La parola ai clienti
PUBLIC SECTOR
Mettere al centro il lavoro
del dipendente pubblico
I dipendenti della Regione Veneto dispongono di un
nuovo ambiente virtuale basato su tecnologia Microsoft,
dove possono archiviare e ricercare informazioni,
personalizzare le differenti aree di lavoro, dialogare
e svolgere la propria attività al servizio dei cittadini
nel modo più efficiente ed efficace possibile. La rete
intranet, attivata dalla Direzione Sistema Informatico,
è di ultima generazione: a fianco dei servizi tradizionali,
e dell’integrazione con Office, presenta anche nuove
funzionalità del Web 2.0. Utilizzata da 3.500 utenti
dislocati in 70 sedi aiuta a diminuire l’uso della carta
e valorizza le competenze dei dipendenti e delle singole
unità organizzative.
Messaging
& Collaboration
“La tecnologia Microsoft consente
di arricchire e personalizzare il portale
con strumenti di comunicazione
integrata o sviluppare mesh-up
di applicazioni di nuova generazione,
tipiche del Web 2.0”.
Gianluigi Cogo
Direzione Sistema Informatico e Responsabile
delle architetture Web innovative
Regione Veneto
HANNO OTTENUTO
• Minore circolazione di documenti cartacei
• Diminuzione dell’uso della posta
elettronica per lo scambio documentale
• Facilitazione nella comunicazione
orizzontale via Instant Messenger
• Aumento del coinvolgimento
e della collaborazione tra dipendenti
e valorizzazione delle competenze
individuali e di gruppo
• Disponibilità dell’archivio documentale
per il lavoro in mobilità
• Possibilità di personalizzare aree
omogenee di lavoro con contenuti
e strumenti di terze parti
• Possibilità di definire una tassonomia
e un workflow per ogni procedimento
amministrativo
• Semplicità nella gestione dei profili utente
Informazioni generali
CHI
Il Veneto è una della maggiori Regioni
italiane per numero di abitanti e capacità
economica e produttiva. L’amministrazione
regionale utilizza il 13% del Pil per personale
e acquisto di beni e servizi e conta 4,8
addetti per 100 abitanti. La Giunta Regionale
si compone di 3.500 dipendenti e 11
Segreterie regionali, l’Avvocatura Regionale
e il Gabinetto del Presidente della Regione,
per un totale di circa 70 Direzioni Regionali.
Le sedi territoriali operative in Veneto
sono invece 70.
PERCHÉ
• Aumentare l’efficienza nella gestione
delle procedure amministrative interne
• Offrire ai dipendenti strumenti
per la condivisione e collaborazione
• Mantenere una forte aderenza con la
dotazione strumentale di Microsft Office
• Disporre di un ambiente software aperto
alla personalizzazione
• Migliorare la tassonomia, archiviazione
ed evidenza dei materiali documentali
• Potenziare gli strumenti di comunicazione
orizzontale sincrona e asincrona
e di ricerca delle informazioni
COME
• Attivazione di una rete intranet basata
su Windows SharePoint Services
• Integrazione di una rete extranet basata
su Microsoft Office SharePoint Portal
Server 2003
• Impiego di Microsoft Live Communication
Server e Microsoft Office Communicator
per la messaggistica istantanea
e la condivisione di applicazioni
• Integrazione di Microsoft Office 2003
e 2007
SOFTWARE E SERVIZI
• Microsoft® Exchange Server 2003
• Microsoft Live Communications Server®
• Microsoft Office Communicator®
• Microsoft Office System
• Microsoft Office SharePoint® Portal
Server
• Microsoft Windows® Share Point
Services
• Microsoft Windows Server® 2003
Le Esigenze
Una rete interna
per migliorare l’efficienza
Il Veneto è una della maggiori Regioni
italiane per numero di abitanti e capacità
economica e produttiva. Il recente Rapporto
Statistico 2007 definisce la sua
amministrazione pubblica “efficiente”
e “in grado di contenere la spesa”. Utilizza
infatti soltanto il 13% del Pil per personale
e acquisto di beni e servizi e, dal punto
di vista del pubblico impiego, conta 4,8
addetti per 100 abitanti, uno dei rapporti
più bassi d’Italia. Questi due fattori hanno
di conseguenza spinto la Regione Veneto
ad adottare politiche di innovazione
per il miglioramento dell’efficienza e della
produttività interna agli uffici pubblici.
