GUIDA INTRODUTTIVA AL SISTEMA DI PRENOTAZIONE

GUIDA INTRODUTTIVA AL SISTEMA DI PRENOTAZIONE Versione 2.2

Supporto Clienti I-Rent

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INDICE
1 Prima di iniziare a pubblicare 1.1 Informazioni sull'amministratore 1.2 Informazioni sull'alloggio 1.3 Disponibilit dell'alloggio 2 Accedere al sistema I-Rent 2.1 Accedere 2.2 Nel caso abbiate scordato la password 2.3 Uscire INIZIARE COL SISTEMA DI I-RENT 3 Compilare le generalit dell'amministratore 3.1 Informazioni sullutente 3.2 Informazioni sullamministratore 3.3 Credito I-Rent 3.4 Informazioni sul POS 3.5 Caratteristiche 3.6 Condizioni daffitto 3.7 Presentazione 3.8 Parametri 3.8.1 Stagioni di condizionata e riscaldamento, Commissioni per lAlta stagione 3.8.2 Calendario dei Pagamenti 3.8.3 Utenti 3.8.4 Lingue parlate 3.8.5 Extra dellazienda 3.8.6 Extra dellalloggio 3.9 Agenti 3.10 Collaborazioni 3.11 Tariffario degli Agenti 3.12 Definizione di stagioni 3.13 Definizione di GAP control 3.14 Offerte speciali 4 Caricare un alloggio su I-Rent 4.1 Creare un nuovo alloggio 4.2 Inserire I dettagli dell'alloggio 4.2.1 Informazioni sullAlloggio - Informazioni generali - Dati del contratto - Indirizzo e posizione geografica - Team di manutenzione e contatti - Valutazione dellalloggio in stelle p. 8 p. 8 p. 9 p. 10 p. 11 p. 12 p. 13 p. 14 p. 14 p. 14 p. 15 p. 17 p. 18 p. 19 p. 22 p. 23 p. 26 p. 26 p. 27 p. 30 p. 30 p. 33 p. 33 p. 34 p. 35 p. 36 p. 36 p. 39 p. 40 p. 40 3 p. 5 p. 5 p. 5 p. 5 p. 6 p. 6 p. 7 p. 7

- Distanze e dintorni dellalloggio - Esterno dellalloggio - Informazioni aggiuntive sugli interni - Piani - Servizi extra - Note aggiuntive 4.2.2 Descrizioni 4.2.3 Immagini 4.2.4 Prezzi 4.2.5 Extra 4.2.6 Foglio informativo dellalloggio 4.2.7 Autorizzazione alloggio 4.2.8 Notifiche di prenotazione 4.2.9 Pubblicare sui vostri siti web 4.2.10 Pubblicare sui siti dei vostri collaboratori 4.2.11 Pubblicare sui siti di I-Rent 4.2.12 Pubblicare su siti esterni 4.2.13 Aggiungere al set 4.2.14 Mappa 5 Compilare e curare la manutenzione della pianificazione 5.1 Opzione 5.1.1 Inserire un'opzione 5.1.2 Confermare un'opzione 5.1.3 Cancellare un'opzione 5.2 Prenotazione 5.2.1 Inserire una prenotazione 5.2.2 Cancellare una prenotazione 5.2.3 Recuperare una prenotazione cancellata 5.3 Prenotazione del proprietario 5.3.1 Inserire una prenotazione del proprietario 5.3.2 Cancellare una prenotazione del proprietario 5.4 Periodo non disponibile 5.4.1 Creare un periodo non disponibile 5.4.2 Cancellare un periodo non disponibile 5.5 Periodo su richiesta 5.5.1 Creare un periodo su richiesta 5.5.2 Opzioni e Prenotazioni che coincidono con un periodo su richiesta 5.5.3 Cancellare un periodo su richiesta 6 Cancellare un alloggio dal sistema e dal /i sito/i

p. 41 p. 42 p. 43 p. 43 p. 45 p. 46 p. 47 p. 49 p. 50 p. 51 p. 54 p. 54 p. 55 p. 56 p. 56 p. 57 p. 58 p. 58 p. 59 p. 60 p. 60 p. 60 p. 61 p. 61 p. 62 p. 62 p. 63 p. 64 p. 64 p. 64 p. 65 p. 65 p. 66 p. 66 p. 66 p. 66 p. 67 p. 67 p. 68

1 PRIMA DI INIZIARE A PUBBLICARE

Prima di iniziare a pubblicare gli alloggi, dovreste essere in possesso delle seguenti informazioni.

1.1 INFORMAZIONI SULL'AMMINISTRATORE

Le informazioni riguardanti la vostra azienda, il logo, le coordinate bancarie (compreso il codice IBAN e SWIFT/BIC per i trasferimenti bancari internazionali) e i termini di prenotazione. La descrizione della vostra azienda: un breve testo contenente informazioni generali che sar messo accanto ad ogni alloggio. Per esempio, le informazioni sui giorni di arrivo e partenza, gli orari di check-in e check-out, gli orari di apertura e chiusura, l'ammontare dell'eventuale caparra, occupazione massima, dotazioni standard, i servizi inclusi nel prezzo, cosa non include il prezzo, gli extra, ecc. I termini di pagamento: quali percentuali devono pagare i clienti e quando. Utenti: panoramica ed indirizzi e-mail dei dipendenti che devono ricevere le credenziali per accedere all'account.

1.2 INFORMAZIONI SUGLI ALLOGGI

Informazioni sulla stagione (alta stagione, bassa stagione, ecc.) o Informazioni sulla stagione per il cliente o Informazioni sulla stagione per il proprietario Compilate il Foglio Informativo sull'Alloggio Descrizione dell'alloggio Importante: Cercate di inserire le parole chiave che ritenete potrebbero essere ricercate nel testo dai potenziali clienti, per esempio: citt/regione, tipo di alloggio (villa, casa indipendente, cascina, appartamento), piscina (s o no), giardino, ecc. Immagini dell'alloggio sia gli interni che l'esterno Coordinate geografiche

1.3 DISPONIBILITA' DELL'ALLOGGIO

Definite il periodo di tempo nel quale l'alloggio non sar disponibile per l'affitto. Qualsiasi prenotazione o uso del proprietario stesso dell'alloggio. Qualsiasi periodo di tempo disponibile solo su richiesta, che non pu essere prenotato direttamente online. Questo significa che l'alloggio disponibile, ma ogni prenotazione deve essere prima verificata, ad esempio col proprietario. Tutti gli altri periodi di tempo sono disponibili per la prenotazione online.

2 ACCEDERE AL SISTEMA I-RENT

Il vostro account I-Rent associato al login personale che avete ricevuto da noi o dal manager.

2.1 ACCEDERE
Aprite il vostro browser e andate su sys.i-rent.net.

Figura 1. Accedere

Potete anche accedere attraverso il sito principale di I-Rent Development: www.i-rent.net, cliccando su Registrati. Per accedere al sistema, compilate gli spazi vuoti con le vostre credenziali di accesso. Inserite il login assegnatovi nel campo Nome Utente e la password personale nel campo indicato con Password. Successivamente, cliccate Registrati ed entrerete nel sistema, dove vi apparir questa schermata:

Figura 2. Schermata principale del sistema I-Rent

2.2 NEL CASO ABBIATE SCORDATO LA PASSWORD

Se avete scordato la password, potete inserire il nome utente, e poi cliccare su Nuova Password. Vi sar inviata una nuova password all'indirizzo e-mail che avete usato per registrarvi con noi.

2.3 LOG OUT

Se volete disconnettervi, basta cliccare sull'icona Chiudi Sessione nell'angolo in alto a destra. Per motivi di sicurezza, verr effettuata l'uscita automatica se la sessione inattiva per pi di 20 minuti, e vi sar chiesto di accedere di nuovo. In questo modo ritornerete dove eravate rimasti. E' importante che vi assicuriate di salvare con una certa regolarit.

3 INSERIRE LE INFORMAZIONI SULL'AMMINISTRATORE

Per inserire i dati della vostra azienda, andate al menu Amministratore. Vi apparir il seguente elenco: Informazioni sull'utente Informazioni sull'amministratore Bilancio agente Informazioni sul POS Caratteristiche Condizioni d'affitto Presentazione Parametri Agenti Collaborazioni Tariffario degli agenti Definizione di stagione Definizione di GAP Control Offerte speciali

3.1 INFORMAZIONI SULL'UTENTE

Sotto Informazioni sull'utente troverete le vostre informazioni di accesso. Qua se vorrete potrete cambiare il vostro indirizzo e-mail e la password. Per cambiare la password, inserite la nuova password nel campo Nuova password, e ripetetela in Riscrivi la password. Infine, cliccate Salva nuova password e la nuova password verr salvata e sar operativa dalla volta successiva che effettuerete l'accesso su I-Rent.

Figura 3. Informazioni sull'utente

3.2 INFORMAZIONI SULL'AMMINISTRATORE

Sotto Informazioni sull'amministratore, potete inserire le informazioni sull'azienda, compreso l'indirizzo, i dati bancari, il vostro logo e le coordinate geografiche (per le indicazioni stradali per e dal vostro ufficio).

Figura 4. Informazioni sull'amministratore

Quando inserite le vostre informazioni, vi preghiamo di tenere presente quanto segue: 1. I logo deve attenersi alle seguenti restrizioni: - Il logo deve essere in formato GIF con sfondo bianco - Il file del logo non pu eccedere le dimensioni di 20 KB - Il logo non pu eccedere le dimensioni di 90 mm x 20 mm (255 pixels per 57 pixels a 72 dpi) 2. Compilate le coordinate geografiche usando gradi, minuti e minuti decimali (hdddmm.mmm'). (Attenzione: NON usate gradi, minuti e secondi) Le coordinate geografiche contengono sempre: 3 cifre per i gradi, 3 cifre per i minuti e 3 gradi per i minuti decimali. Ci significa che se la vostra ubicazione 38, andrebbe inserita come 038, e se la vostra ubicazione 7 minuti, dovrebbe essere inserita come 07. La codifica sempre preceduta da N (per nord), S (per sud), E (per est), o W (per ovest). Esempi di come inserire coordinate geografiche in I-Rent: Latitudine: N03847.308' Longitudine: E00007.230' 9

E' possibile inserire le coordinate automaticamente, indicando l'ubicazione del vostro ufficio sulla mappa. Per fare questo, cliccate sul globo accanto a Latitudine e apparir una mappa. Posizionate il punto rosso sulla localit corretta e le coordinate saranno compilate automaticamente.

3.3 BILANCIO I-RENT

Alcune parti del sistema richiedono un pagamento, come caricare un alloggio, pubblicare un alloggio su certi siti, trasferimenti, servizio sms, l'uso di icone specifiche. C' anche una piccola tariffa su ogni prenotazione effettuata. Questi pagamenti sono detratti automaticamente dal vostro credito I-Rent, quindi per continuare sar necessario prima caricare il credito.

Figura 5. Credito I-Rent

Se volete aggiungere credito, cliccate su Nuovo credito. Vi apparir la seguente schermata:

Figura 6. Aggiungere credito

Successivamente, potete scegliere quale somma desiderate aggiungere, poi cliccate Continua. Sarete reindirizzati alla nostra area bancaria protetta, dove potrete selezionare il metodo di pagamento che preferite e pagare direttamente online. Nella panoramica (Figura 5) potrete verificare lo stato del bilancio e avere una visione d'insieme degli ammortamenti. 10

Per esaminare gli ammortamenti, cliccate sulla lente di ingrandimento. Per visualizzare la fattura del saldo, cliccate sull'icona .pdf.

3.4 INFORMAZIONI SUL POS

Il cliente ha la possibilit di pagare con carta di credito. Se volete permetterglielo, dovrete prima inserire le informazioni sul POS (Point of Sale). Contattate la vostra banca per ottenere le informazioni corrette e per determinare con quale fornitore di carta di credito lavora la vostra banca. Queste informazioni andranno inserite qua:

Figura 7. Informazioni sul POS

Nel campo in seguito al simbolo con la bandiera, potete dare un nome a questo servizio. Per esempio: affitto casa vacanze. Cliccando l'icona di Google, il testo si tradurr automaticamente in varie lingue usando Google Translate.

