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Alfonso Fuggetta
1. Introduzione
Herbert Spencer
Nella storia di una azienda, di un ente pubblico o di una struttura comunque organizzata
non esistono momenti in cui non si discuta di come cambiarne il modo di operare e
interagire con il resto della società. Il cambiamento e l’evoluzione sono connaturati alla
natura stessa di una organizzazione e alla realtà all’interno della quale essa opera .
Questa osservazione può apparire persino scontata. Chi non si rende conto che le cose
mutano ed evolvono? La lettura dei quotidiani e l’ascolto dei telegiornali non fa che
confermare questa “ovvia” osservazione. Aziende vengono create e cancellate
quotidianamente. Nuove strutture organizzative emergono come risultato di fusioni,
acquisizioni, cambi di strategia e di mercato. Aziende presenti sul mercato da decenni
“cambiano completamente pelle” per reagire alle sfide che si trovano ad affrontare. In
Italia, il caso più clamoroso è forse Olivetti che nel giro di pochi anni ha completamente
cambiato il proprio settore di mercato, abbandonando l’informatica a favore dei servizi
di telecomunicazione.
Eppure non esiste nulla di più difficilmente gestibile del cambiamento. La letteratura
scientifica e divulgativa sul tema ci offre decine di esempi di fallimenti. Se è vero che il
cambiamento è una dimensione permanente della vita di una organizzazione, è
altrettanto vero che il cambiamento è difficile da gestire e attuare con successo.
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L’origine di questa difficoltà può essere riassunta nell’osservazione che il cambiamento
è un processo complesso, che coinvolge tutti gli ambiti dell’organizzazione.
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“allineamento”, una “coerenza” di fondo e di fatto tra ciò che l’organizzazione vuole fare
e le funzionalità e caratteristiche dei sistemi informatici e telematici utilizzati. Per questo
motivo, il cambiamento dei sistemi informatici e telematici non può essere perseguito in
maniera disgiunta dal cambiamento dell’organizzazione. Ogni scelta di carattere
tecnologico deve essere motivata e valutata alla luce del cambiamento organizzativo in
atto.
Per dar corso in maniera più puntuale alle osservazioni fin qui esposte, si introducono
alcune nozioni di base relative alla natura e struttura del processo di cambiamento. In
particolare vengono discusse le problematiche relative alla qualità dei processi di
servizio, il concetto di “coerenza” di una organizzazione, la composizione e
articolazione del ciclo dell’innovazione, e gli standard e normative di riferimento che
guidano e supportano le attività del ciclo.
Questa rivoluzione non può non interessare anche le pubbliche amministrazioni per
motivi sia di carattere interno alle stesse amministrazioni che esterno, cioè relativi al
rapporto tra pubbliche amministrazioni e società civile. Guardando all’interno delle
pubbliche amministrazioni, l’influenza (quanto meno potenziale) delle tecnologie
dell’informazione si concretizza in una serie di opportunità:
Dal punto di vista delle relazioni tra pubbliche amministrazioni e società civile, è
indubbio che l’introduzione delle tecnologie dell’informazione ha un effetto che va al di
là del miglioramento del singolo servizio. Le tecnologie dell’informazione rendono
possibile nuove forme di rapporto tra cittadino, imprese e stato. Al di là di alcuni ritardi e
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incertezze, in Italia stiamo assistendo ad una capillare diffusione di personal computer e
di Internet. Questo fenomeno contribuisce a creare quella società dell’informazione da
molti evocata. Lo sviluppo delle tecnologie informatiche e telematiche possono rendere
possibile al singolo cittadino l’accesso ai servizi offerti da una pubblica amministrazione
indipendentemente dalla sua localizzazione fisica e senza le limitazioni rappresentate
dalla necessità di recarsi presso uffici pubblici negli orari previsti di apertura. In
generale, le tecnologie dell’informazione sono certamente uno strumento unico per
favorire la progressiva trasformazione degli apparati dello Stato in reali organismi al
servizio dello sviluppo e crescita della società civile.
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Chi avrebbe mai potuto pensare che in meno di 3 anni si sarebbe potuto sviluppare un
fenomeno planetario come Internet e i servizi su di essa offerti? Nel corso di questi anni,
dunque, le parole chiave sono divenute aspettative dell’utenza e
diversificazione/sofisticazione dei beni e servizi. Ma per poter soddisfare bisogni sempre
più complessi attraverso beni e servizi sempre più sofisticati è necessario prevedere
processi di produzione e di servizio in grado di rispondere adeguatamente alla sfida
posta dal mercato. In questo scenario, “la qualità” dei prodotti e dei processi diviene
necessariamente il punto nodale delle strategie di molte organizzazioni che operano nella
nostra società.
