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Free online MSDS management tool

http://www.msds-europe.com/kateg-51-1-scaricamento_delle_schede_di_sicurezza.html

Il progetto è realizzato col sovvenzionamento dell'Unione Europea e col


cofinanziamento del Fondo Europeo di Sviluppo Regionale.

ToxInfo Consultancy and Service Limited Partnership http://www.msds-europe.com Tel.: +36 70 335 8480

H - 1143 Budimpešta, Eleonóra u. 8. Madžarska office@msds-europe.com Faks: +36 1 290 4136


Gestore e proprietario del sistema MSDocS:

ToxInfo Società in accomandita semplice di Consulenza e Servizi


Partita IVA: HU21152982
Numero d'iscrizione al registro delle imprese: 01-06-747117
Sede legale: Eleonóra u. 8, 1143 Budapest, Ungheria

Ulteriori informazioni sulla ditta: http://www.msds-europe.com

Uso e funzione secondo destinazione del sistema MSDocS:

L'MSDocS è uno speciale sistema di condivisione ed archiviazione file che dà la possibilità di


caricare, archiviare, ordinare, condividere e ricercare le schede di sicurezza e i documenti
ad esse relativi. Ciò offre la possibilità ai Clienti di archiviare le proprie schede nel sistema e
condividerle con i propri Partners.
L'MSDocS, in cambio d'una tariffa a parte, garantisce accesso diretto agli altri servizi del
Fornitore (redazione, traduzione, attualizzazione, revisione, ecc. delle schede di sicurezza)
con possibilità di richieste di preventivi ed ordini online.

Concetti base:
Cliente:
Persona giuridica in diretto rapporto col Fornitore, dispone di casella MSDocS con relativi
identificativo utente e password.
Un Cliente può disporre d'una sola casella utente.
Una persona fisica non può essere Cliente.

Partner:
Persona fisica o giuridica in rapporto col Cliente, con cui il Cliente condivide i documenti.

Contenuti caricabili, limitazioni

Le unità informative caricate nel sistema MSDocS sono le schede di sicurezza. Oltre alle
schede di sicurezza possono essere caricati altri contenuti tecnici ad esse collegati, quali ad
esempio: bozze di etichette, autorizzazioni, guide prodotti, documentazione relativa ai
componenti, verbali di misurazione.
Il sistema può essere utilizzato esclusivamente per archiviare e condividere documenti in
word e pdf.
Non possono essere caricati documenti con formato video o fotografico, materiale illegale o
pornografico e contenuti per il cui utilizzo il Cliente non dispone delle adeguate
autorizzazioni.

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Sommario delle istruzioni per l'uso del sistema MSDocS

Richiesta accesso / Login

Archiviazione schede di sicurezza

ƒ Operazioni di gestione cartelle e file

ƒ Caricamento documenti

ƒ Selezione documenti, funzioni speciali

Condivisione delle schede di sicurezza con i nostri partner

ƒ Documentazione dell'avvenuta consegna della scheda di sicurezza

Richiesta di condivisione della scheda di sicurezza da parte degli utenti MSDocS

Servizi di redazione e traduzione della scheda di sicurezza

ƒ Richiesta preventivo online, processo dell'ordine

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ToxInfo Consultancy and Service Limited Partnership
Richiesta accesso / Login

Url: http://www.msds-europe.com/msds_download_search

Dopo aver compilato il modulo di registrazione i nostri collaboratori Le invieranno entro 72


ore la password necessario per entrare (all'indirizzo e-mail dato durante la registrazione).

