Quaderni

1
16
12 aprile 2012
APPUNTI
DIGITALI






















Progetti, project management e strumenti
La corretta ed efficiente gestione di un progetto, non solo contribuisce ad ottenere
risultati migliori nel rispetto dei tempi ma costituisce, per linsieme delle informazioni e
documenti collegati, un patrimonio di conoscenze dal quale attingere a piene mani
per i progetti futuri.

E non neanche detto che, parlando di progetti, si debba solo pensare ad attivit di
progettazione e realizzazione in campo tecnico come opere civili, complessi sistemi
informativi e informatici, ecc. Una campagna di comunicazione o di marketing, la
definizione dello sviluppo di un nuovo prodotto o servizio sono altri esempi di
progetti nei quali una gestione ben pianificata e controllata certamente ne possono
aiutare la riuscita. E neppure si deve pensare che solo con un grande numero di
risorse coinvolte nel progetto possa aver senso fare proect management.

!ella pratica per un singolo progetto significa"
definire e fissare le informazioni generali, un budget economico e le possibili
criticit e rischi
individuare i gruppi di attivit e le sottoattivit
stabilire la durata e le relazioni tra le attivit #quelle che possono procedere in
parallelo, quelle che non possono iniziare o finire se non in relazione ad altre$
fissare vincoli temporali e punti di controllo #gates%milestones$
assegnare al progetto e alle attivit le risorse di lavoro #umane, mezzi, servizi, ecc$
raccogliere la documentazione relativa alla conduzione ed ai risultati del
progetto
Contenuti:

Progetti, project maagement e strumenti
Ma i progetti da dove nascono ?
Limportanza della continuit
Conclusioni


Idea Management & Project
Management: connubio
dellinnovazione




















Project
Management:
efficacia,
efficienza e un
patrimonio di
conoscenze






Gli elementi
principali di un
singolo
progetto



ing. &oberto 'allerani



(rima dellavvio occorre poter simulare e verificare il carico delle risorse impiegate
#persone, macchinari, serviai, ecc$ per valutare situazioni di sovraccarico e criticit e
poter rapidamente prendere decisioni per modificarne la pianificazione.

)urante lo svolgimento del progetto limpegno delle risorse deve poter essere
raccolto e registrato a consuntivo #ore di lavoro, di impiego di macchinari, consumo di
servizi o altre risorse, ecc$, per consentire al meglio un con!ronto con "uanto
preventivato e valutare le eventuali azioni correttive da adottare. *uesti stessi dati
trasmessi allE&( aziendale possono essere utilizzati a livello di contabilit analitica e
dalle componenti di elaborazione paghe e compensi di dipendenti e collaboratori.

+ conclusione del progetto tutte le informazioni raccolte costituiscono la base per
valutazioni di profittabilit o meno e, allo stesso tempo, rappresentano e contengono
una conoscenza storica di svolgimento, tempi, costi e ricavi, eventualmente utile per
altri !uturi progetti simili.

,ra poich la storia dellattivit di una pubblica amministrazione, unimpresa, una
societ di ingegneria o anche di un piccolo gruppo di professionisti si sviluppa
attraverso un intreccio di progetti tra loro spesso relazionati o aggregabili anche a
distanza di tempo, oltre a ragionare a livello di singolo progetto utile poter operare
su un raggruppamento di progetti, aggregati e aggregabili per lanalisi, nel tempo e in
tempi diversi, in modo differente.
#igura
#igura 1









Simulare,
verificare,
valutare,
prendere
decisioni












Confrontare
preventivo e
consuntivo e
disporre della
conoscenza
storica dei
progetti passati


$
ing. &oberto 'allerani

Un esempio pu- essere il caso di un progetto di marketing finalizzato a studiare il
mercato per un determinato prodotto, seguito poi a distanza di tempo da un progetto
per lo studio e lingegnerizzazione del prodotto e infine da uno per il lancio in
produzione.

.re progetti nati e gestiti distintamente in successione che per- poi utile poter
aggregare per effettuare valutazioni complessive in termini economici e di impegno
delle risorse impiegate attraverso degli appositi /cruscotti0.

1n altri casi potrebbe risultare utile raggruppare distinti progetti di marketing in un
determinato settore o distinti progetti di ricerca e sviluppo per una linea di prodotti,
al fine di effettuare valutazioni aggregate in grado di ampliare la visione tecnico2
economica.

1n questo caso si parla di Portfolio Project Management #((3$ come capacit di
andar oltre i singoli progetti consentendo, attraverso laggregazione dinamica, di
comporre scenari complessivi pi% ampi modificabili in qualsiasi momento in fase di
pianificazione, di svolgimento e di analisi storica.

