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ÍNDICE
Pág.
CARÁTULA…………………………………………………………………………..1
DEDICATORIA………………………………………………………………………2
ÍNDICE………………………………………………………………………………..3
DESARROLLO……………………………………………………………………….4
CONCLUSIÓN……………………………………………………………………….19
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1. INTRODUCCIÓN
Los documentos administrativos tienen varias partes, las mismas que, según su
ubicación, constituyen el "encabezamiento", el "texto" y el "término" del
documento. Es preciso advertir que estas partes, en la mayoría de los
documentos administrativos, permanecen ubicadas en el mismo lugar y se las
conoce con el mismo nombre.
2. ENCABEZAMIENTO
3. TEXTO
4. TÉRMINO
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Las partes que acabamos de indicar son las más importantes y corresponden a
los documentos administrativos más usados; del mismo modo, están
designados por sus nombres más difundidos.
Hay documentos que tienen todas estas partes, pero hay también los que
tienen sólo algunas, como veremos al estudiar cada uno de ellos
5.1. MEMBRETE
OBSERVACIONES:
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autoridades, funcionarios o representantes del más alto nivel jerárquico, porque
su impresión resulta a veces costosa.
5.3. LUGAR-FECHA
Observaciones:
a) El lugar y fecha se escribe de dos maneras: "Lima, 17 de febrero de 2007" y
"Lima, febrero 17 de 2007". La primera forma de escritura es tradicional y la
segunda, de uso reciente, introducida por influencia del inglés.
b) La denominación del lugar puede suprimirse en los siguientes casos:
1) Cuando el documento se difunde en el interior de una institución que no
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tiene sucursales. Por ejemplo, en los memorandos que se difunden en el
Centro de Salud de Chimbote, en los que el nombre de la localidad se
sobreentiende.
2) Cuando el nombre del lugar ya aparece en el membrete:
SERVICIOS TURÍSTICOS "HUASCARÁN"
Cusco, 20 AGO 07
5.4. CÓDIGO
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Al unir los elementos estudiados, el código queda estructurado del siguiente
modo:
OFICIO N° 025 - 07 - FCCAA - EPCA
Esta codificación permite singularizar plenamente al documento: se trata del
oficio número 25, del año de 07, elaborado por Facultad de Ciencias Contables
y Administrativas (FCCAA), específicamente, por la Escuela Profesional de
Ciencias Administrativas (EPCA).
Observaciones:
a. Todo el código se subraya y al finalizar su redacción no se coloca punto ni
otro signo de puntuación.
b. La cantidad de cifras o dígitos (dos, tres, cuatro o más) que se emplea en la
numeración de los documentos varía considerando la frecuencia con la que se
usan en un año. Por ejemplo, si un documento se utiliza bastante en un año, su
numeración se puede indicar con tres o cuatro dígitos; en cambio, si se emplea
poco, bastará con dos.
c. Por otro lado, conviene hacer notar que cada documento, individualmente,
tiene su correspondiente numeración correlativa anual. Por ejemplo, el
memorando simple, el memorando múltiple, el oficio simple y el oficio múltiple
tienen, cada uno, su propia numeración.
En cada oficina, al inicio del año calendario, se elaboran tablas numéricas para
cada documento o se lleva un registro. Los números se van tañando o
anulando con una "X" al momento de su asignación a tal o cual comunicación
escrita.
Los registros o las tablas numéricas sirven para facilitar el control de la
numeración de los documentos, así como para cotejar la cantidad de los
redactados con las copias existentes en los archivos.
d. En la utilización de las siglas, debemos tener en cuenta las siguientes
recomendaciones:
1) En las comunicaciones de circulación interna, se usan solamente las siglas
de la dependencia que envía el documento. Por ejemplo, en el memorando que
remite el jefe de la Unidad de Planificación al de Personal se consigna sólo las
siglas de la unidad remitente: MEMORANDO N° 117-07-UP:
2) En cambio, en las comunicaciones de circulación externa y en las internas
que requieran de la firma de la máxima autoridad de la institución, se emplean
obligatoriamente las siglas de la institución y de la dependencia que elabora el
documento. Por ejemplo, en el oficio que remite el director de Planificación de
la Región Grau al alcalde del Concejo Provincial de Piura, se consideran dos
siglas: de la región y de la dependencia respectiva: OFICIO N° 065-07-RG-DP:
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empresas que codifican así: CIRCULAR N° 007 - 07 - 11
5.5. DESTINATARIO
5.6. ASUNTO
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documento. El asunto es como el título de un artículo periodístico que sintetiza
su contenido, y que apenas lo vemos, nos da una idea general de lo que trata.
