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Istruzioni esportazione
agenda

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Sommario
1 Descrizione del servizio....................................................................................................................3
1.1 Accesso al servizio....................................................................................................................3
1.2 Scelta della modalit.................................................................................................................4
2 Esportazione su palmare....................................................................................................................5
2.1 Occorrente per l'utilizzo.............................................................................................................5
2.2 Uso del servizio.........................................................................................................................5
2.2.1 Esportazione\Importazione agenda degli appuntamenti...................................................6
2.2.2 Esportazione......................................................................................................................6
2.2.3 Importazione.....................................................................................................................7
2.2.4 Esportazione contatti.........................................................................................................9
2.2.5 Utility di cancellazione.....................................................................................................9
3 Esportazione su Google .............................................................................................................10
3.1 Occorrente per l'utilizzo...........................................................................................................10
3.2 Configurazione di GOOGLE...................................................................................................10
3.3Uso del servizio........................................................................................................................12
3.3.1 Esportazione\Importazione agenda degli appuntamenti.................................................12
3.3.2 Esportazione contatti.......................................................................................................16
3.3.3 Utility di cancellazione...................................................................................................17

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1 DESCRIZIONE DEL SERVIZIO
Il servizio di Esportazione Agenda risponde alla necessit di avere sempre disponibile l'agenda degli
appuntamenti del proprio studio.
In un unico programma, vi la possibilit di scegliere tra due opzioni:

Esportazione verso il proprio telefono cellulare

Esportazione su Google

Nel primo caso, il computer deve essere munito di Microsoft Outlook per collegarsi al proprio
telefono, oltre ovviamente ai programmi di sincronizzazione automatica (ActiveSync, iTunes ecc.).
Nel secondo caso, di un computer collegato alla rete internet e ad un account Google valido.

In pochi istanti possibile inserire gli appuntamenti ed i contatti (pazienti, fornitori e rubrica) sul
proprio telefono cellulare oppure aggiornare il vostro Calendario personale su Google Calendar ed
esportare i contatti su Google Gmail con un solo click.

1.1 ACCESSO AL SERVIZIO

La procedura accessibile dall'agenda degli appuntamenti.
Sulla parte destra fare click sul pulsante esplodi. Nella finestra che appare, premere il tasto Sincronizza
Appuntamenti.

Se avete acquistato il programma oppure attiva una versione dimostrativa, comparir la schermata
principale.

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1.2 SCELTA DELLA MODALIT
Le due modalit di esportazione non sono esclusive: possibile aggiornare gli appuntamenti sul vostro
telefono e subito dopo aggiornare l'agenda di Google Calendar .
La scelta delle due modalit possibile selezionando la configurazione desiderata in alto
nell'interfaccia della finestra (sezione Google o sezione Outlook vCard).

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2 ESPORTAZIONE SU PALMARE

2.1 OCCORRENTE PER L'UTILIZZO

Per l'utilizzo del servizio necessario predisporre il computer per la sincronizzazione del palmare.
Il 95% dei palmari si appoggiano a Microsoft Outlook , ed proprio al programma compreso nel
pacchetto Microsoft Office che il servizio si interfaccia. In generale quindi, per utilizzare il servizio
occorre:

Cavetto Usb per collegare il Palmare al Pc;

Microsoft Outlook installato sul Pc;
Programma di sincronizzazione Pc Palmare (ActiveSync, iTunes ... ).

N.B. Prima di acquistare il servizio, verificare di essere in possesso di un telefono palmare compatibile
e del corretto funzionamento della sincronizzazione con Outlook.

2.2 USO DEL SERVIZIO

La finestra suddivisa in due categorie, evidenziate dal diverso colore:

(Azzurra) Esportazione\Importazione agenda degli appuntamenti;

(Rosa) Esportazione dei contatti su Outlook o in una cartella nel formato Vcard (Biglietti da
visita elettronici);

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2.2.1 Esportazione\Importazione agenda degli appuntamenti

La sezione azzurra dedicata all'esportazione ed all'importazione di appuntamenti in Outlook. I

pulsanti principali sono 3:

Esporta, che permettere di inviare ad Outlook gli appuntamenti;

Importa, che permette di inserire in Quaderno gli appuntamenti presenti in Outlook;
Importa - Esporta, che esegue in ordine, l'esportazione e l'importazione.

2.2.2 Esportazione
La zona azzurra nella prima sezione permette di impostare alcune opzioni per l'esportazione degli
appuntamenti. Di default il programma esporter tutti gli appuntamenti futuri di tutti i medici,
cancellando gli eventuali appuntamenti gi inseriti in Outlook (ovviamente SOLO quelli inseriti da
quaderno). Per selezionare un medico in particolare, cliccare sulla lista dei medici e scegliere quello
che ci interessa (in questo caso Dott. Mario Rossi).

