MANUALE OPERATIVO POWER POINT 2003

CAPITOLO 8 Perfezionare le presentazioni Collaborazione, commenti e revisioni La condivisione delle presentazioni e la collaborazione sul Web, come gi nella versione precedente del programma, risulta molto semplice. Gli strumenti per collaborare alla revisione dei documenti, per rendere pi agevole il compito di collaborazione del Team, e le funzionalit per la trasmissione di presentazioni sul Web non presentano difficolt una volta che si acquisita una certa familiarit col programma o anche con una delle altre applicazioni della suite. Il comando File/Invia a contiene la voce Destinatario posta elettronica (per revisione). Facendo clic su questa voce si apre automaticamente Outlook (o il programma di posta predefinito) allegando automaticamente la presentazione, nella quale vengono attivati gli strumenti necessari per consentire ad altri utenti di eseguirne la revisione. Una volta restituita la presentazione, il programma confronter commenti e revisioni dei vari revisori e chieder al proprietario della presentazione (cio il creatore della stessa) se intende unire o meno le revisioni. Si noti che per effettuare delle revisioni necessario modificare e salvare la presentazione cos modificata, e quindi unirla a quella originale tramite il comando Strumenti/Confronta e unisci presentazioni. Dopo che le modifiche sono state apportate e integrate nella presentazione, viene visualizzato a destra il riquadro attivit Revisioni, mostrato nella Figura 35.

Figura 35 - Il riquadro Revisioni Con questo riquadro possibile visualizzare le modifiche apportate da un determinato revisore in un elenco oppure in una rappresentazione grafica. Inoltre possibile scegliere se accettare o meno le modifiche proposte selezionando l'opzione relativa nell'elenco a discesa.

La Barra degli strumenti revisioni in pratica scomparsa, in quanto, pur essendo presente nelle voci di menu, in realt rappresentata dal Riquadro attivit. Perci il lettore non si sorprenda se il tentativo di visualizzare la barra in realt produce come unico effetto quello di far comparire il Riquadro attivit. Si noti anche che questo riquadro non richiamabile attraverso il comando Visualizza riquadro attivit. La funzionalit che permette di inserire un commento risulta davvero semplice. Occorre usare il comando Inserisci/Commento. Questo applica un piccolo riquadro con il nome dell'autore del commento, la data in cui questo stato effettuato e lo spazio per digitarne il testo, come si vede nella Figura 36.

Figura 36 - Lo spazio di inserimento di un commento Per chiuderlo occorre fare clic all'esterno dello spazio (giallo) dedicato al commento: tutto ci che resta visibile un quadratino con l'iniziale dell'utente e un numero d'ordine. Per visualizzare il commento occorre fare clic su questo quadratino. Il commento pu essere spostato e posizionato ovunque: fare clic sul quadratino e trascinare per modificarne la posizione. Preparazione di una presentazione portatile Esistono vari modi per preparare una presentazione. Uno ovviamente quello di salvare semplicemente la presentazione. Per visualizzarla occorrer Microsoft PowerPoint o per lo meno Microsoft PowerPoint Viewer (visualizzatore). Un altro sistema quello di salvarla nel formato presentazione (* . pps), cos da aprire il file direttamente in modalit a schermo intero. Come si nota, questi sistemi hanno un difetto di fondo: occorre avere il programma per poter vedere la presentazione. Non una cosa di poco conto. Si consideri di avere la propria presentazione e di doverla mostrare per scopi commerciali: non si ha con s il proprio portatile, ma solo la presentazione. Se il cliente non possiede il programma non serve a nulla. Microsoft PowerPoint 2003 presenta questa interessante novit: possibile creare un "pacchetto per CD". Con pochi clic del mouse si potr salvare in una cartella la presentazione, i file eventualmente collegati, il visualizzatore PowerPoint. Questa cartella verr arricchita, in automatico, da un file autorun.inf, e sar possibile masterizzarla su CD con qualsiasi software di masterizzazione (se si possiede Windows XP si pu utilizzare l'utility di masterizzazione contenuta nel sistema operativo). Il CD conterr tutto ci che serve e sar eseguibile ovunque. Per usufruire di questa funzionalit si deve utilizzare il comando File/Pacchetto per CD, verr cos visualizzata la finestra di dialogo riportata in Figura 37.

Figura 37 - La finestra di dialogo Pacchetto per CD, novit di PowerPoint 2003 Il pulsante Aggiungi file permette di selezionare e aggiungere file al pacchetto. Il pulsante Copia nella cartella permette di dare un nome e di definire una posizione per la cartella che

conterr i dati da masterizzare. Il pulsante Opzioni apre la finestra di dialogo mostrata in Figura 38.

Figura 38 - La finestra di dialogo Opzioni possibile decidere cosa inserire nel pacchetto e, volendo, impostare una password di apertura. Si noti che viene anche data la facolt di decidere se aprire direttamente la presentazione o permettere all'utente di selezionare quale presentazione effettuare. Fare clic su OK nella finestra Copia nella cartella per convalidare e creare il pacchetto. Se si va a vedere il contenuto della cartella cos creata, oltre alle presentazioni si noter la presenza del visualizzatore di PowerPoint, del file Readme, di alcuni file * dll e del file autorun . inf, il quale, semplicemente, avvia il visualizzatore. Si noti che delle presentazioni stata effettuata copia, per cui non sono state spostate dalla loro posizione originale nel disco fisso. Salvare una presentazione da utilizzare su Internet Il supporto naturale di una presentazione , molto probabilmente, quello che si appena visto. In precedenza si anche parlato di come sia possibile stampare una presentazione su carta, ma una presentazione anche pubblicabile sul Web, completa di animazioni ed effetti speciali. Per salvare la presentazione in formato Web occorre usare il comando File/Salva come pagina Web. La finestra di dialogo risultante simile a quella classica per il salvataggio delle presentazioni. Si noti che possibile utilizzare il formato *mht, per inserire tutta la presentazione in un unico documento web. Se viene utilizzato il pulsante Pubblica verr mostrata la finestra di dialogo riportata in Figura 39, nella quale si avr modo di effettuare delle ulteriori scelte di pubblicazione.

Figura 39 - La finestra di dialogo Pubblica come pagina Web Questa finestra presenta anche il pulsante Opzioni, il quale apre un'ulteriore finestra di dialogo per la messa a punto delle modalit di pubblicazione: in questo modo davvero possibile controllare in maniera molto precisa il risultato finale. Il risultato finale controllabile con l'ausilio di un browser. Un frame a sinistra conterr la struttura della presentazione, vale a dire i titoli delle diapositive che verranno visualizzate nel frame di destra. Sotto verranno posti alcuni controlli: Mostra/nascondi struttura, Espandi/comprimi struttura, frecce per spostarsi nelle diapositive precedenti o successive e infine un'icona per passare alla presentazione a schermo intero.