Sezione 08 Ed.01 Rev.01 - Attività Operative

Manuale Sistema Qualità Rif .
: Norma
Sezione 08 UNI EN ISO 9001:2015
IATF 16949 :2016
Edizione MQ 01 Pag. 1 di 24
ATTIVITA’ OPERATIVE
Rev. 01 del 04 giugno 2020
8 ATTIVITÀ OPERATIVE
8.1. Pianificazione della realizzazione del prodotto

Il presente paragrafo ha lo scopo di illustrare i criteri per la pianificazione e sviluppo dei processi richiesti per la
realizzazione del prodotto coerentemente con i requisiti degli altri processi del sistema di gestione per la qualità.
Nel presente Manuale sono descritte la pianificazione e progettazione dei processi e dei sotto processi necessari
per la realizzazione del prodotto da parte dell’organizzazione della EKD Project S.r.l..
I processi di realizzazione del prodotto, che hanno diretta influenza sulla Qualità, sono pianificati in modo da
garantirne l’attuazione in condizioni di Qualità controllata.
A tal fine si utilizzano:
 procedure operative gestionali che provvedono a gestire le fasi del processo (dal riesame fino alla
consegna);
 istruzioni operative delle attività di fabbricazione che definiscono la sequenza delle operazioni da
eseguire, le macchine da usare, i parametri da impostare e controllare, le attività di controllo da
attuare;
 piani di controllo che indicano in ciascuna fase del processo di realizzazione, le caratteristiche da
controllare sul prodotto;
 macchine e attrezzature adeguate all’ottenimento dei requisiti prescritti del prodotto;
 ambiente di lavoro e dispositivi idonei per il rispetto delle leggi in tema di sicurezza e rispetto
dell’ambiente;
 registrazioni che forniscono i risultati dei monitoraggi e misurazioni svolti durante il processo
produttivo.

Al fine di assicurare che le consegne siano quelle effettivamente richieste e confermate al Cliente, EKD Project
S.r.l. effettua la pianificazione delle attività produttive e assicura il controllo in tutte le fasi del ciclo produttivo:
 al ricevimento delle materie prime/materiali;

 durante il processo;
 sul prodotto finito prima della consegna al Cliente.
Le modalità operative con cui EKD Project S.r.l. svolge le attività di pianificazione della produzione tengono conto
di:
 obiettivi Qualità relativi al prodotto, al fine di garantire che la richiesta del Cliente venga
soddisfatta;
 interfacce organizzative e tecniche e della documentazione specifica per realizzare il prodotto;
 attività di verifica e controllo in tutte le fasi del ciclo produttivo (accettazione delle materie prime e
materiali, produzione, consegna del prodotto finito);
 registrazioni necessarie a garantire la conformità del processo e del prodotto.
La pianificazione del processo è coerente con tutti gli altri requisiti del Sistema di Gestione per la Qualità.
8.1.1.Pianificazione della realizzazione del prodotto - supplementare

La Pianificazione per la Qualità dell’Organizzazione include anche i requisiti del Cliente e i riferimenti alle
appropriate specifiche tecniche.
8.1.1.1. Criteri di accettazione

EKD provvede alla determinazione dei criteri di accettazione per i prodotti realizzati, e, ove richiesto, tali requisiti
sono sottoposti all’approvazione da parte del Cliente. Ove i criteri di controllo prevedano piani di campionamento
per attributi, il livello di accettazione è Zero Difetti.
Documento di proprietà dell’ekd s.r.l. - È vietata la riproduzione e la diffusione senza specifica autorizzazione scritta
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8.1.2 Confidenzialità
La EKD Project S.r.l. garantisce la confidenzialità delle informazioni/dati trasmessi dai Clienti in fase di
industrializzazione in particolare per quanto riguarda i prodotti e progetti in fase di sviluppo, sotto contratto con il
Cliente, e le relative informazioni sul prodotto. I documenti riservati vengono distribuiti in modo “controllato” per
assicurarne l’aggiornamento, e vengono archiviati in un luogo sicuro. Per tale motivo informa il personale sul
carattere riservato delle informazioni e coinvolge nelle attività il minor numero possibile di persone.
Stesse misure di tutela della riservatezza sono adottate per quanto fornito (disegni, campioni, attrezzature) dal
Cliente oppure dove richiesto dallo stesso (proprietà intellettuale). Tutto il personale dell’Organizzazione è tenuto
alla riservatezza, secondo quanto specificato dalle vigenti leggi in materia, nonché dai contratti di lavoro
applicabili.Il requisito di riservatezza è applicato anche ai Fornitori con la notifica delle condizioni generali di
fornitura che accompagnano gli accordi di approvvigionamento.
8.2 Requisiti per i prodotti e per i servizi

Il presente paragrafo descrive come la EKD Project S.r.l. gestisce le modalità di individuazione e riesame dei
requisiti relativi al prodotto, incluse le prescrizioni cogenti e le caratteristiche speciali designate dal Cliente.
Inoltre viene descritta la gestione delle comunicazioni con il Cliente.
8.2.1 Comunicazioni con il cliente

EKD ha individuato e definito le modalità per comunicare con il Cliente in merito a:
 informazioni relative al prodotto;

 criteri di gestione delle richieste d’offerta e conferme d’ordine e relative varianti;
 feedback da parte del Cliente, con particolare riguardo alla rilevazioni di anomalie o scostamento
rispetto ai requisiti assunti come base per la realizzazione del prodotto e alla gestione dei
reclami.
Suddette comunicazioni avvengono, a seconda degli argomenti trattati, con le funzioni competenti
dell’Organizzazione tramite comunicazioni verbali (documentate opportunamente dall’interlocutore
dell’Organizzazione), scritte (lettere, documenti commerciali e tecnici, informazioni di ritorno dal Cliente, ecc.) e
informatiche (e-mail, ecc.).
8.1.1.2 Comunicazione con il cliente – supplementare

La EKD Project S.r.l. è in grado di assicurare adeguata comunicazione attraverso personale interno o
esterno(traduttori), compresa la trasmissione di documenti e dati nel formato e nella lingua prescritta dal Cliente
(incluse eventuali esigenze di software specifici).
Sono inoltre gestite le informazioni di ritorno da Clienti inclusi i reclami.
Le informazioni di ritorno dal Cliente possono originare un trattamento immediato e, se opportuna, un’azione
correttiva o di miglioramento, sulla base del rischio del problema e della sua ripetitività.
In particolare i Reclami sono ricevuti dal Responsabile Qualità che ha la responsabilità di gestire il rapporto di
interfaccia con il Cliente e di attivare le funzioni aziendali interessate.
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Le azioni attuate per la gestione dei Reclami sono di due tipi:
 intervento immediato di risanamento gestito con un “Rapporto di Non Conformità”

 azione correttiva per prevenire il ripetersi dell'evento, gestita su modulistica della EKD Project
S.r.l., o sulla modulistica specificata dal Cliente. Il Responsabile Qualità comunica al Cliente gli
interventi e le azioni correttive intraprese.
La verifica dell’efficacia delle azioni intraprese viene registrata negli appositi spazi del modulo di gestione del
reclamo.
8.1.1.2. Determinazione dei requisiti relativi al prodotto

Le attività commerciali e di acquisizione dei contratti per la EKD Project S.r.l. sono gestite dalla funzione
commerciale insieme anche all’attività di verifica della capacità e delle disponibilità al rispetto dei termini
contrattuali.
I requisiti relativi al prodotto sono individuati da DC in collaborazione con il gruppo di lavoro prescelto, analizzando:
 i requisiti specificati dai Clienti, compresi quelli relativi alle attività di consegna e di assistenza dopo
vendita (incluso quanto previsto nell’ambito dei contratti o degli ordini di acquisto);
 i requisiti non precisati dal Cliente, ma necessari per l'uso specificato o per quello atteso;
 i requisiti cogenti relativi ai prodotti (comprese le leggi nazionali, sulla sicurezza ed ambiente applicabili
all’acquisizione, immagazzinamento, movimentazione, riciclaggio, eliminazione o distruzione dei
materiali);
 le caratteristiche speciali designate dal Cliente (che devono essere documentate e gestite in modo
controllato);
 ogni altro requisito aggiuntivo stabilito nell’ambito dalla EKD Project S.r.l.
Le responsabilità del coordinamento di tale attività è del Commerciale, il quale fa intervenire nella valutazione tutti i
servizi o direzioni all’interno della Società, nel corso dell’attività di esame di fattibilità, e ha il contatto diretto con
l’organizzazione del Cliente.
Maggiori dettagli relativi alle modalità di conduzione dell’attività commerciale sono riportate nella procedura PQ82
“Gestione delle commesse”.
8.1.1.3. Riesame dei requisiti relativi al prodotto
Come indicato al paragrafo precedente in fase di definizione dell'offerta tecnico-economica ed in fase di

