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COME
PREPARARE
E CONDURRE
UN
WEBINAR
EFFICACE
Presentazioni a basso costo e alta efficacia
via internet utilizzando il webinar
www.formazionecommerciale.it
pag.
2. Organizzare largomento
Obiettivi chiari
Scaletta degli argomenti
Valutazione dei partecipanti
Calcolo del tempo
In cosa le saremo utili
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3. Preparare il testo
Inizio impattante
Discorso strutturato
Argomenti interessanti
Titolo efficace
Preparazione veloce
In cosa le saremo utili
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4. Scrivere le slides
Utilizzo delle slides
Numero di slides da usare
Realizzazione delle slides
Cura della grafica
In cosa le saremo utili
pag. 11
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6. Condurre il webinar
Preparare la postazione
Relatore in video
Utilizzo della voce
Rispondere alle domande
In cosa le saremo utili
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Caratteristiche e utilizzo
Webinar labbreviazione di Web seminar, seminario
tenuto via Web.
Un seminario una riunione in cui uno o pi relatori presentano un argomento, di solito
con il supporto di slides, mentre i partecipanti ascoltano e alla fine fanno domande per
chiarirsi i dubbi rimasti. Un seminario pu essere un corso di formazione, la
presentazione di un nuovo prodotto ai clienti (o potenziali), lillustrazione dellofferta
commerciale alla Forza Vendita, ecc.
Un seminario tenuto con i partecipanti fisicamente presenti in una sala ha dei
costi considerevoli di logistica e impegno delle persone: costi di viaggio, albergo,
sala, e soprattutto perdita di tempo per i partecipanti, che pu essere notevole se
questi vengono da lontano.
Purtroppo sostituire il seminario in presenza con incontri a distanza sempre stato
problematico: la videoconferenza per garantire qualit di immagine richiede alti costi e
linee dedicate, lo screen sharing costa poco ma fornisce prestazioni troppo limitate per
poter essere aziendalmente utilizzabile in una presentazione di fronte ad un pubblico.
A partire dal 2007 sono state realizzate piattaforme Web che operano con una nuova
tecnologia, in grado di consentire di tenere seminari via Internet con un costo
contenuto e le stesse caratteristiche di immediatezza espositiva e dialogo libero
di una riunione di persona, ma senza costringere relatori e partecipanti a muoversi
dalla loro sede, basta siano davanti ad un computer, un tablet, o anche un cellulare.
Si tratta appunto dei Webinar, che negli Stati Uniti si sono affermati con una rapidit
straordinaria diventando in pochi anni uno dei principali veicoli di comunicazione
aziendale, e che lo diventeranno probabilmente anche in Italia.
Imparare a gestire tecnicamente un Webinar richiede considerevole tempo e impegno,
ma di solito per questo compito si ricorre ad un coordinatore professionale.
La cosa interessante che dal punto di vista del relatore che fa la sua presentazione
condurre un Webinar richiede lo stesso impegno di una riunione tradizionale,
mantenendo il grande risparmio sui costi.
2. ORGANIZZARE LARGOMENTO
Obiettivi chiari
La prima cosa da fare indicare per i scritto gli
obiettivi che lei vuole raggiungere con il Webinar.
Gli obiettivi esplicitano ci che si intende ottenere con la presentazione e assolvono a
tre funzioni importanti:
Aiutano ad avere sempre presente ci che si vuole ottenere, evitando di
disperdersi e rischiare di sprecare il poco tempo disponibile
con di fianco ad ogni argomento lora in cui va affrontato, per evitare il rischio di andare
lunghi nella presentazione e correre alla fine, o non lasciare abbastanza tempo per le
domande.
Le parti componenti di una scaletta si ritrovano in una vecchia massima dei
conferenzieri, sperimentata allinfinito e di sicura validit:
1. Anticipa cosa hai intenzione di dire (introduzione)
2. Dillo (punti successivi del testo)
3. Riassumi quello che hai detto (conclusione)
L'introduzione dovrebbe :
Attirare l'attenzione dell'audience e focalizzarla sulla presentazione
Anticipare il contenuto e la struttura degli argomenti, in modo che i partecipanti
si costruiscano uno schema mentale in cui incasellare ordinatamente quanto
via via appreso
Essere breve e sul punto: se i partecipanti si annoiano fin dalla presentazione, il
successo del Webinar diventa dubbio.
