Documenti di Didattica
Documenti di Professioni
Documenti di Cultura
Il Ciclo Acquisti
Slide 3
Definizioni
Loperazione di acquisto
Debiti
Slide 5
Principi contabili di riferimento
Slide 6
Introduzione
Contabilit
Revisione
Il processo in dettaglio
Costi e Debiti
Costo
Nella determinazione del reddito il termine costo riferito
allacquisto dei fattori produttivi.
Debiti
Obbligazioni a pagare ammontari determinati ad una
data prestabilita.
Slide 8
Conti di Bilancio
D) DEBITI
vanno iscritti in bilancio al lordo degli interessi ed oneri
4. Debiti verso banche accessori. Si rilevano nel momento in cui sorge lobbligazione
dellimpresa verso la controparte.
c/mutui non garantiti
c/ mutui ipotecari
per anticipazioni
c/anticipazioni estere
c/corr. ordinario
c/ricevute bancarie allincasso
c/valori allincasso
7. Debiti verso fornitori Devono essere registrati al netto dei soli sconti
commerciali; gli sconti finanziari (es. cassa) vanno iscritti
fra i proventi finanziari nel momento del pagamento
Slide 10
Conti di Bilancio
D) DEBITI
per imposte correnti
12. Debiti tributari per ritenute alla fonte
per IVA
per rateizzazione imposte
per condoni
per accertamenti tributari definitivi
14. Altri debiti Iscritti al loro valore nominale (ad es. Ferie maturate da
dipendenti: vanno iscritti a fine esercizio con contropartita i
costi del personale)
Slide 11
Conti di Bilancio
2) Per servizi
Il costo dacquisto dei servizi deve essere rilevato in conti specifici
secondo la natura e la destinazione dei servizi acquistati.
Slide 12
Conti di Bilancio
Slide 13
Criteri di contabilizzazione
In corso desercizio:
Tutte le fatture ricevute nellesercizio e relative ad acquisti e/o a
prestazioni ricevuti nellesercizio.
Per debiti finanziari ci si riferisce al documento attestante
lobbligazione (ad es. contratto di mutuo).
Slide 15
Introduzione
Contabilit
Revisione
Il processo in dettaglio
Rischi di revisione
Slide 17
Rischi ciclo acquisti e pagamenti: Mind Map COMPLETENESS (C)
EXISTENCE (E) ACCURACY (A)
RIGHTS AND OBLIGATIONS (RO)
La societ tenuta Sono stati registrati tutti
pagare tutti gli acquisti gli acquisti e i debiti
e i debiti verso fornitori verso fornitori?
alla chiusura (C)
dellesercizio? (RO,V) Gli acquisti e i
debiti verso
fornitori esistono
realmente? Ho totalizzato
(C,E,RO) correttamente i miei
CUT-OFF acquisti e i debiti
(CO) verso fornitori?
Sono state incluse nel (C,E,V)
bilancio le transazioni
effettuate prima della
chiusura? (CO) $$$
La registrazione dei
Sono state escluse
miei acquisti individuali
le transazioni
e dei debiti verso
effettuate dopo la
fornitori accurata?
chiusura del Tutti gli acquisti e i debiti verso (A, E)
bilancio? (CO) fornitori sono stati correttamente
inseriti e classificati nel bilancio ?
(P&D) Ci sono acquisti e debiti verso
verso societ consociate?
