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Servizi Visa per il settore alberghiero Guida alle procedure per il Personale addetto all'accoglienza

Febbraio 2008

Indice
Capitolo 1: Presentazione della guida Capitolo 2: Accettare tutte le carte Visa Capitolo 3: Come riconoscere le carte Visa Capitolo 4: Come utilizzare il servizio di prenotazione alberghiera di Visa Capitolo 5: Come utilizzare il servizio di pagamento parziale anticipato (advance deposit) di Visa Capitolo 6: Come ottenere l'autorizzazione delle transazioni Visa Capitolo 7: Come utilizzare il servizio di check-out rapido (priority check-out) di Visa Capitolo 8: Come effettuare altri addebiti su una carta Visa dopo il check-out Capitolo 9: Come utilizzare il servizio di anticipo di liquidit (cash disbursement) di Visa 3 4 5 8

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Le norme relative all'accettazione e all'elaborazione delle carte Visa possono andare soggette a modifiche: pertanto, abbia cura di informarsi regolarmente di eventuali cambiamenti presso la sua banca acquirer.

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Noi di Visa vogliamo che le nostre carte siano in ogni circostanza il prodotto di pagamento preferito da lei e dai suoi clienti.

Presentazione della guida

Inoltre, specifica tutti i servizi speciali messi a disposizione degli operatori del settore alberghiero. Le raccomandiamo di dedicare il tempo necessario alla lettura di questa guida, perch questo le permetter di trarre vantaggi ancora maggiori dal suo rapporto con Visa. La invitiamo anche ad accertarsi se la sua convenzione di esercente comprende i servizi speciali descritti nella guida.

Per questo, vogliamo che l'accettazione delle carte Visa le riesca quanto pi facile possibile e che lei possa trarre tutti i vantaggi offerti dai servizi che abbiamo concepito specificamente per il settore alberghiero. Questa guida un manuale che descrive passo dopo passo le procedure necessarie per riconoscere e accettare le carte Visa.

Le norme relative all'accettazione e all'elaborazione delle carte Visa possono andare soggette a modifiche: pertanto, abbia cura di informarsi regolarmente di eventuali cambiamenti presso la sua banca acquirer.

Accettare tutte le carte Visa

Se lei ha sottoscritto una convenzione per l'accettazione di carte Visa, sar tenuto/a ad accettare tutte le carte Visa, indipendentemente dalla banca che le avr emesse. Banche di tutto il mondo offrono alla loro clientela una scelta di carte Visa diverse. La linea di prodotti Visa comprende le carte Classic, Gold, Platinum, Infinite ed Electron, oltre alle soluzioni Business e Purchasing e alle carte emesse da Visa in co-branding con altre importanti aziende.

L'aspetto delle varie carte Visa pu essere diverso, ma tutte: possiedono gli stessi elementi fondamentali e le stesse caratteristiche di sicurezza le garantiscono il pagamento quando le procedure di accettazione Visa vengono eseguite correttamente

Le norme relative all'accettazione e all'elaborazione delle carte Visa possono andare soggette a modifiche: pertanto, abbia cura di informarsi regolarmente di eventuali cambiamenti presso la sua banca acquirer.

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Carte Visa
Nuova carta Visa
6 7 2 4 1 6 7 2

Come riconoscere le carte Visa

Sono in circolazione molti tipi diversi di carte Visa. Tutte presentano gli stessi elementi fondamentali e le stesse caratteristiche di sicurezza.

La carte Visa Electron hanno caratteristiche leggermente differenti, possono essere accettate soltanto presso un terminale elettronico e richiedono in ogni caso l'autorizzazione delle transazioni. Per maggiori particolari, legga la pagina seguente.

Carta Visa preeistente

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AUTHORISED SIGNATURE

1 Logo Visa 2 Numero di conto Visa 3 Ologramma Visa 4 Elemento fluorescente 5 Codice numerico di sicurezza (CVV2) 6 Nome del titolare 7 Chip opzionale

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Carte Visa Electron
Nuova carta Visa Electron
ELECTRON

Carta Visa Electron preeistente

ELECTRON

ELECTRON

ELECTRON

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1 Logo Visa Electron 2 Numero di conto Visa 3 Ologramma Visa 4 Elemento fluorescente 5 Codice numerico di sicurezza (CVV2) 6 Nome del titolare 7 Chip opzionale

Le norme relative all'accettazione e all'elaborazione delle carte Visa possono andare soggette a modifiche: pertanto, abbia cura di informarsi regolarmente di eventuali cambiamenti presso la sua banca acquirer.