Il testo dovrebbe:
Collegare i punti trattati in sequenza in modo che il pubblico ne colga la logica e
le correlazioni
Dedicare ad ogni argomento il tempo funzionale al raggiungimento
dellobiettivo, non il tempo necessario ad una esposizione completa
Se la presentazione lunga, ripresentare ogni tanto la scaletta spiegando a che
punto ci si trova in modo da aiutare i partecipanti a seguire il discorso.
La conclusione dovrebbe:
Offrire una sintesi della presentazione concisa, efficace e di impatto
Riprendere quanto detto con un riassunto che colleghi i vari punti in un insieme
coerente che viene pi facilmente ricordato
Offrire ai partecipanti la possibilit di contattare lei e gli altri eventuali relatori in
seguito. Alla fine del Webinar previsto uno spazio per le domande che io
gestir come coordinatore cercando di stimolarle, ma non tutti riescono per
carattere a esprimere subito le proprie opinioni e richieste, tendono a farsi vivi
solo dopo un momento di riflessione.
3. PREPARARE IL TESTO
Inizio impattante
Il modo adottato per esordire costituisce una sorta
di biglietto da visita che il relatore presenta ai
partecipanti, ed fondamentale per catturarne subito lattenzione e stimolarne la
volont di seguire con interesse la presentazione fino alla fine.
Sarebbe meglio non iniziare presentandosi: vero che la presentazione del relatore
indispensabile se i partecipanti non lo conoscono, ma rappresenta di norma uno degli
argomenti pi noiosi per i partecipanti, che si sono collegati per sentir parlare
dellargomento e non della vita del relatore. Meglio utilizzare il mio ruolo nel Webinar
come coordinatore, e affidare a me una sintetica presentazione dei relatori, che poi
inizieranno il discorso andando subito al punto in modo impattante.
I modi per iniziare sono pressoch infiniti e dipendono dal tipo di relatore,
dall'argomento, dal tipo di pubblico e dalla situazione specifica in cui ci si trova, tuttavia
alcune modalit per esordire sono ampiamente adottate in quanto semplici e di
sperimentata efficacia. Iniziare in questo modo non sar originale, conferenzieri esperti
sanno iniziare con un aneddoto, una barzelletta, una provocazione al pubblico, ecc, ma
se lei non un relatore esperto le consiglio di lasciare la rischiosa ricerca
delloriginalit ai professionisti.
I principali modi per avviare la presentazione sono:
Elenco degli argomenti che si tratteranno. l'inizio classico, sempre ben
accolto: avere subito conoscenza della scaletta aiuta molto gli ascoltatori ad
orientarsi. Nel caso di relazioni lunghe, articolate o complesse la stessa scaletta
pu essere utilmente riproposta nel corso della presentazione per mostrare
progressivamente a che punto ci si trova e quali argomenti ancora restano da
trattare
Elenco delle domande a cui si dar risposta. Si tratta di un modo diverso e
pi interessante di presentare lelenco degli argomenti che si tratteranno. Ha il
duplice vantaggio di rendere immediatamente comprensibile la logica con cui
stato scelto ogni argomento e di focalizzarsi sulle esigenze dei partecipanti,
catturandone linteresse.
Esposizione di fatti e cifre. Se i dati che si presentano sono significativi per i
partecipanti, questo un approccio particolarmente efficace per dare alla
presentazione unimmagine di realismo e concretezza. Dopo, si pu utilmente
illustrare anche la scaletta degli argomenti.
Discorso strutturato
Se il relatore non ha chiara in mente organizzazione e struttura della sua
presentazione, quasi certamente nei partecipanti si ingenerer una sgradevole
impressione di confusione e scarsa credibilit.
Le consiglio di adottare uno schema organizzativo del discorso semplice e facile
da presentare e ricordare. Ad esempio:
Passato/presente/futuro
Pro e contro del progetto
Funzioni del prodotto n. 1, 2, 3
..
Quando un argomento complesso, per ogni punto si definiscono dei sottopunti. Ad
esempio:
Per l'aspetto "passato" considereremo:
L'ideazione
La realizzazione
La messa a punto
Si tratta di fatto della scaletta dellintervento, vista per non dal punto di vista di una
mera sequenza di argomenti, ma da quello della logica che lega tra loro i diversi punti e
la sequenza in cui vengono trattati.
