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Preparare la presentazione
Il ruolo di PowerPoint Raccogliere le idee Costruzione del contenuto Rinforzare gli obiettivi Strutturare i contenuti Prepararsi per il debutto Non solo effetti speciali Erogare la presentazione

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Potrebbe sembrare una frase scontata, ma sempre pi spesso accade che nel corso della preparazione di una presentazione ci si affidi eccessivamente agli strumenti, assecondando i propri obiettivi comunicativi alle caratteristiche del prodotto e non viceversa. Deve essere chiaro che uno strumento come PowerPoint 2010 pu essere di grande aiuto a chi si trova a gestire presentazioni o a condurre riunioni, ma non si devono per questo trascurare tutti gli altri elementi in gioco, a partire dal progetto della presentazione, che deve essere finalizzato a mettere a fuoco gli obiettivi e a calibrare i contenuti in funzione dei destinatari della presentazione e ponendo la giusta attenzione sul relatore e sulle sue caratteristiche di presentazione (presentation skills). In particolare negli Stati Uniti sono sorti dei movimenti dopinione, che si oppongono (in situazioni estreme) allutilizzo di PowerPoint (o strumenti analoghi) in riunioni aziendali o in occasione della stesura di report e relazioni. Provocatoriamente si cerca di far riconoscere che negli anni luso degli strumenti di presentazione sia stato portato alleccesso, sviluppando labitudine a non riflettere pi sui contenuti da comunicare, proprio a causa delleccessiva fiducia nella sintesi degli elenchi puntati proiettati sulla diapositiva. Si cos disimparato, secondo tali movimenti dopinione, a pensare e a scrivere: una sorta di analfabetismo del nuovo millennio. Alcuni manager proibiscono cos luso di strumenti di presentazione ai propri collaboratori, costringendoli forzatamente a riflettere di pi su quanto scrivono e a produrre report e relazioni prive di elenchi puntati. Questa naturalmente una condizione estrema, che ci aiuta per a riflettere. Obiettivo di questo primo capitolo, ancor prima di gettarsi alla scoperta delle funzionalit di PowerPoint 2010, proprio quello di porre la giusta attenzione sui contenuti e sul relatore che condurr la presentazione attraverso PowerPoint 2010.

Il ruolo di PowerPoint

Molti consigli che cercher di darti sono soggettivi, ma mi auguro potranno ugualmente aiutarti a riflettere di pi sullattivit (per me fondamentale) di progettazione della presentazione. Sono infatti convinto che lesperienza possa s portare a scrivere di getto i contenuti della presentazione allinterno delle diapositive di PowerPoint 2010, ma sono altrettanto convinto che per i meno esperti sia consigliabile provare a scrivere su carta i punti fondamentali di quella che in seguito dovr trasformarsi in una presentazione erogata attraverso PowerPoint 2010. PowerPoint 2010 lo strumento, ma per quanto di grandissimo aiuto, non vi ci possiamo affidare completamente. Non dobbiamo limitare la nostra creativit e dimenticare le fondamentali attenzioni su contenuti, pubblico e caratteristiche del relatore, che descriver in questo capitolo.
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Raccogliere le idee

Il processo di raccolta delle idee forse una delle attivit pi personali, che comunque non pu fare a meno di alcune fasi fondamentali. La prima fase quella dello sviluppo del concetto e del messaggio da trasmettere, la seconda quella che riguarda la struttura visiva della presentazione, la terza si concentra sullerogazione del messaggio al pubblico. Su queste tre macro-componenti devono essere ben dosate le tue energie, consapevole che dovrai fare i conti con il tempo a tua disposizione, con le doti di presentazione del relatore e con le caratteristiche di un pubblico, che disporr di una certa aspettativa.
Le giuste motivazioni Molti credono che il primo passaggio nella creazione della presentazione sia lanalisi delle esigenze del pubblico; dopodich si sviluppa il messaggio. Sebbene sia daccordo che questi due punti siano fortemente collegati tra loro, il processo di creativit detta che il messaggio debba essere sviluppato prima di raggiungere il pubblico. Devi avere un motivo ben valido per dire qualcosa e per chiedere a qualcuno di ascoltarti.

Per provare a sintetizzare un possibile schema di raccolta delle idee, eccoti un percorso desempio (vedi figura 1.1).