Come utilizzare il servizio di prenotazione alberghiera di Visa

Il servizio di prenotazione Visa la aiuta a garantire le prenotazioni di camere e ad evitare perdite causate da clienti che non si presentano e non preavvisano la cancellazione. importante che lei esegua correttamente le semplici operazioni qui descritte quando utilizza questo servizio. Se non lo far, i clienti potranno porre domande evitabili e lei si esporr al rischio di chargeback (trasferimenti di addebito). In questa sezione trover informazioni sui seguenti argomenti: Come garantire una prenotazione Gestione degli annullamenti di prenotazioni Gestione delle transazioni no show Gestione dell'overbooking nel servizio prenotazioni Gestione delle prenotazioni effettuate tramite agenzia

3 Spiegare la politica applicata dall'albergo all'annullamento delle prenotazioni Durante il contatto con il titolare di carta, dovr spiegare la politica che il vostro albergo applica all'annullamento delle prenotazioni. Comunichi al titolare di carta se vigono le condizioni sotto indicate (o altre): Le camere con prenotazione garantita vengono tenute a disposizione del cliente fino all'ora del check-out del giorno successivo a quello previsto per l'arrivo L'annullamento delle prenotazioni consentito fino alle ore 18:00, ora locale, della data di arrivo prevista Se la prenotazione non sar confermata o annullata entro il termine indicato, al titolare della carta verr addebitato un pernottamento (pi le imposte applicabili) Se il termine utile per annullare una prenotazione applicato dal suo esercizio alberghiero anteriore alle ore 18:00 della data di arrivo prevista, lei dovr comunicare al titolare di carta tale termine utile, inviando inoltre al richiedente una comunicazione scritta che indichi la regole dell'albergo in fatto di annullamento di prenotazioni 4. Dare conferma scritta al titolare della carta Se il titolare della carta richieder una conferma scritta, abbia cura di indicare nella stessa: Il numero di conto della carta Visa (ricordi che devono essere visibili soltanto le ultime quatto cifre) La data di scadenza della carta Il nominativo del titolare (quale figura sulla carta) La tariffa della camera, inclusiva di imposte, e ogni altra informazione pertinente relativa alla sistemazione L'indirizzo dell'albergo Il codice di conferma I diritti e le responsabilit previsti dal servizio di prenotazione alberghiera di Visa per i titolari di carta Visa La data e l'ora in cui viene meno il diritto di annullare la prenotazione

Come garantire una prenotazione


Durante il contatto con il titolare di carta, lei dovr: 1. Raccogliere le seguenti informazioni: Il numero di conto Visa La data di scadenza della carta Il nominativo del titolare (quale figura sulla carta) L'indirizzo di fatturazione, il numero di telefono e l'eventuale indirizzo di posta elettronica del titolare della carta

N.B.: Il CVV2 (il codice di sicurezza a tre cifre che figura sul retro della carta) non richiesto nel caso delle prenotazioni 2. Fornire al titolare della carta le seguenti informazioni: La tariffa della camera (al lordo di ogni imposta) L'indirizzo dell'albergo Il codice di conferma della prenotazione garantita (occorre raccomandare al titolare della carta di conservare questo dato per farvi riferimento in futuro)

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Gestione degli annullamenti di prenotazioni
Durante il contatto con il titolare di carta, lei dovr... 1. Comunicargli il codice di annullamento 2. Raccomandargli di conservare tale codice per farvi riferimento in futuro Dopo averlo fatto, dovr... 3. Scrivere annullato nel modulo di prenotazione e registrare il codice di annullamento comunicato al titolare di carta 4. Fornire al titolare di carta una nota di annullamento che riporti: Il numero di conto della carta Visa (ricordi che devono essere visibili soltanto le ultime quatto cifre) La data di scadenza della carta Il nominativo del titolare (quale figura sulla carta) Il codice di annullamento N.B.: Qualora l'importo superi il limite consentito dell'esercizio (floor limit), sar comunque necessario ottenere un'autorizzazione

