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Best Practice per il traduttore freelance

di Maria Antonietta Ricagno (A.T.S. Anto Translation Services)

Lavorare in modo efficiente comporta il rispetto di alcune regole, che sono utili sia a noi sia
ai nostri clienti. Alcune di tali regole sono di carattere pratico, altre sono norme precauzionali che ci
facilitano il lavoro, mettendoci al sicuro da eventuali imprevisti e consentendoci di lavorare in
tranquillità.
Si tratta, in breve, di stabilire un flusso di lavoro razionale e poi attenervisi. Col tempo, se
presteremo sempre attenzione a tutte la fasi del flusso di lavoro, diventeranno per noi un'abitudine:
non è lavoro extra, ma lavoro migliore.

Cosa fare prima di accettare un lavoro

Ci contatta un nuovo cliente. Cosa fare, prima di accettare o rifiutare il potenziale lavoro?
Innanzitutto, controllare i dati di contatto del cliente e il relativo indirizzo email da cui proviene la
comunicazione, in modo da assicurarsi che il cliente esista davvero. Un indirizzo email gratuito o
una casella postale in vece dell'indirizzo del domicilio fisico sono quasi sempre segnali sospetti di
cui diffidare.
Occorre controllare che la firma riportata in calce all'email contenga il nome completo del
cliente, il suo indirizzo postale, eventuali altri indirizzi email, i numeri di telefono ed eventualmente
di fax e l'URL del sito web. È possibile effettuare un controllo più approfondito consultando
whois.com, whois.net o allwhois.com.
Dopo aver verificato l'esistenza effettiva del cliente, cioè che non si tratti di un nome falso, è bene
effettuare qualche ricerca in rete per controllarne la reputazione. Molti siti e portali di traduttori
hanno funzionalità come blacklist, blue board, hall of fame ecc. oppure inviano email di
avvertimento (come ad es. GoTranslators). Inoltre, si possono consultare le opinioni dei colleghi
attraverso i post pubblicati a proposito del cliente in questione. Proz.com ha una sezione Blue Board
dove compaiono moltissime agenzie con le relative classificazioni dei traduttori.
I post sono essenzialmente opinioni personali, e molti possono essere i motivi che hanno spinto un
traduttore a pubblicare note positive o negative su un cliente. È ovvio che, finché si tratta di note
positive, non ci si pone il problema e ci si tranquillizza. Ma quando, di tanto in tanto, si vedono
anche note negative, come regolarsi?
Personalmente, applico dei criteri di valutazione che dipendono innanzitutto dalla
percentuale di note negative rispetto a quelle positive, dal loro tenore e da eventuali risposte del
cliente alla nota negativa, oltre che dalla data di pubblicazione del post negativo. Vi sono casi in cui
eventuali problemi o fraintendimenti che avevano generato il post negativo si sono poi risolti, ma la
nota è rimasta. Oppure, non si conoscono i singoli casi o gli antecedenti che possono aver portato a
una situazione di insoddisfazione del traduttore nei confronti del cliente o viceversa. Pertanto, direi
di considerare sempre i post con un minimo di riserva.
Per realizzare queste ricerche occorrono pochi minuti: non cedere alla tentazione superficiale di
lasciar perdere o alle pressioni del cliente che desidera una risposta immediata alla sua richiesta.

Cosa fare al momento dell'accettazione del lavoro

Una volta stabilito che il cliente è affidabile, prima di accettare il lavoro occorre chiedere il
PO, cioè l'ordine di lavoro. Sempre che il cliente non lo invii di sua iniziativa, cosa che la maggior
parte dei clienti fa normalmente.
L'ordine di lavoro è importante per varie ragioni: innanzitutto, rappresenta la prova che il
cliente ci ha commissionato un dato progetto di traduzione. Inoltre, il PO deve contenere le
specifiche del lavoro: termini, formato e modalità di consegna, data di consegna e varie altre
informazioni. Il PO rappresenta, insomma, una sorta di garanzia tanto per noi come per il cliente.

