MODALITA’ DI SCANSIONE CON

LE MULTIFUNZIONI RICOH

Esistono vari metodi per poter eseguire una scansione con le macchine Ricoh

1- Scansione con Driver Twain pag.2

2- Scansione in cartella (Scan to Folder) SMB pag.7
3- Scansione tramite Mail (Scan to Mail) pag.33
4- Scansione tramite Software Scanrouter pag.43
5- Scansione tramite Hd della macchina pag.56

Le macchine Ricoh si dividono in 2 categorie principali quelle con controller GW e

quelle con altri controller(ad esempio DPI).
Le macchine con controller GW sono proprie di Ricoh e sono,rispetto alle altre,più
evolute.
Per quello che riguarda la scansione è molto importante riuscire a identificare la
macchina del cliente,in quanto quelle con controller GW,che sono la stragrande
maggioranza,utilizzano la scansione solo quando sono collegate in rete mentre le altre,
supportano la scansione con il cavo USB e se presente la scheda d’interfacciamento anche
tramite il cavo di rete.
Ciò non vuol dire che le macchine senza il controller GW siano migliori si vedrà poi
l’esatto contrario.

N.B.
non inviare queste informazioni all'utente finale

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 Scansione con driver Twain
Il driver Twain è un piccolo software che,installato sul computer,permette con
l’ausilio di programmi installati sullo stesso di catturare scansioni dalle multifunzioni
Ricoh.
Ha lo stesso sistema di scansione degli scanner che abbiamo a casa.
Come si è detto prima bisogna comunque aver installato sul computer un software
che permetta l’acquisizione delle immagine.

Vediamo ora l’installazione,la configurazione e il funzionamento del driver Twain

Per prima cosa bisogna scaricare il driver sul sito www.ricoh-support.com

Dopo aver selezionato la macchina in questione,la scelta della lingua in italiano e il
sistema operativo si scarica il driver.

Dopo aver scompattato il file in una cartella al suo interno si lancerà il file setup.exe

Ci si troverà davanti ad una finestra simile a questa:

Si premerà avanti e quindi si accetterà il contratto di licenza software

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Ancora avanti e avrà inizio l’installazione,finita l’installazione bisognerà premere
fine e il driver Twain sarà installato.
Per conferma si può andare su start
programmi per vedere se nella lista dei software
è apparso Type ”modello macchina” Twain Vx.
Ora il computer è pronto per acquisire un file dalla macchina.

I programmi più usati per l’utilizzo del driver Twain sono quelli che solitamente
fanno parte del pacchetto Office.
Per esempio con Word (fino alla versione 2003)bisogna dopo aver aperto il software
selezionare nel menù in alto Inserisci
Da scanner o fotocamera digitale.

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Dopo aver selezionato questa voce si aprirà direttamente l’interfaccia Twain oppure
se sono installati sul computer più driver di scanner questa interfaccia:

Si selezionerà il driver che ci interessa e poi si aprirà l’interfaccia Twain della

macchina:

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Alla voce a sinistra Metodo scan.orig.si sceglierà dove è posizionato il foglio se sul
vetro o sull’alimentatore automatico poi basterà premere il tasto Acquisisci.

Per chi dispone di una versione di Microsoft Office più recente ad esempio quella
presente su Microsoft Vista non potendo più usare Word(la funzione è stata
tolta)dovrà andare nel menù Start
Programmi
Strumenti di Office

Microsoft Office Document Scanning

Poi la procedura è identica

Ci sono molti altri software che permettono l’acquisizione da driver Twain la

limitazione però è che per avere file acquisiti con il formato desiderato bisogna
disporre del programma.

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Ad esempio se si vuole un file scansionato in PDF bisognerà disporre di un
programma che acquisisca con questo formato perché Word o altri software non lo
permettono.
All’arrivo delle nostre macchine al cliente saranno presenti anche dei Cd con
all’interno tutti i driver e alcuni software,uno di questi e Desktop Binder Lite che
permette l’acquisizione di immagini da Twain in Tiff e Jpeg.

Come già detto le macchine Ricoh supportano la scansione via Twain solo con
collegamento in rete qui sotto alcune macchine che la supportano anche con Usb

FX200
MP161LN
MP2000LN
MP1600L
MP3200
SCP220SPF SPC221SPF SPC222SPF
SP1000
MP2500LN

Il driver Twain funziona solamente con i sistemi operativi Microsoft per poter
eseguire scansione con Mac o Unix bisognerà utilizzare altri metodi di scansione.