Gestione dell'overbooking nel servizio prenotazioni


Se la sistemazione garantita non sar disponibile al momento dell'arrivo dell'ospite, l'albergo dovr fornire come minimo i seguenti servizi a sue proprie spese: Sistemazione di livello paragonabile presso un albergo di categoria almeno pari per una notte Trasporto verso l'albergo alternativo Invio di tutti i messaggi e le chiamate presso l'albergo alternativo Una chiamata telefonica di tre minuti

Gestione delle prenotazioni effettuate tramite agenzia


Non dimentichi che il suo albergo tenuto a rispondere di tutte le sue prenotazioni raccolte tramite terzi. Il cliente pu comunicare che intende annullare una prenotazione direttamente al suo albergo oppure all'agenzia che ha raccolto la prenotazione. L'albergo ha la responsabilit di garantire che l'agenzia interessata gli comunichi tutti gli annullamenti di prenotazioni che le vengono notificati dai clienti.

Gestione delle transazioni no show


Quando un titolare di carta non annulla la sua prenotazione e non si presenta a prendere possesso della camera (situazione no show), lei potr presentare un modulo di vendita Visa (sales draft) per una permanenza di una notte, pi tutte le imposte del caso. Dovr semplicemente inserire la dicitura no show nel riquadro della firma del modulo di vendita e compilare lo stesso in ogni sua parte, o eseguire una transazione elettronica con invio manuale dei dati come descritto nella procedura check-out rapido (carta non pi presente).

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Come utilizzare il servizio di pagamento parziale anticipato (advance deposit) di Visa


L'indirizzo e il numero di telefono dell'albergo Il codice di conferma della prenotazione garantita (raccomandi al titolare della carta di conservare questo dato per farvi riferimento in futuro) 3. Spiegare la politica applicata dall'albergo all'annullamento delle prenotazioni: Indichi le condizioni previste dall'albergo per l'annullamento delle prenotazioni Chiarisca che l'albergo potr trattenere interamente o in parte l'anticipo se le condizioni di annullamento non saranno soddisfatte Indichi la data e l'ora in cui viene meno il diritto di annullare la prenotazione Provveda a inviare al titolare di carta, a mezzo posta, una descrizione scritta della politica per l'annullamento delle prenotazioni adottata dall'albergo Operazioni successive...

Se il suo albergo prevede il deposito di un anticipo a garanzia delle prenotazioni, le carte Visa possono essere utilizzate per compiere questa operazione. Questo servizio presenta l'ulteriore vantaggio di proteggere l'albergo dalla perdite di tempo e dai problemi causati dalla gestione di assegni personali o esteri. importante che lei esegua correttamente le semplici operazioni qui descritte quando utilizza questo servizio. Se non lo far, i clienti potranno porre domande evitabili e lei si esporr al rischio di chargeback (trasferimenti di addebito). In questa sezione trover informazioni sui seguenti argomenti: Come utilizzare il servizio di pagamento parziale anticipato (advance deposit) di Visa Gestione degli annullamenti in caso di fruizione del servizio Visa di pagamento parziale anticipato Gestione dell'overbooking in caso di fruizione del servizio Visa di pagamento parziale anticipato

Come utilizzare il servizio di pagamento parziale anticipato (advance deposit) di Visa


Durante il contatto con il titolare di carta, lei dovr... 1. Raccogliere le seguenti informazioni: Il numero di conto Visa La data di scadenza della carta Il numero di controllo CVV2 sul verso della carta Il nominativo del titolare (quale figura sulla carta) L'indirizzo di fatturazione, il numero di telefono e l'eventuale indirizzo di posta elettronica del titolare di carta La data di arrivo prevista e la durata del soggiorno

