Opzioni Converti in e scegliere la contabilit doppia con o senza IVA. Il programma creer una nuova contabilit senza divise e vi riporter i saldi come li avevate nella contabilit precedente.

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Contabilit in partita doppia

5.10 Importa in contabilit


Vi sono diverse possibilit dimportare nella contabilit. Si deve scegliere innanzi tutto in che tabella importare:

Finestra importa in contabilit


Tabella conti Tabella registrazioni

Tabella cambi Si deve indicare il nome del file dal quale importare. Successivamente in base al tipo di file e di tabella verranno poste domande diverse. 5.10.1 Riprendi movimenti dal libro cassa Vi sono delle volte dove un conto viene gestito al di fuori della contabilit e vengono riportati solo i saldi ogni tanto. Questo comando esegue appunto questa operazione creando delle registrazioni da una gestione di conto esterna. Nel libro cassa, nel piano dei conti (vista contabilit) vi una colonna che consente di specificare per una categoria il conto relativo alla contabilit. Questo utile quando nella gestione del conto si usano molte pi suddivisioni che non in contabilit. Si deve prima di tutto specificare il nome dellarchivio cassa che si desidera leggere. Verr quindi visualizzata una finestra di dialogo che specificher i parametri:

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Banana Contabilit

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La ripresa dei movimenti di cassa

Conto destinazione Numero documento Data Inizio / Data fine Raggruppa movimenti

E il numero di conto della contabilit. E il numero di documento che bisogna usare per le registrazioni create con questo comando. Specificare il periodo da utilizzare

Specificare come devono essere raggruppati i movimenti del periodo. Una registrazione per conto Se pi categorie vengono raggruppate in un unico conto della contabilit, ma si desiderano registrazioni separate per ogni categoria. Il programma crea delle registrazioni per ogni categoria. Se si usano dei codici IVA vengono create delle registrazioni non solo per categoria, ma anche per codici IVA diversi per la medesima categoria. Con il comando annulla operazione si pu ripristinare la situazione precedente a questo comando. 5.10.2 Importa registrazioni Da un archivio esterno vengono ripresi dei movimenti e riportati in contabilit. Vi sono diverse opzioni a disposizione. Una volta letto larchivio possibile selezionare le opzioni di come i movimenti saranno trasferiti in contabilit.

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Contabilit in partita doppia

Importa registrazioni

5.10.2.1 Importa da contabilit doppia

Questi movimenti hanno un conto dare e un conto avere. Importa delle registrazioni da un archivio con movimenti di contabilit doppia. Ogni registrazione una riga. I campi sono separati da tabulatori. La sequenza obbligatoria dei campi la seguente:

Data (in formato ddmmyyyy) Documento Descrizione Conto Dare Conto Avere Importo Codice IVA Sigla Divisa

Cambio I campi possono anche essere vuoti, ma deve comunque esserci il tabulatore. Se limportazione avviene in una contabilit con multidivise, il programma attribuir automaticamente la divisa e il cambio in base ai conti utilizzati.
5.10.2.2 Importa movimento conto

Serve quando bisogna importare, per esempio, da un estratto conto bancario. Nel file di testo vi sono i movimenti di un singolo conto. Ogni registrazione una riga. I campi sono separati da tabulatori. La sequenza obbligatoria dei campi la seguente:

Data (in formato ddmmyyyy) Documento Descrizione Importo entrata (in negativo uscita)

[Importo uscita] solo se non sono stati usati importi al negativo Il programma verifica se vi sono importi in negativo.

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Gli importi in entrata vengono registrati in dare del conto, mentre quelli in uscita vengono registrati in avere. Una volta importati i movimenti bisogna completare le contropartite. 5.10.3 Importa conti Importa i conti nel piano dei conti. Si pu scegliere fra diversi tipi di archivi. Usando questa funzione non solo si pu importare un piano dei conti, ma avendo un piano standard si pu far in modo che vengano aggiornate solo le descrizioni o i saldi iniziali.

Importa conti

5.10.3.1 Formato testo

Ogni riga un conto. I campi sono separati da tabulatori. Il formato dimportazione il seguente:

Conto Descrizione Saldo iniziale Dare (in negativo saldo avere) Saldo iniziale Avere (solo se non vengono usati importi in negativo)

Divisa (opzionale) Il conto obbligatorio. Se non c il conto la riga non viene presa in considerazione. Se i conti esistono gi nel piano dei conti e vengono attivate le opportune opzioni, il programma aggiorna il saldo iniziale e la descrizione. Se alcuni conti ci sono gi ed altri no, il programma inserisce i nuovi conti subito dopo quelli che ha appena trovato. 5.10.4 Importa cambi Nella tabella cambi sono aggiornati i cambi ripresi da unaltra tabella cambio o dallo storico cambi. In questo modo sufficiente aggiornare i cambi in una contabilit o nello storico cambi e riprenderli nelle altre contabilit.

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Contabilit in partita doppia

Storico cambi

Lo storico cambi un file con unicamente la tabella cambi. Vengono memorizzati i cambi con delle date. Per creare uno storico cambi si procede: File, Nuova, si sceglie nella contabilit doppia lo storico cambi. Nellarchivio storico ogni riga cambio specifica oltre alla divisa, la divisa base a cui si riferisce, nonch lindicazione della data a cui il cambio riferito.

5.11 Esporta dati


Si ha la possibilit di esportare dati in diversi formati

Esporta da contabilit

I dati della contabilit possono essere esportati su degli archivi esterni.

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Manuale libro cassa


Il libro cassa serve a tenere la contabilit di un conto (cassa o banca) con entrate ed uscite raggruppate in categorie. Il libro cassa sostituisce il quaderno cassa o banca. Al libro cassa associato il menu Cassa1.

6.1

Le tabelle del libro cassa


Il libro cassa composto dalle seguenti tabelle principali:
Categorie Registrazioni Codici IVA (con opzione IVA)

Lelenco delle categorie di spesa ed entrata a cui vengono imputate le entrate e le uscite nelle registrazioni. Dove vengono immessi i movimenti contabili. Dove vengono definiti i codici IVA e le varie opzioni.

Le tabelle per la visualizzazione dei dati


Scheda categoria Riassunto IVA (con opzione IVA)

Dove vengono visualizzati i movimenti di una singola categoria o centro di costo. Dove viene visualizzato il riassunto IVA.

6.2

Libro cassa per Euro (cambi fissi)


Consente di tenere il libro cassa in due monete. Il saldo del conto, le schede categoria e i saldi delle categorie sono presentati contemporaneamente in due monete. Bisogna prestare attenzione al fatto che laddove la colonna divisa 2 viene ricalcolata di volta in volta vi possono essere differenze di arrotondamento. Il programma calcola automaticamente limporto della registrazione nella divisa 2. Questo importo pu essere modificato manualmente, qualora quello comunicato dalla banca fosse diverso. Infatti, in certi casi, vi possono essere differenze darrotondamento, ma in sostanza gli importi sono giusti. Non vi pu per essere una differenza superiore allunit minima darrotondamento.

6.3

I dati base del libro cassa


I dati base della contabilit sono raggruppati in una finestra di dialogo. La finestra di dialogo accessibile nel menu Opzioni, Dati Base. Prima di iniziare a registrare bene completare questi dati.

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Manuale libro cassa

I dati base cassa (opzione cambi fissi)

Intestazione contabilit

Data iniziale

Data chiusura

Divisa Base

Data registrazione obbligatoria

Si tratta delle due caselle vuote, allinizio della finestra, dove potete immettere dei testi liberi che verranno poi utilizzati per intestare le stampe (sinistra e destra). La data dinizio della contabilit (pu anche essere lasciata vuota). Quando nelle registrazioni si immette una data inferiore a questa c un avviso derrore. La data di chiusura della contabilit (pu anche essere lasciata vuota). Quando nelle registrazioni si immette una data maggiore a questa c un avviso derrore. La sigla della divisa in cui viene tenuta la contabilit. Quando si cambia questo valore, il programma cambia le intestazioni delle colonne con importi in divisa base, aggiungendovi la nuova sigla. Quando si attiva questa opzione e si inserisce una registrazione senza data vi una segnalazione derrore.