Questo sistema di scansione è molto usato però presenta parecchie limitazioni una è
quella di dover disporre di un software,che può essere a pagamento o meno,che
acquisisca il formato desiderato e un’altra è che per poterlo utilizzare bisogna
obbligatoriamente aver un sistema operativo Windows.
Un’altra scomodità e quella di dover andare sulla macchina per posizionare il foglio e
tornare sul Pc per premere il tasto acquisisci,a casa o in piccoli uffici può essere
ininfluente ma in grandi spazi o quando è presente una macchina su un solo piano
può essere un grande problema.
Le macchine con il controller GW quindi permettono,oltre a questa funzione,altri
metodi più pratici per utilizzare lo scanner in un ufficio.

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 Scansione in cartella
Scan to Folder

Sistemi Operativi
Windows

La scansione in cartella è probabilmente il metodo più usato con le nostre

multifunzioni,consiste nell’inviare scansioni in una cartella condivisa sul computer

I protocolli sono dei metodi di comunicazione standard che utilizzano tutti i sistemi
operativi(windows,mac,unix)i protocolli sono svariati e ognuno ha il suo impiego
tutti scambiano dati ma con scopi e metodi diversi.
Il protocollo principale che viene utilizzato per lo scan to folder è SMB ma si può
anche utilizzare il protocollo FTP o NCP.

Come configuare e utilizzare il sistema Scan to Folder

Per prima cosa bisogna creare e condividere una cartella condivisa sul proprio pc

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La si può creare sia sul desktop che nel disco C:
Dopo averla rinominata bisognerà condividerla

Attivare la condivisione cartella quindi premere la voce Autorizzazioni

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In autorizzazzioni veiificare che l’utente everyone sia presente e abbia il controllo
completo sulla cartella,in caso mettere una spunta sotto la colonna Consenti alla voce
controllo completo.

Premere applica e quindi Ok le impostazioni sul Pc sono terminate

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La finestra di condivisione è diversa nel caso in cui il pc non sia inserito in un
dominio si presenterà infatti così:

In questo caso è sufficiente mettere una spunta su “condividi la cartella in rete”e

successivamente su “consenti agli utenti di modificare i file”.

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Con Windows Vista la procedura è simile si crea una nuova cartella e poi con tasto
destro si preme proprietà

Quindi condivisione

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A questo punto si selezione Condivisione Avanzata

Si mette la spunta su condividi cartella e si seleziona autorizzazioni

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La procedura è come sopra si dà il controllo completa a Everyone si preme applica e
si chiude.

Ora bisogna configurare la multifunzione si utilizzerà una macchina recente ma le

differenze,rispetto agli altri modelli,sono minime.
Le impostazioni per configurare la Ricoh con Scan to Folder si possono fare sia sulla
macchina che sul pc vedreme entrambi i metodi.

Metodo sulla macchina:

Premere il tasto “rombo 123”per accedere alle impostizioni della macchina

Premere quindi impostazioni di sistema

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Strumenti amminstratore e succesivamente il tasto impostazione rubrica

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Quindi selezionare Nuovo programma

Bisogna dare un nome all’utente che si creerà nella rubrica non è necessario
che sia uguale al nome della cartella che abbiamo condiviso comunque per comodità
la chiameremo scansioni come quella del pc.

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Si conferma con Ok in alto a destra

Dopo aver creato la destinazione in rubrica bisogna andare ad impostare il percorso

nella rete dove è posizionata la cartella.
Quindi si selezionerà la voce cartella

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Premere cambia e lì inserire il percorso.C’è una stringa ben precisa da digitare:
\\indirizzo Ip o Nome del PC\nome della cartella condivisa.
Inseriremo l’Ip del pc in questo caso e il nome della cartella condivisa creata sul pc

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Dopo aver premuto ok bisogna andare alla voce Info Autenticazione

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Passare alla seconda pagina

Bisogna inserire nome utente e password dell’utente del pc che abbia diritti di
scrittura e lettura sul computer.

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In pratica il nome utente e la password di quando si effettua il login la mattina
Se l’utente non dispone della password bisogna che la si crei raramente la scansione
funziona senza inserire queste credenziali.
Si premerà il tasto cambia e si inserirà il nome utente e la psw

Quindi si preme il tasto Ok e si può uscire dalla impostazioni della macchina.

Premere il tasto scanner assicurarsi che al centro sia selezionata la scansione in

cartella,quindi selezionare la casella che si è creata

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Su questo pannello digitale si possono scegliere svariate impostazioni del file che si
deve inviare quali il formato,la risoluzione,l’alimentazione dell’originale e molto
importante il tipo di file Pdf, tiff, jpeg .
Basterà poi inserire il foglio e premere il tasto verde.