Tariffe, costi:

L'uso del sistema MSDocS è gratuito fino al 15 dicembre 2011 (se i costi di gestione del
sistema MSDocS rimangono sostenibili per la nostra ditta manterremo la gratuità anche in
seguito).
Condizione della gratuità è il collocamento del logo MSDocS e dell'iperlink
http://www.msds-europe.com sulla pagina iniziale del sito web del Cliente. Il logo si trova
sulla nostra pagina web:

http://www.msds-europe.com/id-639-the_msdocs_logo_as_communication_tool.html

Per collocare il logo e l'iperlink garantiamo ai nostri Clienti 20 giorni lavorativi calcolati a
partire dall'invio del nome utente e della password necessari per utilizzare l'MSDocS.
Se il nostro Cliente non adempie al suddetto vincolo, limiteremo l'uso dell'MSDocS oppure,
mediante il pagamento d'una tariffa a parte, lo renderemo accessibile al Cliente anche in
seguito.

Riservatezza dati:

I dati dei nostri Clienti (nome utente, password, altri dati) non vengono concessi per alcun
motivo a terze persone.
La nostra ditta non guarda e non utilizza (tranne se il Cliente ci autorizza a farlo) i dati e i
documenti archiviati nel sistema MSDocS dal Cliente.
Facciamo tutto il possibile per evitare che non addetti abbiano accesso ai materiali e ai
documenti dei nostri Clienti, ma non ce ne assumiamo la responsabilità.

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ToxInfo Consultancy and Service Limited Partnership
Archiviazione schede di sicurezza

Lo schermo è diviso in maniera funzionale in due grosse parti. A sinistra si trovano le icone
delle cartelle e per la creazione e la gestione delle cartelle. A destra appaiono le schede di
sicurezza caricate e raggruppate in cartelle dall'utente (ed altri documenti).

I documenti caricati possono essere ordinati nelle directory create e nominate


singolarmente nel solito modo. Naturalmente all'interno delle singole cartelle si possono
creare delle sottocartelle.
Il sistema rende possibile che una scheda di sicurezza può essere presente in più cartelle.

Abbiamo reso accessibili la maggior parte delle funzioni nel sistema MSDocS, per una più
semplice utilizzabilità, tramite icone. Chiunque sappia già usare il computer può imparare
facilmente ad usarlo.

Apri tutte le cartelle

Chiudi tutte le cartelle

Crea nuova cartella

Mostra file nella directory

Stato base/Aggiorna

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Caricamento di documenti

Caricamento di gruppo di documenti

Quando si caricano documenti c'è la possibilità di


ƒ Mettere la lingua della scheda di sicurezza
ƒ Indicare il produttore
ƒ E nel campo dell'etichetta libera di elencare tutte quelle caratteristiche che
riteniamo importanti riguardo la scheda di sicurezza in questione (ad es.: i
componenti in caso di miscele, numeri CAS, frasi R, stato d'aggregazione,
ecc.)

Attenzione!
Le nostre schede di sicurezza saranno in seguito rintracciabili in base alle etichette.
L'inserimento della lingua è importante tra l'altro perché in caso di richiesta del servizio di
traduzione il sistema considera la lingua in questione come "lingua d'origine”.

Nota:
Le etichette sono modificabili anche dopo il caricamento.

! Documenti che conviene archiviare nel sistema MSDocS:


Da numerosi riscontri dei nostri Clienti sappiamo che questi importanti documenti „si
perdono” dopo che l'impiegato a ciò incaricato esce dalla ditta.

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Il criterio primario quando abbiamo sviluppato il sistema MSDocS è stato di assicurare una
semplice e veloce archiviazione e gestione d'un gran numero (centinaia) di schede di
sicurezza.
Al momento di caricare le schede di sicurezza scegliendo il punto del menù „Nuova entità” è
possibile caricare simultaneamente un numero a piacere di schede di sicurezza.
Le schede di sicurezza caricate possono essere etichettate in seguito e singolarmente.

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Selezione documenti, funzioni speciali

Condivisione delle schede di sicurezza con i nostri partner

I servizi speciali del sistema relativi al documento in questione diventano accessibili dopo la
selezione del/dei documento/i (vedi in alto a destra).
A sinistra le icone segnate con la freccia indicano le funzioni base per creare ed eliminare i
documenti.

