Manuale Utente NetmedicaPrivacy

SOMMARIO

INTRODUZIONE ................................................................................................................................................. 2
PROCEDURE DI ATTIVAZIONE ........................................................................................................................... 2
COMPILAZIONE DEL QUESTIONARIO ............................................................................................................... 3
MODALITA’ DI NAVIGAZIONE: ....................................................................................................................... 3
COMPILAZIONE DI UNA PAGINA: .................................................................................................................. 4
REGISTRO DELLE ATTIVITA’............................................................................................................................... 4
SEGNALAZIONI .................................................................................................................................................. 5
DOCUMENTAZIONE .......................................................................................................................................... 5
SUCCESSIVI UTILIZZI DELLO STRUMENTO ........................................................................................................ 5

Net Medica Italia S.r.l - Piazza Marconi, 25 - 00144 ROMA info@netmedicaitalia.it

Manuale Utente NetmedicaPrivacy

INTRODUZIONE

Raccomandazione: Per garantire l’uso corretto ed efficace del programma ed affinchè sia garantita la
compilazione ed il salvataggio di quanto richiesto, leggi attentamente le seguenti istruzioni. Ti consigliamo
anche di procedere, prima di iniziare, con la stampa dello stesso.

PROCEDURE DI ATTIVAZIONE

L’accesso a NetmedicaPrivacy avviene dal portale:

www.netmedicaitalia.it

Per poter accedere a questa funzione è necessario:

- Aver effettuato la registrazione sul portale www.netmedicaitalia.it

- Aver confermato la registrazione tramite email, all’indirizzo dichiarato in fase di registrazione
- Aver pagato il canone annuale per i servizi di Netmedica Italia

Successivamente alla ricezione del pagamento, dalla pagina del sito “Accesso MMG” sarà disponibile la
seguente voce:

Come segnalato l’accesso alla funzione deve avvenire da un PC (non Tablet o Smartphone) e utilizzano il
Browser Chrome. Il funzionamento con altri Browser non è garantito è potrebbe generare problematiche in
fase di compilazione o di stampa della documentazione.

Al primo accesso allo strumento vi verrà richiesto di accettare le clausole contrattuali. L’operazione risulta
necessaria altrimenti le funzionalità del questionario non vengono attivate.

E’ comunque necessario entro 30 giorni dall’attivazione dello strumento inviare per mezzo di:

- email tradizionale a: info@netmedicaitalia.it o PEC a: netmedicaitalia@pec.it

- raccomandata a : Netmedica Italia, Piazza Guglielmo Marconi, 25 - 00144 - Roma
- fax a: 073 - 4330474

copia del documento contrattuale sottoscritto, corredato da copia di documento di identità in corso di
validità. In caso di non invio della documentazione l’utilizzo dello strumento può essere inibito.

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COMPILAZIONE DEL QUESTIONARIO

MODALITA’ DI NAVIGAZIONE:

Lo strumento è organizzato in pagine. Puoi accedere alle diverse pagine utilizzando i pulsanti in alto nella
pagina, i quali, in determinati casi possono disporsi su 2 linee.

A fianco di ogni pulsante dello strumento può comparire un quadratino il cui scopo è:

- Se non presente, la pagina contiene solo informazioni è non può essere salvata
- Se presente e non riempito, la pagina contiene delle informazioni che devi ancora compilare e
salvare.
- Se presente e riempito in colore bianco, la pagina contiene delle informazioni che hai già
compilato e salvato
- Se presente e riempito solo in parte, si tratta di una macro sezione (relativa al questionario
generale o a uno degli studi) che è stata compilata solo parzialmente.

I pulsanti in Rosso non richiedono compilazione ma acquisiscono in automatico contenuti via via che
procedi nella compilazione delle diverse pagine. Il loro contenuto è completo quando tutte le pagine che
richiedono la compilazione saranno ultimate.

Per la compilazione si consiglia di selezionare la macro voce “Questionario” e di procedere da sinistra a

destra.

Questo processo non è obbligatorio, ed è possibile in caso non si disponga di alcune informazioni, passare
direttamente alla pagina successiva, tuttavia consigliato.