Se viene scelto un medico singolo, la casella alla sua destra diventa modificabile. Come descritto
nell'opzione, viene data la possibilit di cancellare gli appuntamenti degli altri medici presenti in
Outlook, oppure lasciarli in Agenda.

Inserisci telefono pazienti. Inserisce nelle note dell'appuntamento i numeri di telefono del paziente (se
questi sono presenti).
Riporta solo iniziali pazienti. L'appuntamento sar memorizzato su outlook, solo con le iniziali del
paziente.
Esporto anche le note del giorno. Crea un appuntamento di durata 24 ore se in quel giorno presente
una nota.

Una volta impostate le opzioni, l'esportazione si conclude cliccando su Esporta. Il software canceller
gli appuntamenti presenti su Outlook come da opzione desiderata, inserir gli appuntamenti con il
nome del paziente, gli eventuali numeri di telefono e il nome del medico (solo se stato scelto di
esportare tutti i medici), oltre ovviamente alle note dell'appuntamento. In conclusione verr ripulito il
cestino di Outlook.

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2.2.3 Importazione
E' possibile importare in quaderno gli appuntamenti presi precedentemente con il telefono.
Nella sezione azzurra possibile impostare anche le opzioni relative all'importazione. Viene scelto a
priori a quale medico ed in quale studio inserire gli eventuali nuovi appuntamenti.
Dopo aver selezionato medico e studio possiamo premere il pulsante Importa. Il software ricercher tra
tutti gli appuntamenti presenti in Outlook gli ultimi inseriti, e li mostrer in una nuova finestra, ordinati
per data.

In questa nuova finestra, sono visibili Data, ora di inizio, ora di fine, Oggetto (preferibilmente il nome del
paziente), e operazione da fare, relativa all'appuntamento. Non detto che tutti gli appuntamenti
presenti in agenda siano da inserire in Quaderno, per questo possibile scegliere il tipo di operazione
da fare. Per modificare il tipo di operazione basta cliccare con il pulsante destro del mouse sopra alla
linea selezionata. Apparir un mini-men con le seguenti opzioni:

Prendi appuntamento: inserisce l'appuntamento in Quaderno

Non richiedere in futuro: non mostrer pi l'appuntamento in questa lista
Richiedi in futuro: alla prossima importazione mostra di nuovo l'appuntamento
Cancella da Outlook: elimina l'appuntamento da Outlook

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Nel caso dell'esempio, Partita con Carlo, che evidentemente non un appuntamento da inserire
nell'agenda del Quaderno Elettronico, sceglieremo la seconda opzione, e non verr pi fatta vedere
nell'importazione.
Per mostrare il luogo e le note di ogni riga, baster fare doppio click con il mouse sopra di esse. Verr
aperta una piccola finestra contenente ulteriori dettagli.

Nell'esempio, l'appuntamento ha come nota da confermare. Per questo verr impostato come
operazione Richiedi in futuro.
A questo punto siamo pronti per terminare la procedura premendo OK, o, eventualmente Stampa.
Il software eseguir le operazioni richieste per ogni riga, inserendo i nuovi appuntamenti in Quaderno.
C' possibilit che il programma rilevi un nome non presente tra la lista dei pazienti. In tal caso, una
finestra vi avvertir della situazione, permettendovi di scegliere tra tre soluzioni.

S, inserimento manuale del paziente, scegliendolo dalla lista dei pazienti, o creandone uno
nuovo;
No, memorizza l'appuntamento con il nome trovato su Outlook;
Annulla non memorizza l'appuntamento, mostrandolo di nuovo alla prossima importazione.

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Nel momento in cui il software inserir l'appuntamento, verranno fatti dei controlli sulla correttezza (da
quello del doppio nome, a quello che stabilisce se il medico lavora e se gi presente un
appuntamento per quell'ora).
Prima della conclusione, cliccando sul pulsante stampa verr stampato un riepilogo degli appuntamenti
presi, in modo tale da controllare anche manualmente il corretto inserimento.

A fine procedura, verranno eliminati gli eventuali appuntamenti con operazione da cancellare.

2.2.4 Esportazione contatti

Il software permette l'esportazione di contatti.
Ci sono due modalit di esportazione: la prima verso Outlook, e di conseguenza verso il palmare
collegato al Pc e la seconda, in un percorso specificato sottoforma di Vcard. Tale formato il pi usato
da varie case produttrici di software, di navigatori...

