Le nuove competenze per l’efficacia dei servizi di

segreteria nella Pubblica Amministrazione

La semplificazione del
linguaggio della PA

Luisa Amenta
(Università di Palermo)
 Struttura
„ Gestire la comunicazione scritta in
modo efficace;
„ Fornire indicazioni sugli strumenti e
le tecniche per una efficace
comunicazione scritta istituzionale.
„ La semplificazione della lingua della
pubblica amministrazione.
 Scrivere per comunicare
Comunicare: “mettere in comune”.
C’è sempre un ‘altro’ che si desidera
raggiungere e coinvolgere in qualche
forma di attività.
Comunicazione: trasmissione di un
messaggio da un io emittente a un tu
ricevente. In relazione ad un
contesto e usando un particolare
mezzo (scritto e parlato).
 Emittente e destinatario
„ Io e tu sono i principali attori dell’atto
comunicativo e devono gestire i loro ruoli in
relazione al grado di confidenza e alla situazione
comunicativa.

„ Individuare il proprio interlocutore è

un’operazione di fondamentale importanza: lo
stesso contenuto informativo può essere espresso
in vari modi a seconda di chi sia il nostro
interlocutore. Non esistono infatti messaggi
asettici che sono neutri e buoni per ogni
circostanza.
 Situazione comunicativa
Il tipo di contesto in cui si svolge
l’atto comunicativo ha un ruolo
altrettanto importante perché ci fa
riflettere su:
„ possibilità di dare per condivise
alcune conoscenze, scopi che ci
prefiggiamo;
„ grado di formalità tra gli
interlocutori.
 Messaggio
Trasmettere un messaggio vuol dire
trasmettere una informazione in cui
non tutto ciò che diciamo ha la
stessa importanza.
E’ compito dell’emittente articolare il
contenuto informativo in modo che il
ricevente colga gli elementi
fondamentali.
 Testo
Nella comunicazione la forma assunta dal
messaggio è quella di un testo.

E’ ogni produzione orale o scritta fatta con

l’effetto di comunicare e nella quale si
possano individuare un emittente da cui
parte il messaggio e un destinatario per il
quale il messaggio è stato pensato. Sono
testi sia il cartello "uscita" che la Divina
Commedia.
 Requisiti del testo
„ Coesione: rispetto dei rapporti grammaticali e
della connessione sintattica tra le varie parti (es.
concordanza di numero e di genere; ordine delle
parole).
Es. Ieri Massimo ha incontrato Chiara. La voleva
salutare…
„ Coerenza: significato; è legata alla reazione del

destinatario che deve valutate un testo chiaro e

appropriato alla circostanza in cui è stato
prodotto.
Es. Anna l’ho incontrata una volta alla stazione
centrale. Con Laura eravamo compagne di classe.
Enrico non lo conosco…
 Tipi di testo
„ Testo informativo: si propone di arricchire le
conoscenze del destinatario, fornendo notizie utili su
fatti o su un determinato problema. I dati devono
essere messi a disposizione del destinatario in modo
chiaro e ordinato.
„ Testo regolativo: ha lo scopo di fornire
informazioni su come ci si deve comportare in
situazioni specifiche, segnalando chiaramente ciò
che è obbligatorio, vietato o consigliato.
„ Il testo argomentativo: si propone invece di
convincere il destinatario. Si basa non su un rapporto
di causa effetto come nel testo informativo ma su un
rapporto del tipo opinione/ argomento che si porta per
sostenere la propria opinione.
 Testo informativo
Il testo informativo è orientato sul contesto
e deve contenere una serie di dati che
rendano una determinata situazione
comprensibile alla persona cui la si vuole
comunicare: il destinatario di quel testo.

