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Letabellepivotconexcel2007
SOMMARIO
TabellePivot
conexcel2007:
Lanalisidelle
vendite
Introduzione
Il campo calcolato
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Letabellepivotconexcel2007
Tuttovagoaunlivellochenonsicomprende
finchnonsicercadirenderlopreciso
BertrandRussell
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Introduzione
Quotidianamente,chiesegueelaborazioneedanalisidaticontenutiindatabase,conosce
la complessit di tutto il processo e la rilevanza del tipo di informazioni che si possono
riepilogare a seconda degli output finali richiesti. I dati sono in continuo movimento:
richiedono di essere alimentati, elaborati, ordinati, modificati, normalizzati. La
correttezzaelattendibilitdeldatoilpuntodipartenzaperqualunqueanalisisemplice
ocomplessa.Scopodelpresenteminiebookquellodiesaminarelefunzionalitdelle
tabelle pivot e di applicarle allanalisi delle vendite di prodotti o servizi attraverso un
approcciomoltopraticoericcodiesempi.Perchsianalizzanolevendite?
Lefinalitdellanalisideidatidellevenditepossonoesseremolteplici:
garantireunefficacemonitoraggiodeirisultatiraggiuntirispettoaquelliprefissati,
separliamodibudget,
consolidare i dati per tipologia di servizio, cliente, area geografica, venditore,
orizzontetemporale.
Verificareitrenddicrescita
Costruiredellebasiperpredisporreforecasting
Costruirestatistiche
tuttaviamoltovoltepuesserepifunzionaleestrarreidati,convertirlisenecessarionel
formato Excel, e sfruttare le potenzialit delle tabelle pivot; questo tool incorporato in
Excelmoltovalidoperfaresploderegrandiquantitdiinputinpochecelleeinpochi
stepmoltosemplici;letabellepivotsonodinamicheesipossonoaggiornarealvariaredei
datidiorigine.
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Inaltreparole,lePivottableriepiloganoidatiprovenientidafiledigrandidimensionio
databaserealizzatisiasuExcel,checontenutiinunorigineesternaalfoglioelettronicodi
Microsoft.
Inallegatoallebookduefileinformato.xlscontenentigliesempidicalcoloutilizzati.
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Ildatabaseoriginariocontenevamoltepiinformazioni,tuttavianellaredazionediquesto
ebook si preferito utilizzare un numero di campi ridotti al fine di sviluppare un
approccio pi semplice e chiaro. La nostra azienda, puramente fantasiosa, chiamata
Funny&Funnyeopera,comedettonelmercatodeigiocattolitradizionali,conunaretedi
venditacompostada16commerciali:
5operanosulmercatoitaliano
5suquellofrancese
6suquellospagnolo.
Iprodotticommercializzatisonoiseguenti:
Animaletto
Bambole
Macchinine
Palline
Scatoline
Soldatino
Ipotizziamocheiprezziapplicatisianostandardsututtietreimercatidiriferimento:
Prodotto
PrezzoEuro
Animaletto
5
Bambole
7
Macchinine
5
Palline
3
Scatoline
4
Soldatino
5
Ma a cosa ci servono le tabelle pivot in una simile situazione? Non abbiamo gi tutte le nostre
venditeorganizzateinundatabaseordinatoebenstrutturato?
Percomprenderelutilitdelletabellepivot,riflettiamosulleseguentidomande:
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Qualilprodottopivendutoinassoluto?
QuantosivendeinFrancia?
Chiilvenditorepibravo?
Inqualenazionesivendonopipalline?
Inqualeannosisonovendutepimacchinine?
Potremmo proseguire ed elencare ulteriori interrogativi, ma conviene fermarsi qui e
cominciareadimparareasintetizzareidatitramiteletabellepivot.
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Chiilmigliorevenditore?
Totaleordini?
FranciaoSpagna?
Quantepallinevendute?
Quantemacchininevendute?