4. Quando verr compilato il modulo di vendita (sales draft) relativo al deposito per prenotazione, occorre aver cura di inserirvi: Il numero di conto di carta Visa, il numero CVV2 (rilevato dal verso della carta), la data di scadenza della carta e il nominativo del titolare L'indirizzo di fatturazione e il numero di telefono del titolare della carta I dati identificativi dell'albergo La dicitura advance deposit nella riga della firma La data di arrivo prevista Il codice di conferma della prenotazione La data della transazione Il codice di autorizzazione, qualora le normali procedure Visa lo richiedano La data e l'ora in cui viene meno il diritto di annullare la prenotazione L''importo del pagamento parziale anticipato

2. Comunicare al titolare della carta: La tariffa della camera (al lordo di ogni imposta) L'importo del deposito a titolo di anticipo che verr addebitato alla sua carta Visa, che non dovr comunque superare il costo di 14 pernottamenti Che il deposito verr detratto dal conto finale Che la camera prenotata rimarr riservata al cliente per il periodo coperto dal deposito

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5. Spedire per posta una conferma scritta della prenotazione entro tre giorni lavorativi, allegandovi una copia del modulo di vendita (sales draft) Tale lettera di conferma deve contenere le seguenti informazioni: La politica di annullamento delle prenotazioni applicata dall'albergo I diritti e le responsabilit previsti dal servizio Visa di pagamento parziale anticipato (advance deposit service) Le modalit di rimborso adottate dall'albergo, che dovranno comunque prevedere il rimborso completo del deposito qualora il titolare della carta annulli la sua prenotazione entro il termine stabilito N.B.: I rimborsi, siano essi integrali o parziali, possono essere accreditati esclusivamente alla carta utilizzata per la prenotazione iniziale 5. Spedisca per posta al titolare della carta i buoni di accredito entro tre giorni lavorativi 6. Includa il buono di accredito tra i depositi da effettuare in giornata

Gestione dell'overbooking in caso di fruizione del servizio Visa di pagamento parziale anticipato
Se la sistemazione garantita non sar disponibile al momento dell'arrivo dell'ospite, l'albergo dovr fornire come minimo i seguenti servizi a sue proprie spese: Sistemazione di livello paragonabile presso un albergo alternativo di categoria uguale o superiore fino a quando la stanza prenotata diverr disponibile per l'ospite Trasporto presso l'albergo alternativo e ritorno presso l'albergo di prenotazione (giornaliero, qualora il titolare della carta lo richieda) Inoltro di tutti i messaggi e le chiamate presso l'albergo alternativo; Due chiamate telefoniche di tre minuti Lei dovr inoltre preparare un buono di accredito per l'importo totale del deposito e spedirne una copia al titolare della carta.

Gestione degli annullamenti in caso di fruizione del servizio Visa di pagamento parziale anticipato
Durante il contatto con il titolare di carta, lei dovr... 1. Comunicargli il codice di annullamento 2. Raccomandargli di conservare tale codice per farvi riferimento in futuro Operazioni successive... 3. Scriva annullato nel modulo di prenotazione e registri il Codice di annullamento comunicato al titolare di carta 4. Stabilisca l'importo del rimborso e prepari un buono di accredito Il buono deve contenere le seguenti informazioni: Il numero di conto e la data di scadenza della carta Visa e il nominativo del titolare L'indirizzo di fatturazione del titolare della carta I dati identificativi dell'albergo Il codice di annullamento La dicitura advance deposit nella riga della firma La data della transazione L'importo dell'anticipo da rimborsare

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Come ottenere l'autorizzazione delle transazioni Visa

L'autorizzazione aiuta a proteggerla dai rischi connessi all'uso fraudolento delle carte presso il suo esercizio alberghiero. Ha inoltre la funzione di confermare che il conto del titolare di carta valido e che la transazione avviene entro il suo limite di disponibilit. importante che lei esegua correttamente le semplici operazioni qui descritte quando utilizza questo servizio. Se non lo far, i clienti potranno porre domande evitabili e lei si esporr al rischio di chargeback (trasferimenti di addebito). In questa sezione trover informazioni sui seguenti argomenti: Ricevere le autorizzazioni Ricevere l'assenso agli addebiti dai titolari di carta Procedura: Ricevere le autorizzazioni Inversione (reversal) di autorizzazioni Autorizzazione di importi stimati Esecuzione delle autorizzazioni di reintegrazione (top-up)

