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Impact di Forrester
Sean McCormick
Commissionato da
Reggie Lau
Giugno 2015
Sommario
Sintesi del documento ................................................................................ 3
Dichiarazioni ................................................................................................ 5
Struttura e metodologia TEI ....................................................................... 6
Analisi ........................................................................................................... 7
Riepilogo finanziario ................................................................................. 20
Google Apps For Work: panoramica ...................................................... 21
Appendice A: Descrizione dell'organizzazione composita ................. 24
Appendice B: Panoramica di Total Economic Impact ...................... 25
Appendice C: Glossario ........................................................................... 26
2015, Forrester Research, Inc. Tutti i diritti sono riservati. severamente proibita la riproduzione non
autorizzata. Le informazioni si basano sulle migliori risorse disponibili. Le opinioni riflettono il giudizio al
momento della redazione e sono soggette a cambiamenti. Forrester, Technographics, Forrester Wave,
RoleView, TechRadar e Total Economic Impact sono marchi di Forrester Research, Inc. Tutti gli altri marchi
sono di propriet delle rispettive societ. Per ulteriori informazioni, visitare il sito www.forrester.com.
FIGURA 1
Riepilogo finanziario dei risultati triennali rettificati in base al rischio
ROI:
304%
VAN
per 100 utenti:
$ 128.513
Vantaggi totali:
$ 17.083.603
Maggiore
efficienza nella
collaborazione:
$ 8 milioni
Vantaggi. L'organizzazione composita ha ottenuto i seguenti vantaggi rettificati in base al rischio che riflettono quelli
riscontrati dalle aziende intervistate:
La maggior efficienza nella collaborazione ha comportato risparmi per $ 8.013.311. I dipendenti hanno
sfruttato la possibilit di collaborare in tempo reale con Documenti, Fogli e Presentazioni Google, creare aree di
collaborazione su progetti in Google Sites e accedere ai file e condividerli con facilit, anche in viaggio, con Google
Drive, semplificando cos i processi aziendali e migliorando l'efficienza nella collaborazione, con un risparmio di
tempo globale variabile tra i 15 minuti e le 2 ore a settimana per dipendente.
La migliore mobilit ha consentito una riduzione dei costi di viaggio di $ 5.371.600. Grazie alla mobilit,
i dipendenti possono lavorare quando e dove serve: in viaggio verso l'ufficio o presso un cliente, possono gestire
il proprio tempo con maggiore efficienza e reagire pi prontamente alle richieste professionali. La possibilit di
utilizzare i dispositivi personali, quali iPhone, iPad e dispositivi Android, ha aumentato impegno e coinvolgimento,
rendendo l'organizzazione pi agile nel suo complesso. Inoltre, potendo lavorare da casa, da sedi remote o sul
campo, i dipendenti non hanno pi la necessit di viaggiare per incontri di persona, quali sessioni di formazione
o valutazioni annuali. In generale, la mobilit crea un ambiente in cui i dipendenti possono collaborare, condividere
idee, proporre innovazioni, valutare decisioni e migliorare le prestazioni aziendali senza dover essere fisicamente
presenti in ufficio.
Una soluzione basata su cloud ha portato alla riduzione dei costi dell'IT legacy di $ 502.979. Con
l'implementazione della soluzione Google basata su cloud per e-mail e archiviazione dei file stata eliminata
la dipendenza da server e risorse di archiviazione legacy locali, con la conseguente riduzione dei costi di
manutenzione e la possibilit da parte del personale IT di dedicarsi ad attivit di maggiore impatto aziendale.
Una nuova soluzione per la telefonia ha permesso di risparmiare costi legati al sistema legacy per
$ 3.195.713. La piattaforma di comunicazione fornita da Google Hangouts favorisce la riduzione dell'uso dei servizi
telefonici e di conferenza.
Costi di formazione interna pari a $ 700.576, equivalenti a $ 70 per utente in tre anni. Sebbene l'adozione
sia relativamente agevole e intuitiva per il fatto che molti dipendenti utilizzano Google Apps nella vita privata,
consigliabile organizzare sessioni di formazione interna per ottimizzare l'efficacia delle migliorate funzionalit
di collaborazione e produttivit. Questi costi rappresentano le ore dedicate dai dipendenti ai corsi di formazione
e all'utilizzo di sessioni eLearning.
Dichiarazioni
Note di rilievo per il lettore:
Lo studio stato commissionato da Google e realizzato dal gruppo Forrester Consulting. Non inteso per l'utilizzo a fini di
analisi competitiva.
Forrester non fa alcuna supposizione in merito al ROI potenziale realizzabile da altre organizzazioni e consiglia vivamente
ai lettori di utilizzare le proprie stime nell'ambito della struttura fornita nel rapporto per valutare l'adeguatezza di un
investimento in Google Apps for Work.
Google ha esaminato il rapporto e fornito commenti e suggerimenti a Forrester, ma Forrester mantiene il controllo
editoriale sullo studio e sui relativi risultati e non accetta pertanto modifiche allo studio che ne contraddicano le conclusioni
o ne offuschino il significato.
Google ha fornito i nomi dei clienti da intervistare ma non ha partecipato alle interviste.
Sono state realizzate interviste al personale Google addetto al marketing, alle vendite e ai prodotti, oltre agli analisti
Forrester, per raccogliere dati relativi a Google Apps for Work e al suo mercato di riferimento.
