Il ruolo centrale del

records management
nell’ambiente digitale
Requisiti funzionali, modelli e standard
per la gestione documentale

Fiorella Foscarini
Firenze, 17 giugno 2008
Argomenti
z Il records management e la sua centralità oggi
z Proprietà dell’oggetto record
z Modelli concettuali (ciclo di vita – continuum)

z Analisi dei principali standard nazionali ed internazionali

per la gestione dei sistemi documentali
z DoD 5015.2-STD
z UBC-MAS Project
z Pittsburgh Project
z AS 4390
z ISO 15489
z MoReq2

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Che cos’è il records
management
z Tradizione anglosassone: records
management separato da archives
z In Italia, per lungo tempo, assenza di
riflessioni teoriche sul tema della gestione dei
documenti nella fase corrente
z Gestione documentale: controllo sistematico
sulla produzione, tenuta e utilizzo dei
documenti

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Che cos’è un record
Caratteristiche del documento archivistico (record):
z Strumento e residuo (by-product) di attività pratiche
z Rappresentazione non intenzionale di un atto/fatto Æ
Valore probatorio
z Natura ‘intrinsecamente transazionale’
z Catturato e tenuto (set aside) in un sistema
documentario per ulteriore azione o per riferimento
z Registrazione, classificazione, fascicolazione
z Comprensivo di contenuto, struttura e contesto
z Contenuto stabile e forma fissa
z Non esiste come entità isolata
z Unità archivistica: fascicolo o serie
z Document ≠ Record
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Che cos’è un record (cont.)
ª Il lavoro archivistico (incl. records management) è
altamente specialistico e si basa sulla conoscenza della
natura dei documenti e delle loro interrelazioni
z Modello del ciclo di vita dei documenti: lifecycle model
z Fase attiva (archivio corrente)
z Fase semi-attiva (archivio di deposito)
z Fase inattiva (archivio storico)
z Visione post-moderna: continuum model
z Visione inclusiva, dinamica e multidimensionale dell’archivio
z Documento come ‘costrutto’, sempre virtuale, sempre in divenire
z Molteplici relazioni contestuali che non avvengono
sequenzialmente e linearmente ma simultaneamente e
ciclicamente
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Il nuovo interesse per il
records management
z Impatto delle nuove tecnologie sull’archivio:
z Spostamento della funzione archivistica dalla fase
conservativa a quella gestionale
z Ampliamento e ripensamento dei confini disciplinari e dei ruoli
professionali (‘convergenza al digitale’)
z Concezione unitaria dell’archivio come ‘sistema documentario’
z Definizione di recordkeeping system:
z l’insieme dei documenti prodotti e/o acquisiti da un soggetto
produttore nell’esercizio delle sue funzioni
e
z il complesso dei principi, delle regole e degli strumenti che
consentono di governare il ciclo di vita dei documenti
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Il nuovo interesse per il
records management (cont.)
z Trasformazioni organizzative:
z Dinamismo, flessibilità e decentralizzazione delle attività
z Appiattimento delle strutture gerarchiche
z Razionalizzazione e formalizzazione dei processi
z Interconnessione e interdipendenza delle organizzazioni
z E-business
z Legislazione insufficiente:
z Incapace di stare al passo con gli sviluppi tecnologici
z Non è più strumento unico di normalizzazione
ª Bisogno di regole condivise per la gestione del
sistema documentario nel suo insieme
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Campi d’azione
z Identificazione di requisiti funzionali per la
gestione informatica dei documenti
z Fondamentali per lo sviluppo e implementazione di EDRMS
z Esplicitazione di modelli alla base dei sistemi
documentari per favorire coerenza e
condivisione
z Tecniche di modellazione come strumenti conoscitivi
z Promozione di standard per costruire un
linguaggio comune che faciliti lo scambio di
informazioni e tecnologie
z Favoriscono integrazione e interoperabilità tra sistemi
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Requisiti funzionali - Modelli -
Standard
z REQUISITI FUNZIONALI
z Insieme delle condizioni essenziali da soddisfare mediante
attivita’ specifiche finalizzate alla produzione di effetti significativi
nei confronti di un determinato ambiente
z MODELLI
z Rappresentazioni di oggetti/fenomeni che ne riproducono le
caratteristiche o comportamenti fondamentali in modo che questi
possano essere studiati, applicati, diffusi, condivisi
z STANDARD
z Insieme di regole stabilite da organismi nazionali o internazionali
che costituiscono riferimenti certi ed univoci. Non hanno carattere
obbligatorio. Servono per migliorare le comunicazioni, valutare la
qualità, semplificare e uniformare le attività, ecc.

