7/4/2016

Comeeperchdematerializzareicontrattidicompravendita

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DOCUMENT MANAGEMENT

Comeeperchdematerializzareicontrattidi
compravendita
L'OsservatorioFatturazioneElettronicaeDematerializzazionedelPoliMi
analizzailprocessochedallanegoziazioneportaallastesuradel
documento,eibeneficiottenibiliconlastipula,lagestioneel'archiviazione
informatodigitale.Un'opportunitimportante,consideratochesonocirca
100milioniicontrattidicompravenditaattivi,annualmente,nelleaziende
italiane
diOsservatorioFatturazioneElettronicaeDematerializzazione*

04Aprile2016

Uncontrattounaccordo,stipulatotradueopiparti,chesiprefiggeloscopodicostituire,
regolareoestinguereunrapportoditipogiuridicoeconomicotraleparti.Inambitoaziendale
siutilizzanonormalmentenumerosetipologiedicontratti:contrattidilavoro,contrattidi
leasing,contrattidicompravendita,contrattidilocazione,contrattidiservizio,
contrattiassicurativiecc..Tralediversetipologiedicontratti,quellidicompravendita,che
regolanogliaccorditraunclienteeunfornitoreperlafornituradiunbene,sonoquelliche
pisiavvicinanoaltradizionaleambitodelciclodellordine:lerelazionicommercialitradue
partnersioriginanopropriosullabasediuncontratto,checontienelecondizioninegoziate
infasediacquistoeleregolechedeterminerannolemodalitdirelazione(lemodalit
diemissionedegliordini,letempistichediconsegna,leopzionidipagamentoecc.)trale
dueparti.Icontrattidicompravendita,inoltre,presuppongonounarticolatoiterdi
condivisionedelleinformazionicheportaallafirmadelcontrattodapartediclientee
fornitore.
Abbiamosceltodifocalizzarelanostraanalisiapprofondendoilruolodellademateria
lizzazioneneiprocessidigestionedeicontrattidicompravendita,sucuipossonoes
sereutilizzateconsignificativibeneficisoluzionidicontractmanagement,finalizzatealla
stipulaeallagestionedelcontrattoinformatodigitale,cuiaffiancaresoluzionidi
ConservazioneSostitutiva.
Dalpuntodivistanormativo,ladematerializzazionedeicontrattipresupponediprestare
notevoleattenzioneallapresenzadifirme,qualorailcontrattononnascadirettamentein
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formatodigitale,conilricorsoallediversetipologiedifirmeinformaticheoggi
disponibili.