Sono state realizzate interviste a sei organizzazioni che attualmente utilizzano Google Apps for Work per ottenere dati
relativi a costi, vantaggi e rischi.
stata progettata un'organizzazione composita, basata sulle caratteristiche delle organizzazioni intervistate (consultare
l'Appendice A).
stato costruito un modello finanziario rappresentativo delle interviste utilizzando la metodologia TEI. Il modello finanziario
stato compilato con i dati relativi a costi e vantaggi ottenuti dalle interviste e applicati all'organizzazione composita.
stata eseguita la rettifica in base al rischio del modello finanziario, basandosi sui problemi e sui dubbi evidenziati
dalle organizzazioni durante le interviste. La rettifica in base al rischio una parte fondamentale della metodologia TEI.
Sebbene le organizzazioni intervistate abbiano fornito stime su costi e vantaggi, per alcune categorie stata raccolta una
grande variet di risposte o emersa una serie di fattori esterni che potrebbero aver influito sui risultati. Per questo motivo,
i dati totali di alcuni costi e vantaggi, indicati in dettaglio in ogni specifica sezione, sono stati rettificati in base al rischio.
Forrester ha utilizzato quattro elementi fondamentali della struttura TEI nella creazione del modello del servizio di Google
Apps for Work: vantaggi, costi, flessibilit e rischi.
Data la crescente complessit delle analisi del ROI relative agli investimenti IT, la metodologia TEI di Forrester ha lo scopo
di fornire una visione completa dell'impatto economico totale delle decisioni di acquisto. Per ulteriori informazioni sulla
metodologia TEI, consultare l'Appendice B.
FIGURA 2
Approccio TEI
Esercitare la
due diligence
Intervistare
i clienti
Progettare
un'organizzazione
composita
Creare un
modello
finanziario
utilizzando la
struttura TEI
Scrivere un
case study
Analisi
ORGANIZZAZIONE COMPOSITA
Per questo studio, Forrester ha condotto un totale di sei interviste con i rappresentanti delle seguenti aziende, clienti globali
di Google:
Un'azienda globale con 1.400 dipendenti, operante nel settore multimediale con un mercato internazionale di 275 milioni di
consumatori digitali al mese. L'organizzazione ha sede negli Stati Uniti ma conta uffici anche in Regno Unito e in Cina.
Rentokil Initial, azienda londinese con 28.000 dipendenti e 14.000 utenti di Google Apps for Work. Questa organizzazione
ha sedi in tutto il mondo e l'80% dei dipendenti lavora sul campo. Google Apps for Work ha svolto un ruolo cruciale nel
supporto a un gran numero di acquisizioni negli Stati Uniti nel corso degli ultimi cinque anni. Grazie a Google Apps,
l'integrazione delle aziende acquisite stata pi rapida ed efficace perch i dipendenti hanno potuto lavorare e condividere
idee utilizzando la stessa piattaforma di comunicazione e collaborazione.
Un'azienda di professionisti creativi, Imagination, con sede principale a Londra e 22 uffici in tutto il mondo.
L'organizzazione dispone di una forza lavoro distribuita che opera in 1.150 citt di 73 paesi diversi. Con 1.200 utenti di
Google Apps for Work, Imagination ha dotato la sua forza lavoro globale degli strumenti giusti, sfruttando Google Drive
e Sites come sistema di gestione dei contenuti, in grado di supportare oltre 500.000 immagini, video e case study di
prodotti taggati.
Un'agenzia europea di viaggi online con 1.900 dipendenti, tutti utenti di Google Apps for Work.
Un'azienda chimica con un giro d'affari multimiliardario. Si tratta di una societ che impiega 30.000 persone, di cui
20.000 utenti di Google Apps for Work, e conta uffici e impianti dislocati in Europa e Asia.
Un'azienda manifatturiera statunitense con 12.000 utenti di Google Apps for Work. Quest'organizzazione B2B (businessto-business) dispone di uffici in Regno Unito, Cina e Australia.
In base alle interviste, Forrester ha realizzato una struttura TEI, una societ composita e un'analisi ROI associata che illustra
le aree interessate dal punto di vista finanziario. L'organizzazione composita che Forrester ha sintetizzato in base a questi
risultati presenta le caratteristiche indicate di seguito:
Dopo un'ampia e attenta valutazione delle candidature di pi fornitori e un'analisi del caso aziendale, l'organizzazione
composita ha scelto Google e ha dato inizio alla distribuzione:
L'organizzazione perseguiva queste finalit: migliorare collaborazione e comunicazione, aumentare la mobilit della forza
lavoro per favorire la rapidit di processi decisionali e condivisione di idee, migliorare l'efficacia operativa, accrescere la
produttivit e stimolare il coinvolgimento dei dipendenti, con l'obiettivo generale di prestazioni aziendali pi solide e un
livello pi elevato di soddisfazione dei clienti.
L'organizzazione composita intendeva ridurre i costi dell'IT passando da una soluzione di server locali legacy a una
soluzione cloud.
Per il semestre delle fasi di progettazione, pilota e di implementazione stato impiegato un integratore di terze parti.
Mobilit. Google Apps for Work, con le sue app per dispositivi
mobili iOS e Android, offre ai dipendenti la possibilit di accedere
a file, inviare e-mail, partecipare a videochiamate e collaborare
su documenti in tempo reale ovunque si trovino. Ci ha favorito
un maggiore coinvolgimento in ogni reparto, con un
miglioramento non solo del livello innovativo aziendale ma anche
del morale dei dipendenti. Molti dei responsabili intervistati hanno
potuto adottare un approccio pi flessibile, permettendo ai
collaboratori di lavorare da casa in determinate fasce orarie per
evitare il traffico o riducendo i tempi di trasferta tra diverse sedi
ricorrendo all'uso di Hangouts invece di partecipare di persona
alle riunioni. Molto si risparmiato grazie alla riduzione dei viaggi
del gruppo manageriale, in occasione delle valutazioni annuali
o dei corsi di formazione trimestrali che una volta richiedevano la
presenza fisica ma che ora vengono effettuati in modalit virtuale
tramite Google Hangouts.
