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Sistemi di Gestione dei Dati e dei Processi Aziendali

Processo acquisti e pagamenti


Introduzione
Contabilit
Revisione
Il processo in dettaglio
Definizioni

Il Ciclo Acquisti

Il ciclo acquisti caratterizzato da tutte quelle attivit


relative allacquisizione di beni e servizi e al correlato
pagamento dei debiti nei confronti dei fornitori.

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Definizioni

Loperazione di acquisto

Unoperazione di acquisto generalmente inizia con la


formalizzazione della richiesta di acquisto da parte di
un ufficio o reparto aziendale, che la inoltra allufficio
acquisti.
Questultimo, dopo aver vagliato le offerte da parte dei
fornitori, predispone un ordine da inoltrare al fornitore
selezionato. Allorch i beni siano ricevuti o i servizi
siano resi, lazienda rileva il costo e la correlata
passivit nei confronti del fornitore. Infine, lazienda
paga il fornitore.
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Definizioni

Debiti

Il raggruppamento D - DEBITI accoglie tutte le passivit CERTE e


DETERMINATE nell'importo e nella data di maturazione. I debiti
rappresentano quindi obbligazioni a pagare un ammontare determinato
ad una data stabilita. Tale obbligazione matura con il passare del tempo
o sorge al verificarsi di un evento specifico.
Alcuni esempi possono essere :
a) acquisizione di beni e servizi;
b) ottenimento di finanziamenti;
c) fondi liquidi trattenuti per conto di terzi (es. ritenute ai dipendenti);
d) debiti nei confronti dell'Erario per imposte.

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Principi contabili di riferimento

Principio contabile n. 19 I fondi per rischi ed oneri. Il


trattamento di fine rapporto di lavoro subordinato. Le
passivit.

Principio contabile n. 26 Operazioni e partite in moneta


estera

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Introduzione
Contabilit
Revisione
Il processo in dettaglio
Costi e Debiti

Costo
Nella determinazione del reddito il termine costo riferito
allacquisto dei fattori produttivi.

Debiti
Obbligazioni a pagare ammontari determinati ad una
data prestabilita.

CNDCeR - P.C. n.19 modificato dallOIC

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Conti di Bilancio

D) DEBITI, CON SEPARATA B) COSTI PRODUZIONE


INDICAZIONE PER CIASCUNA 6) Per materie prime,
S. P. VOCE, DEGLI IMPORTI ESIGIBILI C.E.
sussidiarie, di consumo e
OLTRE LESERCIZIO SUCCESSIVO
merci
1) obbligazioni 7) per servizi
2) obbligazioni convertibili 8) per godimento di beni di
3) debiti verso soci per finanziamenti terzi
4) debiti verso banche 9) per il personale
5) debiti verso altri finanziatori
6) acconti
7) debiti verso fornitori
8) debiti rappresentati da titoli di credito
9) debiti verso imprese controllate
10) debiti verso imprese collegate
11) debiti verso controllanti
12) debiti tributari
13) debiti verso istituti di previdenza di
sicurezza sociale
14) altri debiti
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Conti di Bilancio

D) DEBITI
vanno iscritti in bilancio al lordo degli interessi ed oneri
4. Debiti verso banche accessori. Si rilevano nel momento in cui sorge lobbligazione
dellimpresa verso la controparte.
c/mutui non garantiti
c/ mutui ipotecari
per anticipazioni
c/anticipazioni estere
c/corr. ordinario
c/ricevute bancarie allincasso
c/valori allincasso

5. Debiti verso altri finanziatori


v/ Societ finanziarie
v/ Soci c/finanziamento
v/ Terzi c/finanziamento

7. Debiti verso fornitori Devono essere registrati al netto dei soli sconti
commerciali; gli sconti finanziari (es. cassa) vanno iscritti
fra i proventi finanziari nel momento del pagamento

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Conti di Bilancio

D) DEBITI
per imposte correnti
12. Debiti tributari per ritenute alla fonte
per IVA
per rateizzazione imposte
per condoni
per accertamenti tributari definitivi

14. Altri debiti Iscritti al loro valore nominale (ad es. Ferie maturate da
dipendenti: vanno iscritti a fine esercizio con contropartita i
costi del personale)

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Conti di Bilancio

B) COSTI DELLA PRODUZIONE


1) Per materie prime, sussidiarie, di consumo e merci
Si registrano quando passa la propriet degli stessi (generalmente con
la consegna da parte del fornitore)

2) Per servizi
Il costo dacquisto dei servizi deve essere rilevato in conti specifici
secondo la natura e la destinazione dei servizi acquistati.