Tra le iniziative più recenti si pone la
realizzazione di una nuova rete intranet
regionale che rispondesse alla necessità
di maggiore collaborazione interna,
condivisione delle informazioni, velocità
nella gestione dei procedimenti e
coinvolgimento del dipendente pubblico
nei processi organizzativi.
Una intranet più avanzata
e integrata ai processi
“La precedente versione di intranet
regionale”, racconta Gianluigi Cogo
della Direzione Sistema Informatico
e Responsabile delle architetture Web
innovative, “era una ‘clonazione’ di tecnologie
per Internet all’interno di una rete locale.
C’era la Bacheca, un server Web e i contenuti
venivano pubblicati manualmente attraverso
strumenti di authoring da un servizio
centralizzato. L’aggiornamento era lento:
la visibilità dei contenuti, la tassonomia
e le evidenze utili a ciascun gruppo di lavoro
erano poco sviluppate”.
Di conseguenza le principali necessità
riguardavano, da un punto di vista
tecnologico, l’impiego di strumenti innovativi
che consentissero a chi offriva contributi
e documenti di curarne anche la
pubblicazione e l’uso di nuovi sistemi
di archiviazione e ricerca documentale,
personalizzazione e facilità d’accesso
e di utilizzo.
La Soluzione
La scelta di SharePoint
Services e SharePoint
Portal Server
Per rispondere a queste necessità, la
Direzione Sistema Informatico della Regione
Veneto ha ritenuto opportuno aggiornare
l’infrastruttura informatica con l’installazione
di Microsoft Office SharePoint Portal Server
2003 e Windows SharePoint Services.
A queste due soluzioni, specifiche
per la costruzione di una nuova rete intranet
interna, ma visibile anche su rete extranet,
ha affiancato l’implementazione di una
piattaforma e strumenti per la messaggistica
istantanea e la comunicazione integrata:
Microsoft Live Communication Server
e Microsoft Office Communicator. L’insieme
di queste tecnologie ha permesso alla Giunta
Regionale di offrire a tutti i dipendenti –
circa 3.500 che operano in 70 sedi – una
nuova area di lavoro per lo scambio
di informazioni e documenti e per la
comunicazione integrata. Oggi gli spazi
predisposti con Windows SharePoint
Services rispecchiano la suddivisione
per “Direzioni” (gruppi di lavoro omogenei
che svolgono attività amministrative in ambiti
definiti) ed Enti di secondo livello che
operano su scala locale. La rete intranet
della Regione Veneto conta così circa
3.000 utenti attivi e 300 tra siti e sottositi.
Strumenti di collaborazione
per ogni area organizzativa
La ripartizione della intranet corrisponde
alla struttura organizzativa e privilegia una
suddivisione per unità operative di livello
più basso. L’accesso alla rete è immediata.
Il personale dipendente può usare le
medesime credenziali utilizzate per collegarsi
al proprio computer. “Questo è stato reso
possibile grazie all’integrazione nativa
tra Microsoft Active Directory, Microsoft
Office SharePoint Portal Server e Windows
SharePoint Services, che consente anche
la facile definizione dei permessi per i ruoli
di coordinatore, autore e lettore”, spiega
Gianluigi Cogo. All’interno delle singole
aree è consentita un’ampia varietà di
operazioni: condivisione di procedimenti,
inserimento di materiale d’archivio,
definizione di appuntamenti e scadenze,
scrittura di messaggi in bacheca, avvio
di sondaggi, partecipazione a forum
e impiego di forme di interazione
collaborativa di nuova generazione, basate
per esempio su wiki. “La tecnologia Microsoft”,
spiega Gianluigi Cogo, “consente di arricchire
e personalizzare il portale con strumenti
di comunicazione integrata o sviluppare
mesh-up di applicazioni di nuova
generazione, tipiche del Web 2.0”.
I sondaggi e i forum facilitano la
partecipazione attiva di gruppi estesi,
ma si possono pubblicare anche video,
immagini e altre tipologie di file utili
alle singole unità di lavoro.
“Le Rappresentanze Sindacali Unitarie
(RSU), hanno avviato un sondaggio
comune a tutte le Direzioni per svolgere
un’indagine sul tema dei percorsi di carriera
e sul controllo delle presenze”, afferma
Bruno Salomoni, dirigente della Direzione
Sistema Informativo della Regione Veneto.