1n questo viene ovviamente in aiuto il soft4are che, nelle situazioni pi5 semplici di
singolo progetto, pu- anche essere open source come ad esempio OpenProj
#http"%%sourceforge.net%proects%openpro% $ disponibile come soft4are client su tutte
le principali piattaforme #6indo4s, 3ac, Linu7$, oppure ClockingIt
http"%%444.clockingit.com%$utilizzabile come servizio in /cloud0 via internet.

(er la gestione ((3 sono invece necessarie applicazioni o servizi generalmente pi5
articolati e, normalmente, proprietari. Esempi possono essere la suite CA CLARITY
PPM #http"%%444.ca.com%us%products%detail%ca2clarit82ppm.asp7$ o le soluzioni di
PRO!CTO"!CT# #http"%%444.proectobects.com% $in una fascia di costi medio alta
oppure, in una pi5 economica, altre soluzioni come ad esempio IMPROLITY PPM
#http"%%improlit8.com $
Ma i progetti da dove nascono ?
La risposta sembra talmente ovvia da far apparire stupida la domanda. 9i dir da
esigenze, richieste, la volont di realizzare opere, prodotti o servizi per il mercato, ecc.
La lista potrebbe essere assai lunga, perch: tante possono essere le ragioni che
inducono un gruppo o unorganizzazione ad intraprendere un progetto il quale, si
badi bene, non nemmeno necessario che sia sempre a fini di profitto.
#igura $












Aggregare
dinamicamente
diversi progetti
e analizzarli



























Progetti e Idee


&
ing. &oberto 'allerani

9e, alla domanda, volessimo sostituire la lunga lista di possibili risposte, allora
potremmo dire" $%&& nascono dalle idee'&

1dee singole, idee di gruppo che si sviluppano attraverso lo scambio e la
fertilizzazione incrociata, che spesso si manifestano come suggerimenti dimessi e altre
volte come critiche feroci e che si trasformano, nel tempo, in una graduale presa di
coscienza che porta a introdurre su di esse dei criteri di valutazione, per poi arrivare a
prendere, in taluni casi, la decisione" trasformare lidea in un progetto.

E se vero che la storia dimostra che le pi5 grandi invenzioni sono state partorite dalla
mente di un singolo o di pochi, anche altrettanto vero che questi singoli erano e
sono figli di una cultura che si sviluppa meglio quando c il confronto, lo scambio e la
contaminazione di diversi punti di vista.

)unque pensare genera idee e farlo insieme aiuta ognuno di noi a produrne di pi5 e
di migliori. 9e creiamo le condizioni perch: in molti, insieme, si possa generare idee
allora assai probabile, quasi certo, che in uneconomia di scala della /co2ideazione0
nascano alcune idee talmente utili e, a volte geniali, da trasformarle naturalmente in
progetti realizzativi.

.uttavia il processo di /co(ideazione0 non semplice da gestire e, se lasciato
completamente libero, genera una proliferazione di rami, varianti, sovrapposizioni
che se risultano utili in fase iniziale di libera partecipazione e contaminazione culturale
reciproca di un gruppo di persone, poi ne rendono assai difficoltosa lanalisi e la sintesi
degli elementi che possono portare a delle conclusioni pratiche.

*uindi se, come nel caso di unimpresa, lobiettivo della facilitazione delle idee lo
sviluppo di iniziative di business concrete, il processo deve essere governato
secondo uno schema #un /4orkflo40$, ad esempio"
#igura &








Ideazione
come prodotto
di gruppo




























Co-ideazione

&

Governo della
co-ideazione


'
ing. &oberto 'allerani


,gnuno dei passi del processo ha caratteristiche e attori precisi.

1n fase di /inserimento ) discussione0 tutti i partecipanti inseriranno le loro idee e
commenteranno quelle degli altri, esprimendo anche con semplici criteri, come ad
esempio mi piace%non mi piace, un voto, ecc il loro gradimento o meno. *uesta fase
sostanzialmente analoga a ci- che si pu- ottenere su di un gruppo di discussione in
un social net4ork ben moderato, ed inizieranno ad emergere alcune idee sulla
semplice base del numero di commenti ricevuti e dellindice di gradimento.

;on i /criteri valutazione0 figure aziendali abilitate potranno introdurre elementi
strutturati di valutazione delle idee generate, ad esempio basati su elementi
economici o di carattere qualitativo. 1l processo di emersione delle idee migliori
opportuno che sviluppi in linea con gli obiettivi stabiliti sin dallinizio.