Excel,tramiteletabellepivot,offreunavastagammadipossibilitdiorganizzazionedei
datiinterminidi:
Outputfinale
Formattazioni
Flessibilitdiaggregazionedeidati
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Percostruireunatabellapivotsufficienteposizionarsiinunacelladelfileadisposizione
(lorigine dei dati), entrare nella sezione inserisci e scegliere tabella pivot nellarea
Tabelle.
AquestopuntocliccandosuTabellapivotapparirlafinestradialogo,checonsentirdiprocedere
allacreazionestepbystep.
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Ilnostrodatabasegibendefinitoestrutturato,comepotetevederedallasuddettaimmagine;
lafinestradidialogohaselezionatoautomaticamentelareadiriferimento;ingenerelatabella
pivotvienecollocatainunnuovofogliodilavoro,tuttaviaanchepossibileindicareuna
determinataposizionediriferimento.
FacciamoclicksuOkayedentriamonellareadellatable,dovepossibileprocedereallasceltadei
campidaelaborare.
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Facciamoclicksuicampi,chesidesideravenganoriportatianalizzati;Exceloffreanche
lalternativaditrascinareicampiinunadellequattroareesottostanti:
etichettadirigarappresentalasseverticaledellamatrice
etichettadicolonnalassechesisnodaorizzontalmentenellatabella
Valorirappresentaicampidautilizzareperleffettuazionedeicalcoli
Filtrorapportorappresentaicampichesiintendonofiltrare.
Adesempiosedesiderassimocalcolareiltotaledellevenditesuddivisopercanaledi
venditasarsufficienteselezionareiseguentiindicatori:
Canaledivendita(Francia,Italia,Spagna)
Vendite
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Automaticamenteapparirnellatabella,primavuota,ilrisultatorichiesto.
Lefunzionibasedelletabellepivotsonomoltointuitive:sufficienteprocedereed
effettuarequalcheprovaperrendersicontoimmediatamentedellavarietdiopzioni
utilizzabili.
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Adesempiosevolessimoconoscereiltotalevendutopercanaledivenditaeperanno,
sufficientetrascinarenelleetichettedicolonnailcampoAnno.
Latabellacreatacomodamentemodificabileesepreferiamoinvertireleetichettedirigaedi
colonna,lopossiamofareliberamentemedianteuneffettotrascinamento.
Ovviamentelatabellapivotpuesserearricchitadiulterioridettagliriepilogativi.
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Seoltrealcanaledivenditaeallanno,ciinteressasapereiltrenddellevenditepertrimestre,
comedobbiamoprocedere?
Occorretrascinareilcampotrimestrenelletichettadirigaeilgiocofatto.
Eanchepossibiletrasportareicampidirettamentenellatabellapivotattraversoun
semplicecambiodiopzione:
Posizionarsisullatabellapivot
Tastodestrodelmouse
Scegliereopzionitabellapivot
Sceglierenellafinestradidialogolasezionevisualizza
SelezionareLayoutclassicotabellapivot.
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SenelnostrocampotabellapivottogliamotrimestrieaggiungiamoSalesman,idatisi
aggiornanoeavremounatabellaoutputcostituitadaAnno,Salesmanecanalidivendita.
Deselezioniamolanno2007e2008attraversolutilizzodeifiltri.
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Ilrisultatochesiottieneunatabellariepilogativadellanno2006conlevenditedei
commercialiperareageografica.
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Aggiornamentomanuale:
Posizionarsisullatabellapivot,fareclicksultastodestrodelmouseescegliere
Aggiorna;oppuredalmenuentrareinStrumentitabellapivoteneiriquadriin
bassofareclicsuAggiorna;altrimentiTastodisceltarapida:ALT+F5
AggiornamentoautomaticoognivoltacheapriamoilfileExcel:
Posizionarsisullatabellapivot,tastodestroescegliereopzionitabellapivot
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FareClicsullasezionedatiepoiselezionarelopzioneaggiornadatiallaperturadel
file.
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Lasoluzionealternativaquelladicrearemodellipersonalizzatiesbizzarrirsicon
unpodicreativit.
Inquestomodosceglieremolostile,ilbordo,ilriempimentodellecelle,icolori,le
linee,ecc.
