Struttura Standard dell'Interfaccia

Nelle schermate contenenti liste di elementi e' possibile ordinare in modo ascendente o discendente per i diversi campi della lista cliccando sulle frecce della relativa colonna.

In tutte le schermate del servizio Sendemail potete vedere una barra azzurra di stato che indica dove vi trovate. Potete cliccare le diverse parti del percorso indicato per andare alla sezione relativa.

In molte schermate di Sendemail e' poi presente anche un menu a tendina contenete i link a tutte le sezioni del servizio suddivisi nelle tre macro-sezioni della pagina iniziale.

Pagina Iniziale [Administration]

Sendemail e' suddiviso in 3 Macro-sezioni: GENERAL, REPORTS e TOOLS. Ogni macro-sezione include diverse sezioni ognuna delle quali puo' avere una o piu' pagine/fasi. Quando a fianco di un elemento o campo della pagina e' presente un piccolo punto interrogativo, passando con il puntatore del mouse sul punto interrogativo si apre un popup con indicazioni aggiuntive sul campo relativo.

Il primo elemento della pagina (in alto a destra) e' un menu' a tendina che consente di selezionare la Mailing List su cui lavorare o di crearne una nuova (con il pulsante Add new list).

La pagina di creazione della Mailing List [Administration / Mailing Lists / Add Mailing List] si presenta cosi':

La sezione General mailing list settings riguarda informazioni quali nome della mailing list, email dell'amministratore della mailing list, nome ed e-mail da utilizzare per l'invio del mailing, durata (intesa come disponibilita' in mesi nell'elenco delle mailing list) del mailing. La sezione Bounce detect settings riguarda le configurazioni per il rilevamento degli indirizzi errati (e quindi delle e-mail non recapitate) e il numero massimo di volte che l'invio del mailing ad un contatto non vada a buon fine prima che il contatto venga automaticamente tolto dalla mailing list. E' possibile configurare un indirizzo e-mail catch-all, ossia che intercetti le e-mail non recapitate (in questo caso dovra' essere utilizzata una casella di posta dedicata e andranno indicati i dati per accedere a questa casella). La sezione Mailing list subscription settings consente di attivare l'opt-in (ossia l'invio a tutti i nuovi iscritti alla mailing list di una e-mail con la richiesta di conferma all'iscrizione e un link per la conferma automatica) personalizzando il messaggio inviato e il numero massimo di giorni in cui attendere la conferma prima di eliminare il contatto dai potenziali iscritti. Altre opzioni riguardano l'inclusione, nel piede delle e-mail dei mailing, di un link per la cancellazione dalla mailing list (opt-out), la possibilita' di chiedere una conferma in caso di richiesta di cancellazione dalla lista, l'aggiunta di un link nelle e-mail per consentire agli iscritti di editare i propri dati, la possibilita' per l'amministratore della mailing list di ricevere e-mail di notifica in caso di iscrizione/cancellazione alla mailing list. Infine e' possibile istruire sendemail perche' tenga monitorate le visualizzazioni delle e-mail inviate e i click sui link inclusi nelle e-mail inviate (Track e-mail views e Track links in outgoing e-mails). Nell'ultima parte della pagina e' poi possibile specificare il codice HTML personalizzato per una eventuale pagina web di sottoscrizione alla mailing list e delle eventuali pagine web personalizzate per le procedure automatiche di iscrizione e cancellazione. In alternativa verranno utilizzati i messaggi e le pagine standard del servizio Sendemail. Salvando la nuova mailing list il sistema vi porta all'elenco delle mailing list associate alla vostra utenza [Administration / Mailing Lists]. Da qui sara' possibile in ogni momento modificare o eliminare le proprie mailing lists.

A questo punto potete cliccare la voce Administration della barra di stato azzurra per riportarvi alla pagina iniziale e selezionare dal menu' a tendina, in alto a destra, la mailing list da utilizzare. Una volta selezionata la mailing list premete il pulsante GO, come conferma la mailing list selezionata sara' d'ora in poi specificata nella barra grigia di in ogni pagina.