Ma questi esempi non definiscono appieno tutte le possibili accezioni del termine
qualità. Per esempio, il gestore di un servizio potrebbe essere interessato ad altri aspetti
della “qualità del servizio” quali i seguenti:
Si noti che in alcuni casi la stessa definizione può avere accezioni diverse per diversi
attori coinvolti nella fornitura del servizio. Per l’utente, “efficienza” può voler dire
soprattutto velocità nell’ottenere i risultati attesi (per esempio, un certificato). Per il
gestore del servizio, diventa importante la valutazione anche del costo che deve essere
sostenuto per fornire il servizio (tempo-uomo e costi di struttura addebitabili alla
produzione del certificato). Questi differenti punti di vista sono correlati ai diversi
obiettivi che ciascun attore ha nell’osservare il servizio. L’utente è interessato ad
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ottenere risultati corretti in tempi brevi. Il gestore deve tenere conto dell’economia
complessiva del processo che viene a trovarsi sotto il suo controllo e gestione.
Un’altra dimensione che deve essere considerata per comprendere il concetto di qualità è
il livello di astrazione al quale ci si pone nel studiare le “proprietà desiderabili” di un
servizio. In generale, posso definire l’efficienza di un servizio come il tempo necessario
alla ricezione dei risultati di una richiesta di servizio. Tale “metrica” di qualità può
essere declinata in modi diversi una volta considerati specifici processi di servizio. Nel
caso di un servizio di sportello è il tempo medio di interazione tra sportellista e utente.
Nel caso di un procedimento più complesso, tale durata può includere più interazioni,
anche in diverse date, tra diversi impiegati e lo stesso utente, e implica quindi modalità e
costi di misura significativamente diversi. La definizione di una qualsiasi metrica di
qualità deve essere quindi adattata e “incarnata” alla luce dello specifico contesto
considerato.
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complessiva del “sistema” attraverso il quale il servizio viene erogato. Tale “sistema”
viene detto sistema informativo (vedi Figura 1).
Organizzazione e
risorse umane
Supporta
Sistema
Utilizza
e abilita informativo
Richieste di
Servizi
servizio
Sistema informatico
• Risorse umane.
• Strutture organizzative.
• Procedure, regolamenti, leggi, prassi.
• Tecnologie di supporto. Esse vengono spesso denominate il sistema informatico
(telematico) a supporto del processo di servizio.
Il concetto di coerenza è molto diffuso tra gli studiosi delle organizzazioni. Ecco alcuni
estratti da tipici testi di Teoria dell’Organizzazione:
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a common goal that is clear, communicated, and understood by
everyone.” [6]
“In this book, we stress the need to optimize the performance of the
system as a whole. Both the technical and behavioural components
need attention. This means that technology must be changed and
designed in such a way as to fit organizational and individual needs.
At times, the technology may have to be “de-optimized” to
accomplish this fit. Organizations and individuals must also be
changed through training, learning, and planned organizational
change to allow technology to operate and prosper.” [5]
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necessario ad immettere i dati relativi alle milioni di dichiarazioni presentate ogni anno.
La conseguenza di tutto ciò è la difficoltà di procedere in maniera efficace ad un
controllo delle dichiarazioni e una tempestivo saldo delle posizioni dei contribuenti
(rimborsi o iscrizione ai ruoli).
Dal punto di vista della coerenza esterna, come ben noto, la modulistica italiana e le
procedure in tema di dichiarazione dei redditi sono sempre risultate particolarmente
ostiche ai contribuenti. Tale complessità, peraltro diminuita nel corso degli ultimi anni,
ha avuto come conseguenza la creazione di dichiarazioni spesso erronee o carenti.
D’altro canto, le strutture del Ministero delle Finanze nel passato non sono state in grado
di fornire indicazioni precise su aspetti delicati quali il livello e il tipo di evasione
fiscale, in quanto incapaci di fornire alcune informazioni di sintesi sull’andamento e
sulle caratteristiche complessive del gettito. In sostanza, i due “clienti” principali del
processo di imposizione fiscale (i contribuenti e i responsabili del Ministero) erano (e
probabilmente lo sono ancora) insoddisfatti della “qualità” del processo
(indipendentemente da come esso viene al proprio interno svolto).
o
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I due precedenti esempi hanno messo in luce la natura dei concetti di coerenza interna e
esterna di un processo. A quanto visto è importante aggiungere due ulteriori
osservazioni:
5. Il ciclo dell’innovazione
Come deve essere organizzato e strutturato il ciclo dell’innovazione per poter perseguire
il miglioramento qualitativo in modo coerente e, quindi, efficace? Nel corso degli ultimi
tre decenni sono state proposti molti metodi e approcci che indicano come gestire il
processo di innovazione. Non è ancora del tutto chiaro o scientificamente provato in
quale misura ciascun metodo sia in grado di contribuire al successo di una iniziativa di
innovazione. Ciononostante, è indubbio che alcuni di questi metodi, descritti nella
Sezione 5 di questo capitolo, hanno effettivamente portato a miglioramenti significativi
nei processi oggetto dell’attività di
miglioramento.
