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il link di accesso a esercitazioni
per ogni sezione del Modulo 8
e simulazioni della prova
desame con il simulatore
Maxisoft.

USING
DATABASES (DB)
1 Comprendere i database
2 Utilizzo dellapplicazione
3 Tabelle

4 Cercare informazioni
5 Oggetti
6 Stampa

SCOPI DEL MODULO


Il presente modulo richiede che il candidato comprenda il concetto di base dati (database)
e dimostri di possedere competenza nel suo utilizzo.
Il candidato deve essere in grado di:
comprendere cosa un database, come organizzato e come opera;
creare un semplice database e visualizzarne il contenuto in modi diversi;
creare una tabella, definire e modificare campi e loro propriet; inserire e modificare dati
in una tabella;
ordinare e filtrare una tabella o una maschera; creare, modificare ed eseguire delle query
per ottenere informazioni specifiche da un database;
comprendere cosa una maschera e crearne una per inserire, modificare ed eliminare record
e dati contenuti nei record;
creare dei report semplici e preparare delle stampe pronte per la distribuzione.

Il seguente Syllabus fornisce i fondamenti per sostenere il test di tipo teorico


e pratico relativo a questo modulo.

SYLLABUS

Using Databases

SEZIONE

TEMA

ARGOMENTO

1 Comprendere
i database

1.1 Concetti
fondamentali

1.1.1 Comprendere cosa un database.


1.1.2 Comprendere la differenza tra dati e informazioni.
1.1.3 Comprendere come organizzato un database in termini di tabelle,
record e campi.
1.1.4 Conoscere alcuni degli utilizzi pi comuni di database di grandi
dimensioni, quali: sistemi di prenotazione aerea, dati della Pubblica
Amministrazione, dati di conti correnti, dettagli di pazienti
in ospedale.

1.2 Organizzazione
di un database

1.3 Relazioni

1.4 Operativit

2 Utilizzo
dellapplicazione

2.1 Lavorare
con i database

2.2 Operazioni comuni

3 Tabelle

1.2.1 Comprendere che ciascuna tabella di un database dovrebbe


contenere dati relativi ad un solo argomento.
1.2.2 Comprendere che ciascun campo di una tabella dovrebbe
contenere un solo dato.
1.2.3 Comprendere che il contenuto di un campo associato ad un tipo
di dato adeguato, quale: testo, numero, data/ora, s/no.
1.2.4 Comprendere che ai campi sono associate delle propriet quali:
dimensione, formato, valore predefinito.
1.2.5 Sapere cosa una chiave primaria.
1.2.6 Comprendere cosa un indice. Capire come permette di accedere
pi rapidamente ai dati.
1.3.1 Comprendere che il motivo principale per creare relazioni tra tabelle
di un database minimizzare la duplicazione dei dati.
1.3.2 Comprendere che una relazione viene costruita legando un campo
univoco di una tabella ad un campo di unaltra tabella.
1.3.3 Comprendere limportanza di mantenere lintegrit delle relazioni
tra tabelle.
1.4.1 Sapere che i database professionali sono progettati e creati
da specialisti di database.
1.4.2 Sapere che linserimento di dati, la gestione dei dati e il recupero
delle informazioni vengono effettuati dagli utenti.
1.4.3 Sapere che un amministratore di database fornisce accesso
a dati specifici agli utenti opportuni.
1.4.4 Sapere che lamministratore del database il responsabile
del recupero di un database dopo guasti o errori gravi.
2.1.1
2.1.2
2.1.3
2.1.4

Aprire, chiudere unapplicazione di database.


Aprire, chiudere un database.
Creare un nuovo database e salvarlo allinterno di ununit disco.
Mostrare, nascondere le barre degli strumenti. Minimizzare,
ripristinare la barra multifunzione (ove disponibile).
2.1.5 Usare la funzione di Guida in linea (help) del programma.
2.2.1 Aprire, salvare e chiudere una tabella, una query, una maschera,
un report.
2.2.2 Cambiare modalit di visualizzazione di una tabella, query,
maschera, report.
2.2.3 Eliminare una tabella, una query, una maschera, un report.
2.2.4 Navigare tra i record di una tabella, di una query, di una maschera.
2.2.5 Ordinare i record di una tabella, maschera, risultato di una query
in ordine numerico crescente o decrescente, o in ordine alfabetico
crescente o decrescente.

3.1 Record

3.1.1 Inserire, eliminare record in una tabella.


3.1.2 Inserire, modificare, eliminare dati in un record.

3.2 Progettazione

3.2.1 Creare e assegnare un nome a una tabella e specificarne i campi


con i relativi tipi di dati, quali: testo, numero, data/ora, s/no.
3.2.2 Applicare le propriet dei campi, quali: dimensioni del campo,
formato numerico, formato data/ora, valore predefinito.
3.2.3 Creare una regola di validazione per numeri, data/ora, valuta.
3.2.4 Comprendere le conseguenze quando si modificano i tipi di dati,
le propriet dei campi di una tabella.

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36
37

SYLLABUS
SEZIONE

Using Databases
TEMA

ARGOMENTO
3.2.5
3.2.6
3.2.7
3.2.8

4 Cercare
informazioni

5 Oggetti

6 Stampa

Definire un campo come chiave primaria.


Indicizzare un campo con, senza duplicati.
Inserire un campo in una tabella esistente.
Modificare lampiezza delle colonne di una tabella.

4.1 Operazioni
fondamentali

4.1.1 Usare il comando di ricerca per trovare una specifica parola,


numero, data in un campo.
4.1.2 Applicare un filtro ad una tabella, maschera.
4.1.3 Eliminare lapplicazione di un filtro da una tabella, maschera.

4.2 Query

4.2.1 Comprendere che una query viene utilizzata per estrarre e analizzare
dei dati.
4.2.2 Creare e salvare una query su una sola tabella usando specifici criteri
di ricerca.
4.2.3 Creare e salvare una query su due tabelle usando specifici criteri
di ricerca.
4.2.4 Aggiungere criteri ad una query utilizzando uno o pi dei seguenti
operatori: = (uguale), <> (diverso), < (minore di), <= (minore di o
uguale a), > (maggiore di), >= (maggiore di o uguale a).
4.2.5 Aggiungere criteri ad una query utilizzando uno o pi dei seguenti
operatori logici: AND, OR, NOT.
4.2.6 Utilizzare un carattere jolly in una query: *, %, ? oppure _.
4.2.7 Modificare una query: aggiungere, modificare, eliminare dei criteri.
4.2.8 Modificare una query: aggiungere, eliminare, spostare, nascondere,
visualizzare dei campi.
4.2.9 Eseguire una query.

5.1 Maschere

6.1 Report, esportazione


di dati

6.2 Stampa

5.1.1 Comprendere che una maschera viene usata per visualizzare


e gestire i record.
5.1.2 Creare e assegnare un nome ad una maschera.
5.1.3 Utilizzare una maschera per inserire nuovi record.
5.1.4 Utilizzare una maschera per eliminare record.
5.1.5 Utilizzare una maschera per inserire, modificare, eliminare dati
in un record.
5.1.6 Inserire, modificare testo nellintestazione, pi di pagina
di una maschera.
6.1.1 Comprendere che un report viene utilizzato per stampare
informazioni selezionate da una tabella o da una query.
6.1.2 Creare e assegnare un nome ad un report basato su una tabella,
una query.
6.1.3 Modificare la collocazione dei campi di dati e le intestazioni
allinterno di un report.
6.1.4 Presentare campi specifici in un report raggruppati per somma, minimo,
massimo, media, conteggio, con punti di interruzione adeguati.
6.1.5 Inserire, modificare il testo nellintestazione, pi di pagina
di un report.
6.1.6 Esportare una tabella, il risultato di una query in formato foglio
elettronico, testo (.txt, .csv), XML allinterno di ununit disco.
6.2.1 Modificare lorientamento (verticale, orizzontale) di una tabella,
maschera, risultato di una query, report. Modificare le dimensioni
della carta.
6.2.2 Stampare una pagina, record selezionato/selezionati, tabella completa.
6.2.3 Stampare tutti i record, o pagine specificate, usando
la visualizzazione maschera.
6.2.4 Stampare il risultato di una query.
6.2.5 Stampare una o pi pagine specifiche di un report, un report completo.

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IMPORTANTE! Durante ciascuna prova desame, il candidato non deve mai utilizzare alcuna
combinazione di tasti (scorciatoie in alternativa alluso del mouse), in particolare le combinazioni:
Ctrl + Alt + Canc, Alt + F4, Shift + Tab, Alt + Tab, Ctrl + C, Ctrl + X, Ctrl + V. Non ammesso neppure
luso dei tasti funzione, per esempio F1 per consultare lHelp in linea.
3

MODULO 8 Using databases

1 COMPRENDERE I DATABASE
Qualsiasi insieme strutturato di informazioni, come per esempio un
dizionario, oppure lelenco dei DVD di una videoteca, pu essere
considerato un database (base di dati o archivio) e il sistema software che ne permette la realizzazione definito DBMS (DataBase Management System), come per esempio Microsoft Office Access 2010
(che, per semplificare, chiameremo Access), applicativo del pacchetto Office 2010.

1. 1 CONCETTI FONDAMENTALI
1.1. 1

Comprendere cosa un database

CLIPPY
Un database si dice
relazionale quando strutturato su pi tabelle, ognuna relativa a uno specifico argomento, tra loro correlate.

Un database relazionale un insieme gestito di dati,


ovvero un archivio elettronico, organizzato in tabelle, che
consente la gestione dei dati stessi in termini di inserimento,
ricerca, modifica, consultazione, aggiornamento ecc.

Nella vita quotidiana spesso si utilizzano grandi archivi, talvolta cartacei, come la rubrica telefonica, altre volte elettronici, come lelenco dei libri di una biblioteca disponibili online.
Il vantaggio pi immediato di un archivio elettronico dato, per esempio, dalla possibilit di ordinare e di filtrare i dati in base a diversi criteri. Per esempio, se di un libro
si ricorda solo lautore, inserendolo come criterio di ordinamento si otterr la lista dei
libri ordinati per autore; se si conosce il titolo, si chieder di visualizzare lelenco dei
libri in ordine alfabetico per titolo; se si desidera visualizzare solo i libri di uno specifico genere, si potr applicare un filtro in base a questo parametro e cos via.

1.1. 2

Comprendere la differenza tra dati e informazioni


In un database il termine dato indica una descrizione elementare, talvolta
espressa anche mediante un codice, che, strutturata con altre, in grado di
rappresentare uninformazione.

Da ci si comprende che, per poter essere gestite da un database, le informazioni devono essere organizzate in dati. Proponiamo un esempio di una informazione che
struttureremo in dati.
INFORMAZIONE

Il libro Harry Potter e la pietra filosofale, dellautrice Rowling, di genere Fantasy, si compone di 293
pagine e il suo prezzo di 16,80.
4

1 Comprendere i database
ORGANIZZAZIONE DELLINFORMAZIONE IN DATI

Dati individuati

1.1. 3

Informazione disposta in dati

Comprendere come organizzato un database in termini di tabelle,


record e campi
Un database un file che pu contenere diversi oggetti, ognuno dei quali
preposto a una determinata funzione.

Tabelle: costituiscono lelemento primario di ogni database, ossia larchivio


in cui sono inseriti i dati relativi a uno specifico argomento.
Query: sono interrogazioni che permettono di eseguire ricerche ed estrapolazioni sui dati memorizzati nelle tabelle in base a specifici criteri definiti
dallutente.
Maschere: attraverso uninterfaccia grafica, consentono di aggiungere, modificare, eliminare dati nelle corrispondenti tabelle.
Report: permettono di stampare i dati inseriti nelle tabelle e quelli ottenuti
dalle interrogazioni, con layout personalizzati.
Nella tabella i dati sono organizzati in campi, visualizzati in colonne, e in record, costituiti da righe.
Campi

Record

MODULO 8 Using databases

Campo: ogni singolo dato contenuto in una tabella, ovvero uno specifico
elemento di informazione.

Per esempio, nella tabella Libri il campo Genere d origine allomonima colonna in cui
sono inseriti tutti i generi dei testi presenti nel database.
Record: un insieme di campi che definisce in modo completo linformazione a cui si riferisce.

Per esempio, nella tabella Libri, in cui sono previsti i campi Codice libro, Titolo, Genere,
Prezzo di copertina, Numero di pagine, Codice autore, linserimento dei relativi dati nei sei
campi genera un record.

1.1. 4

Conoscere alcuni degli utilizzi pi comuni di database di grandi


dimensioni, quali: sistemi di prenotazione aerea, dati della Pubblica
Amministrazione, dati di conti correnti, dettagli di pazienti
in ospedale
Quasi tutte le aziende private e le Pubbliche Amministrazioni si avvalgono di sistemi
di memorizzazione ed elaborazione basati su database relazionali. Questi grandi archivi elettronici, infatti, risultano adatti a gestire su larga scala servizi di diversa tipologia, consentendo un immediato accesso agli stessi con risparmio di tempo e di personale preposto.
Forniamo qualche esempio.
Sistemi di prenotazione aerea: i siti delle compagnie aeree offrono la possibilit di inserire la data e la destinazione desiderate e
ottenere in tempo reale informazioni sulla disponibilit di posti
e laccesso alla prenotazione.
Dati della Pubblica Amministrazione: i siti di numerosi Enti pubblici offrono diverse opportunit di utilizzo dei propri database. Per esempio, il PRA (Pubblico
Registro Automobilistico) permette consultazioni per ottenere informazioni sullo
stato giuridico attuale del veicolo; il Catasto consente visure per individuare i beni
immobili posseduti da un soggetto; il Ministero dellEconomia e delle Finanze permette la compilazione della dichiarazione dei redditi (per esempio, del modello
730) e il suo invio telematico ecc. Anche gli archivi di Stato, incaricati della conservazione dei documenti prodotti dallo Stato e degli atti storici che interessano lo
Stato stesso, offrono in alcuni casi la consultazione online.
Dati di conti correnti: ogni utente che ha stipulato con un istituto di credito (o con
Poste Italiane) un contratto di gestione online del conto corrente pu accedere al
database della banca, consultare il proprio conto, disporre bonifici, effettuare ricariche telefoniche, investire in azioni ecc. in piena autonomia.
Informazioni di pazienti ricoverati in ospedale: le cartelle cliniche dei pazienti vengono digitalizzate, ovvero archiviate in formato elettronico: in questo modo
esse sono disponibili per la consultazione, per esempio mediante rete intranet
aziendale, da parte dei primari, dei medici o dal personale infermieristico dei diversi reparti.

1 Comprendere i database

1. 2 ORGANIZZAZIONE DI UN DATABASE
1.2. 1

Comprendere che ciascuna tabella di un database dovrebbe


contenere dati relativi ad un solo argomento
Il motivo per cui un database in genere costituito da pi tabelle, ognuna con dati
relativi a uno specifico argomento, per evitare la cosiddetta ridondanza, ovvero la ripetizione di informazioni. Per esempio, se si considera un semplice database che cataloga i libri di una biblioteca, sarebbe sbagliato produrre una sola tabella perch se
di un autore esistono pi libri si dovrebbe, per ognuno, indicare ogni volta tutti i dati
dellautore producendo cos inutili duplicazioni.

Codice
libro

Titolo

Genere

Prezzo
Numero Cognome
di copertina di pagine

LA001

Harry Potter
e la pietra filosofale

Fantasy

16,80

LA002

Dieci piccoli indiani

Giallo

LA003

Harry Potter
e il prigioniero
di Azkaban

Fantasy

LA004

Io non ho paura

Romanzo

LA005

Le stagioni della vita Filosofico

Nome

Nazionalit

Anno
di nascita

293

Rowling

Joanne Kathleen

Britannica

1965

7,80

210

Christie

Agatha

Britannica

1890

14,50

366

Rowling

Joanne Kathleen

Britannica

1965

9,50

219

Ammanniti

Niccol

Italiana

1966

7,40

164

Hesse

Hermann

Tedesca

1877

Invece, per strutturare in modo corretto le informazioni, si potrebbe pensare a due


tabelle, una con i dati relativi ai libri e unaltra con i dati degli autori; in entrambe sar
inserito un campo mediante il quale istituire il collegamento che render possibile ottenere per ogni libro anche tutte le informazioni relative allautore.
Campi

TABELLA LIBRI

Codice
libro

Record

Titolo

Genere

Prezzo
di copertina

Numero
di pagine

Codice
autore

LA001

Harry Potter e la pietra filosofale

Fantasy

LA002

Dieci piccoli indiani

Giallo

7,80

210

AA002

LA003

Harry Potter e il prigioniero di Azkaban

Fantasy

14,50

366

AA001

LA004

Io non ho paura

Romanzo

9,50

219

AA003

LA005

Le stagioni della vita

Filosofico

7,40

164

AA004

TABELLA AUTORI

Codice autore

16,80

293

AA001

relazione istituita sul campo Codice autore


Cognome

Nome

Nazionalit

Anno di nascita

AA001

Rowling

Joanne Kathleen

Britannica

1965

AA002

Christie

Agatha

Britannica

1890

AA003

Ammanniti

Niccol

Italiana

1966

AA004

Hesse

Hermann

Tedesca

1877

evidente che la creazione di due tabelle distinte per argomento evita di ripetere, per
ogni libro del medesimo autore, tutte le notizie a lui riferite.
7

MODULO 8 Using databases

1.2. 2

Comprendere che ciascun campo di una tabella dovrebbe


contenere un solo dato
Il campo rappresenta lunit di base per limmissione dei dati in un record e proprio
per tale motivo dovr contenere un solo elemento di informazione, una categoria
specifica. Per esempio, il campo Cognome includer solo i cognomi, il campo Prezzo di copertina avr solo gli importi in euro, e cos via.

1.2. 3

Comprendere che il contenuto di un campo associato ad un tipo


di dato adeguato, quale: testo, numero, data/ora, s/no
Durante la fase di creazione della tabella, oltre ad attribuire a ogni campo il nome che
lo identifica, visualizzato nellintestazione di colonna, necessario definire il tipo di
dati che potr contenere. I dati inseriti in un campo devono soddisfare la caratteristica di omogeneit, di conseguenza essi devono avere tutti la stessa natura; ci significa che lo stesso campo non potr contenere, per esempio, dati di tipo testo e dati di
tipo numerico.
Nella tabella che segue sono indicati i tipi di dati disponibili in Access, le loro caratteristiche e lutilizzo che si pu fare del contenuto.

TIPO DI DATO
Testo

CARATTERISTICHE E UTILIZZO DEL CONTENUTO


Testo (nome, cognome, citt ecc.), insieme di testo e numeri (indirizzi, CF), o numeri non suscettibili
di calcoli (numeri telefonici, CAP, P. IVA); pu contenere fino a 255 caratteri.

Memo

Testo particolarmente lungo formato anche da numeri (descrizioni, note o commenti); pu contenere
fino a circa 1 GB di dati, ma le impostazioni predefinite visualizzano i primi 64.000 caratteri.

Numerico

Dati numerici, che possono essere oggetto di calcolo, la cui rappresentazione pu avvenire in diversi
modi: byte, intero, intero lungo, precisione singola, precisione doppia, ID replica, decimale.

Data/Ora

Cifre di data e ora con possibilit di eseguire calcoli.

Valuta

Cifre, precedute dal simbolo della valuta ( ecc.), utilizzate per calcoli.

Numerazione
automatica

Inserisce nel campo un numero sequenziale univoco a incremento automatico per ogni record
aggiunto nella tabella (1, 2, 3 ecc.); non pu essere aggiornato.

S/No

Dato che pu assumere uno solo dei due valori previsti (S/No, Vero/Falso, On/Off).

Oggetto OLE
(Object Linking Embedded)

Oggetto collegato o incorporato in una tabella (immagine, grafico, documento di Word, foglio
di lavoro di Excel).

Collegamento ipertestuale Indirizzo per collegarsi a un documento o a un file disponibile sul Web, in una LAN o nel computer
locale.
Allegato

Allega al record immagini e altri tipi di file anche in formato compresso.

Calcolato

Consente di impostare calcoli tra campi della stessa tabella e ne mostra i risultati.

Ricerca guidata

Consente di aggiungere una caratteristica alla tabella prelevando dati da unaltra attraverso una
casella di riepilogo combinata.

1.2. 4

Comprendere che ai campi sono associate delle propriet quali:


dimensione, formato, valore predefinito
Definito il tipo di dati memorizzabili in un certo campo, il programma ne attribuisce
automaticamente le propriet, ovvero gli attributi che definiscono il modo in cui ciascun campo verr memorizzato e gestito da Access. Tali propriet, che variano in relazione al tipo di dato scelto, possono essere modificate dallutente.

1 Comprendere i database

Per esempio, al campo Prezzo di copertina, dopo aver definito il


Tipo dati Valuta, nella scheda Generale in Propriet campo, possibile verificare che vengono applicati come predefiniti il Formato
Valuta e Posizioni decimali Automatiche; ci comporta linserimento in automatico del simbolo delleuro davanti alla cifra digitata, con laggiunta della virgola e di
due posizioni decimali. Per modificare le propriet predefinite, vedere il
punto 3.2.2.
Di seguito analizziamo le propriet disponibili nella scheda Generale per un
campo di tipo Testo.

PROPRIET
Dimensione campo

ATTRIBUTI DEL CONTENUTO


Permette di stabilire il numero di caratteri che si possono inserire nel campo.

Formato

Stabilisce la modalit di visualizzazione dei dati.

Maschera di input

Consente di specificare una maschera di immissione, visibile quando si inseriscono i dati nel campo.

Etichetta

Permette di inserire un diverso nome che si desidera assegnare al campo nelle maschere e nelle
intestazioni dei report.

Valore predefinito

Si pu digitare il dato che si vuole visualizzare in automatico nel campo, in ogni record.

Valido se

Consente di inserire regole di validazione, ovvero stabilire dei limiti ai dati immessi.

Messaggio errore

possibile digitare il testo che il programma far comparire nel caso di immissione di dati che non
rispettino le regole di validazione.

Richiesto

Stabilisce se rendere o meno obbligatorio linserimento di dati nel campo.

Consenti lunghezza zero

Permette di considerare valide le immissioni di stringhe di testo a lunghezza zero in campi di tipo
Testo, Memo e Collegamento ipertestuale.

Indicizzato

Consente di creare un indice rispetto al campo e di ammettere o negare linserimento di duplicati,


ovvero di dati uguali in record diversi.

Compressione Unicode

Applicata ai campi di tipo Testo, Memo o Collegamento ipertestuale con qualche limitazione, tale
propriet comprime i dati memorizzati per espanderli al momento del recupero.

Modalit IME
Modalit frase IME

In elaboratori con versione asiatica di Windows e Input Method Editor (IME) installato, controllano
la conversione dei caratteri in set di caratteri di lingue asiatiche.

Smart tag

Indica il nome dello smart tag registrato e lazione a cui si desidera associarlo.

