Leonardo La Polla, Sara Montagnani

Accelera la digitalizzazione
dell’azienda in 5 step
ACCELERA LA DIGITALIZZAZIONE
DELL’AZIENDA IN 5 STEP

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Leonardo La Polla
Delivery Manager di Extra Cube, ha alle spalle 10
anni di esperienza di sviluppo software e portali. Nel tempo
libero è un grande appassionato di musica bandistica e
polistrumentista.


DIGITALIZZARE I PROCESSI CON
LO SMART WORKING
Indice dei contenuti

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Introduzione 4

I 5 step per accelerare la digitalizzazione

dell’azienda 11

Conclusioni 21
ACCELERA LA DIGITALIZZAZIONE
DELL’AZIENDA IN 5 STEP
Introduzione
La digitalizzazione è una delle rivoluzioni più impattanti
4 / 22 della postmodernità che, sin da quando è iniziata, continua ad
avere una rapida influenza sulle nostre abitudini e sempre più
anche sulla gestione aziendale. Basta infatti osservare i nostri
gesti quotidiani per capire come la trasformazione digitale
abbia profondamente mutato il modo di comunicare sia nella
sfera pubblica che in quella privata, ma soprattutto il modo di
soddisfare i nostri bisogni. Ignorarla per le aziende sarebbe
semplicemente controproducente. Conviene invece capirne le
potenzialità e introdurla nel proprio organico con un’analisi
degli obiettivi e con la conoscenza delle tecnologie disponibili
per raggiungere i propri traguardi. E se questi cambiano a
seconda del settore, restano invariati per tutte le imprese gli
DIGITALIZZARE I PROCESSI CON step necessari per accelerare la digitalizzazione e metterne a
LO SMART WORKING frutto i suoi vantaggi.
In ambito professionale il passaggio da analogico a

5 / 22 digitale incarna un sogno che diventa realtà: automatizzare

qualsiasi attività più o meno complessa con l’intelligenza delle
macchine per una maggiore efficienza e rapidità del lavoro che
portano con sé un notevole risparmio di tempo; ottimizzare
i modelli di business con un approccio di Business Process
Management (BPM) per ricavare profitto dai processi aziendali
eliminando sprechi e correggendo gli investimenti sbagliati.

Digitalizzare l’azienda con il Business

Process Management
Come si può intuire da questa premessa, automatizzare
le attività e implementare sistemi BPM sono due cose diverse.
DIGITALIZZARE I PROCESSI CON Con i sistemi BPM possiamo integrare diverse piattaforme,
LO SMART WORKING Customer Relationship Management (CRM), Enterprise
Content Management (ECM) e altre applicazioni, per avere il

6 / 22 pieno controllo di ogni aspetto delle attività e per analizzare

e ottimizzare qualsiasi processo aziendale, dalle vendite alle
risorse umane alla generazione di documenti.
Nel caso dell’automazione delle procedure aziendali
può trattarsi di tecnologie che semplificano operazioni,
amministrative, contabili e fiscali; la gestione documentale con
Con i sistemi BPM possiamo
la digitalizzazione dei dati conservati in un archivio centrale di
integrare diverse piattaforme
immediata consultazione e condivisione in tempo reale da ogni
(...) per avere il pieno controllo
dispositivo; attività legate al marketing come ad esempio le
di ogni aspetto delle attività
campagne email che si possono ottimizzare per creare messaggi
e per analizzare e ottimizzare
personalizzati e analizzare i risultati, sulla scorta di elenchi
qualsiasi processo aziendale,
filtrati dal gestionale in base ai profili: semplici visitatori, nuovi
dalle vendite alle risorse umane
contatti, clienti acquisiti.
alla generazione di documenti
ACCELERA LA DIGITALIZZAZIONE Digitalizzare la carta
DELL’AZIENDA IN 5 STEP
Il passaggio dalla carta all’archivio dati digitale
rappresenta per le aziende il vantaggio della dematerializzazione
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che si traduce in un evidente risparmio economico. Ma la
dematerializzazione va vista ad ampio spettro nelle sue altre
proprietà, perché rappresenta anche l’opportunità di scoprire
nuove forme di lavoro non più limitate alla sola postazione
fisica.
La connessione alla Rete e gli strumenti digitali che ne
sfruttano le potenzialità sono gli strumenti attraverso i quali
è possibile creare ambienti diversificati ad accesso unico su
autenticazione. Ambienti che potremmo anche chiamare
ecosistemi digitali, “pianeti” che, a seconda degli obiettivi, sono
popolati ora dai dipendenti dell’azienda, ora dai collaboratori
esterni e infine dai clienti. Ciascun pianeta vive delle sue
DIGITALIZZARE I PROCESSI CON peculiarità condivise dagli utenti a seconda di ruoli, permessi e
LO SMART WORKING necessità. Quello che accomuna tutti gli ecosistemi digitali è la
ricchezza di strumenti e funzioni per automatizzare procedure;

8 / 22 per consultare e condividere dati, informazioni e contenuti;

per comunicare in tempo reale e avere il pieno controllo delle
attività on line.

