Scrivere un proposta di finanziamento

MASTER IN EUROPROGETTAZIONE

Angelo Colonna

Documenti necessari per scrivere la proposta:

Bando (invito a presentare proposte) Decisione Comunitaria che ha istituito il programma oppure P.O. Formulario (con eventuali allegati: piano finanziario, domanda di presentazione della candidatura, ecc) Guida alla compilazione del formulario Trattati, libri bianchi e tutta la documentazione europea relativa alla specifica tematica oggetto del bando

Se si parte in anticipo, quando il bando non ancora uscito, si fa riferimento allultimo bando scaduto

Terminologia
Bando (inviti a presentare proposte) Bandi aperti Bandi con scadenze Manifestazione dinteresse Formulario Guida per i proponenti Call for proposal

Call for tender Form Guideline

Dove si trovano
sito Web Unione Europea (www.europa.eu.int) Percorso: Istituzioni Commissione Direzione Generali e Servizi GUCE (Gazzetta Ufficiale Commissione Europea) serie C sito Web www.europafacile.net

Bando
Periodicamente lAutorit di Gestione del programma pubblica bandi ovvero inviti a presentare proposte a valere sul finanziamento. Ogni programma ha differenti regole ma mediamente i bandi escono una volta allanno lungo il periodo di attuazione del programma. Il bando descrive tutti i parametri essenziali per presentare una proposta di progetto e richiedere il finanziamento.

Bando: contenuti
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

Obiettivi del programma Tipologia delle azioni finanziabili Risorse stanziate Modalit di finanziamento Soggetto attuatore Proponenti Durata progetti Costi Documentazione necessaria Criteri di ammissibilit Criteri di selezione Obblighi del soggetto attuatore Erogazione del finanziamento Modalit e termini di presentazione della domanda Punto di contatto

Formulario
1. 2. 3.

Moduli amministrativi Descrizione del progetto Budget del progetto

Non esiste un formulario standard, ogni il programma ha il suo. Contestualmente alluscita del bando viene anche reso disponibile il formulario da utilizzare. Si scompone in una serie di sotto-sezioni che facilitano la presentazione di tutte le informazioni richieste. Per ogni campo individuato sono solitamente indicati il numero massimo di caratteri ammissibili oppure il n. di pagine.

Struttura formulario
Sez I amministrativa
Presentazione ente proponente Informazioni riepilogative e amministrative Corpo della proposta che contiene la descrizione del piano operativo del progetto, con larticolazione in fasi e la definizione della dimensione temporale. Identifica le risorse coinvolte sul progetto Quanto costa? Definisce il budget dellintervento previsto per macro-aggregati

Sez II descrittiva

Sez III finanziaria

Guida per i proponenti

indicazioni passo passo per la compilazione dei campi del formulario dimensionamento economico medio del progetto azioni finanziabili spese ammissibili e percentuali di riconoscimento tasso di cofinanziamento criteri di valutazione delle proposte con esplicitazione dei parametri Modalit per la presentazione della candidatura

E il bando giusto per noi?

Leggere attentamente tutta la documentazione Verificare il possesso dei requisiti di ammissibilit Verificare il n. di partner richiesti, tipologia e paesi di provenienza Verificare la coerenza delle priorit del programma con il progetto che si intende presentare Verificare la tipologia di spese ammissibili Verificare la percentuale di cofinanziamento richiesta e limporto minimo/massimo finanziabile Quanto manca alla scadenza? Il tempo che abbiamo a disposizione sufficiente per la presentazione della candidatura?

.... Si parte!
Scrivere una proposta per ottenere un finanziamento di per s un progetto: tempo dato (scadenza improrogabile), risorse identificate (gruppo di lavoro che partecipa alla stesura della proposta), qualit (requisiti minimi da rispettare nella presentazione della proposta) Conviene pertanto stabilire delle scadenze intermedie rispetto a: Identificazione dei partner Raccolta documentazione e completamento parte formale Stesura bozze del progetto e versione definitiva Proposta budget e chiusura preventivo Tempi necessari per le firme

Aspetti formali
Scadenza (vale il timbro postale?), modalit di invio della candidatura (consegna a mano, corriere, ecc), n. copie, supporti (cartaceo, informatico,ecc), lingua per la presentazione della candidatura, firme e timbri, dicitura sulla busta e modalit di chiusura della stessa Documentazione da allegare (dichiarazioni, fotocopie C.I., statuto, certificato CCIAA, ecc)

Come procedere...
Si procede parallelamente: Da un lato si procede alla parte formale e amministrativa di predisposizione delle dichiarazioni, compilazione della parte anagrafica del formulario, raccolta documentazione e organizzazione invio Dallaltro si scrive il progetto, sia nella parte contenutistica sia per quanto riguarda il preventivo Di solito le persone che si occupano delle due componenti sono diverse, devono essere coordinate!