Figura 1.1 Possibile schema per la raccolta delle idee.

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Costruzione del contenuto

Quando stabilisci gli obiettivi e crei una presentazione, probabilmente disponi di pi informazioni di quante ne occorrano. A volte la quantit di dati ti porta a provare a utilizzarli tutti, rendendo vano il tuo sforzo di fronte alla difficolt (per il tuo pubblico) di riuscire a recepire grandi quantit di informazioni in poco tempo e portando i destinatari ad annoiarsi o a distrarsi di fronte a tale bombardamento di troppi dati da ricordare. Analogamente la presentazione non deve contenere tutte le informazioni che verranno trasmesse alla platea (altrimenti cosa ci sta a fare il relatore? ), ma le diapositive dovranno servire da traccia fondamentale del discorso che verr condotto e approfondito da chi condurr la presentazione. Troppo spesso accade di assistere a presentazioni dove i relatori si limitano a leggere le diapositive... Come suggerimento per evitare questi problemi, posso consigliarti di partire dal concetto generale. Parti identificando i macro-obiettivi della tua presentazione. Scrivili pure su carta o su di una lavagna, se questo pu esserti daiuto. Solo in un secondo tempo andrai in profondit nel dettaglio dei micro-obiettivi della tua presentazione. Cerca quindi di immaginare la struttura globale, cos come i pittori iniziano a dipingere su di una tela nuova: rilassati e pensa con chiarezza, potrai trovare cos con facilit uno schema semplice per una presentazione di successo. Se hai bene chiaro perch stai creando la presentazione, potrai comprendere come renderla pi chiara e convincente. Lo scopo della presentazione lo puoi mettere in evidenza cercando di rispondere alla domanda perch?. Per analizzare gli obiettivi prova a rispondere alla domanda a quale scopo?, ponendo cos la giusta attenzione al tuo messaggio, che nasce proprio dal tuo scopo e la cui reazione ci che ti aspetti dal pubblico. Supponi che desideri che i tuoi amici vengano con te al cinema anzich allo stadio, come avevano organizzato inizialmente. La tua chiamata allazione (ci che desideri facciano i tuoi amici) fare in modo che decidano di andare al cinema. Il corso della tua azione (obiettivo) convincerli che andare a vedere il film lunica opzione. Se il tuo argomento convincente, vedranno qual lunica opzione: andare al cinema. Lesempio ovviamente un caso portato allestremo, che potrebbe apparire anche come un tentativo di manipolare il gruppo di amici. Cerca per di seguire gli esempi senza cercarvi una morale, ma analizzandoli tecnicamente.

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Rinforzare gli obiettivi

A volte la definizione dellobiettivo deve essere pi forte. Il verbo di unazione (fare) deve agire su un nome (fare che cosa) per ottenere un risultato pi efficace. Se poi applichi un aggettivo (da quando o per quale motivo) allobiettivo stesso, fornisci carattere e profondit. Supponi di essere bloccato in stazione a causa di un treno in ritardo. Il tuo obiettivo giungere a destinazione. Cosa accade se applichi la caratteristica di tempo allobiettivo? Se per esempio sei alla fine anzich allinizio di una trasferta di lavoro per concludere un importante affare... lobiettivo non sar pi cos urgente. Viceversa dovrai analizzare, in un contesto durgenza, la possibilit di raggiungere la destinazione con un altro mezzo (aereo, auto, nave ecc.). Quando lo scopo della presentazione chiaramente definito e perfezionato, il numero di elementi di supporto necessari inferiore. Il motivo che un obiettivo ben pensato permette di giungere al punto pi rapidamente senza visualizzare dati che non supportano direttamente largomento. Sei in grado di concentrarti sulla raccolta delle informazioni corrette da inserire nella presentazione: minori saranno le informazioni in eccesso, minori saranno le distrazioni della tua platea. Il punto di perfezionamento dellobiettivo consiste nello stimolare la mente. Metti a confronto il verso convincere con lasciare un segno indelebile nellanima... quale frase stimola maggiormente la tua creativit? Quando pensi allo scopo che sta dietro al messaggio, devi giungere a un motivo per tenere il messaggio nella mente e nel cuore del pubblico. Per questo motivo lavorare allobiettivo ha senso e per questo devi capire limportanza di questa prima fase del processo. Dopo aver pensato in questi termini, ogni testo creato per una presentazione seguir uno schema simile, anche se il contenuto cambier.
Inizia con la fine in mente... Un segreto per sottolineare ancor di pi lefficace raggiungimento dellobiettivo, quello di pensare alla corretta conclusione della presentazione. Non significa certo produrre lultima diapositiva prima delle altre, ma se per esempio hai intenzione di concludere il tuo intervento con la frase Grazie mille, spero che acquisterete uno dei nostri prodotti! significa probabilmente che stai cercando di vendere qualcosa (obiettivo). Analogamente se io concludessi questo libro con la frase Grazie mille per la lettura, spero che tu abbia imparato tutto quello che ti serviva su PowerPoint!, risulterebbe evidente il mio obiettivo di insegnarti qualcosa. Come dice Stephen R. Covey: Inizia con la fine in mente.