Digitalizzare i dati per far crescere il

business
‘Digitalizzare’ significa anche gestire in modo integrato
dati, informazioni e comportamento dei consumatori che
passano da un punto di contatto all’altro. La ricerca e l’acquisto
on line, infatti, sono esperienze sempre più frequenti vissute
indifferentemente da mobile, tablet e PC. Il negozio al dettaglio
affianca l’eCommerce allo store fisico, aprendo il punto vendita
DIGITALIZZARE I PROCESSI CON on line con prodotti e servizi disponibili via web, affiancati da
LO SMART WORKING assistenti virtuali pronti a dare supporto a clienti e visitatori.
Questa presenza digitale deve poter contare su una strategia

9 / 22 omnicanale che permette di accedere da qualsiasi dispositivo

senza perdere coerenza nel passaggio da un device all’altro.
Nel settore industriale la produzione diventa high-
tech e con l’impiego di strumenti IoT migliora prestazioni ed
efficienza. Il controllo di macchinari e impianti è serrato, reso
possibile da dispositivi connessi che “parlano” inviando dati
disponibili in tempo reale sul loro stato di funzionamento e
sull’avanzamento dei processi. Pieno controllo anche della
Digitalizzare significa anche
catena di distribuzione che si avvale della sincronicità delle
gestire in modo integrato dati,
informazioni per la gestione logistica di reparti, magazzini e
informazioni e comportamento
sedi aziendali, dalla fornitura delle materie prime alla consegna
dei consumatori che
finale delle merci.
passano da un punto di
contatto all’altro
DIGITALIZZARE I PROCESSI CON In questo scenario completamente digitalizzato la
LO SMART WORKING presenza dell’azienda in rete può estendersi anche alle
piazze sociali, aprirsi alle conversazioni per esplorare altre

10 / 22 opportunità di contatto, scambio e vendita. Al posto delle più

tradizionali indagini di mercato che passano per vie analogiche,
i Social Network diventano il mezzo più ricco di opportunità
per creare nuove connessioni, misurare il coinvolgimento
dei consumatori, coltivare rapporti di fiducia, intercettare
orientamenti e preferenze sulla base di analisi ricavate dai dati.
Molte piccole e medie imprese che vogliono digitalizzare
le loro attività inizialmente non sanno da dove partire e
come accogliere il cambiamento per renderlo proficuo. Come
premesso, la trasformazione digitale si può affrontare con una
strategia che metta a fuoco gli step più importanti da compiere.
Ne evidenziamo cinque che valgono per tutti i settori e che
possono accelerare la digitalizzazione dell’azienda.
ACCELERA LA DIGITALIZZAZIONE
DELL’AZIENDA IN 5 STEP
I 5 step per accelerare
la digitalizzazione
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dell’azienda

1. Cambiare mentalità, cultura

aziendale e approccio al lavoro
Cambiare mentalità per entrare in un’ottica del lavoro
completamente diversa è il primo step per accelerare la
digitalizzazione in azienda. Adottare i nuovi strumenti molto
più flessibili e dal potenziale enorme per ingabbiarli in un
contesto operativo ristretto e ancorato a vecchi stilemi sarebbe
un grave errore. Nel caso della piattaforma aziendale, la
possibilità di accedere da qualsiasi luogo e device stravolge
DIGITALIZZARE I PROCESSI CON completamente le modalità di lavoro più tradizionali ampliando
LO SMART WORKING le opportunità di collaborazione a distanza (Smart Working).
La nuova mentalità deve quindi aprirsi alle opportunità del

