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Windent Istruzioni esportazione agenda
Windent
Istruzioni esportazione
agenda

Sommario

  • 1 Descrizione del servizio....................................................................................................................3

    • 1.1 Accesso al servizio....................................................................................................................3

    • 1.2 Scelta della modalità.................................................................................................................4

  • 2 Esportazione su palmare....................................................................................................................5

    • 2.1 Occorrente per l'utilizzo.............................................................................................................5

    • 2.2 Uso del servizio.........................................................................................................................5

      • 2.2.1 Esportazione\Importazione agenda degli appuntamenti...................................................6

      • 2.2.2 Esportazione......................................................................................................................6

      • 2.2.3 Importazione.....................................................................................................................7

      • 2.2.4 Esportazione contatti.........................................................................................................9

      • 2.2.5 Utility di cancellazione.....................................................................................................9

  • 3 Esportazione su Google ® .............................................................................................................10

    • 3.1 Occorrente per l'utilizzo...........................................................................................................10

    • 3.2 Configurazione di GOOGLE...................................................................................................10

  • 3.3Uso del servizio........................................................................................................................12

    • 3.3.1 Esportazione\Importazione agenda degli appuntamenti.................................................12

    • 3.3.2 Esportazione contatti.......................................................................................................16

    • 3.3.3 Utility di cancellazione...................................................................................................17

    1

    DESCRIZIONE DEL SERVIZIO

    Il servizio di Esportazione Agenda risponde alla necessità di avere sempre disponibile l'agenda degli appuntamenti del proprio studio. In un unico programma, vi è la possibilità di scegliere tra due opzioni:

    Esportazione verso il proprio telefono cellulare

    Esportazione su Google ®

    Nel primo caso, il computer deve essere munito di Microsoft Outlook ® per collegarsi al proprio telefono, oltre ovviamente ai programmi di sincronizzazione automatica (ActiveSync, iTunes ecc.). Nel secondo caso, di un computer collegato alla rete internet e ad un account Google ® valido.

    In pochi istanti è possibile inserire gli appuntamenti ed i contatti (pazienti, fornitori e rubrica) sul proprio telefono cellulare oppure aggiornare il vostro Calendario personale su Google Calendar ® ed esportare i contatti su Google Gmail ® con un solo click.

    • 1.1 ACCESSO AL SERVIZIO

    La procedura è accessibile dall'agenda degli appuntamenti. Sulla parte destra fare click sul pulsante esplodi. Nella finestra che appare, premere il tasto Sincronizza Appuntamenti.

    1 DESCRIZIONE DEL SERVIZIO Il servizio di Esportazione Agenda risponde alla necessità di avere sempre disponibile

    Se avete acquistato il programma oppure è attiva una versione dimostrativa, comparirà la schermata principale.

    1.2

    SCELTA DELLA MODALITÀ

    Le due modalità di esportazione non sono esclusive: è possibile aggiornare gli appuntamenti sul vostro telefono e subito dopo aggiornare l'agenda di Google Calendar ®. La scelta delle due modalità è possibile selezionando la configurazione desiderata in alto nell'interfaccia della finestra (sezione Google o sezione Outlook – vCard).

    1.2 SCELTA DELLA MODALITÀ Le due modalità di esportazione non sono esclusive: è possibile aggiornare gli

    2

    ESPORTAZIONE SU PALMARE

    2.1 OCCORRENTE PER L'UTILIZZO Per l'utilizzo del servizio è necessario predisporre il computer per la sincronizzazione
    2.1
    OCCORRENTE PER L'UTILIZZO
    Per l'utilizzo del servizio è necessario predisporre il computer per la sincronizzazione del palmare.
    Il 95% dei palmari si appoggiano a Microsoft Outlook ®, ed è proprio al programma compreso nel
    pacchetto Microsoft Office ® che il servizio si interfaccia. In generale quindi, per utilizzare il servizio
    occorre:
    Cavetto Usb per collegare il Palmare al Pc;
    Microsoft Outlook ® installato sul Pc;
    Programma di sincronizzazione Pc – Palmare (ActiveSync, iTunes
    ).
    N.B. Prima di acquistare il servizio, verificare di essere in possesso di un telefono palmare compatibile
    e del corretto funzionamento della sincronizzazione con Outlook.
    2.2
    USO DEL SERVIZIO