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Classificazione degli standard
z Standard de iure
z Standard de facto
z Open standard

z Standard guida
z Standard di conformità

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I primi standard nazionali

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DoD 5015.2-STD
Design Criteria Standard for Electronic Records
Management Software Applications
z Prodotto dal Dipartimento della Difesa degli USA in
collaborazione con l’Università canadese del British
Columbia (1997)
z Standard di conformità
z Include procedura di certificazione per produttori di
EDRMS software
z Individuazione dei requisiti funzionali obbligatori e
opzionali per i programmi applicativi di RM
z Struttura rigorosamente gerarchica di regole e definizioni
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DoD 5015.2-STD (cont.)
Requisiti funzionali obbligatori:
z Gestione profili documenti e utenti
z Sistema di classificazione (file plan) integrato con piano
di conservazione (retention plan)
z Sicurezza (confidentiality classification, restrizioni
accesso, tracciati, log)
z Gestione vital records
z Gestione documenti indipendentemente dal supporto
(hybrid system)
z Strumenti di ricerca e recupero
z Requisiti del sistema (hardware, software, rete)
z Programma di formazione utenti
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UBC-MAS Project
Progetto dell’Università del British Columbia
(Canada) – Master in Archivistica
z 1994-1997: studio dei metodi per garantire
affidabilità ed autenticità dei documenti elettronici
utilizzando i principi dell’archivistica e della
diplomatica, opportunamente rivisitati
z Approccio teorico-deduttivo
z Uso di tecniche di modellazione (IDEF) per
rappresentare graficamente e simbolicamente
oggetti e processi
(http://www.interpares.org/UBCProject/a-0f.htm)

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Pittsburgh Project
Università di Pittsburgh (US): Functional
Requirements for Evidence in Recordkeeping

z Teoria archivistica giudicata insufficiente per la

comprensione dei sistemi documentari
‘emergenti’
z Proposta di un modello di gestione basato
sull’analisi di riferimenti normativi, casi di
eccellenza, best practice e ‘literary warrant’
z Approccio empirico-induttivo
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AS 4390
Australian Standard for Records Management
z Pubblicato nel 1996, fa parte di un set di linee guida
e norme legislative che governano il RM in Australia
z Visione del RM basata sul continuum model:
modello di gestione che nega uno sviluppo a fasi
dell’archivio
z Accento sui business, legal, fiscal requirements
z Legame accountability-recordkeeping
z Richiesta recepimento dello standard in sede ISO

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Standard internazionali per il
records management

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International Organisation for
Standardization (ISO)
z ISO nasce nel 1947 come organizzazione non
governativa
z Rete di 148 paesi
z Procedura rigorosa di redazione degli standard a
garanzia di trasparenza ed equità
z Standard de iure
z Non vincolanti; tuttavia, incidono fortemente sulle scelte di
mercato delle imprese, in virtù dell’autorevolezza della fonte
z ISO 9000 – ISO 14000: famiglie di standard per la
certificazione di sistemi di qualità e ambiente
z Gestione documentale riveste un ruolo cruciale

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ISO 15489
Information and Documentation – Records
Management

z Pubblicato nel 2001 (evoluzione di AS 4390)

z ISO 15489-1 Part 1: General (documento di indirizzo)
z ISO/TR 15489-2 Part 2: Guidelines (manuale applicativo)
z Standard guida
z Quandro di principi, criteri e regole base per il RM
z Fondato sui concetti del continuum model
z Priorità conferita alle esigenze del business
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ISO 15489-1
z Parte generale: linee guida per
z progettazione e realizzazione di un records system (non
necessariamente elettronico)
z in linea coi requisiti dettati da leggi, regolamenti, struttura
organizzativa e dal tipo di funzioni, attività e processi di cui i
documenti sono un prodotto
z definizione di linee di indirizzo (policy), procedure,
strumenti e regole pratiche per il RM
z identificazione di specifiche responsabilità per ciascuna
tipologia di utenti, interni ed esterni (stakeholders)
z creazione, acquisizione e tenuta di ‘adequate records’,
indipendentemente dal tipo di supporto e formato
z integrazione di flussi documentari e flussi di lavoro
z RM integrato nel business management

