Gestione pratiche

12 novembre 2012

[UFFICIO LEGALE GESTIONE PRATICHE]

Sommario
Obiettivo del programma................................................................................................................................... 4 Posizione programma e basi dati ....................................................................................................................... 4 Accesso............................................................................................................................................................... 4 Elaborazioni in carico allUfficio Crediti ............................................................................................................. 5 Menu a disposizione del Responsabile Ufficio Crediti ................................................................................... 5 Selezione Clienti su nuove pratiche ............................................................................................................... 6 Elenco pratiche Crediti ................................................................................................................................... 7 Scheda raccolta documenti ........................................................................................................................ 7 Scheda Clienti Pratica ................................................................................................................................. 8 Pratiche con aggiornamento esposizione ...................................................................................................... 8 Menu principale Ufficio Legale .......................................................................................................................... 9 Controparti ....................................................................................................................................................... 10 Elenco Controparti ....................................................................................................................................... 11 Anagrafiche da completare .......................................................................................................................... 11 Scadenzario Generale .................................................................................................................................. 12 Dati Controparte Dettaglio........................................................................................................................ 13 Modifica Denominazione Controparte .................................................................................................... 13 Selezione Localit ..................................................................................................................................... 14 Nickname e visualizzazione documenti ................................................................................................... 14 Ubicazione dei documenti ....................................................................................................................... 14 Unit locali ............................................................................................................................................... 16 Societ Collegate ...................................................................................................................................... 17 Nominativi collegati alla controparte ...................................................................................................... 17 Istituti bancari controparte ...................................................................................................................... 18 Sotto-maschera dei dati controparte con lelenco delle pratiche presenti ............................................. 18 Attivit in scadenza .................................................................................................................................. 18 PRATICA........................................................................................................................................................ 19 Raccolta documenti per invio a studio legale .......................................................................................... 19 Studi legali pratica .................................................................................................................................... 20 Nuova pratica ............................................................................................................................................... 22 Elenco pratiche ............................................................................................................................................ 22 Tabelle e anagrafiche ....................................................................................................................................... 23

Obiettivo del programma | Cogetech S.p.A.

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Studi Legali ................................................................................................................................................... 24 Agenti ........................................................................................................................................................... 24 Referenti interni Ufficio Legale .................................................................................................................... 25 Referenti Ufficio Crediti ............................................................................................................................... 25 Autorit Competente ................................................................................................................................... 25 Tipo Autorit Competente ........................................................................................................................... 25 Istituti di Credito .......................................................................................................................................... 26 Enti emittenti polizze ................................................................................................................................... 26 Business Unit ................................................................................................................................................ 26 Stato Societ ................................................................................................................................................ 27 Forma Societaria .......................................................................................................................................... 27 Tipo Unit locale .......................................................................................................................................... 27 Tipo Contatto ............................................................................................................................................... 28 Stato Pratica ................................................................................................................................................. 28 Tipo Procedimento....................................................................................................................................... 28 Tipo Documento........................................................................................................................................... 29 Natura documento ....................................................................................................................................... 29 Natura (Classe) Documento ......................................................................................................................... 29 Tipo Attivit .................................................................................................................................................. 29 Tipo Costo .................................................................................................................................................... 30 Calendario .................................................................................................................................................... 30 Costi ................................................................................................................................................................. 30 Costi forfait....................................................................................................................................................... 30 Polizze assicurative VLT.................................................................................................................................... 30 Budget .............................................................................................................................................................. 30 Controllo di gestione ........................................................................................................................................ 30 Struttura tabelle ............................................................................................................................................... 31

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Cogetech Ufficio Legale

Obiettivo del programma
Gestione delle pratiche legali in corso, con monitoraggio costante del loro stato di avanzamento pratiche gestione degli impegni e scadenze gestione degli adempimenti richiesti dalle procedure di anti-riciclaggio previsione dei costi per pratica rilevamento consuntivo dei costi per pratica confronto dei costi con i dati generale di budget e con i dati preventivati per pratica