    La finestra è suddivisa in due categorie, evidenziate dal diverso colore:

    (Azzurra) Esportazione\Importazione agenda degli appuntamenti;

    (Rosa) Esportazione dei contatti su Outlook o in una cartella nel formato Vcard (Biglietti da visita elettronici);

    2.2.1

    Esportazione\Importazione agenda degli appuntamenti

    2.2.1 Esportazione\Importazione agenda degli appuntamenti La sezione azzurra è dedicata all'esportazione ed all'importazione di appuntamenti in

    La sezione azzurra è dedicata all'esportazione ed all'importazione di appuntamenti in Outlook. I pulsanti principali sono 3:

    Esporta, che permettere di inviare ad Outlook gli appuntamenti;

    Importa, che permette di inserire in Quaderno gli appuntamenti presenti in Outlook;

    Importa - Esporta, che esegue in ordine, l'esportazione e l'importazione.

    • 2.2.2 Esportazione

    La zona azzurra nella prima sezione permette di impostare alcune opzioni per l'esportazione degli appuntamenti. Di default il programma esporterà tutti gli appuntamenti futuri di tutti i medici, cancellando gli eventuali appuntamenti già inseriti in Outlook (ovviamente SOLO quelli inseriti da quaderno). Per selezionare un medico in particolare, cliccare sulla lista dei medici e scegliere quello che ci interessa (in questo caso Dott. Mario Rossi).

    2.2.1 Esportazione\Importazione agenda degli appuntamenti La sezione azzurra è dedicata all'esportazione ed all'importazione di appuntamenti in

    Se viene scelto un medico singolo, la casella alla sua destra diventa modificabile. Come descritto nell'opzione, viene data la possibilità di cancellare gli appuntamenti degli altri medici presenti in Outlook, oppure lasciarli in Agenda.

    Inserisci telefono pazienti. Inserisce nelle note dell'appuntamento i numeri di telefono del paziente (se questi sono presenti). Riporta solo iniziali pazienti. L'appuntamento sarà memorizzato su outlook, solo con le iniziali del paziente. Esporto anche le note del giorno. Crea un appuntamento di durata 24 ore se in quel giorno è presente una nota.

    Una volta impostate le opzioni, l'esportazione si conclude cliccando su Esporta. Il software cancellerà gli appuntamenti presenti su Outlook come da opzione desiderata, inserirà gli appuntamenti con il nome del paziente, gli eventuali numeri di telefono e il nome del medico (solo se è stato scelto di esportare tutti i medici), oltre ovviamente alle note dell'appuntamento. In conclusione verrà ripulito il cestino di Outlook.

    2.2.3

    Importazione

    E' possibile importare in quaderno gli appuntamenti presi precedentemente con il telefono. Nella sezione azzurra è possibile impostare anche le opzioni relative all'importazione. Viene scelto a priori a quale medico ed in quale studio inserire gli eventuali nuovi appuntamenti. Dopo aver selezionato medico e studio possiamo premere il pulsante Importa. Il software ricercherà tra tutti gli appuntamenti presenti in Outlook gli ultimi inseriti, e li mostrerà in una nuova finestra, ordinati per data.

    2.2.3 Importazione E' possibile importare in quaderno gli appuntamenti presi precedentemente con il telefono. Nella sezione

    In questa nuova finestra, sono visibili Data, ora di inizio, ora di fine, Oggetto (preferibilmente il nome del paziente), e operazione da fare, relativa all'appuntamento. Non è detto che tutti gli appuntamenti presenti in agenda siano da inserire in Quaderno, per questo è possibile scegliere il tipo di operazione da fare. Per modificare il tipo di operazione basta cliccare con il pulsante destro del mouse sopra alla linea selezionata. Apparirà un mini-menù con le seguenti opzioni:

    • • • • Prendi appuntamento: inserisce l'appuntamento in Quaderno Non richiedere in futuro: non mostrerà
    Prendi appuntamento: inserisce l'appuntamento in Quaderno
    Non richiedere in futuro: non mostrerà più l'appuntamento in questa lista
    Richiedi in futuro: alla prossima importazione mostra di nuovo l'appuntamento
    Cancella da Outlook: elimina l'appuntamento da Outlook

    Nel caso dell'esempio, Partita con Carlo, che evidentemente non è un appuntamento da inserire nell'agenda del Quaderno Elettronico, sceglieremo la seconda opzione, e non verrà più fatta vedere nell'importazione. Per mostrare il luogo e le note di ogni riga, basterà fare doppio click con il mouse sopra di esse. Verrà aperta una piccola finestra contenente ulteriori dettagli.

