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Studio Total Economic

Direttori del progetto:

Impact di Forrester

Sean McCormick

Commissionato da

Reggie Lau

Google

Total Economic Impact


di Google Apps For Work

Giugno 2015

Sommario
Sintesi del documento ................................................................................ 3
Dichiarazioni ................................................................................................ 5
Struttura e metodologia TEI ....................................................................... 6
Analisi ........................................................................................................... 7
Riepilogo finanziario ................................................................................. 20
Google Apps For Work: panoramica ...................................................... 21
Appendice A: Descrizione dell'organizzazione composita ................. 24
Appendice B: Panoramica di Total Economic Impact ...................... 25
Appendice C: Glossario ........................................................................... 26

INFORMAZIONI SU FORRESTER CONSULTING


Forrester Consulting offre servizi di consulenza indipendenti e obiettivi basati sulla
ricerca e destinati ai leader che desiderano affermarsi con successo all'interno
delle loro organizzazioni. I servizi di Forrester Consulting, il cui ambito pu variare
da brevi sessioni di strategia a progetti personalizzati, mettono direttamente in
comunicazione il cliente con esperti nella ricerca di mercato che applicano le loro
competenze alle specifiche problematiche aziendali. Per ulteriori informazioni,
visitare il sito forrester.com/consulting.

2015, Forrester Research, Inc. Tutti i diritti sono riservati. severamente proibita la riproduzione non
autorizzata. Le informazioni si basano sulle migliori risorse disponibili. Le opinioni riflettono il giudizio al
momento della redazione e sono soggette a cambiamenti. Forrester, Technographics, Forrester Wave,
RoleView, TechRadar e Total Economic Impact sono marchi di Forrester Research, Inc. Tutti gli altri marchi
sono di propriet delle rispettive societ. Per ulteriori informazioni, visitare il sito www.forrester.com.

Sintesi del documento


Google ha commissionato a Forrester Consulting uno studio sul
Total Economic Impact (TEI) e sul potenziale ritorno sugli
investimenti (ROI) che l'utilizzo di Google Apps for Work
potrebbe assicurare alle aziende. Lo scopo di questo studio
consiste nel fornire ai lettori una struttura per valutare il
potenziale impatto finanziario di Google Apps for Work sulle
organizzazioni.

Google Apps for Work pu migliorare


collaborazione e comunicazione e favorire la
riduzione dei costi e la mobilit della forza
lavoro.
Considerando un'organizzazione composita
di 12.000 dipendenti e le interviste effettuate ai
clienti, si profilano i costi e i vantaggi seguenti.

Per comprendere meglio vantaggi, costi e rischi associati


Costi per le licenze: $ 10 per utente al mese.
a Google Apps for Work, Forrester ha intervistato alcuni clienti
Costi iniziali e correnti: $ 1.163.395.
con diversi anni di esperienza nell'uso di Google Apps for Work.
Google Apps for Work una suite di applicazioni che include
Risparmi e vantaggi totali: $ 17.083.603.
Gmail, Google Drive (per l'archiviazione e la condivisione dei
file), Hangouts (chat e riunioni video), Documenti, Fogli, Presentazioni, Moduli, Calendar e Sites, oltre a controlli di sicurezza
e amministrazione. Molte organizzazioni in tutto il mondo utilizzano Google Apps for Work per aumentare collaborazione,
coinvolgimento e produttivit, con l'obiettivo di potenziare l'innovazione aziendale, migliorare l'esperienza dei clienti
e razionalizzare i processi. Un altro vantaggio derivante dall'uso della suite il maggior coinvolgimento dei dipendenti,
che riescono ad accedere alle informazioni e lavorare ovunque si trovino e su qualsiasi dispositivo.
Prima di passare a Google Apps for Work, le aziende avevano adottato strumenti locali per e-mail, archiviazione
e comunicazioni ai quali mancavano tuttavia le caratteristiche di globalit di un'unica soluzione di comunicazione
e collaborazione. I dipendenti non riuscivano ad accedere ai documenti in modalit remota e a collaborare con efficacia.
Si registravano di conseguenza senso di frustrazione e scarsa produttivit, a fronte di sistemi IT costosi ma non in grado
di supportare le esigenze della forza lavoro. Una delle organizzazioni intervistate doveva inviare dischi rigidi in tutto il
paese per combinare i dati sulle unit locali. Con Google Apps for Work i dipendenti riescono a semplificare i processi che
coinvolgono l'intervento di pi parti interessate, possono collaborare in tempo reale tramite Documenti Google e godere
di una reale mobilit, lavorando ovunque e con qualsiasi dispositivo. Ha affermato un alto dirigente IT di una grande
azienda: ". . . Oltre a farci ottenere notevoli risparmi e un aumento della produttivit per noi senza precedenti, ha
totalmente cambiato la nostra cultura. . . . Ci ha permesso di arrivare dove non pensavamo possibile e dove dobbiamo
essere molto pi veloci di tutti gli altri. Tutti possono collaborare con tutti gli altri. . . . Dobbiamo essere in grado di operare
ovunque ci troviamo. Ha cambiato completamente il nostro modo di pensare."
GOOGLE APPS FOR WORK MIGLIORA COLLABORAZIONE E COMUNICAZIONE
In base alle interviste con sei clienti esistenti e alla successiva analisi finanziaria di Forrester, risultato che
un'organizzazione composita con 12.000 dipendenti e 10.000 utenti di Google Apps for Work ha ottenuto il ROI rettificato
in base a rischio e i vantaggi illustrati nella Figura 1.
L'organizzazione composita ha ottenuto vantaggi pari a $ 17,1 milioni contro costi di implementazione pari a $ 4,2 milioni,
per un valore attuale netto (VAN) di $ 12,9 milioni. Ci si traduce in vantaggi pari a $ 170.836 per 100 utenti su un periodo
di tre anni. Con Google Apps for Work, Hangouts ha trasformato il modo in cui le persone comunicano e si incontrano.
I responsabili organizzativi possono fornire formazione, valutazioni e feedback ai dipendenti senza spostarsi fisicamente
nelle sedi interessate. L'organizzazione composita ha registrato una riduzione delle trasferte pari a 12 viaggi per
responsabile all'anno, realizzando un risparmio annuo di $ 2,4 milioni.

FIGURA 1
Riepilogo finanziario dei risultati triennali rettificati in base al rischio

ROI:
304%

VAN
per 100 utenti:
$ 128.513

Vantaggi totali:
$ 17.083.603

Maggiore
efficienza nella
collaborazione:
$ 8 milioni

Fonte: Forrester Research, Inc.

Vantaggi. L'organizzazione composita ha ottenuto i seguenti vantaggi rettificati in base al rischio che riflettono quelli
riscontrati dalle aziende intervistate:
La maggior efficienza nella collaborazione ha comportato risparmi per $ 8.013.311. I dipendenti hanno
sfruttato la possibilit di collaborare in tempo reale con Documenti, Fogli e Presentazioni Google, creare aree di
collaborazione su progetti in Google Sites e accedere ai file e condividerli con facilit, anche in viaggio, con Google
Drive, semplificando cos i processi aziendali e migliorando l'efficienza nella collaborazione, con un risparmio di
tempo globale variabile tra i 15 minuti e le 2 ore a settimana per dipendente.
La migliore mobilit ha consentito una riduzione dei costi di viaggio di $ 5.371.600. Grazie alla mobilit,
i dipendenti possono lavorare quando e dove serve: in viaggio verso l'ufficio o presso un cliente, possono gestire
il proprio tempo con maggiore efficienza e reagire pi prontamente alle richieste professionali. La possibilit di
utilizzare i dispositivi personali, quali iPhone, iPad e dispositivi Android, ha aumentato impegno e coinvolgimento,
rendendo l'organizzazione pi agile nel suo complesso. Inoltre, potendo lavorare da casa, da sedi remote o sul
campo, i dipendenti non hanno pi la necessit di viaggiare per incontri di persona, quali sessioni di formazione
o valutazioni annuali. In generale, la mobilit crea un ambiente in cui i dipendenti possono collaborare, condividere
idee, proporre innovazioni, valutare decisioni e migliorare le prestazioni aziendali senza dover essere fisicamente
presenti in ufficio.
Una soluzione basata su cloud ha portato alla riduzione dei costi dell'IT legacy di $ 502.979. Con
l'implementazione della soluzione Google basata su cloud per e-mail e archiviazione dei file stata eliminata
la dipendenza da server e risorse di archiviazione legacy locali, con la conseguente riduzione dei costi di
manutenzione e la possibilit da parte del personale IT di dedicarsi ad attivit di maggiore impatto aziendale.
Una nuova soluzione per la telefonia ha permesso di risparmiare costi legati al sistema legacy per
$ 3.195.713. La piattaforma di comunicazione fornita da Google Hangouts favorisce la riduzione dell'uso dei servizi
telefonici e di conferenza.