1.2. 5

Sapere cosa una chiave primaria


Quando si consultano grandi archivi non raro trovare situazioni di omonimia, di
date di nascita coincidenti e, in generale, di dati duplicati che possono rendere dubbia linformazione reperita.
Per evitare che ci accada, in fase di strutturazione di una tabella necessario che
ogni record inserito possa essere individuato in maniera univoca, ovvero che includa almeno un campo in cui inserire valori non replicabili. Tale campo deve essere
impostato come Chiave primaria per identificare in modo univoco il record a cui legato.
9

MODULO 8 Using databases

Qualora un solo campo non riesca a soddisfare la condizione di non replicabilit, possibile assegnare la chiave
primaria a un set (combinazione) di campi.
Tuttavia, se non si riesce a individuare il campo a cui attribuire la chiave primaria, si pu richiedere al programma linserimento di un campo Numerazione automatica,
in grado di generare un numero sequenziale univoco,
incrementato in automatico di ununit ogni volta che
viene aggiunto un nuovo record a una tabella. Questa
operazione viene compiuta automaticamente da Access
qualora, in fase di salvataggio di una nuova tabella,
lutente non indichi alcuna chiave primaria.

Chiave
primaria

1.2. 6

Comprendere cosa un indice. Capire come permette di accedere


pi rapidamente ai dati
Lindice un attributo che viene utilizzato dal programma per localizzare velocemente il campo a cui associato.

Nel momento in cui si attribuisce la Chiave primaria a un campo, il programma lo indicizza automaticamente (non ammettendone duplicati), ovvero sulla base di tale
campo crea un indice che viene utilizzato per operazioni di ricerca dei dati.
possibile assegnare un indice anche ad altri campi in base ai quali si prevede di eseguire frequenti interrogazioni, in quanto tale attributo rende pi veloci le operazioni di
ricerca, ordinamento e raggruppamento sul campo indicizzato. Per esempio, considerando la tabella Libri, pu accadere di eseguire spesso ricerche in base al Titolo del libro:
se tale campo non viene indicizzato, Access dovr scorrere tutti i record della tabella,
ordinati in base al Codice Libro (in quanto Chiave primaria) e, in presenza di una tabella
contenente migliaia di record, il risultato si far attendere. Diversamente, se si indicizza il campo Titolo, Access creer una tabella (non visibile) in cui tutti i record saranno
ordinati in base al titolo e riuscir quindi a fornire una risposta in brevissimo tempo.
Luso degli indici deve essere ben considerato al momento della strutturazione del
database, in quanto tale impostazione d origine a tante tabelle interne quanti sono i
campi indicizzati; ci rende pi complessa la struttura dellarchivio e richiede una
maggiore quantit di memoria che, di conseguenza, rallenta le operazioni di inserimento di nuovi record.

1. 3 RELAZIONI
1.3. 1

Comprendere che il motivo principale per creare relazioni


tra tabelle di un database minimizzare la duplicazione dei dati
Al punto 1.2.1 abbiamo visto come sia opportuno, per evitare la duplicazione dei dati,
creare archivi organizzati su pi tabelle, ognuna relativa a uno specifico argomento.
Cos facendo, nella tabella Libri sar sufficiente prevedere un campo in cui inserire il
Codice autore da utilizzare per collegare ogni libro alle informazioni di colui che lo ha

10

1 Comprendere i database

scritto, contenute nella tabella Autori: tale collegamento si realizza attraverso una
relazione.
Creando relazioni possibile:
visualizzare informazioni strutturate, per cui ogni record di una tabella pu mostrare tutti quelli correlati dellaltra;
eseguire query prelevando campi da pi tabelle, ottenendo come risposta record logici, ovvero insiemi di dati appartenenti a tabelle diverse.
Tabella Autori (primaria o padre) con visualizzati i record correlati della tabella Libri (secondaria o figlio)

Query che fornisce come


risultato record logici,
costituiti da campi prelevati
dalle due tabelle correlate
da una relazione.

1.3. 2

Comprendere che una relazione viene costruita legando un campo


univoco di una tabella ad un campo di unaltra tabella
Le relazioni vengono di norma impostate tra un campo Chiave primaria di una tabella
e un campo (denominato chiave esterna) che contiene lo stesso tipo di dati nella tabella da correlare.
Esistono tre tipologie di relazioni e per comprenderle meglio si propongono alcuni
esempi.
11

MODULO 8 Using databases

Z Relazione Uno-a-uno
Nella relazione Uno-a-uno ogni record della prima tabella correlato a un
solo record della seconda, e viceversa.

Per esempio, se nel database Biblioteca si dovessero memorizzare informazioni private dei diversi autori, possibile inserirle in
una ulteriore tabella in cui ogni record corrisponder a un solo
autore.

Z Relazione Uno-a-molti
Nella relazione Uno-a-molti ogni record della prima tabella pu essere correlato a pi record della seconda.

Nellesempio mostrato, tra la tabella Autori e la tabella Libri


stata impostata una relazione Uno-a-molti sul campo comune
Codice autore in modo da ottenere, per qualsiasi autore rappresentato nellomonima tabella, tutti i relativi libri contenuti nella
tabella Libri.

Z Relazione Molti-a-molti
Nella relazione Molti-a-molti ogni record di una tabella correlato a pi record dellaltra e viceversa.

Per esempio, se nella biblioteca considerata si


organizzano corsi di lettura di diverso tipo,
necessario costruire nel database tre ulteriori tabelle per gestire liscrizione ai corsi.
Considerato che ogni corso avr pi iscritti e
che ciascun iscritto pu frequentare pi corsi, a
ogni record della tabella Corsi di lettura corrisponderanno diversi record della tabella Iscritti e viceversa.
La relazione Molti-a-molti viene impostata scomponendola in due relazioni Uno-a-molti
e creando una terza tabella (in questo caso, Iscrizioni), detta di collegamento, in cui saranno inseriti i campi Chiave primaria di ognuna delle due tabelle correlate.

1.3. 3

Comprendere limportanza di mantenere lintegrit delle relazioni


tra tabelle
Le relazioni tra tabelle devono essere ben definite e, per evitare situazioni di ambiguit, necessario rispettare alcune condizioni:
le tabelle devono trovarsi nello stesso database;
nelle tabelle da correlare deve essere presente un campo comune (solitamente individuato dallo stesso nome);

12

1 Comprendere i database

uno dei due campi delle due tabelle deve essere chiave primaria, o avere un indice
che non ammette duplicati;
i campi correlati devono contenere lo stesso tipo di dati (testo con testo, valuta con
valuta ecc.), fatta eccezione per il campo Numerazione automatica che pu essere correlato anche a un campo Numerico impostato a Intero lungo;
i campi di tipo numerico correlati devono avere entrambi la medesima Dimensione
campo.
Lintegrit referenziale un sistema di regole che si pu applicare alle relazioni per assicurare che le stesse siano valide e per evitare che i campi correlati vengano eliminati o modificati per errore. Con questa funzione Access
garantisce che ogni record della tabella correlata secondaria corrisponde a
un record della tabella primaria.

Lintegrit referenziale mette al riparo il database da possibili errori e impone precisi


vincoli che impediscono:
laggiunta di un record sul lato molti (relazione Uno-a-molti)
senza lesistenza di un record sul lato uno della relazione;
leliminazione di un record sul lato uno (relazione Uno-amolti) senza prima eliminare tutti i record corrispondenti sul
lato molti della relazione;
la modifica del valore di un campo chiave primaria di una tabella primaria dal quale dipendono i record di una tabella
correlata.
Nellimmagine mostrata, nel database Biblioteca viene applicata lintegrit referenziale alla relazione Uno-a-molti tra le tabelle Autori e Libri in modo da attivare un controllo che impedisca:
laggiunta di un libro nella tabella Libri se nella tabella Autori non ancora stato inserito il relativo autore;
la cancellazione di un autore dalla relativa tabella finch nella tabella Libri esistono
suoi libri, ovvero record correlati;
la modifica del Codice autore nella tabella Autori se esistono record correlati nella tabella Libri.

1. 4 OPERATIVIT
1.4. 1

Sapere che i database professionali sono progettati e creati


da specialisti di database
I database relazionali professionali (si pensi, per esempio, a una base di dati che gestisce i voli aerei nazionali e internazionali) sono archivi complessi, di grandi dimensioni, che devono funzionare bene al fine di soddisfare le pi svariate esigenze aziendali. Per questo motivo la loro realizzazione affidata a esperti, con conoscenze tecniche molto specifiche, definiti progettisti e sviluppatori, che si occupano della progettazione di una base di dati e del delicato processo di corretto settaggio dei parametri di configurazione.
13

MODULO 8 Using databases

CLIPPY
In questa fase il progettista dovr prendere in considerazione anche le esigenze
degli utenti del database, in termini di dati coinvolti nel processo e delle operazioni che
necessario eseguire su di essi.

Il progettista genera la progettazione logica di un database, individua i problemi da risolvere e analizza le esigenze
da soddisfare per consentire alle aziende di elaborare velocemente una maggiore quantit di dati al fine di controllare, pianificare e gestire in modo integrato le diverse attivit.

Successivamente egli dovr studiare i requisiti che il database dovr avere in termini
di propriet e funzionalit, organizzare gli oggetti per larchiviazione di dati, ovvero
tabelle e relazioni, quindi stabilire le specifiche per gli oggetti logici, per esempio memorizzare procedure, pulsanti, funzioni ecc.
Lo sviluppatore si occupa di codificare e testare gli oggetti logici del database, perci verifica il corretto funzionamento delle procedure di memorizzazione, dei pulsanti, delle funzioni ecc. Egli, inoltre, codifica e testa le applicazioni client-server.

Un database ben progettato potr soddisfare esigenze di completezza, funzionalit,


affidabilit, facilit duso con interfaccia intuitiva, quindi sar idoneo e orientato a
possibili sviluppi dimensionali dellazienda.

1.4. 2

Sapere che linserimento di dati, la gestione dei dati e il recupero


delle informazioni vengono effettuati dagli utenti

CLIPPY

Generato il database, gli amministratori di sistema dovranno istruire


gli utenti sulle procedure operative per un corretto utilizzo, illustrando gli strumenti a disposizione per effettuare elaborazioni e produrre informazioni appropriate.
Lutente quindi dovr procedere con linserimento dei dati attraverso
tabelle e maschere e sar responsabile della loro corretta gestione.
Inoltre, dovr conoscere le tecniche per estrapolare in modo mirato le
informazioni richieste. Per fare ci dovr essere in grado di impostare
query, ovvero digitare stringhe di parole chiave rappresentanti linformazione richiesta, in modo da ottenere dal sistema un insieme di record che soddisfi le condizioni
richieste.
Successivamente, mediante la realizzazione di report, lutente potr presentare su
carta le informazioni ottenute.

Spesso nei database


professionali gli utenti hanno
a disposizione strumenti, quali semplici generatori di query
e report, nonch interfacce
grafiche in grado di rappresentare dati o sistemi di analisi
dei dati.

1.4. 3

Sapere che un amministratore di database fornisce accesso a dati


specifici agli utenti opportuni
Lamministratore di database un tecnico, definito anche sistemista, che si
occupa dellinstallazione, della configurazione e della manutenzione del database.

In particolare, egli specifica le procedure operative e risolve situazioni di eccezione


non incluse nelle procedure pubblicate, prevede la pianificazione e lesecuzione delle
14

1 Comprendere i database

operazioni quotidiane inerenti la disponibilit, il monitoraggio e lottimizzazione


delle prestazioni, gli aggiornamenti e la risoluzione dei problemi.
Egli in grado di provvedere alla configurazione del sistema e quindi pu organizzare un controllo degli accessi, realizzato in genere attraverso un sistema di identificazione, in modo da rendere disponibili alcuni dati solo a specifici utenti affinch ne
venga fatto un uso appropriato.

1.4. 3

Sapere che lamministratore del database il responsabile


del recupero di un database dopo guasti o errori gravi
Uno dei compiti pi importanti dellamministratore di un database quello relativo
alla risoluzione dei problemi causati da errori procedurali da parte degli utenti, oppure da incidenti dovuti a malfunzionamento di hardware o software.
Larresto inaspettato dellapplicazione la causa pi comune di danneggiamento del
database, quindi importante assicurare la stabilit del sistema operativo e tenere in
esecuzione solo le applicazioni necessarie per evitare conflitti software. Inoltre, se si
lavora in zone soggette a interruzioni di alimentazione, lamministratore dovrebbe
prevedere lutilizzo di un gruppo di continuit in grado di sopperire alla mancanza di
energia elettrica.
Anche i problemi dei dischi rigidi (temperature troppo alte o basse, la presenza di
campi elettrici e magnetici) potrebbero essere potenzialmente gravi, per cui tali dispositivi di memorizzazione non dovrebbero mai essere gli unici depositari dei dati.
Considerando tutto ci, il modo migliore per proteggere un database contro tali
eventi consiste nel pianificare una buona strategia di backup e, in generale, tecniche
per proteggere i dati, quali:

CLIPPY
Il gruppo di continuit consiste in un apparecchio che ha al suo interno una
o pi batterie le quali immagazzinano corrente elettrica e,
grazie a un sistema di conversione, la restituiscono al computer collegato in caso di mancanza di energia elettrica.

lesecuzione dei backup in base a una programmazione ben definita;


la memorizzazione dei backup in supporti di diversa tipologia
(CR-ROM, DVD, hard disk esterni ecc.) da conservare in luoghi
differenti;
leventuale utilizzo di un gruppo di continuit ;
la verifica delle condizioni del disco fisso mediante appositi programmi di utilit;
limpiego di un software antivirus.

15

MODULO 8 Using databases

ESERCIZIO DI CONSOLIDAMENTO

M 8-1
1. Indica le affermazioni corrette.
Un database relazionale un insieme gestito di dati.
Un database relazionale un archivio elettronico organizzato su una tabella.
In un database relazionale possibile eseguire solo ordinamenti crescenti e decrescenti.
In un database relazionale i dati possono essere ordinati in base a diversi criteri.
2. Indica le affermazioni false relativamente al concetto di dato.
sinonimo di informazione.
Corrisponde a un campo.

una
descrizione
elementare.

Corrisponde a un record.
3. Con il termine record si intende:
_ una delle tabelle di cui si compone il database relazionale
_ larchivio del database
_ loggetto che in un database preposto alla stampa
_ un insieme di campi
4. Indica quale dei seguenti non un esempio di utilizzo su larga scala di database:
_ archivi governativi
_ prenotazione di voli online
_ gestione informatizzata delle cartelle cliniche
_ archivio dei dati aziendali
5. Indica il motivo per cui una tabella deve contenere dati relativi a un singolo oggetto.
_ Perch il numero di colonne a disposizione limitato.
_ Per evitare la ridondanza di dati.
_ Perch tutti i dati devono essere dello stesso tipo.
_ Per favorire la ripetizione di dati.
6. indispensabile indicare per ogni campo:
_ il tipo di dati che dovr contenere
_ il formato
_ le propriet
_ le dimensioni
7. La chiave primaria :
un campo che non conterr valori ripetuti
un campo indicizzato
un campo che consente laccesso alla tabella
sinonimo di relazione
8. In una relazione lintegrit referenziale impedisce:
_ leliminazione di record in entrambi i lati della relazione
_ laggiunta di un record sul lato molti senza lesistenza di un record sul lato uno
_ laggiunta di un record sul lato uno della relazione
_ leliminazione di un record sul lato molti della relazione
9. Considerando un database, lamministratore ha la responsabilit di:
_ estrapolarne i dati
_ gestire le informazioni inserite
_ inserirne i dati
_ fornire la possibilit di accesso a dati specifici a particolari utenti

Puoi verificare la soluzione sul sito www.hoepliscuola.it dal link Attivit


(Attivit\Soluzioni\M8\M8-1_Esercizio di consolidamento).
16

2 Utilizzo dellapplicazione

2 UTILIZZO DELLAPPLICAZIONE
Microsoft Office Access 2010 offre la possibilit di creare database strutturati in ter-

mini di oggetti, quali tabelle, maschere, query, report, e di visualizzarli e utilizzarli in diverse modalit.

I file degli esercizi proposti nelle sezioni Procedura ed Esercizio di consolidamento sono disponibili
come risorse online (sul sito www.hoepliscuola.it
), archiviati nella cartella M8-Servizio
(raggiungibile dal link Attivit), che si consiglia di copiare su disco fisso in Documenti per memorizzare le modifiche richieste.

2. 1 LAVORARE CON I DATABASE


2.1. 1

Aprire, chiudere unapplicazione di database


Il programma pu essere avviato in diversi modi:
fare clic sul pulsante Start e, se presente nel menu Start,
fare clic su Microsoft Access 2010, altrimenti fare clic su
Tutti i programmi/Microsoft Office/Microsoft Access 2010;
se presente il collegamento sul desktop,
fare doppio clic sullicona Microsoft Access
2010;

se presente il collegamento sulla barra delle applicazioni, fare clic sullicona Microsoft Access 2010.
Barra delle
applicazioni

Z Linterfaccia di Access
Allavvio del programma, la scheda
propone di
default la creazione di un database vuoto con il nome
generico Database1, ma, in base alle proprie necessit,
possibile aprirne uno gi archiviato o procedere con
altre operazioni.
17

MODULO 8 Using databases


Comandi di salvataggio,
apertura e chiusura di un
database. presente anche
il comando per il salvataggio
degli oggetti del database

Database vuoto
avvia la creazione
di un nuovo
database

Altri modelli di
database disponibili

Anteprima del
modello selezionato

Elenco degli
ultimi database
utilizzati.
Facendo clic su
Recente,
lelenco viene
mostrato
nellarea
centrale della
finestra
Si attiva
quando si apre
un database
esistente e
fornisce notizie
sul file

Nome
del file

Comandi per stampare, attivare


la Guida, modificare le impostazioni
del programma, attivare componenti
aggiuntivi e per chiudere Access

Modelli scaricabili
dal sito Microsoft

Pulsanti per modificare il percorso


di archiviazione proposto e per avviare
la creazione del database

Z Chiudere il programma Access


Per la chiusura di Access sono possibili differenti percorsi:
fare clic sulla scheda
e poi su
;
Chiudi posto sulla barra del titolo;
fare clic sul pulsante
fare clic destro sulla barra del titolo e scegliere Chiudi;
fare clic destro sul pulsante del programma sulla barra delle applicazioni e scegliere
;
premere Alt + F4.

2.1. 2

Aprire, chiudere un database


Aprire un database significa reperire un file, gi salvato con nome e archiviato in una cartella dellhard disk o in unaltra unit di memoria, anche
esterna.

Per aprire un database archiviato su disco, nella scheda


file, se presente in elenco, oppure operare su
.
18

fare clic sul nome del

2 Utilizzo dellapplicazione

PROCEDURA
Apri il file Biblioteca dalla cartella M8-Servizio

Nella finestra Apri fare doppio clic sul nome del file, oppure selezionarlo e fare clic su Apri; diversamente:
se il file archiviato in una sottocartella, fare doppio clic
su di essa per aprirla, oppure sulla barra del percorso fare
clic sul pulldown, selezionare la sottocartella e poi procedere come sopra;
se il file archiviato su ununit di memoria esterna (CDROM o chiavetta USB), fare clic su Computer, aprire
lunit disco e poi la cartella interessata, quindi fare doppio clic sul suo nome.
Per chiudere un database fare clic sulla scheda

2.1. 3

e poi su

Creare un nuovo database e salvarlo allinterno di ununit disco


Lestensione dei file creati con Access .accdb e per creare un nuovo database sono
disponibili diverse modalit. Access propone di default la creazione di un Database vuoto,
ossia da strutturare, ma in Modelli di esempio include anche una serie di modelli gi impostati e organizzati con i diversi oggetti che consentono di iniziare subito con linserimento dei dati; possibile inoltre scaricare ulteriori modelli dal sito Office.com.

Z Creare un nuovo database basato su un modello


PROCEDURA
Allavvio di Access, nellarea Modelli disponibili della scheda
, fare clic su Modelli di esempio e poi scegliere il mo-

dello desiderato.
Fare clic su Crea per confermare il nome e la cartella di salvataggio proposti. In alternativa, digitare il nome desiderato e, se la destinazione diversa da Documenti, fare clic sul
pulsante che consente di selezionare
il percorso di salvataggio, fare clic su
Computer e poi sullunit disco interessata: raggiungere e
selezionare la cartella di destinazione,
fare clic su OK e poi
su Crea.
Percorso di
salvataggio

Consente di scegliere
un diverso percorso
di salvataggio

19

MODULO 8 Using databases

Z Creare un nuovo database vuoto


P Nel seguente esercizio si richiede di creare un nuovo database vuoto e di memorizzarlo nella cartella Documenti con il nome 2.1.3.

PROCEDURA

fare clic su Database vuoto.


Nella scheda
Nella casella Nome file digitare il nome desiderato.
Verificare il percorso di archiviazione proposto ed eventualmente,
per definirne uno diverso, proseguire come indicato al punto 2
della precedente procedura.
Fare clic su Crea.
Creato il database, il programma propone una nuova tabella in Visualizzazione Foglio
dati, i cui elementi vengono analizzati nellimmagine seguente.
Barra multifunzione
Costituita da un insieme di comandi, suddivisi in gruppi
riguardanti lattivit indicata dalla scheda che li include
(in questo caso, Campi e Tabella di Strumenti tabella)

Barra di accesso
rapido
Con i comandi Salva,
Annulla, Ripeti

Schede di comandi
Home, Crea, Dati
esterni, Strumenti
database

Gruppi di comandi disponibili nella scheda attiva


Insiemi di comandi correlati fra loro riguardanti lattivit
indicata dalla scheda che li raggruppa
(in questo caso la scheda contestuale Campi)

Riquadro di
spostamento
Visualizza gli
oggetti del
database

Barra di stato
Riporta la modalit
di visualizzazione corrente
o altre informazioni

20

Pulsante Chiudi
Chiude la finestra
del database ed esce
dal programma

Schede contestuali
Includono schede di comandi e
sono diverse per ogni oggetto e
visualizzazione attivati

Barra di navigazione o di spostamento


Visualizza il numero del record
corrente, quello complessivo
e include pulsanti per spostarsi
fra i record e per crearne ulteriori

Chiude loggetto
(tabella, maschera,
query o report)
mantenendo aperto il
database

Area che visualizza


il contenuto
delloggetto aperto

Pulsanti di visualizzazione
Permettono di mostrare
loggetto aperto in diverse
modalit di visualizzazione

2 Utilizzo dellapplicazione

2.1. 4

Mostrare, nascondere le barre degli strumenti. Minimizzare,


ripristinare la barra multifunzione (ove disponibile)
Creato o aperto il database, la prima caratteristica che appare la barra multifunzione. Posta appena sotto la barra del titolo, composta da una serie di comandi organizzati in gruppi logici, raccolti in schede.
Ogni scheda riguarda un determinato tipo di attivit; per rendere pi semplice lutilizzo del programma e ottimizzare lo spazio disponibile, alcune schede (contestuali)
vengono visualizzate solo quando necessario (per esempio, richiedendo la visualizzazione delle relazioni, la creazione di una maschera o altro).
La barra multifunzione progettata per consentire di trovare rapidamente i comandi
necessari per il completamento di unattivit. possibile ridurla a icona per ottenere
pi spazio disponibile sullo schermo.
Per minimizzare la barra multifunzione procedere in uno dei seguenti modi:
fare doppio clic sulla scheda attiva;
fare clic destro su di essa o sulla barra di accesso rapido e scegliere Riduci a icona barra multifunzione;
fare clic sul pulsante Riduci a icona barra multifunzione;
premere Ctrl + F1.

