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La comunicazione

organizzativa
La comunicazione organizzativa

“La comunicazione organizzativa


è l’insieme dei processi strategici e operativi,
di creazione, di scambio e di condivisione di messaggi informativi
e valoriali all’interno delle diverse reti di relazioni
che costituiscono l’essenza dell’organizzazione e della sua
collocazione nell’ambiente”

(Emanuele Invernizzi)
L’organizzazione
Le risorse umane

Le persone che lavorano in un’impresa,

costituiscono una risorsa:

le Risorse Umane,

la più ricca, la più versatile, la più produttiva

delle risorse di un’impresa

in quanto possiedono la capacità di coordinare, integrare,

giudicare, immaginare.
Risorse umane
Le persone hanno il controllo del modo in cui lavorano e questo
controllo è praticamente assoluto.

L’ultimo decennio ha indotto le imprese a pensare strategie


innovative in grado di mantenerle competitive sul mercato
internazionale:

il fattore chiave di questo processo


è rappresentato dalle risorse umane.

In base a queste nuove esigenze imprenditoriali, sono mutate le


competenze, le strutture di qualificazione professionale, i profili, le
attività lavorative.
Il Comportamento ( C ) è una funzione della Persona (P)
e dell’Ambiente (A) C = ƒ (P,A)

La persona L’ambiente
Comportamento della persona
• Capacità • Organizzazione
nell’organizzazione
• Personalità • Tipo di impiego

• Percezioni • Ruolo

• Attitudini • Politiche

• Valori • Condizioni di
lavoro
• Etica
• Variabili sociali
Impatto dell’individuo nell’organizzazione
Socializzazione

Individualismo
Alto Conformita’
Creativo

Basso Isolamento Ribellione

Basso Alto

Individualizzazione
Comportamento organizzativo
Lo studio e l’applicazione della conoscenza relativo
a come le persone ed i gruppi interagiscono in una organizzazione
ha lo scopo di costruire migliori relazioni
raggiungendo gli obiettivi delle persone,
dei gruppi e della organizzazione.

LE PERSONE* – attitudini, percezioni,motivazione


I GRUPPI – influenza, comunicazione, norme
L’ORGANIZZAZIONE – cultura, valori, struttura, politiche

COMPORTAMENTO ORGANIZZATIVO

* cfr. mod 1A_Comunicazione Interpersonale


La prestazione lavorativa

La prestazione lavorativa è influenzata da 4 elementi:

Contenuto, quantità e qualità di responsabilità


affidata al singolo
Le competenze necessarie per agire efficacemente
Modo individuale di affrontare il compito
Specifico contesto di riferimento
Struttura Gerarchico-Organizzativa

I bisogni comuni e condivisi dell’organizzazione e delle


risorse umane spingono ad interagire per raggiungere

le mete desiderate.
Per essere efficaci le relazioni devono configurarsi in senso
cooperativo, con la divisione del lavoro che si integra in uno

schema unitario che, ponendo in relazione tutti i membri,


coordini l’attività di ciascuno con quelle degli altri.
La rete di comunicazioni

E’ necessario dunque stabilire


la rete di comunicazioni vigenti nel gruppo,
secondo una serie di dimensioni di cui
le due principali sono:
Organizzazione
rapporto tra numero di posizioni implicante funzioni specializzate
e numero di posizioni contemplate dalla struttura
(Divisione orizzontale)
Gerarchizzazione
attribuzione alle diverse posizioni-ruoli di un diverso status
(Stratificazione verticale)
Struttura gerarchico-organizzativa

Posizioni
+
Ruoli
+
Distribuzione di influenza
(Status)
=
Struttura gerarchico-organizzativa
Struttura gerarchico-organizzativa

Posizione organizzativa
Contesto, finalità, attività e responsabilità necessarie allo
svolgimento di una funzione

Profilo professionale
Competenze, conoscenze, attitudini necessarie allo svolgimento di
una funzione

Ruolo
Sistema di aspettative in termini di comportamenti ed atteggiamenti
appropriati che l’organizzazione fa confluire
sul titolare di una certa posizione.
Da posizione a ruolo:

da Organigramma a Personigramma
Posizione e ruolo

Posizione e Ruolo sono concetti sociologici astratti,


ogni individuo personalizza il modo di giocare il proprio ruolo,
in funzione di come percepisce la propria posizione.