Divisa2
Sigla Divisa2

Decimali divisa2 Moltiplicatore divisa2

Cambio divisa2 Cambio valido anche da divisa base

Nel capitolo contabilit doppia verr trattato pi ampiamente il tema divisa2. La sigla della divisa2 Il numero dei decimali con cui vengono arrotondati gli importi nella colonna divisa 2. Il moltiplicatore cambio per la conversione fra la divisa base e la divisa 2. In certi casi lo si usa in negativo. (Si vedano le spiegazioni nel capitolo contabilit doppia, tabella cambi). Il cambio per la conversione da divisa base a divisa 2. Se si cambia un importo e lo si ricambia nella moneta originale non si ottiene sempre limporto originale. Per esempio, se si cambia limporto di 0.43 (al cambio 2.00) si ottiene (arrotondando a 2 decimali ) 0.22. Ricambiando lo 0.22 al cambio di 2.00 si ottiene 0.44. Si ha quindi una differenza di 0.01 centesimi.

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Banana Contabilit

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6.4

La tabella categorie
Qui di seguito sono elencate le colonne della tabella Categorie: Gruppo Il numero/sigla gruppo per la totalizzazione di categoria e gruppi. Se c un gruppo non ci pu essere un conto. Conto Il numero/sigla categoria da usare nelle registrazioni. Se c un conto non ci pu essere un gruppo. Descrizione Un testo qualsiasi per la descrizione del gruppo o categoria.
Gr. Entrate Uscite Saldo Budget Diff.Budget

Viene messo il numero/sigla di un gruppo nel quale totalizzare. Deve essere un Gruppo gi esistente. Il totale dei movimenti in entrata per questa categoria. Il totale dei movimenti in uscita per questa categoria. La differenza fra entrate e uscite. Il totale in pratica dei movimenti per questa categoria. Limporto del budget.

La differenza fra Saldo e Budget calcolata automaticamente quando si effettua la funzione calcola totali. CD Per la ripresa dei movimenti nella contabilit doppia. Permette di definire un numero di conto della contabilit dove registrare questa categoria. Normalmente viene usato il numero della categoria, ma pu essere interessante raggruppare in contabilit sotto ununica voce, diverse categorie del libro cassa. Per quanto riguarda i totali si rimanda al capitolo Funzioni contabili di base.

6.5
6.5.1

La tabella registrazioni
Le colonne della tabella registrazioni

Le registrazioni nel libro cassa

Data Doc Descrizione Categoria Entrate Uscite

La data relativa alloperazione contabile. Il numero o nome del documento contabile. Testo libero che descrive loperazione contabile. Un numero categoria definito nel piano dei conti. In questa categoria viene registrato limporto in entrata o in uscita. Limporto in entrata. Limporto in uscita.

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Manuale libro cassa

Saldo CC1, CC2, CCTerzo

Il saldo aggiornato con gli importi dei movimenti. Viene ricalcolato con la funzione calcola totali (F9). Le colonne relative ai centri di costo.

Le colonne con lopzione IVA Queste colonne sono state spiegate nel capitolo Funzioni contabili di base e sono comuni a tutte le contabilit. Le colonne con lopzione Euro
Importo Divisa2 Saldo Divisa2

Limporto della registrazione nella divisa 2. Se negativo si tratta di unuscita. Il saldo del conto espresso in divisa 2. Questo importo viene ricalcolato assieme alla colonna saldo.

6.5.2

Inserire registrazioni Le registrazioni non sono altro che righe di movimento scritte nella tabella Registrazioni. Laggiornamento delle categorie istantaneo. Invece, per avere aggiornati i saldi nella colonna registrazioni e i totali nella tabella Categorie, si deve dare il comando ricalcola totali (F9). Nella finestra informativa, in basso, vengono sempre riportati le categorie che vengono toccate nella registrazione. Viene visualizzato limporto del movimento e il saldo delle categorie. Se vi sono errori anche questi sono visualizzati con la descrizione dellerrore.

6.5.2.1 Registrazioni normali

Si inserisce un importo in entrata o in uscita e un eventuale numero di categoria. Limporto viene registrato in entrata e in uscita sul conto (colonna saldo) e sulla categoria immessa. La categoria deve essere stata definita nella tabella Categoria. Registrazioni con Divisa2 Si tratta di una registrazione normale. Il programma automaticamente converte gli importi in Entrata/Uscita in un unico importo in divisa2. E possibile modificare limporto in divisa. Se il cambio non corrisponde a quello fisso verr segnalato un errore.
6.5.2.2 Registrazioni con IVA

Si prega di leggere attentamente la parte relativa alliva nel capitolo Funzioni contabili di base Si presuppone che siano stati gi impostati correttamente i codici IVA, nella tabella Codici IVA. Nella tabella Codici IVA, per i vari codici definiti, si deve anche specificare una categoria per lIVA. Quando si immette una registrazione con IVA obbligatorio specificare la categoria. Si inserisce nella colonna apposita IVA il codice IVA desiderato. Se si usa un codice IVA senza indicare la categoria oppure si registra in entrata invece che in uscita, il programma non pu scomporre lIVA correttamente. Si verifica pertanto, una differenza che viene segnalata dal programma con Saldo movimento non a zero. Quando viene segnalato questo errore bisogna correggere la registrazione.
6.5.2.3 Registrazioni con codici per IVA dovuta

Il codice immesso un codice dIVA dovuta (colonna dovuta nella tabella Codici IVA) E lIVA che si deve versare allo stato quando si effettuano delle vendite. Limporto deve essere immesso come entrata. Limporto lordo viene registrato in entrata sul conto.

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Banana Contabilit

97

Limporto netto viene registrato come entrata sulla categoria. Limporto IVA viene registrato in entrata sulla categoria (conto IVA) definita nella tabella Codici IVA. Il calcolo dei vari importi (scomposizione) avviene sulla base del parametro netto, impostato nella tabella Codici IVA. Storni Se il codice viene preceduto dal segno meno -V1" ,la registrazione avviene come se fosse unIVA recuperabile, ma nel riassunto IVA figurer invece in deduzione dellIVA dovuta.
6.5.2.4 Registrazioni con Codice per IVA recuperabile

Il codice non quello di un IVA dovuta, quindi IVA recuperabile. E lIVA recuperabile quando si fanno acquisti. Limporto deve essere immesso come uscita. Limporto lordo deve essere registrato in uscita sul conto. Limporto netto viene registrato come uscita sulla categoria. Limporto IVA viene registrato in uscita sulla categoria (conto IVA) definita nella tabella Codici IVA. 6.5.3 Registrare centri di costo Si veda il capitolo Funzioni contabili di base dove vengono spiegati i centri di costo. Per la registrazione dei Centri di costo si utilizzano le colonne CC1, CC2, CCTerzo. Nelle colonne CC si usano le categorie che sono definite come centro di costo, ma senza immette il carattere iniziale (virgola, punto, punto e virgola). Se un importo deve venire registrato in negativo bisogna far precedere il numero conto CC dal segno meno (-B). Per ottenere la scheda conto, cliccare due volte sul numero di conto o utilizzare il comando specificando il numero di conto preceduto dal punto. Nessuna scomposizione IVA Nel centro di costo viene registrato limporto figurante nella colonna importo, indipendentemente da uneventuale scomposizione IVA.

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Manuale dichiarazione IVA


Vengono elencati i movimenti soggetti a IVA per poi calcolare il riassunto IVA. Per ogni registrazione si specifica un importo e il codice IVA opportuno. E utile per chi non tiene la contabilit, ma deve comunque preparare la dichiarazione dellIVA scomponendo gli importi nei vari gruppi. La dichiarazione IVA associata ad un proprio menu, Iva1, con i comandi specifici dellapplicazione.

7.1

Le tabelle della dichiarazione IVA


Come le altre applicazioni, anche la dichiarazione IVA, si basa sul concetto delle tabelle allinterno delle quali vengono immessi i dati. La dichiarazione IVA composta dalle seguenti tabelle:
Registrazioni Codici IVA

Dove vengono immessi i movimenti contabili. Dove vengono definiti i codici IVA e le varie opzioni.