accettazione del contratto/ordine si sviluppano una serie di attività finalizzate alla definizione delle esigenze del
Committente.
La EKD Project S.r.l., esamina le richieste d’offerta del Cliente, per identificare e quantificare, a livello di offerta e/o
di conferma d’ordine, se vi siano o meno degli impedimenti di tipo progettuale o costruttivo ad assumere le
obbligazioni contrattuali, ciò comporta il verificare:
 le risorse necessarie, quelle disponibili e i vincoli di qualità;
 una chiara descrizione dei requisiti del prodotto;
 la capacità aziendale di rispondere al livello tecnologico e prestazionale richiesto;
 i criteri e i mezzi di controllo necessari
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 tutti gli elementi necessari a definire completamente la fattibilità di quanto previsto, dapprima a livello di
offerta e successivamente di conferma d’ordine.
Nel caso in cui i requisiti definiti siano oggetto di modifica, EKD provvede a notificarlo agli Enti Aziendali coinvolti
per l’adeguamento di tutta la documentazione collegata e per il necessario passaggio di informazioni al personale
coinvolto.
Le attività di riesame dei requisiti relativi al prodotto vengono registrate e archiviate.
8.1.1.4. Riesame dei requisiti relativi al prodotto - Supplementare

Eventuali deroghe rispetto al soddisfacimento dei requisiti del Riesame del Contratto formale, con particolare
riferimento a transazioni via telematica (Internet), vengono attuate solo previa esplicita autorizzazione da parte del
Cliente.
8.1.1.5. Analisi di fattibilità

Al fine di determinare se i processi produttivi sono capaci di realizzare prodotti che soddisfano tutti i requisiti tecnici
specificati dal cliente, deve essere condotta un’analisi di fattibilità, con il concorso di tutte le funzioni che verranno
successivamente coinvolte nelle attività per mantenere le obbligazioni contrattuali assunte, affinché diano il
supporto necessario, secondo le loro competenze specialistiche.
In tali attività, documentate con la compilazione sia di moduli specifici del Cliente sia su appositi moduli approvati
dalle funzioni responsabili, si prendono in considerazione:
 documenti disponibili (disegni, norme, capitolati, ecc.);

 specifiche funzionali e caratteristiche critiche;
 obiettivi di costo, qualità, affidabilità (quando applicabili);
 modalità di identificazione, imballaggio e consegna;
 tempi di sviluppo ed industrializzazione;
 rispetto di leggi, direttive, regolamenti e responsabilità da prodotto;
 responsabilità in materia di qualità per forniture imposte dal Committente.
La Preventivazione ad esito positivo dell’esame di fattibilità e raccolte tutte le informazioni necessarie procede con
l’elaborazione del preventivo. I risultati del preventivo si concretizzano con l’emissione dell’offerta, che dopo
riesame di completezza e correttezza, viene approvata dalla DC e trasmessa tramite lettera protocollata (Fax,
Email) o utilizzando la modulistica e il metodo richiesti dal Cliente.
Dichiarazione sostitutiva d’ordine

Nel caso in cui il Cliente abbia accettato l’offerta ed abbia autorizzato, in anticipo a regolare ordine, in forma
verbale o con documentazione non ufficiale l’avvio della commessa, DC provvederà a registrare sull’offerta stessa
il referente autorizzante del Cliente e la data di avvio.
Questa attività non sostituisce in alcun modo il riesame dell’ordine che dovrà essere comunque formalizzato al
ricevimento della documentazione ufficiale.
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Riesame dell’ordine e lancio della commessa

Ricevuto l’ordine dal Cliente, la Gestione Ordine avvia una serie di attività che includono:
 il controllo della corrispondenza dei contenuti fra offerta e ordine;

 formalizzazione del riesame dell’ordine con apposito timbro e firma;
 archiviazione di tutti i documenti contrattuali.
Queste attività si concludono con il lancio della Commessa solo in caso di “riesame positivo” attraverso la
comunicazione da parte della Direzione di Stabilimento dell’avvenuta assegnazione della commessa alle funzioni
interessate per consentire l’avvio delle attività di sviluppo prodotto/processo (lancio APQP).
Qualora dal riesame dell’ordine emergano scostamenti con l’offerta, le soluzioni relative sono documentate e
concordate con il Committente mediante scambio di corrispondenza e/o verbali di riunione. Tali documenti
costituiscono parte integrante della documentazione di riferimento.
Modifiche al contratto/ordine
In presenza di modifica al contratto / ordine viene preparata una nuova offerta con le stesse modalità dell'offerta
originale.
Si evidenziano i cambiamenti rispetto alle condizioni precedentemente concordate, sia tecniche che economiche,
che richiedono il cambiamento dell'ordine originale. Le modifiche d'ordine sono gestite come nuovi ordini.
La EKD Project S.r.l. deve garantire che qualora i requisiti iniziali concordati vengano modificati, tutto il personale
coinvolto ne venga informato e venga predisposto l’aggiornamento della relativa documentazione.
8.1.1.6. Caratteristiche speciali designate dal cliente

In fase ricevimento documentazione tecnica da parte del Cliente, EKD Project S.r.l. deve provvedere ad individuare
le caratteristiche speciali stabilite dal Cliente.
In questa fase vengono richieste al Cliente, se già non spedite preventivamente, i loro capitolati interni per le
specifiche di tali caratteristiche. EKD Project S.r.l. provvede ad emettere, integrare o modificare i Piani di Controllo
e i Cicli operativi e di controllo con i simboli identificativi delle caratteristiche speciali così identificate. DC ha la
responsabilità di trasmettere la documentazione con le modifiche al contratto / ordine alle funzioni aziendali.
Le registrazioni delle attività relative al riesame dei requisiti relativi al prodotto e delle azioni che possono originarsi
(es. modifiche) sono archiviati secondo quanto previsto dalla PG-001-QUA “Gestione delle informazioni
documentate”.
8.1.2.Controllo delle modifiche
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EKD ha in atto un sistema di controllo delle modifiche tale da garantire la valutazione dell’impatto sul prodotto
dovuto alle modifiche stesse, incluse quelle richieste dai propri Fornitori, compresa la definizione delle attività di
verifica e validazione necessarie a dimostrare il soddisfacimento dei requisiti richiesti.
8.2. Progettazione e sviluppo

Scopo di questo paragrafo è quello di descrivere le modalità adottate per tenere sotto controllo e verificare le
attività di progettazione, al fine di garantire che i requisiti specificati siano soddisfatti.
All’interno della EKD Project S.r.l. attualmente si effettua anche progettazione o sviluppo di prodotti, in co-design
quanto essa produce solo ed esclusivamente sotto specifiche del cliente, in base a disegni e capitolati da esso
forniti, quindi la seguente sezione riguarderà essenzialmente la progettazione del processo.
8.3. Pianificazione della progettazione e dello sviluppo

La pianificazione delle attività di Progettazione e Sviluppo del Processo, viene effettuata secondo lo schema
“APQP – Pianificazione Avanzata Qualità Prodotto” e comprende, in particolare, le seguenti fasi:
 Studio di fattibilità;
 Analisi degli elementi in ingresso;
 Riesame della Progettazione del Processo Produttivo;
 Verifica della Progettazione del Processo Produttivo;
 Validazione della Progettazione del Processo Produttivo.
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Per ognuna delle predette fasi, l’Organizzazione provvede ad assegnare le adeguate risorse definendone le
relative responsabilità e autorità.
Nello sviluppo delle attività di industrializzazione si utilizza un approccio multidisciplinare (Team Interfunzionale), e
in particolare nelle seguenti fasi:
 lo sviluppo, l’analisi e il monitoraggio di caratteristiche speciali;

 negli studi e il riesame FMEA di processo, comprese le azioni correlate per la riduzione dei rischi;
 nello sviluppo, analisi e riescami dei Piani di Controllo;
In tali fasi vengono generalmente coinvolte le funzioni QS, PROD, ACQ e altro personale appropriato ed
eventualmente il Cliente.
8.3.1.Elementi in ingresso alla progettazione e allo sviluppo del processo
8.3.1.1. Elementi in ingresso alla progettazione del prodotto

