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03:06 AM
In questo articolo proponiamo la realizzazione di un modello per creare le fatture o, pi semplicemente, delle note
pro forma. Ripasseremo cos tante funzionalit utili di Microsoft Excel, come la ricerca in file diversi, le aree di stampa
e la protezione delle celle.
Iniziamo il lavoro di questo articolo dal file Fattura, visibile in figura 1, che potete trovare sul booksite del libro dai cui
tratto questo articolo.
Il file contiene gi la struttura della fattura. Inoltre, usando la tecnica degli intervalli dinamici, nella cella G11 abbiamo
inserito un elenco con i possibili tipi di pagamento (questi sono stati, a loro volta, inseriti nel foglio TipiPagamento).
Anche nelle celle D17:D32 abbiamo creato un elenco per scegliere tre possibili aliquote IVA (4%, 10% e 21%).
In questa prima fase, ci occuperemo essenzialmente di lavorare nelle righe dalla 17 in gi. Le righe precedenti, infatti,
dovranno essere compilate dallutente che realizza la fattura o la nota (per la verit, pi sotto, mostreremo come si
possono automatizzare alcune di queste operazioni).
Ovviamente ci sono delle parti da compilare anche nelle righe successive alla 17: bisogna inserire il codice del
prodotto, la descrizione, il suo prezzo unitario, la quantit, laliquota IVA, lo sconto, eventuali costi di imballaggio
(D38), eventuali spese documentate (D37) ed eventuali spese non documentate (D39). Ma gli altri valori verranno
calcolati in base ad alcune formule che andremo ad approntare.
struttura della fattura. A partire dalla cella J16 scriviamo le etichette IMPORTI AL 21%, IMPORTI AL 10%, IMPORTI AL
4%, come visibile in figura 2. Nelle celle al di sotto di ciascuna etichetta riporteremo limporto totale della riga in base
al tipo di aliquota IVA da applicare.
Figura 2: le colonne di appoggio per il calcolo dell'importo complessivo cui applicare ciascuna aliquota IVA
Cominciamo a scrivere le formule che ci servono. In J2 la formula da usare :
=SE(D17=21%;H17;0)
Se lIVA memorizzata nella colonna D pari al 21%, allora riportiamo qui limporto totale della riga, cio il valore di
H17, altrimenti scriviamo 0.
Trascinate la formula fino a J32. Ora passiamo alle celle K17 e L17. Le formule da usare sono, rispettivamente:
=SE(D17=10%;H17;0)
e:
=SE(D17=4%;H17;0)
Trascinate anche queste formule fino alla riga 32.
A questo punto la colonna J contiene tutti gli importi cui va applicata lIVA del 21%, la colonna K quelli a cui va
applicata lIVA del 10% e la colonna L quelli cui va applicata lIVA del 4%.
Baster fare la somma dei valori di ciascuna colonna per scoprire qual limporto totale cui si deve applicare
ciascuna aliquota IVA. Lo facciamo nelle celle J34, K34 e L34. In J34 scriviamo =SOMMA(J17:J32), in K34
=SOMMA(K17:K32) e in L34 =SOMMA(L17:L32).
Adesso dobbiamo calcolare la porzione delle spese di imballo (che lutente dovr scrivere in D38) cui va applicata
ciascuna aliquota IVA (questa porzione in rapporto al totale complessivo, per ogni aliquota).
Faremo questo calcolo nella riga 36. Prima, per, in M34 calcoliamo limporto complessivo indipendentemente dal tipo
di aliquota. La formula da usare SOMMA(J34:L34).
A questo punto, in J36 scriviamo:
=J34/$M$34*$D$38
Ricordiamo che i valori assoluti servono per poter liberamente trascinare la funzione nelle celle K36 e L36.
La prima parte di questa funzione, J34 (totale importo al 21%) /$M$34 (importo complessivo), calcola qual la
percentuale dellimporto totale cui si applica lIVA al 21%. La seconda parte della formula, *$D$38, moltiplica la
percentuale trovata per le spese di imballaggio.
Nota
Non preoccupatevi se ottenete come risultato di queste formule l'errore #DIV/O!. Questo avviene perch non ci sono
dati e nella cella M34 c' il valore O. La divisione per O genera sempre un errore. Pi avanti in questo articolo
vedremo come tenere nascosti questi errori "temporanei".