VALUATION (V)
(P&D)
PRESENTATION & DISCLOSURE (P&D) Slide 18
Introduzione
Contabilit
Revisione
Il processo in dettaglio
Il processo acquisti e pagamenti
Ricavi
R&R
Immobilizzazioni
Materiali Acquisti (P&P)
Contabilit Generale
(GL)
Paghe e personale
Magazzino
Preparazione
Bilancio fine anno
Transazioni finanziarie
significative
Processi di Business Bilancio
Slide 20
Il processo acquisti e pagamenti
Obiettivi della sessione
Slide 21
Il processo acquisti e pagamenti
Process Overview
Ordine
Ricevimento
Fatturazione
Pagamento
Slide 22
Il processo acquisti e pagamenti
Esercizio Rischi
Slide 23
Processo acquisti e pagamenti
Ordine
Ricevimento
Fatturazione
Pagamento
Slide 24
Processo acquisti e pagamenti
Ordine
Esistenza Valutazione
di una della Ordine dei
Monitoraggio
necessit di necessit di beni/servizi
business business
Slide 25
Processo acquisti e pagamenti
Ordine
Slide 26
Processo acquisti e pagamenti
Ordine
Slide 27
Processo acquisti e pagamenti
Ordine
Ordine di beni/servizi
Creazione dellordine di acquisto
Approvazione
Invio dellordine di acquisto al fornitore
Accettazione da parte del fornitore
Acquisti centralizzati vs. decentralizzati
Slide 28
Processo acquisti e pagamenti
Ordine
Monitoraggio
Monitoraggio delle consegne attese
Monitoraggio degli ordini non evasi
Slide 29
Processo acquisti e pagamenti
Rischi tipici
Slide 30
Processo acquisti e pagamenti
Rischi tipici
Rischi operativi
Gli acquisti non sono effettuati puntualmente,
traducendosi nellincapacit di far fronte alle
esigenze del cliente o del business.
Ordini di acquisto doppi hanno come conseguenza
beni e servizi in eccesso, non richiesti dal business.
Le alternative a basso costo non sono considerate.
Benefici derivanti da economie di scala e da sconti
di acquisto non sono considerati.
Dipendenza eccessiva da un fornitore o da un
numero limitato di fornitori.
Slide 31
Processo acquisti e pagamenti
Allineamento degli obiettivi di controllo
Ordini di acquisto doppi hanno come Gli ordini di acquisto sono immessi nel
conseguenza beni e servizi in eccesso, sistema accuratamente ed una volta
non richiesti dal business. sola.
Slide 32
Processo acquisti e pagamenti
Ordine
Ricevimento
Fatturazione
Pagamento
Slide 33
Processo acquisti e pagamenti
Ricevimento
Ricevimento Ricevimento
beni Servizi
Slide 34
Processo acquisti e pagamenti
Ricevimento
Ricevimento beni
Il fornitore consegna i beni
Riconoscimento ricevimento beni
Controllo consegna
Accettazione o rifiuto dei beni
I beni rispecchiano lordine di acquisto
I beni rifiutati sono resi
Slide 35
Processo acquisti e pagamenti
Ricevimento
Ricevimento servizi
Il fornitore presta il servizio
Confronto del servizio prestato con le aspettative o
con lordine di acquisto
Slide 36
Processo acquisti e pagamenti
Rischi tipici
Slide 37
Processo acquisti e pagamenti
Rischi tipici
Rischi operativi
Le esigenze operative e di business non sono
soddisfatte a causa di acquisti non realizzati.
La qualit dei beni ricevuti non in linea con le
aspettative di business.
Le consegne non sono processate puntualmente,
conducendo quindi a ritardi nella produzione.
Slide 38
Processo acquisti e pagamenti
Ordine
Ricevimento
Fatturazione
Pagamento
Slide 39
Processo acquisti e pagamenti
Fatturazione
Ricevimento Verifica
e gestione della
della fattura fattura
Slide 40
Processo acquisti e pagamenti
Fatturazione
Slide 41
Processo acquisti e pagamenti
Fatturazione
Slide 42
Processo acquisti e pagamenti
Fatturazione
Slide 43
Processo acquisti e pagamenti
Fatturazione - Esercizio
Slide 44
Processo acquisti e pagamenti
Rischi tipici
Rischi operativi
Eccessivo numero di fatture processate dallo staff
addetto.
Eccessivo numero di fatture manuali.
Eccessivo numero di fatture che non rispecchiano
gli ordini di acquisto.
Slide 46
Processo acquisti e pagamenti
Ordine
Ricevimento
Fatturazione
Pagamento
Slide 47
Processo acquisti e pagamenti
Pagamento
Autorizzazione Selezione
Scrittura
delle delle
dei Monitoraggio
transazioni di transazioni per
pagamenti
pagamento il pagamento
Slide 48
Processo acquisti e pagamenti
Pagamento
Slide 49
Processo acquisti e pagamenti
Pagamento
Slide 50
Processo acquisti e pagamenti
Pagamento
Slide 51
Processo acquisti e pagamenti
Pagamento
Monitoraggio
Riconciliazione dei saldi bancari con i pagamenti
Revisione dei pagamenti doppi
Conti fornitori /Riconciliazione creditori
Slide 52
Processo acquisti e pagamenti
Rischi tipici
Slide 53
Processo acquisti e pagamenti
Rischi tipici
Rischi operativi
Metodi di pagamento inappropriati negoziati con i
fornitori portano a costi eccessivi.