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3.5 CARATTERISTICHE
Sotto Caratteristiche potete inserire la descrizione degli alloggi e i dettagli del vostro ufficio. Fate attenzione: NON i termini di prenotazione (paragrafo 3.6), ma solo le condizioni generali dell'alloggio e dell'ufficio tramite il quale il cliente affitta l'alloggio. Per esempio, potete specificare per quale occupazione massima sono attrezzati gli alloggi, le dotazioni standard, cosa incluso nel prezzo, cosa non incluso, quali extra possono essere applicati, giorni di arrivo e di partenza, orari di apertura e chiusura, e l'ammontare e i termini di tempo dell'eventuale caparra.

Figura 8. Elenco delle caratteristiche

Questo testo generico si applica a tutti gli alloggi collegati a questo account e sar posto automaticamente accanto ad ogni alloggio pubblicato sul sito. E' anche possibile avere un certo numero di Caratteristiche diverse secondo gruppi di alloggi simili, per esempio ville ed appartamenti. Si pu registrare quali caratteristiche appartengono a quali alloggi nel Foglio informativo dell'alloggio (vedi 4.2.1).

Figura 9. Testo caratteristiche

Questo menu funziona come un programma di elaborazione di testo. In alto a destra, potete cambiare la lingua ed inserire versioni del testo in lingue diverse. Salvate il testo cliccando l'icona disco .

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3.6 CONDIZIONI D'AFFITTO

Ciascun contratto d'affitto richiede delle condizioni d'affitto che il cliente tenuto ad accettare prima di impegnarsi con la prenotazione. Queste condizioni sono estremamente importanti, perch tracciano chiaramente i diritti e le responsabilit vostre e del cliente come locatore ed inquilino rispettivamente. Anche questo menu funziona come un programma di elaborazione di testo. Di nuovo, selezionandola nell'angolo in alto a destra, potrete inserire le condizioni in varie lingue. Cliccate sull'icona disco per salvare il testo. Le condizioni generali d'affitto sono aggiunte automaticamente ad ogni contratto o modulo di prenotazione nella lingua scelta dal cliente.

Figura 10. Condizioni d'affitto

Nota Bene:
Nel caso ci siano gi le Condizioni generali d'affitto in un documento Word sul vostro sito, potete copiare ed incollare il testo nella scheda. Ci raccomandiamo di fare attenzione a quanto segue: copiate ed incollate il testo non formattato (!). Per esempio, mettete prima il testo in Blocco Note e poi copiatelo e incollatelo nella scheda. Questo necessario perch l'elaboratore di testo di I-Rent non accetta dimensioni, colori o altre formattazioni di Word. Il testo potrebbe essere analizzato non correttamente e risultare non intellegibile una volta pubblicato sul web. Potete anche usare l'icona . Il testo sar copiato senza formattazione di layout, e potrete dargli l'aspetto che preferite usando gli appositi Strumenti.

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3.7 PRESENTAZIONE
Sul sito c' anche la possibilit di inserire un testo sulla vostra azienda, un breve descrizione che precisi, ad esempio, da quanto tempo siete in affari, la storia, o altri testi di marketing, in sintesi, una presentazione. Questa componente funziona come un programma di elaborazione di testo, e potrete inserire la descrizione nelle lingue supportate dal vostro sito. Si possono anche inserire foto direttamente nel testo per rendere il tutto visivamente invitante.

3.8 PARAMETRI
I parametri sono suddivisi in 8 sottomenu: Stagioni di aria condizionata Stagioni di riscaldamento Commissioni per l'Alta Stagione Calendari dei pagamenti Utenti Lingue parlate Extra dell'azienda Extra dell'alloggio

Figura 11. Menu parametri dell'amministratore

3.8.1 Stagioni di aria condizionata, stagioni di riscaldamento, Commissioni per l'alta stagione
E' possibile che il cliente debba pagare a parte il riscaldamento o l'aria condizionata (se sono disponibili nell'alloggio). Eventualmente, queste informazioni possono essere inserite qua. Determinate per tempo i periodi ed aggiungete le date di inizio e fine periodo nel quale si applica il pagamento per l'opzione relativa. I 3 menu funzionano tutti allo stesso modo. Per inserire nuove informazioni, cliccate su Aggiungi nuovo intervallo. Potete modificare i simboli cliccando su cliccate . 14 , e salvare usando . Per cancellare un intervallo,

Figura 12. Stagione di aria condizionata

Stagioni di aria condizionata Qua potete inserire i periodi in cui i clienti pagano un extra per l'uso dell'aria condizionata. Il sistema calcoler automaticamente i costi dell'aria condizionata per prenotazione, come stabilito dall'alloggio sotto Extra (vedi 4.2.5). Stagioni di riscaldamento Qua potete inserire i periodi in cui i clienti pagano extra per il riscaldamento. Il sistema calcoler automaticamente i costi del riscaldamento per prenotazione, come stabilito dall'alloggio sotto Extra (vedi 4.2.5). Commissioni per l'alta stagione Se lavorate con agenti con commissioni variabili, potete delimitare l'alta stagione qua, a seconda della stagione (alta o bassa). Il resto dell'anno classificato automaticamente come bassa stagione. Inserite un agente e la relativa commissione per alta e bassa stagione usando Agenti (vedi 3.9) e Collaborazioni (vedi 3.10).

3.8.2 Calendario dei pagamenti

Basta inserire una sola volta come e quando deve pagare il cliente. Designate un metodo di pagamento e quando va pagata ogni percentuale, dopodich i pagamenti saranno calcolati automaticamente per ciascuna prenotazione e inseriti nel contratto. Una panoramica di questi pagamenti si trova nel menu sotto Gestione => Pagamenti.

Figura 13. Elenco dei calendari dei pagamenti

Esempio: Se volete che il 30% del pagamento sia emesso subito, e il restante 70% un mese prima dell'arrivo, dovete definire 2 calendari: uno per i clienti che prenotano con pi di un mese di anticipo sull'arrivo, e uno per i clienti che arriveranno entro un mese. Quest'ultimo gruppo dovr quindi pagare l'intero importo in una sola volta.

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Calendario 1. Clienti che prenotano con pi di un mese di anticipo sull'arrivo

Figura 14. Calendario dei pagamenti 1 aperto per modifiche

Cliccate su Nuovo Calendario => apparir una nuova riga. Potete dare un nome al calendario. Questo nome solo per uso interno. Nell'esempio abbiamo usato Pi di 30 giorni. Cliccate su per aprire e modificare il nuovo calendario (figura 14). Potete inserire fino a 4 pagamenti. Nel nostro esempio, ne useremo 2: il pagamento del 30% e il pagamento del 70%. Spuntate la casella a fianco di Pagamento N 1, dopodich potrete scegliere tra: Al momento della prenotazione .... Giorni prima dell'arrivo All'arrivo Nel nostro esempio, clicchiamo su Al momento della prenotazione e inseriamo una percentuale per il pagamento iniziale: 30. Ora, spuntate Pagamento N2 e cliccate Giorni prima dell'arrivo e inserite il numero di giorni: 30 (il secondo e ultimo pagamento verr poi effettuato a 30 giorni dall'arrivo). Infine, inserite la percentuale rimanente: 70. Cliccate Salva per salvare queste impostazioni. 16

Calendario 2. Clienti che prenotano entro un mese dall'arrivo Cliccate su Nuovo Calendario e compilatelo. Potete dare un nome a piacere al calendario. Questo nome sar solo per uso interno. Nell'esempio, abbiamo usato Meno di 30 giorni. Sotto giorni, potete definire quanto tempo prima dell'arrivo valido questo calendario. Nel nostro caso, 30 giorni. Cliccate su percentuali. Vi schermata. per inserire le apparir questa

Figura 15. Calendario dei pagamenti 2 aperto per modifiche

In questo esempio, ogni volta che un cliente prenota entro 30 giorni dall'arrivo, gli verr richiesto il pagamento dell'intero importo. Pertanto c' solo un pagamento. Cliccate su Pagamento N.1, Al momento della prenotazione, e inserite la percentuale: 100. Cliccate Salva per salvare questo calendario.

3.8.3 Utenti
Tutti i dipendenti della vostra azienda riceveranno il proprio login. Comunque, sono sempre solo una o due persone che gestiscono i login. Non tutti i dipendenti ricevono gli stessi diritti di accesso al sistema. Per creare un login per un dipendente, cliccate su Nuovo utente, e compilate i campi richiesti. Dopo aver compilato ogni campo, cliccate Salva per salvare le informazioni sul nuovo utente. Dopodich, cliccate su Aggiorna elenco per vedere il nuovo utente nella panoramica di tutti gli utenti.

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Figura 16. Nuovo utente

Non tutti gli utenti hanno gli stessi diritti di accesso. Per cambiare i diritti, cliccate sulla lente di ingrandimento vicino al nome dell'utente e cliccate sulle componenti a cui l'utente ha accesso e pu usare. Se non ne specificate nessuna, l'utente non avr alcun accesso! Soltanto gli utenti con Diritti di amministratore possono gestire ed amministrare i login.

Nota Bene: importante dare a ciascuno un login esclusivo. Tutte le azioni di ciascun utente sono

registrate, i moduli web sono firmati dalla persona che li compila e nell'eventualit di un'opzione o di una prenotazione, l'utente registrato come persona di riferimento. In breve, chi ha fatto cosa viene registrato. Questo importante non solo per la vostra azienda, ma anche per il cliente.

Nota Bene: impossibile eliminare un login, dal momento che certe informazioni sono legate all'account
della persona che ha usato il sistema. Potete comunque disattivare un login. Per disattivare un login, deselezionate la casella Attivo .

3.8.4 Lingue parlate

In questo menu spuntate le lingue parlate nel vostro ufficio. Il cliente potr vedere che lingue pu usare se vuole effettuare una prenotazione o vuole contattare l'ufficio.

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Figura 17. Lingue parlate

3.8.5 Extra dell'azienda

In aggiunta al costo dell'affitto per noleggiare una casa per le vacanze, ci sono spesso anche dei costi extra. Alcuni sono obbligatori, altri opzionali. Inoltre, ci sono costi che si applicano a tutti, mentre altri dipendono dal tipo di alloggio o dal periodo dell'affitto. Questa sezione concepita per facilitare il calcolo degli extra al momento della prenotazione. Si possono specificare gli extra calcolati per giorno, per persona, per prenotazione, o anche per stagione, per rendere chiaro al cliente quali costi vincolanti siano eventualmente applicati, e quali extra opzionali il cliente possa inoltre aggiungere. Questi extra sono poi aggiunti direttamente online al prezzo finale. Ci sono 2 tipi di Extra. E' importante determinare in anticipo dove inserire ciascun Extra: o Extra dell'azienda capitolo 3.8.5 (si trova sotto Amministratore => Parametri => Extra dell'azienda) Gli extra dell'azienda sono quei costi extra generici per la vostra azienda che si trasmettono al cliente e che hanno sempre lo stesso prezzo. Questi si applicano (eventualmente) a tutti gli alloggi/le prenotazioni, come ad esempio i costi di prenotazione, il noleggio di un letto da bambino, airport service, ecc. o Extra capitolo 4.2.5 (si trova sotto l'alloggio stesso; selezionate il nome dell'alloggio e cliccate col tasto destro del mouse => Extra) Gli Extra sono quei costi aggiuntivi collegati all'alloggio. Questi costi vanno inseriti per ogni alloggio specifico perch l'importo dipende dalle dimensioni e dal tipo di alloggio, come nel caso del costo delle pulizie finali, deii costi di aria condizionata/riscaldamento, cos come un letto aggiuntivo o il supplemento per gli animali domestici (dal momento che non tutti gli alloggi permettono automaticamente letti extra o animali domestici).

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Extra dell'azienda Per Extra dell'azienda, andate su 'Amministratore' => 'Parametri' => 'Extra dell'azienda'. Vi apparir questa schermata:

Figura 18. Extra dell'azienda

Qua avrete la panoramica degli Extra dell'azienda. Potete modificare le informazioni cliccando su desiderate rimuovere un Extra dell'azienda, cliccate su .