VANTAGGI
L'organizzazione composita ha ottenuto una serie di vantaggi quantificati nel presente case study.
La maggiore efficienza nella collaborazione facilita la condivisione di idee, documenti, fogli di calcolo e presentazioni tra
pi sedi remote, determinando il miglioramento di prodotti, processi aziendali e produttivit.
La migliorata mobilit offre ai dipendenti flessibilit in termini di ambiente di lavoro, riducendo il tempo sprecato in viaggi,
aumentando il senso di appartenenza e il coinvolgimento e migliorando il morale.
Si ottenuta una riduzione dei costi dell'IT legacy evitando l'acquisto di nuovi server e risorse di archiviazione.
I risparmi sulla telefonia sono il risultato della ridotta necessit dei servizi telefonici e di conferenza.
10
La versione pi aggiornata dei documenti disponibile fin dall'inizio di una riunione, cosa che assicura maggiore
efficienza e la distribuzione a tutti i partecipanti delle informazioni corrette.
Sessioni di collaborazione che hanno ridotto il carico di lavoro post-riunione e lo scambio continuo di
messaggi, oltre ad accelerare il processo globale di finalizzazione dei documenti.
Accesso a informazioni e documenti ovunque ci si trovi, con un conseguente miglioramento della produttivit.
A seguito dell'implementazione di Google Apps for Work, l'organizzazione composita ha ottenuto 32,5 ore
settimanali di efficienza dei dipendenti. Il tasso di adozione di tecnologia annuo, ovvero il tasso al quale
i dipendenti hanno incluso Google Apps nel loro modo di lavorare, stato pari al 60% nell'Anno 1, raggiungendo
il 100% nell'Anno 3. Di conseguenza, l'organizzazione composita ha risparmiato 39.000 ore nell'Anno 1, 75.319
ore nell'Anno 2 e 137.917 ore nell'Anno 3. Considerando una retribuzione oraria media di $ 45 per ogni utente di
Google Apps, il vantaggio totale ottenuto grazie alla maggiore efficienza nella collaborazione in tre anni stato di
$ 9.427.425, equivalenti a circa $ 943 per utente.
Le organizzazioni intervistate hanno citato un'ampia gamma di miglioramenti dell'efficienza nella collaborazione,
dipendente dal fatto che esistono anche diversi fattori esterni che possono incidere sulla realizzazione di tali
vantaggi. In considerazione di ci, il vantaggio stato sottoposto a rettifica in base al rischio e ridotto del 15%.
Il vantaggio totale rettificato in base al rischio derivante dalla migliorata collaborazione nell'arco dei tre anni
risultato pari a $ 8.013.311, equivalenti a circa $ 801 per utente. Per ulteriori dettagli, consultare la sezione
Rischi.
11
TABELLA 1
Miglioramenti dell'efficienza nella collaborazione
Rif.
Metrica
A1
A2
Tasso di adozione
A3
A4
A5
A6
A7
A8
Conversione di produttivit
At
Miglioramenti dell'efficienza
nella collaborazione
Rettifica in base al rischio
Atr
Miglioramenti dell'efficienza
nella collaborazione
(rettificati in base al rischio)
Calcolo
Periodo
iniziale
Anno 1
Anno 2
Anno 3
10.000
10.300
10.609
60%
75%
100%
$ 45,00
$ 46,35
$ 47,74
I dipendenti risparmiano da
1 a 2 ore alla settimana
52
78
104
13
19,5
26
50%
50%
50%
50%
50%
50%
20%
20%
20%
$0
$ 1.755.000
$ 3.491.024
$ 6.584.227
$0
$ 1.491.750
$ 2.967.370
$ 5.596.593
1 - A6
(A1*A2*A3*A4*A6*A8)+
(A1*A2*A3*A5*(1-A6)*A8)
15%
Migliorata mobilit
Con la mobilit, ovvero la possibilit di lavorare ovunque su qualsiasi dispositivo, i dipendenti hanno ora
l'opportunit di accedere a Google Apps for Work dal dispositivo personale, che sia un Android, un tablet, un
iPhone, un iPad o un PC. All'interno dell'organizzazione composita si verificato un cambiamento culturale, con
un aumento del coinvolgimento e della produttivit dei dipendenti. Ora possono accedere ai file senza utilizzare
un servizio VPN, allegare file ai messaggi e-mail in modalit remota e partecipare alle riunioni senza essere
fisicamente presenti: possono, in breve, lavorare senza confini. L'organizzazione composta riuscita a ridurre
notevolmente i viaggi di lavoro del gruppo manageriale, stabilendo che i responsabili dovessero formare
e valutare i dipendenti tramite Hangouts anzich di persona. Considerando che l'organizzazione conta 400
responsabili che compivano quattro trasferte all'anno in tre localit diverse, si registrata una diminuzione di
4.800 viaggi all'anno. Al costo medio di $ 500 per viaggio, l'organizzazione ha risparmiato $ 2,4 milioni all'anno,
equivalenti a $ 6.000 per responsabile.
12
Le organizzazioni intervistate hanno citato un'ampia gamma di risparmi sulle trasferte, dipendente dal fatto che
esistono anche diversi fattori interni ed esterni che possono incidere su tali risparmi. In considerazione di ci, il
vantaggio stato sottoposto a rettifica in base al rischio e ridotto del 10%. Il vantaggio totale rettificato in base al
rischio derivante dai risparmi sui viaggi nell'arco dei tre anni risultato pari a $ 5.371.600, equivalenti a circa
$ 5.400 per responsabile all'anno. Per ulteriori dettagli, consultare la sezione Rischi.