Posizione programma e basi dati

Programmi Dati crediti Dati_Documenti Dati Ufficio legale Dati locali C:\CheckCredit\Check_Credit.mdb \\10.3030.247\workgroup\credito\access\dati\CheckCredit_be.mdb \\10.3030.247\workgroup\credito\access\dati\documenti_adHoc.mdb \\10.3030.247\workgroup\legale_documenti\CONSULENTI LEGALI e FORNITORI\Access\DATI\Cogetech_Legale_be.mdb C:\CheckCredit_loc.mdb

Accesso
Laccesso ai dati legato ai permessi del singolo utente sulle directory di ubicazione dei dati. In CheckCredit.mdb sono presenti tutte le tabelle collegate alle varie basi dati, ma solo quelle per le quali ha i permessi sono accessibili. Sono presenti menu personalizzati in base al gruppo di appartenenza dellutente. Laccesso previsto tramite login e password.

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Al momento di creazione di un nuovo utente viene generata una password identica al login che lutente avr cura di cambiare. In ogni caso il programma stesso a richiederlo in quanto la prima password viene generata gi scaduta. La durata della password di 60 giorni. Alla scadenza viene chiesto allutente di inserire una nuova password, con lavvertenza che la nuova password deve essere diversa dalle cinque password precedenti. comunque possibile modificare la propria password in ogni momento dal pulsante Cambia Password della maschera di login.

Una volta inseriti login e password si accede al menu principale

Una parte del programma coinvolge lUfficio Crediti, e precisamente il Responsabile dellUfficio. infatti sua cura la creazione della pratica e la collezione della documentazione da inviare allo studio legale.

Elaborazioni in carico allUfficio Crediti

Per le pratiche di recupero crediti una prima fase di raccolta dati viene eseguita dallufficio Crediti

Menu a disposizione del Responsabile Ufficio Crediti

Il Responsabile dellUfficio Crediti ha per questo a disposizione il seguente menu:

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Selezione Clienti su nuove pratiche

Il programma rileva i clienti posti nello stato Pratica al Legale su adHoc1 che non abbiano gi una pratica in corso. Nella fattispecie viene utilizzato il codice LEG del campo ANSTACON (Stato Contenzioso) dellanagrafica clienti di adHoc. Detto campo viene modificato dallUfficio Crediti su AdHoc (scheda Rischio del Cliente). Durante lelaborazione giornaliera del credito il dato viene ripreso e riportato nellanagrafica clienti della procedura. Solo da questo momento disponibile per lelaborazione di ricerca dei clienti da inviare al legale. Poich in adHoc sono sovente presenti pi posizioni anagrafiche per lo stesso cliente, vengono visualizzate tutti le codifiche dello stesso cliente (tutti i codici con la medesima partita IVA), con i totali del debito di ogni singolo codice. Il programma visualizza tutti i codici di adHoc purch almeno uno di questi sia in stato Pratica al Legale nella maschera:

Per generare la pratica necessario: alzare il flag di selezione del cliente

confermare la selezione dal pulsante

La conferma dei clienti collegati alla pratica genera automaticamente queste attivit che vengono rese visibili allUfficio Legale: Creazione nuova pratica lattivit viene aperta e chiusa contemporaneamente Preparazione documentazione per invio a studio legale. 2

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programma gestionale di Zucchetti utilizzato da Cogetech La presenza di pratiche in attesa di documentazione viene segnalata allapertura del programma. vedi oltre

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12 novembre 2012 il pulsante

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consente di uscire senza eseguire alcuna azione. I dati risulteranno presenti fino a che non

venga definita la generazione della pratica legale. possibile che lazione legale venga richiesta solo per alcune codifiche del cliente; anche possibile che lo stato del cliente non sia LEGper tutti i codici di adHoc. In tal caso comunque possibile selezionare il cliente. per necessario aggiornare la posizione su adHoc.

Elenco pratiche Crediti

Elenco delle sole pratiche generate dallufficio Crediti.