. Se

Nuovo Extra dell'azienda Per aggiungere un extra dell'azienda, cliccate su 'Nuovo Extra'. Vi apparir la seguente schermata:

Figura 19. Nuovo Extra

Potete scegliere: Usa il modello del sistema Extra vuoti

Un extra gi presente nel sistema I-Rent. Crea un nuovo extra

Una volta fatta la vostra selezione, cliccate su 'Crea', e potrete modificare l'extra a seconda della necessit. Se il vostro browser si comporta come se non stesse cambiando niente, controllate che la schermata non sia stato bloccata dal vostro browser, una barra degli strumenti da voi installata, o un blocco popup. Ogni tanto vi arriver un messaggio di allerta di questo problema in alto sullo schermo. Solitamente basta aggiungere IRent alla lista dei siti attendibili, nelle impostazioni di Internet Explorer.

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Figura 20. Extra dell'azienda vuoto

1. 2. 3. 4.

Nome Tipo Obbligatorio Calcoli

Nome dell'extra Tipo di extra Spuntate questo campo se l'extra obbligatorio per ogni prenotazione Il modo in cui viene calcolato l'extra: o Per Prenotazione L'extra calcolato sulla base di ogni prenotazione. o Per Giorno L'importo calcolato sulla base del numero di giorni per cui si ha prenotato. o Per Persona L'importo calcolato in base al numero di persone che occuperanno l'alloggio per la data prenotazione. 21

5.

6.

7. 8. 9.

Per Persona e per Giorno L'importo calcolato per persona e per giorno. o % del totale dell'affitto L'extra calcolato come una percentuale dell'importo totale della prenotazione. o Per Persone massimo di alloggio L'importo calcolato sulla base dell'occupazione massima dell'alloggio, indipendentemente da quante persone ci staranno effettivamente. o Per Settimana L'importo calcolato per settimana. Pagabile Il pagamento va effettuato: o Alla prenotazione o All'arrivo o Alla partenza Applica quando sono Qua indicate quale funzione si pu applicare: Agente - l'extra applicabile alle prenotazioni per le quali voi siete l'agente, indipendentemente da chi amministra la propriet; per esempio, i costi di prenotazione. Sia che effettuate una prenotazione per uno dei vostri alloggi o come agente per un altro alloggio amministrato da un collaboratore terzo, la prenotazione andr pagata. Amministratore - l'extra applicabile solo agli alloggi che sono sotto la vostra amministrazione. Indipendentemente da chi effettua la prenotazione, i vostri alloggi avranno determinati costi extra; per esempio, un letto da bambino. Il prezzo di un letto da bambino come extra pu essere minore o maggiore di quello di un'altra azienda. Quantit massima La quantit massima che pu essere ordinata. Per esempio: un massimo di 3 letti da bambino. Somma in L'importo dell'extra. Tenete presente che questa somma IVA inclusa. Potete determinare l'IVA al punto 9. IVA inclusa (%) Se calcolate l'IVA per gli extra, potete indicare qua la percentuale dell'IVA inclusa nel prezzo indicato al punto 8.

3.8.6 Extra dell'alloggio

Qua vedrete una panoramica degli extra che avrete creato e salvato, o che sono stati creati come parte di un modello (vedi 4.2.5). Perci baster solo creare un extra per continuare ad usarlo in futuro.

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3.9 AGENTI
Qua si inseriscono le informazioni sugli agenti coi quali collaborate. Questi agenti ricevono una commissione per l'affitto dei vostri alloggi. Qua sotto c' una descrizione di come funziona questo processo e come si pu rendere automatico usando il sistema I-Rent.

Figura 21. Agenti

Facciamo la differenza tra 2 tipi di Agenti: quelli che lavorano col sistema I-Rent, e quelli che non lavorano col sistema I-Rent. Per aggiungere un agente che lavora con I-Rent, cliccate su Aggiungi agente. Vi apparir questa schermata:

Figura 22. Aggiungi agente

Baster chiedere all'agente la loro Chiave o il loro Codice, inserirlo, e cliccare Invia. Le altre informazioni verranno inserite automaticamente, compreso il logo dell'agente. Cliccate Salva e Aggiorna elenco, e l'agente apparir nel vostro elenco. Per aggiungere un agente che non usa I-Rent, cliccate Nuovo agente. Vi apparir questa schermata:

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Figura 23. Nuovo agente

Qua inserirete le informazioni sull'agente. Solo i campi in rosso sono obbligatori, ma come vedrete, meglio riempirli tutti. Sotto Chiave, scegliete un'abbreviatura del nome dell'agente, come un codice di riferimento che vi servir, tra le altre cose, per la panoramica delle commissioni nel Tariffario degli agenti (vedi capitolo 3.11). Ad esempio: la ditta Poolvillas ha come Chiave PV. Il Codice non va inserito: sar gestito automaticamente. Cliccate Salva e sarete rediretti all'elenco degli agenti. Cliccate Rinnova per rinnovare la pagina. L'agente ora pubblicato nell'elenco. Potete anche creare dei login per i vostri agenti, coi quali avranno accesso alle informazioni sugli alloggi e all'organizzazione, cos che possano controllare da s la disponibilit degli alloggi. Non preoccupatevi: possono solo visualizzare le informazioni, non cambiarle. Persino con questo accesso limitato, non potranno accedere a prenotazioni, clienti o informazioni sull'azienda. Quest'opzione estremamente pratica, dal momento che gli agenti quando dovranno rispondere ai clienti non perderanno tempo a contattare prima voi. Questo velocizza il processo e permette di comunicare pi velocemente e facilmente coi clienti. Il login per l'agente si crea cliccando la lente di ingrandimento . Apparir una schermata con una lista di tutti gli utenti presenti nel sistema al momento. Cliccate su 'Nuovo utente', e vi apparir questa schermata:

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Figura 24. Nuovo utente agente

Create un login e una password e inserite le informazioni rilevanti. Cliccate Salva per conservare queste informazioni. Sarete rediretti all'elenco degli utenti. Cliccate Aggiorna per aggiornare la pagina e il nuovo utente sar aggiunto all'elenco. Ora cliccate la lente di ingrandimento di fianco al nome e spuntate Prenotazioni. L'agente ha cos accesso alla pianificazione individuale e al Foglio informativo dell'alloggio, e pu creare prenotazioni negli alloggi ai quali ha accesso (vedi capitolo 3.10). Se desiderate concedere pi diritti di accesso ai vostri agenti, spuntate la voce Agenti. Ora l'agente avr accesso a Commissioni percepite e all'elenco Arrivi & partenze, entrambi presenti sotto il menu Gestione.

Figura 25. Nome del gruppo (gestisce i diritti di accesso per gli agenti)

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3.10 COLLABORAZIONI
In questa sezione potete specificare le commissioni su cui vi sarete accordati coi vostri agenti. Queste commissioni possono essere riviste o adattate a seconda dell'agente o dell'alloggio. Si pu anche aggiungere una commissione, per esempio, per l'alta e la bassa stagione (che avrete definito in Commissioni per l'alta stagione al capitolo 3.8.1). Apparir questa schermata:

Figura 26. Collaborazioni

Vedrete una panoramica degli agenti coi quali collaborate, cos come le commissioni che avrete concordato su alta e bassa stagione. Nuovi agenti possono essere aggiunti cliccando Aggiungi collaboratore alla lista e selezionando l'agente appena aggiunto. Sotto, nel campo con una commissione predefinita di, mettete la commissione che avete stabilito in accordo con l'agente. Se avete una commissione differente per l'alta stagione, inseritela sotto commissione d'alta stagione predefinita. Nell'esempio sopra, il nuovo agente percepisce una commissione del 15% sia per l'alta che per la bassa stagione. Ora cliccate su Aggiungi nuovo collaboratore. Questa collaborazione sar aggiunta all'elenco.

3.11 TARIFFARIO DEGLI AGENTI

Dopo aver definito una collaborazione ed inserito gli accordi presi sulle commissioni (3.1.09 e 3.1.10), qui troverete una panoramica di tutti i vostri agenti e le percentuali corrispondenti che riceveranno sui vostri alloggi. Potrete anche aprire e stampare questa panoramica in Excel. Cliccate su versione Excel.

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Figura 27. Tariffario degli agenti

Nella colonna di sinistra, in blu, si trovano tutti gli alloggi. Si possono cliccare per visualizzare o modificare le commissioni per alloggio o per agente individualmente. Si pu anche cliccare un agente nell'intestazione della colonna e apportare modifiche o creare eccezioni. Al di sopra degli agenti, potete scegliere se preferite mostrare le commissioni per l'alta o per la bassa stagione. Nella panoramica, le percentuali che si discostano dalla norma (le percentuali standard cos come sono state inserite sotto gli agenti) saranno evidenziate in verde, cos che sar difficile non notarle.

3.12 DEFINIZIONE DI STAGIONE

Il prezzo dell'affitto dipende dal periodo in cui l'alloggio viene affittato. Questi periodi vanno definiti e ed inseriti in una tabella. Per evitarvi di inserire tutte le informazioni sulla stagione per ciascun alloggio, useremo questo menu per creare piani e tabelle standard. Facciamo la differenza tra stagioni di affitto: Per il locatario: stagione della 'Vendita' (ci che il locatario paga) Per il proprietario: stagione dell' 'Acquisto' (ci che il proprietario riceve) Nel menu gestione, potrete poi trovare il saldo dell'affitto e dell'acquisto, sotto al quale avrete una panoramica della vostra rendita, dei profitto del proprietario e dei risultati. Diverse definizioni di stagioni possono essere create per diversi gruppi di alloggi. Sotto ogni definizione di stagione dovete indicare se ci sono giorni di arrivo e partenza fissi, e se i prezzi sono riportati per giorno o per settimana. Attenzione: potete inserire le informazioni sulla stagione solo qua. I prezzi reali dell'affitto sono inseriti sotto l'alloggio stesso (vedi 4.2.4): appariranno sul sito o sui siti e saranno calcolati su richiesta da parte del cliente di un preventivo del prezzo totale dell'affitto.

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Figura 28. Nuova stagione

Creare una stagione: Assicuratevi di sapere in anticipo quali siano le date in cui cambiano i prezzi dell'affitto. Scriveteli prima per evitare confusioni quando inserirete le informazioni. Date un nome alla definizione di stagione e inseritelo nel campo Nome della stagione. Per esempio Case Ibiza, e indicate se la stagione di Acquisto (date per i prezzi di acquisto per il proprietario) o di Vendita (date per i prezzi per il cliente). Farete sia una versione Acquisto che una versione Vendita per ogni stagione creata. Ora indicate se inserite i prezzi per giorno, per settimana o per mese nell'alloggio, e se ci sia una data obbligatoria di arrivo/partenza (giorno di cambiamento), e in tal caso, che giorno sia. Potete anche scegliere di usare GAP control (vedi capitolo 3.13). Cliccate Salva. La definizione di stagione appena create apparir nell'elenco.

Figura 29. Definizione di stagione

Cliccate per modificare le date. Cliccate per aggiungere stagioni, modificarle o inserirle. Le stagioni di Vendita hanno questa icona aggiuntiva: Modifica giorno di cambiamento. Questo menu funziona allo stesso modo di quello delle stagioni di aria condizionata e riscaldamento (vedi capitolo 3.8.1). Cliccate qua per determinare i periodi di tempo nei quali effettivo un determinato giorno di arrivo/partenza. Al di fuori di questo giorno, arrivo/partenza possono essere scelti a piacere. Per esempio, se desiderate che sabato fosse il giorno di arrivo/partenza per tutto l'anno, inserite l'intero anno. Altrimenti potreste volere un giorno obbligatorio di arrivo/partenza solo durante l'alta stagione, lasciando pi flessibilit durante il resto dell'anno. Se ora un cliente vorr effettuare un'opzione o una prenotazione via internet in un periodo nel quale ci sono giorni di arrivo/partenza obbligatori, e sceglier una data diversa, il sistema gli mander un messaggio per 28

informarlo su quali siano le date obbligatorie di arrivo/partenza per quel periodo. Il cliente ora potr ora modificare le date o scegliere tra le opzioni che il sistema propone.