12 / 22 lavoro agile (tradotto da smart working) e alla rivisitazione

delle competenze in un’ottica molto più ampia.
Le aziende più longeve potrebbero trovare difficoltoso o
assurdo procedere per queste vie, anni fa impensabili, ma la
possibilità di lavorare svincolati dal luogo fisico e l’automazione
di attività dapprima gestite dai dipendenti, delega loro altre
responsabilità e un coinvolgimento negli affari dell’azienda
molto più forte e proattivo.
Il semplice fatto di automatizzare il flusso di lavoro elimina
quei passaggi che in precedenza richiedevano l’impegno del
personale soffocando iniziative e attitudini molto più proficue.
Il valore delle risorse umane, infatti, non risiede nell’esecuzione
di compiti ripetitivi quanto piuttosto nello sviluppo di nuovi
DIGITALIZZARE I PROCESSI CON
LO SMART WORKING
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La trasformazione implica
una mentalità che vive con
naturalezza il passaggio da
analogico a digitale
progetti e nel prendere decisioni che non possono essere
automatizzate con l’intelligenza artificiale delle macchine.
2. Acquisire conoscenze per passare
dall’analogico al digitale
Il secondo step per accelerare la digitalizzazione
è fondamentale per progredire nella conoscenza delle
tecnologie che possiamo adoperare, integrare o sostituire a
quelle preesistenti. La trasformazione implica una mentalità
che vive con naturalezza il passaggio da analogico a digitale.
E in questa transizione il passo successivo è quello di
costruire una cultura digitale solida e promettente che può
passare anche per l’introduzione di figure responsabili della
trasformazione digitale.
ACCELERA LA DIGITALIZZAZIONE Acquisire conoscenza significa comprendere, a partire
DELL’AZIENDA IN 5 STEP dai vertici, il potenziale degli strumenti disponibili per
distinguerne gli ambiti di applicazione e diffondere conoscenza

14 / 22 fra i dipendenti, favorendo nuove abilità con aggiornamenti e

corsi di formazione.
Importante notare, tuttavia, come l’uso di piattaforme,
funzioni e applicativi sia assolutamente semplificato da
interfacce usabili e intuibili senza alcuna conoscenza tecnica né
padronanza di codici e linguaggi. Ove necessaria, la formazione
accompagna il personale alla gestione del lavoro con il nuovo
approccio digitale.

3. Pianificare la Digital Strategy

Sebbene l’abitudine sia difficile da sradicare, una volta
acquisita la conoscenza sarà sorprendente scoprire che la
digitalizzazione porta con sé leggerezza, rapidità e semplicità.
DIGITALIZZARE I PROCESSI CON Il terzo step per innovare l’azienda è quello di evolvere
LO SMART WORKING dai sistemi isolati e dalla logica settoriale della IT Strategy – che
aggiorna singole operazioni e processi – alla visione olistica

15 / 22 della Digital Strategy.

Questo passaggio è il cuore della rivoluzione 4.0 perché
cambia completamente il volto delle infrastrutture aziendali
con l’abbandono di hardware e sistemi legacy a favore di
tecnologie Cloud e Saas (Software as a service), piattaforme
customizzabili e scalabili per operare in ambienti espansi
in ottica omnicanale, e per lasciar dialogare tra loro Mobile,
Marketing Automation, Social, Big Data, IoT.
Per creare la Digital Strategy e individuare le tecnologie
più adatte si deve per forza partire da un’analisi critica dei punti
deboli e delle correzioni più urgenti da fare, in vista degli obiettivi
che si vogliono raggiungere. In base a queste valutazioni si
possono poi stabilire le priorità e valutare con chiarezza percorsi
ACCELERA LA DIGITALIZZAZIONE e investimenti necessari per migliorare prestazioni, semplificare
DELL’AZIENDA IN 5 STEP procedure o introdurre nuovi modelli operativi.

16 / 22 4. Sviluppare il percorso della Digital

Strategy
Per una transizione veloce ed efficiente da un’attività
pre-digitale a una progressiva ci viene in supporto la Digital
Strategy. Nel punto 2 ne abbiamo evidenziato le differenze con
la IT Strategy, mentre in questo contesto parliamo di strategia
digitale in senso stretto, ovvero della costruzione di una mappa
che serve a guidare la digitalizzazione in un percorso strutturato
e, soprattutto, a schivare il pericolo dei voli pindarici.
La mappa, o anche ‘roadmap’, è una tabella di marcia
costruita su sequenze temporali con le azioni da compiere
passo passo per digitalizzare l’azienda. Come accennato, si
DIGITALIZZARE I PROCESSI CON tratta dell’analisi delle condizioni attuali e dei traguardi a
LO SMART WORKING breve, medio e lungo raggio.
La trasformazione digitale bisogna intenderla, infatti,

17 / 22 come un percorso in divenire con risultati materiali e

immateriali che hanno ripercussioni immediate e future. Ecco
perché quando se ne valutano vantaggi e benefici bisogna
prendere in esame KPI diversi dai più tradizionali.
Da dove iniziare per costruire una road map? Il supporto
di professionisti in questi casi può accelerare la fase della
transizione al digitale. Per costruire una road map ci si deve
porre alcune domande e considerare più elementi:
• quali sono le attività che portano via più tempo e denaro?
• quali interventi hanno la priorità su tutti gli altri?
• quali tecnologie adottare per risolvere le problematiche
emerse?
DIGITALIZZARE I PROCESSI CON • quali gli strumenti più adatti per raggiungere i propri
LO SMART WORKING obiettivi (automazione dei flussi di lavoro, gestione
documentale, Marketing Automation, Social Network,

18 / 22 Customer Care ecc.)?

