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LA LOGISTICA Una chiara definizione di "logistica" risulta ancora oggi di difficile formulazione, infatti i pi, associandola all'origine militare

del termine, la riconducono allo spostamento di uomini, materiali e mezzi coinvolti in un'operazione. In una definizione pi recente questo vocabolo viene inteso come un processo di pianificazione, realizzazione e controllo di flussi e stoccaggio, in modo da renderli efficienti ed economici, e di beni, dal luogo di origine al luogo di consumo (con tutte le informazioni sui vari passaggi). Un'altra definizione ci ricorda che la logistica l'area di management di supporto utilizzata per impiegare efficientemente le risorse. Qualcuno ha voluto inserire ulteriori sottoclassificazioni, distinguendo tra sistema logistico acquisitivo, produttivo e distributivo. Le diverse definizioni denunciano la differente origine e la relativa applicazione ad un campo specifico di attivit commerciali o produttive. Per la farmacia, questo termine pu rappresentare, in senso lato, l'insieme delle attivit di ordinazione, ricezione, controllo, movimentazione, conservazione e distribuzione dei beni gestiti. Quali segnali devono essere colti precocemente perch possano esprimere una indicazione sul livello e sulle modalit da seguire per "misurare" il proprio sistema logistico? Nella tabella 1 viene riportata una sintesi di "segnali deboli" che possono precedere gravi situazioni di inefficienza difficilmente recuperabili. Sono solo alcuni segnali ed il coglierli ed attribuire loro un corretto significato spesso un fatto soggettivo, che dipende dalla diversa sensibilit individuale. Anche la decisione di intervenire in una situazione che presenta solo alcuni di questi segnali solamente in funzione di quello che a livello locale si ritiene sia ('optimum della qualit che il servizio pu prestare in una certa situazione. Esistono comunque dei parametri oggettivi per "misurare" nel tempo e confrontare con altre situazioni il livello del proprio sistema logistico. Occorre per effettuare delle rilevazioni e registrarne i dati, che possono essere, a loro volta, utilizzati periodicamente per ricavare degli indicatori che documentino nel tempo ed in modo quantitativo il proprio percorso verso situazioni di maggior efficienza, rappresentando un termine di riferimento per la gestione ottimale di un magazzino di farmacia. possibile anche focalizzare l'attenzione solo su alcune rilevazioni e su pochi indicatori in rapporto al problema esistente, o procedere per tappe affrontando solo un aspetto per volta dell'intero problema (tabelle 2 e 3). Il sistema logistico ha ovviamente dei costi e possono essere considerati attivi (pur essendo sempre degli oneri per la farmacia) quei costi che aggiungono valore al prodotto (ad esempio un servizio di idonea conservazione e d efficiente consegna ai reparti), mentre sono passivi i costi derivanti da una sbagliata organizzazione (ad esempio movimentazioni inutili, percorsi irrazionali, consegne parziali, rotture di stock, incidenza degli scaduti/a variati, incidenza della merc non movimentata, ecc.). LE FUNZIONI DELLA LOGISTICA Possiamo schematicamente riassumere nel diagramma della figura 1 le funzioni del sistema logistico nella gestione del magazzino farmaceutico. Di tutte le funzioni presentate, proprio nello spirito del testo, verranno affrontate solo quelle che pi facilmente sono suscettibili di intervento o di introduzione e che possono produrre benefici effetti in termini di funzionalit e di efficienza. I cambiamenti cos introdotti e le modifiche nella propria organizzazione del lavoro potranno contribuire a far recuperare risorse in tempo di lavoro ed a ricostruire una nuova immagine di competenza e di attenzione ai problemi logistici al servizio di farmacia. Verranno soprattutto sviluppati e approfonditi quegli aspetti tecnici inerenti all'informatizzazione, alla politica delle scorte - con tutti i parametri di controllo e di gestione che sono spesso presenti negli applicativi informatici, ma che non vengono utilizzati o vengono impiegati in modo scorretto - alla codifica, alla conservazione, ai controlli, alle richieste e alle modalit di approvvigionamento.

LA GESTIONE INFORMATIZZATA DEL MAGAZZINO II panorama degli applicativi dedicati a questa importante e delicata funzione quanto mai vario dal punto di vista filosofico-tecnologico o da quello funzionale. Le applicazioni pi diffuse sono ancora quelle ad emulazione terminale che girano su minicomputer o mainframe dove risiede il programma con tutti gli archivi e dove vengono elaborati e conservati i dati. Collegati a questo ci sono i terminali o, pi frequentemente, oggi, i personal (che ormai costano meno dei terminali), sui quali vengono implementati i comandi dell'applicativo attraverso una riconfigurazione della tastiera. una soluzione "centralista" ormai obsoleta e di estrema rigidit, con interfacce utente poco friendly ed in ambiente rigorosamente in formato testo. Non consentono alcuna possibilit di accesso alle informazioni ed ai dati fuori dall'applicazione stessa. I programmi basati sulla tecnica client/server che solo ora stanno diffondendosi sono, a differenza degli altri, "democratici", per usare un paradosso mutuato dalla politica. Anche qui l'applicativo e gli archivi risiedono centralmente sul server, ma sui personal della rete vengono installate applicazioni dient che interagiscono con gli archivi centrali. I dati in questo caso possono trovarsi fisicamente sul personal che stiamo utilizzando, non solo virtualmente. un sistema molto pi versatile che consente personalizzazioni e facilitazioni come, ad esempio, il costruirsi le proprie interrogazioni con dei wizard o di effettuare delle query al database anche fuori dal la specifica applicazione. Si caratterizzano anche per una interfaccia utente moderna, in ambiente grafico, molto pi gradevole e facile. Inoltre, sono stati ormai sviluppati supporti che consentono di estrarre e trasferire automaticamente in linguaggio HTML dati statici o dinamici provenienti da query sul database e di pubblicarli nella Intranet aziendale o in Internet. Consideriamo l'impatto che avrebbe la consultazione in tempo reale dei dati e dei relativi grafici sull'analisi dei consumi farmaceutici generali e per centro di costo attraverso l'Intranet aziendale! Quasi mai in passato queste applicazioni nascevano come sistemi di gestione del magazzino farmaceutico, era semmai una funzione aggiunta a dei gestionali nati per la ragioneria o per l'economato. Le funzioni per la gestione del magazzino farmaceutico venivano spesso aggiunte, modificate od ampliate a posteriori, localmente attraverso l'interazione diretta con il farmacista sulla base delle sue conoscenze, della sua esperienza e della sua organizzazione del lavoro. Questo pu essere positivo quando il farmacista esperto di logistica, delle tecniche di gestione delle scorte e di reportistica sui consumi; in caso contrario il risultato diventa un disastro. Oggi la situazione in generale migliorata, ma esistono ancora gestionali di magazzino, anche di aziende molto note, realizzati in ambiente client/server, ma carenti sul piano delle funzioni per una corretta ed ottimale gestione degli ordini, delle richieste dei centri di costo, della politica delle scorte e della reportistica. diventato quindi impensabile poter gestire un magazzino farmaceutico senza il supporto di un programma informatico che consenta di catalogare i prodotti con le loro caratteristiche, le scorte, le richieste dei reparti, le operazioni di scarico, gli ordini, le analisi sui consumi, le stampe, ecc. Queste applicazioni sono costituite, in generale, da alcuni moduli fondamentali e da moduli aggiuntivi che possono essere acquistati anche separatamente. Nel modulo principale compresa l'anagrafica dei prodotti con tutte le informazioni sulla gestione amministrativa (codifica, descrizioni, unit, ecc.), ed in molti casi anche farmaceutica, con la codifica ATC (anatomico, terapeutica, chimica), il principio attivo, il MINSAN10 (codice di autorizzazione immissione in commercio, di 10 caratteri, univoco per specialit), le DDD (defined daily doses), e tutte le tabelle di decodifica correlate (principio attivo, unit di misura, IVA, capitoli di bilancio, ecc.). Un secondo modulo riguarda la gestione del magazzino (con gli eventuali magazzini secondari) e delle scorte che consente l'inserimento delle posizioni dei prodotti, il tempo di riordino, i punti di riordino (che possono anche essere ricalcolati automatica mente in base ai consumi), la scorta di sicurezza, l'analisi ABC, il lotto economico e gli inventari con le relative tipologie di valorizzazione e tutte le stampe di interesse gestionale. Un ulteriore modulo rappresentato dal sistema delle movimentazioni verso i centri di costo con tutte le relative anagrafiche, la stampa dei documenti di trasporto e le registrazioni dei movimenti.