Non applicabile in quanto la EKD Project S.r.l. non esegue progettazione di Prodotto.
8.3.1.2. Elementi in ingresso alla progettazione del processo
L’Organizzazione definisce e mantiene opportune procedure al fine di sviluppare e verificare la progettazione dei
processi utilizzati nella realizzazione del prodotto, al fine di ottenere la miglior Qualità di prodotto. EKD Project S.r.l.
provvede, in sede di esame di fattibilità, a identificare, documentare e riesaminare i requisiti di base della
progettazione del processo inclusi:
 i requisiti del Cliente concordati in sede di Contratto;

 i dati in uscita dalla progettazione del prodotto (forniti dal Cliente);
 i progetti analoghi realizzati in precedenza dalla EKD Project S.r.l.;
 le norme e leggi cogenti;
 gli obiettivi di produttività, capacità qualitativa del processo, tempistiche e costi;
 le alternative tecnologiche di produzione;
 la movimentazione del prodotto e i requisiti ergonomici.
Gli elementi in ingresso sono riesaminati per verificarne l'adeguatezza, la completezza, l’assenza di ambiguità e di
conflitti.
8.3.1.3. Caratteristiche speciali

In fase di analisi dei requisiti e dei dati in ingresso alla progettazione del processo di produzione, EKD identifica le
caratteristiche speciali o critiche e definisce le modalità di trattamento documentale e operativo per il controllo delle
stesse.
In particolare, si provvede a:
 includere le caratteristiche speciali nel Piano di Controllo;

 identificarle secondo le definizioni e la simbologia definita dal Cliente;
 identificare, con la stessa simbologia, tutti i documenti che includono fasi che influenzano le caratteristiche
speciali.
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8.3.2.Controlli della progettazione e sviluppo
8.3.3.Monitoraggio
In fasi opportune, identificate nel APQP, sono effettuati riesami sistematici della progettazione e dello sviluppo, in
accordo con quanto pianificato, al fine di:
 valutare la capacità dei risultati della progettazione e dello sviluppo di ottemperare ai requisiti
 individuare tutti i problemi e proporre le azioni necessarie.
A tali riesami partecipano i rappresentanti delle funzioni individuate nel APQP e le registrazioni di tali attività e le
azioni necessarie sono conservate.
Quando previsto nel APQP, si procede con un riesame degli elementi di qualità, di economia (es. costi), di tempo
(es. tempi di attraversamento, percorsi critici) ed altre informazioni appropriate, effettuando anche misurazioni utili
in fase di Riesame della Direzione.
In fase opportune devono essere effettuati riesami sistematici della progettazione, per valutare quanto i risultati
della progettazione provvisori abbiano soddisfatto gli elementi in ingresso definiti ed effettuare le eventuali
modifiche ed azioni correttive.
All’attività di riesame può partecipare, se previsto dal contratto, il Cliente.
I risultati dei riesami effettuati devono essere conservate.
In fasi opportune, inoltre, sono effettuate verifiche per garantire che il risultato di ogni fase risponda agli elementi in
ingresso stabiliti in fase di pianificazione ed attuare le azioni correttive nel caso fosse necessario apportare
modifiche.
Le registrazioni dei risultati delle verifiche e delle eventuali azioni necessarie sono conservate secondo quanto
descritto nella PQ75 “Gestione delle informazioni documentate”.
8.3.3.1. Validazione della progettazione e dello sviluppo

In fasi opportune, identificate nel APQP, sono pianificate ed effettuate le attività di validazione della progettazione
del processo, dal Team Interfunzionale, per assicurare che il prodotto risultante sia in grado di soddisfare i requisiti
per l’applicazione specificata, ed in particolare quelli del Cliente inclusi quelli relativi al programma temporale.
La verifica dei risultati della progettazione del processo produttivo può essere eseguita tramite:
 esame dei documenti emessi nella fase di progettazione considerata prima del loro rilascio;
 simulazione computerizzata;
 effettuazioni di prove sul processo produttivo, non ancora definitivo;
 confronto con progettazioni di processo simili già sperimentati.
Il Team stesso provvede alla registrazione di tutte le attività svolte

in sede di verifica della progettazione del processo produttivo, compresi gli eventuali insuccessi.
In caso di validazione negativa, il Team Interfunzionale pianifica gli opportuni interventi correttivi, volti alla riduzione
degli insuccessi.
Le registrazioni dei risultati della validazione e delle eventuali azioni necessarie sono conservate secondo quanto
descritto nella PG-001-QUA “Gestione delle informazioni documentate”.
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8.3.3.1.1. Validazione della progettazione e dello sviluppo del processo produttivo supplementare
Le attività di validazione della progettazione del processo produttivo sono pianificate (APQP) coerentemente con i
requisiti del programma fornito dal Cliente.
8.3.3.2. Pianificazione dei prototipi

Quando richiesto dal Cliente, si sviluppa una pianificazione dei prototipi con il relativo ciclo di controllo, utilizzando
dei documenti di dettaglio.
Per l’implementazione dei tale pianificazione si dovranno utilizzare, se non diversamente richiesto o specificato, gli
stessi fornitori, attrezzature e processi produttivi che saranno successivamente utilizzati in produzione.
Le attività di prova delle prestazioni dei prototipi sono tenute sotto controllo anche per quanto riguarda i tempi di
realizzazione e la conformità ai requisiti.
EKD Project S.r.l. mantiene la gestione delle attività prototipale nel caso in cui questa fosse affidata in subappalto
(outsourcing).
8.3.3.3. Processo di approvazione dei prodotti

La fase di validazione del processo produttivo viene gestita, con l’esecuzione delle prove di qualificazione del
prodotto, così come descritto nella PG-001-PRO “Pianificazione e Progettazione del Processo Produttivo”.
Il processo di approvazione del prodotto viene esteso anche ai Fornitori, per le parti applicabili.
Nella PG-001-ACQ “Gestione degli approvvigionamenti” e istruzione operativa sono riportati i criteri per qualificare
il prodotto/processo del Fornitore e per approvare la sua pianificazione di controllo.
8.3.4.Elementi in uscita dalla progettazione e dallo sviluppo
8.3.4.1. Elementi in uscita dalla progettazione del processo

Gli elementi in uscita dalla progettazione e dallo sviluppo, sono forniti in forma tale da permettere la loro verifica a
fronte degli elementi in ingresso e sono approvati prima del loro rilascio.
Essi possono essere:
 la disponibilità di adeguate informazioni per l'approvvigionamento, la produzione e per

l'erogazione di servizi;
 la presenza o il richiamo di criteri di accettazione per i prodotti;
 la presenza delle caratteristiche dei prodotti che sono essenziali per una loro sicura ed
adeguata utilizzazione;
Gli elementi in uscita possono includere:
 FMEA di processo;
 diagrammi di flusso / layout del processo di produzione;
 piani di controllo;
 piani e istruzioni di manutenzione;
 istruzioni di lavoro;
 criteri di accettazione per l’approvazione del processo;
 metodi per la rapida individuazione delle non conformità del prodotto e/o processo e dei dati
di ritorno.
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8.3.4.2. Tenuta sotto controllo delle modifiche della progettazione e dello sviluppo del processo
Tutte le modifiche vengono identificate, documentate, esaminate e autorizzate dal Team, prima della loro
attuazione. Le modifiche vengono riesaminate, verificate e validate dal Team, secondo quanto già specificato nei
relativi precedenti paragrafi.
Il Team valuta anche l’impatto che le modifiche potrebbero avere sui prodotti già consegnati.
Il Team provvede alla registrazione delle attività svolte.
Particolare attenzione viene posta nell’analisi degli effetti, eventuali, che tali modifiche potrebbero avere sulla parte
della produzione già realizzata.
Le registrazioni dei risultati delle modifiche e delle eventuali azioni necessarie sono conservate con le modalità
definite nella PG-001-QUA “Gestione delle informazioni documentate”.
8.4. Approvvigionamento
Nel presente paragrafo sono definite le attività con le quali la EKD Project S.r.l. assicura che i prodotti e i servizi
acquistati siano conformi ai requisiti specificati nei documenti di acquisto.
8.4.1.Processo di approvvigionamento
La politica di acquisto della EKD Project S.r.l. è rivolta alla ricerca di fornitori in grado di offrire il proprio prodotto
con chiare ed esplicite garanzie di qualità e con il massimo livello di servizio ottenibile sul mercato. Gli acquisti
sono disciplinati da una procedura aziendale documentata PQ84 “Gestione degli Approvvigionamenti” ed atta a
garantire il soddisfacimento dei requisiti tecnici, di qualità, ambientali, di sicurezza e di servizio dei prodotti/materiali
approvvigionati, richiesti dalla EKD Project S.r.l..
EKD Project S.r.l. definisce il tipo e l’estensione del controllo che intende eseguire sui Fornitori e sui loro prodotti in
funzione di:
 tipologia di prodotto;
 influenza che il prodotto acquistato ha sulla Qualità del prodotto finale.
EKD Project S.r.l. predispone e mantiene aggiornate le registrazioni dei risultati delle valutazioni per i Fornitori
considerati accettabili per le forniture.
Ove l’Organizzazione, o un suo Cliente, intendano effettuare verifiche presso i Fornitori, EKD provvede a precisare,
tra le informazioni per l’approvvigionamento, le modalità concernenti tali verifiche e le modalità relative al rilascio
dei prodotti.
Quando richiesto, la clausola del diritto di accesso del Cliente dell’Organizzazione negli stabilimenti del Fornitore
deve essere specificata nell’ordine al Fornitore.
Nella procedura PG-002-QUA sono descritte essenzialmente le seguenti attività:
 il processo di selezione e valutazione dei fornitori e la rivalutazione dei Fornitori acquisiti;