TABELLA 2
Vantaggio della migliorata mobilit - Risparmi sui viaggi del gruppo manageriale
Rif.
B1
Metrica
Numero di responsabili viaggianti
all'anno
B2
B3
B4
Bt
Calcolo
B1*B2*B3*B4
Btr
Periodo
iniziale
Anno 1
Anno 2
Anno 3
400
400
400
$ 500
$ 500
$ 500
$0
$ 2.400.000
$ 2.400.000
$ 2.400.000
$0
$ 2.160.000
$ 2.160.000
$ 2.160.000
10%
13
TABELLA 3
Riduzione dei costi dell'IT legacy
Rif.
C1
Metrica
Numero di server evitati in tre
anni
Calcolo
Periodo
iniziale
Anno 1
Anno 2
Anno 3
100
100
100
60%
75%
100%
60
15
25
C2
Tasso di adozione
C3
C4
$ 3.000
$ 3.090
$ 3.183
C5
$ 1.500
$ 1.545
$ 1.591
Ct
$0
$ 270.000
$ 162.225
$ 238.703
$0
$ 243.000
$ 146.003
$ 214.832
C3*C4+(C3+somma
degli anni precedenti)*C5
10%
14
TABELLA 4
Risparmi sulla telefonia legacy
Rif.
D1
Metrica
Numero di telefoni di cui
previsto il ritiro nei successivi
tre anni
D2
Tasso di adozione
D3
D4
D5
D6
Dt
Calcolo
Anno 1
Anno 2
Anno 3
7.800
7.800
7.800
60%
75%
100%
4.680
5.850
7.800
$ 226
$ 226
$ 226
$ 321.429
$ 321.429
$ 321.429
$ 192.857
$ 241.071
$ 321.429
$0
$ 1.250.537
$ 1.563.171
$ 2.084.229
$0
$ 1.000.430
$ 1.250.537
$ 1.667.383
D1*D2
D5*D2
D3*D4+D6
Periodo
iniziale
20%
Vantaggi totali
Nella Tabella 5 indicato il totale di tutti i vantaggi delle quattro aree elencate sopra e sono riportati i valori attuali (VA)
scontati del 10%. In tre anni, i vantaggi totali rettificati in base al rischio previsti per l'organizzazione composita risultano
avere un valore attuale di $ 17.083.603, equivalenti a $ 170.836 per 100 utenti.
TABELLA 5
Vantaggi totali (con rettifica in base al rischio)
Rif.
Atr
Btr
Ctr
Dtr
Categoria del
vantaggio
Miglioramenti
dell'efficienza nella
collaborazione
Vantaggio della
migliorata mobilit Risparmi sui viaggi del
gruppo manageriale
Periodo
iniziale
Anno 1
Anno 2
Anno 3
Totale
Valore
attuale
$0
$ 1.491.750
$ 2.967.370
$ 5.596.593
$ 10.055.713
$ 8.013.311
$0
$ 2.160.000
$ 2.160.000
$ 2.160.000
$ 6.480.000
$ 5.371.600
$0
$ 243.000
$ 145.003
$ 214.832
$ 603.835
$ 502.979
$0
$ 1.000.430
$ 1.250.537
$ 1.667.383
$ 3.918.350
$ 3.195.713
$0
$ 4.895.180
$ 6.523.910
$ 9.638.808
$ 21.057.897
$ 17.083.603
15
COSTI
L'organizzazione composita ha sostenuto una serie di costi associati alla soluzione Google Apps for Work:
Servizi professionali.
Questi rappresentano la combinazione di costi interni ed esterni sostenuti dall'organizzazione composita per la pianificazione
iniziale, l'implementazione e la regolare manutenzione della soluzione.
Costi per licenze software
Google Apps for Work ha una struttura di licenza molto semplice. Il costo sostenuto dall'organizzazione
composita stato di $ 10 per utente al mese. Con 10.000 utenti nell'Anno 1 in aumento del 3% all'anno,
l'organizzazione composita ha pagato un totale di costi per le licenze software di $ 3.068.881 in tre anni,
corrispondenti a circa $ 12.000 per 100 utenti all'anno.
TABELLA 6
Costi del software
Rif.
E1
E2
Etr
Metrica
Costi annuali per le licenze per
utente
Numero di utenti di Google
Apps for Work
Costi per licenze software
Calcolo
Periodo
iniziale
$ 10 per utente al
mese
E1*E2
$0
Anno 1
Anno 2
Anno 3
$ 120
$ 120
$ 120
10.000
10.300
10.609
$ 1.200.000
$ 1.236.000
$ 1.273.080
Servizi professionali
Su suggerimento di Google, l'organizzazione composita ha chiesto l'assistenza di un integratore di terze parti
per l'implementazione di Google Apps for Work. L'implementazione durata sei mesi, dalla progettazione alla
distribuzione, con un costo medio di $ 35.000 al mese. Il costo totale sostenuto dall'organizzazione composita
nei sei mesi iniziali stato di $ 210.000.
I servizi professionali variano da un'organizzazione all'altra, in base alla complessit dell'implementazione
e alla tempistica del progetto. In considerazione di ci, il costo stato sottoposto a rettifica in base al rischio
e aumentato del 10%. Il costo rettificato in base al rischio della manutenzione annuale per tre anni risultato pari
a $ 231.000. Per ulteriori dettagli, consultare la sezione Rischi.
16
TABELLA 7
Servizi professionali
Rif.