Per mostrare temporaneamente la barra multifunzione quando ridotta a icona, fare


clic sulla scheda che si desidera utilizzare, quindi scegliere lopzione o il comando desiderato. Dopo aver utilizzato il comando, la barra multifunzione viene nuovamente
ridotta a icona.
Per ripristinare la barra multifunzione procedere in uno dei seguenti modi:
fare doppio clic su una scheda;
fare clic destro sulla riga dei nomi delle schede e scegliere Riduci a icona barra multifunzione per disattivare
la spunta;
fare clic sul pulsante Espandi la barra multifunzione;
premere Ctrl + F1.

2.1. 5

Usare la funzione di Guida in linea (help) del programma


Facendo clic sul pulsante Guida di Microsoft Office Access (oppure premendo il tasto
funzione F1), si accede alla finestra Guida di Access.
possibile effettuare ricerche sia offline (su disco locale), sia online mediante collegamento a Internet.
La barra degli strumenti include i pulsanti di navigazione tipici della finestra di
21

MODULO 8 Using databases

TOC
Cambia
dimensione
carattere

Pin

Explorer (Indietro, Avanti, Interrompi, Aggiorna, Home e


Stampa); tre strumenti aggiuntivi aiutano a trovare, visualizzare e conservare le informazioni:
Cambia dimensione carattere, per aumentare o diminuire
la dimensione del carattere del testo visualizzato;
TOC (sommario), per visualizzare un elenco degli argomenti della Guida correlati allapplicazione corrente;
Pin (puntina), per mantenere aperta la pagina della
Guida e accedervi mentre si lavora nella finestra dellapplicativo corrente.

Per avviare la ricerca si pu procedere in uno dei seguenti modi:


nella casella di ricerca digitare uno o pi parole chiave riguardanti largomento in, oppure premere Invio;
teressato e poi fare clic su
fare clic su TOC (sommario), oppure sul link della categoria di cui si cercano informazioni, nellelenco scegliere largomento che si vuole consultare e, se desiderato,
fare clic sul pulsante Stampa. Per tornare allelenco o agli argomenti fare clic sul pulsante Indietro.

2. 2 OPERAZIONI COMUNI
2.2. 1

Aprire, salvare e chiudere una tabella, una query, una maschera,


un report
Le operazioni di apertura, salvataggio e chiusura degli oggetti di un database sono attivit che si eseguono frequentemente.
P Per esercitarsi in tutti i compiti comuni trattati nei diversi argomenti del punto
2.2, si consiglia di eseguire le differenti modalit nello stesso database senza salvare le modifiche alla sua chiusura.

22

2 Utilizzo dellapplicazione

Apri il file Biblioteca dalla cartella M8-Servizio

Lapertura di un oggetto del database si esegue operando nel Riquadro di spostamento


in cui possibile seguire percorsi diversi:
fare doppio clic sulloggetto interessato;
fare clic destro sulloggetto e scegliere Apri.
Ciascun oggetto aperto appare su una scheda, a destra del Riquadro di spostamento, in
cui una linguetta ne mostra licona e il nome. Per muoversi tra gli oggetti fare clic
sulla corrispondente linguetta, oppure nel Riquadro di spostamento fare doppio clic sul
rispettivo nome.
Per procedere con il salvataggio di un oggetto precedentemente memorizzato possibile:
fare clic destro sulla linguetta delloggetto e scegliere Salva;
sulla barra di accesso rapido fare clic su Salva;
nella scheda
scegliere Salva.
Schede degli oggetti aperti

Chiudi oggetto

Per chiudere un oggetto procedere con uno dei seguenti percorsi:


fare clic destro sulla linguetta
delloggetto e scegliere Chiudi;
fare clic sulla linguetta desiderata e poi operare sul pulsante
Chiudi oggetto;
Per chiudere tutti gli oggetti contemporaneamente, fare clic destro sulla linguetta di qualsiasi
oggetto e scegliere
.

PER SAPERNE DI PI
VISUALIZZAZIONE DEGLI OGGETTI NEL RIQUADRO DI SPOSTAMENTO

CLIPPY
Se allapertura di un database non compaiono tutti gli oggetti presenti, fare clic sullintestazione del Riquadro di spostamento e scegliere Tipo di
oggetto.

Allapertura del database il Riquadro di spostamento


mostra gli oggetti raggruppati per tipo e ordinati per nome. In base alle proprie necessit,
possibile visualizzare gli oggetti elencati in modi
diversi.

PROCEDURA
Nel Riquadro di spostamento fare clic sullintestazione Tutti gli oggetti di Access.
Nellelenco selezionare la disposizione desiderata (in questo caso, Tabelle e viste correlate).
Per aprire/chiudere il Riquadro di spostamento, nellintestazione fare clic sul pulsante
.
23

MODULO 8 Using databases

2.2. 2

Cambiare modalit di visualizzazione di una tabella, query,


maschera, report

CLIPPY
possibile cambiare
la modalit di visualizzazione
anche operando dal Riquadro
di spostamento: fare clic destro sulloggetto ed eseguire la
scelta. In questo caso, per,
non sono disponibili tutte le
diverse tipologie di visualizzazione.

In Access ogni oggetto preposto a uno scopo specifico, di conseguenza ognuno di loro presenta un diverso numero e tipologia di visualizzazioni, ciascuna delle quali permette di operare in differenti
modalit .
Allapertura:
la tabella e la query si mostrano in Visualizzazione Foglio dati;
la maschera in Visualizzazione Maschera;
il report in Visualizzazione report.
Per cambiare visualizzazione possibile:
nella scheda Home, fare clic sul pulldown del pulsante Visualizza e selezionare quella desiderata;
fare clic destro sulla linguetta delloggetto ed eseguire la scelta;
nella barra di stato, fare clic sul pulsante di visualizzazione desiderato;
nella maschera e nel report, fare clic destro in un punto vuoto e scegliere la visualizzazione desiderata.

Di seguito mostriamo alcune delle diverse visualizzazioni e le relative modalit operative.

Z Tabella
lelemento primario di ogni database, preposta a contenere larchivio dei dati.
VISUALIZZAZIONI TABELLA
STRUTTURA

MODALIT OPERATIVA
Mostra la struttura della tabella.
I campi, distribuiti in righe, costituiranno le intestazioni di colonna nella
Visualizzazione Foglio dati.
In questa modalit si definiscono:
i nomi dei campi;
il tipo di dati che i campi dovranno contenere e uneventuale breve
descrizione;
il campo chiave primaria;
le propriet di ogni campo (Dimensione, Formato, Richiesto,
Indicizzato, Valido se ecc.).
A una tabella precedentemente strutturata e contenente dei record
possibile aggiungere ulteriori campi o eliminarne altri.
Si consiglia di operare in questa visualizzazione per creare una tabella e
definirne in modo personalizzato struttura, caratteristiche e propriet.

FOGLIO DATI

24

Mostra i record della tabella disposti in campi (in una griglia simile a un
foglio di lavoro di Excel), ovvero larchivio.
In questa modalit di visualizzazione possibile:
inserire nuovi record;
modificare o eliminare record;
ordinare i record rispetto a un campo;
filtrare i dati;
spostare, nascondere o eliminare campi;
applicare formattazioni al testo o al layout della tabella (larghezza colonne,
altezza righe, spostamento colonne, tipo e colore del carattere ecc.).

2 Utilizzo dellapplicazione

Z Maschera
uninterfaccia grafica che permette di consultare e inserire record e anche di eseguire ricerche e ordinamenti in modo semplice e agevole.
VISUALIZZAZIONI MASCHERA

MODALIT OPERATIVA

LAYOUT

Mostra i record della tabella collegata attraverso un layout standard.


Questa visualizzazione consente di inserire alcuni controlli, di modificare la
struttura della maschera (spostare, dimensionare o eliminare campi), di
applicare formattazioni, ma non di intervenire sui dati inseriti.

MASCHERA

Mostra i record della tabella collegata.


Questa modalit permette di visualizzare, modificare, inserire o eliminare
record, di filtrarli e ordinarli.

STRUTTURA

Mostra la struttura della maschera.


Questa modalit consente di modificare, aggiungere o eliminare controlli
(rappresentati da caselle di testo) e altri oggetti, cambiare la dimensione, la
disposizione e le propriet dei campi, nonch intervenire sul layout.
Questa modalit di costruzione della maschera consigliata a utenti esperti.

Z Query
lo strumento che permette di effettuare estrapolazioni dei dati contenuti nelle tabelle, restituendo allistante le informazioni ricercate.
VISUALIZZAZIONI QUERY
STRUTTURA

MODALIT OPERATIVA
Mostra la struttura della query.
La finestra, divisa in due parti, visualizza nellarea superiore le tabelle
su cui si basa linterrogazione e le eventuali relazioni; nella parte inferiore
presenta una griglia in cui viene definita la query con i campi (anche di tabelle
diverse) inclusi nellinterrogazione, per ognuno dei quali possibile impostare
precisi criteri.
Si consiglia di operare in questa visualizzazione per creare una query e definirne
in modo personalizzato i campi da includere, gli ordinamenti e i criteri.

FOGLIO DATI

Mostra i risultati della query in una griglia simile a quella di un foglio di lavoro
di Excel.
In questa visualizzazione possibile ordinare i record, filtrarli, eliminarli ed
eseguire formattazioni.

25

MODULO 8 Using databases

Z Report
Permette di presentare le informazioni del database e di riepilogare i dati impostandoli in un formato adatto alla stampa.
VISUALIZZAZIONI REPORT
REPORT

MODALIT OPERATIVA
Report: fornisce una visione globale del report e, a differenza
di Anteprima di stampa che presenta i dati statici, offre
la possibilit di interagire con essi applicando, per esempio, filtri.

Anteprima di stampa: visualizza il report cos come sar stampato.


ANTEPRIMA
DI STAMPA

LAYOUT

Mostra i record della tabella collegata disposti in campi attraverso


un layout standard.
Questa visualizzazione consente di modificare alcuni elementi della
struttura del report (spostare, dimensionare o eliminare campi),
di applicare formattazioni, impostare raggruppamenti, richiedere
lesecuzione di alcuni calcoli, applicare filtri, ma non di intervenire
sui dati inseriti.
In questa visualizzazione non vengono mostrate le interruzioni
di pagina. I margini, lungo i bordi del report, appaiono come linee
tratteggiate.

STRUTTURA

Mostra la struttura del report in cui possibile modificare,


aggiungere o eliminare controlli (rappresentati da caselle di testo),
raggruppare i livelli, richiedere lesecuzione di calcoli e altro
ancora.
In questa visualizzazione possibile notare che il report suddiviso
in sezioni: Intestazione report, Intestazione pagina, Corpo ecc.
Questa modalit di costruzione del report consigliata a utenti
esperti.

2.2. 3

Eliminare una tabella, una query, una maschera, un report


Leliminazione di un oggetto (tabella, maschera, query, report) unoperazione definitiva dalla quale non si pu tornare indietro. Qualora in un database un oggetto
non risulti pi necessario possibile eliminarlo in uno dei seguenti modi.
PROCEDURA
Nel Riquadro di spostamento:

selezionare loggetto e nella scheda Home fare clic su


re Canc);
fare clic destro sulloggetto e scegliere Elimina.
Confermare leliminazione facendo clic su S.
26

(oppure preme-

2 Utilizzo dellapplicazione

2.2. 4

Navigare tra i record di una tabella, di una query, di una maschera


Il modo pi semplice per spostarsi su un record consiste nel fare clic in uno dei suoi
campi; tuttavia, operando in un archivio di grandi dimensioni, possono risultare utili
i pulsanti di navigazione presenti nellomonima barra posta nella parte inferiore di tabelle, query e maschere.
I pulsanti di navigazione consentono di muoversi tra i record, di posizionarsi su uno
specifico o di inserirne di nuovi.
Record precedente
Primo record

Record attivo e numero totale dei record presenti


nelloggetto; per posizionarsi in uno specifico record
digitare il numero che lo identifica e premere Invio

Indica se sono stati applicati filtri

Record successivo

Nuovo record

Esegue ricerche in base al testo digitato

Ultimo record

I comandi di navigazione e di inserimento di un nuovo record sono


disponibili anche nella scheda Home, gruppo Trova, operando sul
pulsante Vai a.

2.2. 5

Ordinare i record di una tabella, maschera, risultato di una query


in ordine numerico crescente o decrescente, o in ordine alfabetico
crescente o decrescente
Negli oggetti del database, in particolare nelle tabelle di grandi dimensioni, pu essere utile ordinare i record per organizzarli meglio. I relativi comandi sono disponibili nella scheda Home, gruppo Ordina e filtra.

CLIPPY
possibile richiedere
ordinamenti anche nelle query
aperte in Visualizzazione Struttura: fare clic nella riga Ordinamento del campo desiderato, operare sul pulldown ed
eseguire la scelta.

Per ordinare i record di tabelle, maschere e query, sia in base a


valori numerici che alfabetici:
fare clic in qualsiasi dato del campo in base al quale si desidera ottenere lordinamento, quindi procedere in uno dei seguenti modi:
nella scheda Home fare clic sul pulsante Crescente o Decrescente;

fare clic destro e, da menu contestuale, scegliere Ordina dalla A alla


Z, oppure Ordina dalla Z alla A se si tratta di un campo alfabetico. Se
si tratta di un campo numerico selezionare Ordina dal pi piccolo al
pi grande, oppure Ordina dal pi grande al pi piccolo;
fare clic sul pulldown a destra dellintestazione di colonna da ordinare e scegliere lopzione desiderata che, anche in questo caso, sar
diversa in relazione al fatto che lordinamento sia richiesto su un
campo alfabetico oppure numerico.
Per annullare lordinamento impostato, fare clic sul pulsante
.
27

MODULO 8 Using databases

ESERCIZIO DI CONSOLIDAMENTO

M 8-2

Prima di eseguire lesercizio, leggi il testo nel box a pag. 17

1. Da pulsante Start apri il programma Access.


2. Crea un Database vuoto e archivialo in Documenti con il nome Lezioni.
3. Utilizza il menu rapido per minimizzare la barra multifunzione, quindi ripristinala servendoti dellapposito pulsante.
4. Usa le funzioni di guida disponibili e mediante la casella di ricerca trova informazioni per creare
una maschera, poi chiudi la guida e il database Lezioni.
5. Da scheda

, apri il database M8-Servizio\Cinema, poi apri la tabella Raccolta videocassette.

6. Mediante la barra di navigazione posizionati sullultimo record della tabella, poi torna al primo.
7. Apri gli altri oggetti del database Cinema; utilizzando lapposito pulsante, chiudi il report e la maschera Raccolta videocassette.
8. Utilizza il menu rapido per mostrare la query in Visualizzazione Struttura quindi, seguendo laltro
percorso possibile, attiva la medesima visualizzazione anche per la tabella.
9. Chiudi la query Avventura e mostra la tabella in Visualizzazione Foglio dati; apri la maschera Raccolta videocassette e posizionati sul record 25, quindi spostati al 24.
10. Mediante la barra multifunzione, attiva il comando per ordinare nella maschera i record in
modo crescente rispetto allanno; scorri i record per verificare il risultato, quindi ordinali in
modo decrescente.
11. Chiudi la maschera e, nella tabella, ordina i record in modo crescente rispetto al Genere e poi in
modo decrescente rispetto al Titolo, quindi cancella gli ordinamenti richiesti.
12. Chiudi il database M8-Servizio\Cinema senza salvare le modifiche poi, operando da scheda
, chiudi lapplicativo.
13. Indica laffermazione falsa. Per nascondere la barra multifunzione possibile:
_ fare doppio clic sulla scheda attiva
_ fare clic destro su di essa e scegliere Riduci a icona barra multifunzione
_ fare doppio clic nel Riquadro di spostamento
_ premere i tasti Ctrl + F1
14. Il comando Salva non disponibile:
_ da menu rapido attivato sulla linguetta delloggetto
_ da scheda
_ da menu rapido attivato da Riquadro di spostamento
_ da barra di accesso rapido

Puoi verificare la soluzione sul sito www.hoepliscuola.it dal link Attivit


(Attivit\Soluzioni\M8\M8-2_Esercizio di consolidamento).
28

3 Tabelle

3 TABELLE
In un sistema di database relazionali, le tabelle rappresentano la struttura di partenza,
che resta poi fondamentale per tutte le fasi del lavoro di creazione e di gestione del
database. Per questo motivo, per la loro realizzazione, necessario porre particolare
attenzione nelle fasi della loro progettazione.

3. 1 RECORD
3.1. 1

Inserire, eliminare record in una tabella


Per costruire larchivio del database si procede con linserimento dei dati, ovvero con
la creazione dei record che costituiranno la tabella.

Z Aggiungere record
P Proponiamo il seguente esercizio in cui nel database 3.1.1, creato per gestire i
corsi di lingua dellanno 2015, si desidera inserire nella tabella Docenti i record
sottoelencati.

ID Docente
D001

Cognome

Nome

Indirizzo

CAP

Citt

Telefono

20100

Milano

02 8687592

Krin

Jennifer

Via Guidotti, 35

D002

Limercy

Annette

Piazzale Roma, 8

37120

Verona

045 9749082

D003

Rodriguez

Pablo

Via XXV Aprile, 3

30100

Venezia

041 5869421

D004

Kiel

Margit

Via Pascoli, 18

46100

Mantova

037 6258947

D005

Formenti

Nicola

Via Nievo, 14

31100

Treviso

0422 894578

PROCEDURA
Apri il file 3.1.1 dalla cartella M8-Servizio
Nel Riquadro di spostamento fare doppio clic sullicona della tabella desiderata, oppure fare clic destro e scegliere Apri.
Nel primo campo digitare il dato da inserire, spostarsi nel successivo con il tasto
Tab e completare tutti i campi della prima riga per generare il primo record.

Per aggiungere il successivo record, fare clic nel primo campo della riga successi-

va e proseguire come indicato al punto 2 fino a completare linserimento di tutti


i dati.
29

MODULO 8 Using databases

Z Eliminare record
P Proseguendo con lesercizio proposto, nella tabella Docenti si desidera eliminare
il record del docente individuato dallidentificativo D005.

PROCEDURA
Seleziona tutti
i record

Fare clic sul selettore del record da eliminare.

Nella scheda Home, gruppo Record, fare clic su

.
Un messaggio avvisa del-

leliminazione definitiva:
per confermare fare clic su
S.
Selettori
di record

Pulsanti di
navigazione

I selettori di record possono assumere la seguente simbologia:


indica la riga attiva (dove posizionato il cursore);
mostra che si sta operando nel record;
segnala una nuova riga in cui inserire un nuovo record.
PERCORSI ALTERNATIVI

Per aggiungere record a una tabella possibile:


nella scheda Home, gruppo Record, fare clic su Nuovo;
nella scheda Home, gruppo Trova, fare clic su Vai a e scegliere Nuovo;
Nuovo record (vuoto);
fare clic sul pulsante di navigazione
utilizzare la combinazione di tasti Ctrl e +;
utilizzare i tasti freccia direzionali;
su qualsiasi record, fare clic destro sul selettore di record e da menu rapido scegliere Nuovo record;
nellultimo campo dellultimo record inserito, premere Invio (o Tab).
Per eliminare un record da una tabella, selezionarlo facendo clic sul selettore di record, quindi scegliere tra uno dei seguenti percorsi:
da menu rapido scegliere Elimina record;
premere il tasto Canc;
premere i tasti Ctrl e -.
Confermare ogni eliminazione facendo clic su S.
30

3 Tabelle

3.1. 2

Inserire, modificare, eliminare dati in un record


Per modificare dati memorizzati o inserirne di nuovi necessario aprire la tabella in
Visualizzazione Foglio dati.
Per posizionarsi in un campo possibile fare clic al suo interno, oppure utilizzare una
delle combinazioni di tasti elencate nella tabella.
Per operare con i tasti (Home) e Fine, prima di premerli necessario selezionare il
campo.
COMBINAZIONE DI TASTI
Tab o Invio
Shift + Tab
(Home)
Fine

Ctrl +
Ctrl +
Ctrl +
Ctrl + Fine

Nome

PER SPOSTARE IL CURSORE


nel campo successivo
nel campo precedente
nel primo campo del record in cui si posizionati
nellultimo campo del record in cui si posizionati
nello stesso campo del record precedente
nello stesso campo del record successivo
nello stesso campo del primo record della tabella
nello stesso campo dellultimo record della tabella
nel primo campo del primo record della tabella
nellultimo campo dellultimo record della tabella

Z Aggiungere dati in un record

Jennifer
Annette Sophie
Pablo

P Proseguendo con lesercizio proposto al punto 3.1.1, nella tabella Docenti si desidera aggiungere il dato indicato in rosso nella tabella a lato.

Margit

PROCEDURA
Fare clic nel campo del re-

cord in cui aggiungere i


dati.
Digitare il testo e premere
Invio.

Z Modificare dati in un record


I dati inseriti in una tabella possono essere modificati e, in base alla rettifica che si intende apportare, necessario prima procedere alla selezione con una delle seguenti
modalit:
per selezionare tutto il contenuto di un campo, posizionarsi sul bordo della cella e,
quando il puntatore assume la forma di una croce bianca
, fare clic;
per selezionare una parte del contenuto di un campo fare clic a sinistra o a destra
del primo carattere da modificare e, tenendo premuto, trascinare.
Nome

Indirizzo

Jennifer

Via Guidotti, 35

Annette Sophie

Piazzale Roma, 8

Pedro

Via XXV Aprile, 3

Margit

Piazza Erbe, 22

P Proseguendo con lesercizio proposto al punto 3.1.1, nella tabella Docenti si desidera modificare i dati come indicato in
rosso nella tabella a lato.

31

MODULO 8 Using databases

PROCEDURA
Nel campo desiderato proce-

dere con la selezione come


gi indicato, quindi digitare il
testo.
Al termine di ogni rettifica
premere il tasto Invio.

CLIPPY
I dati che sostituiscono quelli presenti devono
essere dello stesso tipo definito per quel campo.

CLIPPY
Non possibile eliminare i dati contenuti nei
campi di tipo Numerazione automatica, S/No e nel campo a
cui stata attribuita la Chiave
primaria.

Se alla conclusione delle operazioni di modifica o inserimento si


chiude la tabella, Access salva in automatico ogni intervento eseguito.

Z Cancellare dati in un record


Per eliminare dati contenuti in un record, dopo averli selezionati con una delle modalit gi descritte, premere il tasto Canc.

PERCORSI ALTERNATIVI

Per salvare la modifica dei dati eseguita possibile:


premere il tasto Tab o Invio.
.
nel gruppo Record, fare clic su
Per eliminare dati, dopo averli selezionati, possibile:
premere il tasto Backspace;
.
nel gruppo Record, fare clic su

3. 2 PROGETTAZIONE
3.2. 1

Creare e assegnare un nome a una tabella e specificarne i campi


con i relativi tipi di dati, quali: testo, numero, data/ora, s/no

CLIPPY
Quando si crea un
nuovo Database vuoto, viene
automaticamente generata una
tabella (allo stesso modo di
quando si opera sul comando
Tabella) che si mostra in Visualizzazione Foglio dati.