c) A veces sucede que la redacción del asunto se nos hace difícil, debido a
nuestra poca experiencia o habilidad; pero esta redacción se facilita dejándola
para cuando se ha terminado de elaborar todo el texto, momento en el cual ya
se sabe realmente cuál es el contenido exacto de la comunicación.
d) La escritura de la palabra "asunto" se uniformiza con la del tratamiento del
destinatario y de la palabra "referencia", (sobre este tema lea la observación "d"
de la página subsiguiente).
e) La frase que sintetiza o resume el contenido del documento se puede
escribir de dos maneras:
1) Con mayúscula solamente la letra inicial de la primera palabra de
la frase (y de los nombres propios, si hubiere):
2) O con mayúscula la letra inicial de todos los sustantivos, adjetivos, verbos y
adverbios, así:
Asunto: Compra de Útiles de Escritorio.
Ante estas dos posibilidades de escritura, debemos adoptar solamente una de
ellas y conservaría cada vez que sea necesario.
f) Como el asunto es una parte de uso reciente, algunos documentos todavía
no lo emplean, pero conviene que se vaya difundiendo porque es sumamente
útil.
5.7. REFERENCIA
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ocupa el lugar del asunto:
Señor: Ref. :
Pero si el uso de las dos partes es necesario, la referencia se ubica debajo del
asunto:
Señor: Jefe de Personal
Asunto: Otorgamiento de vacaciones
Ref. : RDRN"346-07-DRA/RCH, de 26 de Dic. de 2007.
d) La escritura de las palabras "asunto" y "referencia" debe uniformizarse con la
del tratamiento del destinatario. Por ejemplo, si el tratamiento
"señor" se escribe con mayúsculas, "asunto" y "referencia" deben escribirse
también así:
SEÑOR: ASUNTO: REF. :
y si el tratamiento se escribe solamente con la letra inicial mayúscula, dichas
palabras deben escribirse de igual manera:
Señor:
Asunto:
Ref. :
Esta segunda forma de escritura es la más difundida.
e) Si el documento que sirve de antecedente no tiene código, en la referencia
del que se redacta se señala solamente el nombre y la fecha simplificados del
citado documento. Por ejemplo:
Asunto: Justificación tardanza.
Ref. : Memo, de fecha 14-03-07
NOTA SOBRE EL VOCATIVO
El vocativo es una palabra o frase de cortesía que se utilizaba antes de
empezar la redacción del texto. Veamos algunos ejemplos de vocativo:
Señor Director:
Muy señor mío:
De mi mayor consideración:
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persuadir positivamente al lector.
Todo documento debe redactarse teniendo en cuenta la jerarquía del
destinatario, pero sin llegar a la sumisión ni adulación y sin descuidar el respeto
que merece también el subalterno.
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7.1. ANTEFIRMA
7.2. FIRMA
Observaciones:
a) La persona que ha firmado el original de un documento puede dejar de
firmar sus copias, en las cuales se estampará su sello facsimil o aquel que
reemplace a este sello.
b) Si son dos los responsables de un documento, firma al lado izquierdo de la
hoja el de mayor Jerarquía, o si son del mismo nivel jerárquico, el más antiguo
en el cargo; y si son de la misma antigüedad en el cargo, firma en ese lado, el
que mayor participación ha tenido en la actividad o asunto que se Informa.
Cuando los firmantes son más de dos, firman uno a continuación de otro,
teniendo en cuenta su jerarquía, antigüedad en el cargo y/o el grado de
intervención en la labor o gestión efectuada.
c) El servidor que visa o autoriza la remisión o la expedición de ciertos
documentos (como algunos informes, certificados, copias certificadas,
directivas y resoluciones) firma, rubrica o coloca su media firma al lado
izquierdo o debajo de la firma del que ha redactado el documento, en señal de
conformidad. La rúbrica o media firma viene a ser aquel rasgo o trazo peculiar
que nos pertenece y que en nuestra firma acompaña a nuestro nombre y
apellido.