3) Per godimento di beni di terzi

Locazione di beni mobili (leasing operativo)

1) Sostenimento delle spesa di istruttoria: Costi per la stipula contratto


(se rilevanti da ammortizzare)
2) Stipula del contratto: Conti dordine
3) Pagamento del maxi-canone iniziale: Costo da frazionare sulla base
della durata del contratto
4) Pagamento dei canoni:
Canone leasing
IVA a credito
Banca c/c

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Conti di Bilancio

B) COSTI DELLA PRODUZIONE


4) Per il personale
1. salari e stipendi
2. oneri sociali
3. trattamento di fine rapporto
4. trattamento di quiescenza e simili
5. altri costi

9) Oneri diversi di gestione


Imposte e tasse non relative al reddito imponibile dellesercizio
Perdite su crediti non coperte da specifico fondo
Contributi ad associazioni sindacali e di categoria
Oneri patrimoniali (minusvalenze) derivanti da fatti di gest. ordinaria
Omaggi
Oneri di utilit sociale
Liberalit
Abbonamenti
Sopravvenienze e insussistenze passive

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Criteri di contabilizzazione

In corso desercizio:
Tutte le fatture ricevute nellesercizio e relative ad acquisti e/o a
prestazioni ricevuti nellesercizio.
Per debiti finanziari ci si riferisce al documento attestante
lobbligazione (ad es. contratto di mutuo).

A fine esercizio (scritture dassestamento):


Stanziamenti per fatture da ricevere e accantonamenti per altre
tipologie di costi (ad es. debiti vs dipendenti per ferie maturate e non
godute) maturati, ma per i quali non ancora stato emesso il
documento finale.
Vedi Ratei e risconti attivi e passivi Slide 14
Criteri di classificazione

Per scadenza del debito Per natura del debito


breve commerciale
media finanziaria
diversa
lunga

Per vincolo di garanzia Per natura del creditore


del debito fornitori
senza garanzie societ del Gruppo
assistiti da garanzie istituti previdenziali
(reali o personali di terzi) Erario
altri

Per grado di certezza del debito


certi e determinati
certi e determinabili sulla base di stima

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Introduzione
Contabilit
Revisione
Il processo in dettaglio
Rischi di revisione

Principali rischi di revisione:

Mancata rilevazione delle passivit certe sorte a fronte di


obbligazioni esistenti
Errato cut-off degli acquisti
Non corretta rilevazione dei costi
Inesistenza delle passivit

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Rischi ciclo acquisti e pagamenti: Mind Map COMPLETENESS (C)
EXISTENCE (E) ACCURACY (A)
RIGHTS AND OBLIGATIONS (RO)
La societ tenuta Sono stati registrati tutti
pagare tutti gli acquisti gli acquisti e i debiti
e i debiti verso fornitori verso fornitori?
alla chiusura (C)
dellesercizio? (RO,V) Gli acquisti e i
debiti verso
fornitori esistono
realmente? Ho totalizzato
(C,E,RO) correttamente i miei
CUT-OFF acquisti e i debiti
(CO) verso fornitori?
Sono state incluse nel (C,E,V)
bilancio le transazioni
effettuate prima della
chiusura? (CO) $$$

La registrazione dei
Sono state escluse
miei acquisti individuali
le transazioni
e dei debiti verso
effettuate dopo la
fornitori accurata?
chiusura del Tutti gli acquisti e i debiti verso (A, E)
bilancio? (CO) fornitori sono stati correttamente
inseriti e classificati nel bilancio ?
(P&D) Ci sono acquisti e debiti verso
verso societ consociate?
VALUATION (V)
(P&D)
PRESENTATION & DISCLOSURE (P&D) Slide 18
Introduzione
Contabilit
Revisione
Il processo in dettaglio
Il processo acquisti e pagamenti

Ricavi
R&R

Immobilizzazioni
Materiali Acquisti (P&P)

Contabilit Generale
(GL)

Paghe e personale
Magazzino
Preparazione
Bilancio fine anno

Transazioni finanziarie
significative
Processi di Business Bilancio

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Il processo acquisti e pagamenti
Obiettivi della sessione

Nel corso della sessione esamineremo i seguenti aspetti:

sottoprocessi chiave allinterno del ciclo


ruoli chiave e responsabilit
esempi di flowchart del processo
rischi chiave e controlli del ciclo
impatto del ciclo sul bilancio di esercizio

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Il processo acquisti e pagamenti
Process Overview

Ordine
Ricevimento
Fatturazione
Pagamento

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Il processo acquisti e pagamenti
Esercizio Rischi

Sulla base di quanto appreso elencate I rischi associati al


processo acquisti e pagamenti

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Processo acquisti e pagamenti

Ordine
Ricevimento
Fatturazione
Pagamento

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Processo acquisti e pagamenti
Ordine