Con doppio click sul nominativo si accede al dettaglio pratica.

Scheda raccolta documenti Nella scheda Raccolta documenti sono visualizzati i documenti raccolti da inviare. Per visualizzare il un documento fare doppio click sul nome del documento.

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Per visualizzare lelenco dei documenti come nella scheda qui sopra necessario: 1. Inserire nel campo NickName Pratica il nome della cartella che raccoglier i documenti raccolti per linvio allo studio legale. 2. Creare una cartella con il nome uguale a quello inserito nel campo NickName Pratica. NB Se per la stessa controparte sono presenti pi pratiche il NickName ogni singola pratica dovr avere un suo nickname e una sua cartella con lo stesso nome. la cartella va creata in M.\Credito\Access\Preparazione_documenti\ 3. Inserire nella cartella i documenti. Scheda Clienti Pratica La scheda presenta i clienti di adHoc per i quali stata generata la pratica e la relativa esposizione

Pratiche con aggiornamento esposizione

La maschera presenta le pratiche che in contabilit risultano avere unesposizione diversa rispetto a quella presentata allaccesso precedente

Con doppio click sullintestazione pratica il programma accede allAging per Gruppi e di li fino al dettaglio aging per gestore.

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si accede allo storico degli

Viene inoltre conservata ogni nota di ogni variazione. Dal pulsante scostamenti. La maschera

presenta lelenco delle pratiche che hanno fatto registrare scostamenti. Con doppio click sul nome pratica si accede al dettaglio.

Menu principale Ufficio Legale

Il menu contiene solo le voci che lutente pu utilizzare in base al gruppo di appartenenza dellutente stesso, definito dallamministratore di sistema. Laccesso avviene eseguendo un click sul pulsante o sulla descrizione. Prima dellaccesso al menu, il programma testa la presenza di documenti in scadenza e li presenta allutente. La selezione dei documenti regolata dai giorni inseriti nel campo promemoria della tabella tipi attivit. Ogni attivit verr mostrata nellelenco tanti giorni prima della scadenza quanto sono i giorni del campo promemoria.

Menu principale Ufficio Legale | Cogetech S.p.A.

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Il semaforo presente a lato della scadenza ne indica la priorit:

Per evitare che il promemoria venga presentato nuovamente al successivo accesso spuntare la casella del campo Blocca promemoria. Alla chiusura della maschera viene presentato il menu

Controparti
Tutte le controparti presenti sono visualizzate nellelenco. Per le controparti provenienti da adHoc il codice della controparte corrisponde alla partita IVA.

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Controparti | Cogetech S.p.A.

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Elenco Controparti
Dati riepilogativi controparti presenti.

Nellintestazione della maschera sono presenti i pulsanti: per linserimento manuale di una nuova controparte. per laccesso allelenco delle controparti con dati anagrafici da completare. per la gestione delle attivit e scadenze per qualsiasi controparte presente nellelenco. inoltre possibile eseguire la ricerca della controparte digitando parte del nome nel campo Ricerca controparte e utilizzare i pulsanti come nelle altre operazioni di ricerca.

Per accedere ai dati di dettaglio fare doppio click sulla Ragione sociale della controparte.

Anagrafiche da completare
La maschera presenta le anagrafiche con dati mancanti, rappresentati dalle caselle senza spunta. Poich possibile che non tutti i dati siano reperibili, prevista la colonna anagrafica OK che consente di confermare lanagrafica come completata. Per eseguire loperazione fare doppio click sul campo. Viene inserita la data del giorno e allaccesso successivo alla maschera lanagrafica confermata non apparir in elenco.

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Controparti | Cogetech S.p.A.

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Scadenzario Generale
Allapertura della maschera vengono visualizzate solo le attivit aperte. Nella testata della maschera sono presenti vari filtri combinabili tra loro.

La maschera anche accessibile da: Elenco controparti mostra solo le attivit legate alle controparti Dettaglio controparte mostra solo le attivit legate alla controparte selezionata Dettaglio pratica vengono visualizzate solo le attivit relative alla pratica

Per la gestione delle attivit e scadenze vedi oltre.

