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ORDINE
l’invito* a digitalizzare il loro ciclo
Composizione Riconciliazione ordine
Ordine-Consegna-Fatturazione-Pagamento dellʼordine e conferma ordine
e che finora hanno scelto più o meno CONSEGNA
consapevolmente di rimandare Composizione Riconciliazione DTT, notifica
o di affrontare “più avanti” o e avviso ricezione merci
di spedizione e conferma ordine
con più calma” questo importante passaggio,
FATTURA
INCASSO
Composizione Archiviazione
€
€
ordine estratti
di pagamento conto
*Invito accorato mosso anche da chi scrive,
che ha cercato di dare il proprio contributo con viste sui benefici
e/o sensibilizzando all’urgenza culturale sul tema SISTEMA BANCARIO
FATTURAZIONE ELETTRONICA AL PUNTO DI NON RITORNO: SIAMO PRONTI? | 3 |
E hm, no... non si tratta di questo. La Fatturazione Elettronica obbligatoria richiede la produzione di un file
XML caratterizzato da informazioni specifiche, proprio come la Fatturazione Elettronica obbligatoria
verso la PA. L’emissione della Fattura si ottiene se la si invia al Sistema di Interscambio - SdI (lo stesso che rice-
ve le Fatture per la PA), indicando il riferimento esplicito del destinatario cui va recapitata (codice destinatario
o indirizzo di PEC). Quindi, la Fatturazione Elettronica può essere emessa e ricevuta solo «utilizzando SdI» e
(per ora) solo attraverso il formato XML PA oggi in vigore (DM 55/2013). Qualsiasi fattura prodotta diversa-
mente (in carta, o altri formati) o che non passa da SdI si ha, molto semplicemente, per “non emessa”.
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N o dai, questo non è l’approccio corretto… Proviamo a focalizzarci sulla Fatturazione Elettronica
e cerchiamo di vedere dove sta l’opportunità. Partiamo dall’attivo, cioè dalle fatture emesse: le
informazioni che stanno sulle vostre Fatture attive derivano da esiti di consegna o di erogazione di ser-
vizi; e a loro volta queste informazioni derivano da quelle presenti nei vostri documenti di trasporto e
prima ancora presenti negli ordini dei clienti e nelle vostre conferme d’ordine che ricevete, no?
E lato Passivo vale la stessa cosa: le Fatture che ricevete devono “battere” con quello che avete accettato
di ricevere alla consegna, o con quello che ritenete sia l’avanzamento nei servizi che vi sono erogati…
a ritroso, ricostruendo coerenza con quanto avete ordinato ai vostri stessi fornitori. Ecco: questo susse-
guirsi delle medesime informazioni nei documenti che rappresentano le tappe di una transazione non
le suggerisce che forse si può provare ad automatizzare qualcosa e portare un po’ di innovazione e di
digitalizzazione tra lavori manuali e sistemi informatici tradizionali se non addirittura vecchiotti?
FATTURAZIONE ELETTRONICA AL PUNTO DI NON RITORNO: SIAMO PRONTI? | 9 |
N o, non esageriamo: la Fatturazione Elettronica obbligatoria è stata voluta dal legislatore italiano per
andare incontro a un’esigenza espressa da quello Europeo, intenzionato a porre le basi per creare il
Mercato Unico Digitale Europeo entro il 2020. L’obbligo nasce dalla “visione” di voler cambiare il rappor-
to tra l’Agenzia delle Entrate e i contribuenti: in poche parole ponendo quest’ultima in ottica di servizio
verso i contribuenti onesti piuttosto che di controllo verso gli evasori. L’obbligo è stato fatto per creare
efficienza nei processi di verifica, attestare l’esistenza delle Fatture e contrastare l’evasione, introducendo
uno strumento rigido (la leva digitale) per rafforzare le regole e provare a migliorare le procedure, andatesi
distorcendo negli anni per via di un quadro normativo complesso). È stato proposto l’obbligo per cambiare
davvero e profondamente le cose e dare il via a possibili dinamiche virtuose di semplificazione.
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FATTURAZIONE ELETTRONICA
AL PUNTO DI NON RITORNO: SIAMO PRONTI?