Ricevere le autorizzazioni
importante che lei ottenga l'autorizzazione elettronica in tutti i casi sotto elencati: L'importo complessivo della transazione supera (o potrebbe superare) il limite consentito all'esercente (floor limit) La transazione desta sospetti o avviene in circostanze anomale Il titolare di carta presenta una carta Visa Electron (questultima funziona come qualsiasi altra carta Visa, con la differenza che le transazioni devono sempre essere autorizzate elettronicamente) L'autorizzazione deve rimanere valida per tutta la durata del rapporto tra l'esercizio alberghiero e il titolare di carta. Nel caso dei soggiorni di durata superiore a 14 giorni, le raccomandiamo di chiudere il conto del titolare di carta presso l'albergo, di completare la relativa transazione e quindi di creare una nuova autorizzazione per il nuovo periodo contrattuale. L'albergo deve registrare i seguenti dati nella scheda personale del titolare di carta: La data L'importo autorizzato Il codice di autorizzazione

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Ricevere l'assenso agli addebiti dai titolari di carta
Al momento del check-in, occorre richiedere al titolare di carta o all'ospite di firmare un impegno a pagare i costi modificati o rilevati successivamente, come indicato dalle condizioni di contratto proposte dall'albergo. Qualora il titolare di carta o l'ospite richieda il servizio di checkout rapido, lei dovr fargli firmare anche il relativo contratto. 2. Se il titolare della carta richiede il servizio di check-out rapido (priority check-out) Se il titolare della carta richiede il servizio di check-out rapido (priority check-out), lei dovr: Riportare il numero di conto e la data di scadenza della carta Visa, oltre al nome del suo titolare, nel modulo di vendita (sales draft) Visa Informare il titolare della politica che l'albergo applica alla gestione dei costi che vengono rilevati dopo la riconsegna della camera Consegnare al titolare della carta un contratto di Priority Check-Out Visa perch lo compili Quando il titolare di carta le riconsegner il contratto compilato, si accerti: che sia firmato che vi figuri l'indirizzo postale che il numero di conto del titolare di carta quale figura sul contratto di check-out rapido corrisponda al numero di conto indicato nell'autorizzazione dell'importo stimato 3. Inserire o far passare la carta nel terminale Inserisca la carta nel terminale e segua le indicazioni della schermata. Se la carta non munita di chip, faccia passare nel terminale la banda magnetica. Se l'importo immesso inferiore al limite consentito dell'esercizio (floor limit) non occorre autorizzazione elettronica. Dovr invece eseguire i controlli previsti dagli strumenti Hot Card File e Visa CRB (Card Recovery Bulletin), oltre ad ogni altro controllo raccomandato dalla sua banca acquirer Qualora l'importo sia superiore al limite consentito al suo esercizio o la carta/il terminale imponga l'esecuzione elettronica della transazione, lei dovr richiedere l'autorizzazione elettronica per l'intero importo

Procedura: Ricevere le autorizzazioni


1. Il titolare della carta si presenta per il check-in Quando il titolare di carta si presenta per il check-in: Alla richiesta di come intende pagare, il titolare di carta presenter una carta Visa Spieghi la politica dell'albergo in fatto di addebito di costi modificati o rilevati successivamente al check-out, come ad esempio le spese di servizio in camera, telefono o frigo-bar Offra al titolare della carta il servizio di check-out rapido (priority check-out) Infine stimi l'importo per cui occorre richiedere l'autorizzazione N.B.: L'autorizzazione protegge l'albergo per un importo di fattura definitiva superiore fino al 15% rispetto all'importo stimato