Ilprocessodigestione:dallanegoziazioneallastipula
Ilprocessodigestionedeicontrattidicompravenditapuavvenireinmodalitdifferentia
secondachelagenerazionedeldocumentoavvengasuiniziativadelclienteodelfornitore.
Nelcorsodellenostreattivitabbiamoapprofonditoilprocessochesioriginaquandoil
clienteaguidarelafasedinegoziazioneestipuladel
contratto.Ilprocessodigestionedelcontrattodi
compravenditasicomponediduefasiprincipali:laprima
Definizione,negoziazioneestipulaportaallasua
realizzazioneedessenzialmentebasatasuworkflowdi
definizionedeldocumentoescambidiinformazionitra
clienteefornitorenecessariperarrivareallafirmadel
contrattostessolasecondaGestioneriguardalavitautiledelcontratto,ovveroil
periododivaliditdellaccordosiglato,incuiilcontrattorappresentaunostrumentodi
consultazionequotidiana,perclienteefornitore,contenentetuttelecondizionistabilitein
fasenegozialeedunque,leindicazioniperilcorrettorapportotraipartnercommerciali.
Diseguitovienedescrittoilcasoincuisialacquirenteaguidarelanegoziazione,propo
nendounabozzacontrattualealfornitore.
PianificazioneeScritturadellespecifiche.Leprimeattivitincuiinizianoaessere
gettatelebasideicontenutidelcontrattosonoquellecheprecedonolanegoziazione:
notiiproprifabbisogni,ilclientedefinisce,tramiteconfrontiinternitralaFunzione
AcquistielaFunzionechefruirdellafornituradacontrattualizzare,lespecifiche
cheguiderannolafasedinegoziazione(individuandodunqueglielementichepotranno
esserediscussiconilfornitoreeglielementicheinvecedovrannoessereconsiderati
condizioninecessarie.
Negoziazione.Avalledellafaseiniziale,ilclientedisponegidiunabozzadicontrat
to,approvatadaisoggetticoinvoltinellasuaredazione,chepucondividereconilfor
nitoredurantelasuccessivafasenegoziale,chefisser,conilfornitorechesi
aggiudicalafornitura,lecondizionispecifichedariportarenelcontratto.
Firme.Dopolanegoziazione,lecondizionipuntualidefiniteconilfornitoreaggiudi
catariovengonoriportatenelcontrattoepressoilclientesiattivaunworkflowauto
rizzativocheconsenteatuttiisoggetticoinvolti(peresempiochiresponsabiledella
spesacheverreffettuataodelbudgetcheverrimpegnato).Alterminedelprocesso,
dopoeventualimodifiche,ilclientedisponedelcontrattofirmato,dainviarealfornitore
perconcluderelaccordo.Ilfornitore,ricevutoilcontrattofirmato,loverificaeattivale
procedurecheportanoallafirmadeldocumento(odiunsecondodocumento,come
unaletteradiaccettazione).Ildocumentoconlafirmadelfornitorevienerestituitoal
clienteeilcontrattodiventaattivo:daquestomomentoinizialavitautiledel
contratto,amenochequestononriguardiunafornituradibenioservizispot(intal
casoilcontrattoassimilabileaunordine).
Gestione.Ibuyerchedovrannorelazionarsiconilfornitoreutilizzanoilcontrattocome
repositorydelleinformazionichesononecessarieperrapportarsiconilfornitore
duranteilperiododivaliditdeldocumento(peresempio,lecondizionieconomiche,le
tempistichepreviste,eventualiaccordispecificisullemodalitdiinviodegliordiniecc.).
Analogamente,ilfornitoreutilizzailcontrattoperverificarelestessecondizioni.
Archiviazione.Alterminedelciclodivitadelcontratto,ildocumentovienearchiviato
econservato(almenofinoaquandosarannopresentidocumentifiscalies.fatture
attivatisullabasedelcontratto):ilcontrattodiventadunqueilprincipalestrumentodi
verificadellacorrettezzadelletransazionicommercialiattivatetraclienteefornitore.

Laconservazionesostitutivadeicontratti
Successivamenteallaredazioneesottoscrizioneconlausiliodellafirmadigitale,icontratti
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potrannoessereconservatidallecontropartiinsolamodalitdigitalesecondolenormein
temadiConservazioneSostitutivadidocumentoinformatico.
LaConservazioneSostitutivadeicontratti,chepotressereeseguitasiaconunasoluzione
inhousecheinfulloutsourcing,potresseresvoltaseguendounadelleseguentimodalit:
ConservazioneSostitutivapersingolocontratto,conapposizionealsingolofile
firmatodigitalmentedallecontropartidellafirmadigitaledelresponsabiledella
conservazioneedellamarcatemporaleachiusuradelprocessodiConservazione
Sostitutiva
ConservazioneSostitutivaperpicontratti,secondoalmenoduediversemodalit.
(i)ConservazioneSostitutivaditipodiretto,ovverotramitelimpiegodiunsoftwaredi
compressionecreareununicofiledeivaricontrattifirmatidigitalmenteedaconservare,
esucuiverrappostalafirmadigitaledelresponsabiledellaconservazioneelamarca
temporale.(ii)ConservazioneSostitutivaditipoindiretto,ovverotramitelacreazione
unaevidenzainformatica(lottodichiusura)contenenteleimprontedeisingolicontratti
firmatidigitalmente,elachiusuradellaConservazioneSostitutivaconapposizionedella
firmadigitaledelresponsabiledellaconservazioneedellamarcatemporale.
utileinfinericordarealmenodueimportantiaspetti:
IlprocessodiConservazioneSostitutivadeicontrattivaultimatoentro1annodalla
sottoscrizione
Ilformatonondovrconteneremacroistruzioniocodicieseguibili,datoappuntochela
solafirmadigitalenoningradodigarantireladisattivazionedieventualiapplicazioni
ingradodirenderedinamicolarappresentazionevisivadelcontratto.