Una volta selezionata la mailing list con cui lavorare e' possibile gestire l'elenco degli indirizzi email iscritti andando alla sezione Subscribers all'interno della macro-sezione General. [Administration / List of Subscribers]

Da questa sezione e' possibile vedere l'elenco degli iscritti, modificarli, eliminarli, aggiungerne di nuovi o esportare un CSV con l'elenco degli iscritti. Se avete gia' un elenco di indirizzi e-mail e volete importarlo andate alla sezione IMPORTA nella macro-sezione TOOLS. Da qui potrete importare indirizzari in formato CSV o come semplice elenco di indirizzi e-mail, specificando se richiedere automaticamente una conferma di iscrizione agli utenti o se inviare automaticamente ai nuovi iscritti l'ultima campagna spedita ed eventualmente se controllare le e-mail importate per scartare le utente che in passato erano gia' state iscritte e si sono poi cancellate. [Administration / Import Data]

Dopo aver definito l'indirizzario della vostra mailing list andando nella sezione CAMPAGNE EMAIL della macro-sezione GENERAL potete vedere tutte le e-mail preparate per le campagne relative a questa mailing list, cancellarle, modificarle, duplicarle (clone selected) o crearne di nuove (add new). [Administration / List of Messages]

Il modulo di creazione di una e-mail (o campagna e-mail) consente di specificare la tipologia di email da inviare (HTML, solo testo, entrambi) e l'oggetto che avra' l'e-mail inviata.

La sezione principale di questa pagina e' un editor visuale/HTML utilizzabile per preparare il contenuto della e-mail. Nella e-mail potranno essere configurati link web o essere incluse immagini (inserendo l'URL o link web a immagini disponibili su un proprio spazio web). Al messaggio potranno poi essere allegati documenti (quali pdf, immagini o altro). Gli ultimi tre campi della pagina consentono di specificare un eventuale indirizzo e-mail a cui inviare un test della campagna preparata (usando il pulsante Test Message), la scelta della (o delle) mailing list a cui inviare la campagna e l'applicazione, alla/e mailing list selezionata/e, di eventuali filtri preparati in precedenza (nella sezione FILTRI della macro-sezione GENERAL). A questo punto potete salvare la campagna preparata come template (modello) per altre campagne future o come bozza da rielaborare e terminare in un secondo momento. Oppure potete inviare la campagna alla coda delle campagne pronte per l'invio (Send to Queue), avviare la procedura di Quick Send che effettua immediatamente il mailing della campagna facendovi prima selezionare manualmente le e-mail a cui inviarla. E' possibile infine selezionare un giorno e un'ora specifici in cui effettuare il mailing (cliccando prima sulla data e ora proposti e, dopo aver impostato la data e l'ora desiderate, cliccando il pulsante Schedule message).

A questo punto la campagna e' pronta per l'invio (schedulato secondo la vostra scelta o in automatico). Dalla sezione CAMPAGNE E-MAIL potrete comunque forzare l'invio della campagna utilizzando il pulsante Process Queue. Per monitorare il mailing della campagna andate alla sezione MESSAGGI IN CODA della macro-sezione REPORTS.

Qui sono indicate, per ogni mailing, le e-mail inviate, quelle rimanenti ed e' possibile forzare l'invio delle e-mail rimanenti (Send now) o eliminare il mailing dalla coda (Purge).

Nella sezione REPORT DI INVIO della macro-sezione REPORTS e' possibile visualizzare i bouce, ossia le e-mail che non e' stato possibile recapitare (perche' probabilmente l'indirizzo non era corretto o per problematiche di altro tipo).

Nella sezione DUPLICA REPORTS della macro-sezione REPORTS e' possibile visualizzare i i contatti iscritti a piu' di una mailing list.

Nella sezione UNSUBSCRIBERS REPORTS della macro-sezione REPORTS e' possibile visualizzare i contatti che si sono cancellati dalla mailing list. Nella sezione BOUNCE REPORTS della macro-sezione REPORTS e' possibile visualizzare i contatti che sono stati cancellati dalla mailing list in seguito ad un numero di bounce superiore al limite fissato. Nella sezione MAILING LISTS REPORTS della macro-sezione REPORTS sono riportate le statistiche riassuntive della mailing list (numero iscritti, nuovi iscritti, iscritti cancellati, iscrizioni in sospeso, email bounced, campagne inviate nell'ultimo mese...). La sezione principale con tutte le statistiche dettagliate di ogni campagna e' invece in REPORT DELLE CAMPAGNE sempre nella macro-sezione REPORTS. Qui per ogni campagna inviata e' possibile viene riportato il numero di volte che e' stata visualizzata e il numero di volte che e' stato cliccato ogni link incluso nella e-mail della campagna.

Da qui e' anche possibile nascondere (hide), eliminare o archiviare una campagna. Una volta archiviata tutti i dati dei report della campagna potranno essere esportati in CSV. Cliccando invece su una delle campagne si apre il report dettagliato che include informazioni sul numero di email inviate, recapitate correttamente, i bounce, e il tracking del numero di iscritti che ha aperto l'email del mailing.

Tornando indietro (cliccando sulla voce List of Campaign Reports nella barra di stato azzurra) e cliccando sul numero di viewed times relativo alla campagna si aprira' invece la lista dei contatti che hanno visualizzato l'email ricevuta e, per ognuno di essi, il numero di volte che l'email e' stata visualizzata.