32

La creazione di una tabella pu avvenire nel momento in cui si crea


un nuovo database, oppure in un momento successivo, inserendola in
un database esistente.
Nella scheda Crea, gruppo Tabelle, sono disponibili gli strumenti per
realizzare tabelle che di seguito esaminiamo.
Tabella: crea una tabella che si apre in Visualizzazione Foglio dati, nella
quale possibile creare i diversi campi definendo per ognuno il tipo
di dati e successivamente procedere con linserimento dei dati.
Struttura tabella: crea una tabella che si apre in Visualizzazione Struttura,
in cui occorre specificare i nomi dei campi, il tipo di dati che dovranno contenere e le relative propriet.

3 Tabelle

CLIPPY
Microsoft SharePoint Server 2010 permette di configurare siti Web per condividere informazioni con altri utenti, gestire documenti in forma collaborativa, pubblicare report, reperire elenchi e altro ancora. Esso aiuta le organizzazioni a conseguire risultati pi efficaci offrendo una piattaforma per favorire, per esempio nelle aziende, la condivisione delle informazioni e la collaborazione tra team, comunit e processi.

Nome campo

Tipo dati

ID Corso

Testo

Corso

Testo

Data inizio

Data/ora

Data fine

Data/ora

Costo

Valuta

Libro di testo

S/No

ID Docente

Testo

Elenchi di SharePoint: crea una tabella nella


quale importare o collegare un elenco di
SharePoint . Se lelenco esiste gi in
un sito di SharePoint, si pu procedere
con limportazione o il suo collegamento,
in caso contrario possibile crearne uno
nuovo.

Z Creare una tabella utilizzando Struttura tabella


P Proseguendo con lesercizio proposto al punto 3.1.1, nellomonimo
database si desidera creare la tabella Corsi, con i campi e il tipo di
dati indicati nella tabella, e la Chiave primaria attribuita a ID Corso.
PROCEDURA
Nella scheda Crea fare clic su Struttura tabella.
Digitare il nome del primo campo.
Fare clic nella casella corrispondente della colonna Tipo dati e, se il
tipo di dati che dovr contenere il campo diverso da Testo, operare

sul pulldown per scegliere quello idoneo.


Ripetere la procedura per ogni campo da generare.
Fare clic sul selettore

di riga o allinterno
del campo a cui attribuire la Chiave primaria e nella scheda contestuale Progettazione
di Strumenti tabella
fare clic su Chiave primaria (oppure scegliere lopzione da
menu rapido).
Nella barra di accesso rapido fare clic su Salva, nella finestra digitare il
nome desiderato e fare clic su OK.

Z Creare una tabella utilizzando Tabella

CLIPPY
Nelle tabelle e nelle
maschere, in fase di inserimento dati in un campo di tipo
Data/ora, viene mostrata licona di un calendario operando
sulla quale possibile scegliere la data anzich digitarla.

P Proseguendo con lesercizio, si vuole creare una nuova tabella,


Corsi 2, con la modalit Tabella, predisponendo i dati elencati di seguito a cui attribuire il Tipo dati indicati nella tabella della
precedente procedura.
ID Corso
CI01

Corso

Data inizio

Inglese 1 15/01/2015

Data fine

Costo

28/03/2015 273,00

Libro di testo ID Docente


No

D001
33

MODULO 8 Using databases

PROCEDURA
Nella scheda Crea fare clic su Tabella: il programma
presenta la scheda contestuale Campi di Strumenti tabella e mostra la tabella in Visualizzazione Foglio dati con
un campo denominato ID. A tale campo Access attribuisce in automatico il tipo
dati Numerazione automatica e la chiave primaria.
Per modificare il tipo di dati applicato, selezionare il campo poi, sulla barra multifunzione, fare clic sul pulldown della casella Tipo di dati e attribuirne uno diver-

so scegliendolo dallelenco.

Per rinominare un campo, fare doppio clic su di esso, digitare il nome


desiderato e premere Invio.
Per generare nuovi campi, operare su Fare clic per aggiungere, scegliere

il tipo di dati appropriato al contenuto da inserire, quindi digitare il


nome del campo e premere Invio.
Procedere in modo analogo per creare tutti i campi.
Al termine, provvedere al salvataggio della tabella come indicato al
punto 6 della precedente procedura.
PERCORSI ALTERNATIVI

Per rinominare un campo selezionato possibile:


, digitare il nuovo
nella scheda Campi, gruppo Propriet, fare clic su
nome e confermare con OK;
da menu rapido scegliere
, procedere con la digitazione e premere Invio.
Per generare nuovi campi, nella scheda Campi:
nel gruppo Aggiungi ed elimina, fare clic sul tipo di dati desiderato, oppure selezionarlo da Altri campi; il programma crea
il campo (denominato Campo1) con il tipo di dati scelto;
fare clic destro sul campo a sinistra del quale ottenere quello nuovo e scegliere
.
Per eliminare un campo possibile:
;
fare clic sul campo e, nella scheda Campi, fare clic su
da menu rapido attivato sullintestazione scegliere
;
nella scheda Home, gruppo Record, fare clic sul pulldown del pulsante Elimina e scegliere
.
Se i campi contengono dati, confermare leliminazione facendo clic su S.
34

3 Tabelle

3.2. 2

Applicare le propriet dei campi, quali: dimensioni del campo,


formato numerico, formato data/ora, valore predefinito

CLIPPY
Le propriet di alcuni
tipi di dati possono essere modificate anche nella scheda
Home, gruppo Formattazione.

In relazione al tipo di dati scelto per un campo, il programma attribuisce automaticamente a esso le propriet che definiscono le caratteristiche generali dei dati che saranno inseriti in quel campo, come la dimensione massima, il formato di data ecc.
, nella scheda
Le propriet si possono verificare in
Generale dellarea Propriet campo.

Nome campo Tipo dati

Propriet

ID Corso

Testo

Dimensione campo: 5

Data inizio

Data/ora

Formato: Data breve

Data fine

Data/ora

Formato: Data breve

P Proseguendo con lesercizio del punto 3.1.1, nella


tabella Corsi si desidera modificare le propriet dei
campi indicati nella tabella. Nellesercizio proposto si prevede che il campo ID Corso non superer
le 5 posizioni.

PROCEDURA
Fare clic nel Tipo dati del campo desiderato.
Nellarea Propriet campo fare clic nella casella della propriet da modificare, quindi:
se si tratta della Dimensione campo, selezionare il valore predefinito e digitare

quello desiderato;

se si tratta del Formato, operare sul pulldown e scegliere quello desiderato nellelenco dei formati disponibili.

35

MODULO 8 Using databases

3.2. 3

Creare una regola di validazione per numeri, data/ora, valuta


Limpostazione di regole di validazione nei campi garantisce che i dati immessi rispettino il criterio stabilito e impedisce linserimento di informazioni che non rientrano nei parametri previsti.
Le regole di validazione si impostano nella casella Valido se della tabella in Visualizzazione
Struttura, utilizzando gli operatori =, >, >=, <, <=, <>, And, Or, Not, combinati con il valore (o i valori) o la data (o le date) desiderati. Di seguito forniamo alcuni esempi.

CAMPO DI TIPO
NUMERICO O VALUTA
=100
<250
>=30
<>15
>=30 And <=50
250 Or 130
Not 15

CAMPO DI TIPO
DATA/ORA
=06/07/2015
<31/12/2015
>=01/01/2015
<>20/11/2015
>=01/01/2015 And <=31/12/2015
10/11/2015 Or 10/12/2015
Not 20/11/2015

Not >=250

Not >=12/12/2015

POSSIBILE INSERIRE SOLO I VALORI


O LE DATE
uguali ai criteri specificati
inferiori o precedenti a quanto indicato
uguali o superiori ai criteri specificati
diversi da quanto indicato
compresi nellintervallo definito
specificati
diversi da quanto indicato (in questo caso applicata
la medesima regola impostata nellesempio proposto
con loperatore <>)
inferiori o precedenti a quanto indicato (in questo caso
applicata la medesima regola impostata nellesempio
proposto con loperatore <)

In caso di immissioni che non rispettino la regola stabilita, nella casella Messaggio
errore possibile digitare un breve testo che si visualizza in caso di inserimenti non
conformi.

Quando si digita una data,


Access inserisce in automatico
il simbolo di apertura
e di chiusura cancelletto #

P Proseguendo con lesercizio proposto al punto 3.1.1, nella tabella Corsi si desidera impostare alcune regole di validazione che consentano:
nel campo Data inizio, di eseguire inserimenti relativi solo allanno 2015;
nel campo Data fine, di evitare inserimenti successivi al 31/12/2015;
nel campo Costo, di inserire solo importi pari o inferiori a 310.
Nella casella Messaggio errore di detti campi digitare una frase che motivi la regola impostata.
36

3 Tabelle

PROCEDURA
Nella tabella, in Visualizzazione Struttura fare clic nella casella Nome campo o Tipo dati
del campo in cui si desidera impostare la regola (in questo caso, Data inizio).
Fare clic nella casella Valido se e digitare il criterio (>=01/01/2015 And
<=31/12/2015).
Nella casella Messaggio errore digitare la frase che comparir

ogni qualvolta, durante linserimento di dati, non venga rispettata la regola impostata (in questo caso: Inserire solo date
comprese nellanno 2015).
Ripetere la procedura per ogni campo in cui si desidera impostare regole di validazione (in questo caso, nella casella
Valido se del campo Data fine digitare <01/01/2016 e, in Messaggio errore, Inserire solo
date
antecedenti
al
01/01/2016; nella casella
Valido se del campo Valuta digitare <=310 e, in
Messaggio errore, Inserire
solo importi uguali o inferiori a 310,00).

3.2. 4

Comprendere le conseguenze quando si modificano i tipi di dati,


le propriet dei campi in una tabella
Qualora in una tabella contenente record si rendesse necessario modificare il Tipo dati
o le Propriet campo attribuiti a un campo, occorre ricordare che le nuove impostazioni devono essere compatibili con i dati gi inseriti. Diversamente, Access informa del
problema connesso alla conversione dei dati e chiede conferma per procedere con
leliminazione di quelli che non soddisfano la nuova struttura.

CLIPPY
Esempi di conversioni che non comportano perdite di informazioni possono essere:
Numerico Testo Memo;
Data Memo Data.

Per esempio, se nellesercizio proposto al campo Costo si modifica


il Tipo dati attribuendo Testo anzich Valuta, i dati inseriti verranno mantenuti (senza il simbolo delleuro), ma non potranno pi essere utilizzati per operazioni di calcolo in quanto considerati, appunto, testo.
Ancora, per esempio, cambiando il formato in un campo con Tipo dati
Numerico, da Decimale a Intero, i numeri decimali inseriti in quel campo
verranno arrotondati allintero.

Inoltre, modificando un campo numerico da Intero lungo a Intero, possibile che i valori memorizzati in quel campo risultino troppo lunghi rispetto alle nuove impostazioni: il sistema non in grado di mantenerli come sono stati memorizzati e quindi li
eliminer. Occorre prestare attenzione anche a modificare le dimensioni di un campo
con Tipo dati Testo, perch una diminuzione potrebbe provocare il troncamento di
testi che non rientrano nel nuovo parametro stabilito.
37

MODULO 8 Using databases

3.2. 5

Definire un campo come chiave primaria


Un database relazionale offre la possibilit di mettere in relazione archivi contenuti in
tabelle diverse ed eseguire ricerche in base a precisi criteri stabiliti dallutente. Per fare
ci indispensabile assegnare a uno o pi campi lattributo chiave (di ricerca) primaria.
Nel momento in cui viene attribuita la Chiave primaria il programma provvede, automaticamente, a modificare le propriet del campo: lo indicizza (ossia crea un indice
rispetto a quel campo) e lo vincola a non ammettere duplicati, rendendo impossibile
linserimento di dati uguali.
Tuttavia, qualora non si riesca a individuare un campo idoneo a essere Chiave primaria,
si pu richiedere linserimento di un campo Numerazione automatica (vedi punto
1.2.5).
PROCEDURA
Nella tabella, in Visualizzazione Struttura fare clic sul campo
al quale attribuire la Chiave primaria.
Nella scheda Progettazione di Strumenti tabella, o da menu

rapido attivato sul campo, o sul selettore di riga, fare clic


su Chiave primaria (vedere il punto 5 della procedura
Creare una tabella utilizzando Struttura tabella al punto
3.2.1).
A sinistra del campo compare il simbolo della Chiave
primaria.

3.2. 6

Indicizzare un campo con, senza duplicati


Quando si indicizza un campo (vedi punto 1.2.6), possibile scegliere se esso possa
ammettere o meno duplicati.
P Proseguendo con lesercizio proposto al punto 3.1.1, nella tabella Corsi si desidera indicizzare il campo Corso e ammetterne duplicati.

PROCEDURA
Nella tabella in Visualizzazione Struttura, posizionarsi nel campo da

indicizzare o fare clic sul selettore di riga.


Fare clic nella casella Indicizzato, operare sul pulldown e sceglie-

re:
S (Duplicati ammessi), per indicizzare il campo consentendo che
al suo interno si ripetano dati uguali;
S (Duplicati non ammessi), per indicizzare il campo e non permettere linserimento di valori ripetuti.

38

3 Tabelle

PERCORSO ALTERNATIVO

Aprire la tabella in Visualizzazione Foglio dati, selezionare il campo da indicizzare o posizionarsi al suo interno, quindi, nella scheda Campi di Strumenti tabella, gruppo Convalida campo, apporre la spunta a Univoco se si desidera indicizzare il campo non ammettendo duplicati, oppure a Indicizzato per ammetterli.

3.2. 7

Inserire un campo in una tabella esistente


Linserimento di un campo in una tabella esistente pu essere eseguito operando in
Visualizzazione Struttura oppure in Visualizzazione Foglio dati.
P Proseguendo con lesercizio proposto al punto 3.1.1, nella tabella Docenti si desidera aggiungere tra i campi Citt e Telefono il campo E-mail con Tipo dati Testo. Eseguire linserimento krino.j@hotmail.com seguendo una delle procedure indicate.

Z Inserire un campo in Visualizzazione Struttura


PROCEDURA
Posizionarsi nel campo al di sopra del quale inserire quello nuovo o fare clic sul

selettore di riga.
Nella scheda Progettazione, o da menu rapido, fare
clic su Inserisci righe.
Digitare il nome che si desidera assegnare e attribuire il Tipo dati desiderato.

Z Inserire un campo in Visualizzazione Foglio dati


PROCEDURA
Fare clic sullintestazione di

colonna a destra della quale


introdurre la nuova.
Nella scheda Campi, gruppo
Aggiungi ed elimina, fare clic sul
tipo di dati da richiedere per il
nuovo campo, oppure selezionarlo da Altri campi; il programma crea il campo (denominato Campo1) con il tipo di
dati scelto.
39

MODULO 8 Using databases

PERCORSI ALTERNATIVI

Per inserire campi in Visualizzazione Foglio dati:


fare clic destro sul campo a sinistra del quale ottenere quello nuovo e scegliere
;
se il campo va inserito come ultimo nella tabella, operare sulla colonna Fare clic per
aggiungere, quindi scegliere il tipo di dati appropriato al contenuto da inserire.
Per procedere con la rinomina del campo o la modifica del Tipo dati assegnato, vedere
i punti 2 e 3 della procedura Creare una tabella utilizzando Tabella al punto 3.2.1).

3.2. 8

Modificare lampiezza delle colonne di una tabella


Per dimensionare le colonne necessario operare in

P Proseguendo con lesercizio proposto al punto 3.1.1, nella tabella Docenti si desidera modificare la larghezza della colonna Cognome portandola a 20.
PROCEDURA
Fare clic sullintestazione della colonna di cui si desidera modificare lampiezza.
Nella scheda Home, gruppo Record, fare clic sul pulsante Altro e nellelenco scegliere Larghezza campi.

Nella finestra possibile:

digitare il valore desiderato;


fare clic sulla casella di controllo Larghezza standard per
applicare la misura predefinita, ovvero 11,5583;
fare clic su Adatta per adeguare la larghezza della colonna alla cella con il contenuto pi lungo (il comando ha effetto immediato e la finestra si chiude).
Nel caso si sia definito un valore o sia stata richiesta la Larghezza standard, fare clic
su OK per confermare.
PERCORSI ALTERNATIVI

Per modificare la larghezza di una colonna possibile:


fare clic destro sullintestazione e da menu rapido scegliere Larghezza campi;
posizionare il mouse sullelemento separatore di colonna e, quando assume
la forma di una barra con freccia a doppia punta, fare clic e trascinare fino
al punto desiderato, quindi rilasciare.
Per adattare la larghezza di una colonna, fare doppio clic sul separatore di colonna.
40

3 Tabelle

PER SAPERNE DI PI
CREARE UNA RELAZIONE
Un database si dice relazionale quando strutturato su pi tabelle collegate tra loro mediante relazioni. Per comprendere lo scopo per cui si correlano le tabelle, quali possono essere i campi su
cui le relazioni vengono istituite e il significato di integrit referenziale, vedere i punti 1.3.1, 1.3.2
e 1.3.3.
P Proseguendo con lesercizio proposto al punto 3.1.1, si desidera creare una relazione tra le
tabelle Docenti e Corsi.
PROCEDURA
Chiudere eventuali tabelle aperte.
Nella scheda Strumenti database, gruppo Relazioni, fare clic sullomonimo pulsante: si attivano la
scheda Progettazione di Strumenti relazione e la finestra Mostra tabella.
Tenendo premuto il tasto Ctrl,
selezionare le tabelle da correlare, fare clic su Aggiungi e poi
su Chiudi.

Nella miniatura della tabella Docenti fare clic sul campo ID Docente e, tenendo premuto, trascinarlo sullomonimo campo della tabella Corsi, quindi rilasciare il mouse.
Compare in automatico la finestra Modifica relazioni: inserire la spunta a Applica integrit referenziale e poi fare clic su Crea.

Nella scheda Relazioni appare una linea di congiunzione accompagnata dai simboli che individuano il tipo di relazione creata, in questo caso uno a molti (a un docente corrispondono pi
corsi). Nella scheda Progettazione fare clic su Chiudi, quindi salvare le modifiche eseguite facendo clic su S.
41

MODULO 8 Using databases

ESERCIZIO DI CONSOLIDAMENTO

M 8-3

Prima di eseguire lesercizio, leggi il testo nel box a pag. 17

1. Da pulsante Start apri il programma Access.


2. Crea un Database vuoto e archivialo in Documenti con il nome Prodotti.
3. Passa in Visualizzazione Struttura, salva la tabella con il nome
Ferri da stiro, poi crea i campi con il tipo di dati indicati a lato.

Nome campo

Tipo dati

ID prodotto

Testo

4. Verifica che la Chiave primaria sia stata attribuita in automatico


al campo ID prodotto.

Denominazione

Testo

Marca

Testo

5. Imposta a 10 la dimensione del campo ID Prodotto.

Prezzo

Valuta

6. Crea una regola di validazione sul campo Prezzo in modo da


evitare inserimenti inferiori a 30 e maggiori di 350.

Data ultimo acquisto

Data/ora

ID fornitore

Testo

7. Digita il seguente messaggio di errore in caso di mancata osservanza della regola di validazione
impostata: Inserire importi compresi tra 30 e 350 euro.
8. Indicizza il campo Denominazione ammettendone duplicati.
9. Utilizza lapposito pulsante per inserire, tra i campi Prezzo e Data ultimo acquisto, il campo Quantit disponibile, con tipo dati Numerico.
10. Salva le modifiche, passa in Visualizzazione Foglio dati e, da menu rapido, imposta a 15 la dimensione della colonna Denominazione.
11. Utilizza le diverse modalit che conosci per inserire i seguenti record nella tabella creata.
ID
prodotto

Denominazione

Marca

Prezzo

Quantit
disponibile

Data ultimo
acquisto

ID
fornitore

135

05/12/2015

F01

RW5010

Focus

Rowenta

48,00

RW9540

Hot

Rowenta

316,80

06/03/2015

F01

RW850

Professional Luxe

Rowenta

84,90

122

10/11/2015

F01

SC7500

StirellaNo problem

Simac

176,90

40

31/03/2015

F02

IT9613

Zero lucido

Imetec

202,80

16

13/10/2015

F02

AR6401

Stiromatic No stop

Ariete

263,00

03/11/2015

F03

TE8500

Vapore Pi

Tefal

199,00

02/12/2015

F02

PT1440

Forever 440

Polti

125,90

13

05/05/2015

F01

RX1950

Forever 950

Rex

74,00

21

05/05/2015

F01

PT1000

Forever 300

Polti

31,00

09/12/2014

F01

SC1250

Stirella

Simac

35,00

29/11/2014

F02

12. Utilizzando lapposito pulsante elimina gli ultimi due record inseriti.
13. Salva le modifiche e chiudi la tabella operando sulla linguetta. Chiudi il database ed esci da
Access.

Puoi verificare la soluzione sul sito www.hoepliscuola.it dal link Attivit


(Attivit\Soluzioni\M8\M8-3_Esercizio di consolidamento).
42

4 Cercare informazioni

4 CERCARE INFORMAZIONI
Dopo aver strutturato un database e inserito i record, fondamentale saperlo interrogare per estrapolarne le informazioni di cui si necessita. Access offre, attraverso gli
strumenti Trova, Filtro e Query, diverse possibilit di ricerca ed in grado di fornire
come risultato anche dati reperiti da pi tabelle.
P Per esercitarsi con tali strumenti, verra utilizzato il database creato nella precedente sezione in cui:
sono state eliminate le tabelle Corsi 2 e Corsi 3;
sono stati inseriti ulteriori record nella tabella Docenti, che stata correlata alla
tabella Corsi (vedi Per saperne di pi di pag. 41);
stata aggiunta la tabella Iscritti (correlata alla tabella Corsi):
ai campi Data/ora stato applicato il formato Data in cifre.

4. 1 OPERAZIONI FONDAMENTALI
4.1. 1

Usare il comando di ricerca per trovare una specifica parola,


numero, data in un campo

CLIPPY
Per trovare in modo veloce il
primo record che contiene il dato da ricercare, digitarlo nella casella
,
nella barra di navigazione.

Nelle tabelle, ma anche per esempio nelle maschere,


la ricerca di un dato o di tutte le sue ricorrenze
pu avvenire utilizzando il comando Trova.