Ora possiamo riportare i valori calcolati nella riga 34 e nella riga 36 nello schema della fattura, in particolare nelle
celle A34, C34 e D34.
In A34 la formula =J34+J36 (in pratica, limporto cui applicare lIVA del 21% e la porzione di spese di imballaggio cui
applicare la stessa IVA). In C34 =K34+K36 e in D34 =L34+L36.
Ora che sappiamo qual il totale cui va applicata ciascuna aliquota IVA possiamo finalmente calcolare lIVA da pagare
per ogni aliquota. Lo facciamo nella riga 36. Ecco le formule per le celle A36, C36 e D36:
A36 =A34*21%
C36 =C34*10%
D36 =D34*4%
Non ci resta che sommare questi valori per scoprire quanta lIVA complessiva. Lo facciamo in A38
(=A36+C36+D36).
A questo punto possiamo anche calcolare il totale complessivo della fattura. Lo scriveremo in H36. La formula da
usare :
=A38+M34+D37+D38+D39
La formula somma il totale dellIVA che abbiamo appena calcolato (A38) con limporto totale che avevamo calcolato
in M34; a questi aggiunge poi le spese di imballo (D38) e le spese documentate (D37) e non (D39).
Stampare la fattura
La nostra fattura finita (pi avanti nell'articolo proporremo alcuni abbellimenti, ma la sostanza c tutta).
Passiamo a stamparla.
Naturalmente, in stampa dobbiamo nascondere le colonne di appoggio J, K, L e M. Ci sono diversi sistemi per farlo,
ma quello pi semplice quello di definire unarea di stampa.
Nota
Un altro sistema rapido per non stampare le colonne J, K, L e M quello di nasconderle. Dopo averle selezionate per
intero, con Excel 2007-2010, nella scheda Home del gruppo Celle, aprite il menu del pulsante Formato e
scegliete Nascondi e scopri Nascondi colonne. Per scoprire le colonne nascoste, selezionate le colonne ai lati di
quelle nascoste, poi ripetete la procedura per scegliere la voce Scopri.
In pratica, unarea di stampa un intervallo di celle che lutente sceglie di stampare escludendo tutte le altre celle del
foglio di lavoro. Vediamo subito come farlo. Selezionate le celle da stampare (A1:H39) nel nostro esempio. Poi, con
Excel 2007-2010, portatevi alla scheda Layout di pagina e, nel gruppo Imposta pagina, aprite il menu del
pulsante Area di stampa e scegliete la voce Area di stampa.
Se provate lanteprima di stampa, vi accorgerete che verr stampata solo la porzione di foglio impostata come area di
stampa. La struttura della fattura, comunque, non viene stampata su ununica pagina, perch troppo larga per
essere stampata su un foglio A4 in verticale. In Excel 2007-2010 potete rendervene conto anche lavorando in
visualizzazione Layout di pagina: una nuova visualizzazione, introdotta proprio con questa versione di Excel, che
permette di vedere, mentre si lavora, il foglio di lavoro nel modo pi simile a come apparir in stampa, come visibile
in figura 3.
Valore: richiede il valore noto che stiamo cercando, in questo caso il codice del prodotto che si trova nella
cella D2;
Matrice_tabella: la tabella di ricerca, cio la tabella dei prodotti. Il valore noto deve sempre essere posto
nella colonna pi a sinistra della tabella di ricerca. Per evitare problemi di aggiornamento dei riferimenti, se si
trascina la formula, conviene sempre assegnare un nome a questa tabella e usare il nome come argomento della
funzione
Indice: la colonna della tabella di ricerca che contiene il valore da riportare. La colonna va indicata non con
la sua lettera, ma col numero corrispondente. Nel nostro caso, la descrizione del prodotto, per esempi, si trova
nella colonna B, ossia la seconda (2) colonna della tabella di ricerca.
Il quarto argomento della funzione Intervallo facoltativo, ma non per questo meno importante. Questo
argomento pu assumere valore VERO o FALSO. Nel primo caso, la funzione CERCA.VERT esegue una ricerca
approssimativa, ossia restituisce il valore successivo pi grande che sia minore di valore a quello ricercato. Nel
secondo caso, CERCA.VERT trover una corrispondenza esatta. Se non specifichiamo nulla, Excel assume che il valore
per largomento Intervallo sia VERO. Per il nostro tipo di ricerca, invece, ci occorre una ricerca esatta, quindi dovremo
indicare il valore FALSO.