Vi poi il modulo degli ordini con le anagrafiche dei fornitori e le procedure per la generazione del preordine, dell'ordine alla ditta, il carico bolle, la fatturazione e tutte le stampe relative a questo modulo. Occorre citare ancora il modulo delle richieste dai centri di costo (ad esempio procedure per le richieste on-line) con i controlli automatici quali- quantitativi sulle richieste, e con la stampa dei documenti di richiesta e di prelievo. Infine, deve essere considerata tutta la reportistica sui consumi generali a diversi livelli di aggregazioni (gruppo, sottogruppo, ecc.) e per centro di costo con il dettagliato e tutte le stratificazioni. La possibilit di effettuare analisi, oltre che economiche anche farmaceutiche, attraverso l'articolazione della classificazione ATC ed il consumo per numero di DDD, attribuisce al programma di gestione un'ulteriore funzione strategica in una prospettiva di corretta interpretazione del ruolo del farmacista. Ma al di l dei moduli e delle funzioni presenti nei diversi applicativi gestionali, vi sono caratteristiche generali che costituiscono un assoluto punto di favore. L'essere, ad esempio, dotati di una interfaccia utente amichevole, in grado di garantire una compiet visibilit delle informazioni contenute nelle basi di dati ed utilizzabile con semplicit anche da personale non particolarmente esperto. In secondo luogo, il poter garantire una organizzazione dei dati tale da consentire analisi e statistiche estemporanee, anche se non previste dall'output standard, costituisce un grande vantaggio, perch sicuramente, anche se le statistiche previste sono molte, ce ne sar sempre una diversa che non sar stata prevista. Avere la possibilit di effettuare interrogazioni dirette sul database e costruirsi un proprio report non previsto da considerare con estremo favore. Un ultimo aspetto riguarda la presenza del maggior numero di strumenti operativi necessari per le funzioni di pianificazione degli acquisti, di controllo delle scorte, di organizzazione e di valorizzazione dell'inventario. Proprio questi strumenti rivestono una grande importanza in una prospettiva di gestione economica razionale del magazzino di farmacia. La nostra esperienza ci insegna invece che, anche quando sono presenti, questi strumenti per la pianificazione della politica delle scorte o non vengono usati, oppure sono usati senza conoscerne il reale significato, vanificandone o limitandone la funzione. Per questo dedicheremo ampio spazio alla trattazione di tali funzioni cercando di vederne sia il significato logico e semantico sia quello matematico di contenuto con i procedimenti per il calcolo. Solo in questo modo potremo utilizzare tutte le funzioni per il controllo delle scorte implementate nei programmi che consentono, se vi una reale attinenza tra giacenze effettive e quelle virtuali a computer e se vi una registrazione puntuale di ogni movimentazione, di gestire il magazzino in completo automatismo con risparmio di tempo, di personale, di lavoro e di costi di gestione. METODI E TECNICHE NEGLI APPROVVIGIONAMENTI In una realt ideale, quando domanda ed offerta sono sincronizzate ed i prodotti affluiscono esattamente con lo stesso ritmo dei consumi, non necessario avere scorte. Queste situazioni nella realt ovviamente non esistono e nessuno penserebbe di gestire un magazzino di farmacia senza scorte. Naturalmente le scorte hanno un costo ed il capitale investito in merci in deposito, in attesa di essere utilizzate, viene sottratto ad impieghi pi convenienti (costo-opportunit). I metodi di approvvigionamento sono sostanzialmente due, ovvero la gestione a fabbisogno con la quale si cerca di prevedere le necessit "guardando in avanti" (look ahead) e la gestione a scorta che si basa sui consumi consolidati, guardando cio indietro nel tempo (look back) la storia di ogni movimentazione per ciascun prodotto. II primo metodo richiede una previsione delle necessit sulla base di attivit programmate e consiste nel far pervenire il materiale, esattamente quando serve (just in time o Jit), senza scorte apprezzabili. Una variante del Jit pu essere ad esempio considerato il sistema di approvvigionamento delle farmacie al pubblico, che lavorano praticamente senza una scorta, dove le giacenze vengono mantenute costanti rimpiazzando in giornata il venduto. Un altro metodo di approvvigionamento il materials requirements planning (Mrp) dove gli ordinativi vengono fatti in sequenza secondo un preciso calendario e sulla base di un piano di produzione specifico. Come si vede, qui siamo per nel campo industriale, situazione molto lontana dalle nostre esigenze. Al magazzino di farmacia si applica invece il secondo metodo, ovvero la

"gestione a scorta", che consiste nella progressiva ricostituzione delle giacenze di articoli man mano che, rducendos attraverso le richiesta dei centri di costo, raggiungono una entit fissata per far partire la procedura del l'ordine in modo che non si verifichi mai la cosiddetta "rottura di stock". Questa un'evenienza che ha sempre una connotazione negativa: infatti il magazzino di farmacia gestisce farmaci e presidi che, seppur in misura diversa, devono sempre essere disponibili e l'eventuale rottura di stock, oltre ai possibili inconvenienti per i pazienti, rappresenta sempre un aggravio di costi per la struttura (acquisti in emergenza, prestiti, corse di fattorini, ecc.). La scorta deve funzionare quindi da ammortizzatore per assorbire una domanda dai centri di costo che, anche nelle migliori situazioni, non procede mai in modo lineare e prevedibile e pu, talvolta, invece presentare sbalzi repentini in funzione di situazioni contingenti o di evenienze straordinarie. Mantenere scorte elevate apparentemente pu sembrare vantaggioso, perch produce meno rischi di rottura di stock, pu consentire, attraverso forti e poco frequenti ordinativi, di ottenere maggiori sconti o pagamenti pi dilazionati e pu rappresentare un investimento in merc. Gli aspetti negativi sono invece rappresentati dalla necessit di maggiori spazi, dal rischio di obsolescenza e deperimento del materiale, dal congelamento di capitale che poteva essere meglio impiegato dall'azienda (costo-opportunit), dall'aumento dei costi di conservazione (soprattutto per i prodotti che richiedono una conservazione in condizioni controllate) e di gestione del magazzino (movimentazioni, verifiche/inventari, ecc.). Si tratta quindi di trovare un equilibrio ottimale mantenendo un'idonea scorta diversificata articolo per articolo in funzione del ritmo delle richieste in modo da minimizzare i costi complessivi del magazzino. Questo concetto sar ripreso pi avanti nel capitolo sul lotto economico. LA GESTIONE A SCORTA Facendo un piccolo passo indietro, cerchiamo invece, aiutandoci con il grafico della figura 2, di visualizzare l'andamento, in questo caso ideale, del flusso di un qualsiasi prodotto la cui giacenza va riducendosi progressivamente man mano che vengono fatte richieste dai reparti. Al raggiungimento di un determinato valore numerico, fissato come punto di riordino per quel determinato prodotto, scatta la procedura dell'ordine. La quantit in giacenza del prodotto continua a ridursi fino all'arrivo della nuova merc che viene caricata, e la giacenza ritorna di nuovo al valore iniziale. In realt la situazione un po' diversa perch la giacenza non si riduce in modo uniforme, ma procede a scatti o a sbalzi, in funzione dell'entit delle richieste, ma per semplificare consideriamola pure lineare. Il tempo che intercorre tra la rilevazione del punto di riordino e la disponibilit del prodotto in magazzino si chiama tempo di riordino che raggruppa il tempo necessario per la generazione del preordine, l'elaborazione dell'ordine, la sua spedizione, la successiva evasione da parte della ditta, la ricezione ed il controllo della merc in magazzino. Ovviamente, il punto di riordino calcolato in modo da consentire il riapprovvigionamento senza trovarsi sguarniti prima della ricezione del materiale, ma possono capitare eventi imprevedibili, come un ritardo nella consegna, o un incremento dei consumi o un ritiro di un lotto. bene quindi prevedere una scorta di sicurezza che garantisca una seppur limitata autonomia anche in condizioni di emergenza. Molto spesso nella pratica di gestione si confondono e si usano indifferentemente "scorta minima", "punto di riordino" e "scorta di sicurezza". Per maggior chiarezza e per non incorrere in errori semantici bene non utilizzare il termine scorta minima che pu generare confusione. Parleremo quindi di punto di riordino intendendo semplicemente un valore in numero di unit di prodotto in giacenza che, quando raggiunto, innesca la procedura di riordino. La scorta di sicurezza invece un valore aggiuntivo in numero di unit corrispondenti ad X giorni che si intendono comunque coprire per cautelarsi da eventi avversi (ritardi, richieste impreviste, incidenti, ecc.). Il vero punto di riordino in unit di prodotto sar quindi la somma dei due parametri e consentir di coprire tutto il tempo di riordino e il numero X di giorni che avremo fissato come scorta di sicurezza. Come calcolare quindi questi parametri?