    Nel caso dell'esempio, Partita con Carlo , che evidentemente non è un appuntamento da inserire nell'agenda

    Nell'esempio, l'appuntamento ha come nota “da confermare”. Per questo verrà impostato come operazione Richiedi in futuro. A questo punto siamo pronti per terminare la procedura premendo “OK”, o, eventualmente Stampa. Il software eseguirà le operazioni richieste per ogni riga, inserendo i nuovi appuntamenti in Quaderno. C'è possibilità che il programma rilevi un nome non presente tra la lista dei pazienti. In tal caso, una finestra vi avvertirà della situazione, permettendovi di scegliere tra tre soluzioni.

    • • • Sì, inserimento manuale del paziente, scegliendolo dalla lista dei pazienti, o creandone uno
    Sì, inserimento manuale del paziente, scegliendolo dalla lista dei pazienti, o creandone uno
    nuovo;
    No, memorizza l'appuntamento con il nome trovato su Outlook;
    Annulla non memorizza l'appuntamento, mostrandolo di nuovo alla prossima importazione.

    Nel momento in cui il software inserirà l'appuntamento, verranno fatti dei controlli sulla correttezza (da quello del doppio nome, a quello che stabilisce se il medico lavora e se è già presente un appuntamento per quell'ora). Prima della conclusione, cliccando sul pulsante stampa verrà stampato un riepilogo degli appuntamenti presi, in modo tale da controllare anche manualmente il corretto inserimento.

    Nel momento in cui il software inserirà l'appuntamento, verranno fatti dei controlli sulla correttezza (da quello

    A fine procedura, verranno eliminati gli eventuali appuntamenti con operazione da cancellare.

    • 2.2.4 Esportazione contatti

    Il software permette l'esportazione di contatti. Ci sono due modalità di esportazione: la prima verso Outlook, e di conseguenza verso il palmare collegato al Pc e la seconda, in un percorso specificato sottoforma di Vcard. Tale formato è il più usato da varie case produttrici di software, di navigatori ...

    Nel momento in cui il software inserirà l'appuntamento, verranno fatti dei controlli sulla correttezza (da quello

    Possiamo decidere di esportare i Pazienti, i contatti presenti nella Rubrica ed i Fornitori inseriti. Se vogliamo esportare in Vcard, occorre specificare il percorso in cui salvare.

    • 2.2.5 Utility di cancellazione

    Per facilitare la gestione del servizio, viene data la possibilità di cancellare le informazioni inserite dal programma in Outlook.

    Nel momento in cui il software inserirà l'appuntamento, verranno fatti dei controlli sulla correttezza (da quello

    È possibile cancellare l'agenda e/o i contatti cliccando sull'apposito tasto “Cancella”.

    N.B. Verranno cancellati SOLO I DATI PRECEDENTEMENTE INSERITI DA QUADERNO. I dati già presenti in Outlook non saranno presi in considerazione dalla procedura. La Quaderno Elettronico non si ritiene responsabile di eventuali cancellazioni indesiderate.

    3

    ESPORTAZIONE SU GOOGLE ®

    • 3.1 OCCORRENTE PER L'UTILIZZO

    Per poter usufruire del servizio, è necessario che almeno un computer all'interno dello studio, sia connesso alla rete internet; inoltre, si deve disporre di un account Google esistente.

    N.B. Prima di acquistare il servizio, verificare di avere un computer connesso ad internet.

    3 ESPORTAZIONE SU GOOGLE ® 3.1 OCCORRENTE PER L'UTILIZZO Per poter usufruire del servizio, è necessario
    • 3.2 CONFIGURAZIONE DI GOOGLE

    Come già specificato nel precedente paragrafo, il programma richiede un account Google esistente (per la creazione di questo, si rimanda alla pagina http:\\www.google.it). Ogni account Google mette a disposizione, oltre a Gmail, su cui è possibile memorizzare contatti con numeri di telefono, mail, ecc. , la sezione Calendar, una vera e propria agenda degli appuntamenti sempre presente e consultabile su internet.