Tutto ciò può portare a conflitti tra l’individuo e gli altri,


tanto più facilmente quanto è più forte la discrepanza
tra come l’individuo percepisce il proprio ruolo
e come invece lo percepiscono gli altri.
Meccanismi strutturali

Se i meccanismi strutturali
(gerarchia, mansioni,competenze)
sono inadeguati e non specificano con chi si interagisce,
quando, come e a che scopo,
ci si può trovare davanti ad un forte impedimento
sulla via del raggiungimento di risultati efficaci.

Se le relazioni organizzative
sono strutturate con rigide separazioni delle funzioni
il rischio è la mancanza di
collaborazione e cooperazione.
Struttura chiara e bilanciata

Un’altra possibilità è che lo sforzo sia eccessivo,


che le responsabilità non siano chiare
o che si sovrappongano.

Invece quando la struttura è chiara e ben bilanciata


essa permette lo svolgimento dell’attività in modo
efficace e produttivo
e facilita il pieno utilizzo delle risorse
Che cosa si intende per “ruolo”
Aspettative che riguardano il comportamento di un membro di una
organizzazione in una specifica posizione
(chi deve fare cosa in determinate circostanze).

I ruoli creano basi di comportamento in cui risiede la stabilità


dell’organizzazione e si sviluppano a seconda delle modalità di
interazione tra i suoi componenti.

Nelle organizzazioni formali vengono prescritti specifici ruoli ai


dipendenti in base a:
titolo della posizione
job description
direttive organizzative
Ingredienti del ruolo

Bisogni individuali
Aspettative
Comunicazione
Valutazione
Obblighi
Negoziazione
Mediazione
Compromesso
Importanza della comunicazione
nell’analisi del ruolo
Competenza e
Comunicazione Adesione Motivazione

Ruolo Ruolo Ruolo Ruolo


atteso percepito accettato realizzato

L’analisi del ruolo permette di minimizzare


questo scarto

Efficacia direzionale

Definizione della Risultati della


organizzazione organizzazione
La comunicazione
nell’organizzazione
La comunicazione è la linfa vitale

La comunicazione è la linfa vitale di ogni organizzazione.

Il suo corretto uso aiuta a distribuire


autorità e ruoli in modo funzionale,

migliora le relazioni all’interno dell’organizzazione

e determina (o celebra) l’immagine verso l’esterno.


Lo scopo principale

Scopo principale della comunicazione

all’interno di un’organizzazione

è quello di creare un clima favorevole

per motivare e dirigere le risorse umane

attraverso un percorso strategico

per raggiungere gli obiettivi preposti.


Comunicazione interpersonale /
comunicazione organizzativa
Per comprendere l’importanza della comunicazione
nelle organizzazioni è necessario comprendere
la differenza tra comunicazione interpersonale*
e comunicazione organizzativa.

Infatti, entrambe sono generate dagli individui,


ma per la seconda esiste una sequenza logica
che bisogna seguire, per cui chi comunica
deve conoscere il contesto di riferimento
e le regole interne ed esterne che lo condizionano.

*cfr. mod 1A_Comunicazione Interpersonale


Comunicazione Organizzativa

Si deve ricordare che in alcune amministrazioni,


ancora oggi, la comunicazione interna
viene vista prevalentemente quale sistema di relazioni con i
propri dipendenti,
ma come questa prospettiva
stia lasciando il passo al più complesso concetto di

Comunicazione Organizzativa

che può essere così suddivisa:


(1993, Invernizzi)
Comunicazione funzionale

Tutte le istruzioni e le informazioni operative


che rendono possibile
e/o facilitano il processo produttivo interno.

Strumenti tipici della comunicazione funzionale


sono gli ordini di servizio, le circolari, i manuali, ecc.
Comunicazione informativa istituzionale

Tutte le notizie
che rendono possibile fare conoscere l’ente,
i suoi servizi e le strategie sia al pubblico interno
che a quello esterno.