Dopo tutte queste spiegazioni teoriche passiamo allapplicazione pratica, che render tutto pi chiaro.
Per prima cosa, conviene assegnare un nome alla tabella di ricerca, cio alle celle piene del file Prodotti.
Selezionate dunque le celle piene del file Prodotti (A1:D107) e assegnate loro il nome Prodotti.
Questa volta non possiamo creare un intervallo dinamico, perch altrimenti saremmo obbligati a tenere aperto il
file Prodotti quando compiliamo la fattura. Un intervallo dinamico, infatti, viene generato al volo da Excel e non esiste
quando il file chiuso.
Nota
Se volete comunque usare un intervallo dinamico e aprire sempre il file Prodotti, lintervallo dinamico da creare un
po diverso da quelli che abbiamo usato finora, perch composto da pi colonne e non da una sola. Per definire
lintervallo, infatti, bisogna usare la formula:
=SCARTO(perline!$A$1;0;0;CONTA.VALORI(perline!$A:$A);CONTA. VALORI(perline!$1:$1))
Nota
La novit consiste nel fatto che dobbiamo usare la funzione CONTA. VALORI anche per determinare la larghezza
dellintervallo da creare (CONTA.VALORI(perline!$1:$1)) e non solo la sua altezza. Insomma, si tratta di contare anche
le celle piene della riga 1 (o di una riga qualsiasi, visto che sono tutte uguali) e non solo quelle della colonna A.
Una volta definito lintervallo chiudete pure il file Prodotti e tornate alla vostra fattura. Per vedere il risultato delle
funzioni che ora andremo a scrivere, provate a scrivere A15, il codice di uno dei prodotti del file Prodotti, in A17.
Siamo pronti a ricavare automaticamente la descrizione del prodotto con codice A15 in B17.
Fate clic in B17 e avviate linserimento della funzione CERCA.VERT. Se volte usare la finestra Argomenti
funzione, fatelo come nella figura 8.
Figura 10: Excel 2010 indica che il file accede a dati esterni
In entrambi i casi occorre confermare luso di dati esterni. Nella finestra di Excel 2010, visibile nella figura 13,
premete il pulsante Aggiorna, mentre con Excel 2007 dovete premere il pulsante Opzioni, quindi nella nuova
finestra selezionate lopzione Attiva contenuto e premete OK.
Figura 12: le celle che contengono delle formule sono state selezionate
Aprite di nuovo la finestra Formato celle alla scheda Protezione, vista in figura 11, e selezionate
lopzione Bloccata.
Nota
Se si seleziona anche lopzione Nascosta le celle non solo non saranno modificabili, ma la formula non sar
nemmeno visibile. Quando farete clic su di esse la barra della formula rimarr vuota.
Ora tutte le celle che contengono formule nel foglio di lavoro risulteranno bloccate e nascoste.
Perch il blocco abbia effetto bisogna chiedere a Excel di impostare la protezione per il foglio di lavoro.
Con Excel 2007-2010 portatevi alla scheda Home e, nel gruppo Celle, aprite il menu del pulsante Formato e
scegliete la voce Proteggi foglio. Excel vi mostrer la finestra Proteggi foglio, visibile in figura 13.
Il libro
Problemi e soluzioni con Excel 2a edizione
Alle volte le conoscenze teoriche non bastano, ma necessario vedere applicate le nozioni alla
pratica quotidiana. proprio ci che si prefigge questo libro: mostrare soluzioni pratiche ai problemi
pi comuni. Il libro propone diversi esempi pratici e casi reali che possono presentarsi nel lavoro con
Microsoft Excel (versioni 2003, 2007, 2010) e che potrebbero mettere in difficolt lutente. Ad ogni
problema proposto si fa seguire la possibile soluzione. Da questa carrellata il lettore potr trovare
spunto per la soluzione dei suoi problemi concreti di ogni giorno. File di esempi ed esercizi
disponibili online (booksite).