Mancato sfruttamento dei vantaggi connessi a
sconti e/o interessi addizionali dovuti a ritardato
pagamento dei fornitori.
Processi di approvazione dei pagamenti troppo
complessi dovuti al mancato sfruttamento della
funzionalit del sistema.
Slide 54
Processo acquisti e pagamenti
Process Overview
Slide 55
Processo acquisti e pagamenti
Adjustments and ledger maintenance
Le rettifiche possono avere natura monetaria e non monetaria (valore totale delle
fatture per linea di articolo contro rettifiche agli articoli a magazzino che impattano sul
valore delle fatture)
Laggiornamento dei conti pu avvenire on-line o per batch
Come parte dellaggiornamento dei conti bisogna verificare che nel periodo finanziario
sia applicato un corretto cut-off
Slide 56
Processo acquisti e pagamenti
Manutenzione dei dati fissi (Standing Data
Maintenance)
Slide 57
Processo acquisti e pagamenti
Manutenzione dei dati fissi (Standing Data
Maintenance)
Slide 58
Processo acquisti e pagamenti
Manutenzione dei dati fissi (Standing Data
Maintenance)
Manutenzione Fornitore
Variazioni ai dettagli dei fornitori esistenti (es.
coordinate bancarie, indirizzo o termini di
pagamento)
Nuove informazioni ricevute dal fornitore
Approvazione e verifica delle variazioni
Sospensione del fornitore
Slide 59
Processo acquisti e pagamenti
Manutenzione dei dati fissi (Standing Data
Maintenance)
Slide 60
Processo acquisti e pagamenti
Rischi tipici
Slide 61
Processo acquisti e pagamenti
Rischi tipici
Rischi operativi
I criteri di selezione dei fornitori non sono
appropriatamente definiti.
Dipendenza eccessiva da uno o un numero limitato di
fornitori.
Eccessivo numero di fornitori: si riflette in inefficienze
nella gestione degli ordini.
Sconti e deduzioni non sono negoziati con i fornitori,
rinunciando a potenziali risparmi.
Slide 62
Processo acquisti e pagamenti
Ruoli e responsabilit
Acquisti / Procurement
Ordine Magazzino
Adjustments
& Ledger Maintenance Senior Finance Management
Manutenzione
Dati Fissi
Acquisti / Procurement
Slide 63
Processo acquisti e pagamenti diagramma di
flusso - collegamento ai conti
Financial
Statements
ERP system
DR CR DR CR DR CR
Master data
(Inventory & Master data
Supplier) Inventory
(Inventory &
Cycle
Supplier)
ERP system
ERP system Slide 64
Azienda S. p. A.
Ciclo acquisti e pagamenti
Diagramma di flusso
Financial Statements
SW / SO / Piattaforma
A D A D A
D
D A
Anagrafica
Gestione contratti
fornitori
di fornitura
SW / SO /
Piattaforma N/A Ciclo Magazzino
Slide 65
Slide 66
Collegamento alle asserzioni di bilancio
Asserzione Transazioni Saldi Finali
di bilancio Acquisti Pagamenti Debiti
Existence/ Gli acquisti di periodo I pagamenti di periodo I debiti esposti in bilancio derivano da beni o
Occurrence contabilizzati si riferiscono a contabilizzati si riferiscono a servizi realmente ricevuti. Tutti i pagamenti e le
(E/O) beni o a servizi effettivamente risorse monetarie effettivamente rettifiche effettivamente avvenuti sono rilevati
ricevuti uscite in diminuzione dei debiti esposti in bilancio.