Strumenti tipici
della comunicazione informativa-istituzionale
sono le newsletter, le pubblicazioni periodiche
e le monografie;
Comunicazione formativa

Tutti gli interventi addestrativi/formativi


che consentono di diffondere
oltre alle necessarie conoscenze lavorative,
anche la condivisione dei valori.

Strumenti tipici della comunicazione formativa


sono i seminari e le giornate di studio
Comunicazione creativa

Tutti i momenti di incontro


che si pongono come obiettivo primario
quello di stimolare nuovi modi di vedere la realtà,
facilitando il processo di problem solving
e favorendo la creazione di gruppi di lavoro
che traggano profitto dalla eterogeneità̀ dei loro componenti.

Strumenti tipici della comunicazione creativa


sono i gruppi di lavoro,
le task forces e i brainstorming.
Dalla comunicazione interna alla
comunicazione organizzativa
La comunicazione interna

Condividere l’identità con il maggior numero dei collaboratori


è l’obiettivo principale della comunicazione interna.

L'emergere della comunicazione interna


come nuovo complesso di tecniche direzionali,
area autonoma delle discipline di gestione aziendale,
è legato al cambiamento dei modelli
e dei meccanismi di funzionamento organizzativo
attuato per fronteggiare adeguatamente incertezze ambientali,
globalizzazione dei mercati,
dinamiche di business.
Comunicare all’interno
Comunicare all’interno
coinvolge emotivamente
i dipendenti e i collaboratori.

Si diffondono
i valori,
la missione
e le strategie
e si raccolgono tutti gli stimoli
provenienti dai soggetti che partecipano
alla vita dell’impresa.
Comunicazione organizzativa

Controllo Determinazione
gestionale Comune

Informazione Strategia Coinvolgimento

Comunicazione Consenso Partecipazione


Comunicazione organizzativa

La comunicazione interna risponde a due esigenze:


quando la comunicazione interna
passa da essere strumento ad essere sistema
attraverso un insieme di processi di creazione
e di scambio di messaggi ed informazioni
all’interno della struttura organizzativa
per realizzare comportamenti coordinati dei suoi elementi
volti al raggiungimento di fini comuni
assistiamo al passaggio da comunicazione interna a

Comunicazione organizzativa
Un sistema di comunicazione interna
è costituito da 4 fasi
1
analisi delle esigenze
rilevazione dei bisogni, analisi dei flussi attuali,
valutazione dell'efficacia e del gradimento della comunicazione in
atto, individuazione dei punti di forza e di debolezza
delle pratiche di comunicazione,
definizione della funzione del sistema comunicativo aziendale

2
piano di comunicazione
indicazione di diverse media e azioni,
indicazione dell'economicità di gestione per l'efficacia del sistema,
indicazione del mantenimento e rinnovamento
degli apparati di comunicazione
Un sistema di comunicazione interna
è costituito da 4 fasi

3
realizzazione delle azioni di comunicazione
attuazione della gamma di interventi in funzione degli obiettivi;

4
controllo degli effetti
misurazione della qualità e della quantità del know how prodotto,
aumentare la consapevolezza degli attori della comunicazione sui
modi di interazione più produttivi.
Progetto di comunicazione:
1
Analisi dell’ambiente o ascolto
Inchieste, sondaggi; panel
2
Selezione degli obiettivi
immagine (auspicata o percepita), miglioramento del servizio,
vendere, fidelizzare, ecc..
3
Elaborazione della politica di comunicazione
coerenza tra il piano di comunicazione e la mission
4
Definizione della strategia
selezione delle priorità dei risultati, il controllo delle azioni
5
Individuazione e selezione dei pubblici
interno o esterno
Progetto di comunicazione:

6
Scelta dei messaggi
segmentazione, corrispondenza tra messaggio ed obiettivo
7
Pianificazione delle azioni
8
Gestione delle risorse
9
Valutazione dei risultati
10
Valutazione dell’efficacia
Il messaggio è azione

Nelle organizzazioni, quindi,


l’individuo sostanzialmente comunica
per realizzare processi, distribuire informazioni,
assegnare compiti, prendere decisioni,
delegare e ottenere il consenso.