In ambito amministrativo si tratta molto

spesso di testi brevi come avvisi,
telegrammi o brevi lettere (email) che
hanno la funzione di presentare il testo a cui
sono unite.
La gestione dell’informazione
Il successo di un atto comunicativo è
strettamente legato alla selezione
delle informazioni.
La prima operazione da fare quando
si pianifica una scrittura è individuare
il contenuto informativo separando
ciò che è inutile da ciò che è utile e/o
indispensabile.
 Cattiva gestione delle unità
informative
Il difetto più frequente nel testo
informativo è lo scarso ordine con cui
sono distribuite le unità informative.
Anche se le informazioni essenziali ci
sono tutte, il testo può risultare poco
comprensibile perché non risulta
facile per il lettore comprendere
l’informazione principale.
 Testo regolativo
Il testo regolativo si caratterizza per il fatto di
essere fortemente orientato sul destinatario.
È infatti il destinatario il soggetto a cui viene
chiesto di compiere una determinata azione.
Le forme verbali più usate nel testo regolativo sono
l’imperativo, il congiuntivo esortativo e l’infinito
(Esci! Esca. Uscire dall’applicazione. Non uscire. –
forma negativa dell’imperativo) o forme di comando
più velate, almeno apparentemente più gentili e
amichevoli, come la invito a, la prego di, le sarò
grato se e così via.
Il punto di forza del testo regolativo deve essere
dunque quello di mettere in grado il destinatario di
fare ciò che gli viene richiesto.
 Testo argomentativo
Argomentare vuol dire fornire degli argomenti,
vale a dire delle ragioni per cui una determinata
affermazione può (o non può) essere considerata
convincente (La nonna mi vuole bene perché mi
dà la cioccolata).

„ Argomentazione: è un discorso (orale o scritto)

rivolto a un destinatario per convincerlo di una
tesi (l’affermazione a sostegno della quale si
presentano degli argomenti).
 Importanza degli argomenti in
funzione del destinatario
Il destinatario della comunicazione argomentativa,
è al centro della costruzione e della formulazione di
qualsiasi argomentazione ben concepita.

Questo atteggiamento focalizzato sul destinatario

rende lo studio dell’argomentazione di cruciale
rilevanza per l’acquisizione di competenze nel
campo della comunicazione in generale: il
fallimento o la riuscita di qualunque situazione
comunicativa dipende infatti in primo luogo dalla
possibilità di instaurare un rapporto con il proprio
destinatario.
 Importanza di una buona
argomentazione
„ La maggior parte delle situazioni di
comunicazione nel lavoro potrebbero essere rese
più efficaci e distese dall’adozione di un
atteggiamento argomentativo:
- spiegare chiaramente ai nostri collaboratori o
sottoposti che cosa ci aspettiamo da loro e
perché un certo compito è importante;
-comunicare con loro secondo lo stile a loro più

congeniale;
- essere disponibili per chiarimenti

significa migliorare enormemente non soltanto

l’atmosfera nel luogo di lavoro ma anche
l’efficienza di un ufficio.
 Struttura del testo
argomentativo
„ Tesi/Opinione: attorno a cui si
discute;
„ Argomenti: scelti in base agli
interlocutori e che si riferiscono ad
un preciso universo cognitivo;
„ Conclusione: può prevedere parte
regolativa in funzione di ciò che si è
dimostrato.
 Tesi
E’ l’affermazione che il discorso argomentativo mira a
sostenere, e a cui tutte le altre sono collegate
logicamente.

La tesi struttura e unifica l’insieme

dell’argomentazione. In un’argomentazione ben
congegnata ogni affermazione è riconducibile alla tesi,
di cui esplicita e motiva un aspetto particolare.

Per identificare la tesi è dunque necessario

considerare l’argomentazione nel suo complesso:
qualsiasi discorso di qualche interesse conterrà
parecchie affermazioni rilevanti, ma di queste poche o
una sola avranno un ruolo fondante
nell’argomentazione.
 Argomenti
Sono le affermazioni che motivano la
Tesi e ne sostengono la fondatezza:
- Prove: dati di fatto;
- Presupposti o premesse:
affermazioni o circostanze che non
vengono citate esplicitamente perché
se ne da per scontata la condivisione
ma che sono funzionali agli
argomenti a sostegno della tesi.
Efficacia di un’argomentazione
L’efficacia di un’argomentazione (e, più in generale, di
qualsiasi forma di comunicazione) dipende in
grandissima misura dagli impliciti che emittente e
destinatario condividono.

La capacità di enucleare i presupposti dell e

delle
argomentazioni che incontriamo è il primo passo per
imparare a leggere in maniera critica.