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Strutturare i contenuti

Un elemento di supporto per strutturare efficacemente i contenuti della presentazione pu essere quello di avvalersi di alcuni diagrammi, utilizzati anche in tanti altri contesti.

Diagramma di flusso
Un diagramma di flusso costringe a pensare a unazione in fasi e tende a mettere in evidenza che un passaggio porta a un altro. Questi diagrammi vengono anche utilizzati per mostrare le possibili diramazioni o interazioni che possono essere previste nel corso della presentazione, sulla base degli stimoli e delle domande del pubblico. Osservando la figura 1.2 vedrai come un diagramma di flusso pu contribuire a mettere le idee in sequenza, inserendo possibili percorsi alternativi utili a gestire alcuni contesti prevedibili della tua presentazione.

Figura 1.2 Il diagramma di flusso, utile a mettere in sequenza le idee e a prevedere informazioni di backup.
Fai attenzione anche alla gestione dei tempi Prevedere informazioni supplementari per fronteggiare le richieste del pubblico eviter senzaltro di coglierti impreparato e dimostrer la tua professionalit e preparazione; per importante evitare di gestire male i tempi complessivi della presentazione, facendo attenzione a errori nei tempi in eccesso o in difetto. Gli stessi dati supplementari dovrai saperli gestire come una fisarmonica, accennando o approfondendo le informazioni sulla base dei tempi della tua presentazione.

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Diagramma di affinit
Questo tipo di diagramma aiuta a organizzare le idee per categorie. Immagina che le tue idee siano delle palline e di disporre di pi scatole, dove riporre le palline. Se le palline fossero di colori diversi, potresti decidere di organizzare le palline collocando quelle dello stesso colore nella medesima scatola. Inserendo le palline-idee in scatole specifiche, riempi ogni categoria con i punti principali a cui sai di dover mettere ordine per soddisfare la categoria. Il segreto di questo metodo per catturare idee in primo luogo quello di essere daccordo sulle categorie. Lesempio rappresentato nella figura 1.3 mostra un possibile diagramma di affinit, semplicemente rappresentabile anche su di una lavagna, immaginando la presentazione di un nuovo prodotto software.

Figura 1.3 Un esempio di diagramma di affinit.

Individuare le affinit Lo stesso sistema del Diagramma di affinit pu essere utilizzato in attivit di brainstorming, ossia quelle attivit creative dove un gruppo di persone esterna idee a ruota libera, idee che qualcuno si preoccupa di scrivere sulla lavagna. Poi, in un secondo tempo, le idee vengono sviluppate e organizzate: proprio come per le palline colorate riposte nelle diverse scatole!

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La mappa della mente

Innanzitutto presunzione immaginare una sola mappa... ma prova a immaginare una mappa che nasce da un concetto principale e si sviluppa in idee, che a loro volta possono far nascere nuove idee. Si tratta chiaramente di un esercizio di creativit, ma in certi casi pu risultare molto utile giocare per associazione di idee, soprattutto se conduci lattivit con altre persone. Lesempio rappresentato nella figura 1.4 pu aiutarti a immaginare le potenzialit della mappa della mente, lasciandoti indovinare che la terza idea forse difficilmente sarebbe emersa spontaneamente. Questa tecnica viene anche utilizzata nelle attivit di problem setting, ossia in quelle attivit di analisi e individuazione delle cause dei problemi nelle operazioni di risoluzione dei problemi (problem solving).