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dell’innovazione è dovuto a W. Edwards Deming, che ha proposto il cosiddetto PDSA
cycle (Plan-Do-Study-Act) o ciclo di Deming. Tale schema, illustrato in Figura 2,
suggerisce che ogni iterazione del ciclo dell’innovazione di un processo si deve basare
sull’esecuzione di quattro passi:
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(Prescrizione). In questa fase è essenziale valutare correttamente il grado di coerenza sia
interna che esterna del sistema informativo. Inoltre, si fa spesso ricorso a metodi di
Assessment e di Benchmarking per analizzare in dettaglio le prestazioni del processo e
confrontarle con quelle di soggetti simili. È anche frequente il ricorso a Studi di
fattibilità che hanno lo scopo di valutare la praticabilità e il costo di specifiche iniziative
che vengono via via proposte per affrontare i problemi identificati. La terza fase
(Attuazione) consiste nella realizzazione delle iniziative identificate nella fase di
Prescrizione. Spesso, la realizzazione di tali iniziative richiede l’acquisizione dal
mercato di tecnologie e di servizi attraverso l’attività di Procurement. La fase finale di
Valutazione si occupa di analizzare il risultato dell’attività di cambiamento e di fornire
indicazioni e direttive alla successiva iterazione del ciclo di innovazione.
Per rendere più concreti i concetti presentati in precedenza, vediamo ora un caso di
studio relativo ad una attività di innovazione di un processo di servizio di una università
italiana.
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La raccolta dei dati iniziò qualche anno fa, ma da subito il processo non sembrò
funzionare in maniera efficace. Si noti che in questo contesto non ci stiamo occupando
dei risultati veri e propri dell’indagine (cioè della qualità della didattica), quanto
dell’efficacia e credibilità del processo di raccolta dei dati. Purtroppo, nei primi due anni
si riuscì a coinvolgere un numero molto basso di studenti. In particolare, l’Osservatorio
per la Didattica della Facoltà di Ingegneria di Como del Politecnico di Milano osservò
che su 1500 studenti presenti in Facoltà, meno del 10% compilava i questionari. In
questo modo, il significato dei risultati ottenuti veniva seriamente messo in discussione.
Infatti, è evidente che ha poco senso considerare indicazioni offerte da un numero
limitato di studenti. Come interpretare i loro commenti? Chi erano coloro che hanno
risposto? I soddisfatti o gli scontenti? Oppure una distribuzione significativa della
popolazione studentesca? L’unico modo di risolvere il problema era quello di
incrementare significativamente il numero dei partecipanti all’indagine così da poter
essere ragionevolmente sicuri dell’attendibilità e significatività dei dati raccolti. Si noti
che una situazione simile si verificava anche nelle altre Facoltà. Si noti altresì che il
problema non era legato alla scarsa qualità del sistema informatico, né ad una carenza
del personale del Politecnico addetto alla raccolta ed elaborazione dei dati. Il problema
era che i dati raccolti non potevano essere utilizzati in quanto intrinsecamente poco
significativi. L’obiettivo dell’Osservatorio per la Didattica era perciò di coinvolgere in
maniera molto più significativa gli studenti.
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• Ma il problema ancora più critico era legato alla coerenza esterna del processo.
Per poter accedere alle funzioni del terminale self-service, gli studenti devono
inserire la propria tessera magnetica di identificazione. In questo modo, benché
fosse stato garantito che la compilazione dei questionari era assolutamente anonima,
allo studente restava il dubbio che fosse possibile in un qualche modo collegare il
proprio nominativo alle risposte fornite sul questionario. Quindi la compilazione
dei questionari al terminale non era comunque gradita agli studenti. Il processo di
raccolta dati era esternamente incoerente in quanto esisteva un “mismatch” tra le
aspettative, le abitudini e le percezioni degli studenti (uno dei principali attori ai
quali il servizio è rivolto) e la natura e struttura del servizio.
Si noti che il sistema informatico era certamente “stato dell’arte”: interfaccia Windows
su postazione dotata di touch-screen; applicazioni di facile utilizzo e affidabili;
collegamento telematico via rete TCP/IP. Quindi il problema era solo marginalmente di
carattere tecnologico. Si sarebbe certamente potuto aumentare il numero di terminali, ma
questo avrebbe comportato un costo molto alto sia in termini di investimento in nuove
postazioni che per quanto riguarda la loro manutenzione e gestione. E comunque questa
soluzione, benché avrebbe forse potuto risolvere i problemi relativi alla coerenza interna,
non avrebbe certo affrontato in alcun modo il problema di incoerenza esterna.