CONCEPT & GRAPHICS by NetworkDigital360 2018
Fonte: Osservatorio
Quanti conoscono i benefici della fatturazione elettronica e, più in generale, Fatturazione Elettronica
ed eCommerce B2B
della digitalizzazione di tutti i processi di relazione con clienti e/o fornitori? della School of Management
del Politecnico di Milano
Il beneficio ottenibile passando da un processo tradizionale basato su carta alla fatturazione elettronica, per organizzazioni che
12.
3.1
5
producono/ricevono un volume di fatture superiore alle 3.000 Fatture/Anno si assesta tra i 7,5 e gli 11,5 euro a fattura
0
€7
Questo beneficio deriva in larga parte da risparmi legati alla riduzione dell’impiego di manodopera per:
FATTURA L’attività di stampa La gestione della relazione con il cliente La conservazione digitale
Tempi dedicati a capire se la fattura è effettivamente arrivata, Risparmi legati all’eliminazione dei costi di gestione
€
€ e imbustamento se è stata presa in carico, se e quando verrà pagata e così via dell’archivio cartaceo
Traslando questa stima anche su chi gestisce un numero inferiore di Fatture/anno, guardando alle sole componenti fondamentali legate alla FATTURAZIONE ATTIVA
(Composizione, Stampa e Consegna della Fattura al cliente, Conservazione esclusa) il costo del processo tradizionale* per la produzione di una fattura si aggira in questi range:
12.3.15
€70
SU CARTA SU CARTA DIGITALE
E SPEDITA E CONSEGNATA @ CON FILE ALLEGATO
VIA POSTA CARTACEA A MANO A UNA EMAIL O PEC
tra 2,9 e 3,7 €/Fattura tra 2,6 e 3,5 €/Fattura tra 1,8 e 2,4 €/Fattura *costo comprensivo
della manodopera dedicata all’attività
Fare Fatturazione Elettronica comporta un sostanziale ripensamento delle logiche di gestione della Fatturazione Attiva. Sempre con riferimento alle sole attività legate al fare la
fattura, ai 3 scenari succitati ne possono subentrare altri 3, il cui costo diretto per il fornitore è rispettivamente pari a:
È così che si fanno passi consapevoli per eliminare processi amministrativi a nessun
valore aggiunto, legati alle transazioni. Oltretutto in un contesto di Fatturazione Elet-
tronica diffusa diventa anche più semplice per tutti offrire e fruire di servizi di anticipo
Fatture, di Dynamic Discount, di Reverse Factoring evoluto… si tratta di servizi a supporto
della gestione del Capitale Circolante, che permettono alle imprese di finanziarsi sulla base
delle loro stesse relazioni di business all’interno delle filiere in cui operano. Questo percorso
di digitalizzazione del B2b (la digital B2B transformation), coordinato con quanto sta ar-
rivando dall’Europa, consentirà davvero di ambire al sogno di un Mercato Unico Digitale
Europeo: un ecosistema condiviso e accessibile che permette lo scambio di merci e servizi
in tutta l’Unione Europea. Per dipingere un quadro, oggi difficile da vedere, servono tutti
i colori disponibili: un Fisco al servizio del contribuente che introduce soluzioni digitali e
di riflesso supporta la crescita culturale digitale delle imprese, in un percorso orientato alla
creazione delle condizioni di efficienza necessarie per ricostituire la competitività sistemica
della nostra economia. È uno dei porti di attracco della trasformazione digitale in atto.
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Si, immagino:
ne riparleremo
tra 200 anni!
Ma … io proprio
non sapevo. Torniamo alla
I
Fatturazione Elettronica:
quindi è tutto pronto
nvertiamo la domanda: lei e la sua azienda siete pronti? Avete le compe-
per l’1 gennaio 2019? tenze interne per affrontare questo cambiamento con la visione adatta e
consapevole della sequenza più efficace per la sua azienda su come affronta-
re i diversi passaggi di questa trasformazione? Oppure, sapete dove andare a
prendere le competenze che vi mancano? Sapete distinguere la soluzione per
voi più favorevole e prospettica da una costosa e limitata? Avete mosso i pri-
mi passi verso la digitalizzazione del ciclo dell’Ordine verso i vostri partner?