P Nellesercizio proposto, nella tabella Iscritti si desidera trovare i corsisti con il cognome Corsini.
PROCEDURA
Apri il file 4.1.1 dalla cartella M8-Servizio
Nel Riquadro di spostamento fare doppio

CLIPPY
Se, per esempio, in una tabella si
cerca sol come Parte del campo, Access
trova assoluto, asola, dissolto ecc.); se si
richiede come Campo intero restituir le ricorrenze che corrispondono solo ai caratteri digitati. Ricercato come Inizio campo tale
termine potrebbe fornire sole, sollievo, soltanto ecc.

clic sullicona della tabella desiderata, oppure fare clic destro e scegliere Apri.
Nella scheda Home, gruppo Trova, fare clic sullomonimo
comando.
Digitare il termine, il numero oppure la data da ricercare
e, se desiderato, impostare i criteri nelle caselle:
Cerca in per limitare la ricerca al campo in cui si trova il
cursore o espanderla a tutti i campi di cui si compone
la tabella;
Confronta per cercare quanto digitato come:
Parte del campo, che restituir tutti i campi che
includono la parola inserita nella casella Trova;
43

MODULO 8 Using databases

Campo intero, che restituir tutti i campi contenenti esattamente il testo digitato;
Inizio campo, che restituir tutti i campi che iniziano con la parola digitata
nella casella Trova;
Cerca in per avviare la ricerca in tutta la colonna in cui si trova il cursore o limitarla ai record successivi o precedenti rispetto alla sua posizione;
Maiuscole/minuscole, in cui inserire la spunta se la ricerca deve rispettare il formato inserito nella casella Trova;
Cerca in campi come formattati, da mantenere selezionato per trovare i dati in base
al formato di visualizzazione.
Fare clic su Trova successivo per ottenere la selezione della prima occorrenza del
dato, quindi operare nuovamente su questo pulsante per trovare quelle successive,
fino a quando il programma comunica con un messaggio il termine della ricerca.

Quando si ricorre al comando Trova, luso dei caratteri jolly pu agevolare la ricerca.
Forniamo, di seguito, alcuni esempi:
per trovare tutti coloro che abitano
a Vicenza, nella casella Trova digitare
36* e procedere come al punto 4
della procedura sopra descritta;
per trovare tutti coloro che sono
nati nel mese di aprile del 1988,
nella casella Trova digitare */04/1988
e avviare la ricerca.
Il comando Trova non consente luso di operatori logici, come per esempio >, < o =.

4.1. 2

Applicare un filtro ad una tabella, maschera


In una tabella o in una maschera i filtri offrono la possibilit di decidere quali record visualizzare e quali nascondere.
I comandi di cui ci occuperemo, disponibili nella scheda Home, gruppo Ordina e filtra, sono elencati nella seguente tabella.

FUNZIONALIT

CONSENTE DI
filtrare i dati impostando un solo criterio di ricerca per volta
filtrare i dati impostando nel medesimo campo anche pi criteri di ricerca
filtrare i dati impostando pi criteri di ricerca contemporaneamente ( presente nel menu del
pulsante Avanzate)
applicare oppure rimuovere il filtro impostato

44

4 Cercare informazioni

Z Utilizzare la funzionalit Selezione


P Proseguendo nello svolgimento dellesercizio proposto al punto 4.1.1, nella tabella Iscritti si desidera ricercare tutti i corsisti che abitano a Verona e successivamente, tra questi, coloro che hanno il cognome Donati.

PROCEDURA

CLIPPY
Le voci elencate nel
menu del pulsante Selezione
sono seguite dal dato che
stato selezionato prima di attivare tale pulsante.

Selezionare il dato su cui procedere con lestrapolazione (in


questo caso, Verona).
Fare clic sul pulsante Selezione e scegliere:
Uguale a, per visualizzare solo i record che soddisfano il criterio

impostato;
Diversa da, per visualizzare solo i record che non contengono il
criterio impostato;
Contiene, per visualizzare i record che contengono il criterio
anche preceduto o seguito, nel medesimo campo, da altri dati;
Non contiene, per visualizzare i record che non contengono il criterio anche preceduto o seguito, nel medesimo campo, da altri
dati.

La tabella mostra cos solo i record che soddisfano il criterio impostato.


Sullintestazione del campo unicona indica lapplicazione del filtro e nella barra di
navigazione possibile vedere il numero di record filtrati.

Ripetere la procedura dal punto 1 per applicare al risultato ottenuto un ulteriore fil.
tro, quindi rimuovere i filtri facendo clic sul pulsante

45

MODULO 8 Using databases

Z Utilizzare la funzionalit Filtro


P Proseguendo con lesercizio proposto al punto 4.1.1, nella tabella Iscritti si desidera ricercare tutti i corsisti che abitano a Padova e a Venezia.
PROCEDURA
Posizionarsi nel campo in cui procedere con lestrapolazione e fare clic sul pulsante Filtro.
Nel riquadro che si apre sotto al campo, mantene-

re selezionate solo le caselle di controllo dei criteri


desiderati (come mostrato nellimmagine), facendo clic sulle altre per eliminare la spunta.

Fare clic su OK per ottenere i record che soddisfano i parametri impostati e ve-

derne il numero sulla barra di navigazione.


Eliminare il filtro.

Z Utilizzare la funzionalit Filtro in base a maschera


P Proseguendo con lesercizio proposto al punto 4.1.1, nella tabella Iscritti si desidera ricercare, tra i nati il 16/02/1989, i gemelli Donati.

CLIPPY
Nel caso si siano applicati e rimossi filtri e poi si
richieda il Filtro in base a maschera, nei campi compaiono i
precedenti criteri impostati:
per eliminarli, su qualsiasi
campo, fare clic destro e scegliere Cancella griglia.

PROCEDURA
Posizionarsi nel campo in cui procedere con
lestrapolazione, fare clic sul pulsante Avanzate
e scegliere Filtro in base a maschera: la tabella

mostra solo un record che presenta, in ogni


campo , un pulldown.

Fare clic allinterno del campo su cui impostare il criterio (in questo caso, Data di
nascita), operare sul pulldown e selezio-

nare la voce desiderata.


Fare clic allinterno di un altro campo (in
questo caso, Cognome) per definire un
ulteriore criterio e ripetere loperazione
se si desidera aggiungerne altri.
46

4 Cercare informazioni

Fare clic su

: la tabella mostra solo i record che soddisfano i criteri impostati, il cui numero visibile nella barra di navigazione.

Rimuovere i filtri applicati.

Per filtrare i record utilizzando lultimo filtro impostato, sulla barra di navigazione
fare clic su
.
PERCORSO ALTERNATIVO

Per applicare la funzionalit di Selezione, fare clic destro sul dato che costituisce il criterio di selezione e nellelenco o nel sottomenu di Filtri testo scegliere il comando desiderato.
Seguire le procedure appena descritte per utilizzare i filtri anche nelle maschere.

4.1. 3

Eliminare lapplicazione di un filtro da una tabella, maschera


Dopo aver applicato un filtro, per tornare a visualizzare nuovamente tutti i record
memorizzati in una tabella necessario rimuoverlo.
PROCEDURA
Posizionarsi allinterno di un qualsiasi campo della tabella.
Fare clic sul pulsante
.

Se si chiude una tabella in cui si stato applicato un filtro, pur confermando il salvataggio delle modifiche, esso sar rimosso in automatico dal programma.

PERCORSI ALTERNATIVI

Per rimuovere i filtri applicati possibile:


sulla barra di navigazione fare clic sul pulsante
;
fare clic destro su un campo della colonna in cui
stato applicato il filtro e scegliere Cancella filtro da;
fare clic sullicona presente nellintestazione del
campo in cui si applicato il filtro, nel riquadro fare
clic su Cancella filtro da, oppure disattivare le caselle di
controllo che definiscono i parametri impostati e fare
clic su OK.
Seguire le procedure appena descritte per eliminare lapplicazione di filtri anche nelle
maschere.
47

MODULO 8 Using databases

4. 2 QUERY
4.2. 1

Comprendere che una query viene utilizzata per estrarre


e analizzare dei dati

CLIPPY
Per eseguire una
query, Access non genera una
nuova tabella, ma crea dei
puntatori che vengono associati ai dati contenuti nelle tabelle del database. Di conseguenza, i dati visualizzati in
una query sono dinamici (dynaset) ed eventuali modifiche
saranno eseguite anche nella
tabella di origine.

4.2. 2

Lutilizzo di un database non finalizzato alla sola archiviazione dei


dati, ma anche alla loro analisi per ottenere informazioni che rispondono a particolari esigenze e vanno oltre lutilizzo dei filtri.
Le query rappresentano lo strumento che consente di estrarre dati, in
base a specifici criteri, da una o pi tabelle, e visualizzarne il risultato
in una tabella in cui sono presenti solo i campi richiesti. Ci si rivela particolarmente utile nel momento in cui necessario osservare i
dati da prospettive diverse, o analizzarli per poter fornire risposte, o essere in grado di prendere delle decisioni.
Tra le diverse tipologie di query di cui Access dispone, prenderemo in
considerazione le query di selezione.

Creare e salvare una query su una sola tabella usando specifici


criteri di ricerca
I comandi per creare una query e interrogare il database sono disponibili nella
scheda Crea, gruppo Query.

Z Creare una query utilizzando Struttura query


P Proseguendo nello svolgimento dellesercizio proposto al punto 4.1.1, dalla tabella Iscritti si desidera estrapolare i corsisti residenti a Verona, iscritti al corso
CF02; nella query inserire tutti i campi della corrispondente tabella, eccetto ID
Iscritto, poi salvarla con il nome Iscritti Verona CF02.
PROCEDURA
Nella scheda Crea, gruppo Query, fare clic su Struttura query: si attivano la scheda
Query1 e la finestra Mostra tabella.
Selezionare la tabella

su cui creare la query,


fare clic su Aggiungi e
poi su Chiudi: la scheda della query mostra
la miniatura della tabella scelta.

48

4 Cercare informazioni

Inserire nella query i campi desiderati facendo doppio clic su ognu-

CLIPPY
Loperatore Like significa uguale a.

no di essi nella miniatura della tabella.


Fare clic nella riga Criteri del campo desiderato e digitare il parame-

tro necessario per procedere con lestrapolazione (in questo caso,


nel campo Citt digitare Verona, oppure Like Verona e nel campo
ID Corso, CF02, oppure Like CF02). Access applica una regola sintattica e racchiude tra virgolette i criteri digitati.

Per vedere il risultato della query in Visualizzazione Foglio dati fare clic sul pulsante
Esegui oppure Visualizza.

Sulla barra di accesso rapido fare clic su Salva, digitare il nome da assegnare alla
query e fare clic su OK.

Z Creare una query utilizzando Creazione guidata Query


P Proseguendo con lesercizio proposto al punto 4.1.1, dalla tabella Corsi si desidera estrarre i corsi tenuti dal docente individuato dallID Docente D001; nella query
aggiungere tutti i campi della corrispondente tabella, quindi salvarla con il nome
Corsi Docente D001.
PROCEDURA
Nella scheda Crea, gruppo Query, fare clic su Creazione guidata Query.
Nella finestra mantenere selezionata Creazione
guidata Query semplice e fare clic su OK.
Operare sul pulldown della casella Tabelle/
query e scegliere la tabella sulla quale costrui-

re la query (diversamente, selezionarla prima


di avviare la procedura).
Selezionare i singoli campi e, per includerli nella query, per ognuno fare clic sul pulsante
;
se si vuole inserire tutti i campi con ununica
operazione, agire sul pulsante
senza selezionarli e fare clic su Avanti.
49

MODULO 8 Using databases

CLIPPY
Se nella query sono
stati inclusi campi di tipo
Numerico, S/No o Valuta, scegliendo Opzioni di riepilogo, in
tali campi pu essere richiesta
lesecuzione di calcoli quali
somma, media, minimo, massimo e il conteggio dei record.

CLIPPY
Per passare da Visualizzazione Struttura a Visualizzazione Foglio dati, oltre alle modalit indicate al punto 2.2.2,
possibile fare clic destro in
un punto vuoto dellarea superiore della query e scegliere Visualizzazione Foglio dati.

Mantenere (come in questo caso) lopzione proposta per creare


una query di Dettaglio (mostra tutti i campi di tutti i record); diversamente, per creare una query di Riepilogo, scegliere Opzioni di riepilogo e fare clic su Avanti.
Nella casella Scegliere il nome da assegnare alla query, selezionare
il contenuto e digitare quello desiderato (in questo caso, Corsi
Docente D001), quindi:
se non si desidera impostare criteri, mantenere selezionato Aprire
la query per visualizzare le informazioni e fare clic su Fine;

se si desidera inserire criteri (come nellesercizio proposto), selezionare Modificare la struttura


della query, fare clic su Fine, quindi nei campi
desiderati digitare i criteri.
Fare clic su Esegui per vedere il risultato della query e, nella
barra di accesso rapido, fare clic su Salva per memorizzare il criterio
impostato.

PERCORSI ALTERNATIVI

Per inserire campi in una query in


Visualizzazione Struttura possibile:
nella miniatura della tabella, fare
clic sul campo da includere, trascinarlo nella zona inferiore della
finestra e rilasciarlo nella riga
Campo;
nella zona inferiore della finestra,
posizionarsi nella colonna desiderata e, in corrispondenza della
riga Tabella, fare clic, quindi operare sul pulldown ed eseguire la
scelta.

4.2. 3

Creare e salvare una query su due tabelle usando specifici criteri


di ricerca
Le query basate su due tabelle estrapolano le informazioni desiderate visualizzando
come risultato record costituiti da campi provenienti dalluna e dallaltra tabella, fornendo cos informazioni pi chiare o complete.
Per esempio, considerando lesercizio appena svolto, nella query Corsi Docente D001
sarebbe pi comprensibile ottenere il Cognome del docente anzich lidentificativo
D001 che lo individua. Tali dati sono memorizzati nella tabella Docenti, di conse-

50

4 Cercare informazioni

guenza, per giungere al risultato desiderato, necessario creare una query basata sulle
tabelle Corsi e Docenti, in modo da inserire i campi necessari della prima e della seconda tabella.
P Proseguendo con lesercizio proposto al punto 4.1.1, si vuole creare una query
dal nome Corsi Docente Krin, basata sulle tabelle Corsi e Docenti, per estrarre i
corsi tenuti dal docente Krin; dalla tabella Corsi inserire i campi Corso, Data inizio,
Data fine, Costo e Libro di testo e dalla tabella Docenti il campo Cognome.

PROCEDURA
Nella scheda Crea, gruppo Query, fare clic su Struttura query.
Nella finestra Mostra tabella fare clic sulla tabella desiderata, tenere premuto il tasto
Ctrl e selezionare laltra, quindi fare clic su Aggiungi e poi su Chiudi.

Inserire nella query i campi desiderati facendo doppio clic su ognuno di essi nella

miniatura della relativa tabella.


Fare clic nella riga Criteri del campo desiderato e digitare il parametro necessario

per procedere con lestrapolazione.

Per vedere il risultato della query, fare clic sul pulsante Esegui.

Sulla barra di accesso rapido fare clic su Salva, digitare il nome da assegnare alla
query e fare clic su OK.
51

MODULO 8 Using databases

4.2. 4

Aggiungere criteri ad una query utilizzando uno o pi dei seguenti


operatori: = (uguale), <> (diverso), < (minore di), <= (minore
di o uguale a), > (maggiore di), >= (maggiore di o uguale a)
Generata una query, possibile affinare il risultato ottenuto aggiungendo nuovi criteri a quelli precedentemente impostati.
La sintassi dei criteri dipende dal tipo di dato presente nel campo.
Con tipo di dato Testo abbiamo potuto verificare che il criterio da digitare una
stringa di testo (preceduta o meno dalloperatore Like), scritta esattamente come il
dato presente nella relativa tabella. Per esempio, se la stringa Krin, usata come criterio nella query, fosse stata digitata Krino o Krino, Access non avrebbe prodotto
alcun risultato.
Con tipo di dato Numerico o Valuta il criterio da inserire il numero stesso, che pu
essere combinato con gli operatori > (maggiore), < (minore), = (uguale), <> (diverso), >= (maggiore o uguale), <= (minore o uguale).
Con tipo di dato S/No il criterio da inserire S (oppure Vero) o No (oppure Falso).
Con tipo di dato Data il criterio da digitare la data stessa, che pu essere combinata con gli operatori maggiore, minore, uguale ecc.
Di seguito forniamo una tabella esemplificativa di semplici criteri che si possono aggiungere per restringere lestrapolazione dei dati.

Campo

Tipo di dato
presente nel campo

Criterio
da digitare

Risultato della query Corsi Docente Krin:


fra i corsi tenuti dal docente Krin, estrapola solo quelli...

Costo

Valuta

>273

di importo superiore a 273 euro

Costo

Valuta

>=273

di importo uguale o superiore a 273 euro

Costo

Valuta

<>295

che hanno un importo diverso da 295 euro

Libro di testo

S/No

S o Vero

in cui previsto il libro di testo

Libro di testo

S/No

No o Falso

in cui non previsto il libro di testo

Data inizio

Data

>=01/05/2015

che iniziano dal 01/05/2015

Data fine

Data

<18/09/2015

che terminano prima del 18/09/2015

P Proseguendo con lesercizio proposto al punto 4.1.1, per esercitarsi con luso
degli operatori si suggerisce di alternare i criteri indicati nella tabella, aggiungendoli alla query Corsi Docente Krin.

PROCEDURA
Nella scheda Home, fare clic sul pulldown del pulsante Visualizza e scegliere Visualizzazione Struttura.
Nella riga Criteri del campo indicato nella tabella sopra riportata, digitare il criterio proposto e fare clic sul pulsante Esegui, oppure su Visualizza, per ottenere il ri-

sultato dellinterrogazione.
Fare clic sul pulsante Visualizza per tornare in Visualizzazione Struttura, selezionare il
criterio appena impostato e premere Canc per eliminarlo.
Ripetere la procedura dal punto 2 per ogni criterio proposto in tabella.
52

4 Cercare informazioni

4.2. 5

Aggiungere criteri ad una query utilizzando uno o pi dei seguenti


operatori logici: And, Or, Not

In una query possibile combinare gli operatori indicati al punto 4.2.4 con quelli logici And, Or e Not, che permettono di generare criteri pi complessi in grado di fornire ulteriori risposte.
Loperatore Or consente di associare pi criteri per lo stesso campo. Per esempio, se
dalla tabella Iscritti si desidera estrapolare tutti i corsisti che risiedono a Verona e a Vicenza, nella riga Criteri del campo Citt necessario digitare Verona Or Vicenza: in questo modo, Access visualizzer solo i record che includono Verona oppure Vicenza.
Invece, se si digita Verona And Vicenza, la query non produce alcun risultato in quanto nella relativa tabella non esistono campi che includono entrambe le citt.
Loperatore And, combinato con quelli descritti al punto 4.2.4,
CLIPPY
consente di estrarre intervalli di tempo, di valori o di denaro.
Per indicare un intervallo di
Per esempio, se dalla tabella Iscritti si desidera estrapolare
tempo, in luogo degli operatori >, < e
=, possibile utilizzare Between. Il
tutti i corsisti nati nellanno 1988, nella riga Criteri del campo
criterio indicato nellesempio propoData di nascita necessario digitare >=01/01/1988 And
sto pu anche essere digitato nel seguente modo: Between 01/01/1988
<=31/12/1988: in questo modo, Access visualizzer solo gli
And 31/12/1988.
iscritti nati nellintervallo di tempo specificato.
Loperatore Not consente di escludere dallestrapolazione i record il cui campo corrisponde al criterio indicato. Per esempio, se dalla tabella Iscritti si desidera estrarre
tutti i corsisti, tranne quelli iscritti al corso CF02, nella riga Criteri del campo ID Corso
necessario digitare Not CF02 per escluderli dallinterrogazione.
Nella seguente tabella si riassumono i criteri di cui si parlato e gli effetti che producono. Va sottolineato che, ponendo pi criteri su campi diversi della stessa riga, si realizza una condizione And: la query restituir solo i record che contengono tutti i criteri impostati.
Campo
Citt
Data di nascita
ID Corso

Tipo di dato
presente nel campo
Testo
Data/ora
Testo

Criterio
da digitare

Risultato della query Elenco iscritti:


fra i corsisti, estrapola solo quelli...

Verona Or Vicenza

che risiedono a Verona e a Vicenza

>=01/01/1988 And <=31/12/1988

che sono nati nellanno 1988

Not CF02

che non sono iscritti al corso CF02

P Al database fin qui utilizzato stata aggiunta la query Elenco iscritti (basata sulla
tabella Iscritti). Per esercitarsi con luso degli operatori logici si consiglia di inserire, alternandoli, i criteri elencati nella tabella. Al termine, porre sulla stessa riga
dei campi Citt e Data di nascita i criteri indicati per realizzare una condizione And.

PROCEDURA
Apri il file 4.2.5 dalla cartella M8-Servizio
Nel Riquadro di spostamento fare clic destro sulla query Elenco iscritti e scegliere
Visualizzazione Struttura.
Nella riga Criteri del campo indicato nella tabella sopra riportata, digitare il criterio
proposto e fare clic sul pulsante Esegui per ottenere il risultato dellinterrogazione.
53

MODULO 8 Using databases

Fare clic sul pulsante Visualizza per tornare alla Visualizzazione Struttura, selezionare
il criterio impostato e premere Canc per eliminarlo.
Ripetere la procedura dal punto 2 per ogni criterio proposto in tabella. Al termine, nella riga Criteri dei campi Citt e Data di nascita digitare i criteri indicati e fare
clic su Esegui.
PERCORSO ALTERNATIVO

Lutilizzo delloperatore logico Or pu essere sostituito con linserimento di


un ulteriore criterio nella riga Oppure.
Considerando i criteri proposti nella tabella di pagina precedente, per ottenere come risultato lelenco dei corsisti che risiedono a Verona e a Vicenza
possibile digitare Verona nella riga Criteri del campo Citt e Vicenza nella riga
Oppure del medesimo campo.

4.2. 6

Utilizzare un carattere jolly in una query: *, %, ? oppure _


Nei criteri da impostare nelle query possono essere utilizzati i caratteri jolly, in grado
di rappresentare uno o pi caratteri.
Access supporta due set di caratteri jolly in quanto dispone del supporto di due standard SQL (Structured Query Language), ovvero di due modalit di interpretazione
delle sintassi in grado di gestire i dati memorizzati in un database: ANSI 89 e ANSI
92.
I caratteri jolly ANSI 89 si utilizzano in genere quando si eseguono query e operazioni di ricerca e sostituzione sui database di Access. I caratteri jolly ANSI 92, anche
se con qualche eccezione, si utilizzano invece per eseguire query sui progetti di Access, cio file di Access connessi a database di Microsoft SQL Server.
Per individuare ed eventualmente modificare limpostazione ANSI relativa a un
determinato database, dopo aver chiuso ogni oggetto, da scheda
fare clic su
Opzioni di Access, scegliere Progettazione oggetti quindi, nellarea
Struttura query, operare sulle caselle della sezione Sintassi compatibile
SQL Server (ANSI 92):
per individuare la sintassi ANSI di riferimento, con la casella di controllo Database
corrente deselezionata, il file aperto si basa sulla sintassi ANSI 89, diversamente si riferisce alla sintassi ANSI 92;
per modificare la sintassi ANSI di riferimento attivare (o disattivare) la casella di
controllo Database corrente e confermare con OK nel messaggio che avvisa delle conseguenze di tale operazione, tra cui lutilizzo di caratteri jolly diversi.

