Indicazioni Operative Gestione Documenti - 15032017

UFFICIO SCOLASTICO REGIONALE PER LA SICILIA
DIREZIONE GENERALE
Via Fattori, 60 - 90146 Palermo - Tel. 091/6909111
pec drsi@postacert.istruzione.it mail direzione-sicilia@istruzione.it C.F. 80018500829
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INDICAZIONI OPERATIVE PER LA GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI
Il DCPM 13/11/2014, recante “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia,

duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di
formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni…omissis”,
ha stabilito il termine del 12/08/2016, successivamente spostato a gennaio 2017, per
l’adempimento da parte di tutte le P.A. alle regole di gestione informatica del documenti.
Facendo seguito alla nota prot. 14958 del 11/08/2016 di questa Direzione, con cui sono state
fornite le prime indicazioni operative per la gestione dei flussi documentali, si vogliono fornire
ulteriori indicazioni al fine di facilitare e uniformare il processo di dematerializzazione all’interno
degli uffici dell’USR.
1 - COME FIRMO (Il Direttore Generale o il Dirigente competente)
Come previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale tutti i documenti che hanno rilevanza
esterna all’Amministrazione devono essere firmati digitalmente.
Esempi: avvisi, decreti, provvedimenti, circolari con rilevanza esterna.
La stessa tipologia di firma dovrà essere apposta anche nel caso di documenti interni
all’Amministrazione aventi però rilevanza procedimentale.
Non dovranno più essere prodotti documenti firmati in maniera autografa e scannerizzati.
Caso A) Firma digitale

La procedura da seguire, per la firma digitale da parte del Direttore Generale e dei Dirigenti, è :
Creo il documento con un file di tipo word.
In calce al nominativo del Direttore/Dirigente che firma deve essere inserita (con carattere più
piccolo) la seguente dicitura:
Firmato digitalmente ai sensi del codice dell’Amministrazione digitale e norme ad esso connesse
Dopo la redazione e approvazione finale da parte del Dirigente, lo converto in pdf mediante
“salva con nome”, ponendo particolare attenzione ad utilizzare il formato pdf/A1.
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Pdf/A sta per “pdf for archive”, conformemente a quanto indicato dallo standard ISO 19005-1 : 2005, definisce un formato per
l’archiviazione nel lungo periodo di documenti elettronici. Tale standard garantisce che il documento sia visibile sempre allo stesso
modo, anche a distanza di tempo e con programmi software diversi. Si precisa che tale formato non racchiude in automatico tra le
sue caratteristiche la funzione OCR (Optical Character Recognition) che permette il riconoscimento ottico dei caratteri.
Documento aggiornato al 15/03/2017 Uso interno
Ufficio di diretta collaborazione del Direttore Generale

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Per essere sicuri di generare un pdf/A è necessario verificare, ed eventualmente modificare, le

opzioni della funzione di salvataggio del file:
In “salva con nome”, quando si seleziona il formato Pdf, in basso è visualizzato il pulsante Opzioni
Cliccando si apre la seguente finestra dove, in opzioni PDF, è necessario selezionare conforme a
ISO 19005-1 (PDF/A). Tale modifica è definitiva, non va selezionato ogni volta.

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Attenzione: evitare di utilizzare caratteri speciali, quali apice ( ‘ ), o lettere accettante nel nome del
file, in quanto questo potrebbe comportare problemi nell’utilizzo successivo del programma di
firma.
Appongo la firma digitale utilizzando il programma firma OK!, ponendo attenzione a indicare come
tipologia di firma “aggiungi la firma al pdf” dal menù a tendina e a selezionare l’opzione “firma
grafica (modalità avanzata)”

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Andando avanti è visualizzata l’immagine della firma in alto a sinistra, questa va trascinata in basso
e posizionata sotto il nome del firmatario.
Se necessario, può essere ingrandita/rimpicciolita per avere una migliore grafica.

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Nel caso di documento con più pagine, è necessario spostarsi con la freccia fino all’ultima pagina e
solo qui spostare la firma come prima descritto.