Cut-off (CO) Gli acquisti sono contabilizzati I pagamenti sono contabilizzati I debiti esposti in bilancio derivano da
nel periodo di competenza nel periodo di competenza operazioni rilevate, per competenza, entro la
data di riferimento del bilancio
Tutti i beni ed i servizi ricevuti Tutte le risorse monetarie Tutte le operazioni avvenute, per competenza,
effettuate sono contabilizzate effettivamente uscite sono entro la data di riferimento di bilancio, da cui
nel periodo di competenza contabilizzate nel periodo di derivano variazioni dei debiti verso fornitori,
competenza sono correttamente rilevate
Completeness Tutti i beni e servizi ricevuti Tutte le risorse monetarie Tutti gli acquisti di beni e servizi che originano
( C) sono contabilizzati senza effettivamente uscite sono debiti verso fornitori sono esposti in bilancio. I
duplicati contabilizzate senza duplicati debiti esposti in bilancio sono diminuiti per
effetto di pagamenti e rettifiche effettivamente
avvenuti
Rights & Gli acquisti contabilizzati I pagamenti contabilizzati I debiti esposti in bilancio rappresentano
Obbligations determinano obbligazioni di rappresentano obbligazioni di obbligazioni di pagamento giuridicamente
(RO) pagamento giuridicamente pagamento estinte, valide nei confronti dei fornitori.
valide nei confronti dei fornitori giuridicamente valide nei
confronti dei fornitori
Accuracy (A) Gli ammontari degli acquisti di Gli ammontari delle risorse Gli ammontari delle operazioni da cui derivano
beni o servizi ricevuti sono monetarie uscite sono i debiti esposti in bilancio sono correttamente
correttamente quantificati, correttamente quantificati, quantificati, valorizzati e contabilizzati, secondo
valorizzati e contabilizzati, valorizzati e contabilizzati, processi di calcolo aritmetico corretti
secondo processi di calcolo secondo processi di calcolo
aritmetico corretti aritmetico corretti
Slide 67
Collegamento alle asserzioni di bilancio
Gli acquisti sono I pagamenti sono correttamente I debiti sono correttamente classificati secondo
correttamente classificati classificati secondo il piano dei il piano dei conti aziendale e le esigenze della
secondo il piano dei conti conti aziendale e le esigenze della rappresentazione in bilancio
aziendale e le esigenze rappresentazione in bilancio
della rappresentazione in
bilancio
Slide 68
Processo di revisione - Esempi di Test sui controlli -
Acquisti
Financial Statement
IPO
Fasi Punti di controllo Assertion
Rischio Test dei Controlli
Attivit necessari
C P R
E/O C A V C A V R
O D O
Possono essere Sono formalizzate, Verificare la presenza e l'utilizzo
inoltrate richieste utilizzate e delle procedure di
1.1 di Acquisto non opportunamente autorizzazione
Ricevute autorizzate aggiornate delle
di a a
procedure interne di
Acquisto autorizzazione delle
Rda
1.2 Possono essere Gli ordini di acquisto Verifica degli ordini di acquisto
Emissione effettuati acquisti sono processati solo per verificare la presenza di
dell'ordine non autorizzati su Rda Rda approvate a a
di opportunamente
Acquisto autorizzate
Possono essere Presenza di un Verifica dei documenti di
ricevuti beni non Ordine di Acquisto ricevimento per abbinarli con i
ordinati approvato per ogni relativi ordini di acquisto a a
bene ricevuto
1.3
Il responsabile di Ogni passaggio dal Verifica delle ricevute firmate
Ricevimen
magazzino ricevimento merce al
to beni
potrebbe negare magazzino
di aver ricevuto la registrato da una a a a
merce affidatagli ricevuta firmata Slide 69
in custodia
Processo di revisione - Esempi di Test sui controlli -
Acquisti
Financial Statement
IPO
Fasi Punti di controllo Assertion
Rischio Test dei Controlli
Attivit necessari E/ C P R
C A V C A V R
O O D O
Il responsabile di Ogni passaggio dal Verifica delle ricevute
magazzino ricevimento merce al firmate
1.4 potrebbe negare magazzino registrato da
Custodia dei di aver ricevuto una ricevuta firmata a a
Beni la merce
affidatagli in
custodia
Possono essere Abbinamento delle fatture Esame della
1.5
registrate fatture con i relativi documenti di documentazione a
Approvazione
per beni non ricevimento supporto delle fatture di a a