Le tabelle per la visualizzazione dei dati


Riassunto IVA (con opzione IVA)

Dove viene visualizzato il riassunto IVA

7.2
7.2.1

La tabella Registrazioni
Le colonne della tabella Registrazioni

Le registrazioni nella dichiarazione IVA

Data Doc Descrizione Importo

La data relativa alloperazione contabile. Il numero o il nome del documento contabile. Testo libero che descrive loperazione contabile. Limporto del movimento contabile.

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99

Le colonne per lIVA Queste colonne sono state spiegate nel capitolo Introduzione alle applicazioni contabili e sono comuni a tutte le contabilit. 7.2.2 Inserire registrazioni Le registrazioni non sono altro che righe di movimento scritte nella tabella Registrazioni. Nella finestra informativa in basso, viene visualizzata la categoria IVA scelta. Si prega di leggere attentamente la parte relativa allIVA nel capitolo Introduzione alle applicazioni contabili Si presuppone che siano stati gi impostati correttamente i codici IVA nella tabella Codici IVA. Non si deve fare altro che immettere i movimenti con limporto e il codice IVA relativo.

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Manuale etichette
Si tratta di una semplice tabella dove si immettono indirizzi o altro per la stampa delle etichette. Si pu effettuare una lista di indirizzi oppure creare dal nulla i campi che si desiderano e predisporre cos un database su misura. Anche la stampa delle etichette parametrizzabile. Il vantaggio di questo programma, che permette di stampare in modo veloce delle etichette postali. Inoltre, se il testo troppo grande, il programma usa un carattere pi piccolo per la stampa, in modo che tutto il testo stia sulletichetta.

8.1

Creazione di una nuova cartella etichette


Con il comando File Nuova si pu scegliere, dal gruppo etichette, tre tipi diversi: Etichette semplici Vengono creati dei campi riga1, riga2 dove specificare delle righe di testo delletichetta. Etichette indirizzi Vengono creati dei campi corrispondenti ad un database di indirizzi con nome, cognome, via, citt ecc... Etichette (da costruire) E come un database vuoto. In questo caso si creano i campi di cui si ha bisogno. Quando si crea una nuova cartella, il programma crea automaticamente anche una selezione dei campi da stampare. La selezione dei campi il modo in cui i campi vengono disposti sulletichetta. Questa selezione si pu cambiare o rifare nuova.

8.2

La logica della stampa etichette


Con i comandi stampa etichetta1 e stampa etichetta2 si accede alla definizione e alla stampa delle etichette. Vi sono due comandi simili affinch sia possibile salvare due impostazioni detichetta. Per il resto i due comandi sono uguali. Si definiscono i formati dei fogli etichette e i campi che devono essere stampati. Quando si stampa si deve specificare il numero delle copie di etichette da stampare e il punto in cui iniziare la stampa (su quale etichetta del foglio). Se si aggiungono dei campi che devono figurare nella stampa delle etichette, bisogna naturalmente cambiare il formato di stampa.

8.2.1

La stampante non stampa su tutta la pagina Le stampanti non sono in grado di stampare su tutta la superficie di un foglio: si tratta di un limite per il quale non si pu intervenire tramite programmazione. Il programma durante la stampa delle etichette cerca di adattare le singole etichette ai valori della pagina di stampa.

8.3

I comandi Stampa etichette1 e Stampa etichette2


Quando si attiva uno dei due comandi per la Stampa delle etichette viene aperta una finestra di dialogo contenente:

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101

La stampa etichette

Prima pagina

Numero di copie per ogni etichetta Pulsante Imposta etichette Pulsante Selezione dei campi Pulsante Limiti area di stampa

Si pu decidere la posizione della prima etichetta. I valori Etichetta inizio orizzontale = 1, Etichetta inizio verticale = 1 si riferiscono allangolo in alto a sinistra del foglio. Il valore iniziale 1 si riferisce ad una copia per ogni etichetta. Apre la finestra di dialogo per inserire i margini del foglio, i margini delletichetta, le dimensioni dei caratteri. Apre la finestra di dialogo Disponi campi etichetta per la selezione dei dati da porre sulle etichette. Apre la finestra di dialogo per definire i limiti dellarea in cui la stampante pu stampare.

8.3.1

Stampa unione Per usare la Stampa unione esportare i dati con lopzione Colonne Intestazione. In questo modo non vengono esportati solo i dati, ma anche le intestazioni che possono essere lette da un programma per la stampa in serie di lettere.

8.3.2

Per stampare le etichette


Selezionare uno dei due comandi Stampa etichette1 e Stampa etichette2 dal menu specifico della Cartella: viene visualizza la finestra di dialogo Stampa Etichette. Inserire i valori per i parametri Etichetta inizio orizzontale e verticale ed il numero delle copie per ogni etichetta. Premere il pulsante Imposta etichette; il paragrafo Selezione di dati delletichetta interamente dedicato allargomento. Premere il pulsante Selezione campi; per scegliere i dati da porre sulletichetta occorre consultare il paragrafo Selezione dei campi delletichetta. Premere il pulsante Limiti area di stampa; seguendo la sequenza delle operazioni date nel paragrafo, Inserire i limiti dellarea di stampa si ottimizza al massimo la fase di stampa. Il pulsante Impostazione stampante richiama la finestra di dialogo di Windows per inserire i parametri relativi alla stampante. Al termine della fase dinserimento dei dati, premere il pulsante Stampa.

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102

Manuale etichette

La finestra Dati Sessione Stampa Etichette visualizza alcuni dati che consentono di controllare i parametri inseriti: le dimensioni orizzontali e verticali del foglio, quelle di unetichetta, il numero di pagine e di etichette in fase di stampa. Premendo il pulsante Stampa, si avvia la stampa delle etichette. 8.3.3 Selezione dei campi delletichetta La finestra di dialogo presenta tre aree distinte: larea Elenco campi per la selezione dei campi, Elenco separatori per scegliere i separatori e Vista etichetta per larea di visualizzazione del risultato della composizione dei campi e dei separatori.

Limpostazione dei campi da stampare

Area Elenco campi: Sono elencate tutte le intestazioni delle colonne della cartella di lavoro. Per selezionare un campo: Fare doppio clic su di un elemento della lista dei campi. oppure

Fare clic su di un elemento della lista.

Premere il pulsante OK campo. Il campo selezionato viene visualizzato nellarea Vista etichetta. Area Elenco separatori Sulla riga di unetichetta possibile porre pi campi, separati da uno spazio oppure lasciando una riga vuota tra due righe. Un separatore delimita la fine della riga delletichetta. I separatori tra cui possibile scegliere sono:
<spazio> <a capo>

Serve a separare due campi posti sulla stessa riga, ad es. NOME<spazio>COGNOME_DITTA la particella finale che dovr sempre essere posta alla fine di ogni riga delletichetta, ad es. CORTESIA<a capo>. Se il campo precedente non contiene alcun dato, la riga delletichetta non viene stampata.

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103

<a capo sempre>

Se si seleziona questo separatore la riga delletichetta viene stampata anche se il campo precedente non contiene alcun dato. Ad es., CORTESIA<a capo sempre>: se la cella corrispondente al campo CORTESIA vuota viene stampata una riga vuota.

Area vista etichetta Visualizza la disposizione dei campi e dei separatori cos come appariranno sulletichetta: ad ogni riga dellarea corrisponde una riga sulletichetta. Naturalmente i simboli qui usati per i separatori <spazio> <a capo> <a capo sempre> non vengono stampati. Il pulsante Cancella ultimo campo elimina lultimo separatore o campo inserito; il pulsante Cancella tutto cancella tutta larea. Quando si crea una nuova cartella di lavoro viene generata una sequenza predefinita di campi e separatori che consentono la stampa delle etichette. Per salvare le modifiche effettuate occorre premere il pulsante OK.
8.3.3.1 Selezione di dati delle etichette

La finestra di dialogo Imposta etichette consente di specificare i valori in centimetri per i margini del foglio delle etichette o di ogni etichetta e, se si desidera che il testo sia centrato orizzontalmente e/o verticalmente allinterno di ogni singola etichetta. Nellarea Dimensione carattere si pu scegliere la dimensione dei caratteri di stampa (10 o 12 punti) o lasciare che il programma calcoli automaticamente la massima dimensione possibile. Le righe che seguono descrivono le tre aree di cui costituita la finestra di dialogo ed i parametri richiesti.