Al termine della compilazione delle pagine relative al “Questionario” si attiveranno le macro voci relative ai
vari studi. Partire dal primo studio compilando tutte le relative pagine e procedere con il successivo.
Relativamente allo studio vi è la possibilità di copiare le informazioni inserite nello studio precedente.

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COMPILAZIONE DI UNA PAGINA:

Ogni pagina riporta in testa un’area informativa dove vengono specificate quali informazioni sono
necessarie per la compilazione.

Le domande sono organizzate a “cascata”. In base alla risposta data possono comparire delle nuove
domande di approfondimento. In presenza del simbolo (*) vicino al quesito, la compilazione risulta
obbligatoria.

In presenza del simbolo ⓘ si attiva un “pop up” che riporta informazioni di dettaglio sul quesito in esame.

Per ogni persona fisica che viene inserita all’interno dello strumento viene richiesto il codice fiscale, mente
per ogni azienda viene richiesta la partita IVA. Se non disponi, al momento della compilazione, di questa
informazione puoi procedere rimuovendola dall’elenco e decrementando di uno il relativo contatore.

Qualora non sia possibile recuperare la partita iva, o l’azienda operi in uno stato estero, è necessario
inserire la partita IVA: 00000000000 (11 zeri).

Al termine della compilazione, la pagina va salvata. Verrà opportunamente segnalata la presenza di

eventuali campi non compilati.

Il salvataggio avviene premendo il pulsante “Salva” in basso a destra nella pagina. Premendo “Chiudi” si
ritorna al sito di Netmedica Italia.

In caso si cerchi di abbandonare la pagina senza che eventuali modifiche siano state salvate viene mostrato
un messaggio informativo.

REGISTRO DELLE ATTIVITA’

Il registro delle attività riporta l’elenco delle attività svolte al fine di adeguarsi alle indicazioni del GDPR. E’
possibile esportare le indicazioni in un foglio PDF premendo l'apposito pulsante in alto a destra nella
pagina. Via via che vengono applicate le indicazioni contenute nell' area Segnalazioni, in questa pagina
compariranno i relativi riferimenti.

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Dopo la prima compilazione dello strumento, risulta necessario stampare questa pagina a seguito di ogni
aggiornamento per dimostrare che nel tempo l’attivita' risponde alle norme del GDPR.

ATTENZIONE ! devi completare tutto il questionario e le schede relative agli studi dove lavori per avere il
prospetto completo delle segnalazioni.

SEGNALAZIONI

Nella pagina “Segnalazioni” vengono riportate le segnalazioni di adeguamento che emergono dal
questionario compilato. E’ possibile esportare le segnalazioni in un foglio PDF premendo l’apposito pulsante
in altro a destra nella pagina.

Le segnalazioni comprendono degli adeguamenti che è opportuno realizzare per proteggere maggiormente
la modalità in cui tratti i dati.

Le segnalazioni assumono colori diversi in base al tipo di gravità:

Colore rosso e grassetto: Segnalazioni con gravità Alta

Colore rosso: Segnalazioni con gravità media

Colore nero: Segnalazioni informative

Per facilitare l’identificazione dell’area dove è richiesto un adeguamento, le segnalazioni si suddividono in

generiche o specifiche per ogni studio dove si svolge l’attività.

ATTENZIONE ! devi completare tutto il questionario e le schede relative agli studi dove lavori per avere il
prospetto completo delle segnalazioni.

DOCUMENTAZIONE

Nell’area documentazione riportiamo tutta la documentazione che va sottoscritta e consegnata al

personale con cui si lavora. Sono inoltre presenti le informative che potrai far firmare ai tuoi assistiti o
appendere nelle sale d’attesa degli studi in piena visibilità. E’ possibile esportare la documentazione in
formato PDF premendo l’apposito pulsante.

ATTENZIONE ! devi completare tutto il questionario e le schede relative agli studi dove lavori per avere il
prospetto completo dei documenti.

SUCCESSIVI UTILIZZI DELLO STRUMENTO

Dopo la prima compilazione dello strumento è opportuno effettuare aggiornamenti puntuali ogni volta che
si verifica una variazione che riguarda la modalità in cui tratti i dati soggetti alla normativa sulla Privacy. La
stessa normativa è in evoluzione. In caso di variazioni, queste verranno comunicate tramite lo strumento o
mail.

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