Implementar el uso de familias logísticas

Nos hemos encontrado que una forma de hacer más eficiente el acomodo y el control de inventarios
es organizando el producto de acuerdo con familias logísticas. Estas familias agrupan producto que
puede ser gestionado de forma similar dentro de nuestro almacén desde el recibo o durante el
surtido.

El truco es entender que las familias logísticas no son lo mismo que las familias de producto que se
utilizan en las tiendas o por el área de compras. Por ejemplo, en una cadena de farmacias los
antigripales constituyen una familia, pero a nivel del almacén hace más sentido agrupar a esta y
otras familias en “medicamentos”.

Es conveniente considerar las características físicas de los artículos, ya que puede haber productos
dentro una misma familia logística que tengan dimensiones, presentaciones o especificaciones de
manejo muy diferentes a otros artículos de la misma familia logística. Por ejemplo, en un almacén
de abarrotes se manejan costales de arroz de 40 kilógramos que pueden ser manejados en ciertos
tipos de estanterías, pero además se manejan bolsas de arroz de la misma marca, que puede surtirse
de forma diferente e incluso estar en otras áreas del almacén.

Ayuda visual para asegurar la rotación del inventario

Para ciertos productos la rotación es muy importante y hemos notado que a menudo las empresas
tienen problemas porque no lograron respetarla.

Algunas medidas para apoyar a la operación son implementar la ayuda visual en las siguientes
áreas:
• Poner una etiqueta de color por mes, de acuerdo con la fecha en la que se recibió el producto (en
algunos productos de vida corta puede ser por semana), de esta forma se puede encontrar, a través
de una inspección visual, producto con problema de rotación.

• Poner etiquetas de color por día al producto que se encuentra en los andenes de embarque, de
esta manera se puede encontrar rápidamente el producto que se debe embarcar.

• Poner conos color naranja (como los que se usan en la construcción) para identificar el producto
surtido, en particular en empresas que tienen un espacio reducido en la zona de embarque. Los
conos sirven para identificar el número de pedido, número de ruta o nombre del cliente/sucursal que
se está surtiendo, permitiendo a los pickers encontrar más rápido el lugar en donde se está
depositando el producto.

Asegurar un plan de ejecución de “olas” que reduzca el ciclo de surtido

El objetivo de esto es aumentar la rotación de los andenes de embarque, es decir, lograr embarcar
un mayor número de pedidos sin aumentar los horarios de trabajo o el número de andenes. Para
lograrlo se debe hacer un análisis detallado del proceso, desde la planeación, asignación de trabajo,
surtido, auditorías de embarque y la carga al camión, para encontrar áreas de oportunidad y reducir
los tiempos.

Las empresas que tienen ciclos de surtido de entre 12 y 24 horas para pedidos o rutas, y después del
análisis e implementación de mejoras, han logrado reducir de manera importante estos tiempos.
Algunas recomendaciones que hemos implementado en empresas son:

• Organizar la planeación del surtido por “olas”, que agrupen varios pedidos que pueden ser
procesados en conjunto. Esta planeación es el proceso vital para una ejecución ordenada, no sólo de
los distintos tipos de surtido (pallets, cajas, piezas, etcétera), si no de todas las tareas relacionadas
(como reabastos y embarque).

• Controlar y monitorear el tiempo que una ola puede mantenerse en proceso, antes de ser
completamente embarcada y despachada. Si se determina que el tiempo es de cuatro horas, hay que
establecer puntos clave en el proceso, por ejemplo, asegurarnos de hacer un corte a las tres horas
para identificar el producto faltante y enfocar los esfuerzos en surtirlo.

• Mantener una pizarra visible que indique las olas que serán procesadas durante el día, y los
tiempos para cada paso (planeación, asignación de trabajo, surtido, embarque, etcétera). Esta pizarra
debe actualizarse constantemente con los tiempos reales.

• Si el proceso lo permite, debe asignarse una hora en la cual se debe realizar un corte al surtido,
es decir, lo que no se ha surtido no será embarcado. En ocasiones un embarque que está al 98%
surtido puede quedarse varias horas esperando a que llegue el producto faltante.

Hemos encontrado empresas que tienen ciclos de surtido de entre 12 y 24 horas para pedidos o
rutas, y después del análisis e implementación de mejoras, han logrado reducir este tiempo de
manera importante.

Establecer programa de conteos cíclicos para incrementar la exactitud del inventario

Es común que como parte de la operación el inventario comience a presentar discrepancias
(diferencias al recibo, merma, robo y errores al surtido) que de no corregirse a tiempo impactarán
negativamente en la eficiencia de varios procesos dentro del almacén. Con frecuencia las empresas
se olvidan de la importancia de este proceso y no cuentan con un plan periódico que les permita
tener una exactitud elevada de sus inventarios.

Podemos encontrar que sólo el 12% de las empresas cuenta con sistemas que automatizan las
labores de conteo, y una de cada cuatro empresas no realiza conteos o lo hacen en un grado
inmaduro (sin recursos dedicados a este proceso, falta de reglas y periodicidad).

Las compañías pueden empezar por hacer conteos aleatorios para medir la exactitud (de preferencia
a nivel localidad), sugerimos seguir el siguiente método: si una ubicación tiene la cantidad o el
producto incorrecto, entonces cuenta como un error, así que al contar 100 ubicaciones si hay 15
ubicaciones con cantidad o producto incorrecto, la exactitud sería del 85%.

Además de los conteos cíclicos es conveniente que se generen conteos cuando se presentan
incidencias en la operación, esto puede ser automatizado o en operaciones manuales, detonado
directamente por los usuarios cuando detecten una discrepancia en el inventario. También es
necesario realizar una clasificación de los productos (método ABC) para encontrar aquellos
productos en donde se requiere mayor exactitud (por ejemplo productos de alto valor) y, por lo
tanto, una mayor frecuencia de conteos.

Implementar un programa de indicadores de desempeño por empleado y proceso

Existe un dicho que indica que “aquello que no se mide no se puede mejorar”, y es por ello que las
empresas deben asegurarse de tener indicadores que permitan monitorear la productividad, calidad
y eficiencia. Los indicadores deben medir a los trabajadores, a los proveedores y al almacén en
general (nivel de servicio hacia clientes).

Es fácil encontrarnos con compañías que no han implementado un programa de indicadores, lo cual
les imposibilita fijarse metas de mejora y, peor aún, impide diferenciar a los empleados más
productivos del resto.

Un paso antes de fijar los indicadores es documentar políticas y procedimientos, para: evitar
desviaciones causadas por los usuarios a los procesos establecidos por la dirección; establecer
métricas objetivo para el desempeño de las operaciones, dentro de los procedimientos
documentados; y contar con una base firme para ejecutar procesos de mejora continua.

Recordemos que estas sugerencias están enfocadas tanto a empresas que tienen tecnología
implementada en sus almacenes, como a aquellas que están en la búsqueda de hacer más eficientes
sus procesos antes de implementar tecnología.