Nota bene: Se non inserite alcuna data qua, il cliente pu prenotare online per qualsiasi giorno.
Inserire intervalli di stagione: Cliccate su , si aprir una finestra. Qua inserite le date per le varie stagioni (vedi Figura 30 per un esempio). Cliccate su Nuovo intervallo, e apparir una nuova linea con una data di inizio e di fine. Cliccate su per modificare le date e scegliere a quale stagione si applica questa modifica, considerando che T1 indica la stagione pi alta, e a seconda del numero di diverse stagioni e prezzi che avrete determinato T10 indica la pi bassa. Nell'esempio, vedete una tabella con 5 stagioni. Sulla stessa riga indicherete anche di quanti giorni il periodo minimo di affitto per questa stagione. Cliccate su per salvare le informazioni inserite. Ora cliccate su Nuovo intervallo e ripetete gli stessi passaggi. Cos potete creare un calendario di un anno basato sui periodi di tempo ai quali si associano i prezzi. La Figura 30 un esempio di definizione di stagione di Vendita, con un totale di 5 diverse categorie di prezzo:

Figura 30. Intervalli di stagione

Se gli intervalli di stagione per Acquisto sono gli stessi che per Vendita, potrete semplificare il tutto facendo copia e incolla. Come mostrato nella panoramica delle Stagioni (Figura 29), Copia gli intervalli della stagione figura in alto a destra sulla schermata. Cliccateci su, scegliete quale stagione volete copiare e poi selezionate la stagione di destinazione in cui la volete copiare. Cliccate su COPIA per confermare questa operazione.

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 Nota bene:
Mantenete sempre un minimo di un anno, ed evitate lacuna (GAP) durante l'anno. Se ci sono intervalli significa che non ci sono i prezzi, e quando non ci sono i prezzi diventa impossibile prenotare online. Il prezzo indicato su un alloggio un prerequisito per la pubblicazione. Cominciate dal giorno in cui iniziate ad usare I-Rent e continuate il pi possibile nel futuro. La pianificazione di una stagione non ha limiti. Alla prossima stagione di affitto, potete continuare ad aggiungere informazioni all'infinito, cos non dovrete fare una nuova definizione di stagione ogni anno/stagione. Tutti gli alloggi collegati a questa stagione sono aggiornati direttamente. La data indicata sotto (fino) A... coincide SEMPRE con la data di inizio per l'intervallo successivo. Questo perch il giorno in cui un affittuario riparte pu essere anche lo stesso giorno in cui un nuovo inquilino arriva e prende alloggio.

3.13 DEFINIZIONI DI GAP CONTROL

GAP Control una nuova funzione di I-Rent che ancora in via di sperimentazione. Quando sar messo a punto, GAP Control vi dar la possibilit di gestire gli lacune nel calendario degli affitti. L'obiettivo di ogni impresa di affitto di garantire il pi possibile prenotazioni di seguito, allo stesso tempo lasciando al cliente la massima flessibilit senza creare alcun intervallo nella pianificazione. Questo nuovo modulo vi permetter di realizzare proprio questo. Appena questa opzione sar attivata riceverete un messaggio da noi con le istruzioni relative.

3.14 OFFERTE SPECIALI

Qua potete stabilire offerte speciali per determinati periodi, per alloggio o per un gruppo di alloggi, oppure per siti web specifici. Cliccate su Nuova riduzione per una nuova Offerta speciale. Si aprir una nuova finestra (vedi Figura 31). Completate come segue: Nome Nome dell'offerta. Solo per uso interno. Tipo di riduzione Scegliete: Basata su una percentuale Basata sulla durata della prenotazione Qua inserirete le date di inizio e fine del periodo in cui volete pubblicare questa offerta. Se lasciate questi campi in bianco, l'offerta pubblicata per tutto l'anno. Per esempio: Prenotate prima della fine di marzo e otterrete uno sconto a maggio. Questo significa che fino alla fine di marzo la data di pubblicazione, e il mese di maggio il periodo di riduzione.

Date di inizio/fine di pubblicazione

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Figura 31. Nuova riduzione

Le date d'arrivo Inserite il periodo durante il quale si applica l'offerta. Questo periodo indicato (Periodo di riduzione) dalle date di arrivo. Per prima cosa inserite il primo e l'ultimo giorno in cui l'offerta valida. Per esempio: Prenotate prima della fine di marzo e otterrete uno sconto a maggio. Questo significa che fino alla fine di marzo la data di pubblicazione, e il mese di maggio il periodo di riduzione. Criteri di applicazione I criteri per il periodo di riduzione: Si applica se almeno un giorno della prenotazione rientra nel periodo di riduzione = in ogni caso almeno uno dei giorni della prenotazione deve rientrare nel periodo di riduzione affinch si possa applicare l'offerta. Si applica se l'intera prenotazione rientra nel periodo di riduzione = l'intera prenotazione dal primo all'ultimo giorno deve rientrare nel periodo di riduzione affinch si possa applicare l'offerta. Calcola il metodo Calcola la riduzione per tutti i giorni della prenotazione = l'offerta si applica all'intero periodo di prenotazione 31

 Calcola la riduzione solo per i giorni che rientrano nel periodo di riduzione = l'offerta si applica solo ai giorni che rientrano nel periodo di riduzione. Min/Max [giorni] Qua potete indicare l'eventuale numero minimo o massimo di giorni d'affitto necessari affinch si applichi la riduzione. Inserite la riduzione sotto Percentuale dell'amministratore, e lo sconto si applicher automaticamente ai prezzi di Vendita per il cliente. E' anche possibile accordarsi col proprietario per offrire una riduzione congiunta. In questo caso, potete inserire qua la percentuale della riduzione del proprietario. Nota Bene: la percentuale calcolata sulla base del prezzo di Vendita. Sotto Amministrazione, troverete la ripartizione di chi ha quale parte della riduzione e a quali giorni si applica. E' calcolata automaticamente. Vicino ai simboli con le bandiere, potete aggiungere una breve descrizione della riduzione, che sar pubblicata online. Questo testo si pu tradurre in varie lingue.

% Amministratore

% Proprietario

Descrizioni

Cliccate 'Salva' per conservare la riduzione. La riduzione sar ora visibile nella panoramica:

Figura 32. Elenco delle riduzioni

elimina la riduzione. modifica la riduzione. specifica a quali alloggi si applica questa riduzione. Definite su quali siti (il proprio/I-Rent/siti esterni) desiderate mostrare la promozione.

Nota Bene: Sui siti dei vostri collaboratori non possibile mostrare sconti, ma lo sconto resta valido!
Sotto potete selezionare il sito sul quale la promozione ricever un'attenzione particolare. Sui siti che non vengono selezionati, lo sconto non mostrato, ma anche qua resta valido! In altre parole, un inquilino ricever sempre lo stesso prezzo d'affitto, a prescindere da dove prenota.

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4. CARICARE UN ALLOGGIO SU I-RENT

Arriviamo ora alla componente pi importante del sistema: gli alloggi. E' molto importante inserire le informazioni nel modo pi dettagliato possibile dall'inizio. Ogni componente ha uno scopo che render l'affitto pi efficiente, il che porter pi prenotazioni. Perci vi suggeriamo di leggere attentamente il Capitolo 4 prima di cominciare.

4.1 AGGIUNGERE UN NUOVO ALLOGGIO

Per prima cosa assicuratevi di avere aggiunto credito al vostro account I-Rent (capitolo 3.3), dal momento che verr addebitata una piccola tariffa per ciascun alloggio che caricherete. Successivamente, andate su Alloggi e selezionate Elenco degli alloggi. In alto a sinistra, cliccate: . Apparir la seguente schermata:

Figura 33. Nuovo alloggio

Compilate i campi come segue: Nome - Nome dell'alloggio Tipo - Tipo di alloggio Nazione - Nazione in cui si trova l'alloggio Zona - Nazione della regione, zona, o circondario compresi nell'ubicazione. Da non confondersi con Zona turistica, per esempio 'Costa Blanca'. Localit - Nome della citt o del paese Centro Urbano - Centro urbano in cui si trova l'alloggio Persone - L'occupazione massima dichiarata dell'alloggio Piani - Il numero di piani nell'alloggio Condividere la pianificazione con - Questa componente si pu usare nel caso l'alloggio vada affittato 33

usando pi di un profilo. Per esempio, l'intero alloggio o anche un numero minore di persone (quindi per un prezzo diverso), ma anche se l'alloggio va affittato usando prezzi settimanali o mensili. In effetti, l'alloggio uno, ma potete darlo in affitto in modi diversi per varie ragioni. Il calendario o la pianificazione devono perci essere separati e condivisi per evitare prenotazioni doppie. In caso vogliate condividere l'alloggio, create prima l'originale. Le volte successive, quando create lo stesso alloggio, spuntate Condividere la pianificazione con e scegliete sempre l'originale (l'alloggio caricato per primo) con cui condividere il calendario. Inserite tutte le informazioni e e cliccate: Salva. L'alloggio inserito nel sistema e voi ritornerete alla panoramica Elenco degli alloggi. L'alloggio incluso automaticamente sotto Mostra solo alloggi visibili. Il termine visibile significa che l'alloggio compare nel sistema, ma non (ancora) sui siti.

Nota bene:

nel caso la localit o l'area del vostro alloggio non siano nell'elenco, contattateci al pi presto cos che possiamo aggiungerlo per voi.

4.2 INSERIRE I DETTAGLI DELL'ALLOGGIO

Evidenziate il nome dell'alloggio e cliccate col tasto destro. Si aprir la seguente schermata. Inserite ogni componente e le informazioni richieste:

Figura 34. Menu Alloggio

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4.2.1 Informazioni sull'alloggio Qua vanno inseriti i dettagli dell'alloggio; dai contatti del proprietario al numero di letti disponibili per stanza a chi si occuper di pulire la piscina. Pi informazioni inserirete, meglio l'alloggio sar distribuito nel sito o nei siti, dal momento che i i campi generano automaticamente dei simboli che si troveranno affianco all'alloggio sul sito. Questi simboli verranno usati anche dai motori di ricerca, dai clienti e dagli agenti. Gli agenti possono accedere a queste informazioni col proprio login (vedi capitolo 3.9) e potranno dare risposte chiare e complete a qualsiasi domanda da parte del cliente.

Figura 35. Informazioni sull'alloggio

Come potete vedere dalla figura, le informazioni sono suddivise in diverse categorie. Potete cliccare Mostra tutti o Nascondi tutti per ingrandire l'intero documento o ridurlo. Potete anche aprire sezioni singole col pulsante sull'intestazione di ogni sezione.

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INFORMAZIONI GENERALI Inserirete qua le informazioni generali. Sotto Caratteristiche potete scegliere le caratteristiche specifiche che avete inserito al capitolo 3.5 che si applicano a questo alloggio. Spuntate Novit se un nuovo alloggio. Se volete, potete anche creare un codice di referenza o un alias per il vostro alloggio inserendolo in Referenze dell'alloggio.

Figura 36. Informazioni generali sull'alloggio

DATI DEL CONTRATTO Questa componente contiene le informazioni relative al contratto d'affitto stipulato col proprietario dell'alloggio.