Lautore
Alessandra Salvaggio titolare di uno studio di consulenza informatica che si occupa di pubblicazioni, formazione e
web authoring. Da anni tiene corsi di informatica presso centri di formazione professionale, scuole e aziende.
Collabora con riviste di informatica e grafica. Per Edizioni FAG autrice di manuali di scrittura, formulari e varie guide
su MS Office, macro e VBA.
de vanzari al firmei Island Tea & Coffee il va putea completa, tipari si expedia prin posta
sau fax.
Vom construi factura prin introducerea etichetelor si aranjarea lor in foaie. In continuare
se vor adauga formule asa incat calculele sa fie efectuate automat si, in final, veti aplica
formatari pentru a conferi sablonului un aspect profesionist.
Introducerea datelor
Introducerea etichetelor cu informatii despre clienti
Veti crea etichete pentru celulele in care se introduc informatii despre clienti.
1. In celula A1 scrieti Nume Client dupa care apasati ENTER.
2. In celula I1 scrieti Data, dupa care apasati ENTER.
3. In celula A2 scrieti Adresa, dupa care apasati ENTER.
4. In celula A3 scrieti Oras, dupa care apasati ENTER.
5. In celula D3 scrieti Tara, dupa care apasati ENTER.
6. In celula G3 scrieti Cod, dupa care apasati ENTER.
7. In celula A5 scrieti Telefon, dupa care apasati ENTER.
Introducerea etichetelor pentru informatii referitoare la comenzi.
In continuare veti eticheta informatiile despre comenzi.
1. In celula A8 scrieti Cant (Cantitate), dupa care apasati ENTER.
2. In celula B8 scrieti Descriere, dupa care apasati ENTER.
3. In celula I8 scrieti Pret, dupa care apasati ENTER.
4. In celula J8 scrieti Total, dupa care apasati ENTER.
Introducerea etichetelor pentru zona subtotalurilor si a totalului.
In acest exercitiu veti introduce etichete pentru zona totalului si subtotalului.
1. In celula I23 scrieti Subtotal, dupa care apasati ENTER.
2. In celula I24 scrieti Transport, dupa care apasati ENTER.
3. In celula I25 scrieti TVA, dupa care apasati ENTER.
Introduceti o formula de incheiere.
In celula A29 scrieti Multumim pentru oportunitate!, dupa care apasati ENTER.
Aranjarea etichetelor
In exercitiile ce urmeaza veti alinia etichetele si veti stabili latimile coloanelor, astfel incat
structura facturii dvs. sa utilizeze cat mai eficient suprafata foii.
Aliniati articolele de text
In mod normal, Excel aliniaza textul la marginea din stanga a celulelor. Puteti modifica
aceasta aliniere.
1. Selectati domeniul de celule A1:A5, dupa care executati clic pe butonulAlign
Right din bara de formatare. Datele din celulele respective cor fi aliniate la
dreapta.
2. Selectati celulele I23:I26 si executati clic pe butonul Align Right din bara de
formatare.
3. Selectati celula D3, tineti apasata tasta CTRL si selectati celulele G3 si I1, dupa
care executati clic pe butonul Align Right din bara de formatare.
4. Selectati celula A8, tineti apasata tasta CTRL si selectati celulele I8 si J8, dupa
care faceti clic pe butonul de aliniere Center.
5.
Selectati
celulele de
la B8 la H8, dupa care executati clic pe butonulMerge and Center
din bara cu
instrumente de formatare. Continutul celulei B8 este centrat pe spatiul tuturor
celulelor selectate.
Adaugati un comentariu
O metoda simpla de a introduce data curenta intr-o celula este sa apasati tastele
CTRL+; si apoi ENTER. Puteti ajuta utilizatorul formularului furnizandu-le aceasta
informatie sub forma unui comentariu. In continuare veti adauga un comentariu unei
celule ce va contine data calendaristica.
1. Selectati celula J1.
2. In meniul Insert, executati clic pe Comment. In foaia de calcul apare o caseta de
comentariu cu chenarul hasurat, continand numele dvs. de utilizator.
3. Scrieti instructiunea Apasati CTRL+; pentru a introduce data curentadupa care
executati clic in afara casetei de comentariu. Comentariul este introdus in celula.