Figura 1.4 Un esempio di mappa della mente.

La mappa delle idee Unidea per lavorare con la mappa della mente pu essere quella di sfruttare una lavagna. Se non disponi di una lavagna, puoi provare a scrivere le idee su dei post-it colorati e quindi puoi incollarli su di una porta o su di una finestra per poter disporre ugualmente del quadro dinsieme.

Prepararsi per il debutto

Naturalmente non basta preparare un contenuto efficace. Occorre presentarlo nel migliore dei modi, quindi proviamo a riflettere su alcune importanti attivit della presentazione, pensando al prima, al durante e al dopo.

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Lapertura
Una volta individuati gli obiettivi, scoperte le idee e strutturati i contenuti, altra cosa importante prepararsi una buona apertura. Unapertura pu essere utilizzata per influenzare il pensiero del pubblico. Pu essere costituita da informazioni credibili o dubbie, che in ogni caso pongono la platea nelle condizioni di schierarsi. La reazione pu essere di accordo o di disaccordo, stimolando pensieri ed emozioni: entrambi elementi che significheranno attenzione. Naturalmente esistono dei rischi. Il primo tra tutti, se si troppo provocatori, quello di perdere (o meglio non guadagnare) credibilit. Un trucco pu essere quello di aprire la presentazione citando il risultato di unindagine statistica o un articolo di giornale. In questo modo si riesce ugualmente a provocare lattenzione del pubblico, senza compromettere la posizione del relatore. Spesso utile inserire nella presentazione una diapositiva agenda o sommario, che contribuisca a predisporre il pubblico tarando le aspettative. Eviterai cos una platea scontenta perch si immaginava un contenuto diverso. Questo accade spesso durante i seminari o le conferenze tecniche a cui mi capita di partecipare, facendo cos in modo che determinati partecipanti fuori luogo non perdano tempo (uscendo direttamente dalla sala prima dellinizio della relazione), ed evitando che possano trasformarsi in partecipanti distratti o polemici: entrambe forme di fastidioso disturbo. La stessa agenda pu quindi essere una buona occasione per la tua apertura.

Le curiosit
Oltre a una buona apertura, per conservare alto il livello dattenzione del tuo pubblico, puoi ricorrere alle curiosit. Inserire curiosit, meglio se non scritte sulle diapositive ma raccontate, un metodo estremamente efficace per richiamare lattenzione e per incrementare le probabilit che il pubblico ricordi nel tempo quanto ascoltato. Alcuni esempi possono essere i racconti di esperienze personali (aneddoti), gli esempi, le metafore, le statistiche, le analogie, gli effetti speciali (animazioni, audio e video), le domande dirette a persone del pubblico e ogni altra forma sarai in grado di inventare grazie alla tua fantasia.

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Metafore e analogie Quando utilizzi le analogie, cerca di farlo nel modo pi vicino possibile alla realt e al vissuto delle persone che ti trovi di fronte. Cerca di fare in modo che i partecipanti possano identificarsi in quanto racconti. Inoltre sfrutta il valore indiretto delle analogie, come potresti fare raccontando del nuovo modello di lavatrice parlando di unauto BMW: le persone seguiranno limmaginario generale (stereotipo) che identifica questa marca come di lusso e qualit.

Il relatore
Se sei lautore di una presentazione di cui sarai anche il relatore, beh... allora sai gi cosa ti piace di pi e in che cosa risulti pi convincente. Ma se stai preparando una presentazione che verr erogata da altri, allora pi complicato. Dovrai provare a sforzarti di immaginare quelle che saranno le caratteristiche dei tuoi relatori. Ricorda per che pi il messaggio sar personale e pi risulter convincente e interessante. Ogni relatore possiede un proprio stile che lo rende unico. Un relatore che tende a interagire col pubblico, per esempio, si trover di pi a suo agio nel condividere esperienze personali che non a visualizzare dati statistici e grafici. Lesperienza del relatore sul tema oggetto della presentazione pu essere di grande aiuto, anche se alcune volte pu portare a eccedere. Soprattutto quando si tratta di esperienze narrate e non contestualizzate sulle diapositive della presentazione. Questa tendenza spinge cio al racconto di particolari eccessivamente tecnici o a trattare informazioni che sfuggono allimmediatezza e si rendono confuse e difficili da ricordare per i partecipanti. Altro tratto caratteristico del relatore quello della familiarit con la multimedialit e con lutilizzo di PowerPoint. Si calcola infatti che per una presentazione della durata di 20 minuti occorrano circa 30-35 diapositive elettroniche di PowerPoint, ma per la stessa durata un relatore con inferiore dimestichezza nelluso di strumenti multimediali e abituato ai classici lucidi, probabilmente si accontenter di una decina di lucidi.