Figura 37a. Dati del contratto

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Figura 37b. Dati del contratto

Visibile nel sistema I-Rent E' importante selezionare S sotto Visibile nel sistema I-Rent. Solo cos l'alloggio comparir in Elenco degli alloggi e sotto Mostra solo alloggi visibili. Visibile non significa che l'alloggio visibile sui siti web; piuttosto, significa che l'alloggio visibile nel sistema: nel calendario/agenda, nell'assistente di prenotazione, nell'elenco delle prenotazioni, ecc. e in tutti gli strumenti disponibili all'uso durante le vostre operazioni giornaliere di locazione. Per mostrare l'alloggio sui siti, vedi Pubblicare sui siti, capitoli da 4.2.9 a 4.2.12. Codice di contabilit E' possibile che la vostra contabilit utilizzi dei codici per gli alloggi. In questo caso, potete inserire qua il codice di contabilit relativo. Proprietario dell'alloggio/ Responsabile delle chiavi Le seguenti icone sono visibili quando si inseriscono i dettagli del proprietario dell'alloggio o del responsabile delle chiavi (l'indirizzo della persona o dell'azienda che dar al cliente le chiavi il giorno dell'arrivo. E' molto probabile che sia la vostra azienda): aggiungi o modifica i dati inseriti aggiungi una persona nuova cerca i dati di una persona gi presente nel sistema rimuovi i dati di una persona da questa componente ricopia i dati di questa persona come responsabile delle chiavi 37

Il contratto inizia / il contratto termina Qui potete dichiarare la data di scadenza del contratto che avete col proprietario riguardo all'alloggio. E' solo per uso interno e non ha alcun impatto sul sistema. Gestione professionale I-Rent ha una serie di icone che possono trovarsi vicino all'alloggio sul sito e che assicurano un senso di garanzia per il cliente. Gestione professionale una di queste. Il potenziale affittuario sapr, se affitter un alloggio con quest'icona, che l'alloggio gestito da un'organizzazione professionale. Cliccando Gestione professionale, avrete automaticamente accettato i seguenti termini e condizioni: Siete i responsabili della gestione dell'alloggio. Provvederete un indirizzo a cui l'inquilino pu ritirare le chiavi all'arrivo. Provvederete una reception a cui l'inquilino pu fare visita se avr domande o problemi, ma anche per telefonate, posta, fax o internet. Provvederete servizi di pulizia. Siete responsabili per gli articoli del contratto, come per esempio lenzuola, servizio di lavanderia, ecc. Per ricevere quest'icona esclusiva, vi chiediamo una piccola tariffa annuale. Miglior prezzo garantito I-Rent ha una serie di icone che possono trovarsi vicino all'alloggio sul sito e che assicurano un senso di garanzia per il cliente. Miglior prezzo garantito una di queste. Il potenziale affittuario sapr, se affitter un alloggio con quest'icona, di avere la garanzia che non trover quest'alloggio per un prezzo pi basso da nessun'altra parte. Per ricevere quest'icona esclusiva, vi chiediamo una piccola tariffa annuale. Termini e condizioni per il cliente:
Dal momento che i prezzi degli alloggi per le vacanze su internet possono cambiare frequentemente, vi chiediamo di mandarci un'e-mail immediatamente entro 24 ore dopo aver prenotato l'alloggio se trovate questo alloggio da qualsiasi altra parte per un prezzo inferiore. Nella vostra mail devono essere incluse le seguenti informazioni: il vostro nome, il vostro numero di prenotazione e il sito sul quale l'alloggio pubblicato con un prezzo inferiore. Informazioni incomplete o imprecise impediranno alla vostra richiesta di essere presa in considerazione. Questa garanzia non si applica alle prenotazioni effettuate il giorno stesso. Questa garanzia si applica solo ai prezzi pubblicati sul sito. Il prezzo pi basso online deve essere disponibile al momento della vostra dichiarazione, entro un periodo di 24 ore. Le immagini della schermata non saranno considerate prove valide. Il prezzo inferiore deve essere disponibile online per lo stesso alloggio, le stesse date di arrivo e partenza e le stesse condizioni di prenotazione. Il prezzo inferiore deve essere indicato nella stessa valuta. La differenza tra il nostro prezzo e il prezzo inferiore sar rimborsata da noi solo se farete uso della prenotazione e non la cancellerete. Se una restituzione non aderir ai termini e alle condizioni sopraelencate, le nostre condizioni generali di affitto saranno ancora applicabili.

Stagione della Vendita (parte del cliente) e stagione dell'Acquisto (parte del proprietario) Sotto Stagione della Vendita e Stagione dell'acquisto scegliete la definizione di stagione appropriata che avrete creato al capitolo 3.12.

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Soggiorno minimo Qua potete scegliere un soggiorno minimo fisso o dei giorni fissi come avrete specificato nella Definizione di stagione (vedi capitolo 3.12). Anticipo di garanzia E' possibile che vi siate messi d'accordo col proprietario per un importo di garanzia, il reddito fisso dall'affitto che assicurate al proprietario per l'anno intero o una parte dell'anno. Qua potete stabilire questo accordo. Compilate con l'importo su cui vi sarete messi d'accordo e col periodo in cui valido (date di inizio e scadenza). Per affitto a lungo termine Contrassegnate questa casella se questo alloggio specifico si affitta solo a lungo termine. Ad esempio: mettete l'alloggio in affitto per mese durante l'inverno o per mese per tutto l'anno. Il vostro alloggio sar quindi posto nell'elenco di Affitto a lungo termine, disponibile sotto Elenco degli alloggi se cliccate Mostra affitti a lungo termine nell'angolo in alto a destra. Prenotazioni online Spuntate Prenotazione online affinch il potenziale cliente possa effettuare un'opzione o una prenotazione via internet. Potete anche aggiungere un Periodo su richiesta pi tardi, se si dovesse presentare un periodo che su richiesta (vedi capitolo 5.5). Se non spuntate questa casella, non si potranno effettuare opzioni. Pacchetto E' possibile che non vogliate offrire tutti i vostri alloggi a tour operator o agenti specifici, ma solo un determinato gruppo di alloggi. Per esempio, solo tutte le ville a 5 stelle, o un gruppo di alloggi di una certa regione, ecc. Potete dare a questo tipo di gruppi un numero, dopodich potrete indicare a che numero di pacchetto appartiene l'alloggio. Caparra Inserite qua l'ammontare della caparra che si applica a questo alloggio. Se la caparra la stessa per tutti gli alloggi, lo inserirete sotto Informazioni sull'amministratore sotto Avvertimento in caso di inadempimento (capitolo 3.2). In breve, compilate questo campo solo se la caparra per questo alloggio si differenzia dalla caparra standard.

INDIRIZZO DELL'ALLOGGIO E POSIZIONE GEOGRAFICA Questa componente contiene informazioni riguardo la localit e la posizione dell'alloggio.

Figura 38. Indirizzo dell'alloggio e posizione geografica

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Sotto Latitudine e Longitudine, potete inserire le coordinate geografiche dell'alloggio, che verranno mostrate sui siti attraverso Google Maps. Non preoccupatevi, c' un livello massimo di zoom; sui siti, lo zoom limitato per motivi di sicurezza dal momento che ci sono molte informazioni online, come fotografie della casa e degli interni e la disponibilit online. Per uso interno potete zoomare di pi. Le coordinate vi aiutano anche a creare direzioni stradali automatiche. Le coordinate vanno inserite in gradi, minuti e decimali (non secondi!) nel formato (hdddmm.mmm'). E' possibile completare le coordinate automaticamente, indicando la localit sulla mappa. Per fare questo, cliccate sul globo accanto a Latitudine e apparir una mappa. Posizionate il punto rosso sulla localit corretta e le coordinate saranno compilate automaticamente. Vedete anche il capitolo 3.2, Informazioni sull'amministratore.

TEAM DI MANUTENZIONE E CONTATTI Inserite qua le informazioni di contattato di tutte le persone o le organizzazioni associate agli alloggi. Queste possono risultare importanti ci dovessero essere problemi che vanno gestiti dal personale di manutenzione o da altre parti terze.

Figura 39. Manutenzione e contatti

VALUTAZIONE DELL'ALLOGGIO IN STELLE Ciascun alloggio riceve una valutazione in termini di stelle, per cui gli alloggi di lusso ricevono da un minimo di 2 a un massimo di 5 stelle. La valutazione di 6 stelle sotto Valutazione generale si applica solo ad alloggi VIP con personale di servizio.

Figura 40. Valutazione dell'alloggio in stelle

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DISTANZE E DINTORNI DELL'ALLOGGIO Questa componente informa sulle distanze dai vari servizi, sulla zona in cui situato l'alloggio e sulla vista dall'alloggio. Affianco ai vari campi vedrete dei simboli che saranno mostrati sui siti (implementati da IRent). Per i campi che richiedono di indicare la distanza , il simbolo sar situato affianco all'alloggio solo se si trova entro un certo raggio.

Figura 41. Distanze e dintorni dell'alloggio

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ESTERNO DELL'ALLOGGIO Qua possono essere inserite le informazioni sull'esterno dell'alloggio. Di fianco ai campi, vedrete i simboli che saranno mostrati sui siti (implementati da I-Rent).

Figura 42. Esterno dell'alloggio

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INFORMAZIONI AGGIUNTIVE SUGLI INTERNI Qui indicate che cosa offre l'alloggio all'interno. Affianco ai vari campi vedrete i simboli che si troveranno sui siti (implementati da I-Rent).

Figura 43. Informazioni aggiuntive sugli interni

PIANI Potete inserire le informazioni sugli interni e il numero di stanze per piano. Ciascun piano richiede un nome, vi invitiamo ad usare Main Floor come base, anche se questo non indica necessariamente il piano terra. Gli altri piani possono essere altrettanto facilmente al di sopra o al di sotto del piano terra. Avete indicato il numero di piani al momento della creazione. Se dovesse cambiare, potete sempre aggiungere o rimuovere piani.

Figura 44a. Piano

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Figura 44a. Piano

Figura 44b. Piano

Nella figura di sopra, ci sono 3 camere da letto (che si possono creare cliccando Aggiungi nuova camera da letto): Una camera ha un letto matrimoniale, il bagno privato o la doccia, l'aria condizionata e la TV Una camera ha un letto matrimoniale e l'aria condizionata Una camera ha due letti singoli 44

SERVIZI EXTRA Per gli alloggi che si trovano in un villaggio turistico o una localit del genere, esistono altri extra, che possono essere indicati qua. I simboli per questi servizi e strutture extra saranno aggiunti automaticamente ai siti affianco all'alloggio.

Figura 45a. Servizi extra

Figura 45b. Servizi extra

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NOTE AGGIUNTIVE In questa sezione potete aggiungere informazioni aggiuntive sull'alloggio. Ci sono 4 riquadri: uno per la cassetta di interruzione, uno per il servizio elettrico, uno per il servizio idraulico e un riquadro per le note generiche.

Figura 46. Note aggiuntive

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4.2.2 Descrizioni Qua potete inserire la descrizione dell'alloggio in lingue diverse tramite un programma di elaborazione di testo. Esistono due modi di inserire una descrizione: potete inserirla manualmente oppure usare la descrizione automatizzata del sistema I-Rent: AutoDesc.

Figura 47. Descrizioni

Descrizione Manuale Cliccate su nel riquadro a destra, affianco alla lingua da voi scelta. Poi inserite la descrizione nella casella di testo in basso a sinistra. Per salvare il testo inserito, cliccate su .

Attenzione: Se avete gi una descrizione dell'alloggio su un documento Word o su un sito, potete copiarlo e incollarlo nella casella di testo destinata alla descrizione. Siete gentilmente pregati di copiare il testo senza formattazione. Questo si pu realizzare copiando e incollando prima il testo sul Blocco Note, e poi trasferendolo nella casella di testo nel sistema I-Rent. Ci necessario perch il sistema di elaborazione di testo di I-Rent non accetta dimensione carattere, colori od altre opzioni di Word. Il testo potrebbe essere analizzato scorrettamente e risultare illeggibile sul web. Potete anche usare il simbolo . Il testo verr copiato senza la formattazione, dopo di che potrete aggiustarlo ancora una volta utilizzando gli Strumenti forniti:

Descrizione Automatica (AutoDesc) La descrizione automatizzata AutoDesc uno strumento unico che crea un testo naturale e leggibile dai dati pubblicati raccolti sul Foglio informativo dell'alloggio. E' sviluppato per presentare al cliente tutte le informazioni sull'alloggio in modo chiaro, obiettivo e professionale, allo stesso tempo usando le parole adatte per i motori di ricerca. 47

Con lo strumento AutoDesc: - non dovrete scrivere le descrizioni da voi o farle scrivere dal proprietario o dal copywriter - non dovrete tradurre la descrizione. AutoDesc in grado di tradurre in varie lingue, risparmiandovi tempo e denaro - potete sempre aggiornare la versione automatizzata delle descrizioni aggiornando il Foglio informativo dell'alloggio - potete anche combinare la versione automatizzata con una versione manuale che avete a disposizione: potete caricare testi, copiarli e incollarli interamente o in parte e salvare il risultato come versione manuale Come creare un testo automatizzato: Andate su Descrizioni, cliccate su nel riquadro a destra, vicino alla lingua da voi scelta e poi su per creare un testo automatizzato. Se non vedete il simbolo di AutoDesc, ritornate sul Foglio informativo dell'alloggio e salvatelo di nuovo. Questo generer il testo automatico. Il testo automatico apparir nella casella di testo a sinistra. Slavate questo testo cliccando su un testo inserito precedentemente, il sistema vi chieder innanzitutto se desiderate sostituirlo. . Se avete

Nota Bene: Tenete presente che la qualit della Descrizione automatizzata affidata ai dati inseriti sul
Foglio informativo dell'alloggio; il pi completi e dettagliati sono questi dati, migliore sar la qualit della descrizione, dal momento che il Foglio informativo il materiale di partenza da cui creato il testo automatico! Se volete inserire delle aggiunte vostre al testo automatico, potrete farlo riaprendo il testo, modificandolo come desiderato e salvandolo di nuovo. Informazioni generali sulle descrizioni: Al di sopra delle descrizioni potete scegliere tra diversi colori: Blu (testo originale) Il blu indica che questo il testo originale cos come stato inserito. Scegliete sempre una lingua come come lingua base, cos che si sappia sempre in che lingua il testo stato scritto in origine. La traduzione del testo originale (blu) stata approvata. Questo colore indica che il testo stato realizzato usando AutoDesc Il testo tradotto ancora in attesa di autorizzazione. Il testo ha bisogno di essere riesaminato: non stato tradotto o contiene errori.