E’ altrettanto importante l’ acquisizione di una

competenza argomentativa attiva: solo se sappiamo
che cosa possiamo dare per scontato e che cosa
invece dobbiamo presentare esplicitamente
esplicitamente
all’attenzione dei nostri destinatari riusciremo a
scrivere testi stringati, ordinati e comprensibili.
 Scritto e parlato
„ La scelta del mezzo con cui si
trasmette il messaggio comporta
delle diverse soluzioni.
„ Priorità del parlato sullo scritto: ogni
lingua antica e moderna in origine è
stata una lingua parlata, si impara
prima a parlare e poi a scrivere,
esistono lingue che non hanno una
forma di codificazione scritta.
 Cosa fa differire il parlato
dallo scritto? (1)
„ Immediatezza del parlato: gli interlocutori
devono essere presenti all’atto comunicativo,
interazione immediata.
„ Minore pianificazione: frasi breve, collegate in
modo meno articolato le une alle altre.
„ Impossibilità di cancellazione: del parlato se
non attraverso riformulazioni, possibile invece
nello scritto.
„ Minore esplicitezza: del parlato rispetto allo
scritto per possibilità di riferimento al contesto
situazionale.
 Cosa fa differire il parlato
dallo scritto? (2)
„ conoscere l’interlocutore implica la
possibilità di presupposizione: si può dare
per noto un elemento non esplicitato del
discorso perché si presuppone che sia
condiviso dall’interlocutore;
„ deissi: riferimento al contesto in relazione
al tempo (uso degli avverbi, oggi, domani)
allo spazio (qui, lì) alle persone (io, tu).
Es. E’ arrivato ieri, siediti qui, io sono
palermitana.
Il parlato rispetto allo scritto ha:
„ Possibilità di feedback (possibilità di
aggiustare il discorso in relazione alle
reazioni dell’interlocutore) sia per
correggere disturbi della comunicazione
sia per ripetere quello che è stato detto in
un’altra forma (ridondanze).
„ Obbligo di svolgimento lineare: a
differenza di un testo scritto che può
essere letto da un qualsiasi punto alla
ricerca di una informazione.
 I testi non sono tutti uguali
“Chi scrive per comunicazione
dovrebbe […] rendersi
continuamente conto del grado di
traducibilità, cioè di comunicabilità,
delle espressioni che usa” (Calvino,
“L’italiano tra le altre lingue”)
- Usi della lingua a fini letterari sono
diversi da usi della lingua a fini
comunicativi.
L’italiano della comunicazione
L’italiano è nato come lingua letteraria e
ha fatto fatica ad affermarsi dopo
l’unificazione politica come lingua della
comunicazione sia orale che scritta.

Ciò fa sì che vi sia un “modello” stilistico di

lingua che risente un po’ troppo
dell’impronta letteraria da cui bisogna
liberarsi se vogliamo che la comunicazione
pubblica sia davvero efficace.
 Scrittura è atto di
comunicazione efficace

Se riesce a raggiungere gli obiettivi e

i destinatari voluti. Chi produce il
testo, avendo ben chiari gli obiettivi
e i destinatari da raggiungere, usa in
modo consapevole alcune strategie
comunicative che coinvolgono sia gli
aspetti linguistici che le scelte
stilistiche .
I testi variano in funzione del
destinatario
Chi è il destinatario? Chi produce un testo
deve avere presente un “destinatario
ideale” dal momento che spesso non ci si
può riferire a destinatari concreti.
Chi scrive deve porsi “dalla parte del
destinatario”: sforzo di produrre un testo
con caratteristiche linguistiche e stilistiche
tali da raggiungere il parlante medio
italiano (no tecnicismi, italiano
burocratico)
 Presentazione grafica
L’aspetto grafico di un testo è ciò che
arriva immediatamente al destinatario
prima che inizi a leggerlo.
Testo materialmente poco leggibile
(troppo fitto) mette in difficoltà il lettore
anche sul versante della comprensione.
Buona impaginazione grafica è il primo
aiuto che l’autore fornisce al destinatario
del suo testo.
 Buona impaginazione grafica =
alta leggibilità e formalità
- Uso di caratteri ben leggibili;
- Rispetto delle norme di redazione
specifiche di certi tipi di testo (es.
uso degli spazi nelle lettere formali);
- Ricorso ai diversi caratteri specifici
(tondo, sottolineato, grassetto);
- Uso di capoversi rientrati;
- Suddivisione del testo in parti.
 Leggibilità
Saper scrivere e saper comunicare le
proprie idee in modo chiaro ed
efficace coincide con la leggibilità di
un testo.
Leggibilità: è un criterio di misura
della facilità con cui il lettore riesce a
capire i testi scritti.
Formula di Flesh-Vacca: parametri di
leggibilità: lunghezza delle parole +
media delle parole in una frase.
 Indice Gulpease
Considera:
- la lunghezza delle parole;