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Si può vedere subito già dalla macchina se il file è stato inviato alla cartella la
memoria in alto a destra passarà dal 99% al 100%

La configurazione delle cartella nella rubrica si può anche fare via web ovvero
tramite qualsiasi web browser (il 90% degli utenti utilizza Internet Explorer ma possono
anche essere utilizzati Firefox,Safari,Google Chrome).
Ogni macchina Gw Ricoh dispone di un interfaccia Web,per poterla visualizzare
basta inserire in Internet Explorer l’ip della macchina

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Da questa interfaccia si può quindi vedere da remoto lo stato dei consumabili,i
contatori i lavori di stampa e i documenti salvati nell’eventuale Document Server
Per poter però accedere alla rubrica della macchina bisogna effettuare il login (in alto
a destra)come amministratore.
Tutte le nostre macchine hanno per default un nome utente d’accesso e una password
il nome utente è admin (in minuscolo) e la password è vuota non bisogna scrivere
nulla.

Premere quindi Login

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Come si può notare,adesso in alto a destra,si noteranno le voci Logout e sotto
Amministratore,ora si può premere il tasto Rubrica e configurare un nuovo utente

Premere aggiungi utente

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Inserire il nome sia in "nome" che "in visualizzazione tasti"
Quindi scendere e attivare la voce,in autenticazione cartella,”Specificare altre info
autenticazione”inserendo poi in “nome utente login”e “password login”le credenziali
dell’utente

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Ora spostarsi in fondo alla pagina e inserire il percorso della cartella

Confermare tutto con ok andare quindi sulla macchina e provare ad eseguire la

scansione.
Utilizzando l’interfaccia web è forse più semplice la configurazione in quanto,in
alcuni casi,si può avere a che fare con display di dimensioni ridotte tipo MP161SPF e
muoversi nel pannello di controllo può risultare complicato.

Sistemi Operativi
Macintosh
Gli esempi qui sotto riportati sono stati tratti da sistema Mac OSX 10.5
Leopard
Creiamo una nuova cartella sulla scrivania (desktop)del Mac ,in un punto
vuoto tenere premuto tasto Ctrl e premere il tasto del mouse,selezionare
Nuova Cartella e nominarla.
Sulla nuova cartella premere nuovamente ctrl e tasto mouse e scegliere
Informazioni su “nome cartella” .

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Mettere la spunta su Cartella Condivisa e se non già aperto espandere il
menù Condivisioni e Permessi. Verificare che l’utente interessato sia inserito
e abbia diritti di lettura e scrittura. Se ciò non fosse premere il lucchetto in
basso a destro inserire la password e assegnare diritti.

La cartella ora è pronta per ricevere la scansione.

Andare ora in Preferenze di Sistema e poi Condivisione

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Verificare la presenza della spunta su Condivisione documenti e poi
selezionando la cartella che si è condivisa (in questo caso scantofolder)
premere opzioni.

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Accertarsi la presenza della spunta sull’utente interessato ma soprattutto
della presenza della spunta Condividi documenti e cartelle tramite SMB.
A questo punto il Mac è configurato bisogna ora andare sulla macchina o
tramite WebImageMonitor per configurare l’utente nella rubrica.

La procedura è identica a quella di un sistema operativo Windows

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Dopo aver eseguito il login come amministratore andare in rubrica e creare
un nuovo utente

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Specificare il nome della destinazione e soprattutto attivare l’autenticazione
cartella inserendo nome utente e psw dell’utente amministratore che ha diritti
di lettura e scrittura sulla cartella precedentemente creata.
Per finire inserire il percorso

Gli stessi passaggi per creare l’utente sulla rubrica si possono fare
ovviamente anche fisicamente sulla macchina

Ricerca guasti:

Quando lo scan to folder non funziona più inizialmente bisogna controllare

due cose:

1- Che l’utente non abbia cambiato la password sul suo pc.In questo caso
bisogna entrare nella rubrica e modificare la vecchia password con
quella nuova.
2- Che non sia cambiato l’indirizzo Ip del computer.In questo caso bisogna
entrare nella rubrica e modificare l’IP nel percorso della cartella.

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 Scan to Mail
Inviare le scansioni per posta elettronica è un’altro sistema molto utilizzato il
cliente deve per forza avere un server di posta interno se infatti è esterno alla
rete le variabili di configurazione aumentano.
Solitamente si dà supporto solo per scansioni con server di posta interno
I dati che vanno inseriti sulla macchina,quelli del server di posta,li ha in
possesso il cliente quindi noi dovremmo solamente aiutarlo ad inserirli nelle
corrette posizioni

Configurare la macchina da pannello operatore

Accedere alle impostazioni utente (rombo 123)premere impostazioni di

sistema quindi trasferimento file

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Nella prima pagina qui sopra inserire il nome del server SMTP o il suo IP e
tutte le informazioni che ha il cliente,nel nostro caso non abbiamo nessun tipo
di autenticazione ma il cliente potrebbe averla.