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Controparti | Cogetech S.p.A.

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Dati Controparte Dettaglio

Nella maschera sono presenti, oltre ai dati anagrafici della controparte, le sottomaschere: Societ collegate elenco unit locali elenco pratiche nominativi di riferimento

E i pulsanti che da accesso allelenco dei documenti della controparte. con lelenco degli istituti di credito della controparte per la visualizzazione, modifica e inserimento delle attivit e scadenze della controparte.

Modifica Denominazione Controparte possibile modificare la denominazione della Controparte direttamente sul dettaglio controparte. Per le pratiche provenienti dallUfficio Crediti anche possibile selezionare uno dei clienti collegati alla controparte. Per aprire la maschera di ricerca fare doppio click sulla denominazione. Qualora siano presenti pi codifiche di AdHoc fare doppio click su quella che si ritiene corretta come anagrafica principale. La maschera verr chiusa, e i dati del codice selezionato (nome, indirizzo tel. etc.) riportati nel dettaglio controparte.

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Controparti | Cogetech S.p.A.

12 novembre 2012 Il pulsante

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consente di uscire senza apportare modifiche.

Selezione Localit La selezione della localit utilizza lelenco dei comuni. Vengono reperiti automaticamente il cap e la provincia. Qualora la localit selezionata abbia lo stradario, viene aperta la maschera di ricerca della via.

Una volta selezionata la via, alla chiusura della maschera, il CAP viene aggiornato sulla maschera controparti. Nickname e visualizzazione documenti Il NickName deve essere uguale al nome della cartella in cui sono tenuti i documenti relativi alla controparte. Viene infatti utilizzato dal programma per individuare la cartella e accedere allelenco dei documenti. Ubicazione dei documenti Documenti Ufficio Crediti Sono i documenti che lUfficio Crediti trasmette allUfficio Legale relativi alla nuova pratica di recupero crediti. Sono visibili sia da parte dellUfficio Crediti che dellUfficio Legale allinterno della pratica nella scheda Raccolta documenti. Per consentire il collegamento dellubicazione fisica dei documenti con la pratica necessario che il campo NickName nella pratica stessa venga valorizzato con il nome della cartella contenente i documenti. Tutti le cartelle con i documenti dellUfficio Crediti devono essere inserite nel percorso: \\10.30.30.247\workgroup\credito\access\preparazione_documenti\ Anche raggiungibile come M:\credito\access\preparazione_documenti\ Documenti Ufficio Legale Sono visibili solo agli utenti dellUfficio Legale. Per ogni Controparte va creata una cartella in: \\10.30.30.247\workgroup\LEGALE_Documenti\CONSULENTI LEGALI e FORNITORI\Access\Cogetech_Legale

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Controparti | Cogetech S.p.A.

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Oppure M:\ LEGALE_Documenti\CONSULENTI LEGALI e FORNITORI\Access\Cogetech_Legale\ Nella cartella dovranno essere inseriti i documenti relativi alla controparte che non possono essere direttamente riferiti ad una pratica (es. visura camerale). La cartella dovr avere il nome del NickName presente sulla Controparte Nellesempio qui di seguito vengono mostrati i dati di una controparte:

Il nome indicato dalla freccia corrisponde al NickName della Controparte Allinterno della cartella devono essere inserite la/le cartella/e con i documenti relativi ad ogni pratica e con il nome uguale al NickName della pratica.

NICKNAME PRATICA documenti pratica NICKNAME PRATICA documenti pratica

Documenti Controparte non riferiti alle pratiche

Il pulsante

apre la maschera con lelenco dei documenti

In questo elenco sono presenti: 15 Controparti | Cogetech S.p.A.

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I documenti della Controparte non riferiti in particolare ad una pratica I documenti della pratica dellUfficio Crediti I documenti delle pratiche dellUfficio Legale

Con un doppio click sul nome il documento viene visualizzato Nella maschera anche presente il pulsante estratti conto della controparte. che apre la maschera per la visualizzazione delle fatture ed

Nella maschera sono disponibili svariati criteri di ricerca combinabili tra loro. Unit locali Nella maschera Controparte presente lelenco delle Unit Locali.