LANALISI QUANTITATIVA DEI CONSUMI L'analisi quantitativa dei consumi pu essere posta alla base di ogni tentativo di gestione sistematica delle giacenze di magazzino. Ogni sforzo di razionalizzazione delle procedure di approvvigionamento risulterebbe infatti inutile in mancanza di uno strumento che permetta di stimare in anticipo, sulla base dei dati storici, quella che sar la domanda dei beni da acquistare. Per effettuare un'analisi dei consumi storici occorre avere una registrazione delle richieste dei vari centri di costo per ciascun prodotto. I programmi informatici di gestione del magazzino consentono facilmente di effettuare queste registrazioni come scarico in numero di unit di prodotto del materiale consegnato ad ogni centro di costo e di conservare memoria di ogni movimentazione. La sommatoria delle movimentazioni giornaliere produce una serie storica di valori a variabilit anche ampia e con sensibili fluttuazioni, tali da far dubitare di raggiungere una definizione di un valore attendibile come giacenza media di magazzino. Sui lunghi periodi, per, anche le fluttuazioni dovute a fattori stagionali o accidentali vengono solitamente normalizzate. Si pu cos calcolare in questo modo, dividendo i consumi complessivi in unit di un prodotto per il numero di giorni considerati, il consumo medio giornaliero (si consiglia di valutare periodi non inferiori ai tre mesi). IL PUNTO DI RIORDINO Conosciuto il consumo medio giornaliero per ciascun prodotto, occorre anche conoscerne il tempo di riordino, che sar la sommatoria di una quota fissa dovuta ai tempi relativi alle procedure interne di ordinazione pi i giorni impiegati per ciascuna ditta per evadere l'ordinativo. Supponiamo che il consumo medio giornaliero di un prodotto A sia di 50 unit e che occorrano 2 giorni per rilevare, predisporre e far partire l'ordine di approvvigionamento e che quella specifica ditta impieghi altri 8 giorni ad evadere e farvi pervenire il quantitativo ordinato. Il punto di riordino sar [50x (2+8) = 500] di 500 unit. Di conseguenza, quando la giacenza del prodotto raggiunger i 500 pezzi dovr essere attivata la procedura del riordino. I programmi di gestione del magazzino generalmente implementano questa funzione e gli articoli, la cui giacenza inferiore o uguale al punto di riordino, vengono automaticamente rilevati e segnalati attraverso il lancio di una procedura. LA SCORTA DI SICUREZZA La scorta di sicurezza, come abbiamo precedentemente visto, rappresenta un fattore di garanzia per cautelarsi della possibilit di rimanere sprovvisti di articoli vitali per incidenti o per ritardi di consegna. Ci sono vari metodi per calcolare questo valore in numero di unit di prodotto, alcuni dei quali sono dei veri sistemi probabilistici che verificano la percentuale di probabilit di rottura dello stock ed il costo aggiuntivo in scorte che ogni punto in meno determina. Nella pratica, un metodo semplice ed un po' empirico consiste nel quantificare la scorta di sicurezza in un numero di unit di prodotto per coprire un errore del 50% nel tempo di riordino, moltiplicato per un ulteriore fattore definito "livello di servizio" compreso tra 1,0 e 1,5 [significa che si calcoleranno ulteriori valori di scorta superiori di quello calcolato da O (zero) al 50% in pi]. Supponiamo che il nostro prodotto A dell'esempio precedente sia soggetto ad un consumo medio giornaliero di 50 unit, che il tempo di riordino complessivo sia di 10 giorni e che il livello di servizio sia di 1,1 (10% in pi): la scorta di sicurezza sar [50 x (2+8)x 0,5 x 1,1 = 275] di 275 unit pari alla copertura teorica di altri 5,5 giorni in pi rispetto al tempo di riordino stabilito per quel prodotto. L'INDICE DI ROTAZIONE Ogni articolo, in funzione della movimentazione verso i reparti, ma soprattutto in funzione del numero di ordini di approvvigionamento, entra ed esce dal magazzino un certo numero di volte. L'indice di rotazione delle scorte indica quindi quante volte uno stock di prodotto stato completamente rinnovato in un determinato lasso di tempo. Risulta quindi utile, per la gestione, mantenere sotto controllo per ogni articolo un indice (IRjt) che rappresenti la velocit di rotazione dell'articolo ; nel tempo t: si ottiene dividendo il consumo del prodotto (Cit) per la giacenza media

(Gmit). A sua volta, la giacenza media di un prodotto rappresenta il valore medio delle scorte in unit di prodotto presente in magazzino e si ottiene facilmente attraverso un artificio, cio con la somma delle unit ordinate (QQit), diviso il doppio del numero di ordini effettuati nel tempo considerato (tabella 4). Quando per un articolo si hanno consumi molto frequenti ed un livello di scorta basso, l'articolo stesso entra e viene immediatamente utilizzato, realizzando cos una elevata rotazione. Quando invece il consumo meno frequente ed il livello di scorta pi elevato, l'articolo entra nel magazzino e vi giace per un periodo pi lungo prima di uscire. Come abbiamo gi detto altrove, un elevato turnover dei prodotti in magazzino consente di utilizzare meglio il capitale e di indirizzarlo verso usi alternativi a pi alto rendimento rispetto al prodotto in scorta. Un elevato indice di rotazione dei prodotti un indicatore di efficienza e consente, inoltre, di minimizzare i costi di gestione del magazzino attraverso un utilizzo inferiore di spazi, una minore probabilit di movimentazioni inutili, un minor rischio di obsolescenza e di perdite per avarie. Oltre all'indice di rotazione a quantit sui singoli articoli facile anche determinare l'indice di rotazione a valore su tutto il magazzino (Trv) rapportando il valore del materiale distribuito in un determinato tempo al valore della scorta media per lo stesso periodo. Questo indice gi stato presentato in precedenza tra gli indicatori generali di efficienza del magazzino (tasso di rotazione medio delle scorte). L'ANALISI ABC Pareto, uno studioso italiano dell'Ottocento, aveva rilevato che la ricchezza di un Paese era detenuta da una piccola quota della popolazione totale, circa il 20%, mentre il restante 80% doveva dividersi solo un 10-20% della ricchezza rimanente. Successivamente, queste osservazioni hanno paradossalmente mostrato la loro validit anche in altri campi. Infatti, analoghi squilibri di distribuzione della ricchezza, ma soprattutto la relazione inversa tra numerosit e ricchezza (valore), sono stati evidenziati anche in un magazzino, come quello di farmaci, presidi e materiale sanitario del nostro caso. Analogamente alle osservazioni di Pareto, come regola empirica, ma dimostrabile, si pu affermare che in un magazzino circa l'80% del valore delle merci custodite sempre rappresentato da circa il 20% degli articoli, mentre il rimanente 80% di articoli contribuisce solo per il 20% del valore complessivo dei beni gestiti in magazzino. L'esistenza di questo squilibrio permette di adottare un controllo differenziato per le diverse categorie di scorte, che vengono considerate sulla base del loro valore d'impiego. L'analisi ABC fornisce un criterio di selezione degli articoli consentendo di procedere ad un controllo differenziato delle scorte attraverso un raggruppamento in 3 categorie A,B,C, che, anche se appare superfluo precisarlo, nulla hanno a che vedere con la classificazione della Commissione Unica del Farmaco (CUF) per i farmaci del SSN: gruppo A, ovvero articoli poco numerosi ma molto costosi e vitali dal punto di vista economico; gruppo B, ovvero gli articoli mediamente numerosi e di valore economico medio; gruppo C, ovvero gli articoli molto numerosi ma poco costosi e comuni. naturale quindi che sia preferibile poter concentrare la propria attenzione su un limitato numero di articoli, lasciando che verifiche pi sporadiche e superficiali si prendano cura dei prodotti meno importanti. Per consentire questo approccio si sottopone periodicamente il proprio magazzino all'analisi ABC che permette di ottenere una gerarchia di prodotti utile per selezionare gli articoli da acquisire mediante gara, per istituire programmi di inventario differenziato e per stabilire la frequenza dei controlli. L'importanza di un articolo data principalmente dal contributo che l'articolo stesso fornisce alla composizione del volume economico, e pu quindi essere espressa dal prodotto tra la quantit prelevata per la distribuzione ed il suo valore, che viene espresso dal costo medio di acquisizione. Molti programmi di gestione del magazzino contemplano questa funzione che pu essere in questo caso facilmente attivata in qualsiasi momento e che produce solitamente un output su tabulato dove si pu vedere in ordine decrescente di valore un numero di articoli tali da determinare una certa

percentuale di valore totale delle uscite che si erano inseriti nella maschera di dialogo del programma. Se per ipotesi viene inserito il 60%, verranno stampati in ordine decrescente di valore complessivo gli articoli distribuiti che hanno determinato, tutti insieme, il 60% della spesa. Se questa funzione non implementata nel programma di gestione del magazzino, sufficiente disporre dei dati di consumo di tutti i prodotti gestiti in un determinato periodo in termini di quantit complessiva per articolo e prezzo unitario medio, importarli in un foglio elettronico, moltiplicare la quantit consumata di ogni articolo per il suo prezzo nella colonna "valore" e ordinarli poi in senso decrescente per valore. Scopriremo che solitamente circa il 15-20% degli articoli genera l'80% del valore degli scarichi e che un altro 20-30% porta il valore complessivo al 90%. Nella figura 3, che rappresenta un esempio reale di analisi ABC ottenuto con un'applicazione Excel disponibile nel sito Internet del Pensiero Scientifico Editore (http://www.pensiero.it/sifo/), vi in ascissa la numerosit degli articoli ed in ordinata la relativa percentuale di valore sul totale del valore dei prodotti gestiti. L'andamento della curva evidenzia come sia elevato il contributo di pochi articoli nel determinare alti valori di spesa e come sia marginale invece il contributo della stragrande maggioranza dei prodotti. Nell'esempio reale della tabella si evidenzia come su oltre 1000 variet di articoli gestiti, con un valore globale di prodotti distribuiti di oltre 4,5 miliardi in un anno, poco pi di 100 variet di prodotti (gruppo A) da soli determinano un valore di 3,6 miliardi (80% del totale) e circa il 20% di articoli (gruppi A+B) con circa 220 variet di articoli determina oltre il 90% della spesa (circa 4 miliardi). I dati di dettaglio sono invece presentati nella tabella 6, dove si pu osservare lo sviluppo di un esempio di analisi ABC effettuato con l'applicazione informatica disponibile in Internet. evidente che conoscere quali sono gli articoli dei primi 2 gruppi (A e B) permette di concentrare la propria attenzione su un numero ristretto di prodotti, sicuri allo stesso tempo di tenere sotto controllo il 90% della spesa. Va chiarito che la classificazione effettuata in questo modo esclusivamente monetaria e non tiene in considerazione l'eventuale criticit degli articoli che, seppur trascurabili sotto il profilo economico e collocati quindi automaticamente nel gruppo C, possono essere invece prodotti addirittura vitali. Quindi l'uso del metodo ABC non implica comunque che gli articoli della categoria C siano trascurabili e per evitareche articoli critici, ma di basso valore economico, possano determinare disastrose rotture di stock si possono introdurre correttivi attribuendo una stratificazione nella composizione del magazzino in articoli vitali (V), importanti (I) e normali (N), che combinati con l'analisi ABC possano produrre una matrice 3x3 come nella tabella 7. L'analisi ABC viene in questo modo forzata introducendo anche un fattore "criticit dell'articolo" che consente comunque di far emergere i prodotti di scarso valore e consumo ma rilevanti dal punto di vista dell'impiego del prodotto stesso (ad esempio, farmaci salvavita) e la cui mancanza arrecherebbe danni ben maggiori del costo causato dal sovradimensionamento della scorta o dal continuo monitoraggio della giacenza. IL LOTTO ECONOMICO DI ACQUISTO Consideriamo una situazione ideale dove i consumi siano consolidati ed invariabili, il sistema informatico registri in tempo reale ogni movimentazione e vi sia una perfetta concordanza tra giacenza reale e giacenza registrata dal sistema informatico stesso. questa una condizione che auspicabile perseguire e pu essere realizzata per la maggioranza dei prodotti gestiti, salvo magari l'invariabilit dei consumi che rimane una vana speranza. In questa situazione, il livello di giacenza delle scorte di un articolo dipende da tre fattori: i consumi effettuati, i quantitativi acquistati e la frequenza con cui l'approvvigionamento viene effettuato. Muovendoci in questa ipotesi ideale e introducendo anche una disponibilit di spazi senza particolari limitazioni, e stabiliti, come abbiamo visto in precedenza, per ciascun articolo, il livello della scorta di sicurezza ed il punto di riordino oltre il quale scatta in automatico la procedura di acquisto, occorre decidere (calcolare) quali quantitativi acquistare per ogni articolo e, di conseguenza, il numero di ordini/anno da effettuare teoricamente (in presenza di consumi invariati) per ottimizzare i costi di gestione complessivi del magazzino. Semplificando, vi sono due categorie di costi relativi alla gestione di un magazzino farmaceutico: la