 le modalità per assicurare la conformità dei prodotti / servizi ai requisiti specificati;
 la definizione e gestione dei dati di acquisto;
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 la verifica del prodotto acquistato;

 la valutazione della qualità delle forniture.
8.4.2.Informazioni per l’approvvigionamento

L’iter di acquisto della EKD Project S.r.l. si realizza attraverso processi di individuazione dei fabbisogni,
preparazione ed emissione da parte delle funzioni interessate delle Richieste di Acquisto.
Sulla base della Richiesta di Acquisto Materiali, si procede all’invio della richiesta d’offerta attivando i Fornitori
qualificati o con opportune ricerche di mercato nel caso in cui questi non siano disponibili o non esistano Fornitori
qualificati per il particolare prodotto/ servizio da approvvigionare.
Nel caso in cui l’offerta venga ritenuta valida, si procederà con l’emissione dell’ordine utilizzando l’apposita
modulistica redatta da EKD Project S.r.l. che descrive il prodotto ordinato indicando anche, ove necessario:
 i requisiti per l’approvazione del prodotto, delle procedure, dei processi e delle apparecchiature;
 i requisiti per la qualificazione del personale;
 i requisiti del Sistema di Gestione per la Qualità.
Gli ordini, affinché sia rispettata l’adeguatezza dei requisiti specificati, vengono verificati da EKD Project S.r.l. prima
della loro emissione e invio al Fornitore.
Gli ordini vengono emessi solo a Fornitori preventivamente qualificati.
Gli ordini, sempre scritti, contengono le clausole commerciali (riferimento all’offerta del fornitore, se scritta) importi,
condizioni di pagamento, termini di consegna, clausole di riservatezza (se necessarie) e diritti di verifica del
prodotto presso il fornitore (quando previsto).
Gli ordini richiamano, e se necessario contengono in allegato, tutti i riferimenti ai documenti e dati di supporto
(disegni, norme, capitolati, tabelle), completi dell’indicazione del loro stato di aggiornamento.
Gli ordini fanno inoltre riferimento alle condizioni generali di acquisto della EKD Project S.r.l. ed alle norme per la
qualità delle forniture, che costituiscono un preciso vincolo contrattuale per il Fornitore.
Tutti i Requisiti, espressi nelle condizioni generali di acquisto e norme di qualità sono intesi accettati dai Fornitori
con l’accettazione formale del primo ordine di fornitura.
Prima della trasmissione ai Fornitori, tutti gli ordini sono sottoposti a un iter di verifica ed approvazione. Maggiori
dettagli sulla gestione degli ordini sono riportati nella PQ84 “Gestione degli Approvvigionamenti”.
8.4.2.1. Fornitori approvati dal cliente

Quando specificato nel contratto di fornitura o nei disegni o specifiche tecniche del Cliente, la EKD Project S.r.l.
acquista i prodotti, materiali o servizi dai fornitori approvati dal Cliente e inseriti in apposito elenco.
Eventuali fornitori alternativi non approvati dal Cliente sono utilizzati solo dopo la loro approvazione formale da
parte del Cliente.
L’utilizzo di fornitori designati dal Cliente, inclusi i fornitori di attrezzature e servizi non solleva la EKD Project S.r.l.
dalla responsabilità di assicurare la qualità dei prodotti acquistati.
8.4.3. Tipo ed estensione del controllo

8.4.3.1. Requisiti cogenti
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Tutti i prodotti e/o materiali acquistati utilizzati nella realizzazione del prodotto devono essere conformi ai vigenti
regolamenti applicabili nel paese di produzione e vendita così come alle disposizioni ambientali, elettriche,
elettromagnetiche e di sicurezza.
8.4.3.2. Sviluppo del sistema di gestione per la qualità del fornitore

I fornitori della EKD Project S.r.l. di prodotti o servizi aventi rilievo ai fini della Qualità, sono preventivamente
valutati e qualificati secondo la loro capacità di soddisfare i requisiti contrattuali richiesti dall’Azienda, inclusi i
requisiti relativi al Sistema Qualità ed eventuali specifiche prescrizioni di gestione per qualità secondo le modalità
definite nella procedura P84 “Gestione degli approvvigionamenti”. Solo i Fornitori precedentemente valutati,
certificati o qualificati sulla base di evidenze oggettive possono ricevere ordini dalla EKD Project S.r.l.
I criteri guida per la valutazione e la scelta dei fornitori sono riportati nella relativa procedura.
La responsabilità della valutazione dei Fornitori è affidata al ACQ.
I Fornitori, sulla base della criticità del prodotto/processo fornito e/o del loro “Indice di Performance“, sono
sottoposti a un piano di miglioramento nel quale vengono riportati gli interventi correttivi da realizzare e concordate
le scadenze per il raggiungimento degli stessi.
8.4.3.3. Monitoraggio dei fornitori

I Fornitori di materiali, prodotti o servizi che influenzano la qualità del prodotto fornito dalla EKD Project S.r.l., sono
sorvegliati al fine di verificarne nel tempo le prestazioni. Tale attività si concretizza nel tenere sotto controllo alcuni
indicatori, tra cui, ad esempio:
 qualità del prodotto consegnato;

 le parti rese per scarto e le discontinuità causate al Cliente;
 prestazioni dei programmi di consegna (inclusi gli inconvenienti dei costi supplementari di
consegna);
 notifiche del Cliente relative ad argomenti di qualità e alle consegne.
Gli indicatori sono oggetto di valutazione in occasione del Riesame della Direzione e possono comportare richieste
di azioni correttive / preventive / di miglioramento sia interne alla EKD Project S.r.l. sia direttamente al Fornitore.
Sulla base dei dati elaborati, LOG aggiorna periodicamente un indice di prestazione di ciascun Fornitore e
provvede, eventualmente, ad inviargli un report con il valore fatto registrare nel periodo.
Maggiori dettagli riguardo i criteri e le modalità per il monitoraggio delle forniture e la rivalutazione dei fornitori è
riportata nella PQ84 “Gestione degli approvvigionamenti”. I Rapporti di Valutazione Fornitore, i risultati degli audit di
Sistema e di processo e tutta la documentazione inerente la valutazione dei Fornitori, viene conservata secondo
quanto indicato nella PQ75 “Gestione delle Informazioni documentate”.
8.4.3.4. Verifica dei prodotti approvvigionati