Costi. L'organizzazione composita ha registrato i seguenti costi rettificati in base al rischio:


Costi per licenze software pari a $ 3.068.881 in tre anni, equivalenti a $ 10 per utente al mese. Si tratta dei
costi mensili delle licenze per Google Apps for Work.
Costi per servizi professionali pari a $ 231.000, equivalenti a $ 23 per utente in sei mesi. Google Apps for
Work consiglia l'utilizzo di un integratore di terze parti durante l'implementazione e la distribuzione del software in
organizzazioni medio-grandi.
Costi di gestione del cambiamento ad opera di terze parti, pari a $ 231.818, equivalenti a $ 23 per utente.
La gestione del cambiamento essenziale per assicurare tassi di adozione elevati e ottimizzare collaborazione
e miglioramento. Ricorrendo a un servizio di gestione del cambiamento di terze parti in combinazione al sostegno
di Google durante le sessioni di trasformazione, l'organizzazione composita ha avuto bisogno di cinque mesi di
supporto nel primo anno.

Costi di formazione interna pari a $ 700.576, equivalenti a $ 70 per utente in tre anni. Sebbene l'adozione
sia relativamente agevole e intuitiva per il fatto che molti dipendenti utilizzano Google Apps nella vita privata,
consigliabile organizzare sessioni di formazione interna per ottimizzare l'efficacia delle migliorate funzionalit
di collaborazione e produttivit. Questi costi rappresentano le ore dedicate dai dipendenti ai corsi di formazione
e all'utilizzo di sessioni eLearning.

Dichiarazioni
Note di rilievo per il lettore:

Lo studio stato commissionato da Google e realizzato dal gruppo Forrester Consulting. Non inteso per l'utilizzo a fini di
analisi competitiva.

Forrester non fa alcuna supposizione in merito al ROI potenziale realizzabile da altre organizzazioni e consiglia vivamente
ai lettori di utilizzare le proprie stime nell'ambito della struttura fornita nel rapporto per valutare l'adeguatezza di un
investimento in Google Apps for Work.

Google ha esaminato il rapporto e fornito commenti e suggerimenti a Forrester, ma Forrester mantiene il controllo
editoriale sullo studio e sui relativi risultati e non accetta pertanto modifiche allo studio che ne contraddicano le conclusioni
o ne offuschino il significato.

Google ha fornito i nomi dei clienti da intervistare ma non ha partecipato alle interviste.

Struttura e metodologia TEI


INTRODUZIONE
In base alle informazioni fornite nelle interviste, Forrester ha creato una struttura Total Economic Impact (TEI) per le
organizzazioni che intendono prendere in considerazione l'implementazione di Google Apps for Work. La struttura mira
a identificare i fattori di costo, vantaggio, flessibilit e rischio che influiscono sulla decisione di investimento, con l'obiettivo
di offrire alle organizzazioni una pi chiara idea di come sfruttare specifici vantaggi, ridurre i costi e perseguire pi
efficacemente la finalit ultima aziendale di acquisire, assistere e conservare clienti.
APPROCCIO E METODOLOGIA
Forrester ha adottato un approccio a pi fasi per valutare l'impatto che Google Apps for Work pu avere su
un'organizzazione (vedere la Figura 2). In particolare:

Sono state realizzate interviste al personale Google addetto al marketing, alle vendite e ai prodotti, oltre agli analisti
Forrester, per raccogliere dati relativi a Google Apps for Work e al suo mercato di riferimento.

Sono state realizzate interviste a sei organizzazioni che attualmente utilizzano Google Apps for Work per ottenere dati
relativi a costi, vantaggi e rischi.

stata progettata un'organizzazione composita, basata sulle caratteristiche delle organizzazioni intervistate (consultare
l'Appendice A).

stato costruito un modello finanziario rappresentativo delle interviste utilizzando la metodologia TEI. Il modello finanziario
stato compilato con i dati relativi a costi e vantaggi ottenuti dalle interviste e applicati all'organizzazione composita.

stata eseguita la rettifica in base al rischio del modello finanziario, basandosi sui problemi e sui dubbi evidenziati
dalle organizzazioni durante le interviste. La rettifica in base al rischio una parte fondamentale della metodologia TEI.
Sebbene le organizzazioni intervistate abbiano fornito stime su costi e vantaggi, per alcune categorie stata raccolta una
grande variet di risposte o emersa una serie di fattori esterni che potrebbero aver influito sui risultati. Per questo motivo,
i dati totali di alcuni costi e vantaggi, indicati in dettaglio in ogni specifica sezione, sono stati rettificati in base al rischio.

Forrester ha utilizzato quattro elementi fondamentali della struttura TEI nella creazione del modello del servizio di Google
Apps for Work: vantaggi, costi, flessibilit e rischi.
Data la crescente complessit delle analisi del ROI relative agli investimenti IT, la metodologia TEI di Forrester ha lo scopo
di fornire una visione completa dell'impatto economico totale delle decisioni di acquisto. Per ulteriori informazioni sulla
metodologia TEI, consultare l'Appendice B.

FIGURA 2
Approccio TEI

Esercitare la
due diligence

Fonte: Forrester Research, Inc.

Intervistare
i clienti

Progettare
un'organizzazione
composita

Creare un
modello
finanziario
utilizzando la
struttura TEI

Scrivere un
case study

Analisi
ORGANIZZAZIONE COMPOSITA
Per questo studio, Forrester ha condotto un totale di sei interviste con i rappresentanti delle seguenti aziende, clienti globali
di Google:

Un'azienda globale con 1.400 dipendenti, operante nel settore multimediale con un mercato internazionale di 275 milioni di
consumatori digitali al mese. L'organizzazione ha sede negli Stati Uniti ma conta uffici anche in Regno Unito e in Cina.

Rentokil Initial, azienda londinese con 28.000 dipendenti e 14.000 utenti di Google Apps for Work. Questa organizzazione
ha sedi in tutto il mondo e l'80% dei dipendenti lavora sul campo. Google Apps for Work ha svolto un ruolo cruciale nel
supporto a un gran numero di acquisizioni negli Stati Uniti nel corso degli ultimi cinque anni. Grazie a Google Apps,
l'integrazione delle aziende acquisite stata pi rapida ed efficace perch i dipendenti hanno potuto lavorare e condividere
idee utilizzando la stessa piattaforma di comunicazione e collaborazione.

Un'azienda di professionisti creativi, Imagination, con sede principale a Londra e 22 uffici in tutto il mondo.
L'organizzazione dispone di una forza lavoro distribuita che opera in 1.150 citt di 73 paesi diversi. Con 1.200 utenti di
Google Apps for Work, Imagination ha dotato la sua forza lavoro globale degli strumenti giusti, sfruttando Google Drive
e Sites come sistema di gestione dei contenuti, in grado di supportare oltre 500.000 immagini, video e case study di
prodotti taggati.

Un'agenzia europea di viaggi online con 1.900 dipendenti, tutti utenti di Google Apps for Work.

Un'azienda chimica con un giro d'affari multimiliardario. Si tratta di una societ che impiega 30.000 persone, di cui
20.000 utenti di Google Apps for Work, e conta uffici e impianti dislocati in Europa e Asia.

Un'azienda manifatturiera statunitense con 12.000 utenti di Google Apps for Work. Quest'organizzazione B2B (businessto-business) dispone di uffici in Regno Unito, Cina e Australia.

In base alle interviste, Forrester ha realizzato una struttura TEI, una societ composita e un'analisi ROI associata che illustra
le aree interessate dal punto di vista finanziario. L'organizzazione composita che Forrester ha sintetizzato in base a questi
risultati presenta le caratteristiche indicate di seguito:

Azienda multinazionale di servizi B2B con uffici dislocati in tutto il mondo.

12.000 dipendenti, di cui 10.000 utenti di Google Apps for Work.

Reddito annuo di $ 4 miliardi.

400 responsabili di dipendenti distribuiti in molti uffici e sul campo.

Dopo un'ampia e attenta valutazione delle candidature di pi fornitori e un'analisi del caso aziendale, l'organizzazione
composita ha scelto Google e ha dato inizio alla distribuzione:

L'organizzazione perseguiva queste finalit: migliorare collaborazione e comunicazione, aumentare la mobilit della forza
lavoro per favorire la rapidit di processi decisionali e condivisione di idee, migliorare l'efficacia operativa, accrescere la
produttivit e stimolare il coinvolgimento dei dipendenti, con l'obiettivo generale di prestazioni aziendali pi solide e un
livello pi elevato di soddisfazione dei clienti.

L'organizzazione composita intendeva ridurre i costi dell'IT passando da una soluzione di server locali legacy a una
soluzione cloud.

Per il semestre delle fasi di progettazione, pilota e di implementazione stato impiegato un integratore di terze parti.

Google Apps for Work stato distribuito contemporaneamente


a tutti i 10.000 dipendenti, ma l'adozione, cio il tasso al quale
i dipendenti hanno incluso Google Apps nel loro modo di
lavorare, cresciuta nell'arco di tre anni (60% nell'Anno 1, 75%
nell'Anno 2 e 100% nell'Anno 3).
Sono state tenute sessioni di formazione con guide online per
tutti i dipendenti e sono stati nominati "champion", cio sostenitori
dell'implementazione, nei diversi reparti con funzione di
assistenza alla formazione in tempo reale.
L'adozione e la collaborazione sono state accelerate con
l'impiego di servizi di gestione del cambiamento per cinque mesi.