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ISO 15489-1 (cont.)
z Definizione di record:
z Informazioni prodotte, ricevute e conservate a fini
probatori e informativi (as evidence and information)
da una persona fisica o giuridica per soddisfare
obblighi legali o per lo svolgimento delle proprie
attività
z Ambito di applicazione:
z Approccio olistico (“tutto è recordkeeping”)
z In realtà, l’archives management è escluso
z Si rivolge sia a soggetti pubblici che privati
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ISO 15489-1
Principles
z Principi e componenti di un programma
generale per la gestione documentale
z Individuazione dei documenti da produrre in relazione a
ciascuna attività
z Definizione della forma e della struttura dei documenti e
delle tecnologie da utilizzare per la loro produzione
z Individuazione dei metadati da associare ai documenti e
delle loro modalità di gestione
z Determinazione dei requisiti per il recupero, uso e
trasmissione dei documenti
z Decisione del modo di organizzare i documenti in
relazione ai requisiti d’uso

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ISO 15489-1
Principles (cont.)

z Valutazione del rischio derivante dal non avere

documentazione probatoria delle attività svolte
z Mantenimento dell’accessibilità dei documenti nel tempo
z Conformità a leggi, regolamenti, standard di settore e
policy dell’organizzazione
z Garanzia della tenuta dei documenti in ambiente sicuro
e protetto
z Conservazione dei documenti solo per il tempo
necessario o richiesto
z Individuazione e valutazione delle opportunità per
migliorare efficienza e qualità dei processi, in relazione a
miglioramenti nella gestione dei documenti

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ISO 15489-1
Key-words
AUTENTICITÀ
z Un documento è autentico quando può provare
z di essere ciò che dichiara di essere
z di essere stato prodotto o inviato dal soggetto che appare
come produttore o mittente
z di essere stato prodotto o inviato al momento dichiarato

AFFIDABILITÀ
z Un documento è affidabile se
z il suo contenuto può essere ritenuto credibile come
rappresentazione completa e accurata dell’atto o fatto che
rappresenta e su cui possono fondarsi atti successivi

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ISO 15489-1
Key-words (cont.)
INTEGRITÀ
z L’integrità di un documento si riferisce al fatto di essere
completo e inalterato
z Sono consentite solo alterazioni autorizzate ed ogni
alterazione deve comunque essere esplicitamente evidenziata

USABILITÀ
z L’usabilità si riferisce al fatto che un documento può essere
rintracciato, recuperato, esibito e interpretato
z Catturare informazioni contestuali è fondamentale per
comprendere le azioni nel corso delle quali i documenti sono
stati prodotti e utilizzati
z Le relazioni dei documenti con le attività da cui derivano e dei
documenti tra loro devono essere mantenute nel tempo
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ISO 15489-1
Metadata

z Definizione di metadato:
z Dati che descrivono il contenuto, la struttura e il
contesto dei documenti e la loro gestione nel tempo
z I documenti devono essere permanentemente
associati ai loro metadati, così da garantire che
z la struttura del documento (formato e relazioni tra gli
elementi costitutivi) rimanga intatta
z il contesto giuridico-amministrativo e quello
documentario siano evidenti
z ogni alterazione sia documentata
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ISO 15489-1
RM Functions

Funzioni e processi dei sistemi di gestione

documentale
z Acquisizione (Capture)
z La decisione di cosa catturare nel sistema si basa sulla
accountability agenda dell’organizzazione
z Serve per stabilire una relazione tra documento, soggetto
produttore e contesto giuridico-amministrativo di creazione
z Registrazione
z Serve per provare l’esistenza di un documento nel sistema e per
facilitarne il recupero
z Deve essere effettuata nel momento dell’acquisizione attraverso
la memorizzazione di informazioni descrittive e di un identificativo
univoco