Limpostazione del formato etichetta

Area Foglio
Margini

Numero etichette orizzontale Numero etichette verticale

Alcuni fogli delle etichette presentano dei margini inutilizzabili per la stampa. Di questi margini, per i quattro lati del foglio, si possono inserire le dimensioni in centimetri. Se il foglio delle etichette non ha margini, il valore dei quattro parametri sar zero. Qui va inserito il numero delle etichette presenti sulla dimensione orizzontale del foglio delle etichette. Qui va inserito il numero delle etichette presenti sulla dimensione verticale del foglio.

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Manuale etichette

Area Etichetta
Margini Centra etichetta orizzontalmente Centra etichetta verticalmente

Se lo si desidera, si pu lasciare un margine per ciascuna etichetta; i valori per i margini delletichetta vanno inseriti in centimetri. Se si seleziona la casella, il testo di ogni singola etichetta viene centrato orizzontalmente nello spazio delletichetta. Se si seleziona la casella, il testo di ogni singola etichetta viene centrato verticalmente nello spazio delletichetta.

Area Dimensione carattere Il programma calcola, etichetta per etichetta, la massima dimensione dei caratteri possibile, partendo da 14 punti sino ad arrivare ad 8 punti. Il calcolo viene effettuato considerando sia la dimensione orizzontale, sia quella verticale. Se unetichetta ha una riga cos lunga (o un numero di righe cos elevato) da non poter essere stampata interamente, viene inserito un messaggio davviso nella finestra Messaggi. Anche se incompleta letichetta viene stampata in ogni caso. 10 punti Le etichette vengono stampate con caratteri di dimensione 10 punti. 12 punti Le etichette vengono stampate con caratteri di dimensione 12 punti. Con il tasto OK si confermano le opzioni selezionate; salvando su file la cartella di lavoro, anche le opzioni della finestra di dialogo verranno salvate.
Automatica

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I Messaggi di errore
I Messaggi vengono presentati sia immediatamente che elencati nella finestra messaggi. Oltre al testo viene indicato il nome della tabella e il numero della riga relativo allerrore. Cliccando due volte su un errore ci si sposta immediatamente alla riga in questione. Con il pulsante Non avvisare si disattiva la presentazione immediata. Per riattivarla usare lAvvisa messaggi nel menu Finestre. Di seguito sono elencati i testi dei messaggi con la relativa spiegazione del significato.
Applicazioni diverse impossibile procedere con lunione

Si cercato di unire due cartelle di lavoro di tipo differente.


Archivio con un altro set di caratteri: Convertire ?

Si sta cercando di aprire, una cartella di lavoro creata con un altro sistema operativo. E possibile che non tutti i caratteri vengano convertiti correttamente.
Archivio di una versione pi recente. Vi possono essere dati incompatibili. Continuare comunque?

Si sta cercando daprire una cartella di lavoro, creata con una versione pi innovativa rispetto a quella che si sta utilizzando.
Archivio di una versione precedente. Continuare comunque?

Si sta cercando daprire una cartella di lavoro creata con una versione pi vecchia rispetto a quella che si sta utilizzando. Una volta confermato con il Si, il programma procede con laggiornamento delle colonne delle varie tabelle.
Archivio gi esistente: riscrivere?

Si chiede se i dati dellarchivio devono essere riscritti con quelli nuovi.


Archivio non trovato: impossibile caricare

Non stato trovato il nome dellarchivio richiesto.


Archivio non valido

Il nome dellarchivio in cui salvare la Cartella di lavoro non corretto.


Attenzione ci sono sbilanci. Continuare comunque?

Se si procede vi possono essere degli errori. Eliminare prima gli sbilanci.


Attenzione questa operazione non pu essere annullata. Continuare comunque?

Si sta eseguendo unoperazione che non potr pi essere annullata. Con la conferma si procede.
Attenzione: conversione contabilit semplice in doppia Dati incompleti

La contabilit semplice non pi supportata nella versione 4.00 e questa viene convertita in doppia. Attenzione ci possono essere degli errori di conversione.
Attenzione: le due contabilit non sono esattamente dello stesso tipo. possibile una perdita di dati: continuare comunque?

Se la contabilit di destinazione non contiene lIVA , e quella su cui stiamo operando con IVA, i dati dellIVA andranno persi.
Attenzione: Utile/Perdita non ancora ripartita:

Sono stati riportati i saldi a nuovo, ma vi una differenza fra i saldi iniziali e quelli finali, dovuta allutile o alla perdita non ancora ripartita.
Avviso: ci sono differenze di cambio o darrotondamento non ancora registrate

Si sta per procedere alla conversione in Euro e vi sono dei conti con differenze di cambio. La conversione pu non funzionare correttamente.
Avviso: ci sono gi conti con la sigla conversione

Si sta per procedere alla conversione in Euro e vi sono gi dei conti con il nome, come se fosse gi stato convertito in Euro. Ai conti in divisa base viene aggiunta la sigla della divisa base. Ad es., se la divisa base DM il conto 1000 diventa 1000.DM.

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I Messaggi di errore

Avviso: ci sono sbilanci (differenza dare/avere)

Si sta per procedere alla conversione in Euro e il programma rileva che vi sono delle differenze nelle registrazioni. La conversione pu non funzionare correttamente.
Avviso: conto classe 3 o 4 non in divisa base

Se i conti del conto economico non sono in divisa base, questo varia costantemente con il solo variare dei cambi.
Avviso: conto IVA gi addebitato/accreditato in questa registrazione

La registrazione addebita o accredita il conto IVA pi volte, in quanto oltre al codice IVA nella colonna Cod.IVA stato inserito anche il conto IVA nella colonna Dare o Avere della registrazione stessa.
Avviso: conto senza classe

Il conto non un centro di costo e ha un saldo. Bisogna indicare anche la classe.


Avviso: il conto avere non ha nessuna classe

Il conto indicato non appartiene a nessuna classe.


Avviso: il conto dare non ha nessuna classe

Il conto indicato non appartiene a nessuna classe.


Avviso: IVA in avere senza conto avere

Viene registrata lIVA, ma la registrazione non completa in quanto manca il conto che la completi.
Avviso: IVA in dare senza conto dare

Viene registrata lIVA ma la registrazione non completa in quanto manca il conto che completa la registrazione.
Avviso: IVA registrata in avere

E possibile che vi sia un errore oppure si tratti di una registrazione corretta, ma particolare. Si pu disabilitare questo messaggio usando la colonna non Avvisa nella tabella codici IVA.
Avviso: IVA registrata in dare

E possibile che vi sia un errore oppure si tratti di una registrazione corretta, ma particolare. Si pu disabilitare questo messaggio usando la colonna non Avvisa nella tabella codici IVA.
Avviso: moltiplicatore registrazione non quello della tabella cambi

Per questa divisa si sta usando un moltiplicatore diverso da quello specificato nella tabella cambi. Ricalcolare il cambio della registrazione.
Avviso: non il cambio fisso

La divisa ha cambi fissi. Non vi possono essere cambi diversi da quello della tabella cambi o dei dati base. Questo pu non essere un errore qualora si siano applicati degli arrotondamenti leggermente diversi.
Cambio Euro non trovato: Inserirlo manualmente (Cambio Divisa2)

Durante la conversione non si potuto trovare il cambio Euro nellarchivio exchange.ac2. Bisogna quindi inserirlo manualmente nella tabella cambi o nei dati base della contabilit.
Cambio inferiore al cambio minimo

Il cambio immesso inferiore a quello minimo specificato nella tabella cambi.


Cambio ma importi in divisa base

Per una registrazione in divisa base il cambio deve essere 1.0.


Cambio superiore al cambio massimo

Il cambio immesso superiore a quello minimo specificato nella tabella cambi.


Campo dati non trovato: si tratta probabilmente di un archivio versione precedente

Si aperto un archivio creato con una versione precedente, quando viene eseguito un comando non trova il campo. Per ovviare a questo problema si deve creare una nuova cartella dello stesso tipo e poi unire nella nuova, la cartella che genera lerrore con il comando Unione cartella di lavoro nel menu Opzioni.