"Google Sites stato una


preziosa scoperta. . . . Ora
abbiamo oltre 300 siti di
progetti self-service attivi."
~Alto dirigente, organizzazione multimediale
globale

PUNTI SALIENTI DELLE INTERVISTE


Nell'era dell'economia incentrata sul cliente, le aziende di tutto il mondo affrontano crescenti difficolt per rimanere
competitive e soddisfare le esigenze dei loro mercati di riferimento. Google Apps for Work trasforma il modo di lavorare:
grazie agli strumenti giusti e al maggior coinvolgimento, i dipendenti condividono idee, partecipano a riunioni in modalit
remota e stabiliscono rapporti di collaborazione prima impensabili con esperti di settore, favorendo un aumento
dell'innovazione e quindi migliore qualit del servizio e pi elevata soddisfazione dei clienti. Inoltre, molte organizzazioni IT
sono pressate dalla necessit di ridurre i costi per non incidere sui livelli di profitto. Un dirigente IT intervistato ha rivelato il
suo obiettivo di far crescere in modo specifico collaborazione e coinvolgimento all'interno della sua organizzazione facendo
ricorso a soluzioni tecnologiche.
Le ragioni per investire in Google Apps for Work sono risultate diverse da un'organizzazione all'altra; sono per emersi
alcuni fattori comuni. La maggior parte delle societ intervistate ha espresso un interesse nella trasformazione dei processi
aziendali verso una maggiore collaborazione, mobilit e innovazione. Queste esigenze, combinate a sistemi di
comunicazione obsoleti, hanno spinto l'organizzazione composita progettata da Forrester a scegliere Google Apps for Work.
Le interviste hanno evidenziato che Google Apps for Work offre i seguenti vantaggi:

Mobilit. Google Apps for Work, con le sue app per dispositivi
mobili iOS e Android, offre ai dipendenti la possibilit di accedere
a file, inviare e-mail, partecipare a videochiamate e collaborare
su documenti in tempo reale ovunque si trovino. Ci ha favorito
un maggiore coinvolgimento in ogni reparto, con un
miglioramento non solo del livello innovativo aziendale ma anche
del morale dei dipendenti. Molti dei responsabili intervistati hanno
potuto adottare un approccio pi flessibile, permettendo ai
collaboratori di lavorare da casa in determinate fasce orarie per
evitare il traffico o riducendo i tempi di trasferta tra diverse sedi
ricorrendo all'uso di Hangouts invece di partecipare di persona
alle riunioni. Molto si risparmiato grazie alla riduzione dei viaggi
del gruppo manageriale, in occasione delle valutazioni annuali
o dei corsi di formazione trimestrali che una volta richiedevano la
presenza fisica ma che ora vengono effettuati in modalit virtuale
tramite Google Hangouts.

"Quando ci riuniamo in una


sessione di Google Hangouts
per discutere, tutti
visualizzano la stessa cosa.
E tutti possono fare modifiche
contemporaneamente. Per noi
una funzionalit che fa la
differenza."
~ Direttore della pianificazione delle infrastrutture
strategiche, azienda manifatturiera
multinazionale

Collaborazione. Google Apps for Work favorisce le organizzazioni


offrendo funzionalit di collaborazione in tempo reale, controllo delle
versioni e potenziamento della produttivit. Con Presentazioni
"Abbiamo introdotto Hangouts
Google, processi che duravano settimane, in cui molti dipendenti
. . e abbiamo registrato una
dovevano inviare per e-mail le loro diapositive a un contatto centrale
che provvedeva alla creazione della presentazione, ora durano
riduzione del 40% dei costi di
pochi minuti, perch tutte le fasi avvengono in tempo reale. Con
viaggio del gruppo
Google Hangouts e Documenti, le sessioni di collaborazione interne
alle riunioni sono diventate pi comuni nelle organizzazioni,
manageriale."
determinando una riduzione delle discussioni preparatorie
e dei tempi globali degli incontri. Un dirigente IT ha sperimentato
~Keith Chisholm, Program Director, Rentokil
personalmente come le sessioni di collaborazione possano ridurre
Initial
la durata di una riunione da ore a minuti, partecipando a un incontro
con altre 20 persone che collaboravano allo stesso tempo su un
documento Google. L'incontro stato organizzato a scopo di
brainstorming e creazione di soluzioni. stato designato un moderatore con la funzione di definire la struttura e le regole
di base e mantenere attivit e conversazione sui binari dell'ispirazione e della creativit. In altre organizzazioni stato
registrato un aumento della coordinazione tra livelli manageriali, con un risparmio di tempo del 30% derivante dall'uso
di Documenti Google. Un'altra azienda aveva richiesto ai propri scienziati pi qualificati di migliorare l'accuratezza delle
previsioni, compito impegnativo che richiedeva la collaborazione di esperti dislocati in tre sedi diverse. Il responsabile
intervistato ha dichiarato: "Con un team cos distribuito nel paese, il progetto sarebbe stato irrealizzabile senza Google
Apps, senza poter utilizzare spesso Hangouts, senza poter condividere i documenti. . . [e senza una cultura della
collaborazione non avremmo centrato questo obiettivo]".

E-mail e comunicazioni moderne. La piattaforma di comunicazione e collaborazione basata su cloud ha dato


all'organizzazione la possibilit di dismettere i server legacy dedicati a queste funzioni, risparmiando sui costi di
manutenzione e supporto e riducendo la proliferazione e la necessit di sostituzioni. Inoltre, l'ambiente cloud consente
ai dipendenti di accedere in modo integrato a documenti, e-mail e altri file su smartphone, tablet e laptop. Fornire alle
aziende gli strumenti che le rendono maggiormente reattive ai clienti serve, in definitiva, ad accrescere la soddisfazione
di questi ultimi. Tramite l'uso di Hangouts, i dipendenti possono comunicare con i colleghi sempre e ovunque. Questo
significa rispondere tempestivamente a domande e risolvere rapidamente dubbi, migliorando il modo di lavorare
e comunicare. Un dirigente IT ha affermato: "A me [Hangouts] ha cambiato la vita. . . . Non uso pi il telefono".

VANTAGGI
L'organizzazione composita ha ottenuto una serie di vantaggi quantificati nel presente case study.

La maggiore efficienza nella collaborazione facilita la condivisione di idee, documenti, fogli di calcolo e presentazioni tra
pi sedi remote, determinando il miglioramento di prodotti, processi aziendali e produttivit.

La migliorata mobilit offre ai dipendenti flessibilit in termini di ambiente di lavoro, riducendo il tempo sprecato in viaggi,
aumentando il senso di appartenenza e il coinvolgimento e migliorando il morale.

Si ottenuta una riduzione dei costi dell'IT legacy evitando l'acquisto di nuovi server e risorse di archiviazione.

I risparmi sulla telefonia sono il risultato della ridotta necessit dei servizi telefonici e di conferenza.

10

Maggiore efficienza nella collaborazione


L'organizzazione composita ha indicato che un vantaggio fondamentale derivante dall'implementazione di
Google Apps for Work stato l'aumento della collaborazione tra dipendenti, ottenuto con l'uso di Google Drive,
Documenti, Fogli, Presentazioni e Hangouts. I dipendenti dell'organizzazione composita sono ora in grado di
lavorare contemporaneamente sullo stesso documento, presentazione o foglio calcolo e utilizzare Hangouts
per tenere sessioni di collaborazione con colleghi lontani. Di conseguenza, i lavoratori altamente collaborativi
dell'organizzazione composita, che costituiscono la met degli utenti di Google Apps for Work e per definizione
sono quelli che avrebbero tratto il maggior vantaggio dagli strumenti di collaborazione, stanno risparmiando da
1 a 2 ore settimanali su una serie di processi, mentre i lavoratori meno collaborativi registrano un risparmio del
25%, equivalente a 15-30 minuti a settimana. Tra gli esempi di miglioramento dei processi:

La versione pi aggiornata dei documenti disponibile fin dall'inizio di una riunione, cosa che assicura maggiore
efficienza e la distribuzione a tutti i partecipanti delle informazioni corrette.

Sessioni di collaborazione che hanno ridotto il carico di lavoro post-riunione e lo scambio continuo di
messaggi, oltre ad accelerare il processo globale di finalizzazione dei documenti.

Accesso e consolidamento automatico dei documenti inviati per e-mail.

Accesso a informazioni e documenti ovunque ci si trovi, con un conseguente miglioramento della produttivit.

A seguito dell'implementazione di Google Apps for Work, l'organizzazione composita ha ottenuto 32,5 ore
settimanali di efficienza dei dipendenti. Il tasso di adozione di tecnologia annuo, ovvero il tasso al quale
i dipendenti hanno incluso Google Apps nel loro modo di lavorare, stato pari al 60% nell'Anno 1, raggiungendo
il 100% nell'Anno 3. Di conseguenza, l'organizzazione composita ha risparmiato 39.000 ore nell'Anno 1, 75.319
ore nell'Anno 2 e 137.917 ore nell'Anno 3. Considerando una retribuzione oraria media di $ 45 per ogni utente di
Google Apps, il vantaggio totale ottenuto grazie alla maggiore efficienza nella collaborazione in tre anni stato di
$ 9.427.425, equivalenti a circa $ 943 per utente.
Le organizzazioni intervistate hanno citato un'ampia gamma di miglioramenti dell'efficienza nella collaborazione,
dipendente dal fatto che esistono anche diversi fattori esterni che possono incidere sulla realizzazione di tali
vantaggi. In considerazione di ci, il vantaggio stato sottoposto a rettifica in base al rischio e ridotto del 15%.
Il vantaggio totale rettificato in base al rischio derivante dalla migliorata collaborazione nell'arco dei tre anni
risultato pari a $ 8.013.311, equivalenti a circa $ 801 per utente. Per ulteriori dettagli, consultare la sezione
Rischi.