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4. Il titolare della carta immette il suo PIN o firma una ricevuta Il titolare della carta immette il suo PIN o firma la ricevuta. La transazione pu essere: Approvata: in tal caso, il sistema conserva il codice di autorizzazione (AC) Rifiutata: in tal caso, lei dovr richiedere una diversa forma di pagamento 5. Chiedere al titolare della carta di firmare il documento di registrazione presso l'albergo Una volta ricevuta l'approvazione della richiesta, faccia firmare al titolare della carta le condizioni contrattuali attinenti al servizio di check-out rapido e alle eventuali modifiche o integrazioni successive degli addebiti. 6. Conservare la ricevuta rilasciata dal terminale Alleghi la ricevuta rilasciata dal terminale alla scheda di registrazione presso l'albergo. 7. Inversione (reversal) di autorizzazioni Se l'importo autorizzato risulta maggiore del valore della fattura definitiva del titolare di carta, importante che lei esegua un'inversione (reversal) di autorizzazione relativa alla differenza tra l'importo autorizzato e l'importo della fattura definitiva del titolare di carta. Quando lei elaborer il reversal di un'autorizzazione dovr: comunicare al titolare della carta che lei ha tentato di invertire un'autorizzazione comunicare al titolare della carta il numero del codice di autorizzazione invitare il titolare di carta a mettersi in contatto con la propria banca emittente per far annullare l'autorizzazione N.B.: La banca emittente potr richiedere ulteriori informazioni a lei o al titolare di carta per garantire che i fondi possono essere svincolati e che non in atto un tentativo di frode N.B.: La banca emittente potr richiedere ulteriori informazioni a lei o al titolare di carta per garantire che i fondi possono essere svincolati e che non in atto un tentativo di frode

Inversione (reversal) di autorizzazioni


Gli esercenti sono tenuti a tentare di eseguire l'inversione (reversal) delle autorizzazioni nei casi in cui prescritto. Quando lei elaborer il reversal di un'autorizzazione dovr: comunicare al titolare della carta che lei ha tentato di invertire un'autorizzazione comunicare al titolare della carta il numero del codice di autorizzazione invitare il titolare di carta a mettersi in contatto con la propria banca emittente per far annullare l'autorizzazione

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Autorizzazione di importi stimati
La procedura di autorizzazione per importo finale stimato le consente di valutare l'importo finale della transazione e di ricevere la protezione di un'autorizzazione prima che l'ospite riconsegni la camera. L'importo totale da addebitare al titolare di carta pu essere stimato sulla base dei seguenti elementi: La durata prevista del soggiorno La tariffa della camera (al lordo di ogni imposta) I costi vari stimati La stima deve essere confrontata con il limite consentito (floor limit) al suo esercizio e, se del caso, occorrer richiedere l'autorizzazione.

Esecuzione delle autorizzazioni di reintegrazione (top-up)


Pu rendersi necessario correggere periodicamente la stima iniziale quando la spesa del titolare di carta supera di pi del 15% l'autorizzazione inizialmente ricevuta per un importo finale stimato. Ai fini delle reintegrazioni (top-up) il tipo di carta non importante. 1. Immettere i dati della carta Immetta i dati della carta utilizzando il tastierino numerico. La reintegrazione (top-up) pu essere: Approvata: in tal caso, il codice di autorizzazione (AC) viene stampato nel terminale Rifiutata: in tal caso, lei dovr richiedere una diversa forma di pagamento 2. Conservare la ricevuta rilasciata dal terminale Alleghi la ricevuta rilasciata dal terminale alla scheda personale dell'ospite.

N.B.: Il servizio di prenotazione alberghiera di Visa consente che l'importo finale sia superiore fino al 15% rispetto all'importo di stima autorizzato al momento del check-in

Ad esempio, un'autorizzazione per un importo stimato di 1.000 euro al momento del check-in vale per un importo finale fino a 1.150 euro. Non occorre che lei richieda un'autorizzazione per i 150 euro in pi, sempre che la somma di 1.150 euro sia inferiore al limite consentito all'albergo (floor limit). Nel quadro del processo di autorizzazione di un importo stimato, possibile che venga richiesto al titolare di carta di specificare il suo PIN. In questo caso, sar bene che lei rassicuri il titolare di carta spiegandogli che il PIN gli viene chiesto solo per accertare che il legittimo titolare della carta, e che in quel momento non viene effettuato alcun addebito sulla sua carta.

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Come utilizzare il servizio di check-out rapido (priority check-out) di Visa

Il servizio di check-out rapido di Visa una procedura veloce e comoda per gli alberghi e i loro clienti, in quanto permette loro di evitare perdite di tempo negli orari in cui si concentrano i check-out. importante che lei esegua correttamente le semplici operazioni qui descritte quando utilizza questo servizio. Se non lo far, i clienti potranno porre domande evitabili e lei si esporr al rischio di chargeback (trasferimenti di addebito).