Fate da tempo Conservazione Digitale (non solo di Fatture Attive o Passive)
oppure stampate ancora tutto e archiviate la carta? Avete flussi digitali per
l’approvazione delle Fatture Passive o le accompagnate a mano tra gli uffici
per raccogliere firme di approvazione, inutili quanto lente? Avete attivato
relazioni di tipo EDI con alcuni clienti e/o fornitori e sapete che cosa vi con-
sentono di fare e che cosa no? Monitorate l’efficacia dei vostri attuali sistemi
di riconciliazione? Avete adottato politiche di coinvolgimento per promuo-
vere relazioni digitali con i vostri fornitori o clienti? Avete consapevolezza
di che cosa è e può essere PEPPOL? Avete idea di come gestire le Fatture
Elettroniche che riceverete in massa a partire dal 1 gennaio?
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S
dunque e per davvero il modo i esiste. È l’essenza del concetto di Digital Transformation, che in questo caso
per affrontare questo obbligo
non come un adempimento diventa evidente. Occorre mettere a terra un consapevole mix di formazione,
costoso ma come un’oppor-
tunità di crescita anche per strumenti e visione. La formazione serve per creare cultura digitale, organizza-
la mia azienda?
tiva e di processo: aggiornarsi, sviluppare nuove competenze, capire che scelte
si dimostrano dominanti e quali dominate, accettare che possano cambiare
davvero tante cose. Gli strumenti servono a far funzionare il processo digitale:
occorre capire quali sono già a disposizione, quali sono le alternative e quanto
costano. Sono fondamentali per costruire un percorso di adozione che possa
evolvere nel tempo verso una digitalizzazione più spinta e pervasiva, nel rispet-
to delle norme esistenti e in procinto di essere emanate. Infine, la visione è indi-
spensabile per capire da dove partire e dove arrivare: perché un ciclo dell’ordine
digitale non è solo un modo diverso di scambiare documenti, quanto piuttosto
un nuovo ambiente in cui ricostruire prassi e procedure. Ma, soprattutto, è
un’opportunità per lavorare in modo più efficace con tutti gli attori che si pos-
sono intercettare. È l’inizio di un percorso fatto di continua innovazione, le cui
direzioni si possono intuire cominciando ad agire e di conseguenza assumendo
una visione chiara e consapevole del cambiamento che si sta affrontando.
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conclusioni
Tecnologie e norme hanno fatto importanti passi avanti negli ultimi anni, mettendo a disposizione tutti gli ingre-
dienti necessari per una piena digitalizzazione dei processi B2B, di Ciclo Attivo e Passivo: Fatturazione Elettronica,
Conservazione Digitale, EDI, Portali B2B, Workflow autorizzativi, applicazioni Mobile, sistemi di Gestione Docu-
mentale e di Gestione del Rischio di Supply Chain e via dicendo.
Nello specifico, proprio il prossimo obbligo di Fatturazione Elettronica B2B previsto per l’1 gennaio 2019 (e già in
rampa di lancio per carburanti e subappalti pubblici da luglio 2018) se affrontato in modo strutturato e consapevo-
le, può portare importanti benefici tangibili e intangibili: occorre però saper risolvere questo passaggio con chia-
rezza di intenti, vivendolo come una leva per digitalizzare l’intero processo di relazione verso clienti (lato attivo) e
fornitori (Acquisti e lato passivo).
La sfida, infatti, oggi è quella di implementare gli strumenti disponibili non attraverso progetti isolati guidati
dagli adempimenti e confinati in “compartimentate logiche funzionali” ma digitalizzando l’intero processo di
relazione verso il maggior numero di clienti e/o fornitori, non escludendo anche contratti e pagamenti. Il tema
della #DigitalB2BTransformation richiede un approccio sistemico, per accompagnare le imprese nell’impostazione
dei loro progetti, affiancarle sul piano normativo e fiscale, supportarle definendo la roadmap di adozione più effica-
ce e aiutandole nella scelta dei partner prospetticamente più adeguati per cogliere tutte le opportunità disponibili.
PER APPROFONDIMENTI
Articoli:
Fattura elettronica: tutto ciò che devi sapere (i vantaggi, le giuste strategie) clicca qui
Fatturazione Elettronica B2B, come farla funzionare: le idee delle filiere clicca qui
Fattura elettronica B2B, ecco un modello per aiutare le aziende clicca qui
Fatturazione Elettronica B2B, il parere delle filiere: i rischi da non sottovalutare clicca qui
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