Il Business Plan

 Il "business plan" è un documento che sintetizza i contenuti e

le caratteristiche di un progetto o di un’idea imprenditoriale.

 E’ uno strumento di gestione fondamentale, un documento

programmatico, strategico e analitico dalle molte e differenti
finalità: ha una funzione interna, ossia per la pianificazione e
gestione aziendale; ma anche una funzione esterna, allo
scopo di presentare il progetto a terzi.

 E’ un documento dinamico, che deve essere verificato

costantemente, modificato ed aggiornato.
 La nascita di una nuova attività imprenditoriale, di un
progetto aziendale o di un’idea creativa deve essere
sostenuta da uno studio o da un'analisi di fattibilità in grado
di fornire una serie di dati sui quali tracciare delle linee guida
per la costituzione dell'attività.

 L’”evento” è da considerarsi alla stregua di un progetto e

come tale la sua sostenibilità dovrà essere valutata e
verificata fornendo delle risposte a delle domande risolutive,
che determineranno i capisaldi del Business Plan.
 Di seguito una possibile serie di domande cui
rispondere:

1. Che tipo di evento si vuole realizzare?

2. In che modo l’evento andrà a posizionarsi all’interno dello
scenario competitivo?
3. Quali sono le caratteristiche distintive dell’evento?
4. A chi è rivolto l’evento?
5. Dove e quando si svolgerà l’evento?
6. È ipotizzabile vendere ad altri soggetti alcune parti dell’evento?
 Un business plan da presentare può schematicamente essere
suddiviso in due “sezioni”: una con contenuti qualitativi (descrittivi)
ed una con contenuti quantitativi (su base di dati).

1. Sezione Qualitativa:

◦ Descrizione sintetica del perché si intende realizzare l’evento ed una

illustrazione dello stesso, facendo leva sul motivo per il quale lo si
ritiene innovativo e appetibile, non tralasciando di indicare “dove” e
“quando” si svolgerà.
◦ Delineazione del target obiettivo dell’evento.
◦ Presentazione della società e del team che prenderà parte alla
realizzazione dell’evento, illustrando le competenze e le esperienze
professionali pregresse e i ruoli nella nuova iniziativa.
◦ Presentazione del programma provvisorio e dello schema di attività, ivi
comprese le eventuali iniziative accessorie e collaterali (inaugurazione,
fuori Salone, cena di gala, etc.).
2. Sezione Quantitativa:

◦ Analisi accurata dei competitor, accompagnata da uno studio più

generico dell’ambiente e del contesto in cui andrà a posizionarsi l’evento
proposto, evidenziando quelli che sono gli eventuali punti di forza e di
debolezza dell’iniziativa (SWAT analysis).
◦ Efficace strategia di marketing per far affermare il progetto, cercando di
essere in grado di fare emergere il bisogno e la capacità di soddisfarlo
con la propria idea. Sarà, quindi, necessario ovviamente prendere in
considerazione le analisi di settore e di mercato e andare pertanto a
definire le cosiddette leve del Marketing Mix.
◦ Descrizione di un piano di comunicazione e promozione, ancorché
provvisorio, articolato nelle fasi Pre – Post – Fine evento e fondamentale
per far conoscere liniziativa: quali canali e mezzi saranno utilizzati.
◦ Presentazione di un piano di vendita, necessario per tutti quegli eventi
che prevedano voci di ricavo (biglietteria, presenza fieristica): occorrerà
esplicitare i prezzi dei biglietti e le tariffe per gli espositori.
◦ Presentazione di un piano di sponsorizzazione provvisorio, contenente
l’indicazione dei potenziali soggetti (aziende, Istituzioni) che si vuole
coinvolgere nell’evento.
◦ Descrizione di un piano degli allestimenti base, in relazione alle sale,
spazi e luoghi in cui avvengono spettacoli, incontri, presentazioni,
nonché illustrazione delle possibili soluzioni espositive.
◦ Illustrazione di un piano operativo che esprima le modalità di
realizzazione, di organizzazione pratica e procedurale necessarie alla
buona riuscita dell’evento.
◦ Presentazione del budget dell’evento, con una sintetica descrizione dei
costi e dei ricavi. Aspetto, quest’ultimo, determinante in quanto sarà
utile per capire quale investimento è necessario per la realizzazione
dell’evento, quali profitti (in caso di manifestazione a scopo di lucro) si
possono realizzare e quali coperture finanziarie sono necessarie.
 Il business plan deve essere scritto con un linguaggio chiaro ed
essenziale, e deve essere sintetico e pertinente.
 Quando si parla di dati, è opportuno utilizzare tabelle e grafici.
 Se alcune analisi richiedessero una spiegazione troppo lunga, è
preferibile redigere un apposito documento allegato. 
 Usare uno stile di scrittura professionale e puntuale, controllare che i
numeri presentati quadrino e non lascino dubbi, organizzare il testo
in modo chiaro, consequenziale e lineare, porre attenzione agli
errori ortografici, grammaticali o di punteggiatura.
 Avere un buon business plan è quindi fondamentale al
momento della ideazione di un evento ma anche nel corso
della sua gestione.
 Può essere utile sia da presentare ad altri attori se siamo alla
ricerca di finanziamenti o di nuovi soci, sia a noi stessi per
farci un’idea sul nostro progetto, sui suoi punti di forza e
sulle criticità che dovremo affrontare.
 Grazie per l’attenzione

Una presentazione a cura di Valentino Macri

(agosto 2017)