11

TABELLA 1
Miglioramenti dell'efficienza nella collaborazione
Rif.

Metrica

A1

Numero di utenti di Google


Apps for Work

A2

Tasso di adozione

A3
A4
A5

A6

Retribuzione oraria per


dipendente
Numero di ore risparmiate
all'anno per i lavoratori
altamente collaborativi
Numero di ore risparmiate
all'anno per i lavoratori meno
collaborativi
Percentuale di lavoratori
altamente collaborativi che
utilizzano Google Apps for
Work

A7

Percentuale di lavoratori meno


collaborativi che utilizzano
Google Apps for Work

A8

Conversione di produttivit

At

Miglioramenti dell'efficienza
nella collaborazione
Rettifica in base al rischio

Atr

Miglioramenti dell'efficienza
nella collaborazione
(rettificati in base al rischio)

Calcolo

Periodo
iniziale

Anno 1

Anno 2

Anno 3

10.000

10.300

10.609

60%

75%

100%

$ 45,00

$ 46,35

$ 47,74

I dipendenti risparmiano da
1 a 2 ore alla settimana

52

78

104

25% delle ore risparmiate dai


lavoratori altamente
collaborativi

13

19,5

26

50%

50%

50%

50%

50%

50%

20%

20%

20%

$0

$ 1.755.000

$ 3.491.024

$ 6.584.227

$0

$ 1.491.750

$ 2.967.370

$ 5.596.593

1 - A6

(A1*A2*A3*A4*A6*A8)+
(A1*A2*A3*A5*(1-A6)*A8)

15%

Fonte: Forrester Research, Inc.

Migliorata mobilit
Con la mobilit, ovvero la possibilit di lavorare ovunque su qualsiasi dispositivo, i dipendenti hanno ora
l'opportunit di accedere a Google Apps for Work dal dispositivo personale, che sia un Android, un tablet, un
iPhone, un iPad o un PC. All'interno dell'organizzazione composita si verificato un cambiamento culturale, con
un aumento del coinvolgimento e della produttivit dei dipendenti. Ora possono accedere ai file senza utilizzare
un servizio VPN, allegare file ai messaggi e-mail in modalit remota e partecipare alle riunioni senza essere
fisicamente presenti: possono, in breve, lavorare senza confini. L'organizzazione composta riuscita a ridurre
notevolmente i viaggi di lavoro del gruppo manageriale, stabilendo che i responsabili dovessero formare
e valutare i dipendenti tramite Hangouts anzich di persona. Considerando che l'organizzazione conta 400
responsabili che compivano quattro trasferte all'anno in tre localit diverse, si registrata una diminuzione di
4.800 viaggi all'anno. Al costo medio di $ 500 per viaggio, l'organizzazione ha risparmiato $ 2,4 milioni all'anno,
equivalenti a $ 6.000 per responsabile.

12

Le organizzazioni intervistate hanno citato un'ampia gamma di risparmi sulle trasferte, dipendente dal fatto che
esistono anche diversi fattori interni ed esterni che possono incidere su tali risparmi. In considerazione di ci, il
vantaggio stato sottoposto a rettifica in base al rischio e ridotto del 10%. Il vantaggio totale rettificato in base al
rischio derivante dai risparmi sui viaggi nell'arco dei tre anni risultato pari a $ 5.371.600, equivalenti a circa
$ 5.400 per responsabile all'anno. Per ulteriori dettagli, consultare la sezione Rischi.
TABELLA 2
Vantaggio della migliorata mobilit - Risparmi sui viaggi del gruppo manageriale
Rif.
B1

Metrica
Numero di responsabili viaggianti
all'anno

B2

Numero di localit di destinazione


per responsabile

B3

Costo medio dei viaggi

B4

Viaggi all'anno per ciascuna


localit

Bt

Vantaggio della migliorata


mobilit - Risparmi sui viaggi del
gruppo manageriale

Calcolo

B1*B2*B3*B4

Rettifica in base al rischio

Btr

Vantaggio della migliorata


mobilit - Risparmi sui viaggi
del gruppo manageriale
(rettificati in base al rischio)

Periodo
iniziale

Anno 1

Anno 2

Anno 3

400

400

400

$ 500

$ 500

$ 500

$0

$ 2.400.000

$ 2.400.000

$ 2.400.000

$0

$ 2.160.000

$ 2.160.000

$ 2.160.000

10%

Fonte: Forrester Research, Inc.

Riduzione dei costi dell'IT legacy


Con la migrazione all'ambiente di Google Apps for Work, l'organizzazione composita ha potuto dismettere
i server legacy locali, ottenendo un risparmio di circa $ 3.000 per server nei primi tre anni e di circa $ 1.500 sui
costi di manutenzione per server in ognuno dei tre anni. Considerando che l'organizzazione ha dismesso 100
server in questo periodo, i costi evitati nel triennio ammontano a $ 558.866.
Poich il numero di server completamente dismessi risultato molto variabile tra le organizzazioni intervistate,
principalmente a causa di fattori interni, questo risultato stato sottoposto a rettifica in base al rischio e ridotto
del 10%. Il vantaggio totale rettificato in base al rischio derivante dalla riduzione dei costi dell'IT legacy nei tre
anni stato di $ 502.979. L'esclusione di questo vantaggio dalla struttura TEI produce un ROI di 292% e un VAN
di $ 12,3 milioni in tre anni. Per ulteriori dettagli, consultare la sezione Rischi.

13

TABELLA 3
Riduzione dei costi dell'IT legacy
Rif.
C1

Metrica
Numero di server evitati in tre
anni

Calcolo

Periodo
iniziale

Anno 1

Anno 2

Anno 3

100

100

100

60%

75%

100%

60

15

25

C2

Tasso di adozione

C3

Numero di server evitati all'anno

C4

Costo medio per server

$ 3.000

$ 3.090

$ 3.183

C5

Costi di manutenzione annuali per


server

$ 1.500

$ 1.545

$ 1.591

Ct

Riduzione dei costi dell'IT legacy

$0

$ 270.000

$ 162.225

$ 238.703

$0

$ 243.000

$ 146.003

$ 214.832

C1*C2 - somma degli


anni precedenti

C3*C4+(C3+somma
degli anni precedenti)*C5

Rettifica in base al rischio


Ctr

Riduzione nei costi dell'IT


legacy (rettificati in base al
rischio)

10%

Fonte: Forrester Research, Inc.

Risparmi sulla telefonia legacy


L'organizzazione composita ha risparmiato in due aspetti relativi alla telefonia. Il primo riguarda i servizi telefonici.
Attraverso l'uso di Google Hangouts, l'organizzazione ha potuto eliminare 7.800 telefoni nell'arco di tre anni,
realizzando un risparmio di $ 3.378.590 (valore attuale). Il secondo aspetto riguarda l'avvenuta riduzione della
richiesta di servizi di conferenza. Anche in questo caso Google Hangouts ha sostituito i servizi di conferenza
legacy, consentendo alla societ di risparmiare $ 616.051 in tre anni (valore attuale) (per ulteriori dettagli,
consultare la Tabella 4).
Le organizzazioni intervistate hanno citato un'ampia gamma di risparmi sulla telefonia, dipendente dal fatto che
esistono anche diversi fattori interni ed esterni che possono incidere su tali risparmi. In considerazione di ci, il
vantaggio stato sottoposto a rettifica in base al rischio e ridotto del 20%. Il vantaggio totale rettificato in base al
rischio derivante dai risparmi sulla telefonia nei tre anni stato di $ 3.195.713. Per ulteriori dettagli, consultare la
sezione Rischi.

14

TABELLA 4
Risparmi sulla telefonia legacy
Rif.
D1

Metrica
Numero di telefoni di cui
previsto il ritiro nei successivi
tre anni

D2

Tasso di adozione

D3

Numero di telefoni da ritirare


ogni anno

D4

Costi annuali di servizio per


telefono

D5
D6
Dt

Calcolo

Anno 1

Anno 2

Anno 3

7.800

7.800

7.800

60%

75%

100%

4.680

5.850

7.800

$ 226

$ 226

$ 226

$ 321.429

$ 321.429

$ 321.429

$ 192.857

$ 241.071

$ 321.429

$0

$ 1.250.537

$ 1.563.171

$ 2.084.229

$0

$ 1.000.430

$ 1.250.537

$ 1.667.383

7.800 da ritirare in tre


anni

D1*D2

Costi annuali per servizi di


conferenza
Risparmi annuali su servizi di
conferenza

D5*D2

Risparmi sui costi di telefonia

D3*D4+D6

Rettifica in base al rischio


Dtr

Periodo
iniziale

20%

Risparmi sui costi di telefonia


(rettificati in base al rischio)

Fonte: Forrester Research, Inc.