Verde Giallo

(il testo OK) (testi automatici)

Arancione (in attesa di autorizzazione) Rosso (va riesaminato)

Se non volete usare AutoDesc, ma preferite che la vostra descrizione sia tradotta in modo professionale, potete richiedere una traduzione cliccando Richiedi traduzione. Vi apparir la seguente schermata:

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Figura 48. Richiedi traduzione

Scegliete per prima cosa chi tradurr il testo. Ci sono 3 opzioni: Traduttore I-Rent Un traduttore professionale di I-Rent (pagherete la traduzione usando il vostro Credito I-Rent) Uno dei miei colleghi Uno dei vostri colleghi anch'egli in possesso di login al sistema (vedi capitolo 3.8.3 Utenti) Un altro traduttore (E-Mail) Una persona non registrata nel sistema. Inserite l'indirizzo e-mail della persona e la richiesta di traduzione sar inviata dal sistema per e-mail Ora scegliete le lingue di origine e di destinazione: Traduci da: - la lingua del testo che deve essere tradotto A: - la lingua in cui volete tradurre il testo Nella casella di testo potete anche inserire ogni commento relativo o indicazione per il ricevente (quindi non il testo stesso! Il testo verr mandato insieme al messaggio automaticamente!) Quando avete finito, cliccate Richiedi traduzione per inviare la richiesta. Attenzione: i traduttori di I-Rent e gli altri traduttori non avranno accesso al sistema, ma solo la facolt di tradurre il testo!

4.2.3 Immagini Per caricare foto sugli alloggi, dovrete attendervi alle seguenti linee guida: Dovreste avere Java installato sul vostro computer. Le foto devono essere in formato .JPG con colori RGB (mai CMYK). Potete caricare foto direttamente dalla vostra fotocamera. Tenete presente che caricare foto da fotocamere da 3 o pi megapixels impiegher pi tempo. Le foto possono avere qualsiasi dimensione, anche se le foto pi grandi di 800px saranno ridotte a 560px, con l'altezza ridotta in proporzione. Se la foto ha una larghezza inferiore a 531px, sar ridimensionata fino a un'altezza di 372px, con la larghezza ridotta in proporzione. 49

Caricate le foto scegliendole dai file sul vostro computer, selezionandole e cliccando Invia. L'ideale sarebbe 12-18. Potete sempre cambiare la disposizione semplicemente trascinandole nell'ordine giusto col mouse. La foto in posizione 1 la foto principale. Per rimuovere una foto, cliccate sull'icona cestino.

Figura 49. Immagini

4.2.4 Prezzi Quando cliccate su Prezzi, le stagioni che scegliete in Stagione di vendita del cliente sotto Dati del contratto appariranno automaticamente (vedi capitolo 4.2.1 Informazioni sull'alloggio Dati del contratto). Il menu si apre su Stagione di vendita, dove potete inserire i prezzi per l'affitto di questo alloggio. Vedrete che questa la stagione che abbiamo definito al capitolo 3.12. Arrotonda - Arrotonda automaticamente i prezzi Auto fill - Inserisce automaticamente i prezzi da un periodo precedente a periodi successivi/futuri (solo dal basso verso l'alto, nel futuro!) Salva - Salva le informazioni sui prezzi Annulla - Annulla l'operazione
Figura 50. Prezzi

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Salvate le modifiche cliccando Salva. Poi andate su Acquisto per inserire i prezzi di acquisto, cliccando su Acquisto in alto. Inserite tutti i prezzi di acquisto qua alla stessa maniera e cliccate Salva per conservare le modifiche. Se non vedete alcuna informazione sulla stagione in cui potete inserire i prezzi, cliccate Dati del contratto sul Foglio informativo dell'alloggio (vedi capitolo 4.2.1) per verificare di avere selezionato (correttamente) la stagione.

4.2.5 Extra Quando si affitta un alloggio per le vacanze, spesso si hanno dei costi aggiuntivi; alcuni sono obbligatori e altri sono opzionali. Inoltre, esistono costi che si applicano a tutti, mentre altri dipendono dal tipo di alloggio o dal periodo durante il quale si affitta. Questa stata inclusa nel sistema per per semplificare il calcolo di questi extra al momento della prenotazione. E' possibile definire extra che vengono calcolati per giorno, per persona, per prenotazione o persino per stagione, cos che al cliente sia chiaro dall'inizio non solo quali eventuali costi obbligatori verranno aggiunti, ma anche quali costi extra opzionali potrebbe volere aggiungere alla sua prenotazione. Tutti questi sono inclusi nel calcolo online del prezzo finale. Facciamo la differenza tra due tipi di Extra. E' importante determinare a quale categoria appartiene un vostro extra: o Extra dell'azienda capitolo 3.8.5 (si trova sotto Amministratore => Parametri => Extra dell'azienda) Gli extra dell'azienda sono quei costi extra generici per la vostra azienda che si trasmettono al cliente e che hanno sempre lo stesso prezzo. Questi si applicano (eventualmente) a tutti gli alloggi/le prenotazioni, come ad esempio i costi di prenotazione, il noleggio di un letto da bambino, airport service, ecc. o Extra capitolo 4.2.5 (si trova sotto l'alloggio stesso; selezionate il nome dell'alloggio e cliccate col tasto destro del mouse => Extra) Gli Extra sono quei costi aggiuntivi legati all'alloggio. Questi costi vanno inseriti per ogni alloggio specifico perch l'importo dipende dalle dimensioni e dal tipo di alloggio, come nel caso del costo delle pulizie finali, dei costi di aria condizionata/riscaldamento, cos come un letto aggiuntivo o il supplemento per gli animali domestici, dal momento che non tutti gli alloggi permettono automaticamente letti extra o animali domestici. Extra Per gli extra, andate su Alloggi => Elenco degli alloggi. Evidenziate uno degli alloggi, cliccate col tasto destro, e selezionate Extra. Per aggiungere un nuovo extra, selezionate Nuovo extra. Apparir la seguente schermata:

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Figura 51. Crea un nuovo extra

Ora potete scegliere: Utilizza il modello del sistema

Un extra che gi si trova nel sistema I-Rent. Questo modello include: Costi di aria condizionata, costi di riscaldamento, pulizia finale obbligatoria. Utilizza modello proprio Un extra creato da voi o da altri. Per una panoramica di tutti i modelli realizzati, andate su Amministratore => Parametri => Extra dell'alloggio (vedi 3.8.6) Extra vuoti Un nuovo extra. Potete salvarlo come modello che userete anche in seguito e si potr poi ritrovare sotto Utilizza modello proprio. Una volta scelto, cliccate Crea. I campi vanno compilati come segue (vedi figura 52): 1. 2. 3. 4. Nome Tipo Obbligatorio Calcoli Il nome dell'extra Il tipo di extra Spuntate questa casella se l'extra obbligatorio con ogni prenotazione Il modo in cui calcolato l'extra per il cliente: o Per Prenotazione L'extra calcolato sulla base di ogni prenotazione. o Per Giorno L'importo calcolato sulla base del numero di giorni prenotati. o Per Persone L'importo calcolato in base al numero di persone che hanno prenotato e occuperanno l'alloggio. o Per Persona e per Giorno L'importo calcolato per persona e per giorno. o % dell'Importo dell'affitto L'extra una percentuale dell'importo totale della prenotazione. o Per Persone Alloggio L'importo calcolato sulla base dell'occupazione massima dell'alloggio, indipendentemente da quante persone ci staranno effettivamente. o Per Settimana L'importo calcolato per settimana. Il pagamento va effettuato: - Alla prenotazione - All'arrivo - Alla partenza 52

5. Pagabile

Figura 52. Modifica gli extra

6. Uso

7. Quantit massima 8. Somma () 9. IVA inclusa

Quando si applica questo extra: durante tutto l'anno, o i costi per questo extra si applicano solo a un periodo specifico? Potete anche inserire i dati sulle stagioni di Aria condizionata o di Riscaldamento (vedi capitolo 3.8.1) La quantit massima che pu essere ordinata. Per esempio: un massimo di 3 seggiolini da bambino. L'importo dell'extra. Tenete presente che questa somma IVA inclusa. Potete determinare l'IVA al punto 9. Se calcolate l'IVA sull'extra, potete indicare la percentuale dell'IVA inclusa . Qua l'IVA gi inclusa nel prezzo (dal punto 8) .

Di fianco alle bandiere potete inserire la descrizione in varie lingue. Questo testo verr usato dal sito o dai siti. Infine, potete cliccare su Fai di questo extra un modello, se probabile che userete spesso questo 53

extra in futuro. In questo modo non dovrete inserire di nuovo tutti questi dati. La prossima volta dovrete cambiare solo il prezzo, per esempio. Cliccate Salva per salvare le modifiche. Il vostro Extra ora nell'elenco degli extra (cliccate Aggiorna se non lo vedete):

Figura 53. Extra

Come potete vedere nell'esempio, ci sono 3 extra per questo alloggio: C' un costo aggiuntivo obbligatorio per le pulizie finali di 180 che calcolato per prenotazione, va pagato all'arrivo e si applica su tutto l'anno. Ci sono anche costi di aria condizionata (vedi capitolo 3.8.1) che si applicano solo durante un periodo specifico (cliccate Stagioni di aria condizionata per vedere le date). Questi costi ammontano a 40 per settimana e vanno saldati all'arrivo. Infine c' un costo aggiuntivo per gli animali domestici che, in caso l'affittuario arrivi con un animale, ammonta a 35 per prenotazione, va pagato alla prenotazione e si applica su tutto l'anno. Cliccando potete modificare le informazioni presenti. 4.2.6 Foglio informativo dell'alloggio Una panoramica stampabile con le informazioni e le immagini dell'alloggio come le avrete inserite. Qua non potete modificare niente. Questa panoramica si pu stampare ed usare, ad esempio, per mandare informazioni agli agenti o per voi, da consultare rapidamente. Questa panoramica si pu anche trovare sul calendario dell'alloggio nel menu Prenotazioni e Assistente di prenotazione. Questa panoramica appare nel Calendario individuale (il calendario annuale di un singolo alloggio) cliccando Foglio informativo dell'alloggio ed evidenziando e cliccando col tasto destro l'alloggio in Calendario mensile (il calendario bimensile di tutti gli alloggi) selezionando il Foglio informativo. In questo modo potete rispondere velocemente a domande riguardanti l'alloggio se siete, per esempio, al telefono con un cliente. Il Foglio informativo dell'alloggio anche molto importante per gli agenti che lavorano con voi sull'alloggio. Gli agenti possono recuperare queste informazioni al login, evitando cos di dovervi contattare con delle domande e risparmiando molto tempo. Potete anche ricevere un login per i vostri partner collaboratori per i quali voi fate da agente. 4.2.7 Autorizzazione alloggio Se avete creato un login per il proprietario e/o il responsabile delle chiavi dell'alloggio, nel menu Persone => Proprietari o Responsabili delle chiavi potete specificare quali diritti sono assicurati al login. Per il proprietario potete indicare se pu fare sconti e fino a quale percentuale. Per il responsabile delle chiavi potete indicare a quali parti avr accesso. Per il proprietario questo sar gi stato determinato al momento della creazione del login. Cliccate Gestire login Proprietario o Gestire Responsabile delle chiavi per visualizzare o modificare le credenziali di login. Passerete direttamente alla voce del menu Persone => Proprietari o Responsabile delle chiavi. 54

Figura 54. Autorizzazioni alloggio

4.2.8 Notifiche di Prenotazione E' possibile notificare il proprietario e/o il responsabile delle chiavi via SMS o e-mail ogni volta che un periodo viene prenotato (opzione, prenotazione, prenotazione del proprietario, periodo non disponibile) per il suo alloggio, o nel caso ci sia una modifica o una cancellazione. L'eccezione se il proprietario STESSO inserisce questo periodo col proprio login. Potete attivare questi servizi cliccando Notifiche di prenotazione (vedi Figura 55). Spuntate quali notifiche il proprietario desidera ricevere automaticamente e se desidera o meno ricevere aggiornamenti via SMS e/o e-mail. Il servizio SMS ha un costo per messaggio. Questa somma sar aggiunta al saldo della persona pertinente, il proprietario dell'alloggio o il responsabile delle chiavi. Il servizio di notifica e-mail gratuito. Attenzione: ricontrollate se avete inserito correttamente nel sistema il numero di telefono cellulare e l'e-mail giusti del proprietario o del responsabile delle chiavi. Controllate anche che la lingua sia impostata correttamente, cos che per esempio, un proprietario tedesco riceva anche i messaggi in tedesco.