;on la fase /decisioni ) scelta0, sulla base dei criteri di valutazione e degli indici di
gradimento manifestati, figure aziendali abilitate procederanno nella selezione e
scelta delle idee da trasformare in progetti.

1n ultimo per le idee migliori prodotte e quelle promosse a progetti potr essere
applicata una forma di riconoscimento agli ideatori, da stabilire ed indicare con
trasparenza prima dellinizio del processo di co2ideazione.

1l processo di ideazione, in unottica finalizzata a generare progetti, viene poi
usualmente organizzato in /campagne0. ,gni campagna diventa il /contenitore0 di
tutte le idee generate finalizzate ad un predeterminato obiettivo.

;ome per il ((3
anche in questo
caso essenziale
lausilio di un
apposito soft4are di
/idea
management0, per
coordinare le varie
fasi e svolgere i
singoli passi di
gestione e
monitoraggio.

1mportanti risultano
anche la capacit del
sistema di sapere
individuare
situazioni di
#igura (
#igura '




















Co-ideazione
organizzata















Idea
Management e
software














(
ing. &oberto 'allerani
sovrapposizione e duplicazione delle idee proposte, valutare il meglio possibile il
)sentiment* dei partecipanti, andando oltre al semplice conteggio di commenti e
indici di gradimento. + questo scopo grandi passi avanti sono stati fatti attraverso
lapplicazione di algoritmi e !unzioni di tipo semantico, in grado di aiutare nella
classificazione dei contenuti oltre il semplice conteggio di parole e frequenza di
apparizione.

1l partecipante sulla propria pagina personale deve poter avere unimmediata vista
delle idee principali inserite e dei propri contributi.

Un semplice cruscotto deve consentire limmediata interpretazione dello stato delle
idee di una campagna e delle fasi del processo attraverso cui si sviluppa.

+ltri cruscotti devono riassumere la situazione complessiva della campagna o di
gruppi di campagne, fornendo informazioni di sintesi in grado di far apprezzare in un
colpo docchio lo sviluppo ed i risultati.

Un sistema di noti!iche interno deve mantenere tutti i partecipanti informati sullo
stato di avanzamento dellideazione, dai primi inserimenti di idee alla scelta ed ai
riconoscimenti.
#igura +
#igura ,

Riconoscimento
di idee
duplicate,
sentiment dei
partecipanti









Cruscotto della
campagna















Statistiche della
campagna

















+
ing. &oberto 'allerani
Limportanza della continuit -
!elle pagine precedenti stato dipinto uno scenario di continuit tra )idea
management* e )project management*. La capacit di analizzare portafogli di idee
e progetti costituisce quindi un fattore importante per comprendere al meglio le
dinamiche di sviluppo di ideazione e progettazione al fine di misurarne i risultati e
migliorarle nel tempo. 1 cruscotti riassuntivi per idee e progetti, combinati insieme,
utile che forniscano riassunti ed aggregazioni tra campagne di idee e progetti ad esse
correlati, per consentire analisi che possano coprire lintero ciclo, dallideazione alla
realizzazione.

Conclusioni
*uesto breve articolo iniziato parlando di proect management per poi arrivare alle
idee, principale fonte e stimolo. &imettendo in ordine di svolgimento quindi ovvio
che il processo, nella sua interezza, si realizza a partire dalla capacit di promuovere,
facilitare, sviluppare e gestire le idee di unorganizzzazione, arrivando a trasformarle
in progetti da condurre con metodo e capacit di analisi e sintesi delle informazioni e
dei documenti correlati.

,ggi, parlando sempre pi5 di innovazione e capacit di creare con efficienza /cose
nuove0 o /fare cose vecchie in modo nuovo0, essere in grado di condurre con efficacia
e continuit lintero processo che va dalla /co2ideazione0 alla /co2progettazione0, pu-
essere una delle chiavi di successo per imprese e organizzazioni.


Le copie dello schermo delle figure <, =, >, ?, @ sono state tratte dalle applicazioni
13(&,L1.A ((3 e 13



#igura .