Nelle tabelle di pagina seguente elenchiamo alcuni dei caratteri jolly disponibili nei
due set, fornendo alcuni esempi di criteri e gli effetti prodotti. Tali criteri possono
anche essere digitati racchiusi tra virgolette anteponendo loperatore Like (ALike in
ANSI 92); diversamente, sar Access a inserirli in automatico.
54

4 Cercare informazioni
ANSI 89
Carattere jolly

Descrizione

Corrisponde a un numero qualsiasi di caratteri e pu


essere utilizzato in qualsiasi posizione

to*, restituir torno, tovaglia, topo ecc.


*to, restituir alto, pagamento, fatto ecc.
a*re, restituir attore, adattatore, attivare ecc.

Per esempio, digitando come criterio...

Corrisponde a qualsiasi singolo carattere alfabetico


(pu sostituire anche numeri se inseriti, per esempio,
in un campo di tipo Testo) e non pu essere utilizzato
in posizione iniziale

a?to, restituir alto, atto, arto ecc.


alt?, restituir alto, alte, alti ecc.
a??etto, restituir affetto, addetto, assetto ecc.
?ose, restituir un messaggio di errore

ANSI 92
Carattere jolly

Descrizione

Per esempio, digitando come criterio...

Corrisponde a un numero qualsiasi di caratteri e pu


essere utilizzato in qualsiasi posizione

to% restituir torno, tovaglia, topo ecc.


%to restituir alto, pagamento, fatto ecc.
a%re restituir attore, adattatore, agricoltore ecc.

Corrisponde a qualsiasi singolo carattere alfabetico


(pu sostituire anche numeri se inseriti, per esempio
in un campo di tipo Testo) e pu essere utilizzato
in qualsiasi posizione

a_to restituir alto, atto, arto ecc.


alt_, restituir alto, alte, alti ecc.
a__etto, restituir affetto, addetto ecc.
_ose, restituir rose, pose, cose ecc.

P Proseguendo con lesercizio proposto al punto 4.2.5, si consiglia di utilizzare la


query Elenco iscritti (basata sullo standard ANSI 89) per esercitarsi con luso dei
caratteri jolly, inserendo, alternandoli, i criteri elencati nella seguente tabella.

Campo
Cognome
ID Corso
Data di nascita
Nome

Tipo di dato
presente nel campo

Criterio
da digitare

Risultato della query Elenco iscritti:


fra i corsisti, estrapola solo quelli...

Testo

C*

il cui cognome inizia con la lettera C

Testo

*1

iscritti a qualsiasi corso di primo livello

Data/Ora

*/05/1988

che sono nati nel mese di maggio del 1988

Testo

Francesc?

che si chiamano Francesca o Francesco

PROCEDURA
Nella riga Criteri del campo indicato nella tabella, digitare il criterio proposto e
fare clic sul pulsante Esegui, oppure su Visualizza, per ottenere il risultato dellin-

terrogazione.
Fare clic sul pulsante Visualizza per richiedere di nuovo la Visualizzazione Struttura,
selezionare il criterio impostato e premere Canc per eliminarlo.
Ripetere la procedura per ogni criterio proposto in tabella.
Apri il file 4.2.6 ANSI 92 dalla cartella M8-Servizio
P Per esercitarsi con lo standard ANSI 92 si consiglia di ripetere nellesercizio proposto i criteri elencati nella tabella sopra riportata, sostituendo al carattere jolly *
il simbolo % e al carattere jolly ? il simbolo _.
55

MODULO 8 Using databases

4.2. 7

Modificare una query: aggiungere, modificare, eliminare dei criteri


Quando si esegue una query pu capitare che il risultato ottenuto non soddisfi in
modo preciso una specifica esigenza e produca, per esempio, un numero elevato oppure troppo esiguo di record.
Come abbiamo potuto verificare negli esercizi proposti, in qualsiasi momento in una
query possibile aggiungere, modificare o eliminare criteri in modo da ottenere
come risultato solo i record che rispondono a una precisa esigenza.
Per eseguire tali operazioni, nella query aperta in Visualizzazione Struttura:
per aggiungere criteri, fare clic nella riga Criteri del campo desiderato e digitare il criterio opportuno, ripetendo tale operazione per aggiungerne altri;
per modificare criteri, selezionare la parte di criterio da correggere e digitare la
nuova sintassi;
per eliminare un criterio, selezionarlo e premere il tasto Canc.

4.2. 8

Modificare una query: aggiungere, eliminare, spostare, nascondere,


visualizzare dei campi
Pu capitare di dover aggiungere campi a una query esistente, di mostrare o nascondere quelli inseriti, oppure di cambiarne lordine di visualizzazione.

Z Aggiungere, eliminare, spostare campi

CLIPPY
Per aggiungere un
campo nella struttura di una
query, prima di un campo gi
esistente, occorre trascinare il
campo della tabella che lo
contiene sul campo a sinistra
del quale si vuole operare linserimento.

P Proseguendo con lesercizio proposto al punto 4.2.5, nella query


Corsi Docente Krin si desidera aggiungere il campo E-mail,
eliminare il campo Libro di testo e spostare il campo Costo prima
di Data inizio.

PROCEDURA
Nel Riquadro di spostamento fare clic destro

sulla query desiderata e


scegliere Visualizzazione
Struttura.
Nella miniatura della tabella, fare doppio clic sul
campo da aggiungere alla query (in questo caso,
E-mail).

56

4 Cercare informazioni

Posizionare il mouse sul bordo superiore del campo da eliminare e, quando il

puntatore assume la forma di una freccia nera , fare clic per selezionarlo. Se si
desidera eliminare pi campi adiacenti, selezionare il primo e trascinare il mouse
per espandere la selezione in modo da comprendere anche gli altri.

Premere il tasto Canc, oppure, nella scheda Home, fare clic su Elimina.

Selezionare il campo da spostare come indicato al punto 3, trascinare e rilasciare


nel punto desiderato (in questo caso, tra i campi Corso e Data inizio).
PERCORSO ALTERNATIVO

Per spostare un campo possibile operare


anche in Visualizzazione Foglio dati: fare clic sullintestazione di colonna del campo da spostare e, tenendo premuto, trascinare nel punto
desiderato, quindi rilasciare il mouse.
Quando si esegue lo spostamento di campi in questa modalit di visualizzazione, tale
operazione non modifica la struttura della query, dove i campi mantengono la loro
posizione originaria.

Z Nascondere, mostrare campi


In Visualizzazione Struttura di una query, i campi mostrano una spunta nella casella di
controllo della riga Mostra: ci consente la loro presenza in Visualizzazione Foglio dati.
Tuttavia, bench un campo sia inserito, potrebbe essere necessario non visualizzarlo.
P Proseguendo con lesercizio, nella query Corsi Docente Krin si desidera nascondere il campo Data fine e poi mostrarlo nuovamente.

Nella riga Mostra fare clic nella casella di controllo del campo da nascondere per disattivarne la spunta, quindi fare clic su Esegui per verificare leffetto.

Per mostrare un campo nascosto, in Visualizzazione Struttura attivare la spunta nella relativa casella di controllo della riga Mostra.
57

MODULO 8 Using databases

In Visualizzazione Struttura, dopo aver nascosto un campo in cui non sono stati impostati criteri di selezione o di ordinamento, se si salvano le modifiche e si chiude la
query il campo verr eliminato.
PERCORSI ALTERNATIVI

In Visualizzazione Foglio dati, per nascondere un campo:


fare clic nella colonna (o nellintestazione) del campo desiderato,
nella scheda Home, gruppo Record, fare clic sul pulsante Altro e scegliere Nascondi campi;
fare clic destro sullintestazione di colonna e scegliere Nascondi
campi.
In Visualizzazione Foglio dati, per mostrare uno o pi campi nascosti:
fare clic in qualsiasi colonna o intestazione, nella scheda Home,
gruppo Record, fare clic sul pulsan La finestra Scopri
te Altro e scegliere Scopri campi.
colonne pu essere utilizzata
anche per nascondere campi:
Nella finestra i campi nascofare clic sulla casella di consti risultano deselezionati: fare clic
trollo per eliminare la spunta
e nascondere cos il corrisponnelle relative caselle di controllo
dente campo.
per mostrarli, quindi fare clic su
Chiudi;
fare clic destro su qualsiasi intestazione di colonna
e scegliere Scopri campi.

CLIPPY

In Visualizzazione Foglio dati i campi nascosti, dopo il salvataggio o la chiusura della


query, non verranno eliminati sebbene in essi non siano stati impostati criteri.

4.2. 9

Eseguire una query


Quando si crea o si modifica una query, per eseguirla, ossia per vederne il risultato,
possibile:
fare clic sul pulsante Esegui;
fare clic sul pulsante Visualizza;
fare clic sul pulldown del pulsante Visualizza e scegliere Visualizzazione Foglio dati.
Ogni volta che si apre una query in Visualizzazione Foglio dati linterrogazione viene
eseguita automaticamente e mostra i risultati.

58

4 Cercare informazioni

Prima di eseguire lesercizio, leggi il testo nel box a pag. 17

1. Da pulsante Start apri il programma Access.


2. Apri il database M8-Servizio\Prodotti-4, quindi da menu rapido apri la tabella Ferri da stiro in Visualizzazione Foglio dati.
3. Cerca il record del ferro da stiro denominato Hot, poi chiudi la finestra Trova e sostituisci.
4. Visualizza solo i record dei ferri da stiro di marca Imetec, poi torna a mostrarli tutti.
5. Utilizza la funzionalit di filtro in base a maschera per visualizzare solo i record dei ferri da stiro
acquistati dal fornitore F01 in data 05/05/2015, poi rimuovi il filtro applicato.
6. In Visualizzazione Struttura, crea una query sulla tabella Ferri da stiro: inserisci tutti i campi ed estrapola lelenco degli acquisti effettuati dal fornitore F02, esegui la query e salvala con il nome
Fornitore F02.
7. Modifica la query per ottenere, fra gli acquisti fatti dal fornitore F02, solo quelli avvenuti nel secondo semestre dellanno 2015, quindi esegui la query.
8. Affina il risultato ottenuto e opera per ottenere solo gli acquisti la cui quantit disponibile sia superiore a 15, esegui la query, salva le modifiche e poi chiudila.
9. Con il comando Struttura query, crea una query sulla tabella Ferri da stiro: inserisci tutti i campi ed
estrapola gli acquisti fatti dai fornitori F01 e F03; esegui la query e salvala con il nome Fornitori
F01-F03.
10. Modifica la query per ottenere, fra gli acquisti fatti dai fornitori F01 e F03, solo quelli il cui prodotto ha il prezzo compreso tra 70 e 250 euro; esegui linterrogazione.
11. Affina il risultato ottenuto e opera per visualizzare solo i prodotti la cui marca comincia con la
lettera R, poi esegui la query, quindi nascondi il campo Quantit disponibile.
12. In Visualizzazione Struttura sposta il campo ID Fornitore tra i campi Marca e Prezzo; salva la query e
chiudi il programma.
13. In una query, per estrapolare i record che hanno valori diversi da 1500, il criterio da digitare in
un campo :
_ #1500
_ //1500
_ <>1500
_ \\1500
14. Indica le affermazioni corrette.
Loperatore Or consente, in una query, di associare pi criteri per lo stesso campo.
In ANSI 92 il carattere jolly _ corrisponde a un numero qualsiasi di caratteri.
In ANSI 92 il carattere jolly % corrisponde a un numero qualsiasi di caratteri.
In una query, il criterio da digitare in un campo con tipo dato Testo una stringa di testo preceduta dalloperatore Between.

Puoi verificare la soluzione sul sito www.hoepliscuola.it dal link Attivit


(Attivit\Soluzioni\M8\M8-4_Esercizio di consolidamento).
59

ESERCIZIO DI CONSOLIDAMENTO

M 8-4

MODULO 8 Using databases

5 OGGETTI
Linserimento o la consultazione dei dati nelle tabelle avviene spesso attraverso
luso di maschere che si pongono quale interfaccia fra le corrispondenti tabelle e
lutente.
Esse si rivelano particolarmente utili quando il database assume dimensioni notevoli in quanto eliminano il disagio di agire frequentemente sulla tastiera o sulle
barre di scorrimento per aggiungere nuovi record o consultare quelli presenti nelle
tabelle.

5. 1 MASCHERE
5.1. 1

Comprendere che una maschera viene usata per visualizzare


e gestire i record
La maschera viene comunemente utilizzata per visualizzare i record presenti nella tabella e, in genere, per gestirli. In base alle diverse esigenze possibile creare una maschera che mostri un record alla volta, oppure pi record contemporaneamente (dal
comando Altre maschere), o ancora, che permetta linserimento dei campi scelti dallutente.
Inoltre, mediante la maschera possibile inserire o eliminare record, ordinarli e filtrarli e anche procedere con operazioni di modifica dei dati.

5.1. 2

Creare e assegnare un nome ad una maschera

CLIPPY
Luso dello strumento
Struttura maschera non viene considerato in quanto prevede lutilizzo
di funzionalit avanzate.

Nella scheda Crea, gruppo Maschere, sono disponibili gli strumenti per realizzare maschere e di seguito ne prendiamo in
considerazione alcuni.
Maschera: crea una maschera che consente la visualizzazione di
un record alla volta. Nel caso il record mostrato sia correlato
con altri, questi vengono mostrati sotto ad esso, in forma tabellare.
Maschera vuota: crea una maschera, priva di alcun elemento,
sprovvista di formattazioni e di eventuali controlli, in cui possibile inserire i campi desiderati delle tabelle presenti nel database.
Creazione guidata Maschera: crea una maschera in cui possibile
decidere quali campi inserire, il layout e lo stile da applicare.

Z Creare una maschera utilizzando Maschera


P Per esercitarsi con le maschere, viene utilizzato il database della precedente sezione. Nellesercizio proposto si utilizza Maschera per creare la maschera relativa
alla tabella Corsi.
60

5 Oggetti

PROCEDURA
Apri il file 5.1.2 dalla cartella M8-Servizio
Nel Riquadro di spostamento selezionare la tabella della quale si desidera creare la

relativa maschera.
Nella scheda Crea scegliere Maschera per ottenere una maschera con il nome della

tabella di riferimento di cui mostra il primo record e gli eventuali correlati nella
parte sottostante.
Nella barra di ac-

cesso rapido fare


clic su Salva; se
desiderato, digitare un nome diverso da quello
proposto, quindi
confermare con
OK.

Z Creare una maschera utilizzando Maschera vuota


P Proseguendo con lesercizio proposto, si utilizza Maschera vuota per creare la maschera Docenti in cui inserire tutti i campi dellomonima tabella.

PROCEDURA
Nella scheda Crea, gruppo Maschere,
fare clic su Maschera vuota.
Dal riquadro Elenco campi fare clic
sul simbolo
a sinistra di Docenti

per visualizzare tutti i campi della


relativa tabella e fare doppio clic su
quelli che si desidera inserire nella
maschera.
Nella barra di accesso rapido fare
clic su Salva, digitare il nome da assegnare alla maschera e confermare
con OK.

61

MODULO 8 Using databases

Z Crerare una maschera utilizzando Creazione guidata Maschera


P Proseguendo con lesercizio, si desidera creare la maschera Iscritti, relativa alla tabella Iscritti, in cui inserire tutti i campi, eccetto ID Iscritto, mantenendo invariato
il layout proposto.

PROCEDURA
Nel Riquadro di spostamento selezionare la tabella della quale si

desidera creare la relativa maschera.

CLIPPY
Nel caso venga avviata la procedura di Creazione
guidata Maschera senza aver
prima selezionato la tabella di
riferimento, nel primo passaggio necessario sceglierla dallelenco attivato operando sul
pulldown della casella Tabelle/
query.

Nella scheda Crea fare clic su Creazione guidata Maschera.


Selezionare i singoli campi e per ognuno fare clic sul pulsante

per includerlo nella query; per inserire tutti i campi con ununica
operazione, senza selezionarli, agire sul pulsante
e fare clic su
Avanti.

Scegliere il layout da applica-

re operando sul relativo pulsante di opzione e fare clic su


Avanti.
Mantenere il nome di salvataggio proposto, oppure selezionarlo e digitare quello
desiderato.

62

5 Oggetti

Mantenere selezionata lopzione Aprire la maschera per visualizzare o inserire informazioni (come in questo caso) per procedere con tali operazioni, oppure segliere
Modificare la struttura della maschera se si desidera attivare la Visualizzazione Struttura.
Fare clic su Fine: il programma salva la

maschera e mostra il primo record presente nella relativa tabella.

5.1. 3

Utilizzare una maschera per inserire nuovi record


La maschera, aperta in Visualizzazione Maschera, si utilizza spesso per inserire record
nella corrispondente tabella.
P Proseguendo con lesercizio proposto al punto 5.1.2, si desidera utilizzare la
maschera Iscritti per inserire, nella relativa tabella Iscritti, i record di seguito indicati.

Cognome

Nome

Indirizzo

CAP

Citt

Data di nascita

ID Corso

Prando

Manuela

Via Tevere, 12

36134

Vicenza

16/12/1987

CTC1

Peretti

Isabel

Via Pestrino, 118

37133

Verona

02/10/1987

CS01

Lonardi

Matteo

Piazza Obelisco, 55

35129

Padova

24/09/1988

CS02

PROCEDURA
Dopo aver aperto la maschera, nella scheda Home, gruppo Record, fare clic su

.
Nel primo campo digitare il dato da inserire, quindi premere il tasto Tab per spo-

starsi al successivo e proseguire nellinserimento di tutti i campi fino a completare il nuovo record.
Per aggiungere ulteriori record ripetere la procedura.
63

MODULO 8 Using databases

CLIPPY
Il layout di alcune
maschere presenta la possibilit di aggiungere record facendo clic nel primo campo
del record individuato dal
simbolo .

PERCORSI ALTERNATIVI

Per aggiungere record mediante una maschera possibile:


nella scheda Home, gruppo Trova, fare clic su Vai a e scegliere
Nuovo record (vuoto);
fare clic sul pulsante di navigazione
utilizzare la combinazione di tasti Ctrl e +.

Per posizionarsi in un campo, in base alla tipologia di maschera creata e alla visualizzazione richiesta, possibile utilizzare alcune delle combinazioni di tasti indicate al
punto 3.1.2.

5.1. 4

Utilizzare una maschera per eliminare record


Attraverso la maschera, oltre allinserimento di nuovi record, possibile procedere
con leliminazione di quelli che non interessano pi.
P Proseguendo con lesercizio proposto al punto 5.1.2, si desidera utilizzare la maschera Iscritti per eliminare, nella relativa tabella Iscritti, il record del corsista Piva
Claudio.
PROCEDURA
Nella casella Cerca della barra di navigazione digitare il contenuto di uno dei

campi da trovare.
Selezionare il record facendo clic sul

suo selettore, quindi, nella scheda


Home, gruppo Record, fare clic su Elimina,
oppure, nel menu, scegliere Elimina
record.
Fare clic su S per confermare leliminazione, che sar definitiva.

PERCORSI ALTERNATIVI

Per eliminare un record mediante una maschera, dopo averlo selezionato, scegliere
uno dei seguenti percorsi:
premere il tasto Canc;
utilizzare la combinazione di tasti Ctrl e -.
In entrambi i casi, confermare leliminazione facendo clic su S.
64

5 Oggetti

5.1. 5

Utilizzare una maschera per inserire, modificare, eliminare dati


in un record
Attraverso la maschera possibile intervenire sui dati di un record ed eseguire aggiunte, modifiche o eliminazioni:
per aggiungere dati, fare clic nel campo desiderato e procedere con la digitazione;
per modificare dati, selezionare il testo da cambiare e digitare quello nuovo;
per eliminare dati, selezionarli e premere il tasto Canc.

5.1. 6

Inserire, modificare testo nellintestazione, pi di pagina


di una maschera
Nella zona superiore di una maschera possibile aggiungere un titolo oppure, nella
parte inferiore, unannotazione (numero di pagina, data ecc.) che si presentano in automatico in tutti i record visualizzati.
Per intervenire nelle sezioni intestazione e/o pi di pagina si pu operare:
in Visualizzazione Layout, per modificare testo, eliminarlo o inserire controlli predefiniti (il titolo, il numero di pagina, la data e lora);
in Visualizzazione Struttura, per eseguire qualsiasi modifica o inserimento, anche di
etichette personalizzate. In questa modalit la maschera si presenta come una griglia su cui sono disposti i diversi campi immessi in fase di creazione, ognuno con la
relativa casella in cui visualizzare il dato inserito.

Z Inserire e modificare testo nellintestazione di una maschera


in Visualizzazione Layout
P Proseguendo con lesercizio proposto al punto 5.1.2, nella maschera Iscritti si desidera inserire nellintestazione il controllo che mostra la data e lora, poi modificare il titolo aggiungendo ai corsi.
PROCEDURA
Fare clic destro in un punto vuoto dellintestazione della maschera e scegliere
Visualizzazione Layout.
Per inserire la data e lora, nel gruppo Intestazione/Pi di pagina della scheda contestuale Progettazione
di Strumenti layout maschera, fare clic sul pulsante

: se desiderato, modificare la proposta di


default facendo clic nelle caselle di controllo e/o nei
pulsanti di opzione, quindi confermare con OK.
Per modificare il titolo , fare due
CLIPPY
clic non consecutivi su di esso (in al Se la maschera
ternativa, operare sul pulpriva di titolo, facendo clic sul
pulsante
il programma
sante
) e procedere
provvede ad inserirne uno in
come
desiderato:
selezionaautomatico.
re e cancellare, oppure inserire testo aggiuntivo.
65

MODULO 8 Using databases

Z Inserire testo nellintestazione di una maschera in Visualizzazione


Struttura
P Proseguendo con lesercizio proposto al punto 5.1.2, nella maschera Iscritti si desidera inserire nellintestazione letichetta Corsista.
PROCEDURA
Fare clic destro in un punto vuoto dellintestazione della maschera e scegliere
Visualizzazione Struttura.
Nella scheda contestuale Progettazione di Strumenti struttura maschera fare clic sul
pulsante Etichetta.

Posizionarsi nella sezione Intestazione maschera, fare clic e, tenendo pre-

muto, trascinare in diagonale per tracciare larea in cui inserire il testo.


Digitare il contenuto desiderato,
poi fare clic sul pulsante Visualizza

per vedere lesito dellinserimento in Visualizzazione Maschera.

66

5 Oggetti

Z Inserire testo nel pi di pagina di una maschera in Visualizzazione


Struttura
P Proseguendo con lesercizio proposto, nella maschera Iscritti si desidera inserire il
pi di pagina Iscritto 2015.

PROCEDURA
Fare clic sul pulldown del pulsante Visualizza e scegliere Visualizzazione Struttura.
Posizionare il mouse sulla linea di demarcazione tra Pi di pagina maschera e lo sfon-

do azzurro e, quando il puntatore assume


la forma di una barra con freccia a doppia
punta, fare clic e trascinare in basso per ottenere la sezione in cui inserire il pi
di pagina.

CLIPPY
Per visualizzare o nascondere le sezioni intestazione e pi di pagina, fare clic destro in un
punto vuoto della maschera e scegliere
Intestazione/pi di pagina maschera.
Se tale pulsante risulta attivo significa che almeno una delle due sezioni gi visualizzata e contiene del testo. In questo caso, operando su detto comando, un messaggio avvisa che leliminazione delle sezioni comporter anche la cancellazione del contenuto presente.

