GESTIONE PRESENZE ALLIEVI

Entrando nella form dovete compilare la “Sezione filtra dati” (quella in azzurrino); inserite l’A.A.
eventualmente l’anno ed il livello e scegliere la Disciplina/Corso; se attivata dalla segreteria si può avere
anche la scelta - Tutti i corsi – (la segreteria andando sui parametri trova la voce “ Abilitare TUTTI I CORSI nel
Servizio Docenti”), questo permette di avere tutte le assenze di tutti gli studenti di tutti i corsi. Questa scelta
comporta però l’invio di una grossa quantità di dati (specialmente a fine anno) per cui tutta la gestione
potrebbe rallentarsi. In questa nuova versione in questa stessa form si possono inserire le presenze del
docente (in assenza di studenti; per esempio per impegno Istituzionale oppure per riunioni,
ricevimento, ricerca ecc.) Cliccate su “Visualizza dati secondo le scelte fatte”. In caso che per quell’A.A.
e quel corso/disciplina non sono state mai inserite presenze/assenze il sistema non farà vedere nulla sulla
griglia.

Non avendo inserito nessuna presenza, la griglia sottostante è vuota (non ci sono presenze/assenze per
nessun allievo e neanche per presenze del docente). Utilizzate la procedura e
la procedura per inserire le presenze del Solo docente.

NON SI DEVONO INSERIRE “PRESENZE DEL SOLO DOCENTE” PER LE

LEZIONI TENUTE (inserendo le presenze agli studenti per proprietà
transitiva il docente risulta ovviamente presente)
Ovviamente può accadere che non avete inserito una presenza/assenza per un allievo/docente in
particolare, anche in questo caso per la prima volta DOVETE utilizzare la funzione “Ins.Elim.Pres. Studenti” o
“Ins. Elim.Pres. del solo Docente”. Questa funzione DEVE essere usata per i primi inserimenti per ogni
allievo/per il docente in seguito possiamo usare la funzione utilizzando l’icona con la matitina rossa
che vedremo in seguito.

Abbiamo inserito questa scelta. Per default il sistema

ricalcola le ore frequentate dagli studenti ad ogni
immissione/modifica. Poiché tale operazione controlla
tutte le presenze di tutti gli studenti di tutte le
discipline del docente, rallenta notevolmente ogni
inserimento. Scegliendo "Manuale" il sistema lo
ricalcola solo quando si clicca sul pulsante
"Ricalcolo". Un altro metodo per velocizzare il ricalcolo è quello di filtrare il corso (in
alto a destra)
Inserimenti/eliminazioni.

Cliccando su

Si apre la form di inserimento riportata

qui affianco. Si faccia attenzione ad
utilizzarla pe la eliminazione multipla.
Potete inserire presenze secondo varie
scelte, giorno periodo settimanalmente
per tutti gli studenti o per lo studente
scelto. Il sistema nel momento che
cliccate sul pulsante “Esegui inserimento”
(ora nascosto dalla tendina della lista
degli studenti) il sistema inserirà per tutti
gli studenti o per lo studente scelto i dati come compilati nella form. Lo stesso dicasi per le eliminazioni.

Sotto la lista degli studenti abbiamo inserito un ulteriore “Filtro per Gruppi”; serve per quelle classi che
hanno una suddivisione per gruppi

Come da richiesta di alcune Istituzioni abbimao inserito altri 3 campi “Gruppo” in modo da poter
suddividere e filtrare secondo gruppi diversi.

In oltre abbiamo datalo la possibilità di scegliere se includere o meno i festivi , visto che in questo periodo
di DAD i ocentei fanno lezoine anche nei giorni festivi.
Ripetiamo quanto sopra: questa funzione serve per inserire la prima presenza degli allievi; ovvero
inizialmente non avendo inserito nessuna presenza per gli allievi la griglia sottostante risulterà vuota o non
c’è nessun record per un allievo specifico, quindi non potendo utilizzare la matita rossa per inserire una
nuova presenza si utilizza questa funzionalità. Questa funzionalità può essere utilizzata anche per inserire le
presenze/assenze seguenti (non è obbligatorio utilizzare l’altra funzione [per intenderci quella legata alla
matitina rossa])

ALTRA COSA IMPORTANTISSIMA: FATE MOLTA ATTENZIONE A QUESTA ULTIMA FUNZIONALITA’ IN CASO DI
ELIMINAZIONE DELLE PRESENZE/ASSENZE. (Non sarà possibile recuperare i dati una volta eliminati)

Per inserire una presenza del docente la

scelta del Corso deve essere o “Tutti i
corsi” o “Solo presenze del docente”

Nello stesso modo potete inserire la

presenza del docente. Si apre la form di
inserimento riportata qui affianco. Si
faccia attenzione ad utilizzarla pe la
eliminazione multipla. Potete inserire
solo per giorno. Il sistema nel momento
che cliccate sul pulsante “Esegui
inserimento” inserirà la presenza del
Docente secondo le scelte effettuate.

A questo punto se avete già inserito presenze/assenze ai vostri allievi o del Docente il sistema vi presenterà
la griglia dei record di presenza/assenza inseriti come dall’esempio sotto visualizzato.

Si faccia attenzione che, a differenza del vecchio modello il

nominativo viene ripetuto per ogni presenza/assenza (non
è una mera ripetizione del nominativo … controllate la data
e l’orario)
Per gli altri punti approfondiremo in seguito

Sezione inserimento dati (sezione in giallo)

In questa sezione si devono compilare i campi utili per eseguire l’inserimento delle presenze. Viene
utilizzato anche al punto C utile per “l’Inserimento ed eliminazione”.