Cosa fare nel corso del progetto

Prima di affrontare il lavoro di traduzione vero e proprio, controllare di aver ricevuto tutto il
materiale e che questo corrisponda a quanto specificato nel PO. Poi, organizzare la propria cartella
di lavoro secondo le modalità solite (ad es., cartella dei file originali, dei file di lavoro, degli
eventuali testi di riferimento, della memoria di traduzione ecc.).
A questo punto, si può iniziare il lavoro, attenendosi agli eventuali glossari o memorie e
informando tempestivamente il cliente in caso di problemi o dubbi sul testo, in modo che questi
abbia il tempo di rispondere chiarendo il dubbio o di contattare il cliente finale perché fornisca le
informazioni richieste.
Al termine del lavoro, inviarlo al cliente chiedendo una conferma della ricezione e
conservare le email intercorse almeno fino a fine anno.
Inutile dire che occorre rispettare rigorosamente i tempi di consegna.

Cosa fare dopo la consegna del progetto

A seconda degli accordi presi con il cliente, o di quanto specificato nel PO a proposito della
fatturazione, preparare una fattura (ovviamente nella lingua del cliente; pensiamo che sarà gestita da
un commercialista che non vorrà trovarsi ad affrontare fatture in diverse lingue!) contenente tutti i
dati fondamentali che consentano il pagamento dei lavori:
– numero del lavoro
– descrizione del lavoro
– importo unitario
– importo totale
– importo generale da pagare
– dati bancari completi

Cosa fare in caso di reclami

A volte, capita di ricevere email di reclamo per supposti errori, file mancanti e altro. La
prima reazione spesso è l'allarme. Invece, occorre restare calmi e analizzare bene l'email, poiché a
volte si tratta di errori di entità minore o semplicemente di qualche problema tecnico (si sono perse
le immagini nel file, il file non si apre o sembra corrotto ecc.).
Altro discorso vale per un file restituito con la motivazione che il proofreader ha rilevato una
quantità enorme di errori. Anche in questo caso, niente panico. Per esperienza diretta, posso dirvi
che non tutti i proofreader eseguono il loro lavoro con obiettività. Ovviamente, il cliente che non
conosce la lingua di destinazione in cui è stato tradotto il file, non è in grado di valutare l'entità
degli 'errori', quindi, vedendo un file completamente corretto, si allarma e magari suppone sia
completamente sbagliato.
A questo punto, esaminare il file e le correzioni apportate, annotando quelle giustificate e
quelle immotivate, cioè le modifiche preferenziali che non sono errori di traduzione, bensì scelte
terminologiche personali. Purtroppo, succede a volte che il cliente finale stesso si improvvisi
traduttore apportando delle correzioni alla traduzione, ma anche introducendo errori palesi: anche in
questo caso, occorre spiegare e motivare il motivo dell'inaccettabilità di tali 'correzioni'.
Se poi si riscontrano effettivamente degli errori, ammettere lo sbaglio, scusarsi e correggere
la traduzione. Nella maggior parte dei casi, la questione si risolve lì, ma in altri il cliente potrebbe
richiedere un aggiustamento della fattura finale. In tal caso, discuterne e addivenire a un accordo è
sempre la soluzione migliore.
A me è capitato, invece, il caso contrario, cioè di dover richiedere io un surplus sulla fattura
già emessa. In breve, dopo aver tradotto un testo non particolarmente difficoltoso, ma urgente,
dopo qualche giorno il cliente me lo rimanda indietro dicendo che il proofreader aveva rilevato
moltissimi errori e il cliente finale non voleva pagarlo.
Dopo aver esaminato il testo, annotando ogni correzione e corredandola di spiegazioni dettagliate,
ho rimandato il file al cliente allegando una fattura per le 2 ore impiegate in quell'inutile lavoro e
chiedendo il nome del proofreader per poterlo citare per danni alla mia immagine professionale (ho
un'assicurazione professionale che copre questo tipo di 'incidenti'). Oltre a ricevere le immediate
scuse per quanto successo, ho anche ricevuto il pagamento in tempi rapidi.
Ma ovviamente si spera sempre che questi siano casi rari o addirittura che non capitino mai.
Ciò che possiamo fare da parte nostra è essere prudenti.

Queste brevi note sono naturalmente passibili di migliorie, quindi chiunque abbia dei
suggerimenti, mi scriva. Sarò lieta di rispondere. Buon lavoro!