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Campo di sistema: impossibile cancellare

Si tratta di un campo predefinito che non si pu cancellare.


Cartella di lavoro gi caricata. Per caricare chiudere prima quella in memoria

La Cartella di lavoro gi caricata; per ricaricarla occorre chiuderla con il comando Chiudi nel menu File.
Cartella di lavoro non disponibile

Non possibile caricare la Cartella di lavoro richiesta: potrebbe essere stata eliminata o trovarsi in un altro percorso.
CC terzo non in divisa registrazione

La divisa della registrazione diversa da quella del conto (non in divisa base).
CC terzo non trovato

Si immesso un centro di costo il cui numero/sigla non esiste nel piano dei conti (Conto preceduto da un punto ;).
CC1 non in divisa registrazione

La divisa della registrazione diversa da quella del conto (non in divisa base).
CC1 non trovato

Si immesso un centro di costo il cui numero/sigla non esiste nel piano dei conti (Conto preceduto da un punto .).
CC2 non in divisa registrazione

La divisa della registrazione diversa da quella del conto (non in divisa base).
CC2 non trovato

Si immesso un centro di costo il cui numero/sigla non esiste nel piano dei conti (Conto preceduto da una virgola ,).
C la sigla divisa ma non c il conto

Si indicata una divisa, ma si dimenticato il numero di conto.


C limporto apertura ma manca il conto

Si indicato un importo dapertura ma manca il conto.


Cella protetta: impossibile cancellare o modificare

La cella che si desidera cancellare si trova in una riga o in una colonna protetta.
Ci sono differenze di cambio non registrate. Continuare comunque?

Prima registrare le differenze di cambio e solo dopo procedere con loperazione.


Codice IVA non trovato

Il codice IVA immesso nelle registrazioni non esiste nella tabella codici IVA.
Colonne o righe protette: impossibile cancellare o modificare

La riga o colonna che si cerca di cancellare o modificare protetta: occorre togliere la protezione con il comando Sproteggi righe nel menu Modifica o selezionare lopzione Protezione nella finestra Cambia attributi, richiamata dal comando Disponi campi nel menu Dati.
Colonne protette: impossibile cancellare o modificare

Una o pi colonne sono protette. Se possibile, modificare gli attributi di questo campo.
Conti in divisa base: la divisa non usata

Si inserita una registrazione in divisa, ma i conti usati sono solo in divisa base. Per la registrazione su questi conti viene usato esclusivamente limporto in divisa base.
Continuare con ripresa righe memorizzate ?

Vengono riprese le righe memorizzate che hanno il medesimo codice/doc.


Continuare con sblocco movimenti contabili?

Confermare se si desidera sbloccare i movimenti contabili. Se si blocca di nuovo la contabilit i campi blocco1 e blocco2 saranno diversi.
Conto avere con IVA e non in divisa base

La scomposizione degli importi IVA richiede che il conto sia in divisa base.

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I Messaggi di errore

Conto avere non in divisa registrazione

La divisa della registrazione diversa da quella del conto (non in divisa base).
Conto avere non trovato

Il conto indicato non stato trovato nel piano dei conti.


Conto con divise non identiche

Si sta registrando su un conto con la divisa non appropriata. Questerrore appare anche quando per una riga di registrazione si usano due conti non in divisa base.
Conto dare con IVA e non in divisa base

La scomposizione degli importi IVA richiede che il conto sia in divisa base.
Conto dare non in divisa registrazione

La divisa della registrazione diversa da quella del conto (non in divisa base).
Conto dare non trovato

Il conto indicato non stato trovato nel piano dei conti.


Conto differenze di cambio non nella divisa base

Il conto utile e perdita di cambio devono essere conti in divisa base.


Conto gi esistente, nessuna conversione

E gi presente un altro conto con il medesimo numero e non possibile convertire quello indicato.
Conto gi esistente

Il numero di conto che si immesso esiste gi nel piano dei conti.


Conto IVA non in divisa base

Il conto sul quale si deve registrare lIVA non in divisa base.


Conto IVA non trovato

Il conto IVA specificato o ripreso dalla tabella codici IVA non esiste nel piano dei conti.
Conto non trovato

Lerrore appare quando si usa un numero di conto che non esiste nel piano dei conti.
Conto perdite di cambio non trovato (dati base contabilit)

Con il ricalcola totali, il programma aggiorna la colonna Saldo Calcolato con i cambi del giorno e porta eventuali perdite nel conto apposito che per non esiste o non stato specificato (Opzioni, Dati Base).
Conto senza raggruppamento

Questo conto non appartiene a nessun gruppo.


Conto utili di cambio non trovato (dati base contabilit)

Con il ricalcola totali, il programma aggiorna la colonna Saldo Calcolato con i cambi del giorno e riporta eventuali utili nel conto apposito che per non esiste o non stato specificato (Opzioni, Dati Base).
Copiare anche i dati base (intestazione) ?

Quando si fa ununione di due cartelle, il programma chiede se bisogna copiare anche i Dati Base (Menu opzioni).
Data inferiore a data iniziale contabilit (Dati base)

La data della registrazione precedente alla data dinizio dei dati base della contabilit.
Data non valida

La data non stata inserita nel formato corretto: il formato quello stabilito nel Pannello di Controllo di Windows.
Data superiore a data finale contabilit (Dati base)

La data della registrazione superiore alla data di fine dei dati base della contabilit.
Data superiore alla data di scadenza del programma

E un programma di test con data di scadenza. Non si dovrebbe utilizzarlo dopo questa data.

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Dati base. Mancano i conti utili/perdita di cambio (dati base) Continuare comunque?

Prima di continuare inserire e indicare nei dati base della contabilit i conti utile e perdite di cambio.
Deve essere un valore numerico

Il campo in cui stato inserito il dato richiede un valore numerico


Differenza DARE - AVERE

Il totale dei movimenti in dare non corrisponde a quello dellavere. Usare il comando cerca differenza.
Differenza registrazione su conto

Vi sono delle differenze nelle registrazioni.


Dimensioni Etichetta non corrette: controllare i valori di margini, bordi, offset.

Sono state immesse delle dimensioni che non consentono di avere spazio per letichetta.
Dimensioni testo maggiori di quelle delletichetta

Il testo oltrepassa lo spazio a disposizione e verr troncato.


Directory per lingue LangDll non trovata

Il programma non stato installato correttamente stato spostato o copiato.


Divisa non trovata nel file cambi

Questa sigla divisa non stata trovata nel file cambio.


Dopo queste modifiche si consiglia un ricalcolo globale

Sono state apportate delle modifiche che potrebbero modificare gli importi della cartella di lavoro, quindi consigliabile eseguire un ricalcolo globale.
ERRORE DDE: Cartella non trovata

Errore nel DDE (Dynamic Data Exchange). stata specificata una cartella che non stata caricata nel momento in cui si stava eseguendo il DDE. Vedi Collegamenti con altri programmi.
ERRORE DDE: colonna confronto non trovata

Errore nel DDE (Dynamic Data Exchange). Non stata trovata la colonna di confronto per calcolare il numero di riga. Vedi Collegamenti con altri programmi.
ERRORE DDE: colonna non trovata

Errore nel DDE (Dynamic Data Exchange). La colonna che stata immessa non corretta. Vedi Collegamenti con altri programmi.
ERRORE DDE: riga non trovata

Errore nel DDE (Dynamic Data Exchange). Il numero di riga specificato va oltre il numero di riga della cartella di lavoro. Vedi Collegamenti con altri programmi.
ERRORE DDE: Tabella non trovata

Errore nel DDE (Dynamic Data Exchange). stata specificata una tabella che non stata caricata nel momento in cui si stava eseguendo il DDE. Vedi Collegamenti con altri programmi.
ERRORE DDE: valore confronto non trovato

Errore nel DDE (Dynamic Data Exchange). Al posto del numero di riga viene immesso un valore (per es.: Conto=1000"); nella cella specificata ci deve essere il valore (per es.: 1000"). Nel caso in cui questo valore dovesse essere diverso oppure mancante appare questo messaggio. Vedi Collegamenti con altri programmi.
Errore durante lordinamento delle righe: impossibile continuare

Durante lordinamento delle righe subentrato un errore che non permette il proseguimento delloperazione in corso.
Errore non definito

Un errore di tipo non definito subentrato durante lesecuzione del programma.