Possiamo decidere di esportare i Pazienti, i contatti presenti nella Rubrica ed i Fornitori inseriti.
Se vogliamo esportare in Vcard, occorre specificare il percorso in cui salvare.

2.2.5 Utility di cancellazione

Per facilitare la gestione del servizio, viene data la possibilit di cancellare le informazioni inserite dal
programma in Outlook.

possibile cancellare l'agenda e/o i contatti cliccando sull'apposito tasto Cancella.

N.B. Verranno cancellati SOLO I DATI PRECEDENTEMENTE INSERITI DA QUADERNO. I dati gi

presenti in Outlook non saranno presi in considerazione dalla procedura. La Quaderno Elettronico non
si ritiene responsabile di eventuali cancellazioni indesiderate.

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3 ESPORTAZIONE SU GOOGLE

3.1 OCCORRENTE PER L'UTILIZZO

Per poter usufruire del servizio, necessario che almeno un computer all'interno dello studio, sia
connesso alla rete internet; inoltre, si deve disporre di un account Google esistente.

N.B. Prima di acquistare il servizio, verificare di avere un computer connesso ad internet.

3.2 CONFIGURAZIONE DI GOOGLE

Come gi specificato nel precedente paragrafo, il programma richiede un account Google esistente
(per la creazione di questo, si rimanda alla pagina http:\\www.google.it).
Ogni account Google mette a disposizione, oltre a Gmail, su cui possibile memorizzare contatti con
numeri di telefono, mail, ecc. , la sezione Calendar, una vera e propria agenda degli appuntamenti
sempre presente e consultabile su internet.

Per poter accedere a questo servizio necessario essere in possesso di una Username e di una
Password. Tali dati per l'accesso all'account personale di Google possono essere inseriti per la prima
volta cliccando il tasto Nuovo, oppure modificare quelli di un account gi creato, premendo il tasto
Modifica. E' inoltre possibile creare una nuova configurazione a partire da quella selezionata premendo
il tasto Copia e cancellare una configurazione non pi desiderata cliccando su Cancella.

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E' possibile associare al programma di esportazione pi di un account Google, con le relative opzioni
personalizzate. Al momento che lanceremo la procedura di esportazione il programma agir solamente
sugli account presenti nella schermata principale che risultano ATTIVI. Per attivare o meno un account
si effettua un doppio click sul campo Attivo dell'account selezionato.

Nella creazione o modifica di una configurazione account si hanno le seguenti impostazioni:

Informazioni Utente permette di inserire le informazioni di accesso a Google e se rendere o

meno l'account attivo;
Gestione Appuntamenti permette di selezionare quali appuntamenti esportare\importare, e quali
informazioni riportare sul calendario. La sezione Calendario di Calendar consente la creazione,
la modifica o la cancellazione della lista dei calendari disponibili.
Gestione Contatti permette di scegliere cosa esportare sui contatti. La sezione Gruppo di Gmail
consente la creazione, la modifica o la cancellazione della lista dei gruppi disponibili;

Gli appuntamenti ed i contatti saranno quindi esportati solo se l'accesso a Google dar esito positivo, e
se il calendario ed il gruppo utilizzato saranno presenti rispettivamente nella lista dei calendari in
Calendar e nella lista dei gruppi di contatti su Gmail. La creazione di un nuovo calendario una utility
presente nella prima pagina di Google Calendar, cos come la creazione di un nuovo gruppo presente
nelle opzioni di Gmail.

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ATTENZIONE!! Creare un nuovo calendario od un nuovo gruppo dal programma, non significa creare
un nuovo calendario od un nuovo gruppo su Google, ma solamente aggiungere un NUOVO NOME alla
lista dei NOMI DI CALENDARI e GRUPPI disponibili. La stessa cosa vale per la modifica e la
cancellazione.

3.3 USO DEL SERVIZIO

La finestra di esportazione sull'account Google suddivisa in due diverse categorie :

(Appuntamenti in Calendar Sezione Azzurra) Esportazione\Importazione agenda degli

appuntamenti;
(Contatti in Gmail Sezione Arancio) Esportazione dei contatti in Gmail

3.3.1 Esportazione\Importazione agenda degli appuntamenti

La sezione azzurra degli appuntamenti dedicata all'esportazione ed all'importazione di appuntamenti
in Google Calendar.

Il pulsante principale il Sincronizza, permette di esportare gli appuntamenti da quaderno a Calendar e

di importare i nuovi appuntamenti inseriti da Calendar in quaderno.