Metrica
F1
F2
Ft
Ftr
Calcolo
Periodo
iniziale
Anno 1
Anno 2
Anno 3
$ 210.000
$0
$0
$0
$ 231.000
$0
$0
$0
6
$ 35.000
F1*F2
10%
17
I costi di formazione interna possono variare da un'organizzazione all'altra in base all'esposizione della forza
lavoro a Google Apps prima della distribuzione e ad altri fattori esterni. In considerazione di ci, il costo stato
sottoposto a rettifica in base al rischio e aumentato del 10%. Il costo rettificato in base al rischio della formazione
interna per tre anni stato di $ 700.576, equivalenti a $ 7.006 per 100 utenti. Per ulteriori dettagli, consultare la
sezione Rischi.
TABELLA 8
Servizi di gestione del cambiamento
Rif.
G1
G2
Gt
Metrica
Periodo iniziale
Anno 1
Anno 2
Anno 3
$ 42.500
$ 42.500
$ 42.500
$0
$ 212.500
$0
$0
$0
$ 255.000
$0
$0
Anno 1
10.000
Anno 2
5.300
Anno 3
1.339
Gtr
Calcolo
G1*G2
20%
TABELLA 9
Costi di formazione interna
Rif.
Metrica
H1 Numero di dipendenti formati
Calcolo
Periodo iniziale
H2
$ 45
$ 46
$ 48
H3
1,5
H4
H5
50%
50%
50%
Ht
$0
$ 562.500
$ 122.828
$ 31.962
$0
$ 618.750
$ 135.110
$ 35.158
(H1*H2*H3*H5)+
(H1*H2*H4*(1-H5))
10%
18
Costi totali
Nella Tabella 10 indicato il totale di tutti i costi con i relativi valori attuali, scontati del 10%. In tre anni, il valore attuale netto
dei costi totali previsti per l'organizzazione composita risultano essere poco pi di $ 4,2 milioni, equivalenti a $ 41.314 per
100 utenti.
TABELLA 10
Costi totali (rettificati in base al rischio)
Rif.
Categoria di costo
Etr
Ftr
Servizi professionali
(integratore di terze
parti)
Gtr
Htr
Costi di formazione
interna
Costi totali (con
rettifica in base al
rischio)
Periodo
iniziale
Anno 1
Anno 2
Anno 3
Totale
Valore
attuale
$0
$ 1.200.000
$ 1.236.000
$ 1.273.080
$ 3.709.080
$ 3.068.881
$ 231.000
$0
$0
$0
$ 231.000
$ 231.000
$0
$ 255.000
$0
$0
$ 255.000
$ 231.818
$0
$ 618.750
$ 135.110
$ 35.158
$ 789.019
$ 700.576
$ 231.000
$ 2.073.750
$ 1.371.110
$ 1.308.238
$ 4.984.099
$ 4.232.275
FLESSIBILIT
La flessibilit, come definita dal modello TEI, rappresenta un investimento in capacit o funzionalit aggiuntive che possono
trasformarsi in vantaggi aziendali per futuri investimenti. Un'organizzazione avr cos la facolt o la capacit di impegnarsi in
iniziative future, ma non l'obbligo di farlo. Sono molti gli scenari in cui un cliente potrebbe scegliere di implementare Google
Apps for Work e in seguito individuare ulteriori utilizzi e opportunit di business. La flessibilit va inoltre quantificata quando
valutata come parte di un progetto specifico (come descritto pi dettagliatamente nell'Appendice B).
Il mercato di Google Apps offre capacit e funzionalit aggiuntive che possono essere integrate al software di Google Apps
for Work pagando un corrispettivo e talora anche gratuitamente. Poich si tratta di moduli software di terze parti creati
specificamente per essere utilizzati con Google Apps, vengono considerati opzioni di flessibilit. Per le finalit di questo
studio le opzioni offerte dal mercato delle app di terze parti non sono state incluse nella valutazione, a causa della disparit
di utilizzo riscontrata nelle societ intervistate.
RISCHI
Forrester definisce due tipi di rischi associati a questa analisi: "rischio di implementazione" e "rischio d'impatto". Per "rischio
di implementazione" si intende il rischio che un investimento proposto in Google Apps for Work possa deviare dai requisiti
originali o previsti, facendo lievitare i costi previsti. Con il termine "rischio di impatto" si fa riferimento invece al rischio che le
esigenze aziendali o tecnologiche dell'organizzazione non vengano soddisfatte dall'investimento in Google Apps for Work,
riducendo i vantaggi totali globali. Maggiore l'incertezza, pi ampio l'intervallo potenziale dei risultati per le stime di costi
e vantaggi.
19
TABELLA 11
Rettifiche in base al rischio di vantaggi e costi
Vantaggi
Rettifica
15%
Vantaggio della migliorata mobilit - Risparmi sui viaggi del gruppo manageriale
10%
10%
20%
Costi
Rettifica
Servizi professionali
10%
20%
10%
L'acquisizione quantitativa dei rischi di implementazione e dei rischi d'impatto tramite la rettifica diretta delle stime finanziarie
consente di ottenere stime pi significative e precise e una proiezione pi accurata del ROI. In generale, i rischi influiscono
sui costi e sui vantaggi aumentando e riducendo, rispettivamente, le stime originali. I numeri rettificati in base al rischio
devono essere considerati previsioni realistiche, in quanto rappresentano i valori previsti considerando il rischio.
Come parte dell'analisi, sono stati identificati i seguenti rischi di impatto che influiscono sui vantaggi:
Maggiore efficienza nella collaborazione. Sono stati identificati diversi miglioramenti alla collaborazione, insieme ai
rischi legati all'adozione delle funzionalit di collaborazione, determinando una rettifica in base al rischio pari al 15%.