Figura 55. Notifica di prenotazione

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4.2.9 Pubblicare sui vostri siti web L'alloggio e tutti i dati necessari che lo accompagnano sono ora stati inseriti. E' il momento di metterlo online. Tramite questo menu potete rendere visibile un alloggio sul vostro sito o sui vostri siti. Aprite la finestra e spuntate i siti su cui desiderate pubblicare l'alloggio. Poi cliccate Salva per salvare le modifiche. L'alloggio sar visibile all'istante sul vostro sito.

Nota bene: tutti gli elenchi hanno 3 requisiti:

L'alloggio ha delle immagini. L'alloggio ha i prezzi aggiornati. Attenzione: una volta scaduto il periodo per un prezzo, l'alloggio non sar pi visibile sui siti. Per esempio: al momento avete inserito i prezzi fino al 3 settembre, ma se non aggiungete pi alcun prezzo, l'alloggio non sar pi pubblicato dopo il 3 settembre dal momento che l'informazione sul prezzo sar mancante. L'alloggio ha una descrizione nella lingua adatta. In altre parole, se l'alloggio non ha una descrizione in francese, non sar pubblicato su alcun sito in francese.

4.2.10 Pubblicare sui siti dei vostri collaboratori Potete rendere visibile l'alloggio sul sito o sui siti dei vostri agenti collaboratori che lavorano anch'essi col sistema di prenotazione I-Rent e che voi stessi avrete aggiunto sotto Agenti (capitolo 3.9). Spuntate Visibile per quei siti sui quali desiderate sia pubblicato l'alloggio e cliccate Salva per salvare le modifiche. I costi della pubblicazione sono elencati a fianco di ogni agente. Il vostro saldo totale appare in basso a sinistra sotto Saldo corrente. Per pubblicare il vostro alloggio su questi siti, dovrete avere un saldo sul vostro account I-Rent (vedi capitolo 3.3 per aggiungere credito al vostro bilancio).

Figura 56. Siti dei collaboratori

La richiesta rimarr in sospeso finch l'altra parte non approva. L'altra parte ricever automaticamente un'e-mail con la richiesta di pubblicare sul suo sito, e potr accettarla o declinarla. Solo quando l'agente avr accettato la vostra richiesta di pubblicazione l'importo sar detratto dal vostro saldo. 56

 Nota bene: tutti gli elenchi hanno 3 requisiti:

L'alloggio ha delle immagini. L'alloggio ha i prezzi aggiornati. Attenzione: una volta scaduto il periodo per un prezzo, l'alloggio non sar pi visibile sui siti. Per esempio: al momento avete inserito i prezzi fino al 3 settembre, ma se non aggiungete pi alcun prezzo, l'alloggio non sar pi pubblicato dopo il 3 settembre dal momento che l'informazione sul prezzo sar mancante. L'alloggio ha una descrizione nella lingua adatta. In altre parole, se l'alloggio non ha una descrizione in francese, non sar pubblicato su alcun sito in francese.

4.2.11 Pubblicare sui siti di I-Rent Come sapete, I-Rent ha numerosi siti sottostanti in lingue diverse per la pubblicazione degli alloggi. Una panoramica aggiornata di questi siti si pu trovare su www.i-rent.net. Per pubblicare i vostri alloggi su questi siti, dovrete avere un bilancio sul vostro account I-Rent. Cliccate Pubblica sui siti di I-Rent e apparir la seguente schermata:

Figura 57. Pubblicare sui siti di I-Rent

I vostri alloggi sono pubblicati, in base alla localit e alle lingue in cui avrete scritto le descrizioni degli alloggi, sui siti nei quali sono pi pertinenti. La vostra villa in Spagna perci non sar pubblicata sul sito www.location-maison-portugal.com. La pubblicazione valida un anno. La data di scadenza indicata in seguito all'intestazione Scade.

Nota bene: tutti gli elenchi hanno 3 requisiti:

L'alloggio ha delle immagini. L'alloggio ha i prezzi aggiornati. Attenzione: una volta scaduto il periodo per un prezzo, l'alloggio non sar pi visibile sui siti. Per esempio: al momento avete inserito i prezzi fino al 3 settembre, ma se non aggiungete pi alcun prezzo, l'alloggio non sar pi pubblicato dopo il 3 settembre dal momento che l'informazione sul prezzo sar mancante. L'alloggio ha una descrizione nella lingua adatta. In altre parole, se l'alloggio non ha una descrizione in francese, non sar pubblicato su alcun sito in francese. 57

4.2.12 Pubblicare su siti esterni I-Rent vi d la possibilit di allacciarvi e pubblicizzarvi su altri siti web e portali, persino quelli che non lavorano col sistema I-Rent. La pubblicazione resa possibile da flussi XML e assicura che voi, in quanto agenzie di locazione professionali che gi lavorate col sistema I-Rent, possiate pubblicare i vostri alloggi su portali esterni in un solo click. In questo modo non dovrete tenervi costantemente in contatto e non dovrete caricare molte volte l'alloggio, poich i flussi XML inviano al vostro posto la disponibilit e le offerte di un determinato alloggio in tempo reale. Potete pubblicare dove e come volete. Il servizio di flussi XML disponibile tramite I-Rent a un prezzo fisso (a I-Rent) per pubblicazione su un numero sempre maggiore di portali. Alcuni portali potrebbero richiedere una commissione per prenotare il vostro alloggio tramite il loro sito. Con I-Rent non vi viene richiesta questa commissione, ma solo una piccola somma fissa per il servizio di pubblicit. I-Rent si sta impegnando a espandere la propria rete di contatti e il numero di portali esterni sui quali potrete pubblicizzarvi. Voi quindi non dovrete investire il vostro tempo; ci occuperemo noi dei collegamenti coi siti e vi informeremo sui costi pertinenti, anzi, siamo pronti ad aggiungere il vostro portale o quelli da voi suggeriti. Per visualizzare le tariffe e pi informazioni sui portali esterni, visitate il nostro sito www.i-rent.net

4.2.13 Aggiungere al set E' anche possibile pubblicare alloggi identici come gruppo. Per esempio, come gruppo di appartamenti o ville identiche nello stesso quartiere. Questo viene chiamato un Set. Dovrete caricarli tutti da voi ma li aggiungerete al set. Questo si pu fare solo se gli alloggi sono effettivamente identici gli uni agli altri. Create un alloggio virtuale (il modello da esporre) in Elenco set, che pubblicizzerete online. In realt, voi avrete (per esempio) 10 alloggi effettivi che hanno i propri calendari di disponibilit. Il motivo per il quale usare i set mantenere il vostro sito web ordinato e facilmente consultabile, cos il cliente non ritrover lo stesso alloggio 10 volte tra i risultati della ricerca, una vista non molto confortante. Una prenotazione fatta per il set va automaticamente su uno dei calendari su cui si posiziona meglio. Potete copiare le informazioni del set sui singoli alloggi, cos che non dovrete inserire le stesse informazioni 10 volte. Per creare un set, andate su Alloggi => Elenco dei set. Per aggiungere un alloggio ad un Set andate sul menu dell'alloggio stesso. Cliccate Aggiungi al set. Apparir uno schermo con una panoramica dei Set. Spuntate il set al quale volete aggiungere l'alloggio. Cliccate Salva per salvare le modifiche.

Figura 58. Aggiungere ad un Set

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4.2.14 Mappa Se avrete inserito le coordinate geografiche sotto Informazioni sull'alloggio (capitolo 4.2.1), in Dati del contratto potrete verificare la localit su questa mappa. Nell'amministrazione sar possibile zoomare fino in fondo, ma sul sito si potr solo zoomare fino a un dato livello per motivi di sicurezza.

Figura 59. Mappa

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5. COMPILARE E CURARE LA MANUTENZIONE DELLA PIANIFICAZIONE

Ora che avete inserito l'alloggio, dovreste sistemare la pianificazione. Dal momento che I-Rent funziona in tempo reale, importante che il calendario sia preciso ed aggiornato in ogni momento durante il giorno. Ci sono 5 modi per bloccare un periodo di tempo nella pianificazione: inserendo un'Opzione (5.1) inserendo una Prenotazione (5.2) inserendo una Prenotazione del proprietario (5.3) creando un Periodo non disponibile (5.4) creando un Periodo su richiesta (5.5)

5.1 OPZIONE
Un'opzione la pre prenotazione potenziale di un cliente, durante la quale l'alloggio bloccato per 3 giorni. Nel frattempo il cliente pu parlare con la famiglia o gli amici, cercare i voli, ecc. prima di effettuare la prenotazione definitiva. 5.1.1 Inserire un'opzione Il cliente pu inserire un'opzione online, ma potete farlo anche voi da parte del cliente. Per inserire un'opzione, andate su Prenotazioni => Nuova opzione, o se siete gi nella pianificazione, andate sulla data di inizio, cliccate col tasto destro e selezionate Fai cominciare nuova opzione da qua. Apparir la seguente schermata:

Figura 60. Nuova opzione

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Inserite le informazioni richieste. Le date si possono inserire manualmente nel formato GG/MM/AAAA, o tramite il calendario. Sotto Scade, troverete la data di scadenza dell'opzione. Il sistema la fisser direttamente a 3 giorni dopo la data di inizio, ma potete spostarla se necessario. Per inserire i dati del cliente, potete: inserire un nuovo cliente cercare i dati di un cliente esistente modificare i dati di un cliente esistente Se l'affittuario la stessa persona che pagher la fattura, basta cliccare per ricopiare i dati nel campo Fattura a nome di. Altrimenti, inserite qua separatamente il nominativo e l'indirizzo a cui mandare la fattura. Cliccate Salva per salvare le modifiche. L'opzione ora inserita nella pianificazione dell'alloggio, e si pu ritrovare su Prenotazioni => Calendario individuale o Calendario mensile, cos come nell'elenco delle opzioni Prenotazioni => Elenco delle opzioni. Le date pertinenti saranno ora bloccate per ogni altra opzione o prenotazione.

Figura 61. Elenco delle opzioni

5.1.2 Confermare un'opzione Se pi avanti volete convertire l'opzione in una prenotazione, avete 2 possibilit: 1. Aprire l'opzione nella pianificazione dell'alloggio in questione cliccando sul periodo o sul numero dell'opzione, visibile nella relativa colonna nella panoramica. 2. Oppure andare su Elenco delle opzioni nel menu Prenotazioni e cliccare sull'opzione in questione. Dopo aver aperto l'opzione, cliccate Conferma opzione per convertire l'opzione in una prenotazione. Potrete ora recuperare quest'opzione come prenotazione sotto: Prenotazioni => Elenco delle prenotazioni. Il cliente che ha effettuato l'opzione online pu anche confermare l'opzione da s usando il codice opzionale che gli sar stato mandato. Anche cos l'opzione sar inserita automaticamente nel menu Elenco delle prenotazioni. Se ci avviene vi sar notificato. 5.1.3 Cancellare un'opzione Un'opzione si pu cancellare solo dalla pagina Elenco delle opzioni (Menu Prenotazioni => Elenco delle opzioni). Cliccate a sinistra del numero dell'opzione. Vi sar chiesto di confermare che siete sicuri di voler cancellare l'opzione. Confermate, e vedrete la seguente schermata:

Figura 62. Motivo della cancellazione

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Inserite qua il motivo della cancellazione e cliccate OK. Il periodo bloccato ora libero per altre prenotazioni e opzioni. L'icona indica che l'opzione scaduta e richiama la vostra attenzione. Potete scegliere se lasciar scadere l'opzione o estenderla. Se non appare il riquadro Motivo della cancellazione, controllate che non sia stato bloccato dal vostro browser, una barra degli strumenti che avete installato o sistemi di blocco pop up. A volte riceverete una notifica in alto sul vostro schermo. Solitamente sufficiente aggiungere I-Rent alle pagine affidabili tra le opzioni di Internet Explorer.