Vediamo ora le funzionalità dei singoli punti

1) Qui si può fare una ricerca, della stringa inserita, su tutte le colonne
2) Serve per creare dei gruppi
3) Cliccando sull’intestazione della colonna si ordina in ordine crescente ovvero decrescente sulla
colonna
4) Qui possiamo applicare dei filtri scegliendo dalla tendina
5) Qui possiamo filtrare la colonna secondo i caratteri inseriti
6) Scelta dell’operatore di comparazione
7) Il sistema suddivide i record in pagine e in questo punto viene visualizzato il numero dei record totali
ed il numero delle pagine; da qui ci si può spostare tra le pagine. Scorrendo sulla barra verticale il
sistema carica automaticamente le pagine successive
8) Indicazione dei record per pagina che il sistema visualizza
9) Slava le modifiche
10) Barra di scorrimento tra i record della pagina, in basso se il video è piccolo o la risoluzione molto alta
potete trovare la barra di scorrimento tra i record.
A) Elimina assenza
B) Modifica ore previste
C) Inserisci Singola presenza per il nominativo

Alcuni approfondimenti

1) Inserendo il testo in questa

casella il sistema fa vedere
i record in cui risulta
presente il testo digitato
presente in qualsiasi dei
campi
 2) Trascinando l’intestazione
di una colonna il sistema
raggruppa secondo la
colonna scelta. In qesto
caso abbiamo raggurppato
per nominativo. Si possono
effettuare raggruppamenti
multipli

4) Ogni intestazione di
colonna ha una piccola
icona con segno della
freccina, cliccando su di
essa si apre una tendina
(ridimensionabile in basso a
destra) che riporta i valori
esatti su cui potete fare i
filtri; scegliendone uno il
sistema filtrerà secondo
quanto scelto.

6) Possiamo scegliere l’operatore di comparazione

cliccando sulla chiavetta a destra della casella di
testo della ricerca. Si può ricercare il testo in cui la
ricorrenza si trova all’inizio o alla fine o anche
non uguale o che contiene ecc. ecc
 Altre possibilità sono quelle
di poter spostare e/o
ingrandire le colonne; per
spostare la colonna basta
cliccare sulla colonna e
tenere premmuto il tasto
sinistro del mouse
spostandolo a dx o sx fino ad arrivare al margine
sx o destro della colonna in cui si vuole spostare;
per modificarne la grandezza basta cliccare sul
margine della colonna e tenendo premuto il
tasto sinistro del mouse spostarsi a dx o sx.

Qui sotto viene rappresentato il piè di pagina della maschera; a sinistra mostra le paginein cui è stata
divista la form ed il numero totale dei record presenti a destra viene moratp il n° dei record visualizzati
per pagina. Si può modificare questo valore ma si tenga presente che più regcord ci sono su ogni
singola pagina più la visualizzazione si rallenta.

Si possono modificare i dati di alcune celle in questa fase. Alla fine dovete salvare cliccando su Salva
Modifiche in alto a destra in rosso che in basso a destra (in azzurro).

Azioni

La X Rossa serve per eliminare la presenza anche in questo caso si può o rinunciare
all’eliminazione renderla definitiva cliccando su Salva modifiche in alto a destra in rosso
che in basso a destra (in azzurro)

L’icona ad orologio serve per modificare le ore programmate per quell’allievo per quella
disciplina. Basta cambiarla ad uno dei record e verrà cambiata a tutti gli altri di quell’allievo
di quel corso.

La matitina rossa permette di inserire la presenza con i dati che sono presenti nella sezione
in giallo “Sezione Inserimento Dati” sull’allievo selezionato

Non esiste più l’icona per il “Dettaglio presenze” in quanto ciò che era riportato e modificabile su quella
Form ora lo si può vedere e modificare direttamente sulla griglia

In fine qualora si presentassero delle incongruenze nei calcoli delle presenze (casi molto rari perché il
sistema ogni volta che inserite una presenza ricalcola le ore frequentate per ogni studente) sul menù
precedente c’è l’opzione Ricalcolo presenze.
 NON PIU UTILIZZATO
Cliccando su questa
icona si apre la
maschera “Dettaglio
presenze”. Il sistema
per default fa vedere
le presenze del giorno
corrente, inserendo il
periodo dal/al il
sistema farà vedere
tutte le presenze
rilevate nel periodo; si
possono modificare i
vari campi od
eliminare una
presenza ed in fine
salvare.
Stampe

Dal menu principale scegliere Stampe e la scelta del tabulato desiderato

1) Presenze per allievo

Fate le scelte secondo i Vs. desiderata e stampate

Il sistema stamperà il tabulato simile a questo in cui sono riportate le presenze dell’allievo e la percentuale
delle ore effettuate rispettivamente alle ore che avrebbe dovuto seguire.

Se abilitati alla firma digitale potete firmarlo digitalmente ed inviarlo all’Istituzione

2) Presenze per docente

Fate le scelte secondo i Vs. desiderata e stampate

Il sistema stamperà le ore effettuate/ programmate suddivise per disciplina e con il totale sia per disciplina
che generale delle ore.

Se abilitati alla firma digitale potete firmarlo digitalmente ed inviarlo all’Istituzione