prima raccoglie i costi che hanno un andamento lineare (proporzionale) al crescere delle scorte gestite a magazzino, che sono: gli affitti reali o figurativi degli spazi destinati all'accoglimento della merce; gli ammortamenti, reali o figurativi, delle attrezzature destinate alla conservazione dei beni; gli interessi reali o figurativi, legati alla remunerazione del capitale investito in merci; i premi assicurativi necessari per garantirsi dalla distruzione accidentale dei beni; i costi di immagazzinamento e movimentazione del materiale (costi del personale); le perdite dovute ad obsolescenza (scaduti); i costi aggiuntivi, relativi alla eventuale rottura delle scorte (ordini urgenti, mobilitazione di fattorini, ecc.). La seconda categoria raccoglie invece i costi che hanno la caratteristica di essere insensibili al variare del livello delle giacenze, ad esempio: i costi legati alla redazione di richieste di offerta, di emissione degli ordini e di controllo della merce in arrivo; i costi relativi alla contabilizzazione delle fatture ed alla emissione dei pagamenti. Questa ultima categoria ha la caratteristica quindi di essere pi sensibile al numero di ordini emessi piuttosto che alla quantit di beni acquistati I costi della prima categoria sono denominati costi di gestione, mentre quelli della seconda sono i cosiddetti costi di acquisizione. Un'accurata applicazione del metodo richiederebbe calcoli complessi relativamente ai costi reali di gestione e di approvvigionamento del bene. Nella pratica si tende per a semplificare, calcolando il costo di giacenza come una percentuale del costo di acquisto del bene. Questa percentuale normalmente attribuita in modo uniforme a tutti i beni gestiti in un determinato magazzino. I costi di gestione sono quindi espressi per convenzione come percentuale del valore della merc conservata. Questa percentuale deriva dalla sommatoria del tasso di sconto (ovvero il miglior costo opportunit) a cui viene aggiunta la quota per le spese di gestione (affitti figurativi o reali, ammortamenti delle attrezzature, costo del personale addetto alla distribuzione), che pu rappresentare un 3% del valore della merc conservata, e le spese per gli oneri assicurativi per le perdite per obsolescenza e avarie con un altro 3%. La somma di queste percentuali determina il valore in percentuale dei costi di gestione del magazzino (tabella 8). I costi di acquisizione vengono solitamente espressi in cifra fissa, ovvero come costo del singolo ordine che viene calcolato dividendo il costo del personale addetto agli ordini per il numero di ordini effettivamente eseguiti. Nel costo del personale va compreso tutto il personale addetto a questa fase, cio dalla redazione di richieste di offerta alla emissione degli ordini al controllo della merc in arrivo, alla contabilizzazione delle fatture ed alla emissione dei pagamenti. La rappresentazione grafica di questi costi per ciascun prodotto gestito ncavabile dalla figura 4, che prevede in ascissa la quantit di merc acquistata con un singolo ordine o gestita a magazzino ed in ordinata i costi totali annui. I costi di gestione sono rappresentati da una retta crescente dall'origine al crescere della merc immagazzinata, mentre i costi di acquisizione sono rappresentati da una iperbole equilatera decrescente al decrescere del numero di ordini emessi e crescente al crescere del quantitativo di beni ordinato per singolo ordine. La somma dei costi di gestione e di acquisizione determina il costo complessivo, che ha per un tratto un andamento decrescente quando prevalgono i costi di acquisizione, per poi assumere un andamento crescente con l'ammontare delle quantit di beni immagazzinati con prevalenza, quindi dei costi di gestione. La quantit di acquisto corrispondente al punto di minimo della curva rappresentante il costo complessivo, ovvero il punto di intersezione dei costi di ordinazione e di acquisizione, il cosiddetto lotto economico d'acquisto. In altri termini, "il lotto economico d'acquisto la quantit che, in occasione di un ordine, bene acquistare per garantire la minimizzazione dei costi derivanti sia dall'organizzazione delle procedure di approvvigionamento che dalla successiva gestione dei beni in magazzino". Il procedimento del calcolo del lotto economico viene riportato, nello schema seguente, dove sono evidenziati i passaggi salienti, che consentono, nel ca so il proprio programma di gestione del magazzino

non preveda questa funzione, di implementarla facilmente in un foglio elettronico:

CA: costo di acquisizione Qc: unit di prodotto consumato in un anno Q: quantit in unit acquisite con un singolo ordine (incognita da determinare) C0: costo di emissione di un ordine CG: costo di gestione, pari al costo unitario di magazzino moltiplicato per la giacenza media nella ipotesi di consumi costanti

Q/2: giacenza media P: prezzo unitario medio del prodotto : somma delle percentuali di costo dovute ad oneri finanziari, affitti, assicurazioni, personale, ecc. Il lotto economico in numero di unit sar il valore assunto da Q quando CA = CG. Nel grafico del lotto economico (figura 4) il punto di minimo della curva verr raggiunto quando i costi di acquisizione eguaglieranno i costi di gestione (CA = CG). Derivando e risolvendo si ottiene il lotto economico di acquisto:

Considerando per tutti i prodotti gestiti a magazzino uguali oneri percentuali sul valore della merce conservata, il lotto economico in funzione solo della quantit di prodotto consumato nel periodo considerato, del costo di emissione dell'ordine e del prezzo unitario. Il calcolo va effettuato evidentemente su tutti i prodotti gestiti a magazzino a partire dagli stessi dati utilizzati per l'analisi ABC, ovvero i consumi in un determinato periodo ed il prezzo medio unitario. La determinazione del lotto economico pu infatti seguire l'analisi ABC: con la prima funzione si stabilisce una gerarchia di valori economici, poi su tutti gli articoli, oppure solo su quelli del gruppo A, o A+B; si determina quale deve essere il quantitativo teorico di unit da ordinare per ogni ordine e quindi il numero di ordini annui per ciascun articolo. Nei programmi di gestione del magazzino, anche se dovesse mancare l'opzione specifica di calcolo del lotto economico, sicuramente esister un campo dove questo dato potr essere immesso a tastiera, dopo una elaborazione esterna, per ciascun articolo. Nei quantitativi da ordinare potranno quindi essere inseriti questi valori numerici, minimizzando cos le spese di gestione e conservazione in magazzino. L'applicazione che consente l'analisi ABC ed il calcolo del lotto economico sullo stesso set di dati di consumo pu essere scaricata dal sito Internet del Pensiero Scientifico Editore (http://www.pensiero.it/sifo/), ed il suo output visibile nella tabella 9. Insieme all'analisi ABC, il calcolo del lotto economico pu consentire di riorganizzare gli spazi in magazzino in modo preciso e razionale: si potr cos attribuire a ciascun prodotto conservato la superficie (o il volume) corrispondente al lotto economico stesso addizionato di circa met del punto di riordino. Se il seguire le indicazioni di questi strumenti consente una razionale ed efficiente gestione del magazzino, questa incider in modo preponderante soprattutto per i prodotti dei gruppi A e B dell'analisi ABC. Per il gruppo C, invece, costituito da moltissime variet di articoli ma di

