COME SCRIVERE UNA RELAZIONE

Ci pu essere affidato l'incarico di scrivere una relazione in molti contesti: non solo sul lavoro, ma anche in associazioni di cui facciamo parte, o nella scuola di nostro figlio, o per mille altri motivi. Ecco alcuni suggerimenti per scriverla da professionisti. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

La lista delle idee La raccolta della documentazione La scaletta Il processo di scrittura Uso di grafici e tabelle Le tecniche di esposizione Lo stile: pertinenza e coerenza Il titolo e l'abstract La propriet espressiva

1. La lista delle idee All'inizio importante visualizzare con un solo colpo d'occhio tutti gli argomenti che vogliamo includere nella relazione. In questa fase preliminare, la scaletta non molto adatta: rischiamo di scrivere le parole in sequenza ordinata e poi accorgerci che vogliamo far comparire un argomento pi in alto o pi in basso... Si comincia a cancellare e riscrivere di continuo, e il foglio pasticciato che abbiamo davanti gi ci scoraggia. Meglio adottare il clustering, cio la tecnica del grappolo. Si traccia un "chicco" al centro e ci si scrive dentro il titolo della relazione. Poi si fanno tante linee che collegano altri "chicchi" con gli argomenti collaterali. Le linee e i nuovi "chicchi" non devono partire per forza dal centro: ogni elemento pu essere a sua volta il centro di un nuovo grappolo. Questa tecnica ci permette di visualizzare tutti gli argomenti senza gerarchia. Sembra tutto disordinato, ma la fase dell'ordine viene pi avanti. Be patient... 2. La raccolta della documentazione Terminato il grappolo (ed eliminati gli argomenti in eccesso), bisogna pensare alle fonti. Cio dove prendo le notizie e i dati che mi servono per scrivere la relazione? Una volta trovate le fonti e la documentazione necessarie, fatene subito un elenco preciso o comunque tenetele a portata di mano. Nel corso di una relazione seria si citano sempre le fonti da cui abbiamo tratto le informazioni. Meglio ancora se alla fine compare un elenco con tutti i riferimenti: l'idea che ognuno dei vostri lettori dovrebbe poter verificare se avete detto il giusto. 3. La scaletta e la struttura Adesso avete il grappolo degli argomenti da trattare e le fonti di informazione. E' il momento di fare una scaletta. Cio un elenco, stavolta in ordine gerarchico, dei capitoli del vostro libro.La scaletta l'abbozzo dell'indice: se avete lavorato bene, alla fine i due dovrebbero quasi coincidere. Non avrete certo pensato di fare una relazione senza indice, vero? Quanto alla struttura, una relazione classica secondo me ha due facce fondamentali, come la medaglia: analisi e sintesi. Introduzione (brevissima) e conclusioni ci devono essere, ma in fondo sono aspetti secondari di queste due fasi. Nella fase di analisi introduco l'argomento, analizzo ci che successo, fornisco i dati. Nella fase di sintesi interpreto ci che successo e suggerisco dei comportamenti per il futuro. Non necessariamente le due fasi devono essere in sequenza cos netta, ci possono essere anche alternanze. 4. Il processo di scrittura Mentre iniziamo a scrivere, facciamoci una domanda essenziale: per chi stiamo scrivendo? Il testo e il suo stile saranno diversi se la relazione va in mano al consiglio di amministrazione di una banca, a un team di colleghi per un progetto comune o al preside della scuola. In ogni caso, per scrivere valgono alcune regole fondamentali, le stesse che trovate all'interno di questo sito: frasi leggere con poche subordinate, niente giri di parole n stile ampolloso, pochi avverbi e limitato uso di parole astratte. Il gergo tecnico