Esistenza Valutazione
di una della Ordine dei
Monitoraggio
necessit di necessit di beni/servizi
business business

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Processo acquisti e pagamenti
Ordine

Esistenza di una necessit di Business


I dipendenti inoltrano una richiesta per:
Servizi
Materiali per il ciclo produttivo (Magazzino)
Materiali di consumo
Immobilizzazioni

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Processo acquisti e pagamenti
Ordine

Valutazione della necessit di business


La richiesta rivista
Approvazione per confermare che la richiesta
una valida necessit del business
Ottenimento proposte
Selezione del fornitore preferito

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Processo acquisti e pagamenti
Ordine

Ordine di beni/servizi
Creazione dellordine di acquisto
Approvazione
Invio dellordine di acquisto al fornitore
Accettazione da parte del fornitore
Acquisti centralizzati vs. decentralizzati

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Processo acquisti e pagamenti
Ordine

Monitoraggio
Monitoraggio delle consegne attese
Monitoraggio degli ordini non evasi

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Processo acquisti e pagamenti
Rischi tipici

Rischi di Financial reporting


La creazione di richieste di acquisto errate o
inappropriate porta a spese non valide.
Gli ordini non rilevati a sistema possono generare
mancate contabilizzazioni di costo/debito.

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Processo acquisti e pagamenti
Rischi tipici

Rischi operativi
Gli acquisti non sono effettuati puntualmente,
traducendosi nellincapacit di far fronte alle
esigenze del cliente o del business.
Ordini di acquisto doppi hanno come conseguenza
beni e servizi in eccesso, non richiesti dal business.
Le alternative a basso costo non sono considerate.
Benefici derivanti da economie di scala e da sconti
di acquisto non sono considerati.
Dipendenza eccessiva da un fornitore o da un
numero limitato di fornitori.
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Processo acquisti e pagamenti
Allineamento degli obiettivi di controllo

Rischi Esempio di Obiettivo di controllo


La creazione di richieste di acquisto Ordini di acquisto validi sono imputati
errate o inappropriate porta a spese non per essere processati completamente e
valide. accuratamente.

Ordini di acquisto doppi hanno come Gli ordini di acquisto sono immessi nel
conseguenza beni e servizi in eccesso, sistema accuratamente ed una volta
non richiesti dal business. sola.

Potenziali mancate consegne a fronte di Ordini di acquisto non evasi da lungo


ordini di acquisto portano a perdite non tempo sono investigati e risolti.
individuabili.

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Processo acquisti e pagamenti

Ordine
Ricevimento
Fatturazione
Pagamento

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Processo acquisti e pagamenti
Ricevimento

Ricevimento Ricevimento
beni Servizi

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Processo acquisti e pagamenti
Ricevimento

Ricevimento beni
Il fornitore consegna i beni
Riconoscimento ricevimento beni
Controllo consegna
Accettazione o rifiuto dei beni
I beni rispecchiano lordine di acquisto
I beni rifiutati sono resi

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Processo acquisti e pagamenti
Ricevimento

Ricevimento servizi
Il fornitore presta il servizio
Confronto del servizio prestato con le aspettative o
con lordine di acquisto

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Processo acquisti e pagamenti
Rischi tipici

Financial reporting risks


Potenziali entrate di merce non registrate a fronte
di ordini di acquisto portano alla mancata
rilevazione di debiti
Le merci ricevute non sono correttamente inserite
nel sistema, quindi la rappresentazione del valore
di magazzino inaccurata.
I servizi prestati dai fornitori non sono
accuratamente riconosciuti, quindi le passivit non
sono correttamente calcolate.

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Processo acquisti e pagamenti
Rischi tipici

Rischi operativi
Le esigenze operative e di business non sono
soddisfatte a causa di acquisti non realizzati.
La qualit dei beni ricevuti non in linea con le
aspettative di business.
Le consegne non sono processate puntualmente,
conducendo quindi a ritardi nella produzione.

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Processo acquisti e pagamenti

Ordine
Ricevimento
Fatturazione
Pagamento

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Processo acquisti e pagamenti
Fatturazione

Ricevimento Verifica
e gestione della
della fattura fattura

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Processo acquisti e pagamenti
Fatturazione

Ricevimento e gestione delle fatture


I fornitori inviano le fatture
Le fatture vengono processate dal sistema
Le fatture vengono immesse in batch o
individualmente
Categorie di fatture (Non PO vs. PO)

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Processo acquisti e pagamenti
Fatturazione

Verifica delle fatture Fatture PO


3-way matching Ordine,Bolla, Fattura
2-way matching Ordine, Fattura
Approvazione della fattura
Tolleranze
Fatture sospese

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Processo acquisti e pagamenti
Fatturazione

Verifica fatture Non PO


Registrazione fattura
Approvazione fattura
Fattura processata dal sistema
Revisione delle fatture

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Processo acquisti e pagamenti
Fatturazione - Esercizio

Ponetevi nei panni di un addetto fornitori allinterno di un


dipartimento contabile, come vi comportereste nelle
seguenti situazioni?
1) Fattura ricevuta per un servizio senza ordine di acquisto
2) Fattura ricevuta per beni senza ordine di acquisto
3) Fattura ricevuta per beni ricevuti, ma lammontare della
fattura del 20% maggiore rispetto al prezzo indicato
nellordine di acquisto.