Forte integrazione
con Microsoft Office
e minore uso della carta
Ogni Direzione gestisce la sua area
intranet, ma può consultare il materiale
comune o messo in lettura dal resto
dell’organizzazione, oppure leggere
informazioni generali (meteo, notizie
di agenzia ecc.). Una buona pratica
è la traduzione in formato digitale
e pubblicazione del BURV – Bollettino
Ufficiale della Regione Veneto – che non
viene più distribuito negli uffici in formato
cartaceo, ma offerto come documento via
intranet, determinando importanti risparmi
sui costi di stampa e distribuzione.
Un elemento di grande rilevanza è anche
la forte integrazione con applicativi della
famiglia Office. “Questo è uno dei motivi
per i quali abbiamo scelto la tecnologia
Microsoft: la fidelizzazione degli utenti
verso strumenti usati già da anni durante
il lavoro quotidiano”, precisa Gianluigi Cogo.
Gli strumenti per fare della intranet
“un’enorme scrivania collettiva” sono quelli
usati tutti i giorni: Outlook, Word, Excel
e Internet Explorer. Ma non si tratta
esclusivamente di applicativi Microsoft.
“Abbiamo integrato con facilità anche
componenti di terze parti. Il caso
più significativo riguarda l’uso di Moodle,
piattaforma di e-learning attraverso la quale
la Regione eroga corsi su come usare
al meglio la rete intranet. Microsoft
ci ha fornito tutti i learning objects e fornito
assistenza per mettere in comunicazione
Microsoft Office SharePoint Portal Server
con questo strumento. È stato un successo!”.
I Benefici
Una nuova razionalizzazione
dei processi di lavoro
I benefici derivati dalla realizzazione
di una intranet di nuova generazione
sono molteplici. “Prima si lavorava su fogli
di carta oppure si intasava l’email per fare
circolare la documentazione”, spiega Bruno
Salomoni. “Questa dinamica non è sparita,
ma è stata fortemente ridimensionata.
È aumentata inoltre la partecipazione
alla creazione di documenti: l’impegno
verso attività di gruppo è oggi superiore.
A livello di unità organizzative si è innescato
una sorta di processo di emulazione
delle pratiche migliori. Inoltre, non esiste
più il problema della condivisione dei file:
prima era locale e poco sicura, con la nuova
intranet invece è protetta poiché avviene
a livello centrale”. Tra i risultati ottenuti
spicca il maggiore coinvolgimento degli
utenti della rete e la migliore condivisione
dei documenti. I flussi di informazioni
e la tassonomia delle pratiche amministrative
sono state razionalizzate. “La definizione
dei processi può avvalersi di aree di
coordinamento omogenee. Viene, inoltre,
privilegiata una produzione bottom-up,
che parte dal dipendente pubblico
e che valorizza le sue competenze,
con il conseguente aumento della qualità
dei servizi”. Il punto di forza? L’integrazione
con la famiglia degli strumenti di Office, già
usati nel lavoro quotidiano e oggi collegati
a cartelle condivise e sistemi più efficienti
di archiviazione e document management.
Comunicazione, disponibilità
dei documenti e profilazioni
sotto controllo
La nuova intranet ha rinforzato anche la
comunicazione orizzontale. A disposizione
dei dipendenti ci sono calendari condivisi,
strumenti di instant messaging
e per l’application sharing e programmi
per inoltrare posta e avvisi. I dipendenti
con responsabilità più elevate possono
generare anche
“Prima si lavorava su fogli
di carta oppure si intasava
l’email per fare circolare
la documentazione.
Questa dinamica non è sparita,
ma è stata fortemente
ridimensionata. È aumentata
inoltre la partecipazione
alla creazione di documenti:
l’impegno verso attività
di gruppo è oggi superiore”.
Bruno Salomoni
Dirigente della Direzione
Sistema Informativo
Regione Veneto
 workflow per l’approvazione di richieste,
autorizzazioni e documenti, mentre i
lavoratori che operano in mobilità possono
usufruire di tutti i servizi grazie a un accesso
via VPN che consente la consultazione
segretaria”. In vista c’è anche un accordo
tra la Direzione Sistema Informatico e
quella delle Risorse Umane che consentirà
uno scambio più rapido di indicazioni
sulla gestione e variazione dei profili

della intranet in modalità remota. “Ognuno
ha sempre a disposizione il suo ufficio”,
dichiara Bruno Salomoni.
“Quando si spostano di ufficio o di sede
i direttori non hanno più la necessità
di interagire continuamente con la propria
Novembre 2007
di accesso alla rete. Questo velocizzerà
il lavoro di gestione delle credenziali
e consentirà una migliore analisi del
fabbisogno di ciascun dipendente rispetto
alle necessità operative e informatiche.

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