Vantaggio della migliorata mobilit - Risparmi sui viaggi del gruppo manageriale. La variabilit delle esigenze di
viaggio del gruppo manageriale di un'organizzazione ha determinato una rettifica in base al rischio pari al 10%.
Riduzione dei costi dell'IT legacy. Le dimensioni dell'infrastruttura per e-mail e archiviazione di un'organizzazione
possono variare, il che determina una rettifica in base al rischio pari al 10%.
Risparmi sulla telefonia legacy. In base al ciclo di sostituzione dei telefoni e alle esigenze di servizi di conferenza di
un'organizzazione, possibile ottenere una vasta gamma di risparmi. Per tenere conto di questa gamma di potenziali
risultati stata applicata una rettifica in base al rischio pari al 20%.
Come parte dell'analisi, sono stati identificati i seguenti rischi di implementazione che influiscono sui costi:
Servizi professionali. Alcune organizzazioni potrebbero richiedere tempi di implementazione pi lunghi o costi pi elevati,
in base alla complessit dell'integrazione e allo specifico fornitore di terze parti. Per tenere conto di queste variabili, stata
applicata una rettifica in base al rischio pari al 10%.
Gestione del cambiamento. I costi dipendono fortemente dalla cultura di un'organizzazione nei confronti del
cambiamento e dalla volont di innovare in termini di software e best practice. Ai costi di gestione del cambiamento stata
applicata una rettifica in base al rischio pari al 20%.
20
Costi di formazione interna. stata applicata una rettifica in base al rischio pari al 10% in considerazione della curva di
apprendimento delle specifiche forze lavoro.
L'organizzazione composita ha identificato alcuni rischi correlati alla sostituzione delle attuali soluzioni software non incluse
nei vantaggi di questo caso aziendale. Tra queste: licenze per programmi di scrittura e fogli di calcolo precedenti, servizi di
backup e ripristino di emergenza, gestione di controllo della condivisione file e sicurezza della documentazione sensibile.
Alcune organizzazioni intervistate hanno sostenuto ulteriori costi rispetto alle precedenti soluzioni software incrementali di
terze parti. Poich non tutte le organizzazioni hanno evidenziato questa esigenza, tali costi non sono stati presi in
considerazione nel caso aziendale.
Nella tabella 11 sono illustrati i valori utilizzati per applicare la rettifica in base al rischio e all'incertezza alle stime di costi
e vantaggi per l'organizzazione composita. Si consiglia ai lettori di applicare i propri intervalli di rischio in base al proprio
grado di fiducia nelle stime di costi e vantaggi.
Riepilogo finanziario
I risultati finanziari calcolati nelle sezioni Costi e Vantaggi possono essere utilizzati per determinare ROI, VAN e tempi di
recupero dell'investimento in Google Apps for Work da parte dell'organizzazione composita.
Nella Tabella 12 riportata di seguito vengono illustrati i valori di ROI, VAN e tempi di recupero. Tali valori sono determinati
applicando i valori rettificati in base al rischio indicati nella Tabella 11 della sezione Rischi ai risultati non rettificati in ogni
pertinente sezione relativa ai costi e ai vantaggi.
FIGURA 3
Grafico del flusso di cassa (con rettifica in base al rischio)
$20,000,000
$ 20.000.000
$15,000,000
$ 15.000.000
$ 10.000.000
$10,000,000
$ 5.000.000
$5,000,000
$0
$0
($ 5.000.000)
($5,000,000)
Initial
Periodo
iniziale
Costi
Totaltotali
costs
Fonte: Forrester Research, Inc.
Year 11
Anno
Vantaggi
totali
Total benefits
Year 2
2
Anno
Year 33
Anno
Totale
cumulativo
Cumulative
total
21
TABELLA 12
Flusso di cassa (con rettifica in base al rischio)
Riepilogo
Periodo
iniziale
Anno 1
Anno 2
Costi totali
($ 231.000)
($ 2.073.750)
($ 1.371.110)
($ 1.308.238)
($ 4.984.099)
($ 4.232.275)
$0
$ 4.895.180
$ 6.523.910
$ 9.638.808
$ 21.057.897
$ 17.083.603
($ 231.000)
$ 2.821.430
$ 5.152.800
$ 8.330.569
$ 16.073.799
$ 12.851.328
Vantaggi totali
Totale
ROI
Tempi di recupero
dell'investimento (mesi)
Anno 3
Totale
Valore attuale
304%
un mese
Gmail: offre servizi di e-mail aziendale, con avanzati filtri antispam, ricerca istantanea di messaggi, funzione integrata di
messaggistica istantanea e chat vocale e video di gruppo e altre funzionalit di potenziamento della produttivit, come
Posta prioritaria. Gmail accessibile da qualsiasi dispositivo mobile attraverso un'app e-mail standard e dispone di app
dedicate per dispositivi mobili iOS e Android.
Google Drive: servizio di sincronizzazione e condivisione di file che consente ai dipendenti di accedere alla versione pi
recente del loro lavoro ovunque si trovino, su qualsiasi dispositivo, inclusi smartphone e tablet. Con Drive possibile
archiviare file fino a 5 TB e visualizzare istantaneamente i formati pi comuni, quali documenti, PDF, immagini e anche
video HD, direttamente dal web browser o dal dispositivo mobile. I team possono condividere file o intere cartelle e, grazie
alle autorizzazioni granulari, semplice definire chi pu visualizzare, commentare o modificare ciascun file. Google Drive
offre spazio di archiviazione illimitato e dispone di app dedicate per dispositivi mobili iOS e Android, oltre ad app per
sincronizzare file da computer Windows e Mac.