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ISO 15489-1
RM Functions (cont.)
z Classificazione
z Business Classification Scheme: strumento potente per il
sostegno delle attività del soggetto produttore
z Evidenzia i collegamenti tra documenti (‘vincolo archivistico’)

z Garantisce denominazione uniforme nel tempo dei documenti

z Facilita recupero dei documenti relativi a una particolare attività

z Definisce livelli di sicurezza e accesso per gruppi di documenti

z Distribuisce responsabilità di gestione per gruppi di documenti

z Assegna i documenti per azioni successive

z Determina adeguati tempi di conservazione, eliminazione o

trasferimento dei documenti

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ISO 15489-1
RM Functions (cont.)
z Memorizzazione e trattamento (Storage & Handling)
z I documenti devono essere memorizzati su supporti che ne
garantiscano usabilità, affidabilità, autenticità e conservazione
per il tempo necessario
z Queste considerazioni vanno fatte subito
z Occorre anche prevedere linee guida per la conversione da un
sistema all’altro (tramite migrazione, emulazione o ogni altra
strategia futura per ri-produrre i documenti)
z Accesso
z Regole che individuino soggetti e condizioni di esercizio del
diritto di accesso devono essere integrate nel sistema
z Devono basarsi sulla legislazione relativa a privacy, sicurezza,
libertà di informazione e consultabilità
z Ogni limitazione all’accesso deve essere monitorata ed
eventualmente modificata nel tempo
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ISO 15489-1
RM Functions (cont.)
z Tracciamento (Tracking)
z Movimentazione e utilizzo dei documenti devono essere
documentati, allo scopo di
z individuare azioni in corso
z consentire localizzazione e recupero dei documenti
z prevenire perdita di documenti
z controllare uso del sistema a fini gestionali e di sicurezza
z mantenere audit trail delle operazioni eseguite sui documenti
z identificare provenienza funzionale di ciascun documento in caso
di fusioni organizzative o migrazioni di sistemi
z Determinazione della destinazione finale (Disposition)
z Può risultare in: distruzione fisica dei documenti, estensione della
loro permanenza presso l’ufficio produttore, o loro trasferimento
in un deposito appropriato o su altro supporto
z La distruzione di documenti deve essere sempre autorizzata
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MoReq
Uno ‘standard’ europeo

Model Requirements for the Management of Electronic

Records. MoReq Specification

z 1996: DLM Forum (UE) riconosce la specifica dei

requisiti per una corretta formazione e tenuta dei
documenti all’interno di un electronic records
management system (ERMS) come uno dei bisogni
prioritari per lo sviluppo della società dell’informazione
z 2001: Pubblicazione di MoReq a cura della
Commissione Europea
z Standard de facto
z 2007-08: Revisione e pubblicazione di MoReq2
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MoReq
Caratteristiche generali:
z Scopo pratico
z Strumento di facile utilizzo per la progettazione e/o
aggiornamento di sistemi documentari elettronici, sia per il
settore pubblico che per quello privato
z Descrizione dei requisiti funzionali (obbligatori/facoltativi)
z … e di quelli non funzionali (facilità d’uso, prestazioni e
scalabilità, disponibilità del sistema, ecc.), variabili a
seconda dei contesti
z Esame dei requisiti archivistici in senso stretto (ERMS)
z … ma anche di quelli tecnologici e relativi all’information
management (EDMS, work-flow, ecc.)
z MoReq è un ‘modello’: generico, modulare
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MoReq
Per una soluzione EDMS/ERMS integrata
Sistema EDMS
Permette ai documenti di essere
modificati e/o di esistere in varie
versioni
Può consentire ai relativi produttori di
cancellare i documenti
Può comprendere alcuni controlli
finalizzati alla conservazione
Può comprendere una struttura di
memorizzazione di documenti, che può
essere controllata dall’utente
È prevalentemente destinato a
sostenere l’uso quotidiano di
documenti per le attività correnti
Sistema ERMS
Impedisce di modificare i documenti
Impedisce di cancellare i documenti,
tranne in talune circostanze
rigorosamente controllate
Deve comprendere rigorosi controlli
finalizzati alla conservazione
Deve comprendere una rigorosa
struttura di organizzazione dei documenti
(schema di classificaz.), mantenuta
dall’amministratore
Può sostenere le attività quotidiane, ma
è destinato anche a fornire un trusted
repository per documenti di valore
probatorio 33
MoReq2
Un “evolutionary upgrade”

z Aggiornamenti che tengono conto

dell’evoluzione tecnologica degli ultimi anni
z Aggiunta di un “capitolo zero” per la
descrizione di requisiti specifici, diversi da
nazione a nazione (incl. traduzione,
riferimenti normativi, ecc.)
z Modulo per testare la compatibilità di prodotti
esistenti