Inserire anche un indirizzo e-mail amministratore questo in pratica è il

mittente della mail che può essere inventato non deve essere
necessariamente reale in questo caso abbiamo inserito il nome della
macchina.

Nella seconda pagina attivare la voce Specifica automaticamente nome

mittente,questa impostazione può essere impostata solamente dalla
macchina non via Web

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La macchina è ora impostata bisogna andare in rubrica e creare un nuovo
utente o inserire in uno già esistente l’indirizzo e-mail

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36
Premere e-mail ed inserire l’indirizzo

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Chiudere tutte le finestre con Ok

Andare in scanner selezionare E-mail e inviare la scansione

Le impostazioni del file o altro sono uguali come per scan to folder

Le stesse impostazioni si possono inserire anche via Web Image Monitor

Entrare come amministratore

Andare in configurazione

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Scegliere e-mail

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Inserire i dati nei campi

Più in basso ci sono anche tutte le altre impostazioni aggiuntive

Ora bisogna andare nelle rubrica e creare o modificare un’utente

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Più in basso inserire l’indirizzo e-mail

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Poi confermare tutto con Ok

Capita comunque,quando il server di posta è esterno,e anche se state

inserite tutte le impostazioni,che scan to mail non funzioni bisogna quindi
utilizzare un’altro sistema di scansione.

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 Scansione con Scanrouter

Scanrouter è un software di gestione documenti questo software permette di

inviare scansioni in cartelle predefinite chiamate cassetti di entrata.
Questo programma và installato su un pc che funziona da server.
Ne esistono due versioni quella gratuita(Scanrouter Lite)e quella a
pagamento(Scanrouter EX).La versione vecchia di Scanrouter EX viene
chiamata Scanrouter Professional.
La versione Lite si può scaricare dal sito www.ricoh-support.com

Differenze principali tra le due versioni:

La versione Lite può collegare al massimo 3 macchine mente la EX max. 16

La versione Lite non può salvare le scansioni in cartelle di rete

La versione Lite non può inoltrare scansioni tramite email o fax

La versione Lite non funziona più sui modelli più recenti quindi con il passare
del tempo saranno sempre meno le chiamate riguardanti questo
prodotto,infatti la versione gratuita era nata per permettere di eseguire le
scansioni in cartella con macchine che non utilizzavano la funzione Scan to
Folder ora che tutti i nuovi modelli la utilizzano non è più indispensabile
utilizzarlo.

Importante è anche sapere che entrambi i software scanrouter sono

disponibili solo per sistemi Windows.

Per fare delle prove useremo Scanrouter Lite il computer deve

necessariamente avere un nome utente e password e questa password non
deve essere mai cambiata altrimenti il software smetterà di funzionare.

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Si esegue il file setup.exe e si sceglie la lingua

Accettare tutti i messaggi

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A questo il punto il software vi chiederà che tipo d’installazione volete
eseguire,ci sono tre metodi per installare scanrouter

1- Esegui da cartella di programma:

per avviare il software bisogna ogni volta entrare nel menù start
programmi

2- Esegui all’avvio:

per avviare il software bisogna eseguire il Login sul Pc

3- Esegui come servizio

Basta avviare il Pc non serve eseguire nessun Login

Questo è il metodo che si consiglia in quanto non serve tutte le mattine

accedere al pc o avviare il programma,il software dopo aver premuto il
tasto d’accensione del computer partirà in automatico.

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Alla fine verrà richiesto il riavvio del computer

Quando il computer ripartirà vi verrà richiesta l’ultima informazione ovvero

la password dell’utente di Login

Il programma a questo punto può essere utilizzato.

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 Configurazione del software

Avviare il programma dal menu start vi verrà richiesta una

password,questa di default è vuota quindi basta premere Ok

Vi troverete questo tipo d’interfaccia

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Per prima cosa bisogna collegare Scanrouter alla macchina Ricoh andare nel
menù in alto a sinistra server e selezionare la voce Imposta Periferica I/O

Dopo aver premuto Aggiungi apparirà una finestra nel quale potrete sfogliare
la rete oppura digitare subito l’IP della macchina Ricoh

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Se tutto è Ok vi verrà chiesto di dare un nome alla periferica collegata

Dopo aver allacciato la macchina al software bisogna creare delle

destinazioni.Per poter inviare i file sul desktop del computer o in qualsiasi
altra parte dello stesso creare una cartella sulla quale volete arrivino le
scansioni.