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Letabellepivotconsentonoanchediordinareglielementiperordinealfabetico,
crescente,decrescente:
Posizionarsisulcampodaordinare
Tastodestrodelmouseesceglierelopzioneordina
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Supponiamoadesempiodivolerconoscerelavenditamassimaottenutaintuttele
seguentivariabili
Peranno
Pertrimestre
Percanaledivendita
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Possiamopertantonotarecheadesempionel2008limportopigrandevendutoin
Franciastatodieuro126.000,edstatoacquisitonelsecondotrimestre.
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Esevolessimoconoscereilvaloremediodellevenditenel3trimestredel2007inFrancia?
Selezioniamomediaeotteniamolatabellapivotdeivalorimedi.
Icalcolipossibiliperriepilogareicampivalorisono:
Somma
Media
Min
Max
Prodotto
Contanumeri
Deviazionestandard
Deviazionestandardpop
Varianza
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VarianzaPop
Procediamooraamodificarelanostratabellapivotinmodotaledaanalizzareiltotale
vendutopergenerediarticoli.
NellasezioneImpostazionecampovaloreesisteancheunasubsezioneMostraValori
come,checonsentedirealizzaredeicalcolipersonalizzati;supponiamoadesempiodi
volereesprimeregliarticolivenduti,in%deiSoldatini(articolodibase).
Laproceduramoltosemplice:
Tastodestrodelmouse
Impostazionecampovalore
SceglierelasezioneMostravaloricome
Nellelencoacascatasceglierein%di
NelriquadroCampoBaseselezionareGenere(inostriarticoli)
Nelriquadroelementobase,selezionareSoldatino.
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Lanostratabellapivotpertantosipresentersottolaseguenteveste:
Unaltraapplicazionemoltopiutileesicuramentepicomune,puinveceesserequella
diesprimereilvendutodiciascunatipologiainpercentualealtotalecomplessivo.
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Cisonopoialtrepossibilit,unpomenodiffusecomeadesempio:
%didiscordanzada
%diriga
Eseguitotalein
Indice
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Il campo calcolato
Letabellepivotconsentonodiattuaredeicampicalcolati
SupponiamoadesempiodivoleraggiungereallevenditelIva(20%):
Posizionarsisullatabellapivot
NelmenuExcelinalto,sceglierelasezioneopzioni,sottoStrumentitabellapivot
Sottolasezionestrumentiscegliereformule
Sceglierecampocalcolato
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DareilnomealcampocalcolatoVenditeconIvaounaltronomeidentificativo
(operazionefacoltativa)
Inserirecampovenditaeaggiungere*1,20(LIVA)
Fareclicksuokay.
Nelcasodiutilizzodiformulecomplessepossibileimpiegarelopzionedivisualizzazione
delleformulepredisposte;utilizzandolasezioneacascatadenominataformule,con
sceltadellopzioneelencaformule:automaticamentesigenererunnuovofoglio
contenentelaformulautilizzataeunanota.
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Automaticamente,sottolavoceBambolecomparirannoidettaglipercanaledivendita
(Francia,ItaliaeSpagna);aquestopuntotuttalatabellaestendibileaivarilivellidi
dettagliodeicanalidivendita.
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Emoltoutilelamodalitmostradettagli(tecnicamentedefinitaDropdown),che
consentedivedereidettaglidiunadeterminatacategoria;adesempiosevogliamo
vederelequantitvendutediBamboleinFrancia,bastaposizionarsisullatabellapivot,
tastodestro,mostradettagliedautomaticamentesicreerunnuovofoglioconidati
richiesti.
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IlgraficopivotconsentealcunepersonalizzazioniattraversoilRiquadrofiltrografico
pivot.
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AttraversolecategorieGenereeCanaledivendita,sipossonocrearediversigrafici
focalizzatisudeterminatioggettidianalisi.Adesempiosevogliamovederesolamente
ilgenereBambolesuciascuncanaledivenditasufficientedeselezionaretuttele
altreopzioni.
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Eventualiulterioripersonalizzazioniinterminidilayoutgraficoseguonoitradizionali
iterdicreazionediungraficoconexcel.