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MoReq2
Concetti chiave
z Componente
z Distinto flusso di bit che, da solo o assieme ad altri flussi di bit,
costituisce un documento/record
z Documento
z Informazione che non è stata catturata come record (cioè
classificata, registrata e resa immutabile)
z Documento archivistico (record)
z Informazione prodotta, ricevuta, tenuta e conservata per il suo
valore probatorio o informativo da un ente o individuo, per
obblighi legali o per portare avanti un’attività pratica
z Può incorporare uno o più documenti, ed una o più componenti
z Caratteristica fondamentale: non può essere modificato
z Comprende: contenuto, struttura, contesto e presentazione

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MoReq2
Concetti chiave (cont.)
z Fascicolo
z Un’ordinata aggregazione di documenti (records) che
fanno riferimento allo stesso oggetto, attività o transazione
z I fascicoli elettronici sono ‘virtuali’ nel senso che non
‘contengono’ nulla: sono costituiti dai metadati dei
documenti loro assegnati
z Volume
z Suddivisione ‘meccanica’ di un fascicolo, secondo criteri
predeterminati (dimensione del fascicolo, numero di
documenti, spazio di tempo)
z Sottofascicolo
z Suddivisione ‘concettuale’ di un fascicolo per tipologia di
contenuto

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MoReq2
Schema di classificazione

z La classificazione è il fondamento di ogni ERMS

z È buona prassi strutturare lo schema di
classificazione in modo tale da riflettere le funzioni
dell’ente
z La classificazione deve possibilmente essere
gerarchica
z I fascicoli possono essere creati ad ogni livello
della gerarchia di classi (ma la commistione di classi
e fascicolo va evitata!)
z È possibile collegare direttamente i documenti alle
classi senza fascicolarli (!)
37
MoReq2
Schema di classificazione (cont.)
z Configurazione e mantenimento dello schema di classificazione:
z Schema di voci che rispecchia i bisogni funzionali dell’ente
z Modello gerarchico con un minimo di tre livelli
z Amministratori possono aggiungere nuove voci di livello inferiore
z Registrazione automatica date di apertura/chiusura fascicoli e loro
numerazione progressiva
z Utilizzo di strumenti di navigazione grafica e di browsing
z Meccanismi di denominazione basati su vocabolari controllati
z Amministratori possono riclassificare fascicoli in caso di errori,
mantenendo traccia delle modifiche
z Prevenzione rischi di cancellazione/perdita di fascicoli e delle relazioni
interne
z Collegamento del piano di classificazione col piano di conservazione
(retention plan)
z Possibilità di classificazione multipla
z Gestione di volumi e sottofascicoli

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MoReq2
Requisiti di base
z Requisiti di sicurezza
z Controllo accessi mediante creazione di profilo utente e uso di sistemi di
autenticazione
z Memorizzazione tentativi di accesso non autorizzati, ed ogni altra
attività, nell’audit trail
z Requisiti di backup e recovery
z Funzionalità che permette, in caso di guasto, di ricreare i documenti e i
metadati ad uno stato noto, utilizzando combinazione di backup e audit
trail ripristinati
z Requisiti per tracciamento e movimentazione
z Monitoraggio e registrazione informazioni relative a posizione e
movimentazione fascicoli
z Requisiti per ricerca, reperimento e riproduzione
z Retrieval system flessibile operante secondo parametri definiti
dall’utente
z Software di visualizzazione per gestire formati diversi

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MoReq2
Principi e requisiti di base (cont.)
z Programmi di conservazione e selezione
z Trasferimento: spostamento documenti in un sistema diverso per
loro conservazione permanente (incl. outsourcing)
z Esportazione: spostamento di copia dei documenti
z Distruzione: eliminazione totale documenti (incl. copie su supporti
di backup) in modo che sia impossibile ripristinarli
z I metadati relativi a documenti e fascicoli distrutti o trasferiti
devono essere conservati
z Gestione metadati
z In un ERMS tutte le entità (documenti, fascicoli, cartelle, ecc.) e
relazioni sono solo logiche
z Estrazione automatica di metadati dai documenti (informazioni di
identificazione/registrazione, ecc.)