I tempi
PowerPoint 2010 dispone di una funzionalit che aiuta nella raccolta delle informazioni sui tempi di erogazione della presentazione. Oltre a questa funzionalit puoi immaginare di provare la tua presentazione davanti allo specchio (come fanno alcuni attori), oppure (ancora meglio) davanti a una platea simulata di

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amici, parenti o colleghi. Riuscirai cos a provare i tempi della presentazione e riceverai qualche prezioso suggerimento dai feedback delle tue cavie.

Il pubblico
Conoscere il pubblico forse il compito pi difficile. Il fatto di trovarsi nella posizione del relatore (e non in mezzo alla platea) ti colloca in una condizione di potere (o di controllo), anche se alcune volte vissuta con difficolt. Questa posizione tende per a darti autorevolezza e ascolto.
Leffetto del pubblico sul relatore Mi piace raccontare, durante i corsi ai miei allievi, che un relatore (sempre che non sia una celebrit) parte con 50 punti e che nel corso della presentazione pu perdersi i 50 punti o guadagnarne altrettanti. Personalmente vivo la salita sul palco e la conduzione dellintervento di fronte a una platea come un bel momento di scarica adrenalinica e credo possa offrire grandi soddisfazioni.

Naturalmente la dimensione della platea incide molto su alcuni elementi di controllo del pubblico e di opportunit di interazione. Se temi le domande del pubblico o credi che esse possano distrarre dallobiettivo della tua presentazione, ti suggerisco di dedicare a domande e risposte uno spazio nella chiusura dellintervento. Se viceversa le dimensioni della platea, il tuo livello di conoscenza dellargomento e la tua esperienza nella gestione delle domande ti porta a rischiare qualcosa di pi, beh... allora ti consiglio di sfruttare questa opportunit e di aumentare il livello di interazione con il pubblico anche durante la presentazione.
Le domande dal pubblico Ti suggerisco, in occasione delle attivit di domanda e risposta, di seguire alcuni importanti accorgimenti. Se dal pubblico, soprattutto se la platea ampia, ti viene fatta una domanda, cerca sempre di ripeterla, considerando che qualcuno in fondo alla sala potrebbe non averla sentita e garantendoti cos sia il giusto tempo per digerire la domanda, sia il tempo per offrire la risposta migliore. Altra occasione quando sei tu, per esempio allinizio del tuo intervento, a fare una domanda alla platea. Ti suggerisco di formularla nel modo pi chiaro possibile, richiedendo ai partecipanti una risposta semplice (s o no), eventualmente suggerendo anche la modalit con cui ti aspetti sia data (per esempio tenendo alzata la tua mano se ti aspetti che il pubblico risponda per alzata di mano).

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Conoscere le caratteristiche della platea in anticipo (quando possibile) ti aiuter molto a studiare esempi e aneddoti adatti a catturare e conservare lattenzione. La conoscenza dei dati demografici pu aiutare a preparare al meglio alcune calamite per conservare lattenzione. Conoscere let del pubblico permette di sfruttare la teoria della nostalgia, consentendoti di richiamare alla memoria eventi particolari del passato. Se per esempio ricordi il goal di Tardelli ai Mondiali di calcio di Spagna del 1982... e lo citi davanti a una platea di ventenni (nati negli anni 90) non otterrai lo stesso effetto che immagini con persone di 10-20 anni pi anziane! Luso di fattori motivanti, ossia di elementi emotivi come lorgoglio, il profitto, la paura, il senso di appartenenza e tanti altri, pu essere giocato per condurre a unazione. Capita frequentemente, durante le convention aziendali, di sentir richiamare il senso di appartenenza allazienda, stimolando cos nei partecipanti (i dipendenti della stessa) elementi motivanti che spesso riducono la criticit di fronte a comunicazioni e scelte aziendali non del tutto allegre. Capita che luso di questo strumento sia visto come retorico, ma in realt pu essere sfruttato anche in chiave positiva.