Vantaggi totali
Nella Tabella 5 indicato il totale di tutti i vantaggi delle quattro aree elencate sopra e sono riportati i valori attuali (VA)
scontati del 10%. In tre anni, i vantaggi totali rettificati in base al rischio previsti per l'organizzazione composita risultano
avere un valore attuale di $ 17.083.603, equivalenti a $ 170.836 per 100 utenti.
TABELLA 5
Vantaggi totali (con rettifica in base al rischio)
Rif.
Atr

Btr
Ctr
Dtr

Categoria del
vantaggio
Miglioramenti
dell'efficienza nella
collaborazione
Vantaggio della
migliorata mobilit Risparmi sui viaggi del
gruppo manageriale

Periodo
iniziale

Anno 1

Anno 2

Anno 3

Totale

Valore
attuale

$0

$ 1.491.750

$ 2.967.370

$ 5.596.593

$ 10.055.713

$ 8.013.311

$0

$ 2.160.000

$ 2.160.000

$ 2.160.000

$ 6.480.000

$ 5.371.600

Costi per server evitati

$0

$ 243.000

$ 145.003

$ 214.832

$ 603.835

$ 502.979

$0

$ 1.000.430

$ 1.250.537

$ 1.667.383

$ 3.918.350

$ 3.195.713

$0

$ 4.895.180

$ 6.523.910

$ 9.638.808

$ 21.057.897

$ 17.083.603

Risparmi sui costi di


telefonia
Vantaggi totali
(rettificati in base al
rischio)

Fonte: Forrester Research, Inc.

15

COSTI
L'organizzazione composita ha sostenuto una serie di costi associati alla soluzione Google Apps for Work:

Costi per licenze software.

Servizi professionali.

Costi di gestione del cambiamento.

Costi di formazione interna.

Questi rappresentano la combinazione di costi interni ed esterni sostenuti dall'organizzazione composita per la pianificazione
iniziale, l'implementazione e la regolare manutenzione della soluzione.
Costi per licenze software
Google Apps for Work ha una struttura di licenza molto semplice. Il costo sostenuto dall'organizzazione
composita stato di $ 10 per utente al mese. Con 10.000 utenti nell'Anno 1 in aumento del 3% all'anno,
l'organizzazione composita ha pagato un totale di costi per le licenze software di $ 3.068.881 in tre anni,
corrispondenti a circa $ 12.000 per 100 utenti all'anno.

TABELLA 6
Costi del software
Rif.
E1
E2
Etr

Metrica
Costi annuali per le licenze per
utente
Numero di utenti di Google
Apps for Work
Costi per licenze software

Calcolo

Periodo
iniziale

$ 10 per utente al
mese

E1*E2

$0

Anno 1

Anno 2

Anno 3

$ 120

$ 120

$ 120

10.000

10.300

10.609

$ 1.200.000

$ 1.236.000

$ 1.273.080

Fonte: Forrester Research, Inc.

Servizi professionali
Su suggerimento di Google, l'organizzazione composita ha chiesto l'assistenza di un integratore di terze parti
per l'implementazione di Google Apps for Work. L'implementazione durata sei mesi, dalla progettazione alla
distribuzione, con un costo medio di $ 35.000 al mese. Il costo totale sostenuto dall'organizzazione composita
nei sei mesi iniziali stato di $ 210.000.
I servizi professionali variano da un'organizzazione all'altra, in base alla complessit dell'implementazione
e alla tempistica del progetto. In considerazione di ci, il costo stato sottoposto a rettifica in base al rischio
e aumentato del 10%. Il costo rettificato in base al rischio della manutenzione annuale per tre anni risultato pari
a $ 231.000. Per ulteriori dettagli, consultare la sezione Rischi.

16

TABELLA 7
Servizi professionali
Rif.

Metrica

F1

Periodo di implementazione (mesi)

F2

Costi dei servizi professionali


al mese

Ft

Servizi professionali (integratore di


terze parti)
Rettifica in base al rischio

Ftr

Servizi professionali (integratore


di terze parti) (rettificati in base
al rischio)

Calcolo

Periodo
iniziale

Anno 1

Anno 2

Anno 3

$ 210.000

$0

$0

$0

$ 231.000

$0

$0

$0

6
$ 35.000
F1*F2

10%

Fonte: Forrester Research, Inc.

Gestione del cambiamento


L'applicazione delle corrette pratiche di gestione del cambiamento stata essenziale per assicurare un alto
livello di adozione da parte della forza lavoro dell'organizzazione composita. stata impiegata una societ terza
per la progettazione dei materiali di formazione, quali webinar, strumenti eLearning e sessioni in aula, e la
supervisione delle comunicazioni relative alla gestione del cambiamento all'interno dell'organizzazione.
Combinate al ruolo dei "champion", sostenitori del cambiamento nominati all'interno dei singoli reparti e alle
risorse di trasformazione di Google, le attivit di gestione del cambiamento hanno favorito l'ottimizzazione dei
vantaggi che l'organizzazione composita ha ottenuto dall'integrazione di Google Apps for Work. I costi dei servizi
di gestione del cambiamento su cinque mesi sono risultati pari a $ 212.500 (per ulteriori dettagli sui costi di
gestione del cambiamento di terze parti, consultare la Tabella 8).
I costi di gestione del cambiamento possono variare da un'organizzazione all'altra in base alla resistenza
all'adozione, al budget e ad altri fattori interni ed esterni. In considerazione di ci, il costo stato sottoposto
a rettifica in base al rischio e aumentato del 20%. Il costo rettificato in base al rischio della gestione del
cambiamento nel primo anno stato di $ 255.000, equivalenti a $2.550 per 100 utenti. Per ulteriori dettagli,
consultare la sezione Rischi.
Quando un'implementazione tecnologica investe l'intera organizzazione, importante fornire adeguata
formazione. Un vantaggio di Google Apps for Work legato al fatto che, poich molti dipendenti utilizzano gi
Google Drive, Gmail e una combinazione di altre app Google nella vita privata, la curva di apprendimento risulta
ridotta. Tuttavia, per ottimizzare i vantaggi che i dipendenti possono ottenere da Google Apps, importante
evitare l'assunzione che tutti sappiano come utilizzarlo. Inoltre, l'utilizzo di Google Apps per motivi professionali
richiede in genere una diversa comprensione delle funzionalit di potenziamento della produttivit (ad esempio
Posta prioritaria o i filtri in Gmail) e dei comportamenti da tenere (ad esempio come collaborare in Documenti in
un contesto lavorativo, con funzioni e livelli differenti). Nella Tabella 9 vengono riportati i costi associati al tempo
speso dai dipendenti in aula o sui moduli eLearning.
L'organizzazione composita ha offerto 2 ore di formazione in aula a tutti gli utenti altamente collaborativi nel
primo anno. Nell'Anno 2, un'ora aggiuntiva di autoapprendimento stata allocata per la met degli utenti
altamente collaborativi, con un'ulteriore ora per il 10% di questi utenti nell'Anno 3. Per i dipendenti meno
collaborativi stata allocata un'ora di autoapprendimento da dedicare a webinar e strumenti eLearning nel primo
anno. Considerando una retribuzione oraria media di $ 45, con un aumento del 3% all'anno, il valore attuale dei
costi di formazione pari a $ 636.888 (per i dettagli sulle ore allocate ai dipendenti e i costi della formazione
interna, consultare la Tabella 9).

17

I costi di formazione interna possono variare da un'organizzazione all'altra in base all'esposizione della forza
lavoro a Google Apps prima della distribuzione e ad altri fattori esterni. In considerazione di ci, il costo stato
sottoposto a rettifica in base al rischio e aumentato del 10%. Il costo rettificato in base al rischio della formazione
interna per tre anni stato di $ 700.576, equivalenti a $ 7.006 per 100 utenti. Per ulteriori dettagli, consultare la
sezione Rischi.
TABELLA 8
Servizi di gestione del cambiamento
Rif.
G1
G2
Gt

Metrica

Periodo iniziale

Anno 1

Anno 2

Anno 3

$ 42.500

$ 42.500

$ 42.500

$0

$ 212.500

$0

$0

$0

$ 255.000

$0

$0

Anno 1
10.000

Anno 2
5.300

Anno 3
1.339

Mesi di gestione del cambiamento


Costi mensili di gestione del
cambiamento
Servizi di gestione del
cambiamento
Rettifica in base al rischio

Gtr

Calcolo

G1*G2

20%

Servizi di gestione del


cambiamento (rettificati in base
al rischio)

Fonte: Forrester Research, Inc.

TABELLA 9
Costi di formazione interna
Rif.
Metrica
H1 Numero di dipendenti formati

Calcolo

Periodo iniziale

In base a utenti totali

H2

Retribuzione oraria per dipendente

$ 45

$ 46

$ 48

H3

Ore di formazione per lavoratori


altamente collaborativi

1,5

H4

Ore di formazione per lavoratori


meno collaborativi

H5

Percentuale di lavoratori altamente


collaborativi che utilizzano Google
Apps for Work

50%

50%

50%

Ht

Costi di formazione interna

$0

$ 562.500

$ 122.828

$ 31.962

$0

$ 618.750

$ 135.110

$ 35.158

Rettifica in base al rischio


Htr

Costi di formazione interna


(rettificati in base al rischio)

Fonte: Forrester Research, Inc.