Strutturare la scaletta in questo modo le risolve anche il problema di decidere lordine
con cui trattare gli argomenti: avendo chiara la logica alla base della presentazione,
lordine giusto le apparir naturale.
Argomenti interessanti
Regola generale per acquisire e mantenere lattenzione: parlare dei partecipanti e
non di noi stessi. Cio parlare ad esempio di quali sono i problemi dei clienti che il
nostro prodotto risolve pi che delle sue caratteristiche, di quali saranno i vantaggi per
la Forza Vendita della nostra nuova offerta commerciale pi che della sua struttura, di
quali cose utili gli allievi potranno fare con i contenuti del nostro corso pi che degli
argomenti trattati, ecc.
Si tratta di un approccio pi difficile di quanto sembri: per esempio ad un tecnico
esperto le caratteristiche tecniche del proprio prodotto appaiono estremamente
interessanti e tende spesso a parlarne a lungo, mentre agli utilizzatori interessa molto
di pi una spiegazione il pi concreta possibile di come tali caratteristiche consentano
prestazioni utili e risolvano loro dei problemi.
Oltre questa regola fondamentale, per essere interessante ogni componente del
discorso dovrebbe essere:
Breve: le persone seguono pi facilmente tanti piccoli messaggi
Semplice: quanto pi il discorso facile da seguire tanto pi si capisce
Titolo efficace
Il primo contatto che i partecipanti hanno con il Webinar di solito il titolo. Un buon
titolo dovrebbe dare subito l'idea dell'argomento e attirare l'attenzione dei partecipanti
alla presentazione. Per essere efficace un titolo dovrebbe:
Preparazione veloce
Data la cronica mancanza di tempo che affligge i manager aziendali, e sicuramente
anche lei, diffusa e reale lesigenza di non dedicare alla preparazione della
presentazione pi tempo del necessario.
Purtroppo, quando si vuole che il Webinar sia efficace imprescindibile una
preparazione adeguatamente accurata; se per risparmiare tempo si finisce col fare
una presentazione improvvisata e dilettantesca che non raggiungere gli obiettivi, il
risultato finale avere sprecato tutto il tempo e il lavoro.
Specie se si conosce bene l'argomento, viene spontaneo costruire subito lintervento in
forma definitiva, ma lesperienza ha insegnato che questo metodo spesso lento e
inefficace. Si dimentica sempre qualcosa che va aggiunto in seguito, obbligando ad
una serie di rifacimenti.
pi rapido e pi efficace prendersi un momento di riflessione e scrivere in disordine
tutte le idee che emergono sullargomento, e solo quando questa attivit esaurita
strutturare la presentazione.
Il processo per preparare rapidamente il proprio intervento assicurandosi per che sia
valido dunque:
1. Indicare per iscritto gli obiettivi
2. Annotare tutte le idee man mano che vengono
3. Scegliere gli argomenti da trattare eliminando quanto superfluo
4. Preparare una scaletta
5. Ideare un titolo efficace
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SCRIVERE LE SLIDES
Le slides dovrebbero:
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Prova generale
Specie se si ha poca pratica, sono necessarie alcune
Prove del Webinar per decidere quanto tempo si pu
dedicare ad ogni punto della presentazione, e segnarsi
quando affrontare in sequenza gli argomenti successivi.
Inoltre, facendo un po di pratica in condizioni di sicurezza si poi in grado di affrontare
la presentazione live molto pi rilassati, e reagire meglio a eventuali situazioni
impreviste.
molto utile coinvolgere alcuni colleghi e far loro ascoltare la prova della
presentazione, chiedendo il loro parere sulla base di una griglia di valutazione
articolata in una serie di domande:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Gestione dei tempi: sa tararsi sul tempo disponibile senza accelerare alla fine
per riuscire a terminare allora prevista?
9.
Uso della voce: varia tono e velocit del parlato per evidenziare punti del
discorso di diversa importanza?
10. Gestione delle pause: fa brevi pause per lasciare agli ascoltatori il tempo per
riflettere e metabolizzare i concetti?
11. Gestione delle slides: riesce a commentare ed espandere i contenuti delle
slides senza leggerle?
12. Capacit di convincere: appare a suo agio trasmettendo convinzione ed
interesse in quello che dice?