I filtri
Esistono diverse forme di filtro, che possono impedire o ridurre lefficacia della tua presentazione. Per esempio luso di termini tecnici di fronte a una platea non specializzata riduce o impedisce la comunicazione. Prova a riflette su alcuni discorsi tra medico e paziente... quando naturalmente il medico avrebbe bisogno di seguire un bel corso di comunicazione interpersonale! Altre forme di filtro sono quelle legate allet (riferimento agli stili generazionali), al sesso (uso degli stereotipi) e allesperienza o al livello culturale (complessit concettuale).

Risolvere i problemi
I problemi capitano. Per quanto tu possa essere attento a evitarli, devi disporre di un buono spirito di improvvisazione, affrontando le situazioni demergenza e cercando di uscirne con le ossa meno rotte possibile. Qualche anno fa mi capit, durante unimportante conferenza tecnica di fronte a oltre 250 partecipanti, che i tre computer a mia disposizione non funzionassero correttamente perch la rete che li collegava era fuori uso. Limprovvisazione

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si tradusse nel ripensare in tempo reale le dimostrazioni tecniche che avevo con cura preparato nelle settimane precedenti alla conferenza, andando cos a improvvisarle in parte su di un unico computer. Altro esempio, sempre accadutomi in un contesto analogo al precedente, fu laccorgermi che il relatore sul palco prima di me stesse presentando la met degli argomenti che avevo in programma di presentare io (alla stessa platea!). Limprovvisazione, anche suggerita dalla conoscenza del collega, fu quella di evitare gli argomenti gi affrontati (trovandomi per nella condizione di essere in anticipo sui tempi a disposizione) e invitando sul palco il collega per una approfondita, per quanto improvvisata, sessione di domande e risposte fino alla chiusura del tempo a mia disposizione. Il risultato fu quello di tenere incollati alle poltrone i partecipanti.

Non solo effetti speciali

Strumenti come PowerPoint 2010 aiutano molto, come scoprirai nei prossimi capitoli, a catturare lattenzione attraverso effetti speciali. Esistono per anche altri fattori visuali da tenere in considerazione durante la preparazione e lerogazione della presentazione. Luso di tabelle e grafici aiuta nella sintesi di informazioni complesse, anche se confonde se si cerca di presentare i dettagli e non la visione dinsieme. Questi stessi elementi possono anche essere utilizzati per enfatizzare specifici messaggi a rinforzo del tuo obiettivo, giocando sulle componenti emotive della platea (un grafico si ricorda meglio e pi facilmente di un testo). Per esempio puoi utilizzare un grafico che metta in risalto i risultati positivi di unindagine condotta sui tuoi clienti che dimostri apprezzamento per i prodotti venduti (vedi figura 1.5). La stessa diapositiva pu essere presentata in due modi molto diversi (e altrettanto efficaci): per enfatizzare il fare puoi provare a raccontare una storia in cui viene descritta una tua esperienza personale che ti ha aiutato a risolvere un problema di un cliente che determin una soddisfazione estrema; oppure per enfatizzare il dire, puoi citare la fonte origine dellindagine condotta che mostri una chiara leadership nella costruzione della soddisfazione del cliente di ogni prodotto fornito.

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Figura 1.5 Esempio di messaggio grafico.

Erogare la presentazione

Non ho spazio su questo libro per approfondire il tema della comunicazione non verbale, n quello del linguaggio del corpo. Si tratta per di argomenti importanti, che contribuiscono al successo della presentazione. Esistono molte componenti tecniche ed emotive che entrano in gioco, a partire dalla paura di parlare in pubblico, fino ad arrivare alla gestualit del relatore e al suo abbigliamento. Ci sono molte scuole di pensiero al riguardo e io sono convinto, anche se a volte la contesto, che sia estremamente vera la frase Non quello che si dice, ma come viene detto!.