In questo senso chi avvia una comunicazione deve far si


che il destinatario possa trasformare in azione il messaggio.
Usare differenti modelli

Nell’organizzazione è fondamentale
saper usare differenti modelli di comunicazione.

E’ infatti evidente che i rappresentanti di un’organizzazione


devono sapersi confrontare quotidianamente
con diversi interlocutori.
(colleghi, impiegati, capi, clienti esterni, istituzioni, etc.)
Tre livelli

Per quanto riguarda i contenuti della comunicazione organizzativa


distinguiamo 3 livelli:

Socioemozionali
creazione di norme relazionali tra chi comunica

Concettuali
creazione di una comprensione condivisa della realtà che precede
la comunicazione

Legati al compito
informazioni operative
La torre di babele

Se non esiste
un linguaggio comune
saltano i canali di comunicazione
e l’organizzazione
entra in crisi

Torre di Babele
La barriere alla comunicazione
organizzativa
Le barriere

Alcune barriere possono inficiare


la comunicazione interna dell’organizzazione.

Ciò ha implicazioni molto profonde


che non condizionano solo gli aspetti relazionali tra persone
ma anche aspetti funzionali più strettamente legati ai risultati
e alle aspettative che l’organizzazione si propone di perseguire.
Pianificazione errata

Il pre-requisito per una comunicazione organizzativa efficace


è una accurata pianificazione.

Per trasmettere il messaggio


si possono usare diversi canali
che devono però essere pianificati in anticipo.

I contenuti dei messaggi


dovrebbero essere definiti dopo averne considerato tutti gli aspetti.

L’obiettivo del messaggio deve essere espresso chiaramente.


Vaghe supposizioni

Le premesse non comunicate che soggiacciono al messaggio


sono estremamente dannose.

Se chi invia un messaggio fa alcune supposizioni


che passano nel messaggio in modo non esplicito,
chi riceve il messaggio
non necessariamente lo interpreterà
allo stesso modo del mittente.

Tutto ciò può portare confusione e incomprensioni.


Alterazione Semantica

Una singola parola può esprimere molti significati.

Ogni parola viene compresa in relazione


al contesto della frase in cui è inserita, al ruolo,
alla situazione, ai valori personali.

Un’alterazione semantica può essere intenzionale o casuale.

Quella casuale rende il messaggio ambiguo


ed arbitrariamente interpretabile.
Effetto Status

Quando una persona


in una posizione gerarchica più alta manda il messaggio,
le persone più basse in gerarchia
potrebbero prendere il messaggio alla lettera
e eseguirlo come fosse un ordine.

Ciò, per vari motivi,


non sempre è sinonimo di efficacia
e garanzia di risultato migliore.
Contenuti non sufficientemente espressi
Chi invia il messaggio può avere chiaro il suo contenuto
ma a volte può esprimerlo con parole inappropriate
od omettere dettagli importanti.

Tutto ciò porta incomprensione o malintesi


all’interno di un gruppo.

Un messaggio semplice è generalmente più accettato


e facilmente interpretato.
La semplicità non dovrebbe però essere raggiunta
a costo di stravolgere il concetto*.

* Si veda monografia “La comunicazione nei gruppi di lavoro.”


Perdita di elementi durante la trasmissione
e scarsa incidenza
Quando il messaggio è trasmesso da una persona all’altra
diventa meno accurato.

Le persone, normalmente,
tendono ad aggiungere ai messaggi
le proprie percezioni.

Inoltre, il messaggio può non essere memorizzato totalmente.

Perciò è consigliabile ripetere il messaggio


con un’azione rafforzativa e usare anche più di un canale
per comunicare lo stesso messaggio.
Scarso ascolto ed interpretazioni istantanee

Purtroppo, ci sono poche persone che sanno ascoltare.

L’ascolto richiede pazienza, massima attenzione e auto disciplina.

Richiede inoltre, che chi ascolta eviti di esprimere giudizi prematuri


su ciò che un’altra persona ha da dire.