basso valore, pu emergere che il calcolo del lotto economico porti a richiedere per questi prodotti lotti estremamente numerosi, ma di basso valore, che rappresentano l'intero consumo annuo. In questo caso entreranno in campo altri fattori dovuti alla esiguit dello spazio che ci indurranno per forza maggiore a spezzare i lotti in due o tre consegne programmate. Per questo meglio applicare criteri rigidi per i prodotti nei gruppi A e B e lasciare gli articoli del gruppo C ad una gestione automatizzata, verificando periodicamente le discrepanze eventuali tra numero di ordini teorici ipotizzati dal metodo del lotto economico e gli ordini effettivamente spediti, intervenendo solo sulle differenze pi eclatanti. LORGANIZZAZIONE: CODIFICA, CONSERVAZIONE E CONTROLLI LA CODIFICA Codificare i prodotti gestiti in un magazzino fondamentale per facilitarne il riconoscimento univoco e soprattutto perch i programmi informatici di magazzino utilizzano questo codice per identificare il prodotto e per mettere in relazione la tabella "prodotti" con le altre tabelle del database (ordini, fornitori, richieste, scarichi, ecc.). Il criterio generale di una codifica quello di attribuire al codice il maggior numero d informazioni con il minor numero di caratteri. In ambito farmaceutico le codifiche in uso sono molte e non sempre razionali, si pensi ad esempio a quelle basate sulle specifiche indicazioni dei farmaci (ad esempio, antiblastici, antibiotici, cardiovascolari, ecc.) e stratificate in gruppo (2 cifre), sottogruppo (2 cifre) e codice articolo (3 cifre) in uso con alcune varianti in regioni come la Lombardia o il Veneto. Generalmente queste classificazioni, salvo eccezioni, hanno solo una valenza locale e lasciano ampio margine relativamente alla definizione del codice articolo che viene attribuito senza particolari criteri. Negli ultimi anni si andata sempre pi affermando la codifica ATC (anatomica, terapeutica, chimica) modificata, anche come codifica di gestione oltre che per l'analisi dei consumi. La codifica ATC costituita da sette caratteri che consentono di identificare nell'articolazione a cascata, fino al principio attivo. Ovviamente questa non sufficiente per individuare una specialit e si rischierebbe quindi di attribuire lo stesso codice ad un farmaco che viene gestito come iniettabile e come forma orale. Si utilizzano cos altri due caratteri in coda, uno per identificare la forma o via di somministrazione e l'altro per il dosaggio o per distinguere due specialit diverse di un identico principio attivo con identica forma e dosaggio. Sono in totale nove caratteri che rappresentano, in genere, il numero degli spazi disponibili nel campo del codice nei programmi di gestione del magazzino. Il vantaggio di questa codifica notevole perch, oltre a consentire direttamente le diverse aggregazioni in fase di analisi dei consumi, riconosce direttamente anche il principio attivo che non necessario ricodificare diversamente nell'apposito campo. Inoltre, la codifica pu essere direttamente copiata dall'informatore senza perdere tempo a controllare precedenti codici di farmaci analoghi, o di cercare codici liberi. Ricordiamo, infine, che normalmente i programmi di gestione del magazzino farmaceutico hanno, come output cartaceo sui consumi, report che utilizzano la codifica principale con tutte le relative articolazioni e raggruppamenti come sequenza di stampa, e la scelta di questa codifica ci consente di ottenere report gi organizzati secondo la classificazione ATC. Anche gli ultimi due caratteri possono essere attribuiti con un criterio che identifica , ad esempio, una determinata forma (ad esempio capsula) sempre con lo stesso carattere ed il dosaggio pi basso con 1, medio con 2, ecc. Un esempio di codifica riportato nella tabella 10. Tabella 10 Esempio di codifica prodotto utilizzando la classificazione ATC come base per la gestione interna del farmaco.

Livelli

Articolazione

Codifica/esempio

Classificazione ATC 1 (1 carattere) Gruppo anatomico N/Sistema nervoso principale 2 (num. 2 cifre) Gruppo terapeutico 05/Psicolettici principale 3 (1 carattere) Sottogruppo B/Ansiolitici terapeutico farmacologico 4 (1 carattere) Sottogruppo A/Benzodiazepine chimico/terapeutico 5 (num. 2 cifre) Sottogruppo 01/Diazepam chimico Estensione 6 (1 carattere) Es: forma F/Iniettabili fiale farmaceutica 7 (1 carattere Es: dosaggio I/Dosaggio Esempio di codifica ATC = diazepam N05BA01 FI = Ansiolin i.m./e.v. 2 mi 10 mg Nella codifica comunque importante inserire anche il codice AIC, (MINSAN10) del farmaco (dieci caratteri) che viene collocato nell'apposito campo, se questo presente nell'archivio, oppure va inserito comunque in un campo libero, non utilizzato, ma disponibile per la gestione. Occorre consultare eventualmente la software house del programma di gestione o il CED locale. L'inserimento anche del codice AIC fondamentale perch l'unico a identificare in modo univoco la specialit ed a consentirne l'aggancio esterno con banche dati di farmaci da cui ricavare altre informazioni farmaceutiche o amministrative (ad esempio, DDD, confezionamento, produttore, vendibilit, ecc.) utili per analisi farmaceutiche dei consumi e per l'eventuale aggiornamento automatico della maschera del prodotto con le stesse informazioni, se il programma predisposto e lo consente. Per i dispositivi medici e i presidi medico-chirurgici non esistono codifiche universali, ma proponibile lo stesso criterio della codifica dei farmaci con l'ATC attraverso una classificazione di tipo anatomico-funzionale. Infatti, anche il gruppo di lavoro SIFO sta operando in questo senso per la creazione di un repertorio di dispositivi con classificazione e relativa codifica. Anche qui il senso di una classificazione mutuata dall'ATC dei farmaci consiste nell'articolare il PMC o il dispositivo medico in una griglia fissa di livelli che utilizzi anche lo stesso numero dei caratteri della codifica ATC e dove si possano inserire, ad esempio, il distretto anatomico, l'indicazione principale, la tipologia di prodotto, i diversi sottogruppi ed il materiale di fabbricazione, lasciando per la misura, o il calibro, o la lunghezza e tutte le altre specificit che caratterizzano un unico prodotto, i restanti spazi oltre il settimo carattere, come nel caso dei farmaci. La realizzazione di un repertorio (corredato magari anche dalla fotografia del prodotto), e soprattutto con una codifica univoca, rappresenta un passaggio obbligato per ottenere finalmente analisi dei consumi confrontabili tra situazioni diverse e relativa verifica e confronto dei prezzi di acquisto di articoli che ormai rappresentano fino al 60-70% del valore del materiale gestito dalle farmacie ospedaliere e, infine, la possibilit di effettuare gare europee per questi prodotti. In attesa di riferimenti nazionali che sono prossimi ad uscire, ci si pu rifare ad alcune singole esperienze di colleghi e di gruppi di lavoro regionali SIFO (ad esempio, Lombardia, Piemonte, Toscana, ecc.) che hanno gi proposto una simile organizzazione di repertorio per i dispositivi.

LA CONSERVAZIONE Vengono qui considerati solo gli aspetti relativi alla conservazione dei materiali senza entrare nel merito della organizzazione della distribuzione, che pu comunque, a sua volta condizionare le scelte dei contenitori pi appropriati. Pensiamo ad esempio ad una distribuzione per dose unitaria che richieder un investimento adeguato per un sistema computerizzato e robotizzato, il quale, partendo dalla lettura delle schede terapeutiche dei pazienti, preleva da appositi contenitori i farmaci e predispone le singole terapie giornaliere da inviare in reparto. L'argomento per esula da questa trattazione che vuole considerare solo le situazioni comuni della conservazione dei farmaci finalizzate ad una distribuzione di tipo tradizionale. Si vuole quindi affrontare il problema della scelta delle soluzioni tecniche di conservazione che facilitano l'attivit di distribuzione per una ottimale rotazione delle scorte ed in funzione delle caratteristiche degli ambienti a disposizione. Accanto ai sistemi di stoccaggio fissi, come le scaffalature pi o meno tradizionali, si sono affermati, negli ultimi anni, sistemi a stoccaggio mobile con sviluppo orizzontale o verticale che realizzano alte densit di immagazzinamento (figura 5). L'organizzazione tradizionale nella disposizione del materiale si avvale di sistemi di scaffalature aperti da entrambi i lati oppure chiusi sul fondo, o chiusi da entrambi i lati con un sistema di ante scorrevoli e disposti su file parallele. Tra una scaffalatura e l'altra viene lasciato lo spazio necessario per realizzare corridoi per il prelievo e la sistemazione del materiale sui ripiani, della larghezza sufficiente al passaggio del personale addetto e dei mezzi di trasporto leggeri. Lo sviluppo verticale di queste scaffalature condiziona le possibilit di accesso e per i ripiani posti sopra 1,8 m sono necessarie scale con tutte le implicazioni del caso sulla sicurezza per il personale addetto, ed anche l'accesso ai ripiani pi bassi solitamente poco agevole. La scaffalatura aperta, inoltre, espone il materiale conservato alla polvere ed a possibili appropriazioni indebite fuori dagli orari di custodia del personale addetto. Le soluzioni alternative a stoccaggio mobile e ad alta densit di immagazzinamento offrono vantaggi relativamente a questi aspetti, anche se presentano alcuni punti deboli che poi vedremo. Uno di questi sistemi a sviluppo orizzontale, adatto quindi ad ambienti di altezza normale ed in situazioni che necessitano di realizzare una elevata densit di stoccaggio, rappresentato dalle scaffalature compattabili, montate su un sistema di binari. Con questo sistema l'economia di spazio notevole perch si eliminano i corridoi di accesso ed il materiale conservato viene cos compattato in spazi relativamente ridotti. Inoltre, la compattazione consente di riparare dalla polvere il materiale conservato e da prelievi non autorizzati, essendo il sistema provvisto di chiavi. Lo scorrimento sui binari pu essere elettrico o manuale ed apre un corridoio su una doppia scaffalatura all'interno del quale il personale addetto pu prelevare o sistemare il materiale. Generalmente l'estensione del sistema, per ragioni di spazio, non consente l'apertura simultanea di pi di due corridoi con una limitazione di operativit per un massimo di due addetti in punti diversi del blocco di scaffalature compattabili. Un altro sistema, questa volta a sviluppo verticale, adatto quindi ad ambienti anche di altezze elevate (5-7 m), rappresentato da contenitori a ripiani rotanti in verticale, comandati da una pulsantiera che agisce su un motore, il quale, per mezzo di una catena, ruota il ripiano desiderato al punto di prelievo, posizionato comodamente ad altezza d'uomo nella finestra di fronte all'operatore. Il numero di ripiani per ciascun contenitore determinato dall'altezza del sistema, che nella soluzione ad altezza di5 m possono essere pi di venti, realizzando cos in una ridotta superficie una elevatissima densit di stoccaggio. Tra i vantaggi di questa soluzione, oltre a quelli gi presentati, ricordiamo, la facilit di lavoro per l'operatore che si trova ad effettuare i prelievi comodamente su un ripiano, sempre ad altezza d'uomo, senza la necessit di abbassarsi o montare su scale, ed anche una maggior sicurezza nella conservazione dei beni che possono essere chiusi nel loro contenitore fuori dagli orar! di servizio da una serranda posta sulla finestra frontale. Gli svantaggi sono rappresentati dal fatto che il sistema non consente un controllo visivo immediato delle scorte e deve quindi esserci un allineamento