Parte formale/amministrativa
Non sottovalutare e soprattutto non lasciare allultimo momento! Leggere attentamente bando, formulario e guida Preparare una check-list delle attivit da fare, ponendo particolare attenzione a:
leventuale documentazione da produrre (in originale? Copia conforme?) e i tempi necessari Lorganizzazione della raccolta delle firme e timbri Le modalit di consegna della candidatura e i tempi necessari

Per qualsiasi dubbio contattare lufficio preposto del ente gestore del finanziamento Consigli:
1.

2.

pianificare la conclusione di tutta questa componente con largo anticipo rispetto alla scadenza Fare gestire da una persona esperta (o almeno molto ordinata!)

Check-list
Preparare un elenco di tutti i vincoli da rispettare nella presentazione della candidatura Moduli amministrativi completati Descrizione del progetto completata Budget completato N. ... copie cartacee stampate Copia su supporto informatico predisposta Firme e timbri raccolti Documentazione da allegare raccolta Dicitura sulla busta per linvio corretta Corretta modalit di chiusura della busta Scadenza rispettata (?)

Sezione I Form: parte amministrativa

Informazioni riepilogative ed amministrative che descrivono i partner che compongono il consorzio : Ragione sociale Posizione giuridica Indirizzo della sede, telefono, Fax, e-mail Nome della persona responsabile per lazione, titolo/posizione, indirizzo, telefono, fax, e-mail Nome della persona abilitata a rappresentare giuridicamente lorganizzazione, titolo/posizione, indirizzo, telefono, fax, e-mail Riferimenti conto bancario Sintesi degli obiettivi delle principali attivit dellorganizzazione Sovvenzioni, finanziamenti ottenuti dalla Commissione Europea o altri istituzioni Capacit finanziaria del richiedente (bilanci anni precedenti) Capacit tecnica del richiedente (CV)

Le referenze
Obiettivi: Attestare la solidit del soggetto proponente (anno di costituzione, bilanci anni precedenti, n. occupati) Verificare la precedente esperienza nella gestione di progetti finanziati Verificare le reali competenze nel campo e i progetti realizzati nellambito del finanziamento Preparare un database con i progetti realizzati almeno negli ultimi 5 anni (identificativo contratto, ente erogatore, programma di finanziamento, titolo progetto, anno avvio e conclusione, capofila, partner, importo finanziamento, ambito, descrizione sintetica) da alimentare progressivamente. Ogni volta si estrapolano le referenze necessarie

Il titolo del progetto

Il nome del progetto deve essere una parola breve, possibilmente un acronimo. Un buon nome: evoca il progetto che si vuole realizzare connesso al nome del programma di finanziamento

Sezione II Form: descrizione progetto

E il corpo della proposta. Il formulario ci chiede di descrivere il progetto in relazione a: Problema Obiettivo generale e specifici Articolazione dellintervento Prodotti Risorse impiegate Pianificazione temporale

Per poter scrivere un progetto abbiamo bisogno di adottare alcuni strumenti e tecniche del project management ...

La definizione di progetto

Il progetto un insieme di risorse e di persone temporaneamente riunite per raggiungere uno specifico obiettivo, di solito con un budget predeterminato ed entro un periodo prestabilito

La definizione di project management

Gestione sistemica di unimpresa complessa, unica e di durata limitata, rivolta al raggiungimento di un obiettivo predefinito mediante un processo continuo di pianificazione e controllo di risorse differenziate e limitate, con vincoli interdipendenti di tempo-costo-qualit

Gli elementi del P.M.

PIANIFICAZIONE

CONTROLLO

RISORSE

Il project management
Il project management non una scienza esatta! Non esiste un solo approccio metodologico o un sistema unico di gestione progettuale. Esistono piuttosto alcune particolari procedure gestionali che tendono ad aumentare le probalit di successo di un progetto nel rispettare i propri termini di DURATA, le proprie RISORSE ed i criteri di EFFICIENZA ed EFFICACIA attesi dalla sua realizzazione.