Per accedere ai dati di dettaglio fare doppio click sul nome dellUnit Locale. Per inserire una nuova Unit locale fare doppio click sul campo Unit locale vuoto. T. Pr_Controparte_UnitaLocali Anagrafica delle altre sedi, uffici magazzini ecc. della controparte. Nella sotto-maschera viene visualizzato lelenco dei nominativi collegati allunit locale.

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Controparti | Cogetech S.p.A.

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Nella maschera presente una sotto-maschera con lelenco dei nominativi di riferimento dellunit locale. Il doppio click sul cognome apre la maschera con in dati di dettaglio del nominativo (v. oltre).

Societ Collegate Sotto-maschera dei dati Controparte. Presenta lelenco delle societ collegate. La modalit di accesso al dettaglio dei dati e uguale a quella delle altre sotto-maschere; doppio click sul nome o inserimento nuova societ con doppio click sul campo vuoto.

Le modalit di inserimento sono identiche a quelle delle unit locali

Nominativi collegati alla controparte Sotto maschera dei dati controparte con lelenco di tutti i nominativi collegati. Vengono qui visualizzati anche i nominativi inseriti collegati alle unit locali.

Da questa maschera possibile, con un doppio click sul campo cognome vuoto, sia i nominativi collegati alla sede legale che quelli delle unit locali. i dati di dettaglio dei nominativi sono inseribili / modificabili nella stessa maschera delle unit locali.

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Istituti bancari controparte Da pulsante per visualizzare i dati degli istituti bancari utilizzati dalla controparte

Sotto-maschera dei dati controparte con lelenco delle pratiche presenti

Con doppio click sulla denominazione della pratica si accede al dettaglio. Attivit in scadenza Allapertura della pratica la maschera viene visualizzata se vengono rilevate attivit prossime alla scadenza In ogni possibile visualizzare le attivit in scadenza dal caso pulsante pratica. NB vengono sempre presentate tutte le attivit in scadenza. presente sulla maschera della

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PRATICA
Nella testata della pratica sono visibili: Lo stato della pratica, gestito in automatico dalla tabella delle attivit, con indicazione dell0 stato che deve assumere la pratica alla chiusura dellattivit stessa. comunque possibile lintervento manuale dellutente per la modifica. inoltre possibile accedere alla tabella degli stati pratica per linserimento di un nuovo stato con un doppio click sul campo. La data di apertura e chiusura della pratica e i motivi della controversia e della sua conclusione. I dati contabili di esposizione per le pratiche generate dallUfficio Crediti. Il tipo procedimento, il tipo cliente,lo stato del cliente, limporto contestato, il referente interno, il NickName della pratica (vedi ante) dati da inserire a cura dellufficio legale.

Sono anche presenti due campi: Data completamento preparazione documenti Data invio a Studio Legale

Che vengono gestiti dal programma. Sono anche presenti le schede: Raccolta documenti Studi Legali Avallante Note Clienti pratica

Raccolta documenti per invio a studio legale Nella scheda Raccolta Documenti vengono visualizzati tutti i documenti relativi alla pratica, sia quelli inseriti dallUfficio Crediti che dallUfficio legale. Per visualizzare il documento fare doppio click sul nome.

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12 novembre 2012 Il pulsante

[UFFICIO LEGALE GESTIONE PRATICHE]

apre lelenco delle fatture dei clienti collegati alla pratica.

Il pulsante visibile solo per le pratiche provenienti dallUfficio Crediti. Studi legali pratica In questa scheda possibile inserire lo studio legale incaricato, il referente dello studio legale e eventuali studi legali domiciliatari. Lo studio legale deve essere codificato nella tabella degli studi legali. La selezione inserisce tutti i dati dello studio legale e del referente nella scheda. Al primo incarico il programma valorizza la casella tipo incarico come Affidatario. Se vengono inseriti altri studi legali il tipo incarico verr valorizzato come Domiciliatario.

