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organizzativa
La comunicazione organizzativa
(Emanuele Invernizzi)
L’organizzazione
Le risorse umane
le Risorse Umane,
giudicare, immaginare.
Risorse umane
Le persone hanno il controllo del modo in cui lavorano e questo
controllo è praticamente assoluto.
La persona L’ambiente
Comportamento della persona
• Capacità • Organizzazione
nell’organizzazione
• Personalità • Tipo di impiego
• Percezioni • Ruolo
• Attitudini • Politiche
• Valori • Condizioni di
lavoro
• Etica
• Variabili sociali
Impatto dell’individuo nell’organizzazione
Socializzazione
Individualismo
Alto Conformita’
Creativo
Basso Alto
Individualizzazione
Comportamento organizzativo
Lo studio e l’applicazione della conoscenza relativo
a come le persone ed i gruppi interagiscono in una organizzazione
ha lo scopo di costruire migliori relazioni
raggiungendo gli obiettivi delle persone,
dei gruppi e della organizzazione.
COMPORTAMENTO ORGANIZZATIVO
le mete desiderate.
Per essere efficaci le relazioni devono configurarsi in senso
cooperativo, con la divisione del lavoro che si integra in uno
Posizioni
+
Ruoli
+
Distribuzione di influenza
(Status)
=
Struttura gerarchico-organizzativa
Struttura gerarchico-organizzativa
Posizione organizzativa
Contesto, finalità, attività e responsabilità necessarie allo
svolgimento di una funzione
Profilo professionale
Competenze, conoscenze, attitudini necessarie allo svolgimento di
una funzione
Ruolo
Sistema di aspettative in termini di comportamenti ed atteggiamenti
appropriati che l’organizzazione fa confluire
sul titolare di una certa posizione.
Da posizione a ruolo:
da Organigramma a Personigramma
Posizione e ruolo
Se i meccanismi strutturali
(gerarchia, mansioni,competenze)
sono inadeguati e non specificano con chi si interagisce,
quando, come e a che scopo,
ci si può trovare davanti ad un forte impedimento
sulla via del raggiungimento di risultati efficaci.
Se le relazioni organizzative
sono strutturate con rigide separazioni delle funzioni
il rischio è la mancanza di
collaborazione e cooperazione.
Struttura chiara e bilanciata
Bisogni individuali
Aspettative
Comunicazione
Valutazione
Obblighi
Negoziazione
Mediazione
Compromesso
Importanza della comunicazione
nell’analisi del ruolo
Competenza e
Comunicazione Adesione Motivazione
Efficacia direzionale
all’interno di un’organizzazione
Comunicazione Organizzativa
Tutte le notizie
che rendono possibile fare conoscere l’ente,
i suoi servizi e le strategie sia al pubblico interno
che a quello esterno.
Strumenti tipici
della comunicazione informativa-istituzionale
sono le newsletter, le pubblicazioni periodiche
e le monografie;
Comunicazione formativa
Si diffondono
i valori,
la missione
e le strategie
e si raccolgono tutti gli stimoli
provenienti dai soggetti che partecipano
alla vita dell’impresa.
Comunicazione organizzativa
Controllo Determinazione
gestionale Comune
Comunicazione organizzativa
Un sistema di comunicazione interna
è costituito da 4 fasi
1
analisi delle esigenze
rilevazione dei bisogni, analisi dei flussi attuali,
valutazione dell'efficacia e del gradimento della comunicazione in
atto, individuazione dei punti di forza e di debolezza
delle pratiche di comunicazione,
definizione della funzione del sistema comunicativo aziendale
2
piano di comunicazione
indicazione di diverse media e azioni,
indicazione dell'economicità di gestione per l'efficacia del sistema,
indicazione del mantenimento e rinnovamento
degli apparati di comunicazione
Un sistema di comunicazione interna
è costituito da 4 fasi
3
realizzazione delle azioni di comunicazione
attuazione della gamma di interventi in funzione degli obiettivi;
4
controllo degli effetti
misurazione della qualità e della quantità del know how prodotto,
aumentare la consapevolezza degli attori della comunicazione sui
modi di interazione più produttivi.
Progetto di comunicazione:
1
Analisi dell’ambiente o ascolto
Inchieste, sondaggi; panel
2
Selezione degli obiettivi
immagine (auspicata o percepita), miglioramento del servizio,
vendere, fidelizzare, ecc..