• è possibile integrare i nuovi strumenti con le
infrastrutture preesistenti?
• le piattaforme consentono di configurare rapidamente
altre funzioni?
Queste domande aiutano a stabilire le priorità e a
costruire un quadro chiaro di impegni e investimenti, a
capire i processi che si possono automatizzare e ottimizzare, a
selezionare gli strumenti digitali da considerare o scartare.
ACCELERA LA DIGITALIZZAZIONE 5. Adottare le piattaforme giuste per il
DELL’AZIENDA IN 5 STEP
risparmio di costi e risorse
Da tempo ormai ci serviamo del Cloud per avere
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tutti i nostri documenti a portata di mano, per consultarli e
condividerli senza vincoli e con la semplice connessione da
qualsiasi dispositivo connesso alla rete. Sempre più presente
anche in azienda, lo storage basato su Cloud ha il vantaggio di
rendere immediato l’accesso a dati e contenuti in ogni momento,
senza nessun tipo di installazione, aggiornamento, backup o
manutenzione dell’infrastruttura. Non a caso fra qualche anno
la tecnologia Cloud dominerà su tutte le altre proprio per le
sue caratteristiche e proprietà. In Cloud è possibile archiviare,
memorizzare ed elaborare dati sfruttando risorse virtualizzate
accessibili da remoto (Web Storage, CloudApp, programmi e
DIGITALIZZARE I PROCESSI CON servizi), riducendo il carico computazionale delle risorse locali e
LO SMART WORKING ottimizzando costi e performance di infrastrutture e servizi IT.
Le piattaforme moderne per la digitalizzazione sfruttano

20 / 22 la flessibilità del Cloud con tutti i vantaggi che comporta su

più fronti:
• riduzione dei costi iniziali per l’acquisto di
infrastrutture IT, licenze e gestione (installazione,
manutenzione, aggiornamento hardware e software
• flessibilità nel cambiare tecnologie, aumentare capacità
di calcolo e storage, integrare nuove applicazioni senza
altri investimenti
• risparmio delle risorse dapprima necessarie per gestire
le infrastrutture IT
• interoperabilità di applicazioni e servizi all’interno di
una unica piattaforma
• massima scalabilità.
ACCELERA LA DIGITALIZZAZIONE
DELL’AZIENDA IN 5 STEP
Conclusioni
Concludiamo questo excursus dei 5 step per velocizzare
21 / 22 la digitalizzazione dell’azienda con una considerazione sulla
convenienza di pensare alla digitalizzazione nell’ottica di una
Customer Experience Omnichannel.
Il cliente troneggia al centro dell’esperienza di ricerca
e navigazione. Lo stesso Google, motore di ricerca e sempre
più assistente personale, ne fa un principio assoluto dettando
le regole dell’ottimizzazione di siti e pagine web messe al
vaglio dell’algoritmo ‘mobile first’. E in effetti è proprio così:
le persone usano sempre più lo smartphone per connettersi
a internet, fare ricerche, consultare mappe e trovare luoghi,
passando poi ad altri dispositivi per completare un acquisto o
per modificarne i parametri. Questa consapevolezza può essere
una buona guida anche per le aziende con un business on line
ACCELERA LA DIGITALIZZAZIONE al momento di tracciare le loro priorità. Fra queste, la necessità
DELL’AZIENDA IN 5 STEP di rendere quanto più omogeneo il percorso diversificato che
compie l’utente passando da un canale all’altro.

22 / 22 La strategia omnicanale interessa aziende di ogni

settore perché offre un’esperienza coerente a prescindere dal
touchpoint utilizzati; abbatte i confini fra i diversi canali di
contatto, vendita e marketing, negozio, sito web, mobile, social,
creando un contesto unico e integrato a favore di un maggior
coinvolgimento.
Se vuoi accelerare il processo di digitalizzazione della tua
azienda, puoi prenotare una consulenza gratuita con gli esperti
di Extra Cube.