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Processo acquisti e pagamenti
Rischi tipici

Financial reporting risks


Le fatture gestite manualmente sono processate
anche se non riflettono reali necessit di business e
non sono autorizzate, quindi si verificano delle
spese non appropriate.
Le fatture doppie possono avere come
conseguenza pagamenti verso i fornitori
inappropriati e in eccesso.
Le fatture sono processate a fronte di beni e servizi
non ricevuti o solo parzialmente ricevuti, avendo
come conseguenza pagamenti inappropriati.
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Processo acquisti e pagamenti
Rischi tipici

Rischi operativi
Eccessivo numero di fatture processate dallo staff
addetto.
Eccessivo numero di fatture manuali.
Eccessivo numero di fatture che non rispecchiano
gli ordini di acquisto.

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Processo acquisti e pagamenti

Ordine
Ricevimento
Fatturazione
Pagamento

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Processo acquisti e pagamenti
Pagamento

Autorizzazione Selezione
Scrittura
delle delle
dei Monitoraggio
transazioni di transazioni per
pagamenti
pagamento il pagamento

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Processo acquisti e pagamenti
Pagamento

Autorizzazione delle transazioni di pagamento


Generazione automatica di gruppi/registri di
pagamento
Non richiesta unapprovazione esplicita se
esiste un severo controllo sullapprovazione degli
ordini ed il matching (lapprovazione implicita)
Controlli autorizzativi severi sono richiesti su
pagamenti manuali/non-PO

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Processo acquisti e pagamenti
Pagamento

Selezione delle transazioni per il pagamento


Creazione di gruppi/registri di pagamento
Selezione automatica in base alle condizioni di
pagamento
Selezione manuale / pagamenti sospesi
Revisione dei gruppi/registri di pagamento
Una volta selezionato il pagamento, questo non
pu essere nuovamente selezionato

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Processo acquisti e pagamenti
Pagamento

Scrittura dei pagamenti


Basata sui gruppi/registri di pagamento
Assegni manuali o stampati (poco rilevante in Italia)
Tramite bonifico bancario
Home Banking / Internet banking
Estrazione automatica dei dettagli del fornitore dal
master file
Aggiornamento dei conti debiti verso fornitori

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Processo acquisti e pagamenti
Pagamento

Monitoraggio
Riconciliazione dei saldi bancari con i pagamenti
Revisione dei pagamenti doppi
Conti fornitori /Riconciliazione creditori

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Processo acquisti e pagamenti
Rischi tipici

Financial reporting risks


Perdite finanziarie dovute a pagamenti a fornitori sbagliati e/o
per fatture o importi errati.
Pagamenti fraudolenti dovuti allaccesso non ristretto ad
assegni non emessi e a strumenti di firma degli assegni.
Pagamenti fraudolenti processati tramite sistemi elettronici di
trasferimento fondi.

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Processo acquisti e pagamenti
Rischi tipici

Rischi operativi
Metodi di pagamento inappropriati negoziati con i
fornitori portano a costi eccessivi.
Mancato sfruttamento dei vantaggi connessi a
sconti e/o interessi addizionali dovuti a ritardato
pagamento dei fornitori.
Processi di approvazione dei pagamenti troppo
complessi dovuti al mancato sfruttamento della
funzionalit del sistema.

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Processo acquisti e pagamenti
Process Overview

Adjustments & Ledger Maintenance

Manutenzione Dati Fissi

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Processo acquisti e pagamenti
Adjustments and ledger maintenance

Rettifiche Rettifiche Aggiornamento


non dei conti Monitoraggio
monetarie
monetarie

Le rettifiche possono avere natura monetaria e non monetaria (valore totale delle
fatture per linea di articolo contro rettifiche agli articoli a magazzino che impattano sul
valore delle fatture)
Laggiornamento dei conti pu avvenire on-line o per batch
Come parte dellaggiornamento dei conti bisogna verificare che nel periodo finanziario
sia applicato un corretto cut-off

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Processo acquisti e pagamenti
Manutenzione dei dati fissi (Standing Data
Maintenance)