Il prodotto acquistato viene verificato e approvato secondo quanto previsto nella PO-001-ACQ e nella sezione 8.6.4
del presente manuale, per assicurare che i prodotti approvvigionati soddisfino i requisiti specificati.
Il processo per assicurare la Qualità in ingresso del prodotto acquistato, stabilito dall’Organizzazione, prevede,
salvo diversamente specificato dal Cliente, uno o più dei seguenti metodi:
IATF 16949 :2016
 ricezione e valutazione di dati statistici;

 controlli e/o prove al ricevimento con un piano di campionamento basato sulle prestazioni del Fornitore;
 valutazioni di parte seconda o terza o audit dei siti del Fornitore, se accompagnate da registrazioni di
Qualità accettabili;
 valutazione del prodotto effettuata da un laboratorio accreditato.
8.5. Produzione
8.5.1.Tenuta sotto controllo delle attività di produzione
Il controllo della produzione avviene in modo da assicurare che le attività si svolgano in condizioni controllate
garantendo prodotti conformi alle specifiche, nella quantità e nei termini di consegna richiesti.
Il processo produttivo è condotto:
 rendendo disponibili le informazioni necessarie a descrivere le caratteristiche del prodotto;

 rendendo disponibili gli operatori addetti alle varie fasi produttive ed una adeguata
documentazione di processo e di controllo
 assicurando che i mezzi di processo e di controllo siano idonei, adeguatamente utilizzati ed in
buono stato di manutenzione;
 pianificando ed attuando specifici monitoraggi e misurazioni lungo il processo produttivo;
 sviluppando attività per il rilascio e la consegna dei prodotti comprese quelle di assistenza post-
vendita (solo se esplicitamente richieste).
La pianificazione del processo produttivo deve essere completata prima del lancio in produzione dei nuovi prodotti,
essere orientata allo sviluppo dell’autocontrollo e compatibile con i tempi di approvvigionamento
Le modalità, frequenze e responsabilità per l’esecuzione dei controlli sono specificate nei Piani di controllo, relativi
ai diversi prodotti.
Responsabile dell’emissione e della corretta applicazione dei Piani di Controllo è lo Sviluppo Prodotto.
Le “griglie di controllo” o “Piano di controllo” costituiscono per ciascun prodotto, la pianificazione delle operazioni,
dei controlli da eseguire, la frequenza, i campionamenti, le modalità, i mezzi e i documenti sui quali verranno
registrati i controlli.
I suddetti piani saranno compilati tenendo conto di quanto emerso da altri studi tipo FMEA di processo,
l’identificazione delle “caratteristiche chiave”, quelle legislative e fissate dal cliente. Tali caratteristiche possono
appartenere a qualsiasi categoria, dimensionali, materiale, parametri di processo etc.
Con l’analisi FMEA è possibile identificare i potenziali difetti sul prodotto dovuti al processo, permettendo di
determinare in via preventiva delle azioni di intervento correttivo.
Dalle Griglie di controllo vengono estratti da QS i Cicli di controllo resi disponibili sia al personale del controllo
qualità ( in accettazione arrivi, produzione, qualità uscente) sia agli operatori macchina per l’esecuzione
dell’autocontrollo.
Al fine di garantire l’adeguatezza dei mezzi e di processo e di controllo la EKD Project S.r.l. ha implementato un
sistema di manutenzione delle macchine/attrezzature comprendente la manutenzione preventiva, straordinaria.
Il Responsabile della manutenzione pianifica con cadenza annuale un piano di manutenzione preventiva per tutte
gli impianti ed attrezzatura della produzione.
IATF 16949 :2016
Sulla base delle informazioni rilevate dagli interventi di manutenzione preventiva/ straordinaria, il Responsabile
della manutenzione provvede a rielaborare il piano di manutenzione per le macchine/attrezzature .
Gli interventi di natura straordinaria vengono richiesti dal Responsabile Produzione o per arresto dell’impianto o per
suo cattivo funzionamento, oppure dalla QS a seguito di non conformità sui prodotti/semilavorati imputabili alle
macchine/attrezzature di lavorazione.
Le attività di gestione e conduzione della produzione sono dettagliate nella procedura PQ851 “Gestione della
produzione”.
Le attività di pianificazione e conduzione delle attività di manutenzione sono dettagliate nella procedura PQ8515
“Gestione manutenzione”.
8.5.1.1. Piano di controllo

EKD Project S.r.l. durante lo sviluppo dell’APQP emette i Piani di Controllo, per i vari sistemi, componenti e/o
materiali in funzione della tipologia di prodotto. Tale attività si svolge in team con le funzioni di produzione ed
eventualmente anche i Fornitori.
QS ricava i Cicli di Controllo dal corrispondente Piano di Controllo.
Il Piano di Controllo Qualità riporta, tra l’altro, le seguenti informazioni:

 Dati generali
 Identificazione del Piano di Controllo Qualità;
 Data di emissione ed eventuale revisione;
 Informazioni del cliente;
 Nome e stabilimento del fornitore;
 Codice del prodotto;
 Nome/descrizione del prodotto;
 Fase (prototipo, preserie, produzione);
 Personale di riferimento;
 Parte / numero della fase del processo;
 Nome del processo / descrizione dell’operazione.
 Controllo del prodotto
 Caratteristiche particolari relative al prodotto;
 Metodi di controllo delle caratteristiche speciali;
 Atre caratteristiche da controllare (numero, prodotto, processo);
 Specifiche / tolleranze;
 Controllo del processo;
 Parametri di processo;
 Macchine, maschere, attrezzature, utensili per la produzione.
 Metodi
 Tecniche di valutazione delle misure;
 Dispositivi anti errore;
 Dimensioni del campione e frequenza;
 Metodi di controllo.
 Piano di reazione e azioni correttive
Il Piano di Controllo può essere differenziato tra:

 prototipi (se richiesto dal Cliente): con descrizione delle misurazioni dimensionali, delle prove sui
materiali e delle prestazioni, eseguite durante la produzione dei prototipi
 produzione: documentazione delle caratteristiche di prodotto / processo, controlli di processo,
prove e sistemi di misurazione in atto durante la produzione di serie.
IATF 16949 :2016
EKD Project S.r.l. riesamina ed aggiorna i Piani di Controllo quando:
 il prodotto è cambiato
 i processi sono cambiati
 i processi diventano instabili
 i processi non risultano capaci
 i metodi di controllo, la loro frequenza, ecc., sono rivisti;
 è stato spedito un prodotto non conforme al cliente;
 in seguito ad un reclamo cliente;
 ad una frequenza stabilita in base all’analisi del rischio e al più biennale.
Il nuovo Piano di Controllo è soggetto all’approvazione del Cliente se richiesto e se attuata per la versione
superata.
8.5.1.2. Istruzioni di lavoro

Per ogni prodotto sono emesse opportune istruzioni per documentare al personale operativo le attività da svolgere
nella conduzione del processo. Tali documenti sono ad esempio il “ciclo di lavorazione”, istruzioni operative e cicli
di controllo.
Tali documenti, aggiornati e resi disponibili sul posto di lavoro prima dell'’inizio della produzione, contengono:
 sequenza e descrizione delle operazioni da effettuare;

 mezzi di produzione da utilizzare;
 parametri da utilizzare.
Le istruzioni sono disponibili all’uso presso le postazioni di lavoro.
8.5.1.3. Verifica delle attività di set up

EKD Project S.r.l. provvede a verificare le corrette attività di messa a punto ogniqualvolta la messa a punto venga
eseguita, come all'avvio di una nuova produzione,all’inizio di ogni turno produttivo, a cambio di materiale o di
lavorazione, a ripresa di lavoro dopo operazioni di manutenzione
Il personale addetto alla messa solo dopo aver verificato le suddette istruzione di lavoro:
 I parametri impianto siano correttamente impostati;

 disponibilità di tutta la documentazione necessaria presso il posto di lavoro (Cicli di Controllo,
Istruzioni Operative, ecc.);
 disponibilità dei contenitori / imballi previsti;
 conformità dei primi pezzi prodotti all'avvio di ogni nuovo lotto di produzione e/o cambio di lotto di
materiale e/o lavorazione;
deve opportunamente registrare la messa a punto delle attività svolte.
Per le caratteristiche chiave si procede con un controllo statistico del set-up per verificare l’adeguatezza del
processo, e dei relativi parametri.
Maggiori dettagli riguardo l’avvio di produzione sono riportati nella PG-001-PRO “Gestione della produzione”.
IATF 16949 :2016
8.5.1.4. Manutenzione preventiva e predittiva

La EKD Project S.r.l. provvede a identificare le macchine/apparecchiature chiave del processo produttivo e
provvede a fornire risorse adeguate per pianificazione e l’esecuzione di una costante manutenzione preventiva
sulle seguenti apparecchiature/attrezzature ritenute chiave per il processo produttivo:
 Impianti e infrastrutture, macchinari di produzione, mezzi di movimentazione;