perfetto tra giacenza reale e virtuale, o uno specifico programma di ricognizione e verifica delle giacenze. In caso di blocco l'accesso al materiale contenuto diventa possibile solo per i ripiani posti verso l'operatore, dopo per aver smontato i pannelli d rivestimento. Infine, un solo operatore per volta pu lavorare davanti a ciascuno dei contenitori, perch il prelievo o la sistemazione del materiale pu essere effettuata sull'unico ripiano che il sistema rende accessibile attraverso la finestra. Entrambe le soluzioni alternative alle scaffalature tradizionali ben si prestano comunque alla realizzazione della mappatura del materiale conservato, che, una volta riportata nel programma di gestione, consente al sistema di generare liste di prelievo per il materiale richiesto dai centri di costo riorganizzate in funzione di un percorso logico che l'operatore deve seguire. Un pi elevato livello di implementazione informatica, realizzata con una connessione del sistema di gestione magazzino interfacciato verso ogni contenitore a ripiani rotanti, pu consentire un allineamento e la ricerca automatica del farmaco desiderato, che viene presentato automaticamente sul ripiano davanti all'operatore. Lo sviluppo dei sistemi di stoccaggio e di distribuzione quindi indirizzato verso la totale automazione in strutture ad altissima densit di immagazzinamento con una forte implementazione informatica e facendo ricorso alla robotica per le operazioni di prelievo e di collocazione del materiale. Tali sistemi sono gi operativi nella grande distribuzione e potrebbero diffondersi anche nei magazzini farmaceutici delle pi rilevanti realt ospedaliere. Per gli stoccaggi fissi di grossi volumi di materiale (soluzioni e materiali per dialisi) sono invece richieste rastrelliere portapallettes capaci di ospitare direttamente i bancali, su uno, due o tre livelli, in funzione dello sviluppo verticale del magazzino e dei mezzi di sollevamento a disposizione. La logica quella di non sconfezionare mai i bancali per sistemare il contenuto, ma di prelevarne direttamente ci che serve all'atto dell'evasione della richiesta. Si avr cura, in questo caso, di organizzare l'approvvigionamento comunicando alle ditte fornitrici precise indicazioni sulla dimensione verticale dei bancali commisurati agli spazi in cui inserirli. Un ultimo aspetto riguarda la corretta conservazione dei medicinali, in conformit con le prescrizioni della CUF, soprattutto per quanto riguarda la temperatura di immagazzinamento dei farmaci nella fascia al di sotto dei 25 C. Infatti, bench vi sia almeno una cinquantina di fasce diverse di temperatura di conservazione ottimale, anche motto vicine tra loro, i farmaci relativi si possono suddividere, tralasciando i farmaci da congelatore con temperature di conservazione inferiore ai 5 C, in due gruppi principali, tra O C e 10 C, e inferiore a 25 C. Per i primi si far ricorso ai frigoriferi o alle celle frigorifere, in funzione delle necessit e dette dimensioni del magazzino. In entrambi i casi il problema nella fase di conservazione sar solo quello di garantirsi da possibili malfunzionamenti, con sistemi di registrazione della temperatura e di allarme. Diverso il problema detta temperatura durante i trasporti in ingresso, dai fornitori, che, per esperienza e secondo alcuni studi effettuati, non rispettano la "catena del freddo", facendo anzi subire ai farmaci trasportati veri e propri shock termici. Ma anche in uscita, verso i reparti, verso altri presidi ospedalieri o per le terapie domiciliari dei pazienti, andrebbero adottate misure adeguate di trasporto tali da garantire il mantenimento della specifica temperatura ottimale di conservazione. Invece, per la gran parte dei farmaci che richiedono una conservazione a temperature inferiori ai 25 C pu essere necessaria, in funzione dette diverse latitudini e per i mesi estivi, la climatizzazione delle aree di immagazzinamento con notevoli costi di impianto e di gestione. I CONTROLLI II farmacista che intende organizzare in modo razionale il magazzino farmaceutico deve innanzitutto delineare in modo esplicito il ruolo e le mansioni del personale amministrativo e degli operatori di magazzino ed indicare possibilmente per iscritto gli incarichi e le responsabilit di ciascuno. Occorre poi impostare l'attivit sfruttando appieno le potenzialit e le funzioni dei programmi di gestione del magazzino, adattando la propria organizzazione agli automatismi implementati (mappature, percorsi logici, punti di riordino, scorte di sicurezza, ecc.) che semplificano i compiti del personale, cos che tutta l'attivit del servizio possa procedere senza essere eccessivamente condizionata dal livello e dalle modalit lavorative dei singoli operatori.

In questa prospettiva, il farmacista dovrebbe riservarsi il ruolo di coordinatore delle attivit di magazzino e di controllore del rispetto delle procedure, delegando le attivit della distribuzione ai magazzinieri e quelle dell'approvvigionamento (carico bolle e liquidazione delle fatture) al personale amministrativo. Queste sembrano affermazioni ovvie e scontate, ma non lo sono per molte realt che vedono ancora il farmacista rovistare nelle casse dei farmaci a contare i pezzi da inviare in reparto, o totalmente assorbito dalla redazione degli ordini alle ditte. Le principali attivit di controllo nel magazzino farmaceutico sono riferite ai prodotti in ingresso ed in uscita, alle richieste dei centri di costo, alla ricognizione programmata sugli scaduti, all'inventario periodico con la corretta valorizzazione della giacenza, alla rilevazione dei prodotti non movimentati, alle verifiche delle temperature di conservazione e trasporto, ecc. Tra questi, riveste particolare importanza il controllo in ingresso nella ricezione della merc attraverso l'ispezione visiva e la verifica della coerenza dei documenti di trasporto con l'ordine emesso. Questa attivit viene di solito effettuata nello spazio apposito adibito a "ricevimento merci" dove vengono lasciati i colli o i bancali in attesa di sistemazione. Nelle situazioni dove i punti di ricevimento della merce sono pi di uno, l'attivit potr essere migliorata e ottimizzata dalla presenza di un computer della rete, dove verificare man mano gli ordini in attesa di evasione e confermarne il ricevimento totale o parziale ancor prima del carico bolle. Questo consentir di visualizzare direttamente a video la situazione circa gli ordinativi del magazzino senza dover cercare tra le bolle ancora non caricate, o di sollecitare ordini gi evasi, ed eviter di "dimenticare" colli nei vari punti di ricevimento. Il controllo qualitativo del materiale e la coerenza con i capitolati un'attivit normalmente affidata al farmacista che potr espletarla "a campione" o delegarla, per gli aspetti pi macroscopici, ad un operatore di magazzino che segue quella tipologia o linea di prodotti. Una volta definiti i cosiddetti "prontuari di reparto" e fissate le "regole" di sostituibilit e le tipologie di intervento per le richieste di prodotti non usuali per ciascun centro di costo o di quantitativi superiori alle singole medie, il controllo delle richieste dei centri di costo e le eventuali sostituzioni potrebbero procedere in automatismo. Entrambe queste situazioni possono essere intercettate automaticamente nelle richieste on-line o dopo l'immissione della richiesta cartacea, attraverso la stampa del foglio di prelievo riorganizzato secondo un percorso logico con l'evidenziazione delle situazioni fuori norma da un punto di vista quali- quantitativo. Anche le cosiddette "richieste motivate" - una sorta di "complicazione disincentivante" per l'utilizzatore che deve compilare uno specifico modulo nel quale riporta le motivazioni che giustificano l'utilizzo di un certo farmaco, ma che spesso in realt, viene redatto con informazioni non esattamente veritiere al solo scopo di ottenere un farmaco - oggi non hanno pi molto senso. Queste, di fatto, sono state uno strumento di controllo e di limitazione della domanda di farmaci costosi ed abusati. Oggi, dopo il lavoro della CUF, il sistema dei DRG e la gestione a budget, si presume che tutti i precrittori/utilizzatori di farmaci siano ugualmente motivati al contenimento della propria spesa farmaceutica rapportata ai DRG prodotti e la farmacia potrebbe raggiungere gli stessi risultati virtuosi, semplicemente attraverso una reportistica puntuale ed efficiente, con pochi controlli mirati e senza limitazioni preventive sulle richieste. Sulla temperatura di conservazione si gi accennato in precedenza e si vuole qui solo suggerire la possibilit di verificare la temperatura del contenuto dei colli in ingresso, per i quali viene richiesto il rispetto della catena del freddo. L'operazione pu essere facilmente effettuata con sonde termometriche digitali che rilevano e visualizzano la temperatura istantanea, la quale ci fornisce un importante elemento per decidere se trattenere o no il materiale in arrivo. Esistono anche sonde termometriche che, inserite nel materiale termolabile da controllare, rilevano e memorizzano con frequenze programmabili le temperature raggiunte durante un trasporto. Il file di registrazione pu essere trasferito nel computer e graficato in funzione del tempo di trasporto con la messa in evidenza di ogni eventuale escursione termica a cui stato esposto il farmaco prima di arrivare a destinazione. Il sistema pu essere utilizzato, a campione, per verificare