Step
Il progetto non il risultato finale che ottengo, ma il processo che conduce al risultato, attraverso il susseguirsi di fasi e attivit strutturate Analisi della situazione esistente Identificazione delle cause (problemi) che generano gli effetti esistenti Definizione obiettivi strategici dellintervento (impatti attesi a lungo termine sui beneficiari e su altri gruppi di beneficiari) Individuazione obiettivo specifico del progetto, volto a risolvere il problema centrale rivolto ad uno specifico target di beneficiari Definizione risultati attesi Esplicitazione attivit da realizzare per il conseguimento dei risultati attesi

1. 2.

3.

4.

5. 6.

La struttura di progetto
Un progetto pu essere scomposto: obiettivo, riferibile al risultato atteso (che cosa ci si propone di ottenere) traguardi intermedi (MILE STONES): sotto obiettivi, obiettivi operativi il cui completamento un passo verso la realizzazione dellobiettivo generale pacchetti attivit (WP): scomposizione del progetto in attivit analitiche per il raggiungimento dei traguardi intermedi

Work breakdown structure (WBS)

La Wbs uno strumento per visualizzare il progetto nella sua interezza e nella sua complessit. E una rappresentazione del progetto, in forma grafica o descrittiva, che suddivide le attivit, livello per livello, fino al grado di dettaglio necessario una pianificazione e un controllo adeguati. Scompone il progetto in una serie di sotto progetti e di oggetti da consegnare, in relazione ai sotto-obiettivi identificati (MILE STONES); identifica i pacchetti di lavoro (WP) che occorre eseguire per realizzare i singoli sottoprogetti; identifica la responsabilit di ogni attivit

Work Package (WP):

Unit minima di una struttura analitica di progetto (work breakdown structure). I work package rappresentano sottoinsiemi minimi della struttura logica di progetto i cui compiti sono considerabili in modo unitario, sulla base della responsabilit, della tipologia delle attivit, delle date o del tipo di verifica da effettuare, etc. Un WP pu contenere/essere suddiviso in pi attivit elementari e quindi caratterizzarsi come un insieme di task correlati tra di loro Compito (task): sforzo a breve termine (3 6 mesi) eseguito da unorganizzazione, che insieme ad altri compiti costituisce un WP

Deliverables
I deliverables sono i prodotti conseguiti attraverso il progetto Ogni WP porta alla restituzione di Deliverables, che sono esplicitati nel piano di lavoro e per i quali devono essere puntualmente definiti responsabilit e scadenze per la restituzione Alcuni deliverables sono comuni a tutti i progetti: piano di lavoro, piano di comunicazione, monitoring report, sistema di qualit

La programmazione temporale
Per la programmazione della dimensione temporale si utilizzano alcune tecniche che permettono di descrivere i progetti in termini di una serie di attivit interdipendenti, introducendo la variabile tempo nella programmazione degli interventi. Tra le tecniche in uso si evidenziano: Diagramma di Pert (program evaluation and review technique): tecnica reticolare che evidenzia le relazioni sequenziali delle attivit attraverso lidentificazione dei nodi (traguardi intermedi) e delle relazioni che intercorrono tra essi. Diagramma di Gantt: un diagramma a barre che lega i pacchetti di attivit al tempo necessario per portarli a termine.

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Il diagramma di Pert
Il diagramma reticolare di Pert descrive la sequenza cronologica secondo la quale dati eventi devono essere raggiunti se si vuole completare il progetto nel suo complesso. E composto da : un certo numero di nodi o eventi (milestones), che si caratterizzano come sottobiettivi, da realizzare se si vuole procedere verso il raggiungimento del risultato finale linee che congiungono fra loro i vari nodi e che rappresentano le attivit. La stima del tempo richiesto per svolgere ognuna di queste attivit viene indicato nel diagramma, che riporta anche le risorse da impiegare.

Il diagramma di Pert: esempio

A
Durata GiorniGiorni-uomo 2 2

C
Durata GiorniGiorni-uomo 2 3

D x
Evento iniziale Evento iniziale

F
3 1 Durata GiorniGiorni-uomo 2 2

x
Evento finale Evento finale

Durata GiorniGiorni-uomo

B
Durata GiorniGiorni-uomo 3 1

E
Durata GiorniGiorni-uomo 3 1

Percorso critico

Il diagramma di Gantt
Il diagramma di Gantt un diagramma cartesiano a barre che riporta sullasse delle ascisse il tempo e sullasse delle ordinate le attivit. Lesempio precedentemente mostrato pu quindi essere rappresentato con il diagramma di Gantt come segue.
attivit F E D C B A 1 2 3 4 5 6 7 8 giornate