Inserimento Manutenzione Altra


di un nuovo anagrafica manutenzione
fornitore fornitori ai dati fissi

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Processo acquisti e pagamenti
Manutenzione dei dati fissi (Standing Data
Maintenance)

Inserimento di un nuovo fornitore


Necessit di beni/servizi per il business
Fornitori esistenti non sono in grado di
soddisfare la necessit
Processo di selezione dei fornitori
Approvazione del nuovo fornitore
Inserimento del fornitore nel sistema

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Processo acquisti e pagamenti
Manutenzione dei dati fissi (Standing Data
Maintenance)

Manutenzione Fornitore
Variazioni ai dettagli dei fornitori esistenti (es.
coordinate bancarie, indirizzo o termini di
pagamento)
Nuove informazioni ricevute dal fornitore
Approvazione e verifica delle variazioni
Sospensione del fornitore

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Processo acquisti e pagamenti
Manutenzione dei dati fissi (Standing Data
Maintenance)

Altra manutenzione ai dati fissi


Listini prezzi
Cataloghi
Prodotti / Articoli

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Processo acquisti e pagamenti
Rischi tipici

Financial reporting risks


La societ sta effettuando acquisti da fornitori non validi o
inappropriati.
I fornitori inappropriati sono mantenuti e quindi i pagamenti
sono effettuati nei loro confronti.

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Processo acquisti e pagamenti
Rischi tipici

Rischi operativi
I criteri di selezione dei fornitori non sono
appropriatamente definiti.
Dipendenza eccessiva da uno o un numero limitato di
fornitori.
Eccessivo numero di fornitori: si riflette in inefficienze
nella gestione degli ordini.
Sconti e deduzioni non sono negoziati con i fornitori,
rinunciando a potenziali risparmi.

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Processo acquisti e pagamenti
Ruoli e responsabilit

Acquisti / Procurement

Ordine Magazzino

Ricevimento Addetto alle fatture


Contabilit fornitori
Fatturazione

Pagamento Senior Finance Management

Adjustments
& Ledger Maintenance Senior Finance Management
Manutenzione
Dati Fissi
Acquisti / Procurement

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Processo acquisti e pagamenti diagramma di
flusso - collegamento ai conti
Financial
Statements

ERP system

Inventory Accrual Accounts Cash


Payable (BS)
(BS) (BS) (BS)

DR CR DR CR DR CR

Purchase Order Receiving Invoicing Payments

ERP system ERP system ERP system ERP system

Master data
(Inventory & Master data
Supplier) Inventory
(Inventory &
Cycle
Supplier)
ERP system
ERP system Slide 64
Azienda S. p. A.
Ciclo acquisti e pagamenti
Diagramma di flusso

Financial Statements

SW / SO / Piattaforma

Costo per Debiti per fatture Debiti verso


Banca Resi su acquisti
acquisto da ricevere fornitori
(SP) (CE)
(CE) (SP) (SP)

A D A D A

D
D A

Selezione Ricevimento Ve. Fa. e


Gestione RdA Gestione OdA Controllo merce Gestione resi Pagamento
fornitori merce contabilizzazione
SW / SO / SW / SO / SW / SO / SW / SO / SW / SO / SW / SO / SW / SO / SW / SO /
Piattaforma Piattaforma Piattaforma Piattaforma Piattaforma Piattaforma Piattaforma Piattaforma

Anagrafica
Gestione contratti
fornitori
di fornitura
SW / SO /
Piattaforma N/A Ciclo Magazzino