El que visa o autoriza un documento encabeza su firma, rúbrica o media firma
con la abreviatura de la frase "visto bueno": V0b", que es la fórmula de
certificación más difundida en nuestro medio.
7.3. POSFIRMA
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- Cargo que desempeña, cuyos sustantivos y adjetivos se escriben con letra
inicial mayúscula: Jefe de Planificación.
Observaciones:
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Eco. LUIS ARBULÚ NÚÑEZ Jefe (e)
3) O el término "accidental" (difundido en las instituciones castrenses):
Cap. PNP. ELIAS CAMPOS PIEDRA Jefe Accidental del Frente Policial de
Huacho
g) La pos firma del servidor que sin ser profesional ocupa cargo administrativo
se consigna así:
7.4. SELLO
7.5. ANEXO
- El nombre del objeto o del documento que se acompaña. Así: ANEXO: Copia
de la R.R. N? 176-07-UNA, de 15-05-0/
Observaciones:
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a) Si los objetos o documentos que se acompañan al que redactamos son dos
o más, se utiliza el término "anexos" y se los ordena y enumera teniendo
presente uno de los criterios que mencionamos en la observación siguiente.
Por ejemplo:
ANEXOS:
1. Partida de nacimiento.
2. Certificado de trabajo.
3. Declaración jurada.
ANEXO 01
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a) Esta parte denominada provisionalmente "con copia" se usa en todos
los documentos cuyas copias hay necesidad de hacer conocer a autoridades,
dependencias o servidores que, por función o a juicio del remitente, deben
enterarse de lo que se está remitiendo. Pero en 5 documentos que son: oficio
múltiple, memorando múltiple, directiva, carta circular y circular esta frase "con
copia" se reemplaza por la palabra "distribución", que se escribe en forma
completa, con mayúsculas, subrayada y seguida de dos puntos:
DISTRIBUCIÓN:
Oficina de Bienestar Social Prof. Juan Pineda Vila Bach. Luis Cano Solís
Archivo.
DISTRIBUCIÓN:
Unidad de Transportes Ing. Raúl Huerta Torres Srta. Blanca Vallejo Guerra
Archivo.
d) Si hay necesidad de mandar más de una copia a alguna dependencia o
persona o para su conservación en el archivo, el número de las mismas se
especifica a continuación de sus nombres, entre paréntesis:
ce:
Unidad de Estadística Área de Programación Archivo (02).
DISTRIBUCIÓN:
Dirección Regional
Oficina de Administración (04)
Unidad de Población y Des. (11)
Archivo.
e) Cuando los destinatarios de las copias son varios, se los agrupa bajo
denominaciones genéricas y se especifica, entre paréntesis, el número
de ejemplares que les corresponde:
DISTRIBUCIÓN:
Gerencia General
Subgerencias (02)
17
Jefaturas (08)
Interesados (25)
Archivo.
f) Todo documento se redacta, por lo menos, con una copia, para que quede
como prueba de su elaboración. Esta copia, debidamente sellada, firmada o
rubricada por la persona que recibe su original, se guarda en el archivo de la
dependencia remitente o queda en poder de quien lo redactó para su archivo
personal.
g) El que recepciona un documento estampa su sello, firma o rúbrica en la
copia o el respectivo cuaderno de cargos, indicando el día y la hora en que lo
recibe. Esta acción constituye prueba de su recepción. Por ejemplo:
ce:
Dpto. de Marketing Área de Servicios Archivo.
h) En el documento que se redacta con una sola copia se indica: "ce. Archivo",
sin los dos puntos, que ya no se colocan porque no encabezan enumeración.
En este caso, esta parte puede eliminarse, pero debe entenderse que el
documento ha sido elaborado con una copia para el archivo.
i) La "con copia" y "distribución" se pueden eliminar en los documentos de
circulación externa.
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7.8 CONCLUSIONES
La redacción que se lleve a cabo por cualquier persona dependerá del lugar donde
trabaje, el documento que utilice, el destinatario, entre otros factores.
El documento más usado por la sociedad la carta, ya que como vemos hoy en día es el
más sencillo de elaborar, incluso hay personas que ni siquiera lo redactan como es
debido, sin fecha ni firma solo saludo y texto.
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