Puteti citi noul comentariu mentinand indicatorul mouse-ului deasupra celulei
respective. O celula cu comentariu are un mic triunghi rosu in coltul din dreaptasus.
cerinte adaugand validarea datelor pentru celulele din coloana Cant. In acest exercitiu
veti adauga validarea datelor pentru celulele Cant.
1. Selectati celulele intre A9 si A22
2. In meniul Data, executati clic pe Validation. Se deschide fereastra de dialog Data
Validation
.
3. Deschideti lista derulanta Allow, dupa care alegeti optiunea Whole
Number (numar intreg).
4. Deschideti lista derulanta Data, dupa care alegeti Greater Than Or Equal To (mai
mare sau egal cu)
5. In caseta Minimum scrieti 10.
6. Executati clic pe eticheta Error Alert, si apare sectiunea Data Validation.
Asigurati-va ca in caseta Style apare Stop.
7. In caseta Title scrieti Valoare inacceptabila, dupa care, in caseta Error
Message, scrieti Trebuie sa introduceti un numar intreg mai mare sau egal cu
10.
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II. Scrierea formulelor
In continuare veti invata sa scrieti formule in Excel, adaugandu-le facturii anterioare, ce
urmeaza sa devina sablon. Veti adauga formule pentru calcularea automata a numarului
total de articole, a subtotalurilor, a taxelor de vanzare si a costului total. De asemenea,
veti invata sa denumiti celulele si sa scrieti formule folosind aceste nume si etichete.
=IF (A3<5,100,350)
Daca relatia este adevarata, returneaza 100, daca este falsa, returneaza 350.
In exercitiul ce urmeaza veti scrie o formula IF care determina taxa de transport (10 sau
20) pe baza greutatii comenzii (sub, respectiv peste 50 kg). Formula IFva determina
greutatea comenzii folosind o functie SUM imbricata. O functie imbricata este o functie
cuprinsa in interiorul altei functii; in cazul de fata, functiaSUM va fi continuta in functia IF.
Excel va calcula intai functia SUM, dupa care va calcula functia IF folosind rezultatul
functiei SUM.
Denumiti domeniul Cant
In primul rand, veti denumi domeniul de celule din coloana Cant deoarece numele este
mai eficient decat eticheta atunci cand insumati un domeniu de celule.
1. Selectati domeniul intre A10 si A23.
2. In bara de formule, executati clic pe caseta Name. Adresa celulei este
evidentiata.
3. Scrieti Greutate, apoi apasati ENTER. Noul nume apare in casetaName. Nu uitati
Formatati fonturile
In acest exercitiu veti schimba fontul pentru una din etichete si apoi veti aplica
formatarea si celorlalte etichete.
1. Selectati celula A9.
2. In bara de formatare, executati clic pe sagata orientata in jos din caseta cu lista
derulanta Font si selectati fontul Times New Roman.
3. In bara de formatare, executati clic pe sagata orientata in jos din caseta cu lista
derulanta Size si selectati marimea 12.
4. In bara cu instrumente de formatare, executati clic pe butonul Bold.
5. Avand celula A9 inca selectata, executati dublu clic pe butonul Format
Painter,
in bara standard.
Indicatorul mouse-ului ia forma imaginii de pe butonul Format Painter. Pana in
momentul in care veti executa din nou clic pe butonul Format Painterpentru a-l
dezactiva, formatarea din celula A9 va fi aplicata fiecarei celule in care executati clic.
6. Executati clic in celulele B9, I9 si J9. Noua formatare este aplicata tuturor
celulelor selectate.
7. In bara standard, executati clic pe butonul Format Painter, pentru a-l dezactiva.
Creati stiluri pe baza unui exemplu
Daca trebuie sa aplicati aceeasi formatare mai multor foi de calcul, si de mai multe ori,
ea poate deveni obositoare. Sa presupunem ca intr-un dosar de calcul aveti mai multe
foi de calcul cu aceleasi tipuri de etichete (cum ar fi titlurile si subtitlurile) si trebuie sa
schimbati formatarea tuturor etichetelor. Puteti economisi timp aplicand un stil in locul
unei formatari: modificati pur si simplu definitia stilului, in loc sa reformatati fiecare celula
in parte.