Preparare presentazioni valide questione soprattutto di esperienza, e le prime volte
potranno essere necessari aggiustamenti anche profondi della presentazione per
portarla al livello di qualit desiderato, ma si tratta di tempo ben investito se lobiettivo
un Webinar realmente efficace nel raggiungere gli obiettivi.
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Inoltre, non va dimenticato che i miglioramenti nel gestire il discorso le torneranno utili
per tutte le sue presentazioni, anche fuori dal Webinar.
In cosa le saremo utili
Dopo che lei ha messo a punto argomenti
e tempi della sua presentazione, le
offriamo la possibilit di condurre una
prova del Webinar in condizioni reali, ma
senza i partecipanti.
Potremo
cos
verificare
tutto,
dalladeguatezza della banda disponibile
al rispetto effettivo dei tempi, dal fluire
coerente del discorso al modo di
rispondere alle domande dei partecipanti
(simulate da me).
Alla fine le consiglieremo le messe a punto opportune per migliorare ancora la sua
presentazione e assicurarne il successo.
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5. CONDURRE IL WEBINAR
Preparare la postazione
Ladeguatezza del microfono, delle cuffie e delleventuale
webcam la avremo gi verificata insieme, si tratta
soprattutto di assicurarsi che lei potr parlare indisturbato
durante il webinar.
La cosa fondamentale il silenzio, qualsiasi rumore nellambiente verr captato dal
microfono e ascoltato dai partecipanti, rappresentando un elemento di disturbo. Quindi
scegliere un ufficio con pochi rumori dallesterno, deviare il telefono, spegnere il
cellulare, avvisare i collaboratori e i colleghi, e magari appendere un cartello sulla porta
per avvisare che per la durata del Webinar non si pu entrare.
Verifichi di avere pronte sul computer le slides della presentazione e tutti i documenti
che potrebbero servirle per rispondere alle domande; i partecipanti vedranno quello
che c sul suo schermo, quindi pu direttamente far vedere i documenti che ritiene
utili. Se occorre una pausa per cercarli, possiamo togliere temporaneamente dal video
il suo monitor.
Se decide di usare una webcam per apparire anche in video, importante che lei sia
ben illuminato e abbia dietro uno sfondo che non disturbi, un muro bianco o una tenda
chiara a tinta unita vanno benissimo.
Chiuda anche i programmi come Outlook e Skype che possono inserirsi con avvisi
acustici o facendo apparire messaggi sul monitor, e tutti i programmi che assorbono
risorse al computer salvo quelli necessari per la presentazione.
Infine, tenga pronto un bicchiere dacqua, un colpo di tosse o la gola secca sono una
cosa normale durante una presentazione.
Relatore in video
In teoria sarebbe possibile svolgere tutto il Webinar con limmagine del relatore
ripresa da una webcam e sempre presente in una finestra nello schermo, ma in
pratica non consigliabile, e di norma lo si evita.
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Va considerato per che vedere in faccia il relatore uno strumento potente per
coinvolgere i partecipanti, crea un rapporto molto pi diretto e personale che ascoltarne
solo la voce, e sarebbe un peccato rinunciarvi, specie allinizio, quando si stabilisce la
relazione tra lei e i partecipanti, poi anche alla fine, al momento di rispondere alle
domande: le persone sono pi invogliate a porre domande ad una persona che vedono
piuttosto che a una voce e una slide.
Prioritario a tutto verificare ladeguatezza delle apparecchiature e delle linee
disponibili: se dopo la valutazione del processore e della banda a disposizione di
relatore e partecipanti fatta dal dott. Sorcinelli risulter che la cosa fattibile, potremo
decidere di proporre la sua immagine in una finestra nel video o per tutta la durata del
Webinar, o soltanto nei momenti in cui opportuno stimolare nei partecipanti
attenzione e coinvolgimento.
Per rallentare il ritmo del discorso, quando si ha limpressione che diventi troppo
veloce
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possibile che qualche partecipante, invece di fare una domanda presenti una
esplicita obiezione a qualche sua affermazione. Il modo migliore per rispondere alle
obiezioni, come ovvio, rispondere direttamente: si/no perch. Anche per le
obiezioni, una risposta chiara e diretta di solito la migliore, motivando sempre le
proprie affermazioni.
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