la catena del freddo durante il trasporto interno tra farmacia e reparto e tra farmacia e presidi ospedalieri o ambulatori esterni. LAPPROVIGIONAMENTO DEI CENTRI DI COSTO Per disporre dei dati di consumo occorre organizzare la registrazione di ogni movimentazione di magazzino. Mentre le operazioni di carico sono poco frequenti e si riferiscono ad elevati numeri in unit, lo scarico invece richiede registrazioni continue di piccole quantit verso tutti i centri di costo, per migliaia e migliaia di operazioni complessive ogni giorno. Tra i sistemi di richiesta in uso troviamo un'ampia panoramica di modalit diverse che vanno dal mezzo cartaceo (in bianco o prestampati) all'utilizzo di dischetti come supporto e veicolo della lista di reparto, alla richiesta tramite connessione on-line con i reparti. LA RICHIESTA CARTACEA II mezzo cartaceo sicuramente il pi semplice ed ancora il pi diffuso; solitamente rappresentato da un registro di fogli autoricalcanti staccabili in pi copie, una delle quali consegnata in farmacia e riportante generalmente la descrizione dei farmaci o degli articoli da richiedere. Questo sistema richiede linterpretazione" della richiesta, ovvero la traduzione della denominazione comune in uso del farmaco o del presidio nella descrizione presente nell'anagrafico dei prodotti gestiti in magazzino, sovente fonte di errori e di perdita di tempo. I prodotti, una volta identificati, devono essere scaricati al centro di costo attraverso la codifica con l'inserimento dei relativi codiciprodotto e quantit nel programma o con gli strumenti di ricerca per descrizione supportati dall'applicazione informatica stessa. L'operazione di scarico pu essere considerevolmente velocizzata utilizzando gli scanner o i lettori di codici a barre. Una variante della richiesta cartacea il modulo prestampato che viene generato dinamicamente sulla base dei consumi storici di ciascun centro di costo che riporta, ad esempio, le prime 50 o pi voci per quantit. In questo modo il foglio di richiesta riporta gi il codice e la descrizione corretta dell'articolo ed il reparto deve solo indicare le relative quantit per ciascun prodotto. Il modulo riporter in fondo alcune righe in bianco per le aggiunte delle voci che hanno una richiesta pi sporadica. Questo modulo pu essere facilmente generato direttamente all'interno di alcune applicazioni di gestione del magazzino, oppure attraverso una estrazione dei dati di consumo in Access da cui poi elaborare i dati, producendo specifici report per ciascun centro di costo da utilizzare come moduli di richiesta. Il modulo di richiesta prestampato di sicuro vantaggio rispetto al registro in bianco perch uniforma, esercitando anche un ruolo educativo, la terminologia di identificazione del prodotto e minimizza i fatico si esercizi di interpretazione che sono sempre fonte di errori. Anche lo scarico notevolmente avvantaggiato sia nel caso esso venga effettuato attraverso la digitazione del codice prodotto, sia attraverso la descrizione, perch entrambi gli elementi identificativi possono essere letti direttamente dalla richiesta. inoltre possibile, utilizzando uno scanner alfanumerico collegato alla tastiera, far leggere direttamente ed interpretare il codice-prodotto dal modulo di richiesta. Nel caso invece che l'organizzazione del magazzino preveda che Lo scarico venga effettuato rilevando il codiceprodotto con la penna ottica portatile direttamente dallo scaffale, avere una richiesta prestampata sicuramente di pi facile lettura. LA RICHIESTA SU DISCHETTO una variante a basso costo della richiesta on-line, ma realizzarla richiede collaborazione da parte dei Ced locali o discrete conoscenze informatiche da parte del personale della farmacia. Si basa sul presupposto, ormai vero, della presenza di almeno un personal computer in ogni reparto/servizio. Basta, in questo caso, realizzare un'applicazione con Access o anche in ambiente Dos da installare in almeno un personal per reparto che consenta di selezionare dal prontuario della farmacia, memorizzato su dischetto, le specialit e i dispositivi/presidi richiesti e di produrre sempre su dischetto un file di richiesta che contiene i codici di questi prodotti e le relative quantit.

Questo file pu anche essere stampato in reparto per avere la copia cartacea della richiesta, mentre il dischetto sul quale stato salvato automaticamente viene inviato in farmacia. Qui il dischetto che contiene il codice identificativo del centro di costo viene letto ed il file di richiesta, costruito secondo un tracciato record analogo, compatibile con il sistema di gestione del magazzino, viene acquisito automaticamente. A questo punto la richiesta acquisita pu essere rielaborata dal sistema e pu essere prodotto come output, una stampa con le voci richieste dal reparto, riorganizzate secondo un ordine logico ottimizzato in ragione della disposizione del materiale in magazzino per favorire le operazioni di prelevamento in sequenza tra i magazzinieri. La richiesta pu essere editata per apportare le relative modifiche quali- quantitative, confermata come scarico e stampata come bolla di accompagnamento dei prodotti in reparto. un sistema a basso costo adatto soprattutto laddove non ci siano sistemi di scarico con lettura del codice prodotto (scanner, penne ottiche). Richiede per una cura particolare dei dischetti che si possono facilmente rovinare e rappresentano anche un potente veicolo di diffusione di virus informatici che possono seriamente danneggiare i sistemi non adeguatamente protetti. LA RICHIESTA ON-LINE La connessione on-line con la disponibilit in reparto di un personal/terminale consente al personale attraverso un accesso magari limitato al solo modulo della "richiesta" della applicazione che gestisce il magazzino, di selezionare, digitandone le quantit, i farmaci, i presidi e i dispositivi direttamente a video dal "prontuario dell'azienda". La selezione della richiesta pu anche essere filtrata automaticamente consentendo la scelta solo dei prodotti specifici di quel particolare reparto realizzando un sottoinsieme del prontuario generale stesso come prontuario di reparto. La richiesta cos generata e validata viene inviata on-line al sistema, dal quale viene prelevata, editata a video in magazzino, eventualmente modificata con l'apporto delle sostituzioni del caso, stampata e utilizzata come foglio di prelievo per il magazziniere. Ancor prima della stampa, l'elenco delle voci richieste pu inoltre essere riorganizzato in funzione di un percorso logico ottimizzato in ragione della disposizione del materiale in magazzino per favorire le operazioni di prelevamento in sequenza con gli altri magazzinieri. Completato il prelevamento dei prodotti, la richiesta viene di nuovo editata a video, eventualmente modificata nelle quantit, viene effettuato lo scarico al centro di costo e la stampa della bolla che accompagner il materiale in reparto. questo il sistema migliore, che pu procedere in completo automatismo e, se ben supportato da un programma informatico, consente altres di gestire, registrare e documentare completamente tutta la fase di approvvigionamento ai reparti. Questo sistema, spostando verso il reparto l'onere di inserire la richiesta, evita inoltre, di fatto, l'operazione di scarico ai magazzinieri consentendone un miglior utilizzo alternativo. Naturalmente questa una soluzione costosa perch richiede la connessione fisica con i reparti o in alternativa un collegamento via modem, soluzione questa che, se pi semplice ed economica, pu determinare tempi lunghi in fase di inserimento della richiesta ed una sensibile generale perdita di velocit del sistema. IL RIORDINO: LE NUOVE OPPORTUNITA Come si visto, a proposito dei metodi di approvvigionamento, una variante del Jit (just-intime) viene realizzata dal sistema di rifornimento di alcuni grossisti alle farmacie al pubblico. Qui la giacenza viene mantenuta costante attraverso un rimpiazzo costante in giornata del prodotto venduto, mentre la scorta effettiva viene di fatto gestita presso il grossista. Il tutto ovviamente si basa su un'ottima integrazione tra il sistema informatico gestionale della farmacia ed il sistema informatico del grossista ed attraverso la connessione telematica (dial-mode)