Inoltre, quando il messaggio è troppo lungo,


dopo un po’ le persone iniziano a perdere interesse
e smettono di ascoltare.
Minaccia, paura e diffidenza
In un ambiente dove esiste la minaccia, la paura e la sfiducia
non può esistere comunicazione efficace.

Le persone che si trovano sotto minaccia


o in situazione di paura
non prendono le decisioni in maniera razionale,
ma sotto pressione.

Quindi, se le persone sono spaventate, non si curano delle


conseguenze di un messaggio sbagliato.

Per ottenere una comunicazione efficace


è necessario creare un ambiente di fiducia, onestà e integrità.
Periodo di tempo insufficiente

Quando si comunica,
bisogna sempre dare un periodo di tempo sufficiente
per capire e “digerire” il messaggio.

Questo vale sia come regola interna che esterna all’organizzazione.

La comunicazione genera cambiamenti


che possono influenzare persone diverse in modi differenti.

Comunicare nell’organizzazione richiede tempo.


Distrazioni fisiche

In una organizzazione affollata,

con molti rumori, con un’illuminazione non adeguata

e frequenti restrizioni del movimento fisico delle persone,

il messaggio può risultare distorto.


Altre barriere dovute

A - Alla complessità del messaggio

B - Al sovraccarico di messaggi

C - A meccanismi di distorsione personale

D - A problematiche di natura tecnica


Comunicare efficacemente

Comunicare efficacemente
è responsabilità di ogni individuo
in una organizzazione.

I risultati preposti non possono essere raggiunti


se si interpone una barriera
a qualsiasi stadio del processo comunicativo.

Per evitare questo possono essere adottate delle linee guida


semplici e chiare già partendo dal nostro comportamento.
7 regole per migliorare
la comunicazione nelle organizzazioni
La chiarezza

1
Chi invia il messaggio deve essere molto chiaro
riguardo al messaggio da comunicare.

La chiarezza di pensiero è essenziale.

Se dall’inizio si verifica qualsiasi tipo di errore,


l’intero processo potrebbe fallire.
Simboli, valori e concetti condivisi

2
Per comunicare con efficacia,
la codificazione e la decodificazione
dovrebbero essere fatti utilizzando simboli, valori
e concetti condivisi dai membri dell’organizzazione.

E’ preferibile evitare un linguaggio “tecnicistico”,


a meno che il messaggio non riguardi un particolare argomento
e sia diretto a degli esperti.
Pianificazione del messaggio

3
Allo stadio di pianificazione di un messaggio,
ogni individuo direttamente
o indirettamente interessato al messaggio
dovrebbe essere coinvolto nella sua pianificazione.

In un contesto così fatto,


nessuno sentirà che il messaggio è stato diffuso
improvvisamente o che non è stato dato
abbastanza tempo per elaborarlo.
La motivazione

4
La motivazione di chi riceve un messaggio
è di primaria importanza
nella comunicazione organizzativa.

Se chi riceve non è interessato all’informazione fornita,


quest’ultima non ha possibilità di sortire l’effetto voluto.

L’obiettivo della comunicazione nell’organizzazione


non è soltanto quello di rendere il messaggio comprensibile
ma anche di renderlo accettabile per chi lo riceve.
Il controllo

5
Il controllo
ha un ruolo essenziale nella comunicazione

e deve essere curato debitamente sia dal mittente

che dal ricevente così da evitare che durante la trasmissione

le informazioni non si discostino dall’obiettivo originale.


Condividere opinioni, sensazioni e percezioni

6
E’ molto utile condividere
opinioni, sensazioni e percezioni generate dal messaggio.

L’accettabilità della comunicazione


può essere conosciuta solo dopo che il messaggio è stato ricevuto
e va verificata.
Armonia e coerenza

7
Ci devono essere armonia e coerenza

tra il tipo di messaggio che si vuole trasmettere

e il canale di trasmissione che si intende scegliere.


Il piano di comunicazione
Il piano di comunicazione è uno strumento

Il piano di comunicazione
è uno strumento che ha lo scopo di individuare
le azioni da compiere per realizzare
le scelte di scambio informativo, che sostengono l’organizzazione.