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Collegamento alle asserzioni di bilancio
Asserzione Transazioni Saldi Finali
di bilancio Acquisti Pagamenti Debiti
Existence/ Gli acquisti di periodo I pagamenti di periodo I debiti esposti in bilancio derivano da beni o
Occurrence contabilizzati si riferiscono a contabilizzati si riferiscono a servizi realmente ricevuti. Tutti i pagamenti e le
(E/O) beni o a servizi effettivamente risorse monetarie effettivamente rettifiche effettivamente avvenuti sono rilevati
ricevuti uscite in diminuzione dei debiti esposti in bilancio.
Cut-off (CO) Gli acquisti sono contabilizzati I pagamenti sono contabilizzati I debiti esposti in bilancio derivano da
nel periodo di competenza nel periodo di competenza operazioni rilevate, per competenza, entro la
data di riferimento del bilancio
Tutti i beni ed i servizi ricevuti Tutte le risorse monetarie Tutte le operazioni avvenute, per competenza,
effettuate sono contabilizzate effettivamente uscite sono entro la data di riferimento di bilancio, da cui
nel periodo di competenza contabilizzate nel periodo di derivano variazioni dei debiti verso fornitori,
competenza sono correttamente rilevate
Completeness Tutti i beni e servizi ricevuti Tutte le risorse monetarie Tutti gli acquisti di beni e servizi che originano
( C) sono contabilizzati senza effettivamente uscite sono debiti verso fornitori sono esposti in bilancio. I
duplicati contabilizzate senza duplicati debiti esposti in bilancio sono diminuiti per
effetto di pagamenti e rettifiche effettivamente
avvenuti
Rights & Gli acquisti contabilizzati I pagamenti contabilizzati I debiti esposti in bilancio rappresentano
Obbligations determinano obbligazioni di rappresentano obbligazioni di obbligazioni di pagamento giuridicamente
(RO) pagamento giuridicamente pagamento estinte, valide nei confronti dei fornitori.
valide nei confronti dei fornitori giuridicamente valide nei
confronti dei fornitori
Accuracy (A) Gli ammontari degli acquisti di Gli ammontari delle risorse Gli ammontari delle operazioni da cui derivano
beni o servizi ricevuti sono monetarie uscite sono i debiti esposti in bilancio sono correttamente
correttamente quantificati, correttamente quantificati, quantificati, valorizzati e contabilizzati, secondo
valorizzati e contabilizzati, valorizzati e contabilizzati, processi di calcolo aritmetico corretti
secondo processi di calcolo secondo processi di calcolo
aritmetico corretti aritmetico corretti

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Collegamento alle asserzioni di bilancio

Asserzioni di Transazioni Saldi Finali


bilancio Acquisti Pagamenti Debiti
Valuation (V) Gli acquisti esposti in I pagamenti esposti in bilancio I debiti esposti in bilancio derivano da corretti
bilancio derivano da corretti derivano da corretti processi di processi di accumulazione e riepilogo dei dati
processi di accumulazione accumulazione e riepilogo dei dati relativi alle singole transazioni registrate
e riepilogo dei dati relativi relativi alle singole transazioni
alle singole transazioni registrate I debiti sono stati valutati in conformit ai
registrate principi contabili statuiti, tenendo conto dei
fattori che possono influire sul loro valore. E'
rispettato il criterio di uniformit dei principi
contabili, salvo deroghe ammissibili e
giustificate
Presentation & La rappresentazione in La rappresentazione in bilancio La rappresentazione in bilancio
Disclosure bilancio adeguatamente adeguatamente supportata da adeguatamente supportata da informazioni di
(PD) supportata da informazioni informazioni di dettaglio sulle dettaglio sui debiti verso fornitori
di dettaglio sulle operazioni operazioni di pagamento
di acquisto

Gli acquisti sono I pagamenti sono correttamente I debiti sono correttamente classificati secondo
correttamente classificati classificati secondo il piano dei il piano dei conti aziendale e le esigenze della
secondo il piano dei conti conti aziendale e le esigenze della rappresentazione in bilancio
aziendale e le esigenze rappresentazione in bilancio
della rappresentazione in
bilancio

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Processo di revisione - Esempi di Test sui controlli -
Acquisti

Financial Statement
IPO
Fasi Punti di controllo Assertion
Rischio Test dei Controlli
Attivit necessari
C P R
E/O C A V C A V R
O D O
Possono essere Sono formalizzate, Verificare la presenza e l'utilizzo
inoltrate richieste utilizzate e delle procedure di
1.1 di Acquisto non opportunamente autorizzazione
Ricevute autorizzate aggiornate delle
di a a
procedure interne di
Acquisto autorizzazione delle
Rda
1.2 Possono essere Gli ordini di acquisto Verifica degli ordini di acquisto
Emissione effettuati acquisti sono processati solo per verificare la presenza di
dell'ordine non autorizzati su Rda Rda approvate a a
di opportunamente
Acquisto autorizzate
Possono essere Presenza di un Verifica dei documenti di
ricevuti beni non Ordine di Acquisto ricevimento per abbinarli con i
ordinati approvato per ogni relativi ordini di acquisto a a
bene ricevuto
1.3
Il responsabile di Ogni passaggio dal Verifica delle ricevute firmate
Ricevimen
magazzino ricevimento merce al
to beni
potrebbe negare magazzino
di aver ricevuto la registrato da una a a a
merce affidatagli ricevuta firmata Slide 69
in custodia
Processo di revisione - Esempi di Test sui controlli -
Acquisti