(H1*H2*H3*H5)+
(H1*H2*H4*(1-H5))

10%

18

Costi totali
Nella Tabella 10 indicato il totale di tutti i costi con i relativi valori attuali, scontati del 10%. In tre anni, il valore attuale netto
dei costi totali previsti per l'organizzazione composita risultano essere poco pi di $ 4,2 milioni, equivalenti a $ 41.314 per
100 utenti.

TABELLA 10
Costi totali (rettificati in base al rischio)
Rif.

Categoria di costo

Etr

Costi per licenze


software

Ftr

Servizi professionali
(integratore di terze
parti)

Gtr

Servizi di gestione del


cambiamento

Htr

Costi di formazione
interna
Costi totali (con
rettifica in base al
rischio)

Periodo
iniziale

Anno 1

Anno 2

Anno 3

Totale

Valore
attuale

$0

$ 1.200.000

$ 1.236.000

$ 1.273.080

$ 3.709.080

$ 3.068.881

$ 231.000

$0

$0

$0

$ 231.000

$ 231.000

$0

$ 255.000

$0

$0

$ 255.000

$ 231.818

$0

$ 618.750

$ 135.110

$ 35.158

$ 789.019

$ 700.576

$ 231.000

$ 2.073.750

$ 1.371.110

$ 1.308.238

$ 4.984.099

$ 4.232.275

Fonte: Forrester Research, Inc.

FLESSIBILIT
La flessibilit, come definita dal modello TEI, rappresenta un investimento in capacit o funzionalit aggiuntive che possono
trasformarsi in vantaggi aziendali per futuri investimenti. Un'organizzazione avr cos la facolt o la capacit di impegnarsi in
iniziative future, ma non l'obbligo di farlo. Sono molti gli scenari in cui un cliente potrebbe scegliere di implementare Google
Apps for Work e in seguito individuare ulteriori utilizzi e opportunit di business. La flessibilit va inoltre quantificata quando
valutata come parte di un progetto specifico (come descritto pi dettagliatamente nell'Appendice B).
Il mercato di Google Apps offre capacit e funzionalit aggiuntive che possono essere integrate al software di Google Apps
for Work pagando un corrispettivo e talora anche gratuitamente. Poich si tratta di moduli software di terze parti creati
specificamente per essere utilizzati con Google Apps, vengono considerati opzioni di flessibilit. Per le finalit di questo
studio le opzioni offerte dal mercato delle app di terze parti non sono state incluse nella valutazione, a causa della disparit
di utilizzo riscontrata nelle societ intervistate.
RISCHI
Forrester definisce due tipi di rischi associati a questa analisi: "rischio di implementazione" e "rischio d'impatto". Per "rischio
di implementazione" si intende il rischio che un investimento proposto in Google Apps for Work possa deviare dai requisiti
originali o previsti, facendo lievitare i costi previsti. Con il termine "rischio di impatto" si fa riferimento invece al rischio che le
esigenze aziendali o tecnologiche dell'organizzazione non vengano soddisfatte dall'investimento in Google Apps for Work,
riducendo i vantaggi totali globali. Maggiore l'incertezza, pi ampio l'intervallo potenziale dei risultati per le stime di costi
e vantaggi.

19

TABELLA 11
Rettifiche in base al rischio di vantaggi e costi
Vantaggi

Rettifica

Maggiore efficienza nella collaborazione

15%

Vantaggio della migliorata mobilit - Risparmi sui viaggi del gruppo manageriale

10%

Riduzione dei costi dell'IT legacy

10%

Risparmi sui costi di telefonia

20%

Costi

Rettifica

Servizi professionali

10%

Costi di gestione del cambiamento

20%

Costi di formazione interna

10%

Fonte: Forrester Research, Inc.

L'acquisizione quantitativa dei rischi di implementazione e dei rischi d'impatto tramite la rettifica diretta delle stime finanziarie
consente di ottenere stime pi significative e precise e una proiezione pi accurata del ROI. In generale, i rischi influiscono
sui costi e sui vantaggi aumentando e riducendo, rispettivamente, le stime originali. I numeri rettificati in base al rischio
devono essere considerati previsioni realistiche, in quanto rappresentano i valori previsti considerando il rischio.
Come parte dell'analisi, sono stati identificati i seguenti rischi di impatto che influiscono sui vantaggi:

Maggiore efficienza nella collaborazione. Sono stati identificati diversi miglioramenti alla collaborazione, insieme ai
rischi legati all'adozione delle funzionalit di collaborazione, determinando una rettifica in base al rischio pari al 15%.

Vantaggio della migliorata mobilit - Risparmi sui viaggi del gruppo manageriale. La variabilit delle esigenze di
viaggio del gruppo manageriale di un'organizzazione ha determinato una rettifica in base al rischio pari al 10%.

Riduzione dei costi dell'IT legacy. Le dimensioni dell'infrastruttura per e-mail e archiviazione di un'organizzazione
possono variare, il che determina una rettifica in base al rischio pari al 10%.

Risparmi sulla telefonia legacy. In base al ciclo di sostituzione dei telefoni e alle esigenze di servizi di conferenza di
un'organizzazione, possibile ottenere una vasta gamma di risparmi. Per tenere conto di questa gamma di potenziali
risultati stata applicata una rettifica in base al rischio pari al 20%.

Come parte dell'analisi, sono stati identificati i seguenti rischi di implementazione che influiscono sui costi:

Servizi professionali. Alcune organizzazioni potrebbero richiedere tempi di implementazione pi lunghi o costi pi elevati,
in base alla complessit dell'integrazione e allo specifico fornitore di terze parti. Per tenere conto di queste variabili, stata
applicata una rettifica in base al rischio pari al 10%.

Gestione del cambiamento. I costi dipendono fortemente dalla cultura di un'organizzazione nei confronti del
cambiamento e dalla volont di innovare in termini di software e best practice. Ai costi di gestione del cambiamento stata
applicata una rettifica in base al rischio pari al 20%.

20

Costi di formazione interna. stata applicata una rettifica in base al rischio pari al 10% in considerazione della curva di
apprendimento delle specifiche forze lavoro.

L'organizzazione composita ha identificato alcuni rischi correlati alla sostituzione delle attuali soluzioni software non incluse
nei vantaggi di questo caso aziendale. Tra queste: licenze per programmi di scrittura e fogli di calcolo precedenti, servizi di
backup e ripristino di emergenza, gestione di controllo della condivisione file e sicurezza della documentazione sensibile.
Alcune organizzazioni intervistate hanno sostenuto ulteriori costi rispetto alle precedenti soluzioni software incrementali di
terze parti. Poich non tutte le organizzazioni hanno evidenziato questa esigenza, tali costi non sono stati presi in
considerazione nel caso aziendale.
Nella tabella 11 sono illustrati i valori utilizzati per applicare la rettifica in base al rischio e all'incertezza alle stime di costi
e vantaggi per l'organizzazione composita. Si consiglia ai lettori di applicare i propri intervalli di rischio in base al proprio
grado di fiducia nelle stime di costi e vantaggi.

Riepilogo finanziario
I risultati finanziari calcolati nelle sezioni Costi e Vantaggi possono essere utilizzati per determinare ROI, VAN e tempi di
recupero dell'investimento in Google Apps for Work da parte dell'organizzazione composita.
Nella Tabella 12 riportata di seguito vengono illustrati i valori di ROI, VAN e tempi di recupero. Tali valori sono determinati
applicando i valori rettificati in base al rischio indicati nella Tabella 11 della sezione Rischi ai risultati non rettificati in ogni
pertinente sezione relativa ai costi e ai vantaggi.
FIGURA 3
Grafico del flusso di cassa (con rettifica in base al rischio)

Analisi finanziaria (con rettifica in base al rischio)


Flussi di cassa

$20,000,000
$ 20.000.000
$15,000,000
$ 15.000.000
$ 10.000.000
$10,000,000
$ 5.000.000
$5,000,000
$0
$0
($ 5.000.000)
($5,000,000)
Initial
Periodo
iniziale
Costi
Totaltotali
costs
Fonte: Forrester Research, Inc.

Year 11
Anno
Vantaggi
totali
Total benefits

Year 2
2
Anno

Year 33
Anno

Totale
cumulativo
Cumulative
total

21

TABELLA 12
Flusso di cassa (con rettifica in base al rischio)
Riepilogo

Periodo
iniziale

Anno 1

Anno 2

Costi totali

($ 231.000)

($ 2.073.750)

($ 1.371.110)

($ 1.308.238)

($ 4.984.099)

($ 4.232.275)

$0

$ 4.895.180

$ 6.523.910

$ 9.638.808

$ 21.057.897

$ 17.083.603

($ 231.000)

$ 2.821.430

$ 5.152.800

$ 8.330.569

$ 16.073.799

$ 12.851.328

Vantaggi totali
Totale
ROI
Tempi di recupero
dell'investimento (mesi)

Anno 3

Totale

Valore attuale

304%
un mese

Fonte: Forrester Research, Inc.