Proseguire come indicato al punto 2 della precedente procedura: per tracciare


larea posizionarsi nella sezione Pi di pagina maschera, quindi inserire il testo desiderato (in questo caso, Iscritto 2015).

Fare clic sul pulsante Visualizza per vedere lesito dellinserimento.

Z Modificare testo nel pi di pagina di una maschera


P Proseguendo con lesercizio, nella maschera Iscritti si desidera modificare il testo
presente nel pi di pagina con Iscritto anno 2015.
PROCEDURA
Fare clic sul pulldown del pulsante Visualizza e scegliere Visualizzazione Struttura.
Fare clic sulletichetta desiderata per selezionarla.
67

MODULO 8 Using databases

Fare clic nel punto in cui si deve inserire o modificare il contenuto e digitare
quanto desiderato, oppure selezionare e premere il tasto Canc per eliminare

testo.

Fare clic sul pulsante Visualizza per vedere lesito della modifica in Visualizzazione
Maschera.

68

5 Oggetti

M 8-5

1. Da pulsante Start apri il programma Access.


2. Apri il database M8-Servizio\Prodotti-5.
3. Utilizza la procedura Maschera e crea la maschera Fornitori relativa allomonima tabella.
4. Operando dallapposito pulsante modifica il titolo in Fornitori ferri da stiro.
5. Inserisci la data e lora mantenendo le opzioni di default.
6. Salva la maschera mantenendo il nome proposto, poi chiudila.
7. Mediante la procedura di Creazione guidata Maschera crea la maschera Ferri da stiro relativa allomonima tabella. Includi tutti i campi e mantieni il layout A colonne.
8. Utilizza la maschera appena creata per inserire i seguenti record.
ID
prodotto

Denominazione

Marca

Prezzo

Quantit
disponibile

Data ultimo
acquisto

ID
fornitore

RW5060

Focus pi

Rowenta

97,00

70

10/12/2015

F01

RW9580

Very hot

Rowenta

340,80

12/05/2015

F01

RW600

Autosteam 2

Rowenta

55,90

36

07/11/2015

F01

SC6000

Stirella pi

Simac

153,50

12

16/09/2015

F02

IT9712

Speedy

Imetec

213,70

28/09/2015

F02

9. In Visualizzazione Struttura, inserisci nellintestazione, a destra di Ferri da stiro, letichetta Modelli pi


richiesti, poi verifica il risultato in Visualizzazione Maschera.
10. In Visualizzazione Struttura, nel pi di pagina della maschera inserisci il testo Situazione magazzino
al 31/12/2015, poi verifica il risultato in Visualizzazione Maschera.
11. Salva le modifiche eseguite e chiudi Access.
12. Con la procedura Maschera non possibile:
_ scegliere la tabella di riferimento
_ decidere quali campi includere
_ modificare lintestazione
_ inserire la data e lora
13. La maschera pu essere utilizzata per:
visualizzare i record contenuti nella relativa tabella
creare query per estrapolare i dati
inserire e modificare report
aggiungere ed eliminare record

Puoi verificare la soluzione sul sito www.hoepliscuola.it dal link Attivit


(Attivit\Soluzioni\M8\M8-5_Esercizio di consolidamento).
69

ESERCIZIO DI CONSOLIDAMENTO

Prima di eseguire lesercizio, leggi il testo nel box a pag. 17

MODULO 8 Using databases

6 STAMPA
In alcune circostanze pu essere necessario riprodurre su carta i dati di tabelle o il risultato di query; altre volte, invece, occorre esportare il risultato di una query, o i dati
memorizzati in una tabella, in file di altro formato per una successiva rielaborazione.

6. 1 REPORT, ESPORTAZIONE DI DATI


6.1. 1

Comprendere che un report viene utilizzato per stampare


informazioni selezionate da una tabella o da una query
Il report loggetto del database preposto alla stampa dei dati e permette di presentare il contenuto di tabelle, oppure il risultato di query, con una particolare veste grafica. Mediante il report possibile decidere quali campi di una tabella o di una query
stampare, fornendo cos su carta informazioni mirate, in grado di soddisfare specifiche esigenze. Inoltre, esso consente di eseguire raggruppamenti e ordinamenti di dati
sui quali in grado di effettuare calcoli.

6.1. 2

Creare e assegnare un nome ad un report basato su una tabella,


una query

CLIPPY
Luso dello strumento Struttura report non viene
considerato in quanto prevede
lutilizzo di funzionalit avanzate.

Nella scheda Crea, gruppo Report, sono disponibili gli strumenti


per realizzare report e di seguito ne prendiamo in considerazione alcuni.
Report: crea un report semplice a cui possibile aggiungere raggruppamenti e ordinamenti.
Report vuoto: crea un report vuoto in cui possibile definire unintestazione personalizzata e decidere quali campi inserire, prelevandoli
anche da tabelle diverse.
Creazione guidata Report: crea un report in cui possibile decidere i
campi da inserire, il layout e lo stile da applicare e richiedere, nei diversi passaggi, di raggruppare i record rispetto a uno o pi campi, di
ordinarli in modo crescente o decrescente e di eseguire calcoli.

Z Creare un report utilizzando Report


P Per esercitarsi con i report, viene utilizzato il database della precedente sezione.
Nellesercizio proposto si desidera creare il report Corsi per presentare i dati dellomonima tabella.
PROCEDURA
Apri il file 6.1.2 dalla cartella M8-Servizio
Nel Riquadro di spostamento selezionare la tabella o la query della quale si desidera

creare il report.
Nella scheda Crea, gruppo Report, fare clic su Report.
70

6 Stampa

Viene mostrato il report in Visualizzazione


Layout con tutti i campi

delloggetto selezionato allavvio della procedura, di cui presenta


in automatico lintestazione, il numero di pagina e la somma sul
campo di tipo Valuta. Le
linee tratteggiate che
appaiono lungo i bordi
del report individuano i
margini di stampa.
Nella barra di accesso rapido fare clic su Salva: se desiderato, digitare un nome diverso da quello proposto, quindi confermare con OK.
Qualora si desiderasse stampare il report, prima di procedere opportuno controllare quale sar il risultato: fare clic sul pulldown del pulsante Visualizza e scegliere Anteprima di stampa (per disattivarla, fare clic su Chiudi anteprima di stampa).

Z Creare un report utilizzando Report vuoto


P Proseguendo con lesercizio proposto, si desidera creare il report Iscritti ai corsi
prelevando il campo Corso dalla tabella Corsi, il campo Cognome dalla tabella
Docenti e i campi Cognome e Nome dalla tabella Iscritti.
PROCEDURA
Nella scheda Crea fare clic su Report vuoto.
Viene proposto in Visualizzazione Layout un report vuoto, privo di intestazione, con
a destra il riquadro Elenco campi che mostra le tabelle disponibili nel database.
Fare clic sul simbolo

a
sinistra della tabella desiderata per espandere
lelenco dei campi in essa
contenuti e fare doppio
clic su quelli da inserire nel
report.

71

MODULO 8 Using databases

Ripetere il punto 3 per ogni

tabella della quale si desidera


includere i campi nel
report.

CLIPPY
possibile includere
campi in un report anche da menu
rapido: fare clic destro sul campo
da inserire e scegliere Aggiungi
campo alla visualizzazione.

Nella barra di accesso rapido


fare clic su Salva: digitare il

nome che si desidera assegnare al report e confermare


facendo clic su OK.
Nel Riquadro di spostamento le
sezioni delle tabelle i cui
campi sono stati inclusi nel
report mostreranno licona
delloggetto appena creato.
Attivando lAnteprima di stampa si potr notare che il report privo di intestazione e
numero di pagina.

Z Creare un report utilizzando Creazione guidata Report


Nelle procedure appena descritte, raggruppamenti e ordinamenti si eseguono dopo
essere giunti alla creazione del report; con la procedura di Creazione guidata Report tali
operazioni si compiono durante le fasi di cui essa si compone.
Prendendo in considerazione la tabella Corsi, risulterebbe pi agevole alla lettura ottenere i record raggruppati per ID Docente, in modo tale che questo dato compaia una
volta sola e si possano vedere tutti i corsi a esso relativi; sarebbe utile anche ordinarli in
modo crescente oppure decrescente e richiedere lesecuzione di calcoli sul loro costo.
P Proseguendo con lesercizio proposto, si desidera creare il report per presentare
i dati della tabella Corsi in cui:
includere tutti i campi;
raggruppare i record rispetto al campo ID Docente;
richiedere un ordinamento crescente sul campo Corso e il costo medio dei corsi
di ogni gruppo;
applicare il layout Con rientri, quindi salvare il report con il nome Corsi1.
Si consiglia poi di confrontare il risultato ottenuto con quello del report Corsi, sempre relativo allomonima tabella.
72

6 Stampa

PROCEDURA
Nel Riquadro di spostamento selezionare la tabella o la query della quale si desidera

creare il report.
Nella scheda Crea, gruppo Report, fare clic su
Creazione guidata Report.
Nella finestra, la casella Tabelle/query propo-

ne loggetto selezionato al punto 1, diversamente fare clic sul suo pulldown e sceglierlo dallelenco.
Selezionare i singoli campi e per ognuno
fare clic sul pulsante
per includerlo
nella query; per inserire tutti i campi con
ununica operazione, senza selezionarli,
agire sul pulsante
e fare clic su Avanti.
Nella finestra, Access propone in automatico il raggruppamento sul campo ID Docente.
Qualora non fosse proposto, nella sezione
sinistra selezionare il campo sul quale richiedere di raggruppare i record e fare clic sul
pulsante
e poi su Avanti.

Se si desidera ordinare in modo crescente

oppure decrescente i record di ciascun


gruppo in base a uno o pi campi, fare clic
sul pulldown della casella e selezionare il
campo desiderato a cui sar applicato lordinamento crescente; diversamente, fare clic
sul pulsante Crescente per cambiarlo.
Per richiedere lesecuzione di calcoli sui record, fare clic su Opzioni di riepilogo e nella finestra richiedere loperazione desiderata,
quindi fare clic su OK e poi su Avanti.
Scegliere il layout desiderato e lorientamento del foglio (in questo caso, mantenere Verticale), poi fare clic su Avanti.
Nella casella selezionare il nome e digitare
quello desiderato, oppure non intervenire
per mantenere quello proposto.

73

MODULO 8 Using databases

Fare clic su Fine per visualizzare lanteprima del report: alcuni campi potrebbero

non essere mostrati completamente, di conseguenza sar necessario intervenire


modificandone la dimensione e/o la collocazione (vedi punto 6.1.3).

Costo medio dei corsi del gruppo


Raggruppamenti

Campi di cui
modificare la
collocazione e/o
la dimensione
perch non
visibili

Ordinamenti

PER SAPERNE DI PI
CREARE UN REPORT DI ETICHETTE
P Considerando lesercizio proposto, potrebbe essere necessario inviare delle lettere agli iscritti per fornire informazioni sui corsi. A tale proposito, pu risultare comodo creare un report
di etichette da stampare sugli appositi fogli, prelevando i dati dalla tabella Iscritti.
PROCEDURA
Nel Riquadro di spostamento, selezionare la tabella o la query che contiene i dati che interessano e nella scheda Crea fare clic su
.
Nel primo passaggio della creazione guidata scegliere la dimensione delle etichette e fare clic
su Avanti.
Se desiderato, impostare un diverso tipo, dimensione e colore del carattere e fare clic su Avanti.
Nella sezione Etichetta modello digitare un vocativo (in questo caso, Egregio Signor/Gentile
Signora) e premere il tasto Invio.
Nella sezione sinistra selezionare il campo da
includere (in questo caso, Cognome) e fare clic
su
; premere la barra spaziatrice, selezionare il successivo campo (in questo caso, Nome),
fare clic su
, quindi premere il tasto Invio.
Proseguire nellinserimento disponendo i campi in modo adeguato ai fini della stampa (per
esempio, come mostrato nellimmagine a lato),
quindi fare clic su Avanti.
74

6 Stampa

Se desiderato, scegliere di ordinare le etichette in base a un determinato campo e


fare clic su Avanti.
Nella casella selezionare il nome proposto
e digitare quello desiderato, oppure non
intervenire per mantenere quello proposto, quindi fare clic su Fine.

6.1. 3

Modificare la collocazione dei campi di dati e le intestazioni


allinterno di un report

CLIPPY
Se nel report sono
stati impostati raggruppamenti e richiesti calcoli saranno
presenti anche le corrispondenti sezioni di Intestazione e
Pi di pagina.

Se il report generato non soddisfa le proprie aspettative possibile modificarlo, sia dal punto di vista della collocazione degli elementi che
contiene, sia riguardo le loro dimensioni, operando in Visualizzazione
Layout oppure in Visualizzazione Struttura. In questultima modalit, il report si presenta suddiviso in sezioni :
Intestazione report e Pi di pagina report, i cui contenuti saranno presenti rispettivamente sulla prima e sullultima pagina del report;
Intestazione pagina e Pi di pagina pagina, i cui contenuti verranno visualizzati su ogni pagina del report;
Corpo, che presenta i record della tabella o query di riferimento.
Nelle sezioni sono disposti i diversi campi immessi in fase di creazione,
ognuno con la relativa casella in cui visualizzare il dato inserito.
P Proseguendo con lesercizio proposto al punto 6.1.2 nella procedura Creare un report utilizzando Creazione guidata Report, si desidera impostare il foglio in orizzontale, cambiare le dimensioni dei
campi Corso, Data inizio, Data fine, Costo, Libro di testo e Media e modificare la collocazione del campo ID Corso (come da immagine a
pagina seguente), in modo che non siano sovrapposti. Infine, si
vuole collocare lintestazione Corsi1 in posizione centrale.

PROCEDURA
Fare clic destro sulla linguetta del report in cui si desidera eseguire modifiche e
scegliere Visualizzazione Layout.
Nella scheda Imposta pagina di Strumenti layout report, fare clic su Orizzontale.
Fare clic nella colonna del campo di cui si desidera cambiare le dimensioni (in
questo caso, Corso), tenere premuto il tasto Ctrl e fare clic sulla rispettiva etichetta

(intestazione di colonna) per selezionarla.


75

MODULO 8 Using databases

Posizionarsi sul bordo sinistro o

destro della selezione e, quando


il puntatore assume la forma di
una freccia a doppia punta, fare
clic e trascinare verso linterno
per restringere, oppure verso
lesterno per allargare; ripetere
loperazione per cambiare le dimensioni e di eventuali altri
campi (come mostrato nelle immagini).
Fare clic nella colonna del campo
ID Corso da collocare in unaltra
posizione, tenere premuto il
tasto Ctrl e fare clic sulla rispettiva etichetta (intestazione di colonna) per selezionarla.
Posizionarsi al centro della selezione e, quando il puntatore assume la forma di una freccia a
quattro punte, fare clic e trascinare nel punto desiderato; ripetere loperazione per spostare
eventuali altri campi.
Fare clic sullintestazione e procedere come indicato al punto 6 per
collocarla in posizione centrale.
Fare clic destro in un punto vuoto
del report e scegliere Anteprima di
stampa, o agire sullomonimo pulsante a destra della riga di stato
per visualizzare il report cos come sar riprodotto su carta.

PERCORSI ALTERNATIVI

In Visualizzazione Layout e in Visualizzazione Struttura si possono utilizzare anche i seguenti percorsi.


Per allargare o restringere un campo, dopo averlo selezionato, nella scheda Progettazione operare sul pulsante Finestra delle propriet e, nella scheda Formato, impostare
nuovi valori nelle caselle Larghezza e Altezza.
Per modificare la collocazione di un campo, dopo averlo selezionato:
nella scheda Progettazione, fare clic su Finestra delle propriet (oppure, da menu rapido attivato sul campo, scegliere Propriet);
nella scheda Formato della Finestra delle propriet selezionare il valore della casella
Sinistra e digitare quello desiderato (maggiore per spostamenti verso destra e minore per collocazioni verso sinistra);
premere Invio, oppure fare clic sul pulsante Chiudi della Finestra delle propriet affinch la nuova impostazione abbia effetto.
76

6 Stampa

6.1. 4

Presentare campi specifici in un report raggruppati per somma, minimo,


massimo, media, conteggio, con punti di interruzione adeguati

In un report possibile richiedere lesecuzione di calcoli su specifici campi e, quando


si impostano dei raggruppamenti, Access in grado di fornire, per esempio, la
somma, il valore medio, il valore minimo ecc. di ogni gruppo.
Come abbiamo visto al punto 6.1.2, utilizzando la procedura Creare
CLIPPY
un report utilizzando Creazione guidata Report, raggruppamenti e
calcoli si impostano in modo molto semplice durante la creazione del
In tale procedura il
pulsante Opzioni di riepilogo
report; diversamente, negli altri casi, tali operazioni si richiedono dopo
attivo solamente se stato seaverlo
generato. Nelle procedure che seguono stata richiesta la melezionato almeno un livello di
gruppo e se esiste almeno un
dia dei valori presenti in un campo; con le stesse modalit possibile ricampo numerico.
chiedere altri calcoli quali somma, minimo, massimo e conteggio.

Z Raggruppare, calcolare e inserire punti di interruzione


in visualizzazione Layout report
P Proseguendo con lesercizio proposto al punto 6.1.2 con la procedura Creare
un report utilizzando Report, nel report Corsi si desidera richiedere un raggruppamento sul campo ID Docente e la media del costo dei corsi di ogni gruppo.
PROCEDURA
Apri il file 6.1.4 dalla cartella M8-Servizio
Aprire il report in Visualizzazione Layout, quindi, nella scheda Progettazione, gruppo Raggruppamento e totali, fare clic su Raggruppa e ordina.
Nella finestra Raggruppamento, ordinamento e totale fare clic su Aggiungi gruppo.
Nellelenco fare clic sul campo sul quale si desidera richiedere il raggruppa-

mento per ottenerlo in modo immediato; per favorire la lettura dei dati, il
campo viene automaticamente collocato come primo del report.
Fare clic sulletichetta o nel campo in cui si desidera richiedere lesecuzione del calcolo ,
CLIPPY
quindi nella scheda Progettazione, gruppo
Raggruppamento e totali, fare clic su Totali e
Tra le operazioni disponibili nel menu Totali, Connellelenco scegliere loperazione desiderata
teggio record fornisce il nume(in questo caso, Media).
ro di tutti i record del report
indipendentemente dal fatto
che sia presente un valore nel
campo selezionato; Conteggio
valori determina il numero dei
record in cui presente un valore nel campo selezionato.

Per aggiungere una nota descrittiva, fare clic destro sulla media di un gruppo e
scegliere Imposta didascalia.
77

MODULO 8 Using databases

Dimensionare i campi come gi indicato.


Qualora la colonna Costo presenti un totale, oppure una media tota-

le e tale dato non interessi (come in questo caso), fare clic destro su
di esso e scegliere Elimina.
Per verificare il risultato ottenuto, fare clic destro in un punto vuoto
del report e scegliere Anteprima di stampa.

Z Raggruppare, calcolare e inserire punti di interruzione


in visualizzazione Struttura
P Per esercitarsi con questa procedura, si propone nuovamente lesercizio di pagina precedente, da svolgere per in Visualizzazione Struttura. A tale scopo si consiglia di aprire il file indicato per avere il report Corsi, cos come ottenuto al punto
6.1.2 con la procedura Creare un report utilizzando Report.
PROCEDURA
Apri il file 6.1.4 dalla cartella M8-Servizio
Fare clic destro sul report desiderato e scegliere Visualizzazione Struttura.
Verificare, nella scheda Progettazione, gruppo Raggruppamento e totali, che il comando Raggruppa e ordina sia gi attivo, diversamente fare clic su di esso.
In questa modalit di visualizzazione il campo sul quale si richiede il raggruppa-

mento non viene spostato in automatico allinizio del report per cui, con la tecnica
del trascinamento, occorre spostare il campo
ID Docente in modo che
sia il primo a sinistra.
Nella finestra Raggruppamento, ordinamento e
totale gi proposto il
raggruppamento sul
campo ID Docente; diversamente, fare clic su
Aggiungi gruppo e scegliere ID Docente.
Fare clic su Altro, nellelenco fare clic sul pulldown di senza sezione pi
di pagina e scegliere con
una sezione pi di pagina
per ottenere larea in cui
richiedere il calcolo della
media per ogni gruppo
di corsi di ogni docente.
Proseguire come indicato ai punti 4, 5 e 6
della precedente procedura operando poi
nella scheda Struttura.
78

6 Stampa

Dimensionare e spostare opportunamente i campi e restringere le sezioni .


Attivare Anteprima di
stampa per verificare il

risultato ottenuto.

CLIPPY
In Visualizzazione Struttura lo sfondo bianco (sezione) corrisponde al foglio di carta su cui sar stampato il report. Se durante la modifica del report si
desidera richiedere Anteprima di stampa, potrebbe comparire un messaggio in cui
si viene avvisati che la larghezza della sezione maggiore della larghezza della
pagina e, non essendo presenti elementi in tale spazio aggiuntivo, alcune pagine potrebbero essere stampate vuote. Per evitare ci, utilizzando la barra di scorrimento orizzontale, scorrere il report fino a raggiungere, sul lato destro, la fine
della sezione, posizionarsi sul bordo e, quando il puntatore assume la forma di una barra con freccia a doppia punta, fare
clic e trascinare verso linterno fino al punto desiderato. Allo stesso modo possibile intervenire per aumentare o diminuire larea delle diverse sezioni (Intestazione report, Intestazione pagina ecc.).

PERCORSI ALTERNATIVI

In Visualizzazione Layout, facendo clic destro sul campo desiderato possibile:


richiedere un raggruppamento scegliendo Raggruppa secondo
seguito dal nome del campo selezionato, come per esempio
Raggruppa secondo ID Docente;
richiedere lesecuzione di un calcolo scegliendo Totale seguito
dal nome del campo selezionato, come per esempio Totale
Costo e selezionando nel menu a scomparsa loperazione desiderata.
In Visualizzazione Struttura, facendo clic destro sul campo desiderato possibile:
richiedere un raggruppamento scegliendo Raggruppa secondo;
richiedere lesecuzione di un calcolo scegliendo Totale e selezionando nel menu a
scomparsa loperazione desiderata.