Google Hangouts: servizio di videoriunioni online che permette a un massimo di 15 persone di connettersi tra loro in HD
dal proprio laptop, tablet, telefono o unit in sala conferenze. Hangouts offre la possibilit di condividere le schermate,
assicurando una collaborazione pi efficace, oltre a chiamate vocali e messaggistica istantanea per conversazioni veloci.
Google Hangouts dispone di app dedicate per dispositivi mobili iOS e Android.
22
Documenti Google: rende possibile la collaborazione in tempo reale sui documenti, permettendo ai team di lavorare
allo stesso tempo sullo stesso materiale e completare pi rapidamente i progetti. Documenti Google supporta immagini,
tabelle, equazioni, disegni, collegamenti e altro ancora. La possibilit di inserire commenti social accelera la raccolta di
feedback e approvazioni delle persone coinvolte. Con Documenti Google i dipendenti possono modificare documenti creati
negli altri principali programmi di elaborazione di testo o convertire i pi comuni formati di documento, quali .doc, .docx e .rtf,
in Documenti Google per attivare le funzioni di collaborazione. Documenti Google funziona con o senza una connessione
Internet e dispone di app dedicate per dispositivi mobili iOS e Android.
Fogli Google: un potente editor di fogli di calcolo che consente la collaborazione simultanea. Fogli Google supporta
strumenti quali formule avanzate, grafici incorporati, filtri e tabelle pivot per ottenere nuove prospettive sui dati. Con Fogli
i dipendenti possono condividere elenchi, gestire progetti, analizzare dati e tenere traccia dei risultati in collaborazione.
Con Fogli Google possibile modificare fogli di calcolo creati negli altri principali programmi di fogli di calcolo o convertire
i pi comuni formati di foglio di calcolo, quali .xls, .xlsx e .csv, in Fogli Google per attivare le funzioni di collaborazione.
Fogli Google funziona con o senza una connessione Internet e dispone di app dedicate per dispositivi mobili iOS
e Android.
Presentazioni Google: consente ai team di creare presentazioni in piena collaborazione, con il supporto di video
incorporati, animazioni e transizioni dinamiche delle diapositive. I dipendenti possono condividere privatamente le
presentazioni con colleghi e partner o pubblicarle sul Web per mostrarle ai clienti. Con Presentazioni Google possibile
modificare presentazioni create negli altri principali programmi per presentazioni o convertire i pi comuni formati di
presentazione, quali .ppt e .pptx, in Presentazioni Google per attivare le funzioni di collaborazione. Presentazioni Google
funziona con o senza una connessione Internet e dispone di app dedicate per dispositivi mobili iOS e Android.
Moduli Google: creare moduli Web personalizzati per sondaggi e questionari diventa facile come scrivere un documento.
Moduli Google pu essere condiviso in e-mail, incorporato in un sito Web o condiviso sui canali social. Le risposte fornite
nei moduli vengono immediatamente raccolte in un foglio di calcolo e possono essere analizzate direttamente in Fogli
Google.
Google Calendar: consente ai dipendenti di gestire i loro piani, creare calendari di progetto, programmare gli incontri con
i colleghi e aggiungere risorse condivise come sale conferenze. possibile sovrapporre pi calendari per avere in un
istante una vista composita delle pianificazioni di pi persone. Google Calendar accessibile da qualsiasi dispositivo
mobile attraverso un'app calendario standard e dispone di app dedicate per dispositivi mobili iOS e Android.
Google Sites: i dipendenti possono creare e condividere siti Web di progetti e pagine Intranet senza alcuna competenza
di programmazione n assistenza tecnica. Con Google Sites il lavoro dei team pi semplice grazie alla possibilit di
centralizzare e organizzare documenti, calendari, video e altro. Con pochi clic i siti possono essere ottimizzati per la
visualizzazione su smartphone e tablet.
Google Apps Vault: strumento di conservazione, archiviazione ed eDiscovery di Google Apps. Google Apps Vault
consente agli amministratori IT di gestire le informazioni aziendali critiche ed essere pronti ad affrontare situazioni
impreviste quali contenziosi legali o l'abbandono di un dipendente. Pu ridurre tempi e costi associati al reperimento
delle informazioni richieste in cause legali, procedure di audit o indagini interne. Se un dipendente lascia l'organizzazione,
Google Apps Vault facilita la traccia dello stato dei progetti e delle comunicazioni in cui il dipendente era coinvolto.
Centinaia di applicazioni di terze parti: disponibili in Google Apps Marketplace, aggiungono a Google Apps funzionalit
CRM, di project management, contabilit e finanza e vendite e marketing, con strumenti che si integrano perfettamente
a Google Apps, offrendo la stessa facilit di accesso Single Sign-on (SSO).
23
SICUREZZA ALL'AVANGUARDIA
Milioni di organizzazioni (inclusa Google Inc.) si affidano all'infrastruttura di Google per tenere al sicuro i dati aziendali pi
importanti. La rete di datacenter di Google progettata per garantire sicurezza, affidabilit e ridondanza ed supportata da
alcuni dei maggiori esperti mondiali in materia di sicurezza dei dati. Dal punto di vista fisico, i datacenter Google sono
strutturati in base a un modello di sicurezza a pi livelli, che include misure quali schede di accesso elettroniche
personalizzate, allarmi, barriere agli ingressi dei veicoli, recinzioni perimetrali, metal detector e biometria, mentre la
pavimentazione dotata di sistemi di rilevamento di intrusioni a laser. I datacenter di Google sono monitorati 24 ore al
giorno, 7 giorni su 7, con videocamere interne ed esterne in grado di rilevare e seguire gli intrusi. All'occorrenza, sono
disponibili registri di accesso, registrazioni delle attivit e filmati. I datacenter vengono inoltre regolarmente sorvegliati da
addetti alla sicurezza esperti che sono stati sottoposti ad attenti controlli e rigoroso addestramento. I team di Google
incaricati della sicurezza delle informazioni includono oltre 500 professionisti della sicurezza e della privacy, parte delle
divisione di progettazione e operazioni software, che monitorano reti e applicazioni per difenderle dalle minacce.