2. Inserire o far passare la carta nel terminale Inserisca la carta nel terminale e segua le indicazioni della schermata. Se la carta non munita di chip, faccia passare la banda magnetica nel terminale. 3. Il titolare della carta immette il suo PIN o firma una ricevuta Il titolare della carta immette il suo PIN o firma la ricevuta. La transazione pu essere: Approvata: in tal caso, il sistema conserva il codice di autorizzazione (AC) Rifiutata: in tal caso, lei dovr richiedere una diversa forma di pagamento 4. Conservare la ricevuta rilasciata dal terminale Alleghi la ricevuta alla scheda personale dell'ospite.

Check-out (carta presente)


1. Decidere se occorre o meno un'autorizzazione Quando il titolare della carta desidera riconsegnare la camera, calcoli il conto definitivo e ne confronti l'importo con l'importo totale autorizzato di stima. Se l'importo della fattura definitiva minore della somma di tutti gli importi autorizzati maggiorata del 15%, non occorre un'altra autorizzazione Se l'importo della fattura definitiva supera invece il totale di tutti gli importi precedentemente autorizzati di oltre il 15%, occorre richiedere l'autorizzazione per la differenza in eccesso Se in precedenza non era stata ricevuta un'autorizzazione, occorre richiederla per l'intero importo Questo vale presumendo che l'importo revisionato sia superiore al limite consentito dell'albergo (floor limit). Comunque, si raccomanda vivamente di richiedere l'autorizzazione elettronica in ogni caso.

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Check-out rapido (carta non pi presente)
1. Completare la fattura e la scheda personale dell'ospite Completi il modulo di vendita (sales draft) inserendovi il costo dei servizi fruiti dall'ospite durante la permanenza, compresi quelle di telefono e ristorante, e i costi vari. Confronti il nuovo importo specificato dalla fattura definitiva con l'importo totale dei valori di stima autorizzati. Se l'importo della fattura definitiva minore della somma di tutti gli importi autorizzati maggiorata del 15%, non occorre un'altra autorizzazione Se l'importo della fattura definitiva supera invece il totale di tutti gli importi precedentemente autorizzati di oltre il 15%, occorre richiedere l'autorizzazione per la differenza in eccesso Se in precedenza non era stata ricevuta un'autorizzazione, occorre richiederla per l'intero importo 2. Conservare la ricevuta rilasciata dal terminale Alleghi la ricevuta alla scheda personale dell'ospite. 3. Spedire al titolare della carta i documenti connessi alla vendita Se richiesto, spedisca al titolare della carta, entro 3 giorni lavorativi dal giorno del check-out i seguenti documenti: Un modulo di vendita completamente compilato che indichi l'importo definitivo, con la dicitura SOF/ signature on file sulla riga della firma, oppure uno stampato del conto Visa La fattura dettagliato dell'albergo Un'altra copia del contratto di check-out rapido (priority check-out) Visa 4. Conservare la propria copia della documentazione Conservi per almeno sei mesi una copia della fattura dettagliata e del contratto di check-out rapido completo di tutti i dati.

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Come effettuare altri addebiti su una carta Visa dopo il check-out

La procedura che segue le consente di addebitare sul conto di un titolare di carta Visa i costi aggiuntivi rilevati successivamente alla riconsegna della camera, come ad esempio le spese di servizio in camera, telefono o frigo-bar. importante che lei esegua correttamente le semplici operazioni qui descritte quando effettua addebiti aggiuntivi sul conto di un suo ospite.

3. Spedire al titolare della carta i dati relativi agli addebiti aggiuntivi Spedisca per posta al titolare della carta: La ricevuta delle transazioni avvenute con la dicitura SOF (signature on file) sulla riga per la firma Una copia del modulo di vendita (sales draft) contenente il dettaglio degli addebiti aggiuntivi Se non includer il modulo di vendita, il titolare della carta potr porre domande ed eventualmente avanzare reclami.

Quando l'ospite si presenta per il check-in ...


Spieghi la politica dell'albergo riguardo agli addebiti di costi modificati o aggiuntivi.