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La matrice compiti/responsabilit
La matrice di responsabilit definisce lallocazione delle risorse sul progetto, assegnando loro responsabilit e compiti.
Sub obiettivo Attivit Compiti Risorsa X Risorsa Y Risorsa Z

1.A 1.B

C C C/D C/O C
D= decide

O Co I

Co/I

2 3

2.A 3.A 3.B

O Co

I
O= opera I= viene informato

Legenda: C=coordina

Co= deve essere consultato

Riepilogando:
Gli strumenti di project management a disposizione per la stesura del progetto (e per la sua gestione una volta approvato): Problema Obiettivi Articolazione dellintervento Prodotti Risorse impiegate Pianificazione temporale

WBS

MATRICE C/R GANTT (PERT)

Sezione III Form: piano finanziario

Verificare le spese ammissibili (comunemente: personale interno ed esterno, beni durevoli, materiale di consumo, viaggi e soggiorni, risorse tecnologiche-informatiche, spese generali) Verificare eventuali parametri di costo da rispettare Verificare criteri per limputazione dei costi generali Il costo del project management di regola non deve superare il 10% del costo totale del progetto Porre molta attenzione alla formulazione del budget: diverr parte integrante del contratto da sottoscrivere con la CE in caso di approvazione del progetto (non sovrastimare ne sottostimare)

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Prima di chiudere la busta

Stampare, leggere la proposta e correggere gli eventuali errori (!) Fare una copia del progetto prima di spedire (versione firmata e timbrata) Verificare con la check-list linserimento di tutta la documentazione necessaria

...riordinare!

Riorganizzare tutto il materiale prodotto e salvare la versione definitiva Archiviare la versione consegnata, sia cartacea sia file, completa di tutti gli allegati. Avere il dossier completo Archiviare la ricevuta dellavvenuta consegna Fare avere ai partner il progetto consegnato (cartaceo e su supporto informatico) e copia della ricevuta dellavvenuta consegna

La valutazione delle proposte

Quattro fasi:
1. 2. 3. 4.

Esame della conformit formale delle proposte Esame dellammissibilit del proponente Esame dellammissibilit della proposta Valutazione qualitativa delle proposte ammissibili

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1.

Conformit formale
Verifica che la proposta soddisfi i criteri di ammissibilit riportati nel bando: Data di ricevimento (entro il termine fissato -> deadline) Firme in originale N. di partner pari o superiore al n. minimo indicato dal bando N. di paesi coinvolti pari o superiore al n. minimo indicato dal bando Proposta completa: tutti i moduli amministrativi e descrittivi della proposta Presenza della documentazione allegata richiesta (bilanci, statuti, cv, ecc)

2. Ammissibilit proponente

Le organizzazioni che presentato la prosposta devono rientrare nelle categorie ammissibili espressamente citate dal bando (natura giuridica, paese di appartenenza, esperienza richiesta)

3. Ammissibilit della proposta

La proposta deve rispettare i criteri formali e quantitativi richiesti dal bando, ad es: Non superare il massimale di spesa totale previsto ne inferiore rispetto alleventuale minimo fissato Prevedere un cofinanziamento al progetto pari alla percentuale prevista nel bando (anche leventuale massimale di cofinanziamento in natura) Prevedere una durata delle azioni che non superi quella prevista Soddisfare i requisiti di trasnazionalit del bando

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4. Valutazione qualitativa

Solo le proposte che superano le verifiche di ammissibilit passano alla fase di valutazione qualitativa. Per garantire la competenza dellanalisi e la trasparenza della valutazione viene incaricato spesso un gruppo di esperti provenienti da diversi paesi europei. Sempre per garantire la trasparenza spesso si chiede di lasciare anonima la parte relativa alla descrizione tecnica del progetto, separata dalla parte amministrativa.

Criteri di valutazione
Qualit della proposta Pertinenza della proposta con gli obiettivi del bando Grado di innovativit della proposta Grado di trasferibilit a livello europeo dei risultati attesi Fattibilit dellintervento Qualit della partnership Presenza di efficaci sistemi di monitoraggio e valutazione Qualit generale della proposta

Criteri di valutazione
Aspetti finanziari: Bilancio realistico ed equilibrato Efficienza della proposta (rapporto tra costi e risultati previsti) Coerenza dei costi unitari e totali Aspetti operativi e tecnici: Capacit operative e gestionali dellorganizzazione proponente Grado di competenza nel campo delle azioni proposte Grado di competenza e di esperienza professionale del coordinatore e delle persone che realizzeranno le azioni Accesso a risorse finanziarie adeguate allentit dello sforzo finanziarie richiesto dal progetto

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