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IMPORTANTE: nelle pagine precedenti non resterà alcun segno della firma.
Alla fine il documento firmato digitalmente sarà salvato dall’applicazione con la denominazione
nomefile-signed.pdf
(esempio: decreto_pubblicazione_graduatoria-signed.pdf)
Caso B) Firma sostituita a mezzo stampa
Nel caso di comunicazioni dell’USR rivolte ad altre articolazioni del MIUR e alle scuole, NON aventi
valore o rilevanza procedimentale, la firma potrà essere sostituita a mezzo stampa; in questo caso
in calce al nominativo del Direttore/Dirigente deve essere inserita (con carattere più piccolo) la
seguente dicitura:
Firma sostituita a mezzo stampa ai sensi dell’art. 3, c. 2 D. Lgs. n. 39/1993
La procedura da seguire è :
Creo il documento con un file di tipo word.
Dopo la redazione e approvazione finale da parte del Dirigente, lo converto in pdf mediante “salva
con nome”, ponendo attenzione a generare un PDF/A come descritto nella sezione precedente.
Alla fine il file sarà denominato nomefile.pdf
(esempio: decreto_pubblicazione_graduatoria.pdf)

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2 - COME PROTOCOLLO
Nell’ambito della procedura di protocollazione, i cui dettagli non sono oggetto del presente
documento, si evidenziano di seguito gli aspetti relativi alla fase di caricamento del documento
principale.
Esistono tre diversi registri di protocollo che possono essere utilizzati:

- Registro decreti: si usa esclusivamente per i decreti;
- Registro interno: si usa per le comunicazioni interne all’ufficio (es. ordini di servizio,
comunicazioni al personale, richiesta annullamento numero di protocollo, corrispondenza
fra gli uffici dell’USR , etc…);
- Registro generale: si usa in tutti gli altri casi.
2.1 Protocollo in USCITA
Caso A) firma digitale
1) Il file da protocollare, firmato digitalmente e denominato nomefile-signed.pdf, è caricato al

protocollo come documento principale.
Cliccando sull’icona si visualizza una finestra in cui è necessario selezionare, da menù a tendina, il
formato file pdf.

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2) Si procede quindi al completamento della procedura di protocollazione inserendo tutti i dati

richiesti, facendo particolare attenzione al nuovo titolario unico di classificazione (inoltrato a tutto
il personale dalla Direzione il 09/12/2016 ed entrato in vigore il 17/12/2016).
3) Nel caso in cui il documento debba essere, contestualmente alla protocollazione, anche spedito
via PEC si rimanda alla sezione successiva “come trasmetto” per altri dettagli.
Alla fine del processo di protocollazione il documento principale avrà in alto il timbro del
protocollo e in basso l’indicazione della firma digitale (non più valida, in quanto il file originale è
stato modificato dall’apposizione della timbratura con il protocollo)
Nel seguito di questa guida, questo file verrà chiamato Copia-nomefile-signed.pdf per distinguerlo
da nomefile-signed.pdf, che non ha il numero di protocollo ma la cui firma ha valore legale.
A protocollazione completata, il file originale nomefile-signed.pdf, caricato come documento

principale, sarà inserito in automatico anche nella sezione Allegati sotto la voce “documento
principale” da cui si potrà scaricare con firma digitale valida (senza timbro di protocollo).
Si tratta di una nuova funzionalità offerta dal protocollo ASP che consente caricare il documento
firmato digitalmente una sola volta, come documento principale.

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Il file da protocollare, denominato nomefile.pdf, è caricato al protocollo come documento

principale, secondo le stesse modalità indicate nel caso di firma digitale (caso A). Non è necessario
caricare lo stesso file come allegato.
Alla fine del processo di protocollazione il documento avrà in alto il timbro del protocollo e in
basso l’indicazione della firma sostituita a mezzo stampa.
Il documento, così prodotto, ha il numero di protocollo e la firma valida (nell’ambito dei casi
previsti da questa tipologia di firma).
2.2 Protocollo in ENTRATA
Nel caso in cui il documento in ingresso sia di tipo informatico, si rimanda alla sezione dedicata al
protocollo in uscita in quanto non ci sono evidenti differenze sulla procedura di caricamento del
documento principale. E’ necessario, invece, esaminare il caso in cui il documento in ingresso sia di
natura cartacea.
In questa circostanza si può procedere in due modi:
1 – scansione del documento e poi acquisizione a protocollo da file pdf;
2 – acquisizione a protocollo direttamente da scanner.
La differenza sta nel fatto che nel primo caso la copia informatica non è certificata come copia
conforme del documento cartaceo, mentre nel secondo lo è.