- Il livello di leggibilità rispetto al livello di

scolarità dei lettori.
G< 80= testi difficili per chi ha la licenza
elementare
G < 60 = testi difficili per chi ha la licenza
media
G< 40 = testi difficili per chi ha un diploma
superiore.
 Facilitare la comprensione
La comprensione viene facilitata se si
usano parole brevi piuttosto che
lunghe e complesse e se si scrivono
frasi brevi.

Buona scrittura facilita la leggibilità

in termini di velocità: più un testo è
scritto bene più aumenta la velocità
di lettura.
 TAPPE DELLA SEMPLIFICAZIONE
DEL LINGUAGGIO AMMINISTRATIVO IN ITALIA
• 1993: Il Dipartimento della funzione pubblica pubblica il Codice di
stile delle comunicazioni scritte ad uso delle amministrazioni
pubbliche (prefazione di Sabino Cassese).
• 1994-96: Il Dipartimento della funzione pubblica realizza il Progetto
finalizzato "Semplificazione del linguaggio amministrativo".
• 1996-1997: Attività formative di Enti locali (Padova, Trento, poi
Lucca, Molise, Schio).
• 1997: Il Dipartimento della funzione pubblica pubblica il Manuale di
stile (prefazione di Franco Bassanini).
• 2002: Direttive del Ministro della Funzione Pubblica del 7 febbraio
2002 (Le attività di comunicazione delle Pubbliche
Pubbliche
Amministrazioni) e dell'8 maggio 2002 (Semplificazione del
linguaggio dei testi amministrativi). (Direttive Frattini)
• 2005: Direttiva del Ministro della Funzione Pubblica del 24
ottobre 2005 (Direttiva sulla semplificazione del linguaggio delle
pubbliche amministrazioni) (Direttiva Baccini)
 Comunicare per farsi capire
La comunicazione delle pubbliche
amministrazioni deve soddisfare i requisiti
di:
- chiarezza;
- semplicità;
- sinteticità.
E al contempo garantire completezza e
correttezza dell’informazione.
(Dalle Direttive del Ministro della Funzione
Pubblica del 7 febbraio 2002 )
 DIECI SUGGERIMENTI PIÙ DETTAGLIATI PER
SCRIVERE CHIARO
Organizzazione testuale:
1. Impariamo a individuare il pubblico a cui ci rivolgiamo;
2. Cerchiamo di avere un progetto di testo (sapere cosa
scrivere e come ordinarlo);
3. Scriviamo solo quello che è necessario che il destinatario
sappia: stiamo comunicando, non educando;
4. Facciamo corrispondere a ogni informazione fondamentale
una frase;
Sintassi
5. Scriviamo frasi brevi, senza troppo incisi, con poche
secondarie al gerundio, poche catene di sostantivi;
6. Usiamo formulazioni dirette (quando sono equivalenti:
scrivere frasi attive e non passive; frasi affermative e non
negative);
 DIECI SUGGERIMENTI PIÙ DETTAGLIATI PER
SCRIVERE CHIARO (2)
Lessico
7. Se c’è la possibilità di usare una parola comune al posto di
una rara, complessa, tecnica, facciamolo;
8. Se è necessario usare termini tecnici, facciamolo; ma prima
sinceriamoci che siano davvero termini tecnici, e poi, se
decidiamo di usarli, spieghiamo cosa significano;
9. Curiamo la punteggiatura: solo così il lettore capisce come