Google Apps For Work: panoramica


Le seguenti informazioni sono state fornite da Google. Forrester non ha verificato alcuna dichiarazione n sostiene Google
o le relative offerte.
Google Apps for Work una suite di applicazioni che include Gmail, Google Drive (per l'archiviazione e la condivisione
dei file), Hangouts (chat e riunioni video), Documenti, Fogli, Presentazioni, Moduli, Calendar e Sites, oltre a controlli di
amministrazione specificamente progettati per uso aziendale. Le applicazioni di Google possono essere utilizzate nei web
browser senza necessit di installare software aggiuntivo e funzionano in modalit nativa su iPhone, iPad e telefoni e tablet
Android. Google gestisce inoltre l'infrastruttura di back-end nei propri datacenter scalabili, sicuri e affidabili; non quindi
necessario acquistare, configurare, applicare patch o aggiornare server nel tempo.
GOOGLE APPS FOR WORK INCLUDE:

Gmail: offre servizi di e-mail aziendale, con avanzati filtri antispam, ricerca istantanea di messaggi, funzione integrata di
messaggistica istantanea e chat vocale e video di gruppo e altre funzionalit di potenziamento della produttivit, come
Posta prioritaria. Gmail accessibile da qualsiasi dispositivo mobile attraverso un'app e-mail standard e dispone di app
dedicate per dispositivi mobili iOS e Android.

Google Drive: servizio di sincronizzazione e condivisione di file che consente ai dipendenti di accedere alla versione pi
recente del loro lavoro ovunque si trovino, su qualsiasi dispositivo, inclusi smartphone e tablet. Con Drive possibile
archiviare file fino a 5 TB e visualizzare istantaneamente i formati pi comuni, quali documenti, PDF, immagini e anche
video HD, direttamente dal web browser o dal dispositivo mobile. I team possono condividere file o intere cartelle e, grazie
alle autorizzazioni granulari, semplice definire chi pu visualizzare, commentare o modificare ciascun file. Google Drive
offre spazio di archiviazione illimitato e dispone di app dedicate per dispositivi mobili iOS e Android, oltre ad app per
sincronizzare file da computer Windows e Mac.

Google Hangouts: servizio di videoriunioni online che permette a un massimo di 15 persone di connettersi tra loro in HD
dal proprio laptop, tablet, telefono o unit in sala conferenze. Hangouts offre la possibilit di condividere le schermate,
assicurando una collaborazione pi efficace, oltre a chiamate vocali e messaggistica istantanea per conversazioni veloci.
Google Hangouts dispone di app dedicate per dispositivi mobili iOS e Android.

22

Documenti Google: rende possibile la collaborazione in tempo reale sui documenti, permettendo ai team di lavorare
allo stesso tempo sullo stesso materiale e completare pi rapidamente i progetti. Documenti Google supporta immagini,
tabelle, equazioni, disegni, collegamenti e altro ancora. La possibilit di inserire commenti social accelera la raccolta di
feedback e approvazioni delle persone coinvolte. Con Documenti Google i dipendenti possono modificare documenti creati
negli altri principali programmi di elaborazione di testo o convertire i pi comuni formati di documento, quali .doc, .docx e .rtf,
in Documenti Google per attivare le funzioni di collaborazione. Documenti Google funziona con o senza una connessione
Internet e dispone di app dedicate per dispositivi mobili iOS e Android.

Fogli Google: un potente editor di fogli di calcolo che consente la collaborazione simultanea. Fogli Google supporta
strumenti quali formule avanzate, grafici incorporati, filtri e tabelle pivot per ottenere nuove prospettive sui dati. Con Fogli
i dipendenti possono condividere elenchi, gestire progetti, analizzare dati e tenere traccia dei risultati in collaborazione.
Con Fogli Google possibile modificare fogli di calcolo creati negli altri principali programmi di fogli di calcolo o convertire
i pi comuni formati di foglio di calcolo, quali .xls, .xlsx e .csv, in Fogli Google per attivare le funzioni di collaborazione.
Fogli Google funziona con o senza una connessione Internet e dispone di app dedicate per dispositivi mobili iOS
e Android.

Presentazioni Google: consente ai team di creare presentazioni in piena collaborazione, con il supporto di video
incorporati, animazioni e transizioni dinamiche delle diapositive. I dipendenti possono condividere privatamente le
presentazioni con colleghi e partner o pubblicarle sul Web per mostrarle ai clienti. Con Presentazioni Google possibile
modificare presentazioni create negli altri principali programmi per presentazioni o convertire i pi comuni formati di
presentazione, quali .ppt e .pptx, in Presentazioni Google per attivare le funzioni di collaborazione. Presentazioni Google
funziona con o senza una connessione Internet e dispone di app dedicate per dispositivi mobili iOS e Android.

Moduli Google: creare moduli Web personalizzati per sondaggi e questionari diventa facile come scrivere un documento.
Moduli Google pu essere condiviso in e-mail, incorporato in un sito Web o condiviso sui canali social. Le risposte fornite
nei moduli vengono immediatamente raccolte in un foglio di calcolo e possono essere analizzate direttamente in Fogli
Google.

Google Calendar: consente ai dipendenti di gestire i loro piani, creare calendari di progetto, programmare gli incontri con
i colleghi e aggiungere risorse condivise come sale conferenze. possibile sovrapporre pi calendari per avere in un
istante una vista composita delle pianificazioni di pi persone. Google Calendar accessibile da qualsiasi dispositivo
mobile attraverso un'app calendario standard e dispone di app dedicate per dispositivi mobili iOS e Android.

Google Sites: i dipendenti possono creare e condividere siti Web di progetti e pagine Intranet senza alcuna competenza
di programmazione n assistenza tecnica. Con Google Sites il lavoro dei team pi semplice grazie alla possibilit di
centralizzare e organizzare documenti, calendari, video e altro. Con pochi clic i siti possono essere ottimizzati per la
visualizzazione su smartphone e tablet.

Google Apps Vault: strumento di conservazione, archiviazione ed eDiscovery di Google Apps. Google Apps Vault
consente agli amministratori IT di gestire le informazioni aziendali critiche ed essere pronti ad affrontare situazioni
impreviste quali contenziosi legali o l'abbandono di un dipendente. Pu ridurre tempi e costi associati al reperimento
delle informazioni richieste in cause legali, procedure di audit o indagini interne. Se un dipendente lascia l'organizzazione,
Google Apps Vault facilita la traccia dello stato dei progetti e delle comunicazioni in cui il dipendente era coinvolto.

Centinaia di applicazioni di terze parti: disponibili in Google Apps Marketplace, aggiungono a Google Apps funzionalit
CRM, di project management, contabilit e finanza e vendite e marketing, con strumenti che si integrano perfettamente
a Google Apps, offrendo la stessa facilit di accesso Single Sign-on (SSO).

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SICUREZZA ALL'AVANGUARDIA
Milioni di organizzazioni (inclusa Google Inc.) si affidano all'infrastruttura di Google per tenere al sicuro i dati aziendali pi
importanti. La rete di datacenter di Google progettata per garantire sicurezza, affidabilit e ridondanza ed supportata da
alcuni dei maggiori esperti mondiali in materia di sicurezza dei dati. Dal punto di vista fisico, i datacenter Google sono
strutturati in base a un modello di sicurezza a pi livelli, che include misure quali schede di accesso elettroniche
personalizzate, allarmi, barriere agli ingressi dei veicoli, recinzioni perimetrali, metal detector e biometria, mentre la
pavimentazione dotata di sistemi di rilevamento di intrusioni a laser. I datacenter di Google sono monitorati 24 ore al
giorno, 7 giorni su 7, con videocamere interne ed esterne in grado di rilevare e seguire gli intrusi. All'occorrenza, sono
disponibili registri di accesso, registrazioni delle attivit e filmati. I datacenter vengono inoltre regolarmente sorvegliati da
addetti alla sicurezza esperti che sono stati sottoposti ad attenti controlli e rigoroso addestramento. I team di Google
incaricati della sicurezza delle informazioni includono oltre 500 professionisti della sicurezza e della privacy, parte delle
divisione di progettazione e operazioni software, che monitorano reti e applicazioni per difenderle dalle minacce.
Le procedure di sicurezza di Google vengono verificate con controlli indipendenti di terze parti. Per dimostrare la conformit
con gli standard di sicurezza del settore, Google ha richiesto e ottenuto certificazioni di sicurezza quali la certificazione ISO
27001 e i report di audit SOC 2 e SOC 3 di tipo II. Google Apps inoltre in grado di supportare la conformit all'Health
Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) degli Stati Uniti per i clienti con tale esigenza. Google inoltre titolare
della certificazione US-EU Safe Harbor e offre la possibilit di includere articoli modello nei contratti come ulteriore mezzo di
conformit con la direttiva europea in materia di protezione dei dati.
AFFIDABILIT, GARANZIA DI TEMPI DI ATTIVIT E SUPPORTO
Il Contratto sul livello dei servizi (SLA) di Google garantisce la disponibilit di Google Apps per almeno il 99,9% del tempo
e la cronologia delle prestazioni del sistema mostra livelli di disponibilit notevolmente superiori a tale soglia. Google fornisce
ai clienti supporto di livello aziendale, inclusa l'assistenza telefonica 24 ore al giorno, 7 giorni su 7, per i problemi
amministrativi critici.
Ulteriori informazioni su Google Apps for Work sono disponibili all'indirizzo google.com/apps.