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L’acquisizione a protocollo direttamente da scanner fornisce in automatico, come documento

principale caricato, un file a cui viene apposta, sul lato sinistro del foglio, la seguente dicitura:
“L'attestazione di copia conforme è allegata al presente documento”; tale apposizione è
automatica e immodificabile. Viene inoltre creata, alla fine del documento, una pagina con
l’attestazione di conformità del documento digitale al documento originale cartaceo.
E’ utile precisare, inoltre, che nel primo caso è possibile generare un pdf/a con caratteristica OCR2
mentre nel secondo no; tuttavia nel secondo caso il documento digitale sarà copia conforme
dell’originale cartaceo.
Nel caso in cui si debba protocollare in ingresso un documento proveniente da altra AOO del
MIUR, e quindi protocollato in uscita dalla AOO di provenienza, il protocollo ASP in ingresso
produrrà una stampa di etichetta immediatamente al di sotto di quella recante il protocollo in
uscita già presente.
2.3 Annullare un protocollo
Nei casi in cui si renda necessario annullare un protocollo, deve essere trasmessa richiesta motivata
all’indirizzo vincenzo.lopiccolo@istruzione.it. La richiesta deve essere inoltrata in formato PDF utilizzando
apposito modulo predisposto dall’Ufficio I, firmato dal Dirigente o, in sua assenza, dal funzionario
responsabile dell’Ufficio richiedente, protocollato al Registro Interno del Sistema.
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La funzione OCR (Optical Character Recognition) permette il riconoscimento ottico dei caratteri, in pratica consente la ricerca e la
selezione delle singole parole all’interno del documento.

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3 - COME TRASMETTO
La trasmissione del documento può avvenire tramite PEO o PEC.
3.1 Trasmissione via PEO
Caso A) Firma digitale

E’ opportuno distinguere la tipologia di destinatario; se si tratta di Organi di controllo (RTS, Corte
dei Conti), Avvocatura o in tutti quei casi in cui è necessario inviare il documento con firma digitale
avente validità legale, al messaggio di posta elettronica andranno allegati entrambi i file: nomefile-
signed.pdf (senza numero di protocollo e con firma digitale valida) e Copia-nomefile-signed.pdf
(con numero di protocollo e firma digitale non valida).
Negli altri casi è sufficiente inviare il solo documento protocollato Copia-nomefile-signed.pdf .

In questo caso esiste un unico file e quindi non è necessaria alcuna distinzione. Va però precisato
che se ci si trova in questa casistica, il destinatario è sicuramente un’articolazione del MIUR o una
Istituzione scolastica e, comunque, trattasi di comunicazioni che non hanno valore o rilevanza
procedimentale.
3.2 Trasmissione via PEC da protocollo ASP
La trasmissione di documenti via PEC è consentita solo tramite l’applicativo di protocollo.

Distinguiamo due casi:
1) invio di documento da protocollare (protocollazione e trasmissione via PEC contestuale)
2) invio di documento già protocollato.
3.2.1 Invio di documento da protocollare (protocollazione e trasmissione via PEC contestuale)
Fermo restando quanto già descritto per la procedura di protocollazione, dopo aver inserito il
destinatario, occorre selezionare come “mezzo di spedizione” la voce PEC dal menù a tendina.

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In questo modo, cliccando sul pulsante “Protocolla” , il documento principale viene protocollato e,
insieme agli eventuali allegati, spedito tramite PEC.
Il sistema restituirà due ricevute: ACCETTAZIONE e AVVENUTA CONSEGNA; queste saranno visibili
accedendo successivamente al numero di protocollo, nella sezione “allegati”.
Sarà cura di chi gestisce il documento verificare l’arrivo delle due ricevute. Nel caso di mancata
accettazione o consegna, sarà visualizzato un messaggio di “ANOMALIA”.
Per quanto riguarda l’indirizzo PEC di destinazione, nel caso di inserimento manuale del
destinatario, è necessario inserire i dati richiesti dalla procedura,

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In particolare occorre inserire l’indirizzo PEC del destinatario nella casella “Email principale”.
E’ possibile inoltre ricercare il destinatario, laddove presente, sulla rubrica IPA. In questo caso per
il destinatario selezionato è già caricato l’indirizzo PEC istituzionale.

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3.2.2 Invio di un documento già protocollato
Nei casi in cui si renda necessario trasmettere via PEC un documento già protocollato, è
necessario:
1) creare una nota di trasmissione;
2) caricarla al protocollo come documento principale;
3) caricare come allegato il documento da trasmettere (già protocollato) ed eventuali altri
allegati;
4) completare, come già indicato, la procedura di protocollazione e trasmissione via PEC.
Il numero di protocollo della nota di trasmissione (documento principale) rappresenta anche il

numero di protocollo della PEC.
Non deve essere mai caricato come documento principale un documento già protocollato, in
quanto si avrebbe una doppia protocollazione non consentita dalla normativa vigente.
ATTENZIONE: verificare che la modalità di protocollazione di correttamente indicata in “USCITA”,

in caso contrario (modalità “ENTRATA”) la PEC non sarà trasmessa.