Presa visione e redazione delle etichette del documento


Le „etichette” sono le parole chive riferentisi al contenuto della scheda di
sicurezza in base alle quali in seguito possiamo fare ricerche, filtrare e/o
raggruppare.
È opportuno mettere le etichette al momento del caricamento, ma con l'uso di
questo punto del menù è possibile cambiarle anche in seguito.

Scaricamento di schede e documenti

Condivisione di schede di sicurezza con i parners selezionati.


Di questa funzione parleremo in seguito.

Controllo scaricamento documenti condivisi.


Il sistema registra la data della condivisione e anche quando il nostro partner ha
davvero scaricato la scheda di sicurezza.
! Al momento d'un controllo delle autorità bisogna certificare in maniera degna di
fede il fatto della consegna delle schede di sicurezza.

Una scheda può essere presente in più cartelle (ad es.: una sostanza può essere
allo stesso tempo materia base e prodotto finito). Grazie a questa funzione con
un unico clic possiamo sapere in quali cartelle abbiamo salvato i documenti.

Servizi di compilazione e traduzione delle schede di sicurezza.

Il servizio più interessante del sistema MSDocS, una più ampia descrizione della
funzione verrà data in seguito.

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2. pittura

1. Seleziona scheda di sicurezza che si vuole condividere


2. Clicca su icona Condiviosne (appare la lista partner nella seconda immagine)
Sotto la linguetta „Miei partner” si possono inserire (aggiungere, cancellare) i dati dei
3.
partner.
Selezioniamo uno o più partner con i quali si vuole condividere la scheda di sicurezza
4.
selezionata.
5. Approvazione del processo di condivisione

Come risultato del processo di condivisione il nostro partner riceverà un messaggio e-mail
contenente il/i documento/i condivisi.
! Il nostro partner non può accedere alla nostra casella personale MSDocS, entrerà in possesso
esclusivamente della scheda di sicurezza condivisa.

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Documentazione dell'avvenuta consegna della scheda di sicurezza

Ai sensi delle relative norme legali il fornitore è tenuto (in caso di distribuzione non a
privati) ad allegare la scheda di sicurezza alla merce consegnata al momento della prima
fornitura.
Una soluzione generalmente diffusa è di pubblicare sul sito web della ditta le schede di
sicurezza se non si adempie ai suddetti criteri.
Grazie al sistema MSDocS invece si può certificare a chi, cosa e quando è stato consegnato.
Il sistema registra il codice identificativo del partner, i nomi dei documenti condivisi /
consegnati, la data dell'assicurazione dell'accesso e se il partner ha davvero scaricato /
ritirato le schede di sicurezza selezionate.

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Richiesta di condivisione della scheda di sicurezza dagli utenti MSDocS

Su tutte le pagine web degli utenti MSDocS si trova il logo MSDocS, cliccando su questo si
arriva alla pagina „Richiesta scheda”:
Url: http://www.msds-europe.com/msds_download_search/request_download.html

È possibile richiedere una scheda esclusivamente da quelle ditte il cui nome è presente nel
menù a casella combinata „Produttore/Distributore”.
Dopo aver compilato il modulo è competenza del nostro Cliente valutare la legittimità della
richiesta della scheda. Se il Cliente ritiene fondata la nostra richiesta ed intende condividere
con noi le schede di sicurezza richieste, registra i nostri dati tra i suoi partner e mette a
nostra disposizione le schede di sicurezza richieste.

Nota:
La richiesta d'accesso alla scheda di sicurezza giunge esclusivamente al nostro Cliente. Il
gestore del sistema MSDocS non ha alcuna influenza sull'andamento della valutazione della
richiesta, esclusivamente il proprietario della scheda può condividere la scheda di sicurezza.

! In armonia con le Condizioni Contrattuali Generali la collocazione del logo MSDocS e degli
iperlink è obbligo di ogni utente MSDocS, solo in questo modo si può garantire l'adeguato
funzionamento del sistema.