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Posizionarsisullatabellapivot
Tastodestrodelmouseescegliereopzioni
SceglierelasezionedatiedeselezionareSalvadatidioriginedelfile.
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Inpraticaquestaproceduraconsenteilsalvataggiodellatabellapivotevitandoidati
diorigine;pertantoexcelpoieffettuerlaggiornamentodirettamentedaldatabasedi
partenza.
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Laziendapromuoveiprodottiattraversounaretedivenditadi8Salesman.
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Ildatabasestoricodellovenditecontieneleseguentiinformazioni:
Numeroprogressivodellevendite
Data
Nomedelcommercialeaddettoallevendite
Tipologiadiprodotto
Quantit
Prezzo
Totalevenduto
Areageografica
Anno
Scopodiquestocasoquellodicreareunaserieditabellepivotpartendodainostridati
grezzialfinedipoteresercitarsiamettereinpraticaquantoimparatoprecedentemente;
ottenerealcuneinformazionisullevendite,purisultareutileperlastesuradiun
reportingdapresentarealmanagementduranteleperiodicheriunionidivendita;in
particolarecifocalizzeremosullaggregazionedeidatidivenditadisponibilialfinedi
soddisfareleseguentiesigenze:
Calcolodellaquantitdivenditeeffettuatedaciascuncommerciale
TotalequantitvendutadaciascunCommercialeperprodotto
TotalevendutodaciascunCommercialeconapplicazionedelcampocalcolato
Totalequantitperareageografica
Totalequantitperanno
%diincidenzadelvendutodiciascunprodottorispettoaltotalevenduto
Quantitmediadiciascunprodottoperciascunanno.
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COMETILEVIGOIDATIGREZZICONLE
TABELLEPIVOT
IlCalcolodellaquantitdivenditeeffettuatedaciascuncommerciale
Laprimainformazionedaricercarepiuttostosemplice;sufficienteposizionarsiinuna
qualunquecelladelDatabasevenditeeusarelafunzioneinseriscitabellaPivot.Scegliamo
commercialeequantiteilgiocofatto.OrasappiamocheilSignorBirbantequello
chevendepiquantitditutti.
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Somma di Quantit
Totale
Aldoni
9.344,00
Anzani
9.502,00
Bertoldo
9.044,00
Birbante
16.888,00
Cristina
7.811,00
Marengo
8.224,00
Martino
8.516,00
Rossi
Totale
complessivo
9.378,00
78.707,00
IlTotaledellaquantitvendutadaciascunCommercialeperprodotto
Lasecondainformazionecheandiamoaricercareunproseguodelprecedentepunto.
EsufficienteaggiungerenelletichettacolonnaProdottoeotteniamoildettaglio
desiderato.
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IlTotaledelleprovvigionidiciascunCommercialeconapplicazionedelcampocalcolato
Larisoluzionediquestopuntorichiedelutilizzodelcampocalcolatoovverolacreazione
diunaformula:Vendita*%Provvigione;nelnostroesempiopersemplicitconsideriamo
unaprovvigionedel5%sulvenduto.
Quidiseguitoipassaggidaseguire:
1) SelezioniamodaelencocampiCommercialeeTotalevenduto;
2) PosizioniamociinunacelladellatabellapivotenelmenuinaltodiExcel,entriamo
nellasezioneformule,contenutanelriquadrostrumenti;scegliamocampo
calcolato;
3) Nelriquadro,facciamoclicksuTotaleVendutoepoiinseriscicampo;
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4) Nellaformuladopolaquantitinseriamoasteriscoescriviamo5%;
5) FareclicksuOK.
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Epossibiledareunnomealcampocalcolato:alpostodiCampo3,possiamoadesempio
scrivereCalcoloProvvigioni.
IlTotaledellequantitperareageografica
QuestoargomentoidenticoaquellorelativoalCalcolodellaquantitdivendite
effettuatedaciascuncommerciale:nelletichettadirigadovremmosostituireilcampo
CommercialeconquellodellArea.
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DalsuddettoriepilogosievincecheilSudItaliadetieneilprimatodellamaggiore
quantitvenduta.