    Per poter accedere a questo servizio è necessario essere in possesso di una Username e di una Password. Tali dati per l'accesso all'account personale di Google possono essere inseriti per la prima volta cliccando il tasto Nuovo, oppure modificare quelli di un account già creato, premendo il tasto Modifica. E' inoltre possibile creare una nuova configurazione a partire da quella selezionata premendo il tasto Copia e cancellare una configurazione non più desiderata cliccando su Cancella.

    E' possibile associare al programma di esportazione più di un account Google, con le relative opzioni

    E' possibile associare al programma di esportazione più di un account Google, con le relative opzioni personalizzate. Al momento che lanceremo la procedura di esportazione il programma agirà solamente sugli account presenti nella schermata principale che risultano ATTIVI. Per attivare o meno un account si effettua un doppio click sul campo Attivo dell'account selezionato.

    Nella creazione o modifica di una configurazione account si hanno le seguenti impostazioni:

    Informazioni Utente permette di inserire le informazioni di accesso a Google e se rendere o meno l'account attivo;

    Gestione Appuntamenti permette di selezionare quali appuntamenti esportare\importare, e quali informazioni riportare sul calendario. La sezione Calendario di Calendar consente la creazione, la modifica o la cancellazione della lista dei calendari disponibili.

    Gestione Contatti permette di scegliere cosa esportare sui contatti. La sezione Gruppo di Gmail consente la creazione, la modifica o la cancellazione della lista dei gruppi disponibili;

    Gli appuntamenti ed i contatti saranno quindi esportati solo se l'accesso a Google darà esito positivo, e se il calendario ed il gruppo utilizzato saranno presenti rispettivamente nella lista dei calendari in Calendar e nella lista dei gruppi di contatti su Gmail. La creazione di un nuovo calendario è una utility presente nella prima pagina di Google Calendar, così come la creazione di un nuovo gruppo è presente nelle opzioni di Gmail.

    ATTENZIONE!! Creare un nuovo calendario od un nuovo gruppo dal programma, non significa creare un nuovo calendario od un nuovo gruppo su Google, ma solamente aggiungere un NUOVO NOME alla lista dei NOMI DI CALENDARI e GRUPPI disponibili. La stessa cosa vale per la modifica e la cancellazione.

    • 3.3 USO DEL SERVIZIO

    La finestra di esportazione sull'account Google è suddivisa in due diverse categorie :

    (Appuntamenti in Calendar– Sezione Azzurra) Esportazione\Importazione agenda degli

    appuntamenti; (Contatti in Gmail – Sezione Arancio) Esportazione dei contatti in Gmail

    • 3.3.1 Esportazione\Importazione agenda degli appuntamenti

    La sezione azzurra degli appuntamenti è dedicata all'esportazione ed all'importazione di appuntamenti in Google Calendar.

    Il pulsante principale è il Sincronizza, permette di esportare gli appuntamenti da quaderno a Calendar e di importare i nuovi appuntamenti inseriti da Calendar in quaderno.

    ATTENZIONE!! Creare un nuovo calendario od un nuovo gruppo dal programma, non significa creare un nuovo

    L'account numero 1, rappresenta l'account di sincronizzazione, il quale permette di avere una sincronizzazione completa con Calendar, ciò significa che ritroveremo in quaderno anche le modifiche agli appuntamenti che si effettuano su Calendar, oltre ovviamente ai nuovi appuntamenti.

    Ad esempio: supponiamo che si sposti la data di un appuntamento su Calendar, per riportare la modifica anche in Quaderno dovremo effettuare una nuova sincronizzazione degli appuntamenti (con l'account di sincronizzazione attivo). In questo modo saranno riportate tutte le modifiche effettuate da Calendar oltre ad eventuali nuovi appuntamenti.

    Tutti gli altri account invece importeranno solamente i nuovi appuntamenti immessi in Calendar, senza tenere conto delle modifiche.

    Come già descritto precedentemente le impostazioni su cosa esportare – importare, per ogni account, si inseriscono dalla finestra di Nuovo o Modifica account.

    Ad esempio: supponiamo che si sposti la data di un appuntamento su Calendar, per riportare la

    Questa finestra permette di impostare alcune opzioni per l'esportazione degli appuntamenti. Con l'account di sincronizzazione di default il programma esporterà tutti gli appuntamenti futuri di tutti i medici, cancellando gli eventuali appuntamenti già inseriti in Calendar (ovviamente SOLO quelli inseriti da quaderno).