Scegliere una buona posizione

Lo spazio fisico che occupi deve essere sotto il tuo controllo. Se ti trovi in una sala per erogare un seminario probabilmente ti troverai su di un palco, o comunque in una posizione frontale alla platea. Questa posizione ti permette di vedere tutti i partecipanti e ti offre visibilit rispetto alle entrate della sala, alleventuale personale tecnico che si occupa del suono e di altre componenti accessorie. In questo contesto molto importante tenere sotto controllo lo schermo di proiezione, posizionandoti alla sinistra di esso. La cultura occidentale ci ha
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abituato a leggere da sinistra verso destra e quindi sar meno faticoso per il pubblico leggere le informazioni proiettate sullo schermo tenendoti comunque sempre in una condizione di visibilit (attenzione). Se immagini di collocarti dallaltra parte dello schermo (alla destra rispetto alla visuale del pubblico), scoprirai che i partecipanti saranno costretti a staccare gli occhi dallo schermo per osservarti e viceversa (vedi figura 1.6). Esistono poi molti altri suggerimenti sui comportamenti da evitare, alcuni dei quali possono apparire scontati, come quello di non dare mai le spalle al pubblico o quello di restare seduto anzich in piedi. Si tratta di comportamenti che ciascuno di noi pu raffinare, imparando anche dai relatori pi esperti e brillanti. Se dovrai condurre una riunione o una presentazione in una sala riunioni dove le persone si trovano sedute attorno a un tavolo, cerca di posizionarti in un punto del tavolo dove tutti riescano a vederti senza troppi sforzi e allo stesso modo possano vedere leventuale schermo di proiezione. Erroneamente molti pensano che la posizione migliore sia quella a capo tavola; in realt, la posizione pi efficace in angolo, a sinistra rispetto alleventuale schermo (vedi figura 1.6).

Figura 1.6 Esempi di posizione ottimale per il relatore di fronte a una platea o attorno a un tavolo di una sala riunioni.

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Il contatto visivo
Il contatto visivo fondamentale. Naturalmente pi semplice da attuare di fronte a una platea ristretta, per va cercato anche di fronte a un pubblico pi vasto. Guardare negli occhi le persone, anche per un solo istante, cattura lattenzione e consente di guadagnare rispetto. Inoltre, ti offre la possibilit di intuire molte delle emozioni pericolose, come la noia, il disinteresse, la polemica e lincomprensione. Allo stesso modo potrai percepire i segnali positivi, come linteresse, la condivisione, la partecipazione e lattenzione: tutti segnali che ti incoraggeranno a proseguire nella giusta direzione. I relatori che hanno qualche timore a parlare di fronte al pubblico hanno la tendenza a non guardarlo, fissando magari lo schermo o i propri appunti. Questo atteggiamento rischia di aggravare la sensazione di disinteresse e sfiducia nella platea. Ti consiglio, se rientri in questa categoria di persone, di individuare alcuni visi familiari tra il pubblico (conoscenti o semplicemente persone che dimostrano particolare attenzione rispetto al tuo intervento) e quindi sfruttare il contatto visivo scambiando sguardi con questi partecipanti. Eviterai cos di trovarti spaventato di fronte al pubblico sconosciuto, magari rischiando di bloccarti nel momento successivo a quello in cui alzerai lo sguardo dallo schermo...

Usare bene la voce

Pu sembrare ovvio, ma spesso accade di assistere a conferenze dove il relatore parla troppo velocemente o tende a parlare in modo poco chiaro (si dice mangiarsi le parole). importante scandire bene le parole, evitare di parlare troppo in fretta e rinunciare alle espressioni dialettali. Il tono della voce deve essere limpido, evitando di parlare sotto voce e rischiando di apparire poco convincente. In questo possono esserti daiuto una buona respirazione e un buon microfono da indossare (non il tipo gelato da tenere in mano). Evita le frasi lunghe, che ti portano allaffanno e risultano meno chiare da comprendere. Gioca bene con le pause, elementi fondamentali per creare suspance e attirare linteresse. Fai attenzione agli accenti della frase, aumentando lenfasi sui passaggi fondamentali del tuo discorso. In generale sconsiglio di leggere, n tantomeno di adottare un tono monotono e di conseguenza soporifero! Evita anche il tono in calando, anzi cerca di trovare delle formule (per esempio delle domande al pubblico) che ti permettano di chiudere la frase in chiave aperta e positiva.
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