Errore tipo campo dati sconosciuto

Il tipo del campo non tra quelli predefiniti.


Errore: impossibile salvare su disco

Il file o il disco protetto oppure pieno.

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I Messaggi di errore

Errore: la Divisa Base della contabilit gi EURO: impossibile convertire

Non si pu convertire in Euro una contabilit che gi in Euro.


Errori nelle registrazioni: impossibile bloccare

Prima di procedere con il blocco, bisogna verificare che non vi siano errori nella contabilit.
Esauriti tentativi immissione Password

Si cercato di aprire un archivio con una password per quattro volte e si raggiunto il numero massimo dei tentativi dimmissione della stessa.
File cambi Euro non trovato. Impossibile continuare conversione

Non stato possibile trovare il file exchange.ac2.


Gruppo e Gr. non possono essere uguali

Il gruppo non pu avere lo stesso valore che il codice nella colonna Gr.
Gruppo inesistente

Il numero di gruppo specificato non stato trovato.


Gruppo totalizzazione non trovato

Il numero di gruppo specificato non stato trovato.


Il cambio immesso non quello effettivo calcolato

Limporto in divisa calcolato con il cambio immesso non d come risultato limporto in divisa base.
Importo divisa base diverso

La divisa registrazione la divisa base e quindi limporto in divisa e quello in divisa base devono essere uguali.
Impossibile bloccare: data registrazione pi recente della data di sistema

Si cercato di bloccare una riga di registrazione che ha la data posteriore alla data del sistema. Non possibile bloccare delle righe che hanno la data del giorno seguente.
Impossibile bloccare: riga bloccata con data blocco pi recente della data di sistema

Si cercato di bloccare una riga di registrazione che ha la data posteriore alla data del sistema. Non possibile bloccare delle righe che hanno la data del giorno seguente.
Impossibile bloccare: riga bloccata con data registrazione pi recente della data di sistema

Si cercato di bloccare una riga dopo aver cambiato la data o lora dellorologio del computer. Esiste gi una riga bloccata con una data di registrazione pi recente alla data di sistema.
Impossibile creare la cartella di lavoro: tipo o versione non supportata

Si cercato di caricare una Cartella di lavoro di una versione non supportata.


Impossibile riprendere i saldi contabilit con o senza multidivise

Si sta cercando di riprendere i saldi iniziali da una contabilit con o senza lopzione multidivisa. Loperazione non possibile.
Impossibile unire cartella con se stessa

Si erroneamente specificato lo stesso nome darchivio.


Inserire avantutto la sigla divisa base della contabilit (dati base)

Nei dati base della contabilit non stata specificata nessuna sigla divisa base.
La percentuale IVA non quella del codice IVA

Nella registrazione vi una percentuale IVA che non corrisponde a quella della tabella IVA. Non si dovrebbero cambiare i codici IVA se vi sono registrazioni bloccate che usano questo codice.
Larchivio non libro cassa

Si stanno riprendendo i saldi del libro cassa, ma il file non del tipo cassa.
Larchivio non un prospetto

Si procede con il calcola prospetto, ma il file specificato non del tipo prospetto.
Larchivio non una contabilit doppia

Si deve specificare un archivio del tipo contabilit doppia.

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Larchivio non uno storico cambi

Si vogliono caricare i cambi, ma larchivio non uno storico cambi.


Larea di selezione dei campi delletichetta vuota!

Non vi sono campi specificati per la selezione.


Manca importo in divisa base

Nella registrazione non stato immesso limporto in divisa base. Questo sempre necessario.
Manca importo in divisa

Nella registrazione non stato inserito nessun importo in divisa.


Mancano i conti differenze di cambio (dati base)

Inserire i conti differenza di cambio nei dati base della contabilit.


Memoria insufficiente: loperazione non pu essere eseguita

La memoria di lavoro quasi piena. Per poter eseguire loperazione, bisogna terminare il lavoro con altre cartelle di lavoro aperte e con altri programmi.
Moltiplicatore cambio diverso

Nella tabella cambi vi un cambio diverso.


Nessun testo da cercare stato specificato

E stata iniziata unoperazione di ricerca senza inserire il testo da cercare.


Nessuna differenza di cambio

Nei conti non vi sono differenze di cambio.


Nome campo vuoto o gi esistente

Si vuole aggiungere un campo con un nome gi presente.


Non un tipo file prospetto

Il nome del file specificato non corrisponde ad uno schema prospetto, controllare che il nome sia stato indicato correttamente.
Non si trovato il cambio Euro

Non si potuto trovare il cambio Euro. Manca anche nel file Exchange.ac2.
Non trovata differenza (Comando alternativo: Ricontrolla contabilit Maiusc+F9)

Quando si attiva il comando Cerca differenza e non ne viene trovata alcuna.


Non trovate righe memorizzate da copiare

Con questo codice non sono state trovate le righe memorizzate da copiare.
Numeri Etichette Orizzontale e Verticale non inseriti correttamente

Indicare quante etichette ci sono nel foglio.


Numero classe inesistente

La classe specificata non esiste.


Numero massimo cartelle di lavoro raggiunto: chiudere una cartella di lavoro

Il numero di Cartelle di lavoro ha raggiunto il massimo consentito: per continuare lesecuzione occorre chiudere una cartella.
Operazione non registrata: data inferiore o uguale alla data blocco

Se vi una data di blocco della contabilit non si possono inserire registrazioni con una data simile o precedente.
Operazione non registrata: nessuna data registrazione

E necessario che nella registrazione si specifichi una data.


Ora non valida

Il formato dellora errato.


Password errata

La password inserita errata.


Per questa divisa manca il cambio dapertura (Tabella cambi)

Per questa divisa non stato indicato il cambio dapertura.

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I Messaggi di errore

Possibile differenza

E possibile che vi sia una differenza.


Prima di procedere indicare nei dati base la divisa della contabilit

Bisogna specificare la divisa base della contabilit.


Prospetto non trovato

Si cercato di calcolare un prospetto con un nome non valido. Controllare che il nome e il percorso del prospetto siano stati specificati correttamente.
Raggiunta lunghezza massima riga: valore non salvato

In ogni riga possono essere immessi al massimo 32.000 caratteri. La somma dei caratteri di una riga non pu essere superiore a 32.000, altrimenti i caratteri che seguono questo numero non verranno memorizzati.
Ricalcolare tutta la contabilit?

Il programma chiede se si desidera ricalcolare/ricontrollare la contabilit. Questa operazione consente di trovare eventuali errori dimenticati in precedenza.
Ricalcolo interrotto

Si verificato un errore durante il ricalcolo che ha richiesto linterruzione dello stesso.


Ricorsione infinita: Impossibile continuare

stata eseguita unoperazione che non pu avere fine (ricorsione infinita). Lesecuzione delloperazione viene interrotta. Questo errore pu apparire quando si totalizza in un sottogruppo il gruppo superiore. Ad esempio, nei prospetti viene totalizzato il gruppo 10 nel gruppo 1 ed il gruppo 1 viene totalizzato nel gruppo 10.
Riga non trovata

Errore nel DDE (Dynamic Data Exchange). Il numero di riga specificato va oltre il numero di riga della cartella di lavoro. Vedi Collegamenti con altri programmi.
Righe bloccate: impossibile sproteggere

Si cercato di sproteggere delle righe che sono state bloccate. Quando una riga stata bloccata non si pu pi modificare o sbloccare. Se si esegue il comando Sproteggi righe nel menu Modifica appare questo messaggio.
Righe protette: impossibile cancellare o modificare

Le righe che si cercato di cancellare o modificare sono protette o bloccate: occorre togliere la protezione con il comando Sproteggi righe nel menu Modifica. Attenzione se le righe sono bloccate non si pu sproteggere nessuna riga.
Saldo movimento non a zero

La registrazione non completa. E possibile che vi siano differenze nel calcolo dellIVA.
Se c un gruppo non ci pu essere un conto

Nel piano dei conti. Sulla stessa riga stato messo sia un numero di conto sia un numero di gruppo.
Selezione troppo estesa: una parte verr troncata

Non possibile copiare tutta la zona selezionata. Una parte dei valori non verr selezionata.
Sigla divisa inesistente

La divisa del conto non stata indicata nella tabella cambi o nei dati base della contabilit.
Sigla divisa non trovata

La sigla moneta non stata trovata nella tabella cambio, non la divisa base e neppure la divisa2.
Sovrascrivere con la nuova versione il file precedente?