40
MoReq2
Metadati
z Traduzione dei principi e dei requisiti in modelli dei dati
informativi del sistema (metadata schema)
z Schemi di metadati relativi a classificazione,
fascicolazione, registrazione, conservazione e
movimentazione. Esempi:
z Metadati per lo schema di classificazione
z Nome del soggetto produttore
z Indice di classificazione
z Denominazione della voce
z Descrizione della voce
z Date di creazione/modifica/eliminazione della voce
z Livello

41
MoReq
Metadati (cont.)
z Metadati per la fascicolazione
z Numero di repertorio

z Denominazione

z Descrizione

z Date di apertura/chiusura

z Regole di trasferimento

z Ufficio responsabile

z Diritto di accesso

z Riferimento ad eventuale fascicolo cartaceo

z Riferimento ad eventuale altro fascicolo

42
MoReq
Metadati (cont.)
z Metadati per la registrazione
z Numero di identificazione
z Oggetto
z Autore/destinatario
z Data di creazione (spedizione/ricezione)
z Tipologia e natura
z Data di registrazione
z Categoria di sicurezza
z Accesso/diritto di copyright
z Relazione ad altri documenti (elettronici o cartacei)
z Metadati di conservazione (nome del file, hardware, software,
sistema applicativo, formati, risoluzione, algoritmo di
compressione, schema di codifica, linguaggio, autenticazione
firma digitale, autorità di certificazione)

43
 Riferimenti bibliografici
z Manuali di records management:
z Luciana Duranti, I documenti archivistici. La gestione dell’archivio da
parte dell’ente produttore, Pubblicazione degli Archivi di Stato, Quaderni
della Rassegna degli Archivi di Stato n. 82, Ministero per i Beni Culturali
e Ambientali, Ufficio Centrale per i Beni Archivistici, Roma, 1997.
z Elizabeth Shepherd e Geoffrey Yeo. Managing Records: A Handbook of
Principles and Practice, Facet Publishing, Londra, 2003.
z Sulla figura del records manager:
z Luciana Duranti, “The Odyssey of Records Managers”, in Tom Nesmith
(a cura di), Canadian Archival Studies and the Rediscovery of
Provenance, The Scarecrow Press, Metuchen, 1998, pp. 29-60.
z Sul rapporto tra tecnologia e organizzazione:
z Joanne Yates e John Van Maanen (a cura di), Information Technology
and Organizational Transformation, Sage, Thousand Oaks, 2001.

44
Riferimenti bibliografici (cont.)
z Sull’UBC-MAS Project:
z Luciana Duranti, Terry Eastwood, Heather MacNeil, Preservation of the
Integrity of Electronic Records, Kluwer Academic Publishers, Dordrecht,
2003. Anche disponibile online al sito:
http://www.interpares.org/UBCProject/intro.htm.
z Sul Pittsburgh Project:
z David Bearman, “Electronic Evidence: Strategies for Managing
Electronic Records in Contemporary Organizations”, Archives and
Museum Informatics 8, 1994.
z Standard USA:
z United States Department of Defense, Electronic Records Management
Software Applications Design Criteria Standard. DoD 5015.02-STD
(versione 25 aprile 2007). Disponibile online al sito:
http://www.dtic.mil/whs/directives/corres/html/501502std.htm.
z Standard australiani:
z Cfr. il sito web del National Archives of Australia:
http://www.naa.gov.au/recordkeeping/default.html.
45
Riferimenti bibliografici (cont.)
z Standard internazionali per la gestione documentale:
z International Standard Organization, ISO 15489: Information and
documentation. Records management (2001).
z Commissione Europea, Model Requirements for the Management of
Electronic Records, Version 2 (MoReq2). Versione 1.02 (7 aprile 2008)
disponibile online al sito: http://www.moreq2.eu.
z Sugli standard:
z Giovanni Michetti, “Uno standard per la gestione documentale: il modello
ISO 15489”, Archivi e Computer 1 (2005), pp. 63-82.
z Hans Hofman, “Standards: Not ‘One Size Fits All’”, The Information
Management Journal 40, n. 3 (2006), pp. 35-45.

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