Lastimadeibenifici
Perstimareladiffusionedeicontrattidicompravenditanelleaziendeitalianeabbiamo
realizzatounasurveymirataacomprendereinnumeroseaziendeitalianequanticontratti
fosseroattiviannualmente(cisiamofocalizzatisuicontrattidicompravenditacui
corrispondonoordinisuccessivi,escludendodallastimaicontrattioneshot,difatto
assimilabiliasingoligrossiordini).Leinformazioniraccoltedalle241organizzazioniche
hannopartecipatoallasurveyconsentedistimareincirca100milioniilnumerodicontratti
dicompravenditaattivi,annualmente,nelleaziendeitaliane.

Ilbeneficiounitarioottenibilegraziealladematerializzazionedeicontrattidicompravendita
legatoprincipalmenteallapossibilitdisupportareinmanieraefficaceiworkflow,siainterni
cheesterni,chesononecessarinellafasedistipuladelcontratto:ladematerializzazione
consentedicondividerepifacilmenteleinformazioniedicollaborare,anchea
distanza,allarealizzazionedidocumenticheperlalorostessanaturadevonoessere
condivisidapisoggetti.Durantelavitaoperativadelcontratto,inoltre,disporrediun
sistemadicontractmanagementingradodigestireinmanierastrutturataleinformazioni
fissatenelcontrattodlapossibilitallorganizzazioneacquirentedivalutareinmanierapi
precisailrispettodellecondizioninegoziateeleprestazionidelfornitore.Consolo
riferimentoalsupportodatodalladematerializzazioneaiworkfloweallenecessitdi
archiviazione,afinevita,deldocumento,possibilestimareunbeneficiounitariodialcune
decinediEuroacontratto,chepermettonodievidenziareunrisparmioannuopotenziale,per
ilsistemaPaese,nellordinedei3MiliardidiEuro(Figura).

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Articoloacuradell'OsservatorioFatturazioneElettronicaeDematerializzazionedellaSchool
ofManagementdelPolitecnicodiMilanoconilcontributodiUmbertoZanini
(commercialista),IreneFacchinetti(OsservatorioFatturazioneElettronicae
Dematerializzazione),eDanieleMarazzi(Partners4InnovationP4I)

TAG:Dematerializzazione,Contratti,Acquisti,OsservatorioFatturazioneElettronica,PolitecnicodiMilano

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intelligencepersviluppareappche
piacerannoatutti

SecurityinSilicon:qualisonoinuovi
paradigmidellasicurezzanell'eradel
cloud

Leanalisistanno
diventandouna
componente
fondamentaleeunfattore
didifferenziazionedi
applicazionieservizi.In
chemodolesocietdisoftwarepossonosviluppare
questostrumentopersemplificareillavorodegli
sviluppatoriesoddisfarealmeglioiclienti?

Cloudtrustededata
centercifratirichiedono
oggiunasicurezzaditipo
alwayson.Grazieauna
SiliconSecuredMemory
(SSM),possibile
controllareintemporeale
laccessoalleapplicazioni
inesecuzioneeaidati
nellamemoriadel
sistemaalivellodi
processore.Soluzione
idealecontrointrusioni
malevoleevulnerabilitdellaIoT,laSecurityinSilicon
unfondamentaleperlabusinesscontinuity2.0

Cavalcarelatrasformazionedigitaleper
sfruttarenuoveopportunitdibusiness

UnaguidaperprogettareretiWan
intelligentiicasid'uso

PrimaAmazonepoiUber
hannoinsegnatoalle
aziendecheilbusiness
digitaleesiste.Sfruttare
ladigitaldisruption
fondamentale,maserve
unaroadmap.Gliesperti
dell'Economisttracciano
lelineeguida,offrendo
criteridiprogettazionee
didefinizione
dell'infrastrutturautilia
identificarevelocementeinuovicanalidisviluppo.Con duso
unocchioallasicurezza

Comerealizzareunarete
geograficaegarantireai
dipendentiun'esperienza
diaccessoallerisorse
uniformeediqualit,
indipendentementeda
dovesitrovino.Inquesta
guida,realizzatada
Cisco,glispecialisti
illustranocomeprogettare
unareteWanintelligente
attraversospecificicasi

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