Il file di una versione precedente. Se si sovrascrive non sar pi leggibile la versione precedente.
Tabella protetta: impossibile aggiungere o cancellare righe

Le righe della tabella sono protette: bisogna togliere la protezione con il comando Sproteggi righe nel menu Modifica.
Tasto F6 = Numerazione automatica o ripresa righe memorizzate

Se vi un valore nella colonna DOC vengono riprese le righe memorizzate che hanno il medesimo valore. Se vuoto viene assegnato un numero progressivo automatico.

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113

Tasto F6 = Riprendi valori riga con testo simile

Vengono ripresi valori della registrazione che ha il testo uguale.


Testo non trovato

Il testo da ricercare nella tabella non esiste: controllare che sia stato digitato correttamente e verificare le opzioni Solo parole intere, Maiuscolo = Minuscolo, Zona selezionata.
Trovata differenza

Il totale dei movimenti in dare non corrisponde a quello dellavere. Usare il comando cerca differenza.
Un centro di costo non pu avere la classe

Solo i conti principali possono avere una classe.


Un gruppo non pu avere la classe

Solo i conti principali possono avere una classe.


Un gruppo non pu avere la sigla divisa

Solo i conti possono avere una sigla divisa.


Unione: codice IVA uguale ma valori diversi

Nella tabella IVA sono stati trovati codici uguali, ma con percentuali o significati diversi.
Utile da bilancio e da Conto economico (colonna saldo anno precedente) non corrispondono: continuare?

Vi una differenza contabile nella colonna dellanno precedente oppure ad un conto manca la classe.
Utile da bilancio e da Conto economico (saldo attuale) non corrispondono: continuare?

Vi una differenza contabile oppure ad un conto manca la classe.


Valore inferiore al minimo consentito

Il valore numerico inserito nel campo inferiore al valore minimo. Controllate i limiti nella finestra di dialogo Cambia dati, comando Disponi campi, nel menu Dati.
Valore superiore al massimo consentito

Il valore numerico inserito nel campo superiore al valore massimo. Controllate i limiti nella finestra di dialogo Cambia dati, comando Disponi campi, nel menu Dati.
Valori Riga inizio e Colonna inizio non inseriti correttamente

I valori superano quelli indicati per il foglio delle etichette.


Versione di dimostrazione: operazione non abilitata

Si cercato di salvare o di stampare la cartella di lavoro. Purtroppo questa una versione di dimostrazione quindi non possibile eseguire questi comandi.
Vista di sistema: impossibile cancellare

Si vuole cancellare una vista propria dellapplicazione.


Zona destinazione diversa da zona sorgente

Quando si compie loperazione Incolla o Incolla righe, la dimensione della zona di destinazione deve essere uguale a quella della zona su cui stiamo operando.
Zona destinazione oltrepassa i limiti della tabella

La zona di destinazione delloperazione Incolla superiore ai limiti della tabella.

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10

Tasti di scelta rapida


Mentre si inseriscono i dati si pu passare alla lista in basso, dove si trovano le possibili scelte, semplicemente premendo il tasto freccia a destra. Allinterno della lista di scelta con il tasto Invio si riprende il valore, mentre con Esc si annulla linserimento.
Tasti di spostamento universali Descrizione Esc Backspace Canc PgSu PgGi Destra Sinistra Su Gi Home End Ctrl+Home Ctrl+Fine Ctrl+Gi Ctrl+Su Invio Ctrl+F4 Alt+F4 Tasti di spostamento Tab Maiusc+Tab Ctrl+Tab Ctrl+F6 Ctrl+PgGi Ctrl+PgSu Alt+PgGi Alt+PgSu F3 Maiusc+F3 F5

Annulla unoperazione uscendo da una finestra di dialogo. Elimina il carattere precedente tornando indietro con il cursore. Cancella i caratteri seguenti. Spostamento di una schermata verso lalto. Spostamento di una schermata verso il basso. Spostamento verso destra. Spostamento verso sinistra. Spostamento verso lalto. Spostamento verso il basso. Spostamento allinizio di una riga. Spostamento alla fine di una riga. Spostamento allinizio della tabella. Spostamento allangolo inferiore destro della tabella. Spostamento a fine tabella. Spostamento ad inizio tabella. Avanza di una cella, confermando il testo digitato. Chiude la finestra attiva. Esce dal programma.
Descrizione

Ha la stessa funzione di Invio, solo quando non stata aperta la finestra di dialogo di modifica (Maiusc+F2). Indietreggia di una cella confermando il testo digitato. Passa da finestra in finestra a seconda dellordine in cui si trovano disposte le stesse. Passa alla prossima finestra. Prossima tabella. Tabella precedente. Prossima Vista. Vista precedente Comando Cerca prossimo nel menu Dati. Comando Cerca nel menu Dati. Comando Vai a nel menu Dati.

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115

Maiusc+F5 Tasti di modifica Ctrl+Invio Ctrl+Ins Maiusc+Ins Ctrl+Canc F2 Maiusc+F2 F4 Maiusc+F4 F6 F9 Maiusc+F9 Tasti di selezione Maiusc+PgSu Maiusc+PgGi Maiusc+Destra Maiusc+Sinistra Maiusc+Su Maiusc+Gi Maiusc+Home Maiusc+Fine Maiusc+Ctrl+ Home Maiusc+Ctrl+ Fine Maiusc+Spazio Ctrl+Spazio Maiusc+Spazio, Ctrl+Spazio Altri tasti Ctrl+N Ctrl+S Ctrl+O Ctrl+P Ctrl+Z Ctrl+Y

Comando Vai alla riga base nel menu Dati.


Descrizione

Aggiunge una riga al di sotto della posizione del cursore . Copia il testo selezionato. Incolla il testo copiato nel punto dove si trova il cursore. Cancella il contenuto delle celle selezionate. Modifica del contenuto di una cella. Apre una finestra per inserire i campi di testo molto lunghi. Copia la cella precedente della medesima colonna. Copia la cella precedente e avanza. Esegui comando nel menu Modifica Esegue un ricalcolo semplice. Esegue un ricalcolo globale.
Descrizione

Seleziona la colonna andando verso lalto pagina per pagina. Seleziona la colonna andando verso il basso, pagina per pagina. Seleziona la riga verso destra. Seleziona la riga verso sinistra. Seleziona la colonna verso lalto. Seleziona la colonna verso il basso. Seleziona fino ad inizio riga. Seleziona fino a fine riga. Seleziona fino ad inizio finestra. Seleziona fino a fine finestra. Seleziona tutta la riga. Seleziona tutta la colonna. Seleziona tutta la tabella.
Descrizione

Nuova. Salva. Apri. Stampa. Funzione Annulla operazione. Funzione Ripristina operazione.