    Con gli altri account si può anche selezionare un medico in particolare, cliccare sulla lista dei medici e scegliere quello che ci interessa (in questo caso Mario Rossi). Si può anche decidere se cancellare o lasciare in Calendar gli appuntamenti degli altri medici precedentemente esportati.

    Ad esempio: supponiamo che si sposti la data di un appuntamento su Calendar, per riportare la

    Spuntando le seguenti opzioni presenti nella finestra si può scegliere cosa esportare:

    Inserisci telefono pazienti. Inserisce nelle note dell'appuntamento i numeri di telefono del paziente (se questi sono presenti). Riporta solo iniziali pazienti. L'appuntamento sarà memorizzato su Calendar, solo con le iniziali del paziente. Esporto anche le note del giorno. Crea un appuntamento di durata 24 ore se in quel giorno è presente una nota.

    E' possibile importare in quaderno gli appuntamenti presi precedentemente con Calendar. Dalla sezione importo di questa finestra si può scegliere quindi a quale medico ed in quale studio inserire gli eventuali nuovi appuntamenti.

    In alto, nella finestra gestione appuntamenti, è presente la sezione per la selezione, creazione, modifica e cancellazione della lista dei calendari disponibili. Una volta impostate le opzioni del proprio account, si può procedere all'esportazione - importazione degli appuntamenti semplicemente cliccando sul bottone Sincronizza nella schermata principale.

    Si darà così il via alla procedura di esportazione\importazione che dopo essersi autenticata con Calendar procederà alla sincronizzazione degli appuntamenti.

    E' possibile importare in quaderno gli appuntamenti presi precedentemente con Calendar. Dalla sezione importo di questa

    In caso di conflitto di qualche appuntamento durante l'esportazione - importazione tra Calendar e Quaderno viene data la possibilità di scegliere come procedere.

    Al termine dell'esportazione, se l'operazione ha avuto buon esito, viene visualizzata una schermata riepilogativa che indica

    Al termine dell'esportazione, se l'operazione ha avuto buon esito, viene visualizzata una schermata riepilogativa che indica per ogni account attivo quanti appuntamenti sono stati esportati.

    3.3.2

    Esportazione contatti

    Oltre all'esportazione degli appuntamenti su Calendar, vi è la possibilità di esportare anche i contatti inseriti in Quaderno. Google mette a disposizione l'account di posta Gmail, che fornisce una rubrica di contatti nella quale è possibile creare dei gruppi. Dentro a questi saranno esportati i contatti di quaderno.

    3.3.2 Esportazione contatti Oltre all'esportazione degli appuntamenti su Calendar, vi è la possibilità di esportare anche

    Come per gli appuntamenti le opzioni di esportazione dei contatti vengono inserite al momento della creazione o modifica di un account. Possiamo decidere di esportare i Pazienti, i contatti presenti nella Rubrica ed i Fornitori inseriti.

    La sezione Gruppo di Gmail consente la creazione, la modifica o la cancellazione della lista dei gruppi disponibili.

    3.3.2 Esportazione contatti Oltre all'esportazione degli appuntamenti su Calendar, vi è la possibilità di esportare anche

    Una volta impostate le opzioni di esportazione dell'account selezionato, dalla finestra principale dei contatti cliccando su Esporta Contatti si avvierà la procedura di esportazione contatti.

    Come per la procedura degli appuntamenti al termine dell'esportazione, se terminata correttamente,

    viene visualizzata una schermata riepilogativa che indica per ogni account attivo quanti contatti sono stati esportati.

    • 3.3.3 Utility di cancellazione

    Per facilitare la gestione del servizio, viene data la possibilità di cancellare tutti gli appuntamenti inseriti nel calendario specificato, oppure tutti i contatti inseriti in Gmail.

    viene visualizzata una schermata riepilogativa che indica per ogni account attivo quanti contatti sono stati esportati.

    N.B. Verranno cancellati SOLO I DATI PRECEDENTEMENTE INSERITI DA QUADERNO. I dati già presenti in GOOGLE non saranno presi in considerazione dalla procedura. La Quaderno Elettronico non si ritiene responsabile di eventuali cancellazioni indesiderate.