L'account numero 1, rappresenta l'account di sincronizzazione, il quale permette di avere una

sincronizzazione completa con Calendar, ci significa che ritroveremo in quaderno anche le modifiche
agli appuntamenti che si effettuano su Calendar, oltre ovviamente ai nuovi appuntamenti.

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Ad esempio: supponiamo che si sposti la data di un appuntamento su Calendar, per riportare la
modifica anche in Quaderno dovremo effettuare una nuova sincronizzazione degli appuntamenti (con
l'account di sincronizzazione attivo). In questo modo saranno riportate tutte le modifiche effettuate da
Calendar oltre ad eventuali nuovi appuntamenti.

Tutti gli altri account invece importeranno solamente i nuovi appuntamenti immessi in Calendar, senza
tenere conto delle modifiche.

Come gi descritto precedentemente le impostazioni su cosa esportare importare, per ogni account,
si inseriscono dalla finestra di Nuovo o Modifica account.

Questa finestra permette di impostare alcune opzioni per l'esportazione degli appuntamenti. Con
l'account di sincronizzazione di default il programma esporter tutti gli appuntamenti futuri di tutti i
medici, cancellando gli eventuali appuntamenti gi inseriti in Calendar (ovviamente SOLO quelli inseriti
da quaderno).

Con gli altri account si pu anche selezionare un medico in particolare, cliccare sulla lista dei medici e
scegliere quello che ci interessa (in questo caso Mario Rossi). Si pu anche decidere se cancellare o
lasciare in Calendar gli appuntamenti degli altri medici precedentemente esportati.

Spuntando le seguenti opzioni presenti nella finestra si pu scegliere cosa esportare:

Inserisci telefono pazienti. Inserisce nelle note dell'appuntamento i numeri di telefono del paziente (se
questi sono presenti).
Riporta solo iniziali pazienti. L'appuntamento sar memorizzato su Calendar, solo con le iniziali del
paziente.
Esporto anche le note del giorno. Crea un appuntamento di durata 24 ore se in quel giorno presente
una nota.

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E' possibile importare in quaderno gli appuntamenti presi precedentemente con Calendar.
Dalla sezione importo di questa finestra si pu scegliere quindi a quale medico ed in quale studio
inserire gli eventuali nuovi appuntamenti.

In alto, nella finestra gestione appuntamenti, presente la sezione per la selezione, creazione, modifica
e cancellazione della lista dei calendari disponibili.
Una volta impostate le opzioni del proprio account, si pu procedere all'esportazione - importazione
degli appuntamenti semplicemente cliccando sul bottone Sincronizza nella schermata principale.

Si dar cos il via alla procedura di esportazione\importazione che dopo essersi autenticata con
Calendar proceder alla sincronizzazione degli appuntamenti.

In caso di conflitto di qualche appuntamento durante l'esportazione - importazione tra Calendar e

Quaderno viene data la possibilit di scegliere come procedere.

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Al termine dell'esportazione, se l'operazione ha avuto buon esito, viene visualizzata una schermata
riepilogativa che indica per ogni account attivo quanti appuntamenti sono stati esportati.

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3.3.2 Esportazione contatti
Oltre all'esportazione degli appuntamenti su Calendar, vi la possibilit di esportare anche i contatti
inseriti in Quaderno. Google mette a disposizione l'account di posta Gmail, che fornisce una rubrica di
contatti nella quale possibile creare dei gruppi. Dentro a questi saranno esportati i contatti di
quaderno.

Come per gli appuntamenti le opzioni di esportazione dei contatti vengono inserite al momento della
creazione o modifica di un account.
Possiamo decidere di esportare i Pazienti, i contatti presenti nella Rubrica ed i Fornitori inseriti.

La sezione Gruppo di Gmail consente la creazione, la modifica o la cancellazione della lista dei gruppi
disponibili.

Una volta impostate le opzioni di esportazione dell'account selezionato, dalla finestra principale dei
contatti cliccando su Esporta Contatti si avvier la procedura di esportazione contatti.

Come per la procedura degli appuntamenti al termine dell'esportazione, se terminata correttamente,

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viene visualizzata una schermata riepilogativa che indica per ogni account attivo quanti contatti sono
stati esportati.

3.3.3 Utility di cancellazione

Per facilitare la gestione del servizio, viene data la possibilit di cancellare tutti gli appuntamenti inseriti
nel calendario specificato, oppure tutti i contatti inseriti in Gmail.

N.B. Verranno cancellati SOLO I DATI PRECEDENTEMENTE INSERITI DA QUADERNO. I dati gi

presenti in GOOGLE non saranno presi in considerazione dalla procedura. La Quaderno Elettronico
non si ritiene responsabile di eventuali cancellazioni indesiderate.

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