IlTotaledellequantitperanno
Laquantitvendutaperciascunannosiottienenelmedesimomodoappenautilizzato.
InquestocasosarnecessariometterelAnnoalpostodellArea.
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Dalrisultatoottenutosievinceilcostantecalodellequantitvendute.Dal2005al2004si
registratouncalodel3%,mentredal2006al2005del5%.
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La%diincidenzadellaquantitdiciascunprodottorispettoaltotalequantit
a) Scegliamocomecampiprodottoequantit
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b) Posizioniamocisullatabellapivot,tastodestrodelmouseedallelencoscegliamo
impostazionecampovalore
c) Mostravaloricome
d) %deltotale
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Dallasuddettatabellasileggefacilmentechelaquantitpivendutaquelladel
prodottoD,cheincideperil45%sultotale.
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Quantitmediadiciascunprodottoperciascunanno
a) Crearetabellapivotconicampivaloreprodottoequantit
b) Tastodestrodelmouseescegliamoimpostazionicampovalore
c) Sceglieremedia
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Analisivenditesuununicatabellapivotperanno,areageograficacommerciale
eprodotto
a) Creiamolatabellapivot
b) Inseriamonelleetichettediriga:Anno,Area,Commerciale
c) Inseriamonelleetichettedicolonna:Prodotto
d) InseriamonellaValori:SommadiVendite
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Lasuddettatabellapuessereancheraggruppatapermacrocategorie;adesempio
supponiamodivolerraggrupparesoloperannoeprodotto:sufficientecliccaresui
quadratiniconisegnimenonegliannieotteniamo:
Nelcasoincuicifosselanecessitdiesaminareadesempioidettaglidiqualchevoce,
sufficienteposizionarsisullacellainteressataefaredoppioclick.
Adesempiosevogliamoverificareidettaglidelle980quantitvendutedaAldoninel
2004nelcentroItalia,sufficienteposizionarsinellacellachecontiene980efaredoppio
click;inautomaticoverrcreatoinunnuovofoglioildettagliorichiesto.
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Conclusioni
Letabelle pivot, come evidenziatoinquestominiebookconsentonodiesaminarecon estrema
semplicit e sinteticit enormi mole di dati delle vendite per aiutare a valutare pi
opportunamente il passato e a supportare le previsioni future delle vendite. Bastano pochi
passaggi e qualche click del mouse per arrivare a predisporre tabelle di reporting o un vero e
proprio Dashboard per tutte le esigenze. Per un eventuale esempio di cruscotto aziendale
costruito con lausilio di Excel si consiglia la lettura dellarticolo che trovate al seguente link:
http://www.b2corporate.com/articoli.php?action=anteprima&id=449. Le tabelle pivot non sono
il punto di arrivo; da qui che si deve salpare per osservare le varie relazioni tra i vari numeri
raccoltimedianteunaverificaalivellotrasversale,ditendenzeneltempo,scostamentidaunanno
allaltrooconeventualibenchmarkingdisettore.Idativannoanalizzatiinvaloriassolutiorelativi
(percentuali).Lanalisidellevenditepertipologiadiprodotto,perareageografica,persalesman
aiutano a pianificare la strategia aziendale per raggiungere determinati obiettivi. Lanalisi degli
scostamentirispettoalbudgetdeveattivareunprocessoclassicodiProgrammazione,attuazione
econtrollo.
Gliesempiriportatiepresiinesamenellepagineprecedentisonostatipredispostiinmodalit
moltosempliceepraticoalfinediaiutareapercepiremegliolefinalitdelletabellepivot,che
possonoaiutareintutteleelaborazionididati,andandooltrelanalisidellevendite.
PerulterioriapprofondimentisiconsiglialaletturadiExcel2007OltreognilimitediMark
Dodge,espertodiMicrosoftExceleCraigStinson,ContributingEditordiPcMagazine,Mondadori
Informatica.
IlfuturodelletabellepivotsembradestinatoamigliorareulteriormenteconlarrivodiExcel2010,
(http://www.b2corporate.com/articoli.php?action=anteprima&id=1569)soprattuttointerminidi
filtriericercadati.
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