Ulteriori informazioni sugli elementi integrativi da collocare sulla pagina web:

http://www.msds-europe.com/id-639-the_msdocs_logo_as_communication_tool.html

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Servizi di redazione e traduzione della scheda di sicurezza

I seguenti servizi possono essere ottenuti direttamente all'interno del sistema MSDocS con la
garanzia d'una gestione semplice e rapida:

ƒ Traduzione della scheda di sicurezza con revisione tecnica (in 29 lingue)

ƒ Traduzione della scheda di sicurezza senza revisione tecnica

ƒ Verifica ed attualizzazione della scheda di sicurezza

ƒ Perizia tecnica della scheda di sicurezza

ƒ Redazione d'una nuova scheda di sicurezza

ƒ Redazione d'una scheda semplificata (per i lavoratori)

Vantaggi della richiesta di preventivo e dell'ordine effettuati all'interno del sistema MSDocS:

ƒ Si riceve subito il preventivo richiesto

ƒ Non c'è necessità di inviare per e-mail le schede di sicurezza da tradurre

ƒ Consegnamo le schede di sicurezza ordinate tramite il sistema MSDocS

! L'uso dei nostri servizi d'archiviazione e condivisione delle schede di sicurezza MSDocS è
gratuito.
I nostri servizi di redazione e traduzione delle schede di sicurezza sono a pagamento.
Le richieste di preventivo inviate all'interno del sistema MSDocS non obbligano all'ordine.
Sono considerati ordine i preventivi accettati.

Per richiedere altri nostri servizi si prega di utilizzare i contatti e i moduli di richiesta
preventivo che si trovano sulla nostra pagina web.

http://www.msds-europe.com/it-msds_clp_reach.html

Altri nostri servizi:

Consulenza REACH, registrazione:

http://www.msds-europe.com/kateg-55-1-reach.html

Servizi GHS / CLP:

http://www.msds-europe.com/kateg-52-1-ghs_clp.html

Prova tossicologia

http://www.msds-europe.com/kateg-56-1-prova_tossicologica.htm

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2. pittura

Richiesta preventivo online, processo dell'ordine

1. Seleziona schede di sicurezza da tradurre


Cliccando sull'icona „services” si arriva alla schermata „Richiesta preventivo” (2.
2.
immagine)
Scelta del servizio adeguato dalla lista. Dei nostri servizi non compresi nella lista può
3.
ottenere informazioni sulla nostra pagina web.
Il sistema considera lingua d'origine la lingua inserita al momento del caricamento della
4. scheda di sicurezza. In caso di traduzione bisogna inserire la „lingua di destinazione” nel
menù a casella combinata.
In caso del servizio „Traduzione della scheda di sicurezza con revisione tecnica” bisogna
5. indicare anche il paese di destinazione perché in base a ciò dobbiamo prendere in
considerazione le norme legali del paese durante la revisione tecnica.
6. Possibilità di impostare altri parametri.

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Durante la richiesta di preventivo presentata nella versione precedente il nostro Cliente
riceve il nostro preventivo anche per e-mail che entra anche nella cartella „Miei fogli di
lavoro”.
Per accettare o rifiutare il preventivo c'è la possibilità di cliccare sul link che si trova
nell'e-mail o tramite l'icona segnata con la freccia nella casella MSDocS.
Dopo aver accettato il preventivo l'ordine si sposta nella cartella „Ordine” con lo stesso
numero di protocollo.
L'amministratore dell'MSDocS invia per e-mail la conferma dell'ordine e la fattura
proforma che entrano congiuntamente nella cartella „Conferma”.
Anche l'adempimento dell'ordine avviene in modo simile, appare sia nell'e-mail che nel
sistema MSDocS.

Cartella Ordered files:


Le schede di sicurezza ordinate entrano in una cartella che si crea automaticamente,
rendendo così più semplice registrare le schede di sicurezza nuove appena „create”
nella struttura delle cartelle già esistente.

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