Le procedure di sicurezza di Google vengono verificate con controlli indipendenti di terze parti. Per dimostrare la conformit
con gli standard di sicurezza del settore, Google ha richiesto e ottenuto certificazioni di sicurezza quali la certificazione ISO
27001 e i report di audit SOC 2 e SOC 3 di tipo II. Google Apps inoltre in grado di supportare la conformit all'Health
Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) degli Stati Uniti per i clienti con tale esigenza. Google inoltre titolare
della certificazione US-EU Safe Harbor e offre la possibilit di includere articoli modello nei contratti come ulteriore mezzo di
conformit con la direttiva europea in materia di protezione dei dati.
AFFIDABILIT, GARANZIA DI TEMPI DI ATTIVIT E SUPPORTO
Il Contratto sul livello dei servizi (SLA) di Google garantisce la disponibilit di Google Apps per almeno il 99,9% del tempo
e la cronologia delle prestazioni del sistema mostra livelli di disponibilit notevolmente superiori a tale soglia. Google fornisce
ai clienti supporto di livello aziendale, inclusa l'assistenza telefonica 24 ore al giorno, 7 giorni su 7, per i problemi
amministrativi critici.
Ulteriori informazioni su Google Apps for Work sono disponibili all'indirizzo google.com/apps.
24
Ai fini dell'analisi, Forrester presuppone che l'organizzazione composita disponga di 100 server locali legacy per i servizi
email e di archiviazione attualmente in uso e che sar in grado di dismetterli una volta eseguita la migrazione nell'ambiente
cloud di Google Apps. Inoltre, Forrester presuppone che 400 responsabili viaggino per scopi di formazione e valutazione
della forza lavoro dell'organizzazione composita.
PRESUPPOSTI DELLA STRUTTURA
Nella Tabella 13 sono indicati i parametri utilizzati da Forrester per questa analisi.
Il tasso di sconto utilizzato nei calcoli di VA e VAN il 10% e l'orizzonte temporale usato per la creazione del modello
finanziario tre anni. Le organizzazioni utilizzano in genere tassi di sconto compresi tra l'8% e il 16%, a seconda del settore.
Si consiglia ai lettori di consultare il reparto di amministrazione della propria azienda per determinare il tasso di sconto pi
appropriato da applicare.
TABELLA 13
Presupposti del modello
Rif.
Metrica
Calcolo
Valore
I1
400
I2
100
I3
7.800
I4
$ 226
I5
I6
Oraria
$ 93.600
$ 45
25
26
Appendice C: Glossario
Ritorno sugli investimenti (ROI): misura dell'utile previsto di un progetto in percentuale. Il ROI viene calcolato dividendo
i vantaggi netti (vantaggi meno costi) per i costi.
Tasso di sconto: tasso d'interesse utilizzato nell'analisi del flusso di cassa per tenere conto del valore temporale del
denaro. Le aziende impostano il proprio tasso di sconto in base al settore aziendale e all'ambiente d'investimento specifici.
Forrester presuppone un tasso di sconto annuo del 10% per questa analisi. Le organizzazioni utilizzano in genere tassi di
sconto compresi tra l'8% e il 16%, a seconda del settore. Si raccomanda ai lettori di consultare la propria organizzazione per
determinare il tasso di sconto pi appropriato da utilizzare nell'ambiente specifico.
Tempi di recupero dell'investimento: punto di pareggio di un investimento. Il punto nel tempo in cui i vantaggi netti
(vantaggi meno costi) equivalgono all'investimento o costo iniziale.
Valore attuale (VA): valore corrente o attuale delle stime di costi e vantaggi (attualizzate) dato un tasso di interesse (tasso
di sconto). Il VA di costi e vantaggi alimenta il valore attuale netto totale dei flussi di cassa.
Valore attuale netto (VAN): valore corrente o attuale dei flussi di cassa netti futuri (attualizzati) dato un tasso d'interesse
(tasso di sconto). Un valore VAN di progetto positivo indica in genere che l'investimento deve essere effettuato, a meno che
altri progetti abbiano VAN pi elevati.
NOTA SULLE TABELLE SUI FLUSSI DI CASSA
Di seguito viene riportata una nota sulle tabelle sui flussi di cassa utilizzate in questo studio (vedere la tabella di esempio di
seguito). La colonna dell'investimento iniziale contiene i costi sostenuti al tempo 0 o all'inizio dell'Anno 1. Tali costi non sono
attualizzati. Tutti gli altri flussi di cassa degli anni 1-3 sono attualizzati in base al tasso di sconto (indicato nella sezione
Presupposti della struttura) alla fine dell'anno. Il valore attuale (VA) viene calcolato per ogni stima totale di costi e vantaggi.
Il valore attuale netto (VAN) non viene calcolato fino alle tabelle di riepilogo e rappresenta la somma dell'investimento iniziale
e dei flussi di cassa attualizzati per ogni anno.
Le somme e i calcoli del valore attuale nelle tabelle Vantaggi totali, Costi totali e Flusso di cassa potrebbero non riportare il
risultato esatto, che potrebbe essere stato arrotondato.
TABELLA [ESEMPIO]
Tabella di esempio
Rif.
Metrica
Calcolo
Anno 1
Anno 2
Anno 3