ammesso solo se la relazione sar letta da addetti ai lavori. Il linguaggio dovr essere preciso: se per descrivere un fenomeno avete usato un termine, usate sempre quello; se volete usare sigle e acronimi, la prima volta dovete spiegare per esteso cosa significano; se citate da altre lingue, controllate sui relativi vocabolari; controllate l'ortografia; leggete con attenzione i punti: 6, 7 e 9. 5. Uso di grafici e tabelle Un elenco di numeri dentro un paragrafo di testo poco sopportabile. Si legge male, si memorizza peggio. Se dovete citare parecchi dati numerici per dare forza ai ragionamenti della relazione, usate grafici o tabelle. In questo modo le relazioni tra i numeri saranno chiare a tutti in un attimo. E poi i grafici tornano utili in caso di proiezione di slide, perch oggi difficile che una relazione venga distribuita solo in versione cartacea. La scelta tra grafici a colonna, a torta e similinon solo una questione di gusto, dipende dal tipo di dato che dovete raffigurare. Se siete un umanista e la cosa vi crea pi di un dubbio, chiedete aiuto a un collega laureato in materie scientifiche. Gli ricambierete il favore la prossima volta... 6. Le tecniche di esposizione Durante l'esposizione degli argomenti utile ricorrere ad alcune tecniche tipiche della relazione: l'elenco; il confronto; l'esempio; la citazione; la descrizione, o il riassunto. Facciamo l'ipotesi che l'azienda in cui lavorate abbia svolto dei corsi di formazione presso le associazioni di categoria per selezionare impiegati da assumere.

Se dovete illustrare gli argomenti di ogni corso, ricorrerete alla lista per punti
con relativi sottolivelli (tecnica dell'elenco).

Se dovete dare un giudizio di qualit sulla preparazione finale dei partecipanti,

potete citare il voto medio raggiunto nella precedente edizione e il voto medio di esperienze simili in altre associazioni (tecnica del confronto).

Se volete riportare le osservazioni dei partecipanti sulla qualit della docenza,

potete citare esattamente le frasi che avete ascoltato da loro (tecnica della citazione).

Se volete riportare il giudizio complessivo sulle classi da parte di docenti, potete

riassumere in un paio di paragrafi il loro pensiero, tenendo presente degli indicatori precisi, altrimenti il resoconto sar confuso (tecnica del riassunto). E cos via... Meglio se a categoria di argomento uguale corrisponde tecnica uguale. 7. Lo stile: pertinenza e coerenza Lo stile della relazione deve essere pertinente, cio deve adeguarsi al contenuto e ai destinatari. Se sono un genitore che nellambito di un incarico scolastico scrive una breve relazione a uso degli altri genitori e del corpo insegnante, non il caso di scrivere con tono oratorio, parole lunghe, avverbi in quantit. Sar bene, anzi, che mi ricordi del mio pubblico eterogeneo, con vari livelli di istruzione e dunque cerchi di tenermi sul semplice. Che, attenzione, non vuol dire piatto e banale. Se scrivo una relazione su un investimento strategico per lazienda e mi legger lamministratore delegato, posso adottare uno stile pi elaborato, usando un linguaggio preciso, inglesismi (senza esagerare), lessico variato, ritmo vivace con alternanza di frasi brevi e lunghe. A tutti si raccomanda comunque la sintesi. Dopo aver scritto una frase, o un paragrafo, rileggetelo con lobiettivo di tagliare almeno il 30% delle parole. Microsoft Word, il pi diffuso editor di testo, ha una funzione (Menu Strumenti/Conteggio parole) che consente di contare parole e caratteri: facile dunque fare un confronto tra il prima e il dopo e sfrondare quanto pi possibile. Lo stile deve inoltre essere coerente, cio mantenersi sullo stesso registro formale dallinizio alla fine. La coerenza deve applicarsi anche alle scelte formali, come:

Tipo e corpo del carattere: devo fare una scelta allinizio per stabilire quale

usare per il testo e quale per i titoli. Si raccomanda un carattere sobrio e molto usato: no a quelli fantasiosi, ai maiuscoletti eccetera. Andranno bene il Times New Roman, lArial, il Verdana, il Courier.

