Corso di

Addetto/a alla segreteria 1

Back office
I compiti di back office riguardano la gestione dei documenti,
l’organizzazione e archiviazione degli stessi, sia a livello cartaceo
che digitale.
Inoltre riguarda la redazione dei documenti e del registro
chiamate, quindi è essenziale l’utilizzo di software di
videoscrittura e di elaborazione dei dati.
La segreteria è quindi responsabile della correttezza di questi
documenti.

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Un/a segretario/a deve essere educata alle abilità necessarie per
questo lavoro, quindi è importante che sia abile nella dattilografia, ma
che abbia anche conoscenza della scrittura e della gestione dei dati,
per la preparazione e archiviazione dei documenti.
L’abilità di organizzare le attività dell’agenda è una caratteristica
importante. Un addetto/a alla segreteria deve infatti tenere traccia dei
progetti e delle attività, prenotare appuntamenti, prenotare eventuali
viaggi o spostamenti, organizzare le attività prioritarie e quelle future.

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Deve quindi essere capace di definire ed aggiornare il calendario,
predisporre gli strumenti organizzativi per le riunioni, saper
ricercare le informazioni necessarie per la redazione dei
documenti o per l’organizzazione delle trasferte, gestire i dati e le
attrezzature e strumenti di ufficio.

Se nel caso del front office è importante saper gestire la

comunicazione interpersonale, in questo caso risulta rilevante
invece l’istruzione e l’educazione in ambito amministrativo.

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Organizzare riunioni ed eventi
Può essere assegnato ad un addetto alla segreteria anche il
compito di organizzazione di eventi e riunioni.

Nel caso di eventi o riunioni online, ci sono molti strumenti per

realizzare riunioni online con più persone, anche gratuiti.
Tra quelli più utilizzati abbiamo Google Meet, offerto da Google
che permette riunioni fino a 250 partecipanti.
https://meet.google.com/
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Anche Skype è uno strumento molto utilizzato per le videochiamate e
non è necessario registrarsi:
https://www.skype.com/it/

Microsoft offre uno strumento per le videoconferenze che è Teams:

https://www.microsoft.com/it-it/microsoft-teams/free
In questo caso la versione gratuita ha delle limitazioni sull’orario e sul
numero di partecipanti.

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Per organizzare al meglio un incontro è bene innanzitutto preparare
un’agenda dettagliata degli argomenti da affrontare.
Stabilire un ordine del giorno mette chiarezza su quali sono le decisioni
prioritarie da prendere e quale attività sono più urgenti.

È buona norma decidere in anticipo il giorno e l’orario dell’incontro ed

avvisare tutti i partecipanti. Se l’incontro viene fissato per una data
non troppo prossima, è opportuno anche inviare delle email di
promemoria.

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Ricordate inoltre che le riunioni devono essere organizzate
compatibilmente con gli orari di lavoro. Una volta scelto il giorno
e l’ora è possibile anche caricare l’incontro sul calendario
condiviso.

Al termine della riunione potrebbe anche essere richiesto

un’email riassuntiva di riepilogo sulle decisioni prese e le attività
da svolgere.

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L’addetto/a alla segreteria può essere coinvolto anche nella
gestione degli ordini e degli acquisti, nel caso di un’azienda che si
occupa di vendita. Potrebbe dover quindi gestire non solo gli
ordini dei clienti ma anche i fornitori e la documentazione
necessarie per gestire il magazzino.
In questo caso è bene conoscere le basi della contabilità e come
gestire i documenti contabili principali.

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Ne risulta quindi che l’addetto/a alla segreteria debba possedere
buone capacità di relazionarsi con le persone, diplomazia,
problem solving, proattività, ma anche competenze basiche sul
linguaggio, dattilografia e sull’utilizzo dei software, delle funzioni
base del computer, sistemi telefonici, fotocopiatrici e fax.
Inoltre è importante anche avere abilità in gestione del tempo e
delle attività, capacità organizzative, puntualità, saper lavorare in
multitasking.

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Per essere efficiente è bene riuscire ad anticipare i bisogni del proprio
capo e del cliente, controllare sempre l’agenda e il calendario per nuovi
appuntamenti, controllare frequentemente le attività da svolgere e
stare sempre un passo avanti al datore di lavoro.
Cercare sempre di migliorare le proprie competenze soprattutto in
ambito tecnologico, che è in continua evoluzione.
Ultimo, ma non meno importante, la cordialità e la professionalità.
Il cliente che viene a contatto con una segreteria stanca, irritata e poco
incline a risolvere i problemi, recepisce subito il clima di negatività e
questo può danneggiare l’immagine dell’azienda.

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Fine Lezione

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