La continuit di
Idea
Management &
Project
Management














insieme
chiave
dellinnovazione

















,
ing. &oberto 'allerani



/ltri articoli o ri!erimenti dellautore sullargomento:

LBinnovazione sostenibile #e2book$
http"%%444.gallerani.it%4ordpress%4p2content%uploads%<CDD%CD%E2book2&'allerani2
1nnovazione2sostenibile.pdf

Eiducia e idee fanno impresa e creano rete, opportunit e
valore
http"%%444.gallerani.it%4ordpress%FpG?D@

(31" fare rete una necessit non rinviabile
http"%%444.gallerani.it%4ordpress%FpG>HI

1 doveri #di fronte a se stesso$ del ;ommittente
http"%%444.gallerani.it%4ordpress%FpG>J@

1;. e organizzazione" innovazione flessibile, graduale ed
economica
http"%%444.gallerani.it%4ordpress%FpG>DD

/lcuni esempi di soluzioni di idea management:

0nnovation suite di 1rightidea
http"%%444.brightidea.com%products2suite.bi7

0nnovation portal Cognistreamer
http"%%444.innovationportal.eu%en%productsKinnovationportal.html

2oluzioni di cro3ds innovation di 2pigit
http"%%444.spigit.com%solutions%products

2oluzioni di 1rainban4
http"%%444.brainbankinc.com%

#unzioni di co5ideazione nella piatta!orma C/ Clarit6
http"%%444.ca.com%us%products%detail%ca2idea2vision.asp7

0deascale
http"%%ideascale.com

2oluzioni integrate di 0dea Management e PPM di 0mprolit6
http"%%444.improlit8.com%
7abella 1


.
ing. &oberto 'allerani
1dea management, creativit, innovazione e invenzione
http"%%444.gallerani.it%4ordpress%FpGJ><

1l futuro #prossimo$" dai social media alla collaborazione
globale
http"%%444.gallerani.it%4ordpress%FpGJI?

;loud computing" luci e ombre
http"%%444.gallerani.it%4ordpress%FpGJIC

9ocial ;&3" social net4orks e ;&3
http"%%444.gallerani.it%4ordpress%FpGI?=

/;ollaboration .ools0" lunione fa la forza
http"%%444.gallerani.it%4ordpress%FpG==C

1nnovazione flessibile e graduale
http"%%444.gallerani.it%sito%innovare2si2ma2con2flessibilita2gradualita2ed2alle2migliori2
condizioni%


18
ing. &oberto 'allerani





















9uaderni D> D< +(&1LE <CD<
Iscrizione all'Albo degli Ingegneri della provincia di Bologna, n. 4421-A
Email: roberto.gallerani@ordingbo.it - Mobile: +39 339 5003435 - http://www.gallerani.it
Via Berlinguer n. 1 - 40024 Castel San Pietro Terme - BO
i n g. &obe r t o 'a l l e r an i
a partire dal DH@I, nella (31, ha maturato esperienze nella conduzione di attivit nelle seguenti aree"

Esame delle esigenze, valutazione, selezione, avviamento di soluzioni:

Gestione elettronica dei documenti
Fattura elettronica e conservazione sostitutiva
Acquisizione dei documenti cartacei con riconoscimento del tipo di documento ed estrazione automatica
delle informazioni
Enterprise 2.0: strumenti per la collaborazione, l' "Idea Management" e il Project Management
BPM: Business Process Management (workflow e processi assistiti di trattamento dei documenti)
CRM: Customer Relationship Management
Integrazione di ERP e CRM con sistemi di gestione documentale
CMS: Content Management Systems per la gestione di contenuti/portali aziendali
Sistemi informativi tecnici CAD 2D/3D, PDM/PLM con integrazione ai componenti di produzione, nel
settore manifatturiero meccanico

Esame delle esigenze, valutazione e individuazione delle soluzioni hardware e software per l adaptive enterprise
e la business continuity:

Architetture di elaborazione in cluster
Virtualizzazione e consolidamento
Storage Area Network, Network Attached Storage, Tape Libraries e backup
Sistemi di monitoraggio di reti di comunicazione ed elaborazione
Sicurezza e sistemi di sicurezza a livello di comunicazioni ed applicativi
Collocazione in data center di sistemi ed Application Service Provisioning
Analisi dei rischi legati alla stilazione del DPS

Studio, progettazione e direzione dello sviluppo di sistemi:

Electronic Document Management
Product Data Management / Product Lifecycle Management
Gestione delle funzioni pre-vendita e post-vendita nel settore manifatturiero meccanico
Database di sintesi per il supporto alle decisioni in area CRM
Gestione dei processi di formazione aziendali

Progetti speciali

Gestione del progetto software di acquisizione e archiviazione dei dati di esercizio, l'analisi statistica ed il
controllo di macchine per il confezionamento di prodotti nel settore farmaceutico.
Gestione del progetto software di sistemi di supporto alla progettazione ed alla documentazione di
componenti per l'edilizia (dimensionamento strutturale dei componenti, generazione automatica dei disegni
esecutivi 2D e della relazione per il Genio Civile)
Analisi e progettazione del sistema di pianificazione della produzione di una primaria azienda manifatturiera
del settore tessile