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4 - COME PUBBLICO
La richiesta di pubblicazione va inviata esclusivamente alla casella di posta

pubblicazioni.sicilia@istruzione.it avendo cura di indicare:
 Titolo dell’articolo (max 130 caratteri)

 Breve testo descrittivo (max 300 caratteri)
 Sezioni (aree tematiche visualizzate sul sito web) in cui inserire la notizia specificando se va
anche pubblicato all’albo.
E’ cura di chi invia la richiesta nominare correttamente i file da allegare (denominazione
visualizzata nel sito, a lato della scritta “download”); essi pertanto non dovranno contenere:
 Caratteri speciali
 Denominazioni quali
o …da pubblicare, ---per pubblicazione, ---protocollata
o lunghi/ridondanti; esempio:
Decreto n. 23561 del 4-11-016MIUR.AOODRSI.REGISTRO_UFFICIALE(U).0023561.04-
11-2016[1]
Nel caso di allegato con firma digitale, dovrà essere trasmesso il Copia-nomefile-signed.pdf in
quanto è necessario pubblicare il documento che riporta il numero di protocollo; non è necessario
inviare il file nomefile-signed.pdf.
Nella richiesta di pubblicazione dovrà essere indicata l’eventuale presenza di file firmati
digitalmente; in tal caso la redazione web inserirà nell’articolo la dicitura “Documenti firmati
digitalmente ai sensi del c.d. Codice dell’Amministrazione Digitale e normativa connessa. Gli originali sono conservati nel
ProtocolloAsp.”
Esempi di denominazione consigliata nel caso di documento del tipo Copia-nomefile-signed.pdf:
 Decreto Graduatoria AD07 - A020 FISICA-signed

 MIUR.AOODRSI.REGISTRO_UFFICIALE(U).0023561.04-11-2016
 Nota_usr_prot3561_4nov16-signed
Come esempi di pubblicazione si può fare riferimento ai seguenti articoli:
http://www.usr.sicilia.it/index.php?option=com_content&view=article&id=3710&catid=21
http://www.usr.sicilia.it/index.php?option=com_content&view=article&id=3714&catid=21

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APPENDICE: Come trasmetto al Direttore i documenti definitivi per la firma digitale
I documenti da trasmettere al Direttore per la sua firma digitale, nella versione definitiva, devono
essere inviati con PEO, in formato pdf, contemporaneamente alle caselle
direttore-sicilia@istruzione.it e drsi.staff@istruzione.it
indicando nell’oggetto della email “DA FIRMARE DG”.
Il documento firmato digitalmente sarà restituito al richiedente con lo stesso mezzo.

I documenti per la firma del Direttore dovranno essere trasmessi dal Dirigente o dal funzionario
incaricato; in questo ultimo caso, il funzionario avrà cura di inserire nella mail di richiesta il
Dirigente di riferimento per conoscenza.
Le “bozze” dei documenti in formato word, per la verifica da parte del Direttore e successiva
approvazione, dovranno essere trasmesse nella casella personale
marialuisa.altomonte@istruzione.it. Il Direttore provvederà a validare il file ovvero a richiedere le
relativa modifiche, tramite scambio di email con il Dirigente o Funzionario interessato.
Si ribadisce la responsabilità del Dirigente richiedente sulla preventiva approvazione del

documento da parte del Direttore Generale.
Il Direttore Generale
Maria Luisa Altomonte
Firma sostituita a mezzo stampa

ai sensi dell’art. 3, c. 2, D.Lgs. 39/1993

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Caso B) Firma sostituita a mezzo stampa

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Esistono tre diversi registri di protocollo che possono essere utilizzati:

2.1 Protocollo in USCITA

Caso A) firma digitale

1) Il file da protocollare, firmato digitalmente e denominato nomefile-signed.pdf, è caricato al

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2) Si procede quindi al completamento della procedura di protocollazione inserendo tutti i dati

A protocollazione completata, il file originale nomefile-signed.pdf, caricato come documento

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2.3 Annullare un protocollo

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Negli altri casi è sufficiente inviare il solo documento protocollato Copia-nomefile-signed.pdf .

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3.2.2 Invio di un documento già protocollato

Il numero di protocollo della nota di trasmissione (documento principale) rappresenta anche il

ATTENZIONE: verificare che la modalità di protocollazione di correttamente indicata in “USCITA”,

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La richiesta di pubblicazione va inviata esclusivamente alla casella di posta

 Titolo dell’articolo (max 130 caratteri)

Esempi di denominazione consigliata nel caso di documento del tipo Copia-nomefile-signed.pdf:

 Decreto Graduatoria AD07 - A020 FISICA-signed

Come esempi di pubblicazione si può fare riferimento ai seguenti articoli:

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APPENDICE: Come trasmetto al Direttore i documenti definitivi per la firma digitale

indicando nell’oggetto della email “DA FIRMARE DG”.