Financial Statement
IPO
Fasi Punti di controllo Assertion
Rischio Test dei Controlli
Attivit necessari E/ C P R
C A V C A V R
O O D O
Il responsabile di Ogni passaggio dal Verifica delle ricevute
magazzino ricevimento merce al firmate
1.4 potrebbe negare magazzino registrato da
Custodia dei di aver ricevuto una ricevuta firmata a a
Beni la merce
affidatagli in
custodia
Possono essere Abbinamento delle fatture Esame della
1.5
registrate fatture con i relativi documenti di documentazione a
Approvazione
per beni non ricevimento supporto delle fatture di a a
fattura
ricevuti acquisto
1.6 Le fatture Sono svolti esami Esame dell'evidenza
Registrazione possono essere indipendenti delle dell'esame indipendente a a a a a a
Contabile registrate in registrazioni contabili
maniera E' svolta una review Osservazione delle
scorretta o non periodica dei documenti di procedure di test e
registrate a a a a
supporto alla registrazione conformit svolte a
contabile periodicamente

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Processo di revisione - Esempi di Test sui controlli -
Acquisti
Financial Statement
IPO
Fasi Assertion
Rischio Punti di controllo necessari Test dei Controlli
Attivit E/ C P R
C A V C A V R
O O D O
Verifica sulla accuratezza Ricalcolo della accuratezza
Le fatture matematica della fattura di matematica delle fatture di a a
a
possono acquisto acquisto
essere
1.6 registrate in Verifica di concordanza tra Controllo incrociato delle
Registrazi maniera ordine di acquisto, documento informazioni contenute in un
one scorretta o non di ricevimento e fattura di campione di documenti in a a
Contabile registrate acquisto con riguardo a merito a descrizione, quantit, a a
descrizione, quantit, prezzo prezzo e spese accessorie
e spese accessorie
Acquisto Separazione delle mansioni Osservazione e valutazione
registrato a della adeguatezza della a a a a
a a
fronte di beni separazione dei compiti
non ordinati o
non ricevuti Impedimento della Verifica su un campione di
registrazione dell'acquisto in registrazioni per accertare la
mancanza di Ordine presenza di ordini di acquisto a a
approvato e di documento di approvati e dei relativi a a
ricevimento della merce (e di documenti di ricevimento (e
fattura) fatture)
Gli ordini di Acquisto e i Revisione e verifica delle
documenti di ricevimento procedure per l'adozione della
sono numerati sequenza numerica e della a a
sequenzialmente e le fatture protocollazione.
di acquisto sono protocollate
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Processo di revisione - Esempi di Test sui controlli -
Acquisti

Financial Statement
IPO
Fasi Punti di controllo Assertion
Rischio Test dei Controlli
Attivit necessari
E/ C P R
C A V C A V R
O O D O
Acquisto effettuato ma Abbinamento delle fatture Abbinamento di un
non registrato dei documenti di campione di documenti di
ricevimento alle fatture di ricevimento alle rispettive
acquisto e registrazione di fatture di acquisto;
queste ultime in contabilit abbinamento di un a a a a
campione di fatture di
1.6
acquisto alle registrazioni
Registrazi
contabili
one
Riconciliazione tra le Test su un campione di
Contabile
fatture di acquisto e le riconciliazioni periodiche
registrazioni in contabilit (per verificare il numero a a a a a
fornitori delle operazioni e il
valore delle operazioni)

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Processo di revisione - Esempi di Test sui controlli
- Acquisti
Financial Statement
IPO
Fasi Assertion
Rischio Punti di controllo necessari Test dei Controlli
Attivit
E/ C P R
C A V C A V R
O O D O
Operazioni di Inoltro dei documenti alla Confronto tra le date delle
acquisto contabiit fornitori su base fatture e quelle di
contabilizzate giornaliera trasmissione alla contabilit
in un periodo fornitori a a
sbagliato

Tempestiva registrazione degli Confronto tra le date dei


1.6 acquisti dopo il ricevimento documenti di acquisto
Registrazio della documentazione (fattura) (fatture) e le date della loro
ne registrazione in contabilit a a
Contabile

Operazioni di La Societ effettua delle Revisione della contabilit


acquisto non verifiche sulla adeguatezza del generale per verificare la
correttamente piano dei conti ragionevolezza dei conti
classificate utilizzati a a

E' prevista una approvazione Esame di un campione di


indipendente dei conti registrazioni per verificare
movimentati per la registrazione l'approvazione indipendente
degli acquisti e l'adeguatezza della a a
classificazione
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Processo di revisione - Esempi di Test sui controlli -
Pagamenti
Financial Statement
IPO
Fasi Punti di controllo Assertion
Rischio Test dei Controlli
Attivit necessari
E/ C P R
C A V C A V R
O O D O
Possono essere I responsabili dei Verifica che i responsabili
effettuati pagamenti pagamenti effettuano un dei pagamenti effettuino
non autorizzati esame preventivo della un esame preliminare a a a a
documentazione di della documentazione di
supporto al pagamento supporto
Una fattura pu Annullamento delle fatture Verifica del timbro
essere pagata due pagate e della relativa 'pagato' sulle fatture
2.1 volte documentazione di pagate.
Disposizione supporto con a a
dei Pagamenti l'apposizione del timbro
'pagato'
Utilizzo esclusivo dei Esame della
documenti in originale documentazione di
supporto per verificare a a a
che sia in originale