 Attrezzature di produzione;
Il sistema comprende, come minimo:
 l’attività di manutenzione programmata;

 la conservazione delle apparecchiature, delle attrezzature e dei calibri, ove non utilizzati;
 la disponibilità di parti di ricambio per le apparecchiature chiave di produzione;
 la documentazione, la valutazione e gli obiettivi di miglioramento della manutenzione.
L’Organizzazione utilizza metodi di manutenzione predittiva per attuare il miglioramento continuo dell’efficacia e
dell’efficienza delle macchine stesse.
Nella EKD Project S.r.l. si definiscono le seguenti tipologie di manutenzione:
 Manutenzione preventiva: la manutenzione eseguita a intervalli predeterminati o in accordo a

criteri prescritti e volta a ridurre la probabilità di guasto o la degradazione del funzionamento di
un’attrezzatura o macchina.
 Manutenzione predittiva: la manutenzione preventiva effettuata a seguito dell’individuazione e della
misurazione di uno o più parametri e dell’estrapolazione secondo i modelli del tempo residuo prima
del guasto.
Le modalità di manutenzione di ogni elemento elencato sono definite nella PQ8515 “Gestione della manutenzione”,
ad eccezione dei mezzi di controllo che sono mantenuti secondo le indicazioni riportate nella PQ715 “Gestione dei
dispositivi di monitoraggio e misurazione”.
Le Schede Manutenzione riportano anche gli eventuali interventi da sviluppare quando i mezzi sono
temporaneamente non utilizzati.
I dati relativi alle tipologie d’interventi eseguiti e le rispettive frequenze sono utilizzati dai vari responsabili per “
affinare “ nel tempo la manutenzione delle attrezzature con lo scopo di garantire la massima efficienza con il minor
numero d’interventi.
Per le apparecchiature ritenute critiche, ove economicamente possibile, viene garantita la disponibilità di parti di
ricambio.
Gli interventi effettuati sono registrati in apposita modulistica (cartacea e/o software) e conservati secondo quanto
definito nella PG-001-QUA 75 “Gestione delle informazioni documentate”.
Presso l’Archivio di Produzione si trova la Documentazione Tecnica e la Manualistica delle Macchine e degli
Impianti.
IATF 16949 :2016
8.5.1.5. Gestione delle attrezzature di produzione

L’Organizzazione provvede a effettuare le attività di progettazione delle attrezzature, e relative modifiche, con
personale interno, o demandando l’attività a entità esterne ma mantenendone comunque il controllo, con opportune
attività di verifica quali prove/misure per accettazione delle attrezzature stesse.
EKD Project S.r.l. definisce e attua un sistema di gestione delle attrezzature comprendente:
 mezzi e personale per la manutenzione e riparazione;

 immagazzinamento e recupero attrezzature;
 messa a punto e regolazione;
 programma di cambi attrezzature, per quelle deperibili;
 identificazione dello stato di utilizzo in produzione, in riparazione, da eliminare.
8.5.1.6. Programmazione della produzione

La programmazione della produzione effettuata da EKD è guidata dall’ordine del Cliente, col criterio “just in time”,
con visibilità a due settimane e aggiustamenti settimanali, derivanti anche da eventuali rettifiche del Cliente.
L’informazione produttiva viene resa operativa ed è supportata da un sistema informativo che permette di
conoscere l’avanzamento produttivo nelle fasi principali del processo.
La Programmazione della Produzione è sviluppata e monitorata come descritto nella PG-001-PRO “Gestione della
produzione“.
8.5.1.7. Identificazione e rintracciabilità

EKD Project S.r.l. ha definito i criteri al fine di identificare i prodotti con mezzi adeguati, durante tutte le fasi del
processo produttivo (al ricevimento, in produzione, prima della consegna al Cliente) per garantire, attraverso un
adeguato sistema, l’identificazione e anche la rintracciabilità dei prodotti.
8.5.1.8. Identificazione e rintracciabilità – supplementare
Elementi Identificativi
1. Identificazione delle materie prime
Tutte le materie prime in ingresso sono identificate con un numero progressivo di entrata e/o di analisi, apposto su
ogni lotto tramite etichetta prestampata, ove possibile, oppure sono identificate le aeree di stoccaggio.
2. Identificazione del prodotto finito.
I prodotti finiti sono tutti identificati a mezzo cartellino di collaudo con indicazione delle quantità ed identificativo del
particolare.
Rintracciabilità
Ove la rintracciabilità sia un requisito contrattuale, EKD Project S.r.l. provvede ad attuare la:
o Rintracciabilità delle materie prime
Durante l’iter di produzione, la rintracciabilità è assicurata dalla trascrizione o del “numero di entrata”, per materiali
grezzi, o del “numero del box” di immagazzinamento per materiali sfusi, riportati sui documenti di lavoro.
o Rintracciabilità del prodotto finito
IATF 16949 :2016
Il prodotto finito realizzato da EKD Project S.r.l. è rintracciabile mediante un cartellino che riporta l’ identificazione
del particolare il CdC e la settimana di produzione.
Le modalità di identificazione, in fase di ricevimento, durante il processo produttivo, in seguito all’esecuzione dei
controlli, sono descritte nella PQ85 “Programmazione, Controllo della Produzione e Rintracciabilità”.
8.5.2.Proprietà del cliente

EKD Project S.r.l. garantisce che i materiali eventualmente forniti dai Clienti in conto trasformazione siano accettati,
conservati e utilizzati in modo adeguato. EKD Project S.r.l. si occupa della gestione dei documenti di notifica al
Cliente dell’eventuale inadeguatezza del materiale fornito per l’utilizzo prefissato.
Il controllo di eventuali prodotti forniti dal Cliente, eseguito al ricevimento presso EKD Project S.r.l. , non solleva
comunque il Cliente dalla responsabilità di fornire prodotti accettabili ai fini dell’utilizzo da parte di EKD Project S.r.l.
.
Nel caso in cui la proprietà del Cliente comprenda proprietà intellettuale e la gestione di dati personali, essa verrà
gestita con le opportune cautele di riservatezza e l’applicazione degli eventuali requisiti di legge (privacy).
8.5.2.1. Attrezzature di produzione di proprietà del cliente

La EKD Project S.r.l., salvo condizioni diverse concordate con il Cliente, gestisce i prodotti e le attrezzature di
proprietà del Cliente, con le medesime modalità previste per i propri prodotti ed attrezzature.
L’eventuale non conformità, smarrimento o danneggiamento dei prodotti viene tempestivamente registrato e
notificato al Cliente il quale ha il diritto di ispezionare, in qualunque momento, i prodotti consegnati in conto
lavorazione e/o in prestito d’uso.
Le attrezzature, apparecchiature di produzione, prova, controllo e collaudo, di proprietà del Cliente, forniti in
prestito d’uso alla EKD Project S.r.l., sono identificati con opportune targhette identificative inamovibili, in modo da
renderne chiara la proprietà e gestiti con la stessa cura delle attrezzature di proprietà dell’Azienda.
Ogni intervento strutturale sulle stesse non previsto dal contratto d’uso deve essere autorizzato, per iscritto, dal
Cliente.
I prodotti e le attrezzature fornite dal Cliente o realizzate per suo conto sono collaudate, prima di essere abilitate
all’uso in produzione, al fine di verificare che soddisfino i requisiti specificati.
8.5.3. Preservazione dei prodotti

La EKD Project S.r.l. garantisce la corretta conservazione dei prodotti realizzati in tutte le fasi del processo
produttivo fino al momento della consegna al Cliente.
A tale scopo, quando necessario, i prodotti e/o materiali vengono adeguatamente protetti con imballaggi o altri
sistemi di protezione, in modo da evitare deterioramenti. I sistemi di imballaggio, i tempi di consegna e le modalità
di trasporto devono essere concordati con il Cliente.
Ogni attività compresa nella movimentazione, che avviene per mezzo di sistemi meccanici (es. carrelli elettrici), è
attuata in armonia alle disposizioni vigenti in materia di sicurezza e prevenzione degli infortuni sul lavoro da
IATF 16949 :2016
personale autorizzato, nonché applicando accorgimenti al fine di assicurare che i materiali non subiscano danni
che compromettano la qualità ottenuta.
Le apparecchiature utilizzate per la movimentazione sono conformi alle disposizioni di legge in materia e vengono
periodicamente sottoposte a manutenzione da parte di personale incaricato dal PRD con l'eventuale controllo di
Autorità competenti.
Le modalità di Immagazzinamento variano in funzione della tipologia e dello stato delle materie prime, dei
semilavorati e del prodotto. Periodicamente, e in particolare in occasione degli audit sul prodotto finito deliberato, il
Responsabile Qualità esegue la verifica delle condizioni del prodotto al fine di individuare eventuali deterioramenti,
inoltre vengono effettuate dal LOG delle verifiche per garantire l’integrità delle condizioni dei locali e dei prodotti
immagazzinati.
E’ compito del carrellista accertarsi, prima di ogni movimentazione, delle condizioni dei prodotti, per individuare
deterioramenti o dove applicabile termini di utilizzo.
LOG ha inoltre il compito di verificare, con scadenza annuale, le condizioni di immagazzinamento dei prodotti
valutando ad esempio:
 le condizioni ambientali (es. presenza di umidità);

 lo stato di conservazione del materiale;
 la presenza degli elementi di identificazione.
8.5.3.1. Immagazzinamento e gestione delle scorte