articoliamo il nostro pensiero
Grafica
10. Curiamo la forma grafica: per catturare l’attenzione del
lettore, ma anche per fargli capire come articoliamo il testo.
„ (Sintesi di più ampie linee-guida, come ad esempio quelle
illustrate in Guida alla scrittura istituzionale, a cura di M. A.
Cortelazzo e F. Pellegrino, Roma-Bari, Laterza, 2003)
 Scelta delle parole
La lingua italiana comprende tra le 9.000 e le 12.000
parole. Nella lingua quotidiana ne usiamo circa 7.000.
Non tutte le parole sono uguali:
a) Lessico di base: insieme delle parole di più
immediata comprensione.
b) Tecnicismi specifici: Parole di uso comune che
possono assumere un significato specifico in un
determinato settore del sapere. Sono indispensabili
alle esigenze terminologiche di un certo linguaggio
settoriale.
c) Tecnicismi collaterali: non nascono da necessità di
denotare qualcosa in particolare ma dal bisogno di
adoperare un registro elevato differente da quello
della lingua comune: accusare un dolore.
 Vocabolario di base
All’interno del vocabolario di base possono essere
individuate tre ripartizioni relative al grado di diffusione e di
uso del singolo termine: il vocabolario di alta
disponibilità (circa 2.300 termini appartenenti alla vita
quotidiana, che ci sono ben noti ma che raramente ci capita
di dire o di scrivere), il vocabolario di alto uso (circa
2.750 termini che usiamo con altissima frequenza)
e infine il vocabolario fondamentale. Esso è
rappresentato dal sottoinsieme più interno compreso
nel vocabolario di base e conta circa 2.000 termini. È
formato “dai vocaboli che chi parla una lingua ed è uscito
dall’infanzia conosce, capisce e usa […] sono le parole note
alla generalità degli italiani che abbiano fatto studi
elementari”. Il vocabolario fondamentale rappresenta
insomma l’insieme di parole con cui la stragrande
maggioranza degli italiani riesce a comunicare.
Peculiarità del lessico dei testi
amministrativi
Il linguaggio amministrativo predilige
termini colti che sembrano contribuire ad
innalzare il livello del discorso.
Soprattutto nell’uso dei deittici e dei
giuntivi la lingua burocratica redilige le
varianti più arcaiche, per cui i testi
pullulano di nonché, pertanto, testé, onde,
orbene, ancorché, e così via. Queste
soluzioni mostrano la tendenza alla
ricercatezza e alla presa di distanza dal
linguaggio comune.
 Peculiarità lessico (2)
Accanto ai termini arcaici, alle parole
dotte, ai latinismi, nella lingua
burocratica ricorrono frequentemente
neologismi e forestierismi. La
compresenza di questi tratti lessicali
disegna nel testo amministrativo una
“forbice linguistica fra arcaismo
estremo e neologismo ardito” che
produce un effetto di straniamento.
 Peculiarità lessico (3)
I principali fenomeni che riscontriamo nel testo
burocratico e che si possono inscrivere in questa
categoria sono i seguenti:

1) nomi che derivano da verbi e che si formano

affiggendo direttamente la desinenza alla base
verbale. Per esempio ammanco (da ammancare),
ammortizzo (da ammortizzare), scorporo (da
scorporare), utilizzo (da utilizzare), interpello (da
interpellare) e così via. L’alta frequenza di queste
forme deriva dalla predilezione della lingua
burocratica per lo stile nominale e ha ripercussioni
sulla presenza massiccia di termini astratti piuttosto
che termini concreti;
 Peculiarità lessico (4)
2) verbi derivati da sostantivi attraverso i suffissi -
are e -izzare.
Es. il verbo disdettare viene costruito a partire dal
sostantivo disdetta attraverso il suffisso -are;
3) incremento degli aggettivi in -ale sulla base del
modello inglese, come per esempio da assistenza
assistenziale;
4) prestiti non adattati dalle lingue straniere,
soprattutto dall’inglese (planning, meeting).
Neologismi e termini stranieri vanno usati
solamente se sono pienamente entrati nell’uso
comune e non ci sono alternative.
 Fraseologia ridondante (1)
La lingua burocratica ha una spiccata tendenza
all’uso di costrutti ridondanti che appesantiscono il
testo e, nel groviglio che generano, lo rendono
oscuro. Si tratta di costrutti stereotipati che molto
spesso vengono utilizzati per semplice tic
formulare.
Tra le espressioni più frequenti troviamo:
1) perifrasi costituite da verbo generico più
sostantivo: effettuare una verifica / procedere a
una verifica (al posto del più comune verificare),
provvedere al mantenimento (mantenere), dare
comunicazione (comunicare), portare a conoscenza
(informare), portare a compimento (finire,
Concludere)
 Fraseologia ridondante (2)
2) locuzioni complesse per lo più con valore di
preposizioni e giuntivi: in merito a, in ordine
a, al fine di, a condizione che, allo scopo di;
3) formule pleonastiche come entro e non oltre,
in cui la presenza di uno dei due termini è
ridondante, oppure lo scopo è quello di ottenere,
dove il sintagma quello di non veicola informazione
e rende pesante il discorso;
4) sintagmi formati da sostantivo e aggettivo uniti
in coppie stereotipe: modulo debitamente
compilato, autorità competente, apposito modulo.
 Esempio (1)
Ottemperare Eseguire, Rispettare
Apportare modifiche Modificare
Diniego Rifiuto
Differimento Rinvio
Esperimento di una gara Svolgimento
Attergare Porre dietro
Disdettare Disdire
Afferente Relativo a, che
riguarda
Avere luogo Svolgersi
far tempo da (a) da A partire da
Istanza Domanda
 Esempio (2)
Nel caso in cui Se
Portare a conoscenza Informare
Preliminarmente Prima
Prendere visione Consultare
Previo Dopo aver
Restare in attesa Aspettare
Riscontro Risposta
Dar corso Avviare,
Svolgere
 Aspetti sintattici e testuali (1)
„ Lunghezza dei paragrafi non deve
superare le 10-12 righe. Oltre il
paragrafo perde la sua
organizzazione testuale.
„ Lunghezza delle frasi non deve
essere eccessiva perché troppe
parole ostacolano e non permettono
di capire (mx. 20-25 parole).
Esempio di frase comprensibile
Originale: Stanti le urgenti ed indifferibili
esigenze di personale in grado di garantire
adeguate e qualificate attività di
assistenza tecnica ai lavori e agli
interventi programmati dal Settore
dipartimentale 8, […]

Riscrittura: Poiché il dipartimento 8 ha

urgente bisogno di personale qualificato
per svolgere i lavori e gli interventi
programmati, […]
 Aspetti sintattici e testuali (2)
„ Dividere le frasi lunghe in frasi brevi;
„ Bisogna preferire l’attivo al posto del
passivo. Nelle frasi affermative si capisce
più chiaramente chi deve fare cosa.
„ Bisogna evitare gli incisi troppo lunghi (ad
esempio frasi relative)
„ Preferire costruzione sintattica: sogg. +
verbo + complementi.
„ Fare un uso accorto della negazione.
„ Usare nessi di giunzione chiari tra le frasi.
Guida per un controllo finale del
testo (1)
Un testo è ordinato se:
A) Le informazioni rispettano un ordine gerarchico;

B) I destinatari, gli obiettivi e il contenuto sono ben

chiari a chi scrive;

C) Si presenta in pacchetti omogenei di
informazioni;
D) La stessa cosa è chiamata sempre con lo stesso

termine;
E) Non contiene frasi più lunghe di 20-25 parole.

F) Rispetta le norme relative alla punteggiatura.

Guida per un controllo finale del
testo (2)
Un testo è essenziale se non contiene:
a) Troppi aggettivi e avverbi;

b) Parole di tono troppo elevato, ricercato e

solenne;
c) Parole di linguaggi specialistici quando non

necessarie;
d) Formulazioni troppo minuziose;

e) Parole usate tra virgolette con una accezione non

comune;
f) Abbreviazioni e sigle poco comuni.

Esercitazioni di riscrittura a partire da esempi

 Riferimenti bibliografici
„ F. Bruni et alii, Manuale di scrittura e
comunicazione, Zanichelli, Bologna 1997.
„ Bruni F. e T. Raso (a cura di), Manuale
dell’italiano professionale Zanichelli, Bologna
2002.
„ Corno D., Scrivere e comunicare, Paravia, Torino
1999.
„ Mortara Garavelli B., Prontuario di punteggiatura,
Laterza, Roma-Bari, 2004.
„ G. Pallotti (a cura di), Scrivere per comunicare,
Strumenti Bompiani, Milano 1999.