3
Elaborazione della politica di comunicazione
coerenza tra il piano di comunicazione e la mission
4
Definizione della strategia
selezione delle priorità dei risultati, il controllo delle azioni
5
Individuazione e selezione dei pubblici
interno o esterno
Progetto di comunicazione:
6
Scelta dei messaggi
segmentazione, corrispondenza tra messaggio ed obiettivo
7
Pianificazione delle azioni
8
Gestione delle risorse
9
Valutazione dei risultati
10
Valutazione dell’efficacia
Il messaggio è azione
Nell’organizzazione è fondamentale
saper usare differenti modelli di comunicazione.
Socioemozionali
creazione di norme relazionali tra chi comunica
Concettuali
creazione di una comprensione condivisa della realtà che precede
la comunicazione
Legati al compito
informazioni operative
La torre di babele
Se non esiste
un linguaggio comune
saltano i canali di comunicazione
e l’organizzazione
entra in crisi
Torre di Babele
La barriere alla comunicazione
organizzativa
Le barriere
Le persone, normalmente,
tendono ad aggiungere ai messaggi
le proprie percezioni.
Quando si comunica,
bisogna sempre dare un periodo di tempo sufficiente
per capire e “digerire” il messaggio.
B - Al sovraccarico di messaggi
Comunicare efficacemente
è responsabilità di ogni individuo
in una organizzazione.
1
Chi invia il messaggio deve essere molto chiaro
riguardo al messaggio da comunicare.
2
Per comunicare con efficacia,
la codificazione e la decodificazione
dovrebbero essere fatti utilizzando simboli, valori
e concetti condivisi dai membri dell’organizzazione.
3
Allo stadio di pianificazione di un messaggio,
ogni individuo direttamente
o indirettamente interessato al messaggio
dovrebbe essere coinvolto nella sua pianificazione.
4
La motivazione di chi riceve un messaggio
è di primaria importanza
nella comunicazione organizzativa.
5
Il controllo
ha un ruolo essenziale nella comunicazione
6
E’ molto utile condividere
opinioni, sensazioni e percezioni generate dal messaggio.
7
Ci devono essere armonia e coerenza
Il piano di comunicazione
è uno strumento che ha lo scopo di individuare
le azioni da compiere per realizzare
le scelte di scambio informativo, che sostengono l’organizzazione.
1
definizione degli obiettivi di comunicazione e delle logiche di
azione per i diversi segmenti di audience
(newsmaking)
2
articolazione dei contenuti informativi per segmenti
Fasi di formulazione di un piano di comunicazione
Strumenti
Riunioni, incontri, conferenze, lezioni, corsi, lavori di gruppo
Organizzativi
Strumenti classici
•Newsletter
Contro
•Brochure •Tono retorico
•Dépliant •Voce ufficiale
•Leaflet • Atteggiamento burocratico
• House Organ •Spersonalizzanti
• Convention •Poca tempestività
•Newsletter
•Brochure
Pro
•Dépliant
• Stessa comunicazione a
•Leaflet tutti
• House Organ • Facilità di ricezione
• Convention • Maggiore facilità nel
ricordare
•Cartellonistica
•Bacheca aziendale
La newsletter
Obiettivi
Aspetti operativi
Possono essere:
generali
(Es. guide a i musei),
esterne
(es. catalogo servizi),
interne
(es. guide per i neo assunti, mansionari,
agevolazioni per i dipendenti, etc.)
Brochure
Obiettivi
Contro
•Uso difficile in & out
• Posta elettronica
•Spersonalizzanti
• Intranet
• Tele/Video-conferenza •Costo dei supporti
La posta elettronica
è oggi il mezzo di comunicazione
più veloce ed economico
a disposizione di tutti.
E occhio ai virus!
La posta elettronica
Alcune piccole regole
Firmare!
L’Intranet
E’ il sito web accessibile ai soli dipendenti di una azienda.
Vantaggi
Contro
•Difficile innesto nella nostra cultura
• Circoli di qualità
• Incontri Inter-funzionali
• Gruppi di progetto Pro
• Coinvolgimento
• Effettiva circolarità (a due vie)
Strumenti informali
Contro
•Pervasività
•Distorsioni
• Opinion Leaders
• “Chiacchiere da caffè” Pro
• Velocità
• Credibilità
Strumenti “Bottom Up”
Contro
•Resistenza del management
• Ricerche e sondaggi •Tempi lunghi
• Cassetta delle idee
•Scarso peso attribuito dal vertice ai
• Open Door risultati
Pro
• Coinvolgimento
• Feed back reale
Tassonomia della comunicazione
organizzativa
In quest’ultima sezione sono
sinteticamente riepilogati i concetti chiave
della comunicazione organizzativa.
Comunicazione informativa
elettronici o tradizionali,