Trattamento delle parole straniere: corsivo (meglio) o virgolettato? In ogni caso

sempre uguale.

Per evidenziare una parola o una frase il grassetto (meglio) o il sottolineato?

Anche qui, attenersi alla scelta iniziale. note.

Le liste per punti: qualunque stile scegliate, tenetelo sino alla fine. Idem per le
8. Il titolo e l'abstract Sembra un suggerimento ovvio, ma il titolo deve essere parlante. Mi deve far immaginare proprio quello che c dentro il testo. Lideale sarebbe scrivere il titolo definitivo alla fine del lavoro (io lo faccio spesso). Un titolo vago, da enciclopedia, far scattare una reazione del tipo:S va bene, poi la leggo, adesso ho da fare. E come chiedere agli amici di venire al cinema senza sapere nulla del film: il titolo lunico elemento che pu invogliarli a partecipare. Allora scrivetelo bene. Un buon amico del titolo labstract, che va collocato all'inizio della relazione, in apertura. Un testo breve di circa 300 parole che, nella prima riga, di solito contiene una sorta di sottotitolo, ovvero una formulazione concisa dellargomento della relazione. Concisa ma capace di dare elementi in pi rispetto al titolo. Le frasi successive devono fotografare in sintesi il contenuto della relazione. Labstract deve essere un po pubblicitario, deve suggerire al lettore il vantaggio che ricaver dalla lettura della relazione e convincerlo a girare la pagina. Il tempo verbale lindicativo presente. Se la relazione molto lunga, potete scrivere un abstract brevissimo allinizio di ogni capitolo. La tecnica da adottare in questo caso quella usata dai giornalisti per scrivere locchiello, quel breve testo che sta sotto al titolo dellarticolo. 9. La propriet espressiva E bene scrivere da subito curando la propriet espressiva, ma un ruolo importante sar affidato alla rilettura che farete a lavoro terminato. La rilettura migliore poi, quella fatta da unaltra persona (l'editor). Magari anche non del ramo, anche il partner o lamica del cuore vanno bene, perch potrebbero cogliere (anzi, lo faranno sicuramente) alcune incongruenze che si notano bene da fuori ma non dal punto di vista dellautore. Anche se sgradevole, il ruolo delleditor utilissimo. Comunque, per essere sicuri di avere scritto con propriet, verificate almeno questi aspetti:

I tempi verbali delle frasi: il presente il pi adatto nelle descrizioni, il

passato prossimo o remoto nella ricostruzione di fatti trascorsi. Una volta fatta la scelta, controllate che non vi siano passaggi bruschi da un tempo allaltro e che il rapporto tra passato e presente sia coerente.

Il soggetto della frase deve essere sempre espresso. Non date niente per scontato,

perch mentre voi avete chiaro il flusso degli argomenti dallinizio alla fine, il lettore potrebbe accedere direttamente a una pagina specifica. Se il soggetto sottinteso chiaro a voi, non lo sar altrettanto per lui. Se usate dei pronomi, siate sicuri che sia chiaro a chi si riferiscono: esso, questi, -lo, -la, -ne a volte sono evidenti solo per chi scrive.

Usate i connettivi per legare le frasi una allaltra (congiunzioni, avverbi,

pronomi). Tante frasi secche accostate una allaltra non fanno un testo.

Assicuratevi che le informazioni fornite siano in rapporto logico con la premessa.

Non posso scrivere un paragrafo sui metodi di valutazione e poi inserire una tabella con lelenco dei voti assegnati dal 2000 ad oggi. La tabella utile, ma non a corredo di questo argomento. Sembra ovvio ma non cos.

Assicuratevi, a livello pi generale, che le conclusioni siano in perfetto

collegamento con il titolo della relazione e con l'abstract. A volte partiamo con lidea di dimostrare una certa tesi, ma durante la scrittura troviamo interessanti alcuni risvolti non previsti. Il rischio che si arrivi a una destinazione non coerente con il titolo e lintroduzione. Buon lavoro!