In conclusione, già a partire dal primo anno di attuazione di questa nuova procedura di
raccolta dei dati il numero di studenti coinvolti è salito ad oltre il 60%. Certamente va
notato che la popolazione degli studenti che compilano il questionario è adesso diversa.
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In precedenza, il questionario veniva compilato all’atto dell’iscrizione all’esame, mentre
ora è compilato da coloro che frequentano il corso. Quindi nella nuova modalità non
sono coinvolti gli studenti che non frequentano. Ma è anche vero che se uno studente
non frequenta non può certo fornire indicazioni significative sulla qualità della didattica.
E comunque l’aumento della partecipazione è un fatto così significativo da compensare
ampiamente anche l’eventuale polarizzazione nei risultati ottenuti con il nuovo processo.
Dal punto di vista dell’intensità del cambiamento, l’approccio seguito in questo caso è
tipico del Business Process Reengineering. La scelta fatta, infatti, cambia la logica del
processo e addirittura riduce il peso delle tecnologie informatiche. L’altra ipotesi
discussa in precedenza e basata sull’aumento del numero di terminali self-service si
sarebbe invece potuta qualificare come un miglioramento incrementale (kaizen), in
quanto il processo sarebbe rimasto pressoché invariato. L’unica variazione sarebbe stata
l’incremento delle risorse informatiche messe a disposizione del processo.
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6.1. Modelli di maturità
Il modello di maturità forse più famoso è certamente la famiglia di standard ISO9000.
Tali standard definiscono le caratteristiche del sistema di qualità di una generica azienda
che produce beni o servizi. ISO 9000 si articola in una serie di documenti specializzati
per i diversi tipologie di aziende (ISO 9001, ISO 9002 e ISO 9003). Inoltre esistono una
serie di guide per l’applicazione dello standard in diverse tipologie di mercato (per
esempio ISO 9000-3 per la produzione del software). In generale, gli standard ISO 9000
coprono aspetti legati alla coerenza interna e, parzialmente, esterna.
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Due approcci piuttosto famosi sono TQM e BPR. Total Quality Management (TQM) è
un’approccio sviluppato nel corso degli anni ’70 per aumentare la qualità di beni e
servizi. L’idea di fondo è che la qualità non può essere semplicemente assicurata al
termine di un processo ma deve essere “costruita” in ogni fase relativa alla concezione,
produzione, erogazione di un bene o servizio. Tale approccio è divenuto famoso in
Giappone ma ha origini nel lavoro di studiosi quali Deming e Juran. TQM assume di
fatto una logica di tipo kaizen, in cui si favorisce un miglioramento continuo e graduale
di un processo. Il Business Process Reengineering (BPR), già discusso in precedenza,
assume un approccio sostanzialmente opposto a quello del TQM e orientato al
cambiamento radicale dell’organizzazione. Sia TQM che BPR non assumono un
modello di maturità esplicito. BPR è maggiormente orientato alle fasi di analisi, diagnosi
e prescrizione.
SPICE
SEI CBA-IPI BPR TQM
ISO 15504
Sviluppo del Sviluppo del
Applicabilità Generale Generale
software software
Standard Si No No No
Basati su un Si Si
No No
modello (CMM e ISO 9000) (CMM)
Ciclo Analisi, Diagnosi Ciclo
Copertura Solo analisi
dell’innovazione e Prescrizione dell’innovazione
Tabella 2 - Metodi di miglioramento.
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tecnologica. Se si considerano altri modelli e metodi quali MBA e TQM ci si accorge
che le tecnologie dell’informazione, per quanto fattore certamente importante, sono
sempre viste nell’ambito del contesto ampio dell’organizzazione e delle sue strategie
complessive.
7. Riferimenti
[1] M. Bolognani. Metodi e tecniche di supporto alla valutazione nelle
amministrazioni pubbliche. In Sviluppo e Organizzazione, CRORA –
Università Bocconi (Milano),Vol. 163, Settembre-Ottobre 1997.
[2] T.G. Cummings, C.G. Worley. Organization Development & Change, 6th
Edition. South-Western College Publishing, Cincinnati (Ohio), 1997.
[3] D. Druckman, J.E. Singer, and H. Van Cott, eds. Enhancing organizational
performance. Fourth Report of the Committee on techniques for the
enhancement of human performance, National Research Council. National
Academy Press, Washington D.C., 1997.
[5] K.C. Laudon, and J.P. Laudon. Management Information Systems, 5th Edition.
Prentice Hall, 1998.
[6] B. Pasternack and A.J. Viscio. The centerless corporation. Simon & Schuster,
New York (NY), 1998.
[7] M.O. Tingey. Comparing ISO 9000, Malcolm Baldridge, and the SEI CMM for
Software. Prentice Hall PTR, 1996.
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