Le condizioni del prodotto immagazzinato vengono valutate a opportuni intervalli pianificati, secondo quanto
dettagliato nella sezione 9 “Valutazione delle Prestazioni”, al fine di individuarne eventuali deterioramenti.
Il prelievo dei prodotti finiti da inviare al Cliente avviene, conformemente a quanto stabilito in sede di
programmazione di produzione, assicurando la rotazione delle scorte secondo il criterio FIFO (First in first out).
prodotti obsoleti vengono gestiti come prodotti non conformi, secondo quanto dettagliato al successivo paragrafo.
MOVIMENTAZIONE
Sulla procedura PQ851 “Gestione della produzione” sono definiti i mezzi di trasporto, le modalità di carico e
posizionamento per evitare qualsiasi danno al prodotto, la formazione del personale addetto, la manutenzione delle
apparecchiature utilizzate
IMBALLAGGIO
L’imballaggio componenti in arrivo è definito dal relativo capitolato del committente.
Le operazioni di imballaggio sono effettuate da personale addestrato nel rispetto di quanto richiesto dal Cliente
(inclusi eventuali requisiti di etichettatura) .
Il prodotto finito da inviare al cliente è imballato utilizzando appropriati materiali, mezzi ed accorgimenti, al fine di
preservarne l’integrità da urti, colpi, danni, ecc. in fase di movimentazione e trasporto.
IATF 16949 :2016
CONSERVAZIONE
Il prodotto finito è collocato in appositi contenitori identificati, definiti in accordo con il committente.
Sono previste istruzioni per la conservazione dei materiali e semilavorati e sono stati definiti criteri di rotazione per
evitare prolungate permanenze in magazzino.
CONSEGNA
La spedizione avviene sulla base dei programmi di consegna concordati con il Cliente tramite mezzi
opportunamente studiati ed individuati in accordo con il committente.
La consegna al cliente è in Just in time effettuata con mezzi che garantiscono la protezione del prodotto da
influenze climatiche ed ambientali.
Eventuali ritardi di consegna sono comunicati appena possibile al cliente e portano allo sviluppo di apposite azioni
correttive per migliorare le prestazioni di consegna.
Il monitoraggio della performance delle spedizioni e del costo delle operazioni trasporto eccezionali è continuo ed
assicurato da comuni mezzi informatici.
VERIFICA DEL PROGRAMMA DI CONSEGNA

La EKD Project S.r.l. verifica il rispetto del programma di consegna al Cliente attraverso il monitoraggio continuo
dello stato di avanzamento progressivo delle consegne medesime ed un riscontro in tempo reale di eventuali
anticipi e/o ritardi.
Inoltre, se richiesto, per le spedizioni ”just in time” è stabilito uno stock intangibile di sicurezza da concordare di
volta in volta con il Cliente.
8.5.4.Attività post – consegna

8.5.5.Ritorno di informazioni sul prodotto in esercizio
Sebbene la EKD Project S.r.l. non svolga di norma attività di assistenza, di seguito vengono descritte le procedure
predisposte ed applicate per valutare le informazioni di ritorno dal mercato e/o eventualmente per predisporre
l'eventuale assistenza post-vendita se prevista nel contratto.
Gli interventi di assistenza possono consistere in:
 assistenza al Cliente durante il ciclo di vita del prodotto;

 intervento specializzato effettuato direttamente presso il Cliente.
La EKD Project S.r.l. non dispone di una rete di assistenza e per i prodotti realizzati non sono previste istruzioni di
montaggio e/o modalità d'uso poiché di competenza del Cliente.
Gli interventi di assistenza sono svolti utilizzando personale addestrato con il coordinamento e sotto la
responsabilità del QS e di norma sono estensioni dell’attività di Controllo.
Tali attività sono condotte con le modalità descritte nelle procedure relative all’attività tradizionale del processo
produttivo ed applicabili all’intervento richiesto.
Gli interventi di assistenza, sono registrati da parte del personale che ha effettuato l’intervento stesso riportando
almeno:
IATF 16949 :2016
 riferimenti sul Cliente;

 identificazione del prodotto per il quale è richiesta l'intervento;
 la tipologia di intervento ;
 data dell'intervento;
 luogo dove è stato svolto l’intervento;
 partecipanti;
 documenti di riferimento (se applicabile);
 eventuali azioni correttive proposte, responsabilità e scadenze;
 personale del Committente contattato;
 commenti del Committente (se applicabile);
 firma del redattore del Verbale;
 firma del rappresentante del Committente.
Nel rapporto possono essere inserite informazioni relative a:
 attrezzature utilizzate;
 prodotti / materiali trovati non conformi;
 prodotti / materiali da riparare / riparati.
Il controllo della correttezza ed adeguatezza degli interventi di assistenza avviene con l’esecuzione dei controlli
previsti dalle procedure operative relative alle attività svolte, di apposite verifiche ispettive e con la ricerca di
eventuali sistematicità nelle segnalazioni interne / esterne di inconvenienti.
Il modulo è successivamente utilizzato dal QS per la valutazione dei costi della qualità/non qualità.
Il risultato degli interventi eseguiti viene trasmesso in copia alle funzioni competenti per il problema in oggetto
avviando la procedura di gestione delle Non Conformità (MQ Sez. 10).
Le informazioni relative alle prestazioni del prodotto rese disponibili dal Committente sono sistematicamente
riesaminate dal QS. Sulla base di tale riesame il C. Quality può individuare l’opportunità di avviare Azioni
Correttive.
Inoltre il Responsabile Qualità ha il compito di:
 Confrontare le segnalazione ed i reclami del Committente con le informazioni disponibili in

Azienda ed eventualmente con i raffronti della concorrenza.
 Acquisire informazioni presso l'organizzazione del Committente, per anticipare le sue esigenze e
promuovere le azioni correttive che ritiene opportune.
8.5.5.1. Accordi di assistenza con il cliente

I Verbali di Incontro con il Cliente redatti durante gli eventuali incontri per attività relative alla qualità di prodotto
sono esaminati almeno annualmente dal Responsabile Qualità in occasione del Riesame del Sistema Qualità.
Egli verifica, oltre agli aspetti legati alla qualità del prodotto, che le attività svolte nell’erogazione del servizio di
assistenza, siano state effettuate in modo da garantire le prestazioni del servizio concordate contrattualmente.
I criteri di base su cui effettuare tale analisi sono:
 tempi di intervento;
 funzionalità dei prodotti (ottenimento delle prestazioni previste a contratto, da norme o leggi).
8.5.6.Controllo delle modifiche
8.5.6.1. Controllo delle modifiche - Supplementare

Il PAQA è utilizzato per gestire modifiche sostanziali apportate:
IATF 16949 :2016
 alle prescrizioni relative alla qualità;

 al contratto;
 al progetto del prodotto;
 al processo di realizzazione del prodotto.
Le richieste di modifica sono acquisite da:
o DC quando richiesto direttamente dal Cliente;

o UT quando originate in fase di produzione.
DC e UT , secondo competenza e con il supporto delle altre funzioni aziendali, valutano gli effetti di ogni modifica,
incluse quelle originate dai Fornitori, e sviluppano attività di verifica e validazione per assicurare la conformità con i
requisiti del Cliente operando in analogia a quanto sviluppato in occasione della definizione della precedente
pianificazione.
Se richiesto dal Cliente, DC e UT possono effettuare anche verifiche addizionali come nel caso di nuovi prodotti.
Ogni modifica alle modalità di realizzazione del prodotto che interessa i requisiti del Cliente, viene notificata e
sottoposta all’approvazione del Cliente stesso.
8.5.6.1.1. Modifiche temporanee ai controlli di processo

Nel Piano di Controllo sono riportati i controlli di processo comprese le ispezioni, le misurazioni, le prove e i
dispositivi a prova di errore che include i controlli di processo primari e i metodi alternativi di controllo approvati
sulla base della valutazione del rischio (FMEA).
8.6. Rilascio dei prodotti

8.6.1. Rilascio di prodotti – supplementare
L’organizzazione, prima di procedere al rilascio dei prodotti al Cliente, verifica che gli stessi rispettino i requisiti del
cliente, attuando i controlli previsti nel Piano di Controllo, anche in seguito a modifiche eventualmente avvenute.
8.6.2.Controlli dimensionali e prove funzionali