Il piano deve indicare la rivelazione dell’emittenza,


i target di destinatari cui è rivolto, i contenuti da adottare,
gli obiettivi da raggiungere, le condizioni, i modi, i tempi
e le responsabilità di realizzazione.
Elementi chiave di un piano di comunicazione
Scopi Elementi
- Obiettivi del piano (accettazione, persuasione, rinforzo,
Finalizzazione inclusione);
- Logiche di azione (indicazione degli scopi organizzativi connessi
agli obiettivi del piano, indicazione delle finalità e dei modi di
comunicazione);
- Segmentazione (individuazione dei pubblici a cui il piano deve
essere rivolto).
- Azioni comunicative (specificandone il tipo, la sequenza
Implementazione temporale e gli obiettivi specifici di ciascuna azione);
- Scelta dei mezzi e dei canali di comunicazione per le azioni di
comunicazione;
- Alternative e tattiche di gestione del sistema di comunicazione.

Monitoraggio - Criteri, indicatori e parametri di riferimento delle logiche e della


gestione del sistema di comunicazione.
Fasi di formulazione di un piano di comunicazione

1
definizione degli obiettivi di comunicazione e delle logiche di
azione per i diversi segmenti di audience
(newsmaking)

Creazione di eventi che fanno notizia (newsmanagement);


La messa al centro del sistema comunicativo di argomenti da
privilegiare (tematizzazione);
Ampliamento dei modi di informazione.

2
articolazione dei contenuti informativi per segmenti
Fasi di formulazione di un piano di comunicazione

3) communication mix in funzione della strategia di


comunicazione
Televisione aziendale modalità con cui vengono
trasmessi programmi sull'azienda e sulla sua
popolazione;
Videoconferenza è uno strumento usato in
occasione di un evento aziendale;
House organ (pubblicazione periodica edita
dall'organizzazione e indirizzata sia a pubblici
interni che esterni all'azienda);
Siti aziendali diffusi in rete.
Fasi di formulazione di un piano di comunicazione

4) scelta dei modi della regia per i criteri della gestione


(aspetti da valutare)
OTS (opportunity to see), la possibilità di contatti
con un medium o un messaggio;
Esposizione effettiva: il contatto, l'intensità di
lettura, la quantità, la frequenza, la qualità
dell'attenzione;
Impatto: la copertura, la penetrazione, il livello di
ricordo, il coinvolgimento e la fedeltà al medium,
al messaggio, all'azione comunicativa realizzata
dall'organizzazione.
5) monitoraggio del piano
Gli strumenti per comunicare
nelle organizzazioni
Gli strumenti

Riviste e quotidiani Possono ospitare notizie di vita aziendale

House organ e news


Pubblicazioni che mantengono
Strumenti letter un’informazione sistematica e periodica
Classici Circolari e bollettini, Pubblicazioni che informano su specifici
bacheche eventi/novità

Questionari e sondaggi Attivano processi di ascolto e monitoraggio


sistematici

Strumenti tecnologici Telefono, posta elettronica, Intranet,


gruppi virtuali

Strumenti
Riunioni, incontri, conferenze, lezioni, corsi, lavori di gruppo
Organizzativi
Strumenti classici

•Newsletter
Contro
•Brochure •Tono retorico
•Dépliant •Voce ufficiale
•Leaflet • Atteggiamento burocratico
• House Organ •Spersonalizzanti
• Convention •Poca tempestività

•Cartellonistica •Poca interazione


•Costi elevati
•Bacheca aziendale
Strumenti classici

•Newsletter
•Brochure
Pro
•Dépliant
• Stessa comunicazione a
•Leaflet tutti
• House Organ • Facilità di ricezione
• Convention • Maggiore facilità nel
ricordare
•Cartellonistica
•Bacheca aziendale
La newsletter

E’ uno strumento di comunicazione agile, veloce e tempestivo


che può avere una periodicità fissa o variabile.