fattura
ricevuti acquisto
1.6 Le fatture Sono svolti esami Esame dell'evidenza
Registrazione possono essere indipendenti delle dell'esame indipendente a a a a a a
Contabile registrate in registrazioni contabili
maniera E' svolta una review Osservazione delle
scorretta o non periodica dei documenti di procedure di test e
registrate a a a a
supporto alla registrazione conformit svolte a
contabile periodicamente
Slide 70
Processo di revisione - Esempi di Test sui controlli -
Acquisti
Financial Statement
IPO
Fasi Assertion
Rischio Punti di controllo necessari Test dei Controlli
Attivit E/ C P R
C A V C A V R
O O D O
Verifica sulla accuratezza Ricalcolo della accuratezza
Le fatture matematica della fattura di matematica delle fatture di a a
a
possono acquisto acquisto
essere
1.6 registrate in Verifica di concordanza tra Controllo incrociato delle
Registrazi maniera ordine di acquisto, documento informazioni contenute in un
one scorretta o non di ricevimento e fattura di campione di documenti in a a
Contabile registrate acquisto con riguardo a merito a descrizione, quantit, a a
descrizione, quantit, prezzo prezzo e spese accessorie
e spese accessorie
Acquisto Separazione delle mansioni Osservazione e valutazione
registrato a della adeguatezza della a a a a
a a
fronte di beni separazione dei compiti
non ordinati o
non ricevuti Impedimento della Verifica su un campione di
registrazione dell'acquisto in registrazioni per accertare la
mancanza di Ordine presenza di ordini di acquisto a a
approvato e di documento di approvati e dei relativi a a
ricevimento della merce (e di documenti di ricevimento (e
fattura) fatture)
Gli ordini di Acquisto e i Revisione e verifica delle
documenti di ricevimento procedure per l'adozione della
sono numerati sequenza numerica e della a a
sequenzialmente e le fatture protocollazione.
di acquisto sono protocollate
Slide 71
Processo di revisione - Esempi di Test sui controlli -
Acquisti
Financial Statement
IPO
Fasi Punti di controllo Assertion
Rischio Test dei Controlli
Attivit necessari
E/ C P R
C A V C A V R
O O D O
Acquisto effettuato ma Abbinamento delle fatture Abbinamento di un
non registrato dei documenti di campione di documenti di
ricevimento alle fatture di ricevimento alle rispettive
acquisto e registrazione di fatture di acquisto;
queste ultime in contabilit abbinamento di un a a a a
campione di fatture di
1.6
acquisto alle registrazioni
Registrazi
contabili
one
Riconciliazione tra le Test su un campione di
Contabile
fatture di acquisto e le riconciliazioni periodiche
registrazioni in contabilit (per verificare il numero a a a a a
fornitori delle operazioni e il
valore delle operazioni)
Slide 72
Processo di revisione - Esempi di Test sui controlli
- Acquisti
Financial Statement
IPO
Fasi Assertion
Rischio Punti di controllo necessari Test dei Controlli
Attivit
E/ C P R
C A V C A V R
O O D O
Operazioni di Inoltro dei documenti alla Confronto tra le date delle
acquisto contabiit fornitori su base fatture e quelle di
contabilizzate giornaliera trasmissione alla contabilit
in un periodo fornitori a a
sbagliato
Slide 74
Processo di revisione - Esempi di Test sui controlli
- Pagamenti
Financial Statement
IPO
Fasi Assertion
Rischio Punti di controllo necessari Test dei Controlli
Attivit E/ C P R
C A V C A V R
O O D O
Mancata Utilizzo di mezzi di pagamento pre- Esame dell'uso di
2.2 registrazione numerati strumenti di
Registrazion dei pagamenti pagamento pre- a a
e Pagamenti numerati
Errore nella E' svolto periodicamente un confronto Osservazione delle
registrazione indipendente delle registrazioni evidenze del
dei pagamenti contabili con i documenti di confronto a aa a a
pagamento indipendente
E' effettuata periodicamente una Esame delle
riconciliazione bancaria indipendente riconciliazioni a
bancarie a a a a
Microsoft Visio
Flow chart livello 2: Drawing
Microsoft Visio
Flow chart livello 3: Drawing
Slide 77
Separazione dei compiti (Segregation of Duties)
Conflitti di alto livello
Slide 78
Separazione dei compiti (Segregation of duties)
Slide 79
Aspetti legati alle frodi
Slide 80
Domande?
Slide 81