I controlli eseguiti sono riportati sul Piano di Controllo. Essi sono effettuati secondo le norme del cliente, laddove
presenti e i risultati sono messi a disposizione del cliente.
8.6.3.Elementi con requisiti estetici
La EKD Project S.r.l. non realizza elementi con requisiti estetici.
8.6.4.Verifica e accettazione della conformità di prodotti forniti dall’esterno
Il prodotto acquistato viene verificato e approvato secondo quanto previsto nella PO-001-ACQ e nella sezione 8.6.4
del presente manuale.
Nel caso in cui la EKD Project S.r.l. o un suo Cliente (in questo caso deve essere definito in sede contrattuale)
intenda effettuare delle verifiche presso il fornitore, le modalità e i criteri di verifica per il rilascio del prodotto
acquistato dovranno essere precisate nei documenti di acquisto.
In ogni caso, il risultato delle verifiche da parte del Cliente, non solleva la EKD Project S.r.l. dal fornire prodotti
conformi e non preclude al Cliente la possibilità di rifiutare prodotti non conformi.
IATF 16949 :2016
Salvo diversa richiesta del Cliente, le attività di verifica in ingresso della qualità dei prodotti e dei mezzi di
produzione, sono definite in appositi “Piani di Controllo”.
Per assicurare la qualità del prodotto approvvigionato possono essere utilizzate in generale una o più delle
seguenti attività:
 analisi dei dati statistici sulla fornitura documentati dal fornitore stesso o ricavati dalla EKD Project
S.r.l. tramite controlli periodici per verificare la bontà di quanto dichiarato dal fornitore;
 utilizzo al ricevimento di piani di campionamento che tengono conto di ogni prestazione del
Fornitore e permettono una riduzione della severità dei controlli in caso di Fornitori affidabili, ed un
incremento degli stessi nel caso opposto;
 valutazioni del prodotto effettuate da un laboratorio accreditato;
 eventuali altre metodologie concordate con il cliente.
8.7 Controllo degli output non conformi

Quando il prodotto non incontra i requisiti tecnici o di qualità specificati ed applicabili, è denominato non conforme
(NC).
Il presente punto è applicabile anche ai materiali o prodotti non identificati o sospetti di non conformità.
Il personale della EKD Project S.r.l. può identificare una non conformità nei seguenti casi:
 in accettazione arrivi (imputabili ai fornitori),
 internamente (imputabili alla produzione ed altre funzioni)
 esternamente (reclami e/o segnalazioni dal Cliente).
I dettagli riguardanti la gestione del prodotto non conforme sono riportati nella PG-003-QUA.
8.7.1. Deroghe del cliente
Piano di azioni correttive

Il Responsabile Qualità assicura la riduzione dei prodotti non conformi attraverso adeguate azioni correttive (MQ
Sez. 10). A tale scopo QS ha il compito di controllare lo stato di avanzamento delle azioni correttive pianificate.
Deroghe e autorizzazioni dal cliente

Le richieste di deroga sono registrate dal Responsabile Qualità e notificate al Cliente utilizzando la
procedura/modulistica specificata dal Cliente. La richiesta deve contenere i dati relativi al prodotto in oggetto, alle
caratteristiche interessate, ai vincoli quantitativi e/o temporali.
I prodotti per i quali si richiede la deroga non sono spediti senza preventiva autorizzazione formale del Cliente.
Alla scadenza della deroga, QS assicura il ripristino della conformità alle specifiche ed ai requisiti originali o
sostituiti.
Prodotti antemodifica
Alla data richiesta / concordata di introduzione di una modifica sul prodotto, eventuali giacenze di prodotti
antemodifica vengono gestite secondo apposita procedura.
8.7.1.1. Controllo del prodotto non conforme – processo specificato dal cliente
L’organizzazione si attiene ai controlli del prodotto non conforme specificati dal cliente, laddove presenti.
8.7.1.2. Controllo del prodotto sospetto
La gestione del prodotto avviene secondo quanto previsto dalla nella PG-003-QUA.
8.7.1.3. Controllo del prodotto riparato
IATF 16949 :2016
La gestione del prodotto rilavorato avviene secondo quanto previsto dalla nella PG-003-QUA
Legenda: (*) Versione di revisione attualmente in vigore.

Elaborazione a cura del: Responsabile Sistema Gestione Qualità Firma RSGQ
Effettuata in data: 04 giugno 2020
Verifica/Approvazione del: Direttore Generale Firma Direzione

Effettuata in data: 04 giugno 2020
DISTRIBUZIONE DELLE COPIE DEL MANUALE:

Copia n. 1 = Ente di Certificazione
Tutti gli altri enti accedono al Manuale Qualità tramite server aziendale

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Sezione 08 Ed.01 Rev.01 - Attività Operative

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Manuale Sistema Qualità Rif .

8.1. Pianificazione della realizzazione del prodotto

 al ricevimento delle materie prime/materiali;

8.1.1.Pianificazione della realizzazione del prodotto - supplementare

8.1.1.1. Criteri di accettazione

8.2 Requisiti per i prodotti e per i servizi

8.2.1 Comunicazioni con il cliente

 informazioni relative al prodotto;

8.1.1.2 Comunicazione con il cliente – supplementare

Le azioni attuate per la gestione dei Reclami sono di due tipi:

 intervento immediato di risanamento gestito con un “Rapporto di Non Conformità”

8.1.1.2. Determinazione dei requisiti relativi al prodotto

8.1.1.3. Riesame dei requisiti relativi al prodotto

Come indicato al paragrafo precedente in fase di definizione dell'offerta tecnico-economica ed in fase di

8.1.1.4. Riesame dei requisiti relativi al prodotto - Supplementare

8.1.1.5. Analisi di fattibilità

 documenti disponibili (disegni, norme, capitolati, ecc.);

Dichiarazione sostitutiva d’ordine

Riesame dell’ordine e lancio della commessa

 il controllo della corrispondenza dei contenuti fra offerta e ordine;

8.1.1.6. Caratteristiche speciali designate dal cliente

8.1.2.Controllo delle modifiche

8.2. Progettazione e sviluppo

8.3. Pianificazione della progettazione e dello sviluppo

 lo sviluppo, l’analisi e il monitoraggio di caratteristiche speciali;

8.3.1.Elementi in ingresso alla progettazione e allo sviluppo del processo

8.3.1.1. Elementi in ingresso alla progettazione del prodotto

8.3.1.2. Elementi in ingresso alla progettazione del processo

 i requisiti del Cliente concordati in sede di Contratto;

8.3.1.3. Caratteristiche speciali

 includere le caratteristiche speciali nel Piano di Controllo;

8.3.2.Controlli della progettazione e sviluppo

8.3.3.1. Validazione della progettazione e dello sviluppo

Il Team stesso provvede alla registrazione di tutte le attività svolte

8.3.3.2. Pianificazione dei prototipi

8.3.3.3. Processo di approvazione dei prodotti

8.3.4.Elementi in uscita dalla progettazione e dallo sviluppo

8.3.4.1. Elementi in uscita dalla progettazione del processo

 la disponibilità di adeguate informazioni per l'approvvigionamento, la produzione e per

 il processo di selezione e valutazione dei fornitori e la rivalutazione dei Fornitori acquisiti;

 la verifica del prodotto acquistato;

8.4.2.Informazioni per l’approvvigionamento

8.4.2.1. Fornitori approvati dal cliente

8.4.3. Tipo ed estensione del controllo

8.4.3.2. Sviluppo del sistema di gestione per la qualità del fornitore

8.4.3.3. Monitoraggio dei fornitori

 qualità del prodotto consegnato;

8.4.3.4. Verifica dei prodotti approvvigionati

 ricezione e valutazione di dati statistici;

 rendendo disponibili le informazioni necessarie a descrivere le caratteristiche del prodotto;

8.5.1.1. Piano di controllo

Il Piano di Controllo Qualità riporta, tra l’altro, le seguenti informazioni:

Il Piano di Controllo può essere differenziato tra:

EKD Project S.r.l. riesamina ed aggiorna i Piani di Controllo quando:

8.5.1.2. Istruzioni di lavoro

 sequenza e descrizione delle operazioni da effettuare;

8.5.1.3. Verifica delle attività di set up

 I parametri impianto siano correttamente impostati;

8.5.1.4. Manutenzione preventiva e predittiva

 Impianti e infrastrutture, macchinari di produzione, mezzi di movimentazione;

 l’attività di manutenzione programmata;

 Manutenzione preventiva: la manutenzione eseguita a intervalli predeterminati o in accordo a

8.5.1.5. Gestione delle attrezzature di produzione

 mezzi e personale per la manutenzione e riparazione;

8.5.1.6. Programmazione della produzione