6.1. 5

Inserire, modificare il testo nellintestazione, pi di pagina


di un report
Quando si crea un report utilizzando i comandi Report e Creazione guidata Report,
Access inserisce in automatico nelle zone intestazione o pi di pagina il nome della tabella o della query di riferimento, la data e la numerazione delle pagine. Se invece si
crea un report mediante il comando Report vuoto, tali aree non presentano alcun elemento. In entrambi i casi comunque possibile inserire testo o modificare quello presente.
Per intervenire nelle sezioni intestazione e/o pi di pagina si pu operare:
in Visualizzazione Layout, per modificare testo, eliminarlo o inserire controlli predefiniti (il titolo, il numero di pagina, la data e lora);
in Visualizzazione Struttura, per eseguire qualsiasi modifica o inserimento, anche di
etichette personalizzate.
79

MODULO 8 Using databases

Z Intervenire nellintestazione e nel pi di pagina di un report


in Visualizzazione Layout
P Nellesercizio proposto, si desidera inserire il titolo (e poi modificarlo in Iscritti ai
corsi anno 2015), la numerazione delle pagine e la data nel report Iscritti ai corsi
creato al punto 6.1.2 mediante la procedura Creare un report utilizzando Report vuoto.
PROCEDURA
Apri il file 6.1.5 dalla cartella M8-Servizio
Nel Riquadro di spostamento fare clic destro sul report desiderato, quindi scegliere Visualizzazione Layout.
Per inserire testo, nella scheda Progettazione,
gruppo Intestazione/Pi di pagina, fare clic su

.
Fare clic su

e nella finestra scegliere il formato, la


posizione (in questo caso, fare clic su In basso (pi di
pagina)) e lallineamento, quindi fare clic su OK.

CLIPPY
Scegliendo In basso (pi di pagina) il numero di pagina si posiziona, ovviamente, nella sezione Pi di pagina pagina, in modo da essere presente in ogni foglio di cui si compone il report. Diversamente,
il Pi di pagina report viene mostrato solo nellultima pagina.

Fare clic su

: se desiderato, modificare la proposta di default facendo clic nelle caselle di controllo e/o
nei pulsanti di opzione, quindi fare clic su OK.
Per modificare il titolo, fare due clic non consecutivi su
di esso (oppure fare clic su
) e procedere come desiderato: selezionare e cancellare, oppure inserire testo
aggiuntivo.

Z Intervenire nellintestazione e nel pi di pagina di un report


in Visualizzazione Struttura
P Proseguendo con lesercizio proposto, nel report Corsi si desidera modificare lintestazione aggiungendo a Corsi il testo di lingua e inserendo letichetta Anno 2015
nel pi di pagina del report.
PROCEDURA
Nel Riquadro di spostamento fare clic destro sul report desiderato e scegliere Visualizzazione Struttura.
80

6 Stampa

Nella sezione Intestazione report, per

CLIPPY
Se si desidera inserire unintestazione e/o un pi di pagina report in un report in cui non sono stati inseriti, per esempio,
n titolo, n data o numerazione delle pagine (come quando si crea
un report utilizzando il comando Report vuoto), in Visualizzazione
Struttura le sezioni Intestazione report e Pi di pagina report non
sono mostrate. Per visualzzarle, fare clic destro in qualsiasi punto
del report e scegliere
Intestazione/pi di pagina report.

CLIPPY
Come in Visualizzazione
Layout, anche in Visualizzazione
Struttura possibile inserire testo
predefinito quale il titolo, la data
e la numerazione delle pagine mediante i comandi del gruppo Controlli della scheda Progettazione.

6.1. 6

modificare il testo delletichetta, procedere come indicato al punto 5


della precedente procedura.
Per inserire testo nella sezione
Pi di pagina report, se larea non fosse
visibile, posizionare il mouse sulla
linea di demarcazione tra la sezione e
lo sfondo azzurro e, quando il puntatore assume la forma di una barra con
una freccia a doppia punta, fare clic e
trascinare in basso.
Nella scheda Progettazione, gruppo
Controlli, fare clic su Etichetta
.
Posizionarsi nella sezione Pi di pagina
report, fare clic e, tenendo premuto,
trascinare in diagonale per tracciare
larea in cui inserire il testo ,
quindi rilasciare il mouse.
Digitare il contenuto desiderato e verificare in Anteprima di stampa il risultato ottenuto.

Esportare una tabella, il risultato di una query in formato foglio


elettronico, testo (.txt, .csv), XML allinterno di ununit disco
Pu capitare di dover utilizzare con un altro programma i dati contenuti in un database; a tale scopo, si procede con lesportazione delle tabelle o delle query in cui essi
sono memorizzati attribuendo, durante loperazione, il formato desiderato.
I comandi che avviano la procedura guidata per lesportazione sono disponibili nella
scheda Dati esterni, gruppo Esporta.

Z Esportare una tabella in formato foglio di calcolo


P Proseguendo con lesercizio proposto al punto 6.1.5, si desidera esportare la tabella Docenti in Documenti, attribuendole il formato di foglio di calcolo.

PROCEDURA
Nel Riquadro di spostamento selezionare, oppure aprire, la tabella o la query da

esportare.
Nella scheda Dati esterni, gruppo Esporta, fare clic su Excel.
Nella casella Nome file vengono mostrati il percorso di archiviazione predefinito e
81

MODULO 8 Using databases

il nome assegnato al file, che uguale a


quello delloggetto selezionato allavvio.
Quindi:
per modificare il nome del file, selezionarlo e digitare quello desiderato;
per definire un diverso percorso di archiviazione, fare clic sul pulsante Sfoglia
e nel Riquadro di spostamento selezionare lunit o la cartella di destinazione,
quindi fare clic su Salva.
Fare clic nella casella Formato file se si desidera attribuire un formato diverso da
quello proposto.
Fare clic sulla casella di controllo Esporta dati con formattazione e layout per salvare

le caratteristiche estetiche applicate. Attivando questa casella, Access rende disponibile anche la successiva e, spuntandola, al termine delle operazioni si ottiene
lapertura del file di destinazione.
Fare clic su OK e poi su Chiudi.

Z Esportare una tabella in formato file di testo


P Proseguendo con lesercizio proposto al punto 6.1.5, si desidera esportare la tabella Docenti in Documenti, attribuendo il formato file di testo (.txt e poi .csv).
PROCEDURA
Nel Riquadro di spostamento selezionare la tabella o la query da esportare.
Nella scheda Dati esterni, gruppo Esporta, fare clic su File di testo.
Se si desidera modificare il percorso di archiviazione e il nome assegnato, esegui-

re quanto indicato al punto 3 della precedente procedura.


Nella finestra, in base alle proprie necessit, scegliere uno dei seguenti percorsi:

per ottenere i dati in colonna allinterno di una tabella con linclusione della
prima riga dei campi, fare clic nella casella di controllo Esporta dati con formattazione e layout e confermare con OK. Nella successiva finestra mantenere la codifica predefinita, oppure sceglierne una
diversa e fare clic su OK;
per ottenere i dati disposti in campi separati da caratteri, fare clic su OK, scegliere la modalit di esportazione dei
dati Delimitato. I campi sono separati da
caratteri come virgole o tabulazioni e fare
clic su Avanti. Nella successiva finestra,
selezionare il delimitatore per il campo
e attivare lapposita casella di controllo
per includere la prima riga dei campi.
Fare clic su Avanti e poi su Fine.
Fare clic su Chiudi.
82

6 Stampa

CLIPPY
Lestensione .csv (comma separated values, valori separati da virgole) identifica un
formato che rende i file di testo
facilmente trasferibili e convertibili dai diversi software. Proprio per questo motivo tale
formato viene utilizzato per
limportazione e lesportazione di dati in fogli elettronici e
in database.

Per creare un file con estensione .csv, ripetere i punti 1 e 2 della


procedura appena descritta; sostituire lestensione .txt con .csv, fare clic
su OK e poi su Avanti; spuntare la casella di controllo Includi nomi di
campo nella prima riga, fare clic su Avanti e poi su Fine. Concludere facendo clic su Chiudi.

Un altro modo per creare un file con estensione .csv consiste nellesportare la tabella
in formato foglio di calcolo, aprire il file cos generato, richiedere il comando Salva con
nome, nella casella Salva come scegliere il formato CSV (delimitato dal separatore di elenco), fare clic su Salva e confermare con S.

Z Esportare una tabella in formato File XML


P Proseguendo con lesercizio proposto al punto 6.1.5, si desidera esportare la tabella Docenti in Documenti, attribuendo il formato XML .

CLIPPY
I file XML (eXtensible Markup Language, linguaggio di marcatura estensibile) vengono definiti anche
file portabili, grazie alla loro
struttura che li rende adatti
allo scambio e al riutilizzo dei
dati in diversi modi. possibile, per esempio, generare tali
file con un sistema e poi elaborarli con altri, indipendentemente dalla piattaforma
hardware o dal sistema operativo disponibili. LXML molto
utilizzato anche come mezzo
per lesportazione di dati tra
diversi DBMS.

PROCEDURA
Nel Riquadro di spostamento selezionare, oppure aprire, la tabella o

la query da esportare .

Nella scheda Dati esterni, gruppo Esporta, fare clic su File XML.
Nella casella Nome file verificare il percorso di archiviazione e il

nome assegnato, oppure modificarli procedendo come gi descritto, quindi fare clic su OK.
Nella finestra Esporta XML mantenere la spunta proposta alle caselle
di controllo, oppure intervenire per operare scelte diverse, quindi
fare clic su OK e poi su Chiudi.

CLIPPY
Quando si esegue frequentemente lesportazione di una specifica tabella o di una query, nellultimo passaggio,
prima di fare clic sul pulsante Chiudi, possibile memorizzare i passaggi eseguiti e procedere a nuove esportazioni senza
utilizzare la procedura guidata. A tale scopo:
attivare la casella Salva passaggi esportazione;
mantenere il nome proposto, oppure selezionarlo e digitare quello desiderato;
fare clic su Salva esportazione.
Per successive esportazioni della medesima tabella:
nella scheda Dati esterni fare clic sul pulsante Esportazioni salvate;
selezionare quella desiderata e fare clic su Esegui;
confermare con OK e fare clic su Chiudi.

83

MODULO 8 Using databases

PERCORSI ALTERNATIVI

Per esportare i dati possibile:


nel Riquadro di spostamento fare clic destro
sulla tabella o query desiderata e nel sottomenu del comando Esporta scegliere la modalit
di esportazione;
nella scheda Anteprima di stampa operare sui
comandi del gruppo Dati.

6. 2 STAMPA
6.2. 1

Modificare lorientamento (verticale, orizzontale) di una tabella,


maschera, risultato di una query, report. Modificare le dimensioni
della carta

CLIPPY
Il report aperto nelle
visualizzazioni Layout e Struttura dispone della scheda contestuale Imposta pagina, in cui
possibile eseguire scelte
come, per esempio, lorientamento del foglio, le dimensioni della carta e altro ancora.
Attiva
la finestra
Stampa

Disattiva la stampa
di titoli e intestazioni
di pagina

Consentono di cambiare
le dimensioni della
carta e dei margini

Per ogni oggetto studiato nel modulo, in considerazione della quantit di dati inseriti o del layout impostato, possibile definire lorientamento del foglio, oppure cambiare le dimensioni della carta.
Le scelte si eseguono nella scheda Anteprima di stampa, che si attiva da scheda
/Stampa/Anteprima di stampa (oppure nei report,
con lomonima visualizzazione), che offre anche ulteriori comandi.

Attiva la finestra
Imposta pagina

Modificano lorientamento
del foglio e consentono
la stampa su colonne

Consentono
la visualizzazione
di una o pi pagine

Consentono
lesportazione di dati

Chiude lanteprima
di stampa

P Per esercitarsi con le modifiche, nella tabella Docenti dellesercizio di seguito proposto si desidera modificare lorientamento del foglio in orizzontale e impostare
il formato di carta B5 (JIS).
84

6 Stampa

PROCEDURA
Apri il file 6.2.1 dalla cartella M8-Servizio

Aprire loggetto desiderato e attivare lanteprima di stampa come gi indicato, quindi:


nel gruppo Layout di pagina fare clic su Verticale oppure Orizzontale per impostare
lorientamento del foglio adeguato al contenuto;
nel gruppo Dimensioni pagina fare clic sul pulsante Dimensioni e nel menu a scomparsa scegliere il formato di carta desiderato.
PERCORSI ALTERNATIVI

Per modificare il formato di carta e le dimensioni del foglio


possibile:
nella scheda Anteprima di stampa, gruppo Layout di pagina,
fare clic su Imposta pagina e nella scheda Pagina eseguire le
scelte desiderate, quindi confermare facendo clic su OK;
fare clic destro sullanteprima delloggetto aperto e scegliere Imposta pagina, quindi procedere come appena descritto.

6.2. 2

Stampare una pagina, record selezionato/selezionati, tabella


completa
Sebbene sia il report loggetto in genere utilizzato per la presentazione dei dati su
carta, possibile richiedere la stampa anche di una pagina di una tabella, oppure solo
di alcuni record o dellintero suo contenuto.

Z Stampare una pagina di una tabella


P Proseguendo con lesercizio proposto al punto 6.2.1, si desidera stampare solo la
prima pagina, in duplice copia, della tabella Iscritti.
PROCEDURA
Aprire loggetto desiderato.
Prima di richiedere la stampa verificare in Anteprima di stampa che i campi che co-

stituiscono ogni record rientrino in una pagina, diversamente si consiglia di modificare lorientamento del foglio (come in questo caso) seguendo
CLIPPY
la procedura descritta al punto 6.2.1.
Nella finestra Stampa,
Da scheda
scegliere Stampa/Stampa.
operando sul pulsante Imposta
possibile modificare i margi Nellarea Intervallo stampa fare clic sul pulsante di opzione
ni e disattivare la stampa di
Pagine, quindi nella casella Da digitare la prima pagina dellintervaleventuali intestazioni.
lo di stampa e nella casella A lultima.
85

MODULO 8 Using databases

Per stampare una singola pagina i due numeri inseriti devono essere uguali.
Per ottenere pi copie della pagina o delle pagine
richieste, operare sui pulsanti della casella Numero di
copie, oppure digitare il numero desiderato. In
questo caso, la presenza della spunta nella casella
Fascicola permette di ottenere la serie di pagine in
successione per ogni copia richiesta.
Fare clic su OK per avviare la stampa.

Z Stampare uno o pi record di una tabella


P Proseguendo con lesercizio proposto al punto 6.2.1, della tabella Iscritti si desidera stampare i record individuati dallID Iscritto 1, 2, 3, 4 e 5.
PROCEDURA
Ripetere i punti 1 e 2 della precedente procedura.
Fare clic sul selettore del primo record da stampare e trascinare verso il basso per

espandere la selezione fino a comprendere tutti i record desiderati.

Da scheda
scegliere Stampa/Stampa.
Nellarea Intervallo stampa fare clic sul pulsante di opzione Record selezionato/i.
Fare clic su OK per confermare le scelte e avviare la stampa.

Z Stampare una tabella completa


P Proseguendo con lesercizio proposto al punto 6.2.1, si desidera stampare la tabella Corsi.
PROCEDURA
Aprire loggetto desiderato.
Da scheda
scegliere Stampa/Stampa immediata.
PERCORSI ALTERNATIVI

Per stampare una pagina di una tabella possibile:


nella scheda Anteprima di stampa, fare clic su Stampa;
fare clic destro sullanteprima della tabella e scegliere Stampa.
In entrambi i casi, nella finestra indicare le pagine desiderate e fare clic su OK.
86

6 Stampa

Per stampare uno o pi record di una tabella, dopo averli selezionati possibile procedere come nei due percorsi indicati per stampare una pagina; in entrambi i casi,
nella finestra fare clic su Record selezionato/i e poi su OK.
Per stampare una tabella completa possibile:
nella scheda Anteprima di stampa, fare clic su Stampa;
fare clic destro sullanteprima della tabella e scegliere Stampa;
da scheda
scegliere Stampa.
In tutti i casi, confermare facendo clic su OK.
possibile richiedere la stampa di una tabella completa anche senza aprirla: da Riqua, sceglie-

dro di spostamento selezionare la tabella desiderata, quindi, da scheda


re Stampa e poi Stampa immediata.

6.2. 3

Stampare tutti i record, o pagine specificate, usando


la visualizzazione maschera
Anche nelle maschere si pu richiedere la stampa di tutti i record o solo di alcune pagine, e le procedure sono uguali a quelle viste per la tabella.

Z Stampare tutti i record utilizzando la Visualizzazione Maschera


P Proseguendo con lesercizio proposto al punto 6.2.1, si desidera aprire la maschera Iscritti e, in Visualizzazione Maschera, stampare tutti i record.
PROCEDURA
Aprire loggetto desiderato.
Prima di richiedere la stampa, verificare che i campi che costituiscono ogni record

rientrino in una pagina, diversamente, si consiglia di modificare lorientamento


del foglio seguendo la procedura gi descritta (vedi punto 6.2.1).
Da scheda
scegliere Stampa/Stampa immediata.

Z Stampare solo alcune pagine di una maschera


P Proseguendo con lesercizio proposto al punto 6.2.1, della maschera Iscritti si desidera stampare solo le prime tre pagine.

CLIPPY
Operando sul pulsante Imposta possibile modificare i margini, richiedere la
stampa dei dati privi degli elementi della maschera (titolo,
bordi ecc.), impostare la stampa dei record su pi colonne
definendone larghezza, altezza e la priorit orizzontale o
verticale.

PROCEDURA
Ripetere i punti 1 e 2 della precedente procedura.
Da scheda

scegliere Stampa.
Nellarea Intervallo stampa fare clic sul pulsante di opzione Pagine,
quindi nella casella Da digitare la prima pagina dellintervallo di
stampa (in questo caso, 1) e nella casella A lultima (in questo caso, 3).
Fare clic su OK per avviare la stampa.
87

MODULO 8 Using databases

6.2. 4

Stampare il risultato di una query


Talvolta pu essere necessario stampare il risultato di una query.
P Proseguendo con lesercizio proposto al punto 6.2.1, si desidera stampare il risultato della query Corsi Docente Krin.

Ripetere quanto indicato al punto 6.2.2 nella procedura Stampare una tabella completa.

6.2. 5

Stampare una o pi pagine specifiche di un report, un report


completo
Come abbiamo gi detto, il report loggetto del database preposto alla stampa e,
come gli altri oggetti, consente di riprodurre su carta una o pi pagine specificate, oppure tutto il contenuto mostrato. Inoltre, intervenendo nelle propriet delle diverse
sezioni, nel report possibile, per esempio, ottenere la stampa di ciascun raggruppamento su fogli diversi.

Z Stampare una o pi pagine specificate di un report, un report completo


P Proseguendo con lesercizio proposto al punto 6.2.1, si desidera stampare solo la
prima pagina del report Iscritti ai corsi e, successivamente, il report completo.

Ripetere quanto indicato al punto 6.2.2 nelle procedure Stampare una pagina di una
tabella e Stampare una tabella completa.

Z Stampare una o pi pagine di un report inserendo interruzioni


di pagina
P Proseguendo con lesercizio proposto al punto 6.2.1, si desidera stampare ciascun raggruppamento del report Corsi su pagine diverse.

Sezione
Intestazione report
Sezione
Intestazione pagina
Sezione
Intestazione gruppo
Sezione Corpo
Sezione
Pi di pagina gruppo

88

6 Stampa

PROCEDURA

CLIPPY
In fondo al report
sono presenti le sezioni:
Pi di pagina, in cui inserito il numero di pagina che
compare in ogni foglio di cui
si compone il report;
Pi di pagina report, in cui
viene inserito, per esempio,
un totale complessivo che
viene mostrato solo nellultima pagina del report.

Nel Riquadro di spostamento fare clic destro sul report desiderato e


scegliere Visualizzazione Layout.
Per definire dei punti di interruzione, in modo che ogni gruppo sia

presentato in un foglio a s, fare clic in corrispondenza del tratteggio del margine sinistro della sezione Pi di pagina gruppo per selezionare tutte le sezioni pi di pagina dei gruppi, quindi nella
scheda Progettazione fare clic su Finestra delle propriet.
Nel riquadro attivare la scheda Formato, fare clic nella casella a destra di Interruzione pagina, operare sul pulldown ed eseguire la scelta desiderata (in questo caso, Dopo sezione), quindi chiudere il riquadro.
La Visualizzazione Layout non mostra le interruzioni impostate, quindi, per verificare il risultato ottenuto, attivare Anteprima di stampa in cui si potr notare che ciascun gruppo sar stampato in un foglio a s.
Avviare il processo di stampa come indicato nella precedente procedura.
Report Corsi
prima
dellinserimento
dellinterruzione
di sezione: sono
presenti sei
gruppi, ognuno
dei quali
comprende i corsi
tenuti dal
medesimo
docente.
Report Corsi dopo
linserimento
dellinterruzione di
sezione: il report si
compone di 7
pagine: in ognuna
delle prime 6
presente solo un
docente con il
gruppo dei propri
corsi, mentre
nellultima
compare il pi di
pagina report
(Anno 2015).

PERCORSO ALTERNATIVO

In Visualizzazione Struttura, per stampare


una pagina di un report inserendo interruzioni di pagina, fare clic sul nome della
sezione desiderata per selezionarla e nella
scheda Progettazione fare clic su Finestra
delle propriet, quindi proseguire come
indicato al punto 3 della precedente procedura.
89

MODULO 8 Using databases

ESERCIZIO DI CONSOLIDAMENTO

M 8-6

Prima di eseguire lesercizio, leggi il testo nel box a pag. 17

1. Da pulsante Start apri il programma Access.


2. Apri il database M8-Servizio\Prodotti-6.
3. Utilizza la procedura Report e crea il report Fornitori relativo allomonima tabella.
4. Operando sullapposito pulsante, modifica il titolo in Fornitori ferri da stiro.
5. Da menu rapido attiva lanteprima di stampa e modifica lorientamento del foglio in orizzontale.
6. Chiudi lanteprima di stampa.
7. Utilizza la tecnica del trascinamento per dimensionare opportunamente i campi ID fornitore,
CAP, Citt e Provincia; salva le modifiche e da menu rapido chiudi il report.
8. Utilizza la procedura di Creazione guidata Report per creare il report Ferri da stiro relativo allomonima tabella. Includi tutti i campi, imposta un raggruppamento sul campo Marca, lordinamento Crescente sul campo Denominazione, richiedi il prezzo minimo e massimo di ogni prodotto.
Mantieni il layout Con rientri e richiedi lorientamento del foglio Orizzontale.
9. Da menu rapido attiva la Visualizzazione Layout poi, con la tecnica del trascinamento, dimensiona opportunamente i campi in modo che siano completamente visibili.
10. Aggiungi una nota descrittiva ai valori minimi e massimi visualizzati.
11. In Visualizzazione Struttura inserisci letichetta Modelli pi richiesti a destra di Ferri da stiro, poi attiva
la visualizzazione Anteprima di stampa.
12. Mantenendo la formattazione e il layout applicati, esporta la tabella Ferri da stiro in Documenti attribuendo il formato di foglio elettronico.
13. Stampa i primi 3 record della tabella Ferri da stiro, chiudi tutti gli oggetti ed esci da Access.
14. Le etichette inserite nel Pi di pagina report verranno stampate:
_ su tutti i fogli di cui si compone il report
_ solo sul primo foglio del report
_ solo sullultimo foglio del report
_ su tutti i fogli o solo sullultimo del report, in relazione alle scelte fatte
15. La scheda contestuale Imposta pagina disponibile:
_ nelle maschere
_ in qualsiasi oggetto
_ in alcune modalit di visualizzazione dei report
_ nelle tabelle e nelle query

Puoi verificare la soluzione sul sito www.hoepliscuola.it dal link Attivit


(Attivit\Soluzioni\M8\M8-6_Esercizio di consolidamento).
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