Può parlare anche al pubblico interno


ma è pensata soprattutto per quello esterno.
La newsletter

Obiettivi

Mantenere un flusso di informazione costante


con i propri clienti
Comunicare l’identità dell’azienda
Sostenere l’azione della campagna pubblicitaria stessa
Assorbire in parte i costi per la ricerca di nuovi clienti
o per azioni di fidelizzazione
Svolgere una funzione di supporto all’ufficio-stampa,
amplificando l’interesse dei giornali.
La newsletter

Aspetti operativi

Struttura fisica: variabile. La più diffusa è il quartino


Carta: patinata o riciclata
peso non superiore ai 110-120 grammi
Colori di stampa: è preferibile la quadricromia
Tiratura: dipende dal pubblico. Da 1000 a 10.000 copie
Spedizione in busta aperta
Deve essere registrata in Tribunale!
Brochure

E’ generalmente composta da un numero di pagine fra 8 e 48

Le pagine sono stampate su entrambi i lati


e rilegate come in un libro

Possono essere:
generali
(Es. guide a i musei),
esterne
(es. catalogo servizi),
interne
(es. guide per i neo assunti, mansionari,
agevolazioni per i dipendenti, etc.)
Brochure

È preferibile il formato tascabile per un uso pratico e maneggevole;

Se i dati in esso inseriti “invecchiano “ precocemente


è meglio contenerne il budget

Stile: struttura chiara e concisa, forma semplice, paragrafi corti,


caratteri grafici non troppo piccoli
Depliant o Folder o Pieghevole

E’ composto, in genere, da un solo foglio di carta


stampato fronte/retro

In base al numero di volte in cui è ripiegato su se stesso


possiamo avere:

Un quartino (2 ante – 4 facciate)


Un sestino (3 ante – 6 facciate)
Un ottavino (4 ante- 8 facciate)
Depliant o Folder o Pieghevole

Viene usato singolarmente

o inserito in altra documentazione

(es. cartella stampa)

Richiede un’attenta organizzazione di titoli, testi, illustrazioni


Leaflet o Flyer o volantino

E’ composto, in genere, da un solo foglio di carta


stampato solo su un lato o su entrambi

Adatto ai messaggi semplici


(es. lo sconto su alcuni prodotti negli ipermercati,
l’apertura di un nuovo centro,
disagio per lavori di manutenzione)

Costituito in genere da un titolo (headline),


un elemento visivo (foto, grafica), un testo (body copy),
il motto dell’azienda (pay off), indirizzi, contatti.
House organ

E’ l’organo di informazione aziendale


e può essere rivolto sia all’interno che all’esterno.

E’ una pubblicazione di alto profilo,


con veste grafica curata

Ha una periodicità fissa


House organ

Obiettivi

Veicolare, sostenere e migliorare la percezione dell’impresa


divulgandone la notorietà

Ampliare la cultura dei lettori su temi di interesse generale o


specifico

Aumentare la conoscenza reciproca


tra reparti di una stessa azienda

Dare visibilità e prestigio ad alcuni ruoli emergenti


Strumenti tecnologici

Contro
•Uso difficile in & out
• Posta elettronica
•Spersonalizzanti
• Intranet
• Tele/Video-conferenza •Costo dei supporti

• Video Istituzionali •Formazione necessaria


• Telegiornale aziendale
Pro
• Tempestività
• Modernità
• Immediatezza
La posta elettronica

La posta elettronica
è oggi il mezzo di comunicazione
più veloce ed economico
a disposizione di tutti.

Non sempre, però, le e mail sono desiderate o utili.

Spesso sono cestinate senza essere aperte.

E occhio ai virus!
La posta elettronica
Alcune piccole regole

Non allegare file senza avvertire

Non fare spamming* ed evitare le catene di Sant’Antonio

Non divulgare gli indirizzi degli altri


(è preferibile usare la funzione ccn!)

Rileggere sempre il messaggio prima di spedirlo


per evitare gli errori (orrori) ortografici;

* Spamming o spam: invio di messaggi indesiderati, in genere a


scopo commerciale, detti anche messaggi spazzatura.
La posta elettronica

Alcune piccole regole

Evitare di usare gli anglicismi: “Ti forwardo una mail con


attachement, droppala se non ti serve, ma replyami please”.
Si potrebbe validamente dire: Ti invio un messaggio che ho ricevuto,
con un allegato: se non ti interessa cestinalo,
ma per favore dammi un segnale di risposta

Scrivere sempre il titolo nella riga “oggetto”

Essere brevi (contenersi ad una sola schermata)


e magari scrivere la cosa più importante,
che vogliamo comunicare, nelle prime righe
La posta elettronica

Alcune piccole regole

Prediligere un formato che sappia dare vivacità e leggerezza al


messaggio (elenchi puntati, paragrafi brevi, spazi bianchi..)