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Appendice A: Descrizione dell'organizzazione composita


Ai fini del presente studio TEI, Forrester ha creato un'organizzazione composita allo scopo di illustrare i vantaggi
e i costi quantificabili derivanti dall'implementazione di Google Apps for Work. L'organizzazione composita destinata
a rappresentare una societ multinazionale di servizi B2B con $ 4 miliardi di reddito annuo. Avendo sedi in tutto il mondo,
l'organizzazione composita conta 12.000 dipendenti distribuiti a livello internazionale nei vari uffici e sul campo. La societ
intende migliorare collaborazione e innovazione. Ha bisogno di rinforzare lo spirito di corpo e il senso di appartenenza dei
dipendenti per migliorare i propri prodotti e l'esperienza dei clienti. L'organizzazione composita ha 10.000 utenti di Google
Apps for Work.
Con l'acquisto di Google Apps for Work, l'azienda composita si pone gli obiettivi seguenti:

Migliorare collaborazione e comunicazione interne.

Incrementare produttivit e mobilit dei dipendenti.

Ottenere una riduzione dei costi dell'IT.

Ai fini dell'analisi, Forrester presuppone che l'organizzazione composita disponga di 100 server locali legacy per i servizi
email e di archiviazione attualmente in uso e che sar in grado di dismetterli una volta eseguita la migrazione nell'ambiente
cloud di Google Apps. Inoltre, Forrester presuppone che 400 responsabili viaggino per scopi di formazione e valutazione
della forza lavoro dell'organizzazione composita.
PRESUPPOSTI DELLA STRUTTURA
Nella Tabella 13 sono indicati i parametri utilizzati da Forrester per questa analisi.
Il tasso di sconto utilizzato nei calcoli di VA e VAN il 10% e l'orizzonte temporale usato per la creazione del modello
finanziario tre anni. Le organizzazioni utilizzano in genere tassi di sconto compresi tra l'8% e il 16%, a seconda del settore.
Si consiglia ai lettori di consultare il reparto di amministrazione della propria azienda per determinare il tasso di sconto pi
appropriato da applicare.

TABELLA 13
Presupposti del modello
Rif.

Metrica

Calcolo

Valore

I1

Numero di responsabili viaggianti

400

I2

Numero di server per e-mail e archiviazione

100

I3

Telefoni di cui si pianificato il ritiro

7.800

I4

Costo medio per telefono

$ 226

I5

Retribuzione media per utente di Google Apps

I6

Oraria

Fonte: Forrester Research, Inc.

$ 93.600
$ 45

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Appendice B: Panoramica di Total Economic Impact


Total Economic Impact una metodologia sviluppata da Forrester Research che migliora i processi decisionali di un'azienda
nell'ambito della tecnologia e assiste i fornitori nella comunicazione della proposta di valore dei prodotti e dei servizi ai clienti.
La metodologia TEI aiuta le societ a dimostrare, giustificare e realizzare il valore tangibile delle iniziative IT sia alla
dirigenza sia alle principali parti interessate. Aiuta inoltre i fornitori di tecnologia ad acquisire, assistere e conservare i clienti.
La metodologia TEI costituita da quattro componenti per la valutazione del valore dell'investimento: vantaggi, costi,
flessibilit e rischi.
VANTAGGI
I vantaggi rappresentano il valore fornito all'organizzazione, IT e/o business unit, dal prodotto o progetto proposto. Spesso gli
esercizi di giustificazione di prodotti e progetti sono focalizzati unicamente sui costi IT e sulla riduzione dei costi, lasciando
poco spazio all'analisi degli effetti della tecnologia sull'intera organizzazione. La metodologia TEI e il modello finanziario
risultante danno lo stesso peso alla misurazione dei vantaggi e dei costi, fornendo un'analisi completa degli effetti della
tecnologia sull'intera organizzazione. Le stime di calcolo dei vantaggi prevedono un dialogo chiaro con l'organizzazione
degli utenti per comprendere il valore specifico creato. Inoltre, Forrester richiede che venga stabilita una precisa linea di
responsabilit tra la misurazione e la giustificazione delle stime dei vantaggi dopo il completamento del progetto. In questo
modo viene garantito che le stime dei vantaggi siano direttamente collegate ai profitti.
COSTI
I costi rappresentano l'investimento necessario per acquisire il valore, o i vantaggi, del progetto proposto. Il reparto IT o le
business unit potrebbero sostenere costi sotto forma di ore lavoro, consulenze o materiali. Nei costi sono considerati tutti gli
investimenti e le spese necessari per fornire il valore proposto. Inoltre, la categoria di costo in TEI tiene conto di eventuali
costi incrementali rispetto all'ambiente esistente dei costi correnti associati alla soluzione. Tutti i costi devono essere legati
ai vantaggi creati.
FLESSIBILIT
Nella metodologia TEI i vantaggi diretti rappresentano una parte del valore dell'investimento. Bench i vantaggi diretti
possano in genere essere il modo principale per giustificare un progetto, Forrester ritiene che le organizzazioni debbano
poter misurare il valore strategico di un investimento. La flessibilit rappresenta il valore che possibile ottenere per
futuri investimenti aggiuntivi integrati basati sull'investimento iniziale gi effettuato. Ad esempio, un investimento
nell'aggiornamento di una suite per la produttivit dell'ufficio applicato a tutta l'azienda pu potenzialmente aumentare la
standardizzazione e l'efficienza, nonch ridurre i costi delle licenze. Tuttavia, una funzionalit di collaborazione incorporata
pu tradursi in una maggiore produttivit dei lavoratori, se attivata. La collaborazione potr essere utilizzata solo con un
investimento aggiuntivo in termini di formazione. La possibilit di acquisire tale vantaggio ha tuttavia un valore attuale che
possibile stimare. Il componente della flessibilit della metodologia TEI acquisisce tale valore.
RISCHI
I rischi misurano l'incertezza delle stime di vantaggi e costi contenute nell'investimento. L'incertezza viene misurata in
due modi: 1) la probabilit che le stime di costi e vantaggi rispecchino le proiezioni originali e 2) la probabilit che le stime
vengano misurate e registrate nel tempo. I fattori di rischio della metodologia TEI si basano su una funzione di densit di
probabilit nota come "distribuzione triangolare" dei valori immessi. Come minimo, vengono calcolati tre valori per stimare il
fattore di rischio per ogni costo e vantaggio.

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Appendice C: Glossario
Ritorno sugli investimenti (ROI): misura dell'utile previsto di un progetto in percentuale. Il ROI viene calcolato dividendo
i vantaggi netti (vantaggi meno costi) per i costi.
Tasso di sconto: tasso d'interesse utilizzato nell'analisi del flusso di cassa per tenere conto del valore temporale del
denaro. Le aziende impostano il proprio tasso di sconto in base al settore aziendale e all'ambiente d'investimento specifici.
Forrester presuppone un tasso di sconto annuo del 10% per questa analisi. Le organizzazioni utilizzano in genere tassi di
sconto compresi tra l'8% e il 16%, a seconda del settore. Si raccomanda ai lettori di consultare la propria organizzazione per
determinare il tasso di sconto pi appropriato da utilizzare nell'ambiente specifico.
Tempi di recupero dell'investimento: punto di pareggio di un investimento. Il punto nel tempo in cui i vantaggi netti
(vantaggi meno costi) equivalgono all'investimento o costo iniziale.
Valore attuale (VA): valore corrente o attuale delle stime di costi e vantaggi (attualizzate) dato un tasso di interesse (tasso
di sconto). Il VA di costi e vantaggi alimenta il valore attuale netto totale dei flussi di cassa.
Valore attuale netto (VAN): valore corrente o attuale dei flussi di cassa netti futuri (attualizzati) dato un tasso d'interesse
(tasso di sconto). Un valore VAN di progetto positivo indica in genere che l'investimento deve essere effettuato, a meno che
altri progetti abbiano VAN pi elevati.
NOTA SULLE TABELLE SUI FLUSSI DI CASSA
Di seguito viene riportata una nota sulle tabelle sui flussi di cassa utilizzate in questo studio (vedere la tabella di esempio di
seguito). La colonna dell'investimento iniziale contiene i costi sostenuti al tempo 0 o all'inizio dell'Anno 1. Tali costi non sono
attualizzati. Tutti gli altri flussi di cassa degli anni 1-3 sono attualizzati in base al tasso di sconto (indicato nella sezione
Presupposti della struttura) alla fine dell'anno. Il valore attuale (VA) viene calcolato per ogni stima totale di costi e vantaggi.
Il valore attuale netto (VAN) non viene calcolato fino alle tabelle di riepilogo e rappresenta la somma dell'investimento iniziale
e dei flussi di cassa attualizzati per ogni anno.
Le somme e i calcoli del valore attuale nelle tabelle Vantaggi totali, Costi totali e Flusso di cassa potrebbero non riportare il
risultato esatto, che potrebbe essere stato arrotondato.

TABELLA [ESEMPIO]
Tabella di esempio
Rif.

Metrica

Fonte: Forrester Research, Inc.

Calcolo

Anno 1

Anno 2

Anno 3