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2000 8

Allinea su pi righe 31 Allineamento - Colonna 30 Anno 2000 8 Annulla 24 Annulla operazione - Massimo undo 11 Anteprima 41 Archivia Html 17 Archivio - Rinomina 14 Arrotondamento 13 Attributi campo 30

BANWIN 36 Barra strumenti 9 Bilancio abbellito 80 Bilancio e Conto Economico 79 Bilancio per classi 79 Blocca registrazioni 60

Calcola altezza riga 40 Calcola periodo 82 Calcola totali conti 59 Cambi 71 Cambio - Calcolo cambio 77 - Differenze di cambio 78 - Importa cambi 91 - Perdite di cambio 78 - Storico Cambi 91 - Utile di cambio 78 Cambio divisa2 67 Cambio pagina 40 Campo - Aggiunta campo 32 - Attributi 29, 30 - Cancella campo 29 - Dati 29 - Disposizione campi 29

- Modifica dati 32 Cartella 12 - Archivia Html 17 - Converti in nuova 16 - Dati base 15 - Lingua 15 - Nuova vuota 13 - Passare da una allaltra 14 - Password 15 - Statistica 17 - Unione 16 - Versioni precedenti 15 CCTerzo 68 Centro di costo 68 - CC1 56 - CC2 56 - CCTerzo 56 - Creazione 56 - Esempio 56 - Importi con IVA 76, 97 - Introduzione 55 - Registrazione 57 - Registrazioni 76, 97 Cerca differenza 83 Collegamenti 36 - Excel 37 Colonna - Allineamento 30 - Formato 31 - Intestazione 30 - Larghezza 30 - Proteggi 31 - Visibile 31 Contabilit 42 Contabilit doppia - Archivia Html 18 - Bilancio e Conto Economico 45, 79, 80 - Budget 69 - Calcola periodo 82 - Calcolo cambio 77 - Cambio 72 - Cambio dapertura 72 - CCTerzo 73 - Centro di Costo 68 - Cerca differenza 83 - Chiusura anno in corso 84 - Classe 68, 79 - Colonne per multidivise 74 - Con Iva 64 - Conti 67 - Conti e gruppi 45, 81 - Conto 68 - Conto perdite di cambio 66 - Conto utili di cambio 66

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II

- Converti saldi in Euro 86 - Crea nuovo anno solo Euro 87 - Crea registrazioni differenze di cambio 83 - Data chiusura 66 - Data iniziale 66 - Dati base 66 - Differenze di cambio 70 - Diverse tipologie 64 - Divisa Base 66 - Divisa2 67 - Esporta dati 92 - Euro 64, 86 - Gruppo 68 - Importa cambi 91 - Importa conti 91 - Importa libro cassa 88 - Importazione dati 88 - Importazione registrazioni 89 - Inserire registrazioni 74 - Intestazione 66 - Manuale specifico 63 - Nuova 2, 63 - Nuova con valute per Euro 86 - Nuovo anno 84 - Opzione multidivisa 69 - Perdite di cambio 78 - Periodo 69 - Raggruppamento libero 80 - Registrazione differenze di cambio 78 - Registrazione operazioni cambio valuta 77 - Registrazione semplice 74 - Registrazione su pi conti 74 - Registrazioni centro di costo 76 - Registrazioni con multidivise 76 - Registrazioni IVA 75 - Registrazioni IVA dovuta 75 - Registrazioni IVA recuperabile 76 - Riprendi saldi dapertura 85 - Saldi periodo 69 - Saldo anno precedente 69 - Saldo calcolato 69 - Saldo dapertura 68, 69 - Scheda conto 58, 59 - Stampa abbellita 80 - Storno IVA 75, 76 - Tabella cambi 71 - Tabella registrazioni 73 - Tabella totali 70 - Tabelle 65 - Utile di cambio 78 - Valute estere 65 - Velocizzare le registrazioni 75 - Visualizza scadenze 82 Conto 43 - Piano conti 42 Copia dati in selezioni 19 Copia veloce 22, 62 Crea copia di backup 11 Crea registrazioni differenze di cambio 83

Data stampa 40 DDE 36 Decimali 13 Dichiarazione IVA - Manuale specifico 98 - Tabella registrazioni 98 Directory di sistema 1 Disinstallazione 1 Divisa2 66, 72 Documenti - Numerazione 62 Doppio clic 8

Errori 60, 105 Esempi - Contabilit 63 Esportazione 34 Etichette - Manuale 100, 102, 104 Euro 64, 73, 86 - Converti saldi in Euro 86 - Crea nuovo anno 87 Excel 36, 37

File 14 Finestra informazioni 9 Finestra Messaggi 9 Formato 31 - Colonna 30 Formato riga 40 Funzioni contabili di base 42

Gestione IVA 47 GR 43, 45, 68 GR1 68 GR2 68 Griglia in stampa 40 Gruppi 43 Gruppo 42, 43 - Creare un gruppo 44 - Totalizzare in un gruppo 44

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III

Html 17, 35

- Registrazioni IVA dovuta 96 - Registrazioni IVA recuperabile 97 - Storno IVA 97 - Tabella Categorie 95 - Tabella registrazioni 95 Lingua 13, 15 Lingua programma 11

Immissione dati 9 Importazione 34 Imposta pagina 38 Impostazioni - Carattere 11 - Crea copia di backup 11 - Lingua programma 11 - Numero massimo annulla operazioni 11 - Salva automaticamente 11 - Zoom 11 Impostazioni di base 9, 10 Installazione 1 Intestazione 39 Introduzione 2 Iva - Codici IVA 2 IVA - % IVA 49 - % Lordo 49 - % non deducibile 51 - %NonDed. 50 - Aggiungere una nuova percentuale 49 - Centri di costo e IVA 76 - Codice IVA 49 - Conto IVA 49 - Da versare 49 - Divisa2 54 - Imponibile 50 - IVA e carta di credito 50, 51 - Metodo forfetario 52 - Pagata allimportazione 52 - Partita IVA 50 - Registrazione 75, 76 - Registrazione al lordo 55 - Registrazione con IVA 51 - Riassunto IVA 48, 53, 54 - Scomposizione 47 - Sconti e ribassi 51 - Storno 51, 75, 76 - Tabella codici IVA 47, 48 - Totale dovuto 55 - Totale recuperabile 55

Manuale base 6 Menu dati - Esporta in HTML 35 - Esportazione 35 - Estrai righe 28 - Importazione 34 - Ordina 27 Menu Dati - Ricerca 25 - Sostituzione 25 Menu File 12 - Apri 14 - Chiudi 15 - Esci 11 - Imposta pagina 38 - Nuova 2, 63 - Salva 11, 14, 64 - Salva con nome 14 - Stampa 38, 41 Menu modifica - Annulla operazione 24 - Cancella 21 - Cancella righe 22 - Comandi righe 22 - Copia 21 - Copiare righe 22 - Duplica righe 23 - Incolla 21 - Incolla righe 22 - Inserire righe 23 - Proteggi righe 23 - Ricopia da sopra 22 - Ripristina operazione 24 Messaggi derrore 9, 105 Modifica - Celle 20

Libro cassa - Dati base 94 - Euro 94 - Manuale specifico 93 - Registrazioni centro di costo 97

Numerazione - Documenti 62 Numeri pagina 39

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IV

Ordina registrazioni per data 60 Ordinamento 27

Pagina in orizzontale 40 Password 15 Piano dei conti 42 Prospetti esterni 47 Prospetto - Calcola prospetto esterno 81

Selezione - Mouse 7 - Riga 7 - Usare la tastiera 7 - Zone 7 Smart fill 9, 11, 20 Sostituzione 26 Sostituzione testi 25 Stampa 38, 41 - Anteprima 41 - Cambio pagina 40 - In orizzontale 40 Stampa unione 101 Statistica 17 Stile - Colonna 30 Stile predefinito 40

Quadratura 46

Registrazione - Centro di costo 57 Revisione della contabilit 61 Ricalcola totali 44, 46 Ricerca 25 Ricontrolla contabilit 60 Ricorsione (Errore) 44 Riga - Cancella righe 22 - Comandi 22 - Copiare righe 22 - Duplica righe 23 - Estrai righe 28 - Incolla righe 22 - Inserire righe 23 - Ordinare righe 27 - Proteggi righe 23 - Protezione 62 - Righe memorizzate 23 Righe memorizzate 19, 62 Rimuovi cambio pagina 40 Riprendi saldi dapertura 85 Ripristina ordinamento 27

Tabella 18 - Crea Viste 33 - Tabella righe memorizzate 19 - Tabella selezioni 19 - Tabelle principali e ausiliarie 18 Tasti 6 Tasti di scelta rapida 114 Tastiera 6, 114 Toolbar 9 Totali di gruppo 42 Totalizzare 45

Unione 16

Vista - Area viste 33 - Disposizione Vista 29 - Modifica 33 Vuota Messaggi 10

Sblocca registrazioni 62 Scambio dati 34 Scheda conto - Campo ordinamento 58 - Periodo 58 - Singola 58 - Stampa tutte 59

Word 36

Zoom 11

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