5.2 PRENOTAZIONE
Una prenotazione un impegno preso dal cliente. Se avete attivato questa possibilit sull'alloggio, il cliente pu prenotare direttamente online. 5.2.1 Inserire una prenotazione Per inserire direttamente una prenotazione, andate su Prenotazioni => Nuova prenotazione. Oppure, se siete gi nella pianificazione dell'alloggio, andate alla data di inizio della prenotazione, cliccate col tasto destro, e selezionate Fare partire da qua nuova prenotazione. Apparir la seguente schermata:

Figura 63. Nuova prenotazione

Inserite le informazioni richieste. Le date possono essere inserite manualmente nel formato GG/MM/AAAA oppure usando il calendario.

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Per inserire i dati del cliente, potete: inserire un nuovo cliente cercare un cliente esistente modificare i dati di un cliente esistente Se l'affittuario (l'inquilino) la stessa persona che pagher la fattura, basta cliccare per ricopiare i dati nel campo Fattura a nome di. Altrimenti, inserite qua separatamente il nominativo e l'indirizzo a cui mandare la fattura. Cliccate Salva per salvare le modifiche. La prenotazione ora inserita nella pianificazione dell'alloggio, che si pu ritrovare sotto Prenotazioni => Calendario individuale o Calendario mensile, o nell'elenco delle prenotazioni Prenotazioni => Elenco delle prenotazioni. Le date sono ora bloccate.

Figura 64. Elenco delle prenotazioni

5.2.2 Cancellare una prenotazione Per cancellare una prenotazione, andate su Prenotazioni => Elenco delle prenotazioni. Cliccate di fianco al numero della prenotazione che desiderate cancellare. Vi sar chiesto di confermare la cancellazione. Quando avrete confermato, apparir il seguente riquadro:

Figura 65. Motivo della cancellazione

Inserite qua il motivo della cancellazione e cliccate OK. Il periodo di nuovo libero per prenotazioni e opzioni. La prenotazione cancellata rimarr nell'elenco delle prenotazioni cancellate insieme al motivo della cancellazione su Prenotazioni => Cancellazioni. In questo modo, potrete sempre ritrovare la ragione di una particolare cancellazione. 63

5.2.3 Recuperare una prenotazione cancellata Una cancellazione cancellata per errore si pu sempre recuperare usando il numero di prenotazione. Questo presenta due vantaggi: non dovrete inserire di nuovo tutte le informazioni, e il cliente mantiene il suo numero di prenotazione. Per recuperare una prenotazione cancellata, andate su: Prenotazioni => Recupera. Apparir il seguente riquadro:

Figura 66. Recupera una prenotazione

Inserite il numero di prenotazione e cliccate Recupera. La prenotazione ora di nuovo attiva e si pu ritrovare nella pianificazione sotto Elenco delle prenotazioni. Il recupero possibile solo se il periodo ancora libero e nel frattempo non sono state inserite altre prenotazioni o opzioni per un periodo di tempo sovrapposto.

5.3 PRENOTAZIONE DEL PROPRIETARIO

Una Prenotazione del proprietario una prenotazione privata fatta dal proprietario per s, per gli amici o la famiglia. Da un certo punto di vista non una vera prenotazione perch il proprietario non viene pagato quando sta in casa propria; d'altro canto, vanno prese determinate disposizioni allo stesso modo che per una normale prenotazione: c' un periodo di occupazione, e molti proprietari richiedono servizi di pulizia, i letti rifatti, ecc. Le prenotazioni del proprietario compaiono anche nelle liste di arrivo e partenza cos che tutti sappiano che il proprietario al momento sta impiegando l'abitazione e l'alloggio non vuoto. 5.3.1 Inserire una prenotazione del proprietario Per creare una prenotazione del proprietario, andate su Gestione => Nuova prenotazione del proprietario, o se siete gi nella pianificazione dell'alloggio, andate alla data di inizio, cliccate col tasto destro e selezionate Fare partire da qua prenotazione del proprietario . Apparir la schermata Figura 67 . Inserite i dati richiesti. Le date possono essere inserite manualmente usando il formato GG/MM/AAAA, oppure potete usare il calendario e selezionare una data. Per inserire i dati del proprietario o della persona che occuper l'alloggio: I dati del proprietario, come dichiarati in Dati del contratto in Informazioni sull'alloggio (capitolo 3.2.2.1), saranno inseriti automaticamente. Modifica i dati del cliente Aggiungi un nuovo cliente Cerca i dati di un cliente esistente

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Figura 67. Nuova prenotazione del proprietario

Se l'Occupante la stessa persona che pagher i conti, per esempio i costi della pulizia, cliccate per ricopiare le informazioni nel campo Fattura a nome di. Altrimenti, inserite il nominativo e l'indirizzo anche di quest'altra persona. Se il proprietario porter con s un animale domestico, cliccate Animali. Nei campi a destra, la vostra azienda pu aggiungere commenti e annotazioni, per esempio cosa va fatto prima dell'arrivo o dopo la partenza. Se un proprietario ha creato da s una prenotazione online dal proprio login, eventualmente vedrete le annotazioni del proprietario sotto le Note del proprietario. Cliccate aggiorna per salvare le annotazioni inserite. La prenotazione ora nella pianificazione dell'alloggio, che si pu trovare tramite Prenotazioni => Calendario individuale o Calendario Mensile, cos come nell'elenco delle prenotazioni del proprietario: Gestione => Elenco delle prenotazioni del proprietario. 5.3.2 Rimuovere una prenotazione del proprietario Una prenotazione del proprietario si pu cancellare sotto Elenco delle prenotazioni del proprietario nel menu Gestione. Cliccate accetta. di fianco al numero della prenotazione che desiderate rimuovere, poi cliccate

5.4 PERIODO NON DISPONIBILE

Un Periodo non disponibile un periodo nel quale l'alloggio non disponibile per l'affitto, per qualsiasi motivo. Di solito questo un periodo che ricade fuori dal contratto tra il proprietario e l'ufficio immobiliare. Durante questo periodo, l'ufficio non ha nulla a che fare con l'alloggio.

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5.4.1 Creare un periodo non disponibile Per creare un nuovo periodo nel quale l'alloggio non disponibile per l'affitto, andate su Gestione => Nuovo periodo non disponibile, o se siete gi nella pianificazione dell'alloggio, andare sulla data di inizio del periodo, cliccate col tasto destro e selezionate Fai partire nuovo periodo non disponibile da qua. Apparir la seguente schermata:

Figura 68. Nuovo periodo non disponibile

Inserite tutte le informazioni. Le date si possono inserire manualmente nel formato GG/MM/AAA, oppure potete cliccare sul calendario e scegliere le date. Nel campo Commenti/Note potete fare annotazioni generali. Nei campi a fianco, potete annotare cosa va fatto prima o dopo il periodo. Questi dati saranno importati nell'elenco di arrivi e partenze. Cliccate Salva per salvare le modifiche. Il Periodo non disponibile ora nella pianificazione dell'alloggio, che potete ritrovare su Prenotazioni => Calendario individuale o Calendario Mensile, cos come nell'elenco dei Periodi non disponibili: Gestione => Elenco dei periodi non disponibili. 5.4.2 Rimuovere un periodo non disponibile Si pu rimuovere un periodo non disponibile sull'Elenco dei periodi non disponibili nel menu Gestione. Cliccate affianco al numero del periodo pertinente, poi cliccate accetta.

5.5 PERIODO SU RICHIESTA

Un Periodo su richiesta un periodo nel quale l'alloggio si pu prenotare, ma solo su richiesta, quindi la prenotazione online esclusa. Spesso possibile che il proprietario o il responsabile delle chiavi debbano essere prima contattati per accertarsi che acconsentano all'affitto. 5.5.1 Creare un periodo su richiesta Per creare un periodo su richiesta, andate su Gestione => Nuovo periodo su richiesta. Inserite le informazioni pertinenti nella schermata che apparir. Le date si possono inserire manualmente nel formato GG/MM/AAAA, oppure potete cliccare il calendario e scegliere le date. Cliccate Salva per salvare le modifiche. Il Periodo su richiesta ora nella pianificazione dell'alloggio, che si pu ritrovare su Prenotazioni => Calendario individuale, sul quale le date sono segnate in rosso. Nel Calendario mensile le date sono contrassegnate da punti di domanda (?). Potete anche trovare questo periodo su richiesta nell'elenco dei Peridi su richiesta in Gestione => Elenco dei Periodi su richiesta. 66

Figura 69. Nuovo periodo su richiesta

5.5.2 Opzioni e prenotazioni che si sovrappongono con un periodo su richiesta In un periodo su richiesta non permessa alcuna prenotazione online; n online tramite il cliente, n fatta da voi direttamente dal sistema. Il sistema vi avviser che il periodo su richiesta, ed ogni tentativo di effettuare una prenotazione risulter automaticamente in un'opzione inserita. Se volete convertire l'opzione in prenotazione dal momento che il periodo effettivamente disponibile, questo sar possibile solo se il manager o la persona entro l'azienda che ha i diritti di utenza appropriati effettua l'accesso e converte l'opzione in prenotazione (vedi capitolo 5.1.2 Confermare un'opzione). 5.5.3 Rimuovere un periodo su richiesta Un periodo su richiesta si pu rimuovere dall'Elenco dei periodi su richiesta nel menu Gestione. Cliccate a sinistra del numero con le date che desiderate rimuovere, poi cliccate accetta.

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6. CANCELLARE UN ALLOGGIO DAL SISTEMA E DAL/I SITO/I

Rimuovere completamente un alloggio dal sistema non possibile per varie ragioni. Una di queste ragioni che l'alloggio ci sono ancora molte informazioni relative all'alloggio, tra cui prenotazioni, clienti ecc., che si perderebbero se l'alloggio fosse rimosso, mente a voi conviene tenere traccia dei clienti e delle prenotazioni passate. E' anche possibile che il (nuovo) proprietario voglia affittare l'alloggio con voi in un futuro. Cos non dovrete reinserire tutte le informazioni. Se l'alloggio non sar pi affittato, e volete rimuoverlo dall'elenco degli alloggi e dal sito, fate quante segue: Andate su: Alloggi => Elenco degli alloggi. Cliccate col tasto destro sull'alloggio che volete rendere invisibile e selezionate Informazioni sull'alloggio. Sul Foglio informativo dell'alloggio, vedrete Dati del contratto => Visibile nel sistema I-Rent. Cambiate le informazioni di visibile da s a no per rendere invisibile l'alloggio. Poi cliccate Salva informazioni sull'alloggio. Da questo momento in poi l'alloggio non pi visibile su alcun sito. L'alloggio rimane archiviato nel sistema nell'Elenco degli alloggio sotto: Mostra solo alloggi invisibili.

Nota bene:
Dato che I-Rent un sistema basato sul web, possibile che quando apportate cambiamenti a una pagina, questi cambiamenti non compaiano immediatamente. Ci avviene, per esempio, se siete su una prenotazione o un calendario. Non preoccupatevi; vi baster aggiornare la pagina premendo F5.

Servono ulteriori informazioni?

Vi preghiamo di contattare il nostro Supporto clienti I-Rent : Telefono: E-mail: +31 (0)88-2021225 +34 965 796 741 info@i-rent.net , nell'angolo

Se avete effettuato il login potete anche richiedere assistenza cliccando l'icona salvagente in alto a destra.

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