Documenti studio legale (non legati alla singola pratica) Il pulsante apre lelenco dei documenti dello studio legale. Si tratta dei documenti relativi allo studio legale che non possono essere collegati direttamente alla pratica, quali contratto con lo studio, relazioni periodiche relative a tutte le pratiche in corso ecc. Il funzionamento identico a quello dei documenti pratica per cui necessario assegnare un NickName allo Studio, creare una cartella con il NickName dello studio in: \\10.30.30.247\workgroup\LEGALE_Documenti\CONSULENTI LEGALI e FORNITORI\Access\Cogetech_Legale Avallante Rileva leventuale presenza di un avallante e il tipo di garanzia fornita

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[UFFICIO LEGALE GESTIONE PRATICHE]

Note Consente di inserire una o pi note. Ogni nota pu avere un testo di massimo 64.000 caratteri

Clienti pratica Per le pratiche che giungono dallUfficio Crediti. Mostra lesposizione della controparte secondo le codifiche clienti di adHoc.

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[UFFICIO LEGALE GESTIONE PRATICHE]

Attivit / Scadenze pratica Il pulsante apre la maschera con le attivit in scadenza. Vengono presentate tutte le attivit in scadenza e non solo quelle relative alla pratica corrente.

Nuova pratica
La creazione manuale di una nuova pratica permette linserimento delle pratiche che non provengono direttamente dallUfficio Crediti. Dalla maschera Controparte/elenco pratiche, fare doppio click sul campo vuoto

La maschera di dettaglio della pratica in questo caso visualizza due nuovi pulsanti che consentono di uscire senza salvare o salvando i dati inseriti

Per le pratiche generate direttamente dallUfficio Legale, nella scheda raccolta documenti, sono presenti i pulsanti Completamento preparazione documenti per invio a Studio Legale Invio documenti a Studio Legale

Elenco pratiche
Laccesso al dettaglio pratica anche possibile dallelenco pratiche.

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[UFFICIO LEGALE GESTIONE PRATICHE]

Con un doppio click sul nome pratica si accede al dettaglio pratica. Unica differenza, rispetto allaccesso alla pratica dalla maschera della controparte, la presenza del pulsante che rimanda alla maschera della controparte.

Tabelle e anagrafiche

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Tabelle e anagrafiche | Cogetech S.p.A.

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Studi Legali
Anagrafica degli studi legali provenienza e aggiornamento da AdHoc

Agenti

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[UFFICIO LEGALE GESTIONE PRATICHE]

Referenti interni Ufficio Legale

Referenti Ufficio Crediti Autorit Competente

Tipo Autorit Competente

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[UFFICIO LEGALE GESTIONE PRATICHE]

Istituti di Credito
Anagrafica Abi Cab utilizzata per selezione banche controparte

Enti emittenti polizze

Business Unit

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[UFFICIO LEGALE GESTIONE PRATICHE]

Stato Societ

Forma Societaria

Tipo Unit locale

Tipologia unit locale (Sede Magazzino Corner ecc.)

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[UFFICIO LEGALE GESTIONE PRATICHE]

Tipo Contatto

Stato Pratica Tipo Procedimento

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[UFFICIO LEGALE GESTIONE PRATICHE]

Tipo Documento

Natura documento Natura (Classe) Documento

Tipo Attivit

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[UFFICIO LEGALE GESTIONE PRATICHE]

Tipo Costo

Calendario

Costi Costi forfait

Si tratta di costi non collegabili direttamente alle pratiche. Sono perci da trattare separatamente e utilizzare solo nel controllo di gestionePortafoglio effetti

Polizze assicurative VLT Budget Controllo di gestione

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Costi | Cogetech S.p.A.

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[UFFICIO LEGALE GESTIONE PRATICHE]

Struttura tabelle

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Struttura tabelle | Cogetech S.p.A.