Programmi fedelt offerti dagli alberghi


possibile che alcuni dei suoi ospiti aderiscano a un programma fedelt offerto dal suo albergo. In alcuni casi, questi ospiti potranno contestare interamente o in parte gli addebiti dell'albergo, e potranno avere utilizzato il vostro servizio di check-in rapido.

Dopo che l'ospite avr effettuato il check-out ...


Depositi un modulo di vendita separato con la dicitura SOF (signature on file) sulla riga della firma, relativo ai costi rilevati successivamente in riferimento a servizio in camera, servizio ristorante e bevande, posto che il cliente abbia acconsentito a tali addebiti. NON POSSIBILE presentare un modulo di vendita (sales draft) separato o modificato relativo a perdite, furti o danni alla camera. 1. Ricevere l'autorizzazione elettronica, se del caso Immettete i dati della carta. La carta pu essere: Accettata: in tal caso, il codice di autorizzazione (AC) viene stampato sulla ricevuta del terminale Rifiutata: in tal caso, occorre mettersi in contatto con il titolare della carta all'indirizzo fornito e richiedergli una diversa forma di pagamento 2. Conservare la ricevuta rilasciata dal terminale Alleghi la ricevuta alla scheda personale dell'ospite.

N.B.: In caso di contestazioni o reclami, il contratto col quale il titolare di carta ha aderito al piano fedelt proposto dal suo albergo pu essere presentato come prova nel quadro dell'opposizione alla contestazione. La invitiamo a rivolgersi alla sua banca acquirer per maggiori informazioni al riguardo

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Come utilizzare il servizio di anticipo di liquidit (cash disbursement) di Visa

Il servizio di anticipo di liquidit (cash disbursement service) permette al suo albergo di offrire a tutti i titolari di carte a marchio Visa (compresa Visa Electron) accesso a contanti extra quando ne hanno bisogno. importante che lei esegua correttamente le semplici operazioni qui descritte quando utilizza questo servizio. Se non lo far, i clienti potranno porre domande evitabili e lei si esporr al rischio di chargeback (trasferimenti di addebito). 1. Stabilire il livello della somma anticipata Il titolare di carta pu ricevere contanti fino a 250 USD (o equivalente in valuta locale) durante il suo soggiorno presso l'albergo. 2. Identificare il titolare della carta Prima di anticipare denaro, chieda al titolare di carta un documento d'identit (ad esempio, la patente di guida o il passaporto) munito di numero identificativo e, se la legislazione locale lo consente, indichi il tipo e il numero del documento nella ricevuta della transazione. 3. Richiedere l'autorizzazione Faccia riferimento alla sezione Come ottenere l'autorizzazione delle transazioni Visa. 4. Completare la transazione Richieda la firma o il PIN del titolare della carta. Confronti la firma che appare sul documento d'identit del titolare di carta con quella che figura sulla ricevuta della transazione o sul retro della carta.

5. Conservare il modulo per anticipo di liquidit (modulo di cash disbursement) Inserisca il modulo per anticipo di liquidit (modulo di cash disbursement) tra i suoi depositi da effettuare in giornata (segua le istruzioni fornite dalla sua banca acquirer). 6. Aggiornare la ricevuta relativa all'anticipo di liquidit Inserisca nella ricevuta di transazione di cash disbursement le quattro cifre che figurano sopra o sotto il numero di conto a rilievo sulla carta. Ricordi che non deve aggiungere nessun altro costo o commissione all'importo della transazione, a parte gli eventuali diritti o imposte applicati in base alla legislazione locale. 7. Come depositare il modulo per anticipo di liquidit (modulo di cash disbursement) Per depositare il modulo per cash disbursement, segua le istruzioni della sua banca acquirer.

Le norme relative all'accettazione e all'elaborazione delle carte Visa possono andare soggette a modifiche: pertanto, abbia cura di informarsi regolarmente di eventuali cambiamenti presso la sua banca acquirer.

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2008 Visa Europe Limited

Note

Le norme relative all'accettazione e all'elaborazione delle carte Visa possono andare soggette a modifiche: pertanto, abbia cura di informarsi regolarmente di eventuali cambiamenti presso la sua banca acquirer.

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