per gli ordinativi. chiaro che, come abbiamo visto in precedenza, ad una razionale politica delle scorte contribuisce in modo sostanziale un razionale, e soprattutto veloce, sistema di approvvigionamento. Ridurre i tempi di riordino significa anche poter mantenere punti di riordino pi bassi, avere un pi elevato indice di rotazione e quindi perseguire un uso pi razionale delle risorse economiche. Attualmente, nelle farmacie ospedaliere il mezzo consueto di invio degli ordini, oltre al cartaceo (via posta ordinaria che nettamente in disuso per i lunghi tempi necessari), rimane il fax o il telefono, che deve poi essere confermato dal cartaceo (fax o posta ordinaria). C' anche un timido tentativo nei sistemi di distribuzione dei grossisti in uso nelle farmacie al pubblico nel largo impiego delle connessioni via modem per la trasmissione degli ordinativi. Lo sviluppo e la diffusione di Internet cominciano gi a modificare il sistema di invio dell'ordine ed in alcune situazioni, nei capitolati pi recenti, viene attribuita anche all'allegato della posta elettronica piena validit come mezzo di trasmissione. Ma questo un utilizzo minimale delle potenzialit di Internet: infatti, lo sviluppo e la messa a punto di protocolli di sicurezza nella trasmissione dei dati, unitamente alla innovazione della normativa nella pubblica amministrazione che prevede la validit legale della firma digitale, possono gi fare della rete il normale mezzo di approvvigionamento dalle aziende. Sono attualmente in sperimentazione soluzioni tecniche totalmente implementate in Internet che consentono di abilitare una determinata macchina ad effettuare ordini connettendosi ad un sistema di smistamento automatico che mette a disposizione una interfaccia attraverso la quale viene selezionata la ditta fornitrice e vengono presentati i prodotti di questa azienda che possono essere selezionati indicandone la quantit. All'atto della selezione si avranno a video tutte le informazioni sul prezzo, sulla disponibilit, sul numero di lotto, sulla eventuale revoca, sospensione o sostituzione e le informazioni circa l'invio. Ovviamente tutto questo vale solo per le aziende che aderiscono al progetto, mentre per gli ordinativi alle altre aziende le modalit sono le stesse, ma senza informazioni in tempo reale sul prodotto. In questo caso il sistema di smistamento invier automaticamente l'ordine via fax alla ditta in questione. Sono possibili, inoltre, ulteriori facilitazioni nella gestione di questa fase di composizione dell'ordinativo attraverso la possibilit di precostituire per ciascuna ditta un elenco ridotto di prodotti, circoscritto a quelli in uso nella propria situazione e per questi indicare il quantitativo normalmente ordinato (lotto economico) e le informazioni amministrative del caso (numero della delibera, ecc.). All'atto della selezione del prodotto tutte le informazioni collegate verranno inserite automaticamente, con sensibile risparmi di tempo nella fase di redazione dell'ordine. Con questo sistema possibile inoltre ricevere immediata ed automatica conferma circa l'effettiva ricezione dell'ordine da parte della ditta. Quante volte, infatti, capita attualmente all'atto del sollecito, circa l'invio del materiale, di sentirsi rispondere che l'ordine non era ancora pervenuto? Un passo successivo sar l'integrazione locale totale con il sistema di gestione del magazzino che consentir di collegare automaticamente il sistema di rilevazione del punto di riordino all'invio dell'ordine attraverso la connessione ad Internet ed al successivo automatico carico della bolla alla ricezione della merce, unitamente alle altre informazioni disponibili e gestite nell'applicazione di magazzino (numero lotto, data di scadenza, ecc.). Si otterrebbe cos una drastica riduzione dei tempi di riordino, con una sensibile riduzione delle scorte e con un contenimento dei costi di gestione e dei tempi di lavoro del personale che potr, a sua volta, essere investito in altre attivit del servizio. LANALISI E IL REPORTING Come abbiamo gi anticipato, una puntuale e precisa analisi e relativa reportistica sui consumi farmaceutici per centro di costo pu contribuire significativamente ad evitare sprechi e ad indirizzare verso un utilizzo pi razionale del farmaco: questo un sistema pi efficace di tante limitazioni preventive sulle richieste (leggasi "richieste motivate").

Anche una reportistica che consideri periodicamente gli indicatori di gestione e di efficienza del magazzino pu essere utilizzata come monitoraggio della transizione verso un recupero di produttivit, di efficacia e di qualit. Entrambi gli aspetti possono essere oggetto di relazioni verso la Direzione Generale e Sanitaria con report di carattere generale che mettono in luce una nuova attenzione verso gli aspetti manageriali dell'attivit del servizio. L'analisi dei consumi farmaceutici non pu ridursi alla sola e semplice trasmissione periodica del tabulato del dettagliato con i relativi valori a ciascun centro di costo e dei totali generali agli uffici di direzione. Per quanto riguarda i farmaci, i consumi possono essere articolati secondo la classificazione ATC e per ciascun principio attivo, espressi come numero di DDD per 100 degenze/die, che esprime il livello di esposizione giornaliero ad un determinato principio attivo per 100 pazienti teorici. Avendo quindi disponibilit dei dati sulle degenze per ciascun reparto, i consumi vengono cos normalizzati e sono confrontabili all'interno della propria struttura anche tra centri di costo diversi. Occorre comunque precisare che a differenza dei dati di esposizione territoriali che vengono espressi in DDD per 1000 abitanti/die e dove la posologia in uso riflette generalmente quella indicata per un determinato farmaco, per la realt ospedaliera non sar invece necessariamente cos e le posologie avranno quantit o frequenze pi elevate, ma questo non inficia la qualit e la confrontabilit del metodo. L'uso delle DDD non implica che si debba necessariamente esprimere il dato dei consumi per molecola; infatti le DDD possono essere sommate secondo la classificazione ATC e raggiungere diversi livelli di aggregazione. possibile quindi esprimere i dati aggregati di consumo farmaceutico, volendosi fermare al primo livello ATC, dei 14 gruppi anatomici principali, come numero di DDD per 100 pazienti/die. Ad esempio possiamo ottenere il numero di DDD per 100 pazienti/die per i farmaci del sistema gastrointestinale (gruppo A), oppure farmaci del sistema nervoso (gruppo N), del sistema cardiovascolare (gruppo C), ecc. Se si vuole un maggior dettaglio, o per valutare situazioni di consumo particolare che si vogliono monitorare, senza arrivare al principio attivo, ci si pu fermare a precedenti livelli di aggregazione. Si pu ad esempio ottenere il numero di DDD per 100 pazienti/die di farmaci gastrointestinali, antiulcera (gruppo A02B) o, ancora pi dettagliato, per gli inibitori della pompa acida (gruppo A02BC). Lo stesso metodo e gli stessi criteri possono essere utilizzati per presentare il dato economico che di pi facile espressione rispetto alle DDD. Nella reportistica economica infatti, oltre al dettagliato e ai valori globali per centro di costo, bene riferire sempre il valore del consumato a fattori di normalizzazione che possono essere, ad esempio, il numero dei pazienti trattati o il valore dei DRG prodotti nello stesso periodo di registrazione. Un sistema di analisi a partire dall'articolazione dell'ATC pu essere quello di esprimere il valore della spesa farmaceutica per ciascuno dei 14 gruppi su cui articolato il primo livello ATC come costo per 100 pazienti/die. Anche qui sono necessari i dati sulle degenze per ogni reparto, o i dati dell'attivit nel caso i consumi si riferiscano a servizi. Riferendoci all'esempio precedente, quindi possibile ottenere il costo per 100 pazienti/die per i farmaci del sistema respiratorio (gruppo R), oppure farmaci dermatologici (gruppo D), o ancora farmaci antimicrobici per uso sistemico (gruppo J), ecc. Nel caso si abbia la necessit di evidenziare i costi a livello di dettaglio superiore, si pu ad esempio ottenere il costo per 100 pazienti/die di farmaci antibatterici per uso sistemico, (gruppo J01) o, ancora pi dettagliato, il costo per i monobattami (gruppo J01DF) e confrontarlo con altre situazioni interne od esterne. L'uso della classificazione ATC come base della codifica interna di magazzino facilita questo compito perch normalmente i report di sintesi generati dai programmi di gestione del magazzino sono impostati di default sulla codifica principale, altrimenti i dati di consumo dovranno essere esportati e processati esternamente attraverso comuni programmi di database (tipo Access, Fox Pro, ecc.) o fogli elettronici (Excel, Lotus 123, ecc.).

Una reportistica interessante, che dovr per essere effettuata esternamente all'applicazione di magazzino, consiste nel riferire La spesa farmaceutica intesa come farmaci e dispositivi medici, PMC, in rapporto al valore dei DRG prodotti dal centro di costo stesso e valutare il dato nel tempo che viene sempre espresso come valore percentuale del fatturato. questo un indicatore che consente di valutare il corretto utilizzo dei prodotti farmaceutici collegati ai protocolli interni in uso ed esprime, se monitorato nel tempo, un parametro di valutazione di un percorso di efficienza di ogni centro di costo. Un ultimo aspetto riguarda il reporting sugli indicatori di attivit del magazzino farmaceutico (ordini, consegne, indice di rotazione, ecc). Alcuni dati per questa tipologia di report possono essere ricavati dagli output standard degli applicativi di gestione, come il numero di ordini emessi, il valore medio degli ordini, il numero di consegne, il valore medio della consegna e il valore dei prodotti scaduti o non movimentati. Si pu altres calcolare esternamente il tasso di rotazione a valore delle scorte e utilizzarlo, insieme ai dati precedenti, per costruire un unico report periodico con i dati pi significativi sul livello del sistema logistico. Gli indicatori utilizzabili sono gi stati presentati nella parte iniziale sulla logistica e sono presenti anche nel sito: http://www.pensiero.it/sifo/. Una rendicontazione su questi aspetti alla Direzione Generale pu contribuire a far acquisire al servizio di farmacia una nuova immagine di efficienza, di competenza e di attenzione ai problemi logistici e di gestione del magazzino farmaceutico