Quindi aprite il menù a albero sulla sinistra del programma aprite anche la
voce Tabella di consegna

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Selezionate Destinazione e con il tasto desto premere Aggiungi nuova
destinazione utente

Si aprirà una nuova finestra in alto a sinistra mettete il nome che poi apparirà
come destinazione sulla Ricoh

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Al centro aprire il menù a tendina Selezionare il tipo di consegna e scegliere
Salva come file di Windows

Il tasto aggiungi si abiliterà e dopo averlo premuto scegliere che tipo di file si
vuole ricevere nella cartella (pdf,tiff,jpeg),premere sfoglia e scegliere la
cartella sulla quale si vuole riceve le scansioni

Quindi premere ok

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Abbiamo così creato la prima destinazione succesivamente con questo
sistema se ne possono creare altre.
Con Scanrouter Lite non è possibile salvare su cartelle in rete quindi
probabilmente,queste cartelle di destinazione verrano poi condivise per
permettere agli utenti della rete di poter vederle.

Per eseguire la scansione basta spostarsi in funzione scanner sull’Aficio

Selezionare la destinazione,in alto si può vedere il simbolo di scanrouter un

computer con una cartella.

A sinistra si possono effettuare delle impostazioni sull’originale,la differenza

con scan to folder o con scan to mail è che qui il formato del
file(pdf,tiff,jpeg)non si sceglie sulla macchina ma sul software Scanrouter nel
pc.Quindi ogni destinazione creata su scanrouter può avere le sue differenti
impostazioni.
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Ricerca guasti

Sulla multifunzione per poter utilizzare Scanrouter non bisogna fare nulla si fà
tutto da software,nel caso in cui qualcosa non dovesse funzionare
probabilmente il problema è sul pc e non sull’ Aficio.

Sulla macchina appare il messaggio “Impossibile aggiornare la lista

destinazioni”oppure le scansioni non arrivano più nella cartella

Vuol dire che si è perso il collegamento con il software,controllare che la

macchina sia in rete(fare una prova di stampa da rete)controllare che
l’utente non abbia disabilitato il server di recapito.Per fare questo controllo
bisogna entrare nel menù impostazioni utente entrare in Impostazioni di
Sitema e alla voce Trasferimento file vedere se la funzione “Opzione di
recapito” sia abilitata,controllare anche che l’IP che appare sia proprio
quello del pc sul quale è installato Scanrouter.

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Se tutto fosse normale bisogna spostarsi sul pc,verificare che il
programma funzioni,magari facendo riavviare il pc sul quale è
installato,accertarsi che non sia stata cambiata la password del pc,far
aprire il programma per vedere se appare qualche messaggio d’errore.

Il programma essendo installato come servizio funziona lo stesso però non

apparirà nessun messaggio d’errore finchè non verrà riaperto.

Si può per finire provare a rimuovere la macchina dalle periferiche I/O e

poi ricollegarla.

Essendo Scanrouter un programma che lavora in rete è possibile

comunque che un suo mancato funzionamento possa essere dovuto a
Firewall o Software Antivirus presenti nella rete.
In questo caso solo l’amministratore rete del cliente può risolvere il
problema al massimo si può consigliare di collegare la macchina al pc con
un cavo incrociato per evitare switch e blocchi sulla rete.

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 Scansione su Hard Disk
della macchina
Questo metodo si può soltanto utilizzare nel caso in cui si abbia una
macchina con l’Hard Disk.
Per controllare velocemente questo verificare che la macchina abbia il
Document Server.

Bisogna utilizzare l’interfaccia web della macchina chiamata Web Image

Monitor.
In pratica si salva la cartella sull’HD dell’Aficio e poi tramite il Web Browser
si và a scaricare il file.

Utilizzare come esempio una MPC5000 non ci sono grosse differenze tra
un modello e l’altro.

Per effettuare la scansione andare sulla macchina e spostarsi in scanner

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Premere in alto Memor.File

Selezionare come si vuole salvare il file in questo caso Memor.su disco

fisso.Premere Ok ed eseguire la scansione.

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Ora bisogna accedere all’interfaccia Web (non serve entrare come
amministratore della macchina) ed entrare in Document Server

Ora basta andare sul file che si vuole scaricare e scegliere il formato si
può vedere che i tipi di file sono differenti se la scansione viene acquisita
in bianco nero,scalo di grigi o colore.

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All’interno del menù impostazioni scanner della macchina

Questa sistema di scansione comunque non viene usato con molta

frequenza.

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