Un stil este o colectie de atribute de formatare, cum ar fi fontul, marimea lui,
caracterisiticile bold sau italic, culoarea, etc; este simplu de creat, aplicat si modificat.
Daca modificati un atribut de formatare, acel atribut este modificat automat in toate
celulele carora le-a fost aplicat stilul respectiv.
1. Selectati celula A9.
2. In meniul Format, executati clic pe Style.
Se deschide fereastra de dialog Style, avand evidentiata caseta Style Name. Aceasta
caseta de dialog cuprinde atributele asociate stilului afisat in caseta Style Name.
3. In caseta Style Name, scrieti Eticheta, dupa care faceti clic pe OK.
Formatarea aplicata celulei A9 este acum disponibila sub forma unui stil,
numit Eticheta.
4. Executati clic in celula B9, dupa care tineti apasata tasta CTRL si faceti clic in
celulele I9 si J9. Toate cele trei etichete sunt selectate.
Questa lezione pu essere considerata la continuazione della lezione Creare un modello fattura
excel
Scarica quindi il modello fattura della precedente lezione
cliccando sulla immagine sotto, oppure cliccando qui
L'obbiettivo che si vuole raggiungere quello di poter inserire nella fattura solamente il nome del
cliente.
Tutti gli altri dati relativi al cliente, dovrebbero apparire automaticamente (indirizzo, cap, luogo,
provincia, partita iva).
Il modello appena scaricato sar il foglio base con il quale si lavorer per apportare le modifiche
necessarie per raggiungere l'obbiettivo succitato.
Concentriamoci ora sulla zona in cui vengono inseriti i dati del cliente:
2 - digita elenco
3 - premi invio da tastiera
Crea ora, una tabella dati dei clienti.
1 - Digita in A1 cliente
2 - Digita in B1 indirizzo
3 - Digita in C1 cap
4 - Digita in D1 localit
5 - Digita in E1 prov
6 - Digita in F1 p.iva
7 - Seleziona la riga 1 e formattala centrata ed in grassetto corsivo.
8 - aggiungi dei dati di esempio come da figura:
Ricordati che se devi inserire lo zero all'inizio di una cella, lo devi far precedere dall'apostrofo
(solitamente posto nel tasto del punto di domanda).
NOMINARE UN GRUPPO DI CELLE
Forse la seguente operazione ti sembrer oscura, ma non ti preoccupare con il proseguo delle
lezione eventuali dubbi si dipaneranno (almeno spero)
In excel possibile dare un nome ad un gruppo di celle.
Per nominare un gruppo di celle:
1 - seleziona le celle da nominare (nel nostro esempio seleziona l'intervallo dalla cella A1 alla
cella F10)
Se prevedi di inserire pi di 9 clienti dovrai ampliare l'intervallo di celle, selezionando ad esempio
fino alla cella F100 o F1000.
2 - clicca sulla cella "casella nome"(che si trova in alto, a sinistrta della barra della formula)
3 - digita elenco
4 - premi invio
[per excel 2007] 3b) clicca sulla scheda "Formule" e clicca su "Fx" (Inserisci Funzione)
4 - seleziona la categoria "Ricerca e riferimento"
Apparir la finestra di dialogo "Argomenti funzioni" che dovrai compilare nel modo seguente:
Nella prima casella "Valore", inserisci il valore da ricercare nella prima colonna della tabella
(tabella clienti).
Nel nostro esempio il valore quello che verr digitato nella cella F8.
6 - nella casella "Valore" digita F8 (oppure fai un clic sulla cella F8)
Nella casella "Matrice_tabella" inserisci l'intervallo della tabella (clienti)
7 - clicca sulla casella Matrice_tabella
8 - digita la parola elenco (che corrisponde al nome dell'intervallo di celle A1 - F10 del foglio
elenco).
Ecco a cosa serviva nominare la tabella clienti !!!
9 - seleziona la casella "Indice"
10 - digita il numero 2 (che corrisponde alla seconda colonna dell'elenco clienti, ovvero
all'indirizzo del cliente)
11 - seleziona la casella "Intervallo"
12 - digita FALSO.
E' importante inserire FALSO in quest' ultimo argomento, altrimenti il dato restituito potrebbe
risultare errato.
13 - clicca su OK.
TESTARE LA FUNZIONE