Sfruttare l’interattività, introducendo link nel testo

Firmare!
L’Intranet
E’ il sito web accessibile ai soli dipendenti di una azienda.

In futuro confluiranno le circolari, gli house organ,


i manuali di formazione.

Vantaggi

l’organizzazione del sito può rispecchiare quella della azienda

i lettori sono più noti e motivati

maggiore libertà di sperimentazione

minore rischio di commettere errori


Strumenti organizzativi

Contro
•Difficile innesto nella nostra cultura
• Circoli di qualità
• Incontri Inter-funzionali
• Gruppi di progetto Pro
• Coinvolgimento
• Effettiva circolarità (a due vie)
Strumenti informali

Contro
•Pervasività
•Distorsioni
• Opinion Leaders
• “Chiacchiere da caffè” Pro
• Velocità
• Credibilità
Strumenti “Bottom Up”

Contro
•Resistenza del management
• Ricerche e sondaggi •Tempi lunghi
• Cassetta delle idee
•Scarso peso attribuito dal vertice ai
• Open Door risultati

Pro
• Coinvolgimento
• Feed back reale
Tassonomia della comunicazione
organizzativa
In quest’ultima sezione sono
sinteticamente riepilogati i concetti chiave
della comunicazione organizzativa.
Comunicazione informativa

Tratta tutte le informazioni necessarie

a far conoscere l’impresa sia all’interno, sia all’esterno di essa.


Comunicazione funzionale

Tratta la comunicazione di tipo operativa

necessaria a supportare i processi organizzativi e decisionali.


Comunicazione formativa

Comprende attività formativa,

trasmissione della cultura organizzativa*,

modalità di condivisione della strategia, dei valori,

della missione, della cultura

e della simbologia dell’organizzazione.

Si consiglia, per approfondire l’argomento, la visione del filmato


del Dott. Trentini “La cultura organizzativa”
Comunicazione organizzativa

Prevede una pluralità di emittenti,

l’alternanza dei ruoli tra emittente e ricevente,

la combinazioni di conoscenze esplicite e tacite.


Comunicazione politica

Sono i messaggi relativi alle strategie, all’organizzazione

e contengono l’indicazione dei comportamenti

che l’organizzazione si aspetta dai propri membri.


Comunicazione di base

Riguarda le comunicazioni interne di ogni tipo

(organigramma, ordini di servizio, etc.)


Comunicazione creativa

Comprende occasioni di dialogo verticale o orizzontale

tra attori organizzativi dove il sapere

viene creato in maniera informale.


Risoluzione del problema
La riunione del martedì
La riunione del martedì

Il dott. Giuliani nel progettare la riorganizzazione della ASL


come primo passaggio analizza i servizi e i processi organizzativi
per determinare cause ed errori dei malfunzionamenti interni.

Decide di formulare un nuovo piano di comunicazione


per permettere ai dipendenti di sentirsi partecipi dei cambiamenti
e delle scelte aziendali.
La riunione del martedì

Dopo aver illustrato la sua analisi


e aver esposto proposte di cambiamento
si rende disponibile ad accogliere suggerimenti
concreti e funzionali da parte del personale.

Presuppone che una parte dei problemi siano determinati


da una scarsa comunicazione interna.

Propone quindi in una riunione, in cui coinvolge tutto il personale


per cercare di fortificare la coesione e i legami interni
al fine di creare una “cultura comune”
per coinvolgere i membri del gruppo.
La riunione del martedì

Nel formulare le proposte

i partecipanti dovrebbero prestare particolare attenzione

riguardo all’uso di mezzi e strumenti di comunicazione interna,

elettronici o tradizionali,

per far si che il messaggio formulato e gli intenti espressi

non vengano distorti

o mal interpretati dai destinatari.