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Processo di revisione - Esempi di Test sui controlli
- Pagamenti
Financial Statement
IPO
Fasi Assertion
Rischio Punti di controllo necessari Test dei Controlli
Attivit E/ C P R
C A V C A V R
O O D O
Mancata Utilizzo di mezzi di pagamento pre- Esame dell'uso di
2.2 registrazione numerati strumenti di
Registrazion dei pagamenti pagamento pre- a a
e Pagamenti numerati
Errore nella E' svolto periodicamente un confronto Osservazione delle
registrazione indipendente delle registrazioni evidenze del
dei pagamenti contabili con i documenti di confronto a aa a a
pagamento indipendente
E' effettuata periodicamente una Esame delle
riconciliazione bancaria indipendente riconciliazioni a
bancarie a a a a

Riconciliazione e controllo Verifica della


indipendente degli estratti conto riconciliazione e della
fornitori con le registrazioni nei verifica indipendente a a a a a
partitari
Riconciliazione mensile o settimanale Verifica della
e controllo indipendente degli estratti riconciliazione
conto bancari bancaria e del a a a a a
controllo
indipendente
Slide 75
Processo di revisione - Esempi di Test sui controlli
- Pagamenti Financial Statement
IPO
Fasi Assertion
Rischio Punti di controllo necessari Test dei Controlli
Attivit
E/ C P R
C A V C A V R
O O D O
Ritardo nella E' svolta periodicamente una Verifica delle esame
registrazione dei analisi indipendente dei tempi che indipendente
pagamenti intercorrono tra le date di
registrazione dei pagamenti e le a a
date indicate sui documenti di
pagamento
Pagamento Riconciliazione giornaliera dei Revisione delle
2.2 effettuato ma non pagamenti con le rilevazioni nei riconciliazioni
Registrazi registrato partitari giornaliere dei a a a a
one pagamenti con le
Pagamenti rilevazioni nei partitari
Pagamenti Riconciliazione giornaliera dei Verifica delle
registrati in un pagamenti effettuati con le riconciiazioni
periodo errato registrazioni nella prima nota giornaliere a a a a
cassa e nei partitari
Errata totalizzazione Riconciliazioni del libro cassa, Revisione della
dei pagamenti a libro delle registrazioni in contabilit concordanza tra i totali
cassa, a libro generale e delle ulteriori evidenze delle varie fonti
giornale e nelle a supporto informative a a a a a a
ulteriori evidenze di
supporto
(scadenzario)
Non assicurata E' previsto un sistema di accessi al Verificare che siano
Segregati un adeguata sistema controllato (ad esempio sono previsti dei blocchi
on of segregazione dei
controllati e separati gli accessi al
autorizzativi a a a a a a
sistema relativamente a : Oda, Rda,
duties- ruoli automatici/manuali
Pagamenti, custodia dei beni e servizi..) Slide 76
Esempi Flow Chart (diagrammi di flusso) del ciclo acquisti e
pagamenti

Flow chart livello 1: Microsoft Visio


Drawing

Microsoft Visio
Flow chart livello 2: Drawing

Microsoft Visio
Flow chart livello 3: Drawing

Slide 77
Separazione dei compiti (Segregation of Duties)
Conflitti di alto livello

Slide 78
Separazione dei compiti (Segregation of duties)

Principi di 'segregazione' minimale


Applicazione SOD al Ciclo Acquisti
dei ruoli
1. Separazione tra le attivit di Funzione Acquisti versus Reparto
movimentazione e custodia dei beni e le Operativo che emette la Richiesta di Acquisto
attivit di rilevazione contabile della (RdA)
movimentazione e custodia dei beni Funzione Acquisti versus Magazzino
medesimi Ricevimento merci

Registrazione della fattura passiva versus


Funzione Contabilit Fornitori

2. Separazione tra l'attivit di rilevazione Contabilit Fornitori versus Tesoreria


contabile e le responsabilit operative di Contabilit Fornitori versus Contabilit
gestione Pagamenti

Contabilit Fornitori versus Contabilit


Generale

Slide 79
Aspetti legati alle frodi

Pagamenti non autorizzati


Beneficiari fraudolenti
Detenzione di assegni non emessi / Trasferimento elettronico
di fondi
Mancanza di segregazione dei compiti e di revisione del
management
Accesso alla cassa
Collusione tra ufficio acquisti e fornitori
Assegnazione di contratti di fornitura

Slide 80
Domande?

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